INFORMATICA

ELEMENTOS DE EXCEL:

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos
financieros, matemáticos, estadísticos, entre otros, permite grabar, analizar y presentar información
de tipo cuantitativo como: informe de ventas, presupuestos, nomina, inventarios, entre otros.

Para que sirve:

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Si ya conoce otro programa de
Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, resultará familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se puede
introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo se tiene que introducir un dato debajo de
otro, como se haría en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que
hacer la suma de los datos que se tienen encima (ya veremos más adelante cómo se hace
exactamente, pero es muy fácil).
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Quizás piense que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piense qué ocurre
si hay una equivocación al introducir un número en una suma de 20 números, se debería volver a
introducir todos; mientras que en Excel no importa si hay equivocaciones al introducir un dato,
simplemente se corrige el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo.

1999 2000 2001 2002 2003 2004

Agua 50.000 60.000 55.000 62.000 63.000 70.000
Luz 42.000 45.000 48.000 55.000 65.000 67.000
Teléfono 35.000 30.000 42.000 45.000 51.000 49.500
Total 127.000 135.000 145.000 162.000 179.000 186.500

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imaginémonos que
estamos elaborando la declaración de la renta a mano y al final se descubre un error, se tendría
que volver a calcularlo todo. Si lo hacemos con Excel sólo tendríamos que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático permite también hacer simulaciones fácilmente. Por
ejemplo, si estamos calculando lo que debemos pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario,
basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo
que tendrías que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.

FERRETERIA EL TRIANGULO
Nit 900,035,560-2

FACTURA No. 5005

ITEM ARTICULO UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

1 Pegante GL 120 4.500 540.000
2 Madera MT 511 2.300 1.174.150
3 Tornillos UN 1.200 10 12.000
4 Tuercas UN 1.200 5 6.000
5
6
7
8
9
10
SUB-TOTAL 1.732.150
IVA 277.144
TOTAL 2.009.294

En esta imagen hay una factura realizada con Excel.

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Puedes observar como en las columnas que se numeran por letras A,B,C, podríamos dar nombre
a cada columna, y en las filas por números 1,2,3,o items... En la columna F se ha calculado el
producto de las columnas D y E.

En una celda se ha calculado el sub-total, en otra el IVA y por ultimo el total, debajo de la barra de
herramientas puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que
hay en la celda D11 multiplicado por 0,16.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para
aprender a utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de
cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas
ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas
mucho más partido podrás sacar de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los
datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en
las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

Iniciar Excel:
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel2003.

Desde el botón Inicio:

Situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic
sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del
ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciará el programa.

Desde el icono de Excel:

En el escritorio simplemente buscamos.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc, para
saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué
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sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo.

Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.

 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
 Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial:
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante.
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Cuadro de
Barra de
nombre de celdas
formulas
Columnas
Filas

Nombre de la
hoja.

Barra estándar:

Contiene los comandos de Excel más utilizados, están disponibles a través de la barra de menús,
organizados en esta barra, para utilizarlos de manera inmediata.

Comandos nuevos dentro de la barra estándar.

CUADRO DE NOMBRE:

La dirección de la celda relacionada actualmente (o activa) aparece en el cuadro nombre.

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BARRA DE FORMULA (O FUNCIÓN):

Muestra cualquier dato contenido en la celda activa. Números, letras, formulas o funciones
aparecen en esta barra.

Cancelar:

Cancela los datos nuevos introducidos en la celda activa, es equivalente a presionar la tecla
ESCAPE.

Introducir:

Acepta los datos nuevos introducidos en la celda activa, es equivalente a presionar la tecla INTRO.

Insertar función:

Muestra la ventana que contiene la lista de funciones que se pueden utilizar en Excel, como:
SUMA, SI, SENO, PROMEDIO, entre otros.

Columna:

Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente; cada columna se nombra con letras de la A a

la Z, después de la z; se encuentra la columna AA, AB, AC… y así hasta la AZ. Seguidamente,
comenzaría la BA, BB, BC… y así hasta la ultima columna que es la IV.

