Papeles Parte 1

Dirección Departamental de Educación
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Dirección
Tipo de auditoría: Auditoría externa con énfasis en la evaluación de Control Interno
Período de la auditoría: Del 01 de enero al 30 de junio de 2018
No. DESCRIPCIÓN Referencia

1 Carátula A
2 Programa de Auditoría A-1
3 Evaluación de Control Interno A-2
4 Cédula Narrativa A-3
5 Cédula de Marcas A-4
de Jalapa
PT: A FECHA
Realizado Por: GAMV 21/08/2018
Revisado Por: JPMM 30/08/2018
CARÁTULA
Área: Dirección
Equipo 3
Carné Nombre Iniciales

Coordinador
201409064 Gustavo Adolfo Medina Vásquez GAMV
Integrantes
201409004 Kevin David Ramos Xinic KDRX
201409180 Marli Xiomara Vásquez Pérez MXVP
201504630 Guillermo Daniel Samol Ruíz GDSR
201504640 Sindi Aide Velazquez Perez SAVP
Firma: Firma:
Coordinador Licenciado José Pablo Morales
de Jalapa
PT: A-1 1/2 FECHA

PROGRAMA DE AUDITORÍA
Área: Dirección
Período de la auditoría: Del 01 de enero al 30 de junio 2018
No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
1.1 Objetivos Generales
Identificar si en la Dirección Departamental de Educación, se encuentra el área destinada a la atención al
1.1.1
público.
Si el Director de la Dirección Departamental de Educación Jalapa depende directamente Ministerio de

1.1.2
Educación ya que es el ente responsable de coordinar y ejecutar las políticas educativas.
Que el Director Departamental de Jalapa sea quien coordine y supervisón de las actividades de la Dirección
1.1.3
Departamental.
Si el director está verificando que se apliquen métodos y procedimientos de trabajo que permitan actuar con
1.1.4
eficiencia y eficacia.
1.2 Objetivos Específicos
Verificar si en el departamento de Jalpa, la Dirección Departamental de Educación cuenta especificamente
1.2.1 con un área en la que se pueda brindar la ayuda a las personas que contengan alguna duda o incomodidad
acerca de las gestiones que allí se generan.
Velar por qu el director departamental de Jalapa este cumplientdo con la ejecución de las políticas como lo
1.2.2
establece la ley que a la Dirección departmanetal de Eduación.
El director debe supervisar y controlar todas las áreas que contenga a su cargo coordinando directamente en
1.2.3 su subalterno reuniones por lo menos a principio de mes para el avance que se está obteniendo durante la
ejecucion de las estrategias o metas que se han propuesto.
Revisar y evaluar si existe un programa por parte del director departamental de educación de Jalapa para
1.2.4 realizar los procedimientos respectivos en las areas que él tiene asignada para un mejor control interno
institución.
2 Alcance
Verificar el control administrativo y enlace de parte del Ministerio de Educación Central con la Dirección
Departamental de Jalpa, las relacionaes humanas con el personal, análisis de sus actividades y
2.1
aprovechamiento de los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los objetivos del puesto, control y
revisión de las actividades y desempeño del cargo en función a los objetivos de la entidad.
de Jalapa
PT: A-1 2/2 FECHA

Área: Dirección
No. DESCRIPCIÓN
Elaborado Revisado
3 Procedimientos Referencia
por por
Entrevistar al director con respecto a su
3.1 GAMV JPMM A-2
puesto y entidad.
Realizar cuestionario de control interno al
3.2 GAMV JPMM A-2
director de la entidad.
Verificar si el perfil de la persona cuenta con

3.3 GAMV JPMM A-2
lo requerido para el puesto.
Verificar información general con respecto al

3.4 GAMV JPMM A-2
puesto como director de la entidad.
Evaluar la organización y disposición que

3.5 GAMV JPMM A-2
tienen hacia su trabajo.
Firma:______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: A-2 1/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Área: Dirección
a. AMBIENTE DE CONTROL
Integridad, valores éticos y comportamientos de los ejecutivos clave
No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios
¿Los funcionarios responden

adecuadamente a la integridad y
1 X A-1
valores éticos propiciados por la
entidad?
¿Cuáles son los principales

Poder dar servicio a docentes
objetivos que tiene la institución
encargados de las aulas, entrega
2 siendo así una entidad pública X A-1
de programas en cada centro
enfocada a la Educación de niños y
educativo.
jóvenes?
¿Se ha comunicado eficazmente el

No existe un plan de trabajo, pero
compromiso de la Dirección, hacia
si se le da seguimiento a los
3 la integridad y el comportamiento X A-1
planes de trabajo de la
ético a toda la entidad, tanto en
administración anterior.
palabras como en hechos?
Algunas atribuciones importantes

como: Autorizar los
Comprobantes Unicos de
¿Tiene actualizadas las
Registro (CUR), se realizan
4 descripciones y requisitos de los X A-1
sesiones administrativas para
puestos de trabajo?
firmas de documentos y cuenta
con varias atribuciones de
educación.
de Jalapa
PT: A-2 2/8 FECHA

Área: Dirección
¿La DIDEDUC cuenta con un

manual de puestos y manuales de
procedimientos?
El Manual base, es el que
5 X A-1 proporciona el Ministerio de
¿Los funcionarios tienen
Educación.
conocimiento de los reglamentos
específicos y los manuales de la
DIDEDUC?
¿La institución cuenta con un

documento de planificación en el
Manual de Organización como tal
que se establezcan sus objetivos o
no existe, pero si se hace una
6 metas estratégicas u operativas X A-1
planificación por medio del Plan
vinculados a la normativa que
Operativo Anual (POA).
regula sus funciones? – Llámese
Manual de Organización-.
El Departamento de
Fortalecimiento a la Comunidad
¿Cómo Director departamental
Educativa, con el apoyo del
vela para que las escuelas cuenten
Director Departamental, cuenta
7 con la educación y los recursos X A-1
con 12 tecnicos para monitorear a
necesarios para el aprendizaje de
los estudiantes y los programas
los niños?
que ejecuta el Departamento
Financiero.
Ejecutan varios programas para

¿Cómo director considera que ha evitar el deceso de alumnos y
8 habido mejoras de educación en el X A-1 progrmas de salud y bonos de
departamento de Jalapa? Q.300.00, para poder mantener la
población estudiantil.
de Jalapa
PT: A-2 3/8 FECHA

Área: Dirección
Por ser nuevo como Director

Departamental, no conoce aun
¿Cómo es la comunicación con el todos los procesos, pero tiene la
9 X A-1
personal de la entidad? buena fe para trabajar y darle
seguimiento a lo planes de
trabajo ya establecidos.
A traves del Departamento

Tecnico Pedagogico, de giran las
instrucciones de cada nivel de
educación, como Director
¿Ayuda usted a que los maestros
Departamental da las directrices
de cada centro educativo pongan
10 X A-1 para entrega de los programas e
en práctica el Curriculum Nacional
institutos por coperativa,
Base (CNB)?
educación extraescolar, a traves
del Director, que es el que vela
por que se cumpla con el
Curriculum Nacional Base (CNB).
¿al llevar poco tiempo como

director, ha recibido algun tipo de
induccion o apoyo de los demas
11 X A-1
funcionarios de la DIDEDUC de
Jalapa, para el desarrollo de sus
funciones?
Ha desempeñado diferentes
¿Qué cargos a desempeñado antes
cargos como: Director de centros
12 de asumir el puesto de Director X A-1
educativos privados y públicos, y
departamental de Jalapa?
catedratico, actualmente jubilado.
de Jalapa
PT: A-2 4/8 FECHA

Área: Dirección
Si cuenta con experiencia ya que

¿Tiene experiencia para cuenta con el grado academico de
13 X A-1
desempeñar el cargo? Licenciado en Pedagogia y
administración educativa.
Al ser Director departamental,

debe de tener comunicación con
La comunicación con cada
absolutamente todos los
Departamento, Unidad y Sección
departamentos de la entidad.
de la DIDEDUC de Jalapa, el
Director Departamental mantiene
14 ¿Al ser así, con que departamentos X A-1
comunicación con todas las áreas
o áreas tiene mayor comunicación
de la institución, para el
y participación?
desarrollo de todas las
actividades.
¿y con las áreas que no meciono,
porque es poca su comunicacion?
Vela porque todas las metas

En el caso Operativo de la entidad: planificadas dentro del Plan
¿Cómo director, tiene Operativo Anual (POA), se
participación en la elaboración del cumplan, como modificaciones
POA? presupuestarias, que las puede
15 X A-1
hacer directamente el Director
¿Cómo elaboran la programación Departamental, y que el POA sea
del Plan Operativo Anual? en base a los lineamientos
establecidos por la Dirección de
Administración Financiera.
de Jalapa
PT: A-2 5/8 FECHA

Área: Dirección
Cada Jefe, coordinador o

En el caso de compras de la encargado de cada departamento
entidad: o sección presenta sus metas y
16 X A-1 planificación de compras y si
¿Cómo elaboran la programación sufren cambios deben informar
del Plan Anual de Compras? de el porque se modificara la
programación.
Los procesos administrativos, los

establece la normativa del
Ministerio de Educación
¿Los procesos administrativos que
(MINEDUC), y solo una
se aplican son adecuados, o si
17 X A-1 comisión conformada por el
necesitan una mejora, que tipo de
Ministro de Educación, el Lic.
mejora?
Óscar Hugo López , puede
modificar los procesos por medio
de acuerdos ministeriales.
Tiene como objetivo esencial

¿Cuál es el objetivo principal de la planificar, dirigir, coordinar y
18 X A-1
dirección departamental? ejecutar las acciones educativas
en el departamento de Jalapa.
Viabilizar la adecuada prestación

de los servicios educativos a
partir de los procesos de
¿Cuáles son las atribuciones
planificación, ejecución y
principales como director
19 X A-1 administración de las acciones
departamental de Jalapa?
educativas basadas en las
necesidades reales e intereses de
la población del departamento de
Jalapa.
de Jalapa
PT: A-2 6/8 FECHA

Área: Dirección
El MINEDUC le brinda
capacitaciones por medio de un
¿Se capacita frecuentemente para
programa de inducción para
que su desempeño al cargo como
directores departamentales, para
20 Director de la Dirección General X A-1
el correcto desempeño de sus
de Educación sea el adecuado? Si
funciones a cargo de la
es asi, ¿con que frecuencia?
institución, las capacitaciones son
llevadas a cabo en el MINEDUC.
¿En materia financiera de la

entidad, de que manera participa El Director Departamental
usted como director, en la conforma mesas tecnicas de
21 X A-1
elaboracion del PAC, y cualquir trabajo para la elaboración del
tramite relacionado con compras Plan Anual de Compras.
de la DIDEDUC?
No cuenta con asesores

especificos, por lo que cada Jefe
u Coordinador de cada área le da
¿Cuenta con asesores para que lo
apoyo para el desarrollo de sus
22 guien en cualquier proceso ya sea X A-1
actividades como Director
administrativo o financiero?
Departamental, guiandolo en
cada proceso administrativo y
financiero.
El plan al que se le da
¿actualmente tiene un plan de seguimiento, es el plan del
23 trabajo establecido aparte del plan X A-1 Gobierno central, ya que la
de gobierno central que es su base? Educación es el eje de acción
número dos del Gobierno central.
de Jalapa
PT: A-2 7/8 FECHA

Área: Dirección
b. EVALUACION DE RIESGOS
¿Cuentan con politicas internas en

Las politicas las establece el
24 la DIDEDUC? Si cuentan con X A-1
Ministerio de Educación.
politicas internas, ¿Cuáles son?
Las Politicas Internas las propone

¿Quién propone y autoriza las cada Departamento, Sección o
25 politicas internas que se X A-1 Unidad, con la respectiva
implementan en la DIDEDUC? autorización del Director
Departamental.
c. ACTIVIDADES DE CONTROL

Por medio de informes de los
¿Qué tipo de controles, implemeta Jefes y coordinadores de cada
para el monitoreo de los área, el Director Departamental
26 X A-1
colaboradores, para que cumplan mantiene conocimiento y le da
con sus funciones? seguimiento a las actividades de
cada área.
d. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Se tiene una comunicación
excelente, ya que es de suma
¿Cómo diria que es la
importancia para el desarrollo de
27 comunicación con los altos X A-1
las distintas acitidades y
mandos de la DIDEDUC?
ejecución de programas de la
DIDEDUC de Jalapa.
de Jalapa
PT: A-2 8/8 FECHA

Área: Dirección
¿Qué tipo de documentos que Se comunca por medio de Oficios

utilizan para la comunicación de de Dirección, circulares,
28 X A-1
informacion o requeriminetos a los memorandum, notas internas y
colaboradores? correo electronico.
Nombre del cuestionado: Licda. Ingrid Jeaneth Estrada Estrada
Fecha y hora del cuestionario: 21 de Agosto de 2018, a las 10:00 a.m.

de Jalapa
PT: A-3 FECHA

Realizado Por: GDSR 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA
Área: Dirección
No. DIAGNÓSTICO Referencia

1 Indicadores de gestión
Para la segunda visita se realizado el Cuestionario de Control Interno, la persona

entrevistada fue la Licda. Ingrid Jeannette Estrada y Estrada, ya que el Director
Departamental, el Lic. Mario Rene Bonilla, se encontraba en la inauguración de un
centro educativo en acompañamiento del señor Presidente de la Republica Jimmy
1.1 Morales. A-2
Conforme a dicha visita se recabo información para poder desarrollar el informe. Los
colaboradores proporcionarón evidencia de las actividades inherentes al cargo de
Director Departamental.
2 Fortalezas y debilidades
2.1 Fortalezas
La principal fortaleza en la dirección de la DIDEDUC de Jalapa, es la amplia

experiencia en la rama educativa del Lic. Mario Rene Bonilla, ya que con el
2.1.1 conocimiento técnico pedagógico con el que posee, puede llevar a cabo planes y
mejoras en el área educativa del Departamento de Jalapa, que ayuden al desarrollo de
la educación en el departamento.
El apoyo por parte de los jefes de cada área de la DIDEDUC de Jalapa, para el
2.1.2
desarrollo de sus funciones como Director.
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A-4 FECHA

CÉDULA DE MARCAS
Área: Dirección

1 Respuesta Correcta. ¤
2 Respuesta Incorrecta. º
3 Si la pregunta no aplica. Ώ
4 Documento Proporcionado por la direcciòn departamental. ω
5 Cotejado con el manual. Ф
6 Verificación visual o de manera ocular.
7 Se ampara contra manual de procedimientos. ◊
8 Procedimientos después de entrevista se narran funciones. Ψ
9 Fotografía tomada de documento fuente. ⇧
10 Verificación de cumplimiento de atribuciones. ∞
11 Observación ⊥
12 No se pudo verificar. ⊿
13 Se verificó únicamente por medio de entrevista o narrativa. ⊙
14 Verificación de existencia de expediente. ∮
15 Se verificó el cumplimiento del Manual de Funciones √
16 Tarjetas Kardex revisadas ♀
17 Informes de auditoría interna revisados. ♂
18 Revisión de certificación de titulos. µ
19 Revisión de manuales. Ж
20 Formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. ↔
21 Se capacita al personal. ●●
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Unidad de Asesoría Jurídica


1 Carátula A1
2 Programa de Auditoría A1-1
4 Cédula Narrativa A1-2
5 Cédula de Hallazgos A1-3
7 Cédula de Marcas A1-4
de Jalapa
PT: A1 FECHA
Realizado Por: RAPR 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 5

Coordinador
201408930 Rosa Amelia Pajoc Rompich RAPR
Integrantes
201408848 María René López Vásquez MRLV
201408954 Lusvin Javier Hernández Mendoza LJHM
201409019 Jaime Ernesto Alvarenga Alvarado JEAA
201504663 Julia Maricruz Canel Monroy JMCM
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A1-1 FECHA

Realizado Por: JEAA 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Evaluar los procedimientos y gestiones legales que se presenten en la Dirección Departamental de

1.1.1 Educación de Jalapa, verificando que lleven un adecuado manejo de las actividades que se realizan y que
sean en base a las leyes y manuales que apliquen a la unidad.
1.2.1 Constatar el cumplimiento de las leyes y nomras establecidas por la DIDEDUC de Jalapa.
1.2.2 Evaluar que los trámites sean realizados conforme a las leyes establecidas.
2 Alcance
Determinar si los procesos y técnicas legales adoptadas por la Dirección Departamental de Educación de
2.1 Jalapa, fomentan una adecuada solución a los trámites existentes para el cumplimiento de los objetivos
establecidos por el Ministerio de Educación.
Elaborado Revisado
por por
Elaborar custionario de control interno para
3.1 JEAA JPMM ⊿
evaluar la sección.
Confirmar que los procedimientos sean

3.2 aplicables según lo establecido por la JEAA JPMM ⊿
MINEDUC
Firma:______________________________ Firma:________________________________________
de Jalapa
PT: A1-2 FECHA

Realizado Por: JEAA 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


AL realizar la visita a la DIDEDUC se pudo constatar que hace falta un asesor

A1-1
jurídico para realizar las actividades legales, así como el espacio físico que la unidad
⊙
requiere. Por lo que no se realizó una evaluación de control interno para la unidad.
2.1 Fortalezas
La Unidad de Asesoría Jurídica está contemplada dentro del Manual de Funciones de

2.1.1 Ф
las Direcciones Departamentales del MINEDUC, en la pág. 23
2.2 Debilidades
2.2.1 Falta de Asesor Jurídico desde el año 2014. A1-3
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A1-3 1/2 FECHA

CÉDULA DE HALLAZGOS
Área: Unidad de Asesoría Jurídica.

