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    xe % & 6 MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA nm CODIGO: MNL-AOS 2061-004 awe @ oe VERSION: 004 ee INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PROCESO: GESTION DOCUMENTAL AUTORES: Deysy Celis Fraija-Coordinadora Grupo Gestion Documental Julio de 2013 MANUAL DE ARCHIVO Y Versién: 04 CORRESPONDENCIA o 2013-07-02 soon = Pagina 2 de 28 4. INTRODUCCION A través del presente "Manual de Archivo y Correspondencia’ el Instituto Nacional de Salud, presenta a sus funcionarios una herramienta basica para clarficar y sustentar las normas y procedimientos que constituyen la base del proceso de Gestiin Documental de las éreas Archivo y Correspondencia, ademas para normalizar el tramite de documentos, de acuerdo con sus caracteristicas y disposicién final. Dentro de este proceso nos podemos encontrar Con dos grandes grupos de documentos, los del dia a dia y los que ya han cumplido su objetivo de gestion y entran a ‘formar parte de un Archivo semiactvo, al que denominamas Archivo Central. Cada_grupo de documentos tiene un tratamiento especial; se han definido normas para la _transferencia, identificacién, selecci6n y eliminacion de documentos, las cuales seran descritas paso a paso en el presente manual, estructurado de tal manera que ademas de dar a conocer e! procedimiento, cuaiguier funcionario pueda entender ‘exactamente su objetivo y normatividad, El presente Manual, trata los temas de correspondencia recibida y despachada, distribucion, consultas y envio de documentos tramitados diariamente en la entidad, consultas en el Archivo Central, transferencias documentales primarias, aplicacion de Tablas de Retencién Documental y temas especificos relacionados con la conservacion de ‘aquellos documentos que han superado su fase de gestion. 2, OBJETIVO Fijar poliicas y procedimientos que normalicen el ingreso y salida de las comunicaciones oficiales y el manejo de los archivos del Instituto Nacional de Salud, 3. ALCANCE El presente Manual, se aplicara en todas las dependencias de! Instituto que produzcan, distribuyan, recepcionen ylo ‘conserven documentos. 4, RESPONSABILIDAD Este progedimiento aplica para todos los procesos que tienen momento de verdad con el cliente y hacen parte del Sistema Integrado de Gestion de! INS. 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS © Acceso a los Archivos: derecho de los ciudadanos @ consultar fa informacion que conservan los archivos Pilblicos, en los términos consagrados por la le. ‘+ Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucién piiblca o privada, en el transcurso de su gestién. ‘+ Archivo central o intermedio: a este archivo son transferidos los documentos de las archivos de gestién cuya Consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estan en un segundo ciclo de vida. El archivo central debera faciltar la consulta tanto a las oficinas productoras como al piblico en general de acuerdo a las normas que lo reguilen Vorsién: 01 tesarese <2 proatto masts ee GESTION DocuMENTAL MANUAL DE ARCHIVO Y ‘CORRESPONDENCIA 2013-07-02 «* Archivo de Gestion: aque! en el que se reine la documentacién en trémite en busca de solucion a los asuntos. iniciados, sometida a continua utiizacion o consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las salciten. + Archivo General de la Nacién: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoria de archivos Oficiales, es el establecimiento piblico encargado de formular, orientar y controlar la Politica Archivistica al nivel nacional. Es el organism de direccién y coordinacion del Sistema Nacional de Archivos. ‘* Archivo Histérico: aque! al cual se transfiere la documentacion del archivo central o del archivo de gestion que por decision del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que ‘adquiere para la investigacién, a ciencia y la cultura. ‘ Clasificacién documental: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que Ccomponen cada agrupacion documental de acuerdo a la estructura orgénico-funcional de la entidad, Ej.: Serie = Actas, Subserie = Actas de Consejo Directivo lo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan fos documentos desde su produccién 0 Area de Corespondencia en la oficina y su conservacion temporal, hasta su eliminacion o integracion a un archivo permanente. + Comité de archivo: grupo asesor de alta direccién, responsable de definir ls politics, los programas de trabajo yla toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. * Conservacién de archivos: conjunto de medidas (Almacenamiento en cajas, Almacenamiento en estanteria, extintores, ec.), adoptadas para garentizar la integridad fisca de los documentos que alberga un archivo. * Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad generadora de documentos y de los ciudadanos en general a consuttar la informacion contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos, ‘© Depuracian: operacion por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen, ‘* Descripcion documental: es el proceso de andlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, mmaterializado en representaciones que permitan su identficacién, localizacion y recuperacion de su informacion para la gestion ola investigacion ‘« Eliminacion de documentos: es la destruccion de los documentos que han perdido su valor administratvo, juridico, egal, fiscal 0 contable y que no tienen valor histérco 0 que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologia. Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivistica Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados organica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucion de un mismo asunto, ‘* Foliacion: numeracion consecutive que se asigna en la parte superior derecha de cada una de las hojas que ‘componen un expediente.. Folio: hoja de libro, de cuademo 0 de expediente, al que corresponden do paginas. Fondo documenta: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacién institucional formada por el mismo archivo, una insitcién 0 persona, + inventario: Instrumento que describe la relacion sistematica y detaliada de las unidades de un fondo (totaidad de los archivos de una entidad), siguiendo la organizacion de las series documentales. ‘+ Ordenacion documental: ubicacion fisica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ‘» Retencién de documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestion o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencion documental, Pagina 9 de 28 1 Nacional Pe GESTION DOCUMENTAL Savon MANUAL DE ARCHIVO Y NstiTero PROCESO CORRESPONDENCIA 2013-07-02 Pagina 4 de 28 corn? ‘© Selecci ¢ntal: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su ion 0 su conservacion parcial o total, este ejercicio se desarolla durante la aplicacién de las ‘TRO. + Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de tun mismo érgano 0 sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas: ejemplos: Historias laborales, _Contratos, Actas, Informes, entre otros, * Tabla de retencién documental: listado de senes, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, ‘* Tabla de valoracion documental: producto del andiisis y organizacién de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales © series documentales con anotacién de sus fechas extremas, su valoracién, su disposicion final y os procedimientos a seguir para aplicar la disposicion final ‘+ Transferencias documentales: Remisidn de los documentos del archivo de gestién al archivo central y al histérico de conformidad con las tablas de retencion documenta adoptadas, + Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucién productora y al iniciador, destinatario 0 beneficiario del documento, es decir, los involucrados en el tema o en el asunto. ‘+ Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de informacién retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario, Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. ‘+ Valoracién documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. ++ Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administracion que lo originé 0 para aquella que le ‘sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades, 6. FUNDAMENTO NA 7. BUENAS PRACTICAS DE LABORATORIO NA 8, MATERIALES Y REACTIVOS NA 9. EQUIPOS NA 10, DESCRIPCION 10.1. GESTION Y DISTRIBUGION DE CORRESPONDENCIA 10.1.