MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION ANTISOBORNO EN LA UNIDAD EJECUTORA 001: ADMINISTRACION NIVEL CENTRAL DEL MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES: \VULNERABLES ~ MIMP PRESENTACION El soborno es un fenémeno generalizado que plantea serias preocupaciones sociales, morales, econémicas y politicas, socava el buen gobierno, obstaculiza el desarrollo y distorsiona la competencia (INACAL, 2017, p. vii El Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables — MIMP, se encuentra comprometido con el fomento y desarrollo constante de una cultura ética, teniendo especial énfasis en combatir las practicas de corrupcién, entre ellas el soborno. Considerando dicho contexto, se ha asumido el compromiso de establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestidn Antisoborno — SGA, de acuerdo a lo dispuesto en la Norma Técnica Peruana - NTP - ISO 37001:2017, y en el marco del Decreto Legislative N° 056-2018-PCM, que aprueba la Politica General de Gobierno al 2021, la cual incluye los ejes y lineamientos prioritarios de gobierno; siendo el primer eje el de integridad y lucha contra la corrupcién, el cual tiene como lineamientos el combatir la corrupcién y las actividades ilicitas en todas sus formas y asegurar la transparencia en todas las entidades gubernamentales. Con la finalidad de implementar el SGA, mediante Resolucién Ministerial N° 169-2018- MIMP, se aprobé la Politica Antisoborno del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables. A mo, se ha elaborado el presente documento, el cual contiene la informacién necesaria para la gestién y aplicacién del SGA en la Unidad Ejecutora 001: Administracién Nivel Central del MIMP. En la primera parte, se desarrollan los aspectos generales del Manual, los cuales consideran la definicién del documento; el objetivo; la base legal; los términos y definiciones, que son parte fundamental de la NTP — ISO 37001:2017; los requerimientos minimos, con los que se debe contar para poder implementar decuadamente el SGA; el flujo de las actividades correspondientes al desarrollo secuencial y correlacionado del SGA; el contenido, que introduce el desarrollo de los siete (07) aspectos principales del Manual; y finalmente las caracteristicas principales. La segunda parte del Manual desarrolla el Sistema de Gestién Antisoborno de acuerdo a lo establecido en la NTP’— ISO 37001:2017, se explica el contexto de la organizacién, en el cual se identifica la realidad y aspectos internos y externos del MIMP, asi como las partes interesadas; luego, se expone lo correspondiente al liderazgo de los actores involucrados, identificando los roles y funciones correspondientes a la alta direccién y la funcién de cumplimiento; posterior a ello, se detalla la planificacién del sistema, en la cual se describe concretamente las acciones para controlar los riesgos yoportunidades identificadas; después, se desarrollan las actividades relacionadas al apoyo, donde se especifican los recursos necesarios para la ejecucién del SGA; seguidamente, se aborda la operacién del SGA, teniendo en cuenta la planificacin y control operacional, la debida diligencia, los controles financieros y no financieros; y finalmente, se explica la evaluacién del desempefio del sistema, donde se desarrolla qué implica la auditorfa interna del SGA, y la mejora, a través del anal de los puntos de no conformidad y las acciones correctivas correspondientes, que forman parte de la mejora continua.Contenido |. Aspectos Generales. Ld. Definici6n...nsee 1.2. Objetivo 1.3. Base legal. 1.4, Alcance. sna 1.5, Términos y definiciones... 1.6. Requerimientos .. 1.7. Contenido 18. Caracteristicas .... 19. Flujo Il, Sistema de Gestién Antisoborno. VN aan enneeee 2.1. Contexto de la organizacién 2.2. Liderazgo... 2.3. Planificacion..... 2.4. Apoyo 2.5, Operacion 2.6. Evaluacién del desempefio 2.7. Mejora .. ll. Recomendaciones.. IV, Anexos: .I. Aspectos Generales 1.1. Det ién El presente manual contiene informacién sistematizada y secuencial sobre los aspectos necesarios para implementar el Sistema de Gestién Antisoborno en la Unidad Ejecutora 001: Administracién Nivel Central del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables. 1.2. Objetivo Implementar el Sistema de Gestién Antisoborno en la Unidad Ejecutora 001: Administracién Nivel Central de! Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, tomando como base la Norma Técnica Peruana ISO 37001:2017. 1.3. Base legal 1.3.1. Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernizacién de la Gestién del Estado, y sus modificatorias 1.3.2. Ley N2 27815, Ley del Cédigo de Etica de la Funcién Publica, modificada por la Ley Ne 28496, 1.3.3. Ley N2 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, y sus modificatorias. 13.4. Ley N2 29158, Ley Orgénica del Poder Ejecutivo, y sus modificatorias. 13.5. Ley N2 29976, Ley de creacién de la Comisién de Alto Nivel Anticorrupcién — CAN. 1.3.6. Decreto Legislative N° 1098, que aprueba la Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, modificado por el Decreto Legislative N2 1411, que regula la naturaleza juridica, funciones, estructura organica y otras actividades de las Sociedades de Beneficencia. 1.3.7. Decreto Legislative N° 1327, que establece medidas de proteccién para el denunciante de actos de corrupcién y sanciona las denuncias realizadas de mala fe, Decreto Supremo N® 003-2012-MIMP, que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, y sus modificatorias. Decreto Supremo N2 109-2012-PCM, que aprueba la Estrategia de Modernizacién de la Gestién Publica. Decreto Supremo N2 004-2013-PCM, que aprueba la Politica Nacional de Modernizacién de la Gestién Publica. 1.3.11. Decreto Supremo N° 046-2013-PCM, que aprueba la Estrategia Anticorrupcin del Poder Ejecutivo. 1.3.12. Decreto Supremo N2 010-2017-JUS, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1327.1.3.13. Decreto Supremo N® 092-2017-PCM, que aprueba la Politica Nacional de Integridad y Lucha contra la Corrupeién. 1.3.14. Decreto Supremo N® 044-2018-PCM, que aprueba el Plan Nacional de Integridad y Lucha contra la Corrupcién 2018 - 2021. 1.3.15. Resolucién Ministerial N° 169-2018-MIMP, que aprueba la Politica Antisoborno del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables. 1.3.16. Resolucién Ministerial N2 215-2018-MIMP, que aprueba el Plan de Integridad y Lucha contra la Corrupcién del Sector Mujer y Poblaciones Vulnerables 2018 ~ 2020. 1.3.17. Resolucién Ministerial N° 216-2018-MIMP, que aprueba el Codigo de Etica del Servidor y Servidora del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables ~ MMP 1.3.18, Resolucién Directoral N° 012-2017-INACAL/DN, que aprueba la Norma Técnica Peruana ISO 37001:2017 denominada Sistemas de gestién antisoborno. Requisitos con orientacién para su uso. 1.4, Aleance El presente documento es de aplicacién y cumplimiento obligatorio para los érganos y unidades orgdnicas de la Unidad Ejecutora 001: Administracién Nivel Central det mime. 15. Términos y definiciones Para los propésitos del manual, son aplicables los términos y definiciones dados en la NTP —1SO 37001:2017, que se describen a cor uacion: 1.5.1. Alta Direccion Persona o grupo de personas que dirige y controla la entidad al més alto nivel. En el MIMP, y para los fines del presente documento, esté representada por el/la Secretario/a General y las/los Viceministras/os. . Auditoria Interna Proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoria; la auditoria interna puede ser realizada por la misma organizacién, 0 por un tercero contratado (persona natural o juridica) que actde en su nombre. 1.5.3. Conflicto de Intereses: Situacién donde los intereses de negocios, financieros, familiares, politicos 0 personales podrian interferir con el juicio de valor de servidoras/es civiles en el desempeiio de sus obligaciones hacia la entidad.15.4, 155. 15.6. 157. 158 15.9, 15.1 18.1 Debida Diligencia Proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance del riesgo de soborno y para ayudar a la entidad a tomar decisiones en relacién con operaciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal especificos. Funcién de cumplimiento antisoborno: Persona/s con responsabilidad y autoridad para la operacién del SGA. Informacién Documentada: Informacién que la entidad tiene que controlar y mantener, y en el medio en el que la contiene. Objetivo: Resultado a lograr; se puede expresar, también, como un resultado previsto, un propésito, un criterio operativo o un objetivo antisoborno. .. Organo de Gobierno: Grupo u 6rgano que tiene la responsabilidad y autoridad final respecto de las actividades, la gobernanza y las politicas de la entidad, y al cual la alta direccién informa y por el cual rinde cuentas. En el MIMP, se encuentra representado por la Ministra de la Mujer y Poblaciones Vulnerables. Parte Interesada: Persona u organizacién que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisién o actividad. 0. Politica Intenciones y direccién de a entidad, como las expresa formalmente su alta direccién 0 su érgano de gobierno. 1. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan, y que transforman los elementos de entada en elementos de salida Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos; siendo un efecto la desviacion de lo esperado y la incertidumbre el estado de deficiencia de informacién relacionada con la comprensién de un evento, su consecuencia o posibilidad.1.5.13. Seguimiento: Determinacién del estado de un sistema, un proceso 0 una actividad, para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar. 1.5.14. Soborno: Oferta, promesa, entrega, aceptacién o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera 0 no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicacién, en violacién de la ley aplicable, como incentivo 0 recompensa para que un servidor/a civil independientemente de su régimen de contratacién actie 0 deje de actuar en relacién con el desempefio de sus obligaciones. 1.5.15. Socio de Negocios: Parte externa con la que la entidad tiene alguin tipo de relacién comercial. La referencia a “negocio” puede interpretarse en sentido amplio para referirse a todas aquellas actividades que son relevantes a efectos de la existencia de la organizacion. 1.6. Requerimientos Los requerimientos que establece la NTP ~ ISO 37001:2017 para la aplicacién del SGA, y que forman parte directa del desarrollo del Manual, entre otros, son los siguientes: 1.6.1, Implementar una Politica Antisoborno en la entidad. 1.6.2, Comunicar la Politica Antisoborno a todo el personal de la entidad y los socios de negocio de la misma 1.6.3. Nombrar a el/la/las/los responsable/s a cargo de la funcién de cumplimiento para supervisar la implementacién del SGA. Brindar a las/los servidoras/es civiles de la entidad la capacitacién necesaria en temas antisoborno. Evaluar los riesgos de soborno. Ejecutar las actividades necesarias para asegurar que organizaciones relacionadas y los socios de negocios implementen controles apropiados en temas antisoborno. . Controlar los regalos, atenciones, donaciones y beneficios similares para asegurar que los mismos no tengan un propésito de soborno. 1.6.8. Implementar controles adecuados en cuanto a financiacién, adquisiciones y otros aspectos similares con el fin de prevenir el riesgo de soborno. 1.6.9. Implementar el procedimiento de reporte para las denuncias. 1.6.10. Investigar y tratar de forma apropiada cualquier caso de soborno, evidente o sospechado.1.7, Contenido El presente manual desarrolla los siete (07) aspectos o puntos clave, que determina la NTP — ISO 37001:2017, segun se lista y describe a continuacién: 17.1, 17.2. 1.73. 1.7.4. 175, 1.7.6, Contexto de la organizacin Se describen principalmente el entorno interno y externo de la organizacién, asi como las partes interesadas que forman parte del contexto, y se realiza la evaluacién del riesgo de soborno. Liderazgo \dentificar los roles y funciones de tres componentes del SGA: el érgano de gobierno, la alta direccién y la funcién de cumplimiento. Planificacién Se determinan concretamente las acciones para tratar los riesgos de soborno, se definen los objetivos antisoborno y la planificacién para lograrlos. Apoyo Se determinan los recursos necesarios, la toma de conciencia, la comunicacién necesaria para implementar el SGA y lo concerniente a la informacién documentada y el control de la misma. Operacién Se desarrolla la debida diligencia de las operaciones y actividades en su conjunto, los controles financieros y no financieros aplicables, y la investigacién y tratamiento del soborno en los casos en los cuales se produce como tal Evaluacién del desempefio Comprende el seguimiento, andlisis y evaluacién del Sistema, asi como la propia auditoria interna, la cual es necesaria para proporcionar informacién con respecto al SGA y si este es conforme a los requisitos establecidos. Mejora Contiene lo referente a las no conformidades del sistema, las acciones correctivas con relacién a ello, y la mejora continua en relacién a la idoneidad, adecuacién y eficacia.1.8. Caracteristicas 1.8.1. EISGA, se implementa en base a las caracteristicas y el contexto especifico de la entidad. Asimismo, los riesgos identificados y controles planteados deben responder ala realidad especifica. 