Upravljanje Projektima 2.

kolokvij

1. Definirajte i navedite osnovne sudionike na projektu!

To su osobe ili organizacije koje su aktivno uključene ili imaju pozitivan ili negativan utjecaj
na obavljanje projektnih aktivnosti i konačan rezultat projekta. Osnovni projektni sudionici su:
voditelj projekta (projektni menadžer), korisnik, organizacija koja je izravno uključena u
izvođenje projekta, članovi tima za izvođenje projekta, financijer projekta te utjecajne
organizacije. Ponekad se kao potencijalni sudionik navodi i project management office (PMO).
2. Navedite i objasnite različite podjele sudionika na projektu!
Uz općenitu podjelu na unutarnje i vanjske postoji i podjela na primarne i sekundarne projektne
sudionike.
Primarni sudionici su oni pojedinci i organizacije koji imaju ugovornu i/ili zakonsku obvezu
prema projektnom timu te posjeduju odgovornost i autoritet da upravljaju projektnim resursima
u skladu s definiranim rasporedom, troškovima i rezultatima (vlasnik projekta/sponzor,
generalni i funkcionalni menadžer, kupci, dobavljači, kreditori).
Sekundarni sudionici su oni koji ili izravno utječu na projekt ili pak projekt utječe na njih, ali
nemaju nikakvih formalnih veza s projektom niti obaveza prema njemu (društvene, političke i
profesionalne organizacije, javnost, konkurenti, mediji, lokalna zajednica).
3. Definirajte pojam voditelja projekta i navedite njegove osnovne zadaće i odgovornosti!
Voditelj projekta je osoba na čelu tima odgovorna za uspjeh projekta. Ona sudjeluje u
identifikaciji problema i koncipiranju projekta te rukovodi članovima tima i vodi računa o tome
da se projekt završi na najbolji mogući način.
Odgovornosti: nadzor troškova, održavanje termina, odgovornost za projektni tim, upravljanje
projektnim aktivnostima, poštivanje internih pravila i dogovora, komunikacija unutar tima,
priprema i provođenje projektnih sastanaka.
Zadaci: oblikovanje projektne organizacije, oblikovanje informacijskog sustava projekta i
komunikacije, sudjelovanje u kreiranju projektnog tima, koordinacija i vođenje tima, raspodjela
poslova unutar tima, aktivno provođenje potrebnih usuglašivanja, praćenje napredovanja
projekta, informiranje odgovornih instanci o napredovanju projekta, izrada izvješća o stanju
projekta, upravljanje projektnom dokumentacijom.
4. Navedite potrebna znanja, vještine i osobine voditelja projekta (projektnog
menadžera)!
Potrebna znanja: stručna znanja, specifična znanja o projektnom menadžmentu, skup temeljnih
interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije, opća znanja o sociologiji, psihologiji,
socijalnoj psihologiji, antropologiji i političkim znanostima, administrativna i organizacijske
znanja.
Vještine: konceptualne vještine, vještine rada s ljudima, tehničke vještine, vještine oblikovanja.
Osobine: pošten, graditelj tima, organizator i planer, inteligentan, stabilan, komunikator, zna
riskirati, samouvjeren i siguran, prilagodljiv, energičan, sposoban za rješavanje sukoba,
motivator.
5. Kako biste definirali sastav i izbor projektnog tima?
Što se sastava tiče, smatra se optimalnim ako se angažiraju interni i vanjski projektni sudionici.
Interni sudionici već poznaju stanje u poduzeću u kojem rade, a vanjski uglavnom imaju znatno
šire iskustvo i sposobnost objektivnog uočavanja i rješavanja konkretnih problema. Također se
najboljim rješenjem smatra i kombinacija specijalista i poznavatelja stvari. Prvi trebaju biti
nositelji primjene pojedinih metoda i tehnika u svakom konkretnom slučaju, dok drugi trebaju
nastojati racionalno primijeniti predložene metode i tehnike u svakom konkretnom slučaju.
Kvalifikacije osoblja u timu ovise o vrsti problema koji se rješava, no poželjno je da tim bude
sa širokim spektrom kvalifikacija. Izbor članova projektnog tima treba izvršiti iz reda onih
kadrova koji rade na sličnim poslovima sadržanim u kompletnom projektu, vodeći računa da to
budu oni najstručniji. Pri izboru članova tima potrebno je paziti na veličinu istoga, gdje se
projektni tim koji nema više od deset članova smatra zadovoljavajućim.
6. Koja je razlika između tima i radne skupine?
Projektni tim je stručna skupina koja je zadužena za neposrednu izvedbu projekta, a čine ga
projektni menadžer i članovi projektnog tima. Radna skupina je interdisciplinarno udruživanje
istraživača u svrhu provođenja istraživačkih aktivnosti koje bi bile teže ostvarive korištenjem
tradicionalnih financijskih mehanizama (primjerice vladinih agencija). Takve skupine postoje
sve do ispunjenja postavljenog zadatka.
7. Navedite i objasnite različite uloge pojedinca u timu!
