STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Seperti apa SIM itu ? Apa yang dimaksud struktur konsep? Apa yang dimaksud struktur fisik? Bab ini menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Tidak ada standar untuk kerangka yang disetujui dalam mendefinisikan SIM. Bagaimanapun penekanan yang pokok digam- barkan dalam bab ini. Bab ini menekankan bidang SIM sebagai konsep yang luas dan dengan demikian menggambarkan sesuatu yang “ideal” terhadap sebuah organisasi yang dapat dipindahkan seperti designnya atau mendesign kembali sistem informasi. Organisasi dari SIM bukan merupakan kesatuan yang berbeda, terpisah dari sistem informasi lainnya. Hal itu cukup hanya dengan menggambarkan kerangka luas sistem informasi yang individual (subsistem). Dalam kalimat, “SIM” dan “Sistem Informasi” yang digunakan dapat ditukar untuk menunjukkan kerangka yang luas. Seperti sistem yang lebih rumit, SIM dapat digambarkan dalam sejumlah cara yang berbeda. Sebagai contoh, dengan menggambarkan suatu Otomatisasi dengan seseorang yang tanpa pengalamannya dalam mengendarai mobil. Hal itu dapat dijelaskan dengan istilah karakteristik secara phisik dalam bentuk, wama, kapasitas tempat duduk, jumlab pintu, dan lain-lain. Dapat juga digambarkan dalam istilah dari komponen sistem seperti casis, mesin dan transmisi serta berapa banyak komponen yang dihubungkan untuk mencapai pekerjaan secara otomatis. Mungkin juga mobil digolongkan dalam suatu kegunaan umum seperti station wagon,-sedan dan mobil sport. Sctiap klasifikasi ini akan menyediakan pengertian untuk orang agar mencoba untuk mengerti tentang otomatisasi. Banyak pendekatan yang digunakan dalam bab ini untuk menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM. Sistem informasi dijelaskan dalam 4 pandangan yang terpisah, tetapi Klasifikasinya berhubungan : 221. Elemen operasi 2. Pendukung operasi 3. Aktivitas manajemen 4. Fungsi organisasi Setelah menjelaskan SIM berdasarkan 4 pandangan seperti di atas, bab ini menggam- barkan perpaduan dari ketiga kategori yang lalu ke dalam sebuah model dari SIM. ELEMEN - ELEMEN OPERASI UNTUK SISTEM INFORMASI Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai. KOMPONEN FISIK Komponen fisik yang diperlukan untuk organisasi sistem informasi adalah hardware, software, database, prosedur dan personel operasi. Elemen - elemen ini diperlihatkan di bawah. Selanjutnya diuraikan lebih terinci pada bab 3, 4 dan 5. KOMPONEN FISiK. PENJELASAN Hardware Hardware menunjukkan peralatan komputer fisik dan alat-alat_yang berhubungan. Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum 1. input atau memasukkan 2. output 3. secondary storage untuk data dan program 4. central processor (perhitungan, pengendalian dan primary storage) 5. komunikasi Software software merupakan istilah yang diberikan untuk instruksi sccara langsung dari operasi hardware. Software dapat diklasifikasikan ke dalam 2 tipe utama yaitu sistem dan aplikasi software. Database Database berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software. Sekumpulan penyimpanan data scring dihubungkan sebagai suatu file, Bentuk fisik dari penyimpanan data ditunjukkan oleh media penyimpanan fisik (pita komputer, disk, diskette dan 232 Process ‘Transaction transaction Maintain history (master) files Update Updated master files master files Master file changes Ou Produce reports / Files alte Les | report Process inquiries Handle Inquiry ae inquiry response l Inquiry Inquiry response i Process interactive support applications Decision Decision Model input maker or model and output analyst processing Figure 2-1 Processing functionsProsedur Operasi kepegawaian lain-lain) yang berguna untuk secondary storage Prosedur operasi secara formal merupakan kompo- nen fisik sebab mereka ada dalam bentuk fisik se- perti manual atau buku kecil (brosur) instruksi. 3 tipe utama dari prosedur yang dibutuhkan adalah : 1. instruksi pemakai (untuk pemakai dari aplikasi data record, terminal pegawai untuk memasukkan dan mendapatkan kembali data atau menggunakan hasil). 2. instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data 3. instruksi pengoperasian untuk operasi komputer Operator komputer, sistem analis, programmer, pega- wai pengolahan data, manajemen sistem informasi, administrasi data dll. Fungsi Pemrosesan Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen pisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem, sebagaimana gambaran untuk konfigurasi hardware yang tidak menjelas- kan mengapa konfigurasi begitu. Cara lain untuk menggambarkan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungsi pemrosesan utama adalah sebagai berikut : Fungsi pengolahan Catatan Pengolahan transaksi Memelihara file master Suatu transaksi adalah suatu kegiatan seperti men- gadakan pembelian atau penjualan suatu produk. Hal ini mungkin menjadi urusan dalam organisasi, atau yang meliputi suatu organisasi dan masukkan dari luar. Pelaksanaan transaksi menghendaki dokumen untuk : 1. Mengarahkan terjadinya’transaksi 2. Pencatatan, penegasan atau menerangkan pelak- sanaannya atau 3. Hubungan transaksi yang memerlukan record- record itu untuk latar belakang informasi atau referensi Banyak kegiatan pengolahan membutuhkan pen- ciptaan dan pemeliharaan file master, yang menyim- pan secara relatif permanen atau pengorganisasian masukkan data historis. Misalnya : pengolahan daf- 25Menghasilkan laporan Pengolahan pertanyaan Pengolahan interatif yang mendukung aplikasi-aplikasi tar gaji untuk menyiapkan pembayaran seorang pegawai memerlukan informasi mengenai tingkat pembayaran, potongan dan sebagainya. Ketika transaksi diolah, items data file master secara biasa akan diupdate menjadi informasi yang baru (se- karang). Laporan adalah produksi yang penting dalam sebuah sistem informasi. Penjadualan laporan dihasilkan se- cara letap. Suatu sistem informasi juga akan dapat menghasilkan laporan khusus secara cepat untuk maksud yang dikehendaki. Output lain dari sistem informasi adalah tanggapan untuk menanyakan pemakaian database. Mungkin pertanyaan tetap dengan bentuk sebelum diset atau maksud pertanyaan. Fungsi pokok atas pengolahan pertanyaan adalah membuat record apa saja atau item apa saja dalam database yang dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diizinkan. Sistem informasi berisi aplikasi-aplikasi yang diran- cang untuk mendukung sistem perencanaan, analisa dan pengembalian keputusan. Komputermenjalankan pengolahan berdasarkan model perencanaan, model keputusan dan sebagainya. Jenis pengoperasian adalah interatif dengan tanggapan pemakai alas per- tanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak untuk data dan penerimaan hasil-hasil dengan segera se- hubungan dengan perubahan input selama penyele- saian atau hasil yang memuaskan dicapai. OUTPUT UNTUK PARA PEMAKAI Pemakai sistem informasi manajemen menyediakan input dan menerima output. Penilaian pemakai sistem informasi agaknya tergantung pada pengurangan input tetapi terutama berdasarkan atas kegunaan output dari pandangan perfakai. Output-output demikian membentuk satu deskripsi suatu sistem informasi dan dapat dikelompokkan ke dalam lima jenis utama yaitu : 1, Dokumen transaksi atau screen 2. Laporan yang direncanakan sebelumnya 3, Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya 4. Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara 5. Hasil dialog antara manusia dengan mesin. 26Contoh dokumen transaksi adalah item-item seperti faktur penjualan, berkas pem- bayaran gaji, rekening pelanggan dan pesanan pembelian. Dokumen transaksi secara langsung menunjukkan operasi-operasi dari organisasi, sementara dan pengawasan operasi- operasi itu. Tipe dokumen transaksi Keterangan dan contoh Informasional Laporan atau penegasan mengenai kegiatan yang akan atau telah dilakukan. Contoh : tanda bukti penerimaan pesanan penjualan dari pelanggan dan laporan yang menguraikan penerimaan barang yang pemah dipesan. Hal itu dimaksudkan sebagai umpan balik bagi mereka yang terlibat dalam tindakan itu atau penunjukan selanjutnya, Tindakan Permintaan tindakan atau instruksi untuk itu.Pesanan pembelian mengawali suatu pembelian, suatu cek memerintahkan bank untuk membayar, pesanan produksi memerintahkan tindakan produksi. Penyelidikan Laporan-laporan khusus, kesalahan-kesalahan atau kondisi yang lain yang menghendaki penyelidikan. Digunakan untuk pengawasan dan petunjuk di masa depan. Laporan-laporan, jawaban atas pertanyaan dan hasil-hasil dialog menyediakan empat jenis informasi : 1. Pemantauan informasi. Informasi menerapkan tindakan yang telah dilakukan dan status laporan keuangan atau istilah-istilah yang lain. Informasi juga menyediakan bagi penerima dengan latar belakang mengerti laporan-laporan yang lain dan penganalisaan. Pemantauan infor- masi menyediakan dasar penemuan masalah dan diagnosa serta peranan penting dari tindakan yang dikhususkan oleh informasi im sendiri. 2. Penemuan masalah informasi. Informasi disajikan dalam bentuk yang meningkatkan pengenalan terhadap masalah. Contoh perbandingan diantara perusahaan data dan standar (intemal standards, rata- rata industri atau saingan data) serta proyeksi tindakan dimasa datang untuk periode akhir laporan, 3. Informasi tindakan Informasi yang disajikan dengan tindakan khusus atau dimasukkan. 274. Dukungan keputusan. Laporan, penyelidikan, hasil-hasil atau dialog yang berorientasi pada pelaksanaan analisa dan pengambilan keputusan. Laporan yang direncanakan sebelumnya mempunyai keteraturan isi dan bentuk : yang biasanya dijalankan berdasarkan penjualan. Comtohnya adalah analisa penjualan, status persediaan, dan laporan variasi anggaran. Penyiapan laporan pada salah satu waktu, mencerminkan satu dati tiga kondisi dalam suatu periode waktu yang meliputi : 1. Laporan menguraikan status atau kondisi pada suatu saat tertentu (misalnya status persediaan pada tanggal 31 Januari 1985); 2. Laporan mengikhtisarkan apa yang telah terjadi selama suatu periode waktu seperti seminggu, sebulan atau setahun (contoh : penjualan selama bulan Maret 1985); 3. Laporan menyajikan hasil-hasil tanggal dan rencana untuk akhir suatu periode (seperti suatu tahun). Perencanaan yang dilakukan sebelumnya umumnya dihubungkan dengan output yang terbatas, biasanya mengenai sejumtah- kecil item-item dan menghasilkan output seperti persediaan suku cadang #37518, skala gaji pegawai #51118238142, atau tagihan pada Jangganan industri xyz. Pertanyaan ini bisa ditangani secara on line, yang berarti dimasuk- kan dan tanggapan yang diterima selanjutnya melalui terminal. Semenjak pertanyaan umumnya sama sekali sederhana, dan karena itu mungkin terminal mengoperasikan secara Iangsung permintaan informasi oleh pemakai. Laporan dan jawaban atas pertanyaan secara ‘ad hoc’ (tidak tetap) terjadi pada waktu yang tidak teratur dan memerlukan data atau analisa yang tidak direncanakan lebih dahulu. Jika item data yang diperlukan tidak tersedia, suatu prosedur pengumpulan data harus direnca- nakan dan diimplementasi. Jika permintaan ad hoc bisa ditangani dengan dua cara : 1. Pemakai bisa diberikan sarana untuk penyiapan dan pengolahan permintaan. Mi- salnya, pertanyaan dapat dirumuskan dengan menggunakan suatu bahasa pertanyaan thelatui suatu terminal online atau bentuk coding khusus untuk selanjutnya disalin ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. 2. Sebuah pelayanan informasi (sering disebut pusat informasi) dapat menyediakan pengolahan permintaan ad hoc. Pelayanan informasi dengan karyawan spesialis membantu pemakai untuk menganalisa permintaan dan mengatur pencarian kembali serta pengolahan yang diperlukan untuk menyediakan data atau analisa yang diminta. Kelalaian bagaimana permintaan ditangani, kccakapan atas tanggapan sistem mengenai pertanyaan pada suatu periode waktu yang cocok (dari menit ke hari) untuk mendukung keperluan saat ini dan aktivitas organisasi adalah merupakan suatu kemelut. Dialog manusia dengan mesin berbeda menurut jenis laporan atau pertanyaan. Dialog ini merupakan suatu cara agar pemakai dapat berintcraksi dengan suatu model yang datang pada suatu analisa atau sebuah penyelesaian, Interaksi manusia dengan mesin membutuhkan sebuah terminal seperti visual display terminal atau personal komputer yang berdiri sendiri ditambah dengan komputer yang mengolah sebuah model seperti suatu analisa., perenca- naan atau model keputusan. 28Contohnya adalah model-model perencanaan lapangan, model-model analisa penana- than modal dan model-model manajemen portfolio. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK MENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN. Keputusan yang sulit dengan tanggapan ke struktur yang dapat menyediakan untuk membuatnya. Sebuah keputusan berstruktur lebih tinggi dapat direncanakan atau dikhususkan terlebih dahulu, sedangkan pada keputusan yang tidak berstruktur lebih tinggi tidak dapat demikian. Keputusan yang terstruktur dapat dikatakan terprogramkan, dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak ambiguous (rangkap) akan ditentukan selanjutnya. Istilah tersebut tidaklah penting artinya bahwa keputusan diotomatisasikan. Keputusan tak ber- struktur dikatakan tidak terprogramkan. Keterstrukturan keputusan terprogramkan menjaga rutin harian dan sering kali diulang; keputusan yang tidak terstruktur membuat jarang terjadi dan tidak rutin harian. Pengambilan keputusan akan diterangkan lebih terinci pada bab 6. Pendukungan sistem informasi akan berbeda untuk dua jenis keputusan. Beberapa kepu- tusan akan lebih mudah tepat ke dalam klasifikasi ini, tetapi banyak keputusan adalah lebih atau sedikit teistruktur dan beberapa elemen terprogramkan dan beberapa tidak. TERSTRUKTUR, KEPUTUSAN TERPROGRAMKAN. Ketika suatu keputusan dapat diprogramkan, sebuah organisasi dapat menyiapkan aturan keputusan atau prosedur keputusan. Ini dapat ditegaskan sebagai sekelompok langkah-langkah yang mengikuti, scbuah