MODUL KULIAH

PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT

KESEHATAN, DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI DI
RUMAH SAKIT

Disusun oleh :

Angga Prawira Kautsar, MARS., Apt

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
JULI 2019
 DAFTAR ISI
BAB I 1 PEMILIHAN .............................................................................................................. 1
1.1. Definisi ...................................................................................................................... 1
1.2. Kriteria Pemilihan ..................................................................................................... 1
1.3. Pemilihan Berdasarkan Formularium Rumah Sakit .................................................. 2
BAB 2 PERENCANAAN .......................................................................................................... 3
2.1. Definisi ...................................................................................................................... 3
2.2.Tahapan Proses Perencanaan.................................................................................... 4
2.2.1. Tahap Pemilihan ................................................................................................ 4
2.2.2. Tahap Kompilasi Data Penggunaan ................................................................... 4
2.2.3. Tahap Perhitungan Rencana Kebutuhan ........................................................... 4
2.2.4.Tahap Penyesuaian Rencana dengan Pengadaan/Evaluasi Perencanaan ......... 8
BAB 3 PENGADAAN ............................................................................................................ 12
3.1. Definisi .................................................................................................................... 12
3.2. Metode Pengadaan di Rumah Sakit ....................................................................... 13
3.3. Tahapan Pengadaan di Rumah Sakit ...................................................................... 14
BAB 4 PENERIMAAN .......................................................................................................... 15
4.1. Definisi .................................................................................................................... 15
BAB 5 PENYIMPANAN ........................................................................................................ 16
5.1. Tujuan Penyimpanan .............................................................................................. 16
5.2. Aturan Penyimpanan Perbekalan Farmasi ............................................................. 16
BAB 6 PENDISTRIBUSIAN ................................................................................................... 19
6.1. Deskripsi.................................................................................................................. 19
6.2. Tujuan ..................................................................................................................... 19
6.3. Siklus Kegiatan Pendistribusian .............................................................................. 19
6.4. Sistem Distribusi di Unit Pelayanan Rumah Sakit ................................................... 20
6.4.1. Sentralisasi ....................................................................................................... 21
6.4.2. Desentralisasi ................................................................................................... 21
6.4.3. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock) ...................................... 21

i
 6.4.3. Sistem Resep Perorangan ................................................................................ 22
6.4.4. Sistem Unit Dose Dispensing (UDD) ................................................................ 22
6.4.5. Sistem Kombinasi ............................................................................................. 22
BAB 7 PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN ............................................................................ 24
7.1. Definisi .................................................................................................................... 24
7.2. Tahapan Pemusnahan ............................................................................................ 24
BAB 8 PENGENDALIAN ....................................................................................................... 25
8.1. Definisi .................................................................................................................... 25
8.2. Metode Pengendalian ............................................................................................ 25
BAB 9 ADMINISTRASI ......................................................................................................... 27
9.1. Kegiatan Administrasi ............................................................................................. 27
9.1.1. Pencatatan dan Pelaporan .............................................................................. 27
9.1.2. Administrasi Keuangan .................................................................................... 27
9.1.3. Administrasi Penghapusan .............................................................................. 28
9.1.4. Administrasi Perbekalan .................................................................................. 28
UCAPAN TERIMA KASIH ..................................................................................................... 29
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 30

ii
 BAB I
PEMILIHAN
1.1. Definisi

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan kebutuhan.
Pemilihan obat yang akan dipesan di Rumah sakit biasanya berasarkan stok
obat yang akan habis, obat yang paling dibutuhkan, pola penyakit yang ada,
berdasarkan e-catalog, berdasarkan keputusan kepala instansi, berdasarkan
permintaan serta berdasarkan pada Formularium Nasional (Fais, 2018).
Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai berdasarkan Permenkes RI Nomor 72 Tahun 2016, yaitu :
1. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi;
2. Standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang telah ditetapkan;
3. Pola penyakit;
4. Efektifitas dan keamanan;
5. Pengobatan berbasis bukti;
6. Mutu;
7. Harga;
8. Ketersediaan di pasaran

1.2. Kriteria Pemilihan

Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial

Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing,
Formularium RS, Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin,
Daftar Plafon Harga obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja
(Jamsostek). Adapun kriteria pemilihan kebutuhan perbekalan farmasi yang
baik menurut WHO (2014), yaitu meliputi:

a) Jenisnya dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan

jenis.

