Professional Documents
Culture Documents
Access 2010
Access 2010
www.yasarsari.com
Aralık-2013
I
İÇİNDEKİLER
Sayfa No
GİRİŞ _________________________________________________________________ - 1 -
1. VERİTABANI SİSTEMLERİ ________________________________________ - 1 -
1.1. Temel Kavramlar _______________________________________________________ - 1 -
1.2. Veritabanı Sistemlerinin Özellikleri ________________________________________ - 2 -
1.3. Veritabanı Sistemleri ____________________________________________________ - 2 -
2. ACCESS NESNELERİ ______________________________________________ - 2 -
2.1. Veri Tipleri ____________________________________________________________ - 3 -
3. MS-ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI __________________________________ - 3 -
4. MS-ACCESS’İ KAPATMA __________________________________________ - 4 -
5. MS-ACCESS’İN GENEL YAPISI ____________________________________ - 4 -
5.1. Yeni Veritabanı Oluşturmak ______________________________________________ - 5 -
5.2. Görünümler ____________________________________________________________ - 6 -
5.3. Tablo Oluşturmak_______________________________________________________ - 6 -
5.4. Tabloya Kayıt Girmek __________________________________________________ - 10 -
5.5. Form Oluşturmak ______________________________________________________ - 11 -
5.6. Sorgu Oluşturmak _____________________________________________________ - 11 -
5.7. Rapor Oluşturmak _____________________________________________________ - 13 -
GİRİŞ
Access Microsoft firması tarafından geliştirilmiş Microsoft Office paketi içinde yer alan ve
Windows işletim sistemi altında çalışabilen bir veritabanı uygulama yazılımıdır. Her ne kadar
yakın zamanda Office 2013 piyasaya sürülmüşse de burada hali hazırda yaygın kullanımı
devam eden Office 2010 içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır. Veritabanı, bir konuyla
ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı
yazılımları, veritabanı adı verilen bir veri dosyasında bilgi havuzunu oluşturmak ve bu veri
veritabanı dosyasından istenilen bilgi ya da bilgi grubunu istenilen şekilde alıp kullanabilmeye
olanak sağlamaktadır.
Piyasada Open Office, Star Office gibi bir çok başka Office yazılımı ve her Office yazılımı
içinde de bir veri tabanı uygulama yazılımı bulunmaktadır. Bununla birlikte piyasada en çok
kullanılan olması ve kolay kullanımı nedeniyle burada Microsoft Office paketi içinde yer alan
MS-Access veri tabanı uygulama yazılımı anlatılacaktır.
İlk başta kelime-işlem için Word, tablo-grafik için Excel, sunum için Powerpoint, veri
tabanı için Access ve e-mail işlemleri için Outlook yazılımlarını ayrı ayrı üretip piyasaya süren
Microsoft firması 1995 yılının başında bu yazılımları bir paket içinde birleştirerek Office 95
adıyla piyasaya sürmüştür. Daha sonra söz konusu bu paketi ilgili firma sürekli geliştirerek
Office 97, Office 2000, Office XP (2002), Office 2003, Office 2007, Office 2010 ve Office
2013 olarak yeni versiyonlar halinde piyasaya sürmeye devam etmiştir. Burada Office 2010
içinde yer alan Access 2010 anlatılacaktır.
1. VERİTABANI SİSTEMLERİ
Bilgi çağında veriyi düzenli-planlı saklamak, veriye hızlı ulaşmak, değişik veriler
arasında ilişkiler kurmak ve kullanmak önemli hale gelmiştir.
Bu ihtiyaçları genel olarak Veritabanı Sistemleri denilen yazılımlar karşılamaktadır.
Veritabanı sistemleri belli standartlar çerçevesinde veriye ulaşma, veri güvenliği gibi
hizmetler vermektedir.
Üçüncü parti yazılımlar ile veritabanı sistemleri üzerinden veri kayıt sistemleri için
çözümler geliştirilir.
Veritabanı
Sistematik erişim imkanı olan, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir, birbiri arasında
tanımlı ilişkiler bulunabilen veriler kümesine verilen isimdir.
