CONSEIL INTERNATIONAL, ga. $ INTERNATIONAL COUNCIL DES ARCHIVES a ON ARCHIVES, CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS CODIGO DE ETICA PROFESIONAL, PREAMBULO 01, Un cédigo de ética para archiveros debe establecer unas elevadas normas de conducta para la profesién archivstica. Hla do servi a la vez para dar a conocer esas normas a los nuevos miembros de la profesién, para recordarles sus deberes a los archiveros experimentados y para lograr la confianza piiblica en la profesion. 02, El término “archivero”, tal como se utiliza en este cédigo, abarca a todos aquellos que tienen quo ver con e contro, Cuidado, custodia, cnservacién y aéministracion de los documentos. 03, Los archivos y las instituciones do las que éstos dependen deben ser alentados @ adoptar politicas y prcticas que faciliten la aplicacién de este oSdigo. 04, Este cédigo pretende proporcionar un marco ético que sirva de guia a los miembros de Ia rofesién, mis que aportar soluciones especificas a problemas concretos. 05. Todos les principios van acompaftados de un comentario; e conjunto de principios y ‘comentarios constituye el Cédigo de Etica. : 06, El eédigo depende de la buena disposicién de las instituciones archivisticas y de las asociaciones profesionales para ponerio en prictica. Aquélla puede concretarse en un esfuerzo formativo y en el establecimiento de los mecanismas adecuados para procurar orientacién en casos de duda, para investigar conduetas poco éticas, y , de considerarse oportuno, para aplicar sanciones. CODIGO DE ETICA 1. Los archiveros protegerin la integridad de los documentos, garantizando asi que puedan seguir constituyendo un testimonio fiable del pasado. [1] El deber primordial de los archiveros es mantener la integridad de los documentos que estén ‘bajo su euidado y custodia. En el cumplimiento de este deber han de considerar los derechos & ‘nteeses legiimos, aunque a veces puedan estar en confieto, de sus propios patronos, de los propietarios, de las personas mencionadas en los documentos y de ls usuarios, pasados, presentes y futuros, La objetividad e imparcialidad de los archiver es la medida de su profesionalidad. ober resstirse a cualquier tipo de presign para manipula los testimonios con vistas a ocullar odistorsionar los hechos. 1Los archiveros valorarin, sleccionarin y mantendrn los documentos en su contexte histérico, legal y administrativo, respetando asi el principio de procedencia y preservando y poniendo de manifiesto las relaciones originales entre aquellos. {2] Los archiveros actuarin de acuerdo con los principios y las practicas de aceptacién general LLlevarn a cabo sus comatidos y funciones de acuerdo con os principios archivisticos en lo que se reflere a la produccién, conservacién y determinacién del destino final de los documentos aetivos ¥¥ semiactivos, incluyendo los documentos electronicos y multimedia, la seleccién y adquisicién de “documentos para su custodia por el archivo, la salvaguarda, a preservacién y conservacién de los, documentos bajo su cuidado, y la organizacién, deseripeién, publicacién y puesta en uso de esos documentos. Valorardn la documentacién de forma imparcial, basando su juicio en un completo ‘conocimiento de las exigencias administrativas y las poiticas de adquisicidn de sus instituciones, Organizarin y describiran los documentos de conservacién permanente de acuerdo con los principios archivisticos (a saber, el principio de procedencia y el principio de la organizacién original) y con las normas aceptadas, Io mas répidamente que lo permitan sus recursos ‘Adguirirén los documentos de acuerdo con los objetivos y recursos de sus insttuciones. No intentarda conseguir ni aceptarin nuevos ingresos cuando ello pueda comprometer la integridad © Ja seguridad de los documentos, sino que cooperardn para lograr que los mismos se conserven en el archive mis adecuado. Contribuiran al retorno a su pais de origen de los documentos pices ‘ncautados en tiempo de guerra u ocupacién. Los archiveros garantizarin que se mantenga la autenticidad de los documentos durante el proceso de su tratamiento, conservacién y uilizacién [3] Los archiveros deben garantizar que el valor archivistico de los documentos, incluyendo los documentos electrénicos 0 los multimedia, no se vea perjudicado por Jas operaciones archivisticas de valoracién, organizacién y descripcion, de conservacién y de utilizacién, Todo muestreo se realizard de acuerdo con métodos y eriterios cuidadosamente establecidos. La sustitucién de los ‘originales por otros formatos se efectuara teniendo en cuenta el valor legal, intrinseco © informative de los documentos. Siempre que se retiten temporaimente de un expediente documentos que no sean accesibles a la consulta, deberd informarse de ello al usuario. Los archiveros asegurarin permanentemente la accesibilidad y la inteligibilidad de tos documentos [4] Al seleccionar fos documentos que deberin conservarse 0 eliminarse, los archiveros tendrin ‘como criterio prioritario el mantener el testimonio esencial de 1a actividad de la persona o Institucién que los produjo y acumuld; a la vez que tendn también en cuenta los cambiantes intereses de I investigacién. Los archiveros serdn conscientes de que la adquisicién de documentos de origen dudoso, por muy interesantes que puedan ser, puede favorecer un comercioy egal. Cooperaran con sus colegas y con los érganes eneargados de velar por el cumplimiento de la ley en la persecucién y captura de las personas sospechosas del robo de documentosLos archiveros dlejarin constancia decumentada para justificar sus acciones en relacién con los documentos. {5} Los archiveros deben abogar por un adecuado tratamiento de 1os documentos ato largo de su Ciclo vital y