TITULO: Falta de Asesoría Jurídica desde eñ año 2014

No. CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIÓN Referencia
Al realizar la visita en la El Acuerdo 09-03, de la Contraloría Falta de Deficiencia en la El Director Departamental
DIDEDUC de Jalapa, se General de Cuentas en las Normas gestión en gestión de los trámites debe girar instrucciones a la
determinó que hace falta Generales de Control Interno solicitar una legales que la Jefe de Recursos Humanos
un asesor jurídico; de la Gubernamental, emitido en junio 2006, plaza y DIDEDUC de Jalapa de la DIDEDUC de Jalapa,
misma manera, no se tiene Norma 3.1 “Determinación de Puestos”, presupuesto solicite. La Unidad es para realizar la solicitud
el espacio fisico que se indica que la máxima autoridad de cada por parte de la importante, puesto correspondiente ante el
requiere. ente público debe dictar las políticas Jefe de la que es la encargada de Ministerio de Educación y
que le permitan determinar la cantidad Sección de las funciones dar seguimiento al
de puestos de trabajo necesarios. El Recursos específicas de cumplimiento con la
1 Reglamento Orgánico Interno del Humanos de la Asesoría Jurídica y habilitación del puesto que A1-2
Ministerio de Educación, emitido el 12 DIDEDUC de Legal, debe dar se encargue de los trámites
de septiembre 2018, en su Artículo 2, Jalapa, con el respuesta a las legales que la Dirección
Atribuciones; establece que el apoyo del consultas planteadas requiera.
Ministerio de Educación es la Director por el Director
institución del Organismo Ejecutivo Departamental, Departamental.
responsable de aplicar el régimen ante el Jefe de
jurídico Recursos
de Jalapa
PT: A1-3 2/2 FECHA


TITULO: Falta de Asesoría Jurídica desde eñ año 2014

concerniente a los servicios educativos Humanos del Además, debe apoyar
de los subsistemas escolar y extraescolar Ministerio de y cumplir las
en toda la República, por lo que deberá Educación. programaciones y
planificar, ejecutar y evaluar las políticas jurídicas de
políticas públicas relacionadas con la trabajo, establecidas
prestación de dichos servicios de por la Dirección
1 conformidad con la ley. Departamental de A1-2
Educación.
Firma:____________________________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: A1-4 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


9 Fotografía tomada de documento fuente. C
11 Observación ⊥
19 Revisión de manuales. C
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Unidad de Auditoría Interna


1 Carátula A2
de Jalapa
PT: A2 FECHA
Realizado Por: BEPJ 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 4

Coordinador
201408946 Bernin Estuardo Pérez Jiménez BEPJ
Integrantes
201408892 Ana Gricelda Laynez Rivera AGLR
201409014 Edwin Eduardo Yoc EEY
201409188 Alba Marisol Soc Sanchez AMSS
201409271 Perla Guisela Ubedo Vasquez PGUV
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A2-1 FECHA

Realizado Por: PGUV 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar la vigilancia, mantenimiento y mejora constante de los sistemas de calidad en los procesos de la
1.1.1 DIDEDUC, con el fin de que se cumplan los propósitos para los cuales fue creada, y que opere con la
mayor eficacia y eficiencia posible con las funciones de su cargo.
Verificar que se esté contribuyendo con la mejora del control interno y con su desempeño en cada una de
1.2.1
las áreas de acuerdo a los procedimientos de la auditoria interna.
Verificar el control interno , con base a las normas de auditoría interna gubernamental, metodologías, guías
1.2.2
y procedimientos establecidos en los manuales respectivos.
2 Alcance
Aplicar todos los procesos dentro del alcance del sistema de control interno y sistema de gestión de calidad
2.1
y mejoramiento en todos los niveles de la DIDEDUC.
Elaborado Revisado
por por
3.1 Entrevistas N/A JPMM ⊙
3.2 Cuestionario de control interno N/A JPMM
3.3 Método de la observación BEPJ JPMM
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: A2-2 FECHA

Realizado Por: PGUV 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


Esta unidad es la encargada de conducir la auditoría interna de la Dirección

Departamental, con el fin de que cumpla los propósitos para los cuales fue creada, y
que opere o funcione con la mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para
ello las medidas preventivas o correctivas a su desempeño. Debe verificar el control
interno institucional, con base a las normas de auditoría interna gubernamental,
metodologías, guías y procedimientos establecidos en los manuales respectivos.
Asesorar al Director Departamental .
1.1
Evaluar el control interno en cada sección o unidad.
Monitorear constantemente las funciones de los encargados . Al realizar el trabajo de
campo en la dirección Departamental se verifico que la Unidad de auditoría Interna
no existe, la cual en el manual de funciones de las Direcciones Departamentales de
MINEDUC, es parte de la estructura de las DIDEDUC tipo A, esto indica que no hay
un auditor que supervise el cumplimiento de leyes, normas y reglamentos
correspondientes a la institución.
3.1 Fortalezas
Auditoria Interna, está dentro de la estructura organizacional de la institución, del
3.1.1 Manual de funciones de las Direcciones Departamentales del MINEDUC, en la
página 23.
3.2 Debilidades
3.2.1 Falta de Auditor Interno desde el año 2012. A2-3
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A2-3 FECHA


TITULO: Falta de Auditor Interno desde el año 2012

Durante el trabajo de Las Normas Generales de Control Falta de La unidad se encarga El Director Departamental
campo realizado se Interno Gubernamental de la Contraloría gestión y de ejecutar el Control debe girar instrucciones por
estableció que la General de Cuentas emitidas en junio seguimiento Interno dentro de la escrito a la Jefe de la
DIDEDUC de Jalapa 2006, 3."Normas aplicables a la por parte del Dirección; por lo que Sección de Recursos
carece de un Auditor Administración de Personal", 3.1 Director debe responder a las Humanos para gestionar las
Interno y del espacio "Determinación de puestos", La máxima Departamental consultas planteadas contrataciones del personal
físico correspondiente autoridad debe dictar las políticas que le con el apoyo por el Director de Auditoria Interna
para la unidad. permitan determinar la cantidad de de la Jefe de la Departamental para necesario; y de esta forma
puestos necesario. La cantidad de Sección de evitar y minimizar poder desempeñar de una
1 puestos de trabajo se determina en Recursos deficiencias en el manera adecuada todas las A2-2
función del Plan Operativo Anual Humanos Control Interno. funciones.
–POA- como base para la formulación respecto a
de su presupuesto. realizar los
trámites
necesarios
para solicitar
la contratación
de un Auditor
Interno.
de Jalapa
PT: A2-4 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Unidad de Informática


1 Carátula A3
3 Evaluación de Control Interno A3-2
5 Cédula de Evidencias A3-4
de Jalapa
PT: A3 FECHA
Realizado Por: EEY 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 4

Coordinador
201408946 Bernin Estuardo Pérez Jiménez BEPJ
Integrantes
201408892 Ana Gricelda Laynez Rivera AGLR
201409014 Edwin Eduardo Yoc EEY
201409188 Alba Marisol Soc Sanchez AMSS
201409271 Perla Guisela Ubedo Vasquez PGUV
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A3-1 FECHA

Realizado Por: AGLR 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
1.1.1 Determinar de forma preliminar el control interno de la entidad a través de la evaluacion de control interno
por medio de los componentes basados en el COSO para establecer la seguridad de control.
Revisar que el sistema de cómputo se encuentre debidamente protegido en caso de cualquier siniestro y
1.2.1
ataque cibernetico.
Evaluar que las computadoras, redes, dispositivos perifericos, software y hardware no presente deficiencias
que puedan interferir en el buen funcionamiento, de igual manera que las instalaciones tanto de
1.2.2
infraestructura como mobiliario sean los adecuados para el buen desempeño y funcionamiento de sus
procesos.
1.2.3 Verificar que el entorno de la ubicación del equipo de cómputo sea el adecuado.
2 Alcance
Establecer si el espacio de trabajo es el adecuado, que el mobiliario donde trabajen se encuentre limpio,
2.1
ordenado y en buen estado para poder trabajar de manera eficiente sus operaciones.
Elaborado Revisado
por por
3.1 Revisión fisica de servidores EEY JPMM
Observar que los espacios para el equipo sean
3.2 AGLR JPMM
los adecuados
3.3 Verificar la existencia y vigencia de software AGLR JPMM ⊙

Determinar que se encuentren protegidos los
3.4 equipos de cómputo a los altibajos de EEY JPMM
corriente electrica (UPS).
3.5 Indagar si tienen acceso libre a internet. AGLR JPMM ⊙
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: A3-2 1/5 FECHA


¿Fomentan de forma regular la

Se rigen en base a las politicas ya
importancia de mantener un
1 X ⊙ establecidas por el ministerio de
entorno de trabajo basados en
educacion.
principios de ética?
Conciencia de control y estilo de operaciones de la Administración
¿Existen medidas de control ante En la ciudad capital DINFO se

el riesgo de pérdida, extravio o encarga de resguardas toda la
2 X ⊙
daño de la información? ¿Indique informacion que es generada en
cuales son esas medidas? la Direccion Departamental.
¿Existen contraseñas o password

Todos tienen contraseñas a nivel
3 para poder ingresar a las maquinas X ⊙
de usuario y a nivel de sistemas.
o a los distintos programas?
Compromiso de la máxima autoridad con la capacidad o competencia profesional
¿Realizan detección interna de No es el Rol de informatica, esta

necesidad de capacitación al labor es realizada por recursos
4 X Ώ
personal en computación y uso de humanos en conjunto con la
los diversos sistemas? Direccion Central de cada Unidad.
de Jalapa
PT: A3-2 2/5 FECHA


¿En caso de detectar que el Informatica no es la encargada de

personal tiene problemas con la realizaer esta labor, es la
5 implementación de nuevos X Ώ Direccion Central quien se
programas se les brinda la encarga de realizar estas
capacitación necesaria? capacitacioones
En caso de no recibir capacitación

Buscan autocapacitarse de forma
6 constante indique el porqué y qué X ⊙
autodidactica
medidas se toman
Estructura orgánica y asignación de autoridad y responsabilidad
Solo cuando es necesario. En

¿Existe un plan de actividades para caso de haber algun proceso
7 el X ⊙ pendiente se realiza un plan de
Área de Informática? actividades y su respectiva
calendarizacion.
¿Se respeta los niveles de jerarquía

8 X ⊙
que existe?
¿Evalúan el cumplimiento de las

Tienen un seguimiento de
distintas responsabilidades
mejoras, realizan evaluacion de
9 asignadas a cada miembro del X ⊙
desempeño que se hace al final de
departamento de informática?
año
¿Cada cuanto tiempo se evalúa?
de Jalapa
PT: A3-2 3/5 FECHA


Depende mucho de temporadas y

¿Considera que el Departamento
de factores en ocaciones el
de informática tiene el número de
numero de colaboradores si es
10 colaboradores necesario para X
suficiente y en ocaciones no. La
desempañar eficientemente sus
mayoria de tiempo si se dan
funciones?
abasto
¿Se comunican a sus

colaboradores sobre los objetivos Se tiene un sistema de
que pretenden alcanzar, para poder certificacion de la calidad en el
11 X ⊙
asi identificar riesgos que puedan estan los objetivos de cada una de
evitar el cumplimiento de estos las unidades
objetivos?
¿Cuenta con restricciones para el

acceso y consulta a páginas de Si, para evitar el uso indebido de
12 X ⊙
internet a los colaboradores? ancho de banda
¿Por qué?
¿Cuentan con licencias de software

legalmente autorizadas y
13 actualizadas? X ⊙
En caso de no tenerlas indique el
porqué.
de Jalapa
PT: A3-2 4/5 FECHA


¿Todo el equipo tecnológico se

Este tema le corresponde a
14 encuentra asegurado? ¿De que X Ώ
Inventarios
forma?
¿En caso de tener seguro está se

15 X Ώ
encuentra vigente?
¿Cada colaborador que tiene a su

Todos tienen una tarjeta de
16 cargo una maquina firma una hoja X ⊙
responsobalidad.
de responsabilidad por la misma?
¿Considera que el departamento de

Solo les faltaria un espacio para
17 informática cuenta con un espacio X ⊥
dar mantenimietno al Equipo
físico adecuado?
¿Conocen acerca del Manual de

Funciones, Organización y puestos Portal ISO 900 ahí esta toda la
18 X ⊙
de la DIDEDUC? informacion.
¿Cómo lo obtuvieron?
¿Al implementar nuevos

Se les avisa con 1 mes de
programas, se les informa a los
19 X ⊙ anticipacion via correo
jefes de cada Unidad? ¿De que
electronico o personalmente
forma lo realizan?
de Jalapa
PT: A3-2 5/5 FECHA


e. MONITOREO
¿Se vela porque se cumplan todas

las políticas de seguridad
Se realiza bajo estandares del
20 establecidas para la Unidad de X ⊙
DINFO
informática?
¿Quien lo realiza?
Nombre del cuestionado: Samuel de Jesús García

de Jalapa
PT: A3-3 1/2 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


Esta unidad es la encargada de los servicios de informática y tecnología y está

conformada por el ingeniero Samuel de Jesús García quien es el coordinador de
informática y un técnico que es desempeñado por la Ing. Mildred Eunice Ramos. La
principal responsabilidad es recolectar información de estadística inicial y final,
según calendario proporcionado por la Unidad de informatica central. Apoyar con
soluciones concretas a las necesidades de información que surjan en las diferentes
unidades de la Direccion Departamental, gestionar y controlar los diferentes accesos
al sistema informático del MInisterio de Educación. Su propósito es el de dirigir el
1.1
servicio de apoyo informático para las instalaciones, mantenimiento y revisión de
equipo de cómputo (Hardware y Software), a los usuarios de la Dirección
Departamental de Educación que contribuya para llevar a cabo de manera adecuada
sus actividades laborales. El espacio fisico es el adecuado, ya que solamente laboran
dos personas, ademas cuentan con un circuito cerrado de camaras en toda la
Direccion Departamental esto se encuentra en un cuarto aparte junto a los servidores
principales en el cual solamente pueden ingresar el Coordinador de informatica y el
Director de la Departamental.
2 Documentación y registro de las operaciones
Poseen un archivo fisico para el resguardo de documentos importantes y de esta

