@R08 CNREE Ente Rector en Discanacidad nae AUDITORIA INTERNA cso 08 de setiembre de 2014 A.1.253-2014 Magister Erick Hess Araya Secretario Ejecutivo PRESENTE 12:05,8 SEP 2014 Estimado sefior: De conformidad con las normas 205.04 del Manual General de Auditoria, asi como, norma 2.10.2 Oficializacién de resultados del Manual de Normas del ejercicio de auditoria, ambas manifiestan que los resultados del trabajo deben comunicarse previo a la respectiva comunicacién por escrito por parte del auditor interno y los funcionarios de ta auditoria interna, segun proceda, al jerarca o al titular subordinado competente, asi como a otras instancias de la organizacién con competencia para emprender las acciones pertinentes. Tal como quedé evidenciado, el dia 4 de setiembre del aio en curso se realiz6 exposicién de los resultados del estudio denominado Arqueo de Caja Chica en la Tesoreria del CNREE, ante su presencia y ante la presencia de las licenciadas Ana Cristina Sanchez Guerrero Jefe Unidad Financiero Contable, y Jessika Alvarado Umaiia, Tesorera Institucional, por lo citado, se procede a realizar el trasiado del documento para que la administracion proceda como en derecho corresponda. Cualquier consulta sirvase realizaria. Cordialmerttes! 2u22 ‘V'o m0 soap, aA OHO $d OOVEUL! TYRIIUO MBa. Mauren Navas Orozco, CPA. CRMA Auditora Interna CNREE MNoVoL ci archivo /eonsecutivo 40 Aniversario 1978 - 2013 ‘Teléfono: (506}2562-3100 ~ Fax: (506)2260-1985 - Apartado Postal: 7-2370-1000, San José, Costa Rica ~ www.cnree.go.cr RECTORIAS REGIONALES ~ Brunca: 2771-4028 ~ Central Norte: 2562-3170 — Central Occidente: 2451-3418 ~ Central Oriente: 2556-6304 ~ Central Sur: 2562-3100 ext. 202 ~ Chorotega: 2680-0870 ~ Coto Brus: 2771-6133 ~ Huetar Atlantica: 2758-2037 ~ Hetar Norte: 2460-1606 —Norte-Norte: 2460-1606 — Pacifico Central: 2664-0808 ~ Pococi: 2562-3100 ext. 208.Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA INFORME N° SA-03-2014 05 de setiembre de 2014 SERVICIO DE AUDITORIA SA 03-2014 ESTUDIO RELACIONADO CON ARQUEO DE CAJA CHICA EN LA TESORERIA DEL CNREE. Realizatio por: MBa. Olga Lépez Corrales Auditora Eneargada ORIGHIAL FIRIADO POR Aiea, Hoasea Daoas Orozco GPA, Camé N° 4835 Revisado y Aprobado: Licda. Mauren Navas Orozco, MBa., CPA Auditora Interna Pégina | 1Ente Rector en Discanacidad AUDITORIA INTERNA 4. INTRODUCCION Origen del estudio El estudio al que se refiere el presente informe se efectué como parte del plan de trabajo de la Auditoria Interna 2014 4.2 Objetivo del estudio Verificar que el manejo de los fondos de la caja chica cumpla con la normativa vigente y aplicable con el objetivo para el cual fue creado. 1.3 Naturaleza del estudio El estudio comprendié la verificacion de la documentacién relacionada con los tramites efectuados con cargo al fondo fijo-caja chica 1.4 Metodologia aplicada Para obtener la evidencia se aplicaron algunas técnicas de auditoria como la revision de documentacién, entre ellos facturas, cheques, oficios y medios electronicos. 1.5 Aspectos positivos que favorecieron la ejecucién del estudio Se destaca la colaboracién de los y las funcionarios/as del CNREE en el suministro oportuno de la informacion, la cual es necesaria para la ejecucién del estudio a que se refiere el presente informe. 41.6 Alcance del estudio La revision abarco el periodo correspondiente al mes de julio y agosto, y se amplio cuando fue necesario. 1.7 Normativa Para la ejecucién de este estudio se observé en lo aplicable, el Manual de Normas Generales de Auditoria para el Sector Publico, promulgado mediante la Resoluci6n del Despacho de la Contraloria General N* R-CO-94-2006, publicado en La Gaceta N° 236 del 8 de diciembre de 2006, Ley General de Control Interno y Ley General de Administracién Financiera de Presupuestos Publicos y el Reglamento de Caja Chica. Ley de Control interno 8292 Seccién IV Informes de auditoria intema () Articulo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoria contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederd de la siguiente manera: Pagina |2Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez dias habiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenaré la implantacién de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevara el informe de auditoria al jerarca, con copia a la auditoria interna, ‘expondré por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondra soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca debera resolver, en el plazo de veinte dias habiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentacién remitida por el titular subordinado; ademas, deberd ordenar la implantacion de recomendaciones de la auditoria interna, las soluciones altemas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez dias de ese lapso, el auditor intemo podré apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoria interna, estaran sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los articulos siguientes ©) El acto en firme sera dado a conocer a la auditoria interna y al titular subordinado correspondiente, para el trémite que proceda. CAPITULO V: Responsabilidades y Sanciones’ Articulo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurriran en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relacién de servicios El jerarca, los titulares subordinados y los demés funcionarios publicos incurriran en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionario y evaluarlo, segun la normativa técnica aplicable Asimismo, cabré responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoria interna en los términos del articulo 27 de esta Ley. Igualmente, cabré responsabilidad administrativa contra los funcionarios publicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que * Asi corrogido por FE DE ERRATAS publicada en La Gaceta No. 102 de 29 de mayo de 2003 Pagina |3Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA en materia de control intemo les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoria interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demés funcionarios publicos también incurriran en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el sub auditor y los demas funcionarios de la auditoria interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de organos colegiados, la responsabilidad sera atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo. () 4.10 Comunicacién preliminar de los resultados del estudio La comunicacién preliminar de los principales resultados, conclusiones _y disposiciones del presente informe, se efectué en las instalaciones del Consejo Nacional de Rehabilitacién y Educacién Especial, el dia 04 de setiembre de 2014, en presencia de los siguientes funcionarios. Nombre del Funcionario Puesto /Ocupacién Mag. Erick Hess Araya Secretario Ejecutivo | Licda. Ana Cristina Sanchez Guerrero | Coordinadora Unidad Financiero Contable Licda. Jessika Alvarado Umafia. Encargada Tesoreria Ba. Mauren Navas Orozco. ‘Auditora Interna Licda. Olga Lépez Corrales. Encargada Estudio Pagina |4Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA 2. RESULTADOS OBTENIDOS De los resultados obtenidos, se desprende que la Unidad Financiero Contable muestra fallas menores en relaci6n al sistema de control interno en lo que se refiere a los temas evaluados en el presente estudio. 2.1. REVISION DE COMPROBANTES QUE RESPALDAN LOS PAGOS REALIZADOS POR CAJA CHICA Se revisé una muestra aleatoria de los comprobantes de pago que respaldan las erogaciones realizadas con el fondo de caja chica del mes de julio y agosto 2014, de acuerdo con dicho cotejo se verificé que los documentos de respaldo de los reintegros de caja chica cumplieran con la normativa atinente, evidenciandose las siguientes deficiencias de control. a) Facturas sin numero de cédula. Se pudo determinar que se tramitan boletas para el pago de transporte a personas con discapacidad que asisten a talleres, charlas, reuniones de comisién, o bien, que asisten a sesién de Consejo Directivo, utilizando la boleta denominada “transporte especial para persona con discapacidad’, sin embargo, no se les anota el nimero de cédula correspondiente, siendo este un requisito indicado en la respectiva boleta, y dando cumplimiento a lo indicado en el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, inciso g) del articulo 26 “Condiciones de pago a proveedores”. b) Sello de cancelado Se cancelan los servicios de para el transporte para personas con discapacidad que asisten a diferentes actividades realizadas por la institucién, no obstante, no se evidencia el sello de ‘cancelado”, contraviniendo lo sefialado en el Reglamento supra. ©) Facturas con alteraciones Se tramitan facturas que evidencian tachones o correcciones en los documentos que respaidan el pago de transporte a las y los