1
 b) Memiliki obat yang tersedia untuk perawatan sebagian besar penyakit dan
penyakit yang lazim pada tingkat perawatan yang disediakan
c) Ketersediaan obat yang aman, efektif dan berkualitas baik.
1.3. Pemilihan Berdasarkan Formularium Rumah Sakit

Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium

Nasional. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati
oleh staf medis, disusun oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi, dan kemudian
ditetapkan oleh Pimpinan atau direktur Rumah Sakit.
Tahapan proses penyusunan Formularium Rumah Sakit berdasarkan
Permenkes RI Nomor 72 Tahun 2016, yaitu:
a. membuat rekapitulasi usulan Obat dari masing-masing Staf Medik
Fungsional (SMF) berdasarkan standar terapi atau standar pelayanan
medik;
b. mengelompokkan usulan Obat berdasarkan kelas terapi;
c. membahas usulan tersebut dalam rapat Komite/Tim Farmasi dan Terapi,
jika diperlukan dapat meminta masukan dari pakar;
d. mengembalikan rancangan hasil pembahasan Komite/Tim Farmasi dan
Terapi, dikembalikan ke masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan
balik;
e. membahas hasil umpan balik dari masing-masing SMF;
f. menetapkan daftar Obat yang masuk ke dalam Formularium Rumah
Sakit;
g. menyusun kebijakan dan pedoman untuk implementasi; dan
h. melakukan edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan
melakukan monitoring.
Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah
Sakit, maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan
penambahan atau pengurangan Obat dalam Formularium Rumah Sakit
dengan mempertimbangkan indikasi penggunaaan, efektivitas, risiko, dan
biaya.

2
 BAB 2
PERENCANAAN
2.1. Definisi

Menurut PMK No 72 tahun 2016, perencanaan adalah kegiatan untuk

menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu, tepat
harga dan efisien untuk menghindari kekosongan Obat. Oleh karena itu,
proses perencanaan harus mempertimbangkan beberapa hal berikut :

1) Anggaran yang tersedia

2) Penetapan prioritas
3) Sisa persediaan
4) Data pemakaian terdahulu
5) Waktu tunggu pemesanan
6) Rencana strategis pemesanan
Keenam hal penting yang harus dipertimbangkan tersebut diatas akan
menjadi acuan dan tolok ukur keberhasilan sutu managemen rumah sakit
dalam mengelola sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai
terutama untuk mengantisipasi kejadian-kejadian tidak terduga seperti saat
kondisi bencana alam yang dapat terjadi sewaktu-waktu sehingga tidak terjadi
kekosongan obat atau bahkan tersedianya obat yang terlau banyak dan tidak
terpakai.
Penelitian yang dilakukan oleh Yunita dkk (2016) yang meneliti
sistem pengelolaan sedian farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai dalam menghadapi kondisi bencana alam di 3 rumah sakit berbeda
menunjukan bahwa jumlah dan kapasitas sumber daya manusia yang
memadai untuk mengelola sistem perencanaan perbekalan farmasi ini akan
lebih dapat mengantisipasi kemungkinan terburuk yang berkaitan dengan
ketersediaan obat di suatu rumah sakit, termasuk dalam pengadaan obat-
obatan dengan sistem e-purchasing yang seringkali menemukan hambatan

3
 saat di lapangan, yaitu waktu tunggu pesanan yang membutuhkan waktu lama
dari distributor menuju ke rumah sakit dikarenakan banyaknya stok obat yang
kosong dari distributor. Hal ini kemungkinan disebabkan banyaknya rumah
sakit pemerintah seluruh indonesia yang membutuhkan obat tersebut.

2.2.Tahapan Proses Perencanaan

2.2.1. Tahap Pemilihan
Fungsi dari tahap pemilihan ini adalah untuk menentukan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang benar-benar
dibutuhkan sesuai dengan dasar dan kriteria pemilihan obat yang telah
ditentukan. Misalkan berdasarkan pola penyakit, formularium,
ketersediaan di pasaran, dan sebagainya yang telah dijelaskan pada bab 1.
2.2.2. Tahap Kompilasi Data Penggunaan
Kompilasi pengunaan adalah rekapitulasi data pemakaian obat di
masing-masing unit pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit yang
akan menjadi dasar untuk menghitung stok optimum agar proses
pemesanan barang selanjutnya tidak menyebabkan over stock atau under
stock. Informasi yang akan diperoleh pada tahap ini adalah :
- Pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing unit pelayanan di
rumah sakit selama 1 tahun
- Presentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian dalam
1 tahun dari seluruh unit pelayanan di rumah sakit
- Pemakaian rerata untuk setiap jenis obat secara periodik

2.2.3. Tahap Perhitungan Rencana Kebutuhan

Terapat 3 metode perhitungan perencanaan yang lazim digunakan
di rumah sakit bahkan di seluruh fasilitas kesehatan lainnya untuk
menghitung rencana pengadaan perbekalan farmasi (sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai) sesuai kebutuhan yang dijelaskan
secara rinci pada tabel 2.1 dibawah ini

