RESOLUCION ADMINISTRATIVA N° 2J4 -2008-CE-PU
Lima, 30 de julio de 2008
VISTA:
La propuesta presentada por la Comision de Trabajo designada para
lementar las Notificaciones Electrénicas en el Poder Judicial; y,
CONSIDERANDO:
Primero: Que, el Poder Judicial ejerce la funcién de administrar justicia,
desarrollando actividades que se traducen en la prestacién de servicios a los
justiciables, a tavés de unidades organicas que cuentan con personal
especializado en el desarrollo de las actividades inherentes a las mismas,
Segundo: Que, la Sub Gerencia de Servicios Judiciales de la Gerencia de
Servicios Judiciales y Recaudacién de fa Gerencia General, es la encargada de
rogramar, ejecutar, supervisar y evaluar la prestacién del Servicio de
lotificaciones a nivel nacional;
Tercero: Luego de la evaluaci6n correspondiente, s¢ ha determinado que
las notificaciones realizadas por medios tradicionales (cédula fisica) no llegan
oportunamente a su destino, domicilios reales o procesales; ocasionando
malestar a {os litigantes, quienes en muchos casos se ven obligados a dirigirse a
las centrales de notificacién o a los juzgados a fin de tomar conocimiento del
contenido de las resoluciones expedidas en los procesos judiciales en los cuales
son parte, con el consecuente perjuicio econémico que ello implica;
A lo expuesto se agrega la escasa seguridad existente en las notificaciones
. efectuadas sdlo por cédula fisica, ya que éstas son susceptibles de extraviarse
en el trayecto, traspapelarse en fa oficina de casillas judiciales, o ser objeto de
adulteraciones, falsificaciones, etc.;
Cuarto: Que, ef articulo 157° del Texto Unico Ordenado del Codigo
Procesal Civil, dispone que la notificacion de todas las resoluciones judiciales, en
todas las instancias, y an en la Corte Suprema, se realiza por cédula,
precisandose en el articulo 163 del mismo cuerpo legal, que salvo el trasiado de
la demanda o de la reconvencién, citacién para absolver posiciones y la
sentencia, las otras resoluciones pueden, a pedido de parte, ser notificadas
ademas, por telegrama, facsimil, correo electronico u otro medio idéneo, siempre
que fos mismos permitan confirmar su recepcién. Pag. 02,N° 214 = -2008-CE-PJ
Aunado a ello, el articulo 26° de la Ley N° 27584, modificado por el Decreto
legisiativo N° 1067, prevé que las notificaciones que se dicten en el proceso
ontencioso administrative se efectuaran mediante sistemas de comunicacién
electronica o telematica, tales como el correo electronico, Internet u otro medio
idoneo que permita confirmar fehacientemente su recepcién: con las excepciones
que precisa la misma norma;
Quinto: Que es propésito de este Organo de Gobierno el coadyuvar a la
mejor organizacion, métodos y procesos utilizados en las actividades operativas
\ componentes del servicio de justicia, utilizando para el logro de tales fines la
nueva tecnologia de informacién, acorde al acelerado cambio que plantea la
ciencia juridica:
Por tales fundamentos, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, en uso de
las_atribuciones conferidas por el articulo 82°, inciso 26, dei Texto Unico
Ordenado de la Ley Orgénica del Poder Judicial, sin la intervencion det senor
Consejero Antonio Pajares Paredes por encontrarse de vacaciones, de
conformidad con el informe de la seforita Consejera Sonia Torre Mufoz, por
unanimidad;
RESUELVE:
Articulo Primero.- instaurar el Servicio de Notificaciones Electrénicas en
el Poder Judicial, cuyo sustento técnico obra en el documento adjunto que forma
Parte de la presente resolucién; estableciéndose su implementacién progresiva a
nivel nacional, de acuerdo a las prioridades previstas dentro del nuevo marco
. normativo.
Articulo Segundo.- Disponer que la Gerencia General del Poder Judicial
presente en el plazo perentorio de 60 dias calendarios, el proyecto de directiva
para establecer su procedimiento respectivo
Articulo Tercero.- Disponer que la Gerencia General del Poder Judicial,
en el plazo de 60 dias calendarios, programe a nivel nacional la capacitacion
Progresiva, especializada y desconcentrada del personal que se hara cargo del
servicio materia de la presente resolucién. Conse Gocutivo del Poder -fudecial
{fPag.03,N° 214 — .2008-CE-PJ
Articulo Cuarto.- Transcribase la presente resolucién a la Presidencia del
Poder Judicial, Oficina de Contro! de la Magistratura del Poder Judicial, Cortes
Superiores de Justicia, Inspectoria General y Gerencia General del Poder
Judicial, para su conocimiento y fines consiguientes.
Registrese, publiquese, comuniquese y cimplase.
\WARA CORDOVA PODER JUDKCIAL
GERENC A GEAERA
GERENCIA DE SERVICIOS JUDICIALES Y RECAUDACION
GERENCIA DE INFORMATICA
PROYECTO
IMPLEMENTACION DE
NOTIFICACIONES ELECTRONICAS EN
EL PODER JUDICIAL
ABRIL, 2008 weona
4
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MI.
Proyecto “Implementacién de Notiticaciones Electrénicas en el Poder Judicial”
invIcE
ASPECTOS GENERALES.
ANTECEDENTES.