participantes del Encuentro de Mujeres RCN, las cuales en su mayoria presentan tachones 0 bien han sido corregidas utilizando liquido corrector en lo que refiere a montos y cédigos presupuestarios. Respecto a lo anterior, la Norma de Control Interno 5.6.1 “Confiabilidad” indica “La informacién debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Pagina | 5Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA d) Formulario "Solicitud Reintegro de Caja Chica El encargado de realizar la solicitud de reintegro de caja chica, en ocasiones no desglosa el nombre del proveedor que presta el servicio, sino que, por el contrario, detalla el nombre de la unidad 0 programa a quien pertenece la actividad (Ejemplo. Capacitacion, Consejo Directive), como responsable de prestar el servicio, lo cual es inadecuado, por cuanto el servicio lo presta un oferente, y el gasto se carga a un programa o partida. e) Autorizacién uso Reglamento General de Caja Chica El pasado mes de Octubre 2013, el Consejo Directivo tomo el acuerdo CD-101-13, el cual reza....’Aprobar Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Consejo Nacional de Rehabilitacion y Educacién Especial, con las observaciones realizadas por los delegados y delegadas del Consejo Directivo. Se instruye a la Administracién que lo envie a la Tesoreria Nacional para su aprobacién y posterior publicacién en e! Diario Oficial La Gaceta” En vista de que al mes de enero del presente afio, dicho Reglamento no habia sido aprobado, y a raiz de la necesidad de cubrir pagos menores ¢ indispensables, la Secretaria Ejecutiva solicit autorizacién para utilizar el Reglamento General de Fondo Fijo Decreto N° 32874-H segun consta en los oficios No. SE-E-258-13 y SE- E-033-14, atendiéndose por parte de la Tesoreria Nacional mediante Fis-014-2014. Adicionalmente, el 31 de enero de 2014, se solicita a la Tesoreria Nacional la autorizacién para crear transitoriamente un Fondo Fijo-Caja Chica para afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, en acatamiento a lo indicado en el Considerado 4° del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto 32874- H) mediante oficio SE-E-033-14 de la Secretaria Ejecutiva. Posteriormente, la Division de Fiscalizacion y Control de la Tesoreria Nacional, mediante oficio Fis-014-2014, nuevamente, autoriza la creacién temporal del Fondo Fijo-Caja Chica por un monto de €780.000.00 (Setecientos ochenta mil colones netos) para que la institucién hiciera frente a gastos menores, indispensables y urgentes. De lo sefialado anteriormente, se coligue que del vale de caja chica en el parrafo anterior a partir de la fecha indicada la institucin asume de manera temporal el uso del Reglamento en todos sus términos, disposiciones y condiciones, quedando descartado el anterior Reglamento. Sin embargo en la revision que realiza la auditoria interna al Reglamento en uso, se determiné que la Unidad Financiero Contable, utiliza los formularios denominados “vale de caja chica” correspondiendo Pagina |6Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA los mismos al Reglamento interno anterior, cuyo fin era realizar adelantos de dinero para cubrir compras menores. Lo anterior, difiere con lo indicado en el Reglamento General del Fondo de Cajas N° 32874, el cual establece en el articulo 20, que para efectuar compras por medio del Fondo Fijo-Caja Chica se utilizaran los formularios elaborados y aprobados por la Tesoreria Nacional. - Solicitud pedido de compra por Fondo Fijo-Caja Chica 2. Pedido de Compra por Fondo Fijo-Caja Chica, el cual se regiré por el procedimiento y los lineamientos que establezca el ente rector, su uso es exclusive de las unidades financieras. Los documentos se conservaran de manera ordenada en la Unidad Financiera.” En relacién con este mismo tema, el Reglamento de reiterada cita, sefiala lo siguiente’ “Articulo 21: Requisitos para compras, pago de viaticos y transporte y gastos de representacién sujetos a liquidacién: h) Las compras de bienes y servicios se realizaran de acuerdo con el formulario denominado solicitud de pedido de compra por Fondo Fijo-Caja Chica, documento que respalda el proceso de compra ante la Unidad Financiera. 