2.1
manera tambien tener informacion en papel y no solo de forma electronica.
Toda la informacion que se genera en la Direccion Departamental se envia a la

2.2 Direccion de informatica central para que esta se encargue de resguardar la ⊙
información.
Estan implementando el programa office 365 esto para poder trabajar varias personas
2.3 en un mismo archivo en linea y para que correos electronicos tengan mas capacidad ⊙
de almacenamiento.
de Jalapa
PT: A3-3 2/2 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


3.1 Fortalezas
Actualizacion de antivirus por medio de un servidor, que a su vez actualiza las
3.1.1 demás computadoras por medio de la red local.
3.1.2 Introducción de nuevos programas de trabajo como el office 365. ⊙
Implementación de cámaras de seguridad internas para el monitoreo de todas las
3.1.3
unidades.
Las solicitudes de reparación y mantenimiento de Equipo de Cómputo, son
3.1.4 ⊿
registradas a través de formularios autorizados.
3.2 Debilidades
3.2.1 Incumplimiento del cronograma de actividades B3-4
3.2.2 Falta de personal. B3-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A3-5 1/2 FECHA

EVIDENCIA DE AUDITORIA

No. EVIDENCIA Referencia

Falta de capacitación al personal
A3-3 2/2
1
Comentario
Según Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 3. "Normas aplicables a
la Administración de Personal", 3.5 "Capacitación y Desarrollo", es necesario ejecutar
programas de mejora para desarrollar las capacidades y aptitudes del personal.
de Jalapa
PT: A3-5 2/2 FECHA



Falta de personal
A3-3 2/2
1
Comentario
Según Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 3 "Normas aplicables a
la Administracion de Personal", 3.1 "Determinación de puestos", se debe determinar por
medio de politicas la cantidad de personal necesario para la correcta funcion de las
actividades de la organización.
Firma:____________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: A3-5 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Unidad de Comunicación Social


1 Carátula A4
de Jalapa
PT: A4 FECHA
Realizado Por: CDGL 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 8

Coordinador
201409152 Erika Roxana Siney Boc ERSB
Integrantes
201408945 Bianca Clara Rocio Morataya Pérez BCRMP
201409072 Cristian Danilo García López CDGL
201409236 Nelson Gabriel Velásquez Hernández NGVH
201409263 Leidy Karina Puac De León LKPD
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A4-1 FECHA

Realizado Por: NGVH 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar el buen funcionamiento de la Unidad de Comunicación Social en la Dirección Departamental de
1.1.1
Jalapa.
1.1.2 Identificar politicas de comunicaciòn dirigidas a la población de Jalapa.
Evaluar si la Unidad tiene los suficientes recursos para efectuar las actividades divulgativas que mantienen
1.2.1
informada a la poblaciòn de Jalapa.
Determinar si la Unidad de Comunicaciòn Social cuenta con el personal necesario para realizar sus
1.2.2
funciones.
2 Alcance
Determinar el adecuado funcionamiento de la Unidad de Comunicación Social, así como la correcta
2.1
aplicaciòn de los manuales de control interno.
Elaborado Revisado
por por
A4-3
3.1 Observar si cuenta con manual de funciones. CDGL JPMM
⊥
Verificar que tipo de capacitación recibe el A4-3
3.2 CDGL JPMM
personal de esta unidad. ⊿
3.3 Realizar cedula de hallazgos CDGL JPMM A4-4
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: A4-2 FECHA


¿Se cuenta con manual de

1 x A4-1
funciones?
Esta unidad no esta funcionando,

2 ¿Se cumplen con las actividades x A4-1 ∞
por lo cual no tiene personal.
del manual de funciones?
¿El personal de la Unidad de La Unidad de Comunicaciòn

3 Comunicaciòn Social es suficiente x A4-1 Ώ Social no tiene personal debido a
para cumplir sus funciones? que no esta operando.
Nombre del cuestionado: Licda. Ingrid Jeannette Estrada y Estrada

de Jalapa
PT: A4-3 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


Los indicadores de gestión son instrumentos que permiten medir el cumplimiento o
alcance de las metas de ciertos procesos o departamentos, la Unidad de
1.1
Comunicación Social actualmente no se encuentra operando, razón por la cual no
posee.
La asistente del director departamental nos indico que la Unidad de Comunicación
2.1 Social esta inhabilitada y que solo esta presente en el manual de funciones y
organigrama.
3.1 Fortalezas
La Unidad está comprendida dentro del Manual de Funciones de las Direcciones
3.1.1 Departamentales del DIDEDUC.
3.2 Debilidades
3.2.1 La Unidad no se encuentra en funciones actualmente. A4-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A4-4 FECHA

Realizado Por: ERSB 21/08/2018

TITULO: La Unidad no se encuentra en funciones actualmente

En la visita realizada a la El Acuerdo Gubernativo No.225-2008, Falta de Incumplimiento de El Director Departamental
Dirección Departamental Reglamento Orgánico Interno del planificación todas las actividades a debe considerar la
de Jalapa se comprobó por Ministerio de Educación emitido el 12 por parte del desarrollar por parte importancia que tienen las
medio de cuestionario de de septiembre 2008, en su Artículo 29 Director de la Unidad, además funciones de la Unidad de
Control Interno, entrevista literal a) Establece: “Asesorar al Departamental, algunas de sus Comunicación Social, en
y observación, que la Ministerio de Educación en la para solicitar y funciones son conjunto con la
Unidad de Comunicación formulación de políticas de presupuestar la realizadas por la planificación en el
Social carece de un comunicación.” habilitación de “Unidad de Atención presupuesto para solicitar al
espacio físico, sin El Acuerdo Gubernativo No. 165-96 del la Unidad de al Ciudadano.” Ministerio de Educación y
embargo, se puede Ministerio de Educación, Creaciones de Comunicación adecuar la unidad dentro de A4-3
1
localizar en el manual de las Direcciones Departamentales de Social en la la Dirección Departamental.
funciones que la unidad Educación emitido el 21 de mayo de DIDEDUC de
debe realizar diversas 1996, en su Artículo 5, Organización Jalapa.
actividades que no se Interna Indica: “Las Direcciones
cumplen como lo indica el Departamentales de Educación se
manual organizarán con las unidades técnicas y
los recursos humanos necesarios para
dar cumplimiento a las funciones
asignadas.”
de Jalapa
PT: A4-5 FECHA

Realizado Por: BCRMP 21/08/2018


Unidad de Comunicación Social no se encuentra fisicamente
A4-4
Comentario
La Unidad de Comunicación Social se encuentra en el manual de funciones, pero esta no
se encuentra fisicamente, sus funciones son efectuadas por otras unidades, por ejemplo la
Unidad de Atención al Ciudadano.
Firma:_______________________________ Firma:____________________________________
de Jalapa
PT: A4-6 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Unidad de Planificación Educativa


1 Carátula A5
de Jalapa
PT: A5 FECHA
Realizado Por: YARQ 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 10

Coordinador
201409093 Yenifer Alejandra Ruiz Quiroa YARQ
Integrantes
201408957 Marlon Estuardo Prera Guerra MEPG
201408970 Mayra Yolanda Guevara Ortíz MYGO
201504585 Carlos Herminio Ortiz Lopez CHOL
201409047 Kinveerly Lineth López Felipe KLLF
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A5-1 1/2 FECHA


No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
1.1.1 Evaluar el funcionamiento de la Unidad de Planificación Educativa de la DIDEDUC de Jalapa.
1.1.2 Determinar si la Unidad cumple con los objetivos para los cuales fue creada
Revisar y documentar los procesos utilizados para la coordinación de los planes, programas y políticas
1.2.1
educativas establecidas por el MINEDUC dentro del periodo a evaluar.
1.2.1 Determinar si cuentan con los recursos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.
1.2.2 Verificar el cumplimiento de las políticas y normativas.
2 Alcance
Determinar si los procesos y procedimientos actuales son funcionales y ayudan al cumplimiento de los
2.1
objetivos de la Unidad de planificación Educativa.
Elaborado Revisado
por por
Verificar si existe manual de funciones y
A5-2
3.1 descripción de puestos para cada área de la MYGO JPMM
⊙
Unidad de planificación
Verificación de datos estadísticos manejados A5-2

3.2 MEPG JPMM
por la unidad ⊿
Verificación de los programas y herramientas

A5-2
3.3 utilizados por la Unidad de planificación para KLLF JPMM
⊙
el cumplimiento de sus objetivos.
A5-4
3.4 Realizar cédula de hallazgos. YARQ JPMM
¤
Firma:______________________________ Firma:______________________________________
de Jalapa
PT: A5-2 1/8 FECHA


Período de la auditoría: Del 01 de enero al 30 de junio 2,018
¿Conoce el encargado el Acuerdo

1 Gubernativo No. 225-2008 por el X A5-1 ⊙
cual surge esta Unidad?
¿Conoce el encargado cuáles son

las funciones de apoyo técnico
2 X A5-1 ⊙
establecidas por el Acuerdo
Gubernativo 225-2008?
¿Conoce el encargado el
3 Reglamento Orgánico interno del X A5-1 ⊙
MINEDUC?
¿Tiene conocimiento de cuáles son

4 las políticas educativas Nacionales X A5-1 ⊙
de Guatemala?
de Jalapa
PT: A5-2 2/8 FECHA


¿Conoce el encargado cuales son

5 los Objetivos establecidos por el X A5-1 ⊙
MINEDUC para esta Unidad?
¿Tiene conocimiento el encargado

6 cual es la naturaleza de este X A5-1 ⊙
Unidad?
Cuentan con 4 plazas de las

¿Considera el encargado que cuales el puesto de asistente de
cuenta con el personal suficiente Infraestructura a la fecha se
7 X A5-1
para el buen desempeño de sus encuentra vacante , sin embargo
labores? aunque esta plaza sea cubierta el
personal sigue siendo insuficiente
de Jalapa
PT: A5-2 3/8 FECHA


¿Cuál es el nivel de escolaridad

8 mínimo que debe poseer el X A5-1 ⊙ Licenciatura
encargado?
¿Refleja el encargado pericia en el

9 X A5-1 ⊙
desenvolvimiento de su labor?
¿Considera que el personal a su

cargo tiene las capacidades
10 X A5-1 ⊙
necesarias para el buen desempeño
de sus labores?
¿Realizan evaluaciones de
11 X A5-1 ⊙ Las evaluaciones son anuales
desempeño laboras?
¿Quién es el responsable de
El encargado de la Unidad de
12 realizar las evaluaciones de X A5-1 ⊙
Planificación
desempeño?
Únicamente cuando el
¿Reciben los integrantes de este MINEDUC implementa un
13 X A5-1 ⊙
departamento capacitaciones? nuevo programa, el personal es
capacitado para la nueva tarea
de Jalapa
PT: A5-2 4/8 FECHA


¿Con qué frecuencia se realizan las

14 X A5-1 ⊙ Anual
capacitaciones?

¿Conoce el encargado cómo se

conforma la Unidad según el
15 X A5-1 ⊙
Acuerdo Ministerial No. 2491-
2007?
Podría indicar qué unidades

1. Unidad de Determinación de la
integran la Unidad de
Demanda 2. Unidad de
16 Planificación Educativa según el X A5-1 ⊙
Infraestructura. 3. Unidad de
Acuerdo Ministerial No. 2491-
Desarrollo Institucional
2007
de Jalapa
PT: A5-2 5/8 FECHA


El MINEDUC implementa
¿Considera que para el
políticas que no se adecuan a las
cumplimiento de sus funciones,
áreas rurales, afectando el
17 hace falta alguna política que X A5-1 ⊙
desempeño de sus labores
pueda ayudarles para cumplir con
principalmente por la falta de
sus objetivos?
desarrollo.
¿Cuáles son los objetivos o Recabar la información de los

18 funciones que mayor dificultad X A5-1 ⊙ docentes y centros educativos,
tienen para ser cumplidos? debido a falta de tecnología.
¿Cuáles son las principales causas

La falta de herramientas
19 de que los objetivos anteriormente X A5-1
tecnológicas y la falta de personal
descritos no sean cumplidos?
de Jalapa
PT: A5-2 6/8 FECHA


La Unidad de Planificación
¿Considera el encargado que
Educativa no tiene un
cuenta con el presupuesto ideal
20 X A5-1 ⊙ presupuesto como tal, depende de
para el desempeño de sus
la asignación del Depto. de
funciones?
Administración y Finanzas.
¿Considera que cuenta con las

herramientas necesarias y
21 X A5-1 ⊙
suficientes para desempeñar con
eficiencia y eficacia sus funciones?
Indicaron que han estado entre

¿Se ha evaluado los resultados
las primeras Direcciones en
obtenidos al ejecutar los
22 X A5-1 ⊙ entregar sus resultados a pesar de
programas establecidos por el
la carencia de personal y
MINEDUC?
herramientas necesarias.
de Jalapa
PT: A5-2 7/8 FECHA


¿Existe una adecuada supervisión

23 X A5-1 ⊙ Continuamente
y monitoreo de las operaciones?
¿Tienen algún procedimiento

establecido para comunicar los
24 X A5-1 ⊙
asuntos relacionados con la
Unidad?
¿A quién o quiénes son

25 comunicados los asuntos A5-1 ⊙ Al Director Departamental
relacionados con el departamento?
Internamente la comunicación es
fluida, sin embargo la
comunicación con el MINEDUC
¿Considera que el medio de
26 X A5-1 ⊙ es bastante lenta debido a las
comunicación es eficiente y eficaz?
formalidades con las que deben
realizar sus requerimientos y el
tiempo de respuesta para estos
de Jalapa
PT: A5-2 8/8 FECHA


e. MONITOREO
¿Con qué frecuencia se determinan

27 los datos estadísticos de los X A5-1 ⊙ Se generan cortes trimestralmente
estudiantes?
Nombre del cuestionado: Licda. Claudia Nineth Orellana

de Jalapa
PT: A5-3 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


La Unidad de Planificación Educativa lleva el control de los datos estadísticos bajo
su jurisdicción del departamento de Jalapa en el programa denominado "esirh"
A5-2
1.1 establecido por el MINEDUC, el cual realiza cortes trimestralmente, generando
⊙
información de la población estudiantil, docentes y centros educativos, para la
determinación de la demanda de infraestructura y desarrollo institucional de su área.