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA * Se denomina Brericacones ofeles exemas recbidas a todas aquelas en desarollo dela funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utlizado. + El conjunto de documentos de caracter oficial recibidos a través de la ventanilla unica de radicacion del Instituto Nacional de Salud, del fax ubicado en la dependencia correspondiente, y por medio electrénico a traves del ccorreo electronica ofcial del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD. ‘© Estos documentos son radicados, direccionados y distribuidos a las dependencias competentes de acuerdo con ‘su contenido, Los documentos que sean recibidos por un area y no sean de su competencia, estos deberén ser redireccionados al area responsable de su respuesta. ‘+ Todos los documentos que ingresen al Instituto Nacional de Salud, deberan radicarse obligatoriamente en la ventanila nica de radicacion. * Sélo el nimero y hora de ri n generada de forma manual o electronica, dara validez para todos los efectos, a las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad. ‘* El funcionario que reciba documentos directamente en las oficinas, sera responsable disciplinariamente de las implicaciones que ello acarree. + Las comunicaciones recibidas y enviadas via Fax, se tramitarén, teniendo en cuenta la informacion que forma parte integral de las series establecidas en las tables de retencién documental, para la respectiva radicacion en fa unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administracién. Las entidades que utlizan para la impresi6n de los fax, papel {quimico, deberan reproducir este documento, sobre papel que garantie su pemanencia y durabilidad, + Eldocumento recibido debera tener como minima los siguientes requisitos: Nombre claro del remitente s Nimero de Cédula o NIT + Direceién del remitente st Numero de Teléfono +. Direccién electrinica si la comunicacion ha sido enviada por este medio. ‘= Cuando se reciben oficios tramitados por empresas de mensajeria en sobre sellado y no se pueda verificar su contenido, se registraran y remitran al area correspondiente indicando en fa planilla de registro y control de correspondencia extema recibida dicha novedad ‘Toda correspondencia recibida con caracteristicas de Derecho de Peticion, Embargos, Tutelas, se entrega de forma inmediata para su respectivo tramite en los tiempos determinados por la Ley. ‘© Aquellos documentos que no correspondan a la dependencia a la cual se remitieron, deben ser redireccionados inmediatamente (Maximo 1 hora a partir del recibo) y personalmente al area competente por parte de la a Iysuirere PROCESO WR DE AETV Version: f4 Bacionanne GESTION DOCUMENTAL mate = = - Pagina 5 de 28 . MANUAL DE ARCHIVO Y Versién: 04 ‘CORRESPONDENCIA — proceso A canst. aceenh Cais Sites cor” .oP cow secretaria, rar los recorridos de comespondencia, En caso que la dependencia carezca de secretaria e| jefe debe asigit@un funcionario para el desempefio de esta labor. 2013-07-02 | Pagina 6 de 28 ‘¢ Los anexos no se radicaran uno a uno, sdlo se radicara la carta remitente. ‘+ Siuna comunicacion es enviada con copia a varias dependencias se deben anexar la cantidad indicada, ‘© En la ventanilla Gnica de Area de Correspondencia, no se recibe en ningin caso, documentos de caracter personal ‘+ Cuando una comunicacion no esté fimmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerara ANONIMA y debera ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se ‘determinaran las acciones a seguir (Acuerdo 060 de 2001 Articulo Décimo — Paragrafo). 10.2 COMUNICACIONES INTERNAS DESPACHADAS 10.2.1 Generalidades ‘= Recapcionar la correspondencia producida por las diferentes dependencias de cardcter institucional en la ventailla nica del Area de Correspondencia para su respectvo envio. ‘+ Estan autorizados para firmar comunicaciones oficiales: Director General Secretario General Directores. Subdirectores dJefes de Ofcina Coordinadores de Grupo Profesionales Responsables de Area o dependencia FREER ERE En los casos en los que por circunstancias especiaies, se requiera que los documentos salgan firmados directamente por algiin funcionario diferente a los sefialados anteriormente, estos deben ser autorizados directamente por la Direccién General o por el Jefe del area correspondiente, mediante memorando enviado a la Secretaria General notficando al Responsable Grupo de Gestion Documental, de la modificacion, con copia al Profesional involucrado. ‘+ Todas las comunicaciones oficiales despachadas por el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, se deben relacionar ena planila Contro! Entrega De Comunicaciones Oficiales Intemas ¥ Extema ‘+ La opcion de anular oficios radicados es exclusiva del Area de Correspondencia, por lo tanto, se debe indicar claramente la causa de dicha anulacion;, en la planilla Control Entrega De Comunicaciones Oficiales Intomas ¥ Extema. ‘+ Los requisitos minimos para el diligenciamiento de la correspondencia externa despachada debe contener lo siguiente: Version: 04 stirere MANUAL DE ARCHIVO Y ‘ FRoger ‘CORRESPONDENCIA 2 | gy. Necionae ne GESTION DOGUMENTAL, Sao c ‘ _ aot? 2013-07-02 ~~ Pagina 7 de 28 Tipo de clay tamafo 11 Membrete: Aplicar formato establecido (cabezote), de acuerdo con las directrices dadas por los diferentes Gobieros, Direccién clara y completa Indicacién en la referencia del niimero de radicacién INSTITUTO NACIONAL DE SALUD y fecha de (los) fici(s) que se responde(n). Para los casos en que no se este dando respuesta se debe indicar en la referencia el tema del cual trata el documento, Copias completas, el oficio debe venir como minimo en original y 2 copias:crginal para el destinataro, una copia para el consecutivo del Area de Correspondencia una copia para la dependencia que lo produce, la cual debe archivarse teniendo en cuenta las tablas de retencién documental (serie documental). En el caso que deban distibuirse copias adicionales, ya sea intema o extemamente, es responsabilidad de la dependencia que produce el enviarlas completas para su tramite. Firma del funcionario autorizado, Deben estar elaborados en el formato y to de letra autorizado y actualizado, legibles y en tinta oscura (esfero negro). El numero de radicacién y fecha sera asignado directamente por el Sistema de Gestin Documental Electronico, el cual no podra ser modificado por el funcionario. En ningén caso deben enviarse al Area de Correspondencia, los oficios a los cuales se les da respuesta, ésto3. deben conservarse en el expediente correspondiente. El incumplimiento de cualquiera de los requisitos minimos, sera causal de devolucién del (los) ofcio (s), a la dependencia productora para Su ‘correccién. 4 El tiempo maximo de entrega de oficios para ser radicados por el Area de Correspondencia, no debe ser mayor a dos (02) dias habiles a la fecha de creado el oficio, de lo contrario sera responsabilidad del area generadora, su respectivo tramite “4 Cuando se requiera el trémite inmediato de un documento debe anotarse en la planlla Contr Entrega De Comunicaciones Oficiales Intemas Y Extema, la palabra “Urgente”, esto con el fin de dar priordad al envio del mismo. 