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Versión: Noviembre 2014

Revisor: Alma Ruth Cortés

 Libros contables y catálogo de cuentas  

Por: Alma Ruth Cortés

Los libros contables que se llevan en la contabilidad son el libro diario, el libro mayor, y el libro de
inversiones y deducciones, además de todos los registros auxiliares que utilice el negocio para identificar
sus operaciones.

Los libros contables y fiscales, además de ser obligatorios, son necesarios para el control del negocio ya
que mediante ellos se le da seguimiento a las operaciones o transacciones llevadas a cabo por la entidad
económica (en otras palabras, es la historia del negocio).

En el caso de las personas físicas, los libros requeridos contable y físicamente son el libro de ingresos y
egresos (también conocido como de entradas y salidas), y el libro de registro de inversiones y sus
deducciones.

Libro diario 
 
Descripción 
Conocido también con el nombre de libro de primera anotación, es aquel en donde se registran por
orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.
 
 
Elementos que contiene el libro diario 
 
• Fecha de la operación
• Folio del mayor
• Número de asiento
• Concepto
• Parcial
• Debe
• Haber
 
 
 
 
 
 

©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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Gráfico del rayado   
 
Esta es la descripción gráfica del rayado que contiene el libro diario:
 

Figura 1. Gráfico del rayado del libro diario.

 

Ejemplo 
 
En la figura 2 se muestran ejemplos de datos registrados dentro del rayado que contiene el libro diario:
 

Figura 2. Datos registrados en el rayado del libro diario.

 
Libro mayor 
 
Descripción 
Es aquel en donde se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y enseguida se
muestra un ejemplo de un registro en un libro mayor.

 
 
 

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Elementos que contiene el libro mayor 
 
• Nombre de la cuenta al centro de las hojas tabulares
• Hoja izquierda tabular que se denomina debe
• Hoja derecha tabular que se denomina haber
• Fecha del asiento de diario en cada hoja tabular
• Número de asiento de diario en cada hoja tabular
• Concepto o contracuenta en cada hoja tabular
• Columna para folio de la contracuenta
• Columna para el importe de los CARGOS, en la hoja izquierda
• Columna para el importe de los CRÉDITOS, en la hoja derecha
 
 
 
Gráfico del mayor 
 
A continuación se describe gráficamente el rayado que contiene el libro mayor:
 

Figura 3. Representación gráfica del rayado en el libro mayor.

 
Ejemplo de libro mayor 
 
La figura 4 ejemplifica el registro del asiento anterior en el libro mayor:
 

Figura 4. Registro del asiento anterior en el libro mayor.

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Observa la figura 5 que incluye un resumen de la descripción del proceso de los libros contables.  
 

Figura 5. Descripción del proceso de los libros contables.

 
* Antes de hacer el pase al libro de inventarios y balances, debes elaborar la balanza de comprobación y la hoja de trabajo,
donde se determinan los valores finales del balance general o estado de situación financiera y el estado de resultado o pérdidas
y ganancias.

Otros libros contables que debe llevar el negocio son:

Libros Los libros que se llevan para registrar en forma analítica las
auxiliares operaciones.

Libro de Antes de hacer el pase a este libro, elabora la balanza de

inventarios y comprobación y la hoja de trabajo, donde se determinan los valores
balances finales del balance general o estado de situación financiera y el estado
de resultado o pérdidas y ganancias.

Por disposiciones legales, además de los libros contables, la empresa debe llevar otro tipo de libros,
llamados Libros Sociales, como los siguientes:

• Libro de Actas de la Asamblea de Accionistas

• Libro de Actas del Consejo de Administración
• Libro para el Control de las Acciones del Negocio
• Libro para el Registro de Utilidades o Pérdidas del Negocio

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Estos Libros no los revisarás en este curso, sin embargo tú puedes buscar información al respecto en la
bibliografía del curso.

Como se señala anteriormente, antes de hacer el pase al Libro de inventarios y Balances, debemos de
elaborar la Balanza de Comprobación, la cual desarrollaremos en los temas subsecuentes. A continuación
se te presentan las descripciones de tres documentos que son utilizados en la práctica contable para
registrar las operaciones de un periodo de manera detallada, los cuales también forman parte de los libros
contables:

Balanza de Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y
comprobación abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor,
respetando la partida doble.

Balanza de Es el documento contable que refleja el saldo actualizado de las cuentas,

comprobación mediante el apropiado registro de los asientos de ajuste.
ajustada

Balance Es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han
comparativo tenido el activo, el pasivo y el capital por las operaciones efectuadas durante el
ejercicio.

Balanza de comprobación 
En este documento se asientan todos los movimientos de cargo y abono que se hayan registrado en cada
una de las cuentas durante un periodo determinado y se respeta un orden según su naturaleza: primero las
de activo, enseguida las de pasivo, después las de capital y finalmente las de resultados. Este registro tiene
como fin comprobar la ley de la partida doble (que dice que a todo cargo, corresponde un abono). Este
documento es la parte inicial de lo que se conoce como hoja de trabajo.

En el siguiente ejemplo puedes ver el uso que se le da a cada una de las columnas (se trabaja con 4 de
ellas). En estas se registran los ʻtotalesʼ de los movimientos que sufrieron cada una de las cuentas en un
periodo determinado, así como los saldos que arrojan (cuyos datos los tomas de las Tʼs de mayor).

La balanza de comprobación debe contener los siguientes elementos, que puedes observar en la tabla 1.