1. organizator - osoba koja ima smisla za detalje, voli da sve bude obavljeno kako valja i dobro
organizirano
2. predsjedavajući - osoba koja zna voditi rad grupe, prepoznaje kvaliteta članova, usmjerava
ih te im daje prave uloge
3. ekspert - osoba koja najviše zna i posjeduje stručnost u pogledu nekog problema koji treba
riješiti
4. vanjski autoritet - osoba koja predlaže rješenja do kojih je došla prenošenjem iskustva iz neke
druge, slične sredine
5. lider- osoba koja se nameće kao vođa, voli akciju, pokreće članove grupe te ih usmjerava,
zanimaju je sljedbenici, a ne iskorištenje potencijala članova
6. kritičar- osoba koja stalno ocjenjuje tuđi rad, postavlja se negativno prema svemu, lako nalazi
greške u prijedlozima
7. kreativac- osoba koja uvijek ima originalne ideje o problemima koji se rješavaju, tiha i
nenametljiva
8. birokrat- osoba koja se pridržava svih pravila i zakonskih formulacija te rado na to podsjeća
druge
9. klimavac- osoba koja disciplinirano i pedantno izvršava sve što je dogovoreno i sa svime se
slaže, bez vlastitih ideja
10. društveni tip- osoba koja je dobar slušatelj i lako se sa svima sprijateljuje i komunicira
11. finalizator- osoba koja vodi brigu o estetskom izgledu, da se dogovoreno provede u djelo,
temeljita i pedantna
8. Navedite osnovne faze pri formiranju projektnog tima!
1. plan za formiranje tima
2. pregovori s članovima tima
3. organiziranje tima
4. održavanje prvog sastanka
5. postizanje lojalnosti članova tima
6. izgradnja komunikacijskih kanala
7. usmjeravanje aktivnosti
8. uključivanje aktivnosti formiranja tima u aktivnosti vezane za projekt
9. Navedite i objasnite vrste projektnog tima!
1. funkcijski timovi- svaki tim radi pod nadzorom specijaliziranih linijskih menadžera koji
dolaze iz pojedinih organizacijskih odjela i funkcijskog menadžera. Odgovornost za rad na
projektu s vremenom se prebacuje s jedne funkcije na drugu
2. timovi lagane kategorije- njihova osobitost su funkcijski predstavnici koji imaju ulogu
projektnih menadžera. Zadatak im je raspoređivanje i usmjerivanje različitih projektnih
aktivnosti, a najveći broj odluka umjesto njih donose funkcijski menadžeri
3. timovi teške kategorije- jezgru čine lideri koji dolaze iz pojedinih funkcija. To su oni timovi
čiji menadžeri imaju potpunu odgovornost za uspjeh ili neuspjeh projekta
4. autonomni timovi/ timovi tigrova- timovi teške kategorije čiji su članovi izvučeni iz svojih
pojedinačnih funkcija i dodijeljeni projektu. Članovi timova zasebno su smješteni, a vođenje
projekta pripada generalnom menadžeru koji ima potpunu kontrolu resursa
5. autonomni timovi bez ega- nisu snažno vezani za postojeću strukturu. Često su na
informatičkim projektima u kojima je ego pojedinih programera velik te je potrebno svim
članovima tima dati jednaku mogućnost izvršenja posla
6. kirurški timovi- skupina osoba s jasno dodijeljenim zadacima, pri čemu pojedini članovi ne
pomišljaju raditi poslove drugih članova. Takvi timovi ne postižu sinergiju, ali su nužni za
projekte u kojima nisu dopustive improvizacije i pogreške
10. Definirajte i objasnite pojam motivacije projektnog tima!
Motivacija projektnog tima postiže se utvrđivanjem potreba što ih imaju članovi projektnog
tima. Proces smišljenog upravljanja ponašanjem ljudi pomoću ispunjenja njihovih iščekivanja
i potreba predstavlja proces motivacije. Postoje dva tipa motivacije:
1.Samomotivacija-Ljudi sami pronalaze i izvršavaju posao koji će zadovoljiti njihove
potrebe (unutarnja motivacija).
2.Menadžersko motiviranje-Odnosi se na menadžerovo motiviranje osoba raznim
metodama kao što su veća plaća, pohvale, napredovanje (vanjska motivacija).
Motivirani zaposlenici rade kvalitetnije, temeljitije i odgovornije.
11. Što obuhvaća analiza troškova?
1.utvrđivanje utrošaka-elementi proizvodnje(npr. sati rada radnika, sati korištenja strojeva).
2.utvrđivanje izdataka-uložena financijska sredstva.
3.utvrđivanje rashoda-potrošnja resursa radi stvaranja učinaka.
4.utvrđivanje gubitaka-izgubljeni resursi tokom proizvodnog procesa.
-Obuhvaća procjenu i planiranje troškova potrebnih za izvedbu projekta. To su procesi skupine
planiranja provedbe projekta. Počinje procjenom troškova pojedinih aktivnosti, odnosno
potrebnih novčanih sredstava kako bi se obavila određena aktivnost, skupina aktivnosti na
projektu ili projekt u cjelini. Vrši se nakon provedbe strukturne analize projekta do njegovih
najosnovnijih aktivnosti.
-Obuhvaća analizu: fiksnih troškova, varijabilne troškove, granične troškove, prosječne
troškove, ukupne troškove, cijena/ukupni prihod, poslovna dobit, granična poslovna dobit,
točka pokrića