Fila:

Es el conjunto de celdas dispuestas en posición horizontal, se enumera desde la 1 hasta la 65,536.

Celda:

Esta formada por la intersección de una fila y una columna, cada celda tiene una dirección única,
determinada por la letra de columna y el numero de la fila. Por ejemplo; la celda g16 es la
intersección de la columna c y la fila 8
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Celda Activa:

La celda activa es identificada por ser de un color más oscuro que las celdas normales, su
dirección o su nombre aparece en el cuadro de nombre. La celda activa indica que el programa
esta listo para comenzar a introducir datos.
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Pestaña de la hoja:

Cada hoja contiene una pestaña sobre la que se puede hacer clic para ir de una hoja a otra, se
puede renombrar las hojas para recordar mejor la información que contiene. Del lado izquierdo de
las hojas encontramos los botones que permiten desplazarnos a través de las hojas.

 Primera hoja

 Hoja anterior
 Hoja Siguiente
 Ultima hoja

OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO

Cambiar nombre:

Es importante cambiar el nombre a una hoja de cálculo para que sirva como guía al momento de
desplazarnos para buscar información en ellas. Cambiar el nombre es una acción muy sencilla, se
logra mediante las siguientes formas:

 Pulsar doble clic sobre el nombre actual de la hoja (Hoja1) y cuando esté seleccionada, se
escribe directamente el nuevo nombre, posteriormente pulsa enter para finalizar.
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 Otra forma de cambiar el nombre es desde el menú formato + la opción Hoja + cambiar
nombre.

 Una ultima forma que puedes usar es la del menú contextual (botón derecho del Mouse) +
la opción cambiar nombre.

Cambiar color a la etiqueta:

La que se puede usar es la del menú contextual (botón derecho del Mouse) + la opción color de
etiqueta.

Insertar Hojas:

Hay dos maneras diferentes de hacerlo:

 Menú insertar + Hoja de cálculo.

 clic secundario del Mouse y del menú contextual elegir la opción insertar hoja.

Eliminar una hoja de cálculo:

La forma más sencilla de hacerlo es:

Dando un clic derecho del Mouse sobre la hoja que quieres eliminar + la opción eliminar.

Mover y copiar las hojas de cálculo:

En algún momento quizás exista la necesidad de tener que cambiar de ubicación las hojas de
calculo, esta operación es muy sencilla porque ya se ha realizado con otras tareas. Sólo de un clic
sobre la etiqueta de la hoja y sin soltar arrastre a su nuevo lugar, mientras la hoja se mueve, el
Mouse muestra una hoja junto con un triangulo que indican la nueva ubicación.

Para duplicar las hojas de cálculo, de un clic sobre ella, seguido presione la tecla ctrl. Y arrastre la
hoja al lugar indicado.

Para mover una hoja de cálculo a un libro diferente al que se esta trabajando, de clic derecho
sobre la etiqueta de la hoja y elija la opción mover o copiar, acción que mostrara la siguiente
ventana:
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En la sección Al libro indique a que libro desea mover la hoja que ha elegido mover o copiar. Y en
la sección antes de la hoja elija el lugar para la nueva hoja, puede elegir antes de la hoja1, de la
hoja2, hoja3 o mover al final.

La casilla crear una copia dejara una copia en el libro original y enviara una copia al libro destino,
en caso contrario, quitará la hoja de su posición original llevándola al nuevo libro de trabajo.

Insertar hoja, filas y columnas:

Si mientras escribe la información nota que ha olvidado introducir un dato muy importante, esto no
es ningún problema ya que Excel corrige el error dando la facilidad de insertar una fila o columna.
Puede hacerlo a través de el menú insertar + hoja de calculo o dando clic derecho sobre la
etiqueta de la hoja elija la opción insertar.

Las filas que se inserten aparecerán en la parte superior, si desea insertar una fila seleccione la fila
y después deberá insertarla.

