MATERIA: TEORIA DE SISTEMAS. PROF: DOUGLAS GONZÁLEZ.

SSM. Un ejemplo practico.

En situaciones en las que se identifica sobre la aplicación del pensamiento de

claramente una necesidad precisa, por lo que
se pueden establecer objetivos claros, para dar
respuesta a esa necesidad. Esto es, el analista
de sistemas puede expresar el problema en
función de alcanzar unas metas claramente
definidas.
Las situaciones a que nos referimos en el
párrafo anterior se han denominado sistemas
“duros”.
En la presente veremos una manera en la que
un analista puede enfrentar situaciones
problemáticas, en las que no se puede
establecer metas claras para su resolución, por
tratarse de situaciones rodeadas de
circunstancias borrosas y en donde
seguramente existen percepciones diferentes,
a veces contradictorias, por parte de las
personas involucradas. A este tipo de
situaciones, en las que se encuentra un alto
componente social, político y humano, se les
conoce como sistemas “suaves” o de
“actividad humana”.
A partir de las consideraciones de Peter
Checkland, quien realizó una investigación
sistemas duros a sistemas de tipo
administrativo y social, surgió la Metodología
de Sistemas Suaves (conocida también como
SSM por ser sus siglas en inglés: Soft System
Metodology). Esta metodología está basada en
el paradigma del aprendizaje y asume la
realidad como constantemente reconstruida en
un proceso social de negociación, partiendo
del hecho de que una organización no existe
como un ente independiente, sino que es parte
del sentido desarrollado por un grupo de
personas comprometidas en un diálogo.
La Metodología de Sistemas Suaves busca
trabajar con las diferentes percepciones de
una situación, definiendo un proceso sistémico
de aprendizaje, en el cual diferentes puntos de
vista son discutidos y examinados a objeto de
definir acciones orientadas a su mejoramiento.
En la presente unidad se pretende que el
estudiante utilice la SSM en situaciones en las
que se hace difícil identificar el sistema. Es por
ello que el énfasis que se hará, será en que el
estudiante obtenga una “definición raíz” es
decir, describir el sistema dada una situación.

Objetivo: Analizar una situación del mundo real, utilizando la metodología de sistemas suaves.

Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos:

Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodología de sistemas para enfrentar
problemas no estructurados.
Para recordar
a. El análisis, cuando aplicamos la Metodología de Sistemas Suaves, debe consistir en la
construcción de una imagen lo más rica posible, de la situación problema.
b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodología de Sistemas Suaves:
1) Investigación del área del problema, 3) Producir una definición raíz o todas
tratando de identificar ¿quiénes son los las que puedan ser útiles para el
actores claves? ¿cómo funciona análisis, cada una correspondiente a
actualmente?, etc. una visión de la situación. En la
2) Representar la situación problema definición raíz se expresa una función
mediante diagramas “visiones central de un sistema de actividad
enriquecidas”, donde se muestren: humana. Una definición raíz viene a ser
- Estructura una hipótesis, según la cual, la situación
- Procesos problema puede ser mejorada mediante
- Hechos de la organización que puedan una propuesta de cambios que tanto el
ser relevantes para la definición del analista como el propietario del sistema,
problema han determinado como viables y
- Clima de la situación: relación entre deseables.
estructura y proceso.
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4) Por cada definición raíz obtenida en
el paso anterior se construirá el modelo
conceptual correspondiente, que
permitirá llevar a cabo el sistema de
actividad, especificado en la definición
raíz. O sea, se describen las actividades
que el sistema debe hacer, para
convertirse en el sistema descrito en la
definición raíz. Este es el paso más
riguroso de toda la metodología.
La técnica para realizar un modelo
conceptual de un sistema de actividad
humana es:
4.1) Ensamblar una lista mínima de
verbos que describan las actividades
principales implicadas en la definición
raíz. (Los verbos seleccionados son
relativos a las acciones que se deben
realizar en el sistema de actividad
humana que se analiza).
4.2) Ordenar lógicamente los verbos, de
manera que se sucedan en un orden
secuencial lógico de acciones.
4.3) Para cada acción, determinar la
entrada requerida (información).
Se debe verificar que el modelo
conceptual no sea deficiente,
comparándolo con un modelo de
“sistema formal” o con cualquier sistema
de pensamiento válido conocido por el
analista.
5) Se comparan los modelos
conceptuales con el mundo real, esto
es, el modelo construido en el paso 2)
se compara con los construido en el
paso 4). Esta comparación debe
realizarse con la participación de los
interesados en la situación problema, a
objeto de generar debates acerca de los
posibles cambios que pueden aliviar la
condición del problema.
Preguntas estratégicas que pueden
hacerse en este paso son: ¿Por qué
hacer esto, en lugar de hacer esto otro?,
comparando la realidad actual con el
modelo conceptual.
6) Se identifican los cambios factibles y
deseables. Por tratarse de sistemas
suaves, pocas veces los cambios a
realizar consistirán en la creación y
habilitación de un sistema. En lugar de
ello, los posibles cambios serán de tres
tipos:
- En estructura
- En procedimiento
- En “actitudes”.
Sin embargo, la aplicación básica de la
SSM en cuanto a la obtención de una
definición raíz, puede resultar muy útil
para identificar un sistema en
situaciones en las que no es obvio cuál
es el sistema que se debe analizar, esto
es, no se puede identificar las entradas,
salidas y objetivos del sistema.
7) Se definen las acciones, para llevar a
cabo los cambios identificados en la
etapa 6).