12. Definirajte pojmove usiljenih vremena i troškova koji se koriste kod PERT/COST
metode?
usiljeno vrijeme – predstavlja vrijeme za koje se aktivnost može najranije završiti. Zapravo, to
je najkraće vrijeme izvršenja aktivnosti koje se ne može skratiti ni dodatnim mjerama, odnosno
ulaganjima.
usiljeni troškovi – nužni troškovi (ulaganja) koji osiguravaju izvršenje aktivnosti u najkraćem,
odnosno usiljenom vremenu
13. Pojasnite povezanost troškova i vremena u izvedbi projekta?
Analiza troškova ne može se tretirati neovisno o analizi vremena. Stoga je cilj ove analize uspostaviti
ovisnost troškova i vremenskog trajanje nekog projekta. Zbog toga je nužno procijeniti troškove svake
aktivnosti u funkciji njezina trajanja.

Lijeva slika prikazuje funkcionalnu ovisnost troškova o vremenu, a desna linearnu ovisnost
𝑛
troškova o vremenu. 𝑡𝑖𝑗 =normalno trajanje aktivnosti, 𝐶𝑖𝑗𝑛 =normalni troškovi, 𝑡𝑖𝑗
𝑢
= usiljeno
𝑢
trajanje aktivnosti, 𝐶𝑖𝑗 =usiljeni troškovi. Ako se projekt želi završiti za krače vrijeme, treba
uložiti više resursa, tj. troškovi će biti veći.
14. Što je kvaliteta i što sve utječe na kvalitetu projektnog rezultata?
Kvaliteta je stupanj do kojeg skup prirođenih karakteristika zadovoljava postavljene zahtjeve.
Kvaliteta je dosegnuta kada su dosegnuti unaprijed postavljeni zahtjevi. Na kvalitetu projektnog
rezultata utječu tri glavne skupine postupaka:
• planiranje kvalitete,
• osiguranje kvalitete - ulazni elementi, proces (tijek realizacije) i rezultat,
• kontrola kvalitete
15. Kako biste definirali organizacijsku strukturu i koja joj je primarna funkcija?
Pojam organizacijska struktura označava sastav, građu organizacije. Struktura je relativno
trajno obilježje organizacije. Struktura daje organizaciji obličje, odnosno predodređuje
specifičan način njenog funkcioniranja, te je prema tome struktura organizacije, u mjeri u kojoj
se svjesno oblikuje, i temeljni mehanizam upravljanja djelovanjem organizacija.
Glavna funkcija organizacijske strukture je organizacija materijalnih čimbenika, ljudskih
čimbenika, raščlanjivanja zadataka, upravljanja i menadžmenta, vremenskog redoslijeda
odvijanja poslova.
16. Navedite i kratko pojasnite vrste organizacijskih struktura!
-Funkcijska organizacijska struktura - organizacija poduzeća po “poslovnim funkcijama”,
“poslovima pojedinih funkcija” odnosno po “srodnim i sličnim poslovima”
- Divizijska organizacijska struktura - formiranje organizacijskih jedinica prema divizijama;
svaka divizija obavlja sve značajne poslove unutar same divizije, dok se ostali poslovi
centraliziraju (na razini poduzeća)
- Projektna organizacijska struktura – predstavlja privremenu organizacijsku formu, uspostavlja
se za realizaciju jednog određenog zadatka/projekta
- Matrična organizacijska struktura – postojeća organizacijska struktura se mijenja i prilagođuje
izvođenju određenog projekta
- Hibridna organizacijska struktura - često poželjnija rješenja nego čisti organizacijski oblici
(široko primjenjiva) , veća složenost; primjenjuju se u promjenjivoj i nestabilnoj okolini – veća
fleksibilnost, ali i veći administrativni troškovi
- Mješovita organizacijska struktura - kombiniranje dviju ili više vrsta divizijskih
organizacijskih jedinica na istoj organizacijskoj razini (multidivizijska)

