Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y COntables

Administración de Empresas

Herramientas para la Gestión Eficaz de Proyectos

Orientado por:
Jorge Humberto Enciso Jaramillo

Elaborado por:
Ernesto José Caraballo Zamudio

Bogota D.C, Junio 28 de 2015

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OBJETIVOS

Desarrollar el plan de poryecto para la implementacion de una nueva linea de

ensamble de biciletas electricas en Biologica Vehiculos Eléctricos de Colombia SAS

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Desarrollar el plan de gerencia de proyecto

 Adecuar la instalacion fisica para la nueva linea de ensamble

 Comprar equipos y herramientas necesarios para la nueva linea de ensamble

 Gestionar la contratacion y capacitacion del personal para la nueva linea de ensamble

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1. PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
PATROCINADOR STAKEHOLDERS
 Gerencia Financiera
DANIEL GODOY GERENTE FINANCIERO  Gerencia Comercial
 Gerencia Ingeniería
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:
El proyecto ING-001 consiste en el diseño e implementación de una nueva línea de ensamble de Bicicletas
eléctricas que permita duplicar la capacidad productiva de la planta de ensamble. La necesidad de esta
ampliación es generada por el incremento en la demanda de los vehículos eléctricos, proporcionada por un
incremento del número de puntos de venta propios y de franquiciados a nivel nacional.
El proyectoING-001 será desarrollado por el área de ingeniería de la compañía, y consiste en adquirir las
herramientas, bancos de trabajo y realizar las adecuaciones eléctricas, hidráulicas, neumáticas y de planta
física requeridas para cumplir con el objetivo trazado. El proyecto tendrá una duración de 2 meses. Se iniciara
el día 13 de Junio de 2015 y la ampliación entrara en operación el día 13 de Agosto de 2015.
La gestión del proyecto se realizara desde las oficinas administrativas en planta.
DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO:
El proyecto debe cumplir los siguientes requisitos:
 Cumplir con la demanda de producción requerida.
 Disminuir costos de producción
Requisitos de los stakeholders:
 Gerencia Financiera: El costo del proyecto no debe superar $10.000.000.oo que es el presupuesto
asignado.
 Gerencia Comercial: El tiempo de ejecución y entrega del proyecto debe ajustarse al cronograma,
pues de él depende que el stock mínimo necesario en los puntos de venta y franquicias este cubierto.
OBJETIVOS DEL PROYECTO:
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
1. ALCANCE Ampliación de la planta de ensamble de bicicletas Aprobación de los entregables
eléctricas. por parte de los usuarios.
2. TIEMPO Realizar el proyecto en el plazo Inicio de funcionamiento de la
Calculado de dos meses ampliación en la fecha
acordada
3. COSTO Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto No exceder el presupuesto del
de $10.000.000. proyecto
FINALIDAD DEL PROYECTO:
Aumentar la capacidad de producción de la compañía al punto de cubrir la creciente demanda de bicicletas
eléctricas.
DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.
ING. ERNESTO
NOMBRE CARABALLO GERENTE NIVELES DE AUTORIDAD
INGENIERÍA
DANIEL GODOY- GERENTE Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto,
REPORTA A
FINANCIERO ajustados al cronograma, presupuesto y calidad

GRUPO OPERATIVO
SUPERVISA A PERSONAL DE PLANTA.
PROVEEDORES
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CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
1. Inicio del Proyecto 13 de Junio de 2015.
2. Planeación del proyecto 15 junio 25 de Junio
3. Distribución en planta, diseños bancos de 20 de Junio a 25 junio
trabajo.
4. Definir y entregar perfiles del personal 20 junio a 22 Junio
nuevo a la temporal para contratación
5. Diseño malacate 20 Junio a 25 de Junio
6. Cotizaciones y adquisiciones de materiales 26 junio a 15 de Julio
apara adecuaciones y de los bancos y
fabricación malacate
6. Instalación líneas neumáticas y adecuación 1 julio a 30 julio
líneas eléctricas
7. Fabricación e instalación malacate 1 julio a 30 de julio
7. Montaje bancos de trabajo 01 agosto
8. Ingreso personal nuevo planta 01 agosto
9. Capacitación personal nuevo 1 de agosto a 9 agosto
8. Prueba de funcionamiento 10 a 12 de Agosto
9. Cierre del proyecto. Inicio de producción 13 de Agosto
ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA
BIOLÓGICA VEHÍCULOS ELÉCTRICOS DE Realiza la gestión, compra e implementación del
COLOMBIA SAS proyecto.
TEMPORAL UNO A Publica y gestiona la contratación del personal idóneo
para los nuevos puestos de trabajo
FACTORES CRÍTICOS DEL PROCESO- AMENAZAS
 Cronograma. La fecha límite de ejecución es de estricto cumplimiento, de ella dependen las
otras áreas de la compañía.
 Infraestructura, líneas neumáticas y eléctricas. Deben cumplir con las características de
calidad, costo y tiempo de entrega.
 Equipos y herramientas
 Personal. La gestión del personal para el funcionamiento de la nueva línea debe tener la
adecuada capacitación antes del cierre del proyecto

