Corporación universitaria Asturia

Administración de Empresas

Dirección Financiera

Unidad 3
Caso Practico
Quinto semestre

Carlos Alberto Sabogal Jiménez

30 de junio 2019
 Introducción

Conocer y aplicar los conceptos de como elaborar un presupuesto, presupuesto de

explotación, presupuesto de inversión, presupuesto de recursos humanos,
presupuestos de gastos generales y administrativos, presupuesto de tesorería, para
poderlo aplicar dentro la proyección de una empresa para el cumplimiento de sus
metas, rentabilidad, crecimiento y sostenibilidad en el mercado.
Enunciado
El presupuesto de Gastos Generales y Administración Jamones Hamm-Jamm es
una compañía que ha crecido considerablemente en su estructura en los últimos
años. De hecho el crecimiento de la organización ha venido marcada por la
necesidad de mantener las operaciones y el funcionamiento de toda la empresa y
posiblemente no se haya establecido una estructura lo suficientemente adaptada y
flexible para poder seguir afrontando las previsiones de crecimiento de los próximos
años. Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm sigue
teniendo presente la conversación con el responsable de los créditos del banco con
el que mantuvo una importante reunión hace unas semanas y la reunión que tuvo
con el director general de su empresa más recientemente. Cada vez tiene una mejor
visión de conjunto del funcionamiento del negocio y de las tensiones y dificultades
que habían venido advirtiendo, pero a las que no conseguían encontrar
explicaciones claras y a las que por tanto no tenían claro cómo enfrentarlas. Gracias
a los presupuestos que ya lleva elaborados y a la información que ha ido recopilando
para elaborarlos y la información que le proporcionan los propios presupuestos, cree
que tiene una perspectiva más clara del conjunto. Una vez analizados los
presupuestos de explotación con los presupuestos de ventas, aprovisionamientos y
producción y tras analizar el presupuesto de inversiones y de personal, solo le
restan los presupuestos de gastos generales y administración para completar el
conjunto antes de reunir todos los presupuestos y hacer un análisis de las
necesidades de financiación de las operaciones y los flujos de tesorería. Para la
elaboración de los presupuestos, ya lo tiene claro después de haber analizado los
de explotación y el de inversiones que debe dividir cada presupuesto en dos
grandes grupos: los puntos de venta y los servicios centralizados. Así lo ha hecho
para los presupuestos de personal y así se propone hacerlo para los presupuestos
de gastos generales. Cuando se hizo el presupuesto de explotación de los puntos
de ventas de la empresa se incluyeron en los presupuestos de explotación los
gastos generales y los de personal y por tanto no es necesario volverlos hacer. En
algún caso se combinaron los gastos generales y de personal que ahora habrá que
desligar y cuantificar por separado. Los presupuestos de gastos generales y
administración de los servicios centralizados habrá que elaborarlos desde cero
departamento por departamento.
Organización de la empresa Para acometer los presupuestos de gastos generales
y administración se desglosarán los presupuestos tal como se estructura la empresa
y tal como se ha hecho para el presupuesto de personal, por departamentos: 
Producción (preparación, secado y expediciones).  Marketing y ventas 
Administración y financiero  RR.HH. y relaciones laborales.  Calidad e I+D+i 
Dirección General Por las características de los productos que fabrica la empresa,
la producción está dividida en dos partes: preparación de productos y secado. La
preparación de productos realiza las labores de recepción de la materia prima (carne
fresca en canal o piezas), deshuesado, salado y demás procesos hasta que los
productos están en disposición de iniciar el proceso de curado en las bodegas y
secaderos. En el área de secado y almacenes se encarga de la vigilancia de los
procesos de secado y curado de los productos. También se encargan de preparar
los productos curados para ser enviados a los puntos de ventas o a la distribución
así como de las expediciones. La dirección general no es propiamente un
departamento, aunque a efectos de presupuestos se considera un departamento
más con su propio personal y presupuesto. En la dirección general no solamente se
encuadran además de los gastos propios algunos otros gastos bajo la supervisión
directa de la dirección general como los relativos al museo del jamón en la sede
originaria donde se fundó la empresa en el pueblo donde nacieron los fundadores.
En este museo se organizan eventos y demostraciones a lo largo del año y se
explica la elaboración del producto y la evolución de los procesos. En él se
conservan maquinas antiguas y objetos relacionados con la historia del jamón y de
la empresa. Presupuesto de Gastos Generales y Administración Los gastos
generales y de administración deben desglosarse por departamentos y hacerse de
forma mensual. Cuando no se indique expresamente otra cosa se interpretará que
los meses en los que se producen los gastos serán:

