Professional Documents
Culture Documents
OBJETIVO
Hacer la valoración documental una función archivística de suma importancia dentro de
la gestión de documentos y la administración de archivo con el fin de reducir y
racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva diferenciando los
usos de gestión de los propiamente históricos
ALCANCE
Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en cumplimiento
con una función legalmente asignada, con el fin de valorar y designar su tiempo de
retención y la disposición final durante su siclo vital
2. EL CONTENIDO INFORMATIVO
a. Primera
b. Segunda
c. Tercera
3. EL ORDEN JERÁRQUICO DE LAS ADMINISTRACIONES
a. Fondo
b. Sección
c. Subsección
4. EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
a. Primarios
i. Valor administrativo
ii. Valor jurídico
iii. Valor legal
iv. Valor fiscal
v. Valor contable
b. Secundarios
5. PROSESOS TECNICOS
a. Identificación
b. Valoración
i. Identificar valores primarios
ii. Identificar valores secundarios
c. Disposición final
i. Conservación total
ii. microfilmar
iii. Selección
iv. eliminación
EL CONTENIDO INFORMATIVO
La información relacionada con la atención de las actividades públicas se registra en
documentos que formalizan la acción institucional y da prueba de su ejercicio
Los documentos son justificantes de eventos y procesos de gestión, de que una u otra
forma permite la continuación formal entre las áreas internas de una institución y son a
la vez, testimonios de un alto valor jurídico para las organizaciones y los propios
ciudadanos
En la gestión pública hay fundamentalmente tres causas por las cuales se producen
documentos, que en su momento llegaran a ser parte de archivos
Primera
Para documentar las actividades que desempeñan las administraciones públicas
en relación con la ciudadanía, esto es, la presentación de bienes y servicios
Segunda
Como resultado de la administración de recursos operativos (humanos,
materiales y financieros) de las instituciones
Tercera
Como resultado de las actividades de planeación, así como para el cumplimiento
de normas, regulaciones y en general de todas las actividades intrínsecas de las
instituciones
PROSESOS TECNICOS
Se puede entender un proseso tecnico como el conjunto de aciones tareas y tecnicas
que se llevan de forma secuencial en un tiempo y espacio a fin de lograr una meta
determinada entre ellos podemos identificar los siguientes:
IDENTIFICACION
La identificacion es el punto de partida para la archivistica y para aquellas entidades
publicas y privadas que requieren el diseño de cuadros de clacificacion documental
“CCD” su desarrollo y aplicación permite reconocer la procedencia, caracterisar y
descubrir la documentacion que es motivo de analisis . se constituye en una pieza
findamental en la unificacion de criterios ya que apartir de su normalizacion se garantiza
que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios en iguales casos o sobre los
mismos documentos
La identificacion puede elaborarse de lo general a lo particular de la misma manera
como se realiza la descripcion asi
VALORACION
El objetivo de la valoracion es proteger el patrimonio documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios, secundarios y su permanencia en cada una de
las faces del archivo
Puede existir criterios generales para la valoracion teniendo como bace el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional para tales efectos es importante tener
encuenta el uso, su frecuencia y las normas que regualan la produccion documental
estos criterios permitiran determinar si un documento esta en su fase activa,semiactiva
o inactiva. Las dos primeras fases hase relacion a los valores primarios en tanto que la
tersera puede contener o no documentos con valores secundarios
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas sucecivas por las que atraviesan los documentos, desde su produccion
hasta su dispocicion final
VALORES
PRIMARIOS VALOE
SECUNDARIO
ADMINISTRATIVO
JURIDICO
LEGAL INVESTIGACION
FISCAL CIENCIA
CONTABLE CULTURA
DISPOSICIÓN FINAL
Se entiende la disposición fianal como “la decisión resultante de la valoracion echa en
cualquier etapa del ciclo vital del documento registrada ala tabla de retencion y/o tabla
de valoracion documental, con miras a su conservacion total, eliminacion, selección y/o
reproduccion
Se podria decir que deacuerdo a la anterior definicion suministrada por el archivo
general de la nacion, la disposición final, resulta ser uno de los prosesos tecnicos mas
delicados a la hora de elaborar las tablas de retncion documental. Teniendo encuenta la
disposición final de los documentos concluyen con:
Conservacion total
Microfilmar
Seleccionar
Eliminar
CONSERVACION TOTAL
Se conservan totalmente, a aquellos documentos que se adquieren con el tiempo,
valores secundarios, es desir se convierten en fuentes de consulta para la
investigacion, la ciencia y la cultura
MICROFILMAR
Esta tecnica que permite registrar fotograficamente documentos como pequeñas
imágenes en peliculas de alta resolucion, se aplica a aqullos documentos que se vayan
a conservar totalmente, como a seleccionar con el fin de garantizar la consulta de la
informacion en otro soporte. Para asegurar la preservacion del documento original.
