Gestion de las Comunicaciones 0 1 « z FA 1. Un director de proyectos tiene un problema con el desempeito de un miembro del equipo. ;Cual es la ‘MEIOR forma de comunicacién para abordar este problema? ‘A. Comunicaciin formal esrta B. Comunicacién formal verbal . Comunicacién informal escrita [By Comunicacién informal verbal 2. Femas probable que el uso frecuente de comunicacién _ayude en la solucién de problemas complejos. A, Formal verbal B. Informal escrita Formal escrita D. No verbal 3. Blresultado MAS probable dels blogucadores de la comunicacién esque: A. El proyecto se retrase. B. Aumente el nivel de contianza. I Sc produzcan conflictos. D, La gerencia senior se disguste. 4. Generalmente las comunicactones se mejoran cuando el remitente_ receptor. A, Lehabla més alto al B. Utiiza gestos cuando le habla al C. Lehabla lentamente al Di Muestra preocupacién por la perspectiva del 5. Se necesita correspondencia formal escrita con el cliente cuando: A. Se detectan defectos Fi cliente requiere de trabajo adicional que no esté cubierto en virtud del contrat. . El proyecto tiene una desviacién en el ronograna que incluye Cambios la ruta critica, D. El proyecto tiene esté por encima de los costos dfinidos. 6. Cuando un director de proyectos participa en negociaciones, las habilidades de comunicacién no ‘verbal son de: A. Poca importancia, BI Gran importancia . Importantessélo cuando se involucran los objetivo dels costos yelcronograma. D. Importanes para garantizar que gane la negociacion 396 (© 2013 AMC Publications, nc» 952.846.4484 » infudne ufc. « wanwsmegroect.comp12 Gestion de las Comunicaciones 7. Seha realizado la mitad de un proyecto grande de telecomunicaciones con duracién de un aso cuando ‘ocupas el lugar del director de proyectos anterior. El proyecto implica tres diferentes proveedores y tun equipo del proyecto de 30 personas, Te gustaria ver los requisitos de comunicaciones del proyecto ¥¥ qué tecnologia se esta utilizando para asistir en las comunicaciones del proyecto. Donde vas a ‘encontrar esta informacién? A. Enel plan de gestién de los interesados B. Enel plan para la distribucion de informacion . Enel diagrama de barras El plan de gestion de las comuntcaciones 8. Los cambios a algunos entregables del proyecto han sido documentados en el plan para la direccién del proyecto. Estos cambios. y otra informacién del proyecto, han sido distribuidos de acuerdo con el plan de gestion de las comunicaciones. Un interesado expresa su sorpresa al director del proyecto porque se haenterado de un cambio documentado a un entregable del proyecto. Todos los interesados recibieron Ja comunicacién que notificaba el cambio. Qué debe hacer el director del proyecto? ‘A, Determinar por qué el interesado no recibié la informacién y hacerle saber cudndo fue publicada, B. Preguntar al gerente funcional por qué el interesado no entendié su responsabilidad. D Revisar el plan de gestin de las comunicaciones y hacer revisiones de ser necesario. D. Abordar la situacion en la siguiente reunién del comitédirectivo de modo que otros no pasen por alto os cambios publicados. 9. Lacomunicacién es clave para el éxito de un proyecto. Como director del proyecto, tenia tres interesados con los que necesitabas comunicarte. Por lo tanto, tenias seis canales de comunicacién, Seha agregado un nuevo interesado con el que también necesitas comunicarte. ;Cuntos canales de ‘comunicacién tienes ahora? Ww C12 D6 10. Duy personne estén dincutiendy subre To que se necesita acer para completar un paquete de trabajo, ‘Ademds de las palabras que se estin diciendo, siel director del proyecto desea saber qué ocurre, debe prestar MAS atencién a A. Lo quese esta diciendo y cuindo. B. Lo que se esta diciendo, quién lo esta diciendo y la hora del dia. G. Los gestos fisicos y el momento del cronograma en el que ocurre esta discusion. D1 timbre y tono de las voces y los gestos tisicos. 11, Un director de proyectos tiene un equipo de proyecto formado por personas localizadas en cuatro paises diferentes. Fl proyecto es muy importante para la empresa yel director de proyectos est preocupado por su éxito. La duracin del cronograma del proyecto es aceplable. ;Qué tipo de comunicacién debe utilizar? A. Comunicacidn informal verbal B) Comunicacién formal escrita C. Comunicacién formal verbal D. Comunicacién informal ezcrita (©2013 RNC Publications nc» 952.846 4484 « ifo@reooictcom » wu. menoiet com 397Gestion de las Comunicaciones 0 | « z 12, La reunién del equipa del proyecto no esta yenda bien, Muchas de las presentes estin hablando al ‘mismo tlempo, hay personas que no estin participando y se estin discutiendo muchos temas al azar. 2A-cuil de las siguientes eglas para reuniones efectivas NO ee estin apeganda? A. Demostrar cortesiay consideracin hacia los demés,y controlar quién tiene derecho de hablar. D. Programar euniones con antelacin C. Tener un propésito para la reunion, con la asistencia de las personas adecuadas. Ti Crcary publicarla agenda dl diay una serie de elas para controlar la reunién. 