NOMBRE DEL PROYECTO os
UNIDAD FORMULADORA Y EJECUTORA peeentecaseninnsnnnsnn se
PARTICIPACION DE DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS Y DE BENEFICIARIOS.
MARCO DE REFERENCIA.
IDENTIFICACION poset
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL.
DEFINICION DEL PROBLEMA Y SUS CAUSAS.
JUSTIFICACION DEL PROYECTO...
OBJETIVOS DEL PROYECTO
ALCANCE DEL SISTEMA.
PLANTEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACION Y EVALUACION
HORIZONTE DE LA EVALUACION.
ANALISIS DE LA OFERTA Y LA DEMANDA...
PROYECCION DE LA PRODUCCION DE CENTRALES DE NOTIFICACIONES......
DEMANDA DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS.
costos. nie ietntcnetnn ic
EVALUACION DEL PROYECTO.
CONCLUSIONES,
RECOMENDACIONES.......
ANEXOS
ANEXO 01; ARBOL CAUSA EFECTO
ANEXO 02: DIAGRAMA DE FLUJO
ANEXO 03: PRODUCCION DE LAS NOTIFICACIONES 2007
15
ANEXO 04: ESTIMADO DE PRODUCCION DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS
ANEXO 0S: COSTOS DE INVERSION DEL PROYECTO
ANEXO 06: DIRECTIVA DEL SISTEMA DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS.
DEL PODER JUDICIAL. “SINOE-PJ" Proyecto “mplementacién de Notificaciones Electrdnieas en el Poder Judicial
ASPECTOS GENERALES
ANTECEDENTES:
El Cédigo Procesal Civil vigente, promulgado a través del Decreto
gislativo N° 768, de fecha 4 de marzo de 1992, sefiala en su articulo 155:
‘EI acto de 1a notificacién tiene por objeto poner en conocimiento de 10s
interesados e! contenido de las resoluciones judiciales (...)". Siendo este acto de
Vital importancia en el proceso, toda vez que, las resoluciones judiciales sélo
producen efectos en virtud de la notificacién hecha con arreglo a lo dispuesto en
el referido Cédigo, encontrandose el Poder Judicial comprometido a garantizar
que las mismas sean entregadas dentro de plazos prudentes, es asi que al inicio
de ta vigencia del referido texto legal el diligenciamiento de las cédulas de
otificacion se continud realizando a través de personal de los juzgados a
quienes se les denominaba “Diligencieros o Secretarios Ditigencieros de Corte”
En Abril de 1993, mediante Resolucién Administrativa N° 014-93-CE-PJ,
‘se aprobé el primer Formato Unico de Cédulas de Notificaciones; asimismo, por
Resolucion Administrativa N° 015-CE-PJ, de fecha 29 de abril de 1993, se
aprobé un Convenio entre el Poder Judicial y ef Colegio de Abogados de Lima,
Tenovado iuego sucesivamente, a través del cual esta instituci6n con cardcter de
Programa Piloto vino prestando los Servicios de Notificacién, asi como la
impresion y distribucién de Cédulas en el Distrito Judicial de Lima, desde el 01
de julio de 1993 hasta el 31 de mayo de 1996.
Ratificando este mecanismo de notificaciones, en diciembre de 1994,
mediante Decreto Supremo N° 046-94-JUS, se establecid que el
diligenciamiento de éstas se efectuaré exclusivamente mediante Cédula con
Formato que aprobaria el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, ademas se
faculté a los Presidentes de Corte, para celebrar convenios con los
Correspondientes Colegios de Abogados para que éstos presten, bajo su
responsabilidad, el servicio de recepcién y entrega de las cédulas de notificacion
en casillas y locales debidamente habiltados para tal efecto.
Alla fecha, el Servicio de Diligenciamiento de Notificaciones esta a cargo de
las Centrales de Notificaciones que. en cada una de las Cortes Superiores de
Justicia, se ha creado para este fin, siendo supervisadas por la Sub Gerencia de
Servicios Judiciales de la Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudacin de la
Gerencia General de este Poder del Estado.
El articulo 157 del Texto Unico Ordenado de! Codigo Procesal Civil, sefiala
que la notificacion de todas las resoluciones judiciales, en todas las instancias, y
aun en la Corfe Suprema. se realiza por cédula: precisandose en el articulo 163,
del mismo cuerpo legal, que salvo el trasiado de la demanda o de ia
Teconvencién, citacién para absolver posiciones y la sentencia, las otras
resoluciones pueden, a pedido de parte, ser notificadas. ademas, por telegrama,
facsimil, correo electrénico u otro medio idoneo, siempre que los mismos
Permitan confirmar su recepcién. s Proyecto ~Implementacién de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial”
Las notificaciones realizadas por cédula tardan en demasia en llegar
a los domicilios reales 0 procesales de las partes: por lo que, los
litigantes se ven obligados a dirigirse a las centrales de notificacién 0 a los
juzgados a fin de enterarse del contenido de sus notificaciones. Por otro lado,
Ind de los factores que influyen en el encarecimiento del proceso es ef costo que
\implica la elaboracion y diligenciamiento de las referidas cédulas, por cuanto ello
ta la utilizacion de recursos humanos y logisticos, que podrian ser
provechados en otfos procedimientos que coadyuven a un mejor servicio al
justiciable.