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.

CONCEPTO MONTO
1. Materiales adecuación $1.500.000
2. Equipos $4.500.000
3. Personal implementación $2.500.000
4. Costo empresa personal $800.000
5. RESERVA $700.000
Total Presupuesto 10.000.000
SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA

DANIEL GODOY BIOLÓGICA VEHÍCULOS Gerente Financiero 13 de Junio de 2015
ELÉCTRICOS DE
COLOMBIA SAS
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2. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.
IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
ROLES EN LA GESTIÓN DE CAMBIOS
La evaluación, aprobación o rechazo de las propuestas de cambio en donde se afecte hasta un 10% de
variaciones en las tres restricciones. (Alcance, costo, tiempo) están a cargo del director de proyecto. Cualquier
modificación mayor estará a cargo del Sponsor del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
PROCESO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
 De acuerdo a la situación elaborar la solicitud de
SOLICITUD DE GRUPO DE cambio, clasificando la urgencia de la misma.
CAMBIOS TRABAJO  Presenta formalmente vía e-mail con asunto
solicitud de cambio Proyecto ING-001
 Evalúa el impacto en las líneas base del proyecto,
PROJECT
EVALUAR IMPACTO las áreas de conocimiento subsidiarias y otros
MANAGER
proyectos
 El Project manager toma una decisión sobre la
solicitud de cambio: aprobarla, rechazarla, o
PROJECT
TOMA DE DECISIÓN diferirla, total o parcialmente.
MANAGER-
RE PLANIFICAR  Si la decisión afecta un 10 % el costo o el tiempo
SPONSOR
del proyecto la decisión es escalada al sponsor del
proyecto
 El Project manager implementa el cambio
aprobado, re planificando el proyecto.
IMPLEMENTAR PROJECT
 Coordina con el grupo de trabajo la ejecución del
CAMBIO MANAGER
cambio.
 Comunica el plan de cambio a los Interesados
 El Project manager verifica la ejecución del
cambio.
CONCLUIR FASE DE PROJECT
 Cierra la fase de cambio.
CAMBIO MANAGER
 Actualiza los registros y documentos
correspondientes
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE CAMBIOS
E-MAIL Correo corporativo.
FORMATO Hoja de registro de cambios
OLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE
CAMBIOS

