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    GUATEMALA | #38 Ccomabiion de esta taro de Finan Poe OFICIO CIRCULAR No. DCE-01-2018 30 de enero de 2018 Setiores Directores o Coordinadores Unidad de Administracion Financiera -UDAF- Presidencia, Ministerios de Estado, Secretarias, Otrs Dependencias del Ejectivo Procuraduria General dela Nacin, Entidades Desceatralizadas, Aut6nomas y Empresas Pblicas no Finaneieras. Su Despacho Estimados Sefiores: De manera atenta me dirjo a ustedes, manifestinioles que para el mejor desempefio de sus funciones y oportuno registro de las transacciones presupuestarias, eontables y financieras, las Unidades ‘de Administracién Financiera -UDAF:, deberin cumplir con las. disposiciones siguientes: 1. Requerimientos de las Unidades Rjeeutoras, Todo requrimiento debe conar con et vit fen de mins ard dea UDAE (Dir Fue Admin) ‘undo corespondi: y para las endades qc utlizan el Sistema de Nomina y Regisuo Personal -Cuatenomifas, con el vso bho de Directo, Cordnadoro Jefe de Recursos manos de a Planta Cental dela entidad. Asimismo, cuando el requerimientoconleve tuna getonrelacionada con los sistemas de administacion financiers coloar el nome ‘completo del eonacto,nimero de eéfono ydrecién de comeo else. 2. Actualizacién de informacién, Se debe informar por escrito en los meses de enero a marzo de 2018, el nombre del Director 0 Coordinador de la UDAF y de Recursos Humanos, incluyendo los nimeros de teléfono y direcciones de correo electrénico con el Propésito de mantener actualizada la informacién; asf mismo, deben informar inmediatamente los cambios de autoridades que se presenten en el transcurso del ao. 3. Para la ereacién de los usuarios en los Sistemas de Contabilidad Integrada -Sicoin-, Descentralizadas -Sicoindes-, Informético de Gestion -Siges- y de Nomina y Registro de Personal -Guatenéminas-, se debe observar lo siguiente: 4) Cada entidad dnicamente tiene permitido contar con un Administrador Local para los Sistemas: Sicoin, Siges, Sicoindes; sin embargo, de existir la necesidad de erear un usuario administrador local adicional, deberd solicitase con las justficaciones correspondientes a esta Direccién, Pigoa de 12 "Aven 20-59, on oe de Fnavas Pablo. PBX ‘enn gt 3745000 Ext LOGO 1016-10817 peouy eer | onan comatose iio de Finan Pas ') Para la creacién de los usuarios de los sistemas Sieoin, Siges, Sicoindes, las unidades ejecutoras deben solcitare informar po oficio al Administrador Local de cada Emtidad, indicando el nombre y apelidos completes, Nimero de Identifcacién Tributaia -NIT- del usuario, puesto funcional que ocups,direccién de correo electronica, nombre y puesto del jefe inmedito superior. «) La Direccién de Recursos Humanos o su equivalente de las entidades dela Presidencia de la Replica, Ministerio de Estado, Soretarias y Otras Dependencias del Ejecutivo, Procuraduria General de la Nacién, Entidades Descentalizadas, Aut6nomas. y Empresas Pablicas no Financieras, que uilien Guatenéminas deben solicitar la Direceién de Contabilidad del Estado através de ofcio, la ereacion de los usuarios, incluyendo nombres y apelidos completes, Codigo Unico de Identificacion -CUL-, NIT. puesto funcional que acupa, direccién de correo clectrénico, nombre y puesto del jefe jnmediato superior y funciones que se deben asignar al usuario. Asi mismo, deberin incluirel nombre y admerotelefnico dela persona enlace de la entidad 4. Para la desactivacién de los usuarios en los Sistemas Guatendminas, se debe observar lo siguiente: icoin, Siges, Sicoindes, 8) Las entidades deben solicitar a esta Dreccidn a través de ofio el dia inmediato posterior al retio, renuncia o eambio de puesto del usuario Administrador Local, la tesactivacin en los Sistemas: Sicoin, Siges, Sicoindes e indicar el usuario asignado para cada sistema, asi como los nombres apellidos completos, CUL y NIT; by Las Unidades de Administraciin Financiera deben solictar a través de oficio al ‘Administrador Local de cada entidad, la desactivacion de los usuarios de los Sistemas el dia inmediato posterior al retio, renuncia 0 cambio de puesto del usuario en los Sistemas; Sicoin, Siges, Sioindes eindicar el usuario asignado, asi como les nombres ¥ apelidos completos, CUL y NIT: y, ©) La Direccion de Recursos Humans o su equivalente en las entidades que utlicen Guatenéminas, debe solictar @ través de oficio a esta Direccién el dia inmediato posterior al retro, renuncia o cambio de puesto del usuatio la desactivacin del mismo © indicar el usuario; nombres y apellides completos; CUI y NIT 5. Calendario de Néminas Mensuales. Cocedinar en forma mensual con la Direccién de Recursos Humanos a efecto que las Unidades Ejeeutoras cumplan con el ealendario de Tiguidacion de néminas de sueldos en Guatendminas. 