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INFORME DE AUDITORIA Nº 01 – 2016 - CG / UO / OCI – AC

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ORGANO DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORIA Nº 01 – 2016 - CG / UO /

OCI - AC

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN

AV. UNIVERSITARIA Nº 601-607 – PILLCO MARCA,

HUÁNUCO.

IRREGULARIDADES EN CAJA DE LOS RECURSOS

DIRECTAMENTE RECAUDADOS.

DEL 02 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015.

TOMO DE 01 DE SETIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

HUANUCO – PERU

2016

Auditoria de cumplimiento a la UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN


Periodo de 02 de enero del 2015 al 31 de diciembre del 2015.
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AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

INDICE

DENOMINACION

I. ANTECEDENTES:

1. Origen

2. Objetivos

3. Materia examinada y alcance

4. Antecedentes y base legal de la entidad

5. Comunicación de la desviaciones de cumplimiento

6. Aspectos relevantes de la auditoria

II. DEFICIENCIA DE CONTROL INTERNO

III. OBSERVACION

1. Sumilla

IV. CONCLUCION

V. RECOMENDACIÓN

VI. APENDICES

VII. FIRMAS

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AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO

I. ANTECEDENTES:

1. ORIGEN:
La presente auditoria de cumplimiento, asignada con Nº 001 correspondiente en el 2015
se llevó a cabo previo a un programa de auditoria dando cumplimiento el Plan Anual de
Auditoría la misma que fue aprobada con la Resolución de la Nº 473-2014-CG de 22 de
octubre del 2014.

2. OBJETIVO:
-Objetivo General

Determinar si los Recursos Directamente Recaudados han cumplido correctamente las


normas generales del Sistema Nacional de Tesorería.

-Objetivo Específico

Determinar la correcta rendición de cuentas captadas por el Centro de Producción de


Yuyapichis.

3. MATERIA EXAMINADA Y ALCANCE:


3.1 MATERIA EXAMINADA
Determinación de ingresos

3.1.1 CARACTERISTICAS:

Garantizar y controlar de manera eficiente las actividades de ingresos de los fondos


u otros valores negociables de la Universidad.

Recauda, registra e integra los ingresos presupuestarios y de gestión institucional


cumpliendo con las Leyes, Normas y Procedimientos administrativos de la
Universidad.

Elabora el flujo de caja presupuestario anual y mensual.

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Planifica, organiza, dirige, coordina y controla las actividades de cobro de las tasas
educacionales de la Universidad.

3.1.2 DATOS RELEVANTES:

Se identificó:

 Deposito incompleto por la recaudación de ingresos del centro de


producción Yuyapichis.
 La compra de medicamentos antibióticos sin previo requerimiento por el
área correspondiente.

3.1.3 DESCRIPCION DEL PROCESO:

A través de caja se recaudan los recursos directamente recaudados, después


mediante un informe diario se registra en el libro caja y bancos, según el origen del
ingreso para luego depositar en la cuenta principal de la Universidad.

3.1.4 PRESUPUESTO:

Monto a ser examinado s/.3’000,000.00

3.1.5 ESTADO SITUACIONAL:

La oficina de control interno de la universidad no cuenta con el espacio necesario


siendo incómodo para quienes desempeñan sus funciones en él.

La institución no cuenta con un sistema de seguridad tecnológica como lo son las


cámaras de seguridad, lo que impide reconocer a los verdaderos autores de
acciones deshonestas.

La insuficiencia en la estructura de control interno.

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3.1.6 ELEMENTOS QUE DENOTARIAN LA EXISTENCIA DE SITUACIONES


PROBLEMATICAS:

La no realización de los arqueos de caja imprevistos de la captación de los recursos


directamente recaudados por parte del contador de la institución dando lugar a
indicios sobre prácticas deshonestas y el flagelo de las normas de Tesorería.

3.1.7 PUNTOS DE ATENCION

De acuerdo a la norma establecida, los arqueos de caja se debe realizar una vez
al mes, situación que no se realiza en la institución.

Los ingresos superados los 5,000.00 soles diarios deben ser depositados en el
plazo de 24 horas siguientes a la cuenta de la institución.

3.2 ALCANCE:

3.2.1 PERÍODO DE LA AUDITORÍA

Del 02 de enero del 2015 al 31 de diciembre del 2015.

3.2.2 UNIDAD ORGANICA EXAMINADA:

Institución: Universidad Nacional Hermilio Valdizán

Área: Sistema de Tesorería

Centro de Producción: Yuyapichis

3.2.3 AMBITO GEOGRAFICO DONDE SE REALIZO LA AUDITORIA:

Ubicación de la institución es en la Av. Universitaria Nº 601-607, Distrito Pillco


Marca, Provincia y Región Huánuco.

3.2.4 NORMAS QUE ORIENTAN LA AUDITORIA:

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La auditoría de cumplimiento se llevó a cabo de acuerdo a las Normas Generales de


Control Gubernamental; La Guía del Auditado y la Guía de Papeles de Trabajo
aprobados por la Resolución Nº 473-2014-CG y la Directiva Nº 007 – 2014 –
CG/PEC de Auditoria de Cumplimiento.