1) Se deberd verificar por parte de la Unidad Financiera la veracidad de los gastos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el limite de gasto; el disponible del contenido presupuestario y las autoridades correspondientes Articulo 26: Condiciones de pago a Proveedores e) No se admitiran facturas con enmiendas, raspaduras, deterioradas ilegibles. Las facturas no se pueden modificar 0 corregir de ningun modo con liquido corrector, tachaduras 0 borrones.” Por su parte, el Capitulo I! del Manual de Normas de Control Interno sefiala: “Norma 2.5.2 Autorizacion y aprobaci6n: La ejecucién de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorizacion y la aprobaci6n respectiva de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales” Péigina |7Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA Se logré determinar que, los formularios utilizados en la institucin corresponden al reglamento interno derogado, y no a los atinentes al reglamento autorizado por la Tesoreria Nacional. ) Formularios para pago de transporte No existe uniformidad en los formularios que se utilizan para el pago de transporte de las personas con discapacidad que asisten al Consejo a realizar distintas actividades (reuniones, capacitaciones, charlas), en otras palabras un documento uniforme que haga constar el pago realizado. Actualmente se utilizan tres formularios diferentes para el mismo fin. Fecha: 2% de Nalin BOle¢ Cédigo Presupuestario__10 5 0 13.2 20010 oe Actividad: UD En cueutbes con Dr és -pees Aprobacion de jefatura superior: ude N A holga 2 Firma de la persona con discapacidad _aésees Lg ioe eS eo Recibe servicio de transporte: Desde: _Al = Je i Hasta: ___Mencoloe - CUPRE y Urcevenca ae Por un monte de:__Qutnes Me eolones Water en reas) € 5.007 Datos de! transportista: Nombre completo: Al bewte: Coascawrte Cecatte - Numero de cédule:__1 tz = 422 [ua ‘ Placa del taxi numero: Firma transponista: = 5 ae Pégina| 8Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA EONSEJO NACIONAL DE REHABILITACION Y EDUCACION ESPECIAL BOLETA SERVICIO DE TAXI echo: 8 de agosto 2014 See Pe AMOK ITC Ge IG DenONG QUIEN recibe eI servicio y nUMero de céaula Sorose del owner digs Prewpuestorio__._ 1 OF 0120900018 * siividac: Encuentro de Mujeres Rectoria Regional Centra! Norte scsi cn onan superior C4 i serve o Autonizacion # Be Arec: Finenciers Contable 6 Encarsodo de Gola Chica Pagina | 9Ente Rector en Discanacidad — AUDITORIA INTERNA | CONSEJO NACIONAL DE REHABILITACION Y EDUCACION ESPECIAL F 1sQber Quescce diCz “or ono apna ui obs son runes ca rwondaiveie EN UCOHO winereS 2c OriO REYICNAI cena Nore Dex concpie sno Tengo Paes ms —MO‘OviO wee _SONosé __« B35. we _ SONJOSE we HCA 1 $15 re HEE ONO ta: SON TOSA tt 515 we ON IJOSE tow _MOIQVIO. _@ 335 2 rom:__dt GRO “sige Pesmesn AQIO1ARO VENtTO MUIEreS REG m+ (lle — Al respecto, el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Publico, sefiala: “4.4.2 Formularios Uniformes: El jerarca y los titulares subordinados, segiin sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisién, la administracién, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentacion, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectiien en la institucién. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios” Pagina | 10Ente Rector en Discanacidad AUDITORIA INTERNA En conveniente indicar, que lo expuesto en los incisos a), b), c), f) y de acuerdo con lo sefalado en el punto 2.1, ha sido dicho en estudios anteriores, no obstante, prevalecen deficiencias de control que son necesarias de corregir con el fin de que en los documentos de respaldo de cada uno de los tramites de caja chica se encuentre toda la informacion de forma clara y legible, y que haya uniformidad en los mismos de manera que la misma no provoque confusién, acatando lo que dicta la normativa vigente, a la vez que se fortalece el sistema de control interno de la Unidad Financiero Contable De igual forma, es importante recalcar que el recibir facturas 0 documentos alterados, podria ocasionar que se tramiten documentos cuyos montos no sean los autorizados por la Jefatura correspondiente, y ocasionar vulnerabilidad en el sistema de control. 