Medición de archivos

Metrología es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de pesas y medidas.
Atendiendo este propósito ha regulado lo correspondiente a volumen, longitud, masa, área,
temperatura, fuerza, energía, velocidad, aceleración, potencia, etc. En el caso de los archivos que
tiene características especiales, existían solo algunas referencias aisladas por parte de
documentalistas que referían a la posibilidad de tomar la longitud, el área ocupada o el volumen
de los papeles, sin que la ciencia en mención hubiese hecho aporte significativo.
La importancia de un archivo se mide principalmente por el valor de la información que contiene:
sea histórica, científica, cultural, administrativa, legal, etc.; sin embargo este parámetro es
subjetivo, por lo que se hace necesario acudir a otros de tipo cuantitativo.
Los aspectos cuantitativos a diferencia de los cualitativos, son fácilmente medibles, siempre y
cuando se establezcan claramente los parámetros y metodología para hacerlo, que es el objetivo
de la Norma Técnica de Medición de Archivos NTC 5029.

Conocer el tamaño de un archivo sirve para:

a) Planificar tareas archivísticas como organización, selección, clasificación, restauración,
microfilmación, digitalización, descripción, etc.
b) Diseñar espacios físicos para archivos teniendo en cuenta el crecimiento, peso y volumen
documental.
c) Presentar informes.
d) Transferir documentación.

La norma ha sido elaborada previendo tres posibilidades de medición y orientada únicamente a

documentación que se encuentra en soporte papel. La metodología seguida fue la medición física
de diferentes archivos y promediar los resultados.
La Norma Técnica de medición de archivos se puede aplicar a todo archivo que contenga
documentación con soporte en papel y preferiblemente con formatos carta y/o oficio.
Es importante tener en cuenta que de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas de campo
de la Norma, la medición puede variar en un 10% por encima o por debajo con respecto a la cifra
real.
Contempla las mediciones: por folios, en metros lineales y en metros cúbicos; establece
equivalencias entre las formas de medición y otros parámetros como metros cuadrados y peso.
La primera y más evidente forma de medir el tamaño de un archivo es conocer la cantidad de folios
que lo conforman, sin embargo cuando el volumen es grande es dispendioso contar uno a uno
cada papel, por ello es necesario acudir a otros métodos con los que se puede relacionar. En
algunos casos se utiliza la palabra; documento; pero no es aconsejable debido a que puede
presentar confusión cuando esta palabra se usa para significar expediente.

El segundo sistema de medición es por metros lineales en el cual se toma la medida con la
documentación puesta de canto o filo, universalmente es la más aceptada dada su precisión y
facilidad para obtenerla siempre y cuando el archivo esté dispuesto en estantería; por lo general
esta viene fabricada de tal manera que cada bandeja corresponde a un metro lineal de
documentos.

La cantidad folios, documentos u hojas que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el
calibre o gramaje del papel, no es lo mismo un metro lineal de documentos en papel de 75 gramos
que otro con papel de 60 gramos ya que habrá mayor cantidad de folios en el segundo dado que
estos ocupan menos espacio. En la Norma se relacionan algunos de los más comunes gramajes
de papel, con la cantidad promedio de folios por metro.

En el caso de que el archivo a medir posea condiciones especiales, por ejemplo documentos de
diferentes calibres y revueltos, es preferible realizar un conteo para un metro lineal y así
establecer el promedio de manera más aproximada que la que se encuentra en la norma.

Otro elemento que incide sobre la cantidad de folios es el tipo de unidad de conservación en que
está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos o tomos empastados, carpetas,
etc. , ya que algunas de estas requieren de mayor espacio.

Una vez determinado el número de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro
lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total aproximado de hojas que componen
el archivo.

No se debe olvidar que la medición en metros lineales ya da una idea del tamaño de un archivo sin
necesidad de trasladarlo a folios, esto debido a que este sistema es usado en todo el mundo.

La fórmula que permite hacer la conversión de metros lineales de documentación a folios es:
Q = # metros x PFM
Donde:
Q: Cantidad de folios
# metros: Número de metros lineales
PFM: Promedio de folios por metro lineal

El tercer método de medición de archivos es por metros cúbicos, que es el espacio físico
tridimensional ocupado por una documentación.
Resulta ideal para medir archivos que se encuentran tirados en el piso, en costales o cajas de
cartón.

Al igual que en el caso de los metros lineales, es importante determinar el promedio de folios por
metro cúbico ( PFM3 )teniendo en cuenta las variables de calibre del papel y unidad de
conservación.

Para esta medición se debe observar la forma volumétrica del archivo y aplicar la fórmula
correspondiente. La norma se complementa con algunos de los más importantes promedios de
folios por metro cúbico y con algunas fórmulas para calcular el volumen dependiendo de la forma.

Un método que puede ser útil es el relacionado con área y que el espacio físico en metros
cuadrados, que ocupa la documentación, es uno de los más imprecisos ya que deja de lado
variables
importantes como el espacio entre estantería, número de bandejas por estante, tipo de unidad de
conservación, por esto no es considerado un método de medición de archivos, sin embargo es
indispensable conocerlo cuando lo que se desea es calcular áreas necesarias para almacenar
documentación sin organizar o con base en una proyección de crecimiento de un archivo.

Esta medición se aplica solamente a espacios destinados a depósito de documentos y no tiene en

cuenta áreas destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo.

Al igual que la referencia anterior, otra medida que no se considera método de medición de
archivos, pero que puede servir cuando se analizan posibles lugares para almacenar
documentación, es el peso de los papeles, para calcular este valor se hace uso de los coeficientes
de conversión que existen en la norma.