1.8.2. Todos los requisitos establecidos en la NTP — ISO 37001:2017, que son los siete (07) aspectos detallados en el numeral 1.6 del presente documento, deben ser contemplados para la implementacién del SGA, 1.8.3. El contexto de la organizacién es el factor determinante para la implementacién del SGA. Este debe ser actualizado periddicamente a fin de aplicar las mejoras necesarias y adaptar los cambios organizacionales a los documentos de gestién que implementan el SGA. 1.9. Flujo El flujo de implementacién de la NTP - ISO 37001:2017 se muestra a continuacién: Figura N2 01: Proceso de implementacién de la NTP - 1SO 37001:2017 Diagnéstico icial Revisién y Certificacién Mejora # Estructura y ‘*Definicién de politica. Segu nto de contexto dela» Manual de controles. organizacién. implementacién del SGA.» Auditorta interna \sIdentificacién y —_» Formacién y ‘© Mejora continua, evaluacién del sensibilizacién, riesgo. «# Aplicacién de controles, Fuente: Elaborado en base @ NTP ~ ISO 37001:2017Il, Sistema de Gestién Antisoborno 2.1. Contexto de la organizacién 2.1.1. Compren: n de la organizacién y de su contexto De acuerdo al Decreto Legislative N2 1098, que aprueba la Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, la estructura orgénica basica del MIMP, esté conformada por: a) Alta direccién: * Ministra 0 Ministro. * Viceministra o Viceministro de la Mujer. * Viceministra o Viceministro de Poblaciones Vulnerables. * Secretaria o Secretario General. b) Organo de control institucional. c) Organos de administracién interna. d) Organos de linea. Asimismo, el organigrama estructural, aprobado por el Decreto Supremo N2 003-2012- MIMP, Reglamento de Organizacién y Funciones — ROF del MIMP, y sus modificaciones, se presenta en el anexo N21, Mision: De acuerdo al Plan Operativo institucional - PO! 2019 del MIMP, aprobado mediante Resolucién Ministerial N° 173-2018-MIMP, la misién del MIMP es: “Somos el ente rector de las politicas nacionales y sectoriales sobre mujer y poblaciones vulnerables que disefia, establece, promueve, ejecuta y supervisa politicas @ favor de las mujeres, nifias, nifios, adolescentes, personas adultas mayores, con discapacidad, desplazados y migrantes internos, para garantizar el ejercicio de sus derechos” Imagen futura del Sector Mujer y Poblaciones Vulnerables al 2030: Plan Estratégico Sectorial Multianual PESEM 2018-2021, aprobado por Resolucién jinisterial N° 243-2018-MIMP, sefiala que la imagen futura del Sector Mujer y foblaciones Vulnerables es: Al 2030, la prevalencia de la desigualdad y la discriminacién ha disminuido, a través del avance en el cierre de brechas de género en lo referente a participacién laboral e ingresos (...); asi también, Ia violencia de género ha disminuido, pero atin se requiere continuar trabajando para erradicarla (..); las nifias nifios y adolescentes se encuentran mejor protegidos y tienen mayores posibilidades de ejercer sus derechos de maneraplena (...), y las personas adultas mayores ~ PAM han mejorado su acceso a los servicios del sector y, en conjunto con los servicios de otros sectores, se ha permitido una mejor calidad de vida de Ia poblacién PAM. El ambito de competencias del MIMP, se encuentra definido en el DL N2 1098, y comprende lo siguiente: a. Promocién y fortalecimiento de la transversalizacién del enfoque de género en las instituciones, publicas y privadas, politicas, planes, programas y proyectos del Estado. b. Proteccién de los derechos de las mujeres. c. Promocién de los derechos de las mujeres d. Prevencidn, proteccién y atencién de la violencia contra la mujer y la familia, promoviendo la recuperacién de las personas afectadas, €. Promocién y proteccién de poblaciones vulnerables. f. Atencién y recuperacién de las victimas de trata de personas, trabajo infantil y trabajo forzoso. g. Desarrollo y promocién de la politica nacional de poblacién, priorizando ta Politica de migracién interna voluntaria o forzada, asi como la prevencién, proteccién y atencién a los desplazados y migrantes internos. Promocién y proteccién de los derechos de las personas adultas mayores. Promocién y proteccién de los derechos de las personas con discapacidad. Promocién y proteccién de los derechos de nifias, nifios y adolescentes. Fortalecimiento de las familias. I. Seguimiento al cumplimiento de los compromisos tratados, programas y plataformas de accién materia de sus competencias. m. Seguimiento, evaluacién, supervisién y asistencia técnica de las Sociedades de Beneficencia n, Ejercicio de la rectoria sobre las materias de su competencia y sobre los Sistemas asignados, tales como el Sistema Nacional de Voluntariado, el Sistema Nacional de Atencién Integral del Nifio, Nifia y Adolescente, entre otros. Otras competencias que le asigne la Ley. | MIMP, ha identificado los factores internos y externos, que pueden afectar la capacidad para conseguir los resultados previstos en su SGA. Los factores identificados que pueden afectar al MIMP para la consecucién de estos objetivos se presentan a continuacién: Tabla Ne 1: Factores Internos y Externos PEs Ray Alta Direccién comprometida con el Elevado indice de rotacién de establecimiento de mejoras para la FACTORESry Penn colaboradores por cambios de gestion mney gestion Dificultades para la induccién de las/los servidoras/es previo al ingreso a laborar Disposicién de la Alta Direccién para tramitar debidamente procedimientos disciplinarios FACTORES EXTERNOS: Documentos de gestién no actualizados Metodologia de seguimiento de los procesos administrativos no sistematizado Dificultades en la comunicacién interna Servidoras/es en permanente capacitacién Direcciones de linea y de ‘asesoramiento con equipos multidisciplinarios Entidad organizada para formular politicas, programas y proyectos relacionados a las tematicas de su competencia Deficiente parque informatico, asf como sus periféricos que genera retraso en el cumplimiento de sus actividades Resistencia al cambio por parte de algunas servidoras/es Cultura organizacional que no se encuentra totalmente desarrollada PE Cambios de las autoridades del Gobierno rns Gobierno con decisién politica de modernizar la gestién publica Emisién de normas que dificulten la ejecucién de los procesos administrativos Percepcién de la sociedad sobre la corrupcién como un grave problema para el pais Implementacién de nuevos ‘mecanismos anticorrupcién por el Gobierno Entidades puiblicas perjudicadas por escdndalos de corrupcién del pais Edie, con cardcter anual, debe deter ar las condiciones externas e internas que ardan relacién son sus objetivos y con la direccién estratégica, y que pueden afectar su capacidad para lograr los resultados previstos en el SGA. 2.1.2. Comprensién de las necesidades y expectativas de las partes interesadas A fin de determinar las partes interesadas se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:‘© Requisitos obligatorios que deben de cumplir. © Expectativas. ‘+ Compromisos voluntarios. Las expectativas y necesidades de las partes interesadas, asi como el listado de ellas, se debe actualizar anualmente junto con el proceso de revisién de acuerdo al anexo N2 2 De acuerdo a ello, se han recogido las expectativas y requisitos necesarios para el SGA, como se evidencia a continuacién Tabla N° 2: Identificacin de partes interesadas ee ad | Cumplir con la nora | Establecimiento : Que no serealicen | de Modelo de Presence aplicable actos de cohecho | Prevencién en c ConsejodeMinistres | Cumplrconelplan Soe Serie | entdades anticorrupcién | “ | | piblicas | | | | promover una Cumplimiento Cumplir con la efectivo de las cultura de del MIMP. “y ° soborno y de | internas ante represalias por | Son0rme va | denuncias | | efectiva cmmatnva | vacionde Giudadanosu | Cumpli con la normativa___ Cenerae confianza y seguridad ae ___| det servicio brindado Cumplir con la normativa | Contrataciones sin _aplicable | direccionamiento ‘Cumplir con los requisitos normativos | aplicables | Capacitacién y transparencia en los. | | procesos | ‘Cumplir con los requisitos normativos aplicable | +t ‘Cumplir con la normativa aplicable Cumplir con la normativa aplicable Cumplir con la normative aplicable - aplicables | Transparencia en los 5 Cumplir con la normativa rocesos de ONG's us e | aplicable acreditacion, registro | yseguimiento | | Que no se realicen actos de cohecho dentro del MIMP. Cumplir con la normativa | Que no se realicen Cumplir con la normativa aplicable | 10eee cet ae oe ee Cee Ss oe fami aplicable actos de cohecho dentro del MIMP. Transparencia y que Cumplir con la normativa no exista aplicable direccionamiento en los procesos ‘Cumplir con la normativa | Transparencia en los Internacionales aplicable procesos | Transparencia o | Medios de ‘Cumplir con la normativa veracidad en la ‘comunicacién aplicable informacién transmitida 2.1.3. Revisién del contexto de la organizacién El contexto de la organizacién del MIMP, seré revisado y actualizado con periodicidad anual 0 cuando se presenten algunas de las siguientes circunstancias, de forma concurrente o individual * Actividades, nuevas 0 modificadas de forma relevante. * Cambios en la estructura o en la estrategia del MIMP. ‘* Cambios externos significativos. * Cambios en las obligaciones Antisoborno. ‘+ Incumplimiento/s Antisoborno. 2.1.4. Determinacién del alcance del Sistema de Gestién Antisoborno El alcance del SGA del MIMP, se debe determinar teniendo en cuenta: ‘© Cuestiones internas y externas de la entidad (Misién, visién, estructura, FODA). + Necesidades y expectativas de las partes interesadas (Requisitos, expectativas y compromisos voluntarios). * Evaluacién del riesgo de soborno en base a los procesos de la entidad Eira ORGANO Dette Cel Ulery ] | Oficina General de | Grcina de Cooperacién | | Planeamiento y Presupuesto - OGPP Internacional — OCIN Captacién de Recursos No Reembolsables Oficina de Cooperacién | Atencién de Pracedimientos Oficina General de | itenucional® ban Administrativos de Cooperacién Planeamiento y uw| PROCESOS Ciro) Internacional “|__ Presupuesto ~ OGPP Oficina General de 3 | Cestionde Desarroode | Monterso,Evaluaconde | oficina de Gestién Capacidades z Descentralizada ~ OGD Descentralizada - | OGMEPGD | Gestién de Registrode¢ | Dreccién General de | ireccién de Polticas de Defensoriase Instituciones | . 4 | privadas y Publicas en materia de |, , Nifas. Niflos y Nifias, Nifios y t - DPN. Nines, Nifosyy Adolescentes,_, Adoleseentes~DGNNA | Adolescentes is | Direccién de Proteccién 5 | __Proteccién especial DGNNA oe cpecial- OPE 5 ; Direccién General de | Direccién de Adopcién y | f Gestion de Adopciones Adopciones-DGA _|_ Post Adopcién-DAPA | 7 | Supervsién de los derechos de | DGNNA sae las Nifias, Nifios y Adolescentes _ _| |g Actualizacién o Modificacién de | Oficina Generalde | Oficina de Tecnologlas Base de Datos __Administracién -OGA _| de la Informacién- OTI Oficina Generalde Oficina de Procesos 9 Procesode Contratacién CAS | Recursos Humanos~ | Técnicos de Personal— | = | OGRH _OPTP | | Oficina de Desarrollo “10 ee i as oGRH del Talento Humiano ~ | iscip oom ; i] ‘OGRH ‘ODTH de Contabilidad ae Financieros_ oss -0c | ia] fag] Coreliacién dee ntcroaciin | Oca oc | Contable a - | 14 Gestién de Caja Chica OGA OFfcina de Tesorer'a= |__| Adquisicién de Bienes y Servicios | Oficinade 15 enelMarcodelaleyde oGA Abastecimiento y Contrataciones | Servicios—OAS _ | Adquisicién de bienes y | contratacién de servicios sin | 1 0 © proceso de seleccién hasta 8 itl | ons Unidades impositivas Tributarias, | _ 17 Tomade inventario OGA | OAS a Conciliacién de Bienes cA ons Patrimoniales { | 19 Baja Fisica de Bienes ‘OGA OAS 39 | Mantenimiento de Servicios oGa ons Generales | 21| Servicio de Transporte OGA 7 OAS Consumo yControlde | | 2 AS Combustible | hia _ ° Mantenimiento de Vehiculos del | | AS 23 MMe | __ 96a ons 2 12ase Pero aren) Oficina General de | 24) Emisién de Opinién Legal asesoriaurclea~OGAN_| - 5 Representacién y defensa Aaa . 25 rariica del MMP Procuraduria Pubica—PP | 26 Entrega de Kits de abrigo Secretaria General-sG | Oncina de Defensa | Oficina de Trémite 7 Documentarioy | 27 Gestién de Archivo SG | atenciénal Chadedeno- | _ oTpac | 28 | —_Tramite Documentario s6 [ OTDAC ES) Control de Visitas SG OTDAC | 2.2, liderazgo 2.2.1. Liderazgo y compromiso de la direccién El Organo de Gobierno y la Alta Direccién del MIMP, desempefian un papel fundamental en la formacién e implementacién con éxito del SGA, siendo los maximos responsables en el desarrollo, implementacién y mejora continua del SGA. Asi mismo, deben demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de Gestién Antisoborno a través de: Aprobar la politica antisoborno de la organizacién. Asegurar que la estrategia de la organizacién y la politica antisoborno se encuentren alineadas. Revisar la informacién sobre el contenido y el funcionamiento del Sistema de Gestién Antisoborno. Velar por la provisién de los recursos adecuados y apropiados, necesarios para el funcionamiento eficaz del SGA, sean asignados y distribuidos. Ejercer una supervisi6n razonable sobre la implementacién y eficacia del SGA. Asimismo, en cumplimiento a lo establecido en la NTP ~ ISO 37001:2017, la Alta Direccién debe: Asegurar que el Sistema de Gestién Antisoborno, incluyendo la politica y los objetivos, se establece, implementa, mantiene y revisa para abordar adecuadamente los riesgos de soborno de la entidad. Asegurar la integracién de los requisitos del Sistema de Gestién Antisoborno en los procesos de la entidad. Desplegar los recursos suficientes y adecuados para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestién Antisoborno, Comunicarintepna y externamente lo relacionado con la Politica Antisoborno. B2.2.2. Comunicar internamente la importancia de la gestién eficaz anti soborno y la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestion Antisoborno, Asegurar que el Sistema de Gestién Antisoborno esta disefiado adecuadamente para lograr sus objet 08. Promover la mejora continua. Apoyar en roles pertinentes a la direcci6n, en lo que respecta al liderazgo en la prevencién y deteccién de soborno en la medida en la que se aplique a sus reas de responsabilidad Fomentar el uso de los procedimientos para reportar la sospecha de soborno y el soborno real. Asegurar que ningtin colaborador del MIMP sufrird represalias, discriminaci6n o medidas disciplinarias, por informes hechos de buena fe 0 sobre la base de una creencia razonable de violacién 0 sospecha de violacién a la Politica Antisoborno de la organizacién, o por negarse a participar en el soborno. Reportar, a intervalos planificados, al érgano de gobierno sobre el contenido y el funcionamiento del Sistema de Gestién Antisoborno y de las denuncias de soborno graves o sisteméticas. Funcién de cumplimiento antisoborno De acuerdo al apartado A.6.1 del Anexo A de la NTP ~ ISO 37001:2017, la funcién de cumplimiento antisoborno, cuando lo justifique el alcance de riesgo de soborno y la carga de trabajo resultante, podré realizarla una sola persona. En organizaciones grandes, la funcién de cumplimiento sera atendida por varias personas. De acuerdo a lo establecido, la Alta Direccién asignaré la funcién de cumplimiento a un/una servidor/a 0 un equipo conformado por las/los Directoras/es de érganos o unidades orgénicas sus representantes, debidamente acreditados, a fin que puedan atender adecuadamente el Sistema de Gestién Antisoborno, en el caso de tener una unidad organizacional que tenga a su cargo funciones relacionadas a la lucha contra la corrupcién e integridad, serd ésta quien podrd de acuerdo a sus capacidades asumir la funcién de cumplimiento. El/La servidor/a civil, equipo o unidad organizacional \ designada, tendré la competencia, responsabilidad y autoridad para: Supervisar el disefio e implementacién del Sistema de Gestién Antisoborno por parte del MIMP. Proporcionar asesoramiento y orientacién a los servidores del MIMP sobre el Sistema de Gestion Antisoborno y las cuestiones relacionadas con el soborno. Verificar que el Sistema de Gestién Antisoborno sea conforme con los requisitos del presente documento. Informar sobre el desemperio del Sistema de Gestion Antisoborno al érgano de gobierno, la Alta Direccién y otras funciones de cumplimiento, segén corresponda. 