3.
NOMBRE DEL PROYECTO
IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
El proyecto ING-001 consiste en la ampliación de la planta de ensamble de bicicletas eléctricas. La fuerte
demanda de este tipo de vehículos genero la ampliación de la fuerza de venta a través de nuevos puntos de
venta y franquicias a nivel nacional. Exigiendo duplicar el nivel de producción.
En la actualidad se está en capacidad de producir 150 unidades mensuales, mercadeo calcula una necesidad de
producción mensual de 280 unidades para los próximos doce meses.
ENTREGABLES DEL PROYECTO
GESTIÓN DEL PROYECTO
Estructura física
Maquinaria y herramienta
Recurso humano
PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE
PROYECTO NO.
 Project chárter
 Plan de gestión de cambios
 Plan de gestión de alcance
 Plan de gestión del tiempo
 Plan de gestión de la calidad
 Plan de gestión de recursos humanos
 Plan de gestión de comunicaciones
 Plan de gestión de riesgos
 Plan de gestión de procura
 Plan de gestión de los interesados
Adecuaciones eléctricas
Adecuación neumática
Fabricación mobiliario
Fabricación malacate
Compresor
Pistolas de impacto
Atornilladores inalámbricos
Herramienta manual-llaves, copas,
destornilladores
Contratación personal de acuerdo a
perfiles
6
ING-001
Ubicar las tomas eléctricas y
luminarias necesarios para cada
banco de trabajo
Instalar la línea de aire con salida
de1/2” para cada banco de trabajo
Fabricación de tres bancos
de.42x1.8*.6, una mesa para pre
ensamble .6*1.8*1.5, con canastas
individuales para manejo de
herramienta y materia prima en
transito
Fabricación de malacate con
capacidad de 400 Kg, para subir
Materia prima y bajar producto
terminado de esta línea
Compresor con capacidad de trabajo
de mínimo 400 CFM y presión de
100PSI
2 Unidades con copas milimétricas
6 unidades
Juegos de llaves desde 8mm a 22
mm
4 empleados nivel operativo, 1 nivel
supervisor
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ENFOQUE DE TRABAJO
1. El Sponsor y el Project manager definen el alcance del proyecto ING-001, bajo los criterios de los
requisitos de los Interesados.
2. Establecer los documentos necesarios de gestión que respaldan la decisión de continuar con el
proyecto
3. Establecer roles y funciones de los involucrados en el desarrollo y ejecución del proyecto.
4. El Project manager informe semanales de seguimiento en cuanto a costo, tiempo y alcance del
proyecto, para revisión por el sponsor y los skateholders.
5. Al final se verifica el cumplimiento de todos los entregables, para redactar documentos de cierre de
proyecto.
 8

4. PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPO

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.
IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
ACTIVIDADES SUPERVISION INICIO FIN DIAS
1. Inic io del Proyec to PROJECT MANAGER 13/06/2015 13/06/2015 1,00
2. Planeac ión del proyec to PROJECT MANAGER 14/06/2015 25/06/2015 12,00
3. Distribuc ión en planta, diseños PROJECT MANAGER-
banc os de trabajo . INGENIERO PLANTA 20/06/2015 25/06/2015 6,00
4. Definir y entregar perfiles del PORJECT MANAGER-
personal nuevo a la temporal para SERVICIO PERSONAL
c ontratac ión TEMPORAL 20/06/2015 22/06/2015 3,00
5. Diseño malac ate PROJECT MANAGER 20/06/2015 25/06/2015 6,00
6. Cotizac iones y adquisic iones de
materiales apara adec uac iones y de
los banc os y fabric ac ión malac ate
ASISTENTE PROYECTO 26/06/2015 15/07/2015 20,00
6. Instalac ión líneas neumátic as y
adec uac ión líneas eléc tric as TECNICOS PLANTA 01/07/2015 30/07/2015 30,00
7. Fabric ac ión e instalac ión
malac ate SOLDADOR PLANTA 01/07/2015 30/07/2015 30,00
7. Montaje banc os de trabajo OPERARIOS PLANTA 01/08/2015 01/08/2015 1,00
PORJECT MANAGER-
8. Ingreso personal nuevo planta SERVICIO PERSONAL
TEMPORAL 01/08/2015 01/08/2015 1,00
9. Capac itac ión personal nuevo PROJECT MANAGER 01/08/2015 11/08/2015 11,00
8. Prueba de func ionamiento PROJECT MANAGER 12/08/2015 12/08/2015 1,00
9. Cierre del proyec to. Inic io de
produc c ión PROJECT MANAGER 13/08/2015 13/08/2015 1,00

