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Sample Script
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########SAMPLE MEETING SCRIPT
_____________________________COUNCIL
(Date)
(Time)
(Room Name/Number)
CD:
(SOUND GAVEL) the meeting will come to order. The ____(nd or th) annual meeting
of the _____________________ Council of the International Association of Insurance
Professionals is now in session at _________ a.m./p.m.
At this time, I would like to introduce those seated at the head table (HEAD TABLE
IS OPTIONAL) Please hold your applause until everyone has been introduced. Please
stand as your name is called - Beginning at my far right:
(READ NAMES, PAUSING AT THE END FOR APPLAUSE AND TO ALLOW TIME FOR THOSE INTRODUCED
TO RESEAT THEMSLEVES.)
Please join me in a warm welcome for these members and guests. (PAUSE FOR APPLAUSE)
As many of you have been involved in hosting a meeting know, a tremendous amount of
planning and hard work goes on behind the scenes. (INTRODUCE PRESIDENT OF HOST
ASSOCIATION AND MEETING CHAIRMAN. SAMPLE INTRODUCTION FOLLOWS.)
I have been extremely fortunate to have had the opportunity to work with
(association name), who have gone out of their way to make this
meeting a success. I�d like to introduce at this time the president of that
association . has been a member of
________________ for___ years and is employed by as
_______________.
(PAUSE FOR APPLAUSE. DIRECTOR MAY WISH TO ALLOW THE PRESIDENT AND/OR THE MEETING
CHAIRMAN A FEW MOMENTS TO SAY A BRIEF MESSAGE OF GREETING TO THE ATTENDEES.)
Thank you . It is an honor to introduce to you some
very special guests who are with us today.
We appreciate the support of all our guests. You are each invited to remain with us
for the balance of our business session; however, we understand if you must leave
at this time to complete your schedule for today.
CREDENTIALS CHAIRMAN:
CD: It is moved to adopt the report of the Credentials Committee. Since this
motion comes from a committee, no second is necessary. Is there any discussion?
Hearing none, the question is on the adoption of the report of the credentials
committee. Those in favor of adopting the credentials committee�s report, say
�aye� (PAUSE FOR RESPONSE) Those opposed, say �No.� (PAUSE FOR RESPONSE) The
�Ayes� have it, and the report of the credentials committee is adopted.
Madam/Mister Director, copies of the proposed annual meeting rules have been
distributed to all delegates. On behalf of the committee, I move the adoption of
the annual meeting rules as printed.
CD: It is moved to adopt the annual meeting rules. Since this motion comes from
a committee, no second is necessary. Is there any discussion? Hearing none, the
question is on the adoption of the annual meeting rules. Those in favor of
adopting the annual meeting rules say, �Aye.� (PAUSE FOR RESPONSE) Those opposed,
say �No.� (PAUSE FOR RESPONSE) The �Ayes� have it, and the annual meeting rules are
adopted.
CD: It is moved to adopt the printed program as the official order of business
and that the meeting secretary be directed to make any necessary editorial or
clerical corrections. Since this motion comes from a committee, no second is
necessary. Is there any discussion? Hearing none, the question is on the adoption
of the printed program as the official order of business for this meeting and that
the meeting secretary be directed to make any editorial or clerical corrections
necessary.
Those in favor say, �Aye.� (PAUSE FOR RESPONSE) Those opposed, say �No.� (PAUSE FOR
RESPONSE) The �Ayes� have it, and the program is adopted. Those desiring an
editorial or clerical correction for the permanent record, please see the meeting
secretary.
INFORMATION ONLY: If a change in the printed program is necessary while the meeting
is underway, the chair (if she/he feels it is justified) can say: If there is no
objection, the following change will be made in the order of business. (PAUSE FOR
RESPONSE.) There being no objection, please correct your program to read . . .
CD: The following committees are appointed to assist in conducting the business
of this meeting. They are listed on pages of your program. (READ NAME
OF COMMITTEE AND NAME OF CHAIRMAN ONLY.)
