Disampaikan oleh

Hjh Saudah Hj Matali

KPT N26
SK Pekan Kinarut Papar

1
1. TUJUAN PP.BIL.5/2009
 Memperkemaskan dan memantapkan Peraturan
Pengurusan Stor Kerajaan meliputi:-
Bab A – Penerimaan
Bab B – Merekod Stok
Bab C – Penyimpanan
Bab D – Pengeluaran
Bab E – Pemeriksaan
Bab F – Keselamatan dan Kebersihan
Bab G – Pelupusan
Bab H - Kehilangan dan Hapuskira

2
2. DEFINISI STOR

Tempat untuk melaksanakan penerimaan,

perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,
pengendalian dan pengeluaran stok

3
3. DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan
perlu disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk;

Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat
Ganti/Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/
Sukan/Pertanian/Dokumen atau Buku Yang
Dikawal dan sebagainya.

4
4. Kategori Stor

1. Stor Pusat ( stor yang menyedia, mengurus dan

membekal kepada pelenggan melalui rangkaian
stor (Negeri/Daerah/Bhgn/Cawangan/Unit)
2. Stor Utama (stor yang menyedia, mengurus dan
membekal barang untuk keperluan pelanggan
(Negeri/Daerah/Bhgn/Cawangan dan agensi)
3. Stor Unit (stor yang menyimpan dan membekal
barang untuk keperluan jangka pendek)

5
5. Pengurusan Stor
 Jab / Sekolah hendaklah menubuhkan unit untuk
menguruskan Pengurusan Stor;
 Pegawai / PT Stor hendaklah menjalankan tugas
sepenuh masa.
 Memastikan lokasi stor ditempat yang selamat,
mudah pengendalian, senang berurusan dan
mesra pelanggan.
 Keperluan penyimpanan stok yang sesuai agar
tidak tidak membazir dan simpanan stok yang
berlebihan.

6
6. OBJEKTIF PENGURUSAN STOR
Pengurusan stor hendaklah dilaksanakan secara
teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan ;

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan

menepati kehendak pelanggan/pengguna

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi

perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan
yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

7
7. FUNGSI STOR
Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan
kepada pelanggan dengan melaksana tugas-
tugas berikut:-
a) Menerima, mengesah dan memperaku barang
yang diterima daripada pembekal,
b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan
dengan mengambilkira ruang secara optimum,
c) Menjaga dan menyelenggara stok
d) Mengeluarkan stok
e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar
masuk stok tepat, teratur dan kemaskini.

8
Sambungan….
f) Merancang, mengurus penokokan stok
mengikut paras yang ditetapkan,
g) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti
sebarang kelemahan yang menyebabkan stok
usang, rosak, luput tempoh dan tidak bergerak,
h) Menyediakan sistem kawalan keselamatan,
kebakaran dan kebersihan stor,
i) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok
jika perlu,
j) Mengurus tindakan hapuskira stok yang hilang.

9
8. PENERIMAAN (Bab. A)
Objektif Penerimaan:
(a) Memastikan setiap barang stor diterima
menepati spesifikasi yang ditetapkan,
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar
mengikut pesanan,
(c) Memastikan barang diterima dalam keadaan
baik, sempurna dan selamat untuk digunakan,
(d) Semua barang diterima hendaklah melalui stor
(e) Memastikan barang diterima secara fizikal
bersama dokumen yang sah,
(f) Semak butiran dalam dokumen.
10
9. PERATURAN PENERIMAAN
 Barang yang diterima rekod terus ke dalam Kad
Petak (KEW.PS-4).warna hijau (kad)
 Jika terdapat kerosakan, lebih, kurang dan tidak
mematuhi pesanan, Kew. PS-2 hendaklah diisi
iaitu Laporan Terimaan Barang yang tidak
lengkap. (2 salinan, 1 salinan untuk pembekal dan
1 salinan simpanan pejabat)
 Pegawai penerima hendaklah menyemak Pesanan,
Nota Penghantaran (DO)

11
10. PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR

Pegawai Penerima memastikan :-

Semua barang-barang mudah terbakar atau

bahan-bahan kimia hendaklah terus hantar ke stor
khas bahan mudah terbakar atau stor bahan
kimia.

12
11. Objektif Merekod Stok
 Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

 Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa

tepat

 Membolehkan keadaan stok diketahui

 Mengawal paras stok

13
12. MEREKOD STOK (Bab B)
 Jenis rekod:
(a) Kad Kawalan stok (Kew. PS-3)
- untuk stor Pusat dan Stor Utama
- Kad Warna Putih
(b) Kad Petak (Kew. PS-4)
- Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit
- Kad Berwarna Hijau

( Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan

format yang sama)
14
13. Nombor Kad Petak
 Contoh:
 Kertas Pendua 80gsm A4 putih - 1 Kad
 Kertas Pendua 70gsm A4 putih - 1 kad
 Kertas Fotostat 80gsm A4 putih – 1 kad
- No. Kad: mula dari no. 0001
- No. Kod: Merujuk lokasi (Pejabat/Unit/Panitia)
contoh Pejabat: guna huruf A0001
P.Sumber B0001
-Kump. Stok : Bekalan Pejabat/Alat Tulis
- Lokasi : Pejabat Am

15
14. Kad Petak (Kew.PS-4)

- Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod

setiap satu jenis item sahaja.
- Nombor kad ( Kad Petak) hendaklah berurutan
- Terimaan barang hendaklah dicatat
menggunakan pen warna MERAH dan
pengeluaran guna pen warna hitam atau biru di
kad petak / Kad Kawalan stok mengikut tarikh
yang berurutan.

