Proyecto de Informatización de la Gestión Escolar

Justificación

En el ámbito administrativo escolar, la prevaleciente existencia de herramientas no digitales

tales como cuadernos de comunicaciones, boletines de calificaciones y demás documentos
no informatizados arrastra consigo diversas situaciones que pueden y deberían mejorarse, y
que exigen una adaptación acorde a la evolución tecnológica.

Aquello que antes nos era desconocido y de difícil alcance, se ha transformado en una
herramienta indispensable para la época que vivimos.

Se han encontrado diversos problemas que prevalecen en el circuito de gestión escolar, los
cuales se enumeran a continuación.

1. Misma información repetida y físicamente separada

La duplicación de información es un problema muy común. Se tiene la misma información

en distintos documentos impresos ya sean planillas, archivos, etcétera.

Esta información no está unificada ni normalizada y en muchos casos está desactualizada.

Por lo tanto, deja de ser confiable y válida y pierde así su valor característico.

Nada quita que en un sistema de gestión informatizado no pueda generarse redundancia de

datos -que se entiende como el almacenamiento de mismos datos varias veces en diferentes
lugares-. La redundancia de datos acarrea problemas tales como:

➔ Incremento de trabajo.

➔ Desperdicio de espacio de almacenamiento.

➔ Inconsistencia de datos.

En definitiva, se presentan los mismos problemas que si no se posee un sistema informático.

Pero la ventaja radica en que si una base de datos está bien diseñada no debería haber
redundancia de datos (exceptuando la redundancia de datos controlada que se emplea para
mejorar el rendimiento de las consultas).
2. Disponibilidad insuficiente de datos en tiempo real

El no poseer informatizado el circuito completo frena la evolución de las Instituciones

educativas hacia un nuevo modelo que persiga los fundamentos adoptados por la sociedad y
las organizaciones modernas: poder obtener y compartir cualquier información
instantáneamente, de forma confiable y en tiempo real.

De esta forma, informatizar el circuito completo de comunicación logrará la detección

temprana por parte de alumnos y padres de situaciones que suceden dentro de la institución
y el acceso inmediato a la información disponible.

3. Utilización de recursos no optimizada, información en condición de riesgo y existencia de

tareas que podrían ser automatizadas

Dentro del ámbito administrativo escolar se distinguen muchas tareas que son aún realizadas
por personas, aparejando con ello el error humano que es un factor importante a considerar
y que puede ser erradicado si se automatizan dichas tareas por completo. Un ejemplo de este
tipo de tareas sería el cálculo de la sumatoria total de inasistencias que registra un estudiante
en un período dado.

Por otro lado, lograr la digitalización de los documentos a través del almacenamiento digital
de los mismos permitirá proteger la información, brindar una fácil distribución y difusión de
la misma, optimizar el espacio físico, convirtiendo montones de papel en información de
acceso inmediato.

De esta forma, se verán eliminados problemas tales como:

● Extravío de datos: Se mitiga el riesgo de la pérdida de información y datos ocasionada por

incendios, robos, inundaciones y otras catástrofes impredecibles.

● Mutabilidad y falsificación de la información: Se conservan los documentos intactos a lo

largo del transcurso del tiempo. No se deterioran ni pueden sufrir adulteración dolosa sin
dejar rastro de ello.
● Acceso a la información: Al informatizar se permite el acceso simultáneo de varios
usuarios a la misma información.

Consecuentemente, algo destacado de este proceso de digitalización es la contribución al

cuidado del medio ambiente. El ahorro en gastos en papel y tinta de impresión que se puede
lograr no es en absoluto despreciable.

4. Comunicación no optimizada e informal

Actualmente no se crea un registro claro de la comunicación de la escuela para con los padres
de los estudiantes. La comunicación entre ellos es indirecta, siempre a través de algún medio
no informatizado tan fácil de extraviar como de adulterar.

A su vez, Rodríguez, Pérez y Corrons (2014) señalan que “la comunicación

estudiante-escuela se reduce a la cantidad de horas que el estudiante pasa dentro del recinto
escolar. No existe una vía eficiente para poder comunicarse con los estudiantes fuera del
horario escolar, ya fuera por situaciones extraordinarias o no, pero sí necesarias por parte de
la Institución educativa.”