Credentials: Chaired by
Nominating: Chaired by
Bylaws: Chaired by
Timekeepers: Chaired by
Tellers: Chaired by
Pages: Chaired by
(NOT ALL THE ABOVE COMMITTEES ARE APPROPRIATE FOR EACH COUNCIL.)
RVP: (REPORT)
Are there any nominations from the floor? (PAUSE) Hearing none, the
nominations for the office of Council Director-elect are closed.
Those in favor of ____________________________ for Council Director-elect,
please say �AYE.� (PAUSE) Those opposed, say �NO� (PAUSE)
TELLERS CHAIRMAN: (READS REPORT, ANNOUNCING NUMBER OF VOTES CAST FOR EACH
CANDIDATE, BUT NOT DECLARING A VICTOR. EVEN IN A LANDSLIDE ELECTION, THE NUMBER OF
VOTES CAST FOR EACH CANDIDATE MUST BE ANNOUNCED TO THE ASSEMBLY. AFTER READING THE
REPORT, THE TELLER CHAIRMAN GIVES IT TO THE COUNCIL DIRECTOR.)
CD: The total number of votes cast was __. The number necessary to elect
was (majority). Candidate received
_____________votes; candidate received
____________ votes.
Are there any further nominations from the floor? (PAUSE) Hearing
none, nominations for the position of ___________________________________ are
closed. Those in favor of _________________________ as
______________________________________ say �Aye.� (PAUSE) Those opposed, �NO.�
(PAUSE)
IF THERE ARE OTHER COUNCIL POSITIONS THAT ARE FILLED BY ELECTOIN AT THE ANNUAL
MEETING, THE ABOVE PROCEDURE IS FOLLOWED FOR ELECTION OF CANDIDATES TO ALL
POSITIONS.
REFER TO WORDING UNDER THE COUNCIL DIRECTOR-ELECT ELECTION SECTION SHOULD THERE BE
NOMINATIONS FROM THE FLOOR FOR EITHER OF THESE POSITIONS. NOTE: BE SURE TO CHECK
THE COUNCIL BYLAWS TO VERIFY THE ELECTED POSITIONS.
Thank you to the nominating committee for all their hard work.
CD ELECT: (REMARKS)
Is there any new business to come before this meeting at this time? Are there any
messages or announcements?
CD: Having completed the adopted meeting program and there being no further
business to come before this assembly, this meeting is adjourned at
a.m./p.m. SOUND GAVEL)
Appendix A
Bylaws
CHAIRMAN: On behalf of the bylaws committee, I move the adoption of proposed
amendment number (READ AMENDMENT) (The text of the amendment is found on
page of the handout.)
(AN AMENDMENT MAY ALSO BE BROUGHT BY A MEMBER FROM THE FLOOR. IF SO, A SECOND
IS NECESSARY.)
Bylaws
CHAIRMAN: The reason for amendment number is:
CD: Any further discussion? (PAUSE) Hearing none, the question is on the adoption
of proposed amendment number , which is to add to/delete from bylaw number
. If adopted, the bylaw would then read
Since written notice of this proposed amendment has been submitted to local
associations and members-at-large at least sixty-days prior to this meeting, this
proposed amendment needs only a majority vote for adoption.
OR
Since this amendment was not presented in writing to the local associations
and members-at-large sixty days prior to this meeting, a two-thirds vote of the
delegates present and voting is needed for its adoption.
All those in favor, say �AYE.� (PAUSE) All those opposed, �NO.� (PAUSE)
The amendment to bylaw is adopted / defeated.
Bylaw now reads / remains as
written.
(ANY AMENDMENT PASSED BY THE ASSEMBLY MUST BE SENT TO IAIP�S CORPORATE CENTRE
FOR THEIR RECORDS. UNLESS THE AMENDMENT CONFLICTS WITH ANY OTHER BYLAWS OF THE
INTERNATIONAL ASSOCIATION OF INSURANCE PROFESSIONALS, IT WILL BE CONSIDERED
EFFECTIVE AT THE END OF THE ANNUAL MEETING.)
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