El encargado de la unidad revisa y analiza los expedientes previo al ingreso en la
base de datos para el control de los estudiantes matriculados y docentes registrados,
A5-2
2.1 posteriormente los expedientes son archivados en cada subdivisión de la unidad
⊙
correspondiente, así como también realizan visitas de campo para evaluar la
infraestructura de los centros educativos y determinar necesidades.
3.1 Fortalezas
Personal adecuado que positivamente han contribuido al éxito para el desempeño de A5-2
3.1.1
sus labores ⊙
Recibe donaciones como bolsas de estudio, becas de educación especial, nuevas
A5-2
3.1.2 instalaciones para los estudiantes de parte de otras empresas internacionales, que son
⊙
utilizadas para el desarrollo y cumplimento de sus objetivos.
A5-2
3.1.3 Actualmente tiene un espacio físico adecuado.
3.2 Debilidades
A5-4
3.2.1 Equipo de computo desactualizado
3.2.1 Deficiencia en la recolección de información A5-4

3.2.1 Falta de línea telefónica fija B2.2-4
3.2.2 Falta de personal B3-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: A5-4 1/5 FECHA


TITULO: Equipo de computo desactualizado

Al efectuar la evaluación El Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 Falta de Provoca que el El Director Departamental,
de Control Interno en la del Ministerio de Educación, gestión del procesamiento debe girar instrucciones al
DIDEDUC de Jalapa, se Reglamento interno de las Direcciones Coordinador electrónico de datos Coordinador de la Unidad
determinó que en la Departamentales de Educación emitido de la Unidad estadísticos e de Informática, para que
Unidad de Planificación el 11 de noviembre 2010, en su Artículo de Informática, información de realice limpieza de los
Educativa el equipo de 13 inciso i indica que: “La Unidad de de realizar la códigos personales de equipos existentes de forma
cómputo en su mayoría se informática debe coordinar y realizar la solicitud para los estudiantes, mensual, para mantener en
encuentra desactualizado, detección de necesidades de equipo de la aprobación estudios de dotación óptimas condiciones el
debido a que los cómputo de la Dirección Departamental de la compra de mobiliario y equipo utilizado por la
procesadores no tienen la de Educación". El Manual de Funciones de equipo equipo escolar sea Unidad de Planificación. A5-2
1
capacidad para soportar el Organización y Puestos del MINEDUC tecnológico lento y se acumule el
cumulo de información emitido en mayo 2011, en su Numeral actualizado, ya trabajo de los
manejada, lo que podría 4.1 inciso C indica “el Director es el que por lo colaboradores.
provocar atrasos en sus responsable de programar los recursos general son
labores. financieros, materiales y humanos aprobadas
necesarios para el cumplimiento de los únicamente si
planes y programas educativos el equipo se
departamentales”. encuentra
de Jalapa
PT: A5-4 2/5 FECHA

Realizado Por: YAQR 21/08/2018

TITULO: Equipo de computo en mal estado

inservible en
su totalidad,
adicional a que
el proceso de
gestión es
demasiado
extenso.
A5-2
1
de Jalapa
PT: A5-4 3/5 FECHA


TITULO: Deficiencia en la recolección de información

Se determinó que la El Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 Falta de Provoca que los datos El Director Departamental
Unidad de Planificación del Ministerio de Educación, gestión y estadísticos e debe solicitar la
Educativa tiene problemas Reglamento Interno de las Direcciones supervisión de indicadores autorización ante el
al recolectar datos Departamentales de Educación emitido la educativos estén Ministerio de Educación,
estadísticos, debido a que el 11 de noviembre 2010, en su artículo Coordinadora incompletos y reflejen para la implementación de
los docentes deben enviar 6 “Funciones específicas de la de la Unidad un panorama débil de una convocatoria anual de
información relacionada a Dirección” inciso S indica que: “Debe de la realidad; para una un representante por centro
indicadores educativos vía llevar a cabo el proceso de recolección, Planificación acertada toma de educativo, para la
electrónica, pero algunos procesamiento y análisis de información Educativa, en decisión. recopilación de mencionada
no cuentan con el equipo educativa a nivel departamental y tener los información. A5-2
2
necesario. generar los indicadores educativos recursos ⊙
correspondientes para orientar la toma tecnológicos
de decisiones”. Las Normas Generales en los centros
de Control Interno Gubernamental educativos de
emitidas por la Contraloría General de los niveles pre-
Cuentas en junio 2006, en el numeral primario,
2.2 Organización Interna de las primario,
Entidades, indica que: básico
de Jalapa
PT: A5-4 4/5 FECHA

Realizado Por: YAQR 21/08/2018

TITULO: Falta de información par registros estadísticos

“Cada entidad pública mantendrá una y diversificado
organización interna acorde a las del
exigencias de la modernización del Departamento
Estado, que le permita cumplir de Jalapa en
eficientemente con la función que le óptimas
corresponda, para satisfacer las condiciones.
necesidades de la ciudadanía en general,
como beneficiaria directa de los A5-2
2
servicios del Estado.” ⊙
Firma:____________________________________________ Firma:_________________________________________
de Jalapa
PT: A5-5 FECHA



Equipo de computo en mal estado
(Evidencia)
A5-4
1
⊥
Comentario
Se determino la existencia de equipo de computo en mal estado, es importante tener en
cuenta que no surge por mal uso sino por que su desempeño se vuelve insuficiente en
comparación con las nuevas tecnologías que hacen mas eficiente el trabajo.
Firma:_____________________________ Firma:____________________________________
de Jalapa
PT: A5-6 FECHA

Realizado Por: YQRA 21/08/2018
CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Departamento Administrativo Financiero


1 Carátula B
2 Programa de Auditoría B-1
3 Cédula Narrativa B-2
4 Cédula de Marcas B-3
de Jalapa
PT: B FECHA
CARÁTULA


Coordinador
Integrantes
201408842 Oscar Estuardo Nil Laz OENL
201408930 Rosa Amelia Pajoc Rompich RAPR
201408946 Bernin Estuardo Peréz Jiménez BEPJ
201504573 Susana Alejandra Del Águila Vásquez SADAV
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: B-1 FECHA

Área: Departamento Administrativo y Financiero

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar y evaluar el buen cumplimiento de las funciones, politicas y procedimiento del departamento
1.1.1
administrativo y financiero, asi como cada una de las unidades que las conforman.
1.2.1 Evaluar que cada seccion cumpla con el proceso establecido para el cumplimiento de los objetivos.
Verificar si cumple con los lineamientos para el buen uso del fondo rotativo y el presupuesto asignado,
1.2.2
utilizando las herramientas de GUATECOMPRAS, SIGES Y SICOIN-Web.
2 Alcance
Determinar si los procesos actuales son los adecuados para el cumplimiento de los objetivos del
2.1
departamento y evaluar el cumplimiento del manual de funciones.
Elaborado Revisado
por por
B1-4, B1.1-2, B1.2 -

Elaborar cuestionarios de control interno ,
2, B1.3-2, B2.1-2,
3.1 según componentes establecidos en el COSO BEPJ JPMM
B2.2-2, B2.3-2, B2.4-
I, para cada seccion.
2, B2.5-2
3.2 Realizar Entrevistas para cada sección. BEPJ JPMM ⊙
3.3 Aplicación de metodo de observación. BEPJ JPMM ⊥
B1.1-4, B1.3-4, B2.1-

3.4 Realizar cedulas de hallazgos si existiera. BEPJ JPMM 4, B2.2-4, B2.3-4,
B2.4-4, B2.542
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: B-2 1/2 FECHA

Realizado Por: SADAV 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


El departamento administrativo financiero de la DIDEDUC Jalapa, es el encargado

de implementar y hacer cumplir las politicas, normas y procedimientos establecidos
1.1 ⊥, ⊙
por las autoridades de Ministerio de Educacion, en las Secciones Financiera,
Administrativa y Recursos Humanos.
Implentar y hacer cumplir con el Director Departemental, las politicas, normas y

procedimientos administrativos y finacieros normados por las autoridades del
Ministerio de Educación, asi mismo participar en la elaboración del plan operativo
anual(POA), anteproyecto de presupuesto y plan anual de compras(PAC).
Coordinar el registro y ajuste de las metas de conformidad con el presupuesto

autorizado por el Despacho Ministerial. Supervisar, evaluar y controlar el uso
adecuado de fondo rotativo, caja chica y otros en custodia de la DIDEDUC Jalapa.
Supervisar los procesos de compras y contrataciones de bienes y/o servicios de la

2.1 Ж
Dirección. Velar por el estricto cumplimiento de la Ley de Contrataciones del
Estado y normativas internas legales vigentes.Aprobar los planes de mantenimiento
preventivo, mantenimiento correctivo de la infraestructura y vehículos a cargo de la
DIDEDUC Jalapa y tambien se debe controlar las operaciones en los sistemas de
GUATECOMPRAS, SIGES y SICOIN que se efectuen de acuerdo a los procesos
legalmente establecidos.
Planear anteproyectos de ampliación y modificación presupuestaria necesarias para

el ordenamiento del presupuesto de acuerdo a las necesidades reales de la Dirección
Departamental, previa presentación de la DAFI del Ministerio de Educación.
de Jalapa
PT: B-2 2/2 FECHA

Realizado Por: OENL 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


3.1 Fortalezas
Goza de un ambiente laboral adecuado y conveniente a las aptitudes fisicas y
psicologicas de los colaboradores, para el buen funcionamiento de sus operaciones.
3.1.1 ⊥, ⊙
Así mismo posee un organigrama establecido y un manual de funciones que les
permite conocer las actividades que deben realizar.
La gama de formularios establecidos es amplio y eficiente para que los diferentes

3.1.2 procesos de control que manejan en el Departamento Administrativo Financiero se ⊥, ⊙
lleven a cabo.
3.2 Debilidades
Algunas unidades que conforman el Departamento Administrativo Financiero no
cuenta con capacitaciones y actualización constante para los colaboradores que lo
3.2.1 ⊥, ⊙
conforman, dichas acciones son relevantes para el buen funcionamiento del
Departamento.
Falta de lineas telefonicas fijas que establezcan una base de comunicación entre los
3.2.2 ⊥, ⊙
diferentes departamentos.
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: B-3 FECHA

Realizado Por: SADAV 21/08/2018
CÉDULA DE MARCAS


4 Documento Proporcionado por la dirección departamental. ω
11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Sección de Recursos Humanos


1 Carátula B3
2 Programa de Auditoría B3-1
3 Evaluación de Control Interno B3-2
4 Cédula Narrativa B3-3
5 Cédula de Hallazgos B3-4
6 Cédula de Evidencias B3-5
7 Cédula de Marcas B3-6
de Jalapa
PT: B3 FECHA
CARÁTULA

Equipo 3

Coordinador
Integrantes
201409004 Kevin David Ramos Xinic KDRX
201409180 Marli Xiomara Vásquez Pérez MXVP
201504630 Guillermo Daniel Samol Ruíz GDSR
201504640 Sindi Aide Velazquez Perez SAVP
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: B3-1 1/2 FECHA


No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar el buen funcionamiento de la sección de Recursos Humanos en la Dirección Departamental de
1.1.1
Jalapa.
Interpretar y aplicar las políticas, normas y reglamentos en lo que respecta a los difererentes programas de
1.1.2
Administración de Recursos Humanos
Interpretar los programas que conlleven a establecer el ambiente adecuado, con los implementos necesarios,
1.1.3
para que el personal de la DIDEDUC pueda desarrollar sus labores de una manera eficaz y satisfactoria.
1.1.4 Interpretar las solicitudes de sanciones disciplinarias que acojan suspensiones y destituciones.
Capacidad para valorar la importancia de los derechos fundamentales y libertades públicas en un Estado
1.1.5 Social y Democrático de Derecho, así como de los principios básicos de convivencia, como la igualdad de
oportunidades y el respeto mutuo.
1.2.1 Evaluar como son los procesos para el reclutamiento de personal en la Dirección Departamental de Jalapa.
Verificar si se están cumpliendo con los estándares establecidos en las políticas generales del reclutamiento
1.2.2
del personal.
1.2.3 Revisar si existe programa en el área de reclutamiento en la Dirección Departamental de Jalapa
Verificar y evaluar las sanciones que ha implementado la DIDEDUC durante los últimos 4 años al personal
1.2.4
que haya incurrido en faltas graves para evaluar algunos controles internos dentro de la institución.
Evaluar si son frecuentes las capacitaciones motivacionales o profesionales que se han realizado al personal
1.2.5
en los últimos 4 años ya que es de vital importancia tener un personal capacitado en el área que labora.
de Jalapa
PT: B3-1 2/2 FECHA


No. DESCRIPCIÓN
2 Alcance
Analizar las políticas administrativas del departamento de Recursos Humanos, la eficiencia administrativa
del recurso humano. Verificar la ejecución y cumplimiento por medio de la revisión de los objetivos y metas
2.1 tanto de área como de la entidad, revisión de procedimientos y normativas empleadas para el alcance de los
objetivos, como también identificar errores y diseñar un plan de acción para la mitigación y corrección de
estos.
Elaborado
3 Procedimientos Revisado por Referencia
por
Entrevista con jefe de la Sección de Recursos
3.1 KDRX JPMM B3-2
Humanos
Realizar cuestionario de control interno con
3.2 el jefe de la Sección de Recursos Humanos y KDRX JPMM B3-2
sus Unidades
Verificar si cumplen con los Objetivos del
3.3 KDRX JPMM B3-2
área
Verificar y cuestionar si todos los puestos de
3.4 trabajos están ocupados y sino fuese así KDRX JPMM B3-2
preguntar el motivo.
Verificar si existe y realizan la aplicación del
3.5 Manual de Procesos y Funciones de cada KDRX JPMM B3-2
puesto de trabajo
Verificar si realizan la aplicación de las
3.6 KDRX JPMM B3-2
políticas de la entidad.
3.7 Realizar Papeles de Trabajo. KDRX JPMM B3-2
Firma:________________________________ Firma:________________________________________
de Jalapa
PT: B3-2 1/9 FECHA

Realizado Por: KDRX 21/08/2018

Tipo de auditoría: Auditoría Externa con énfasis en la evaluación de Control Interno
¿Cuáles son los valores principales Responsabilidad, Honestidad,

1 del departamento de recursos X ⊙ Solidaridad, Lealtad y Trabajo en
humanos? Equipo
¿Los funcionarios responden

adecuadamente a la integridad y
2 X ⊙
valores éticos propiciados por la
entidad?

compromiso de la Dirección, hacia la
3 integridad y el comportamiento ético X ⊙
a toda la entidad, tanto en palabras
como en hechos?
¿Cuáles diría que son los objetivos Contratar al recurso humano

principales de la Dirección idoneo para cada puesto de
4 X ⊙
Departamental de Jalapa, en el tema trabajo que cumplan con los
del recurso humano? perfiles requeridos.

compromiso de la Dirección, hacia la
5 integridad y el comportamiento ético X ⊙
a toda la entidad, tanto en palabras
como en hechos?
de Jalapa
PT: B3-2 2/9 FECHA


¿Tiene actualizadas las descripciones

6 X ⊙
y requisitos de los puestos de trabajo?
¿La entidad cuenta con un manual de

puestos y manuales de
procedimientos?
7 X ⊙
¿Los funcionarios tienen
conocimiento de los reglamentos
específicos y los manuales de la
entidad?
Dar prioridad a los candidatos de

fuente interna para la
¿Qué políticas tienen con respecto al
oportunidad de ascenso laboral y
8 proceso de reclutamiento interno y X ⊙
si no hubiera quien cumpla con
externo de la institución?
el perfil se procede a los
candidatos externos

documento de planificación en el que
se establezcan sus objetivos o metas
9 estratégicas u operativas vinculados a X ⊙
la normativa que regula sus
funciones? – Llámese Manual de
Organización-.
¿Cuentan con estrategias innovadoras

Por medio del sistema de
10 al momento de cubrir los puestos de X ⊙
Guatempleo
trabajo?
de Jalapa
PT: B3-2 3/9 FECHA