Como alternativa y posible solución, sabemos que el uso de las tecnologías integra en nuevas
prácticas sociales a la cultura, la comunicación y el conocimiento. Desde la perspectiva de
espacio de comunicación, el ciberespacio suprime las limitaciones contextuales de carácter
espacial y temporal para la comunicación, generando una nueva concepción temporal, el
“tiempo atemporal” (Castells, 2000: 507), y otra espacial, el “espacio global”. Esto permite
establecer canales de comunicación, tanto sincrónicos como asincrónicos, que amplían las
posibilidades de comunicación y en consecuencia las interacciones sociales. La
comunicación virtual permite que no sea preciso compartir espacio ni tiempo, amplía el
espectro, trasciende.

Cabe aclarar que no se está planteando que la comunicación virtual y la comunicación

personal/real sean mutuamente excluyentes. Como dice Buch (2013), los maravillosos
avances en las comunicaciones pueden transformarse en una verdadera adicción e impedir el
pensamiento autónomo, además de alejar a la gente de un contacto real haciéndole creer que
está conectada.
La comunicación virtual no va a reemplazar a la comunicación personal, sino que la idea es
ampliar el espectro de comunicación, que ambas formas se sustenten una sobre la otra.

Si bien es cierto que muchas escuelas y docentes utilizan hoy en día algún medio tecnológico
para comunicarse con los estudiantes fuera del horario escolar -como pueden ser los grupos
de Facebook- estos medios no representan una vía eficiente y formal de comunicación. No
pertenecen al ámbito académico.

Objetivos

Propuestas de Mejoras

 Digitalizacion de Documenos
 Implementacion de Plataforma Web para Legajos de Personal
 Implementacion de Plataforma Web para Legajos de Alumnos
 Implementacion de Plataforma Educativa “Mi Escuela Digital” en el Nivel Primario
e Inicial.
 Creacion e implementación manual de descripción de puestos para todos los niveles

Propuesta: “Digitalización de documentos”

Fundamentación

Resulta pertinente la formulación y puesta en marcha del presente proyecto de

“Digitalización de documentos”, que permitirá almacenar, administrar y consultar grandes
volúmenes de documentos en forma de imágenes digitales, garantizando además la
conservación de los mismos en óptimas condiciones y la posibilidad de consulta
independientemente de la localización física de la documentación.
Finalidad:

Brindar un servicio de información ágil y efectivo, en el Centro Educativo Diocesano Pío

XII en todos sus niveles.

Objetivo general:

Digitalizar documentación e información educativa existente en el Centro Educativo

Diocesano Pío XII, poniendo la misma a disposición de los usuarios en forma rápida,
actualizada y confiable, utilizando formatos y tecnologías adecuados a la demanda.

Beneficiarios:

Serán beneficiarios directos del presente Proyecto las áreas de Secretaría, Oficina del
Alumno, RRH y aquellas que requieran del servicio de información.

Productos:

Materiales:

- Plataforma de acceso web conteniendo la información digitalizada perteneciente al

alumnado del Centro Educativo Diocesano Pío XII.

- Plataforma de acceso web conteniendo la información digitalizada perteneciente al

personal del Centro Educativo Diocesano Pío XII.

Servicios:

- Diseminación selectiva de la información

- Acceso a los documentos digitalizados a través de las plataformas webs

Actividades y tareas a realizar:

- Definir criterios de selección de los documentos a digitalizar, estableciendo prioridades

que permitan dar respuesta a las demandas requeridas.

- Escanear documentos en soporte papel transformándolos en imágenes electrónicas.

- Identificar campos temáticos de los documentos escaneados.

- Elaborar índices temáticos.

- Transferir las imágenes y el índice con la información al servidor y plataformas web del
Centro Educativo Diocesano Pío XII.

- Difundir los nuevos servicios.

Recursos necesarios:

Humanos:

Las actividades y tareas a realizar pueden ser desarrolladas con el personal que actualmente

se desempeña en el Centro Educativo Diocesano Pío XII (Personal que posee en su legajo
el convenio de confidencialidad en el manejo de la información)

Personal del Gabinete TIC: digitalización, resguardo de la información en las plataformas

web.

Representante Legal: definición de criterios de selección, identificación de campos

temáticos y elaboración de índices.

