Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak
SEKSYEN KANDUNGAN M/S

1 TUJUAN 2
2 LATAR BELAKANG 2
3 AMALAN 5S 3
3.1 SISIH 4
3.2 SUSUN 5
3.3 SAPU 6
3.4 SERAGAM 7
3.5 SENTIASA AMAL 8
4 PENJENAMAAN SEMULA (EKOSISTEM KONDUSIF 9
SEKTOR AWAM - EKSA)
5 PELAKSANAAN EKSA 11
5.1 VISI 11
5.2 MISI 11
5.3 POLISI 11
5.4 OBJEKTIF 11
5.5 LOGO & MOTO 12
5.6 PENUBUHAN & PERANAN JAWATANKUASA 13
5.7 PENGWUJUDAN ZON 20
5.8 KEPERLUAN ZON 33
5.9 KEPERLUAN SUDUT EKSA 34
5.10 FAIL EKSA 36
6 KRITERIA PENILAIAN EKSA
6.1 KOMPONEN A- KEPERLUAN UTAMA 41
PELAKSANAAN
6.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT KERJA / 47
PEJABAT
6.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM 66
6.4 KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN 80
6.5 KOMPONEN E- KAWASAN PERSEKITARAN 82
6.6 KOMPONEN F- TEMPAT KHUSUS 86
7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 101
8 PENUTUP 101
1
1. TUJUAN
Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak dalam mengamalkan Ekosistem
Kondusif Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja yang bersih, kemas dan
kondusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan
bagi piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima
sahaja. Umumnya, pelaksanaan EKSA adalah masih tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon / unit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.
2. LATAR BELAKANG
EKSA mula diamalkan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak secara

rasminya pada tahun 2017 untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
kondusif dan dalam masa yang sama dapat mengekalkan imej korporat di
pejabat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara
sistematik dan praktikal selain berupaya mengurangkan pembaziran daripada
segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi turut dapat dijimatkan.
Antara faktor yang berpotensi menyumbang ke arah pemantapan budaya

EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak adalah:
i. Sokongan dan komitmen yang diberikan oleh pihak pengurusan pejabat;
ii. Struktur pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan;
iii. Pendidikan dan latihan kepada warga pejabat;
iv. Komunikasi yang berkesan di kalangan warga pejabat;
v. Pelan pelaksanaan yang mantap; dan
2
vi. Perkongsian amalan baik EKSA.
3. AMALAN 5S
5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu dan Shitsuke yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa
Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di bawah:-
3
3.1 SISIH
Tumpuan diberikan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang

tidak diperlukan di tempat kerja.
Aktiviti sisih melibatkan:
 Item yang tiada nilai dan senang dibuang, perlu dibuang segera;
 Item yang ada nilai tetapi tidak digunakan dan tiada kegunaan pada
masa akan datang, maka perlu dihapuskan atau dijual mengikut
prosedur; dan
 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka
kaedah atau kos yang paling rendah, perlu ditentukan.
4
3.2 SUSUN
Amalan ini merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan
yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.
Aktiviti ini melibatkan:

 Item yang disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu
Keluar Dulu) jika mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai
tarikh luput ATAU item mempunyai tarikh luput yang sama, maka aturan
First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan;
 Item yang dilabelkan dengan nama dan nombor indeks;
 Item yang disimpan mengikut kategori; dan
 Item yang diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30
saat.
Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan yang digunakan,
adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat
asal.
5
3.3 SAPU
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam
keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.
 Menetapkan pemilik (ownership) bagi setiap ruang, perkakas dan mesin;
 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

ditetapkan; dan
 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

penyelenggaraan.
6
3.4 SERAGAM
Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih

dan teratur sepanjang masa.
Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun

atur atau format.
7
3.5 SENTIASA AMAL
Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu
dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempergiatkan amalan
EKSA.
 Audit dalaman dilakukan secara berkala;
 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;
 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang
ditunjukkan oleh warga pejabat; dan
 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui latihan.
8
4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)
EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah

diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam).
Justeru dalam garis panduan ini, nama EKSA akan digunakan bagi
menggantikan nama 5S.
4.1 Tujuan penjenamaan semula:
4.1.1 Menampilkan imej baru;

4.1.2 Kekal relevan;
4.1.3 Mempunyai identiti tersendiri;
4.1.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi; dan
4.1.5 Memenuhi keperluan semasa.
4.2 Objektif bagi penjenamaan semula:
4.2.1 Dapat menampilkan imej korporat;

4.2.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif;
4.2.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif; dan
4.2.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go
Green).
4.3 Faedah melaksanakan EKSA:
4.3.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti (bersih,

kemas, dan rapi);
4.3.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan
organisasi;
4.3.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran;
9
4.3.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam;

4.3.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi;
4.3.6 Meningkatkan semanga kerja berpasukan;
4.3.7 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan; dan
4.3.8 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.
10
5. PELAKSANAAN EKSA
5.1 Visi
Untuk mewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja.
5.2 Misi
Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin,

kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan ekosistem yang
kondusif di kalangan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.
5.3 Polisi
EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja,

perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra,
sihat, bersih, kemas dan selamat.
5.4 Objektif
5.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti

iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;
5.4.2 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja
berpasukan di kalangan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan
Negeri Perak;
5.4.3 Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap
perkhidmatan yang ditawarkan;
5.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif; dan
5.4.5 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap
kepentingan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green).
11
5.5 Logo dan Moto
“ Persekitaran Kondusif Warga Produktif ”
12
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak
5.6 Penubuhan Jawatankuasa
5.6.1 Carta Organisasi Jawatankuasa Induk dan Pelaksana EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak.
13
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Perak
5.6.2 Peranan Jawatankuasa Induk & Pelaksana EKSA
5.6.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan

EKSA;
5.6.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan;
5.6.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-
sumber kewangan;
5.6.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras
dengan dasar Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Perak;
5.6.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan
ketua-ketua;
5.6.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;
5.6.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan
bantuan JK Audit);
5.6.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA
(dengan bantuan JK Promosi); dan
5.6.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan
amalan-amalan kebersihan (dengan bantuan JK
Latihan).
5.6.3 Peranan Pengerusi
5.6.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

5.6.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
5.6.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA;
5.6.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber
kewangan;
14
5.6.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua

Jawatankuasa Pemandu (Audit/Promosi/Latihan) dan
Ketua Zon;
5.6.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan;
5.6.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan
bantuan Jawatankuasa Pemandu (Audit, Latihan,
Promosi); dan
5.6.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh
amalan terbaik.
5.6.4 Peranan Fasilitator
5.6.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan

ahli kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA;
5.6.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan
panduan yang disediakan; dan
5.6.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini
antara pihak pengurusan dengan kumpulan.
5.6.5 Peranan Penyelaras
5.6.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Induk dan

Pelaksana EKSA;
5.6.5.2 Menyelaraskan program EKSA;
5.6.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
5.6.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan
pelaksanaan EKSA;
15
5.6.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan
EKSA; dan
5.6.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA
dalam organisasi.
5.6.6 Peranan Sekretariat
5.6.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa

Pelaksana EKSA;
5.6.6.2 Menyelaraskan Program EKSA PSUK Perak;
5.6.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
5.6.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama
serta minit berkaitan pelaksanaan EKSA;
5.6.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA
dalam organisasi;
5.6.6.6 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit
serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan
EKSA; dan
5.6.6.7 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian
zon.
16
5.6.7 Peranan Jawatankuasa Audit Dalam
5.6.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis

panduan pelaksanaan audit;
5.6.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit
dalaman EKSA;
5.6.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-
kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit;
5.6.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;
5.6.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit
dalaman EKSA kepada Jawatankuasa Induk dan
Pelaksana EKSA; dan
5.6.7.6 Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa
mengikut keperluan.
5.6.8 Peranan Jawatankuasa Promosi
5.6.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA

dalam Carta Gantt Induk;
5.6.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi
(sepert pertandingan EKSA: kebersihan, poster, banner
dan lain-lain) bagi memupuk kesedaran dan penyertaan
bagi menjayakan pelaksanaan EKSA;
5.6.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi
memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan
sebagaimana yang dirancang;
5.6.8.4 Mencadangkan pengiktirafan/ insentif yang bersesuaian
kepada yang layak;
17
5.6.8.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan; dan
5.6.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap
kesedaran terhadap kepentingan EKSA di kalangan
warga kerja kepada Jawatankuasa Induk dan Pelaksana
EKSA.
5.6.9 Peranan Jawatankuasa Latihan
5.6.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi

memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja
PSUK Perak;
5.6.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/ bengkel/ lawatan
sambil belajar) yang diperlukan dari semasa ke semasa
bagi mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan
kualiti yang lain.(Keperluan latihan yang diperlukan boleh
dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA);
5.6.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan
yang dijalankan; dan
5.6.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi
peluang untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.
5.6.10 Peranan Ketua Zon
5.6.10.1 Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon;

5.6.10.2 Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon;
5.6.10.3 Memastikan ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu (Latihan /
Promosi / Audit) EKSA Peringkat Zon yang dilantik,
menyertai dan membantu aktiviti Jawatankuasa
18
Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) secara

berjadual;
5.6.10.4 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli
kumpulan;
5.6.10.5 Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakan bentuk
aktiviti dalam Carta Gantt Zon, selaras dengan Carta
Gantt Induk bagi membudayakan EKSA di peringkat zon;
5.6.10.6 Memberi maklum balas mengenai status pelaksanaan
EKSA kepada Jawatankuasa Induk dan Pelaksana
EKSA secara berkala;
5.6.10.7 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan
aktiviti EKSA ; dan
5.6.10.8 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada
warga kerja.
19
5.7 Pewujudan Zon
5.7.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untuk memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.
5.7.2 Senarai zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA Pejabat

Setiausaha Kerajaan Negeri Perak adalah seperti berikut:-
BIL BAHAGIAN NAMA ZON

1 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Floraria
2 Bahagian Pengurusan Maklumat Akasia
3 Bahagian Kerajaan Tempatan BKT
4 Bahagian Audit Dalam Audit
5 Bahagian Korporat Twilight
6 Unit Perancang Ekonomi Negeri Ibnu Khaldun
Al-Maqrizi
7 Bahagian Khidmat Pengurusan Akar Dani
Kembang Cina
Kemuning
Lavender
Melati
8 Bahagian DUN MMK Cokmar
20
5.7.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih terperinci adalah seperti
berikut:
21
PELAN LANTAI BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT
22
PELAN LANTAI BAHAGIAN KERAJAAN TEMPATAN
23
PELAN LANTAI BAHAGIAN AUDIT DALAM
24
PELAN LANTAI BAHAGIAN KORPORAT
25
PELAN LANTAI UNIT PERANCANG EKONOMI NEGERI
26
PELAN LANTAI BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN (PENTADBIRAN)
27

PENGURUSAN (PERPUSTAKAAN)
28

PENGURUSAN (TASKA)
29

PENGURUSAN (UNIT SULIT)
30
PELAN LANTAI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

(KUMPULAN SELENDANG PERAK)
31
PELAN LANTAI BAHAGIAN DEWAN NEGERI &

MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN
32
5.8 Keperluan Zon
5.8.1 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.

5.8.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh
Ketua Zon tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh
Jawatankuasa Induk dan Pelaksana EKSA.
5.8.3 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:
5.8.3.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di

peringkat zon;
5.8.3.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon;
5.8.3.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA;
5.8.3.4 Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA peringkat zon;
5.8.3.5 Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon;
5.8.3.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA
sepertimana yang dinyatakan dalam Garis Panduan
Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Perak yang terkini;
5.8.3.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli
zon;
5.8.3.8 Menyediakan Sudut EKSA zon di lokasi yang strategik;
dan
5.8.3.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA
peringkat zon.
33
5.9 Keperluan Sudut EKSA
5.9.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara seperti

berikut:-
5.9.1.1 Nama Zon;
5.9.1.2 Polisi , Objektif, Visi & Misi EKSA;
5.9.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja);
5.9.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja);
5.9.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Induk &
Pelaksana sahaja);
5.9.1.6 Carta Organisasi Zon (Catatan: peringkat zon sahaja);
5.9.1.7 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum &
selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon
tersebut);
5.9.1.8 Logo EKSA PSUK Perak;
5.9.1.9 Moto EKSA PSUK Perak; dan
5.9.1.10 Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan
promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman /
gambar bagi aktiviti seperti Gotong- royong, Anugerah/
Penghargaan dan slot Buletin EKSA).
5.9.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan).
5.9.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA perlu dipamerkan.
5.9.4 Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas untuk
mempamerkan aktiviti EKSA seperti gambar sebelum & selepas,
gotong royong, anugerah dan sebagainya, maka sudut tersebut
perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA.
34
5.9.5 Format susun atur maklumat bagi Sudut EKSA yang perlu
dipamerkan pada dinding atau papan kenyataan di setiap zon
adalah seperti berikut:-
35
Gambar: Contoh Carta Organisasi Zon
5.10 Fail EKSA
Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan pada peringkat

Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Pemandu (Audit/ Promosi/ Latihan)
dan Zon dalam bentuk cetakan (hardcopy). Sehubungan itu, kandungan
yang perlu ada dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:-
36
BIL TAJUK KANDUNGAN CATATAN

BAHAGIAN
Maklumat ini perlu ada dalam fail

semua peringkat iaitu fail:
Misi, Visi, i. JK Induk & Pelaksana;
1 PENGENALAN Polisi, Objektif,
Moto, Logo dan ii. JK Pemandu (Audit/ Promosi/
Latihan); dan
Garis panduan
EKSA iii. JK Zon.
Bagi Fail JK Induk, carta organisasi

yang perlu ada ialah:
Carta Organisasi i. Carta Organisasi JK Induk
CARTA
2 Jawatankuasa ii. Carta Organisasi JK Pemandu
ORGANISASI (JK) EKSA
Bagi Fail JK Zon, carta organisasi yang
perlu ada ialah:
i. Carta Organisasi JK Induk
ii. Carta Organisasi JK Zon
Carta Gantt yang lengkap dan terkini

Carta Gantt perlu didokumenkan dalam:
EKSA i. Fail JK Induk
menyatakan
3 CARTA GANTT dengan jelas ii.Fail JK Pemandu
masa aktiviti
Bagi Fail JK Zon, Carta Gantt yang
dirancang dan
perlu didokumenkan adalah:
masa aktiviti
tersebut i. Carta Gantt JK Induk
dilaksanakan. ii. Carta Gantt JK Zon
37

BAHAGIAN
Pelan lantai keseluruhan (setiap zon)

perlu ada dalam Fail JK Induk
Pelan lantai Dalam Fail JK Zon, perlu ada pelan
keseluruhan lantai zon yang menunjukkan
4 PELAN LANTAI / zon keseluruhan zon yang terlibat dan
masing- pembahagian kawasan subzon (jika
masing berkenaan). Pastikan kedudukan bilik
terperingkat/ bilik fail sulit/ bilik server
tidak dinyatakan dalam pelan lantai
bagi tujuan keselamatan.
Minit mesyuarat Minit Mesyuarat JK Induk EKSA perlu

yang disimpan ada dalam:
mesti lengkap i. Fail JK Induk
5 MINIT dengan:
ii. Fail JK Pemandu
MESYUARAT
i. Surat panggilan
iii. Fail JK Zon
mesyuarat
Minit mesyuarat JK Pemandu atau
ii. Senarai
minit mesyuarat JK Zon hanya perlu
kehadiran sebenar
disimpan dalam fail JK masing-
ahli mesyuarat
masing sahaja.
iii. Minit mesyuarat
Dokumen yang Maklumat ini perlu didokumenkan

perlu ada ialah: dalam:
LAPORAN i. Kriteria Audit Fail JK Induk
6 AUDIT EKSA
Fail JK Pemandu
ii. Keputusan Audit
/ Laporan Audit Fail Jk Zon
Dalaman EKSA
38

BAHAGIAN
Gambar yang Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan

diambil bersama.
mempamerkan
7 LAPORAN Gambar aktiviti akan didokumenkan
suasana aktiviti
AKTIVITI dalam:
JAWATANKUASA EKSA seperti
INDUK/ PEMANDU gotong-royong, Fail JK Induk (aktiviti secara
pertandingan, keseluruhan - Lampiran)
latihan, audit dan Fail JK Pemandu (aktiviti anjuran
lain-lain aktiviti
berkaitan yang JK masing-masing)
dianjurkan oleh
JK masing-
masing
Gambar yang Tarikh gambar diambil perlu dipaparkan

8 diambil bersama gambar tersebut.
LAMPIRAN:
mempamerkan Gambar sebelum dan selepas ini hanya
keadaan perlu didokumenkan dalam:
GAMBAR kawasan di Zon
SEBELUM DAN Fail JK Zon
SELEPAS
Gambar yang Tarikh gambar diambil perlu

diambil dipaparkan bersama.
mempamerkan
9 LAMPIRAN: Gambar aktiviti akan
suasana aktiviti
didokumenkan dalam:
LAPORAN EKSA seperti
AKTIVITI gotong-royong,
ZON dan lain-lain Fail JK Zon
aktiviti yang
berkaitan yang
dijalankan oleh
Zon masing-
masing
39
5.10.1 Bagi maklumat dokumen tambahan seperti rekod belanjawan,

maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA
selain dari yang dinyatakan dalam jadual di atas boleh dibuat di
dalam Fail EKSA di bawah tajuk “LAMPIRAN”.
5.10.2 Sekiranya satu (1) fail tidak mencukupi untuk mendokumentasikan

kesemua maklumat yang tersebut di atas, penggunaan fail
tambahan adalah dibenarkan.
6. KRITERIA PENILAIAN EKSA
Merujuk kepada kriteria penilaian EKSA, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak
merupakan agensi di bawah kategori kluster Pentadbiran yang menggunakan kriteria
penilaian Model B yang melibatkan kriteria generik dan khusus. Penekanan terhadap
pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang merangkumi
keseluruhan persekitaran tempat kerja di pentadbiran ini.
Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B : Ruang Tempat Kerja / Pejabat
Komponen C : Tempat Umum
Komponen D : Keselamatan Persekitaran
Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasiliti
Komponen F : Tempat Khusus (Umum)
40
6.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
6.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA meliputi 20 pecahan

komponen yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop
aktiviti yang dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa
tersebut.
6.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan

secara ringkas seperti di bawah:
TANGGUNGJAWAB AKTIVITI
A1 JK Induk Menyediakan Manual atau Garis panduan selaras dengan
Polisi EKSA
A2 JK Induk (melalui Menyebarkan Manual/ Garis panduan serta Polisi EKSA

penyelaras) dan memastikan semua warga kerja memahaminya
A3 JK Induk (melalui JK Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh

Audit) semua warga kerja
A4 Sekretariat (JK Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan

Induk) teratur dan sentiasa dikemaskini
Setiausaha (JK
Latihan,Promosi &
Audit dan JK Zon)
A5 JK Induk Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti
manual / garis panduan yang dibangunkan oleh
Jawatankuasa Induk
41
A6 Ketua Zon Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang

strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi
beberapa perkara yang wajib dipaparkan
A7 JK Induk Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri

sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut:
i.JK Latihan
ii. JK Promosi
Ketua Zon iii. JK Audit
A8 JK Induk Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara

berkala seperti:
JK Latihan, Promosi i.Menyedia dan kemaskini Carta Gantt
dan Audit ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit
iii. Melaksana Program EKSA
JK Zon
A9 JK Induk Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai
Penaung/Penasihat EKSA
A10 JK Induk Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti
program kesedaran dan lawatan
A11 Penyelaras JK Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA

Induk dalam Mesyuarat Pengurusan PSUK/ Mesyuarat JK
Ketua JK Latihan Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan
Ketua JK Promosi
Ketua JK Audit
Ketua Zon
A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh
JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan
sekurang-kurangnya 2 kali setahun
42
A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman

dan tindakan susulan warga kerja PSUK
A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU

selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan
semula)
A15 JK Promosi (Induk) Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan

dengan bantuan JK seperti contoh berikuti:
Audit (Induk) i. Anugerah Zon terbaik
ii. Anugerah Bilik terbaik
iii. Anugerah Bahagian terbaik
iv. Anugerah Workstation terbaik
v. Anugerah Tandas terbaik
vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik
A16 JK Induk dengan Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada
bantuan Fasilitator peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain
A17 JK Promosi Menyebar dan memaklumkan mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga PSUK:
i. Hebahan secara media cetak
ii. Hebahan secara media elektronik
A18 JK Zon Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja anggota
A19 JK Zon Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh

berikut:
i. Kreativiti mengguna bahan terpakai;
ii. Barang terpakai untuk hiasan; dan
iii. Hiasan/kegunaan EKSA
43
A20 JK Zon Melaksanakan program penjimatan tenaga secara

menyeluruh seperti contoh berikut:
i.Notis / Arahan penjimatan tenaga
ii. Penggunaan lampu/ peralatan elektrik save energy
iii. Penetapan suhu optimum
iv. Penjimatan kertas
v. Penjimatan Air
vi. Kempen Hijau dan kitar semula
JK Promosi Melaksanakan Program kitar semula di peringkat agensi.
JK Zon Menyediakan analisis penjimatan, contohnya:

i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
44
45
46
6.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat
6.2.1 Peralatan Pejabat

6.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas
meja / tray dalam laci.
6.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan
sentiasa boleh digunakan dengan selamat.
6.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci
bertanda atau berlabel.
6.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan
jelas dan mudah difahami.
6.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun
kemas di tempat bersesuaian.
6.2.1.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap,
seragam dan terkini mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.
Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada saiz
dan kesesuaian bilik/ ruang.
6.2.1.7 Susun Atur Peralatan Pejabat :
6.2.1.7.1 Semua perabot dan peralatan pejabat

tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan
pekerja.
6.2.1.7.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan
adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan
suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej
korporat.
47
6.2.1.7.3 Teknik susunan peralatan boleh

memendekkan masa memproses sesuatu
kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan
berhampiran dengan work station pegawai.
Gambarajah 1: Contoh susun atur pejabat
6.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

(Panduan Pengurusan Pejabat)
6.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan
dan dipamerkan di ruang yang strategik.
6.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak
berdebu, tersusun dan kemas.
6.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan
meletakkan indeks.
6.2.2.4 Susun atur fail:-
48
6.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan.

6.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel
dengan jelas dan mudah dilihat.
6.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik,
mudah diperoleh / disimpan dengan teknik
susunan yang berkesan bagi memudahkan
carian /capaian dalam tempoh 30 saat
(Contoh: 30 saat untuk setiap fail).
6.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara
berbaring dengan tetulangnya menghala ke
atas dan nombor rujukan menghala ke
hadapan dan disusun dengan kemas dan
teratur mengikut turutan nombor siri fail.
6.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal
selepas digunakan sebelum tamat waktu
bekerja.
6.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu
disimpan didalam kabinet besi berpalang.
Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu
dilekatkan di luar kabinet.
6.2.2.4.7 Cara simpanan bagi fail-fail terperingkat yang
digunakan adalah berdasarkan tahap
klasifikasi fail. Indeks bagi fail-fail terperingkat
tidak perlu dipaparkan pada bahagian luar
kabinet. Pelabelan nama, kecuali
menggunakan kod atau tanda bagi fail
terperingkat yang mendedahkan kandungan
fail tersebut, adalah TIDAK dibenarkan. Ini
adalah bertujuan untuk memastikan tahap
49
keselamatan maklumat kerajaan terjamin.

(Sila rujuk arahan Pentadbiran Kerajaan
Negeri dan arahan keselamatan sebagaimana
yang ditetapkan oleh Pejabat Ketua Pegawai
Keselamatan Kerajaan Malaysia-
www.cgso.gov.my)
6.2.2.5 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan

bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau
fail aktif /tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad
Daftar Pengguna dan Kad Keluar Masuk Fail).
6.2.2.6 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam
bilik fail.
6.2.2.7 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat
yang selamat dan diparkirkan.
6.2.2.8 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan
dengan jelas dan mudah difahami.
6.2.2.9 Pegawai bertanggungjawab (pemilik / ownership) dilantik
bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai
dan nombor untuk dihubungi).
50
Gambarajah 2: Contoh susunan fail dan kabinet
6.2.3 Hiasan Dalaman
6.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah,

jimat untuk diselenggarakan serta kedudukannya tidak
mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja
6.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat
bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan
sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam
Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)
6.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan
sebaiknya.
6.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok
bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan,
penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk
51
terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti

hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.
6.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan
akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika
masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi
memastikan ia berfungsi.
6.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak
kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya
tidak mencacatkan pemandangan.
6.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun,
menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam
keselamatan pekerja.
6.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan
6.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan
SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug
lampu yang terbabit.
6.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada
setiap partition dan bilik pegawai.
6.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di
tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang
ramai.
52
Gambarajah 3: Contoh tanda arah/petunjuk/peringatan
6.2.5 Ruang Kerja Terperingkat
6.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan

Kawasan Kerja Larangan.
6.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih,
tidak berdebu dan selesa.
6.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu
diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan
pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan
keselamatan).
6.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership)
perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama
pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah
dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
53
6.2.6 Ruang Kaunter
6.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu,

bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.
6.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas
Pelanggan, Direktori Pelanggan, Borang / Brosur
berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan.
ramai.
6.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu
sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan
selamat.
6.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan,
pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan
kepada pelanggan).
6.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-
borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan
teratur dan dilabelkan.
6.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu
untuk pelanggan.
6.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra
Pelanggan.
54
6.2.7 Bilik Operator
6.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan
selamat.
ramai.
6.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi
tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa
dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam
Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu
disampaikan kepada telefonis).
6.2.8 Lantai
6.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan

tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak
berlubang/pecah atau rosak.
6.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.
6.2.8.3 Inisiatif/Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.
6.2.9 Dinding / Partition Pegawai
6.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.

6.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan
mempamerkan imej korporat.
55
6.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di

ruang tempatkerja masing- masing termasuk bilik
pegawai.
6.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun
kemas dan teratur.
6.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk
hiasan.
6.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan
dihadapan partition.
6.2.10 Siling
6.2.10.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik

6.2.10.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan
6.2.10.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif
untuk pembaikan segera perlu diambil.
6.2.11 Lampu dan soket
6.2.11.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan

mudah difahami.
6.2.11.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
6.2.11.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
6.2.11.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif
untuk pembaikan segera perlu diambil.
56
6.2.12 Meja
6.2.12.1 Di bahagian atas meja
6.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.

6.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan
(optional).
6.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional).
6.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan
hendaklahdisusun dengan kemas dan teratur
pada setiap masa.
6.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks
yang ditetapkan.
6.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan
disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber
stamp).
6.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja
6.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi

bakul sampah.
6.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu
dikemaskan dengan menggunakan bahan-
bahan yang sesuai seperti black tape / cable
casing.
6.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan
digunakan secara guna sama.
57
6.2.13 Laci (Meja/ Almari)
6.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan

dengan kemas.
6.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,
penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
6.2.13.2.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat
tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti
pegawai.
6.2.13.2.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan
diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen
rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
6.2.13.2.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan
diguna bagi menempatkan alatan/ barang
peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon
bimbit dan lain-lain.
6.2.13.3 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:
6.2.13.3.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat
tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti
pegawai
6.2.13.3.2 Laci kedua dilabelkan “PERIBADI” dan diguna
bagi menempatkan alatan / barang peribadi
58
seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan

lain-lain
6.2.13.4 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti

berikut:
6.2.13.4.1 Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari

3, maka keutamaan penyimpanan ialah kepada
peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat
tulis (dilabel sebagai “ALAT TULIS”), buku
catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai
“DOKUMEN”).
6.2.13.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu

diletakkan di dalam laci/ almari ruangan peribadi atau
tempat yang bersesuaian dan disusun kemas.
6.2.13.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel
iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan
barang peribadi tidak boleh bercampur.
6.2.13.7 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di
dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.
6.2.14 Kerusi
6.2.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi

ketika tidak digunakan.
6.2.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di
belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).
59
6.2.14.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk

diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
6.2.15 Peti Sejuk
6.2.15.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam

keadaan yang baik.
6.2.15.2 Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang
disimpan berada dalam keadaan bersih, disusun kemas
dan tidak bercampur aduk.
6.2.15.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam
bilik.
6.2.16 Komputer dan pencetak
6.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah

sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna.
6.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan
mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor
tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan
pintu masuk.
6.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).
6.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh
digunakan.
6.2.17 Pelabelan dan Pemakiran
6.2.17.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu
60
menggunakan tape untuk tujuan penanda parkir

peralatan)
6.2.17.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut
kesesuaian zon.
61
62
63
64
65
6.3 Komponen C: Tempat Umum
Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam
penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan
termasuk pelawat.
Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan
adalah:
6.3.1 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan berada dalam
keadaan berikut:
6.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

6.3.1.2 Peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan dengan baik.
6.3.1.3 Peralatan/ kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk
dan disusun kemas ketika tidak digunakan.
66
6.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.
6.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di
pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan
tanda (slot in board).
6.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana
bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala
(Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian /
Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam
pelanggan, program Kementerian / Bahagian dan lain-
lain).
6.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan
selepas mesyuarat selesai.
6.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah,
biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan.
6.3.1.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.
6.3.1.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor,
mikrofon dan power supply ditutup sebelum
meninggalkan bilik mesyuarat.
6.3.1.11 Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di
bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.
6.3.1.12 Kerusi dinomborkan dan pelan lantai dipamerkan dengan
jelas.
6.3.1.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan
diletakkan di lokasi yang bersesuaian
6.3.1.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/
bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk
dihubungi).
67
6.3.2 Bilik Latihan/Bilik Guna Sama

Kawasan ini perlulah mematuhi keadaan yang berikut mengikut
kesesuaian:
6.3.2.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

6.3.2.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan
yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai
pencapaian Jabatan/ Bahagian, penyataan kualiti/ hala
tuju, piagam pelanggan dan lain-lain).
6.3.2.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada
dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik.
penyelenggaraan yang baik.
6.3.2.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang
disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
6.3.2.6 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ ownership) perlulah
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama
pegawai dan nombor untuk dihubungi).
6.3.3 Bilik Sumber dan Multimedia
6.3.3.1 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih, susunan rapi dan

kemas serta menyenangkan pelanggan.
6.3.3.2 Sistem susunan yang teratur dan barang-barang yang
disimpan mudah untuk diambil/ dicapai/ dicari (seperti
rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan) apabila diperlukan.
6.3.3.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam
keadaansempurna dan boleh digunakan dengan baik.
68
6.3.3.4 Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan petunjuk

yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
penyelenggaraan yang baik.
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik sumber &
multimedia (nama pegawai dan nombor untuk
dihubungi).
6.3.4 Surau/ Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan
surau/ bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
6.3.4.1 Semua peralatan/ kemudahan (contoh: kemudahan

tempat berwuduk) perlu berada dalam keadaan
sempurna dan boleh digunakan dengan baik.
6.3.4.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih
untuk keselesaan ramai.
6.3.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun,
dilipat atau digantung dengan kemas.
6.3.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan
Surau / Bilik Solat.
6.3.4.5 Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan
mengikut keperluan.
6.3.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di
dalam almari / kabinet / rak yang disediakan.
6.3.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling
surau/ bilik solat dengan jelas.
6.3.4.8 Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.
69
6.3.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan.