Buen perfil academico y
¿Cuáles son los aspectos más profesional, que cumpla con los
11 importantes para la calificación de un X ⊙ requesitos para el puesto, esto es
currículo vitae? según los lineamientos de la Ley
de Servicio Civil
Realizar convocatorio interna
que dura solo 5 días,
preseleccionar los perfiles
aceptados conforme a los
requisitos para el puesto,
entrevista, se seleccionar los 3
¿Cuál es el procedimiento de
expedientes con mejor
12 selección de personal que realiza RR. X ⊙
ponderación, proceso de
HH?
evaluación, luego se envian los
expedientes a la ONSEC ellos
brindan sus respuesta luego son
enviados al director
departamental para que tome la
decisión, si no hubiese interno.
Si se contrata a personal con
experiencia ya que es lo
¿Se hacen contrataciones de personal necesario para cada puesto de
con experiencia? trabajo en la entidad ya que sin
13 X ⊙ ello no procede la contratación.
¿Con que frecuencia se contrata Con respecto a la frecuencia el
personal? personal administrativo se hace
de 1 vez al año y los temporales
2 o 3 veces al año.
Es dependiendo el renglón, la
DIDEDUC se encarga del
¿El MINEDUC, puede hacer la
personal 021, 031, 011
14 contratación de personal directa, para X ⊙
administrativo y 011
esta Dirección?
convocatoria y el 189, 022 en
RRHH Central.
de Jalapa
PT: B3-2 4/9 FECHA



Revisión de Manual de Puestos y
Funciones, Clasificacipon de
¿Qué métodos utilizan para realizar puestos de trabajo según los
15 las descripciones y los requisitos de X ⊙ lineamientos de la Ley de
los puestos de trabajo? Servicio Civil y los lineamientos
internos de la Sección de RRHH
de la DIDEDUC.
¿Qué métodos utilizan habitualmente
para seleccionar a los colaboradores
La entidad no cuenta con perfiles
16 clave? ¿Ya cuentan con listas de X ⊙
claves
elegibles o los reclutan cuando surge
la necesidad?
¿Qué políticas tienen en marcha Cumplir con la normativa y
respecto del Reclutamiento interno y lineamientos de convocatorias. Si
externo? ¿Por qué? se encuentran satisfechos en la
17 X ⊙
forma de hacerlo ya que es una
¿Está satisfecho con la forma de manera de reflejar la
hacerlo? transparencia en ello.

documento de planificación en el que
se establezcan sus objetivos o metas
18 X ⊙ Por medio del POA
estratégicas u operativas vinculados a
la normativa que regula sus
funciones?
¿Entre los listados de personal

elegible (si tuviera), quienes tienen
Los que cumplen con los
prioridad?
requisitos del pide el puesto y
¿De qué manera las personas que
19 X ⊙ que tienen el mayor punteo en
solicitan empleo, son elegidas para
sus evaluaciones. Por medio de
poder tener derecho a una evaluación
convocatoria.
para ser considerados personal
elegible?
de Jalapa
PT: B3-2 5/9 FECHA


¿La entidad realiza inducción sobre

20 los nuevos funcionarios en X ⊙
cuestiones éticas?
¿Existen procedimientos de Si, se realiza durante 15 días

inducción para todos los funcionarios donde se les da a conocer sus
21 y colaboradores, para el correcto X ⊙ funciones para el puesto, sus
desarrollo de sus actividades, derechos y obligaciones como
independientemente de su jerarquía? trabajadores de la entidad.
Se realizan capacitaciones
¿Se capacita frecuentemente al
cuando hay cambios en los
22 personal con énfasis a sus puestos y X ⊙
sistemas o ya sea implementación
áreas de trabajo?
de nuevos sistemas.
Se realiza anualmente, para ser

¿Se tiene el expediente de cada
exactos al inicio de cada año
23 empleado actualizado con los X ⊙
conforme al check list del
documentos requeridos?
renglón en el que esten.
¿Qué planes tiene para cubrir las

necesidades futuras de recursos Realizar las convocatorias y si
24 humanos en su propio departamento? X ⊙ cubren el 100% de sus
¿Qué grado de proyección futura necesidades.
tienen sus planes?
de Jalapa
PT: B3-2 6/9 FECHA


¿Qué métodos, medios o modelos

Trabajar con requisición de
emplea para llevar a cabo la
personal conforme a la necesidad
25 planificación de los recursos X ⊙
del personal para realizar la
humanos? ¿Y qué experiencia tiene
convocatoria. Si son efenctivos.
en el uso de estos métodos o medios?
¿El departamento de Recursos

Humanos de la dirección de
26 educación departamental cuenta con X ⊙
actividades recreativas Para tener un
buen clima laboral?
¿Se realiza algún tipo de evaluación

para el personal elegible para puestos El personal ya viene elegido y
de trabajo? evaluado por la ONSEC ya que
27 X ⊙
¿Qué evaluación se realiza a los ellos tienen las evaluaciones
candidatos que están optando a algún conforme a cada puesto.
puesto?
Por medio del sistema Esirh,

¿De que manera realiza la existen las evaluaciones con las
28 X ⊙
evaluación de puestos del personal? personas que cubren los puestos
de trabajo.
¿La entidad ha elaborado la

Se hace por Sección o por
29 programación operativa anual X ⊙
Unidad.
individual (POA)?
de Jalapa
PT: B3-2 7/9 FECHA



¿El POA está adecuadamente
elaborado y describe adecuadamente
30 X ⊙
las funciones específicas y continuas
de cada puesto?
¿Como ayuda usted en el aspecto de Recordandole a cada empleado

que los trabajadores pongan en cuales son las politicas
31 práctica las políticas administrativas X ⊙ administrativas y financieras para
y financieras, con respecto a la el buen funcionamiento de los
colaboración para el PAC y el POA? mismos.
¿Realizan evaluaciones de
Si, se realizan con el fin demedir
desempeño a los colaboradores?
el desempeño y las necesidades
32 ¿Con qué fines se realiza la X ⊙
de reforzamiento de cada
evaluación del desempeño?
empleado. Si son efectivos.
¿Y qué resultados han obtenido?
¿Con qué frecuencia evalúan los jefes Anualmente, entre finales de
33 de cada área, el desempeño de sus X ⊙ noviembre y principios de
colaboradores? diciembre.
El sistema Esirh cuenta con un
modulo para las evaluaciónes del
desempeño que cada evaluación
cuenta con los siguietes aspectos:
¿Usan algún formato oficial, para
Comunicación profesional,
llevar a cabo las evaluaciones de
relaciones interpersonales,
desempeño de cada colaborador?
organización profesional,
34 X ⊙ proactividad, responsabilidad,
¿Está satisfecho con los formularios
redacción de documentos, uso de
de evaluación del desempeño que se
equipo y sistemas, productividad
emplean para las diferentes
en el trabajo, planificación,
categorías de empleados?
tolerancia y presión de trabajo,
integridad y puntualidad en el
trabajo. Es más objetivo para
realizarlo.
de Jalapa
PT: B3-2 8/9 FECHA



Las dificultades que atraviesa la
entidad es que los procesos son
muy largos y se quedan
¿Cuáles son algunas de las
congelados, cuenta con varias
dificultades por las que atraviesa
plazas vacantes, ya que para abrir
actualmente la dirección
35 X ⊙ las plaza se lleva de 4 a 5 meses.
departamental de Jalapa? ¿Cuáles son
Una de las causas que se debe es
sus causas? ¿Qué grado de difusión
que no cuentan con el
tienen?
financiamiento para poder cubrir
el puesto y existe sobrecarga de
trabajo.
¿Qué sucede con el área de Recursos
Humanos cuando la organización
crece y se vuelve más compleja?
36 X ⊙ No son afectadas
¿Qué función realizan? ¿De qué
manera se organizan?
¿En base a que normativa?
Hacer cumplir con sus

¿Cuentan con politicas internas en la
responsabilidades, Vestuario
37 DIDEDUC? Si cuentan con politicas X ⊙
adecuado, Atención de Calidad,
internas, ¿Cuáles son?
Horarios de trabajo
¿Quién propone y autoriza las

El Director departamental de
38 politicas internas que se implementan X ⊙
Jalapa junto con jefes y subjefes
en la DIDEDUC?
¿Qué tipo de controles, implemeta

Cada jefe lo comunica a RRHH
para el monitoreo de los
39 X ⊙ para que ellos hagan el
colaboradores, para que cumplan con
monitoreo correspondiente
sus funciones?
de Jalapa
PT: B3-2 9/9 FECHA


Información Y Comunicación
¿Cuáles son los controles que

Verificar con el check list
implementan para la actualización de
40 X ⊙ dependiendo el renglón en el que
expedientes de personal y con que
se encuentren
frecuencia lo hace?
¿Cómo diria que es la comunicación

41 con los altos mandos de la X ⊙ Es buena, ya que todos se hablan
DIDEDUC?
¿de que manera se comunica con los

colaboradores, o por que medios se Por medio de circulares, correos
42 X ⊙
les hace llegar información o se les u oficios
hace algun tipo de requerimiento?
¿Qué tipo de documentos que

utilizan para la comunicación de Por medio de circulares, correos
43 X ⊙
informacion o requeriminetos a los u oficios.
colaboradores?
Nombre del cuestionado: Lic. Alex Giovannu Cruz Ramírez

de Jalapa
PT: B3-3 1/5 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


Esta sección es la encargada de planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar

las actividades de reclutamiento y selección de personal, orientadas a fortalecer el
proceso de contratación de personal de la institución en forma técnica y profesional,
tomando como base los objetivos y estrategias establecidas para el efecto de acuerdo
al Manual de Normas y Procedimientos establecido por el Ministerio de Educación.
En la evaluación del Control Interno se determinó que en la actualidad la Dirección

Departamental (DIDEDUC) de Jalapa cuenta con 106 colaboradores, comprendidos
entre los renglones 011 (personal permanente), 021 y 022 (por contrato), y 031 (por
planilla); cuentan con una base de datos en donde se encuentran los registros de
todos los colaboradores de la DIDECUC de Jalapa, se rigen por la ley de servicio
civil. Para poder capacitar a los colaboradores de la DIDEDUC de Jalapa establecen
un plan que es presentado ante el Ministerio de Educación, entidad misma que es la
encargada de autorizar dicho plan.
El presupuesto debe de ir de la mano con el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan

B3-1
Anual de Compras (PAC), para que la institución pueda tener sus recursos
programados para poder funcionar, incluyendo la planificación de los colaboradores
de la DIDEDUC, en lo cual según información proporcionada por la Jefa del área
administrativo, el PAC, POA y Anteproyecto de Presupuesto lo comienzan a
elaborar en junio para su respectiva presentación en Julio, al Ministerio de
Educación, en base a los lineamientos del Plan de Gobierno actual.
El manual de funciones es el mismo para todas las Direcciones Departamentales, que

lo estableció el Ministerio de Educación, se pudo observar y verificar que no cuentan
con una misión y visión propia de la DIDEDUC de Jalapa, si no que la Misión y
Visión es general. Esta sección se encarga de dar inducción al personal en sentido
general, ya que el que lo induce a todas las funciones de su puesto de trabajo es el
jefe inmediato. Cuenta con 5 unidades los cuáles son: Unidad de Reclutamiento y
Selección de Personal, Unidad de Unidad de Gestion de Personal, Unidad de
Catalogación, Unidad de Desarrollo Magisterial, Unidad de Enlace Ante la
DIDEDUC y el Jurado Nacional de Oposición;
de Jalapa
PT: B3-3 1/5 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


cada una de ellas tiene funciones distintas enfocado a todo el recurso humano. La
unidad de Reclutamiento y Selección de Personal que se encarga de desarrollar los
procesos y contratación de puestos en los renglones 011, 021, 022 y 031; así como
también la celebración de nómina de pago del personal 031, revisión de expedientes
del personal 021 y 031 este proceso se realiza en el sistema Esirh, ya que es un
sistema específico de la Dirección de Recursos Humanos; otra de sus funciones es la
elaboración y solicitud de nómina pago de salario de todo el personal de diferentes
renglones. Se determinó que el proceso de reclutamiento y selección de personal
consiste en: Preselección, de Candidatos en distintos renglones, Convocatoria Planta
Central Interna y Externa, Propuesta de Candidato, Gestión de Personal.
Se determinó que en diferentes área de la DIDEDUC se encuentran con una variedad

de plazas disponibles, ya que los procesos han quedado en suspendo o simplemente
no se ha hecho convocatoria para poder empezar el proceso.
Para la segunda visita se realizado el Cuestionario de Control Interno de esta
B3-1
sección, la persona entrevistada fue Alexander persona quien forma parte de
Recursos Humanos y tiene el conocimiento en el área.
La unidad de Gestión de Personal, se encarga de las acciones administrativas del
movimiento de personal dentro de ellas se tienen las suspensiones por el IGSS,
traslados presupuestarios., permutas, ascensos, jubilaciones tanto del personal
administrativo y docentes de los renglones presupuestarios.
La unidad de Catalogación, se encarga en velar que todos los docentes cumplan con
la Cédula Docente, como también el registro y actualización de datos de todo el
personal en el Sistema Esirh, y entrega de hojas de tiempo de servicio, como función
principal es verificar que se cumpla el ascenso de todo los docentes y ubicarlos
según el escalafón que pertenezca.
La unidad de Desarrollo Magisterial, se encarga de tener contacto directo con los

docentes en servicios de los aspectos del Bienestar Magisterial.
de Jalapa
PT: B3-3 1/5 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


La unidad de Enlace ante la DIDEDUC y el Jurado Nacional de Oposición, es la

encargada de ser el enlace para poder hacer las convocatorias para docentes en el
renglón 011, ya que es el contacto directo con todos los expedientes que se reciben y
B3-1
revisan para participar. Conforme a dicha visita se recabo información para poder
desarrollar nuestro informe. Ellos nos brindaron evidencia de cuales son los
requisitos para poder armar un expediente para empleados de distintos renglones.