4 Cuando se presenten devoluciones por la empresa de mensajeria, el (la) funcionario (a) del Area de Correspondencia, solicitaré a la dependencia remitente, que revise los datos exactos del destinatario, en el aso de que el motivo de la devolucién sea por direccién ertonea, etc, Dicha devolucion a la dependencia respectiva, por parte del area de Correspondencia, debera dligenciar el formato establecido, + Con el fin de cumpiir con las disposiciones de conservacién documental para los diferentes temas que el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD maneja, todas los consecutivos de la correspondencia enviada recibida, serdn organizadas consecutivamente por orden numérico del ofcio correspondiente y por carpeta mes a mes, custodiadas y conservadas por el Area de Correspondencia fe FE + ee FE 410.3 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS 10.3.4 Generalidades + Cada dependencia produce las comunicaciones oficiales intemas, de acuerdo con las funciones y con los requisitos minimos para la elaboracién de las mismas teniendo en cuenta las plantitas establecides en el proceso 03. * Los requisitos minimos para el diigenciamiento de las comunicaciones intemas deben ser los siguientes + Tipo de letra: Arial, tamafio 11 A secueve noceso MANUAL DE ARCHIVO Y a mB Noone oe ‘GESTION DOCUMENTAL CORRESRONDENCIA 2013-07-02 ®ien oe oF —7 OF pe Pagina 8 de 28 =_ eer cor Indicacl@ffen la referencia del asunto a tratar. Copias dompletas, el memorando debe venir como minimo en original y copia: original para el destinatario y la copia para la dependencia remitente a cual debe archivarse en el expediente correspondiente. Firma del funcionario autorizado. Los anexos deben estar claramente descrites y relacionados. Deben estar elaborados en el formato y tipo de letra autorizado y actuatizado Con el fin de aglizar las comunicaciones internas y ahorrar costos de impresin los memorados pueden ser enviados por correo electronica, teniendo eri cuenta que a través de este medio se registran fecha y hora de envio y recibo de los mismos. bREE FE 10.4, DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS 10.41 Generalidades Con el fn de entregar en las diferentes dependencias las comunicaciones oficiales recibidas, realizar el envio de las ‘comunicaciones oficiales extemas, para tramite se realizara cuatro recorrdos diarios, dos en la mafiana y dos en la tarde a excepoion de que la correspondencia externa recibida sea de cardcter Urgente: Tutelas, Derechos de Peticion, eto. + Se realizaran cuatro recorides diarios: dos en la mafiana a las 9:00 a.m., y alas 11:00 am. y otros dos en la tarde 2.00 p.m. y 4:00 p.m + Los documentos se entregarén mediante la planila Control Entrega De Comunicaciones Oficiales Intemas ¥ Extema, en la cual se relaciona el numero de radicado, anexos y dependencia a la cual fueron direccionados. + Las secretarias 0 funcionarios de cada una de las dependencias deberan alender el recorrido de tal forma que el funcionario responsable de Area de Correspondencia haga firmar la planlla Control Entrega De Comunicaciones Offciales Intemas Y Extema, * Todos los ofcios generados por las dependencias deberan tramitarse a través del Area de Correspondencia para su racicacion y envio, + En casos en los cuales el documento deba ser tramitado de manera inmediata, los funcionarios deberan acercarse al Area de Correspondencia y solicitar su respectivo tramite. 10.5 SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERIA 10.5.1 Generalidades Los documentos generados por las dependencias con destino a personas naturales o jurdicas, entidades pilicas 0 privadas, dentro de la gestion que le compete a cada una dentro de la entidad, deben ser entregados a sus destinatarios por el Area de Comespondencia, Esta entrega se realiza utlizando basicamente lo siguiente: + Mensajeriaintema: A través de los recortdos establecidos diariamente-Valijas. ‘+ Mensajeria externa: Empresa contratada por el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD. La correspondencia extema despachada, se envia mediante la empresa de mensajeria contratada por el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, a través del Area de Correspondencia, dirigidos a entidades del orden Local, Nacional ] = lnsuirevo PROCESO MANUAL DE ARGHVOY ‘Version: Sictonet oe gesriuporuvenrars | -- < CORRES acute Sno en = ¥ wir Pagina 9 de 28 —a_e— intemacional, los clgpsaneiten al envio a través de la empresa de mensajeria contratada por el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, + Cada dependencia sera responsable de los oficos dewueltos, por el servicio de mensajeria, por direocion incorecta o inexistente, de tal manera que deberan asumir las coreciones y respectivo reenwio. 10.6. ARCHIVO 10.6.1 Generalidades El archivo esta conformado por un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y su soporte materia, ‘acumulados en un proceso natural por una persona 0 institucion piblica o privada, en el transcurso de su gestion Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, os archivos se forman a través de las siguientes fases: + Archivos de Gestion. + Archivos Central o Intermedio.. + Archivos Permanentes 0 Historicos. 10.6.2, Procedimiento Manejo Archivo De Gestion CComprende toda la documentacion que es sometida a continua utiizacién y consulta administrativa por las ofcinas productoras u otras que la solcten. Su circulacién o tramite se realiza para dar respuesta o solucion a los asuntos iniciados. 10.6.2.1 Pautas para su organizacién y conservacion 10.6.2.2, Organizacion documental El archivo de cada proveso, esta compuesto por los documentos que se producen, com resultado de la ejecucién de las funciones propias del proceso. La organizacion documental, establece la clasificacion y la ordenacion, entendiéndose la primera como la identificacién de su procedencia y la segunda, como la secuencia en que se producen los documentos. La organizacién documental entonoes, debe reflejar el conjunto de unidades productoras y su respectivatipologta documental 10.6.2.3. Clasificacion documental Labor intelectual mediante la cual se identiican y establecen las series que componen cada agrupacién documental (fondo, seccién y subseccién), de acuerdo a la estructura orgénico-funcional de la entidad. 106.24. Serie Documental Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos producidos por cada una de las ‘dependencias en el cumplimiento de sus funciones. Las series nacen de las funciones. ‘estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segin su oigen y caractersticas. (Acuerdo 07 del 29 de {unio de 1994-Reglamento General de Archivos -Archivo General dela Nacicn-Art 67 = —— proceso MANUAL DE ARCHIVOY Versién: 04 Sacto oe gesTgN DOCUMENTAL CORRESPONDENCIA, | eS Pagina 10 de 28 @ cont Ejemplos ce Bs de la Oficina Asesora Juridica: Actas, Convenios, Derechos de Peticion, entre otros. 10.6.2.5 Subsetie Documental Division de las series documentales de acuerdo a los asuntos. Ejemplo: SERIE: ACTAS ‘Subserie: Actas de Comité de Coneiliacién 10.2.6 Tipo Documental Hace referencia, @ la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura fisica del documento Cada documento es una tipologia documenta; que integrado a otros forman una serie segin su razén de ser. Ejemplo: Acta, informes. 10.6.2.7. Clases de Documentos En el Insttuto Nacional de Salud, se realizan dos tipos de tareas: las que son caracteristica de los procesos y las que ‘son generales y que se cumplen como apoyo a las primeras. Esta duplicidad de funciones, y tareas se reflja en los documentos que se producen, por lo tanto, existen los documentos sustantivos 0 caractesticas y los documentos Facilativos o comunes, 10.6.2.8. Documento Facilitativos comunes ‘Aquellos que soportan tramites comunes en todas las dependencias, tales como: ofcios, memorandos, informes, etc 10.6.2.9. Documentos Especificos 0 Sustantivos ‘Aquellos generados 0 recibidos como producto de las actividades especiicas de cada dependencia o de la institucion. 