13/06 23/06 03/07 13/07 23/07 02/08 12/08

1. Inicio del Proyecto

2. Planeación del proyecto

3.    Distribución en planta, diseños bancos de…

4.    Definir y entregar perfiles del personal nuevo a…

5. Diseño malacate

6. Cotizaciones y ad quisiciones de materiales  apara…

6. Instalación líneas neumáticas y adecuación líneas…

7. Fabricación e instalación malacate

7. Montaje bancos de trabajo

8. Ingreso personal nuevo planta

9. Capacitación personal nuevo

8. Prueba de funcionamiento

9. Cierre del proyecto. Inicio de producción

PERT
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5. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
NIVEL DE EXACTITUD
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
ORDEN DE MAGNITUD Formulación por Analogía -25% al +75%
PRESUPUESTO MÍNIMO MÁXIMO -15% al +25%
DEFINITIVO MÍNIMO MÁXIMO -5% al +10%
UNIDADES DE MEDIDA.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso Personal Costo / hora
Recurso Material o Consumible Unidades
Recurso Maquina o no Consumibles Unidades
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS:
PROCESO DE GESTIÓN DE
DESCRIPCIÓN:
COSTOS
Se estima los costos del proyecto en base al tipo de estimación por
Estimación de Costos presupuesto y definitiva. Esto se realiza en la planificación del
proyecto y es responsabilidad del Project Manager.
Preparación de su Prepuesto Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del
de Costes proyecto. .
Toda variación final dentro del +/- 10% del presupuesto será
considerada como normal.
Toda variación final fuera del +/- 10% del presupuesto será
Control de Costes
considerada como causa asignable y deberá ser auditada. Se
presentará un informe de auditoría, y de ser el caso se generará una
acción preventiva
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS:
FORMATO DE GESTIÓN DE
DESCRIPCIÓN:
COSTOS
Plan de Gestión de Documento que informa la planificación para la gestión del costo del
Costos proyecto.

Costeo del Proyecto Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada
entregable, según el tipo de recurso que participe.
Presupuesto por El formato Presupuesto por Semana informa los costes del
Semana Proyecto por semana y los costes acumulados por semana.
SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS:.
Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los
Entregables realizados y el porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de
compactar la información del equipo de proyecto en el cronograma, actualizando el proyecto según los
reportes del equipo, y procede a re planificar el proyecto. De esta manera se actualiza el estado del
proyecto, y se emite el Informe Semanal del Avance del Proyecto.
 10

La duración del proyecto puede tener una variación de +/- 10 % del total planeado, si
como resultado de la re planificación del proyecto estos márgenes son superados se
necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual deberá ser revisada y aprobada por el
Project Manager
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS:
DESCRIPCIÓN:
Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los
entregables realizados y el porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de
compactar la información del equipo de proyecto en el cronograma, actualizando el proyecto según los
reportes del equipo, y procede a re planificar el proyecto. De esta manera se actualiza el estado del
proyecto, y se emite el Informe Semanal del avance del Proyecto
El costo del proyecto puede tener una variación de +/- 10 % del total planeado, si como
resultado de la re planificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará
emitir una solicitud de cambio, la cual deberá ser revisada y aprobada por el Project
Manager.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS:
El Project Manager es el responsable de evaluar, aprobar o rechazar las
propuestas de cambios.
Se aprobarán automáticamente aquellos cambios de emergencia que potencialmente
puedan impedir la normal ejecución del proyecto, y que por su naturaleza perentoria no
puedan esperar a la reunión del Comité Ejecutivo, y que en total no excedan del 10% del
presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios deberán ser expuestos en la siguiente
reunión del equipo del proyecto.
Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta
para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.
Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:
- Solicitud de Cambios.
- Acta de reunión de coordinación del proyecto.
- Plan del Proyecto (re planificación de todos los planes que sean afectados)
En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema
es el Project Manager
Una solicitud de cambio sobre el costo del proyecto que no exceda el +/- 10% del
presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project Manager, un requerimiento de
cambio superior será resuelta por el Sponsor.
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6. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ENSAMBLE DE BICICLETAS ING-001
ELÉCTRICAS

POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:

Este proyecto debe cumplir con los requisitos de calidad acorde a la Política de Calidad de Biológica
Vehículos Eléctricos de Colombia SAS, además acabar dentro del tiempo y el presupuesto planificados.
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:.
Cada vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pasos:
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
3. Tomar información sobre el proceso
4. Analizar la información levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:
Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad
PROJECT Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables o
MANAGER disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar
acciones correctivas

Niveles de autoridad :Exigir cumplimiento de entregables al equipo de proyecto

Reporta a: Supervisa a:
Sponsor Equipo de Proyecto
Requisitos de conocimientos: Requisitos de habilidades:
Gestión de Proyectos Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia:3 años de experiencia en el cargo
Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y según
ROL NO : estándares
MIEMBROS DEL Funciones del rol :Elaborar los entregables
EQUIPO DE Niveles de autoridad:
PROYECTO Aplicar los recursos que se le han asignado
Reporta a: Supervisa a:
Project Manager
Requisitos de conocimientos: Requisitos de habilidades:
las especialidades que le Específicas según los entregables
tocan según sus entregables
asignados
Requisitos de experiencia: Específicas según los entregables
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:
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DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:

1 .Para Mejora de Procesos
2. Para Auditorias de Procesos
PROCEDIMIENTOS
3. Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad
4. Para Resolución de Problemas
1. Métricas
PLANTILLAS
2. Plan de Gestión de Calidad
1. Métricas
FORMATOS 2. Línea Base de Calidad
3. Plan de Gestión de Calidad
1. De Métricas
CHECKLISTS 2. De Auditorias
3. De Acciones Correctivas
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente el avance del
trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre todo las métricas
De esta manera se descubrirá tempranamente cualquier necesidad de auditoria de
ENFOQUE DE
procesos, o de mejora de procesos
ASEGURAMIENTO
Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones
DE LA CALIDAD
correctivas/preventivas
Asimismo se verificará que dichas solicitudes de cambio, y/o acciones
correctivas/preventivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas
El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si están
conformes o no
Los resultados de estas mediciones se consolidarán y se enviarán al proceso de
ENFOQUE DE aseguramiento de calidad
CONTROL DE LA Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para verificar si
CALIDAD ya se han vuelto conformes
Para los defectos detectados se tratará de detectar las causas raíces de los defectos
para eliminar las fuentes del error, los resultados y conclusiones se formalizarán
como solicitudes de cambio y/o acciones correctivas/preventivas
Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguirá lo siguiente:
1. Delimitar el proceso
2. Determinar la oportunidad de mejora
ENFOQUE DE 3. Tomar información sobre el proceso
MEJORA DE 4. Analizar la información levantada
PROCESOS 5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso
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7. PLAN DE GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ENSAMBLE DE BICICLETAS ING-001
ELÉCTRICAS

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

ROLES DE LOS CARGOS:

Objetivos del rol:
PROJECT Gestionar el proyecto en todos sus ámbitos
MANAGER Funciones del rol:
Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer su
reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones
correctivas
Niveles de autoridad :
Exigir cumplimiento de entregables al equipo de proyecto
Reporta a: Supervisa a:
Sponsor Equipo de Proyecto
Requisitos de conocimientos: Requisitos de habilidades:
Gestión de Proyectos Liderazgo, Comunicación, Negociación,
Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia:
3 años de experiencia en el cargo
Objetivos del rol:
MIEMBROS DEL Elaborar los entregables con la calidad requerida y según estándares
EQUIPO DE Funciones del rol :
PROYECTO Elaborar los entregables
Niveles de autoridad:
Aplicar los recursos que se le han asignado
Reporta a: Supervisa a:
Project Manager
Requisitos de conocimientos: Gestión Requisitos de habilidades:
de Proyectos y las especialidades que le Específicas según los entregables
tocan según sus entregables asignados

Requisitos de experiencia:
Específicas según los entregables
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ADQUISICIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO:

Para efectos del proyecto no se requiere la contratación de personal nuevo
CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO
CRITERIO DE DESTINO DE
ROL ¿CÓMO?
LIBERACIÓN ASIGNACIÓN
Otros proyectos de
Biológica vehículos
Sponsor Al término del proyecto
Eléctricos de Colombia
SAS
Otros proyectos de La
Comunicación del Biológica Vehículos
Project Manager Al término del proyecto
Sponsor Eléctricos de Colombia
SAS
Otros proyectos de La
Comunicación del Biológica Vehículos
Equipo del proyecto Al término del proyecto
Project Manager Eléctricos de Colombia
SAS
CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS:

1. Todo el equipo de ejecución del proyecto debe pertenecer a La Empresa.

2. Todo el personal de la empresa que participa del proyecto pasará por una Evaluación de
Desempeño al final del proyecto, y dicha evaluación se guardará en su carpeta personal.
 15

8. PLAN DE GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS:
1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que
los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polémicas en el registro de Control de Polémicas:
CONTROL DE POLEMICAS