4Para el correcto desarrollo de la funcién de cumplimiento, sera necesario proveer los recursos suficientes, asi mismo las/os encargadas/os deben de tener acceso directo a la Alta Direccién del MIMP. 2.2.3. Politica antisoborno El MIMP, mediante Resolucién Ministerial N° 168-2018-MIMP, aprobé la Politica Antisoborno del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables - MIMP. Dicha Politica expresa el compromiso del MIMP en relacién a la integridad y responsabilidad para prevenir cualquier acto de soborno que pudiera darse en la entidad, promoviendo una cultura ética y aumentando la confianza de las partes interesadas sobre la forma en la cual se desarrollan las actividades de la entidad. 2.3. Planificacién 2.3.1, Acciones para tratar riesgos y oportunidades Para la planificacién del SGA, se debe considerar las cuestiones referidas al contexto de la organizacién, a los requisitos de las partes interesadas, los riesgos identificados y las oportunidades de mejora a fin de: * Asegurar que el Sistema de Gestién Antisoborno pueda lograr los objetivos planteados. * Prevenir o reducir los efectos no deseados en relacién a la Poll y los objetivos del Sistema de Gestin Antisoborno. * Realizar el seguimiento de la eficacia del Sistema de Gestién Antisoborno, © Lograr la mejora continua. a Antisoborno Se debe planificar las acciones para tratar los riesgos identificados, a fin de integrar e implementarlas en los procesos del Sistema de Gestién Antisoborno y evaluar la eficacia de estas acciones. Para ello, se cuenta con el proceso de Gestion de Riesgos y Oportunidades, definido en el anexo N2 3. 2.3.2. Objetivos antisoborno y su planificacién Los objetivos antisoborno se encuentran alineados con el Plan Nacional de Integridad y Lucha contra fa Corrupcién 2018-2021, el Plan de integridad y Lucha contra la Corrupcién del Sector Mujer y Poblaciones Vulnerables 2018-2020, el Cédigo de Etica de la Funcién Publica, el Cédigo de Etica del servidor y servidora del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, la Politica Nacional de Integridad y Lucha contra la Corrupcién, y la Politica Antisoborno del Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables; los cuales son: 15Fortalecer el mecanismo para la gestin de denuncias por presuntos actos de soborno. Promover e instalar una cultura de integridad y de ética publica en las/los servidoras/es civiles Garantizar la integridad en las contrataciones reforzando las competencias técnicas y éticas de las/los servidoras/es involucradas/os. Fortalecer la gestién de riesgos de soborno al interior del MIMP. Los objetivos especificos deben responder a las funciones, niveles y procesos criticos 0 de alto riesgo de soborno, teniendo en cuenta las siguientes caracteristicas Ser coherentes con la Politica Antisoborno, Ser medibles, Ser alcanzables, Tener en cuenta los requisitos antisoborno aplicables y los resultados de la apreciacién y tratamiento de los riesgos. Ser comunicados. Actualizados, cuando corresponda. A fin de realizar el seguimiento de estos objetivos, se implementa y desarrolla el proceso correspondiente de acuerdo al anexo N24, Asimismo, el MIMP planifica los objetivos, determinando: Lo que se va a hacer. Los recursos que se necesitan. Los responsables. Plazos de medicién. Mecanismos de evaluacién de los resultados. 2.4. Apoyo 2.4.1. Recursos El MIMP debe otorgar los recursos suficientes a fin de garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestién Antisoborno, los cuales son principalmente de tres categorlas: a. Recursos humanos: Designar personal capacitado para realizar las actividades antisoborno y ejercer la funcién de cumplimiento. 16b. Recursos fisicos: Proporcionar espacios fisicos, mobiliario, hardware, insumos, entre otros para desarrollar las actividades antisoborno. c. Recursos financieros: Todos aquellos necesarios para ejecutar las actividades antisoborno y controles identificados. De acuerdo al tamafio y las necesidades organizacionales, una unidad del MIMP debe desarrollar y tener a su cargo la implementacién y seguimiento del SGA. Asimismo, a fin de asegurar que la/s persona/s que tiene/n a su cargo la funcién de cumplimiento y que, en general, sus labores guarden relacién con un correcto desempefio del Sistema de Gestién Antisoborno, es necesario se promueva el fortalecimiento de competencias y capacidades alineadas con los objetivos y la Politica Antisoborno del MIMP (ver anexo N@ 5) En base al apartado 7.3 de la NTP ~ ISO 37001:2017, la organizacién debe facilitar la toma de conciencia y formar en temas antisoborno a las/los servidoras/es civiles del MIMP, teniendo en cuenta los siguientes asuntos: 1) Politica antisoborno, procedimientos y el SGA de la organizacién, asi como el deber de cumplir con ello; 2) El riesgo de soborno y el perjuicio a las/los servi institucion; 3) Las circunstancias en las que el soborno se puede presentar, en relacién con sus funciones, y cémo reconocer aquellas circunstancias; 4) Cémo reconocer y enfrentar las solicitudes u ofertas de sobornos; 5) Cémo contribuir con la prevencién y evitar el soborno, y reconocer indicadores clave de riesgo de soborno; 6) Como las/los servidoras/es civiles del MIMP pueden contribuir a la eficacia del SGA, asi como los beneficios de un buen desempefio antisoborno mejorado y de reportar cualquier sospecha en relacién a ello; 7) Las implicancias y potenciales consecuencias de incumplir los requisitos del SGA; 8) Cémo y a quien reportar cualquier preocupacién relacionada al SGA 0 al soborno en especifico; joras/es civiles y a la 9) Informacién en relacién a la formacién y recursos disponibles del SGA. 2.4.2. Comunicacién El proceso de gestién de la comunicacién (ver anexo N2 6) determina los canales y el tipo de comunicaciones internas y externas que deben llevarse a cabo para la implementacién efectiva del SGA. En el marco de ello, es importante resaltar que la F 7Politica Antisoborno debe ponerse a dispo: civiles del MIMP, asi como los socios de negoci in de todas/os las/os servidoras/es lentificados. 2.4.3. Informacién documentada La informacién documentada comprende lo requerido por la NTP ~ ISO 37001:2017, y lo que ha sido considerado como necesario por el MIMP, a fin de asegurar la eficacia del SGA. Los procesos y mecanismos establecidos para la creacién, actualizacién y control de la informacién deben tener en cuenta que: © La informacién debe estar disponible y ser idénea para su uso. © Estar correctamente almacenada A fin de cumplir con este requisito, se ha elaborado el proceso de informacién documentada del SGA (ver anexo N27). 2.5. Operacién 2.5.1, Planificacién y control operacional Para el proceso de Planificacién y Control Operacional (ver anexo N2 8) y el proceso de Control Interno del SGA (ver anexo N2 9), el MIMP debe determinar criterios, controles y mantener la informacién documentada a fin de identificar si los procesos establecidos se han llevado a cabo segin lo planificado y si se encuentran ejecutandose correctamente, en el marco de lo establecido por la NT ~ ISO 37001:2017. 2.5.2. Debida dil El MIMP, tiene la debida diligencia sobre las operaciones, proyectos, actividades, socios de negocio y colaboradores que participan en los procesos priorizados en el presente Manual, evaluando el alcance, la escala y la naturaleza de los riesgos de soborno, estableciendo los controles necesarios de prevencién y deteccién del riesgo. EI desarrollo de estos mecanismos de control especifico de debida diligencia se lespliega en los siguientes procesos documentados: ‘© Respecto a las operaciones y transacciones, se cuenta con el proceso de Control Interno del SGA (anexo N2 9) y el proceso de Control Financiero (anexo N° 10). * Elcontrol de los procesos y actividades se lleva a cabo en el proceso de Gestion de Riesgos y Oportunidades (anexo N23). * El desarrollo de controles sobre los socios de negocio se realiza en el proceso de Control de Organizaciones y Socios de Negocios (anexo N2 11). 18+ Por su parte, la debida diligencia sobre los colaboradores de la organizacién (tanto expuesto como no expuesto a riesgo) se documenta en el proceso de Recursos Humanos (anexo N° 5) Para los riesgos de soborno identificados como “moderado”, “alto”, “critico” o “extremo”, el MIMP debe evaluar fa naturaleza y el alcance de dicho riesgo. Para ello, es necesario establecer procesos con relacién a © Categorias de operaciones, proyectos o actividades relevantes, ‘* Relaciones existentes con categorias especificas de socios de negocios, 0 ‘+ Categorias especificas de servidoras/es en determinadas posiciones. A fin de determinar las categorias pe los siguientes factores: \entes, se debe tener en cuenta, entre otros, Tabla N2 4: Factores Estructura, naturaleza y complejidad de la organizacion, — Mecanismos de financiacién y pagos. | Aicance de! compromiso de la organizacion y recursos disponibles. Nivel de control y visibilidad. alalyle Socios de negocios y otras terceras partes involucradas (incluyendo funcionarios piiblicos). w Vinculos entre las partes indicadas el factor previo y funcionarios piblicos, Competencia y calificaciones de las partes involucradas. ‘Ubicacién 7 __ Reportes del mercado o de la prensa. | e|~\ a El socio de negocios es una entidad legitima, como lo demuestran los indicadores tales 1_| como documentos de registro de la empresa, cuentas anuales presentadas, numero de identificacién fiscal, cotizacién en una bolsa de valores. 2. | El socio de negocios tiene las calificaciones, experiencia y los recursos necesarios para llevar a cabo el negocio para el que se le ha contratado. | 3_| En qué medida el socio de negocios tiene un sistema de gestién antisoborno. El socio de negocios tiene una reputacién de soborno, fraude, deshonestidad 0 4 | conductas incorrectas similares, 0 que ha sido investigado, declarado culpable, sancionado 0 inhabilitado por soborno o conducta criminal similar. |g | la identidad de los accionistas (incluyendo el/los propietario(s) beneficiadofs) final(es)) y | > | Ia alta direccién del socio de negocios; [6 | La estructura de los acuerdos de operacion y de pago. 2.5.3. Controles financieros y no financieros El MIMP, define y aplica los controles internos para prevenir y gestionar el riesgo de soborno, de acuerdo a la normativa vigente, el Cédigo de Etica de la Funcién Publica, el Cédigo de Etica institucional, la Politica Antisoborno del MIMP, y los compromisos } 19asumidos; para ello, se definen procesos de control interno (ver anexo N2 9) y procesos de control financiero (anexo N2 10). 2.5.4. Implementacién de controles antisoborno para organizaciones controladas y socios de negocios El MIMP, debe implementar los mecanismos y procesos a fin de establecer y determinar los controles a realizar sobre organizaciones controladas y sobre sus socios de negocio. Asimismo, debe fomentar la implementacién de controles en las organizaciones y socios de negocios, en la medida que sea razonable y proporcional en relacién a los riesgos de soborno que enfrentan (ver anexo N2 11). oborno 2.5.5. Compromiso an EI MIMP incorpora una cldusula anticorrupcién en todos los contratos, bajo sancién de nulidad, la cual tiene cardcter obligatorio de aceptacién en el marco de la normativa de contrataciones vigente. Asi mismo, verifica que todos aquellos Socios de Negocio que sean evaluados con un riesgo mayor que bajo (ver anexo 11), no se encuentren inhabilitados para contratar con el estado, a través de la consulta de Proveedores Sancionados en la pagina del OSCE; e informa sobre la Politica Antisoborno del MIMP a todos ellos. 2.5.6. Regalos, hospitalidad y beneficios similares EI MIMP, de acuerdo a la Ley N® 27815, Ley del cédigo de Etica de la Funcién Publica, cumple con difundir y verificar la prohibicién de ofertar, suministrar o aceptar regalos, hospitalidad y beneficios similares por parte de las/los servidoras/es civiles del Ministerio (ver anexo N® 12); asi también, en el proceso de Control Interno del SGA (anexo N@ 9), se establecen los controles referidos a la aceptacién de obsequios y beneficios similares. 2.5.7. Planteamiento de inquietudes El MIMP, cuenta con canales de comunicacién para que, dado el caso, tengan la posibilidad de reportar cualquier circunstancia que pueda suponer la materializacién de un riesgo de soborno para la entidad, as! como para efectuar consultas o informar incumplimientos 0 debilidades que detecten en el SGA y que puedan ayudar a mejorar de forma continua. Las denuncias o inquietudes pueden realizarse a través de: * Correo electrénico: Se tiene habilitado el correo denuncias@mimp.gob.pe, a través del cual se puede realizar una denuncia dirigida a la Secretaria General, via correo trénico. 