Producción: Los gastos generales del departamento de producción incluyen todos

los costes no directamente imputables y no relativos al personal directo o indirecto.
Puntos de venta Los gastos generales de un punto de venta tipo se estimaron
anteriormente en otro ejercicio (presupuesto de explotación). Los gastos generales
de todos los puntos de venta se pueden estimar sin más que multiplicar por el
número de puntos de venta previstos. Habrá que tener en cuenta la periodicidad de
algunos de los gastos para el desglose mensual. Marketing y ventas En los gastos
generales de este departamento se incluyen además de los específicos los de
asistencia a ferias y eventos patrocinados aparte del presupuesto de publicidad en
medios. Administración y financiero En el departamento de administración y
financiero se incluye los gastos generales de los servicios de mantenimiento
informático. RR.HH. y relaciones laborales El presupuesto de gastos generales del
departamento de recursos humanos incluye los costes de la asesoría legal y laboral,
así como los costes de los programas de formación y los incentivos. Calidad e I+D+i
En el presupuesto de gastos generales de este departamento se incluyen los costes
de las homologaciones de calidad (asesores y auditorías), así como el personal y
los convenios con un grupo de investigación de una universidad con el que se
colabora en varios proyectos de investigación y desarrollo aplicados a los productos
y procesos de la empresa. Dirección General Aunque no sea propiamente un
departamento, sí a efectos presupuestarios. Se incluyen tanto los gastos de
representación, de la oficina del director general, las donaciones y patrocinios que
son supervisados por el propio director general así como los gastos generales del
museo que la empresa mantiene en la sede fundacional. Incrementos interanuales
El departamento financiero ha estimado que los datos base para el año que viene
se incrementarán en las tasas que aparecen en la tabla de datos, siempre aplicadas
sobre el año previo y manteniendo los gastos generales la misma periodicidad los
tres años. No es necesario calcular los presupuestos detallados para todos los
departamentos para todos los años, solamente para el primer año y luego aplicar
los incrementos interanuales sobre los totales. Excepto para los puntos de venta,
porque al variar el número de puntos previstos en cada año será necesario tenerlo
en cuenta puesto que cambiarán de un año a otro los datos individuales por punto
de venta tipo y el número de éstos.
Cuestiones Por Responder
 Se necesita presupuestar los gastos generales y de administración para la
empresa para cada uno de los diferentes departamentos.
 Los gastos generales varían en su periodicidad y como se desea analizar el
presupuesto de explotación por meses deben ser desglosados
mensualmente, departamento a departamento.

Solución

Incremento de costos Año Año

generales previstos 2.020 2.021
Incremento sobre año
5% 5%
anterior
 Propuesta De Gastos Generales y Administración De Por Departamentos
Objetivos

 Conocer y aplicar los diferentes conceptos en la ejecución de la dirección

financiera
 Analizar, evaluar e identificar los diferentes tipos de presupuesto que se
deben tener presente en el manejo administrativo de cualquier tipo de
empresa “se ilustran los siguientes conceptos”

 Para saber cómo elaborar un presupuesto hay que plantearse cuáles serán
los gastos y beneficios que se van a plantear, calcular vías de ahorro y tener
en cuenta las fuentes de financiación y planes operacionales. Es una
estimación sobre las necesidades y beneficios que se pueden tener.