4
 Tabel 2.1. Metode Perencanaan Perbekalan Farmasi
Metode Konsumsi Metode Morbiditas Kombinasi
Metode perencanaan Metode morbiditas Kombinasi
yang didasarkan atas adalah perhitungan metode
analisa data konsumsi berdasarkan kebutuhan konsumsi dan
obat periode pemakaian perbekalan farmasi yang metode
sebelumnya. Metode ini digunakan untuk beban morbiditas
paling andal dalam kesakitan disesuaikan
memprakirakan (morbidity load) yang dengan
pengadaan sediaan harus dilayani. anggaran yang
farmasi, alkes, dan bahan Biasanya digunakan tersedia.
medis habis pakai untuk untuk memprakirakan
pemakaianan pengadaan perbekan
selanjutnya. farmasi (sediaan farmasi,
Untuk memperoleh alkes, dan BHMP) yang
data kebutuhan obat yang dibutuhkan pada suatu
mendekati ketepatan, program baru atau yang
perlu dilakukan analisa tak terduga, seperti
trend pemakaian obat 3 kebutuhan obat-obatan
(tiga) tahun sebelumnya untuk bantuan bencana
atau lebih. alam.
Data yang perlu Data yang perlu
disiapkan : disiapkan :
1. Daftar obat 1. Perkembangan pola
2. Stok awal penyakit terbanyak
3. Penerimaan dalam suatu populasi
4. Pengeluaran 2. jumlah populasi
5. Sisa stok dewasa dan anak
6. Obat 3. waktu tunggu (lead
hilang/kadaluarsa/rusa time)

5
 Metode Konsumsi Metode Morbiditas Kombinasi
k 4. stok pengaman.
7. Kekosongan obat
8. Pemakaian rerata
9. Waktu tunggu
10. Stok pengaman
11. Perkembangan
produk
(Sumber : KEPMENKES RI No 1121/MENKES/SK/XII/2008;
Dirjen Binfar Alkes RI, 2010)

2.2.3.1. Perhitungan Metode Konsumsi

Qo = [CA x (LT + PP)] + SS – (Si + So)
Ct
CA = 𝐷𝑜
𝑅𝑚− 30,5

Keterangan
Qo : Jumlah pengadaan yang harus dipesankan
CA : Konsumsi rerata per bulan
LT : Waktu tunggu (Lead time)
PP : Periode pengadaan (jumlah bulan yg akan ditanggung
berdasarkan pesanan)
SS : Jumlah stok pengaman (safety stock)
Si : Stok yang ada di inventori saat ini
So : Stok yang sedang dalam proses pemesanan saat ini
Ct : Total pemakaian selama periode waktu review (bulan)
Rm : Periode waktu review
Do : Waktu terjadinya kekosongan persediaan (hari)

Kasus
Total pengadaan Amoxycillin kaplet Januari – Desember 2005
sebanyak 2.500.000 kaplet (ternyata habis dipakai selama 10 bulan,

6
 jadi ada kekosongan 2 bulan) Sisa stok per 31 Desember 2005
sebanyak = 0 tablet. Berapa jumlah tablet Amoxicillin yang harus
dipesan untuk 1 tahun kedepan jika waktu tunggu pemesanan hingga
barang datang adala 3 bulan?
Penyelesaian
• Penggunaan perbulan
Ct 2.500.000
CA = 𝐷𝑜 = 60 = 250.000 tablet/bulan
𝑅𝑚− 12 −
30,5 30,5

• Stok pengaman (Safety stock) → 10-20 % dari pemakaian

SS = 20 % x 3.000.000 tablet
= 600.000 tablet
• Jumlah tablet yang harus dipesan
Qo = [CA x (LT + PP)] + SS – (Si + So)
= [250.000 x (3 + 12) + 600.000 – (0 + 0)]
= 4.350.000 tablet
= 4.350 botol @1000 tablet

2.2.3.2. Perhitungan Metode Morbiditas

a. Menghitung masing-masing obat yang diperlukan perpenyakit:
Berdasarkan pedoman penyakit diare akut, maka sebagai contoh
perhitungan sbb:
Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @200 ml.
Jumlah kasus 18.000 kasus.
Jumlah oralit yang diperlukan adalah
18.000 kasus x 15 bungkus = 270.000 bungkus @200 ml.
b. Selain perhitungan diatas, kebutuhan obat yang akan datang harus
memperhitungkan: perkiraan peningkatan kunjungan, lead time dan
stok pengaman.