2.2. INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO GENERAL DEL FONDO CAJAS CHICAS. Como se indicé en el punto 2.1 inciso e) la administracion ya habia solicitado aprobacién para el Reglamento General de Caja Chica a la Tesoreria Nacional. De acuerdo a revision realizada por la Auditoria se logr6 determinar que mediante oficio Fis-163-2013, la Tesoreria Nacional, autoriz6 a la Institucion para que hiciera uso del Reglamento General del Fondo Fijo Caja Chica y de esta forma tramitar a través de dicho fondo, el pago en casos de urgencia o imprevistos, hasta tanto el Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica de la institucion fuera aprobado. Llama la atencién de esta Auditoria Interna, que si ya para noviembre de 2013 la Tesoreria Nacional habia autorizado la creacién de un fondo para pagos de urgencia ‘© imprevistos, la administracién no haya hecho uso del mismo para cancelar ‘compromisos pendientes que existian a esa fecha De conformidad con lo anterior, pareciera ser, que la Tesoreria Nacional aprobo la creacion de dos fondos por montos diferentes para un mismo fin. Sobre este asunto, se le consult6 a la Licda. Ana Cristina Sanchez Guerrero, de la Unidad Financiero Contable, con el propésito de conocer las razones que motivaron para solicitar dos veces la autorizacién de dicho fondo, a lo cual manifesto desconocer la existencia del primer oficio en menci6n, por su parte afiadio, que actualmente se utiliza el monto autorizado por Tesoreria Nacional mediante el oficio Fis-014-2014, por la suma de @780.000,00 (Setecientos ochenta mil colones) Pagina | 11Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA Dentro de esta perspectiva, se deduce que no hubo una adecuada comunicacién por parte de las instancias internas sobre ese tema. El reglamento de repetida cita sefiala en su articulo 7°-"Responsable. El responsable del Fondo Fijo-Caja Chica de cada institucién, que en lo sucesivo en este Reglamento se le denominara como “el Responsable”, serd el Jefe de la Unidad Financiera 0 en quien se delegue el cumplimiento de las funciones atinentes a dicho cargo”, De conformidad con lo anterior, pareciera ser que no se han emitido directrices recordando el cumplimiento de la normativa vigente y establecida sobre el Fondo Fijo-Caja Chica, sin embargo es criterio de esta Auditoria Interna que se deben reforzar los controles a lo interno de la Unidad, con el fin de determinar en el momento en que se recibe la factura respectiva que cuente con la informacién requerida, y que la misma cumpla con lo establecido, sin omitir que la informacién revisada sea de la persona autorizada para hacerlo. 2.3 Arqueo del Fondo de Efectivo Tal y como se indic6é anteriormente, el fondo de caja chica autorizado por la Tesoreria Nacional y que actualmente utiliza la unidad Financiero Contable para cubrir gastos menores y urgentes es por la suma de @780.000,00 (Setecientos ‘ochenta mil colones netos). El arqueo realizado al mismo, revelé una diferencia negativa por la suma de €1.970,00 (Mil novecientos setenta colones netos), lo cual de conformidad con lo establecido en el reglamento de Caja Chica. ese sobrante fue depositado de manera inmediata por la encargada del manejo de la caja chica, Sra. Jessika Alvarado. Pégina | 12Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA En el siguiente cuadro se detalla el arqueo realizado: ARQUEO DE EFECTIVO 12 DE AGOSTO DE 2014 DENOMINACION | CANTIDAD TOTAL TOTAL | 20.000,00 1 €20.000,00 | 70.000,00 6 60.000,00 5,000,00 7 5.000,00 2.000,00 13 26.000,00 Total de billetes 22 €133.000,00 500,00 7 3.500,00 100,00 70 7.000,00 I 50,00 7 350,00 I 25,00 4 100,00 10,00 1 70.00 | Total Monedas ‘€10.960.00 Total Efectivo €143.960,00 DOCUMENTOS Reintegro de caja chica en tramite 2 €334.070,00 TOTAL DEL €478.030.00 ARQUEO FONDO FIJO €480.000,00 DIFERENCIA € 1.970,00 Pégina | 13,Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA Resulta necesario recordar que como parte de los mecanismos de control interno que se realizan a los fondos fijos, estan los arqueos sorpresivos, por lo que esta Auditoria procedié a requerir los arqueos realizados por la unidad Financiero Contable, determindndose que el ultimo arqueo realizado fue el 15 de octubre de 2013, revision que correspondié al fondo de caja anterior. Es decir, a la fecha no se registra ningin arqueo realizado al fondo de caja aprobado por Tesoreria Nacional desde el mes de enero del afio en curso, situacién que denota deficiencias de control interno. Al respecto, el Capitulo IV de las Normas de Control Intemo para el Sector Publico indica: 4.5 Garantia de eficiencia y eficacia de las operaciones: El jerarca y los titulares subordinados, segun sus competencias, deben establecer actividades de contro! que orienten la ejecuci6n eficiente y eficaz de la gestién institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, asi como los requisitos indicados en la norma 4.2. Cabe destacar ademas, que el Reglamento General del Fondo Caja Chicas No. 32874 en el Capitulo IV —-Mecanismos de control, indica’ “Articulo 33. —Informes de arqueos. El responsable del Fondo Fijo-Caja Chica, en consideracién de las particularidades institucionales realizara un programa de revisiones, conciliaciones bancarias, arqueos internos, para el fondo fijo-caja chica y las cajas auxiliares autorizadas. Al efecto remitiré a la Tesoreria Nacional la siguiente informacion a) Programa de arqueos del afio siguiente, el cual debera ser entregado a la Tesoreria Nacional en el mes de diciembre de cada afio. b) Informe trimestral con arqueos mensuales con los anexos correspondientes, asi como los arqueos realizados tanto a la Caja Central como a las auxiliares, el cual debera remitirse a la Tesoreria Nacional por medio de oficio, firmado por el Responsable del fondo y por el superior inmediato. ¢) La informacién detallada en los documentos elaborados por funcionarios de la Unidad Financiera para los correspondientes arqueos, deberd contar con el nombre, firma y sello de la dependencia correspondiente. Lo indicado Pagina | 14Ente Rector en Discapacidad AUDITORIA INTERNA debera también ser atendido por los funcionarios encargados de las cajas auxiliares. Se debera mantener en custodia en la Direccién o Unidad Financiera, el informe equivalente al enviado a la Tesoreria Nacional, a fin de que pueda ser revisado por otros entes u érganos de fiscalizacién y control.” De Io anterior se coligue que, es necesario realizar verificaciones y comprobaciones periédicas para determinar la exactitud de los registros, en este caso en particular estariamos hablando de arqueos sorpresivos que permitan determinar faltantes. 2.4 Garantias que respaldan a los funcionarios que manejen fondos publicos. (Pélizas de fidelidad) Las pélizas de fidelidad ofrecen cobertura a las entidades, ante pérdidas resultantes de actos deshonestos y fraudulentos ejecutados por sus empleados, cuando hayan sido provocados por estos con el fin de obtener beneficios financieros para ellos mismos. Es decir, las mismas responden a una proteccién contra la pérdida monetaria por el manejo indebido de fondos, por parte de empleados publicos. En relacién con este tema, se pudo observar que la pdliza de fidelidad de la funcionaria destacada en la Tesoreria, se encuentra vencida desde el pasado 21 de octubre de 2013, es decir, actualmente no se cuenta la cobertura del seguro indicado para el manejo de dichos fondos. Aunado a lo anterior, el Reglamento de Garantias que deben rendir los empleados que recauden, custodien o administren fondos y valores publicos del Consejo Nacional de Rehabilitacion y Educacién Especial; sefiala en el articulo 7° lo siguiente: a) “Responsabilidad: Se relaciona con la custodia y manejo del patrimonio institucional y esta ligada con el grado de autoridad que tiene el empleado para ordenar o autorizar ejecuciones de gastos, para autorizar subsidios a personas con discapacidad, para ejercer controles, para aceptar las caracteristicas de los comprobantes de gastos y sus justificaciones, para adjudicar a proveedores una compra, para entregar cheques y recibir pagos (Tesoreria), para entregar bienes del almacén de la Institucién, para ceder como préstamo a terceros bienes del Consejo o para dar recomendaciones técnicas para adjudicar la compra y aceptacién de los bienes o servicios recibidos por el CNREE. (La negrilla no es del original)" Pagina | 15Ente Rector em Discapacidad AUDITORIA INTERNA Asi mismo el articulo 8°- indica sobre el calculo de la garantia, la responsabilidad tendra los siguientes niveles: Gos) Tercero. De los siguientes funcionarios: Los que administran montos altos de efectivo, valores y bienes de la Institucién; el que entrega bienes ubicados en el almacén del Consejo; el que tramita la aceptacién o devolucién de comprobantes de gastos en las oficinas centrales y entrega cheques por diferentes tipos de pagos (Tesoreria de la Institucién); el que otorga el visto bueno a contrataciones administrativas; el que coordina y supervisa las funciones de tesoreria, presupuesto y contabilidad.(EI resaltado no es del original.” () Al respecto, la Ley de Administracién Financiera de la Reptiblico y Presupuestos Publicos sefiala: “articulo 13.