20‘Mesa de partes: Las denuncias también pueden ser recibidas a través del Médulo de Mesa de Partes del MIMP, en el cual se puede dejar en sobre cerrado la denuncia, indicando que se trata de una denuncia confidencial relacionada a temas de corrupcién y dirigida a la Secretaria General. ‘*Pagina web: Se ha habilitado un canal de denuncias, al cual se puede acceder ingresando a la pagina web www.mimp.gob.pel, y en el apartado “Atencién al Ciudadano” se debe seleccionar la opcién “Denuncias anticorrupcién”, en el que se debe cumplimentar la informacién solicitada para poder realizar la denuncia respectiva. Estos canales garantizan la confidencialidad de la informacién, facilitando el reporte de buena fe 0 sobre la base de creencia razonable y permitiendo la denuncia anénima. Asimismo, se implementan las acciones orientadas a proteger a los que realizan las denuncias y facilitar la asesoria para las/os servidoras/es que enfrentan situaciones que involucran actos de soborno (ver anexo N? 13). 2.5.8. Investigar y abordar el soborno EI MIMP implementa los mecanismos para llevar a cabo un proceso de investigaci6n de todos aquellos casos de supuestos actos de soborno, reportados o identificados; asegurando que la investigacién se lleve a cabo con total confidencialidad, se reporte a los encargados de la funcién de cumplimiento y que este reporte no se realice a personal que forma parte del rol o funcién que esté siendo investigada (ver anexo N° 14). 2.6. Evaluacién del desempefio 2.6.1. Seguimiento, medicién, andlisis y evaluacién EI MIMP, establece el proceso de seguimiento para medir los principales procesos en relacién al Sistema de Gestién Antisoborno (ver anexo N® 4). Es necesario tomar en cuenta que, evaluar de forma continua y asegurar el logro de los objetivos antisoborno establecidos permite tomar las medidas oportunas y, en caso de requerir, corregir las desviaciones detectadas. Cuando no se alcanzan los resultados esperados se aplica el proceso para el control de no conformidades y acciones correctivas (ver anexo N° 15). 2.6.2. Auditoria interna Para tener la certeza de que el Sistema de Gestién Antisoborno es conforme tanto a los objetivos como a los requisitos de |a NTP - ISO 37001:2017, es necesario llevar a cabo un proceso de Auditoria Interna, asi como establecer un plan de auditorias que 21contenga y determine, entre otras cosas, la frecuencia, los métodos, las responsabilidades y los requisitos de planificacién de la elaboracién de informes, de acuerdo al proceso de auditoria (ver anexo N? 16) A fin de asegurar la objetividad e imparcialidad de las auditorias, estas deben ser efectuadas por: * Personal independiente o establecido especificamente para ejecutar ese proceso, * El grupo o equipo que tiene la funcién de cumplimiento, o la unidad orgénica que tiene a su cargo funciones relacionadas. 2.6.3. Revisién del Sistema de Gestidn Antisoborno El Equipo o Encargada/o de la Funcién de Cumplimiento, el Organo de Gobierno y la Alta Direccién deben tlevar a cabo, al menos una vez al afio, una revisin del Sistema de Gestién Antisoborno conforme a lo establecido en la NTP ~ ISO 37001:2017 (ver anexo N° 2). 2.7. Mejora 2.7.1. No conformidades y acciones correctivas EI MIMP, ejecuta el proceso para el control de no conformidades y acciones correctivas (ver anexo N® 15), teniendo en cuenta que, es necesario: * Tomar acciones para controlar y corregir las no conformidades 0, * Hacer frente a las consecuencias de las no conformidades. Asimismo, se debe evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad con el fin de evitar que ocurra nuevamente, las cuales pueden ser: * Revisar la eficacia de cualquier accién correctiva tomada. + Realizar los cambios que sean precisos en la Politica Antisoborno o en el resto del Sistema de Gestion Antisoborno. 2.7.2. Mejora continua El MIMP determina e implementa las acciones necesarias para lograr una mejora continua en el Sistema de Gestién Antisoborno, las mismas que deben cumplir lo establecido en la NTP — ISO 37001:2017, y en el presente manual, a fin de retroalimentar. 22il, Recomendaciones 3.1. La actualizacién del Sistema de Gestién Antisoborno se debe realizar tomando en cuenta los hallazgos de fas auditorias internas ejecutadas y lo establecido en el numeral 1.7 del presente manual. IV. Anexos: ‘Anexo N2 1 - Organigrama del MIMP Anexo NE 2- Revisién por la Direccién Anexo NP 3 - Gestién de Riesgos y Oportunidades Anexo N° 4 - Gestién del Seguimiento y Medicién de los Procesos del SGA Anexo N@ 5 - Recursos Humanos Anexo N® 6 - Gestién de la Comunicacién del SGA Anexo N27 - Informacién Documentada del SGA Anexo N° 8 - Planificacién y Control Operacional ‘Anexo N29 - Control interno del SGA ‘Anexo N° 10 - Control Financiero ‘Anexo N° 11 - Control de Organizaciones y Socios de Negocios ‘Anexo N° 12 - Control de Regalos, Hospitalidad y Beneficios Similares ‘Anexo N® 13 - Gestién de Denuncias de Soborno ‘Anexo N2 14 - Investigacién Anexo N2 15 - Control de no Conformidades y Acciones Correctivas Anexo N° 46 - Auditorias Internas Anexo N2 17 - Formatos de los procesos del Manual del SGA del MIMP 23‘Anexo N° 1: Organigrama del MIMP ESTRUCTURA. AGANICA DE TERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES (Aprobado por Decreto Supremo N*003-20124/IMP,y modest)Anexo N° 2: Revisién por la Direccién Peet Revisién por la Direccién *sG Secretaria General Equipo o Encargada/o de la funcién de cumplimiento_| Planificar la revision y coordinar la ejecucién de las mismas a fin de asegurar el desarrollo adecuado y eficaz del Sistema de Gestién Antisoborno. | Rees Occ EERE ein) NTP — ISO 37001:2017. Equipo 0 Encargada/o de la funcién de cumplimiento. sinformes se no EES «Alta Direccién (Secretaria General). NEmteT Era covorm™uaades- *Informe de auditoria *Organo de Gobierno (Despacho ‘terme, “Equipo 0 Encargada/o de {a funcién de cumplimiento. | ‘Acta de Revision por el Organo de [MNENEUT EE “Alta Direcci6n. Gobierno. *Servidoras/es civiles det + Informe de cumplimiento. imp. eres Eeaiee Actividad Ma) ‘Consolidar informacién remitida por los Equipo 0 4 [Puditores en relacién a informes de Secretaria Encargeda/ode gap | auditoria interna y externa (Informe de |General la funciénde | | ‘Cumplimiento). | _cumplimiento | Planificar el nimero de revisiones y la | | Equipo o 2. | ejecucién de las mismas por parte dela Alta| Secretarla | Encargada/ode | > 44) \Direccién y el Orpano de Gobi General | lafunciénde | [Direccion yet Qrgano de Gobierno, | cumplimiento | | Elaborar la agenda de la reunién de revisién Equipo o | | por la Alta Direccién y el Organo de Secretaria | Encargada/ode | s44q programadas. cumplimiento | | Equipoo | | Coordinar la ejecucién de la reunion de Secretaria | Encargada/ode | ggg | revisién por la Alta Direccién. General | la funciénde _cumplimiento Gobierno y notificar las fechas General | la funci6n de | I Equipo 0 | Coordinar la ejecucién de la reunién de Secretaria | Encargada/o de revision por el Organo de Gobierno. General la funcién de ___|_cumplimiento Realizar el registro de acuerdos y acciones a ent 6 _planteadas durante la reunién de la Alta Secretaria | Encargada/o de | 449 [pre ton et Onono de Gobieme |General la funcién de [Direccién y el Orga | | cumplimiento 25Supervisar la ejecucién los acuerdos y 7 |acciones con respecto al SGA e informar a General Equipo o Secretarfa | Encargada/o de General | la funcién de cumplimiento 4800 |lasecreta Indicadores +% cumplimiento de las decisiones tomadas en la revisién por la direcci6n, ‘Informe de Revisién por la Funcién de Cumplimiento. Cory ‘Acta de Revisi6n por la Alta Direccién. ‘*Acta de revisién por el Organo de Gobierno. 26opnaeot 3p vppmae seanuoans ouge9 sp ouRbip uo Spuaimupi009 vopewon osu syeue ‘uomnana 10d ups upfasauid e| 1od uorsynay ap osa20%¢ [9p olny‘Anexo N° estién de Riesgos y Oportunidades Peed Gestién de Riesgos y Oportunidades i +56 + Equipo o Encargada/o de la Secretaria General funcién de cumplimiento ‘*Organos 0 unidades organicas de! MIMP Gestionar los riesgos de soborno y las oportunidades, que son de aplicacién al MIMP | estableciendo un marco de trabajo claro, transparente y conocido por toda la entidad. | Garantizando que los riesgos de soborno son identificados, analizados, evaluados y gestionados de forma adecuada y las oportunidades identificadas y priorizadas. NTP = 150 37001:2017. RM N® 048-2018-MIMP. *Organo de Gobierno ‘Informacién del contexto de la ‘Alta Direccién, DOE oc inn o cncargada/o dela ET EeM organizacién aul 8 +Mapa de Procesos. Funcién de cumplimiento. ee ‘*Seguimiento del plan de control y Equipo o Encargada/o de la eficacia de los controles Weteg rei Funcién de cumplimiento. establecidos. *Servidoras/es civiles del MIMP. corre rs etd actividad | Equipo o Encargada/o de Peers del proceso 1 _|Identificar el contexto dela organizacién, | Secretaria la Funcién de | General a | | " cumplimiento 2 |Definir/Validar | los | Procesos de '@) ogpp Especialista dela OM! | 2880 organizacién relacionados al SGA. | | " | ofa |Definir los criterios de aceptacién de los . Equipo o Encargada/o | | , Secretaria | | 3 _riesgos y el nivel (Rlesgos bajo, moderado,| SEteter? | delafunciénde | 4800 alto, critico, extremo). | cumplimiento | | Identificar riesgos y oportunidades* 5 | Organoso |g bles de k éSe identificé un riesgo u oportunidad? Unidades | Responsables de los 4 0 Organos o unidades | 4800 Oportunidad, pasar a la siguiente actividad. | orgénicas del orgénicas del MIMP Riesgo, pasar a la actividad 6. | —— a _ } —_ —| Anallzar y elaborar el plan de accién de/ | Equipo o Encargada/o 5 _ | oportunidades. | Secretaria de la funcién de 4800 | | Equipo o Encargada/o | | i labor retar |Realizar el anélisis de riesgos y elaborar| Secretaria ica | matriz de riesgos. General 4 | I __cumplimiento | 28Equipo 0 Encargada/o Secretaria ; ] de Ia funcién de aie General / Fs | Definir, implementar y supervisar el cumplimiento / | : ‘Organos 0 | 7200 “tratamiento de los riesgos identificados. Responsables de los unidades | d rganos © unidades orgénicas corgénicas | 1 fe | Elaborar el plan de seguimiento de acciones| Secretaria | Favlpe 0 Encargads/o de la funcién de 4800 _yeontroles. |General ; | | cumplimiento | ret Cir identificados *ldentificacién de Procesos. ‘sldentificacién de Riesgos ‘*Matriz de riesgos. *Ficha de Control de Riesgos. ‘Registro de Seguimiento de Tareas. sListado de Oportunidades y acciones. +% de cumplimiento de los objetivos del Plan de seguimiento de acciones y controles 29sae ae stipe ered ep sym 969 sapepiuniiodg A so8sary ap uons25 ap osa20u¢ Jap olnidMetodologia de evaluacién de riesgos 1. Desarrollo 2.1, Apreciacién de riesgos El proceso de apreciacién de riesgos permite obtener y gestionar el riesgo al que esté sometido el MIMP, desde el punto de vista de soborno, para lo cual se siguen los siguientes pasos: ‘+ Analizar el entorno o contexto de la organizacién, + identificar los rieseos, + analizar los riesgos, * valorar los riesgos, y ‘* definir el tratamiento de los riesgos Este proceso esté a cargo de del Equipo o Encargada/o de la Funcién de Cumplimiento. . Establecimiento del Contexto EL MIMP, con cardcter anual durante la Revisién del Sistema por la Direccién, lleva a cabo la determinacién de las cuestiones externas e internas que son pertinentes al propdsito de la entidad y su direccién estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del SGA. 2.1.2, Identificacién de procesos Para proceder a la identificacién de riesgos, previamente el MIMP, determina las Direcciones/Oficinas incluidas dentro del alcance y todos aquellos procesos identificados para cada una de ellas que pudieran afectar a los mismos. La identificacién de los procesos queda recogida en el documento Identificacién de Procesos, en el que se incluye la siguiente informacién: © Procesos © Puesto responsable '* Otros puestos implicados/Socio de negocio ‘© Descripcién del proceso 2.4.3, Identificacién de riesgos de soborno El riesgo de incumplimiento se define como el efecto de la incertidumbre de los objetivos antisoborno establecidos en la organizacién. Los efectos pueden generar impactos positivos 0 negativos, o ambos, Los impactos positivos, se denominan oportunidades, y los nnegativos son conocidos como riesgos. La gestién de las oportunidades se desarrolla en el apartado 2.3 del presente instructivo, El MIMP, identifica los riesgos de soborno relacionados con sus obligaciones en relacién con sus acti idades y los aspectos relevantes de sus operaciones, con el objetivo de identificar situaciones en las que pueda sufrir sanciones, multas, pérdidas financieras 0 de reputacién, como resultado de incumplimiento de leyes, normativa, normas internas, a11PaIV A OJUA!WINZas jap UD!IS2D ap OSa20J¢ Jap O[n|4 msPerera Recursos Humanos Porc Oficina General de Recursos Humanos SG | I] Gestionar las capacidades, actitudes y obligaciones que asume la Oficina General | de Recursos Humanos, en relacién al SGA | *NTPISO37001:2017, yt) *Directiva N2 010-2017-MIMP. *Directiva N2 004-2017-MIMP. *Directiva General N° 019-2016-MIMP. *Directiva General N2 013-2016-MIMP. *Directiva General N° 008-2015-MIMP. *Directiva General N° 006-2013-MIMP. ‘*Resolucién Ministerial N° 248-2017-MIMP. Ley 30057, *Decreto Legislativo N® 276. Cre cr] *Decreto Legislative N2 728. *Decreto Legislative N2 1057. *Necesidades formativas. *incorporacién de nuevo personal. *CAP Provisional o CPE. Ley 27815, Ley del Cédigo de Etica de la Funcién Pablica ‘sResolucion Ministerial N° 216-2018-MIMP, que aprueba el Cédigo de Etica del servidor y servidora de! mime, ‘*Normativa Antisoborno. ‘Cambios de funciones. *Organos o unidades orgénicas. ‘Equipo de cumplimiento, Coss inem «Director/a de la OGRH. Cine) ‘alta Direccién, *Organo de gobierno. *incorporacién, cese o cambio en el puesto de trabajo. 