Elementos para evaluar la validez de una definición raíz

Obtener las definiciones raíz de un sistema, o la entidad de “entrada” se transforma en una
lo que es equivalente, identificar un sistema, es forma nueva , la entidad “salida”.
un punto crucial dentro de la elaboración del Según Checkland, para que una definición raíz
modelo del sistema que se analiza. Una esté bien formulada, es preciso considerar los
definición raíz expresa el propósito núcleo de elementos que se describen a continuación y
un sistema de actividad con propósito definido, como se observa, forman la palabra CATWOE.
dicho propósito núcleo siempre se expresa Este mnemónico es el modelo emblemático de
como un proceso de transformación en el cual actividad con propósito definido.

C “consumidores” víctimas o beneficiarios de Transformación

A “actores” aquellos que harán la Transformación
T “transformación” es el proceso mediante el cual la entrada se convierte en salida
W “weltanschauung” la visión que da sentido a la transformación T
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O “owners” propietario(s) del sistema
E “environment” medio ambiente: interacción y/o restricciones o imposiciones ambientales

Los elementos especificados conforman una caso, no es preciso que cada uno de los
lista de verificación útil para probar que se elementos de la lista se encuentre presente en
tiene una definición raíz válida correspondiente la definición raíz, pero sí es necesario que si
a una situación planteada. A excepción de los se ha omitido alguno, se haya hecho en forma
elementos identificados con las siglas T y W, consciente.
los cuales no pueden ser omitidos en ningún
Ejemplo de Aplicación de la Metodología de Sistemas Suaves

Como ejemplo tomaremos el caso presentado
por Peter Checkland y Jim Scholes 1, en el que
se hace un estudio de la Agencia Central de
Computación y Telecomunicaciones (ACCT),
la cual forma parte del Departamento de
Administración Pública Civil de Londres
Inglaterra.
La Agencia fue establecida en el año 1972,
época en que había pocas computadoras en el
gobierno central y en general, los
departamentos carecían de experiencia sobre
el uso de éstas. Su objetivo, según un manual
distribuido a los departamentos, era:

“La ACCT es responsable de la promoción de la computadora en la administración

gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar las selecciones de política.
Proporciona consejo sobre el desarrollo e implementación de computadoras y sistemas de
telecomunicación, incluidas todas las materias técnicas, es responsable de todos los aspectos
de la obtención y proporciona consejo sobre posibles aplicaciones computacionales y de
telecomunicaciones”

El estudio se centró en el desempeño de los OED se había vuelto muy difícil de

Oficiales de Enlace Departamental (OED),
quienes se encargaban principalmente de
evaluar los proyectos computacionales y de
aprobar (o no aprobar) el costo financiero que
implicaban. Los OED estaban adscritos a la
División de Proyectos de la Agencia y
normalmente eran el primer punto de contacto
entre la agencia y un departamento, resultando
ser una función difícil y compleja, sobre todo
en la medida que fue cambiando la tecnología
y los departamentos habían adquirido
experiencia y por ende, grado de autoridad
delegada.
En una revisión de los procedimientos de la
ACCT en 1981, se concluyó que el rol de los
desempeñar y se recomendó que fuera
revisado.
Dado que el director de la agencia tenía
conocimiento de que la Metodología de
Sistemas Suaves (MSS) era un enfoque para
analizar problemas mal estructurados,
comenzó un estudio de sistemas sobre el
problema detectado, para lo cual conformó un
equipo de trabajo en el que participarían Peter
Checkland y Ron Anderson del Departamento
de Sistemas en Lancaster.
La información inicial de la que partió el equipo
fue la siguiente:

“Los OED en la división de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre las que se
incluyen el consejo sobre la evaluación de proyectos computacionales, de telecomunicaciones
y máquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les han delegado a ellos la autoridad de
aprobar proyectos dentro de distintos límites financieros. A la luz de esto y otros cambios, el
equipo debía llevar a cabo una revisión del papel del OED, sin omitir:

1. El rango de las responsabilidades de los OED.

2. Las relaciones con las partes de la ACCT.
3. Las relaciones con los departamentos.
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4. Las relaciones con la industria computacional.
5. Las necesidades de inducción y entrenamiento.
6. La experiencia y características necesarias para desempeñar las tareas.
El equipo debía tener como objetivo el completar la revisión en cuatro meses y también el presentar un
reporte al comité directivo, donde estableciera las recomendaciones del equipo al mismo.”
Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodológico mostrado en la figura 1.

Figura 1
De acuerdo al plan metodológico, se acordó ,departamentos de suministro en el centro del
que se entrevistarían personas tanto servicio gubernamental y los proveedores de
pertenecientes a la ACCT como no computadoras. La lista de entrevistados, entre
pertenecientes a ella, de esta manera las personas y organizaciones contactadas dio un
entrevistas podrían incluir los intereses de total de 106 personas.
cada una de las divisiones de la agencia, los Los parámetros que se consideraron para las
departamentos de “consumidor” entrevistas, se muestran en la figura 2.

