GESTIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DEL VALLE Ltda.

 CONTENIDO

0. INTRODUCCION ....................................................................................................... 3
1. RESEÑA HISTORICA................................................................................................ 4
2. MISIÓN ...................................................................................................................... 7
3. VISIÓN....................................................................................................................... 7
4. ORGANIGRAMA ....................................................................................................... 7
5. OBJETIVOS............................................................................................................... 8
5.1 Objetivo general. ..................................................................................................... 8
5.2 Objetivos específicos .............................................................................................. 8
6. MARCO TEÓRICO .................................................................................................... 8
7. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................ 9
8. METODOLOGIA ...................................................................................................... 12
8.1 Cronograma de actividades .................................................................................. 12
8.2 Compilación de la Información Institucional: ......................................................... 12
8.3 Clasificación Documental. ..................................................................................... 13
8.4 Fundamentos de la Clasificación. ......................................................................... 14
8.4 Pasos para la Clasificación. .................................................................................. 14
8.5 Selección y Valoración documental ...................................................................... 16
8.5.1 Valores primarios de los archivos administrativos (Archivo Gestión y Archivo
Central) .................................................................................................................... 17
8.5.2 Valores secundarios del archivo permanente o histórico ................................ 18
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 19
10. BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................... 20
11. ANEXOS .............................................................................................................. 21
A. Instructivo para aplicar las TRD............................................................................ 21
B. Series y Subseries................................................................................................ 25
C. Tablas de retención documental........................................................................... 34
 0. INTRODUCCION

Las instituciones en nuestro país están experimentando cambios sustanciales en la

prestación de servicios. Estos cambios se están viendo materializados en la
organización y modernización de los sistemas de información, como una estrategia
para llevar a cabo la optimización de los servicios, que dependerá de cuan
eficientemente algunas actividades se lleven a cabo, por lo tanto, es necesario
contemplar todas las acciones que permite un Programa de Gestión Documental1, para
la optimización de los recursos administrativos en las áreas y así se puedan establecer
prioridades: Una de estas es la Tabla de Retención Documental (TRD)2.

Con la estrategia y desarrollo que nos sustenta la política archivística en Colombia, el

Archivo General de la Nación como ente rector y promotor del Sistema Nacional de
Archivos, busca conducir con la normalización de procesos archivísticos para las
adecuadas prácticas en la administración de documentos, para que así se sensibilice y
se eduque a la sociedad de la información en la toma de decisiones dentro de sus
procesos documentales.

En la medida en que nos comprometamos todos en este proceso de optimización,

aumenta también la necesidad de no solo responder por la calidad de los servicios
prestados, sino también por una forma aceptable para la gestión de los documentos.

La administración de los documentos es un proceso clave para el sistema de garantía

de calidad. Es importante tener en cuenta que es un sistema, con procesos básicos que
deben estar documentados e instrumentalizados y que aseguran la efectiva interacción
entre la apertura, el movimiento, el archivo y la baja del documento. Esto implica la
necesidad de garantizar con la Tabla de Retención Documental, la estandarización del
proceso y por consiguiente la identificación sistemática de oportunidades de
mejoramiento en cada uno de sus pasos, así como el proceso en forma integral Centro
de Diagnóstico Automotor del Valle (CDAV)

1
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
2
listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
 1. RESEÑA HISTORICA

Antes de 1977 el Estado Colombiano no tenía instrumentos para garantizar el

cumplimiento efectivo de normas de seguridad vial, como la revisión técnico mecánica
de los vehículos automotores, debiendo recurrir a la celebración de convenios con
"talleres", muchos de ellos sin infraestructura tecnológica, ni estandarización de
procesos que garantizarán un idóneo servicio de revisión y una contribución importante
a la seguridad vial y a la protección de la vida.

Por ese motivo se decide la creación de una empresa de economía mixta, con
independencia patrimonial y autonomía administrativa, orientada a diagnosticar con
carácter de neutralidad el estado técnico mecánico de los vehículos que circulan en el
municipio de Santiago de Cali.

Hasta 1985 cumple satisfactoriamente los objetivos de su creación, consolidándose a

partir del concepto de revisión técnico mecánica obligatoria para todos los vehículos
automotores. En ese año por delegación el Organismo de Tránsito del Municipio se
crea la infraestructura para iniciar el servicio de expedición de Licencias de Conducción.

