PROPOSAL
=o
DOCUMENT
MANAGEMENT
SYSTEMPROPOSAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
(RE. BELAKANG
Pengertian Teknologi Informasi (Tl) adalah suatu teknologi yang digunakan
untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi_ yang
berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan
untuk keperiuan pribadi, bisnis, pemerintahan dan merupakan informasi yang
strategis untuk pengambilan Keputusan, Teknologi Informasi tidak hanya terbatas
pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses
atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi Komunikasi untuk
mengirimkan informasi (Martin, 1999). Semua bidang membutuhkan teknologi
informasi, baik hukum, ekonomi, perbankan, kesehatan, dan sebagainya.
Penerapan Teknologi Informasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan
efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu
menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi
Informasi dapat menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan
Document Management System (DMS). DMS adalah salah satu aplikasi perangkat
lunak yang mencakup sistem manajemen dokumen dalam perusahaan sehingga
dapat memenuhi tujuan efektiitas dan efisiensi suatu perusahaan
Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatiah penting, untuk
menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT
mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT
dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Ada 4 peranan
mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:
1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping
telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya
yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen
teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency
dimana teknolog' informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi
informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktvitas di level
1 | roposat
Document Management Systemmanajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi
Unit torkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship
yang memunakinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di
perusahaan terkeit.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran
yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai penyedia dari rencana
bisnis perusahaan dan merupakan sebuah tambahan informasi bagi para pimpinan
perusahaan yang dihadapkan pade realitas untuk mengambil sejumlah keputusan
penting sehari-harinya,
4, Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure.
Dalam era organisasi modem dimana teknolog| informasi ditempatkan posisinya
sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi,
berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
Perkembangan teknologi 10 tahun terakhir ini berkembang sangat pesat
sehingga mendorong terjadinya inovast-inovasi teknologi agar laju bisnis semakin
berkembang (growth) dan bertahan (sustain) dalam menghadapl iklim yang sangat
dinamis. Media teknologi yang dahulunya hanya bisa di akses dari media PC berbasis
desktop sekarang mulai bergeser seiring terus berkembangnya media teknologi yang
lain salah satunya aplikasi berbasis web yang lebih dinamis, luas, mudah di akses.
Sehingga kebutuhan akan informasi menjadi lebih dapat di jangkau secara cepat dan
efisien
Dalam dunia modern peranan arsip menjadi sangat penting dan mempunyai
nilai guna sangat tinggi, maka diperlukan pelayanan informasi yang cepat dan akurat.
Pada lembaga pemerintahan dan badan usaha, informasi dan komunikasi mempunyai
peranan yang sangat penting sebagai sumber informasi. Maka arsip harus disimpan
dan di pelihara untuk generasi yang akan datang agar dapat _mengetahui
perkembangan kehidupan bangsa dan penyelenggaraan tata kerja secara teratur dan
cepat,, dengan data yang dapat dipertanggung-jawabkan.
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak organisasi di dalam mengelola arsip
adalah masih terbatasnya SDM yang profesional dalam mengelola arsip dan
penerapan sistem kearsipan yang disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi.
2. | provosat
Document Management SystemPengaruh globalisasi terutama di bidang teknologi informasi menuntut akselerasi
dalam pengelolaan kearsipan. Pengelolaan kearsipan yang tidak bisa mengikuti
kemajuan Teknologi informasi akan menjadi penghambat kemajuan suatu instansi
Proses aktivitas terutama dibidang administrasi akan menjadi lambat, penemuan data
menjadi lambat, akibat terparah adalah proses pengambilan keputusan menjadi
terlambat, ini adalah masalah. Oleh karena itu untuk mengikuti percepatan perubahan
sebagai dampak kemajuan teknologi informasi, perlu disiapkan satu mekanisme dan
sistem kearsipan yang mampu dan kompatibel dalam percepatan teknologi informas!
Adanya teknologi informasi memungkinkan dikembangkannya berbagai
perangkat lunak penunjang bisnis suatu perusahaan yang membantu dalam
percepatan dan efisiensi lini lini proses bisnis perusahaan tersebut. Document
Management System (DMS) merupakan salah satu bentuk implementasi yang
dinarapkan mampu mempermudah pegawai dalam melakukan pembaharuan
dokumen-dokumen kepegawaian mereka dan juga mempermudah bagian SDM
dalam pengelolaan dokumen kepegawaian tersebut.