flowchart, sebuah tabel keputusan, atau sebuah rumus. Prosedur keputusan juga akan merinci informasi yang dibutuhkan sebelum aturan keputusan tersebut digunakan. Karena terstruktur, keputusan terprogram scbclumnya dapat ditetapkan, banyak dari kepu- tusan ini dapat ditangani oleh personalia tipgkat bawah dengan sedikit pengetahuan spesial. Dalam faktanya, banyak keputusan terstruktur dapat dilengkapi secara otomatis, walaupun manusia mengulang secara umum dengan dipertimbangkan sekali. Contoh dari keputusan yang sangat terstruktur adalab rumus memesan inventaris lagi dan aturan untuk kredit sekalipun. Syarat sistem informasi untuk keputusan terstruktur adalah proscdur yang lebih jelas dan tidak samar-samar untuk pemasukkan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembentulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam suatu bentuk yang berguna untuk aksi, Suatu output yang berguna akan jelas digunakan dan terdisi dari data untuk membantu penerima untuk menilai keputusan yang layak. Dalam banyak kasus, tak mungkin mendefinisikan suatu prosedur keputusan atau aturan keputusan untuk menangani semua situasi yang mungkin. Dalam kasus ini, aturan keputusan ditulis untuk memakai paling banyak situasi yang biasa, dan situasi yang tak biasa atau luar biasa bahwa tak memakai yang dibubungi pada manusia pembuat keputusan, biasanya satu dengan beberapa péngelahuan yang spesial 29Tidak Terstruktur, Keputusan Tidak Terprogram Keputusan tidak terstcuktur sebelumnya tidak bisa dipungkiri prosedur keputusan, salah satu karena keputusan adalah juga jarang untuk membenarkan nilai organisasi yang mempersiapkan suatu prosedur keputusan (sungguhpun mungkin sebagian program) atau karena proses keputusan tidak dimengerti baik atau mengubah juga untuk memberikan suatu prosedur keputusan yang tetap yang tidak bisa dipungkiri. Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur. Syarat-syarat data yang tak lengkap dikenal sebelumnya, maka pencarian data harus diikuti untuk sementara pencarian permohonan. Sistem dukungan keputusan yang intcraktif dengan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur. Sistem dukungan keputusan akan dibicarakan lebih mendalam dalam bab 12. STRUKTUR SIM BERDASARKAN KEGIATAN MANAJEMEN SIM mendukung kegiatan manajemen, Ini beranti bahwa struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hicrarki dari percncanaan manajemen dan aktifitas pengendalian, Hierarki dari Kegiatan Manajemen Kategori dari perencanaan dan pengendalian manajemen didefinisikan oleh Anthony sebagai berikut : ‘Tingkatan Catatan Perencanaan strategik Penetapan tujuan organisatoris. Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman umum yang mengarahkan alur untuk organisasi. Bidang jenisusaha. Pengendalian manajemen Perolchan sumber daya. (dan perencanaan taktis) Taktik perolehan, lokasi pabrik, produk baru. Pemakaian anggaran, laporan, perbedaan (variance) Perencanaan dan pengendalian —_Pendayagunaan fasilitas dan sumber daya yang ada operasional untuk menyelenggarakan kegiatan. Tiga tingkatan dari kegiatan manajemen dapat dibedakan pada dasar dari horizon perencanaan untuk setiap tingkatan, Perencanaan strategi memperlakukan dengan pertim- bangan jangka panjang. Keputusan mengenai pilihan dari bisnis langsung, trategi pemasaran, campuran produksi, dan sebagainya. Pengedalian manajemen dan perencanaan taktis mempunyai suatu jangka-menengah horizon perencanaan. Yang termasuk perolehan dan 30organisasi dari sumber daya, struktur kerja perolehan dan organisasi dari sumber daya, struktur kerja dan perolehan dan latihan dari perorangan. Ini mencerminkan dalam modal anggaran belanja, tiga-tahun perencanaan susunan kepegawaian, dan sebagainya. Perenca- naan dan pengendalian operasiona) dihubungkan pada keputusan jangka pendek untuk operasi-operasi ini. Harga, tingkat produksi, tingkat inventaris dan sebagainya merupakan suatu hasil dari kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional. Suatu manajer khusus mempunyai tanggungjawab atas suatu campuran dari kegiatan manajemen. Misalnya, suatu toko tingkat pengawas akan mempergunakan sebagian terbesar waktunya pada perencanaan dan pengendalian operasional. Suatu wakil presiden pela- ksanan akan menekuni, dengan perbandingan, waktu yang lebih untuk strategik. Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Con- tohnya, pengendalian inventaris pada tingkatan operasionaal bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekwensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-oeprasi; pada tingkat strategi, hasi) datam oerpasi-oerpasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. ‘Tabel 2-1 menunjukkan perbedaan untuk tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional. Perbedaan-perbedaan ini diselidiki secara terperinci lagi dalam bab ini dan dalam bab berikutnya. TABEL 2-1 KEBUTUHAN INFORMASI MENURUT KATEGORI KEPUTUSAN Cin Pengendalian Pengendalian Perencanaan informasi operasional manajemen strategik ‘Sumber Sebagian besar <> | Ekstem intern Luasnya Didefinisikan dengan ++ | Sangat luas Jelas, sempit Tingkat Sangat terperinci > Agregat agregasi Horison Historis oo Masa depan waktu Keadaan Sangat baru _—_—— Agak lama wakiu Kecermatan Tinggi +<—_—__> | Rendah yng diminta Frekwensi Sangat tinggi <—_____+ ]_ Tidak sering pemakaian Sumber: G.A. Gorry dan M..S. Scott Morton, "Kerangka untuk SIM," Sloan 31 Management Review, Fall 1971, hal. 59.Variasi keputusan sebagian derajat strukturdalam setiap tingkat dari kegiatan manajemen, walaupun mayoritas dari keputusan-keputusan pada tingkat pengendalian operasional adalah struktur yang relatif dan mayoritas dari keputusan-keputusan pada tingkat perenca- naan strategik adalah relatif yang tidak terstruktur, Tabel 2-2 menunjukkan contoh dari keputusan terstruktur dan tidak terstruktur dan pada setiap tingkat manajemen. Tabel juga menunjukkan bahwa sistem informasi untuk mendukung keputusan terstruktur vessus tidak terstruktur adalah perbedaan ciri. Sistem keputusan terstruktur memberikan aturan-aturan keputusan dan kecuali laporan-laporantetapi adalah relatif yang tidak berubah-ubah sebagai isi dan ukuran DSS, pada sisi lain atau bercirikan jalan masuk yang berubah-ubah pada database, suatu variasi dari ukuran output yang berubah-ubah, dan suatu kumpulan dari model-model keputusan. Komponen demikianlah diwajibkan “dukungan” seorang manager dalam proses pengambilan keputusan, dari pada mencoba memberikan penyelesaian atau membuat keputusan untuk si pemakai. TABEL 2-2 TIPE DARI KEPUTUSAN DENGAN KEGIATAN MANAJEMEN Pengendalian | Pengendalian | Perencanaan operasional manajemen strategik Terstruktur Sistem Keputusan Harga dari Perolehan keputusan memesan in- tawaran dati suatu terstruktur ventaris 1a- Pilihan dari perusahaan a macam-macam | ‘Tambahan Daftar pro- kredit dari macam- duksi Pembagian macam Pilihan dari dari produksi penjual ke- petiklanan bar liling Organisasi Masuk ke Penyewaan intern dari dalam pe- dari peng- suatu depar- | masaran awas bant temen baru Sistem Organisasi dukungan baru dari keputusan Tidak | perusahaan terstruktur t ‘Tiga bagian berikutnya meringkaskan ciri dari dukungan sistem informasi untuk tiga tingkat dari hierarki perencanaan dan pengendalian manajemen. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilak- sanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dulu, Sebagian besar keputusan bisa dipro- 32gramkan. Prosedur yang lazimnya harus diikuti biasanya adalah cukup stabil. Putusan- ‘putusan operasi dan hasilnya, umumnya diselesaikan dalam waktu singkat (satu hari sampai satu minggu). Transaksi individu sering diperlukan, oleh Karena itu sistem operasi harus dapat menanggapi transaksi individual dan transaksi singkat. Pendukung pemrosesan untuk kontrol operasi terdiri dari (Gambar:2-2) 1, Proses transaksi 2. Proses laporan 3. Proses pemeriksaan Proses transaksi transaksi ————->| Proses transaksi +——» Output transaksi Laporan kontrol Proses laporan operas: |__, _Laporan korarol operasi Proses pemeriksaan J. reeitaan / Prowespemeisaan |—+/" Tanggapan L—________ pemeriksaan Gambar. 2-2 Proses pendukung kontrol operasi‘Ada 3 tipe pemrosesan yang terdiri dari berbagai pembuat keputusan rutin dimana peralatannya telah spesifik dalam membuat keputusan yang akan diambil, jika tidak pemakai bertanggungjawab dalam menguasainya. Beberapa contoh yang menggambarkan tipe prosedur keputusan yang dapat dibuat dalam sistem kontrol operasi * Suatu transaksi pencabutan kembali inventory menghasilkan suatu dokumen transaksi. Program pemrosesan transaksi dapat juga menguji keseimbangan on hand, dl, dan memutuskan (pemakaian kriteria yang telah ditetapkan) jika suatu perintah penambakanisi diambil. Jika demikian jumlah perintah dengan pemakaian suatu algoritma jumlah perintah ditambah sejumlah perintah, Penerima (seperti analis inventory) bisa menerima perintah seperti ini atau bisa memilih untuk men- guasai keputusan yang telah diprogram dengan menghapus atau mengatur jumlaht perintah. * Suatu pemeriksaan terhadap file personil menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai memakai program untuk memilih kandidat secara kasar. * Suatu perintah telepon penerimaan suatu perintah memulai online data memakai suatu terminal display visual. Pada suatu stockout, peran keputusan yang telah diprogram dipakai untuk menetapkan pergantian bagian, dimana penerima perin- tah bisa mengusulkan pada pemakai. Peranan keputusan yang telah diprogram dalam suatu prosedur pemrosesan laporan bisa menghasilkan laporan khusus untuk memberikan informasi pada area permasalahan. Suatu contoh mungkin merupakan, suatu penunjukkan laporan masih belum dapat ditentukan setelah 30 hari, dihasilkan sebagai suatu akibat dari keseimbangan hari ke-30 hari yang sangat tinggi, masalahnya. Database untuk pembuatan kontrol operasional dan keputusan operasiona!, terutama terdiri dari data intemal hasil dari transaksi. Bagian data umumnya merupakan aliran. Pengawasan harus diambil dalam mengartikan data menjadi rekaman dari operasi, karena hubungan pemrosesan sering berarti; sebagai contoh, penambahan pada inventory diproses sebelum penarikan perintah untuk menghindari keluamnya stock ketika stock baru diterima. Sistem Informasi Untuk Kontrol Manajemen Informasi kontrol manajemen diperlukan oleh manajer departemen, pusat profit, dil, untuk mengukur pekerjaan, menentukan pada aksi kontrol, merumuskan fungsi keputusan untuk digunakan oleh persone! operasional dan alokasi sumber, alasan bagi penyimpangan pekerjaan mungkin dimengerti, dan pemecahan bisa diharapkan. Proses kontrol memer- lukan tipe-tipe informasi berikut : 1, Pekerjaan yang telah direncanakan (standard, expected, budgeted, dll) 2. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan 3. Sebab penyimpangan 4. Analisis keputusan yang mungkin atau arah aksiDatabase untuk kontrol manajemen terdiri dari dua elemen utama (1) database dari operasi, dan (2) rencana,. standar, anggaran, dll yang membatasi harapan manajemen mengenai pekerjaan, juga beberapa data extemal seperti perbandingan industri dan indeks biaya (Gambar2-3). Kepentingan processing dalam mendukung aktivitas-aktivitas kontrol manajemen adalah sebagai berikut : 1. Model perencanaan dan anggaran untuk membantu manager dalam memecahkan masalah dalain pengarahan, persiapan dan perbaikan rencana dan anggaran. Termasuk proyeksi pengaruh dari arah aksi. 2. Program-program laporan penyimpangan untuk memproses laporan yang didaftar menunjukkan pekerjaan dan penyimpangan dari pekerjaan yang telah direnca- nakan atau standar lain seperti pekerjaan yang bersifat bersaing. 3. Model-model analisis masalah untuk menganalisis data dalam melengkapi input untuk pembuatan keputusan. 4. Model-model keputusan untuk menganalisis suatu keadaan masalah dan memungkinkan pemecahan dalam evaluasi manajemen. 5. Model-model pemeriksaan-pemeriksaan. Output dari sistem informasi kontrol manajemen merupakan rencana-rencana dan anggatan-anggaran daftar laporan, Japoran khusus, analisa keadaan masalah, keputusan untuk pemeriksaan dan tanggapan pemeriksaan. Data base kontrol manajemen dan pendukung processing 35Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategi Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horoson waktu untuk perencanaan strategi cenderung menjadi lama, oleh karena itu bantuan dasar dalam organisasi bisa dibuat, sebagai contoh : * Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan. * Suatu rantai pertokoan dengan toko-toko dalam pusat kota bisa memutuskan untuk mengubah menjadi suatu tipe potongan operasi di luar kota. * Suam produk industri pabrik perseroan uapat memutuskan untuk mengubah menjadi garis pemakai. Aktivitas perencanaan strategi tidak harus terjadi dalam satu periode, lingkaran yang teratur seperti kegiatan kontrol manajemen, Mereka bisa menjadi tidak teratur meskipun beberapa perencanaan strategi umumnya untuk diproses, data disimpulkan dari satu macam sumber, Ada keperluan untuk mempertimbangkan data ekstemal. Beberapa contoh tipe-tipe data yang berguna dalam perencanaan strategi untuk mengilustrasikan keperluan data ala- mi: 1. Pandangan ekonomi dalam arah perseroan dan aktivitas daerah mendatang. 