El programa se constituye en modelo para el país, permitiendo la expedición de

licencias de conducción en una hora, eliminando las "licencias provisionales", al
introducir procedimientos automáticos e integrar en un solo sitio la toma de fotos, el
pago de derechos, los servicios médicos y en general todas las actividades necesarias
para prestar el servicio.

El programa de Licencias de Conducción consolida la imagen del CDAV, demostrando

que el Estado a través de empresas como ésta puede realizar procesos eficientes de
buena aceptación ciudadana.

La ejecución del programa de licencias permite al CDAV incursionar en la prestación de

servicios masivos de tránsito, convirtiéndose en agente recaudador de terceros, de
impuestos, derechos del INTRA, del Municipio, Departamento y la Nación.

Antes de 1990, tomando como punto de referencia los centros de reconocimiento

españoles se desarrollan las bases para las pruebas psicotécnicas y se introducen
elementos como el polireactígrafo, para evaluar las aptitudes y actitudes de los
conductores.

El CDAV documenta experiencias de otros países y se inician los programas de

capacitación en seguridad vial y manejo defensivo.

La posición líder que gana el CDAV, le permite trabajar en otros programas de

investigación, ser tomado como modelo para la creación de nuevos centros de
diagnóstico en el Valle y en resto del país y apoyar la creación del Consejo Nacional de
Centros de Diagnóstico Automotor del sector Oficial.
Hasta 1995 se mantiene la obligatoriedad de la revisión técnico mecánica anual para
los vehículos particulares, incluidas las motocicletas, lográndose en este frente los
mayores niveles de atención de servicios en la historia de la empresa.
Al finalizar 1995, el CDAV había desarrollado una infraestructura, que le permitía
atender al año 250.000 vehículos, entre carros y motos, producir aproximadamente
70.000 licencias de conducción y practicar 5.000 pruebas psicotécnicas a conductores.

La expedición del Decreto 2150 de 1995 elimina la obligatoriedad de la revisión técnica

a los vehículos particulares y establece como indefinida la vigencia de la licencia de
conducción, impactando directamente la dinámica empresarial del CDAV.

La presencia de la empresa frente a la comunidad disminuye, al no poder dar apoyo a

programas de seguridad vial en la ciudad. Se suspende el trabajo de las áreas de
investigación como factor preponderante de las políticas correctivas.

El Centro Diagnóstico redefine sus objetivos y estrategias corporativas. En coordinación

con universidades locales, se dan los primeros pasos para elaborar un proyecto de
reglamentación para el control a fuentes móviles que posteriormente se reglamentaría
con la expedición de la Ley Marco Ambiental o Decreto 948 de junio 5 de 1995, fue así
como estructuró el Programa de Control de Emisiones Contaminantes Vehiculares,
estableciéndose convenios con la Secretaría de Tránsito y Transporte Municipal y el
Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente "DAGMA".

Se inicia la descentralización de los servicios, llegando a las sedes de las empresas con
programas de verificación de emisiones contaminantes en automotores.
Se establecen algunos servicios de outsourcing, para la expedición de licencias de
conducción en otros municipios.
Se trabajó permanentemente para generar cultura ecológica entre los propietarios de
vehículos, buscando mantener el parque automotor circulante en Cali, dentro de los
estándares de emisiones permitidos por la Ley.

El CDAV participa en mesas de trabajo a nivel nacional para la adopción de políticas y

desarrollos legales y técnicos para las emisiones vehiculares.

Como respuesta al compromiso institucional de mantener bajos niveles de

accidentalidad vial, se consigue la afiliación al Concejo Interamericano de Seguridad y
se fortalece el servicio de diagnóstico e intervención en los factores humanos de la
accidentalidad, haciendo de las pruebas psicotécnicas, con todas sus variables y
aplicaciones uno de los productos importantes que se dejan al servicio de la
comunidad.

Se celebran convenios interinstitucionales generando alianzas que garantizan la

vigencia del CDAV:

 Con el Municipio de Santiago de Cali STTM, para la estructuración y puesta en

funcionamiento del Programa de Servicios de Tránsito, mediante el cual el
CDAV, se comprometió por doce años, a realizar para la ciudadanía caleña todos
 los trámites relacionados con el registro automotor de vehículos particulares,
públicos y el cobro y manejo de multas y comparendos, asumiendo el CDAV los
costos de operación y las inversiones iniciales, transfiriéndole al Municipio STTM
rentas netas, libres de costos operativos.