13, Te acaban de asignar como director de proyectos de un proyecto grande de manufactura, Este proyecto de un afio de duracion ests cerca dela mitad de su realizaci6n. Incluye 5 vendedores diferentes y 20 miembros de tu compaiia en el equipo del proyecto. Quieres revisar ripidamente en dénde se encuentra actualmente el proyecto, ;Cual de los sigutentes informes seria el de MAYOR utllidad para encontrar dicha informacién? ‘A. Estado del trabajo EI Avance C. Proyeccién D. Comunicaciones 14, Un miembro del equipo ests visitando I planta de produccién de uno de los proveedores.;Cvl de as siguientes esa cosa MAS importante por realizar durant cualquer llamada tlefnica que el director de proyectos pudiea hacer al miembeo del equipo? {1 Pedir al miembro del equipo que repita lo que el director de proyectos dice. BB. Revisar a lista de informacién de contacto de todos los interesados. C. Pedir al miembro del equipo que busque solicitudes de cambio. D. Revisar el cronograma de reuniones futuras. 15, Un director de proyectos ezcucha una convereacin entre dos interesadoe quienes hablan sobre lo preocupados que estin sobre los impacto del proyecto en sus propios departamentos. El interesado A pregunta si el proyecto se encuentra en tiempo y el interesado B responde que el SPI es 1,05. El interesado [A pregunta sel director de proyectos esta tanto sobre la preocupacion del interesado B, El interesado B responde que no est seguro, Qué es lo MEJOR que puede hacer el director del proyecto? |. Asegurarse de que los interesados vean que el director del proyecto los escuché. Después pedirles ‘que ditfjau Cualyuies pregunta al director del pruyeeto pur esi, B, Hacer una presentacién a todos los interesados con respecto al estado del proyecto. . Enviar alos dos interesados una copia del registro de polémicasy solicitar comentarios adicionales. Dy Organizar una reunin con los dos interesados para que puedan expresar cualquier preocupacién {que puieran tenes 16, Durante la mitad del proyecto, las cosas han marchado bien. El sistema de autorizacién de trabajo ha permitido que las personas sepan cuando comenzar a trabajar, y el registro de polémicas ha ayudado a realizar un seguimiento de las inquietudes de lo interesados. El patrocinador ha expresado su agradecimiento por los esfuerzos de los miembros del equipo organizando una festa de hitos. El director del proyecto recibe una llamada de un miembro dal equipo dicienda que los rasultadns de la conclusién de sus actividades predecesoras tienen dos dias de retraso. ;Cuil de las siguientes razones, deseribiria MEJOR par qué acurris esta? AA Elditector de proyectos estaba centrado en las necesidades del patrocinador. La gerencia funcional no estaba incluida en el plan de gestidn de las comunicaciones. C. Se debieron observar las actividades sucesoras, no las predecesoras. , Nose invité a las personas correctas a la fiesta de hitos. 398 (© 2013 AMG Publican, i: » 952.840.4484 »ifornnqauetunn © mmm ngnUjec ano £2 Gestion de las Comunicaciones 17. Seacaba de asignar un director de proyectos a un equipo que proviene de varios paises, incluidos Brasil, JapOn, Estados Unidos y Gran Bretana. ;Cuil es su MEJOR herramienta para tener éxito? ‘A, La mate de asignavién de responsabilidades (RAM) RB. La teleconferencia ©, La communica del equipo a través de la EDT By La comunicacién y habilidades personales bien desarrolladas 18, El proyecto tiene 13 miembros del equipo y afecta a mas de 15 departamentos en la organizacion, Pucsto que el proyecto lleva un 20 por cicnto completado ala fecha y cl equipo ha tenido informes de desempeto exitosos de cinco de los departamentos afectados, el director de proyectos organiza ‘una festa para celebrar. El director del proyecto invita a la fiesta a los interesados clave de todos los departamentos, para darte la oportunidad a quienes tuvieron un buen desemperio de comunicar informalmente cosas buenas a aquellos departamentos que todavia no han sido