Alo precedentemente manifestado, debe sumarse la escasa seguridad que
existe actualmente en las notificaciones realizadas por cédula, ya que éstas son
susceptibies de perderse en el trayecto, traspapelarse en la oficina de casilias
procesales. 0 ser objeto de adulteraciones, falsificaciones, etc. Seria
felativamente sencillo, por ejemplo, falsificar la firma del Juez o secretario judicial
asi como el sello utilizado en las notificaciones por cédula.
Ante la problematica descrita, surge como alternativa, la utilizacion de tas
notificaciones electrénicas, entendidas como aquellas comunicaciones que son
realizadas utlizando medios electrénicos y teleméticos, tales como, el Internet 0
el correo electrénico. En el campo de la Administracion de Justicia, se instituyen
como una opcién inmediata para lograr que los procesos judiciales se desarrolien
con mayor celeridad, economia y seguridad procesal; encontrando sustento
legal, en lo preceptuado en la Ley N° 27419 "Ley sobre Notificacion por Correo
Electrénico’.
2. NOMBRE DEL PROYECTO
“Implementaci6n de las Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial”
3. UNIDAD FORMULADORA Y EJECUTORA
UNIDAD FORMULADORA:
Nombre Consejo Ejecutive del Poder Judicial
Sector Poder Judicial
Pliego Poder Judicial
Responsable Ora. Sonia Torre Mufioz (Consejera del CEP).
UNIDAD EJECUTORA:
Nombre Gerencia General del Poder Judicial;
Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudacién;
Gerencia de Informatica
Sector Poder Judicial
Pliego Poder Judicial
Responsable Ing, Hugo Suero Ludefia (Gerente General)
Econ. Victor Delgado Montoya (Gerente - GSJR.}:
ing. Luis Ramos Lianos (Gerente - Gi.) Proyecto “Implementacisin de Notificaciones Eleetrénicas en el Poder Judicial” 4
PARTICIPACION DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS Y DE LOS
BENEFICIARIOS
PARTICIPACION DE LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS
a) Organos Jurisdiccionales de las Cortes Superiores de Justicia del
Ambito nacional que cuentan con el Sistema Integrado Judicial - SiJ
b) Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudacién, en su condicién de
‘Organo gestor de los servicios judiciales que se brindan a los usuarios
intemos y externas (é6rganos jurisdiccionales y publico en general,
respectivamente).
©) Gerencia de Informatica, encargada de la solucién informatica que
dara soporte al proyecto planteado.
PARTICIPACION DE LOS BENEFICIARIOS
a) Beneficiaries Potenciales (BP)- Constituido por los Abogados que
fequieran ser notificados por medios electronicos y que,
eventuatmente, sefialen como su domicilio procesal una direccién
‘electronica.
b) Beneficiarios Directos (BD)- Justiciables (partes y terceros
involucrados en un proceso) cuyas causas se estén ventilando ante un
‘Organo jurisdiccional que cuente con el SIJ.
©) Beneficiarios Indirectos (1). Magistrados, auxiliares jurisdiccionales y
administrativos y otros servidores de! Sistema Judicial.
MARCO DE REFERENCIA
Es politica institucional del Poder Judicial brindar mejores servicios a los
justiciables, con oportunidad, celeridad, eficiencia y eficacia. En este marco
conceptual, se encuentra e! Servicio de Notificaciones, actualmente a cargo
de las Centrales de Notificaciones de las respectivas Cortes Superiores de
Justicia; fas cuales, debido a la carencia de recursos humanos, logisticos y
a la duplicidad y superposicin de funciones generadas por la centralizacion
Ge sus actividades y por procedimientos engorrosos, presentan bajo grado
de confiabilidad, demora e inseguridad en el proceso de diligenciamiento de
dichas notificaciones,
Dentro de este contexto, el Plan Estratégico Sectorial de carécter Multianual
del Poder Judicial, para los préximos afios, establece cuatro (04) Objetivos:
a) Contribuir a la mejora de la cali | servicio de_administr
ticia, atendiendo ficientemente_los_pr¢ wudiciales,
tendiendo, minuci6n de la sobs rocesal
») Impulsar el desarrollo de la gestion institucional a través de
lineamientos de politica en los temas de organizacién, anticorrupcién y
relaciones con las instituciones afines al sistema judicial
¢ Proyecto “Implementacion de Notiticaciones Electrénicas en el Poder Jdicial™
izar ofte tecnico administrative en_a la_funcién
iurisdiccional.
Mejorar la infraestructura fisica de las dependencias jurisdiccionales y
administrativas del Poder Judicial, a través de obras de rehabllitacion,
construccién y adecuacién.
Necesidad de la poblacién peruana de contar con una justicia
‘oportuna, sin dilaciones; como sefiala JIMENO BULNES' “puede tolerarse
que la justicia no sea inmediata, que es como la raz6n dice que debe ser;
pero fo que no debe tolerarse es que venga a los dos, cinco o veinte afios
como ha ocurrido y ocurre en muchos casos; porque se tiene horror a los
juicios, no tanto por el posible error 0 1a posible parcialidad, sino por la
inevitable duracién desmedida de ellos; son muchos los que prefieren -una
mala transaccion, que un buen juicio-, porque el mal mayor de un juicio esta
en la incertidumbre que mantiene al fitigante durante un tiempo
excesivamente fargo”
5.2 MARCO LEGAL
NORMAS GENERALES
a) Constitucion Politica de! Pert
b) Ley N° 27293 -Ley del Sistema Nacional de Inversion Publica;
©) Guia General Metodologica de identificacion, formulacion y evaluacion
social de proyectos de Inversin Publica a nivel de perfil, aprobado
mediante Resolucién Directoral N° 009-2007-EF-68.01 por la DGPM
del MEF,
d) _ Reglamento de Organizacién y Funciones del Poder Judicial;
e) Plan Estratégico Institucional Reformulado de! Poder Judicial 2004 —
2006.