2.1 Copia de curriculum vitae
2.2 Copia DPI
2.3 Copia de carne del IGSS
2.4 Original de carencia de antecedentes penales y policiacos
2.5 Copia del titulo a nivel medio
2.6 Copia legalizada del titulo universitario B3-5
2.7 Copia del certificado de curso aprovados en la universidad
2.8 Original y copia del colegio activo
2.9 Copia de diplomas de cursos recibidos
2.10 Copia de carnet NIT
2.11 Copia de licencia de conducir
3.1 Fortalezas
3.1.1 Cuenta con un manual de funciones establecido por el MINEDUC
3.1.2 Sistema específico para el registro de pago por medio de GUATENÓMINAS
3.2 Debilidades
3.2.1 Falta de personal B3-4
3.2.2 Incumplimiento de Cronograma de Actividades B3-4
3.2.3 Base de datos desactualizadas B3-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: B3-4 1/4 FECHA

Realizado Por: SAVP 21/08/2018

TITULO: Falta de Personal

Al realizar la evaluación Las Normas Generales de Control No se ha La asignación de las El Director Departamental
de Control Interno en la Interno Gubernamental emitidas por la gestionado atribuciones se debe girar instrucciones por
DIDEDUC de Jalapa se Contraloría General de Cuentas en junio juntamente encuentra centralizada escrito al Jefe de la Sección
determinó que, en las 2006, sección 3. Normas aplicables a la con el Jefe de en uno o varios de Recursos Humanos para
Unidades de Asesoría Administración de Personal, 3.1 la Sección de colaboradores de dar seguimiento a las
Jurídica, Auditoria Determinación de puestos indica: “La Recursos distintas Unidades, solicitudes de A1-2
Interna, Informática, máxima autoridad de cada ente público, Humanos las Secciones y colaboradores presentadas A2-2
Registro y Seguimiento debe dictar las políticas que le permitan plazas Departamentos; lo que ante el MINEDUC con el A3-3
Presupuestario, determinar la cantidad de puestos necesarias ante implica una carga fin de gestionar las plazas y B1.2-3
1 Operaciones de Caja, necesario. La cantidad de puestos de el Ministerio adicional para cada poder contar con el B1.3-3
Sección Administrativa, trabajo necesarios se determina en de Educación. funcionario y la personal necesario para el B2.1-3
Adquisiciones y función del POA para la formulación de La Dirección reducción de la desarrollo de sus labores. B2.4-3
Contrataciones, su presupuesto.” Departamental capacidad para C-3
Inventarios, de Educación cumplir con los D-3
Fortalecimiento a la de Jalapa es objetivos de su puesto.
Comunidad Educativa y una entidad
Técnico Pedagógico tipo A, por lo
carecen de personal, lo cual, solamente
cual ocasiona débiles
de Jalapa
PT: B3-4 2/4 FECHA


TITULO: Falta de Personal

procesos en la distribución tiene a un
del trabajo asignado a encargado y un
cada trabajador. auxiliar para
cada Unidad,
Sección y
Departamento. A1-2
A2-2
A3-3
B1.2-3
1 B1.3-3
B2.1-3
B2.4-3
C-3
D-3
de Jalapa
PT: B3-4 3/4 FECHA


TITULO: Incumplimiento de Cronograma de Actividades

En la evaluación realizada Las Normas Generales de Control Falta de Puede ocasionar El Director Departamental
en la DIDEDUC de Jalapa Interno Gubernamental, emitidas por la planificación desconocimiento por debe girar instrucciones a la
a las Unidades, Secciones Contraloría General de Cuentas en junio por parte de parte de los Jefe de la Sección de
y Departamentos se 2006, en su numeral 3.5 "Capacitación y los colaboradores de Recursos Humanos para
identificó que las personas Desarrollo", establece que "La máxima responsables tareas y procesos incluir dentro del Plan
encargadas de las autoridad de cada ente público es de cada asignados para Operativo Anual (POA) la
unidades de Informática, responsable de promover y respaldar la Unidad en realizar sus labores en implementación de un
Servicios Generales y ejecución de programas de capacitación conjunto con cada Unidad de la programa de capacitación y
Atención al Ciudadano, no continua para desarrollar las el Director Dirección desarrollo de los A3-3
2 reciben capacitaciones, las capacidades y aptitudes de su personal. Departamental Departamental. colaboradores de todas las B2.2-3
mimas son programadas, Toda unidad administrativa responsable para la Unidades con el fin de B2.5-3
pero no son ejecutadas en de la capacitación institucional de su realización de mantenerlos actualizados y
la fecha indicada. personal debe diseñar el programa anual las optimizar sus procesos de
de capacitación, de acuerdo con sus capacitaciones trabajo.
necesidades y considerando el Plan de constantes
Capacitación Continua, elaborado por necesarias para
los órganos rectores del Sistema el personal de
Integrado.” la DIDEDUC
de Jalapa.
de Jalapa
PT: B3-4 4/4 FECHA


TITULO: Base de datos desactualizada

En la visita realizada a la El Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 Falta de Posible falta de El Director Departamental
DIDEDUC de Jalapa, se del MINEDUC emitido el 11 de control y veracidad y debe girar instrucciones por
comprobó por medio del noviembre 2010, Reglamento Interno de supervisión de transparencia en la escrito a la Jefe de la
método de observación las Direcciones Departamentales de parte de la Jefe información Sección de Recursos
que en la base de datos se Educación en su Capítulo V, Artículo de la Sección presentada en la base Humanos para establecer
encuentran información de 17 inciso h, indica: “Mantener de Recursos de datos de la fechas específicas en que
todo el personal (tanto actualizados los registros de personal Humanos, Dirección deberán realizarse las
3 docente como activo en el departamento.” debido a que Departamental; así actualizaciones de datos del B3-3
administrativo); sin se tiene una como descontrol de personal administrativo y
embargo, según indicó el base de datos las contrataciones y docente.
Jefe de Recursos que no se bajas del personal.
Humanos, la base de datos actualiza
no se actualiza periódica-
periódicamente. mente.
Firma:_______________________________________________ Firma:_____________________________________________
de Jalapa
PT: B3-5 1/5 FECHA

Realizado Por: MXVP 21/08/2018


Empleados que se encuentran bajo Renglón 021
(Evidencia)
1 B3-1
Comentario
Bajo este renglón solamente se encuentran 14 empleados, quienes laboran bajo un
contrato temporal, con ellos se dice que desarrolla labores de cierto tiempo ya sea por
meses o por un año, en su mayoria por tecnicos de servicio de apoyo.
Firma:_________________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: B3-5 2/5 FECHA



Requisitos para Recepción de Expedientes Renglón 021 (1er Ingreso)
2 B3-1
Comentario
Este es un check list que muestra cuales son los requesitos para poder aperturar un
expediente al personal del renglón 021; este mismo es utilizado para poder actualizar los
expedientes de cada empleado que se encuentra en este renglón, se tiene programado
hacerlo anualmente.
Firma:______________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: B3-5 3/5 FECHA



Check List para aperturar expediente Renglón 011 y 022 Administrativo
3 B3-1
Comentario
Formato con los requisitos obligatorios que debe cumplir cada persona que es contratada
para la apertura de su expediente; el mismo sirve para actualizar expedientes de personal
que ya se encuentra en dichos renglones.
Firma:_____________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: B3-5 4/5 FECHA



Manual de Funciones, Organización y Puestos
4 B3-1
Comentario
Este es un formato de un Manual de Funciones, Organización y Puestos que fue
proporcionado por la persona encargada de la sección de Recursos Humanos, donde se
muestra las funciones del puesto de Asistente de Determinación de la Demanda Educativa.
Firma:______________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: B3-5 5/5 FECHA



Modelo de Convocatoria Interna
5 B3-1
Comentario
Este es un modelo de Convocatoria Interna que se realiza al momento de ofrecer plazas a
empleados internos de la DIDEDUC, para poder darles la oportunidad de crecimiento
como profesionales, es decir, para que puedan tener un ascenso siempre cumpliendo con
los requisitos obligatorios.
Firma:________________________________ Firma:____________________________________
de Jalapa
PT: B3-6 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Departamento Fortalecimiento a la Comunidad Educativa


1 Carátula C
2 Programa de Auditoría C-1
3 Evaluación de Control Interno C-2
4 Cédula Narrativa C-3
5 Cédula de Hallazgos C-4
6 Cédula de Evidencias C-5
7 Cédula de Marcas C-6
de Jalapa
PT: C FECHA
Realizado Por: JCIT 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 9

Coordinador
201504612 Juan Carlos Ixcoy Tayum JCIT
Integrantes
201408854 Sonia Magaly Alvarado Punay SMAP
201408915 Byron Giovanni Alvarado Florian BGAF
201409050 Brenda Beatriz Cardona Paz BBCP
201409244 Julia Verónica González Alejandro JVGA
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: C-1 FECHA

Realizado Por: JVGA 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar el buen funcionamiento del Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa de la
1.1.1
Dirección Departamental de Educación.
1.1.2 Determinar la aplicación de politicas y procedimientos para la ejecucion de programas.
Revisar y documentar el proceso de ejecución de los programas dirigidos por el Departamento de
1.2.1
Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.
1.2.2 Efectuar revisión en manuales para la ejecución de programas.
Realizar revisión en procedimientos emitidos por el Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad
1.2.3
Educativa.
2 Alcance
Determinar el adecuado funcionamiento del departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa, así
2.1
como la correcta aplicación de manuales para la ejecucion de programas.
Elaborado
3 Procedimientos Revisado por Referencia
por
Establecer si existe un buen funcionamiento
en el departamento por medio de C-2
3.1 SMAP JPMM
cuestionarios para la evaluación del control ⊙
interno.
Confirmar la correcta aplicación de las C-2

3.2 SMAP JPMM
politicas para la ejecución de los programas. ⊙
Verificar si existe manual de funciones y que C-2

3.3 SMAP JPMM
las mismas sean aplicables. ⊙
3.4 Realizar Cédula de hallazgos. SMAP JPMM C-2
Firma:_______________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: C-2 1/4 FECHA

Realizado Por: SMAP 21/08/2018
Área: Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa

¿Se cuenta con un manual de

1 funciones donde detalle como X ¤
realizar las actividades?

¿Se cumplen las actividades
2 inidcadas en el manual de X ¤
funciones?
¿Se realizan evaluaciones sobre el

3 X ¤ Al final de cada año
desempeño al frente de su funcion?
¿Con que frecuencia se realizan

4 X ¤ Una vez al año
las evaluaciones?
de Jalapa
PT: C-2 2/4 FECHA


¿Se cuentan con Recursos

5 tecnologicos adecuados para X ¤
realizar sus funciones?
¿La segregacion de funciones es la

6 X ⊙
adecuada en este departamento?
¿Se estan cumpliendo las metas y

7 X ¤
objetivos en el departamento?
de Jalapa
PT: C-2 3/4 FECHA


¿Se cuenta con manual de

8 procedimientos para la ejecucion X ⊙
de programas?
¿Se supervisan los programas en

9 X ¤
ejecucion?
¿Entregan un informe con el

10 X ¤ Por programa
control de los programas?
¿Se ejecutan los programas

11 X ¤
establecidos durante el año?
¿Se tienen programas de apoyo

12 educativo con un nivel mas alto X ¤
de importancia?
¿El presupuesto asignado para

13 este departamento es suficiente X ¤
para ejecutar los programas?
¿Qué acciones se toman al no

poder llevar a cabo eficientemente
14 X ¤
un programa por falta de
presupuesto?
de Jalapa
PT: C-2 4/4 FECHA


¿Se cuenta con un manual de

15 funciones donde detalle como X ¤
realizar sus actividades?
Cada vez que se realiza un cambio

16 en alguna actividad se le notifica ¤
en tiempo a todos los interesados
e. MONITOREO
¿Las tareas asignadas a su cargo

17 X ¤
sobrepasa su capacidad?
¿Se cuenta con personal necesario

18 X ¤
en este departamento?
¿Se ha coordinado con recursos

19 humanos para ocupar las vacantes X ¤
en el departamento?
Nombre del cuestionado: Licda. María Mercedes

de Jalapa
PT: C-3 1/2 FECHA

Realizado Por: BBCP 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


Son instrumentos que permiten medir el cumplimiento o alcance de las metas de

ciertos procesos o departamentos. El Departamento De Fortalecimiento a la
Comunidad Educativa, cuenta con Indicadores de Gestión los cuales se llevan a cabo
con una evaluación que se realiza de forma anual para medir el rendimiento que han
1.1 C-2
tenido durante el año. También realizar monitoreos constantes en las escuelas para
verificar si están implementando los programas correctamente. Este departamento ha
creado una junta directiva conformada por padres de familia para tener mayor
control en los programas.
La Jefa interina de este Departamento verifica que el presupuesto sea distribuido de

igual manera para todos los programas de apoyo puestos en practica, que el material
de apoyo que es enviado por el Ministerio de Educación hacia la Dirección
Departamental de Educación de Jalapa sea distribuido a cada una de las escuelas, y
2.1 C-2
así llevar a cabo los objetivos. Según información proporcionada por la jefa interina
del Departamento a evaluar, no cuenta con personal suficiente para el apoyo del
cumplimiento de los programas establecidos, no es posible avanzar lo suficiente para
llevar a la ejecución los programas a todas las escuelas del departamento.
3.1 Fortalezas
El actual jefe interino del Departamento labora para la institución desde hace 19
3.1.1 años, esto permite que los procesos y procedimientos tengan seguimiento oportuno, C-2
el cual reducirá tiempo ya que se tiene conocimiento de todos los pasos a seguir
Se lleva control de los programas establecidos y se supervisa el cumplimiento de

3.1.2 C-2
cada uno constantemente.
Se cuenta con evaluación presencial del rendimiento de cada colaborador dentro del
3.1.3 C-2
departamento realizado anualmente.
de Jalapa
PT: C-3 2/2 FECHA

Realizado Por: BBCP 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


3.2 Debilidades
3.2.1 Omisión de firma del Director en las solicitudes internas C-2
3.2.2 Insuficiencia de Insumos C-2

3.2.3 Falta de Personal B3-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: C-4 1/3 FECHA


TITULO: Omisión de firma del Director en las solicitudes Internas

Se detectó por Norma 2.11 Emisión de Informes Debido al Debilidad en la El Director Departamental
cuestionario de Control “Normas Generales de Control Interno” reciente ejecución de debe planificar o tener un
Interno y entrevista que de la Contraloría General de Cuentas cambio de programas de apoyo plan de apoyo, para que las
las solicitudes internas señala: “Que la máxima Autoridad debe Director que administra el solicitudes sean firmadas en
como la compra de velar por que los informes internos y Departamental Departamento de el tiempo estipulado y así
insumos, programa de externos, se elaboren y presenten en razón por la Fortalecimiento a la no afectar los plazos fijados
proyectos y ejecución de forma oportuna. Forma parte del cual ha Comunidad Educativa para el cumplimiento de los
los mismos, no cuentan Sistema Gerencial que ayude a la toma ocasionado por falta de programas que administra
con firma y sello del de decisiones oportunas y guarden demora en la autorización del el Departamento de
1 Director Departamental, relación con las necesidades de la revisión y Director Fortalecimiento a la C-2
debido al cambio de institución.” aprobación de Departamental. Comunidad Educativa.
autoridades en la solicitudes,
institución. programas y
proyectos del
DEFOCE.
de Jalapa
PT: C-4 2/3 FECHA


TITULO: Insuficiencia de Insumos

En la evaluación realizada Acuerdo Gubernativo No. 165-96 Falta de Falta de los insumos El Director Departamental
a la DIDEDUC de Jalapa emitido por el Ministerio de Educación respuesta necesarios para debe girar instrucciones por
se estableció por el 21 de mayo de 1996, Creación de las oportuna del cumplir con eficacia escrito al Coordinador de la
cuestionario de Control Direcciones Departamentales de Coordinador las actividades del Unidad de Adquisiciones y
Interno, la insuficiencia de Educación, Articulo 5 Organización de la Unidad Departamento de Contrataciones en atender
insumos (papelería y Interna, señala lo siguiente: “Las de Fortalecimiento a la con inmediatez las
útiles) en el Departamento Direcciones Departamentales de Adquisiciones Comunidad Educativa. solicitudes realizadas por
de Fortalecimiento a la Educación se organizarán con las y Departamento de
Comunidad Educativa. unidades técnicas y los recursos Contrataciones Fortalecimiento a la
2 humanos necesarios para dar a las Comunidad Educativa y C-2
cumplimiento a las funciones asignadas. solicitudes de proporcionar el insumo
Para el efecto, en un plazo no mayor de insumos suficiente, para el correcto
tres meses a partir de la vigencia del presentadas desarrollo de las
presente acuerdo, el Despacho por el actividades.
Ministerial de Educación definirá, con DEFOCE
base en estudios técnico, la estructura
organizativa de las Direcciones
Departamentales de Educación,
de Jalapa
PT: C-4 3/3 FECHA


TITULO: Falta de Insumos

emitiendo el Acuerdo Ministerial
respectivo y ordenando la programación
y asignación de los recursos financieros
que sean necesarios.
2 C-2
Firma:______________________________________________ Firma:______________________________________________
de Jalapa
PT: C-5 FECHA

Realizado Por: JVGA 21/08/2018


Creación de Organización de Padres de Familia.
(Evidencia)
C-3
1
◊
Comentario
Se debe crear una Organización de Padres De Familia según Decreto 16-2017 del
Congreso de la republica y Ley de Alimentación Escolar, Articulo. 12 Competencia.
Acuerdo Gubernativo 223-2017 de fecha 27 de octubre 2017. Reglamento de las
Organizaciones De Padres de familia -OPF- "El Ministerio de Educación atreves de la
Dirección Departamental de Educación será responsable de coordinar las gestiones
necesarias para el registro de las Organizaciones de Padres de Familia de niños
matriculados en su jurisdicción.
Firma:______________________________ Firma:___________________________________
de Jalapa
PT: C-6 FECHA