afectados por el proyecto, En la festa, el director del proyecto da vueltas para intentar descubrir cualquier informacion relevante que Ie ayudaré.a que el proyecto cea aun mais exitoco. Escucha a un gerente de uno de los departamentos hablar acerca de amplementar mas reuntones periodicas en el proyecto. ‘Lo MEJOR que podria hacer el director de proyecto PRIMERO sera: A. Registrar la efectividad dela fiesta en las lecciones aprendlidas del proyecto, Ey Revisar la efectividad del plan de gestion de las comunicaciones del proyecto. C. Celebrar une reunién con todos los intcresados para hablar sobre sus preocupaciones. D., Asegurarse de que el gerente tenga una copia del plan de gestion de las comunicaciones para usarlo como recordatorio de que deben enviarse ese tipo de inquietudes al director del proyecto. 19 Los requisitos de muchos interesados no fueron aprobados para su inclusién en tw proyecto, Por lo tanto, tuvist dficultades para obtener la aprobacién formal del plan para la direccidn del proyecto. Tos interesadas disentieron y detuvieron el proyecto, mientras se celebraha reunin tras reunién sobre sus requisitus. El proyecto finaliente fue aprobado y el trabajo comen26 hace seis meses. Tada las siguientes podrian ser buenas acciones preventivas para implementar EXCEPTO: ‘A. Mantener un expediente sobre qué requisitos no se incluyeron en el proyecto, B. Ascgurarse de que el proceso de control de cambios no s¢ utilice como un vehiculo para afadir de ‘nuevo los requisitos dentro del proyecto. C. Mantener un registro de polémicas Di Celebrar reuniones con los interesados para revisar el trabajo que no sera aftadido al proyecto. 20, El director de proyectos esti esperando un entregable que sera presentado hoy por correo electrénico por parte de un miembro del equipo. Al final del da, el director de proyectos se comunica con el milembro del equipo para notficarle que no lo ha rectbido, El mtembro del equipo se disculpa explicando que no pudo enviar el entregable por corre electrénico y en su Ingar, lo envié por careen postal El micmbro del equipo le recuerda al director del proyecto que él le habia informado, durante tuna conversacién telefénica, que esta ncurrivia “Fue aqiella canvercacién que tuvimas enianda te dije ‘que no podia escucharte bien debido ala mala cobertura de telefonia celular™, pregunta el director del proyecto, “Si responde el miembro del equipo. ;Qué se podria haber hecho para evitar este problema? ‘A, Comunicacion paralinguistica B. Agregarlo al registro de polémicas después de la llamada telefnica C. Mejor atencién para determinar los requisitos de las comunicaciones Dy Retroalimentacién durante la comunicacién (© 2013 AMC Puoeatons nc © 952.846.4484 « infoermeproject.com « wanw.meprojact.com 399Gestion de las Comunicaciones 0 1 & z 21, Sila directora del proyecto desea informar sobre los resultados reales del proyecto en comparacién con Jos resultados planificados, deberia utilizar un: ‘A. Informe de tendencia, B, Informe de proyeccién. C. Informe de estado. DD Informe de variacién. 22, Cuil de los siguientes aspectos de liderazgo es MAS importante para un director de proyectos? TB Comunicacién '6, Formacion de equipo . Experincia técnica 1D, Control del proyecto 400 (© 2019 MMC Publontons, ne» 952.546.4484 nfo@rmepojct.com » wxurmeprojectcomo 1 £2 Gestién de las Comunicaciones CS 1, Respuesta D Explicacién La mejor opcién es la comunicacién informal verbal. Esto no significa que no mantengas rogistros del problema, pero es mejor comenzar esta discusién de manera informal. Sila comunicacién informal no resuelve el problema, a comunicacién formal escrita es la siguiente opin, 2. Respuesta C Explicacién La comunicacién formal escrita te permite documentar tus palabras, las cuales se enviardn a todos dela misma forma. Cuando hay problemas complejos, todos deben recibir la misma informacién 3. Respuesta C Explicaciém Tl resultado més importante de los bloqueadores de la comunicacion y de Ta mala interpretacién en su totalidad son los contflictos. 