7
2.2.4.Tahap Penyesuaian Rencana dengan Pengadaan/Evaluasi Perencanaan
2.2.4.1. Analisis ABC
Analisis ABC dilakukan untuk mengevaluasi perencanaan
pengadaan dari aspek ekonomi karena alokasi anggaran ternyata hanya
didominasi oleh beberapa atau sebagian kecil perbekalan farmasi saja yang
memakan anggaran dana yang besar karena pemakaianan yang banyak
atau harganya yang mahal. Oleh karena itu, dengan analisis ABC ini dapat
diidentifikasi jenis-jenis perbekalan farmasi dengan harga yang lebih
efisien karena evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan farmasi yang
menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi
terhadap perbekalan farmasi yang relatif memerlukan anggaran sedikit.
a. Nilai pakai
- Menghitung total pemakaian perbekalan farmasi
- Data pemakaian perbekalan farmasi dikelompokkan berdasarkan
jumlah pemakaian masing-masing item.
- Diurutkan dari pemakaian terbesar sampai yang terkecil
- Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian
- Kelompok B dengan pemakaian 20% dari keseluruhan pemakaian
- Kelompok C dengan pemakaian 10% dari keseluruhan
pemakaian.

ABC Nilai Pakai

A=3 B=2 C=1

b. Nilai Investasi (Analisis Pareto)

- Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari
salah satu metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi,
dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang.
Kelompokkan kedalam jenis/kategori, dan jumlahkan biaya per
jenis kategori perbekalan farmasi.

8
 - Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing presentase jenis
perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
- Urutkan kembali jenis- jenis perbekalan farmasi diatas, mulai
dengan jenis yang memakan prosentase biaya terbanyak.
- Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan
seterusnya.
- Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70% dari total
anggaran/investasi walaupun hanya untuk beberapa item
perbekalan farmasi saja
- Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20% dari total
anggaran/investasi
- Perbekalan Farmasi kategori C menyerap anggaran 10% dari total
anggaran/investasi

ABC Nilai Investasi

A=3 B=2 C=1

2.2.4.2. Analisis VEN (Nilai Kritis)

Analisis VEN artinya menentukan prioritas kebutuhan suatu
perbekalan farmasi berdasarkan nilai kritikal keberadaan kelompok
barang-barang tersebut di suatu fasilitas kesehatan seperti rumah sakit.
Dengan kata lain, menetukan apakah suatu jenis perbekalan farmasi
termasuk vital (harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau non-
esensial (tidak prioritas untuk disediakan). Kriteria nilai kritis obat adalah
sebagai berikut :
a) Kelompok X atau kelompok obat Vital, adalah kelompok obat yang
sangat essensial atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk
mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk pelayanan
pokok kesehatan. Kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan;
b) Kelompok Y atau kelompok obat Essensial adalah obat yang bekerja
kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit,
logistik farmasi yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit

9
 terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir kurang dari
48 jam;
c) Kelompok Z atau kelompok obat Nonessensial, adalah obat
penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk
kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat
kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam.
Langkah-langkah dalam Menentukan nilai kritis suatu perbekalan
farmasi adalah sebagai berikut :
• Menyusun kriteria nilai kritis atau prioritas
• Membagikan kuesioner berupa daftar perbekalan farmasi (sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai) kepada dokter
untuk mendapatkan nilai kritisnya, dengan kriteria yang telah
ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner tersebut adalah dokter
yang berpengaruh terhadap peresepan dan pemakaian semua
perbekalan farmasi tersebut.
• Buat rata-rata skor dari setiap jenis perbekalan farmasi.
• Susun tabel perbekalan farmasi dari skor tertinggi hingga skor
terendah.
• Cek persentase (%) kumulatif. Potong % kumulatif menjadi 70%
untuk kelompok X, 20% kelompok Y, dan 10% kelompok Z.

Nilai Kritis
X=3 Y=2 Z=1

2.2.4.3. Analisis kombinasi ABC dan VEN (Nilai Indeks Kritis)

Metode ini digunakan untuk menetapkan prioritas rencana
pengadaan perbekalan farmasi sesuai dengan nilai pemakaian, nilai
invetasi atau jumlah anggaran yang dimiliki rumah sakit, dan nilai
kekritisan suatu perbekalan farmasi sehingga pengadaan stok barang

10
lebih efisien dan dapat memenuhi sebagian besar kebutuhan perbekalan
farmasi di rumah sakit.

