E v i d e n c i a s e ma n a 3

I n f o r me f i n a l s e ma n a 3

C o n e l p r o p ó s i t o d e a p l i c a r y t r a n s f e r i r e l a p r e n d i z a je t r a t a d o
e n l a presente guía, realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a
la siguiente pregunta:
¿Es necesario realizar seguimiento y medición a los procesos, productos y servicios de la
entidad para lograr la mejora
del sistema de gestión de la calidad? Sustente su punto de vista, utilizando argumentos
relacionados con la norma NTCGP1000

SOLUCION

El seguimiento a los procesos es vital para medir la calidad y la satisfacción a los clientes
especialmente en cuando las entidades públicas deben ser garantes de los derechos de los
ciudadanos, pues al final ellos son parte importante del
sistema integrado de gestión pública, las evaluaciones y mediciones son necesarias en la
mayoría de entornos competitivos y productos pues son la mejor manera de conseguir hacer
un seguimiento a un proceso, en el caso que atañe al control interno y a los sistemas de
gestión de calidad, cabe mencionar que la mayoría de las instituciones basan sus progresos
estadísticamente, por ello el sistema de gestión de calidad en este caso la NTCGP1000 en
una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber hacer soportado en el papel
adquiriendo con ello la experiencia, por lo tanto su preservación es importante pues es
un conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones
muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad

La mejora de la norma técnica garantiza en el sector público la estandarización de los

procesos, es algo que se debe documentar debidamente pues en ella se basan los insumos
de un sistema de calidad y es con ella que se evidencia en un proceso de certificación y
satisfacción de los clientes, la NTCGP 1000
Cuando es implementada y cumplida a cabalidad garantiza a la empresa pública que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace
necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación
que se debe mantener para lograr los resultados esperados
por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al
implementar un sistema de calidad brinda unos los elementos importantes como lo son las
acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas
a cargo a lograr alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la
documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema
Con el control de las actividades realizadas y el enfoque en la norma técnica, se
puede basicamente garantizar que la información contenida en formatos diligenciados
durante los procesos y servicios se puede usar para medir los procesos

ademas de suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades

porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada cabe resaltar que las
auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se
tengan bajo registro y control, por cuanto estos representan los criterios de auditoría y los
registros representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades
del sistema.
El mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que
la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos, con
esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos,
porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental (por cuanto es de
anotar que la necesidad de administrar y hacer el seguimiento a los registros en las
organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante
recurso a hechos que los estudiosos del tema
definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración
documental.

Elaborado por:
Yanelis Parra Silva