ACTIVIDAD SEMANA 1

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación
documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

• Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
• Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el
segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de
los archivos.

• Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del

Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o
que conoce.

Organice la información recopilada anteriormente. Luego realice un diagrama

de flujo donde describa y organice secuencial y estructuradamente la
información solicitada en cada ítem de la actividad de apropiación del
conocimiento.

Nota: El diagrama de flujo se debe presentar de la siguiente forma:

• El nombre de la entidad.

• La ubicación y datos de contacto de la entidad.

• El nombre de quien realiza el documento (Aprendiz).

• Y finalmente el diagrama creado.

 SOLUCION ACTIVIDAD SEMANA 1

1. Empresa Rama Judicial Dirección Ejecutiva de Administración Judicial Cali

2. Teniendo en cuenta que las funciones documentales tienen una finalidad en el proceso
administrativo y este es que su resultado sea ordenado de tal forma que cada documento
ofrezca inmediatez de la información a lo largo de su tiempo de vida. La Rama Judicial
maneja las funciones de la siguiente manera:
a) Control: cuenta con un grupo de trabajo, destinado al cuidado de cada uno de los
expedientes que los juzgados envían al archivo central para su custodia, también se cuenta
con un sistema de base de datos donde se registra los datos más relevantes de cada
expediente, como también la fecha, clase de proceso, y juzgado de origen, adicional a esto
se lleva un registro en tablas de gestión documental donde se reportan las salidas y
entradas de cada expediente todo esto para un control mas efectivo.
b) Mantenimiento: para este punto la empresa actualiza en el sistema la ubicación del
expediente todo con base en las tablas de gestión documental, de esta manera se sabe si
el expediente reposa en el archivo central o fue retirado por algún juzgado para dar
trámite.
c) Almacenamiento de documentos: los expedientes una vez llegan al archivo central son
clasificados, por juzgado, año, con esta información los expedientes son recibidos en cajas
de 35 cm x 35cm cajas que deben de contener una caratula en la parte externa de la
misma para poder identificar de que juzgado es, año, y su contenido. Cuando ya se ha
llevado a cabo este procedimiento se colocan en estanterías destinadas a cada juzgado
siempre llevando el consecutivo de juzgado y de año para facilitar la búsqueda posterior.
d) Descarte de documentos (comité): Tratándose de expedientes la ley 599 del 2004 no tiene
un artículo como tal que regule la depuración de estos. Por esta razón los expedientes son
guardados sin límite de tiempo alguno, lo que si se hace a petición del juez es la
depuración del archivo facilitativo de cada uno de los juzgados estos consisten en
documentos copiadores, siempre y cuando lleven más de dos años.
e) Recuperación de la Información: en el archivo central es diario que llegan peticiones
solicitando el desarchive de expedientes a los cuales se debe acudir a la base de datos
para obtener su ubicación y en algunos casos cuando no se encuentra físicamente el
expediente en la caja y en las tablas de retención no existe anotación alguna de
movimientos del mencionado se acude hacer una búsqueda manual en las cajas cercanas
a donde reposaba, también se busca en cajas que tengan números parecidos al número
donde reposaba.
3. El archivo central de esta entidad clasifica los archivos de la siguiente manera:
a) Archivo Activo: hace referencia a los expedientes de los últimos 5 años y que su
fase de conocimiento, y procedimental no ha terminado.
b) Archivo Inactivo: son expedientes que los abogados han dejado abandonado su
trámite y que por falta de ello han quedado estancado a espera de un impulso
procesal.
 c) Archivo Histórico: es todo aquel expediente que lleve más de 10 años y que ha
tenido una sentencia o se ha dado por terminado en algunos casos desistimiento
tácito.

4. Luego de haber estudiado el material proporcionado por la tutora y mirar el

funcionamiento del archivo de la empresa resalto los siguientes artículos de la ley 599 del
2000 que considero son visibles dentro del procedimiento del archivo de la Rama Judicial
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales
como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las
entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las
personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
5. Diagrama de Flujo:

Rama Judicial Palacio de

Justicia Cali

Diego Fernando Segura

Archivo Central
Ochoa

Archivo Activo Archivo Inactivo Archivo Historico

archivos que no se han dado archivo que ya cumplio su

se encuentran expedientes
por terminado pero que por funcion cuentan con una
de consulta de permanente
falta de impulso se sentencia y reposan como
manejo
encuentran archivados patrimonio del Estado