A B C Prioritas
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Prioritas
Metode kombinasi ini digunakan untuk melakukan pengurangan dalam
rencana pengadaan perbekalan farmasi mulai dari kategori NC ( paling
non esensial, jumlah pemakaiannya jarang, dan nilai investasinya paling
sedikit) yang kemudian memaksimalkan pengadaan barang yang menjadi
prioritas yang paling mendekati kategori VA (paling vital, pemakaian
paling banyak, dan dilai investasi paling besar). Urutan prioritas barang
yang harus banyak dikurangi bahkan dihilangkan adalah mulai dari
kategori NC, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi
prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas
berikutnya, begitu selanjutnya (Dirjen Binfar Alkes RI, 2010).
Selain itu, untuk menentukan prioritas pengadaan perbekalan
farmasi dapat juga dihitung berdasarkan nilai indeks kritisnya (NIK),
yaitu

NIK = Nilai Pakai + Nilai Investasi + (2 x Nilai Kritis)

Kelompok A dengan NIK 9.5 - 12

Kelompok B dengan NIK 6.5 – 9.4
Kelompok C dengan NIK 4 – 6.4
Kelompok A dengan NIK tertinggi yaitu 12, mempunyai arti bahwa
perbekalan farmasi pada kelompok tersebut termasuk dalam kategori
kritis bagi sebagian besar pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai,
tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn over yang tinggi
(Budiman, 2018).

11
 BAB 3
PENGADAAN
3.1. Definisi

Menurut PMK No 72 tahun 2016, pengadaan merupakan kegiatan

untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus
menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang
berkesinambungan dimulai dari pemilihan penentuan jumlah yang
dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode
pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan
proses pengadaan, dan pembayaran.
Dalam Irmawati (2014), pengadaan perbekalan farmasi di fasilitas
kesehatan seperti rumah sakit harus sesuai dengan Prosedur Operasional
Baku (POB), yaitu :
1) Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi yang digunakan di rumah
sakit harus sesuai dengan formularium rumah sakit
2) Semua perbekalan kesehatan/sediaan farmasi yang digunakan di rumah
sakit harus dikelola hanya oleh instalasi farmasi rumah sakit
3) Instalasi farmasi rumah sakit harus menetapkan spesifikasi produk semua
perbekalan kesehatan sediaan farmasi yang akan diadakan berdasarkan
persyaratan resmi (Farmakope Indonesia edisi terakhir) dan atau
persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT
4) Pemasok perbekalan kesehatan/sediaan farmasi harus memenuhi
persyaratan yang ditetapkan oleh PFT
5) Jika perbekalan kesehatan/sediaan farmasi diadakan dari suatu pemasok
atau industri, apoteker rumah sakit harus mengunjungi pemasok/industri
tersebut untuk memeriksa kesesuaian penerapan sistem mutu dan
jaminan mutu

12
3.2. Metode Pengadaan di Rumah Sakit

Menurut Quick J. et al (2012) atau dalam MDS-3, ada empat metode

pengadaan obat, yaitu :
1) Tender terbuka (pelelangan umum)
- Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan
kriteria yang telah ditetapkan
- Pada penentuan harga, metode ini lebih menguntungkan tetapi
memerlukan waktu yang lama, perhatian lebih, dan staff yang kuat
2) Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas)
- Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan
punya riwayat baik
- Harga masih dapat dikendalikan,tenaga dan beban kerja lebih
ringan daripada lelang terbuka
3) Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan
tawar menawar)
- Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih ,terbatas tidak lebih
dari 3 rekanan untuk penentuan harga.
- Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga
4) Pengadaan langsung
- Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia
- Harga relatif lebih mahal
Sedangkan pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit dapat
dilakukan dengan beberapa cara diantaranya (Pratiwi dkk, 2011) :
1) Purchasing (membeli), umumnya untuk barang yang habis pakai
2) Leasing (menyewa), alat kedokteran yang kecanggihannya cepat
berubah-ubah
3) Meminjam
4) Hibah atau sumbangan, biasanya yang diinginkan adalah sesuai dengan
kebutuhan rumah sakit
5) Penukaran
6) Produce (membuat sendiri)

13
 7) Repair (memperbaiki), sebagian besar rumah sakit sudah memiliki.

3.3. Tahapan Pengadaan di Rumah Sakit

Gambar 3.1. Alur Pengadaan di Rumah Sakit

Menurut Febriawati (2013) langkah-langkah dalam melakukan pengadaan di

rumah sakit :
1) Memilih metode pengadaan
2) Memilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak. Pemilihan pemasok
sangat penting karna dapat mempengaruhi baik kualitas maupun biaya
yang dibutuhkan.
3) Pemantauan status pesanan, yang mempunyai tujuan mempercepat
pengiriman sehingga efisiensi suplai dapat ditingkatkan.
4) Penerimaan dan pemeriksaan, tujuannya agar barang diterima baik jenis
dan jumlahnya sesuai dengan dokumen yang menyertainya.