10.6.2.10. Codificacién Series Documentales Las series documentales que han sido identiicadas deben ser debidamente codiicadas de acuerdo con las funciones especificas del proceso’, Para cada serie existen un niémero propio. 10.6.2.11. Series Especificas: Son las que se aplican a unidades especificas, cuya naturaleza documental y especialmente la teriétca, dfiee de la de otras. La codificacién de cada una de estas series es propia del proceso. Ejemplo: Cuadro de Clasificacion Documental, de la Oficina Asesora Juridica, ® COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gestién Documental Bases para ia elaboracién de un programa, Santafé de Bogota: El Archivo, 1996, 9.19 (Ken | Versién: 04 MANUAL DE ARCHIVO Y Nigewee PROCESO ‘CORRESPONDENCIA NActowst BS GESTION DOCUMENTAL Sao POND Rot 2013-07-02 Cédigo de la Serie | Nombre Cédigo + [100 [00d acts _ $$$} —$| Serie proceso ‘Actas De Comité de coneiliacion* Nombre Cétigo af Subserie Subserie Aa ‘Tipologia I Informes 3 Documental 10.6.3 Ordenacién de documentos Operacién de unir los elementos 0 unidades, de un conjunto relacionandolos unos con otros, de acuerdo con una unidad orden establecida de antemiano. En el caso de los archivos, estos elementos serdn los documentos 0 las, unidades archivisticas dentro de las series. La ordenacién se lleva a cabo en dos niveles: 410.6.3.1 Al Interior de la Unidad Documental (Carpeta) Hace relacion, al orden que debe conservar os documentos dentro de cada unidad documental, de acuerdo con la secuencia en la que se origind el documento y el orden en que se dieron los documentos que materialzan las actuaciones yy diigencias encaminadas a la resolucién administrativa de un asunto determinado, iniciado y resueto en la oficina que tiene la competencia especiica, en consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son productos en una relacion causa-efecto, 10.6.3.1.1. Ordenacién Cronolégica: Ubicacién en el tempo y con relacion a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por ao, mes, dia, 40.6.3.4.2. Ordenacion Numérica: Algunos documentos deben ordenarse en forma numérica ascendente, en la {que el primer nimero cortesponde al primer documento almacenado en la unidad de conservacion. 10.6.3.1.3, Al Interior de la Serie Documental Las carpetas de archivo, se disponen en estanterias 0 archivadores siguiendo el orden marcado por este. Podemos decir que el archivo esta ordenado fisicamente siguiendo la secuencia establecida por la clasificacion documental. 10.6.4 Descripcion documental Pagina 11 de 28 BB MANUAL DE ARCHIVO Y ee a: PROCESO ‘CORRESPONDENCIA ACIONALE GESTION DOCUMENTAL 2013-07-02 Save = Pagina 12 do 28 | ae @ con® Consiste en omone registros, asientos en fichas, libros o listas de la documentacién, que hay en uno o varios archivos, para faéltar la consulta, localzacién, control y permit al usuario su fécil consulta. ? Para llevar ha cabo el control y la descripcion de los documentos, se disefiaran, varios formatos, as! 10.8.4.1 Inventario de Archivo: Para cumplir con este propésito, y poder comprobar y controlar la existencia de ccarpetas, legajos y expedientes, se debe dotar al documento de un numero e identiicarlo, para ayudar a la busqueda de los documentos, 10.6.4.2 Valoraci6n y seleccién natural La valoracion, es el andlisis y la determinacién de los diferentes valores, tanto, primarios como secundarios de las series documentales, fjando ademas los plazos de transferencias, de acceso, de conservacion ylo de eliminacién total o parcial de algunas de las series. Esta es la operacién que se produce en cada ciclo vital, la misma arrojé como resultado la Tabla de Retencién Documental “TROD”, que es fundamental para solucionar el problema de los espacios en los archivos. 10.7. Tabla de Retencion Documental-TRD- 10.7.1 Definicién E Importancia Las Tablas de Retencién documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las ‘cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de! ciclo vital de los documentos. La enldad, se veré beneficiada con la elaboracion de las Tablas de Retencion ya que éstas: Facilitan el manejo dela informacion. ‘Contibuyen a fa racionalizacin de la produccién documenta Permiten ala administracion proporcionar un servicio efcaz y efcient. Facilitan el control y acceso 2 los documentos a través de los tiempos de retencién en ella estipulados. Garantizan la seleccién y conservacion de los documentos que tienen cardcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo Peimiten el manejo integral de los documentos. Facltan la organizacién de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Identifcan y reijan la funcion organico-funcional FREER EERE 10.7.2 Principios basicos La elaboracion de las Tablas de Retencion Documental, debe basarse en la estructura orgénico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacion > ALVAREZ RODRIGUEZ, Mari COrdenaci6n y Desctipcion de Archivos. Armenia: Universidad del Quindlo, 1992. 210 p. hese MANUAL DE ARCHIVO Y Verslons (1 x PROCESO ‘CORRESPONDENCIA C 02 AcIONAL Ds GESTION DOCUMENTAL x 2013-07-02 | COPY” Op Fm eT] ‘oh Pagina 13 de28 ws Los periodos gestetencién y disposicion final de la documentacion son fades en la Tabla de Retenci6n. Estos pueden ser establecidos por iey, reglamento 0 propuestos por los gestores de la documentacion ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retencién previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administratvas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tabas de Retencién Documental, avaiadas por el Comité de Archivo de! Instituto y aprobadas por la instancia correspondiente, deberan difundrse en todas las dependencias de la Institucién, con una gula explicativa con el fin de fecltar su comprension, aplicacion y actualizacion. 10.7.3 Pasos metodologicos para la elaboracién y aplicacién de las tablas de retencion documental En la elaboraciOn de las TRD se contemplaron las siguientes etapas: Investigacion preliminar sobre la institucion 4. Compilacién de la informacién institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacién y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) ~ Estructura intema vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacién de grupos y asignacién de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institucion (ver anexo formato extemo- formato encuesta unidad documenta) 3. Elaboracion y presentacion de las Tablas de Retencién Documental - Elaboracién de propuesta de Tabla de Retencion Documental (ver anexo formato externo- formato de tabla de retencién documental), teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y ‘administra cada dependencia. Los cbdigos se orean desde el Grupo de Gestion Documental - Presentacién y aprobacién de la propuesta de Tabla de Retencién mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad, 4, Aplicacion Una vez elaboradas ylo modificadas y aprobadas por el Comité de Archivo de la entidad, las TRD debe hacerse su difusion indicando: -Elaboracion de Resolucion a nivel institucional, para darles difusion y aplicacién - Fecha a partir de la cual son de obligatono cumplimiento, - Normas para la organizacion de los archivos de gestion en concordancia con la TRD de cada oficina. > Periodos de Retencién Con las TRO, debidamente aprobadas se comienza el proceso de seleccin y descarte de documentos duplicados & innecesarios. Se fia de manera