1 Avenida 209, on ore de Fans ables, PBX-2S7A3000 Ext 10404 10816-10817 wv ainfng gt (a T a peu GUGRERMALA |>retonseconaban stato initio de Finare PS 6. Creacién de nuevas Unidades Administrativas de Fondo Rotativo. Las entidades eben informar por escrito la Direecin de Contabilidad del Estado sobre la ereacién de ‘nuevas unidades administrativas de fondo rotativo, soctando usuario y contasefa, para ser agente de retencién del IVA. 7. Crencion de las Unidades Administratvas de Compras -UAC- en Siges-. Se debe solicitar al Administrador Local de cada entidad o el que designe la UDAF, debiendo utilizar la euta que se desribe a continuacin: Ingresar al mend del Siges, Catilogos el Sistema, Unidades Administrativas, Crea; seguidamente asigarles estricturas presupuestaras y actvarlas; y luego de eonelir dicha gestin en el sistema, solcitar ala Direecin de Contabilidad del Estado la activacion de la lunidad como agente de retencion del IVA. 8 Inactivacion como Agente de Retencidndel IVA. 8) De tas Unidades Administrativas de Fondo Rotativo. Solictar por escrito Is inaetivacin como agente de eetencién del IVA, de los fondos rotatives que no van a utilizar en el cjercicio fiseal vigente, indicando el nombre y eédigo del fondo, pars ‘evita la presentacin dela Declaraci de Reteneidn del IVA con valor cero. ) De las Unidades Administrativas de Compras -UAC- en Siges. Solicitar por escrito fa macivacion como agente de retendion del TVA, de las unidades administativas de compras de Siges que no van a ullizer en el eericio fiscal vigente, indicando para el efecto el nombre y ebdigo de la unidad de compras 9, Elaboracién de los Comprobantes Unicos de Registro de Ingresos. La Presidencia de la Repiblica, Ministerios de Estado, Secretaries y Oras Dependencias del Ejecutivo, Procuraduria General de la Nacién, cuando realcen depésitos por concepto de: exceso en uso de telefonia celular, pago de mora arrendamients de bienes muebles e inmuebles, uildades, regains, legalizacion de documentos y otros ingresos, a la cuenta bancaria GTS2CHNAO1010000010430018034.“Tesoreria Nacional, Depésitos Fondo Comin -CHN-", consttuida en el Crédito Hipotecario Nacional, deben solicitar por eserito a la Direccidn Financiera del Ministerio de Finanzas Pablicas la elaboracién del CUR de Ingresos, adjuntando la boleta de depisito para efectos de la conciliacién bancaria ‘oportuna y para las Entidades Descenraizadas y AutGnomas evando realicen depdsitos a ‘esta cuenta bancaria, 1 Avenida 2059, zon fore de Fanras ibis, PBX:23743000 Et 10408 1816-10817 ‘www iain gob gt GUATEMALA | Sots" Consist cette inser de Finanzas bs Las entidades descentralizadas y aut6nomas que realizan contribuciones laborales 0 cuotas patronales de montepio deberin efectuar sus depésitos a la cuenta que les indique la Oficina Nacional de Servicio Civil a través de las resoluciones que correspondan y presentar a la Direccién Financiera del Ministerio de Finanzas Publias, la solicitud para la ‘laboracién del CUR de Ingresos, adjuntando la boleta de depésito correspondiente, 10, Registro de Ingresos Propios. Las Unidades de Administracién Financiera de la Presidencia de la Repiblica, Ministerios de Estado, Secretaria, Otras Dependencias del Ejecutivo y Procuraduria General de la Nacién, deben llevar cuenta corriente de los ingresos propios de cada unidad ejecstora y depositarlos a Ia cuenta moneiaria ‘GT28BAGUO1010000000001117985 “Gobierno de I Repablica Fondo Comin Ingresos Privativos Tesoreria Nacional”, debigndose registrar y aprobar en forma oportuna en todas las etapas (DyP) en el Sicoin, por parte de las Unidades Ejecutoras y/o UDAF, para evitar descuadres en sus cuentas al final de cada jercicio fiscal por falta de registro. 11, Registros de la Ejecucion Presupuestaria de Kgresos. Los registros de precompromiso, ‘compromiso, devengado, compromiso y devengado simultineo, regularizacién del devengado y pagado, deben realizarse desde Siges, excepto cuando se originan desde Guatendminas y las regularizaciones (RE) que se originan desde el médulo de fondos rotatives Las Entidades del Sector Pablico no Financier (Presidencia de la Repiblica, Ministrios de Estado, Secretarias, Otras Dependencias del Ejecutivo y Procuraduria General de la Nacién, Entidades Descentralizadas, Autinomas y Empresas Piblicas no Financieras), Leben de ubservar lo establecido en los Ariculos 6 y 36 del Decreto Numero 101-97 del Congreso de la Repablica de Guatemala, Ley Orgénica del Presupuesto. 