Si desea insertar una columna esta se desplazara hacia la derecha, seleccione una columna e
inserte una nueva en el menú desde el menú insertar.

El número de columnas y de filas que se inserten dependerá del numero de filas y columnas que
se hallan seleccionado.

Ocultar hojas de cálculo:

Puede ocultar hojas de cálculo para que personas ajenas no vean el contenido, esto también es
bien sencillo, se hace de la siguiente manera:

Activar la hoja que desea ocultar y dar un clic en el menú formato, luego elegir la opción hoja y dar
un clic en ocultar.

Para mostrar las hojas de cálculo que ha ocultado tendrá que hacer el mismo procedimiento, pero
en esta ocasión deberá elegir la opción mostrar, la cual le mostrará una ventana con una lista de
las hojas que están ocultas, elija la que desea mostrar y de un clic en el botón aceptar.

Puedes pasear por una hoja o un libro de trabajo utilizando el ratón o el teclado. Puede que
encuentre mas conveniente utilizar el ratón para moverte de celda en celda, aunque es mas fácil
utilizar varias combinaciones del teclado para cubrir rápidamente varias áreas de la hoja de trabajo,
sin embargo, no hay un solo método de hacerlo; debes de utilizar el que le resulte mas cómodo.

Cambio de hojas con el teclado:

MOVIMIENTO TECLADO PARA MOVER

CTRL + AV. PAG. Hoja siguiente
CTRL + RE. PAG. Hoja anterior
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Atajos para navegar por una hoja de cálculo:

PULSE ESTA TECLA PARA MOVER

Flecha izquierda Una celda a la izquierda
Flecha derecha Una celda a la derecha
Flecha arriba Una celda arriba
INTRO Una celda abajo
Tabulador Una celda izquierda
Mayús. + tab. Una celda a la izquierda
Pagina arriba Una pantalla hacia arriba
Pagina abajo Una pantalla hacia abajo
Inicio A la columna A de la fila actual
Ctrl. + flecha arriba A la celda A1
Ctrl. + flecha abajo A la celda A65536
Ctrl. + flecha derecha A la celda IV1
Ctrl. + fecha izquierda A la celda A1
Ctrl. + inicio A la celda en que se escribió el primer dato
Ctrl. + fin A la celda en que se escribió el ultimo dato

Como inmovilizar una columna o fila:

Las hojas de cálculo grandes son difíciles de manejar, especialmente en pantallas de monitores
pequeños o de baja resolución. Si nos desplazamos hacia abajo ya no podríamos ver la parte
superior de la hoja, esto resulta ser tedioso e implica perdida de tiempo. Con Excel en vez de subir
o bajar constantemente podríamos fijar o inmovilizar temporalmente esas cabeceras de columnas y
filas de manera que pueda ver en cualquier parte de la fila.

Al inmovilizar una fila o columna lo que se hace es dividir una o más ventanas o secciones de
ventanas y una de las secciones quedan congeladas, esto quiere decir sin movimiento. Se puede
dividir la pantalla hasta en cuatro secciones y se puede movilizar hasta dos de estas.

Pasos para inmovilizar una columna o una fila:

 Seleccionar la columna o fila que quiera inmovilizar si son filas selecciona una fila Después
y si son columnas selecciona la columna a la derecha.

 Haga clic en el menú ventana, elija inmovilizar ventana. Al inmovilizar una sección
horizontalmente se inmoviliza todas las filas por encima de las celdas activas. Al inmovilizar
una sección verticalmente, se inmoviliza todas las columnas a la izquierda de la celda
activa.

Como movilizar una columna o fila:

 Haga clic en el menú ventana.

 Haga clic en la opción movilizar paneles.

Recuerda que para hacer el cambio debes seleccionar la columna que deseas movilizar.
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Barra De Menú:

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos
llevar a cabo:

Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los
archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y
podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando
se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el
comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo
que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que
estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas
del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa
de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora,
dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

Menú Edición:
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En este veremos funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento,
son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú
permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar,
y Pegar son de una utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de
elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que
se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de
principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar
el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localización
de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le
indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para
que realice el desplazamiento.