CODIGO DESCRIPCION INVOLUCRADOS ACCION TOMADA RESONSABLE FECHA

3. Se revisa el registro de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar un
responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas
soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones
correctivas al respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de
no ser así se diseñarán nuevas soluciones (continuar en el paso ‘a’).
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN
Guías para Reuniones .- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
 Debe fijarse la agenda con anterioridad e informar fecha, hora, y lugar a los participantes.
 Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los
procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.
 Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes
(previa revisión por parte de ellos).
Correo electrónico.
 Toda comunicación debe ser respaldada por un coreo electrónico
 El asunto debe iniciar con el código del proyecto
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO:.
Guías para Codificación de Documentos.- La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:

[CÓDIGO PROYECTO-NOMBRE RESUMIDO-VERSIÓN-NOMBRE DOCUMENTO

FORMATO]
Ejemplo
ING-001-NUEVA LÍNEA ENSAMBLE-V1.0-CRONOGRAMA.XLS

Guías para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá
seguir las siguientes pautas:
1. Durante la ejecución del proyecto el Project manager mantendrá una carpeta con la misma
estructura que el WBS del proyecto, donde guardará en las sub-carpetas correspondientes las
versiones de los documentos que vaya generando.
2. El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en
un archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se
almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto. Se publicará una
Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
 16

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES:

1. Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se hace
insertando pie de página estándar con el siguiente diseño:

CONTROL DE VERSIONES

ELABORAD REVISADA APROBAD

VERSIÓN O POR POR A POR FECHA MOTIVO
E.CARABAL VERSIÓN
1,0 LO C.GODOY D.GODOY 16/06/2015 ORIGINAL

2. Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versión,
quien emitió el documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que fecha corresponde la versión, y por
qué motivo se emitió dicha versión.
 17

9. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE ING-0
ENSAMBLE DE BICICLETAS ELÉCTRICAS 01

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS

FUENTES DE
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS
INFORMACIÓN
Planificación de Elaborar plan de Gestión de los PMBOOK. Patrocinador,
Gestión de Registros riesgos. Project manager.

Identificación de Identificar que riesgos pueden Checklist de riesgos Patrocinador,

Riesgos afectar al proyecto y Project manager
documentar sus características.
Análisis Cualitativo de Evaluar probabilidad e Definición de probabilidad e Patrocinador,
Riesgos impacto. Establecer ranking de impacto. Matriz de Project manager
importancia. probabilidad e impacto.
Planificación de Definir respuesta a riesgos. Patrocinador,
Respuesta a los Riesgos Planificar ejecución de Project manager
respuestas.
Seguimiento y Control Verificar la ocurrencia de Patrocinador,
de Riesgos riesgos. Supervisar y verificar Project manager
la ejecución de respuestas.
Verificar aparición de nuevos
riesgos.
PRESUPUESTO PARA GESTIÓN DE RIESGOS
 El presupuesto asignado para contingencias por efecto del riesgo es de 10% del presupuesto destinado
al proyecto.
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS
RIESGO DESCRIPCION RESPONSABLE SOPORTE
Cronograma No se cumpla el Project manager Retroalimentacion para
cronograma todas las áreas de la
ejecución y cumplimiento
de cronograma
Infraestructura Las líneas neumáticas Project manager, equipo
eléctricas e hidráulicas no de trabajo
sean adecuadas
Equipo y herramienta Que los equipos Proveedor, Project Incluir una penalidad por
requeridos para la nueva manager cumplimiento al
línea no estén disponibles proveedor en el contrato
al finalizar el proyecto de compra
Recurso humano Que el nuevo recurso no Proveedor, Project Incluir una penalidad por
este preparado y listo para manager cumplimiento al
el cierre del proyecto proveedor en el contrato
de gestión de recurso
humano
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10. PLAN DE GERENCIA DE ADQUISICIONES

NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.

IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ING-001
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
ADQUISICIONES DEL PROYECTO:
RECURSOS RESPONSABLE ROL
PARA LA PROJECT Recibir las solicitudes de requisicion.
ADQUISICIÓN MANAGER Verificar que sean adecuadas para el proyecto en cuanto
a las tres restricciones
Generar la orden al proveedor
EQUIPO DE Realizar las solicitudes de adquisiciones de acuerdo al
TRABAJO desarrollo del proyecto
Verificar que las características solicitadas están
acordes a las necesidades del proyecto
PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR:.
El plan de adquisiciones está limitado estrictamente al presupuesto y plan de alcance del
proyecto. El Project manager genera las órdenes de compra de los elementos requeridos para la
ejecución del proyecto, a partir del formato de adquisidores preparado en el presupuesto.
Los requerimientos no considerados, serán solicitados por cada miembro del equipo y esta
solicitud será verificada y aprobada por el Project manager, siempre que no rebase el
presupuesto en un 10%. Caso en el cual el patrocinador será quien apruebe la compra
Toda orden de compra será generada por el Project manager
FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR:.
FORMATO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Requisición Describe producto, cantidad descripción, unidad de Miembro equipo de
medida trabajo
Orden de compra Describe producto, cantidad descripción, unidad de Project Manager
medida, fecha de entrega, precio acordado
Remisión- Describe producto, cantidad descripción, unidad de Proveedor
factura medida, fecha de entrega, precio acordado. Cant
solictada, cant entregada
COORDINACIÓN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO:
El Project manager coordinara las adquisiciones teniendo previsto el cronograma
RIESGOS Y RESPUESTAS:
Las adquisiciones tienen dos riesgos inherentes que afectarían directamente el proyecto
 Calidad en producto
 Tiempo de entrega
MÉTRICAS:
Indicadores de gestión:
Indicador de cumplimiento = fecha solictada/fecha entregada >=0.9
Indicadores de calidad= cant. Defectos/ cant solicitada <=0.1
Indicador de calidad = Cant. Entregada/ cant solictada >=0.9

11. PLAN DE GERENCIA DE STAKEHOLDERS
NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO NO.
IMPLEMENTACIÓN NUEVA LÍNEA DE
ENSAMBLE DE BICICLETAS
ELÉCTRICAS
INTERES EN EL
STAKEHOLDER
PROYECTO
Duplicar la
Gerente general
productividad
Se requiere dupicar la
capacidad porductiva
Gerencia comercial para suplir la demanda
de nuevos puntos de
venta
El presupuesto
Gerencia financiera ejecutado no debe ser
superior al asignado
Que el poryecto finelice
exitosamente con el fin
Project manager
de cumlir con los
objetivos del mismo
Proveer con equipos
Proveedor de equipos y
que cumplan con los
herramientas
requisitos establecidos
Proveer personal que
Porveedor recurso
cumplan con los
humano
requisitos establecidos
19
ING-001
EVALUACION DE
ESTRATEGIA
IMPACTO
Muy alta
Informar sobre
Muy alta requisitos de producción
a partir de la demanda
Verificar la ejecución
Muy alta
del poresupuesto
Informar continuamente
sobre el estado del
proyecto, los problemas
Muy alta observados, las solicitudes
de cambio emitidas y los
entregables completados
Proporcionar la oferta
técnica y económica
adecuada que se
encuentre dentro de las
Medio
condiciones de mercado
y que satisfagan los
requisitos de la en los
plazos establecidos.
Proporcionar el personal
debidamente capacitado
Alto y que satisfagan los
requisitos de la en los
plazos establecidos.
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CONCLUSIONES

El plan de gerencia nos permite planificar nuestro proyecto teniendo en cuenta la mayor
cantidad de variables posibles y de esta manera buscar que la ejecución del proyecto esté
controlada.

La implementación de la nueva línea de ensamble es un proyecto viable y el plan de

gerencia del proyecto me da la ruta para que la ejecución y puesta en marcha sea viable dentro
del presupuesto y cronograma estimado.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

DHARMA CONSULTING. CPGR_020_04 EJEMPLO PMBOOK.PDF. Consultado en

http://www.ucipfg.com/Repositorio/MAP/MAPD6/UNIDADES_DE_APRENDIZAJE/Unidad2/
ejemplos/CGPR_020_04.pdf ,06/06/2015

Guía de los Fundamentos para la dirección de proyectos (GUÍA DEL PMBOOK) 4Th
Edición. Consultado en http://www.bogeconsultores.com/LAGERENCIA.pdf 02/06/2015.

http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/aplicacion-del-plan-integracion-del-pmbook-
proyecto-mirs/aplicacion-del-plan-integracion-del-pmbook-proyecto-mirs.pdf. Consultado
10/06/2015

https://gpy031.googlecode.com/svn/trunk. Consultado 15/06/2015.