4 *Servidoras/es civiles capacitados iiDaaaaadlag enel SGA *Servidoras/es civiles. Responsable de cae kee Organoso | ResPonsables de e | los Organos o ower} Identifcar los requisitos minimos del Perfil |“ Tiaogoe de Puesto de Trabajo (por puesto). unidades orgénicas is organicas 1 Validar los Per | OGRH/ —Especialista de | lesténdares establecidos (por puesto), | ODTH oDTH Ejecutar ef Reclutamiento y Seleccién del | personal. Especialista de OGRH / OFT Core| 4 |incorgorar nuevo personal. OGRH / OPTP | specs 2400 — can | fspecialistade | . OGRH | ODTH / Equipo 0 | Formar al personal en temas antisoborno ‘ODTH/ f ig | Encargada/ode | 480 (proceso de induccién general) Secretaria la funcién de General | cumplimiento_| | 6 | Responsables de | i ; rganos 0 Comunicar funciones y responsabilidades los Organos 0 ; Unidades 480 {proceso de induccién especifica. : Unidades | Orgénicas ‘ | Orgénicas | . oan | Especialsta de |Identificar brechas de formacién entemas | Gory, | ODTH/ Equipo o | | 7 |antisoborno derivadas del proceso de ji, | Encargada/ode | 1440 | | Secretaria “induceién (aplicar encuesta y evaluarla). = la funcién de jeneral 4 | = = = A= _cumplimiento | | | Especialista de |Planificar a formacién,considerar acciones | ent ODTH / Equipo 0 8 _ |de capacitacién antisoborno en el PDP i | Encargada/ode | 480 , cle? Secretaria : | ‘correspondiente a cada ejercicio. | la funcién de | General | “ | So "| cumplimiento |__| | orn | Especialsta de Realizar el seguimiento del PDP en relacién | ODTH / Equipo 0 | A | opTH/ 9 ala ejecucién de fa capacitacién en temas | a | Encargada/ode | 480 4 | Secretaria relacionados al antisoborno. la funcién de | General ‘ | |_cumplimiento | Actualizar la informacié | ial | qq Actualizar la informacién en el Legajo | oGaH/ opt? | Especialistade | j4q9 Personal. | | ore Velar por el cumplimiento de la |Expectsisie at 11 presentacidn de la Declaracién Jurada de OGRH/oPTe “SPCRE 1440 Intereses, al inicio, cese y anualmente. | |" “| ogany __Especialsta de | evar a cabo la evaluacién de las acciones ODTH / Equipo o | | | 7 : opTH/ | 12 |de capacitacién en temas antisoborno y Secretaria | ENeargads/ode | 480 emitir informe respectivo. | la funcién de | | General | | |_cumplimiento +% formacién realizada en temas antisoborno, +% de servidores/as civles involucrados en casos antisoborno. | “Ficha de Personal actualizada. Penis ‘Registro de Formacién (PDP). i ‘*Registros de documentacién entregada en el marco de la NTP - ISO | 37001:2017. + De acuerdo al nivel de sasgo de os proceso, se debe tenor en cuenta os temas a tomar en cuenta ena induce de acuerdo 2 la taba qu forma parte do presente anex. be acuerdo al nivel de riesgo dels progesos, se debe tener en cuenta ls temas de debidaciigencs ycompetencis minimas de 2 servicoras/es de! MINP cogteniforen ie tabla que forma parte del presente anexo ) 6 K a7 \"responsabilidad en Tabla: Debida Diligencia, competen ‘Competencias minimas *Conocimiento acerca del vel Procesos de nivel | 22clamento interno de Trabajo. de riesgo bajo, sin esponeabitided en | reoneeimiento acerca de a p roe EP | Politica Antisoborno. el SGA y sin Gelegacion de seonocimiento acerca del iione, | Codigo de Etica de la Funcién toma de decisiones | °° Pablica. \ sConocimiento acerca del Reglamento interno de Trabajo. yes | "conocimiento acerca de la Procesos de nivel | °°" Politica de Antisoborno. de g0 sConocimiento acerca del | Cédigo de Etica de la Funcién Publica. ‘*Conocimiento en los Riesgos a moderado y alto, sin responsabilidad en el SGA y sin delegacion de : 8 los que esté expuesta la rae | posicién, _consecuencias decisiones. | . y mecanismos de respuesta. *Conocimiento o formacién acerca del SGA, | sConocimiento acerca de la Directiva N® 013-2016-MIMP “Normas y procedimientos para la entrega de cargo aplicables al personal del MIMP”. | *Conocimiento acerca del Reglamento Interno de Trabajo. | sConocimiento de la Politica Antisoborno. “Conocimiento acerca de! Cédigo de Etica de la Funcién Publica. *Conocimiento en Riesgos a los que esta expuesto el proceso, | consecuencias y mecanismos de respuesta. rocesos de nivel riesgo critico o ixtremo, con el SGA 0 con toma de deci *Conacimiento 0 formacién sobre riesgos. *Conocimiento 0 formacién acerca del SGA. 1s minimas e induccién irre ‘Politica Antisoborno del MIMP. | *Cédigo de Etica del Funcionario Publico. *Reglamento interno de Trabajo del MIMP. *Cémo reconocer y responder a solicitudes u | ofertas de sobornos. *Su contribucién a la efectividad del SGA, incluyendo los beneficios de un | comportamiento Antisoborno y de informar de las sospechas de soborno. ‘Las implicaciones y consecuencias potenciales de no cumplir con los requisitos del SGA (PAD). *Cémo y a quién pueden reporter cualquier preocupacién o sospecha ~canal de denuncias. Politica Anti-Soborno del MIMP. *#Cédigo de ftica del Funcionario Pablico. *Reglamento Interno de Trabajo del MIMP. *EI Riesgo de soborno y el dafio hacia ellos y la organizacién que puede resultar del soborno. #Cémo reconocer y responder a solicitudes u | ofertas de sobornos. | Su contribucién a la efectividad del SGA, | incluyendo los beneficios. de un comportamiento Antisoborno y de informar de las sospechas de soborno. ‘Las implicaciones y consecuencias potenciales de no cumplir con los requisitos del SGA (PAD). *Cémo y 2 quién pueden reportar cualquier | preocupacién 0 sospecha —canal de denuncias. *Politica Antisoborno del MIMP. *Cédigo de tica del Funcionario Publico. ‘*Reglamento Interno de Trabajo del MIMP. +1 Riesgo de soborno y el dario hacia ellos y la organizacién que puede resultar del soborno. *Circunstancias en las cuales el soborno puede cocurrir en relacién a sus funciones, y como reconocer esas circunstancias. *Cémo reconocer y responder a solicitudes u ofertas de sobornos. *Cémo ellos pueden ayudar a prevenir y evitar el soborno y reconocer los indicadores de soborno clave. Su contribucién a la efectivided del SGA, Incluyendo los beneficios de un comportamiento Antisoborno y de informar de | las sospechas de soborno. | ‘Las implicaciones y consecuencias potenciales de no cumplir con fos requisitos del SGA (PAD). ‘*Cémo y a quién pueden reportar cualquier preocupacién o sospecha -canal de denuncias-. 48,Flujo del proceso de Recursos Humanos 1.902 estes 140 20 eyneones3 ja Bp ONDER eB [reper ona LoD a9 estens soem s05m29 49: Gestion de la Comunicacién del SGA En) Gestién de la Comunicacién del SGA Cee General $6 del proceso Definir los canales de comunicacién internos y externos establecidos por el MIMP at) y mantener informadas a las partes interesadas acerca de los asuntos y decisiones relativas al funclonamiento del SGA. Corattss\ iam *NTP - ISO 37001:2017 “Equipo 0 Encargada/o de la Funcién de cumplimiento. DeMerietl *Responsable de la Oficina de Comunicaciones. *Servidoras/es civiles del MIMP. | +Informacién documentada | del SGA *Equipo o Encargada/o de Lani ‘informacion del SGA transmitia. AIIM a Funcién de *Plan de comunicacién del SGA cumplimiento ervidoras/es civiles. Perrier | Equipo o Identificar las necesidades de comunica: Secretaria Encargada/o de del SGA, General [a Funcién de | |_cumplimiento. | Equipo o | Secretaria | Encargada/o de 2 Elaborarel Pian de comunicaciéndelsca, | General’ | Berson ee) | 7200 Comunicacién | Especialista de la =|. — _ oc —_| | Equioo | Secretaria | Encargada/o de | | Ejecutar y realizar el seguimiento del Plan | General / laFunciénde | geoy | de comunicacién del SGA. | oficinade | cumplimiento / | Comunicacién Especialista de la | | oe | | | Equipo 0 Controlar la ejecucién del Plan de | Secretaria | Encargada/ode gang | comunicacién del SGA | General | la Funcién de | Lcumplimiento | - | Equipoo | Secretaria | Encargada/o de | | Realizar la medici6n de los objetivos del General/ | laFunciénde | 51699 | [Pen de comunicacién del SGA. Oficina de | cumplimiento/ | ‘Comunicacién | Especialista de la | | oc % de cumplimiento de los objetivos del Plan de comunicacién del Sistema de. Gestién Antisoborno. 5051zs ‘oquaqwin6as ugpipaw sees uejd sei0ge13 30 #1 ap eysuepadsy 7 oyuauNduND ap UpPUNS e} ap o/epebeaUg © odinby 5 z 8 Z ii 4 ai] & 28| g 3) 8 Roa sopepismou E : apjoquo> deoyqua pl 3: Be yunto9 &] ap UpAse9 ap osar0ud J@p olny rr] as ah EC) a oAnexo N° 7: Informacién Documentada del SGA Informacién Documentada del SGA Coro Secretarla General Ceres Gestionar la elaboracién, emisién, revision, aprobacién, distribucién, control, modificacién y mantenimiento actualizado, de toda la informacién documentada | del Sistema de Gestién Antisoborno, incluidos los documentos de origen externo pertinentes. *NTP — 180 37001:2017. *Directiva N2 002-2017-MIMP Creat Im *Decreto Supremo N2 008-92-JUS, *Directiva N° 007-2011-MIMP. *Directiva General N2 001-2015-MIMP. Equipo o Encargada/o de la Funcién de cumplimiento, sinformacién no CN «Alta Direccién. Itc Com documentada. *Organos 0 unidades orgénicas del ‘Informacién externa, MMP. | *Equipo 0 Encargada/o de ‘*Ficha de control de informacién, la Funcién de ‘lista de control de informacién cumplimiento. interna externa. *Servidoras/es civiles de! ‘*Informacién documentada. IMP. Alta Direccién. cco a Actividad x actividad Equipo 0 Elaborar y codificar la informacion Secretaria | Encargada/o de 549 documentada' del SGA. General | la Funcién de - || cumplimiento I Revisar la informacién documentada del | Equipo | Pn Secretarla _Encargada/o de | 2 |élainformacién requiere modificacién? Ba 2880 | General | la Funcin de | SI, ira la actividad 3. cumpliniente | } |No, pasar a la actividad 5. 2 | - i 7 E | Modificar 0 actualizar la informacién secretara | Encargada/o de | 3 |documentada del SGA. Bada | 2880 General | la Funciénde Ira la actividad 2, | cumplimiento_| “ta informacién documentada comprence lo raqueido por la NTP SO 37001: 2017 y todos aquellos documentos que sean necesaros pore! WIMP, afin ce asegurarlaeficaca del SGA, $a identifieacién y registro de los documentos se leva 9 abo de acuerdo al numeral 65 de a Directva N® 002-2017-MIMP 'Normas para Formula, Tramitar, Aprobar, Medificaro Visa Dispostves Legales y Documentos Normatvos y Orientadores Eaborades en el Piego Mujer y Poblaciones Vulnerabes"; ode 8 normative vigente respectiva el MIM; as mismo los frmatos nose codican, pues se idertifcan de acuerdo 2 un nombre, de manera que no exiztin do: formatas cone! misma nombre, Lat 1 eactones ye estado de version del formatos son os del documento al que se encuentran asia. 53—+— Equipo 0 Secretarfa | Encargada/o de General | la funcién de cumplimiento 4 | Aprobar la informacién documentada. 480 Equipo 0 Encargade/o de |Distribuir y subir al INTRANET de la Secretarfa | lafunciénde | instituci6n la informacién documentada. | General / OT! | cumplimiento / | Especialista de | om | | 2880 Equipoo fegistrarla informacién documentada del | Secretaria Encargada/o de | SGA (Interna y externa). | General fa funcién de _cumplimiento | Equipo o | Encargada/o de 2880 | Secretaria lafuncién de General /OT! | cumplimiento/ | 2880 JOTDAC | Especialista de |O11/tspecialista | - a | de OTDAC +% de No Conformidades por incumplimiento al proceso de informacién documentadi ista Maestra de Documentos internos. J+ Lista Maestra de Documentos Externos « Ficha de Control de Informacién Documentada. | |Frteger documenta igitales. retried in en archivos eee 54ss ‘abso Syalo wp narod To HRD, ‘Yos ep epeqoumeg upemnon Poe ppewiey asi vooemas ‘gpesoy Peer eves? okieupon ets ‘ejvamndam> sp uoiuny erp omepetren3 ©-0dnbs [ap unpuny sta ofepedieny © odmba| OVaUEuN® 9p BPH) O/pebie Ie © owoqospuy upAses ap ewarsis jap epeiuauinsog Up!2eUO4UI Osa20Xd |p Ofns meAnexo N2 8: Planificacién y Control Operacional 3 Cenueeca ferris Cel) Oyo Crear Secretarfa General NTP —1SO 37001:2017 *Equipo 0 Encargada/o de la funcién de cumplimiento. Alta Direccién. «Organos y unidades orgénicas. *Controles implementados. Registro de controles. eT Gestionar la revisién y aprobacién de los controles, |eLos controles son aprobados? |si, continuar en la siguiente actividad No, ira la actividad 1. | Elaborar el Plan de Control de Riesgos. Elaborar/Actualizar el Registro de Controles, Comunicar y difundir los controles establecidos. Realizar la revisién y modificacién de controles. Planificacién y Control Operacional a se Planificar las acciones (controles) para tratar los riesgos identificados, a fin de integrar e implementarlas en los procesos del Sistema de Gestién Antisoborno y evaluar la eficacia de estas acciones._ *Procesos de la entidad. *Evaluacién de riesgos. Cecr ce Cet uCHi *Servidoras/es civiles. Perec oe penn) l / Equipoo | i, | Encargada/ode | | Secretaria 5 | | Ta funcién de | Sener) mgimente/ | Organos 0 i 2880 : Responsables de unidades Mnicag | (08 OFB2N0S 0 organicas —“unidades - |__orgénicas 1 Equipoo | secretaria Encardadia/o de | la funcién de General cumplimiento / Organs Responsabies de | 788° unidades | los Organos 0 | “oo unidades __orgénicas | Equipe © | Secretaria | Encargada/ode | 569 General | [a funcién de __|_cumplimiento | Equiooo | Secretaria | Encargada/o de | yayq General | lafunciénde | - |_cumplimiento_| Equipoo Secretaria | Encargada/o de | gy | General | la funcién de | cumplimiento | | Equipo 0 | Secretaria | Encargada/o de | General | lafunciénde | 788° |_cumplimiento 56| | Equipo o Supervisar la Debida Diligencia en la Secretaria | Encargada/o de aplicacién de controles. | “General | ‘lafuncién de | 576° | cumplimiento | | Equipo o Tomar acciones ante conflictos en la | Secretarfa | Encargada/o de 8 2880 ‘aplicacién de los controles. General la funcién de {| cumplimiento | | | Equipo 0 | Realizar el seguimiento y la medicién del Encargada/o de proceso, | la funcién de | 5760 cumpl ito 378s man ap ugoey aan te 8 8h {often upon ree 9 Jeuorsesadg J02qU09 A upize2yIUe|d ap Os22044 [9p OIn|4Control interno del SGA Secretaria General Vt | Establecer el sistema de controles internos para ayudar a garantizar que las, SG politicas y los procesos antisoborno se estén aplicando de acuerdo a lo previsto. “NTP ~ (SO 37001:2017. | +RM N2 169-2018-MIMP. Peete * Equipo o Encargada/o de la Funcién de cumplimiento, *Alta Direccién, *Organos 0 unidades organicas. *Procesos de! MIMP. EterEEg *Procesos del SGA. sinformes. Proveedores Equipo 0 Encargada/o de la Funcién de *Controles establecidos. BME cumplimiento Registro es controles. Usuarios eas *Servidoras/es civiles del mime. re rs er ey Petree cA Teer, Equipo 0 Disefiar los controles necesarios para quip 1 verificar que los procesos del SGA cumpian Secretaria Encargada/ode seq < General _la funcién de con los requisitos. 