Menú Insertar:

El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como:

Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, entre otros. A través de este menú
también podemos, definir comentarios, hipervínculos, y otros.

Menú Formato:
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Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir mejorar el formato de
los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, y otros.
Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger
entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas:

Aquí encontraremos herramientas adicionales de ortografía y gramática, Corrección Automática,

Compartir Libros, y otros. Puede encontrar también herramientas de protección de documentos,
Generadores de macros, Personalización del entorno y asistentes para búsquedas y otras
actividades además del las opciones de configuración y de personalización del Excel.

Menú Datos:

Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de cálculo. Organiza la información de

las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o
seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un
formulario de datos en un cuadro de dialogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y
buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué
datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un
tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece limites para las
entradas válidas.

FORMATO DE DATOS:

Como dar formato al texto y a números:

Se puedes cambiar el aspecto de una hoja de trabajo sin cambiar el valor real. Puedes dar formato
al texto y números con los atributos de fuente como: negrita, cursiva, subrayado, para resaltar esos
datos y llamar la atención.

También puedes aplicar formatos numéricos a los números para arreglar el tipo de información que
representa. Cantidades de peso, fechas, decimales, etc. Por ejemplo puedes dar formato a un
número para dar quince puntos de decimales o ninguno.

Como cambiar el aspecto del texto:

 Seleccione una celda o rango de celdas que contenga el texto al que desea dar el formato.

 Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas.

 Aparecerá una ventana en la cual elegirá la opción fuente.

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Formato a un número:

 Selecciona una celda o rango que contenga los números que quieres formatear.

 Haga clic en el menú formato y luego haga clic en celdas.

 Para seleccionar una categoría según la necesidad de tu trabajo, da un clic sobre una de
ellas y haz clic en el botón aceptar.

 La ventana que se muestra anterior se puede visualizar siguiendo los mismos pasos para
dar formato al texto.
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General:

Este es el formato predefinido que utiliza Excel cuando no se especifica ningún otro tipo. Cuando
se introduce cantidades numéricas en la hoja, el programa automáticamente asigna este formato,
los números los toma como enteros, puede escribir signos de puntuación u otros.

Número:

Este es el clásico para las cantidades numéricas. El cuadro de dialogo permite definir el numero de
decimales que tendrán los datos, así como se deben llevar separadores de miles y como se
mostraran e imprimirán las cantidades negativas.

Moneda:

Se utiliza para denotar cantidades de pesos, dólares pesetas, euros, entre otros. Cualquier unidad
que sea monetaria.

Contabilidad:

Es muy similar al de moneda, salvo que los signos de moneda, las comas y puntos decimales se
alinean a una columna de datos monetario.

Fecha:
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Se emplea para registrar fechas en varios formatos predefinidos. Las fechas programadas en Excel
van del primero de enero de 1990 hasta 9999.

Hora:

Funciona de manera similar a fecha. Se pueden configurar horas con minutos y segundos,
presentación de doce horas que incluye AM. O PM.

Porcentaje:

Al asignar este formato a una celda o a un rango de celdas que incluyen números, estos se
presentan como porcentaje. El 1 será el 100%, .1 se presenta como el 10%, .01 es el 1%, .001 da
el .10% y así sucesivamente.

Fracción:

Los números que tienen decimales se pueden convertir en fraccionarios o sea ½, ¾, y así
sucesivamente.

Científica:

Esta opción cambia el formato general de los números de una celda o rango de celdas anotación
científica. Es muy útil cuando se tiene que escribir números muy grandes, por ejemplo: 15.500.000
se convierte en un 15.50 E + 06 aplicando el formato científico.

Texto:

Sirve para especificar a Excel que tome el contenido de una celda como texto, aunque contenga
números o alguna formula matemática. El programa le dará un tratamiento de texto a los datos, de
tal manera que aunque se trate de una cantidad numérica, no se puedan realizar cálculos con ella.