RE asp an Tusuan
Maksud
Tujuan dari pembangunan aplikasi DMS ini adalah menjawab kebutuhan
perusahaan dalam efisiensi dan percepatan dalam pengelolaan dokumen pegawai
Tujuan
1. Mengembangkan sebuah aplikasi berbasis web untuk pengelolaan
dokumen pegawai
2. Melakukan proses perpindahan data (migrasi) dari aplikasi yang lama
(Alchemy Server)
3. Mengembangkan aplikasi DMS yang terintegrasi dengan Aplikasi Oracle
Human Resources Management System (HRMS)
3. | Proposat
Document Management System(RE) BU Nc Linckup PEKERJAAN
Ruang lingkup pekerjaan yang akan kami laksanakan dalam pembangunan
aplikasi ini adalah
1, Melakukan inventarisasi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan dalam
rangka pembangunan aplikasi
2, Melakukan identifikasi atas keterhubungan pembangunan aplikasi dengan
sistem yang sudah berjalan (existing system ) mulai dari infrastruktur, jaringan,
aplikasi yang sedang berjalan, agar aplikasi yang di bangun bisa berjalan
dengan baik
3. Melakukan analisa dan desain pembangunan aplikasi agar sesuai dengan hasil
identifikasi dan spesifikasi fungsi yang telah ditetapkan
4, Melakukan uji coba aplikasi yang dibangun.
5. Melakukan implementasi aplikasi yang telah ditentukan dalam kontrak.
6. Melakukan pelatinan terhadap terhadap administrator dan personil operator
guna memastikan terjadi alin pengetahuan dan teknologi dalam pengelotaan
aplikasi
7. Melakuksan pemeliharaan terhadap aplikasi yang dihasilkan dalam pekerjaan
ini sampai dengan jangka waktu yang ditentukan dalam perjanjian kontrak
RE sPesirixasi apuixasi
A. Spesifikasi Umum
Dalam pembangunan aplikasi yang dikembangkan ini adalah aplikasi
web yang terintegrasi dengan Aplikasi Oracle Human Resources Information
System (HRMS) yang telah berjalan dan input datanya berasal dari Aplikasi
Alchemy berbasis desktop. Aplikasi ini adalah aplikasi untuk pengelolaan
dokumen dimana pegawai dapat mengajukan pembaharuan dokumen secara
mandiri (self services) dan akan di validasi oleh bagian SDM.Keuntungan dari pembangunan aplikasi ini adalah
a. Dengan hadirnya aplikasi DMS berbasis web ini maka pegawai dapat
memperbaharui dokumen kepegawai mereka secara mandir (self services)
sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu bagian SDM dalam
peremajaan data dokumen kepegawaian.
b. Dengan mudahnya akses data kepegawaian baik oleh pegawai maupun
bagian SDM, maka waktu untuk mengakses informasi data tersebut
menjadi sangat cepat dibanding dengan bisnis proses manual dimana
pegawai harus melakukan request data ke bagian SDM_ untuk
mendapatkan soft copy/printout dokumen.
c. Dengan adanya proses migrasi data otomatis dari aplikasi Alchemy ke
dalam aplikasi Oracle HRMS maupun aplikasi DMS ini, maka beban bagian
SDM untuk melakukan migrasi data (sekitar 106.836 dokumen
kepegawaian) secara manual hampir dipastikan tidak ada. Sehingga
aplikasi DMS dapat di jalankan dengan cepat tanpa harus menunggu
proses migrasi data secara manual selesai
d. Dengan adanya sinkronisasi data dokumen pegawai antara aplikasi Oracle
HRMS dengan aplikasi DMS, maka integritas data dokumen dapat terjalin,
sehingga aplikasi tidak menjadi tumpeng tindih,
B. — Gambaran umum Aplikasi
‘Skema Umum pengembangan aplikasi DMS pada Perusahaan Gas Negara
adalah sebagai berikut
PROPOSAL
Document Management Systemlola Tay
MANAGEMENT
BS 6501]
an
€. List dan Kebutuhan Sistem
Secara umum kebutuhan dari pengembangan aplikasi DMS ini nantinya akan
menyediakan fitur-itur yakni
1. Login yang terintegrasi dengan LDAP PGN
2. Inisiasi data berasal dari data lama (aplikasi Alchemy) melalui proses
migrasi data.
3. Adanya modul peremajaan data dokumen pegawai secara mandiri (self-
servis).
Adanya modul validasi data usulan peremajaan data dokumen pegawai).
5. Adanya sinkronisasi data kepegawaian dari Oracle HRMS ke dalam aplikasi
DMs.
D. Spesifikasi dan Kemampuan Teknis Sistem
Adapun spesifikasi dan kemampuan teknis dari aplikasi DMS ini yakni adalah
sebagai berikut
Platform dan spesifikasi teknis pengembangan aplikasi menggunakan Bahasa
pemrograman PHP dengan framework Codelgniter, Database MySQL dan CSSBootstrap sehingga dapat berjalan di modem browser yang mendukung Bootstrap
tersebut.
HES iet000L0c1
1. Metodologi Kerja
Agar aplikasi ini segera bisa digunakan dengan waktu yang relatif cepat
maka beberapa metode kerja yang dipakai dalam pengembangan Aplikasi ini
antara lain sebagai berikut
1, Paralel. Beberapa pekerjaan yang memungkinkan dilakukan secara
paralel dikerjakan secara bersamaan. Misalnya : desain system dan
programming untuk hal-hal yang sudah jelas.