2. Arah dan lingkungan mendatang 3. _Kemampuan arah dan pekerjaan dari organisasi melalui pasar, desa, dll (dasar dari arah kebijaksanaan) 4, Harapan bagi industri daerah lain |. Kemampuan bersaing dan saham pasar mereka 6. Kesempatan bagi pertarzhan baru, didasarkan pada arah dan perkembangan yang diharapkan 7. Altematif strategi 8. Proyeksi keperluan sumber untuk altemnatif strategi w Database ini terdiri dari beberapa kenyataan yang sukar, tetapi banyak didasarkan pada pertimbangan. Banyak data yang tidak bisa dikumpulkan pada suatu dasar yang teratur, dan banyaknya yang tidak bisa secara khusus dilengkapi dalam kemajuan. Untuk alasan ini, banyak bantahan bahwa tidak mungkin untuk mempunyai sistem informasi menajemen untuk aktivitas perencanaan strategi. Mereka menyatakan kesulitan dalam mengefisienkan pengkodean, penggudangan dan perbaikan sejumlah besar gangguan, kenyataan, dugaan, dll, yang masuk menjadi suatu perkiraan harapan bagi suatu industri, pasar dan suatu ekonomi. ‘Suatu alternatif untuk hal ini adalah bahwa pendukung sistem informasi tidak bisa menjadi pelengkap bagi pereacanaan strategi seperti untuk kontrol manajemen dan opera- sional, tetapi sistem merupakan satu sumber informasi yang dapat memberikan bantuan 36yang penting untuk proses perencanaan strategi, sebagai contoh : * Evaluasi arah kemampuan didasarkan pada data intemal yang dihasilkan melalui keperluan processing operasi, tetapi perlu diringkas dalam suatu jalan khusus | ‘untuk pemakaian perencanaan. * Proyeksi awal dari kemampuan mendatang bisa dikembangkan melalui analisis | dari data terdahulu. Perkiraan awal ini diatur melalui menajemen pada pertim- bangan dasar dan pengalaman. * Data pasar dasar pada industri dan persaingan mungkin dijaga dalam organisasi database. Data bank dari informasi umum dari industri dan persaingan bisa dibeli dalam bentuk mesin yang dapat dibaca untuk dipakai dengan model perencanaan dan keputusan. * Struktur Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Struktur dari sistem informasi dapat aigambarkan dalam tingkatan fungsi organisasi yang menggunakan informasi. Tidak ada klasifikasi baku dari fungsi tersebut tetapi fungsi- fungsi khusus dalam organisasi manufakturing termasuk produksi, penjualan dan pemasaran, Organizational functions : fog i Py 3 bad i on j bidas ‘Strategic planning sere Toteh ‘Operational control [ + | Transaction processing cot —_ Corr Ae Tt | Figure 2-4 | ‘The matrix of functional subsystem and management activities 37keuangan dan laporan, logistik personalia dan sistem informasi. Top manajemen dapat pula menganggap sebagai fungsi yang terpisah. Masing-masing fungsi mempunyai kebutuhan informasi yang unik dan masing-masing membutuhkan sistem informasi bantuan yang dirancang untuk itu. Suatu organisasi tidak boleh diorganisasikan sepanjang garis-garis fungsional (dibahas dalam bab 11), tetapi dalam subsistem informasi logikal yang umum akan mengikuti garis-garis fungsional. Seperti yang telah dijelaskan dalam bab 1, suatu SIM pada dasamya adalah gabungan dari sistem informasi yang dirancang untuk mensupport subsistem fungsional dari organi- sasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut data- base, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasi, pengendalian manajerial, rencana strategis. Subsistem Penjualan dan Pemasaran. Fungsi dari penjualan dan pemasaran secara umum termasuk semua aktivitas yang berhubungan dengan promosi dan penjualan produk atau service. Transaksinya adalah order penjualan, order promosi penyewaan dan latihan penjualan, penjadwalan penjualan setiap hari dan upaya promosi dan analisa dari volume penjualan berdasarkan daerah, produk, langganan dll secara periodik. Kontrol manajerial mengenai perbandingan dari segala pelaksanaan yang menentang rencana pemasaran. Informasi untuk kontrol manajerial ter- masuk data kustomer pada langganan, saingan, produk saingan dan penambahan tenaga penjualan. Rencana strategis untuk pemasaran meliputi pertimbangan tentang mencari pasar baru dan strategis termasuk analisa langganan, analisa saingan, survei konsumen, proyeksi pendapatan, proyeksi demografi dan proyeksi teknologi. Subsistem Produksi. Pertanggungan jawab dari produksi atau fungsi manufakturing termasuk produksi, rencana fasilitas produksi, latihan untuk pegawai produksi, kualitas kontrol dan penga- wasan. Transaksi khusus yang akan diproses adalah permintaan produksi, permintaan pertemuan. Kontrol operasi memerlukan laporan yang mendetail tentang perbandingan antara jadwal produksi dengan kemacetan yang muncul. Manajemen kontrol memerlukan laporan akhir tentang perbandingan standar pelaksanaan atau semua rencana dengan pelak- sanaan sebenamya dalam setiap cost per unit dan tenaga buruh yang digunakan, Rencana strategis untuk pabrik termasuk kemungkinan pendekatan manufakturing dan kemungkinan pendekatan ke otomatisasi. Subsistem Logistik Fungsi logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, inventori kontrol dan distribusi. Transaksi yarig diproses di sini termasuk daftar pembelian, permintaan pembe- lian, permintaan pabrik, laporan penerimaan, permintaan pengapalan dan ongkos pemuatan. 38Fungsi operasionai kontrol menggunakan informasi dalam laporan seperti pembelian yang lewat, persediaan barang yang habis, kelebihan barang, analisa pelaksanaan pengapalan, laporan pelaksanaan penjualan. Manajerial kontrol untuk logistik termasuk perbandingan antara rencana dan tingkat inventori sekarang, harga pembelian, kehabisan persediaan dil. Rencana strategis termasuk analisis strategi distribusi baru, kebijaksanaan baru terhadap penjual. Informasi pada teknologi baru, kemungkinan distribusi sangat dibutuhkan, Personal Subsistem Personal subsistem termasuk penyewaan, latihan, pembayaran dan pemberhentian pegawai. Transaksi dalam dokumen menggambarkan tentang daftar permintaan pegawai, pembagian kerja, latihan spesifik, data-data kepegawaian (latar belakang, keahlian, penga- Jaman), jam kerja, kesejahteraan, perubahan upah. Operasional kontrol untuk personalia membutuhkan prosedur keputusan untuk melakukan penyewaan, latihan, pemberhentian, kenaikan upah dan memperhitungkan keuntungan. Manajemen kontrol dari personalia dibantu oleh laporan dan analisa yang menunjukkan hasil penyimpangan antara rencana dan. kenyataan seperti jumlah tenaga sewaan, ongkos penarikan, ongkos latihan, gaji yang dibayar dll. Rencana strategis untuk personalia adalah evaluasi kemungkinan strategi untuk penambahan, gaji, latihan keuntungan dan pembangunan lokasi, untuk meyakinkan bahwa organisasi membutuhkan dan kebutuhan personal untuk mendapatkan obyektifitasnya. In- formasi strategis yang dibutuhkan meliputi analisa pola pergeseran jabatan, pendidikan dan tingkatan di daerah dalam satu negera. Subsistem Keuangan dan Akunting Keuangan dan akunting adalah suatu fungsi yang terpisah tetapi berhubungan satu sama lain. Finance bertanggungjawab untuk cukup menjamin financing organisasi pada ongkos yang rendah apabila mungkin, Fungsi ini mengcover bantwan kredit untuk kon- sumen, cash manajemen, rencana keuangan (bantuan, penjualan, penyewaan). Akunting mengcover klasifikasi dari transaksi keuangan dan kesimpulan ‘dalam standar laporan keuangan (balance sheet), perencanaan biaya dan analisa data harga. Biaya dan harga adalah ‘input bagi manajerial kontrol dalam segala fungsi. Diantara transaksi yang berhubungan dengan keuangan dan akunting adalah aplikasi kredit, penjualan, pembayaran, kumpulan dokumen, bon pembayaran, jumal pembayaran, transfer persediaan, buku besar dll. Opera- sional konyol adalah kesalahan sehari-hari, record dari proses, laporan