16
15. Tatacara Rekod

Pindaan atau pemadam tidak dibenarkan.

Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu
dipatuhi:-

- Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan

- Angka betul ditulis dibahagian atas angka asal
- Pembetulan ditandatangi ringkas oleh Pegawai
Stor.

17
16. SISTEM FAIL

 Guna Ring fail / Fail keras (PVC) putih

 Labelkan mengikut lokasi
 Simpan dengan selamat untuk rujukan dan
semakan Audit.
 Asingkan fail mengikut lokasi/Panitia/Unit
 Failkan kad mengikut nombor berurutan yang
terdahulu.

18
17. Objektif Penyimpanan
 Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s
(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus

menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang
dikeluarkan dan penggunaan ruang yang
optimum)

19
18. PENYIMPANAN Bab C
 Contoh:
setiap rim kertas hendaklah dilabel / ditulis dengan
angka mengikut bilangan rim.
- angka terawal hendaklah diletak di bawah dan angka
terakhir di atas.
(memudahkan pegawai stor mengenalpasti baki stok
masih ada dan sama seperti dalam kad petak )

20
19. PENGELUARAN Bab D
Setiap pengeluaran stok dalam stor hendaklah
mendapat kebenaran dari Penyelenggara Stor

Kad petak hendaklah dikemaskini

21
 20. SISTEM
MASUK DULU KELUAR DULU

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem

MDKD. Dengan memastikan stok yang diterima
dahulu dapat dikeluarkan dahulu.

Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan:-

- pengeluaran tanpa kebenaran
- pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti
- stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

22
21. PEMERIKSAAN Bab E
 Pemeriksaan dijalankan dari semasa ke semasa
untuk mengenalpasti segala lemahan.
 Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:-
- Pengiraan stok
- Pemeriksaan stok
- Verifikasi stor

23
22. PEMERIKSAAN

 Pemeriksaan stok dibuat 1 tahun sekali ke atas

semua stok mulai Okt. Tahun semasa.
 Pegawai stor hendaklah melaksanakan pengiraan
stok.
 Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir
transaksi di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak dan
ditandatangani oleh pegawai stor.
 Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam
laporan Pemeriksaan/Verifikasi stor (Kew.PS-14)

24
23. Verifikasi Stor
 Verifikasi dilaksanakan selepas pemeriksaan stok
oleh pegawai pemeriksa
 Dijalankan sekali dalam 1 tahun iaitu sebelum 31
Dis. Setiap tahun.
 KSU, KPM adalah bertanggungjawab untuk
melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk
menjalankan verifikasi stor.
 Tempoh perlantikan tidak melebehi dua (2) tahun.

25
24. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
 Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah
sentiasa diberi perhatian
 Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan
 Stor hendaklah dihindar bahaya banjir, bahang
matahari dan ancaman makhluk perosak.
 Stor hendaklah dilengkapi dengan alat pemadam
api yang sah.
 Pastikan tanda amaran ‘Dilarang merokok, Mudah
Terbakar’.
26
25. PELUPUSAN
 Justifikasi pelupusan Aset
1) Tidak ekonomi untuk dibaiki
2) Usang
3) Rosak dan tidak boleh digunakan
4) Luput tempoh penggunaan
5) Tiada alat ganti
6) Perubahan teknologi
7) Disyorkan selepas pemeriksaan aset
8) Melebehi keperluan
9) Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan/Sek.

27
26. Definisi Pelupusan
 ‘Pelupusan’ ialah satu proses untuk mengeluarkan
aset dari satu milikan, kawalan, simpanan dan
rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
Objektif:
 Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk:
- Memastikan Jabatan kerajaan tidak menyimpan
aset yang tidak boleh digunakan.
- Menjimatkan ruang simpanan
- Mendapat hasil pulangan yang baik
- Membolehkan aset diganti /dipinda milik ke
Jab.lain.

28
27.KUASA MELULUS
 Kementerian/Jabatan (Unit Pengurusan Aset
Kerajaan) JPN.
- Nilai perolehan asal 1 aset tidak melebihi
RM50,000. dan jumlah keseluruhan tidak
melebihi RM500,000.
- Borang Kew.PA-17 hendaklah dilengkapkan dalam
3 salinan.
- Pastikan ditandatangani oleh pegawai pemeriksa
pelupusan yang telah dilantik.

29
28. KAEDAH PELUPUSAN
 a) Jualan secara
- Tender
- Sebutharga
- Lelong
b) Jualan sisa (besi buruk)
c) Hadiah / Pindah milik
d) Musnah secara;
- tanam, bakar, buang dipelupusan sampah,
tenggalamkan

30
29. KEHILANGAN & HAPUSKIRA
 Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam
simpanan disebabkan kecurian, kemalangan,
kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan
atau kecuaian pegawai awam.
 Hapuskira ialah proses untuk membatalkan rekod
aset yang hilang.

31
SEKIAN
Terima Kasih
Selamat Maju Jaya
Jumpa Lagi

Emel: udahtali@gmail.com
Facebook: saudah matali

32