- Garantias. Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la ‘Administracién, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores publicos deberd rendir garantia con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Publica o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinaran las clases y los montos de las garantias, asi como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideracién los niveles de responsabilidad, e! monto administrado y el salario del funcionario.” De lo enunciado hasta aqui, en apariencia no ha habido una supervision por parte de la administracion en este sentido por cuanto el Articulo 13 del Reglamento de Garantias indica .."A mas tardar en la Ultima semana de noviembre de cada afio, la Administracién del CNREE, informara a los empleados sobre el monto de la prima que deberan suscribir, cifra que se deducira de la primera planilla del mes de diciembre anterior al afio cubierto por las garantias.” De lo anterior se concluye, que la administracién debe informar a los empleados cual es el monto de la prima que deben suscribir los funcionarios sefialados en el Reglamento con el fin de evitar un debilitamiento del control interno institucional. Pégina | 16Ente Rector en Discanacidad AUDITORIA INTERNA 3 CONCLUSIONES 3.1 La Administracién continua tramitando facturas con borrones, tachaduras, uso de corrector liquido, entre otros, aun cuando la auditoria en estudios anteriores se ha pronunciado sobre este tema, evidenciandose una débil supervision por parte de los responsables de la actividad. 3.2 No existe evidencia que se haya comunicado, de forma oficial al personal del CNREE, el uso de Reglamento General del Fondo Cajas Chica N° 32874. 3.3 La Unidad Financiero Contable ha realizado una aplicacién parcial del Reglamento supra citado, incumpliendo por ende, con disposiciones relacionadas directamente con la Tesoreria Nacional 3.4 En un lapso de tres meses, la administracién solicité ante la Tesoreria Nacional, la aprobacién de fondos de caja chica por montos diferentes, para cubrir pagos menores. 3.5 Desde enero 2014, se autorizé el Fondo Fijo-Caja Chica para pagos menores, sin embargo, a la fecha no se han realizado arqueos sorpresivos que permitan determinar debilidades en el mismo. 3.6 La persona responsable del fondo desde octubre del afio 2013 no cuenta con la pdliza de fidelidad, en favor de la Hacienda Publica. 4 RECOMENDACIONES De conformidad con Io estipulado en la Ley de Control Intemo, procede esta auditoria a emitir las siguientes recomendaciones, con el fin, de que las personas responsables efectiien las acciones de mejora que corresponde. AL SECRETARIO EJECUTIVO 4.1 Girar instruociones al Director Administrative Financiero para que en un plazo maximo de 10 dias, se elabore un plan de mejora que permita cumplir con las recomendaciones contenidas en el presente estudio 4.2 Remitir a la Auditoria Intema un cronograma de actividades que contenga las acciones a realizar por parte de la administracion para atender las recomendaciones contenidos en el presente informe, donde al menos se sefiale recomendacién, accién de mejora, responsable y plazo. Pagina | 17Ente Rector en Discanacidad AUDITORIA INTERNA 4.2 Elaborar mecanismo para el seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna con relacién a este tema. (Todo el informe) 4.3 Comunicar oficialmente la aplicacion del Reglamento General de Fondo Caja Chicas correspondiente, a nivel institucional. AL DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO 4.4 Instruir a la Unidad Financiero Contable para que de manera inmediata, se acoja en todos sus términos del Reglamento atinente. (2.2) 4.5 Implementar y ejecutar mecanismos de control que fortalezca a la supervision del fondo fijo de caja chica. (2.1) 4.6 Velar porque los responsables del manejo de fondos puiblicos mantenga al dia la péliza de fidelidad que regula la institucion. (2.4) 4,7 Instruir a los funcionarios de la unidad Financiero Contable para que los documentos que se reciben para tramite, no contengan enmiendas, raspaduras, deterioro, corrector liquido 0 muestren alteraciones que pongan’ en duda la integridad de los mismos (2.1) 4.8. Proceder a elaborar un programa de arqueos de los fondos de caja chica, acatando las disposiciones del Reglamento correspondiente, el mismo debe ser comunicado a los involucrados. (2.2) Pagina | 18