1___pfon tos requisitos | _ cumplimiento | Equipo 0 Secretaria Eneargada/o de | | Ia funcién de | General / | | | Implementar y aplicar controles para los | cumplimiento/ | Organoso 5760 procesos del SGA, | Ore Responsables de | | unidades | Resho! orgénicas | 'SOrEanoso. | | | unidades | PO | orgénicas | | Equipoo | Secretaria | Fncargada/o de la funcién de General / Establecer y actualizar los compromisos 6r cumplimiento / rganos 0 4320 | antisoborno. Responsables de | | unidades | Srednicas | (05 6rBan0s 0 unidades | — orgénicas 7 | Equipo o | Secretaria | Encargada/o de | Realizar la implementacién de las acciones | General/ | la funcién de | 4 [para la mejora de los controles de los Organoso | cumplimiento / 5760 procesos del SGA. unidades | Responsables de | orgénicas | los érganos 0 | unidades 59rete Coote go> 6 | Evaluar los controles implementados para | Secretaria los procesos del SGA. General Secretaria isar los controles implementados. Supervisar los controles imple General *% de controles implementados en el SGA. ‘*Registro de los controles implementados. ‘Registro de controles. orgénicas Equipo 0 Encargada/o de la funcién de |_cumplimiento | Equipo o Encargada/o de la funcién de ‘cumplimiento 60Creo dela Mujer y Poblaciones Vulnerables Los controles financieros aplicables al MIMP son: 1. Separacién de funciones: Una misma persona no puede | iniciar como aprobar un pago. 2. Niveles escalonados apropiados para la aprobacién de pagos, de manera que la operacién grande requiera la aprobacién de més alto nivel del Ministerio, Tabla: Controles correctamente Evaluar o Verificar que el pago realizado al socio de negocio sea razonable y proporcional a su servicio. | Requerir al menos dos (2) personas para evaluar las | ofertas y aprobar la adjudicacidn de un contrato. | 6. Adjudicar contratos, siempre que sea posible evaluar si el | proceso es justo competitivo y transparente. | 7. Establecer un nivel superior de supervision en la gestién de las operaciones con alto riesgo de soborno. 8. Proteger la integridad de las ofertas y otra informacién sensible a los precios, limitando el acceso a las personas | apropiadas. Controles 3. Requerir al menos dos (2) firmas para la aprobai | Financieros pagos. | 4. Aprobaciones de pago sustentadas en documentacién. | 5. Implementar métodos de control de caja eficaces. | 6. Descripciones en las cuentas sean claras y precisas. 7. Revisiones periédicas de la gestién operatoria de las | _ ___ operaciones financieras relevantes. | Los controles no financieros aplicados para el MIMP son: 1, Debida diligencia en la contratacién de subcontratista o proveedor. | 2. Evaluar la necesidad y la legitimidad de los servicios a ser | __ suministrado por los socios de negocio. | 3. Evaluar si lo servicios fueron llevados a cabo | Controles no Financieros 5. —l MIMP, tiene establecidos sus compromisos antisoborno, como, por ejemplo: |= Politica Antisoborno. | |= Cléusula anticorrupcién en los contratos | | Establecimiento de los Objetivos antisoborno. | La Organizacién establece mediante su Cédigo de Etica de la Obsequios y _Funci6n Publica asi como mediante las normas vigentes, que beneficios similares | las/los servidoras/es cciviles del MIMP, no pueden aceptar | ___| ningiin tipo de obsequio o cualquier otro beneficio. | Insuficienciade controles contra el soborno Compromisos antisoborno Encontrandose establecido en el proceso de Control de Organizaciones y Socios de Negocios (anexo N° 11). 1 61 soueyesio ‘opraTTAD ap ugpuny ep ofepebiensg ood [jowantydurD ap upHuns 1 9p ofepeb 703 0 ode Yy9s 1p nw |VDS |@P ousayuy [011409 ap os920K4 Jap ofniy =I & ESPeieauecra Control Financiero aie Oficina de Contabilidad +86 Secretarla General s0GA ‘*Organos 0 unidades __ orgénicas del MIMP Evaluar las acciones de deteccién de rregularidades reportados durante la| ejecucién de los procesos de gestién financieros de ingresos y gastos vigentes en el MIMP, para contribuir a la prevencién, deteccién y gestién de riesgos antisoborno | de manera temprana._ “NTP ISO 37001:2017. *Decreto Legislative N° 1438. *Directiva N@ 001-2007-EF.77/15. *Directiva N® 007-2017-MIMP, y sus modificatorias *Directiva General N° 020-2016-MIMP, y sus modificatorias. *Directiva N2 001-2018-MIMP/OGA, y sus modificatorias. Ley N° 30225, y su reglamento. + Equipo o Encargada/o de la Funcién de cumplimiento. *Oficina de Contabilidad. “Documentos de sorficina de Abastecimiento y Perec uratcz9 econémica de Ce los érganos 0 unidades rviclos. orgénicas. *Oficina de Tesoreria *Organos o unidades orgénicas. Coed Coes) *Servidoras/es civiles. + Equipo o Encargada/o de la Funcién de cumplimiento. Cees Pewee) ‘Informe de Monitoreo y ‘Seguimiento de medidas preventivas de deteccién de irregularidades. Actividad | investigar posibles irregularidades en |relacién a transacciones financieras’ de lingresos y gastos. Especialista de Oficina de Osa | gLas irregularidades pueden ser subsanadas? | ‘Se ha identificado alguna posible | contabilidad | oc | 2880 |irregularidad? |SI, reportar a OGA y pasar a la actividad 2. | | No, FIN, | | I et —|—_— Evaluar si las irregularidades pueden ser | Ms 2 subsanadas. Oca Especialista dele) ag50 | ” Se dabe consicerar tanto Caja Chica, Transferenis Banearas, Cheques, Pagarés y Letras de Cambio, os cuales tienen definidos los mecarismos de control de acuerdo 2 le Directive N'001-2018-MIMP/OGA y la Orectva N'001-2007-€F.77/15 del Ministero de Economia y Finanzas oaquelavigente; se debe realizar el segulmienta y revision ée aquelos controls estableidos por normativa GD gente. ADs entSI, pasar a la sig inte, NO, reportar al Equipo 0 encargada/o de la Funcién de cumplimiento y pasar ala actividad 4. | Aplicar medidas y realizar el seguimiento. Especialista de la OGA fem | Equipo 0 | Encargada/o de 4 | Controlar, realizar el seguimiento y revisar® | Secretaria | laFunciénde | 954 General /OGA | cumplimiento / Especialista de la OGA Tacit tit °% de denuncias de soborno en relacién a operaciones financieras. [oc IStroi °Informe de Revisién por la Funcién de Cumplimiento. * be forma semestral se deben revise, por parte del Equipo 0 Encargada/o de la Funcién de Cumplmianto, todos aqudlios _movimientosfinancieros que superen is ocho (8) Unidades ImpositnasTributarias. 65Flujo del Proceso del Control Financier 20 2p eisepadsa ‘y90 e199 ewHepadsa| “| ¥50 el 9p eyayenodsy FUSES ap ugpunget ap ofepebseou3 0 odin orspueutsfonue 66Anexo N2 11: Control de Organizaciones y Socios de Negocios. +36 *0As Equipo 0 Encargada/o de _ a la funcién de cumplimiento Establecer los controles y el nivel de riesgo relacionado a las organizaciones en las que el MIMP tiene control y sobre los socios de negocio. \SO 37001:2017. *Decreto Supremo N® 056-2017-EF. eLey N2 30225. Decreto Legislative N° 1352 *Organizaciones/socios de negocios Responsable Secretaria General eed Ore) Cyc) preter) *Documento que da inicio a la operacién, proyecto, actividad o relacién, | *Ordenes de compra y servicio. *Contratos. Lc Cea Oficina General de Administracién, Entradas *Servidoras/es civiles del MIMP. *Informes de evaluacién de los riegos inherentes a organizaciones/socios de negocios. ‘Lista de proveedores. *Clasificacién de las organizaciones/socios de negocios. alta Direccién, Equipo o Encargada/o dela | eC UCcm funcién de cumplimiento. ‘*Organos o unidades organicas del MIMP. Coes eer Beier Equipo o Encargada/o de la | funcién de cumplimiento / Responsables de Secretaria Identificar organizaciones y socios de General / | | 1 negocios de acuerdo conel érganode | Organos 0 los érganoso | 2880 | | orgénicas / OAS | organicas / | | Especialista de i |_| | ons Ts . Equipoo | Evaluar los riesgos de soborno relacionados Secretaria es eada/o dela | |con las organizaciones 0 socios de General / funcién de | 2 negocios.* Organos 0 = cumplimiento / Especialista de OAS / | unidades éPosee un riesgo de soborno? ongénicas / OAS ° ara evalua el rvel de riesgo de los Socios de Negocio se toma en cuenta el Rlesgo Residual con el cual se ha evaluado al proceso/subprocesa en el cual se interaccona con la Organizacién / Socio de Negocio, obteniéndose ée forma directa el mismo nivel de Riesgo del Proceso/Subpraceso para ia Organizacén / Socio de Negocio. Adiconal a ello, y como excepcin, se Cansiderard can un Riesgo Bolo ol Socio de Negocio cuando el monto cel bien y/o servicio proviso sea igual o menor a ocho (8) Unidades Impositiva Tibutarae, vigentes al momento de la transacién; y cuando lo Benes yservielos se encventen incluldos le los Catsloges Electrénieos de Acverdo Marco, de acuerdo alos aru Sy 31d a Ley N® 30225, ey de Contataciones del go sus modifatorias. Se apicarin los cantrles respectves (encuesta) 2 todos aquellos Socios ce Negocios, cue aun lego mayor que bajo para a enti, 67SI, continuar en la siguiente actividad. Responsables de Lanai los érganos 0 lon unidades orgénicas Equipo o Identificar e implementar controles en la Eocarende/ne a entidad."* Stats Secretaria cumplimiento / éSe puede implementar controles en General/ | Especialista de 3 | organizaciones/socios de negocios? Srganos 0 OAS / * unidades St continvar con a siete atid. | ergiieas ons | spensbls de No, ira la actividad 5 unidades orgénicas Evaluar la suficiencia de los controles aplicados, Equipo © 4 |eSonsuficentes os controles aplicados? | Secretaria | Encargada/o dela | >459 General funcién de SI, FIN. cumplimiento NO, ira la actividad 3, Equipo o fa/o dela Secretaria | Eneareade/ 5 funcién de Determinar las medidas correctivas en General / : cumplimiento / 5 |relacién a las organizaciones o socios de Organos 0 2880 ay s Responsables de oo negocios. FIN, unidades orgénicas ee unidades orgénicas '*% controles implernentados en relacién con los riesgos identificados en organizaciones o socios de negocios. *Clasificacién de las organizaciones y socios de negocio. *Cuestionario socios de negocio. 1 afin de identifica las controesaplcabes, es necesaro que los Socios de Negecies dsarrlien un Cuestionario, a ino de la ‘elackin contractual, con la finaliad de poder evaluat Ie situacién con respecto alos rlesgos de soborno que representan. El {Cuestionaro constaré de 23 pregunta, otorgandose un (2) pUnto por cada pregunta contestada afativamente;y ceo (0) puntos por cada pregunta que obtenge una respuesta negativa ono se responda, caliledndose de acuerdo a a tabla que forma parte del presente anexo. 68Dynl Nivel de RAeterF Bajo (16. a 23 puntos) Tabla: D. Teh) La Organizacién/Socio de Negocio informa que tiene implantado controles y realiza buenas précticas para combatir la corrupcién/soborno. el de valoracién y acciones aplicables Er *€I MIMP incorpora una cldusula anticorrupcién en todos los contratos, bajo sancién de nulidad, la cual tiene cardcter obligatorio de aceptacién en el ‘marco de la normativa de contrataciones vigente *Verificar que todos aquellos Socios de Negocio que sean evaluados con un riesgo mayor que bajo no se encuentren inhabilitados para contratar con el estado, a través de la consulta de Proveedores Sancionados en la pagina del OSCE. «Informar sobre la Politica Antisoborno del MIMP. Moderado (8 a 15 puntos) La Organizacién/Socio de Negocio informa que tiene parcialmente implantado controles e Inicia una cultura de buenas précticas para ‘combatir la corrupcién/soborno. *Promover la implantacién de una Politica Anti soborno de la Organizacién/Socio de Negocio *Promover la realizacién de una forma: material anticorrupcién por parte Organizacién/Socio de Negocio. Alto (0.7 puntos) La Organizacién/Socio de Negocio informa que NO tiene implantado controles 0 alin carece de realizar buenas practicas para combatir la corrupcién/soborno. sPromover 0 sugerit al Socios de Negocio la Implementacién de un modelo de prevencién en funcién al art, 17, eximente por implementacién de Modelo de Prevencién del Decreto Legislativo N° 1352 Decreto Legislative que amplia la responsabilidad administrativa de las personas juridicas. *Promover la verificacién de ausencia de conflictos de interés segin lo indicado en el art. 11 Impedimentos del Decreto Legislativo N2 1341, que modifica la Ley N* 30225. Nulo Se identifica con riesgo Nulo a la Organizacién/Socio de Negocio cuando por algun motivo no responde al cuestionario y no se puede otorgar un puntaje. *Considerado como prioridad para una nueva evaluacién, * Tadependientemente del puntaje ue obtuvo le Organiza / Saco de Negodlo, sel MIMP identfiase una conductaIndeblda a SEA se cetera como fee ALO 69Flujo del Proceso para el Control de Organizaciones y Socios de Negocios 5709 i a appa rend ena 39 > eI Ow ‘eri pe a AP RINSE atwannénnd evant | evornon sinner aspen 70Dunc) Control de Regalos, Hospitalidad y Beneficios Similares +86 Coe 7 som! ia Secretarfa General socRH _ *oc Prevenir la oferta, entrega o aceptacién de regalos, hospitalidad y beneficios | similares por parte de los miembros de MIMP. *NTP ~ 180 37001:2017. Ley Ne27815 +05 N2033-2005-PCM. ‘RIV N® 050-2009-PCM. ‘RIM N2 216-2018-MIMP. *Servidoras/es civiles. ‘informacién relacionada a Personas usuarias. la entrega/ofrecimiento de ‘*Organos y Unidades Orgdnicas. regalos, hospitalidad o Alta direccién, LL beneficios similares. ‘Equipo o Encargada/o de sinformes de seguimiento. la Funcién de *No conformidades identificadas. [Namal] cumplimiento, Alta Direccién. reer Pere) Equipo 0 | Encargada/o de la funcién de Secretaria cumplimiento General/OTl | /Especialista de | 5760 /OGRH/OC OTI/Especialista deocrH/ | Especialsta de | | Cy Cte re cry rte | Difundir las prohibiciones vigentes con relacién a la aceptacién, suministro u oferta de regalos, hospitalidad y beneficios | | similares por parte de las/los servidoras/es civiles de acuerdo a la Ley N° 27815, Ley del Codigo de Etica de la Funcién Publica. | oc Responsables de Realizar el seguimiento respecto a regalos, | hospitalidad y beneficios similares. Organoso 1 Greanos 0 2 &Se identificé algtin tipo de irregularidad? | unidades 7 | 5760 . unidades | SI, ira la siguiente actividad. orgénicas : on orgénicas | | | Responsables de | | Realizarla denuncia correspondiente. | O°88N52 "165 Grganos.o 3 ° unidades | . 