Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

JUNIOR ARMANDO CASTRO SEGURA

1667939

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE LOGÍSTICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2019

Junior Armando Castro S.

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

INSTRUCTOR

JUNIOR ARMANDO CASTRO SEGURA

1667939

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2019

Junior Armando Castro S.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Caso un día en pio pio y más pio

La productora y comercializadora de pollo “Pio pio y más pio”, donde he ingresado hace un
mes como analista de procesos, actualmente dispone del área de logística encargada de la
toma de pedidos, alistamiento, despacho y transporte; cuenta con:

Milena quien se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos clientes que
llamamos especiales.

Erika quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las personas que mas tiene
experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás procesos, inició en la empresa en
el área de producción como operaria, así que conoce muy bien tanto el producto, como a los
clientes.

Carla es la persona encargada de revisar los documentos que deben entregar los auxiliares de
servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

Contamos con Mauricio como analista de inventarios, el se encarga de generar en el sistema a

primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto
manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.

Otros integrantes claves en el proceso logístico: Juan encargado de la canastillas (uno de los
activos mas grandes de la empresa), Paula encargada del área del servicio al cliente; Jimmi
como facturador y Sandra, líder del área, como supervisora de distribución y transporte.

De igual forma, esta compañía dispone de un turno de alistamiento y despacho en el turno de

la noche, que se compone de un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas
encargados del despacho.

A continuación, les contaré situaciones que he visto en la empresa y al final presentaré una serie
de reflexiones que considero se deberían realizar.

Junior Armando Castro S.

 SOLUCION

DIAGNOSTICO DE SOLUCION DE RECOMENDACIÓN DE

PROBLEMAS PROBLEMAS TECNOLOGIAS DE
INFORMACIÓN
Falta de compromiso por Se observa como los Implementar:
parte de los funcionarios. funcionarios se limitan a Capacitaciones por
realizar sus funciones y la videoconferencias a través de
mayoría de las veces de
Skype empresarial.
manera incorrecta,
evadiendo sus Capacitaciones a través de Video
responsabilidades, nadie Bean.
tiene sentido de pertenencia Publicación de funciones de
por lo que hace y no ven cada área en la red e impresión de
más allá de lo que está las mismas.
sucediendo en la compañía
Listas de chequeo de procesos
gracias a los
incumplimientos. Se hace completados en excel.
necesario capacitar al
personal, aclararles sus
funciones y sensibilizar sobre
la importancia que tiene el
que cada quien se apersone
de sus funciones de manera
adecuada y ayude a los
demás en lo posible para
formar un buen equipo de
trabajo lograr los objetivos
propuestos
Falta de comunicación Es notorio como cada área Implementar:
entre las áreas de la de la compañía maneja sus Skype empresarial.
compañía a la hora de funciones de manera
realizar los procesos. individual y de acuerdo a sus Programaciones y bitácoras
criterios, sin contar con las realizadas en word.
demás áreas pertinentes. Listas de chequeo realizadas en
Para dar solución a esta excel para verificar cumplimiento
situación se hace necesario de procesos y evitar olvidos.
que cada área comunique
Contar con una red y un servidor
constantemente a las
demás cada actividad y donde esten alojados los formatos y
situación presentada dentro programaciones diarios para que
de la empresa, lo que cada área de la compañía las
facilitará el flujo de la pueda tener al alcance en
información y la cualquier momento.
comunicación en cada Contar con impresoras
proceso de la cadena adecuadas para imprimir pedidos.
logística y de suministro.
Inventarios poco confiables Se observa que los Implementar:
inventarios se mantienen
desactualizados y de este

Junior Armando Castro S.