dari transaksi yang, tidak diproses dll. Tingkat manajerial kontrol untuk akunting dan keuangan menggunakan informasi pada budget lawan biaya dari sumber keuangan sekarang, biaya dari proses data akunting. Tingkat rencana strategis untuk akunting dan keuangan termasuk strategi jangka panjang untuk cukupmenjamin keuangan, peminjaman pajak dan perencangan sistem untuk cost akunting dan pembiayaan. Subsistem Proses Informasi Proses informasi bertanggungjawab untuk menjamin bahwa fungsi lainnya dengan menyediakan proses informasi dan sumber. Transaksi khusus untuk proses informasi adalah 39permintaan untuk proses, permintaan untuk pembetulan atau perubahan data dan program, laporan hardware dan program serta proyek proposal. Operasional kontrol dari operasi ‘proses informasi memerlukan informasi mengenai jadwal kerja schar\-hari, rata-ratakesalahan, kerusakan alat, untuk pengembangan proyek baru membutuhkan jadwal programmer mingguan atau harian, Manajerial kontrol membutuhkan data pada rencana lawan harga alat, performance dari programmer. Rencana strategis meliputi organisasi dari fungsi (sentrali- sasi dan desentralisasi), semua rencana sistem informasi, pemitihan strategis dalam penggunaan informasi, struktur umum dari alat hardware dan softwre. Sebagai contoh keputusan strategi major adalah pemberian workstation mini computer bagi semua analis, perencana dan manajer. Subsistem Manajemen Puncak Top manajemen (kepala eksekutif dan staff) bertugas terpisah dari area fungsional, tetapi termasuk juga jabatan fungsional wakil presiden dalam kapasitas top menejemen adalah meminta informasi dan membantw dalam keputusan. Dokumen transaksi berupa surat dan memo. Informasi untuk kontrol operasional dari top manajemen termasuk jadwal Pertemuan, file kontrol koresponden, kontak file. Manajerial kontrol oleh top manajemen menggunakan informasi dimana kesimpulan dari manajemen kontrol akan menjadi latihan bagi fungsi yang lain untuk mengevaluasi fungsi yang dibentuk sesuai dengan yang direncanakan. Ini memerlukan pengaksesan rencana dan penampilan sekarang untuk semua fungsi. Rencana strategis adalah untuk menentukan arah dari perusahaan, rencana dari sumber-sumber yang mungkin. Rencana strategis pada top manajemen membutuhkan variasi yang luas dari kesimpulan extemal dan intemal data. Sistem informasi yang membantu dalam rencana strategis menyangkut pengambilan data yang khusus, analisa khusus, sistem bantuan keputusan, Penggabungan Struktur Sistem Informasi Manajemen Struktur SIM diuraikan dengan dua cara yakni atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua rancangan ditambah konsep struktural kini akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Pada hakekatnya hal ini merupakan suatu kerangka konseptual yang memungkinkan pembahasan dan perencanaan sistem informasi. Ada pula suatu struktur fisik yang mendefinisikan cara pelaksanaan SIM. Struktur Konseptuat Suuktur konseptual suatu SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan. SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi : 1, pengolahan transaksi, 2. dukungan operasi ..stem informasi, 3. dukungan pengendalian manajeriat sistem informasi,4, dukungan perencanaan strategik sistem informasi. Setiap subsistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu, Sesungguhnya, beberapa aplikasi di dalam subsistem mempunyai file data unik yang tidak dipertukan oleh aplikasi lain. Ada pula file yang perlu dijangkau oleh lebih dari satu aplikasi dan perlu tersedia untuk pencarian kembali, File diorganisasikan ke dalam suatu pangkalan data yang memerlukan perangkat lunak khusus (sistem manajemen pangkalan data). Suatu perluasan lebih lanjut dari struktur adalah introduksi perangkat lunak umum. Subsistem berisikan program aplikasi yang khusus ditulis untuk subsistem itu. Tetapi terdapat juga aplikasi umum yang melayani banyak fungsi. Setiap subsistem bersambungan dengan aplikasi umum. Ada juga model analitik dan keputt san (program regresi, program rutin liniar, model anggaran permodalan, model perencanzan), yang bisa dipakai banyak aplikasi. Hal ini merupakan dasar model bagi sistem inforruasi. Gambar dibawah ini, memperlihatkan struktur untuk suatu subsistem fungsional. Subsistem ini mempunyai program unik untuk tiap kegiatan dan file yang unik. Subsistem ini menikmati pemakaian aplikasi perangkat lunak, suatu pangkalan model, suatu pangkalan Unique to Common to many application applications Strategic planning Management control Model base Operational control . Common ‘Transaction processing b———+| srotications software Unique subsyatem files Database management system ‘Common +ta base Figure 2-5 ‘The information subsystem for a function (such as marketing or production) 41‘SIN RUoQEZWeEI0 oy), 42 9-2 oun ‘esequieg Logistics Personnel Finance and accounting Information processing Top management ‘Common programsdata dan sistem manajemen pangkalan data. Sistem ini mengendalikan semua file dalam pangkalan data, tetapi bisa juga dipakai untuk penyimpanan dan pencarian kembali dari file unik. Bilamana semua subsistem digabung, maka mereka membentuk sistem informasi berdasar komputer bagi organisasi. Lihat gambar di bawah ini, gambar yang tersebut di atas berbeda dari diagram piramida yang dipakai untuk menjelaskan SIM. Scgitiga dapat ditarik dari struktur yang dapat dikem- bangkan. Kegiatan yang berbeda untuk fungsi tidak memerlukan dukungan pengolahan infor- masi yang serupa. Misalnya, pengolahan transaksi adalah lebih penting dipandang dari segi waktu pengolahan yang dipakai, file yang dipakai dan sebagainya, dibandingkan perenca- naan strategik. Pengolahan transaksi memberi dasar bagi semua dukungan informasi. Konsep dasar pengolahan transaksi yang luas dan suatu komponen perencanaan strategik yang kecil dapat dianggap scbagai suatu piramida. Bagian yang lebih rendah dari piramida mengulas prosedur yang tcrstruktur, sedangkan yang dipuncak piramida lebih banyak melibatkan pengolahan yang tidak terstruktur. Tingkatan bawah piramida lebih berguna bagi karyawan kerani dan manajer rendahan, scdangkan tingkatan atas terutama adalah untuk manajemen puncak. Proses keputusan ditingkatan bawah cenderung terpro- gramkan. Transaction Operational Management Strategic processing control control planning T T Monitoring information -- — — —I— — — + | 1 1 Action mfornaon Functional fF stibsystem: 4 a Decision support systems l L Figure 2-7 Type of management information support within a functional subsystem. Gambar di bawah ini memperlihatkan piramida SiM. Struktur Fisik Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditam- bah suatu pangkalan data, bebcrapa aplikasi umum dan model dasar analisis umum dan model keputusan. Struktur fisik adalah serupa kalau semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah. Tetapi hal ini tidaklah sclalu demikian adanya. Ada penghematan yang 43cukup besar dari : 1. pengolahan terpadu, 2. pemakaian modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menycderhanakan kaitan (inter face) dan mengurangi duplikasi masukan. Suatu contoh yang baik adalah suatu s stem pesanan. Pencatatan suatu pesanan mengawali urutan pengolahan. Tiap langkah memakai data baru tetapi juga banyak data dari pengolahan sebclumnya. Hendaknya diingat bahwa sejumlah besar dokumen dan laporan disiapkan dari masukan pesanan ditambah kuant yang sebenamya diangkut, angkutan, jumlah yang diterima dan potongan, Asumsi ini dibuat bahwa nama pelanggan, alamat dan status kredit, ditambah harga sctisp barang ada dalam file pelanggan dan faktur. Strategic planning Management contro! Transaction processing | Figure 2-8 ‘The management information system as a pyramid Langkah Data baru yang Dokumen yang dimasukan_ dihasilkan Masukan pesanan Jdentifikasi penjual Penerimaan pesanah Identifikasi pelanggan Pemberitahuan pengecuatian kredit 44Barang yang dipesan | Kuannitas tiap jenis barang Pengangkutan Jumlah sebenamya yang ' diangkut Pembuatan faktur Biaya angkutan Penagihan Jumlah yang diterima potongan yang dibcrikan -Cetakan pesanan Pemilihan dokumen Barang tidak tersedia Barang harus dipesan Register faktur jumal penjualan Register pesanan yang belum dipenuhi Daftar tagihan Memo kredit Register potongan jumal penerimaan tunai Analisis Daftar piutang Penjudlan menurut penjual, wilayah, pelanggan, dsb. 7 Strategic planning Management control Operation contol | Transaction processing VHA fi | Se ‘Application such us order entry crossing funcuonal boundaries | Figure 2-9 Applications crossing functional boundaries 45Hendaknya diingat banwa sejumlah besar dokumen dan laporan dari masukan pesan ditambah kuantitas yang sebenamya diangkut, angkutan, jumlah yang diterima dan potong- an. Asumsi ini dibuat bahwa nama pelanggan, alamat dan status kredit, ditambah harga tiap barang ada dalam file pelanggan dan faktur. Dokumen dan laporan termasuk fungsi pemasaran, logistik, akuntansi dan keuangan, Dengan perkataan lain, suatu sistem masuk- kan pesanan yang terpadu melintasi batasan fungsional (gambar 2-9). Pengaturan design dan sebuah sistem informasi sebagai sebuah nomor dari set yang kecil dari intruksi-intruksi proses dikatakan modul-modul. Beberapa modul selalu digunakan sekali saja dalam suatu aplikasi, orang lain dapat menggunakan dan aplikasi yang lebih besar. Penggunaan dari modul-modul secara merata dalam kotak-kotak dimana setiap maksud yang diinginkan karena maksud tersebut memperbaiki maksud banyak sistem development dan modifikasi, Modul-modul dapat ditulis dan terpisah dari penyajian, menginginkan lebih dari efisiensi perawatan dari identifikasi boundari dari modul-modul yang ditambah. Penggunaan.modul-modul demikian juga sebuah aplikasi dari prinsip-prinsip sistem (lihat bab 9). Struktur phisik dari sebuah sistem informasi mempengaruhi penggunaan modul-modul secara bersama untuk banyak operasi proses, Sebagai contoh, sebuah input data yang sering dipakai boleh digunakan untuk semua aplikasi. Jika sebuah aplikasi terdiri dari modul- modul mayor untuk input, input yang valid dan kontrol kesalahan, berarti tidak ada aplikasi yang komplit tanpa menggunakan modul ini. (gambar 2-10). Beberapa Pokok Masalah Dalam Struktur SIM ‘Ada beberapa persoalan mengenai struktur MIS yang menjadi perdebatan. Diantaranya adalah tentang sistem informasi formal dan informal, manajer mempertahankan sistem informasi formal, perluasan integrasi antara file dan processing, perluasan interaksi pemakai mesin dan sistem umum dan individu. Function subsystem Strategic planning Management control Operational control Transaction control Common module inserted (or called) by all programs needing the function, Figure 2-10 Use of common modules in phisical structure of MIS 46Sistem Informasi Formal dan Informal MIS yang dideskripsikan pada bab ini meliputi hanya sebagian dari proses informasi seluruhnya dalam suatu organisasi. Sistem pemrosesan informasi yang lengkap dari sebuah organisasi trdiri dari sistem umum dan sistem pribadi. “Umum” digunakan dalam organi. sasi dan tersedia bagi siapa saja yang berhak mengetahui informasi tersebut. Sistem pribadi dipegang oleh perorangan. Boleh saja tambahan atau tiruan sistem public/umum dan mungkin juga tanpa persetujuan dan tanpa keberanian. Sistem umum dan pribadi adalah sistem informasi formal dan informal. Manifestasi sistem informasi formal adalah dengan dokumen dan penyimpanan data lain-lain, pada umumnya dengan memenuhi aturan dan prosedur tertentu. Sistem informasi informal dapat mengerjakan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi-fungsi dalam organisasi tanpa ada dokumentasi atau penyimpanan data. Definisi MIS pada bab ini dengan prosedur dan program untuk aplikasi adalah bagian dari sisiem umum formal. Secara organisatoris unum dan pengambilan informasi tergan- tung hanya bila mendapat hak untuk mengambil atau memasukkan data. Sistem umum infomal melayani semua orang dalam organisasi yang berhubungan. Sistem informal mempunyai bebarapa aturan-aturan penyelesaian. Contoh dari sistem informasi umum informal adalah surat elektronis, panggilan telepon, pembicaraan pada pertemuan, seperti pendingin air, catatan pada papan pengumuman, artikel dan publikasian yang didis- tribusikan dalam kantor dan presentasi oleh sumber informasi lain seperti perwakilan dagang. ‘Sebagai tambahan kepada sistem umum formal dan informal, banyak sistem informasi pribadi memelihara/menjaga keberadaan dalam organisasi. Banyak sistem tersebut adalah formal, setidak-tidaknya bagi pemilik pribadi dan beberapa staff yang menunjang. Sebagai contoh, manajer penjualan sebuah industri boleh memelihara sebagian file data hasil penjualan digunakan untuk memperbesar informasi yang diterima dari sistem informasi penjualan formal. Sekretaris manajer dapat mengumpulkan dan merawat data (dari laporan penjualan harian), tapi informasi hanya boleh diketahui oleh manajer penjualan, tanpa pengetahuan bagian penjualan. Itulah sistem pribadi formal. Sistem ita tidak hanya berdasar- kan fungsi atau jabatan, tetapi juga posisi orang-orang yang membutuhkan. Banyak pribadi mempunyai sistem informasi informal pribadi. Melalui kontak pribadi mereka merancang aturan informasi yang mungkin penting bagi pembuatan keputusan tapi tersedia bagi mereka ‘seperti perorangan lebih dari tugas posisi formal. Seperti pada gambar 2-11, sistem informasi umum dari sebuah organisasi menjadi lebih besar dari sistem pribadi, tetapi kemudian menjadi porsi yang tertentu dari aliran informasi organisasi. Akibat dari sistem informasi umum menurut jenisnya yang digambarkan pada bab ini adalah memperluas pandangan formal, secara umum. Perluasan ini menurunkan kebutuhan pribadi. Satu kelebihan dari sistem umum formal di atas sistem informasi pribadi adalah karena menjadi milik posisi/jabatan dari milik perorangan. Jadi bila ada orang baru datang ke posisi tersebut maka ia akan mendapat informasi yang dibutuhkan sesuai