Materiales:

Disponibles en el CED PIO XII:

- Software de digitalización.

- Computadoras

- Conexión a Internet

- Servidor Cloud Server

A adquirir:

- Escáner Kodak Scanmate I1150 Dúplex Alta Velocidad

Tiempo:

El proyecto se implementará de forma progresiva en cada nivel, comenzando por el nivel

secundario ya que este nivel posee el personal capacitado para realizar dichas tareas. El
tiempo estimado para concluir con esta etapa de digitalización en todos los niveles se estima
en un periodo de 18 meses.
Propuesta: Plataforma Web para Legajos de Personal y Alumnado

Plataforma Web para Legajos de Personal

Fundamentación

Un sistema de información de RR.HH. se hace cada vez más indispensable dentro de las
organizaciones. Sin embargo, es el menos automatizado de todos los sistemas de una
organización. En muchas de ellas los documentos que competen al departamento de RR.HH.
se encuentran en archivos manuales y el volumen es considerable porque corresponde a
documentos generales a través de los años de funcionamiento de la organización. Así, generar
cualquier tipo de información se hace difícil, pues el proceso es manual e implica horas de
trabajos, haciendo que muchas veces no se alcancen los resultados esperados.
El surgimiento de las Tics ha favorecido considerablemente esta gestión de información y
proporciona las mejores alternativas, con el objetivo de servir de apoyo a la gestión de los
recursos humanos, tanto a nivel gerencial como operativo, brindando también información
que pueda utilizarse en procesos de planificación.
La implementación de los sistemas mencionados permite, entre otras cosas:

 Facilitar el registro, la actualización y la consulta del legajo del personal.

 Generar información con una perspectiva global, incluyendo resúmenes de cargos por
sectores, por fuente de financiamiento, por tipo de puestos, entre otros.
 Facilitar y apoyar la realización de los controles administrativos tendientes a
fortalecer la gestión, emitir las planillas y documentos, de acuerdo al registro de asistencia
del personal y a las normas administrativas aplicables.
 Apoyar los procesos de autoevaluación institucional a través de la emisión de reportes
estadísticos y otros informes.

De esta forma, los sistemas de gestión organizacional se han convertido en la herramienta

que permite a una organización automatizar e integrar la mayor parte de los procesos de su
servicio, compartir datos y producir y acceder a la información en tiempo real.
Implementación
Para llevar a cabo esta propuesta, elegimos la plataforma OrangeHRM. Orientado a los
departamentos de Recursos Humanos, esta plataforma ofrece una serie de herramientas que
cubren numerosas facetas de la gestión del personal, desde el reclutamiento hasta las licencias
y las evaluaciones de desempeño.

OrangeHRM dispone de varios módulos que ofrecen una solución completa y centralizada
para la gestión de los Recursos Humanos en organización de cualquier sector y
características. Entre los módulos disponibles en la distribución como software libre,
encontramos aquellos con las funcionalidades más utilizadas en los departamentos de
RR.HH., como vemos a continuación:

o Administración. Permite llevar las tareas más básicas en la gestión de Recursos

Humanos, como crear organigramas, definir la escala salarial, administrar los roles
de los usuarios y sus permisos.
o Información de los empleados. De una manera centralizada se puede almacenar y
consultar toda la información relacionada con los empleados de la organización.
o Licencias y Justificaciones. Mediante este módulo se puede administrar los distintos
permisos y las licencias diversas del personal, de una manera cómoda y centralizada.
o Control de asistencia. Este módulo se encarga de gestionar el tiempo que los
empleados pasan en la oficina y que dedican a las distintas áreas de su trabajo.
o Reclutamiento. Este importante módulo simplifica el almacenamiento de los CV de
los distintos candidatos para cubrir las vacantes.
o Desempeño del personal. Con esta herramienta, se puede analizar el desempeño de
los empleados en su trabajo.
o Panel de control del empleado. Los propios trabajadores disponen de un área en la
que pueden actualizar la información pertinente a ellos mismos, ahorrando tiempo a
los gestores de recursos humanos y asegurando la frescura de la información
almacenada.
 o Informes. En este módulo se ofrece información combinada de varios módulos,
como por ejemplo cantidad de ausentes, licencias, etc.