Realizado Por: JCIT 21/08/2018
CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Departamento Técnico Pedagógico


1 Carátula D
2 Programa de Auditoría D-1
3 Evaluación de Control Interno D-2
4 Cédula Narrativa D-3
5 Cédula de Hallazgos D-4
6 Cédula de Evidencias D-5
7 Cédula de Marcas D-6
de Jalapa
PT: D FECHA
Realizado Por: JPSS 21/08/2018
CARÁTULA

Equipo 7

Coordinador
201409133 José Pablo Santizo Santizo JPSS
Integrantes
201409031 Yosseline Analí Cotom Icho YACI
201409125 Edi Baudilio Herrera García EBHG
201409214 Gerson Josué Castro Gramajo GJCG
201409220 Floridalma Ofelia Coronado López FOCL
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: D-1 FECHA

Realizado Por: YACI 21/08/2018

No. DESCRIPCIÓN
1 Objetivos
Determinar el buen funcionamiento de las funciones del personal en el Departamento Técnico Pedagógico
1.1.1
en la Dirección Departamental de Jalapa.
1.1.2 Revisar las politicas y manuales de procedimientos del departamento
1.2.1 Revisar y documentar la planificación de programas que se realizan en el año
1.2.2 Revisar programas que actualmente se están ejecutando
1.2.3 Realizar Revisión del cumplimiento de los procedimientos emitidos
2 Alcance
Determinar el adecuado funcionamiento del Departamento Técnico Pedagógico, asi como la aplicación de
2.1
los programas.
Elaborado Revisado
por por
Establecer si existe Segregación de funciones D-2
3.1 GJCG JPMM
en cada unidad del Departamento Ψ
Confirmar la correcta aplicación de las D-2
3.2 GJCG JPMM
politicas para la ejecución de los programas al Ψ
Verificar si existe manual de Funciones y que D-2
3.3 GJCG JPMM
las mismas sean aplicables Ψ
3.4 Realizar Cédula de Hallazgos FOCL JPMM D-4
Firma:________________________________ Firma:_______________________________________
de Jalapa
PT: D-2 1/8 FECHA

Realizado Por: GJCG 21/08/2018

¿Existe manual de funciones para

Se encuentra en la página del
1 los colaboradores, y se implementa X Ж
Ministerio de Educación
en las funciones de sus puestos?
¿Se han recibido capacitaciones,

para el fortalecimiento de los
2 valores morales, principios y X ●● Reuniones y/o Capacitaciones
valores éticos del personal que
conforma el departamento?
¿Los integrantes del departamento

demuestran interés sincero en el
3 fortalecimiento de las relaciones X ⊙
fuera de la dirección
departamental?
¿Se realizan capacitaciones para

los colaboradores del Las capacitaciones se hace por lo
4 X ●●
departamento? menos una vez al mes
¿Con que frecuencia?
¿Cuántas capacitaciones se les ha

dado a los docentes de nivel
5 preprimaria en el periodo X Ώ
comprendido del 01 de enero al 31
de julio 2,018?
de Jalapa
PT: D-2 2/8 FECHA



6 primaria en el periodo X Ώ
de julio 2,018?

dado a los docentes de nivel básico
7 X Ώ
en el periodo comprendido del 01
de enero al 31 de julio 2,018?

8 diversificado en el periodo X Ώ
de julio 2,018?
¿Se cuenta con un profesional

Los mismos colaboradores son
especifico de la dirección
9 X encargados de capacitar a los
departamental, para dar estas
docentes
capacitaciones?
¿Existe algún control, que indique

si los docentes poseen los
10 materiales técnicos y didácticos X ⊙
para realizar sus actividades de la
mejor manera posible?
de Jalapa
PT: D-2 3/8 FECHA



Si su respuesta fue afirmativa,
Cada encargado de sección posee
11 indicar ¿cuál es el control que
su control
utiliza?
¿Existen programas de conciencia

12 X ⊙
social dirigidos a los alumnos?
Si su respuesta es afirmativa, Lectura

13
indique por lo menos 3 programas. Comunicación
¿La planificación de las

actividades del periodo se hacen
14 antes de cada ciclo escolar o al X ω
iniciar el año vigente antes de que
inicie el ciclo escolar?
¿El Director, tiene algún trato

directo con los docentes para
fomentar el compromiso que el
15 X
departamento está realizando con
cada proyecto y actividad a
realizar?
¿Se tiene algún control sobre la

entrega de los materiales de
16 X ⊙
estudio hacia los docentes de
Jalapa?
de Jalapa
PT: D-2 4/8 FECHA


17 ¿Cuál es este control? Cada unidad posee su control
¿Se coordina actividades

18 extraescolares a nivel X ω
departamental?
¿Realizan alguna actividad o
19 proyecto de integración social para X ω
el estudiante?
Actividades culturales
20 ¿Qué actividades o proyectos? X
Actividades deportivas
¿Qué evaluaciones realizan para

21 las habilidades que puede poseer el X
estudiante?
¿Para el trámite de algún tipo de

documento para los estudiantes
22 X
(constancias, títulos, etc.) hay
alguna tarifa monetaria?
¿Se cumple con la segregación de

23 funciones para todo el personal del X ♀
departamento?
de Jalapa
PT: D-2 5/8 FECHA


¿Cada proyecto o actividad a

realizar esta autorizada por el
Cada proyecto debe ser arobado
24 director del departamento, o puede X
por el Ministerio de Educación.
ser autorizada por cualquier otra
persona que no sea él?
¿Se cuenta con el suficiente

recurso humano para la aplicación
25 X ♀
del departamento, en la dirección
de educación de Jalapa?
¿Se cumple con la jerarquía de

puestos, al tener contratiempos con
26 X √
proyectos o actividades del
departamento?
¿Existe algún programa para la

evaluación de riesgos que se pueda
27 X ω
generar en el transcurso de los
proyectos?
Si su respuesta fue afirmativa,

28 X
indique ¿Cuál es este programa?
de Jalapa
PT: D-2 6/8 FECHA


¿Hay un supervisor específico para

29 darle seguimientos a este X
programa?
¿Existe algún riesgo inherente, y

su contramedida para que este no
30 X
afecte el buen desempeño del
departamento?
¿De las tres secciones del

departamento cual es la más
31 X
probable a tener este tipo de
riesgo?
¿Se posee con un plan de control

32 específicamente para las funciones X ⊙
de los encargados de las secciones?
Se retroalimenta a los encargados

33 sobre el control que se debe tener X
en el trabajo que realizan
Cada encargado tiene un control

34 diferente según el nivel que tiene a X
su cargo
de Jalapa
PT: D-2 7/8 FECHA


¿El/La encargado (a) y los asesores

de Educación especial tienen un
35 X
control de sus actividades diferente
al de los demás?
¿Cuenta con un plan de acción

36 X
para disminuir los riesgos? ¿Cuál?
¿Existe la retroalimentación
constante dentro de los jefes de
37 sección para con su personal a X ●●
cargo para el buen desempeño de
sus funciones?
¿Los diferentes encargados tienen

38 X
comunicación entre ellos mismos?
Toda la información importante es

39 X Por medio de correo electrónico
comunicada de forma escrita
de Jalapa
PT: D-2 8/8 FECHA


¿Se le comunica rápido y

efectivamente al personal del
40 departamento sobre algún cambio X
que se efectué dentro de la
dirección departamental?
¿La información se recibe de

41 X ⊙
forma concreta y anticipada?
e. MONITOREO
¿Con que frecuencia se monitorean

42 X
las intuiciones educativas?
¿Se tiene un plan para el

43 monitoreo constante en la parte del X
docente? ¿Cuál?
¿Se tiene un plan para el

44 monitoreo constante en la parte X
escolar? ¿Cuál?
¿Existe un profesional dentro del

45 departamento para el monitoreo de X ⊙
cada sección académica?
Nombre del cuestionado: Lic. Victor Augusto Valladares Aguirre

de Jalapa
PT: D-3 1/3 FECHA

Realizado Por: EBHG 21/08/2018
CÉDULA NARRATIVA


1.1 Proceso:
El propósito del departamento Técnico Pedagógico es organizar, planificar,

coordinar, evaluar y dar seguimiento a todas las acciones de las diferentes secciones
de este departamento, en relación a programas, proyectos, actividades y eventos para
la mejora educativa. Implementación de instrumentos de monitoreo para obtener
resultados y avances de la calidad educativa del departamento de Jalapa. En base a
Ж
los lineamientos del Ministerio de Educación, a través de la dirección general de la
calidad educativa.
Ф
Para esto la Dirección Departamental elabora un plan operativo anual (POA) el cuál
es revisado y autorizado por el jefe del departamento así como el Director
Departamental, también se realizan alianzas con Instituciones privadas,
gubernamentales y no gubernamentales para mejorar el desarrollo educativo en el
departamento de Jalpa.
1.2 División del Trabajo
El Departamento Técnico Pedagógico está formado de tres secciones:

1. Sección de Entrega Educativa
Es la sección más amplia del departamento técnico pedagógico, y en ella se
coordinan todos los proyectos de los distintos niveles académicos.
La coordinadora es responsable de clasificar, organizar, dirigir, monitorear, evaluar y
dar seguimiento en cuanto a programas de esta Sección, que tengan relación con las
Ж
actividades escolares, formación docente, capacitaciones, talleres, seminarios y
elaborar documentos oficiales.
Ф
También hacen entrega de útiles escolares y material didáctico para los docentes de
las instituciones escolares dentro del departamento de Jalapa.
Programas y Alianzas: Programas de educación, en los cuales se da capacitación a
los docentes y el respectivo seguimiento de cada progama, y en muchos de estos
programas se involucran empresas privadas y organizaciones que se encuentran en
alianza con el MINEDUC.
de Jalapa
PT: D-3 2/3 FECHA

CÉDULA NARRATIVA

Innovación Metodológica: Es aquel programa en el cual se capacita al docente de

cómo actuar y los métodos que se pueden utilizar en su docencia.
Competencia Lingüística: En este programa se da a conocer la cultura y los lenguajes

de Guatemala, y se le enseña al alumno el segundo idioma de su origen.
Adicional, se encuentra la coordinación de educación especial; la cual es la
encargada de coordinar, supervisar y asesorar la creación y funcionamiento de los
servicios, actividades y equipos interdisciplinarios de atención educativa para la
población con necesidad educativa especial con o sin discapacidad del departamento
de Jalapa.
Ж
2. Sección se Aseguramiento de la Calidad
En esta sección se asesora y se da seguimiento a los expedientes que ingresan como,
Ф
ampliación de títulos de los centros educativos, analizar y verificar sus expedientes
en incrementos de cuotas, validación de códigos de alumnos, validación de estudios
de los alumnos por cambios de centros educativos, evaluación de estudiantes
próximos a graduarse de nivel básico y diversificado para el mejoramiento de la
educación.
3. Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar

En esta sección se da el seguimiento de la impresión de títulos o diplomas de todos
los centros educativos en sus diferentes carreras, de las que los alumnos se gradúan,
también ven el desarrollo del buen uso del subsidio escolar que otorga el mineduc a
los centros educativos por cooperativa del departamento de Jalapa.
de Jalapa
PT: D-3 3/3 FECHA

CÉDULA NARRATIVA


Los registros de las operaciones que realiza el departamento, se integran en

computadores asignados a cada colaboradorpara el buen cumplimiento de sus
funciones laborales.
Los oficios y acuerdos ministeriales que son emitidos por el MINEDUC forman D-5
parte de esta documentacion.
El manual de funciones de cada puesto de trabajo, también es parte de los

documentos que se poseen para las operaciones del departamento.
3.1 Fortalezas
3.1.1 Integración de equipo fortaleciendo principios, valores éticos y morales.
3.1.2 Capacitación constante a los docentes
Monitoreo constante de cada uno de los distintos proyectos ejecutados por cada una
3.1.3
de las secciones del departamento.
3.2 Debilidades
3.2.1 Falta de Personal B3-4
3.2.2 Insumos Insuficientes para Capacitaciones D-4
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: D-4 FECHA

Realizado Por: FOCL 21/08/2018

TITULO: Insumos Insuficientes para Capacitaciones

En la evaluación de Acuerdo Gubernativo No. 225-2008 Falta de Que se realicen de El Jefe del Departamento
Control Interno realizada emitido por el Ministerio de Educación gestión, forma deficiente las Técnico Pedagógico debe
en el Departamento el 12 de septiembre 2008, Reglamento coordinación y capacitaciones que se gestionar y darle
Técnico Pedagógico se Orgánico Interno del Ministerio de seguimiento programan para el seguimiento a la solicitud
determinó, la falta de Educación en su Artículo 7: por parte del personal del de insumos a la unidad de
insumos, como papelería y DIRECCIÓN GENERAL DE Jefe del departamento, a los Almacén, y así contar con
útiles de oficina para la GESTIÓN DE CALIDAD Departamento directores y docentes los recursos necesarios para
realización de las EDUCATIVA literal a) que establece: Técnico de los centros impartir de manera eficaz y D-3
1 diferentes capacitaciones, “Establecer y definir las modalidades de Pedagógico, educativos del eficiente las capacitaciones
tanto al personal del entrega pedagógica y de gestión del para solicitar a Departamento de a cargo del Departamento ♀
Departamento Técnico subsistema escolar formal…”; y literal la unidad de Jalapa, ante la falta de Técnico Pedagógico.
Pedagógico, como a los d) que establece: “Fomentar e impulsar Almacén los los insumos,
directores y docentes de las distintas modalidades de entrega insumos exponiendo uno de
los centros educativos del educativa, metodologías de enseñanza necesarios los objetivos
Departamento de Jalapa. aprendizaje…”. para impartir principales del
capacitaciones. Departamento
Técnico Pedagógico.
Firma:________________________________________________ Firma:_____________________________________________
de Jalapa
PT: D-5 1/7 FECHA



Carta de Supervisión de Centros Educativos
(Evidencia)
D-3
1
ω
Comentario
Esta carta se envía para que se puedan supervisar todos los centros educativos del
departamento
de Jalapa
PT: D-5 2/7 FECHA



Acuerdo Ministerial No. 547-2014
(Evidencia)
D-3
2
ω
Comentario
Este acuerdo indica el objetivo de delegar a las Direcciones Departamentales en recibir,
analizar,evaluar y resolver gestiones en los centros educativos, academias de cursos libres
y centros de aprendizaje asi como tambien dar solución a expendientes presentados a la
dirección departamental.
de Jalapa
PT: D-5 3/7 FECHA



Acuerdo Ministerial No. 2323-2013
(Evidencia)
D-3
3
ω
Comentario
El acuerdo indica la incorporación de los nuevos distintivos y caracteristicas en el
procedimiento para la impresión de los titulos y diplomas emitidos por el ministerio de
educación, asi como el instructivo para la elaboración de los mismos.
de Jalapa
PT: D-5 4/7 FECHA



Resolución Administrativa No. 192-2018
(Evidencia)
D-3
1
ω
Comentario
La resolución presenta un informe detallado del monto del subsidio que se proporciona a
cada Institución Educativa por Cooperativa de basico y diversificado. El monto que se
entrega debe ser de acuerdo a un porcentaje por cada alumno que asista a dicha
institución.
de Jalapa
PT: D-5 5/7 FECHA



