CORPORACION UNIVERSITARIA UNITEC MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION (HABEAS DATA) 1. Generalidades Esta politica aplica para todos los titulares de informacién personal que se encuentre en les bases de datos que utiliza la Corporacién Universitaria Unitec quien acta en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. En cumplimiento de Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 que establece las condiciones minimas para realizar el tratamiento legitimo de los datos personales de sus clientes y en ejercicio de sus actividades académicas, laborales y comerciales, se adopian Politicas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atencién de consultas y reclamos, también el Decreto 1377 de 2013 define la informacién minima que deben contener las politicas de tratamiento de informacion. Estas politicas son de estricto y obligatorio cumplimiento para la Corporacién Universitaria Unitec cn su calidad de responsable y de quienes actian en su nombre tratando datos personales por su disposicion como encargados Los responsables como encargados sean ellos funcionarios, contratistas y terceros deben observar y respetar estas politicas en el cumplimiento de sus funciones yio actividades atin después de terminados los vinculos legales, comerciales, laborales o de cualquier indole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relacién con los datos tratados, Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las politicas contenidas en este documento debe ser reportado a: atencionalusuario@unitee.edu.co Base de datos: Conjunto organizado de registros con informacién del titular de la informacion objeto de tratamiento Titular: Persona natural o juridica con datos objeto del tratamiento de la informacionTratamiento: Conjunto de operaciones como recoleccién, almacenamiento, uso, supresion ylo circulacidn sobre datos personales Responsable del tratamiento: Entidad, organizacién o persona que ejerce decisiones sobre los contenidos de las bases de datos. Autorizacién: Consentimiento previo, expreso ¢ informado del titular para llevar a cabo el ‘Tratamiento de datos personales. Daio personal: Cualquicr informacién vinculada 0 que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas 0 determinables, Principios especificos La Corporacion Universitaria Unitec aplicaré los siguientes principios, los cuales constituyen las politicas y/o reglas a seguir en la recoleccién, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento ¢ intercambio de datos personales: a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recoleccién y tratamiento de datos personales, sc dard aplicacién a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demas derechos fundamentales conexos b) Principio de libertad: El, uso, captura, recoleccién y tratamiento de datos personales s6lo puede Hevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso ¢ informado del Titular. Los datos personales no podrin ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacién, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento, ¢) Principio de finalidad: El uso, captura, recoleecién y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la Corporacién Universitaria Unitec, estarin subordinados y atenderdn una finalidad legitima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales, d) Principio de veracidad o calidad: La informacién sujeta a uso, captura, recoleccién y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacia, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohibe e! Tratamiento de datos parciales, ineompletos, ftaccionados 0 que induzean a error. ¢) Principio de transparencia: En el uso, captura, recoleccién y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular 2 obtener la Corporacién Universitaria Unitec, en cualquier momento y sin restricciones, informacion acerca de la existencia de cualquier tipo de informacién o dato personal que sea de su interés o titularidad. 1) Principio de acceso y circulacién restringida: Los datos personales, salvo la informacién publica, no podran estar disponibles en Internet u otros medios de divulgacion © comunicacién masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar unconocimiento restringido sélo a los Titulares 0 terceros autorizados. Para estos propésites la obligacién de la Corporacién Universitaria Unitec, sera de medio. g) Principio de seguridad: Los datos personales ¢ informacion usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por, serd objeto de proteccién en la medida cn que los recursos téenicos ¥ estindares minimos asi lo permitan, a través de Ia adopcin de medidas tecnolégicas de proteccion, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios clectrénicos evitando su adulteracién, moditicacién, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso 0 acceso no autorizado. h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen 0 tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases 0 Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelaria a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecucién y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vineuladas 2 futuro para tal efecto en {a administracion y manejo de bases de datos, deberdn suscribir un documento adicional u ofrosé a su contrato laboral o de prestacién de servicios, a efecto de asegurar tal compromiso. Esta obligacién persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relacién con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, Dato sensible Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimided del titular 0 cuyo uso indebido puede generar su discriminacién, tales como aquellos que revelen el origen racial o Einico, la orientacién politica, las convicciones religiosas 0 filosoficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos 0 que promucva intereses de cualquier partido politico 0 que garanticen los derechos y garantias de partidos politicos de oposicién asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotogratias, iris, reconocimiento de vo7, facial o de