480 “FIN. “ unidades | orgénicas | | | | orgénicas i Ge +36 de denuncias recibidas relativas a regalos, hospitalidad y beneficios Saabs similares. ‘Registro de regalos, viajes, hospitalidad y beneficios similares. 7 Cen *Correos electrénicos, +informes de aceptacién o denegacién - 71Flujo del Proceso de Control de Regalos, Hospitalidad y Beneficios Similares Resizar eb seguimiento 72 30 99 eRHeDadEI 7 UDO a” eG 10 9 “Fe96I0 F9pEDIIA rsneracey/ owsannduim 2p wonanyel 2p ofepeBIEUy 0 odnbs| 0 soueb9 5019p saygesuodsoy orem sopupuag & pepeydsor soxe02y 2P 101U0)Minit 8 oases Poblaciones Vulnerables Anexo N2 13: Gestién de Denuncias de Soborno Dee Gestién de Denuncias de Soborno Responsable go pieces Secretarfa General EVrutciil «Secretaria Técnica Bored Noone Fomentar y facilitar que las personas reporten, de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, el intento de soborno, supuesto y real, 0 cualquier incumplimiento 0 debilidad en el SGA al personal apropiado, garantizando el anonimato del denunciante y evitando la fitracién de informacién. ‘NTP ~ ISO 37001:2017. | ‘*Decreto Legislativo 1327. | ‘Decreto Supremo 010-2017-1US. Ley N227815. ‘#Resolucién Ministerial N°248-2017-MIMP. Coy e Creer] *Denuncias reportadas. CoC Eam Solicitud de medidas de | a proteccién, *IMedidas de proteccién al denunciante Servidoras/es civiles. Usuarios Registro de denuncias. Personas usuarias. r Pane Pee boot Pee Establecer los medios (multicanal) adecuados | ..044,,| Servidor/a 1 para las denuncias por soborno, identificarlasy | “Eu8' | designado/a por | 10080 agruparlas, | |___Rentidad *Servidoras/es civiles del MIMP. Proveedores *Personas usuarias. Recibir la comunicacién de incidencia 0 | | denuncia de soborno, codificar, registrar y | revisar los datos, secretaria |. Servidor/a | 2 | gBxisten observaciones con respectoa la General | designado/a por | 960 | informacién presentada? laentidad | | SI, ira la actividad 3. | | | NO, ira la actividad 5. { | | | | Solicitar subsanacién de informacién. Lal 7 fg | Setvidor/a Ela informacién fue subsanada? | Secretaria 3 | designado/a por | 1440 | | Si, Ira Ia actividad 5. | General Ses ene | NO, ira la actividad 4, | | _ | | Archivar solicitud. Secretaria | Serddor/a a) designado/a por | 480 FIN. General | : af - | |_laentidad Servidor/a | : ‘ Secretaria | 4.0 5 _Evaluar el requerimiento de proteccién. | Secretaria designado/a por | 2400 | | General < —} a ep _aentidad | _2 | | secretaria |, Se*vidor/a 6 _Notificar medidas de proteccién al denunciante. | designado/a por | 480 General a “la entidad Ejecutar las medidas de proteccién al Especialista de 7 | denunciante. oGRH oGRH a = a | servidor/a | Derivar la denuncia a la Secretaria Técnica para Secretaria | designado/a por | 1440 la precalificacién. General < 7 la entidad & 3| T — 1 7 Equipo o Verificar que el/la denunciante goza de las Secretaria | Encargada/o de 1440 | medidas de proteccién dispuestas. General la funcién de | cumplimiento | Indicadores '#% de denuncias por soborno derivadas a la Secretaria Técnica. Je Registro de denuncia. j¢ Notificacién al denunciante. J» Registro de control de denuncias. | 74qumandaT vonunyetapaypetiens od, apo ao rman ‘099s 2 sepuna 2 up eo02 00 «/opeUOap eH eOIS od ‘ousoqos ap se:sunuag ap uonse5 op osa2oug fap olnis maPear tnvestigacién | «Grganos o unidades orgénicas del MIMP +36 Secretaria General +0GRH *Organo Sancionador Organo Instructor soPTP Garantizar la investigaci6n y actuacién en el caso de denuncias relacionadas al] soborno en el MIMP por parte de servidoras/es civiles, personas usuarias, socios de negocio y cludadanos, 0 cualquier parte interesada, ‘*NTP — ISO 37001:2017. | Cer Coheed ‘Ley N2 30057, *Decreto Supremo N? 006-2017-JUS, que aprueba el TUO de la Ley N2 27444. Pees « Decreto Supremo N2 040-2014-PCM, Reglamento General de la Ley N° 30057. *Directiva 02-2015-SERVIR-GPGGSC. ‘*Resolucién Ministerial N° 077-2015-MIMP, que aprueba la Directiva N2 003- 2015-MIMP/OGRH. *Servidoras/es civiles. *Personas usuarias, *Secretaria Técnica *Secretaria General. een «Denuncias reportadas Oficina General de Recursos relativas a soborno. Humanos. ‘*Responsables de los 6rganos 0 unidades orgénicas. *Resolucién final del Procedimiento Administrativo Disciplinario. (TET *Servidoras/es civiles. Peeters eure ; eae actividad Lic) | Realizar la investigacién preliminar. ¢Se archiva la denuncia? Secretaria Secretaria/o SI, FIN. Técnica Técnica/o | 1400 NO, continuar en la siguiente actividad - | ‘Comunicar al denunciante y derivar el cceotuea [I *sctretanaya th informe de precalificacién al Organo Seca | Téenea/o 480 Instructor. | | | FASE INSTRUCTIVA: Grgano | SeTvidor/a civil | |Recibir Informe de precalificacién yemitic | 80’ | delOrgano | 2400 lacto de instauracién, | instructor | Notificar la instauracién del PAD a el/la Grgano | Servidor/a chil del Organo | denunciado/a. Instructor - _— = _ Instructor — Organo | Setvidor/a civil 5 | Recibireldescargo de el/ladenunciado/a. | jvrrone, | delOrgano | 2400 | " | “instructor |_| Analizar, indagar, emitir informe del | Grgano || Servidor/a civil | 6 __Organo instructor. | netractor | dt Organo 7200 | Sy =~ 28orresponde una amonestacién escrita? Instructor |Mujer y omc | ‘SI, derivar a OGRH e ira la siguiente | actividad, NO, derivar al Organo Sancionador e ir a la actividad 8 : OO Oficializar la sancién dispuesta (amonestacién escrita). 7 {El denunciado interpone un recurso T | impugnatorio dentro del plazo | determinado? Director/a de la 8 51 ira la actividad 12, OGRH ‘OGRH | No, FIN, - | | FASE SANCIONADORA: | 9 | Recibir el Informe del Organo instructor y del Organo 960 L notificar a el/la denunciado/a. Sancionador \/la denunciado/a solicita audiencia de | informe oral? Servidor/a civil 10 SI, Llevar a cabo la audiencia de informe delOrgano 1440 | oral Sancionador 7200 Servidor/a civil | Organo Sancionador Organo | Sancionador “INO, pasar a la siguiente activided } Emitirla resolucién final del PAD, ofcializar | Organo | Se*vidor/a civil a ; del Organo | 2400 |la sancién e i ala actividad 14. Sancionador ‘ | | | Sancionador __ | El denunciado interpone un recurso | | ] impugnatorio dentro del plazo | determinado? | Servidor/a civil ik . Organo, 12/51, ira la siguiente actividad sone delOrgano 7200 NO, comunicar al Equipo o Encargada/o de | ~*"'°M99°" cancionador la funcién de cumplimiento. FIN. MEDIOS IMPUGNATORIOS Recibir los medios impugnatorios. 2s una reconsideracién? | SI, emitir resolucién que resuelve el recurso | Organo | de reconsideracién y comunicar Equipo 0 | Sancionador | Encargada/o de la funcién de cumplimiento | e irae actividad 14, | NO, continuar con la siguiente actividad. {da sancién corresponde a una | amonestacién escrita? SI, emitir resolucién que resuelve el recurso de apelacién, comunicar Equipo 0 Encargada/o de la funcién de cumplimiento Director/a de la @ ira la siguiente actividad. | on | oGRH ~“ NO, derivar al Tribunal del Servicio Civil y | ‘comunicar Equipo 0 Encargada/o de la | n de cumplimiento. Servidor/a civil | del Organo | 14400 Sancionador | 13 Actualizar el legajo de el/l alizar el legajo de el/layservidor/a civil 420 OGRH /OPTP a | Especilita de 7'*% de denuncias de soborno con resolucién final. Indicadores puesta. +% de denuncias de soborno con una sanci6r Je Registro de denuncia. Je Informe de precalificacién. J- Notificacién al denunciado. Cec Je Informe del érgano instructor. Je Notificacién que impone sancién o determina el archivamiento. Je Registro de control de denuncias, 78sn ents No eae ? sean msControl de no Conformidades y Acciones Correctivas Deere a del proceso necesidad de implementar acciones y revisar la eficacia de las mismas. Creat rim *NTP ~ ISO 37001:2017 +Organos 0 unidades orgénicas del Mime. *# Servidoras/es civiles identificacién de no conformidades 0 incumplimientos. ‘Alta Direccién. Cer cd informe con anilisis de la no conformidad detectada *Emprendimiento de —acciones correctivas (cuando sea necesario). Neveu) *Organos 0 unidades orgénicas de! MIMP. Responsable de Pear Equipo 0 \dentificar las no conformidades 0] Secretarfa_| Encargada/o de | | | |incumplimientos. General la funcién de | | — | cumplimiento i Equipo o | | Investigar el origen de la no conformidad o| Secretaria | Encargada/o de | incumplimiento. | General | a funcién de /Responsables de NO, ir ala actividad 3. red 1% de acciones correctivas implementadas. ‘Informe de no conformidad y accién correctiva. ‘*Reporte de Seguimiento de No Conformidades y Acciones Correctivas. Cor) Secretarfa General Equipo 0 Encargada/o de la funcién de cumplimiento Gestionar adecuadamente las no conformidades detectadas, evaluar la ‘Equipo o Encargada/o de la funcién de cumplimiento. cu) 5760 | . | | Orean0o ee Srganoso | 3 |Implementar acciones correctivas. | unidad | a 5760 | | " unidades | | orgénica | 5 | orgénicas | | Equipoo Efectuar el seguimiento de las acciones| Secretaria | Encargada/o de | c 6, |implementadas. General la funcién de | - __|_cumplimiento \Verificar la eficacia de las acciones | | |correctivas. } leat Eup , ncargada/o de 5 {Han sido efcaces las accionesplanteadas? | ecretaria | Encargada/o de | 5760 a General __ la funcién de | St, FIN. | | cumplimiento | | | 80 |_cumplimiento |18. ow senpauiea souome squaujdu abe PEPIN 0 sue 5199 raesuOASON apepEus myUIA oysaimnbas Paempans gseuome flemeys opie wen? ORT 2p uopuny el ap ovepebreU3 0 odinb3 ‘seajy2ua9 souopy { sspepiai0ju09 ou 2p 1onvOD ‘seng2a1109 sauo}poy A sapepiussoju0y OU ap Jos3U09 J9 exed OsaD0I¢ [9p OniPecan Auditorias Internas *SG *Equipo 0 Encarda/o de la funcién de cumplimiento, - — *Equipo auditor Gestionar un plan de auditorfas internas a intervalos planificados, para proporcionar informacién acerca de la conformidad del SGA con los requisitos propios de la entidad y de la NTP - ISO 37001:2017, implementéndose y manteniéndose eficazmente. CoE Secretarfa General Vite del proceso eat) Create iim NTP ISO 37001:2017. | requisitos que han de “Alta Direccién. cumplir los auditores. *Equipo de cumplimiento. *Plan de auditorias. *Equipo auditor. identificacién del alcance , *Responsables y ejecutores de dela auditoria, procesos. *Documentacién del SGA a | revisar en la auditoria | *Alta Direcci6n. | ‘informe con los resultados de la Equipo o Encargada/o de | auditoria realizada. la funcién de cumplimiento. | Informe de no conformidades *Organos 0 unidades orgénicas del MIMP. errr aN rt naan ed ise ce Equipo 0 Secretaria | Encargada/o de General | la funciénde _|_cumplimiento |Determinar la forma a través de la cual se Equipo 0 |van a realizar las auditorias internas (Por) Secretarla | Encargada/o de servidoras/es civiles del MIMP 0 por una| General | a funcién de ‘empresa auditora/auditor/a externos” __|_cumplimiento Equipo 0 Encargada/o de Planificar las auditorias internas. | Pr 6 ri | fe 5 reparar la ejecucién de las auditorias Secretaria | ee ee. | 10080 internas, General ° | cumplimiento/ | | Equipo auditor | Equipo o Encargada/o de lafuncién de | 10080 cumplimiento/ _Equipo auditor | retaria | 4 | Acompafiar/Ejecutar las auditorias internas. | S€° | General 8 Los ausitores interes (Servidoras/es del MIMP) deben cumplir como minimo con los siguientes reauists: 1) Capsctacién: Cantar con un curso en fa Norma 90 37001 y ser aereitado como autor interno 150 37001; 2) Experienca: Centar por lo menos ‘con sels (6) meses trabajando en el MIMD; v3) Ser independiente del drea auditacs, no pudlendo audtar procesos de los ave forma parte, Enel caso de una entidad externa, debe cumple con elrequst 1 accional a ello debe contar con un minima de {res 3 auctoris en ia NTP=180 370012017 825 _ | Elaborar el informe de auditorias internas. : | Eavipe auattor | 10080 1 : Equipo 0 |Elaborar inform iformi \Fe @ de noconformidadesY | Secretaria | Encargada/o de 6 | acciones correctivas. | 2400 General | lafunciénde | FIN, Cooter cumplimiento_| +% de auditorfas realizadas de las planificadas. *Ficha de Planificacién de Auditoria as = Informe de Auditoria ‘Informe de no Conformidades y Acciones Correctivas. *Acta de Reunién de Auditor, Registro de Auditorias Internas Programadas. 83Cece eyoupne soypnyy odin sepepiuuosuoo seuoypne vgprote ou ap swiowy reioqeia veyroaf payeduory eperedaas Toypne odinb3 / oWva|aduIMD 3 scum seyowpny ugproste 3p ewi0s equiva seuaqu! seyoxypne vowels ‘onan {2p wopuny e 3p o7epebieu3 0 adinby | uppuny | ap oyepetreu3 0 odd Seu19qU] Se}oUpny e1ed osaD044 [9p ofn|y‘Anexo N® 17: Formatos de los procesos del Manual del SGA del MIMP INFORME DE REVISION DE LA FUNCION DE CUMPLIMIENTO FECHA HORA DE INICIO HORA DE TERMINO LUGAR PARTICIPATES. NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA ENTRADA: INFORMACION ANALIZADA. Tem ELEMENTOS DE ENTRADA DOCUMENTACION RELACIONADA [Estado de tas acciones de las revisiones previas por la direccién (Oe existi) ‘Cambios en las cuestiones externas e internas 2 |que sean pertinentes al Sistema de Gestién Antisoborno - 3._[No conformidades y acciones correetivas 4__|Resultados de seguimiento y mediciones 5._[Resultados de las auditorias 6 _[Reportes de sobornos 7__ Investigaciones - —_| |! naturaleza y extensin de los riesgos de soborne que enfrenta la organizacién 9g Eficacia de as medidas adoptadas para hacer frente a los riesgos de soborno 10 [OPortunidades de _mejora continua del i 2 ‘SALIDAS: RESULTADOS DE LA REVISION ACUERDOS responsaste | TEMADE | recHa bE FIN asACTA DE REVISION POR LA ALTA DIRECCION FECHA HORADEINICIO. | HORADETERMINO tuGar PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS | CARGO FIRMA ENTRADA: INFORMACION ANALIZADA ITEM ELEMENTOS DE ENTRADA DOCUMENTACION RELACIONADA Estado de las acciones de las revisiones previas por la direccién (De existir) Cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema de Gestion Antisoborno No conformidades y acciones correctivas Resultados de seguimiento y mediciones Resultados de las auditorias Reportes de sobornos Investigaciones wo |wlolulalw La naturaleza y extensién de los riesgos de soborno que enfrenta la organizaci6n ‘9 | Eficacia de las medidas adoptadas para hacer frente a los riesgos de soborno Oportunidades de mejora continua del Sistema de Gestién Antisoborno. 