14
 BAB 4
PENERIMAAN
4.1. Definisi

Menurut PMK No. 72 tahun 2016, Penerimaan merupakan kegiatan

untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu
penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik.
Proses penerimaan dilakukan oleh panitia penerima yang tugasnya
adalah melakukan pemeriksaan barang yang datang sesuai ketentuan yang
tercantum dalam kontrak, menerima hasil pengadaan barang setelah melalui
pemeriksaan surat pemesanan (SP) dan faktur, memeriksa kesesuaian barang
dan ED barang, membuat dan menandatangani berita acara serah terima hasil
pekerjaan.
Menurut Febreani (2016) metode penerimaan barang dengan cara
langsung pengecekan dan menyesuaikan dengan faktur dapat menjamin
kesesuaian jenis, spesifikasi obat, jumlah, mutu, dan harga obat serta
dokumen penerimaan obat disimpan dengan baik memiliki nilai yang baik
dengan peraturan yang ada pada Permenkes No. 58 Tahun 2014.

15
 BAB 5
PENYIMPANAN
5.1. Tujuan Penyimpanan

Tujuan penyimpanan adalah untuk menjamin kualitas dan keamanan

seluruh perbekalan farmasi di rumah sakit sesuai dengan persyaratan
kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi, stabilitas dan
keamanan, cahaya, sanitasi, kelembaban, ventilasi, dan penyimpanan
berdasarkan penggolongan jenis sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai.

5.2. Aturan Penyimpanan Perbekalan Farmasi

Menurut Sheina (2010), terdapat beberapa aturan yang harus

dipenuhi dalam penyimpanan obat di gudang instalasi farmasi, yaitu :
a. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi
label yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan
dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus.
b. Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali
untuk kebutuhan klinis yang penting.
c. Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat
emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus
mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:
- Jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang
telah ditetapkan;
- Tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan
lain;
- Bila dipakai untuk keperluan darurat harus segera diganti;
- Dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan
- Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
d. Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan

16
 pada area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah
penatalaksanaan yang kurang hati-hati.
e. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
dibawa oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat
diidentifikasi.
f. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan
barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
g. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang
harus disimpan terpisah yaitu:

Tabel 5.1. Jenis Perbekalan Farmasi yang harus disimpan Terpisah

No Jenis Penyimpanan
1. Bahan Disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda
Mudah khusus bahan berbahaya
Terbakar
2. Gas Disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi
medis penandaaan untuk menghindari kesalahan
pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung
gas medis kosong terpisah dari tabung gas medis
yang ada isinya. Penyimpanan tabung gas medis di
ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan

Selain terdapat aturan-aturan yang harus terpenuhi, dalam

penyimpanan perbekalan farmasi di gudang instalasi farmasi juga harus
dilakukan sesuai dengan metode penyimpanan berikut, yaitu berdasarkan
- Kelas terapi
- Bentuk sediaan
- Jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
- Disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First
Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO)

17
- Penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike)
tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk
mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat.

18
 BAB 6
PENDISTRIBUSIAN
6.1. Deskripsi

Distribusi adalah rangkaian kegiatan dalam rangka meyalurkan/

menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP dari tempat
penyimpanan (gudang) ke unit pelayanan atau pasien (Menkes, 2016).

6.2. Tujuan

Tujuan sistem distribusi yang dirancang untuk sediaan farmasi, alat

kesehatan dan BMHP dengan baik harus memastikan bahwa :
a. Menjaga pasokan obat-obatan secara konstan
b. Menjaga obat-obatan dalam kondisi yang baik selama proses distribusi
c. Meminimalkan kehilangan obat yang disebabkan oleh pembusukan dan
kedaluwarsa
d. Memelihara catatan inventaris yang akurat
e. Merasionalisasi titik penyimpanan obat
f. Menggunakan sumber daya transportasi yang tersedia se-efisien dan se-
efektif mungkin
g. Mengurangi pencurian dan penipuan
h. Memberikan informasi untuk memperkirakan kebutuhan obat-obatan
i. Menggabungkan program jaminan kualitas ( MDS, 2012).

6.3. Siklus Kegiatan Pendistribusian

Adapun siklus distribusi obat ketika obat-obatan dikirim oleh pabrik

atau pemasok antara lain :
a. Pembersihan pelabuhan (untuk produk-produk impor)
b. Penerimaan dan inspeksi
c. Kontrol inventaris
d. Penyimpanan
e. Permintaan persediaan
f. Pengiriman

19
 g. Penyerahan untuk pasien
h. Melaporkan konsumsi/ penggunaan (Quick J et al, 2012).

Gambar 6.1 Siklus distribusi dimulai ketika obat-obatan dikirim oleh pabrik atau
pemasok ( Quick J et al, 2012).

6.4. Sistem Distribusi di Unit Pelayanan Rumah Sakit

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh

pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya
yang ada sehingga beberapa sistem pendistribusian perbekalan farmasi di
rumah sakit.

20
6.4.1. Sentralisasi
Sentralisasi (sistem pelayanan terpusat) merupakan instalasi farmasi
sebagai system pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan satu
pusat. Seluruh kebutuhan farmasi setiap unit disalurkan lengsung dari
pelayanan farmasi. Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit tipe A dan
B karena jarak antara instalasi farmasi dengan perawatan pasien letaknya
jauh (Indrayathi, 2017).