 Con el Departamento del Valle del Cauca, para promocionar entre los
contribuyentes el pago oportuno de los impuestos de rodamiento a través de la
red bancaria, desarrollando toda la parte logística de divulgación, y
estructuración de bases de datos, para permitir al Departamento la
Administración del Impuesto.

 Con el Fondo de Prevención Vial, para adelantar campañas de prevención y

seguridad vial, en la ciudad de Santiago de Cali, permitiendo que la Secretaría
de Tránsito Municipal pueda adelantar campañas permanentemente a través de
la División de Cultura y utilizar recursos externos provenientes de la porción que
a seguridad vial debe destinar el SOAT.

 Con la ARP del Seguro Social, para incursionar en asesoría en salud

ocupacional, abriendo nuevos frentes de trabajo y mejorando el reconocimiento
ante el sector empresarial.

En el año 2002 aparece la Ley 769, Nuevo Código Nacional de Tránsito, la entrada en
funcionamiento de la revisión técnico mecánica obligatoria de vehículos particulares,
sustentada en muchos estudios técnicos y en la Resolución 3500 de 2005, se inicia en
enero de 2007, el Centro se constituye en uno en los primeros habilitados para ofrecer
el servicio bajo la nueva norma

A partir de 2003, crea una Escuela de Enseñanza Automovilística y fortalece

convenios con todas la ARPs y con las empresas más importantes de la región para
operar servicios de capacitación y evaluación de conductores.

UBICACIÓN
País: Colombia
Ciudad: Santiago de Cali
Departamento: Valle del Cauca
Dirección: Calle 70N No. 3BN – 200
Conmutador: 664 44 24
Página Web: www.diagnosticentrodelvalle.com.co.
 2. MISIÓN

Contribuir y fomentar la cultura en seguridad vial, movilidad y conservación del medio

ambiente a través del diagnóstico de la capacidad de conducir de las personas y el
adecuado estado de los vehículos, así como el desarrollo de programas de formación e
integración de servicios relacionados con el sector de tránsito y transporte.

3. VISIÓN

El CDAV continuará siendo líder en la contribución y aporte a la seguridad vial, la

movilidad y conservación del medio ambiente, reconocido por la calidad, legalidad y
capacidad de integración de servicios en el sector de tránsito y transporte.

4. ORGANIGRAMA

El CDAV cuenta con una estructura organizacional aprobada que facilita el logro de los
objetivos de la entidad y establece claramente las responsabilidades de cada integrante
de la organización la cual contribuye a que las actividades se realicen con
independencia operativa y autonomía presupuestal, en el marco de la normatividad
aplicable, como se muestra:
 5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo general.

Elaborar la Tabla de Retención Documental del CDAV y presentarlas al Comité de

Archivo de la institución para su aprobación.

5.2 Objetivos específicos

 Compilación de la información institucional

 Entrevista con los productores de los documentos de la institución.
 Análisis e interpretación de la información recolectada
 Elaboración de la Tablas de Retención Documental (TRD)
 Presentación de la propuesta de Tabla de Retención Documental al Comité de
Archivo para su aprobación.

6. MARCO TEÓRICO

Cuando se creó con la Ley 80 de 1989, al Archivo General le correspondió no solo la

tarea de salvaguardar el patrimonio histórico y cultural del país, sino también la de
fomentar la organización de los documentos públicos.

Antes de su creación no existían normativas para los registros y mucho menos quien
entendiera su importancia. Bajo la dirección de Jorge Palacios Preciado, filósofo e
historiador, el Archivo llego a tener una dotación de casi 60 millones de folios, los
cuales fueron protegidos en el edificio diseñado, siguiendo todas las especificaciones
de la época, por Rogelio Salmona, y construido con tanto cuidado que incluso sus
ladrillos se hicieron a la medida técnica. Se comenzó, además, a publicar textos de
archivística para enseñarle al país a clasificar sus registros, y poco a poco se fueron
formando profesionales en el área. Tanto así que dos veces la Asociación
Latinoamericana de Archivo de la Unesco estuvo a cargo de colombianos y, en general,
el Archivo se consolidó como referencia en el exterior.3