NORMAS SOBRE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS:
a) _ Ley N° 27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales (26/05/2000);
b) Ley N° 27419 ~ Ley Sobre Notificacién por Correo Electronico:
modifica los articulos 183 y 164 de! Codigo Procesal Civil (24/06/2000)
©) Decreto Supremo N° 04-2007-PCM ~ Nuevo Reglamento de la Ley de
Firmas y Certificados Digitales (14/01/2007).
d) Ley N° 28403 — Recaudacién por supervision y control anual por parte
del INDECOPI de fas entidades de Certificacion y Verificacién
acreditadas bajo su Ambito (30/11/2004),
IMENO BULNES, Mur Ly dilveiunes indehidas ye! Seereturio Judicial. Revista Especializads en Darvel
Fealtacks porta PCP: tus FL Veritas Ed, NY 20, Lima, 20% p. 258-282,
Je on
SsF_—_Preyecto“Implementacidn de Notificacromes Electrinicas en ef Poder Judick
6
Ui. IDENTIFICACION
4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL
A efectos de dimensionar adecuadamente los alcances del presente
Proyecto, se ha considerado pertinente dividirio en etapas. En primer orden,
se plantea la implamentacion de un Plan Piloto en los Juzgados
“Yash, Gomerciales de la Corte Superior de Justicia de Lima, por cuanto todos sus
} _) Organos Jurisdiccionales cuentan con el Sistema Integrado Judicial — SW.
iS
} En Segundo lugar, se programa la implantacion de! Proyecto en los demas
<4 Organos Jurisdiccionales de la Corte Superior de Justicia de Lima, cuya
asf" capacidad operativa representa aproximadamente el sesenta por ciento
(60%) de las notificaciones de! ambito nacional; y, Distritos Judiciales que
cuentan con apoyo financiero del Banco Mundial, a través del Proyecto de
Mejoramiento de los Servicios de Justicia - JUSPER. Para finalmente,
replicar la experiencia obtenida en las restantes Cortes Supetiores dé
Justicia del ambito nacional,
1.1 PROCEDIMIENTO ACTUAL
TIEMPO DE ATENCION DE ESCRITOS
En el grafico siguiente se muestran los procesos realizados para la atencién
ge un escrito presentado ante la instancia judicial. El célculo del tiempo se
inicia con la presentacién del documento, y culmina e! momento en que se
anexan los respectives cargos de notificaciones al expediente, pasando por
'a expedicion de la resolucion y ta notificacion correspondiente. En tal virtud,
haremos referencia a dos (02) momentos:
a) Tiempo estimado en emitir la resolucion: 17.88 dias;
») Tiempo estimado en diligenciar la notificacién, hasta anexar los cargos
al expediente: 20.90 dias.
(a informacién obtenida del muestreo realizado en la Corte Superior de
Justicia de Lima, evidencia una demora considerable en los procesos,
Principalmente en el diligenciamiento de notificaciones. on
x Proyecto “Implementacién de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial” T
NOTIFICACIONES | TRADICIONALES
PROCESO DE ATENCION DE ESCRITOS
Desde la presentacion del escrito hasta el anexo de los cargos de notficaciones
Mesa de Partes r
Ea feemr] | iam
Ce) = we
Be Proyecto “Implementacin de las Notificaciones Electrinicas en el Peder Judicial” — 8
RECURSOS HUMANOS
Los servidores que laboran en la Central de Notificaciones de la Corte
Superior de Justicia de Lima cumplen con et perfil sefialado en el Manual de
Organizacion y Funciones de dicha Sede Judicial, quienes se encargan de
labores propias de ta Central, como: recoleccién, digitacion y transferencia,
diligenciamiento de notificaciones, clasificacion y control de calidad. Esta
tarea se ve desfavorecida por los siguientes motivos:
a) La Administracion envia al personal puesto a disposicién, por fos
Organos Jurisdiccionales, a la Central de Notificaciones; este personal
Se ve desmotivado por cuanto, siendo profesionales, tienen que
realizar trabajos operativos.
b) _Existe alta rotacion de personal de un puesto a otro, lo que origina
problemas al personal rotado, por el tiempo que debe tomar para
adaptarse a sus nuevas actividades.
1.2 AREA DE INFLUENCIA
El area de infiuencia del presente Proyecto tendra relacién directa con la
Jurisdiccion de las Sedes Judiciales, segin etapa a implementar, teniendo
meridiana relatividad, por cuanto ahora estariamos frente a sefialamientos
de domicilios procesales virtuales, siendo ocioso e intrascendente tratar de
determinar radios urbanos.