Personalizada:

Esta opción presenta un listado de códigos de formato numérico, de fecha, exponenciales, de

porcentaje y otros; muchos de los cuales se encuentran en las opciones anteriores.

Alineación:

La opción alineación nos conduce a una ficha que presenta diversas opciones para configurar la
posición de los textos en las celdas.

Para asignar una alineación a cualquier dato de Excel, es necesario llevar a cabo los siguientes
pasos:

Seleccionar la celda o el rango de celdas a la cual desea aplicar la alineación.

De un clic en el menú formato y elija la opción celdas, posiciónese en la ficha alineación.

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Elija cualquier posición para sus datos, entre las cuales están: de menos 90 a 90 grados, centrar,
superior, inferior, justificar, rellenar, etc.

A continuación haremos un ejemplo de alineación de texto:

NOMBRE

NOMBRE NOMBRE
NOMBRE NOMBRE NOMBRE

APELLIDOS
APELLIDOS

APELLIDOS APELLIDOS

APELLIDOS APELLIDOS

Cuando se requiere de alguna alineación de algún tipo de dato, puede surgir la necesidad de llevar
a cabo una combinación de celdas (unión de dos o más celdas para convertirlas en una sola).

Pasos para combinar una celda:

 Seleccionar el rango de celdas que desea combinar (convertir en una sola celda).

 Dar un clic en el icono combinar que se encuentra en la barra de formato.

Tramas:

Si la información de la hoja de calculo se nota aburrida se puede colorear o dar formato a los datos
de tal manera que se cambie su apariencia.

Una de las formas para personalizar el contenido de las celdas es aplicar tramas, que consiste en
asignar un color para cada celda.
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Cómo aplicar una trama a una celda o a un grupo de celdas:

 Se debe seleccionar la celda o el rango de celdas a las que desea aplicar la trama.

 Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas.

 Se abrirá la ventana formato de celdas donde se deberá activar la pestaña tramas.

 Elige un color, y al final se da un clic en aceptar.

Bordes:

Los bordes, son líneas que fluyen alrededor e interior de alguna tabla.
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En esta ocasión los bordes fluirán alrededor de una celda y cuando sea una selección de un rango
de celdas los bordes estarán en el interior del rango.

Cómo aplicar una trama a una celda o a un grupo de celdas:

 Seleccionar la celda o el rango de celdas a las que desea aplicar los bordes.

 Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas.

 Se abrirá la ventana formato de celdas donde se deberá activar la pestaña bordes.

 Elige un color y estilo para el borde.

A continuación se darán algunos ejemplos:

Aplica a líneas de contorno.

Aplica a líneas superiores.

Aplica a todas la lineas en el interior seleccionado.

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Quita todos los bordes.

Tipos de datos:

Introducir datos en Excel es muy fácil, pero tenemos que saber a que tipo de dato corresponde la
información que se esta introduciendo en cada una de las celdas. Exciten tres tipos básicos de
datos de celda.

Las etiquetas, los valores y las formulas.

Valores constantes:

Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a
no ser que lo modifiquemos o borremos, puede ser un número, una fecha, un texto, una hora, u
otro. Dentro de este tipo de valores encontramos dos:

1. Valor numérico:

Es un número que introduces en una celda. Excel sabe incluir los valores en sus cálculos, para
introducir los valores de modo rápido y fácil, se pueden formatear una celda, un rango de celdas,
una fila o una columna con un formato de relación numérica.

Por ejemplo si necesitas introducir $1.526.00 en una celda, puedes formatear la celda como
moneda con el signo de pesos y dos puntos decimales. Así en vez de introducir $1.526.00
digitamos 1526 y luego pulsamos enter.

Excel posee los valores numéricos en formato general, es decir que podemos escribir un numero
como 30000 si separadores de miles y Excel lo dejara tal y como lo hemos escrito.

Si el valor no cabe en la celda se visualizaran los signos ########. Pero no es nada de lo que
debamos preocuparnos ya que esto se puede remediar cambiando el ancho de la columna, para
poder visualizar todas las cifras.