SELECCIÓN
Este prosedimiento se aplica para aqullas series y/o subseries documentales que no
ameritan conservarcen totalmente, pero que poseen valor informativo que se repite o se
encuentra registrado en otras series y/o sibseries documentales. Una ves que se
efectue la selección implicitamente se esta determinando eliminacion sobre la
documentacion no seleccionada
Para que un proseso de selección documental se realise de manera acertada, es
indispensable la participacion de personas que tengantotal conocimiento de los
documentos objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes
para la correcta toma de deciciones sobre los documentos que son objeto de selección
Los prosesos de identificacion, valoracion y selección documental permiten estableser
que documentos devenser eliminados
ELIMINACION
Se aplica para aquellos ocumentos que pierden sus valores primarios ( adminstrativo,
legal, fiscal, contable y juridico) y no adquieren valores secundarios (historicos,
cientificos, culturales). La eliminacion es un proseso irrevercible, por lo que esta
decicon debe de estar muy bien sustentada, deacuerdo con el estudio de valoracion
abordado durante el proseso de elaboracion de la tabla de retencion documental.
Los anteriores prosedimientos deben de ser abordados por el personal capacitado y
con pleno conocimiento sobre la produccion documental al interior de la institucion,
identificando caracteristicas propias de los documentos que permitan de una u otra
forma estableser aspectos. Para permitir concluir en cada uno de los prosedimientos
antes mencionados, sin que estos afecten la toma de deciciones en el desarrollo de las
actividades
CONCLUCIONES
A lo largo del presente intructivo se abordaron distintos temas, que de alguna manera
le ofresen al lector, una serie de herramientas que pueden ser aplicadas al interior de la
institucion, con el fin de afrontar, mas exactamente los prosesos de valoracion y
disposición final, desde una optica distinta a la que se viene aplicando hasta el dia de
hoy.
Es por ello que se concluye con la elaboracion de un cuadro que refleja tanto las fases
y las actividades que se deben tener en cuenta para la puesta en marchay culminacion
de tan ardua labor como es el aplicar valoracion a los documentos que forma parte del
dia a dia y que a lo largo de su ciclo vital se puede convertir en un testimonio para la
institucion o llegar a ser parte de un patrimonio documental.
GLOSARIO
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o
como fuentes de la historia
Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizados su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Clasificación documental: fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos)
Conservación de archivo: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad física de los documentos que alberge un archivo
Custodia de documentos: guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o unas empresas que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos cualquiera que sea su titularidad
Descripción documental: fase del proceso de organización documental que consiste
en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones y cuyo resultado son
los instrumentos de descripción y de consulta
Eliminación: proceso mediante el cual se destruye los documentos que hayan perdido
sus valores primarios y que no tienen valores históricos
Expurgo: selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinar cuáles
documentos se eliminan y cuales no
Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción
Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información
en otros soportes
Microfilmación: técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en películas
Ordenación documental: fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificación
Selección: este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries
documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que posee valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales
Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas, ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características
especificas
Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos
Tabla de valoración documental: listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final
Tipo documental: unidad documental simple organizada en una actividad
administrativa, con diagramación, forma y contenido distintivos que sirve como
elemento para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática
Transferencia documental: remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes
Valor administrativo: cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con
la creación de conocimiento en cualquier área del saber
Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
entidad pública o privada
Valor cultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollo económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad
Valor documental: Cruz Mundet Ramón define de una forma clara este término “es
fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los
documentos y su importancia. La valoración debe hacerse sobre la base de un
conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base
principal
Valor fiscal: utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda
pública
Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
reguladas por el derecho común y que sirve de testimonio ante la ley
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de la comunidad
Valor permanente o secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos que por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo
Valores primarios: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumple sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
Valoración Documental
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen instituciones e
individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades, por lo cual crean documentos
con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y
para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del
documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido la
documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias administrativas y
tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del archivo, con el establecimiento del
cuadro de clasificación y la ordenación de sus series documentales.
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es la que
se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos administrativos de la
entidad (correspondencia general y expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá valor
mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad administrativa
hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos
documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de carácter tributario.
Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen los términos de firmeza
de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de
ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.
Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad
cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser
testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras
investigaciones.
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes
primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en
cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.