DEFINICION DEL PROBLEMA Y SUS CAUSAS
Existen varios inconvenientes 0 problemas en el proceso de
diligenciamiento de las nolificaciones realizadas por medios tradicionales
“CEDULAS:, entre ellos podemos citar:
1. Lentitud del Proceso;
2. Encarecimiento det Proceso, ;
3. Inseguridad de! Proceso.
Dichos problemas se ven incrementados por la escasa dotacién de recursos
humanos y lagisticos, sumado a la falta de automatizacién de los
procedimientos; ante ello, surge la imperiosa necesidad de buscar medios
alternatives para el cumplimiento del acto procesal denominado
“Nolificacién"; que en el caso materia del Proyecto, se propone la
imptementacién de las “Nolificaciones Etectrénicas’, las mismas que deben
tener cardcter constitutive y no meramente informative, es decir la
notificacién por medios electronicos debe realizarse en forma autonoma
Produciendo todos sus efectos juridicos sin que adicionalmente deba
notificarse por cédula. Proyecto “Implementacisa de Not
icaviones Flectronicas en et Poder Judivial 0
IDENTIFICACION DE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
Para el desarrollo det presente item se ha recogida informacién de las
Centraies de Notificaciones de las Cortes Superiores de Justicia de Lima,
Callao y Lima Norte, Organos Jurisdiccionales y del publico usuario,
arribandose a lo siguiente:
PERSONAL NO IDONEO.- Como lo mencionaramos anteriormente,
Parte del personal que labora en la Central de Notificaciones son
profesionales del Derecho, que por alguna situacién coyuntural fueron
enviados a dicha Area, estos servidores se encuentran desmotivados y
su rendimiento no es el mismo del personal que si cumple con perfiles
tecnicos y operativos.
ALTA ROTACION DEL PERSONAL.- Lo que origina pérdida de
tiempo, por la adecuacion a las nuevas actividades,
ESCASEZ DE RECURSOS LOGISTICOS.- Ante el incremento de la
carga laboral (cédulas a diligenciar), los recursos logisticos asignados
(movilidad, material de escritorio, etc.) resultan insuficientes,
CARENCIA DE TECNOLOGIA.- La tecnologia es uno de los factores
que coadyuva al mejoramiento y agilizaci6n de los procesos; en este
caso, la falta de interconexién de tos sistemas implantades en la
Central de Notificaciones, con los Organos Jurisdiccionales, no permite
la transferencia automatica de la informacién, por lo que la misma tiene
que redigitarse en la referida Central.
DEMORA EN EL TRASLADO DE DOCUMENTOS.- Ello debido,
principalmente, a la dispersion y distancia de locales; se distrae tiempo
en la recoieccién de documentos, diligenciamiento de los mismos a
como en la devolucién de los respectivos cargos. En el caso particular
de la Corte Superior de Justicia de Lima, este trasiado puede significar
entre 3 y 4 dias para el trasiado de cédulas a la Central de
Notificaciones y 3 0 4 dias mas para la devolucién de cargos de
notificacién a los Juzgados.
IDENTIFICACION DE LOS EFECTOS DEL PROBLEMA.
Los efectos identificados son:
Frustracin de audiencias, generalmente por el desconocimiento de
una notificacion valida.
Notificaciones defectuosas, que eventualmente pueden generar vicios
y/o nulidades.
inconformidad de los usuarios, tanto internos (personal jurisdiccional)
como externos (justiciables, abogadas, terceros, etc )
A Continuacion se esquematiza la relacion Causa ~ Efecto, respecto a los
problemas advertidos
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wy Proyecto “Implementacién de Notificaciones Electrénicas en el Poder Judicial”
ARBOL: CAUSAS - EFECTOS
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Proyecto “Implementacion de Notificaciones Electrdnicas en el Poder Judicial” tL
JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Se busca revolucionar el sistema de notificacién tradicional, a través de la
implementacion de las notificaciones electrénicas, empleando mecanismos
de seguridad, tales como servidores seguros, firmas electrénicas, etc., lo
cual permitira el ahorto de recursos humanos y logisticos (tanto para el
Poder Judicial como para los justiciables); asi como, brindar mayor
seguridad y _coadyuvar al cumpiimiento de los principios de celeridad y
economia procesal, prescritos en el articulo V del Titulo Preliminar del
Cédigo Procesal Civil
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Objetivo General:
Determinar en qué medida repercutira, !a implantacién de las notificaciones
electronicas, en sede judicial, en la agilizacién de procesos judiciales,
especificamente por el ahorro de tiempo entre cada acto procesal
Objetivo Especifico:
Establecer que los documentos electronicos, como soporte de las
notificaciones electrénicas, cumplen con iguales 0 mayores garantias, de
‘Seguridad, integridad y confidencialidad, que los documentos tradicionales,
En consecuencia, proponer su implementacién en las diversas Cortes
‘Superiores de Justicia del ambito nacional.
ALCANCE DEL SISTEMA
A la fecha, el proceso de nolificaciones tiene como soporte el Sistema
Integrado Judicial ~ SIJ, especificamente por los siguientes médulos
* — Sistema de Expedientes, que automatiza procesos en los Organos
Jurisdiccionales donde se encuentra implantado.
Sistema de Notificaciones, que automatiza procesos en la Central de
Notificaciones.
La “Solucién Técnica Informética’ implica modificar el Sistema de
Expedientes, para firmar digitalmente y enviar por medics virtuales un
documento. Con esta propuesta, el proceso de nofificacién terminaria en el
Despacho Jurisdiccional, por lo que no seria necesario modificar el Sistema
de Notificaciones
5.1 CONDICIONES NECESARIAS PARA LA VIABILIDAD DEL
PROYECTO
* El SiJ debe estar instalado y funcionando correctamente en los
Organos Jurisdiccionales dande se implementara instalara el Servicio Proy ecto "implementacign de Notificaciones Electrtinieas en el Poder Judicial” 12
de Notificaciones Electronicas.