6.3.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
6.3.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk
mendapatkan suasana yang sentiasa segar.
6.3.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan.
6.3.4.13 Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK
dibenarkan. Tanda amaran larangan dipaparkan di
dalam bilik tersebut.
6.3.4.14 Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau /
bilik solat, sistem inventori dan penyelenggaraan perlu
dibuat.
dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/ bilik solat
(nama pegawai dan nombor telefon).
6.3.5 Pantri
6.3.5.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

6.3.5.2 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan
bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak,
kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.
6.3.5.3 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi
menghindarkan bau yang tidak menyenangkan.
6.3.5.4 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak
berbau.
6.3.5.5 Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas
dan teratur setelah digunakan.
6.3.5.6 Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar
pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/ optional).
70
6.3.5.7 Pinggan mangkuk/ cawan/ gelas TIDAK diletakkan di

atas meja dan sinki selepas digunakan.
6.3.5.8 Pinggan/ mangkuk yang masih basah hendaklah dilap
dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/ rak.
6.3.5.9 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.
6.3.5.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan
tiada sisa makanan.
6.3.5.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh
dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas
bertutup (Contoh: dimasukkan dalam bekas makanan)
dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/ optional).
6.3.5.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.
6.3.5.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan
jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-
apa arahan yang berkaitan.
dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama
6.3.6 Tandas
6.3.6.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

6.3.6.2 Senarai peralatan/ kelengkapan yang perlu ada
secukupnya dalam tandas:
6.3.6.2.1 Bekas sampah.

6.3.6.2.2 Sanitari bin (untuk bilik air wanita).
6.3.6.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer).
6.3.6.2.4 Mesin penyembur pewangi.
71
6.3.6.2.5 Cecair pencuci.

6.3.6.2.6 Kertas tisu.
6.3.6.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk

dinding dan pintu utama.
6.3.6.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada
kebocoran dan tidak bersawang.
6.3.6.5 Semua lampu berfungsi dengan baik.
6.3.6.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih,
lengkap dengan penyelak dan penyangkut pakaian.
6.3.6.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh
selamat.
6.3.6.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik
serta flushing system berfungsi dengan sempurna.
6.3.6.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system
berfungsi dengan sempurna.
6.3.6.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air
berfungsi.
6.3.6.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan
kering.
6.3.6.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan
sempurna dan sentiasa ada sabun.
6.3.6.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan
6.3.6.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang
kurang menyenangkan.
6.3.6.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam
keadaan yang baik.
72
6.3.6.16 Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan,

pastikan ianya sentiasa bersih dan semua paip air
berfungsi dengan baik.
6.3.6.17 Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam
keadaan yang bersih, baik dan berfungsi.
6.3.6.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan
pembersihan dipaparkan pada pintu bilik air.
6.3.6.19 Tandatangan pegawai bertanggungjawab (pemilik/
ownership) bagi pengesahan kerja pembersihan yang
telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.
dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama
6.3.7 Perpustakaan / Pusat Sumber
6.3.7.1 Perpustakaan/ pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih

dan kemas.
6.3.7.2 Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan
pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah
dicapai (seperti rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan).
6.3.7.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.
6.3.7.4 Kemudahan tanda arah/ maklumat keterangan dan
petunjuk disediakan dan mudah dilihat.
6.3.8 Gimnasium
6.3.8.1 Peralatan gimnasium disusun dengan kemas dan teratur

serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan.
73
6.3.8.2 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada

dalam keadaan baik serta sempurna.
6.3.8.3 Jadual penggunaan gimnasium dipamerkan untuk
kemudahan pengguna dan dipamerkan di kawasan yang
mudah dilihat.
6.3.8.4 Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan
(Contoh: Buku Rekod Pengguna).
6.3.8.5 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi
memantau kebersihan gimnasium.
6.3.9 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu
6.3.9.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan

tersusun.
6.3.9.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk
kemudahan pelanggan/ tetamu luar.
6.3.9.3 Peralatan/ kemudahan/ perabot di ruang menunggu
disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.
6.3.9.4 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas
dan ceria.
6.3.9.5 Kemudahan tanda arah/ petunjuk dipamerkan dengan
jelas di kawasan yang mudah dilihat.
6.3.9.6 Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi
disediakan.
6.3.9.7 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:
6.3.9.7.1 Sistem Maklumbalas Pelanggan.

6.3.9.7.2 Direkotri Pelanggan.
6.3.9.7.3 Borang-borang / Brosur berkaitan.
74
6.3.9.7.4 Bahan bacaan untuk pelanggan.
6.3.9.8 Usaha-usaha delighting the customer seperti

mewujudkan persekitaran yang kondusif dan kemudahan
sokongan ada dilaksanakan.
6.3.9.9 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra
pelanggan.
6.3.10 Lobi Utama / Ruang hadapan
6.3.10.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih,

kemas dan ceria.
6.3.10.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas
dan berkeadaan baik.
6.3.10.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan
sebarang halangan seperti barang/ peralatan yang boleh
mengganggu ruang laluan.
6.3.10.4 Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam
pelanggan dan maklumat korporat lain sentiasa perlu
dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah
dilihat.
6.3.10.5 Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:
6.3.10.5.1 Buku Kedatangan Pelawat.