El presupuesto indica:

 Cuánto dinero se necesita.

 Las consecuencias de la planificación de actividades, replanteando los
planes de acción.
 Cuando se necesitará dinero para las actividades.
 Es una base de la contabilidad y transparencia financiera.
Hay que conocer los costos del proyecto, tanto costos fijos, como por utilización
como de los recursos de la empresa.
Lo primero que se debe hacer es el análisis del flujo de caja, teniendo en cuenta los
ingresos, cuándo se reciben y salen, las obligaciones financieras y los gastos
variables y regulares. Se debe decidir también cuándo hay que hacer frente a las
obligaciones de la empresa.
Se debe reunir toda la información necesaria de los ingresos y gastos
principalmente del año anterior, pero haciendo un cálculo realista. Se debe además
hacer una reflexión sobre los gastos hechos en el año anterior, si se podría haber
gastado menos o conseguido mejores resultados, y qué se puede hacer para evitar
eso.
Un presupuesto debe comprender los planes, valores y estrategia de la empresa,
comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos por parte de la empresa
y el significado de la rentabilidad y el coste-eficiente. También es bueno que, aunque
una persona realice el presupuesto, sea comentado y aprobado por el resto.

 Un presupuesto de explotación es la mejor previsión que puede realizar una

empresa de sus planes a corto plazo y está basada en el conocimiento que
tienen los responsables la gestión (por su experiencia y nociones sobre
competidores y entorno) de lo que esperan que ocurra durante un periodo de
tiempo útil. Recoge la previsión de los objetivos que se esperan alcanzar en
la explotación del negocio, por eso es la expresión temporal, en términos
económico-financieros, de los planes de actuación que la dirección ha fijado
para el conjunto de la organización y para cada centro de responsabilidad.
Normalmente esta expresión temporal suele ser anual y coincide con el
ejercicio económico y debe quedar enmarcado dentro de la misión a largo
plazo de la empresa.
Para su elaboración es necesario que se determinen, en términos
cuantitativos y cualitativos, los recursos que se esperan consumir y obtener
en ese periodo tanto de manera global como por los diferentes centros de
responsabilidad. Para disponer del presupuesto de explotación es necesario
elaborar previamente los presupuestos de ingresos, gastos-costes;
producción, compras corrientes y resultados.
Presupuesto de RR.HH.
Planeación// Elaborar el presupuesto implica la tarea de recopilar información y
datos para proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de las
diferentes áreas del departamento.

Con la transición que se viene acentuando en los departamentos de gestión humana

de las organizaciones de un rol operativo a otro estratégico, sumado a la traducción
del valor de RR.HH. en lenguaje financiero, se ha logrado obtener un mayor
presupuesto para proyectos alineados con las metas del negocio.

En términos sencillos, un presupuesto contempla todos los gastos proyectados para

la ejecución de diferentes acciones en un periodo determinado en comparación con
los gastos reales que se ejecutaron en el mismo lapso en el año anterior, e inclusive
con otros como medida histórica.

Los presupuestos más comunes se clasifican en: 1) incrementales, que se basan

en el actual (real) para proyectar uno nuevo con base en expectativas y otros
resultados (Ej: planes piloto de una solución o herramienta de operación); y 2)
nuevos, que parten de cero, y son caracterizados por una justificación suficiente de
cada item.

¿Cómo elaborar entonces un presupuesto para el área, que sea fácilmente

interpretado? La experta Rebecca Hastings de la Sociedad de RR.HH. de Estados
Unidos, explica que la base de este proceso se encuentra en la recopilación de
datos clave como: a) el número de miembros del personal proyectados para el
próximo año; b) aumentos o proyecciones de los costos de prestaciones; c) tasa de
rotación proyectada; d) costos reales incurridos en el año en curso; e) programas
nuevos planificados; f) cambios en las políticas, estrategias empresariales, leyes o
reglamentos que puedan tener impacto en los costos; y g) ingresos de RR.HH. por
medio de consultoría y ahorros (remuneración, prestaciones, reducción de la
rotación, costos de capacitación entre otros).