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Ejemplo:

El Cosaco, S.A.  (1) 
Balanza de comprobación (2) al 31 de diciembre de 2000 (3)
(4) Movimientos (6) Saldos (7)
Folio (5) Cuenta Deudor Acreedor Deudores Acreedores
1 Caja $ 25,000 $ 18,000 $ 7,000
10 Clientes 108,000 35,150 72,850
12 Deudores diversos 1,300 150 1,150
15 Mercancías 420,000 235,000 185,000
20 Terrenos 40,000 40,000
200 Proveedores 45,000 120,000 $ 75,000
210 Acreedores diver. 12,000 45,000 33,000
300 Capital social 198,000 198,000
500 Ventas 250,000 250,000
510 Costo de ventas 195,000 195,000
530 Gastos de admón. 55,000 0 55,000 0

Sumas iguales (8) $901,300.00 $901,300.00 $556,000.00 $556,000.00

Figura 5. Ejemplo de balanza de comprobación.  

1. Nombre del negocio. 5. Nombre de las cuentas.

2. Nombre del documento contable (Balanza 6. Movimiento deudor y acreedor de las cuentas.
de comprobación). 7. Saldo neto deudor o acreedor, según
3. Indicación de la fecha a que corresponde la corresponda en cada cuenta.
información presentada. 8. Sumas iguales de los movimientos y de los
4. Folio del mayor de cada cuenta. saldos.

Los grupos de cuentas en el catálogo, se identifican utilizando:

• El sistema numérico
• El alfabeto

El más práctico y más utilizado en la vida profesional, es el numérico, del cual existen dos procedimientos:

• El de numeración continua
• El discontinuo por grupos

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Catálogo de cuentas que utilizan el procedimiento continuo 
Este procedimiento consiste en ordenar las cuentas, subcuentas o auxiliares para asignarles un número
consecutivo. Sin embargo, no permite dar de alta una cuenta para que se intercale entre las ya existentes
porque la numeración es continua.

Ejemplo:

EL COSACO S. A.
CATÁLOGO DE CUENTAS

ACTIVO CAPITAL CONTABLE

1 Caja 9 Capital social
2 Bancos 10 Reserva legal
3 Mercancías 11 Utilidad o pérdidas acumuladas
4 Terreno 12 Utilidad o pérdida neta del ejercicio
5 Equipo de transporte
RESULTADOS
PASIVO 13 Ventas
6 Créditos bancarios 14 Costo de ventas
7 Proveedores 15 Gastos de operación
8 Acreedores diversos 16 Gastos y productos financieros
17 Otros gastos y productos

Para el ejemplo anterior, se interpreta que primero se trabajó en el negocio con la cuenta de caja, luego la
de bancos y así sucesivamente. Sin embargo, puede complicarse si el día de mañana se desea abrir una
cuenta de caja chica (generalmente ésta sólo mantiene un saldo para cubrir gastos imprevistos de la
empresa); según el orden le correspondería el número de cuenta 18.

Con lo anterior puedes darte cuenta que pierde la función de orden y facilidad que la información contable
debe mostrar.

El procedimiento continuo es poco usual en la práctica, dadas las condiciones que ya se han mostrado.

Catálogo de cuentas que utiliza el procedimiento discontinuo 

Este procedimiento consiste en asignar un grupo de números a los grupos de las cuentas que conforman el
activo, el pasivo, el capital contable y las cuentas de resultados, con la ventaja de que se incorporan
nuevas cuentas sin alterar el número de identificación asignado a un grupo de cuenta. Por ejemplo:

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Las cuentas de activo son del 0 al 999 

Concepto 1

0 - 100 Activo circulante

001 Caja
005 Bancos
010 Inversiones temporales
050 Clientes
070 Deudores diversos
090 Mercancías

Concepto 2

0 - 200 Otros no circulantes

110 Documentos por cobrar largo
plazo
150 Clientes a largo plazo

Concepto 3

500 - 600 Activo fijo

501 Terrenos
520 Edificio
521 Depreciación acumulada del edificio
550 Equipo transporte
551 Depreciación acumulada de equipo de transporte

Concepto 4

800 - 999 Activo diferido

800 Gastos de organización
805 Amortización acumulada gastos de
organización
850 Gastos preoperativos
860 Amortización acumulada de gastos
preoperativos
900 Patentes y marcos

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Las cuentas de activo son del 1000 al 1999 

Concepto 1

1000 - Pasivo circulante

1100
1000 Créditos bancarios
1020 Proveedores
1040 Documentos por pagar
1050 Anticipo de clientes
1080 Acreedores diversos

Concepto 2

1101 - Pasivo fijo o consolidado

1200
1110 Créditos bancarios o largo plazo
1140 Documentos por pagar a largo plazo

Concepto 3

1400 - Plazo diferido

1500
1400 Provisión para prima de antigüedad
1410 Amortización acumulada de prima de
antigüedad
1450 Provisión para pensiones y
jubilaciones
1460 Amortización para pensiones y
jubilaciones

Capital contable 

Las cuentas de capital contable son del 2000 al 2999.

2000 - 2999 Cuentas de CAPITAL CONTABLE

2000 Capital social
2200 Reserva legal
2500 Utilidad o pérdidas acumuladas
2900 Utilidad o pérdida neta del ejercicio

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Cuentas de resultados 

Las cuentas de resultados son del 3000 al 5000.

3000 Cuentas de CAPITAL CONTABLE

4500 Capital social
4000 Reserva legal
4500 Utilidad o pérdidas acumuladas
4700 Utilidad o pérdida neta del ejercicio
4900 Otros gastos y productos

En la figura 6 puedes ver un ejemplo gráfico:

Figura 6. Ejemplo gráfico de cuenta de resultados.

10

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Para contar con un catálogo de cuentas completo se debe incorporar además de las cuentas de mayor
y las cuentas y subcuentas auxiliares necesarias por cualquiera de los dos métodos, asignándoles
también un número, por ejemplo:

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 Bibliografía 

Guajardo G. (2008). Contabilidad Financiera (5a. ed.). México: Mc Graw Hill.

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