Adquisicion de! software y hardware necesario para el funcionamiento
del Sistema de Notificaciones Electronics.
Aprobacién de los documentos normativos que se propongan dentro
Ge los plazos establecidos.
Contratacion de! personal necesario para realizar las actividades que
permitan asegurar el funcionamiento del Sistema de Notificaciones
Electronicas.
Los usuarios finales deberan atender oportunamente las consultas y
entregaran la informacion necesaria, requetida por el Equipo
encargado del desarrollo del Proyecto.
5.2 RESTRICCIONES DEL PROYECTO
El presupuesto asignado es limitado.
No todos los Organos Jurisdiccionales cuentan con el Sistema
Integrado Judicial — SI.
5.3 LINEA DE PRODUCCION
La Linea de produccién esta orientada a los Organos Jurisdiccionales de!
ambito nacional que cuenten con el Sistema Integrado Judicial — SIJ.
inicialmente, se trabajara la Primera Etapa, esto es, la implementacion de
Proyecto en los Juzgados Comerciales de la Corte Superior de Justicia de
Lima; ello debido a que dichos Organos Jurisdiccionales son homogéneos y
tienen caracteristicas comunes. lo que permitiré advertir deficiencias e
inconvenientes que seran superados en el camino, para su posterior
replicacion al ambito nacional, Asimismo, se aprovechara esta etapa para
difundir y concientizar a nuestros clientes externos (Abogados, Peritos,
Justiciables, etc.) en et uso de tecnologia de tillima generacion aplicada a la
administracién de justicia
5.4 RECURSOS HUMANOS
Debido a que las actividades a desarrollar serén automatizadas, se ha
considerado la contratacion de personal solo para las labores de
Gigitalizacién, habiéndose estimado un minimo de cuarenta y siete (47)
servidores en el ambito nacional, de ser insuficiente ei mismo, seran los
Propios servidores adscritos a los respectivos Organos Jurisdiccionales tos
Que, en adicién a sus funciones, realizarén las acciones tendientes a
materializar las Notificaciones Electronicas.
5.5 EQUIPAMIENTO INFORMATICO Y CONECTIVIDAD
ESTACIONES DE TRABAJO (FRONT END)
Los Organos Jurisdiccionaies que participaran en el presente Proyecto
deberan contar con el equipo informatica necesario para brindar soporte al
Sistema de Notificaciones Electronicas. En tal sentido, ta implementacion > Aj
we Proyecto “Implementacién de Notificaciones Electrénicas en e] Poder Judicial” B
del Proyecto se realizara en los Organos Jurisdiccionales que cuenten con
Sistema Integrado Judicial - SIJ; asimismo, los respectivos terminales
deberan contar con correo electrénico y acceso a Internet.
\\, El Sistema Integrado Judicial ~ S1J, contaré con todas las funcionalidades
lecesarias para realizar una Notificacion Electronica, permitiendo a los
} usuerios la utilizacin de un unico sistema para la emisién de la Resolucién
$j} Judicial y la firma electronica de! Magistrado y/o secretario.
SERVIDORES (BACK END)
Los _servidores necesarios para brindar el soporte al Sistema de
Notificaciones Electrénicas, seran adquiridos por el Poder Judicial de
manera independiente al presente Proyecto, por lo que debe asegurarse su
entrega al inicio de la implementacién del mismo.
La arquitectura de los Servidores que se requieren, se muestra en el
siguiente Diagrama de Modelo Operacional.
DIAGRAMA DE MODELO OPERACIONAL
‘Servicios de Datos /
‘Operaciones Prosecto “Implementacion de Novificaciones Electrdnicas en el Poder Judicial” iW
5.6 RIESGOS INICIALI
* Resistencia al cambio, por ende, poca receptividad, por parte de los
usuarios externos, del Nuevo Sistema de Notificaciones,
+ — La infraestructura tecnologica, esto es, el hardware y software no se
adquiera en los plazos establecidos,
+ No contar con Ios recursos econdmicos suficientes para implementar
ylo dar sostenibilidad al Proyecto en el Ambito nacional.
* No contar con personal especializado en el manejo del Sistema de
Notificaciones Electrénicas.
6. PLANTEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO
El Proceso de diligenciamiento de Notificaciones Electrénicas se realizar en los
fespectivos Organos Jurisdiccionales, con el soporte administrative que el caso
amerite. Para tal efecto, en mérito del analisis realizado a! Arbol de Medios y
Fines (Anexo 01), nos permitimos plantear el siguiente procedimiento:
+ Emitida la resolucién judicial que corresponda, luego del descargo del acto
procesal en el Sistema Integrado Judicial - SIJ., se remitiran (os,
expedientes a los auxiliares jurisdiccionales encargados de las
Notificaciones
* El Notificador, clasificara los expedientes separando aquellos que tienen
sefialado Domicilio Procesal Electrénico, disponiendo que se digitalicen os
documentos que deban ser notificados (escritos, anexos y resolucién)
* Culminado el proceso de digitalizacién, e! notificador procederd a generar
las cédulas de notificacién en el SIJ, debiendo adjuntar el Archivo PDF para
la parte que haya sefiaiado Domicilio Electrénico. Remitiendo virtualmente
las Cédulas al Secretario Judicial del proceso,
* El secretario Judicial, de conformidad con lo establecido en el numeral
quinto det articulo 158 del Codigo Procesal Civil, debera encriptar su firma
digital en tas cédulas virtuales que le hayan sido remitidas, a fin de
materializar el acto de la notificacion.