Con la Ley 80 de 1989, se crea el Archivo General de la Nación (AGN), como un

establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con

3
El declive del Archivo General de la Nación: periódico El Espectador.com: Consultado en línea:(26 de septiembre de 2014)
http://www.elespectador.com/articulo-240677-el-declive-del-archivo-general-de-nacion
personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa4 que inicia con el
propósito de establecer, organizar, dirigir planear y coordinar la función archivistica de
en toda la Nación y así salvarguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al
servicio de la comunidad.5

Posteriormentre se crea la ley 594 de 2000, la cual establece las reglas y principios
generales de la función archivistica, esta Ley debe ser cumplida por todas aquellas
entidades que cumplen funciones pùblicas. Teniendo en cuenta lo anterior, se busca el
cumplimiento a dicha ley por parte del CDAV.

7. MARCO CONCEPTUAL

Documento de Archivo:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones.6

Archivo
De una forma sencilla se ha dicho que archivo es la suma de tres elementos:
documentos + organización + servicio.
Sin embargo, una de las definiciones más completas es la que afirma que “Archivo es
uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para
servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para
los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. (Heredia, 1993).

Gestion Documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.7

Tablas de Retención Documental (TRD).

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.8

4
Congreso de Colombia. LEY 80 DE 1989 (Diciembre 22).Art 1: por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.Publicado en el Diario Oficial 39.116 Diciembre 22 de 1989
5
Congreso de Colombia. LEY 80 DE 1989 (Diciembre 22).Art 2: por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Publicado en el Diario Oficial 39.116 Diciembre 22 de 1989
6
Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000 (Julio 14).Titulo I.Art3: Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos.
Publicado en el Diario Oficial Nº 44093, De 20 De Julio De 2000.
7
Ibíd., p.2.
8
Ibíd., p.2.
Ciclo Vital del Documento:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a
un archivo permanente.

Clasificación Documental:
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen
cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura
orgánico-funcional de la entidad.

Código:
Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.

Comité de Archivo:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.

Comité Evaluador de Documentos:

Órgano asesor, ya sea del orden nacional, departamental o municipal, encargado de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Descripción Documental:
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y
recuperación de su información para la gestión o la investigación.

Disposición Final de Documentos:

Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación.9

Principio de Orden Original:

Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante
el servicio activo.

Principio de Procedencia:
Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una Institución u organismo no deben mezclarse con los de
otros.

9
Glosario de términos archivísticos: Consultado en línea:(27 de septiembre de 2012)
http://www.politecnicojic.edu.co/archivo/documentos_actualizados_2007/GLOSARIO.doc. P.2
Producción Documental:
Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento
de sus funciones.

Selección Documental:
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea
para su eliminación o su conservación parcial o total.

Serie Documental:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas, historias laborales,
contratos, actas, Informes, entre otros.

Subserie Documental:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e
identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que
varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Tipo Documental:
Unidad Documental Simple10

Transferencias Documentales:
Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al central y de éste al histórico, de
conformidad con las tablas de retención documental (TRD) adoptadas.

Unidad Administrativa:
Unidad técnico-operativa de una Institución (oficina).

Unidad Documental:
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La
unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o
compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

Unidad Productora:
Oficina productora de documentos

Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.11

10
Ibíd., p.3
11
Ibíd., p.4-5
 8. METODOLOGIA

8.1 Cronograma de actividades

Actividad
OCT NOV DIC
Elaboración TRD
Compilación de la información institucional
Entrevista con los productores de los
documentos de la institución.
Análisis e interpretación de la información
recolectada
Elaboración de las Tablas de Retención
Documental
Presentación de la propuesta de Tabla de
Retención Documental al Comité de
Archivo
Aplicación TRD
Capacitación y socialización a los
funcionarios del Centro de Diagnóstico
Automotor sobre las Tablas de
Retención Documental

Para cumplir con el objetivo: Elaborar la Tabla de Retención Documental del CDAV, y
presentarlas al Comité de Archivo de la institución para su aprobación, se siguieron con
las directrices básicas e instructivos expresadas en el Mini-Manual No. 4 sobre Tablas
de Retención Documental y se trabajaron las etapas para la elaboración de las mismas,
enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación, así:

8.2 Compilación de la Información Institucional:

Se realizó una compilación de la información institucional que incide en la producción,

trámite, conservación y disposición final de los documentos, enmarcando las
disposiciones legales relativas de las funciones y procedimientos en la organización.