17. Objasnite funkcijsku organizacijsku strukturu unutar koje se izvodi projekt!

U funkcijskoj organizacijskoj strukturi podjela rada u poduzeću, grupiranje i povezivanje
poslova te formiranje organizacijskih jedinica obavlja se prema poslovnim funkcijama
poduzeća. Ovakva struktura može se predstaviti pomoću piramide kod koje se na vrhu nalazi
vrhovni menadžment, odnosno uprava, dok se ispod njega nalaze menadžeri pojedinih
funkcijskih jedinica. Svaka organizacijska jedinica uglavnom obavlja poslove određene
poslovne funkcije, i to za poduzeće kao cjelinu. Projektni menadžment u ovoj organizacijskoj
strukturi gotovo je u potpunosti prepušten funkcijskim menadžerima. Pri izvođenju i
koordinaciji projekta posao se obavlja unutar organizacijskih skupina po funkcijskom ključu, a
posao se na projektu prenosi od jednog funkcijskog tima do drugog, sve dok se ne završi. Za
projekte koji rabe ovakvu organizacijsku strukturu nužno je da projektni menadžer koji
nadgleda čitav projekt osigura da svaki funkcijski tim svoj dio posla preda svom nasljedniku
kako bi on mogao nesmetano i uspješno nastaviti obavljati povjerene mu zadatke.
18. Definirajte projektnu organizacijsku strukturu i navedite njene osnovne oblike!
Projektna organizacijska struktura predstavlja tzv. dodatnu organizacijsku strukturu zato što
zahtjeva određene promjene u postojećoj organizacijskoj strukturi potrebne za izradu
određenog projekta. Ona služi kao nadopuna postojećoj organizacijskoj strukturi, bez obzira je
li u pitanju tradicionalna, odnosno funkcijska, divizijska ili neka druga klasična organizacijska
struktura. Osnovni oblici:
1.organizacija izvođenja projektna bez strukturalnih promjena u postojećoj
organizacijskoj strukturi
2.individualna projektna organizacijska struktura
3.čista projektna organizacijska struktura
19. Objasnite osnovne oblike projektne organizacijske strukture!
1.Organizacija izvođenja projektna bez strukturalnih promjena u postojećoj
organizacijskoj strukturi - prema ovom obliku organizacija izvođenja projekta uključuje se u
postojeću organizacijsku strukturu. Riječ je o projektima koji ne izazivaju promjene u
postojećoj organizacijskoj strukturi
2.Individualna projektna organizacijska struktura - ovaj oblik je vidljiv, ali do granice
voditelja projekta, odnosno projektnog menadžera koji potrebne resurse i ljude upotrebljava na
mjestima na kojima se oni standardno nalaze. Za realizaciju se imenuje voditelj projekta, a
njegovu realizaciju izvode postojeće organizacijske jedinice.
3.Čista projektna organizacijska struktura - za izvršenje projekta ili više njih u postojećoj
organizaciji formira se jedna ili više organizacijskih jedinica. Takva organizacijska jedinica nije
ovisna o postojećim organizacijskim službama te se osposobljava za izvršenje svih zadataka
nužnih za realizaciju projekta.
20. Pojasnite ključne nedostatke matrične organizacijske strukture!
Mogući su problemi s dvostrukom odgovornosti članova projektnog tima. Zbog dvostruke
odgovornosti može doći do određenih nesporazuma što može utjecati na napredovanje projekta.
Može doći i do sukoba interesa, te je zbog toga potrebno predvidjeti dodatnu koordinaciju,
odnosno rukovoditelje koji u takvoj situaciji donose odluke.
21. Navedite i kratko pojasnite ključne procese u skupini procesa implementacije
projekta!
Tipični procesi implementacije projekta su:
• pokretanje implementacije – kada su svi ciljevi postavljeni, planovi utvrđeni, sve
organizacijske pripreme završene i resursi osigurani, počinje proces pokretanja svih
aktivnosti i izvršenja projekta