palma de mano, etc. 4.1 Tratamiento de datos sensibles: Se podré hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: a) El Titular haya dado su autorizacién explicita a dicho tratamiento, salvo en los casos que Por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacion, b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre fisica o juridicamente incapacitado. En estos eventos, jos representantes legales deberan otorgar su autorizacién, ¢) El Tratamiento sea efeetuado en cl curso de las actividades legitimas y con las debidas garantias por parte de una fundacién, ONG, asociacién o cualquier otro organismo sin énimode lucro, cuya finalidad sea politica, filosdfica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o alas personas que mantengan contactos regulares por razon de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podran suministrar a terceros sin la autorizacion del titular, d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial e) El Tratamiento tenga una finalidad histbrica, estadistica o cientifica. En este evento deberin adoptarse las medidas conducentes a la supresién de identidad de los Titulares. 4.2, Autorizaci6n del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorizacion previa, expresa e informada del titular, 1a cual deberd ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificacién posterior. 4.3 Casos en que no se requiere la autorizacién: La autorizacién del Titular no sera necesaria cuando se trate de’ a) Informacién requerida por una entidad publica 0 administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. ) Datos de naturaleza piblica. ©) Casos de urgencia médica o sanitaria, 4) Tratamiento de informacién autorizado por la ley para fines histéricos, estadisticos 0 cientificos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 5. Derechos de los nifios, nifias y adolescentes En el Tratamiento se asegurari el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza publica, Es tarea del Estado y las entidades edueativas de todo tipo prover informacién y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y prover de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de nifios, nifias y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y proteccién de su informacién personal y la de los demas,6. Deberes de la Corporacién Universitaria Unitee como responsable del Tratamiento de Datos Personales La Corporacién Universitaria Unitee, cuando actiie como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumpliré con los siguientes deberes: ) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacién otorgada por el titular. ©) Informar debidamente al titular sobre Ia finalidad de la recoleceién y los derechos que le asisten por virtud de la autorizacién otorgada, 4d) Conservar la informacién bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci6n, pérdida, consulta, uso 0 acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la informacién que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. £) Actualizar la informacién, comunicando de forma oportuna al encargado del. tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado ¥ adoptar las demas medidas necesarias para que la informacién suministrada a este se mantenga actualizada, 2) Rectificar la informacién cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento, h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, segin el caso, tnicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del ‘Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informacién del Titular. j) — Tramitar las consultas y reclamos formalados. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacién se encuentra en diseusion por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamacién y no haya finalizado el trimite respectivo, 1) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a los eddigos de seguridad y existan riesgos en la administracién de la informacidn de los Titulares. Registro Nacional de bases de datosLa Corporacién Universitaria Unitec, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos intemos, Ia facultad de mantener y catalogar determinada informacion que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educacién, a la libre citedra, y principalmente de la autonomnia Universitaria La Corporacién Universitaria Unitec, a través de la Direccién de Tecnologias de la Informacién y las Comunicaciones, Ties, procederd de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentacién que para tal fin expida el Gobiemo Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que seré administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, El RNBD, es el directorio piblico de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el pais; y que sera de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. 8. Autorizaciones y consentimiento La recoleccién, almacenamiento, uso, circulacién o supresién de datos personales por parte la Corporacién Universitaria Unitec, requiere del consentimiento libre, previo, expreso ¢ informado del titular de los mismos. 8.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorizacién. La autorizacién puede constar en un documento fisico, electrénico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web 0 en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, 0 mediante un mecanismo técnico o tecnoldgico idéneo, que permita maniestar u obtener el consentimiento via clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequivoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorizscién seri generada por la Corporacién Universitaria Unitec y sera puesto a disposicién del titular con antelacién y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. Ver Anexo No 1: Modelo de autorizacién para la recoleccién y tratamiento de datos personales, 8.2 Prueba de la autorizacion, La Corporacién Universitaria Unitee utilizard los mecanismos con que cuenta actualmente, ¢ implementara y adoptar las acciones tendientes y necesarias para mantener registros 0 mecenismos técnicos o tecnolégicos idéneos de cuéndo y cémo obtuyo autorizacién por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos, Para dar cumplimiento 4 lo anterior, se podran establecer archivos fisicos o repositorios electrénicos realizados de manera directa 0 a través de terceros contratados para tal fin. 9. Aviso de privacidadEI Aviso de Privacidad es e] documento fisico, electrénico 0 en cualquier otro formato conocido 0 por conocer, que es puesto a disposicién del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la informacién relativa a la existencia de las politicas de tratamiento de informacién que le seran aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caracteristicas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Ver Anexo No 2: Modelo de Aviso de Privacidad. 