PROSES KERJA

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(a) Perolehan Terus

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
2. PGB perolehan jika peruntukan
Petang Perolehan
mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. PGB PERBENDAHARA
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT PGB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT PGB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan
6. PT PGB
Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. PGB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT PGB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT PGB
berdasarkan prestasi semasa.

13 PT Rekod dan dokumentasi PGB

 CARTA ALIR

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(a) Perolehan Terus

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

PT Permohonan perolehan 20 minit

PGB Kelulusan 30 minit

PT
Pemilihan pembekal 60 minit

PT
Permohonan kelulusan perolehan 20 minit

PT
Permohonan melalui sistem 40 minit

PT
Pesanan tempatan 30 minit

PGB
Penerimaan dan pengesahan 60 minit

PT
Proses bayaran 20 minit

PT
Menilai prestai pembekal 10 minit

PT
Analisis prestasi pembekal 20 minit
PT

Laporan prestasi pembekal 60 minit

PT

PT Tamat Kemaskini senarai pembekal 20 minit

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(a) Perolehan Terus

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Membuat permohonan perolehan berdasarkan

1. keperluan.
Meluluskan permohonan perolehan jika
2. peruntukan mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar dengan
organisasi atau pembekal yang berkelayakan
3 jika pembekal berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan tersebut.

4. Mengemukakan permohonan untuk kelulusan.

5. Membuat permohonan melalui sistem.

6. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden.

Menerima dan mengesahkan perolehan

7. bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

8. Memproses pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan

12. prestasi semasa.

13. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA
Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
sebut harga. AN (1PP):
1. PGB PPD / JPN
b. Membuat pelawaan sebut Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. PGB AN (1PP): Tadbir
dan pengesahan sebut harga. Petang
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang PGB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan
4. PT Tempatan/ Inden/ Dokumen PGB
Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. PGB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. PGB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. PGB

Melaporkan laporan prestasi

9. PT pembekal. PGB

Mengemaskini senarai pembekal

10. PT berdasarkan prestasi semasa PGB

11. PT Rekod dan dokumentasi PGB

 CARTA ALIR

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

PGB Wujud permintaan sebut harga 20 minit

PGB Keputusan pemilihan sebut harga 40 minit

GPK/ GPK
Petang
Pemakluman keputusan 10 minit
PT

Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit

PGB

Penerimaan dan pengesahan 40 minit

PT

Proses bayaran 60 minit

PT

Menilai prestai pembekal 120 minit

PT

PT Analisis prestasi pembekal 30 minit

PT Laporan prestasi pembekal 30 minit

PT
Kemaskini senarai pembekal 80 minit
Tamat

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti

berikut:
1. a. Menyediakan dokumen sebut harga.
b. Membuat pelawaan sebut harga.
c. Menerima tawaran sebut harga.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga.
2.
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
3
pembekal yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
4.
Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan
5.
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

6. Mengurus pembayaran.

7. Menilai prestasi pembekal.

8. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

9. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan

10.
prestasi semasa

11. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA
Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut harga
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
1. PGB harga. PPD /JPN
PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut AAN (1PP):
harga. Perolehan
● Menerima tawaran sebut harga. Kerajaan
Meluluskan permintaan sebut harga
melalui mesyuarat pembukaan sebut
2. PGB harga. PPD / JPN
1PEKELILING
● Surat lantikan jawatankuasa PERBENDAHAR
● Dokumen AAN (1PP):
Mendapatkan kelulusan teknikal dan Tadbir Urus
kewangan seperti berikut: Kewangan
a. perolehan bekalan dan
perkhidmatan:
3. PGB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan
pengesahan sebut harga. .
4. PGB PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. PGB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. PGB PGB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. PGB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
8. PT Mengurus pembayaran. PGB

9. PT Menilai prestasi pembekal. PGB

Menyediakan analisis prestasi
10. PT PGB
pembekal.
Melaporkan laporan prestasi
11. PT PGB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT PGB
berdasarkan prestasi semasa
13. PT Rekod dan dokumentasi PGB
 CARTA ALIR

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

PGB Wujud permintaan sebut harga 20 minit

PGB Kelulusan sebut harga dan teknikal 40 minit

PGB Keputusan pemilihan 30 minit

PGB Pemakluman keputusan 10 minit

PGB Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen 20 minit

PGB Penerimaan dan pengesahan 40 minit

PT Proses bayaran 60 minit

PT Menilai prestai pembekal 120 minit

Analisis prestasi pembekal 30 minit

PT

Laporan prestasi pembekal 30 minit

PT

Kemaskini senarai pembekal 80 minit

PT Tamat

Perekodan dan pendokumentasian 60 minit

PT
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan

(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM50,000 hingga RM500, 000)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut:

● Menyediakan dokumen sebut harga.
1. ● Membuat pelawaan sebut harga.
● Menerima tawaran sebut harga.
Meluluskan permintaan sebut harga melalui
mesyuarat pembukaan sebut harga.
2. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen
Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan
seperti berikut:
a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:
3 i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja
dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga. .
4. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
5. pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
6. Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
7. perkhidmatan/ kerja.

8. Mengurus pembayaran.

9. Menilai prestasi pembekal.

10. Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11. Melaporkan laporan prestasi pembekal.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan

12. prestasi semasa

13. Rekod dan dokumentasi