Mini-dünya
Hakkındaki bilgilerin bir veritabanında saklandığı, gerçek dünyanın belli bir parçası olarak
ifade edilmektedir. Bir üniversitedeki öğrenci ve ders bilgileri gibi.
Veritabanı Yönetim Sistemi (VYS)
Bilgisayarda saklanacak bir veritabanının yaratılmasını ve bakımını sağlayacak yazılım
paketine verilen isimdir.
Veritabanı Sistemi (VTS)
Veritabanı Sistemi, verinin kendisi ve veriyi kullanan uygulamaların oluşturduğu bütün
olarak ifade edilmektedir.
2. ACCESS NESNELERİ
Tablo, sorgu, form, rapor, makro, modül ve sayfalar Access nesneleridir.
Tablo: Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer
veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo
bulunabilir. Tablolar satırlar ve sütunlar biçiminde düzenlenmiştir. Her bir satır kayıt (record),
her bir sütun ise alan (field) olarak adlandırılan bilgilere karşılık gelir.
Sorgu: Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları
seçerek görebilmek için kullanılan bir nesnedir.
Form: Tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile
çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir.
Rapor: Tablolardaki bilgileri kağıda aktarabilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları
oluşturmak için kullanılır.
Makro: Birkaç Access komutunun tek bir işlem sonucunda yapılabilmesini sağlamak için
kullanılır.
Modül: Makrolar ile aynı amaç için programlama dili komutları ile yazılan küçük program
parçalarıdır.
Sayfa: Tablo bilgilerinin Internet ya da intranet üzerinden kullanılmasını sağlayan bir tür
web sayfasıdır.
3. MS-ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI
Microsoft Access programı değişik şekillerde çalıştırılabilir:
1. Başlat düğmesini tıklayın.
2. Farenin okunu Tüm Programlar üzerine getirin.
3. Microsoft Office ve Microsoft Office Access 2010 seçeneği üzerini tıklayın.
Ya da :
Eğer bilgisayarınızın masaüstü ekranında Microsoft Access’e ait kısayol simgesi varsa bu
simgeyi çift tıklayın.
4. MS-ACCESS’İ KAPATMA
Microsoft Access programını kapatmanın da değişik yolları vardır:
Office düğmesinden Kapat komutunu tıklayın.
Ya da :
Alt tuşunu basılı tutarak D tuşuna arkasından da K tuşuna basın.
Ya da :
Ctrl tuşunu basılı tutarak W tuşuna basın.
Ya da:
(Alt tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın.
Ya da :
Ctrl tuşunu basılı tutarak F4 işlev tuşuna basın.
NOT: Access’den çıkmadan önce hazırladığınız veri tabanı dosyasını, tablo, sorgu,
form ve sayfaları son haliyle kaydetmiş olmalısınız. Eğer kaydetmediyseniz Access size
kaydedip kaydetmeyeceğinizi soracaktır. Vereceğiniz karara göre çıkan seçeneklerden birini
tıklayarak Access’den çıkarsınız ya da Access’de kalarak veri tabanı tasarımı işlemine
devam edersiniz.
5.2. Görünümler
MS-Access’de ‘Alanlar’ yada ‘Giriş’ sekmesi altında yer
alan yanda görüldüğü gibi ‘Görünümler’ grubundaki
‘Görünüm’ düğmesi tıklanarak görüntülenen ‘Veri sayfası
görünümü’, ‘Tasarım görünümü’ gibi değişik görünümlerde
çalışmak mümkündür.
Tablo oluşturmak için ‘Oluştur’ sekmesi altında yer alan ‘Tablolar’ grubundan ‘Tablo’
düğmesi tıklanır. Bu durumda yeni oluşturulan tablo için aşağıdaki veri sayfası görünümü
ekrana gelecektir.
Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan
adını, veri türü ve alanın özellikleri ayrı ayrı belirlenir.