Dictamen SAC/UAC/DTP No. 131-2018
(Evidencia)
D-3
1
ω
Comentario
El dictamen confirma que se tiene a la vista constancias firmandas y selladas por los
supervisores educativos en el que indican haber verificado contar con el espacio fisico y
personal calificado asi como los listados de alumnos de los centros educativos que sufre
modificaciones y no modificaciones por lo cual su aval para el incremento o disminución
del subsidio proporcionado para los centros educativos por cooperativa.
de Jalapa
PT: D-5 6/7 FECHA



Manual de Funciones, Organización, y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación -DIDEDUC-
(Evidencia)
D-3
1
Ж
Comentario
En este Manual se la estructura, las funciones y la descripción de puestos en el cual se
base el Departamento Ténico Pedagógoco de la Dirección Departamental de Jalapa.
de Jalapa
PT: D-5 7/7 FECHA



ACUERDO GUERNATIVO NÚMERO 35-2015
(Evidencia)
D-3
1
ω
Comentario
El acuerdo publicado indica el reglamento de la ley de las instituciones por cooperativa
de enseñanza, asi como el aporte que dan las instituciones a la educación avalado por el
Gobierno de Guatemala y autorizados por el Ministerio de Educación.
Firma:_______________________________ Firma:_____________________________________
de Jalapa
PT: D-6 FECHA

CÉDULA DE MARCAS


11 Observación ⊥
16 Incumplimiento del Manual de Funciones ♀
Firma: Firma:
de Jalapa
ÍNDICE
Área: Seguimiento a los Hallazgos del año 2016


1 Carátula E
2 Seguimiento a los Hallazgos del año 2016 E-1
de Jalapa
PT: E FECHA
CARÁTULA
Área: Seguimiento a los Hallazgos del año 2016

Junta Directiva

Junta Directiva J.D.
Integrantes
201409133 José Pablo Santizo Santizo JPSS
201504603 Jayna Michelle Lorenti Martinez JMLM
201409072 Cristian Danilo García López CDGL
201409101 Carmen Elizabeth Argüello Alvarez CEAA
201408880 Marlon Ivan Feliciano Lopez MIFL
Firma: Firma:
de Jalapa
PT: E-1 1/17 FECHA

Realizado Por: J.D. 21/08/2018
SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS DEL AÑO 2016
Entidad: Dirección Departamental de Educación Jalapa

I. HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

a. Área Administrativa
1. Compras
RECOMENDACIÓN
No. HALLAZGO NO PARCIALMENTE COMENTARIOS
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizada a la DIDEDUC de Jalapa el 21 de agosto de
Falta de presupuesto 2018, se comprobó por medio de custionario de control interno, entrevista y
para la compra de observación directa, que la unidad tiene un archivo especial para el
1 X
archivos en la resguardo de los documentos y/o expedientes utilizados para el proceso de
Unidad de Compras compra de insumos, bienes y servicios solicitados por las diferentes
unidades.
En la evaluación realizada a la Unidad de Adquisiciones el 21 de agosto de

Falta de Inducción
2018, se comprobó por medio de cuestionario de control interno y
del Manual de
entrevista, que el personal de nuevo ingreso no se le da la inducción
2 Funciones, x
correspondiente para conocer sus funciones a desempeñar y no se le da
Organización y
cumplimiento de conformidad con el acuerdo 09-03 de la Contraloria
Puestos
General de Cuentas.
de Jalapa
PT: E-1 2/17 FECHA


2. Inventario
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizada el 21 de agosto de 2018, se comprobó por medio

Bodega inadecuada de custionario de control interno, entrevista y observación directa, que la
para el resguardo de Unidad de Inventarios realizó cambio de ubicación de la bodega para el
3 X
bienes de la unidad resguardo de los inventarios; sin embargo, la nueva ubicación no tiene el el
de Inventarios ambiente adecuao para el correcto funcionamento de la bodega,
identificando que en el lugar existe mucha humedad y falta de ventilación.
de Jalapa
PT: E-1 3/17 FECHA


3. Almacén
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizada a la Unidad de Almacén el 21 de agosto de 2018,

se verificó por medio de cuestionario de control interno, entrevista y
No se cuenta con un
observación directa, que el control de las existencias se maneja por medio
sistema informático
4 X de tarjetas Kardex previamente autorizadas y sellados por la Contraloria
para el control de las
General de Cuentas. En el año 2016 se resalto la necesidad de contar con el
existencias
sistema de almacén estipulado en el Manual de procedimientos del
Ministerio de Educación, pero este no se ha implemntado a la fecha.
de Jalapa
PT: E-1 4/17 FECHA


4. Servicios Generales
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
Deficiencia en la En la visita de campo realizada a la Unidad de Servicios Generales

oportuna y adecuada mediante entrevista y cuestionario de control interno a la Coordinadora, se
5 asignación de X indicó que se utilizan los formularios "SER-FOR-16", basados en la Norma
vehículos para uso de ISO 9000 y adoptados para el buen control de asignación oportuna y
comisiones oficiales adecuada de los vehiculos.

Falta de firmas de 2018, se comprobó por medio de cuestionaro de control interno, entrevista
autorización en las y observación directa, que el formulario "SER-FOR-12 SOLICITUD DE
6 solicitudes de uso de X VEHICULOS" es firmado, autorizado y sellado únicamente por el Director
vehículos por la Departamental. En caso de ausencia del Director, la encargada de realizar el
autoridad superior proceso de autorización es la Jefa del Departamento Administrativo
Financiero.
de Jalapa
PT: E-1 5/17 FECHA


RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

2018, se comprobó por medio de cuestionaro de control interno, entrevista
y observación directa, que el formulario "SER-FOR-12 SOLICITUD DE
Registro inadecuado
7 X VEHICULOS", si lleva un control adecuado y actualizado de las bitácoras
en las bitácoras
donde se describen las fechas y hora de entrada y salida de los vehiculos y
asi tambien como el control sobre los accesorios incluidos al momento de la
salida.
de Jalapa
PT: E-1 6/17 FECHA


5. Recursos Humanos
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

Falta de Manuales de de cuestionario de control interno, entrevista y observación directa, que la
8 Funciones y X Dirección Departamental de Educación de Jalapa, no tiene un manual
Procedimientos propio de funciones y procedimientos que especifique detalladamente como
realizar las diferentes funciones y procedimientos administrativos.
Frecuencias de
errores en el llenado
de documentos
de cuestionario de control interno, entrevista y observación directa, que la
manuales por los
Sección de Recursos Humanos persisten los errores como: nombres escritos
9 supervisores que X
de manera incorrecta y números de documentos de identificación erróneos,
trasladan
provocando atrasos en las gestiones realizadas por el personal de la
información al
Dirección Departamental.
personal de Recursos
Humanos
de Jalapa
PT: E-1 7/17 FECHA


RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

Deficiencia por 2018, se comprobó por medio de cuestionaro de control interno, entrevista
pagos realizados a y observación, que al momento de supensión o baja de personal, el puesto
10 docentes por X se entrega regularmente el primer día de cada mes en el periodo entre
concepto de baja o febrero y agosto; las personas encargadas de darle seguimiento a los
suspensión. expedientes respectivos culminan su proceso y delegan responsabilidades a
la ONSE (Oficina Nacional de Servicio Civil).
de Jalapa
PT: E-1 8/17 FECHA


6. Informática
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

y observación, que la Unidad de Informática dispone de una licencia de
El servidor que antivirus marca "ESET NOT 32", el cual se encarga de realizar chequeos
11 contiene el antivirus X diarios por medio de servidor automático que controla todo el sistema de la
se encuentra dañado institución. Con el fin de minimizar el riesgo a que el sistema de
información sea propenso a ataques cibernéticos, debido a que este
antivirus protege contra virus Troyanos, programas espías y Adware, asi
como amenazas desconocidas.
de Jalapa
PT: E-1 9/17 FECHA


7. Jurídico
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizadad a la DIDEDUC de Jalapa, el 21 de agosto de

Falta de sustitución 2018, se comprobó por medio de cuestionario de control interno, entrevista
12 oportuna del jefe en X y observación directa, que el puesto de Jefe de Unidad Jurídica se encuentra
la Unidad Jurídica vacante desde hace dos años. Sin embargo, se verificó y confirmó que la
convocatoria para optar al puesto ya se encuentra en proceso.
de Jalapa
PT: E-1 10/17 FECHA


a. Área Financiera
1. Contabilidad
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizadad el 21 de agosto de 2018 a la Unidad de

Falta de backup
Informática se determinó por medio de cuestionario de control interno,
digital en la
entrevista y observación directa, que todos los documentos se encuentran
13 documentación del X
registrados dentro del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN); sin
Comprobante Único
embargo no se realizan copias fisicas ni digitales adicionalmente a las
de Registro (CUR)
ingresadas en su momento.
de Jalapa
PT: E-1 11/17 FECHA


2. Presupuesto
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizada el 21 de agosto de 2018 a la DIDEDUC de

Falta de personal en
Jalapa, se comprobó por medio de cuestionario de control interno,
las áreas de compras,
14 X entrevista y observación directa, que no existe segregación de funciones en
recursos humanos y
las unidades y secciones mencionadas, esto debido a que la DIDEDUC de
presupuesto
Jalapa es calificada de tipo "A" .
de Jalapa
PT: E-1 12/17 FECHA


3. Tesorería
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación realizada el 21 de agosto de 2018 a la DIDEDUC de

Jalapa, se determinó por medio del método de entrevista que la señorita
Falta de capacitación
Emma Elizabeth Quijada encargada de la Unidad de Tesoreria no recibe
15 al personal de la X
capacitaciones periódicas sobre sus responsabilidades, esto genera que no
Unidad de Tesorería
se desarrollen sus atribuciones en su totalidad, sin olividar que no se
brindan herramientas actualizadas para la realización eficiente de su trabajo.

Aplicación errónea a la Sra. Emma Elizabeth Quijada Sandoval encargada de la Unidad de
16 de procedimientos de X Operaciones de Caja, que el procedimiento de arqueo de caja no presenta
arqueos de caja deficiencias al momento de su realizacón, debido a que se efectúan de
forma sorpresiva o sin previo aviso a los responsables con el fin de realizar
un proceso transparente y objetivo.
de Jalapa
PT: E-1 13/17 FECHA


RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

Falta de control en 2018, se comprobó por medio de cuestionaro de control interno, entrevista
documentación de y observación directa, que la documentación que da soporte a los cheques
17 X
soporte de cheques pagados como: facturas, recibos, cotizaciones corros y ordenes de compra,
pagados se encuentran debidamente adjuntas a los cheques vouchers, los cuales se
archivan de forma cronológica para mantener su orden y control adecuado.
de Jalapa
PT: E-1 14/17 FECHA


I. HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO DE LEYES Y NORMAS

a. Área Administrativa
1. Compras
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

Desconocimiento de de cuestionario de control interno y entrevista, que en la Unidad de
las Disposiciones Adquisciones no se tiene conococimento de las Disposiciones Legales y
18 X
Legales referentes a Fiscales referentes a las retenciones del impuesto al Valor Agregado (IVA);
la retención de IVA unicamente tienen conocimiento de las Retenciones del Impuesto Sobre la
Renta (ISR).
de Jalapa
PT: E-1 15/17 FECHA


2. Servicios Generales
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA

Falta de coordinación
y supervisión del
y observación directa, que a principios del año 2018 se trasladaron a las
adecuado
nuevas intalaciones ubicadadas en la 2da Avenida Final frente al complejo
mantenimiento de la
19 X deportivo de Jalapa, la cual favorece al desarrollo de las actividades
infraestructura de la
realizadas. Dentro de las intalaciones se mantiene un clima laboral
Dirección
adecuado por medio de procesos administrativos del orden y limpieza de las
Departamental de
instalaciones y la coordinación de la Unidad de Servicios Generales, que se
Jalapa
encarga de supervisar el funcionamineto adecuado.
de Jalapa
PT: E-1 16/17 FECHA


3. Recursos Humanos
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
En la evaluación de control interno realizada a la Sección de Recursos

Humanos el 21 de agosto de 2018, se verificó por medio de cuestionario de
Incumplimiento del
control interno, entrevista y observación directa, que los encargados del
Plan de Jubilaciones
plan de jubiliaciones del personal docente y administrativo, si ha realizado
20 por parte del X
el respectivo seguimiento a los tramites de jubliación que solicitan, en el
personal de Recursos
perido comprendido de febrero a agosto de cada año; y que al momento de
Humanos
la evaluación se verifico que el proceso depende de la ONSEC y no
únicamente la Unidad de Recursos Humanos de la DIDEDUC de Jalapa.
En la evaluación de control interno realizada a la Sección de Recursos

Humanos el 21 de agosto de 2018, se determino por medio de cuestionario
Incumplimiento de control interno, entrevista y observación directa, que se utilizan
21 los Manuales de X lineamientos normativos que al MINEDUC otras leyes aplicables a la forma
Selección de Personal de contratación del personal para cada unidad que lo requiera según las
leyes específicas de contratación de personal, asi como las Normas
Generales de Control Interno Gubernamental.
de Jalapa
PT: E-1 17/17 FECHA


b. Área Financiera
1. Tesorería
RECOMENDACIÓN
CUMPLIDA N/A
CUMPLIDA CUMPLIDA
Incumplimiento al
reglamento interno En la evaluación realizada el 21 de agosto de 2018, se determinó por medio
de Trabajo, se de cuestionario de control interno, entrevista y observación directa, que la
22 permite el ingreso de X Unidad de Tesoreria esta ubicada donde existen dos unidades mas (Unidad
personal no de Presupuesto y Unidad de Analisis Documental); lo cual genera que
Autorizado a la personas ajenas a la unidad puedan tener acceso.
Unidad de Tesorería
Fecha y hora del cuestionario: Martes, 21 de Agosto de 2018 de 09:00 a 10:00 a.m.

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Dirección Departamental de Educación

No. DESCRIPCIÓN Referencia

Carné Nombre Iniciales

PT: A-1 1/2 FECHA

Si el Director de la Dirección Departamental de Educación Jalapa depende directamente Ministerio de

PT: A-1 2/2 FECHA

Verificar si el perfil de la persona cuenta con

Verificar información general con respecto al

Evaluar la organización y disposición que

PT: A-2 1/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Integridad, valores éticos y comportamientos de los ejecutivos clave

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

¿Los funcionarios responden

¿Cuáles son los principales

¿Se ha comunicado eficazmente el

Algunas atribuciones importantes

PT: A-2 2/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

¿La DIDEDUC cuenta con un

¿La institución cuenta con un

Ejecutan varios programas para

PT: A-2 3/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

Por ser nuevo como Director

A traves del Departamento

¿al llevar poco tiempo como

PT: A-2 4/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

Si cuenta con experiencia ya que

Al ser Director departamental,

Vela porque todas las metas

PT: A-2 5/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

Cada Jefe, coordinador o

Los procesos administrativos, los

Tiene como objetivo esencial

Viabilizar la adecuada prestación

PT: A-2 6/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

¿En materia financiera de la

No cuenta con asesores

PT: A-2 7/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

¿Cuentan con politicas internas en

Las Politicas Internas las propone

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

PT: A-2 8/8 FECHA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

No. Cuestionamientos Si No N/A Ref. Marca Comentarios

¿Qué tipo de documentos que Se comunca por medio de Oficios

Nombre del cuestionado: Licda. Ingrid Jeaneth Estrada Estrada

Fecha y hora del cuestionario: 21 de Agosto de 2018, a las 10:00 a.m.

PT: A-3 FECHA

No. DIAGNÓSTICO Referencia

Para la segunda visita se realizado el Cuestionario de Control Interno, la persona

La principal fortaleza en la dirección de la DIDEDUC de Jalapa, es la amplia