Según Jairo Fernández, Vicepresidente de Recursos Humanos de SAP América

Latina y el Caribe, lo más importante para la obtención del presupuesto es una
comunicación acertada, con la interpretación en cifras e indicadores financieros de
todo el tema de Capital Humano, ya que el hablar en términos de recursos humanos
frente a un gerente administrativo producirá, en la mayoría de los casos, una ruptura
entre la importancia de realizar ciertos procesos frente a la efectividad de sus
resultados.

“Los gerentes de RR.HH. pueden utilizar métodos que les permitan avanzar en el
conocimiento del negocio, del tipo assessment; así como plantear una posición en
el mismo lenguaje de otras gerencias, como la financiera y la administrativa. Si se
aprende a comunicar a la alta dirección la contribución de RR.HH. en áreas
estratégicas como mercadeo y producto, será más fácil ver su valor en una relación
costo-beneficio para la compañía”, señala Fernández.

Con los anteriores datos hay que analizar en qué partidas se necesitará mayor
presupuesto. Para la especialista Hastings, una lista guía es la siguiente:
Ahora bien, para cada uno de los ítems se recomienda hacer las siguientes
reflexiones a nivel de costos:

• Costos

1. ¿El costo es fijo? (no cambiará durante el año).

2. ¿El costo es variable? (fluctuación o sujeción a necesidades empresariales. Ej:
contratación de personal por picos productivos).
3. ¿Se tiene control de los costos o un ente externo los controla? (honorarios de
subcontratación).
4. ¿Qué escenarios se tienen con la adecuación presupuestal?

• Justificación

5. ¿Cómo se afectará la organización si se elimina el presupuesto de algún proyecto

de RR.HH.?
6. ¿Qué factores externos pueden afectar la operación? (Ej: fusiones, crecimiento o
reducción de ingresos, mayor flujo de personal).
Tanto Rebecca Hastings como Jairo Fernández coinciden en la necesidad de que
un mayor presupuesto o su simplificación por efectividad nacen de conocer muy
bien el negocio, lo que afecta sus picos productivos, el endeudamiento, la capacidad
operativa, la forma de medición y normas que puedan estar incidiendo en la correcta
prestación del servicio por parte de los colaboradores. Si las anteriores tareas no
están realizadas con suficiencia, muy seguramente año a año el departamento
estará haciendo más de lo mismo, en el sentido de “tomar pedidos y apagar
incendios” sin ofrecer mayores soluciones que afecten positivamente la
productividad.
CONCLUSIÓN

A lo largo de la materia dirección financiera se han profundizado por medio de

evaluación, foros y casos prácticos conceptos como elaboración de un presupuesto,
presupuesto de explotación, presupuesto de inversión, presupuesto de recursos
humanos, presupuestos de gastos generales y administrativos, presupuesto de
tesorería, el cual son indispensable conocer para identificar necesidad, proyección,
rentabilidad, crecimiento y fortalecimiento a todo tipo de empresa que busque su
sostenibilidad en el mercado.

De acuerdo con lo anterior este último caso práctico nos brinda la oportunidad de
identificar cómo aplicar los conceptos aprendidos, así mismo nos genera una visual
más amplia del comportamiento de una empresa de acuerdo al presupuesto y
proyecciones que tenga definida la dirección general y/o accionistas
Bibliografía

 https://www.gestion.org/como-elaborar-un-presupuesto/
 http://descuadrando.com/Presupuesto_de_explotaci%C3%B3n
 http://www.gestionhumana.com/gh4/bancoconocimiento/p/presupuesto_de_
rrhh/presupuesto_de_rrhh.asp