Alan adı verilirken boşluk bırakılabilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Ancak veriler başka
veri tabanına aktarılırken ya da modül ile sorgu oluşturulurken sorunlar yaşanabilir. Bu
yüzden alan isimlerinde mümkün olduğunca İngilizce karakterlerden oluşan küçük harfler ve
boşluk yerine de alt tire kullanılmalıdır. Örneğin: adi_soyadi gibi. Alan adı en fazla 64
karakter uzunluğunda olabilir.
Alanlara Girilebilecek Veri Türleri
Metin: Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255
karakter bilgiden oluşmalıdır.
Not: Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa not türü seçilebilir. Bu tür
alanlara 65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.
Sayı: Tabloda üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan
türüdür. Sayısal alanların alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir :
- Bayt: 0 ile 255 arasında değer girilebilir.
- Tamsayı: -32768 ile 32767 arasında değer girilebilir.
- Uzun tamsayı: -2.147.483.648 ile 2.147.483.647 arasında değer girilebilir.
- Tek ve Çift: Çok büyük sayılar için ve ondalıklı sayılar için kullanılan veri tipleridir.
Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.
Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı,
ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir.
Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar.
Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin;
Askerliğini yaptı/yapmadı, disiplin cezası var/yok gibi.
Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için
köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eer internet bağlantısı
varsa belirtilen web adresine gidilebilir.
OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır.
Tablo oluşturulduktan gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra oluşturulurken verilen
isim ile (burada Tablo1) kaydedilir.
Arama Sihirbazı: Birden çok veri içinden bir verinin seçilmesini sağlayan liste ya da
açılır pencere tipinde veri girişinin yapılmasını sağlayan alan türüdür.
Alan Biçimi (Biçim)
Bir alana girilen bilginin o alandaki yerleşimi ve görünümü alan özelliklerinde biçim özelliği ile
gösterilir. Özellikle metin türündeki alanların biçimini tanımlarken aşağıdaki karakterler
kullanılabilir:
< Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar.
> Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar.
Giriş Maskesi
Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama
getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır.
Resim Yazısı
Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının
başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması
gerekir.
Varsayılan Değer
Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen
değerdir.
Geçerlik Kuralı
Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile
100 arasında olmasını istiyorsak, “BETWEEN 0 AND 100” veya “>=0 AND <=100” şeklinde
değer girilebilir.
Geçerlik metni
Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda
görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir.
Gerekli
Tablodaki bir alana bilgi girişi zorunlu tutulmak isteniyorsa bu özellik için Evet seçili olmalıdır.
Sıfır uzunluk izni
Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana
bilgi girişi yapmadan geçilebilir.
Sıralı
Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir.
Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri
taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine
olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez.
Unicode Sıkıştırma
Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü
alanlarda geçerlidir.
NOT: Veri türü için alan boyutu bilgisini gerekli olduğu kadarda tutmakta fayda vardır. Tablo
çok büyüdüğünde saklama biriminde gereğinden fazla yer işgal edebilir.
Birincil Anahtar (PrimaryKey)
Tablo ile çalışırken bir kayda tek bir alanı ile ulaşmak istenebilir.
Öğrenci numarası ile o öğrencinin adına, soyadına, bölümüne, derslerine veya plaka
numarası ile o arabanın modeline, rengine, sahibinin adı soyadı ve adres bilgilerine
gibi. Bu durumda bu özellikteki alanlar birincil anahtar olarak işaretlenebilir.
Birincil anahtar ayrıca tablonun indexlenmesi (bazı özelliklere göre sıralaması) ve
böylece hız kazanmak için de kullanılır.
Bir alanı birincil anahtar yapmak için tablo açık ve alan seçili iken tasarım şeridindeki
Birincil Anahtar düğmesine tıklanır.
Veya seçili alana sağ tıklayıp gelen menüden Birincil Anahtar seçeneği seçilir.
Bazı durumlarda birden fazla alanı birincil anahtar olarak tanımlamak gerekebilir.
Örneğin, alinan_ders tablosunda ogrenci_no ve ders_kodu alanları beraber birincil
anahtar olmalıdır. Çünkü tek başlarına alanı tanımlayamazlar. Bir öğrencinin birden
fazla dersi olabilir. Bir dersi alan birden fazla öğrenci olabilir.
Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir.
Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de
mümkündür. Bunun için ‘Görünüm’ düğmesi tıklanarak ‘Form görünümü’ne geçmek
gerekir. Formu kaydetmek için ise Office düğmesinden yada hızlı erişim araç çubuğundan
kaydet tıklanır. Ekrana gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim
yazılarak ‘tamam’ düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol
taraftaki ‘Tüm tablolar’ başlığı altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir.
Düzen
5.6. Sorgu Oluşturmak Görünümü
Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları
süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir. Sorgu oluşturmak için öncelikle ‘Oluştur’
Düzen görünümü modunda veri tabanına Tablo1 kullanılarak girilen kayıtlar görüntülenir.
Form modunda veri tabanına yeni kayıtlar da eklenebilir ya da var olan kaydın silinmesi de
mümkündür. Bunun için Özel başlığı altında yer sol bölmedeki Form seçili iken ‘Görünüm’
düğmesi tıklanarak ‘Düzen Görünümü’ne geçmek gerekir. Formu kaydetmek için ise Dosya
menüsünden Kaydet seçeneği yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana
gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutusunda forma verilmek istenen isim yazılarak ‘tamam’
düğmesi tıklanır. Örneğin Form1 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki ‘Özel’ başlığı
altında Tablo1 ifadesi altında görüntülenecektir.
Üstteki görüntüde kriter olarak soyadı alanının kullanılacağı, soyadı ‘SARI’ olanların
görüntülenmesi için bir sorgu tasarlanmıştır. adı ‘Ali’, soyadı ‘SARI’ ve doğum tarihi
’01.01.1990’ olanları görüntüle şeklinde birden çok kriter kullanılarak da sorgu oluşturulabilir.
Sorgu istenilen şekilde tasarlandıktan sonra kaydedilmesi gerekir. Sorguyu kaydetmek için
ise Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan kaydet tıklanır. Ekrana gelen
‘Farklı Kaydet’ iletişim kutucuğunda sorguya verilmek istenen isim yazılarak ‘tamam’
düğmesi tıklanır. Örneğin Sorgu5 gibi. Bu durumda verilen isim sol taraftaki ‘Özel’
bölmesinde Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Oluşturulan kriterlere uygun
kayıtların görüntülenmesi için ‘Özel’ bölmesinde yer alan Sorgu5 ifadesinin çift tıklanması
yeterlidir. Bu durumda yukarıda oluşturulan sorgu kriterine göre yapılan görüntüleme
aşağıdaki gibi olacaktır.
Üstteki görüntüde görüldüğü gibi oluşturulan sorgu tasarımına uygun olarak veri tabanındaki
kayıtlar içinden sadece soyadı SARI olan kayıtlar görüntülenmiştir.
Rapor oluşturmak için öncelikle hangi tablo ya da sorgu rapor oluşturmada esas
alınacaksa ekranın sol taraftaki ‘Özel’ bölmesindeki ilgili tablo ya da sorgu çift tıklanarak
seçilir. Sonra ‘Oluştur’ sekmesi ardından da ‘Raporlar’ grubundan ‘Rapor’ düğmesi tıklanır.
Tablo1 seçilerek oluşturulan rapora ait görüntü aşağıdadır.
Oluşturulan raporu kaydetmek için Dosya menüsünden yada hızlı erişim araç çubuğundan
kaydet tıklanır. Ekrana gelen ‘Farklı Kaydet’ iletişim kutucuğunda rapora verilmek istenen
isim yazılarak ‘tamam’ düğmesi tıklanır. Örneğin Rapor1 gibi. Bu durumda verilen isim sol
taraftaki ‘Özel’ başlığı altında Tablo1 ifadesinin altında görüntülenecektir. Raporu kağıda
bastırmak için öncelikle ekranın sol tarafındaki ilgili rapor ismi çift tıklanarak seçilir ardından
da Dosya menüsünden ‘Yazdır’ komutu kullanılır.