12, Regularizacién con Ia Clase de Registro RDP (Regularizacin del Devengado y Pago) y REG (Regularizacién del Fondo Rotativo). 4) Regularizar con la clase de registro RDP (Regularizacién del Devengado y Pago), los bienes © servicios adquiridos bajo las modalidades de fideicomisos, convenios, pago directo (Préstamos y Donaciones), a través del Siges, consignando el cédigo de rendicién que corresponda. Las unidades responsables del registr» de la regularizacién deben crear una unidad ‘administrativa de compras exclusivamente para fideicomisos, debido a que el manejo ‘de las retenciones del IVA y el ebdigo de Retencién del IVA es similar al de un fondo rotativo. b) Regularizar con la clase de registro REG, los pagos de los gastos efeetuados através de Fondos Rotativos por bienes y servicios recibidos de conformidad, Pig de 12 1 Avena 20-59, zon, ome de Finavas Pils PBX ‘rt mining 3000 Ext: HOO 10816-10817 GURTEMALA | teeen se comtitcos dtesodo ‘Mii de Finanzas Pitas 13, Las entidades que ejecuten bajo In modalidad del Presupuesto por Resultados -PpR-. DDeberin aprobar sus repstros de compromisos (COM), devengados (DEV), compromisos y devengados (CyD) y regularizacién dsl devengado y pagado (RDP), asi como las reversiones y devoluciones desde Siges, excepto cuando se originan desde Guatendminas. 14, Creacion de cédigos de bienes mucbles del Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo Intangibles” que no existan en el Catilogo de Insumos. Presentar« la Direcién ‘Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas la soliitud por escrito y citar ¢l ticket generado en el Siges, para la ereaci de ebdigos de bienes muebles del Grupo 3 “Propiedad, Panta, Equipo e intangibles, que no exisian en el Calogo de Insumos del Siges. La Direccién Técnica del Presupuesto a tavés de providencia informa a la Direccién de Contabilidad del Estado la ereacién del cédigo de insumo del bien en el Catélogo de Insumos indicando el renglon presupuestrio que corresponde para que sea creado en el Catélogo de Bienes del Estado del Médulo de Inventaris en el Sicoin, 15, Depésitos al Fondo Comin y otras Cuentas Bancarias administradas por Tesoreria Nacional. Efectuar los depésitos a las cuentas del fondo comin y ots cuentas ‘administradas por Tesoreria Nacional en efectivo, con cheque de caja o transferencias, bancarias 16, Reversiones y devoluciones de CU 1) En Sicoins Se debe elaborar y aprobar las reversiones y devoluciones de CUR, para las entidades que ejecutan a través del Presupuesto por Programas. Con respecto al Fondo Rotative deten realizarlo a través del Médulo de Fondo Rotativo, ») En Siges: Se elaborardn las reversiones y devoluciones de CUR, para las entidades que cjecutan bajo Ia Modalidad de Presupuesto por Resultados -PpR-, Médulos de Contratos y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP. ©) En Guatenéminas: Se elaborarin las reversiones y devoluciones de CUR, para los renglones: 011, 021, 022, 031y sus complementos a excepcin del renglén 029 que se realiza a través del Sicoin, Pig de 12 1 Aven 20-59, zon tne de Finanzas Plas, PBX.23745000 Ext 10404 10816-10817 ‘ww mining Been GURERERAATA, | Peestns comeat nese Misi de manzas Pais 17, Asignacién de la Funcién de Aprobar Comprobantes Unicos de Registro de Devolucin del Gasto. Con el propésito de cumplir con la desconcentracién operativa, las UDAF y/o Unidades Ejecutoras deberin solicitar a su administrador local les asigne la funcién 62551022 “Aprobar Dev. Ejecucién Gastos Anterior”, para elaborar y aprobar los CCUR’s de devolucién del gato. 18. Reintegros por conceptos de Devoluciones de Gastos, realizados por Ia Presidencia de la Repiblica, Ministerios de Estado, Secretarias, Otras Dependencias de Ejecutivo, Procuraduria General de la Nacién, Entidades Descentralizadas, Autonémas y Empresas Piblicas no Financieras. Losreintegros por estos conceptos deben acreditarse las cuentas monetarias de la forma siguieate: 4) Para la Presidencia de ta Repiblica, Ministerios de Estado, Secretarias, Otras Dependencias de Ejecutivo y Procuraduria General de la Nacién: ‘+ Los reintegros de sueldos que se generan a través de Guatendminas a la cuenta de

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