• projektna nabava i ugovaranje – identificiranje onih potreba koje je najbolje
podmiriti nabavom proizvoda i usluga od trećih osoba; ugovorom se utvrđuju
međusobni odnosi, prava, odgovornosti i obveze partnera (jasno i nedvosmisleno)
• praćenje i kontrola realizacije – proces uspostavljanja standarda praćenja rezultata i
povratna veza i poduzimanje korektivnih aktivnosti
22. Koje se kontrole projekta provode u tijeku njegove izvedbe?
1. Nadzor i kontrola rada na projektu
2. Integrirana kontrola promjena
3. Verifikacija obuhvata
4. Kontrola izmjena obuhvata
5. Kontrola vremenskog plana
6. Kontrola troškova
7. Kontrola kvalitete
8. Upravljanje projektnim timom
9. Izvješće o napredovanju
10. Upravljanje sudionicima projekta
11. Nadzor i kontrola rizika
12. Upravljanje ugovorom
23. Što je to upravljanje rizikom i koji su osnovni koraci u procesu upravljanja rizikom.
Upravljati rizikom obuhvaća procese u čijem se okviru vrši identifikacija mogućih rizika,
odnosno rizičnih događaja u projektu, analiza i procjena njihova utjecaja na provedbu projekta,
planiranje mogućih odgovora na rizične događaje i kontrolu provedbe odgovora na rizike
tijekom životnog ciklusa projekta.
Osnovni koraci:
1. Planiranje upravljanja rizikom
2. Identificiranje rizika
3. Kvalitativna analiza rizika
4. Kvantitativna analiza rizika
5. Planiranje odgovora na rizik
6. Nadzor i kontrola rizika
24. Navedite osnovne aktivnosti u okviru projektne nabave!
1. planiranje nabave
2. planiranja ugovaranja
3. zahtjev poduzećima
4. izbor izvođača
5. administriranje ugovora
6. završavanje ugovora
25. Navedite i pojasnite osnovne varijable na kojima se zasniva EV-metoda!
EV metoda se zasniva na tri osnovne varijable:
• P-planirana vrijednost (troškovi projekta) projekta u vremenu t2. Procjena troškova radi
se u fazi planiranja, a temeljem svih projektnih troškova dolazi se do ukupnog proračuna
projekta B
• T-stvarni troškovi projekta, odnosno troškovi završenog posla u vremenu t2 koji
obuhvaćaju izravne i neizravne troškove
• O-ostvarena vrijednost projekta koja pokazuje koliko je posla napravljeno na projektu
u vremenu t2. Dobiva se zbrajanjem ostvarenih vrijednosti u vremenima svih aktivnosti
do vremena t2.
26. Navedite i kratko pojasnite ključne procese uključene u skupinu procesa zaključivanja
projekta!
Faze zaključivanja projekta su:
• revizija projekta – utvrđivanje stupnja ostvarivanja projektnih ciljeva (treba sadržavati
detaljan opis stanja projekta)
• završetak projekta – ako je evaluacija uspješna, projekt se završava na jedan od
načina: gašenje, nastavljanje, integracijom ili izgladnjivanjem
27. Što podrazumijevate pod pojmom revizija projekta?
Revizija ili evaluacija projekta daje najveći doprinos organizacijskom znanju, i prvi je dio
zaključivanja procesa. Tijekom evaluacije provjeravaju se rezultati projekta u skladu s
planiranim. Svrha revizije je utvrditi stupanj ostvarivanja projektnih ciljeva.
28. Navedite i objasnite neke od razloga završetka projekta!
Dva su moguća razloga:
• Projekt je uspješno ostvario svoje ciljeve
• Projekt nije uspješan, i nije ostvario svoje ciljeve
Poseban je slučaj gašenje projekta zbog promjene čimbenika u okolini.
Razlozi vezani za poslovnu strategiju – projekt više nije konzistentan s ciljevima organizacije,
nova dostignuća učinila su projekt nekonkurentnim ili ugrožava sadašnje poslovanje
organizacije.
Razlozi menadžmenta - izostanak potpore za implementaciju projekta, nekonzistentnost
financijskih mogućnosti organizacije, može se bolje realizirati izvan organizacije, predviđeni
fondovi i resursi se mogu bolje iskoristiti.