4. Respuesta D Explicacién La comprensién de la perspectiva del receptor le permite al remitente digir la ‘comunicacién para satisfacer las necesidades del receptor. Respuesta B Explicacién Todo lo que hacemos es mas formal dentro de un ambiente de adquisiciones que en otras actividades del proyecto. Por lo tanto, la comunivacién formal escita se necesita cuando el cliente solicita un trabajo que no est cubierto en virtud del contrato, 6. Respuesta 5 Explicacién La comunicacién no verbal conlleva una parte importante del mensaje que envias. Con tanto en juego, la comuntcacion no verbal tiene una gran importancia 7. Respuesta D licacién_Fstainfirmacién ce encuentra en ol plan de gestiin de las camunicaciones 8. Respuesta © Explicaciom La pregunta afirma que todos los interesados recibicron la informacién, entonces el problema no es que este interesado no la haya recibido. El problema que aqui se presenta muestra que hhay algo que falta en el plan de gestién de las comunicaciones. La mejor respuesta es revisar cl plan. de esti de as comunicaciones para preven futuros problemas ydeectar nstancis de problemas 9. Respuesta B Explicacion ‘Te diste cuenta de que el director de proyectos es parte de los canales de comunicacién? Por consiguiente, en realidad hay cuatro interesados para comenzar y seis canales de comuinicacién. Lo que se pregunta cs cusntos canales de conmunicacidn (otales tienes con un equipo de cinco personas. La formula es [N x (N-1)]/2 6 (5 x 4)/2 = 10. 10. Respuesta D Explicacién Recuerda que la comunicacién no verbal representa una parte importante de toda ‘comunicacidn. La opcidn que incluye la comunicacién paralingdistica (timbre y tono), asi como los _gestosfisicos, es la mejor opeisn. (© 2019 AMC Publications, nc» 952.646.4484 » nfoeuncujecL ann + vosingaujeeL en 401Gestion de las Comunicaciones 0 | « 7 11, Respuesta B Explicacién Debido a las diferencias en cultura y la distancia entre miembros del equipo, la comunicacion formal escrita es neceseria 12, Respuesta D Explicacidn La cortesia y la consideracin no es una “regla” para lograr reuniones efectivas. Puesto que no hay indicio de que la reunt6n no fue programada con anticipacién o que no existe un propésito, no pueden ser las mejores respuestas. “‘Discutir al azar” implica que no hay una agenda para Ja reunin, Side antemano se emite una agenda de la reunin, as personas seguiran el esquema y no se necesitarin discusiones al azar 13, Respuesta B Explicacién La palabra clave cs “ripidamente’ El informe de estado es demasiado detallado para un vistazo rapido. El informe de proyeccién sélo ve hacia el futuro. El informe de avance resume el estado del proyecto, y seria el de mayor utlidad para hacer una revisién répida, 14, Respuosta A ExplicaciOn Este tipo de preguntas enloquece alas personas. Hay muchas opciones que son razonablemente corrects. Busca la necesidad mis inmediata En este caso, el miembro del equipo estéen un ambiente de produccion. Eso significa que lo més probable esque las comunicaciones se bloquearin por el ruido, Le mejor esque el director del proyecto le pida al miembo del equipo que repita lo que le dice, para asegurarse de que el miembro del equipo escuché correctamente lo que el director del proyecto le comics 15, Respuesta D Explicacién Esta cs otra pregunta con més de une respuesta correcta Pedi algo por eserito seria la mejor manera de comunicarte? En esta situacién particular. pedir que la preocupacién quede por escrito podria alejara los interesados. El registro de polémicas cs donde cl asunto debe uedar enumerado; sin embargo, la situacién no dice si el director del proyecto sabe de qué se trata la preocupacién de los interesados. Por lo tanto, utilizar el registro de polémicas no puede ser la mejor opcidn, sPor qué no hacer una presentacion a todos los interesados con respecto al estado del proyecto? El director del proyecto ya sabe que los interesados A y B son quienes tienen la preocupacién, y no todos los interesados, Este problema probablemente requiere de la comunicacton informal verbal para descubrir el problema real, Por lo tanto, la mejor opcién es organizar una reunién con los interesados preocupados. 16. Respuesta B Explicacién Dado a que no hay 7 - del patracinadar o sus necesidades en esta situacién, que el director del proyecto haya estado centrado en sus necesidades no puede ser la ‘mejor opcién. El enunciado que indica que se debieron observar las actividades sucesoras. no Jas predeesuras, ny es unt enusciady vorrei, Un divector de proyectos debe observar tanto las actividades sucesoras como las predecesora. La asistencia ala festa yel problema que estamos tratando (los resultados retrasados) no estan relacionados. Algo que sueleolvidarse en los planes de gestidn de las comunicaciones son los jefes de los miembros del equipo (gerente funcional. en tua oigenizacign matricial) Iucuir a los jefes de los miembros del equipo en la planificacién de Jas comunicaciones,recopilacion de requisits, gestion de los riesgos y otras areas de la direccién de proyectos ayuda a que el proyecto tenge mejores resultados. Ademas, ayuda a que los gerentes funcionales dirjan sus propios recursos de manera eticente. Sel gerente funcional del miembro del ‘equipo asignado ala actividad predecesora hubiera sido incluido en los procesos de planificacién del proyecto, sabria cuando se necesitaba que el miembro del equipo realizara trabajo para el proyecto y el impacto, silo hubiera, del retraso. El plan de la gestién de las comunicaciones también deberia haber incluido un metodo para comunicarretrasos potenciales. 