" Remitidas las Notificaciones Electrénicas se generara un cargo de
notificacién, ef mismo que deberd ser anexado al expediente como cargo de
la notificacién realizada. Se adjunta el respectivo Flujo grama de
Procedimientos (Anexo 02).
fo, os
ye Proyecto “hmplementacion de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial” Is
Ml. = FORMULACION Y EVALUACION
1. HORIZONTE DE LA EVALUACION
El horizonte de le evaluacion esté proyectado a cinco (05) afios, habiéndose
considerado, en este periodo, Ia implementacion del Proyecto en la totalidad
de las Cortes Superiores de Justicia del 2mbito nacional.
ANALISIS DE LA OFERTA Y LA DEMANDA
2
EN a
ZS oe Mts Central de Notificaciones es el Area dedicada al Servicio de
'é/ <0. \2\Diligenciamiento de las Cédulas de Notificaciones. En este contexto, ia
2 spice y la Demanda estan constituidas por la produccién de todas y cada
ASR _/& /lina de sus unidades operativas (Anexo 03).
& el
En el siguiente Cuadro Resumen, se detalla la producci6n de las Centrales
de Notificaciones, por etapas a implementar, en el émbito nacional:
3. PROYECCION DE LA PRODUCCION DE LAS CENTRALES DE
NOTIFICACIONES
La produccién de las Centrales de Notificaciones de las Cortes Superiores
de Justicia de la Republica, proyectada para el afio 2008, considerando una
tasa de crecimiento del 24.61%, seria de 18 012 317 cédulas de
Notificacién, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
4s yy Proyecto “Implementacién de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial” 16
{ESTIMADO DE PRODUCCION DIARIA DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS A NIVEL
[NACIONAL 2008
canrioaD
4. DEMANDA DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS
w«. N@\Debemos considerar que el Proyecto esté dirigido a los Organos
“ \\Wurisdiccionales que cuentan con el Sistema Integrado Judicial — SiJ; esto
at jJeS. aproximadamente ef 33% de los Juzgados del dmbito nacional
Seduciendo la produccién generada por dichos Juzgados en un 20%, que
REE) carci a las notificaciones que necesariamente tienen que realizarse
Por medios tradicionales (demanda, reconvencién, citacién para absolver
Posiciones y sentencia), en un escenario pesimista y optimista, por etapas a
implementar, se detalla en el (Anexo 04). A continuacién se muestra el
Cuadro resumen:
DEMANDA ESTIMADA DE NOTIFICACIONES ELECTRONICAS %)
5.
~
. Nol
Proyecto “Implementacion de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial wv SN)
cosTos
Los Costos de implementacién del Proyecto se han estimado en funcién a
las etapas a implementar, habiéndose considerado para la primera etapa ja
adquisicién del Software, Hardware y Servidores que servirin de soporte
para la implementacién del Proyecto a nivel nacional: los demas recursos
(Scanners, licencias de firmas digitales, contratacién de personal, etc.) son
comunes para todas las etapas (Anexo 05). A continuacién se muestra los
costos totales en Cuadra resumen,
CUADRO INVERSION TOTAL
EVALUACION DEL PROYECTO
6.1 BENEFICIOS.
Los beneficios de la implementacién del presente Proyecto, teniendo éste
un cardcter social, no es medible en términos monetarios; no obstante,
dada su naturaleza, dichos beneficios se ven refiejados en su objetivo
Principal, cual es, fortalecer el Sistema de Notificaciones, coadyuvando a
mayores garantias de integridad y seguridad en el diligenciamiento de las
notificaciones asi como a la consecucién de los principios de celeridad y
economia procesal, lo cual va ha redundar directamente en fa imagen
institucional del Poder Judicial. Asimismo, por la agilizacién de los actos
procesales, se estima el incremento de la productividad de los Organos
Jurisdiccionales.
6.2 EVALUCION ECONOMICA
Para la evaluacion econdémica de! Proyecto, se ha utilizado la metodologia
de Costo/Efectividad. Esta metodologia, consiste en medir la eficacia y
eficiencia en el uso de los recursos, en los casos en que no es posible
cuantificar fos beneficios del proyecto en términos monetarios, debido
Principalmente a que la ejecucién del Proyecto, no genera ingresos directos Proyecto “Implementacidn de Notificaciones Flectranivas en el Poder Judicial” = 18
sino que estaria asociado al nivel de cobertura proyectada y ejecutada por
los Organos Jurisdiccionales,
6.3 ANALISIS DE SOSTENIBILIDAD
En este item se evaluara la capacidad econémica de Ia Institucion y las
gestiones necesarias para garantizar ia ejecucion y operatividad de!
Proyecto en forma satisfactoria. Asi tenemos
Identificacién y estimacién de las principales fuentes de
ingresos
La Institucién dispone de los recursos financieros necesarios para
garantizar la operacién y mantenimiento del Sistema de Notificaciones, a
través del presupuesto anual asignado al Poder Judicial.