Si deseamos introducir un numero y que Excel lo tomo como un texto debemos anteponer al
numero el signo del apostrofe (‘). Ejemplo. ‘1996 año de ventas anuales. Se puede usar el signo (-)
para indicar cantidades negativas. Estas se pueden indicar también entre paréntesis.

2. Valor de texto.

un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un número. Podemos
introducir directamente los caracteres en la celda.

Los textos pueden ajustarse, es decir alinearlos al centro, a la derecha, a la izquierda, o como
queramos darles presentación.

Una formula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. La formula que utilice debe empezar siempre por el signo
=(igual). El resultado de una formula aparece en la celda donde se ha dejado dicha formula. Al
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trabajar con formulas se necesitara utilizar operadores, para que realicen la operación que se
desea.

La siguiente tabla muestra los diferentes operadores para trabajar con formulas.

Operadores matemáticos:

OPERADOR OPERACIÓN EJEMPLO FORMULA

+ Suma A+B =A+B
- Resta A–B =A-B
* Multiplicación A*B =A*B
/ División A/B =A/B
^ Potencia A^B =A^B

Operadores comparación o relaciones:

OPERADOR COMPARACIÓN EJEMPLO FORMULA

= Igual A=B =C2=C4
<> Diferente A<>B =C2<>C4
> Mayor que A>B =C2>C4
< Menor que A<B =C2<C4
>= Mayor o igual A>=B =C2>=C4
<= Menor o igual A<=B =C2<=C4

Operadores de texto:

OPERADOR COMPARACIÓN EJEMPLO FORMULA

& Concatenación A&B =C2&C4

El operador de texto sirve básicamente para unir cadenas de texto y obtener un nuevo valor a partir
de esa unión.

Por ejemplo: ME&AYUDA POR FAVOR = MEAYUDA POR FAVOR.

Podemos clasificar las formulas de la siguiente manera:

Formula por valores constantes:

Cuando se utilizan números o valores que no cambiaran, que siempre tienen el mismo valor. Por
ejemplo: si se desea hacer la suma de las cantidades: 2,000.000.00, 4,500.000.00, 307.000.00, la
formula seria: =2000000+4500000+30700 y enter.

Formula por referencias:

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Cuando se utiliza los nombres de las celdas en vez de los valores constantes.
Por ejemplo: =A5+B5+C5, el contenido de la celda A5 es 2000000, de B5 es 4500000 y de C5 es
307000.

=C5*B5 (es decir el valor de estas celda, es igual al producto del contenido de la celda C5 por el
contenido de la celda B5). El contenido de la celda aparece en la barra de formulas y el resultado
en la celda donde se introdujo la formula.

Funciones:

Ahora hablaremos acerca del manejo de funciones ya definidas en Excel para utilizar la creación
en una hoja de cálculo, estudiando la sintaxis de esta así como el uso del asistente para funciones
herramienta muy útil cuando no conocemos las funciones existentes, o la sintaxis de esta.

Una función es una formula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de
formulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones.
Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una formula del tipo

=G11+G12+G13+G14+…G200.

Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, entre
otros. Y permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una formula. Las funciones al igual que
las formulas, deben comenzar con el signo igual, además no debe ningún espacio entre los
caracteres que forman toda la función.

Ejemplo de la función suma

=SUMA(G1:G200)

El operador nos indica un rango de celdas, en el ejemplo indica todas las celdas incluidas entre las
celdas G1 y G200, así la función anterior seria equivalente a todos los valores contenidos desde
G1 hasta G200.

Auto suma:

En ocasiones para algunas personas tener que escribir la función resulta tedioso o aburrido, por lo
cual se inclinan mas a la utilización al comando de la función auto suma que se encuentra en la
barra estándar.