El CDAV, posee el normograma, que es un medio de registro, difusión y

actualización de diversas disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que
regulan la operación y funcionamiento de las dependencias de la administración, siendo
un insumo de suma importancia para la institución, es la compilación de las Leyes,
Decretos, Acuerdos, Resoluciones y/o Actos Administrativos de creación de grupos de
trabajo, funciones y manuales de procedimientos, ya que de éstos surgen las secciones
y subsecciones a presentar con sus respectivas series documentales. Anexo 1

Entrevista con los Productores de los Documentos de la Institución.

Se realizaron entrevistas por dependencia para la identificación y definición de las
unidades documentales y verificar la correcta conformación de las series y subseries
con sus respectivos tipos documentales.

En ésta fase se recogió la información sobre la historia institucional del CDAV, se

identificó y se recopiló lo existente en cuanto a las disposiciones legales y actos
administrativos que han regulado las funciones, la normatividad tanto interna como
externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institución, el
organigrama y todos aquellos datos que son representativos para el conocimiento
amplio y profundo de la entidad.

8.3 Clasificación Documental.

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento

sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como
base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos
que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. “La clasificación debe
reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales
resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución.”12

Los documentos y la información, siguen procedimientos administrativos y misionales

que se verán reflejados en una clasificación documental que permite identificar la
producción documental empleada en la Institución y de esta manera, facilita la
codificación de las series y subseries documentales producidas en los archivos en
desarrollo de funciones específicas asignadas a cada dependencia.
“Por medio de la codificación cada documento recibe un código numérico distintivo, que
permite su vinculación con los otros documentos relativos a un mismo asunto en un
expediente o una serie y su exacta localización dentro del sistema de memoria del
archivo.13

La finalidad de la clasificación dentro de una Institución será siempre la recuperación de

los expedientes de una manera organizada, codificada y que corresponda a la solicitud
que genere, igualmente de acuerdo a los tiempos de retención asignados en la TRD
debe corresponder a que la documentación este en alguna de las tres instancias que se
pueden encontrar dentro del Archivo Institucional; “La clasificación no determina cómo
deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones
documentales, sencillamente dice cuáles son los de cada unidad administrativa, cada
función y cada serie.”14

12
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. División de clasificación y descripción. Bogotá: El
Archivo, 2001. p. 7.
13
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivística y archivos: soportes, edificio y organización. Carmona: S & C, ediciones, 1997. P. 362
14
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenación documental. División de clasificación y descripción. Bogotá: El Archivo, 2003. p. 2.
8.4 Fundamentos de la Clasificación.

La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad

que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y
archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se reflejan la
institución productora de los documentos.

La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los

principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos
que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de las funciones
asignadas a las dependencias y los asuntos que éstas tramitan.15

En el proceso de clasificación, la procedencia identifica los productores de los

documentos, conformando el fondo que corresponde a la entidad y las secciones y
subsecciones documentales según jerárquicamente este conformada la Institución
conformaran las unidades administrativas y sobre las cuales según su funciones y
procedimientos tendrán registros documentales que se conformaran en un expediente.

8.4 Pasos para la Clasificación.

La Clasificación es fundamental ya que permite nominar los criterios por los cuales debe
estar compuesto, dando la opción de identificar la producción documental que conforma
la Institución, se debe ver su estructura, procesos y según la función que corresponda a
cada uno las series y subseries estarán acordes con un procedimiento reflejado en un
producto documental. “Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la
entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica
de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos
tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad practica,
jurídica y administrativa”.16

Para identificar se debe tener en cuenta:

 Identificación de productores:

A partir de la información recolectada para identificar cada una de las oficinas que
conforma la entidad, revisando previamente los actos administrativos de creación y
reestructuración del organigrama, se puede dar cuenta del Fondo Documental que es el
correspondiente a la totalidad de la documentación en este caso el Fondo el Centro de
Diagnóstico Automor del Valle (CDAV) y se debió recopilar la información que concierne
a la creación de la Institución y su misión.

15
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Óp. Cit. Cartilla de Clasificación Documental. p. 10.
16
Ibíd., p.16.
  Estructura Orgánica:

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales relacionadas con la

documentación que produce cada dependencia u oficina se debe establecer la jerarquía
con la que cuenta la entidad y que su organigrama refleja claramente, del mismo modo
se hizo una recopilación de información donde todos están creados con algún acto
administrativo vigente.