Capacidad de Gestion de la Comisién Encargada del Proyecto en
su Etapa de Inversién y Operacién.
Existe capacidad de gestion por parte de los funcionarios de Ia Institucién
para supervisar (Comision encargada de la implantacion de las
Notificaciones Electrénicas) fa fase de inversién y la operacién del
Proyecto
La elaboracién del Proyecto ha sido coordinada con la Gerencia de
Informatica, coparticipando en la realizacién de los estudios de preinversién
tendiente a la implementacion del nuevo Sistema de Notificaciones:
lograndose determinar la contratacion de una firma consultora para el
desarrollo e implementacién de las Notificaciones Electrénicas en el Poder
Judicial
Financiamiento de los Costos de Operacién y Mantenimiento
El Gobierno Central, a través del MEF, proveera a Ia Institucién de fos
recursos necesarios para la cobertura de los gastos de operacion y
mantenimiento, el mismo que formara parte del presupuesto del Sector, por
fo que se considera que esta garantizada la viabilidad y sostenibilidad del
Proyecto a implementar.
6.4 ORGANIZACION INICIAL DEL PROYECTO (UNIDAD
EJECUTORA - PROVEEDOR)
El tercero proveedor del servicio. con fa finalidad de implantar el Sistema de
Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial, debera contar con la
siguiente organizacién operativa
C92
a o~ &
Se Proyecto “lmplementacién de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial 19 }
Gerente
de
Proyecto
Ennecatoias fucat f ‘Arguitectos
Impantadores ‘dal
Producto ‘Sistema,
6.5 ORGANIZACION INICIAL DEL PROYECTO (CLIENTE - PODER
JUDICIAL)
Se conformaré una Subcomisién de Trabajo para la supervision de la
implantacion del Sistema de Notificaciones Electronicas, la cual debera
elaborar Actas de Trabajo y emitira los informes respectivos a la
Presidencia de la Comisién encargada de! Proyecto. Dicha Subcomision
tendré la siguiente estructura organizacional:
Dutecicchonates aia y Recaudacn,
| wen reoriin i ioe “ren Ss bn
Proyecto “Implementacion de Notificaciones Electronicas en el Poder Judicial” 0
Iv. CONCLUSIONES.
1
Es necesaria la implantacién de un Nuevo Sistema de Nofificaciones, a
través de medios virtuales, que brinde mayores garantias de integridad y
seguridad en el diligenciamiento de las notificaciones; coadyuvando,
ademas, a Is consecucién de los principios de celeridad y economia
procesal
Con ta implantacién del Sistema de Notificaciones Electrénicas se busca
“Fortalecer el Servicio de Notificaciones’, lo cual repercutiré en el
mejoramiento de la imagen institucional del Poder Judicial, por el mayor
grado de confiabilidad por parte de los Abogados y justiciables.
Se ha estimado que 8 412 Cédulas del total del flujo de notificaciones del
€mbito nacional, se realizara por medios virtuales, reduciéndose
sustancialmente el tiempo de diligenciamiento de las mismas, de 20 a 2
dias (estimacién basada en un estudio realizado en Cortes Superiores de
Justicia representativas de! Pais).
Vv. RECOMENDACIONES
Aprobar el presente Proyecto, a fin de proseguir con el ciclo de
implementacién propuesto.
Aprobar la Directiva de! Sistema de Notificaciones Electronicas del Poder
Judicial “SINOE ~ PJ", ia misma que, como (Anexo 06), forma parte
integrante del presente Proyecto. mo;
GFF Proyecto “Imptementacién de Notificaciones Electrénicas en el Poder Judicial” 2 ANEXO 01
‘ARBOL MEDIOS Y FINES.
NOTIFICACIONES AUTENTICAS,
‘CONFIDENCIALES., SEGURAS,
‘OPORTUNAS ¥ EFECTIVAS.
-
NOTIFICACIONES
PROCESO DE.
(CONFORME ALEY NOTIFICACIONES
JOPTIMZACION DEL
DIUGENCAMENTO De LAS
NOTHIGAGIONES CON OPORTOMAD,
CrESTRNGAD Y SEOURIAS
¥
REcunsos ronMAricos
PERSONAL CALIFICADO TECNOLOGIA DE PUNTA IDONEOS EN LOS ORGANOS
SmBOICCIONALES
t ¥
eergeepene on
PERSONAL PERSONAL 106 GISTEMAS OF abou oe
cpracrano en ppeimircroo JURSOeCONNES nronttticos o€
MOTIFICACIONES: ‘CON SU LABOR (CON LA CENTRAL DE ULTIMA TECNOLOGIA
ovens?
wtuzecanoe | | wetaacion pet
CONNICACON “pitas onaaoS
ULTIMA GENERACION: 180! ANEXO 02
PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACION A CORREO ELECTRONICO
‘ORGANO JURISDICCIONAL, AURILIO ADMINISTRATIVO
: met
| Emitda te Resolucién y |
| \Sescargade en el SU, 80
Terie le auado al
; Noteador | PRODUCGION DE LAS NOTIFICACIONES UTILIZANDO CEDULA 2007
islalaafstelel
€0 OXUNV
leis|
fs} /si=fayolaisfalatelal
E FSfol=|sfot=|=] 2] ~felatals||~latotelcs|a| Pe) ./se|
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