Hay dos formas de utilizar este comando:

Se debe escribir las cantidades en sus respectivas celdas, después ubica el cursor una celda
después de la ultima cantidad digitada, ahí es donde aparecerá el resultado. Posteriormente se da
un clic en el comando auto suma y enter, así obtendremos el resultado.
 INFORMATICA

5260
3750
450
37860
54000

Se debe escribir las cantidades en sus respectivas celdas, después seleccionamos todas las
celdas que contiene los valores que deseamos sumar, luego damos un clic en la opción auto suma
y el resultado aparecerá después de la ultima celda que haya quedado seleccionada.

5260
3750
450
37860
54000
101320

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de función o cálculo que realice, hay
funciones matemáticas, trigonometricas, estadísticas, financieras, de textos, de fechas y hora,
lógica, de base de datos, de búsqueda de información.

Para realizar una suma con la herramienta insertar función de la barra de formulas
 INFORMATICA

A continuación veremos algunas importantes

Como elaborar un gráfico:

Cuando estén listos para compartir datos con otros una hoja de trabajo puede no ser la forma más
efectiva de presentar la información. Una página llena de números aun cuando tenga un formato
atractivo puede ser difícil de entender y llegar hacer aburrido.

Para aprender a presentar la información de una forma más atractiva y además más entendible,
Excel facilita la creación y la modificación de gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo.

Concepto:

Un grafico es una representación visual de datos seleccionados de la hoja de trabajo. Un grafico

bien diseñado llama la atención del lector hacia los datos importantes ilustrando tendencias y
resaltando relaciones significativas entre los números.

Excel genera gráficos basándose en los datos que selecciona y el asistente para gráficos facilita la
selección del mejor equipo de gráficos, los elementos de diseño y los mejores formatos de equipo
de información.
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Como elegimos el tipo adecuado de gráfico:

Al crear un grafico en Excel, se puede elegir entre varios tipos de gráficos, cada hoja de cálculo
con su respectiva información proporcionara los datos y el grafico se encargara de interpretar la
información de una manera distinta. Por ejemplo, un grafico circular es estupendo para comparar
partes de un todo tales como porcentaje regionales del total de ventas, mientras que un grafico por
columnas es mejor para la presentación del rendimiento de las distintas regiones de ventas a lo
largo de un año. Aunque existe ciertas relaciones cada tipo de grafico se adecua mas a los datos
que se presentan si las elecciones de formatos clarifican la información.

A veces, un grafico 3-D (Tercera Dimensión), de gran colorido es justo lo que se necesita para
llamar la atención a un cambio importante, otras veces los efectos visuales podrían ser, una
distracción o lograr que la presentación del grafico sean poco atrayente.

Pasos para la creación de un grafico:

 Primeramente debemos tener ya los datos en la hoja de cálculo. Seleccionamos los datos
de rango de parámetros que queremos incluir en el grafico.

 Los datos seleccionados se añadirán al grafico automáticamente. Posteriormente damos

un clic en el menú Insertar y elijamos la opción gráficos que podrán identificarlo con el

siguiente icono que también se encuentra en la barra estándar.

 Aparecerá el asistente para gráficos que nos guiara en la elaboración del mismo.

 La ventana del asistente es la siguiente:

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 Elija el tipo de gráfico, de un clic “presionar para ver muestra” vera el ejemplo de cómo
quedaría el grafico finalmente, si esta convencido de un clic en el botón siguiente.

 El gráfico que se ha elegido en este ejemplo es un grafico de columnas sencillo, esta

ventana permitirá elegir la presentación del grafico ya sea por columnas o por filas, elija la
adecuada.
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 En la siguiente ventana deberá indicar el titulo del gráfico, los ejes de división, la leyenda,
los rótulos y tablas de datos.

 En la siguiente ventana indique si el gráfico que ha formado lo desea en la misma hoja

donde se encuentra los datos o en una hoja nueva que mismo Excel la creara.

 Finalmente de un clic en la opción finalizar y el grafico que dará creado según las
características que ha elegido y en lugar que usted mismo habrá seleccionado.
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Encabezado y pie de página:

Para aplicar un encabezado y pie de página en Excel se deben hacer los siguientes pasos:

Ubique el menú ver, elija la opción encabezado y pie de pagina.

