INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Laura Camila Torres

SENA
Administración documental en el entorno laboral
Bogotá
2019
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Se define como administración documental, a todos los actos que intervienen en el manejo
administrativo general, que tiene como objetivo la creación, adquisición, recepción, control,
consulta, distribución, reproducción, organización, mantenimiento, custodia, resguardo,
restauración, transferencia, valoración y disposición final de documentos de interés público a lo
largo de su ciclo vital, así como aquellas que se encarguen de las actividades encaminadas a
regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación; de la gestión documental.

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y

políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una
función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o
institucionales de una manera correcta y transparente.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras

en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivística
para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción
documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del
estado.

paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos
de diferente contexto:

• Carta:
✓ Recepción o radicación: Se las asigna un número el cual servirá como referencia y
se estampa un sello radicador.
✓ Registro: se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad
y que ofrecen información a la empresa, será anotado en el libro o documento de
registro de entrada de correspondencia.
✓ Distribución o embalaje: Se hace entrega del correspondiente documento al
destinatario.
• Cuentas de cobro:
✓ Recepción o radicación: Se realiza la recepción revisando los datos más
importantes como fecha, número de documento, anexos y también las copias.
✓ Registro: Se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción, tipo de
documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento a través de
un formato.
✓ Distribución o embalaje: Luego se entrega la carta de recibido a la persona que
entrego el documento. La persona encargada de la recepción de la documentación
procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta (si se
trata de una cuenta de cobro los documentos se trasladan a otras dependencias
para hacer efectivo el pago de la misma).
• Factura:
 ✓ Recepción o radicación: Se recibe en la ventanilla única de archivo y se radica
mediante un software que emite un sticker con el número de radicado, fecha de
recepción y entidad que envía.
✓ Registro: Se registra en el software de correspondencia
✓ Distribución o embalaje: se lleva al área de Contabilidad.
• Derecho de petición:
✓ Recepción o radicación: Llega el derecho de petición
✓ Registro: Se separa en los documentos
✓ Distribución o embalaje: Se direcciona a la oficina correspondiente