6.3.10.5.2 Direktori Pegawai.
6.3.10.5.3 Sudut Informasi untuk Pelanggan.
6.3.10.5.4 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej
korporat.
6.3.11 Laluan Utama/ Laluan Awam
75
6.3.11.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa

buangan yang diletak di sepanjang laluan.
6.3.11.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang
laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan
teratur supaya tidak menghalang laluan.
6.3.11.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/ umum hendaklah
disusun dengan baik supaya tidak mengganggu laluan
perjalanan.
6.3.11.4 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan
hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini
maklumatnya.
6.3.11.5 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.
76
77
78
79
6.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran
6.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin

suasana kerja yang selamat:
6.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau

peralatan yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga,
fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya).
6.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah
sentiasa ditutup dan tidak dihalang.
6.4.1.3 Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam
keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.
6.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat
kebenaran.
6.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang
kecuali pantri.
6.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan
hendaklah jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda
KELUAR dan AWAS).
6.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh :
barang-barang pra pelupusan).
6.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran
dalaman PSUK (Contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail,
bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya).
6.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual
penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan,
berkeadaan bersih dan diletakkan ditempat yang sesuai
dan mudah dicapai.
80
6.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah

dilapor dan diselenggarakan dengan segera.
6.4.2 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:
6.4.2.1 Arahan Keselamatan.

6.4.2.2 Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill).
6.4.2.3 Tanda amaran.
6.4.2.4 Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul.
6.4.2.5 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
81
6.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran
6.5.1 Tempat Meletak Kenderaan
6.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja

dan pelawat.
6.5.1.2 Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan
pelawat disediakan dengan jelas.
6.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
6.5.1.4 Kemudahan parkir untuk OKU disediakan.
82
6.5.2 Kawasan Persekitaran
6.5.2.1 Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik.

6.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran berkeadaan baik dan
tidak berlubang / rosak.
6.5.2.3 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah
difahami dan dipatuhi, ada disediakan.
6.5.2.4 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati
disekitar kawasan.
6.5.2.5 Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak
dibiarkan panjang.
6.5.2.6 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan
mencukupi.
6.5.2.7 Kawasan / tong pengumpulan sampah bersih, tidak
berbau dan diuruskan dengan baik.
6.5.2.8 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih.
6.5.2.9 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.
6.5.3 Sudut / Pondok Pengawal
6.5.3.1 Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih.

6.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra
pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu).
6.5.4 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk

Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:
6.5.4.1 Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua

jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat.
83
6.5.4.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa

bersih.
6.5.4.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami.
6.5.4.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya
strategik.
6.5.4.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
6.5.5 Media / Bahan Pameran
6.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di

papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/
unit perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu,
bersih dan perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan
semasa.
6.5.5.2 Penampilan media/ bahan pameran yang dipamerkan
perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.
6.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah
digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
84
85
6.6 Komponen F: Tempat Khusus
6.6.1 Bilik Pegawai
6.6.1.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk

workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik
pegawai mengikut kesesuaian.
6.6.1.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas
settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak
sepatutnya.
6.6.1.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan
dari segi kuantiti.
6.6.1.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan
hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada
habuk yang terperangkap.
6.6.1.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap
dan seragam mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.
Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada
saiz dan kesesuaian bilik/ ruang.
6.6.1.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) yang lengkap
dan seragam mesti dipaparkan dalam bilik/ ruang.
Lokasi paparan senarai tersebut bergantung kepada
saiz dan kesesuaian bilik/ruang.
86
6.6.2 Penggunaan Mesin Dan Peralatan
6.6.2.1 Mesin dan Peralatan
6.6.2.1.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan

selamat serta tidak menghalang
pergerakan proses kerja.
6.6.2.1.2 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan

bersih, tidak berhabuk, berminyak,
berkarat dan sebagainya kerana ia boleh
memendekkan jangka hayat mesin.
6.6.2.1.3 Jadual penyelenggaraan mesin perlu

disediakan untuk pemantauan mesin.
6.6.2.1.4 Tiada barang diletakkan di atas atau di

87
bawah mesin terutamanya bahan yang

berbentuk cecair.
6.6.2.1.5 Tanda berhati-hati (Contoh AWAS) perlu

diletakkan pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada
pekerja lain.
6.6.2.1.6 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap

mesin mengikut kesesuaian perlu ada.
6.6.2.1.7 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan

berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan.
6.6.2.1.8 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA

perlu dipaparkan berhampiran dengan
mesin/ peralatan yang rosak.
6.6.2.1.9 Senarai Item Rosak juga perlu

dipaparkan dan diletakkan berhampiran
dengan barang tersebut. Maklumat seperti
tarikh aduan kerosakan, nombor aduan
serta jenis tindakan perlu dinyatakan
dalam senarai tersebut.
88
NAMA ITEM TARIKH TINDAKAN PELAPOR

ADUAN (baiki / lupus)
KEROSAKAN
1
2
Format borang yang digunakan untuk menyenaraikan item-item yang telah

rosak dan diambil tindakan
89
6.6.3 Stor / Tempat Penyimpanan
Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009

(Tatacara Pengurusan Stor)
6.6.3.1 Pintu Stor
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara

seperti berikut:
6.6.3.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan

jelas dan difahami.
6.6.3.1.2 Borang permohonan stok.
6.6.3.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK
dipamerkan dengan jelas.
6.6.3.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di
luar stor.
6.6.3.2 Dalam Stor
6.6.3.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak

berdebu dan tersusun kemas.
6.6.3.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian
bagi tiap-tiap bahan / komponen barangan
(mengikut Tatacara Pengurusan Stor).
6.6.3.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah
jelas dan teratur untuk memudahkan
barang tersebut diambil / dicapai / dicari.
6.6.3.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang
tidak diperlukan, berada di dalam stor.
90
6.6.3.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor

dalam keadaan baik dan berfungsi.
(contoh: tangga dan troli).
6.6.3.2.6 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk
kepada peraturan dan garis panduan)
dalam pengurusan, penjagaan dan
penyelenggaraan stor tetapi mengekalkan
unsur korporat.
6.6.3.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu
diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai.
6.6.3.2.8 Semua barang / bahan dilabelkan dengan
jelas dan kemas.
6.6.3.2.9 Etika penggunaan dan peraturan
pengambilan barang dari stor perlu ada,
dipatuhi dan dipaparkan kepada
kakitangan.
91
6.6.4 Simpanan Barang di Stor
6.6.4.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan
kakitangan stor.
6.6.4.2 Pastikan jarak di antara paras susunan barang dengan

siling, tidak kurang dari 2 kaki.
6.6.4.3 Pastikan barang-barang yang disusun, tidak

menghalang/ mengganggu cahaya lampu, penghawa
dingin, water sprinkler atau sebarang peralatan yang
dipasang pada siling dari berfungsi sepenuhnya.
6.6.4.4 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara

Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out
(LDKD / FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh
luput. Manakala aturan Masuk Dulu Keluar Dulu
/First In First Out (MDKD/ FIFO) digunakan bagi
barang yang tiada tarikh luput atau barang-barang
dengan tarikh luput yang sama.
6.6.4.5 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan

ruang yang ada seperti berikut:
6.6.4.5.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut

kumpulan barang seperti bahan kimia, alat
ganti atau makmal dan sebagainya.
6.6.4.5.2 Setiap kumpulan barang ditanda
menggunakan abjad-abjad atau nombor
atau kedua-duanya sekali.
92
6.6.4.5.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf

dan setiap jalur kotak diberikan satu
nombor. (Contoh: liquid paper botol
terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para
B dan kotak nombor 2).
* Lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2
6.6.4.5.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas,

kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah
kekal penyimpanannya dan hendaklah
dilabel untuk mudah dilihat.
6.6.4.5.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi

satu jenis stok barang yang sama.
6.6.4.5.6 Bagi barang-barang yang tercerai

hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian dan tidak boleh
dibungkus tetapi hendaklah disusun
dengan kemas.
6.6.4.5.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak

bercampur dengan bahan yang masih
boleh digunakan.
6.6.4.5.8 Barang-barang berharga dan menarik

hendaklah disimpan di tempat yang
selamat dan dikawal oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
6.6.4.5.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh

pegawai-pegawai yang diberi kuasa
93
(pemesan/ pegawai stor) dengan

menggunakan borang Kew.PS-10 (stor
utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/
bahagian)
6.6.4.5.10 Kad petak (bin card) mestilah berada

bersama-sama dengan barang.
6.6.4.5.11 Penanda aras minima disediakan bagi

semua barang di dalam stor.
94
6.6.5 Simpanan Barang Toksik
6.6.5.1 Barang toksik perlu disusun dengan kemas dan teratur

mengikut kawasan/ garisan pemisah yang telah
ditetapkan dan perlu dilabel.
6.6.5.2 Peralatan seperti rak/ pallet/ alatan sokongan lain untuk

kegunaan simpanan barangan toksik perlu digunakan
dengan sebaiknya.
6.6.5.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka

hayat dan tidak digunakan lagi.
6.6.5.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau

menyimpan barang toksik berkeadaan baik.
6.6.5.5 Simpanan barang toksik mesti mempunyai tanda arah /

label/ abjad bagi setiap barangan siap.
6.6.5.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod

pengeluaran.

ramai.
95
6.6.6 Keselamatan dan Kebersihan Stor
6.6.6.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
6.6.6.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa

dari pihak Bomba.
6.6.6.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan

bersebelahan.
6.6.6.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di

dinding dan berparkir.
6.6.6.1.4 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh:

System Water Sprinkler dan Hose Reel.
6.6.6.1.5 Pencahayaan yang mencukupi.
6.6.6.1.6 Tanda amaran seperti DILARANG

MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR
dipamerkan dengan jelas.
6.6.6.1.7 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di

tempat mudah dicapai dan berparkir.
96
97
98
99
100
7. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
7.1 Dari segi penampilan diri dan imej
Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara

berpakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta
kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan.
7.2 Perhubungan dengan rakan sejawat
Usaha bersama/ kerja berpasukan seperti bergotong-royong, kreativiti,

mesyuarat dan sebagainya dapat diamalkan.
7.3 Perhubungan dengan pelanggan
Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman,

berbudi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.
7.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen

yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas
hakiki dan berinisiatif dapat dipamerkan.
8. PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar dapat membantu warga
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak dalam melaksanakan pengurusan
persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya
secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang.
101

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

SEKSYEN KANDUNGAN M/S

EKSA mula diamalkan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak secara

Antara faktor yang berpotensi menyumbang ke arah pemantapan budaya

i. Sokongan dan komitmen yang diberikan oleh pihak pengurusan pejabat;

ii. Struktur pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan;

iii. Pendidikan dan latihan kepada warga pejabat;

iv. Komunikasi yang berkesan di kalangan warga pejabat;

v. Pelan pelaksanaan yang mantap; dan

vi. Perkongsian amalan baik EKSA.

Tumpuan diberikan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang

Aktiviti sisih melibatkan:

Aktiviti ini melibatkan:

 Item yang dilabelkan dengan nama dan nombor indeks;

 Item yang disimpan mengikut kategori; dan

Aktiviti ini melibatkan:

 Menetapkan pemilik (ownership) bagi setiap ruang, perkakas dan mesin;

 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih

Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun

3.5 SENTIASA AMAL

Aktiviti ini melibatkan:

 Audit dalaman dilakukan secara berkala;

 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;

 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga pejabat; dan

 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui latihan.

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah

4.1 Tujuan penjenamaan semula:

4.1.1 Menampilkan imej baru;

4.2 Objektif bagi penjenamaan semula:

4.2.1 Dapat menampilkan imej korporat;

4.3 Faedah melaksanakan EKSA:

4.3.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti (bersih,

4.3.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam;

Untuk mewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja.

Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin,

EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja,

5.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti

5.5 Logo dan Moto

“ Persekitaran Kondusif Warga Produktif ”

5.6 Penubuhan Jawatankuasa

5.6.2 Peranan Jawatankuasa Induk & Pelaksana EKSA

5.6.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan

5.6.3 Peranan Pengerusi

5.6.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

5.6.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua

5.6.4 Peranan Fasilitator

5.6.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan

5.6.5 Peranan Penyelaras

5.6.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Induk dan

5.6.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit

5.6.6 Peranan Sekretariat

5.6.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa

5.6.7 Peranan Jawatankuasa Audit Dalam

5.6.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis

5.6.8 Peranan Jawatankuasa Promosi

5.6.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA

5.6.8.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

5.6.9 Peranan Jawatankuasa Latihan