En la siguiente ventana puede elegir las opciones del programa, como pagina 1, ruta de
almacenamiento del archivo, u otro. O puede personalizar su encabezado dando un clic en el botón
personaliza encabezado (donde usted puede agregar fecha, hora, numero de página, elegir el tipo
de fuente, tamaño o simplemente escribir lo que se desea como encabezado), también puede
personalizar el pie de pagina. A diferencia de Word, Excel no muestra el encabezado en el área de
trabajo, únicamente podrá visualizarlo en la vista preliminar o al imprimir el documento elaborado.

Comentarios:

Un comentario en Excel, sirve para agregar una nota o información extra dentro de una celda,
puede agregarlo desde el menú insertar, eligiendo la opción comentario
.

Ejemplo de Ejemplo de una celda con comentario

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Para ello se debe realizar una lista e insertar el comentario que se desea, dicho comentario no se
imprimirá en el documento original.

Auto filtros:

Puede ser difícil trabajar con una lista que contiene numerosos registros, a no ser que pueda
reducir la vista de la lista cuando sea necesario.

Por ejemplo, antes de buscar por todo una lista de inventario es posible que quieras buscar un
articulo en especifico en la practica se realizo con una lista de empleados, es muy posible que
quieras ver los registros de acuerdo al puesto.

La característica auto filtro crea una lista de los elementos encontrado en cada campo.

Como utilizar el auto filtro:

 Haga clic en cualquier parte del área de referencia de la lista.

 Haga clic en el menú datos, selecciona filtro y luego has clic en auto filtro.

 Haga clic en la flecha desplegable del campo para indicar lo que quieres buscar.

 Haga clic en el menú datos, apunta a filtro y luego has clic en auto filtro para desactivar
auto filtro y volver a mostrar todos los registros de la lista.
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Aparece una flecha desplegable a la derecha y seleccione el nombre del campo al cual quiere
realizar.

Creación de búsquedas complejas

Hay muchas ocasiones en las que se quiere buscar registros que cumplen criterios múltiples. Por
ejemplo cuando se quiera ver los salarios quincenales que sean igual a 800.

Utilizando la característica auto filtro y la opción personalizar podemos crear búsquedas complejas.

Se utilizan los operadores lógicos para medir si el elemento de un registro cumple con los criterios
relacionados.

También puede utilizar las condiciones lógicas de Y / O par unir criterios múltiples dentro de una
única búsqueda. El resultado de cualquier búsqueda es verdadero o falso si un campo concuerda
con criterios, el resultado es verdadero.

La condición O requiere que un solo criterio sea verdadero para que un registro cumpla los
requisitos. En cambio la condición Y requiere que ambos criterios de la búsqueda sean verdaderos
para que cumpla los requisitos.

Como realizar una búsqueda con auto filtro personalizado:

 Has clic en la flecha desplegable del campo.

 Elige la opción personalizar, en la cual aparecerá una ventana como esta.

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 Haga clic en la flecha desplegable puesto y luego selecciona

un operador lógico.
 Haga clic en la flecha desplegable (a la derecha) y luego
selecciona un campo.

 Haga clic en la opción Y u O.

 Haga clic en la flecha desplegable (a la izquierda) y luego

selecciona un campo.

 Haga clic en la flecha desplegable (a la derecha) y luego

selecciona un campo.

 Haga clic en aceptar.

NOMBRE CC CARGO SALARIO

Luís Pachón 19.564.231 Supervisor 550.000
Juan 79.485.125 Aux. Almacén 680.000
Catalina Granados 50.456.321 Aux. Bodega 750.000
Carolina Cárdenas 51.245.210 Recepcionista 750.000
Pablo Torres 79.451.260 Aux. Bodega 750.000
Juan C. Cetina 52.654.872 Aux. Bodega 750.000
Mónica Reyes 52.145.642 Secretaria 820.000
Pedro Pérez 58.162.354 Almacenista 920.000
Jorge Parra 427.456 Aux. Bodega 1.000.000
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