 Estructura orgánica codificada

Gerencia: 1
Control Interno: 2
Dirección de Contratos Interadministrativo: 3
Drección Administrativa y Financiera: 4
Presupuesto: 4.1
Contabilidad: 4.2
Gestión Humana: 4.3
Sistemas: 4.4
Tesoreria: 4.5
Gestión Logística: 4.6
Dirección de Operaciones: 5
Dirección Juridica: 6
Mercadeo: 7

 Series Documentales:

Estas fueron identificadas según las funciones y actividades de cada dependencia, las
cuales se ven reflejadas dentro de la TRD de la Institución.
  Codificación de series y subseries:

Las series identificadas se encontraban descritas en orden de aparición de las

funciones que realizaba cada dependencia, asignado el código de un digito para la
dependencia y un dígito para la series y un dígito para las subseries.

8.5 Selección y Valoración documental

La terminología archivística define la valoración como:

Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial (versión española) 17.

Proceso de análisis de la información documental desde diferencias ópticas, y que a

partir de los resultados de dicho análisis se establecen, entre otras cosas,plazos de
vigencia, criterios de disposición y accionesde transferencia documental (versión
mexicana)18.

Entonces, ¿qué es la valoración documental? Es un proceso por el cual se determinan

los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo 19.

Una vez que se encuentran identificados los tipos documentales y definidas las series
documentales, así como la jerarquía entre ellas, corresponde proceder a su valoración
en miras de su disposición final.

En ese sentido, la NTC-ISO-15489 define valoración documental como “la labor

intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo
vital”20

“En el campo de los archivos de hoy, el volumen documental está generando uno de los
principales desafíos con que ha de enfrentarse la persona encargada de organizar y
mantener un Sistema de Gestión de Archivos. El volumen documental, por una parte,
nace del aumento de gestión de las instituciones; sin embargo, se incrementa
mayormente por la facilidad que proporciona la tecnología para la multiplicación de
reproducciones de la documentación original.

17
Hacia una terminología archivística, Ministerio de Educación y Cultura de España, Archivos Estatales, y el Archivo General de la Nación de
Colombia, 1997, p. 126.
18
Ibíd.
19
Hacia una terminología archivística, p. 126.
20
NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogotá, 2010. p. 5.
Consecuentemente, tal volumen crea necesidades de espacio para su almacenamiento
y de personal con las competencias necesarias para su organización y descripción.

Desde el punto de vista archivístico no es posible encontrar justificación a la eliminación

de documentos, por cuanto es imposible establecer con certeza absoluta cuándo los
componentes de una serie documental no volverán ser utilizados. Tampoco es del todo
válido el criterio de destruir documentos de los cuales existen copias, pues cada copia
está en una oficina distante y pervive dando lugar a secciones distintas.

Así, teóricamente, todos los documentos deberían conservarse, pero la producción

actual ha crecido en tal proporción que resulta muy difícil plantear su conservación total.
Por esta razón, es actualmente aceptada la corriente norteamericana que plantea la
necesidad de una valoración documental con vistas a la selección, en la que son
razones de peso la consideración de los costos de almacenamiento y conservación.

La eliminación estará precedida de una selección de los documentos, tras una

evaluación que analice sus valores (de ahí su nombre de valoración): primario para la
propia institución que los origina y que nace en el momento de producirse el documento
archivístico (administrativos, fiscales, legales, entre otros); secundario que perdurará
tras su uso corriente para referencia e información de investigadores.

Pueden existir criterios generales para la valoración, teniendo como base el ciclo de
vida de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es
importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción
documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase
activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES
PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES
SECUNDARIOS21.

8.5.1 Valores primarios de los archivos administrativos (Archivo Gestión y Archivo

Central)

Valor Administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos, para la

entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este
valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeación.

Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por
el derecho común.

21
Guía para el diseño e implementación de un sistema de Gestión de archivos. Gobierno de Chile. 2011. p. 43. Consultado en línea
http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/17358/1/Mercado%20Beatriz%20Gesti%C3%B3n%20de%20Archivos.pdf . Noviembre 14 de 2012
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.Valor
Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pública.

Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una
entidad.