 modo no se logra cumplir Software ERP, pues este cuenta
con lo que se ofrece a los
con un módulo de almacenaje
clientes. Es importante
para la gestión de inventarios.
contar con un inventario
actualizado Microsoft Access ya que es una
constantemente así se herramienta que permite
tendrán datos exactos de las administrar y gestionar bases de
existencias de productos datos, es ideal para manejar
para dar cumplimiento a la inventarios.
demanda. Imprimir reportes actualizados.
Desorganización en las Se despachan pedidos para Implementar:
rutas de distribución. locales comerciales de Software ERP que contiene un
diferentes actividades módulo de tráfico que le permitirá
económicas en el mismo
controlar los pedidos de los clientes
vehículo, a un cliente se le
y los partes de carga. Podrá
llega dos veces por día en
trabajar con un plañir multiempresa
diferente vehículo, Se
para gestionar las cargas y los
despacha un pedido en
vehículos disponibles. Podrá enviar
diferentes vehículos. SMS, gestionar las incidencias de
pedidos y/o transporte con la
Para dar solución a este tipo
posibilidad de realizar filtros por
de situaciones se debe
origen o destino de la carga, fecha
establecer un rutero único
y/o vehículo. Además, podrá
en el cual se clasifiquen los
obtener útiles estadísticos de
supermercados y tiendas por
control de gas - oil.
sector y así mismo la
selección de camiones para Programaciones en Excel de
estas rutas en horarios y días entregas con información de
específicos, además clientes.
seleccionar camiones para
cada tipo de local
comercial según su
actividad económica, de
este modo se entregarán los
pedidos a tiempo en las
fechas programadas por los
clientes.
Programación errada de Se producen errores en las Implementar:
despachos entregas de pedidos; en los Correo electrónico y mensajería
tipos, cantidades y pesaje
de voz y texto en whatsapp para
de productos, esto debido tomar pedidos, ya que así sería más
quizas a un mal almacenaje
fácil verificarlos.
o digitación errónea. Se
debe procurar tener un Imprimir órdenes de pedidos.
margen de error mínimo Hacer seguimiento a los
para la entrega correcta de despachos en los vehículos con
los pedidos para adquirir listas de chequeo.
clientes satisfechos, ya que
son los clientes los que están
respaldando la existencia de
la empresa en el mercado.

Junior Armando Castro S.

PUNTOS CRÍTICOS

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento:

Falta de capacitación al personal:

Es indispensable que el personal de la empresa sea competitivo, que no solo

conozca las funciones propias de su cargo sino que también tenga conocimientos
básicos sobre los procesos de las otras áreas que conforman la compañía, por eso
es importante hacer una rotación del personal en diferentes áreas ya que con esto
todos los empleados se familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no
se enfrascarán en una sola tarea, otro punto importante es que cada quien tenga
un manual de funciones para que tomen más compromiso de sus
responsabilidades. También es necesario para el buen desempeño de los procesos
capacitar al personal sobre el manejo adecuado de tecnologías de información y
comunicación y el manejo del software ya que de esto dependerá el éxito de la
implementación de estos en las operaciones.

Comunicación deficiente:

Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y no se apoyan, por ende,

cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos procesos dependen
de otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto
sucede debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los
trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la corporación
desde un principio a los empleados.

Programación defectuosa:

No se revisan y estudian los tiempos de entrega y se enruta mal, y es así como ocurre
la pérdida de los clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento en los
pedidos.

Procesos sin documentar:

Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que se trabaje

día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto ala operación y al
servicio.

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Cargos Involucrados

Analista de inventarios:

Mauricio

– Se encarga de generar en el sistema a primera hora un inventario de todas las

referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado como
congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.

Encargado Canastillas:

Juan

– Proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la distribución.

Servicio al cliente:

Paula

– Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.

Telemercaderista:

Milena

- Se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos clientes que

llamamos especiales.

Telemercaderista:

Erika

– Es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las personas que
mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás
procesos.

Auxiliar de facturación Caja:

Carla

– Es la persona encargada de revisar los documentos que deben entregar los

auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

Junior Armando Castro S.

 Facturador:

Jimmi

– Registra los despachos en los formatos para la facturación.

Supervisora distribución y transporte:

Sandra

– Encargada de la programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos

y separados.

Supervisor logístico

- Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de los

pedidos y la organización de los cuartos fríos.

Auxiliares logísticos:

Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.

Gerente general:

Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y costos

de la compañía.

Supervisor de ventas: Alex

– Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de ventas y de

que todas la ventas se realicen exitosamente.

Proveedores:

La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus clientes, es decir es
ella misma quien provee el pollo a los establecimientos comerciales sin necesidad
de adquirir los productos de intermediarios. Se hace necesario que el gerente
general de la compañía preste mayor importancia a la reestructuración de los
siguientes procesos que es donde se hacen más evidentes las debilidades
apoyándose en tecnologías de información y comunicación y software
especializado:

Gestión de producción:

Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

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Gestión de almacenes y stock:

Almacenaje

– Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

Auditoria de rutas, seguimiento servicio.

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