especifica y a partir de que el evento 0 fecha se inician los periodos de retencién establecidos en la tabla, los cuales son acca proceso MadUnL DE ARCHIVO Y == Nactonat ou GESTION DOCUMENTAL, + 2013-07-02 + + + Pagina 14 de 28 Despué@@e la terminacién de un contrato ‘Después de cierre del archivo de gestion Después de la transferencia documental > Evaluacion Tabla de Retencion Para constatar, si, las TRD son adecuadas en el Archivo de Gestion, veriique si: RRR REE Estan registradas todas las series, o hay otra documentacién sin analizar. Cada serie esta claramente identifcada y segregados los documentos Hay problemas en el descarte de las series documentales ylo subseries. Se han aplicado las Tablas de Retencién Documental el itimo afi. Hay periodos de retencién que podrian ser mas cortos 0 mas extensos. Estén debidamente registradas las operaciones que se hicieron de disposicion y descarte documental. Se hacen de acuerdo a lo programado, las transferencias de archivos de gestién al archivo central 10.7.4 Instrumentos que debe disponer el archivo En cuanto al material auxiliar necesario para la organizacion sera el siguiente: + + + + Carpeta deshasificada, tamafio oficio, propalcote Membrete esténdar para la identificacion de la carpeta Calas para archivo de carton corrugado deshasificadas, X-200 Ganchos legajadores plasticos. 10.7.5 Descripcion de pasos para organizar el archivo de gestion 10.7.5.1, Descripcién de procedimientos © El primer paso, en cada una de los procesos para la organizacién del archivo, seran los funcionarios responsables del tramite de la documentacion para su almacenamiento y conservacion en el Archivo de Gestion, ‘* La ordenacion de los documentos de archivo de cada una de las dependencias se archivaran en cada una de las carpetas teniendo en cuenta las series y subseries documentales, se hara segun sea el caso de forma cronologica o numérica ‘© Verificacion del cumplimiento total o parcial del trémite respectivo, de acuerdo con la TRO. ‘* Se debe verificar el almacenamiento en la unidad de conservacién 0 soporte respective. Cuando un asunto de una misma serie posea mas de doscientos (200) folios, se abrira otra carpeta con el mismo nombre de la serie y Se marcar& como tomo en niimeros romano. MANUAL DE ARCHIVO Y Version: 01, scree PROCESO __ CORRESPONDENCIA NACIONAL DE GESTION DOCUMENTAL 2013-07-02 2 Pagina 15 de 28 ‘+ Los docurgemtos propios de cada proceso, de acuerdo a sus funciones se separarén segtin la CCD‘, siendo una herramienta que permite la codificacion e identiicacién de cada una de las series, subseries y tipologias documentales en cada proceso. ‘+ El archivo es un libro que contione la historia de la Instituto Nacional de Salud, por eso el archivo se ordena como se lee un libro. La ordenacién de cada carpeta se hard segin sea el caso cronolégica o numérica ‘= Verique el almacenamiento en la unidad de conservacion 0 soporte respectivo. Cuando un asunto posea mas de doscientos folios, éslos se reparten en varias carpetas, colocandoles a cada una el mismo titulo y al final, ‘iimeros romanos se le coloca tomo | de Il (en el caso de que salgan dos tomos), para indicar que contienen el mismo asunto + Unicamente se abriran carpetas, y se organizaran de acuerdo con las series documentales establecidas en la TROD. ‘Nota: No se deben abrir carpetas con el fitulo "Varios", “Miscelaneos”, 0 generalidades. ‘+ Los documentos se iran integrando a la carpeta, en la forma en que se produzcan segin el procedimiento que regule el tramite respectvo, ‘+ Las carpetas se identificaran de acuerdo con el membrete establecido. 10.8. Almacenamiento Una vez ordenadas e identificadas las carpetas intemamente, se procederé a ubicarlas consecutivamente por el niumero asignado a cada sere y subserie documental, como lo indica la TRD, de izquierda a derecha, En las cajas de archivo X-200 La oO [| Yaa NL |]? |3 1, ACTAS t 4 cuadra q]_10.em | Documental: Esquema que refigjalajrarquizacion y clasiicacion Hada] %*CONTRATOS lea por una insttucén, En 6! se registranjerdrquicamente las Secciones, No, 002 Enero 23.de 2004 Ar. 2) Jos Documentales, (Acuerdo “LA Actas Comité Directivo i MANUAL DE ARCHIVO Y bie asterere PRONESO Secon ve GESTION DOCUMENTAL Dele fo * 2013-07-02 eae Pagina 16 de 26 ¢ e ‘@ ow se ws Nota: Las carpetas que tengan el mismo cédigo de serie se ordenaran en forma alfabetica y/o cronolégica. Como por ejemplo Actas. Los archivadores, son sistemas de almacenamiento que permiten la conservacién, seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto, no deben guardar alli elementos que no cumplan esta funcién, tales como papeleria, implementos de ofcina, equipos, impresoras etc 10.9. Instrumentos para registro, recuperacién y controles 40.9.4 Inventario de Archivo Para la recuperacion de la informacion, se realizaran inventarios de las carpetas organizados por afios y dentro de los afios por series documentales, se mantendran actualizados de acuerdo al formato establecido Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General dela Nacién, Ejemplo: Formato tnico de inventario documental: Ver anexo formato extero. 10.9.2 Eliminacién de documentos Se realiza aplicando la TRD una vez cumplido los tiempos de retencién en el Archivo de Gestion yio Central, ‘elaborando el inventario documental, se debe presentar al Comité de Archivo para su aprobacién y posteriormente se elaborard el acta de eliminacion 10.9.3 Aplicacién Tabla de Retencién Documental De acuerdo con los periodos de retencién de las TRD, prepare la documentacion a ser transferida al Archivo Central ‘o proceda a su seleccién y eliminacién correspondiente. Para la documentacién que de acuerdo con la Tabla de Retencién Documental, requiera eliminarse en la fase de Archivo de Gestion elabore el listado correspondiente de acuerdo con el formato de inventario y levante un acta de eliminacién de documentos fimada por el Jefe del proceso, relacionando su justficacion, se presentara al Comité de Archivo para su aprobacién, Il BM nce MANUAL DE ARCHIVO Y | Versline A ciorit oF PROcE eS. ‘CORRESPONDENCIA es GESTION DOCUMENTAL AR 2013-07-02 = _____g@iP Pagina 17 de28_ uP <0 i ow? 10:94, Actualigacién dela Tabia de Retencién Documental ae Se actualizaré cada vez que aparezca o se identfigue una nueva serie documental, es decir, cada vez que se ‘genere una nueva funcién yy que no se encuentra en la TRO. 10.9.5. Destruccién del Material Descartado Una vez aprobada la elminacién de las series documentales, por parte del Comité de Archivo, se procede a su destruccién, ya sea por tturacién, picado (por maquina), reaizando un acta que sera firmada por el Jefe de la dependencia o Proceso. 10.10. ARCHIVO CENTRAL 0 INTERMEDIO Area en el cual se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestion de la entidad, una vez finalizado su tramite y cuando su consulta no es tan frecuente, es decir cuando estan en el ciclo de vida como Semiactivos. 