8.5.2 Valores secundarios del archivo permanente o histórico

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier

actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio
de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y
los utiliza.

Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas.
Otros alcanzan estos valores como resultado del proceso de valoración.22

Teniendo en cuenta lo anterior se aplica los tiempos de retención y de valoración de las

series y subseries de la Tabla de Retención del DCAV.

Para las series y suberies de conservación total (CT) se le asignó un tempo de 20 años
en total y microfilmación (M), para las series y suberies de eliminación (E) se le asignó
el tiempo de conservación en el archivo de gestión y central de acuerdo con el valor
técnico o adminstrativo del documento, para las series y subseries que se seleccionan
(S), acordó el Comité de Archivo que se conservará una muestra del 10%.

22
Guía para el diseño e implementación de un sistema de Gestión de archivos, Óp. Cit., p. 44
 9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La Tabla de Retencin Documental (TRD) es la carta de navegación de los documentos

que produce una institución, más que un instrumento se convierte en parte esencial de
los procesos que en ella se desarrollan. Así que su relevancia la hacen las personas
que las utilizan y conocen de su beneficio en la planificación, organización y destino
final de la información que manejan.
Cuando las instituciones son acertadas incluyendo un programa de gestión documental,
nacido de sus propias necesidades y no plagios impuestos por organizaciones
inescrupulosas que sólo desean el beneficio propio y llegasen a adoptar un compromiso
firme por su memoria institucional, serán correspondidos por el sentido de pertenencia y
responsabilidad de sus funcionarios.
El CDAV, procura dentro de su alcance económico, fortalecer sus depósitos de archivos
para conservar sus documentos de acuerdo con la normatividad existente y aún más
cuando hace referencia a una entidad que custodia expedientes de valor histórico y
cultural para la ciudad.
Aunque no cuenta dentro de su planta de cargos a un jefe de archivo, sí existen
personas comprometidas que buscan los recursos para capacitarse y estar al día en la
normatividad.
 10. BIBLIOGRAFÍA

 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 07 (29, junio,

1994). Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Bogotá: El Archivo, 1994.
 Acuerdo 09 (18, octubre, 1995). Por el cual se reglamenta la presentación de las
Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por
el Decreto No. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo, 1995.
 Acuerdo 039 (31, octubre, 2002). Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24
de la Ley 594 de 2000. Bogotá: El Archivo, 2002.
 Cartilla de Clasificación Documental. División de clasificación y descripción.
Bogotá: El Archivo, 2001, 28 p.
 Memorias del 2º Seminario: Aplicación de Tablas de Retención Documental.
Bogotá: El Archivo, 2007, 130p.
 Ley 190 (06, junio, 1995). Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con elfin de
erradicar la corrupción administrativa. Diario Oficial. Bogotá, D.C, (06,
junio,1995). no.41878
 Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta La Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 2000. no.
44084. p.
 GODOY, Julia; LÓPEZ, Imelda, CASILIMAS, Clara; et al. Tablas de retención y
transferencias documentales. Bogotá: Archivo General de la Nación, División de
Clasificación y Descripción, [200?]. (Serie Mini/Manuales N° 4).
 SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Como identificar y denominar una serie
documental: Propuesta metodológica. En: Biblio. Octubre – Diciembre, 2004,
Año.5, no. 20, p. 49-61 [en línea] documenta.beziers.univ-
montp3.fr/es/2010/spip/IMG/pdf/IDENTIFICAR_SERIES_DOCUMENTALES.pdf
[citado en 16 de septiembre de 2014]
 PULIDO NELSON: Valoración Documental [en línea]
http://www.redcid.org/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=
6&cf_id=24 [citado en 16 de septiembre de 2014]
 LUIS ALFONSO GUTIERREZ. El archivista de hoy, valoración documental
fundamento teórico de la archivista [en línea]
http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoraciondocumental.html
[citado en 16 de septiembre de 2014]
 NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogotá, 2010.
 11. ANEXOS

A. Instructivo para aplicar las TRD

RESPONSABLE: GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVO ALCANCE
Aplicación de la Tabla de Retención
Desde la socialización hasta la aplicación de la TRD
Documental. (TRD)
REQUISITOS
LEGALES DEL CLIENTE ORGANIZACIONALES
Contar con insumos
necesarios para la
aplicación de la tabla Socializar el objetivo y alcance de la aplicación de la TRD.
de retención
documental.
Ley 594 de Explicar los términos archivísticos con el fin de lograr una
2000, adecuada comprensión y apropiación del proceso.
Acuerdo 039
Tabla de Retención
de 2002.
documental Orientar la organización de los archivos de gestión en la entidad
socializada.
Ajustar las TRD con base en los resultados de la organización
documental de acuerdo con las necesidades que se presenten.

