Τ1ΕΔΚ-05680 Techathlon Οργανωτική Δομή και Διαχείριση του έργου.

1.1.η Οργανωτική δομή και διαχείριση του Έργου / Περιγραφή της σύμπραξης των συμμετεχόντων

Το Techathlon είναι ένα Έργο με σχετικά χαμηλό επίπεδο διοικητικής πολυπλοκότητας. Επιπλέον, όλοι οι Εταίροι
έχουν συμμετάσχει σε πολλά διαφορετικά παρόμοια Έργα στο παρελθόν και ως εκ τούτου έχουν την εμπειρία να
αντιμετωπίσουν αποτελεσματικά και με επιτυχία οποιοδήποτε συγκεκριμένο διαχειριστικό ή άλλο είδος
προβλήματος που ενδέχεται να προκύψει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου. Η διαχείριση του έργου πρέπει
να είναι ισχυρή, αποδοτική και αποτελεσματική και όχι υπερβολικά πολύπλοκη. Η Διαχείριση του Έργου στοχεύει
στην εξασφάλιση:
 Υψηλού επιπέδου ποιότητας που να τηρείται και να διατηρείται σε όλη τη διάρκεια του Έργου.
 Επιτυχούς εσωτερικού συντονισμού μεταξύ των Εταίρων και, όπου είναι απαραίτητο, μεταξύ των Ενοτήτων
Εργασίας
 Ότι όλα τα ορόσημα πληρούνται και όλα τα παραδοτέα παραδίδονται εγκαίρως.
 Αποτροπής υπέρβασης του προϋπολογισμού του Έργου.
 Έγκαιρης και ακριβούς επικοινωνίας μεταξύ όλων των εμπλεκομένων μερών και για όλες τις δραστηριότητες
του Έργου.

Οργανωτική δομή της Διαχείρισης του Έργου

 Το ΕΚΕΦΕ ως Συντονιστής του Έργου έχει την ευθύνη της επικοινωνίας με την ΕΥΔΕ ΕΤΑΚ με αρμοδιότητες την
εκπροσώπηση και το συντονισμό της υλοποίησης του έργου. Μεταξύ των καθηκόντων του Συντονιστή
συγκαταλέγονται η ευθύνη για την όλη στρατηγική του Έργου, η διαχείριση παραγωγικών πόρων με κατανομή
του φόρτου εργασίας και έλεγχο της δραστηριότητας των εμπλεκομένων συνεργατών, διασφαλίζοντας ότι
όλοι οι Εταίροι έχουν κατανοήσει τι ζητείται από εκείνους, όπως περιγράφεται στις Ενότητες Εργασίας (WPs),
ο καθορισμός δεικτών επίδοσης στόχου, η διασφάλιση ότι τα κόστη και τα ορόσημα είναι εντός του
προϋπολογισμού και του χρονοδιαγράμματος, η εκτίμηση ανάγκης εφαρμογής προληπτικών και διορθωτικών
ενεργειών σε περιπτώσεις αποκλίσεων, ο συντονισμός της προετοιμασίας και η υποβολή τεχνικών εκθέσεων,
η επίλυση συγκρούσεων, η οικονομική τεκμηρίωση και διαχείριση πληρωμών συνεργατών σύμφωνα με τις
πρόνοιες της σύμβασης και του Συμφωνητικού Συνεργασίας, αλλά και η διαχείριση Νομικών θεμάτων. Επίσης
ως Επιστημονικός Υπεύθυνος συνεργάζεται με τους επικεφαλής των ενοτήτων εργασίας και έχει την ευθύνη
του συντονισμού και της επίβλεψης του έργου από επιστημονικής και τεχνικής πλευράς, την αρτιότητα της
υλοποίησης του ερευνητικού σχεδίου και την τήρηση των σχετικών χρονοδιαγραμμάτων με αρμοδιότητες την
καλή επικοινωνία μεταξύ των Φορέων/Εταίρων, την υποβολή εκθέσεων, τη διαχείριση κινδύνων, τη σύνταξη
παραδοτέων και ολοκλήρωση των εργασιών, την εξασφάλιση έγκαιρης παράδοσης και αποδοχής των
παραδοτέων και τη διαχείριση ανθρώπινων πόρων. Σε περίπτωση απόκλισης της προόδου των εργασιών θα
ενημερώνει την Συντονιστική Επιτροπή του Έργου και θα συγκαλεί τεχνικές συνεδριάσεις.
 Η Συντονιστική Επιτροπή θα αποτελείται από τον Συντονιστή του Έργου (και εκπρόσωπο του ΕΚΕΦΕ), τον
Επιστημονικό Υπεύθυνο (και εκπρόσωπο του ΕΚΕΦΕ) και τους κύριους εκπροσώπους των υπόλοιπων Εταίρων
(ΣΕΕΦΑ-SOFTWeb, Πρόληψις). Θα επιβλέπει και θα καθοδηγεί τις τεχνικές δραστηριότητες του Techathlon
όπου αυτό είναι απαραίτητο. Η Συντονιστική Επιτροπή θα συνεδριάζει τακτικά στο πλαίσιο των
συνεδριάσεων των Εταίρων ενώ επιπλέον συνεδριάσεις δύναται να συγκαλούνται, εφόσον είναι απαραίτητο.