10.10.1 Funciones Generales Organizar, codificar, administrar y conservar el acervo documental de acuerdo con las normas técnicas establecidas por el Archivo General de la Nacion y las demas pertinentes. Tramitar las consultas y préstamos de una manera agil y oportuna de acuerdo con los requerimientos que sean del caso, tanto para las oficinas productoras de acuerdo con las normas que lo regulan. Crear instrumentos de consulta, tales como inventarios, indices y catélogos, a través de bases de datos, las cuales se deberén actualizar diariamente. Llevar un registro actualizado sobre el préstamo y devolucion de documentos. Los préstamos de documentos seran soportados por el dilgenciamiento del formato "Solicitud préstemo al ‘Archivo Central" el funcionario responsable del mismo sera quien firmara como responsable del 0 los documentos que sean requeridos. Mantener la reserva del contenido de los documentos que tiene en custodia de acuerdo con las normas establecidas. \Velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la informacion de los documentos que se encuentran en custodia, \Veriicar las series documentales asignadas a los documentos remitidos por las diferentes dependencias, de acuerdo con las Tablas De Retencién Documental Preparar los documentos para el proceso de Microfilmacion de acuerdo con los tiempos establecidos en las tablas de retencion documental y a la programacion anual. wane paca MANUAL DE ARCHIVO Y Version: 01 CCORRESPONDENCIA we Seco" GESTION DOCUMENTAL ~~ 2013-07-02 = Pagina 18 622 oot he yYoliinacion de los documentos se deben tener en cuenta ls siguientes aspectos ou? Parala sek we © Admififfativo: el documento puede ser rectamado por la dependencia productora para resolver algin problema de su geste. ‘© Legal: el documento debe ser conservado como testimonio probatorio. ‘+ Historica: et documento debe conservarse como testimonio del acontecer caracteristico de la accién institucional de la Unidad Administrativa, 10.11. Transferencia De Documentos Del Archivo De Gestién Al Archivo Central 10.11.1 Generalidades Archivo de Gestion, es aquel en el que se retine la documentacion en tramite en busca de solucién a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacion o consulta administrativa por las mismas ofcinas y otras que las soliciten, Cada dependencia debera mantener en sus archivos de gestion los documentos correspondientes al afio anterior y el afio vigente, de tal manera que cada afio desde el Archivo Central se programara la transferencia documental primaria, siguiendo las pautas fiadas en el presente manual, los archivos que han terminado su tramite Cada dependencia debera organizar sus archivos, agrupéndolos de acuerdo con las Tablas de Retencién Documental Sin excepcién, solo se recibiran documentos archivados en campetas, en ningiin caso se aceptaran carpetas AZ, folderes de tres argollas, boisas o documentos sin lege. Las transferencias documentales permiten: + Evitar a produccién y acumulacién iracional de documentos, «+ Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacion. + Solucionar, a nivel fisico y funcional, el problema de la acumulacion de documentos en las dependencias e instituciones productoras, + Concentra la informacin ti, ya sea para la toma de decisiones adminisrativas o para el conocimiento del desarrollo histéico institucional + Guardar precaucional o definitivamente la documentacion, en las mejores condiciones de conservacién. En el INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, se deben realizar las transferencias documentales, de los archivos de gestion al central. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad {que establezcan las TRD, de cada una de las oficinas productoras. Una vez cumplidos los tiempos de Retencion de la documentacion y su disposicion final, se preparara la documentacion debidamente en cajas y carpetas para transferirla al archivo central. Para adelantar esta labor, se ubicara la documentacién en cajas, debidamente identificadas y con su correspondiente inventario documental, en medio magnético ylo electronico. MANUAL DE ARCHIVO Y Version: 04 nserver PROCESO pee weole eee “CORRESPONDENCIA mora urbe Save Ors sé ere 10.1.2. Propaggpon fisica dela documentacién Para llevar a cabo la transferencia documenta primaria, cada dependencia, debera arreglar fa documentacion siguiendo los pasos que se enuncian a continuacion: 10.11.3 Limpieza de la documentacion Esta labor debe adetantarse en un espacio con buenas condiciones de ventlaciin, iluminacién e higiene - El personal dedicado a esta tarea debera disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol o bata, gorr, tapabocas y guantes desechables. 10.1.4 Transferenci Je documentos en soporte fisico (papel) ‘© El primer paso sera de acuerdo con la Tabla de Retencién Documental, se transferiran solo al Archivo Central Jos documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestion, estipulados en las TRD. Se transferiran las series que respondan a las funciones especificas de la ofcina productora, ‘* El segundo paso se retiraran los clips, ganchos de grapadora autoadhesives, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro fisico. Los documentos nunca se deben archivar con clips. La funcidn de estos ‘elementos es unir documentos de forma provisional, pero nunca de forma definitva. * El tercer paso, la conformacion de expedientes, las carpetas deben ir con la documentacién completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin dligenciar, recortes de prensa, manuscrites, sobres de coreo, mateiial bibliogréfico y documentos duplicados, faxes, documentos sin firmar. ‘+ El-cuarto paso es, efectuar la foliacién de los documentos respetando el orden natural (hasta 200 folios). Utiice un lépiz de mina negra y blanda 2H, HB, boligrafo (esfero) de tinta negra insoluble, para numerar desde uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, Requisitos Pagina 19 de 28 3 Nactowa civ cetera ‘CORRESPONDENCIA Sauvo MANUAL DEARCHIVOY =| vers - *2013-07.02 Pagina 20 de 28 La'Gocumentacion que va a ser objeto de foliacién debe estar previamente clasiicada, La de las oficinas se encontrara relacionada en la Tabla de Retencion Documental (TRD), La documentacién que va a ser objeto de foliacion debe estar previamente ordenada. La ubicacién correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de aouerdo con los tramites que dieron lugar a su produccién. El orden original mas comiin es el orden cronolégico. El ‘nero uno (1) corresponde al primer folio de! documento que dio inicio al tramite en consecuencia ‘corresponde a la fecha mas antigua. La documentacion que va a ser objeto de foliacién debe estar depurada. La depuracién consiste en el retiro 4e duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestion o de ofcna, Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacion se ejecutara de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laboraies, investigaciones disciplinarias, procesos juridicos), cada uno de sus expedientes tendré una sola foliacién de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en mas de una unidad de ‘conservacién (carpeta), la foliacién se ejecutara de forma tal que la segunda sera la continuacién de la primera. Materiales 1 La foiacion debe efectuarse utilizando lapiz de mina negra y blanda, tipo 2H, HB, boligrafo (esfero) de tnta negra insoluble. 2. No se debe foliar con lapiz de mina roja, ya que este color no es capturado, en la mayoria de los casos, por las maquinas reprograficas. Procedimiento, 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nimeros. 2. Nose debe foliar utiizando nimeros con el suplemento A, B, C, 6 bs. Se debe escribir el nlimero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido texto del documento. 4, Se debe escriir el nimero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos 0 numeraciones originales. 5. Nose debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dato imeversible al soporte papel 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tandran el niumero de folio consecutive que les Coresponde, ain cuando estén plegados. En el area de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caracteristicas del documento foliado: tamafi, colores, titulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejaré constancia ‘mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicara la provedencia, Esto es lo que se denomina cruce de referencia. 