DEFINICIONES
Tabla de Retención Documental: cuadro donde se relacionan las series y subseries, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital del documento dentro del archivo de una entidad
Fondo Documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona, en el desarrollo de sus funciones o actividades.
Secciones Documentales: Son la divisiones del fondo identificadas con la producción documental de
una unidad o división administrativa o funcional de la Institución que produce el Fondo.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
Jerarquizan en forma separada del conjunto de la serie por lo tipos documentales que varían de
acuerdo al trámite.
Tipos Documentales: son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme, etc.)
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los
que no lo tienen.
Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a
los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
u otras que las soliciten.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por
los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que sigue vigentes y
objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
CÓDIGO
ACTIVIDADES
INSTRUCTIVO
Orientar a los responsable de los documentos sobre las condiciones locativas y
ins-001
elementos de archivo
Explicar el orden de los documentos por Serie y Subseries según la TRD
Agrupar documentos que conforman cada serie documental.
Ordenar las subseries respetando el orden y codificación que aparecen en la TRD
Organizar los expedientes en las carpetas o AZ conservando el orden Original
Foliar los documentos Máximo 200 folios / Carpeta, Ideal 120 folios.
Rotular e identificar los expedientes como aparecen registrados en la TRD,
Conservando las mayúsculas fijas en negrita para las series y mayúscula fijas para
las subseries.
Primero se registra el código numérico, después el nombre de la serie o sub-serie
según cada caso
ANOMALIAS
Descripción de la
Acciones a Tomar Responsable de la Acción
anomalía
No utilizar
correctamente la tabla Llamado de atención al responsable
Responsable de Gestión Documental
de retención de los documentos.
documental.
EVENTO ADVERSO
Descripción de la
Acciones a Tomar Responsable de la Acción
anomalía

ANEXO
1. Tabla de retención documental.
INDICADORES
Frecuencia de
Nombre Numerador Denominador Resultado
Entrega
Mensualmente.
No. CC QUE (Actividad) QUIEN

Señalizar Muebles de Archivo en las Oficina comenzando desde la

gaveta o estante superior hasta la última, en la parte inferior.

A
Responsables de los
1 S
B documentos

Responsables de los
2 A Agrupar documentos que conforman cada serie documental.
documentos

Ordenar las subseries respetando el orden y codificación que Responsables de los

3 A
aparecen en la TRD documentos

Para organizar los expedientes se debe ingresar los documentos

en las carpetas conservando el Orden Original

Responsables de los
4 S
documentos

Foliar los documentos Máximo 200 folios / Carpeta, Ideal 120

3 Responsables de los
5 C
2 documentos
1

Para rotular e identificar los expedientes se debe hacer como

aparecen registrados en la TRD, Conservando las mayúsculas Responsables de los
6 P
fijas en negrita para las series y mayúscula fijas para las documentos
subseries.

Primero se registra el código numérico, después el nombre de la Responsables de los

7 P
serie o sub-serie según cada caso. documentos
 UNIDAD ADMINISTRATIVA:

XXXXXXXXX
Responsables de los
8 P
documentos
CODIGO: XXXX

NOMBRE DE LA SERIE:

NOMBRE DE LA SUBSERIE
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
*Tipo documental
GERENCIA

Responsables de los
9 P CODIGO: 1.1.4 documentos
Fechas Limites: Desde_____Hasta
_____

ACTAS

Número de Folios: ________

Acta de Comité de Gerencia

Carpeta 1 de _ ___
CC- Característica de calidad: En esta columna, para los procedimientos asistenciales, registrar una de las siguientes siglas,
según corresponda: A- Accesibilidad, O- Oportunidad, S-Seguridad, P-Pertinencia, C-Continuidad.
Fechas Límites: Desde 01/01/15
Hasta 31/12/15

Número de Folios: 65

Carpeta 1 de 1

cccccccc
B. Series y Subseries
C. Tablas de retención documental