9.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad, El Aviso de Privacidad, como minimo, debera contener la siguiente informacié: a) Laidentidad, domicilio y datos de contacto del Responsable de! Tratamiento. ) El tipo de tratamiento al cual serdn sometidos los datos y la finalidad del mismo, ©) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la politica de tratamiento de la informacin y los cambios sustanciales que se produzcan cn clla. En todos los casos, debe informar al titular como acceder o consuliar la politica de tratamiento de informacién, 10. Prerrogativas y demas derechos de los titulares de la informa nm En alencién y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de proteccién de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a La Corporacién Universitaria Unitee, en su eondicién de responsable del tratamiento. b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorizacién otorgada a La Corporacién Universitaria Unitee, en su condicién de Responsable del Tratamiento, ©) A recibir informacion por parte de La Corporacién Universitaria Unitee, previa solicitud, respeeto del uso que le ha dado a sus datos personales, 4) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y prescntar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo tramite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento ©) Modificar y revocar la autorizacién y/o solicitar la supresién del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales vigentes, 1) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento11, Deberes de la Corporacién Universitaria Unitee en relacién con el tratamiento de los datos personales La Comporacién Universitaria Unitee, tendra presente, en todo. momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se reficren y que sélo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hari uso de ellos s6lo para aquellas finalidades para Jas que se encuentra facultado debidamente respetando en todo caso la normatividad vigente sobre proteccion de datos personales. 12. Garantias del Derecho de Acceso La Corporacién Universitaria Unitec garantizaré el derecho de acceso cuando, previa aereditacin de la identidad del titular, legitimidad, 0 personalidad de su representante, poniendo a disposicién de’ éste, sin costo o erogacién alguna, de manera pormenorizada y dctallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrénicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, Dicho acceso dehera offecerse sin limite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerios y actualizarios en linea. 13. Consultas Los titulares, 0 sus causehabientes podrin consultar la informacién personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Fn consecuencia, La Corporacién Universitaria Unitee garantizaré el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda le informacion contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificacién del Titular. Con respecto a ta atencién de solicitudes de consulta de datos personales, la Corporacion Universitaria Unitee garantiza: a) Habilitar medios de comunicacién electronica u otros que considere pertinentes, Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad. b)_Utilizar los servicios de atencién al cliente 0 de reclamaciones que tiene en operacion. En cualquier caso, e independientemente del _mecanismo implementado para la atencién de solicitudes de consulta, estas serén atendidas en un término maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informara al interesado antes del vencimiento de los 10 dias, expresando los motivos de la demora y seftalando la fecha en que se atenderd su consulta, la cual en ningdn caso podrd superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer plazo.14, Reclamos EI Titular © sus causahabientes que consideren que la informacién contenida en una base de datos debe ser objeto de correccién, actualizacién o supresién, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los debe res contenidos en la Ley, podrin presentar un reclamo ante el Responsable de] Tratamiento, canalizindola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se coneretan mas adelante en el numeral 22 del presente documento y que cjercerd la funcién de proteccion de datos personales al interior de la Corporacién Universitaria Unitee El reclamo lo podri presentar cl Titular, teniendo en cuenta la informacién sefialada en el articulo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demés normas que los modifiquen 0 adicionen, 15. Implementacién de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podran solicitar a personal de La Corporacién Universitaria Unitec, la rectificacion, actualizacion © supresién de sus datos personales, previa acreditacion de su identidad. Los derechos de rectificacién, actualizacién o supresién tinicamente se podrén ejercer por: a) EI titular o sus causahabientes, previa acreditacion de su identidad 0 a través de instrumentos eleetrénicos que le permitan identificarse b) Su representante, previa acreditacion de la representacién Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, debera acreditarse en debida forma Ia personeria 0 mandato para actuar y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendra por no presentada. La solicitud de reetificacién, actualizacién o supresién debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Corporacién Universitaria Unitee sefalados en el aviso de privacidad y contener, como minimo, la siguiente informacién: El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta * Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, + Ladescripcién clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. * En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localizacidn de los datos personales,16. Rectifieacién y actualizacién de datos La Corporacién Universitaria Unitec tiene la obligaci6n de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la informacién de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba sefialadas. Al respecto se tendrit en cuenta lo siguiente: En las so la tudes de rectificacién y actualizacién de datos personales el titular debe indicar correcciones a realizar y aportar la documentacién que avale su peticién, La Corporacién Universitaria Unitec, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando ¢stos beneficien al titular. En consecuencia, se podran habilitar medios electrénicos u otros que considere pertinentes. La Corporacién Universitaria Unitee, podré establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrin a disposicion de los interesados en la pagina web. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a La Corporacién Universitaria Unitee, la supresién de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativided vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para Ia finalidad para la cual fueron recabados, ¢) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresién implica la eliminacién total o parcial de la informacién personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Corporacién Universitaria Unitec. Es importante tener en cuenta que cl derecho de eancelacién no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La climinacién de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigaciin y persecucién de delitos o la actualizacidn de sanciones administrativasc) Los datos sean necesarios para proteger los intereses juridicamente tutelados del titular; para realizar una accién en funcién del interés piblico, o para cumplir con una obligacidn legalmente adquirida por el titular. 18. Revocatoria de la autorizacion Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposicién legal © contractual, Para ello La Corporacién Universitaria Unitec deberd establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgo. Se deberd tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocacién del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, |.a Corporaciin Universitaria Unitec deba dejar de tratar por completo os datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocacién parcial del consentimiento, se mantienen a salvo ottos fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorizacién otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular esta de acuerdo, 19, Seguridad de la informaci6n y medidas de seguridad En desarrollo del principio de seguridad esiablecido en Ia normatividad vigente La Corporacién Universitaria Unitee adoptara las medidas téenicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci6n, pérdida, consulta, uso 0 aceeso no autorizado o fraudulento, 20. Utilizacién y transferencia internacional de datos personales ¢ informacion personal por parte de La Corporacién Universitaria Unitec Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con La Corporacién Universitaria Unitec, {a totalidad de su informacién puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptacion de la presente politica, autoriza expresamente para transferir Informacién Personal. La informacién sera transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con La Comporacién Universitaria Unitee Sin perjuicio de la obligacidn de observar y mantener la confidencialidad de la informacién, La Corporacién Universitaria Unitec, tomaré las medidas necesarias para que esos terceros conozean y se comprometan a observar esta Politica, bajo el entendido de que la informacién personal que reciban, Gnicamente podra ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relacién propia de la relacién con La Corporacién Universitaria Unitec, y solamente mientras ésta dure, y no podra ser usada o destinada para propésito 0 fin diferente.La Corporacién Universitaria Unitec, también puede intercambiar Informacion Personal con autoridades gubernamentales 0 publicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales 0 administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigacién penal, civil, administrativa, disciplinatia y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas alas de su pais de residencia; (b) para cumplir con procesos juridicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades piblicas y de! gobiemo, y para responder las solicitudes de las autoridades piiblicas y del gobiemo distintas a las de su pais de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones: (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; ¥ (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los dafios y perjuieios que nos puedan afectar. 21. Funcién de proteccién de datos personales al interior de La Corporacién Universitaria Unitee La Corporacién Universitaria Unitec como institucién, y en los términos establecidos en la normatividad vigemt, actuard como responsable del tratamiento de datos personales, y las distintas dependencias tanto académicas como administrativas aetuardn como encargadas del tratamiento de datos personales, asi: a) Para el caso de datos personales de estudiantes acta como encargado del tratamiento el Departamento de Registro y Control Académico. ) Para el caso de los funcionarios de ta Corporacién Liniversitaria Unitec actiia como encargado del tratamiento la Direccién de Talento Humano. ©) Para el caso de egresados actiia como eneargado del tratamiento la Direccién del Medio Universitario. 