6.4.2. Desentralisasi
Desentralisasi (system pelayanan terbagi) merupakan sistem
pendistribusian perbekalan farmasi mempunyai cabang yang disebut depo
farmasi yang terletak dekat dengan unit perawatan dan pelayanan
(Indrayathi, 2017).

6.4.3. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)

Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh
Instalasi Farmasi serta harus dalam jenis dan jumlah yang sangat
dibutuhkan.
Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola (di atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan
kepada penanggung jawab ruangan. Setiap hari dilakukan serah terima
kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas farmasi dari
penanggung jawab ruangan.
Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan
kemungkinan interaksi obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor
stock (Menkes, 2016).
Adapun alurnya meliputi dokter menuliskan resep yang selanjutnya
diserahkan pada perawat lalu perawat menyiapkan persediaan yang
diperlukan untuk diserahkan kepada pasien (Indrayathi, 2017).

21
6.4.3. Sistem Resep Perorangan
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat
inap melalui Instalasi Farmasi (Menkes, 2016). Adapun alur sistem
distribusi ini yaitu apotek menerima resep kemudian dilakukan pengecekkan
kelengkapan, di input harga untuk menghitung biaya obat dan meminta
persetujuan pasien . selanjutnta farmasis menyiapkan obat dan diberikan
kepada pasien disertai pelayanan informasi obat yang berkaitan dengan
penyakitnya (Indrayathi, 2017).

6.4.4. Sistem Unit Dose Dispensing (UDD)

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai berdasarkan resep perorangan yang disiapkan dalam unit
dosis tunggal atau ganda yang terdiri dari beberapa jenis obat yang dalam
masing-masing kemasan, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien atau
berdasarkan jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu
(Menkes, 2016). Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.
Obat-obatan tersebut disiapkan oleh farmasis dalam bentuk siap konsumsi
dan diantarkan ke ruang perawatan kemudian perawat yang menyerahkan
kepada pasien (Indrayathi, 2017).

6.4.5. Sistem Kombinasi

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi
seperti berikut :
✓ Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock) dan sistem resep
perorangan
✓ Sistem resep perorangan dan Sistem Unit Dosis Dispensing (UDD)
✓ Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock) dan Sistem Unit
Dosis Dispensing (UDD)
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan
untuk pasien rawat inap karenat dengan sistem ini tingkat kesalahan

22
pemberian obat dapat diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan
dengan sistem floor stock atau Resep individu yang mencapai 18%
(Menkes, 2016)

23
 BAB 7
PEMUSNAHAN DAN PENARIKAN
7.1. Definisi

Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan
dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan
peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan
perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi
sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan
laporan kepada Kepala BPOM. Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis
Habis Pakai dilakukan pula terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh
Menteri.
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai bila:
a. produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. telah kadaluwarsa;
c. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan
atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau
d. dicabut izin edarnya.

7.2. Tahapan Pemusnahan

a. membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai yang akan dimusnahkan;
b. menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
c. mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak
terkait;
d. menyiapkan tempat pemusnahan; dan
e. melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
serta peraturan yang berlaku.

24
 BAB 8
PENGENDALIAN
8.1. Definisi

Kegiatan pengendalian obat di fasilitas kesehatan terdiri dari

pengendalian obat hilang, obat rusak, dan kadaluarsa. Apabila terdapat obat
rusak atau obat kadaluarsa maka petugas akan mengumpulkan obat yang
rusak dan kadaluarsa di dalam gudang dan segera melaporkan kepada kepala
fasilitas kesehatan akan dibuatkan berita acara kepada Dinas Kesehatan Kota
Surabaya untuk bisa meretur obat.
Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan
penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
dan dilakukan oleh instalasi farmasi harus bersama dengan komite/tim
farmasi dan terapi di rumah sakit.
Adapun tujuan dari dilakukannya pengendalian terhadap stok sediaan
farmas, alat kesehatan, dan bahanmedis habis pakai di rumah sakit adalah :
a. Penggunaan obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
b. Penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; dan
c. Memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan,
kekosongan, kerusakan, kehilangan serta pengembalian pesanan sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai.

8.2. Metode Pengendalian

Pengendalian persediaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan

medis habis pakai dilakukan dengan cara:

Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving)

Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga

bulan berturut-turut (death stock);

Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.