colaborar con les productores de lot mismos en la solucion de los problemas que pplantean los nuevos soportes y las nuevas pricticas de gestién de la informacién. Deben Interesarse no silo por recoget la documentacién que ya existe, sino tamibién cooperar para que los sistemas de informacién y archivo electrénicos incorporen desde el comienzo los procedimientos apropiados para preservar los documentos que tengan valor. Los archiveres, en su ‘rato con los servicios que transfieren 0 con los propietarios de los documentos, daben tratar de ‘encontrar Solucionesjustas, siempre que sea posible, y tras haber considerado cuidadosamente Los elementos siguientes: autoridad para transfert, donar 0 vender, acuerdos y beneficios de tipo ‘econémico, planes de tratamiento de los documentos, derechos de autor y condiciones de acceso. [Los archiveros deben mantener un fegistro permanente que documente los ingresoe, la ‘conservacién y todo el trabajo archivstico que se realice. Los archiveros promovern el acceso més amplio posible a los archivos y proporcionarén un servicio imparcial a todos los usuarios. [6] Los archiveros deben elaborar instrumentos de deseripcién, generales 0 especificos segiin resulteapropiado, de todes los documentos bajo su custodia. Deben ofrecer consejo imparcial a todo el mundo y emplear los recursos disponibles para proporcionar una gama de servicios ‘equilibada. Los archiveros deben mostrarse conrarios a cualquier resricién en el acceso 0 uso de los documentos que sea inmotivada, sin embargo, pueden sugerir 0 aceptar como condicién ‘para el ingreso unas restricciones claramente definidas y de una duracién limitada eben ‘cbservar fietmente y aplicar de forma imparcial cualquier acuerdo suscrito en el momento de 1a ‘adquisicién, pero, en interés de la liberalizacin del acceso a los documentos, deben renegociar las condiciones cuando las circunstancias cambian. Los archiveros deben responder cortésmente ‘¥.con espiritu de servicio a todas las consultas razonables en relaci6n con sus fonds, y fomentar al méximo la utilizacién de los mismos, teniendo presontes Ia politica de sus insttuciones, la ‘reservacién de los fondos, las consideracioneslegales, los derechos individuale y los acuerdos ‘con los donantes. Deben motivar las restricciones a los potenciales usuarios y aplicarlas con ‘equidad. Los archiveros respetarin tanto el acceso como la privacidad, actuando dentro de los limites impuestos por la legislacién vigente. [7]. Los archiveros deben velar por la proteccién de la privacidad de las personas fisicas y juridicas, asi como la seguridad nacional, todo ello sin destruir informacion, especialmente en el ‘caso de los documentos electrénicos donde es prictica habitual borrar 0 actualizar los datos. Daben respetar el derecho a la intimidad de los individues que predujeron o son menciondos en los documento, paticularmente en el c2s0 d= quienes no hayan sido consultados en lo referente a la utlizacin o el destino final de los documentos10. Los archiveros utlizardn la confianza depositada en ellos en interés de todos y evitardn hacer uso de su posicién para beneficiarse ellos mismos, oa otros, de modo injusto. [8} Los archiveros deben abstenerse de toda actividad que pueda perjudicar a su integridad, objetividad e imparcialidad profesional, No deben beneficiarse econémicamente 0 de cualquier ‘tro modo en detrimento de sus insituciones, de los usuarios o de sus colegas, Los archiveros no deben coleccionar documentos originales en su parcela de jurisdicci6n ni participar en ningin comercio de documentos, Deben abstenerse de cualquier actividad que pueda dar Ia impresin de un conflicto de intereses a los ojos de la gente. Los archiveros pueden hacer uso de los fondos de su institucién para su investigacion personal o confines de publicacién, con tal de que ese trabajo lo realcen en las mismnas condiciones que las impuestas al resto de los usuarios. No deben revelar 0 utilizar la informacién obtenida a partir de su trabajo con fondos de acceso resringide. Pueden ‘riticar y comentar otros trabajos realizados en sus parcelas de investigacién, incluyendo los trabajos basados en documentos que estin bajo su propia custodia. No deben consentir que personas ajenas ala profesion se inmiscuyan en sus pricticas y obligaciones. No deben permitir {que su investigacién personal 0 sus publicaciones interfieran con las funciones profesionales 0 administrativas que tienen encomendadas. En lo que se refiere a la utilizacién de los fondos de sus instituciones, los archiveros no harin uso de su conocimiento de los descubrimientos tealizados por un investigador, y que aun no hayan sido publicades, sin notficarle previamente su intencién de utilizarlos, Los archiveros tratarin de conseguir la excelencia profesional mediante la sistematica y ccontinuada actualizacién de sus conocimientos archivisticos y compartiendo ls resultados de st. investigacién y experiencia, . [9] Los archiveres se esforzarin por desarrollar su conecimmiento y experiencia profesional, para ‘enriquecer la disciptina archivistica y para asegurar que aquellos éuya formacidn o actividad supervisan estén en condiciones de levar a cabo sus tareas de mode competente Los archiveros calaborarin con los miembros de su misma profesién y con los de otras profesiones para premover la conservacién y uso del patrimenio documenta de la Humanidad, [10] Los archiveros deben tratar de fomentar la cooperacin y evitarconflictos con sus colegas, y resolver las dificultades logrando que haya una adhesin generalizada a las notmas archivisticas y 8 Ia ética profesional. Los archiveros colaborarin con los miembros de las profesiones Telacionadas sobre la base del respeto y ta comprensién mutuos.