8. Los anexos impresos (flletos, boletines, periddicos, revstas.) que se encuentren se numerarén como un sold folio. En el Grea de notas del instrumento de contro! o de consulta se debe dejar constancia de titulo, afio y nimero total de paginas. Si se opta por separar este material se hard el correspondiente cruce de referencia, proceso | MANUAL DE ARCHIVO Y Neraléec ‘CORRESPONDENCIA = Ann GESTION DOCUMENTAL an 2013-07-02 coo Cd Pagina 21 de28 = cow 9, “Bando se encuentren varios documentos de formato pequefio adheridos a una hoja, a ésta se le ascibira 10, "1 12, 8. 14, 18, 16, 17, 18, 19. respectivo nlimero de folio, dejando en el area de notas del instrumento de control o de consulta las caracteristicas del documento foliado: cantidad de documentos adherides, titulo, asunte y fecha de los ‘mismos Las fotografias cuando estin sueltas se foliaran en la cara vuelta, utiizando lépiz de mina negra y blanda, tipo 2H, HB, boligrafo (esfero) de tinta negra insoluble, correspondiendo un numero para cada una de ellas, En el area de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caracteristcas. del documento foliado: tamara, color, titulo, asunto, fecha y ottos que se consideren pertinentes, Si una o varias fotografias se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribira su respectivo nimero de folio, dejando constancia en el area de notas del instrumento de control 0 de consulta, de la cantidad de fotografias adheridas a la hoja, al igual que otras caracteristcas: tamafo, color, titulo, asunto, fecha y otros. datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hard el correspondiente cruce de referencia, Las radiografias, diapostivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se hara la foliacion al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el érea de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamafio, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. En caso de unidades de conservacion (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de ccontablidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados yio paginados de fabrica, puede aceptarse como Tecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de Notas de! instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o paginas que contiene, Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejara esta foliacién siempre y cuando en una unidad de conservacion no haya mas de una, en caso contraro, cuando haya més de una, deberd refoliarse toda la unidad de conservaci. Siexisten errores en la foiacion, ésta se anulard con una linea oblicua, evitando tachones, La foliacion es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcion 0 proceso técnico de reprografia (microflmacion o digitaizacion). La documentaci6n que ya se encuentra haciendo parte del avervo documenta en Archivos Histéricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retrarén. Si por el contrario, se encuentran empastados 0 cosidos deberan foliarse y se dejaré la anotacién respectiva en el area de notas del instrumento de conirol o de consulta que tienen esta condicién. La folacion de este tipo de documentos debe efectuarse utlizando lapiz dde mina negra y blanda, tipo 2 H, HB, boligrafo (esfero) de tinta negra insoluble. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos 0 legajos en archivos de gestion o archivos centrales, pero si dejar la constancia en el area de notas del instrumento de contro o de consulta, No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una funcién de conservacién como: aislamiento de manifestacién de deterioro bioligico, proteccién de fotografias, dibujos, grabados u otros, 0 para evitar migracion de tintas por contacto, No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digtales ~CD’s., disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el * Para herr documentos o fotografia a una hoj, debe utilizar pegate libre de Seid. = > wa = T ‘ MANUAL DE ARCHIVO Y ssrirere PROGESD CORRESPONDENCIA Nactonat pe GESTION DOCUMENTAL, Savun |- => 2013-07-02 Pagina 22 de 28 @ cont ‘eee’ de notas del instrumento de contol o de consulta. Si se opta por separa este material se har el (Wohrespondiente cruce de referencia, El quinto paso sera la ordenacion, almacenamiento e identificacién de los documentos. Las cajas deben llenarse pero nunca tanto como para impedir su cierre. Los documentos se almacenaran en las cajas por afios respetando el orden original que tuvieron en el proceso, Las carpetas se marcarén con un rotulo autoadhesivo establecido por la entidad, y las cajas se les pegara el formato Gnico de inventario documenta ‘* El sexto paso, se debe realizar el inventario documental, por afio y a su vez, por nimero de series documentales diigenciando cada uno de los campos del formato y diigencie el acta de transferencia ‘+ Como titimo paso, traslado del archivo de Gestidn al Archivo Central, realice una comunicacién previa con los funcionarios del Grupo Archivo para su transferencia (entrega). Las Transferencias se empezaran a recibir, de acuerdo al cronograma realizado por la Secretaria General del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, desde el tercer mes de cada afio segiin el calendario de transferencia entregado con antelacién por el Grupo de Gestion Documental ~Area de Archivo. Para llevar a cabo la transferencia documental primaria, se empezaran a recibir, de acuerdo con el cronograma aprobado por la Secretaria General de la entidad, entregado con antelacién a cada una de las dependencias del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD. Para finalizar, una vez realizada la transferencia documental primaria, viene la organizacién fisica de las cajas en el Archivo Central Para la organizacién fisica de la documentacion, el Archivo Central del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, se rige por un sistema centralizado, clasificado teniendo en cuenta el Organigrama del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD. Con esta organizacién, centraliza la responsabilidad en el manejo, control y administracién de fos documentos y tramites de la entidad suministrando la informacion de forma rapida y oportuna, 10.11.5. Ubicacién fisica dela documentacién en el Archivo Central + Con el fin de ofrecer un servicio de consulta gil, eficiente, oportuno y de calidad para nuestros usuarios intemos y externos, el area fisica del Archivo Central del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, ha sido ‘organizado de tal manera que la ordenacién, almacenamiento, control y consulta, cuenten con los espacios. necesarios para ubicar ls documentos. ‘+ Después de la transferencia y ubicacion fisica de la documentacion en el Archivo Central, el responsable del mismo, entrega oficialmente al Jefe de cada una de las dependencias del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, la relaci6n firmada del inventario documental en la que consta que recibié y revis6 cada una de las ‘cajas con sus respectivas carpetas, para que sean consultados y administrados cada vez que se requiera ‘su consulta en el Archivo Central 10.12. CONSULTA Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL Version: 01 MANUAL DE ARCHIVO Y Inseireva PROCESO Ber Scoest oe gesrigocumenta, — | COBRESPONDENCTA 2013-07-02 Gace Pagina 23 de 28 or! Se a oun 10.121 Gegelides . taste ition transferidos ai Archivo Central del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, pueden ser consultados por las oficinas productoras que hayan transferido sus archivos inactivo; los organismos de Control vigitancia, previo cumplimiento de los registros y controles establecidos por la entidad. ‘+ No se tramitardn consuttas y préstamos, sin el formato establecido, '* Nose prestaran documentos, de caracter confidencial y acceso restringido a funcionarios diferentes a la Oficina productora, como son: Historias Laborales, Procesos