402 (© 2013 AMC Publications, ne * 952.816.1484 « info@maproject.com # wuv.rmeproject.camp12 Gestién de las Comunicaciones 17, Respuesta D. Explicacion “Irabajar con personas de culturas diferentes, con diferentes valores culturales y creencias, requiere un entendimiento tanto de las definiciones bisicas como de las éreas de impacto cultural. ‘Como directores de proyectos, necesitamos tener buenas habilidades de comunicacién y la voluntad para adaptarnot a otras culturas. 18, Respuesta B Explicauion Muchas de estas upciones se pudtiat llevar «cabu, pero preyintae, “qué eso mis efertivo que e puede hacer?” La festa quis genera leciones aprencidas,y regstrarlas certamente seria una buena idea, pto la pregunta dice qué hacer primero. Ilay una cuestion més inmediata:el gerente, Reunirse con todos los inteesados podria ser iti. pero s6lo hay un interesado. el gerente. que definitivamente tiene una ppolémica. Ademés, un buen direstor de proyectos ya celebrariareuniones regulares con los interesados. ‘Asegurarse de que el gerente tenga una copia del plan de gestin de las comuicaciones puede ser una ‘buena idea, ya que el gerente aparentemente no se comunica con el director del proyecto, De todas mancras, «sto no seria suiciente para asegurar que el geente se comunique. El gerente se encuentra, en efecto, diciendo que no esté obteniendo la informacién que necesita. Su falta de informacién esté ocasionando que sugiera mis reuniones. No obstante, demasiadas reuniones son un problema en los proyectos. Un excelente director de proyectos no solo agrega reuntones, sino {que resuelve el problema real de la mejor manera Uno de los objetivos de la gestién de las comunicaciones es hacer legar la informacién a quienes la necestan. El director de proyectos puede optar por ajustar el proceso de gestién de las comunicaciones ‘mediante la modificacin del formato de un informe o el envio de informes existentes al gerente que tiene el problema, en lugar de agregar rcunioncs, Por lo tanto, la opcién correcta c9 rev para proporcionar informacién del proyecto a los interesados. ros métodos 19, Respuesta D Explicacién Este asunto deberia estar concluido, pero ya que se dieron tantasdiscusiones y reuniones acerca de los requsitos que se quitaron, es poco probable que el asunto sea abandonado por los interesads. Sin embargo, ya que no ha vuelto a surgiry el proyecto fue iniciado seis meses ards, es excesivo invertirtlempo en una reunion, Las otras opciones son mds facies, tienen menos impacto en el proyecto, y por lo tanto son cosas que se podrian realizar. 20, Respuesta D Explicacién El timbre y tono de vor (comunicacién paralingiistica) no es importante en este punto, ya que el director del proyecto ni siquiera pudo escuchar todo lo que se estaba diciendo. No hubo polémicas reconocidas después de la conversacin, por lo que ninguna pudo ser agregada al registro de polémicas. Este asunto no se relaciona con los requsitos de las comunicaciones, por lo que esa opcisn ro puede ser la mejor. Decr: “no estoy seguro de que escuché adecuadamente lo que dist’, durante la conversacion o repetir el mensaje al miembro del equipo habria evitado este problema Entregar y solicitar una retroalimentacién durante la comunicacién es la mejor opcién. D1, Respuesta D Explicactén Esta situacion describe la necesidad de “comparar”. Un informe de tendencia muestra el desempenio In largn de tiempo. Lin informe de proyeccisn mira sla hacia el futura, Un informe deestado generalmente es esttico (relacionado a un momento en el tiempo). La vinica opcién que ‘compara os resultados del proyecto es un andlisis de variacién, 22, Respuesta A Explicacién Dado que los directores de proyectos pasan el 90 por ciento de su tiempo comunicando, la opcién correcta debe ser la comunicacion. (© 2013 RNC Publications, nc © 962.846 4464 « ogrmepnect com * wnew:meproect com 403