10 SALIDAS: RESULTADOS DE LA REVISION ‘ACUERDOS RESPONSABLE Ee FECHA DE FIN Rev.00 86ACTA DE REVISION POR EL ORGANO DE GOBIERNO FECHA HORA DE INICIO HORA DE TERMINO LUGAR PARTICIPANTES: NOMBRE Y APELLIDOS ‘CARGO FIRMA, ENTRADA: INFORMACION ANALIZADA. ITEM. ELEMENTOS DE ENTRADA. DOCUMENTACION RELACIONADA Resumen de resultados de revisin por la Alta Direccién Informacién proporcionada por el Equipo Encargada/o de la Funcién de Cumplimiento we) @ |rjalula|wl ‘SALIDAS: RESULTADOS DE LA REVISION FECHA DE ACUERDOS RESPONSABLE ano) FECHA DE FIN Rev.00 87saNoroov4aiNiIDENTIFICACION PP |UpEVE ST[axquiogses| ‘cwuoyunidas| sequnndos eave gli z/e\|F g 1esa20N Soin EEE Ti efelalait i]s] —— pee] seve oanntes 7 T |_| | elFlel? = zliis | cquoyuyntos | owwonunos oa PLE Ele lgle Fle)? aN sos ‘pu upped | aesodsey soe PE EEEIERHELE) = | 8B0p00 | OP OPO ee cus {ore owonands a= Flelz z cuomndes came, Bie E/E #\e sos fae u| ELELELETELELEMELELELE|E| meomeet [Se [eee er Fl*\5 ease, owoRUNBOS "emeg ‘Sva¥V3G OLNAIWIND|S 3a OWLSIOTE6 x é ona ss/ewuy sugpezyenye ap eyray ‘ a ‘ 9 s v € z t Sane aes cevopenesgg ——[PMEMIS] sorma | apesvriny | souomy | ugaemous| PEPER | ay | ‘SANOIDDV A S3GVGINNLYOdO 3G OavIsTI| coaonuw omuesone suns rocieansa| 849) | 2aR26 | noon 3a "2 yoo Jonwoosy| nous sm opin | 228 Ho se |e cee a al ewmoee coer YONI | yop [HORMBNON] DON | sess veo oo ee owl ro eu] veo] ow moon ee ‘psp UnDIpSW 5p ope.sordanas ews ‘oqauinsog jap oa} eBanqug eure YOINYDUO GVGINN 0 ONVDYO ‘VaVvO3¥LNa NOIDVINaWN20G 3d OWLsIOTYbles REGISTRO DE FORMACION Materia impartida: Impartida por: Interna Externa Fecha/s: Duracion: 3 PARTICIPANTES Grgano o Unidad Nombres yApeliidos | Orgénlea Fecha Evaluacién ‘Observaciones: Firma del Equipo o Encargada/o de la Funcién de Cumplimiento Firma del Director/a que recibe ta formacién EL Equipo o Encargada/o de la Funcin de Cumplimiento guardaré la evidencia de la asistencia y evaluacién de las/los participantes a la accién formativa realizada, 96TenesurA sbuopeRea STH cnfoweresa) | serdamununaun | siwory |" Ena | menu | sommes | prageccay | elapemigo | remn/amuon (eons | opugeor map upmemess lesmaonioeop|86 4 foes | nooweouavaa wise | yofariaaes | yorean 002 cuvmroo0 wasn a ” Sona souNsHnooa 3a vulsavavisrt6 6 A nner fe) o1xawno0a 13 2019a 3b avauNe wopyonenaa vHoas ‘cuNswn200 190 RENOWN NoBvaTwniay aa vADaa SONWALX3 SOLN3WND0G 3d VuLSaVW VISIToasis [rwuo10 Nopvwanosy| INi4 | No}oaLO¥s | NoRvANaSNOD (wanav ssnopvnwiseo | naysnodsay Me oniodsia| saoiaam | aa oan | OINSIAWNZDWY | oy. | N29MO | OLNaWNDOG 730 3HEINON 3a WWuos !NOIDVZNVAIDY 30 VHD34 (0530044 WOVIN3WN20G NOIDWWHO:NI 3 TOYINOD 30 WHOISeppeqonde | uopsnas ‘uy A apes | euuy Aey>os vopeioger= eu Aeros lop oma ap e205 sod opegaitylaciones Vulnerables CLASIFICACION DE ORGANIZACIONES Y SOCIOS DE NEGOCIO. ‘Observaciones/ Nivel de riesgo | Tipo de medida y/o N' | Sociosde Negocio | Puntaj cios de Negocio | Puntaje comentarios Otorgado acciones a tomar 103CUESTIONARIO A SOCIOS DE NEGOCIO Nombre Comercial Razén Social Representante Legal RUC Domicilio legal | Teléfono Correo electrénico Cédigo de conducta - 2Su empresa cuenta con algtin cédigo de conducta establecido? (S/N) Politica de Anticorrupcién éSu empresa tiene definidas y difundidas por escrito algin tipo de Politica Antisoborno? Si es si, por favor adjintela a este cuestionario. Procedimientos/Controles de Anticorrupcién Por favor listar y describir las politicas, procedimientos y controles que su compai para prevenir la corrupcién, POLITICAS PROCEDIMIENTOS ‘CONTROLES DE LA ORGANIZACION tiene en funcionamiento ‘Compromiso Anticorrupcién por parte de los trabajadores ERequiere su empresa que sus empleados certifiquen que cumplen con su politica de lucha contra la corrupcién y las leyes anticorrupcién aplicables? (Indicar Si o No) Compromiso Anticorrupcién — Organo de Direccién éRequiere su empresa que los miembros de su Organo de Direccién y sus altos ejecutivos certifiquen que ‘cumplen con su politica de lucha contra la corrupcién y las leyes anticorrupcién aplicables? (Indicar Si o No) Responsable de los controles anticorrupcién. éSu empresa asigna responsabilidad a uno o a mas ejecutivos de la misma para implementar y supervisar las politicas, esténdares y procedimientos de Anticorrupcién? (Indicar Si o No). Ejemplo: Oficial de Cumplimiento uotro. 104Responsabilidad Anticorrupcién Por favor proporcionar los nombres de las personas en su empresa responsables de implementar y supervisar las politicas, esténdares y procedimientos de Anticorrupcién Formacién Anticorrupcién Su empresa requiere que sus empleados completen una induccién / sensibilizacién / formacién sobre temas Anticorrupcién? (Indicar Si o No) Participantes en la formacién de Anticorrupcién Por favor indicar que puestos en su empresa son requeridos de completar una induccién / sensibilizacién / formacién sobre temas Anticorrupcién, Servidoras/es civiles — Empleados Para responder a estas preguntas tener en cuenta que: Servidoras/es civiles se refiere a Jos empleados ppiblicos, a todo funcionario servidor de las entidades de la administracién pitblica en cualquiera de los niveles Jjerérquicos sea este nombrado, contratado, designado, de confianza 0 electo que desempefie actividades o funciones en nombre del servicio del estado. Teniendo en cuenta lo descrito: éSu empresa es de propiedad (accionista) 0 est legalmente afiliada con algdn Servidar/a civil que tenga alguna conexién con el MIMP 0 trabaje de cualquier forma para la misma? (Indicar Si o No) Servidoras/es civiles ~ Pagos Su empresa ha realizado pagos de dinero o algo de valor, directa 0 indirectamente, a Servidoras/es civiles 0a alguna entidad 0 persona sugerida por un/a Servidor/a civil, como obras de caridad, patrocinios, regalos 0 similares? Indicar Sto NO Servidoras/es civiles — Pagos De ser afirmativa la respuesta anterior, describir y explicar cuéndo y cémo fueron realizados los pages y ‘contabilizados en los libros y registros de su empresa. Politica de Regalos, donaciones y/o beneficios similares eCuenta su empresa con alguna politica de regalos, donaciones o beneficios para sus proveedores o clientes? (describirla) 105a Regalos Su empresa ha realizado algtn tipo de pago 0 envio de regalos a algtin Servidor/a civil? indicar SI 0 NO y de ser afirmativa la respuesta, indicar cual fue la finalidad de dichos pagos o regalos PAGO/REGALO motivo Reporte Anticorrupcién / Canal de Denuncia En caso de una sospecha de soborne o comportamiento de reporte? 10, éTienen sus colaboradores algiin mecanismo Investigacién de incidentes &Cémo investiga su empresa los incidentes o denuncias en materia de soborno y qué procedimientos sigue la empresa para hacer frente a los problemas de incumplimiento? Mecanismos disciplinarios Si se detecta un incidente en tema de soborno 0 comportamientos ilicitos. EQué consecuencias tiene previstas su empresa para aquellos involucrados en el incidente y se da un seguimiento de las mismas? Caso de Corrupcién éSe ha reportado en los dltimos 5 afios algiin caso de corrupcién en su organizacién? De ser afirmativa ta respuesta cual fue el tratamiento de la misma. Auditoria Contable y financiera Su empresa lleva a cabo audit contables? (Indicar SI 0 NO) rias o contrata a alguna compafila para auditar sus libros o registros ‘Suspensién / Inhabilitacién / Exclusién/ Revocacién 2Alguna vez su empresa o alguna persona en su empresa ha sido suspendida, excluida o prohibida de contratos publicos 0 ha sido revocada de alguna licencia debido a conductas ilegales? Suspensién / Inhabilitacién / Exclusién/ Revocacién De ser afirmativa la respuesta anterior describir bajo que circunstancia ocurrieron. Nombre de su/s Contacto/s con el MIMP Listar el nombre de las personas del MIMP con el/las que tiene contacto més cercano. 106‘AUDITORIA / CERTIFICACION EXTERNA &Dispone su empresa de un sistema de prevencién o similar evaluado/auditado de forma externa y/o certificado? Indicar $1 o NO NOTA: Sistema de Gestién Antisoborno ISO 37001, Sistemas de gestién de compliance, Aplicacién del Decreto Legislativo 1352, entre otros. AUDITORIA / CERTIFICACION EXTERNA. De ser afirmativa la respuesta anterior indicar el alcance de la misma, la entidad evaluadora/auditora y una copia del certificado o informe de auditoria/evaluacién més reciente DECLARACION DE VERACIDAD &Declara Ud. que todos los datos anteriores son precisos, actualizados y completos? éEsté de acuerdo en contactar con el MIMP inmediatamente si se produce algin cambio en la informacién que ha proporcionado? Nota: Le solicitamos que junto con el presente cuestionario cumplimentado nos adjunte la evidencia sustentadora. (e Rev.00 107Taian | I‘ recy wy Cate) eo inca) r Sees INFORME DE NO CONFORMIDAD ¥ ACCION CORRECTIVA N° NCAC: Fecha’ Registrada por: (Funcién / Nombre) Area o proce: (donde se generé la No Conformidad) CLASIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD Incumplimiento de requisito i i Incumplimiento de requis Tratamiento de riesgos Otro Origen legal u otro Seguimiento y medicin de los Auditoria Interna / Externa Especificar: procesos DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD ACCIONES INMEDIATAS © CORRECCIONES: ANALISIS DE CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD 1. é Por qué? 2. Por qué? 3. & Por qué? 4. éPorqué? 5. é Por qué? NOMBRE CARGO Personas que participan del andlisis de Causas: 109ACCIONES CORRECTIVAS Descripcién de las acciones Responsable de la implementacion Fecha Implementado SL NO \VERIFICACION DE LA IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS EVIDENCIAS DE LA IMPLEMENTACION EVALUACION DE LA EFICACIA CIERRE DE LA NO CONFORMIDAD EFICACIA VERIFICADA Y APROBADA : ( )st {NO Responsable del cierre Puesto Fecha Firma Rev.00 110oamnco] bicoomsiue =oi oer EO Cng Poblaciones Vuinerables ACTA DE REUNION DE AUDITORIA Fecha ‘Apertura Hora | Cierre Guia para la reunién de apertura Presentacion del Equipo Auditor Confirmacién del Plan de auditoria ‘Confirmacién del alcance de la auditoria Explicacin del método que se va a aplicar durante la auditoria. Guia para la reunién de cierre Presentacién general de los resultados Informacién sobre fecha de entrega de Informe (haltazgos) de Auditoria, Lista de Asistencia ala reunién EQUIPO AUDITOR ‘Nombres y Apellidos: Firma ‘Observaciones PARTICIPANTES Nombres y Apellidos Cargo Firma ‘Anotaciones: Rev. 00 112reas Seneca iu FICHA DE PLANIFICACION DE AUDITORIA Fecha/s de auditoria Auditor interna N@ Auditor/es Objetivo Alcance Criterio de Auditorfa Lugar de Auditoria PROGRAMACION DE ACTIVIDADES: Horario ‘Auditor Actividad/Requisito Auditado Ulegada a las instalaciones Reunién de apertura Elaboracién del Informe de Auditor Reuni6n de cierre Fin de la auditoria ‘ELABORADO POR: FECHA: FIRMA: ‘OBSERVACIONES ‘© Esta ficha de auditoria es flexible para permitr cualquler cambio que pueda ser necesario a medida que ‘avanzan las actividades dela auditora ‘+ Laaucitoria se basa en un métoda de muestras representativas, por tanto pueden exisirhallazgos dentro del sistema que no sean identificadas durante la aucitor ‘+ La auditoria es realizada por procesos, cubriendo la totalidad de los apartados del/ios esténdar/as Identificados en este documento, 113INFORME DE AUDITORIA Fecha/s de auditoria ‘Auditor/es ‘Objetivo Criterio de Auditoria ‘Alcance Puestos entrevistados ‘COMENTARIOS GENERALES: CLASIFICACION DE HALLAZGOS Incumplimiento total, sistemético o eventual de NO CONFORMIDAD {NC}: un requisito incluido en el criterio de auditoria. Incumplimiento real o potencial, aislado, de un haa requisito incluido en el criterio de auditoria, Situacién que sin representar incumplimiento puede ser revisada por el MIMP, cuando lo estime conveniente para mejorar la eficacia del proceso. OPORTUNIDAD DE MEJORA (OM): eas ds papier Ge Bin e a ee ee 4 Contexto de la organizacién 41 | Comprensién de a organizacién y de su context 42 | Comprensién de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.3 | Determinacin del alcance del Sistema de Gestién Antisoborno | 44 _| Sistema de Gestion antisoborno 45 | Evaluacién de riesgo de soborno 5 | diderazgo 5a__| tiderazgo y compromiso 52 | Poltica antisobomo 53 | Roles, esponsobilidades y autoridades de la organizacién 6 | Planificacién aad Acciones para abordar riesgos y oportunidades 114& 6.2 | objetivos anti-soborme y planificacién para lograrios 7__ [Soporte 7a | Recursos 7.2 | Competencia - _ 73 __| Toma de conciencia y formacién - _ 74 | Comunicaciin 75 __| informacién documentada 8 | Operacién 8.1 | Planificacién y control operacional 82 | Debida diigencia 83, | Controles financieros 84 | Controles no financieros 1s __ | Ilemeatn de cones onto por rane conrad ys de ~ 86 | Compromisos antisoborno 8.7 | Regalos, hspitalidad, donaciones y beneficios similares 88 | Gestin dela ineficiencia de controlesantisoborno 83 | Planteomiento de preocupaciones 8.10 | Investigaciny trato con elsobome I 9 _| Evaluacién dei desemperio 2.4 | Seguimiento, medicién, andlsisy evaluaciin 9.2 __| Audltoria interna 93 | Revisiin porla dreccién 30 | Mejora a a 10.1 | No conformided y accén correctiva 102 | Mejora continua Hallazgos identificados Hallazgo N° Descripcién del hallazgo y evidencias que la sustentan ELABORADO POR: FECHA: FIRMA: Rev.00 115‘iq [AON | 190 | 13s }opv| tnt | Nor |v wav [viv] a3 | ana ajgesuodsoy, av eyoupny ap ower souealy aN SVOVINVEDONd SVNUYILNI SYJYOLIGNY Jd OLSIOIYet