2. Reusable Code. Beberapa fitur yang dikembangkan dalam Document
Management System ini banyak kemiripan tethadap aplikasi yang sudah di kita
kembangkan. Sehingga Document Management System tidak dibangun dari nol,
melainkan dari code-code yang sudah ada untuk menyingkat waktu.
2. Urutan Pekerjaan
Pengembangan aplikasi ini per tahapannya mengacu pada siklus SDLC,
dalam hal ini secara runut tahapan pekerjaan dari awal sampai selesai terdiri dari
Melakukan Project Planning.
Pendefinisian User Requirement.
Penyusunan Desain Sistem (Aplikasi dan Database).
Pembangunan sistem dan subsistem yang diperlukan,
Ujicoba melalui Quality Control (QC) Internal Test.
Acceptance Test.
Pelaporan dan Dokumentasi Sistem
Pemeliharaan sistem.
ONO APO a
(RE, Se PeKeRvaanAdapun output pekerjaan adalah sebagai berikut :
4. Aplikasi Document Management System yang dapat berjalan di modem
browser.
2. User Manual pemakaian aplikasi Document Management System.
(ME ENCANA JADWaL PEKERJAAN
Rencana jadwal pekerjaan ini adalah 2 (dua) bulan atau 8 minggu, seperti tabel
berikut ini =
No Kegiatan / Detil Kegiatan
7_| Pendefinisian Kebutuhan
2__ | Pengembangan Sistem Aplikasi
3__| Pembuatan User Manual
4 | instalasi dan implementasi
3 [UAT
6 | Pelatihan Operasional
HERE) Por t0F 0110
1. Pengembangan produk Aplikasi Human Resource Information System
(HRIS) berbasis SQL Server dan PHP dengan framework Codeigniter
yang di terapkan di beberapa kementerian dan LPNK,
2. Pengembangan produk Aplikasi E-Kinerja berbasis MySQL dan PHP
dengan framework Codeigniter yang di terapkan di beberapa kementerian
kementerian dan LPNK.
3. Pengembangan produk Aplikasi E-Presensi berbasis MySQL dan PHP
dengan framework Codeigniter yang diterapkan di beberapa kementerian
kementerian dan LPNK.
8 | Proposa
Document Management System9
Pengembangan produk Aplikasi Dossier (Document Management
System) berbasis SQL Server dan PHP dengan framework Codeigniter
yang diterapkan di beberapa kementerian dan LPNK.
Pengembangan Aplikasi Legal Drafting berbasis MySQL dan PHP
Codeigniter yang diterapkan di BPH Migas.
Pengembangan Aplikasi Single Sign On berbasis Java dengan framework
CAS dengan backend LDAP dan PostgreSQL.
Pengembangan Aplikasi Attendance Management System (ATMS)
berbasis Java dengan Framework Spring dan Zkoss dan PostgreSQL.
Pengembangan Aplikasi Feeder ATMS dengan memakai web service
ATMS berbasis restful
Pengembangan Aplikasi Mobile Hybrid Programming ATMS
PROPOSAL
Document Management SystemRE) 1. Pcikasi
HARGA
No URAIAN saTuan | saTuan | TOTAL
(Rp)
(Rp)
‘A | Aplikasi Document Management System 1 | Paket | 100.000.000 | 100.000.000
Pembuatan Aplikasi Document Management System
Login
Dashboard
Usulan Peremajaan Dokumen
Validasi Usulan Peremajzan Dokumen
‘Melihat dan Mendownload Dokumen
Pencarian Dokumen Pegawal
Integrasi LDAP PGN
‘Migrasi Tahap 1 : Penarikan data dokumen Pegawai
Pada Aplikasi Alchemy
Penarikan data sebanyak 92.634 dokumen
kepegaweian dengan dokumen folder pegawal
sebariyak 1906 folder (size 32 G8)
‘Migrasi Tahap 2: Pengiriman Data Dokumen Pegawal
IN | | asi Migrasi Tahap 1 ke dalam Apliasi Oracle HRMS
‘Wigrasi Tahap 3 Pengiriman Data Dokurnen Pegawal
1] | Hasil Migrasi Tahap 2 ke dalam Aplikasi Document
Management Systm
“Sinkronisasi Data Dokumen Pegawai yang Pensiun dari
v |__| Oracle HRMS ke Aplikasi Document Management
system
‘Total suB | 100.000.000
Jumlah Biaya Aplikasi | 100,000,000
ToTAt | 100.000.000
Terbllang.
Seratus juta rupioh
10] Proposat
Document Management SystemRE) Penutu
Demikian proposal pengembangan Aplikasi Document Management System
PGN, yang kami sampaikan, besar harapan kami diberi kesempatan untuk bisa
menjalin kerjsama yang baik dengan PGN.
Atas perhatian serta kerjasamanya kami sampaikan terimakasih.
Jakarta, 10 Agustus 2016
Koharudin
Office Jalan Cikunir Raya No 64, Kota Bokasi, Jawa Barat
Telp 0813 1902 5844
Email koharudin,mail07 @amail,com
11] roposat
Document Management System