Figura 2.

Con el producto de las entrevistas, se llevaron - El trabajo en la política de tecnología de

a cabo las dos primeras etapas del plan información en un nivel estratégico se percibía
metodológico, identificándose algunos temas que era reactivo, en lugar de promover
del problema, como fueron: tecnología nueva, técnicas nuevas y
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estándares nuevos, que era el propósito
pretendido de la agencia.
- La necesidad de que la ACCT mejorara la
habilidad para obtener información
continuamente actualizada sobre proyectos
computacionales.
- Se aceptó que la ayuda y orientación que
suministraba la ACCT era generalmente ad
hoc, dependiente de la experiencia y
conocimiento de individuos particulares y que
no se proporcionaba corporativamente, bajo la
forma de política, pautas, estándares, etc.
El resultado de las dos primeras etapas fue
discutido en dos reuniones del equipo y a partir
de esas discusiones, emergieron muchas
ideas para sistemas pertinentes de actividad
humana y que sirvieron de base para obtener
definiciones raíz, con lo cual se llevarían a
cabo las etapas 3 y 4 del plan metodológico.
Las ideas fueron las siguientes:

1) Un sistema para promover la computación en la administración gubernamental. (En este caso se

tomó la descripción de la declaración oficial de objetivo como definición raíz).
2) Un sistema de proyecto de administración.
3) Un sistema con capacidad para monitorear proyectos departamentales (un subsistema de 2).
4) Un sistema para “trabajar el sistema ACCT” (por ejemplo, ayudar a los departamentos a fin de que
la ACCT “retire la responsabilidad o la conexión” a los proyectos de éstos).
5) Un sistema de interacción agencia-departamento que ayuda a que los departamentos se vuelvan
menos dependientes de la agencia.
6) Un sistema de interacción agencia-departamento que monitorea la formulación de políticas
computacionales de alto nivel.
7) Un sistema de interacción agencia-departamento que controla las actividades computacionales en
el gobierno.
8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los departamentos hacen al OED. (Los
OED estuvieron conscientes de su necesidad continua de hacer esto.)
9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo de la ACCT se lleve a cabo
(reclutamiento y entrenamiento).
10) Un sistema para facilitar la comunicación.
11) Un sistema de generación de pautas de procedimientos para la aplicación eficiente y efectiva de
la tecnología computacional y de telecomunicaciones en el gobierno.
12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agenciadepartamento en proyectos
específicos.
En las figura 3 puede observar el modelo de la definición raíz correspondiente a la idea N° 1, esto es,
tomar la declaración de objetivos de la ACCT como raíz.

C Administración gubernamental
A Profesionales ACCT
T Administración -> Mejor Administración Gubernamental mediante la promoción de la
computación.
W La Tecnología Computacional, etc., puede mejorar la eficiencia
O Alto nivel de Gobierno
E Normas de Administración Pública Civil; tecnología
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Figura 3
En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito en la definición raíz.
Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del funcionamiento del modelo, evaluando el
funcionamiento de la tecnología y las aplicaciones que se han adoptado, a objeto de realizar cambios
si fueren necesarios.
En las figura 4 se presenta una definición raíz que engloba las ideas N° 5, 6 y 7.
Definición raíz:
Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual se podrá decidir la
naturaleza de la relación agencia-dpto. (Extensión del involucramiento de la agencia en proyectos
departamentales con computadoras y telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la eficiencia
de la administración gubernamental.

C Departamento y agencia, por ende administración gubernamental

A Profesionales de ACCT
T Necesidad para decidir la relación agencia-dpto. en el proyecto propuesto.-> Necesidad
satisfecha
W Se pueden identificar y clasificar diferentes tipos de proyectos computadora –
telecomunicación; esto es útil y viable
O ACCT
E Normas de la Administración Pública Civil; tecnología
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Figura 4

CONCLUSIÓN
Con el estudio de este ejemplo, Ud. ha conocido una metodología basada en el enfoque de
sistemas, la cual es útil en situaciones problemáticas, en las que se dificulta la identificación de un
sistema para su análisis y el consecuente diseño de una solución para el problema que se desea
solucionar. Como hemos visto, la Metodología de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser
aplicada en estas situaciones, siendo la obtención de la(s) definición(es) raíz, o lo que es lo mismo,
la identificación de un sistema pertinente con un propósito definido, el punto crucial de la
metodología.
El mnemónico CATWOE es un recordatorio de los elementos que deben ser considerados para
validar una definición raíz: consumidores, actores, transformación, Weltanschauung, propietario y
medio ambiente.
De los elementos mencionados, solamente la “T” y la “W” son imprescindibles para considerar válida
una definición raíz. El resto de los elementos pueden ser omitidos, pero no por descuido, sino con el
debido conocimiento de causa.
Una vez que se ha obtenido una definición raíz válida, entonces puede realizarse el modelado de lo
que sería el sistema deseado (Modelo Conceptual).