Discipinarios, Historias Clinicas. Solo se tramitara através de a Oficina Productora con el formato establecido. © Para el préstamo de los expedientes y documentos del Archivo Central del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD, de forma provisional, cada una de las dependencias, deben diligenciar en todos los casos, el formato de solicitud de préstamo de documentos, Los expedientes y documentos, en general, prestados a un servidor pablico, no pueden cederse a otro, sin avisar previamente al Archivo Central, con el objeto, de trastadar la responsabilidad del primero, sobre los. documentos en préstamo. ‘+ Los préstamos de documentos, se harén por un tiempo maximo de quince (15) dias habiles, segin sea el caso, se hara seguimiento, para su respectiva devolucion. En el caso de no terminar su consulta en la dependencia solicitante, se dejara la anotacion de “prorroga’_ en el formato establecido, para su posterior devolucion al Archivo Central del INSTITUTO NACIONAL DE SALUD. ‘+ Para el préstamo de documentos el Archivo Central, deberd dligenciar el formato, “Solicitud Préstamo ‘Archivo Central’, completando toda la informacion que en ella se requiere y consignando en forma clara los nombres del responsable dei préstamo, ‘+ Durante el tempo efectivo de! préstamo, la responsabilidad por la integridad de los documentos prestados recaera sobre la ofcina productora solicitante; por lo cual debera ser devuelta en las mismas condiciones de integridad, ordenamiento y conservacion en que fue recibida ‘* Cuando los documentos son devueltos al Archivo Central, se verficara su estado y contenido, conforme a la informacion que aparece en el respectivo formato de Solicitud, e! funcionario de archivo anota la fecha de devolucién en el respectivo formato y lo firma, © El funcionario de archivo descarga del sistema o en forma manual el préstamo y provede a ubicar los documentos devueltos, en el lugar respectvo, + Los documentos y expedientes, una vez transferidos al Archivo Central no podrén ser retrados 0 desglosados en su informacion orginal ‘+ No se prestaran folios, se prestaré el expediente completo, para evitar pérdidas y desorden al interior del expediente. MANUAL DE ARCHIVO Y Version: 01 Inseirere a PROCESO ‘CORRESPONDENCIA > | SemN Sowa Ta OP. Loh je con =" 2013-07-02 Pagina 24 de 28 . 6 ae piblico que tenga documentos en préstamo debera hacer entrega de ellos al Archivo Central antes de iniciar los siguientes procesos “+ Retiro del servicio, por cualquier circunstancia > Licencias + Traslados + Vacaciones ‘+ Los servidores piiblicos, que no entreguen a tiempo al Archivo Central los documentos en préstamo 0 que ermitan que estos sufran pérdida, deterioro o destruccién sern sancionados de acuerdo con la Ley 734 de 2003, ‘+ Solamente los funcionarios del Archivo Central, estén autorizados para realizar cualquier tipo de bisqueda en los depésitos del Archivo Central 10.12.2. Reactivacién de expedientes transferidos al Archivo Central En el momento de transferir las Historias Laborales que hayan cumplido el tiempo de retencién de acuerdo con la TRO, al Archivo Central, en el caso que el exfuncionario vuelva a laborar al Instituto, éste expediente se “reactivara”. El Grupo de Talento Humano, debera solicitar dicho expediente en el formato establecido y se dejara la “novedad” en dicho formato. { _ MANUAL DE ARCHIVO Y Versions (4 viene PROCESO CORRESPONDENCIA _ 2013-07-02 ACHOMALDS GESTION DOCUMENTAL or Ps Pagina 25 de 28 ror 10.13 ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS: VIA E-MAIL, PC Y SISTEMAS DE INFORMACIQNANSTITUCIONAL E-MAIL: Cada dependencia sera el (Ia) responsable de recepcionar, radicar y dar respuesta a las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, para ello, es importante tener en cuenta lo siguiente: + Para el tramite de los documentos internos y extemos institucionales, se debe ullizar una Unica plantila institucional. Los datos que debe contener dicha plantila cuando se envia un e-mail, son las siguientes Nombres y apelidos, cargo, dependencia, e-mail, No. Extensién, ciudad. Tipo de letra aria tamafo 11, no debe levar ningin tpo de fondo. + Tener en cuenta las indicaciones para la organizacion de los documentos que reposan en el PC y el Outlook (E-mail. 1013.1. Pasos para la organizacién archivos electrénicos: Outlook (e-mail); PC Y Sistemas de Informacién El Instituto, pretende llevar a cabo un proceso de organizacién y depuracion de la informacion que manela y reposa en su PC y los que se encuentran en el Outlook, es muy comin que no se tenga la informacion ordenada ‘adecuadamente para poder faciltar la bisqueda de archivos en estos discos, es importante la seguridad de la informacion institucional en el caso de datios ireversibles de su equipo (virus, dafio de su PC, hurto, entre otros). Cada funcionario es el nico responsable de la produccién y manejo de la informacién de cardcter institucional, por lo tanto; el funcionario, es quien debe organizar, clasificar, depurar, eliminar, a informacion para levar a cabo las copias de seguridad desde las Oficina TICS, daré as indicaciones respectivas. dieestnee pao MANUAL DE ARCHIVO Y Versién: 04 ae: INDENCIA Bastonay om Sey DOCUMENTAL, SORES =" 2013-07-02 Sawn ON a - cor’ ADP Pagina 25 de 28 @ ow 10.14, REQOMENDACIONES GENERALES PARA ARCHIVAR ws ‘+ Nunca utlice ganchos ni alfieres para sujetar los documentos, ‘* No intente reparar documentos rotos si no es un experto en esto. ‘+ Nunca coloque mas de 200 documentos en la carpeta + No deje los documentos del expediente por fuera de la carpeta, ‘= Aloolocar un documento en la carpeta saquela completamente de la gaveta para evitar que éste quede por fuera de la carpet « Dilgenciar el formato para control de préstamo de archivo inactivo (central), y hagalo firmar por el jefe de la dependencia y por quién lo retira, ‘+ Nunca doble, perfore ni cosa los documentos. ‘+ No mezcle los documentos de una serie con otra diferent. ‘« Descarte periédicamente los documentos que van perdiendo su valor y que carecen de consulta de acuerdo a las TRO. ‘+ Los documentos especiales, titulos de propiedad, o de uso restringido, archivelos en caja fuerte 0 boveda y een sito aparte y seguro. ‘+ Nunca escriba sobre los documentos, solo se permite marcar a lapiz la foliacién respectiva, Recortes de prensa: Los articulos importantes de los diarios, se recortan y se pegan en una hoja en blanco, en donde se anota el nombre del dari, a fecha, el nimero de éste y la casa editora Version: 04 MANUAL DE ARCHIVO Y Insrire ro. PROCESO ‘ s Sacranas me (GESTION DOGUMENTAL: ‘CORRESPONDENCIA 1. coouosceeFticn 29 de junio de 1994-Reglamento General de Archivos -Archivo General de la Nacién + Acuerdo No. 38 de 2002. Bagot: AGN 2002. ‘= Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002: Por el cual se establecen los cfterios para la organizacion de los archivos de gestion en las entidades piblicas y las prvadas que cumplen funciones publicas, se regula el Inventario Unico Documental y se desarrollan os articulo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 ‘© Acuerdo 080 del 30 de octubre de 2001 * ALVAREZ RODRIGUEZ, Mariela. Ordenacién y Descripcién de Archivos. Armenia: Universidad del Quindio, 1902, 210. ‘+ ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Y DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA. Circular No. 004 de 2003.Bogota: AGN, 2003. ++ Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos + Ley 527 de 1999 Comercio electronico en Colombia _ Pagina 27 de 28 MANUAL DE ARCHIVOY ion: 01 Isstirere PROCESO CORRESPONDENCIA oe saianaa GESTION DOCUMENTAL Aten POF 12. contre catiaios San 2013-07-02 Pagina 28 de 28 (eon

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