dengan posisinya, 47Public system Formal informal structured unstructured system system Private system Formal Informal Effect of MIS on relative sizes of information system components. Public formal Public informal Private formal Private informal Figure 2-11 Public of private and formal versus informal information system. Memperiuas jangkauan sistem formal umum juga memerlukan biaya. Biaya dibu- tuhkan untuk kebutuhan mendatangkan, merancang sistem, pemprograman, uji coba dan menulis prosedur untuk pengoperasian dan menggunakan sistem. Karena biaya pengem- bangan sistem yang tinggi, kecenderungan hanya untuk otomasi sistem dapat dibenarkan. untuk sistem umum sehingga biaya ditanggung banyak pemakai tingkat akhir seperti yang dipaparkan pada bab I bermaksud pemakai dapat mempergunakan terminal atau personil komputer dan pengembangan bahasa aplikasi yang kuat untuk mengembangkan sistem mereka. Banyak aplikasi dikembangkan oleh pemakai pada personal computer sangat individual dan secara formal adalah sistem pribadi. Ada perdebatan yang sedang berlangsung untuk berapa besar proses informasi organi- sasi dapat secara efektif membuat bagian sistem formal dan berapa besar seharusnya sisa pada informal. Hal ini dapat menjadi argumentasi bahwa banyak keputusan penting berbasiskan pada informasi yang diterima melalui jalur informal yang tidak bisa diformal- kan, khususnya pada tingkal top management. Pernelitian yang dikenal oleh Mintzberg menunjukkan bahwa sebanyak 80 persen dari waktu pimpinan pelaksana digunakan dalam komunikasi verbal. Penelitian sistem informasi manager oleh Ives dan Olsen menunjukkan gambaran yang mirip. Hal tersebut menjadi catatan khusus karena manager-manager tidak bisa dikatakan tidak mengenal dengan kemampuan formal, sistem informasi umum. 48Pengacara perluasan lingkup sistem formal menyatakan bila mengurangi waktu oleh manager dalam komunikasi informal, produktivitas mereka akan naik dan sehingga meng- untungkan perusahaan. Keraguan pada bab ini menyatakan hanya sistem informasi akan mengakibatkan produktivitas manager akan tinggi dengan sistem informal seperti sistem penunjang keputosan yang dikembangkan user. Perdebatan ini akan berlanjut dalam bab selanjutnya. Perluasan Integrasi Banyak pengacara “sistem total” mempunyai argumentasi tentang integrasi lengkap ‘untuk semua proses informasi formal. Pengalaman masa kini menekankan sistem integrasi yang ketat tidak praktis. Terlalu banyak faktor untuk mempertimbangkan semua sekaligus, dan perawatannya sulit untuk keadaan ini, sistem informasi menekankan untuk mempunyai sebuah rancangan modul dengan integrasi bila dibutuhkan. Ketidakberadaan diantara subsistem dihilangkan dengan menggunakan database yang standar dan umum. Integrasi data dilengkapi dengan penggunaan database umum. Sebuah database umum tidak perlu menghilangkan kebutuhan untuk file-file terpisah. Beberapa file berguna bila untuk satu aplikasi dan kemungkinan dapat dirancang untuk dan dipelihara oleh aplikasi tersebut. Kebutuhan data untuk tingkat-tingkat aktivitas manajemen yang berbeda juga me- nekankan kebutuhan untuk lebih dari satu data base dari pada integrasi lengkap. Sebagai contoh, data yang dikumpulkan dari sumber-sumber luar dan disimpan untuk rencana strategis sangat berbeda dengan data dari dalam untuk kontrol operasi sehingga perbedaan beberapa database mungkin dibutuhkan. Perluasan Interaksi Pemakai Mesin. Struktur sistem informasi tidak memperinciinteraksi pemakai mesinhubungan langsung; ia hanya menunjukkan tunjangan untuk operasional aktivitas manajemen yang bervariasi. Proses transaksi secara hubungan langsung sangat dibutuhkan karena transaksi segera menjadi lengkap. Penyelidikan pada umumnya lebih efektif bila jawaban segera sudah tersedia. Penggunaan analisa, perencanaan dan model keputusan mempertinggi frekwensi bila analis, perencana atau pembuat keputusan dapat berinteraksi langsung dengan program komputer, menjawab pertanyaan “apa yang terjadi bila” selama menganalisa masalah. Dengan perumusan biaya pada komputer dan teknologi komunikasi, kecenderungan adalah menghubungkan langsung proses transaksi dan sistem penunjang keputusan. Sistem komputer yang menunjang proses transaksi hubungan langsung tidak harus menunjang model interaktif. Bagaimanapun juga, memiliki sistem informasi tidak me- nekankan sistem komputer tunggal. Sebuah organisasi dapat menggunakan komputer di Tumah untuk proses transaksi tapi memberikan altemmatif untuk model interaktif seperti memberikan sebuah interaktif di rumah yang kecil, menggunakan waktu atas komputer luar melalui penggunaan waktu, atau menggunakan personal komputer . Pendekatan tersebut membesarkan hati manager dan staf spesialis untuk mengembangkan model penunjang mereka, daripada tergantung pada staf fungsi proses informasi. 49Rangkuman Bab ini telah mendefinisikan sebuah struktur konsep untuk sebuah MIS. Sebuah sistem informasi masa kini berbeda dengan model ini karena bagian-bagian yang pasti tidak disesuaikan harga atau karena implementasinya ditampilkan atau dilaksanakan secara evalu- sioner daripada sekaligus. Sistem informasi dapat dirinci dalam bagian pelaksanaannya. Komponen fisiknya adalah Hardware, Software, Database, Prosedur dan Pelaksana. Prosesnya dibutuhkan untuk proses transaksi, merawat file induk, menghasilkan laporan, proses penelitian dan aplikasi penunjang interaktif proses, Keluaran untuk pemakai adalah dokumen transaksi, taporan terencana, laporan penelitian terencana, laporan ad hoc dan jawatan penyelidikan dan jawaban dialog pemakai-mesin. Hal tcrsebul menunjukkan manajemen dan pembuat kepu- tusan lain dengan informasi monitoring, informasi tindakan dan penunjang keputusan, informasi dapat ditunjukkan dari kedua struktur keputusan terprogram dan tak terstruktur, keputusan tak terprogram. Struktur MIS dipengaruhi aktivitas manajemen dan fungsi organisasi. Kebutuhan informasi bervariasi tergantung tingkat penunjang aktivitas management: rencana strategis, kontrol manager, atau kontrol operasi. Mereka juga bervariasi tergantung tingkatan struktur penunjang keputusan, Setiap fungsi organisasi ditunjang oleh sistem informasi mempunyai kebutuhan proses informasi unik seperti pada umumnya. Struktur konsep dari sebuah sistem informasi terdiri dari sebuah federasi yang tidak sama dengan fungsi subsistem informal. Setiap subsisiem memberikan dukungan pada pengolahan transaksi, pengawasan operasional, pengawasan manajemen dan perencanaan strategis. Bebcrapa tipe subsistem pemasaran, produksi, logistik, personal, keuangan dan akunting, sistem informasi dan top manajemen. Konsep struktur memasukkan beberapa file yang unik untuk sctiap subsistem ditambah dengan database umum. Disini software yang unik untuk setiap subsistem dan software yang umum digunakan oleh atau disediakan untuk semua subsistem, sistem manajemen database. Software yang rutin digunakan dan sebuah model dasar analis, perencanaan dan model keputusan. 50