Razlozi klijenata - klijent više ne želi projekt, klijentove nove želje zahtijevaju preveliku
modifikaciju, klijent ne misli kako će projekt doživjeti komercijalni uspjeh.

Tehnički razlozi - promjene u okolini učinile su projekt neizvedivim, eksperimenti koji su

provedeninisu uspjeli, ne može se izvesti bez velikih modifikacija u postojećoj tehnologiji.

Razlozi rukovođenja projekta - troškovi su izvan okvira predviđenog budžeta,

izvedivost je izvan planiranih rokova, kvaliteta projektnog rezultata je niska, zahtjevi za
modifikacijama su preveliki, upravljanje projektom je loše, izostala je potpora od strane
organizacije u kojoj se projekt izvodi.

29. Navedite i objasnite neke od načina završetka projekta!

Završavanje gašenjem - projekt se gasi zbog dva moguća razloga: zato što je uspješan i
ostvario je svoje ciljeve ili zato što je neuspješan. Specifičan je slučaj gašenja zbog promjena
čimbenika okoline.

Nastavljanjem - budući da se većina projekata realizira unutar neke organizacije, većina njih
će nastaviti živjeti i nakon završetka projekta, ali u modificiranom obliku

Integracijom - Način završetka koji mora dati odgovore na pitanja vezana za činitelje
projekta (zaposlenici, proizvodnja, financije, inženjering, softver, distribucija,
nabava,...).

Izgladnjivanjem – postupno nestajanje projekta ograničavanjem njegovog proračuna

30. Navedite i kratko objasnite najčešće korištene softvere za planiranje projekata!

Microsoft Project -Softver za upravljanje projektima. Omogućava razvoj plana, dodjelu

resursa zadacima, praćenje napretka, upravljanje proračunom i analizu poslova.
Basecamp
• internetski servis koji služi za upravljanje projektima, komuniciranje među partnerima,
zaposlenicima i ostalim članovima samog servisa;
• open-source softver (ne plaća se licenca).
Atlassian (Jira) - Softver koji omogućuje praćenje i nadzor grešaka i problema te upravljanje
projektima. Prvenstveno je bio namijenjen praćenju raznih faza razvoja softvera, no tijekom
vremena prerastao je svoje korijene pa se danas koristi i kao alat za praćenje projekata
5 najboljih softvera prema proizvođačima:
• Microsoft Project
• Basecamp
• Podio
• Freedcamp
• Teamwork Project Manager
5 najboljih softvera prema korisnicima:
• Atlassian
• Microsoft Project
• Basecamp
• Smartsheet
• VersionOne