Recursos

Los recursos necesarios para la implementación de esta plataforma serian un Servidor

Dedicado con salida a internet, con base de datos MySQL y PHP.

Personal para la administración y carga de datos.

Costos
El Centro Educativo Diocesano Pío XII actualmente cuenta con un Cloud Server dedicado,
donde se alojan los distintos servicios web que ofrece el nivel secundario por lo que no se
necesitaría contratar algo nuevo. A su vez, el centro también posee personal capacitado para
dichas tareas por lo cual no sería necesario la contratación de persona extra o externo a la
institución.

Tiempos
El tiempo de final de implementación está directamente vinculado a la Digitalización de
documentos, una vez finalizada esa etapa se continuaría con la carga de la información en la
plataforma. Se estima aproximadamente que la carga total por nivel seria de un trimestre.

Plataforma Web para el Legajo del Alumnado

Plataforma de Gestión Educativa “Mi Escuela Digital” en el Nivel Primario

Fundamentación
Mi Escuela Digital es una plataforma de gestión académica enfocada en optimizar procesos
y proporcionar capacidad de análisis de información a las escuelas. Esta contribuye al
proceso de autoevaluación institucional sobre la base de información confiable, la que deberá
ser efectiva y oportuna para tomar acciones orientadas a mejorar la Calidad Educativa en la
escuela. Además, acerca la tecnología de vanguardia y capacidades de gestión operativa para
que secretarios, docentes y directores puedan enfocarse en la formación pedagógica del
alumno y no destinen su tiempo en tareas rutinarias y repetitivas. Tambien acompaña la
participación de la familia a través de diversos canales de comunicación.

Beneficios

Gestión académica

Redefine y optimiza los procesos operativos y académicos de la escuela a través de una única
plataforma de servicios, aplicable a los 3 (tres) niveles educativos de manera transversal.
Agiliza la emisión de libretas e informes de progreso escolar de manera fácil e intuitiva.

Portal familiar
Complementa la participación de padres en la comunidad educativa, ofreciendo acceso
seguro a información en línea de sus hijos.

Autoevaluación institucional

Transforma los datos académicos en información de gestión para una rápida y eficiente
autoevaluación institucional. Acceso a reportes con información actualizada e histórica.
Analiza la trayectoria, rendimiento de alumnos, de cursos y/o materias, para tomar decisiones
acertadas ante situaciones alertadas.

Comunicados

Maneja todas las comunicaciones institucionales de manera digital, complementando al

cuaderno de comunicados. Manteniendo un vínculo fluido entre docentes, padres, alumnos.
Gestiona y analiza todas las comunicaciones de la institución, desde una única plataforma de
mensajería.

Inscripción de alumnos

Mejora el proceso de inscripción de alumnos en todos los niveles educativos. Obtiene

información estadística en todo momento y brinda la posibilidad a las familias de realizar el
proceso desde su hogar vía internet.

Gestión administrativa

Integra los procesos administrativos y académicos para obtener información de alta calidad
para la toma de decisiones en tiempo real. Mejorar la eficiencia de procesos administrativos
de la institución garantizando resultados confiables.

Implentacion

En el nivel secundario la plataforma se encuentra funcionando desde junio del año 2017. El
proceso de implementación fue de manera gradual, adaptando la plataforma a la legislación
vigente en la provincia como así también a las necesidades del colegio. Al finalizar la etapa
de prueba y corrección de errores, se logro un funcionamiento estable de la plataforma
pasando luego a incorporar el módulo de admisión para la preinscripción e inscripción de los
alumnos que ingresan al nivel secundario. Habiendo sido esta una implementación mas
rápida, en el año 2019 se implementó el portal padre donde los padres o tutores pueden
visualizar de forma online el rendimiento académico del alumno, como así también recibir
comunicados desde la institución.

Dicho proceso se comenzó a replicar en el nivel primario, encontrase actualmente en la etapa

de carga información (nomina de alumnos, docentes, etc.). Una vez terminada esta etapa, se
procederá a la configuración y revisión de posibles errores para su puesta en funcionamiento.
Lograda esta etapa, se procederá a realizar el mismo proceso en el nivel inicial llegando a
tener una mirada integral de la trayectoria académica de cada alumno del Centro Educativo
Diocesano Pío XII.