25
1. Safety stock
Adalah inventory yang harus ada atau ditinggalkan dalam gudang untuk
mengantisipasi fluktuasi demand. Adapun rumus safety stock :
𝑍
√𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑡𝑖𝑚𝑒 𝑥 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑑𝑒𝑣𝑖𝑎𝑠𝑖
2. Ecenomic Order Quantity (EOQ)
Economic Order Quantity (EOQ) adalah model kontrol inventori paling
sederhana namun digunakan paling luas. Adapun rumus perhitungan
2+𝐴+𝐷
EOQ= √
ℎ

Keterangan :

A= biaya pemesanan/setiap kali pesan

D= Jumlah permintaan/pemakaian

h= Ongkos simpanan/unit/satuan waktu

26
 BAB 9
ADMINISTRASI
9.1. Kegiatan Administrasi

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan

untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
Kegiatan administrasi terdiri dari:

9.1.1. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan terhadap

kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,
pemusnahan dan penarikan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai dibuat secara periodik (bulanan, triwulanan, semester
atau pertahun). Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan
dengan peraturan yang berlaku. Pencatatan dilakukan untuk:

1. Persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;

2. Dasar akreditasi Rumah Sakit;
3. Dasar audit Rumah Sakit; dan
4. Dokumentasi farmasi.

Fungsi Pelaporan

Penyiapan laporan
Komunikasi antara tahunan tentang
Laporan tahunan
level manajemen kegiatan di Instalasi
Farmasi

9.1.2. Administrasi Keuangan

Instalasi Farmasi yang melakukan pengelolaan keuangan harus
melakukan administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan

27
 pengaturan anggaran, pengendalian, dan analisa biaya,
pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan, penggunaan
laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan
Kefarmasian secara rutin, atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran, atau tahunan.

9.1.3. Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian
terhadap sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, atau mutu tidak memenuhi
standar dengan cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai kepada pihak terkait sesuai
dengan prosedur yang berlaku.

9.1.4. Administrasi Perbekalan

Administrasi perbekalan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
pencatatan menejemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang
berkaitan dengan perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang
berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam
periode bulana, triwulan, semesteran, atau tahunan.

28
 UCAPAN TERIMA KASIH

Modul ini disusun dengan bantuan mahasiswa program studi profesi apoteker,
yaitu Arif Lukman Hakim, Elasari Dwi Pratiwi, Cika Dinda Reziana, Diana Mustika Ratu,
Nur Hikmah, dan Indah Saesaria Kirana. Tidak ada konflik pribadi dalam penyusunan
modul ini dan biaya merupakan mandiri.

29
 DAFTAR PUSTAKA

Budiman, Putra Oktaviano., Firman P., Irma R. 2018. Analisis Perencanaan Obat
Berdasarkan ABC Indeks Kritis di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
Yogyakarta : MMR UMY.

Direktorat Bina Farmasi dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan RI. 2010.
Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta :
Kemenkes RI

Fais, Muhammad Sastrianegara., Emmi Bujawati., Guswani. 2018. Analisis

Pengelolaan Manajemen Logistik Obat Di Instalasi Farmasi RSUD Lanto
Daeng Pasewang Kabupaten Jenetopo. Al-Sihah : Public Health Science
Journal. Volume 10, Nomor 1

Febreani, Stella H & Chalidayanto, Djazuly. 2015. Pengelolaan Sediaan Obat

pada Logistik Farmasi Rumah Sakit Umum Tipe B di Jawa Timur.
Fakultas Kesehatan Masyarakat. Surabaya : Universitas Airlangga.

Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit.

Yogyakarta: Gosyen Publishing.

Irmawati. 2014. Manajemen Logistik Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta:

University Press.

Indrayathi, PA dan Hardy IPDK. 2017. Manajemen Keuangan dan Logistik

dalam Pelayanan Kesehatan. Denpasar: Universitas Udayana.

Kencana, Gita Gilang. 2014. Analisis Perencanaan dan Pengendalian Persediaan

Obat Antibiotik Di RSUD Cicalengka Tahun 2014. Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Indonesia.

Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit.

30
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
No.1691/Menkes/Per/VIII/2011, tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit

Pratiwi, F., Dwipraharso., dan Budiarti. 2011. Evaluasi Perencanaan dan

Pengadaan Obat di Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kota Semarang.
Jurnal Managemen Pelayanan Farmasi, 01 : 238-239.

Quick, J D., Rankin J., Diaz., Vimal. 2012. Managing Drug Supply-3:
Managing Access to Medicines and Health Technologies, VA:
Management Sciences for Health. Management Health Science. Inc.
Diakses pada 7 Juli 2019

Sheina, Baby. 2010. Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU

Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1. Fakultas Kesehatan Masyarakat.
Universitas Ahmad Dahlan. Yogyakarta. Vol.4 No.1 Januari 2010.

Yunita, Fitria., Imran M., Mudatsir. 2016. Managemen Pengelolaan Obat-obatan

di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Banda Aceh dalam Menghadapi
Bencana Alam Gempa Bumi. Banda Aceh : Universitas Syiah Kuala.

31