4) Para el caso de los docentes actiia como encargado del tratamiento la Direccién de Promocién y Desarrollo Académico 2) Parael easo de inseritos o estudiantes potenciales, acttia como encargado del tratamiento la Coordinaci6n de Promocién y Mercadeo. La Corporacién Universitaria Unitec designa a la Oficina de Atencién al Estudiante, como la aguella que recibird, procesard y canalizard las distintas solicitudes que se reciban, y las hard Hegar a alguna de las dependencias ya mencionadas, segiin el tipo de tratamiento. Una vez se reciban las solicitudes por parte de dichas dependencias, entraran a cumplir con la funcién de proteceién de datos personales, y deberan dar tramite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidas por le normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificacién, actualizacién, supresiOn y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre proteccién de datos personales, En el evento en que usted considere que Ia Corporacion Universitaria Unitec dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podra contactarnos a uavés de unacomunicacién motivada dirigida a la Oficina de Atencién al Estudiante de la Corporacién Universitaria Unitec. Diteccién oficinas: Calle 76 No. 12-58; Correo electrSnico: habeasdatagunitec.edu.co El presente manual entra en vigencia a partir de la fecha de su publicacién, y deja sin efectos los reglamentos 0 manuales especiales anteriores que se hubiesen podido adoptar por instancias académicas y/o administrativas de la Corporacién Universitaria Unitec. Dado en la Corporacién Universitaria Unitec, a los veinticuatro (24) dias del mes de abril del aiio dos mil quince (2015). ous 6, PULIDO ~~ GOKZALO MURCIA RIOS ‘ector /Secretario GeneralANEXO 1 DOCUMENTO DE AUTORIZACION Y REFRENDACION DE USO DE DATOS PERSONALES La Corporacién Universitaria Unitee informa a Estudiantes, Egresados, Docentes y Funcionarios que con la expedicion de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se dcsarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de informacién recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o hases de datos y en general en archivos de entidades piblicas y/o privadas La Corporacién Universitaria Unitee almacena, recolecta datos personales y requiere obtener su autorizacion para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o adminisirativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dat tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, formatos, y repositorios electrénicos de todo tipo con que cuenta la Institucién, Esta informacién es y serd utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Corporacién en su condicién de institueién de educacién superior, asi mismo teniendo en cuenta las disposiciones de informacion, de forma directa 0 a través de terceros. La Corporacién Universitaria Unitec en los términos dispuestos en el deereto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequivoca para mantener y manejar toda su informacién, a no ser que usted manifieste lo contrario de manera directa, expresa y por escrito dentro de los treinta (30) dias habiles contados a partir de la recepcién de la presente comunicacion 2 la cuenta de correo electrénico dispuesta para tal efecto: habeasdata@unitec.edu.co En caso de alguna duda, solicitud, observacién o aclaraci una comunicacion dirigida al correo anteriormente citado. n podri contactamos a través de “Consiento y autorizo de manera previa, expresa ¢ inequiveca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorizacién”. Autorizo que mis datos personales scan tratedos conforme a lo dispuesto en la ley y decreto reglamentario, Si usted no desea que sus datos personales scan utilizados La Corporacién Universitaria Unitec, podré revocar de manera parcial o total tal autorizaciin de manera expresa inequivoca, directa, exprese y por escrito bien sea en medio fisico o electrinico; o de manera oral, o por cualquier medio 0 conducta inequfvoca que permita coneluir de forma razonable ‘que se revoca tal autorizacién 0 eonsentimiento.ANEXO2 MODELO AVISO DE PRIVACIDAD La Corporacién Universitaria Unitec, con domicilio en la Ciudad de Bogoti, Colombia, acta y es Responsable del Tratamiento de los datos personales, Cémo contactamos: Direccién oficinas: Calle 76 Nro. 12-58, Oficina de Atencién al estudiante; Correo electrénico: habeasdata@unitee.edu.co; Teléfono: 7434343, Ext, 7701, Sus datos personales serén incluidos en una base de datos y serin utilizados de manera directa 0 a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas eon el objeto y propésitos de la institucién: © Lograr una eficiente comunicacién relacionada con nuestros, servicios, y demés actividades relacionadas con las funciones propias de la organizacidn, como institucion de educacién superior, alianzas, estudios, contenidos, asi como las demés instituciones que tengan una relacién directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la informacion de éstos; proveer nuestros servicios: + _Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los oftecidos 0 que tenga la institucién; © Dar cumplimiento a obligaciones contraidas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados; Informar sobre cambios de los servicios de la institucién Evaluar la calidad del servicio, y Realizar estudios internos sobre habitos de consumo de los servicios y productos oftecidos por la institucion. Se le informa a los titulares de informacién que pueden consultar el Manual Intemo de Politicas y Procedimientos de Datos de la Corporacion Universitaria Unitec, que contiene las politicas para el tratamiento de la informacién recogide, asi como los procedimientos de consulta y reclamacién que le permitirén hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificacion, actualizacién y supresién de los datos.Enel evento en que usted tenga alguna observacién y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que la institucién dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo informacién relacionada con la institucién y sus actividades, segiin el presente documento, usted podré contactamos através de una comunicacién dirigida al correo habeasdata@unitec.cdu.co