Κάθε Ενότητα Εργασίας θα ανατίθεται στον εκάστοτε υπεύθυνο Εταίρο που θα ηγείται της Ενότητας Εργασίας. Ο
υπεύθυνος Εταίρος θα έχει την ευθύνη για την αποτελεσματική εκτέλεση των εργασιών που αντιστοιχούν στη
συγκεκριμένη Ενότητα Εργασίας. Επιπρόσθετα θα έχει την κύρια τεχνική ευθύνη για όλες τις σχετικές
αρμοδιότητες, συμπεριλαμβανομένης της οργάνωσης και ολοκλήρωσης των παραδοτέων που σχετίζονται με την
συγκεκριμένη Ενότητα Εργασίας, αλλά και της πραγματοποίησης της επικοινωνίας με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο
και τους υπεύθυνους Εταίρους των λοιπών Ενοτήτων Εργασίας, όταν αυτό είναι απαραίτητο.

Επικοινωνία και Συνεδριάσεις

Για την διασφάλιση της καλής επικοινωνίας μεταξύ των Εταίρων θα πραγματοποιούνται Συνεδριάσεις των Εταίρων
ανά τρίμηνο ή εξάμηνο. Συγκεκριμένα θα πραγματοποιείται συνάντηση της Συντονιστικής Επιτροπής και
συνεδρίαση με τη συμμετοχή όλων των Εταίρων, και (εφόσον κριθεί απαραίτητο) συνεδριάσεις επί συγκεκριμένης
θεματολογίας για τη διευκόλυνση της συζήτησης μεταξύ των Εταίρων. Για την αποφυγή περιττών μετακινήσεων
και εξόδων, ο Συντονιστής του Έργου θα αποφασίζει σε συνεργασία με την Συντονιστική Επιτροπή εάν η
συχνότητα θα μπορούσε να μειωθεί χωρίς να διακινδυνεύσει η πρόοδος του Έργου. Επίσης θα πραγματοποιείται
συχνά (τουλάχιστον ανά δεκαπενθήμερο ή μήνα) μέσω τηλεφώνου ή skype, αλλά και μέσω email (σε καθημερινή
 Τ1ΕΔΚ-05680 Techathlon Οργανωτική Δομή και Διαχείριση του έργου.

ή εβδομαδιαία βάση) επικοινωνία μεταξύ των Εταίρων για τα θέματα που τυχόν προκύπτουν, αλλά και για την
διασφάλιση της καλής συνεργασίας για την πρόοδο του Έργου.

Υποβολή Αναφορών
Κατά τη διάρκεια του Έργου θα συνταχθούν οι ακόλουθες Αναφορές:
 Εξαμηνιαίες Αναφορές: Κάθε εξάμηνο, κάθε Εταίρος θα καλείται να υποβάλει συνοπτική έκθεση προόδου
στον Συντονιστή του Έργου σχετικά με τις δραστηριότητες που έλαβαν χώρα και τα επόμενα βήματα για όλα
τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί.
 Ετήσιες εκθέσεις προόδου που θα παρέχει κάθε Εταίρος στον Συντονιστή του Έργου, ο οποίος στη συνέχεια
θα συντάσσει μία συγκεντρωτική Έκθεση προόδου και θα την υποβάλει στην ΕΥΔΕ ΕΤΑΚ.
 Αναφορές δαπανών, που καταρτίζονται κάθε έτος, μαζί με την ετήσια έκθεση προόδου. Κάθε Εταίρος θα
υποβάλλει στον Συντονιστή του Έργου τις πλήρως συμπληρωμένες αναφορές δαπανών, οι οποίες πρέπει να
είναι συνεπείς με τις πληροφορίες που θα περιλαμβάνονται στην έκθεση προόδου. Η συγκεντρωτική αναφορά
δαπανών θα καταρτίζεται από τον Συντονιστή του Έργου, ο οποίος θα την υποβάλλει στην ΕΥΔΕ ΕΤΑΚ.

Διαχείριση κινδύνων
Τυχόν μη διαχειριζόμενοι κίνδυνοι ενδέχεται να έχουν επιζήμιες επιπτώσεις στην εξέλιξη και στα αποτελέσματα
του Έργου και τελικά να οδηγήσουν σε συμβατικές διαφορές. Η διαδικασία διαχείρισης θα προσδιορίζει και θα
παρακολουθεί τους κινδύνους που θα μπορούσαν να έχουν αντίκτυπο στην εξέλιξη και τα αποτελέσματα του
Έργου και θα λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα για την καταστολή ή τον μετριασμό των επιπτώσεών τους. Ενώ
ορισμένοι κίνδυνοι μπορούν να εντοπιστούν κατά την εκπόνηση του Έργου και να αντιμετωπισθούν με
προσαρμοσμένες στρατηγικές που θα καταρτισθούν στο πλαίσιο του σχεδίου εργασίας, άλλοι, είτε εσωτερικοί
είτε εξωτερικοί (π.χ. τεχνικές εξελίξεις εκτός του έργου, εξέλιξη της αγοράς) ενδέχεται να εμφανιστούν κατά την
υλοποίηση του έργου και θα απαιτήσουν έγκαιρες διαχειριστικές αποφάσεις. Η παρακολούθηση των κινδύνων
κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του Έργου θα αποτελεί ευθύνη του Συντονιστή του έργου.

Οι Εταίροι έχουν επιλεγεί βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων, συμπεριλαμβανομένης της εμπειρίας, εξειδίκευσης και
ικανοτήτων, της προηγούμενης συνεργασίας μεταξύ των Εταίρων, και αντιπροσώπευση/κάλυψη διαφορετικών
γνωστικών πεδίων. Αυτή η επιλογή διασφαλίζει ότι οι δραστηριότητες που θα λάβουν χώρα στο πλαίσιο του έργου
θα παραδοθούν με επιτυχία.