3.2.5 LIMITACIONES DE INFORMACIÓN

Las limitaciones encontradas en la presente auditoria fue no dar a conocer la


información necesaria para corroborar los hechos observados, el poco interés del
personal encargado del área de tesorería para las interrogantes y entre otros.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD:

4.1 ANTECEDENTES:

3.1.1 NORMA DE CREACIÓN

La Universidad Nacional Hermilio Valdizán, fue creada con la Ley N° 14915 el 21 de


febrero de 1964. Es una persona jurídica de derecho público interno y goza de autonomía
normativa, económica, administrativa y académica.

3.1.2 NATURALEZA Y FINALIDAD DE LA ENTIDAD

La Universidad Nacional Hermilio Valdizán, es una comunidad socio – educativa


de trabajadores, estudiantes, graduados y no docentes. Se dedica al estudio, la
investigación, la enseñanza, la transmisión, la difusión y la reproducción del
conocimiento y la cultura.

Actualmente cuenta con 13 facultades y 21 especialidades, dentro del ámbito


departamental de acuerdo a las necesidades y planes nacionales y regionales, de
los cuales según Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N°085-2016-
SINEACE/CDAH-P están acreditadas las carreras de Educación Primaria,
Educación Inicial, Educación Física, Psicología y Educación: especialidad Lengua
y Literatura por tres años

3.1.3 FUNCIONES

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Cumple con funciones administrativas y académicas al servicio de la población.

3.1.4 SÍNTESIS DEL ALCANCE DEL PLAN ESTRATÉGICO

MISIÓN: Somos una universidad que practica el aseguramiento de la calidad institucional,


formadora de profesionales de alto nivel, generadores de conocimiento, comprometidos
con la búsqueda de la verdad y la práctica de valores que contribuye al desarrollo
sostenible de la región y del país.

VISIÓN: Ser una universidad con acreditación nacional y de clase internacional, líder en la
gestión del capital intelectual, generadora de profesionales de alta competitividad,
identificados con la integración social y comprometida con una democracia participativa.

OBJETIVOS ESTRATEGICOS:

- Gestión institucional
Planificación
Organización
Dirección y control
- Desarrollo institucional
Investigación
Enseñanza-aprendizaje
Extensión universitaria y proyección social.
- Gestión de Servicios apoyo
Recursos humanos
Infraestructura y equipamiento
Bienestar universitario
Recursos financieros
Grupos de interés

ESTRUCTURA ORGANICA: (VER ANEXO N° 1)

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DEL PERIODO AUDITADO: S/. 10´500,606.00 (Diez


millones
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quinientos mil seiscientos seis con 00/100 soles)

4.2 BASE LEGAL:

Los dispositivos legales y normas a través de las cuales la Universidad desarrolla sus
actividades son:

 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA, LEY N° 28693.

• LEY Nº 287811 LEY DE PRESUPUESTO DEL SECTOR PÚBLICO PARA EL AÑO


FISCAL 2014.

• LEY Nº 27209 LEY DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA DEL ESTADO.

• LEY Nº 27245 LEY DE PRUDENCIA Y TRANSPARENCIA FISCAL.

 LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA CONTRALORIA


GENERAL DE LA REPUBLICA, LEY N°27785.

• REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

• DIRECTIVA Nº001-2013-EF/76.01, DIRECTIVA PARA LA APROBACIÓN, EJECUCIÓN


Y CONTROL DEL PROCESO DEL SECTOR PÚBLICO AÑO FISCAL 2014.

• RESOLUCION DIRECTORAL N°002-2007-EF/77.15.

5. COMUNICACIÓN DE LAS DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO:

El 01 de diciembre del año en curso se emitió 2 oficios adjunto al hallazgo a los responsables
directos del área de Tesorería y del manejo de fondos que se recaudan:

- Jefe de Tesorería: Eddy Montoya Robles


- Coordinador del Centro de Producción de Yuyapichis: Luis Torres Peña

Durante los 10 días concedidos para hacer llegar las aclaraciones correspondientes
debidamente documentada y fedateada, no hubo respuesta alguna por parte de los sujetos
comprendidos.

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6. ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA:

Al realizar un monitoreo al cumplimiento y buen desarrollo de las normas internas y leyes,


mediante un formulario de preguntas pudimos identificar que el jefe de tesorería no realiza la
revisión de las conciliaciones bancarias como la Ley lo establece, eso nos llevó; al equipo de
auditoria; analizar las posibles consecuencias que se puede generar.

Al revisar el informe diario que presentaba el coordinador del centro de producción de


Yuyapichis concluimos que no se hizo el depósito del 100% del ingreso percibido.

Otro punto que es relevante en esta auditoria es que no se tomó ninguna medida correctiva por
la dirección general de administración para aclarar el ingreso faltante.

II. DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO:

Cabe señalar, que las deficiencias reveladas no constituyen necesariamente todos los aspectos
de control interno que podrían ser situaciones reportables, debido a que estas fueron
identificadas como resultado de la evaluación de las operaciones, procesos, actividades y
sistemas relacionados con los objetivos de la auditoria, y no con el propósito de evaluar en su
conjunto la estructura de control interno de la entidad.

La demora en la entrega de documentación e información por parte de los responsables del área
auditada y en la presentación de las aclaraciones y comentarios solicitados además, la falta de
cumplimiento de las normas sobre implementación de medidas correctivas, recomendadas por
los anteriores auditores, siendo estas archivadas y no tomadas en cuenta se convierten en un
factor limitante en la ejecución de las labores de la OCI.

En cuanto a las actividades de control, si bien se ha alcanzado las metas programadas, aun se
advierte demora en la remisión de información solicitado por la OCI al área de tesorería como el
incumplimiento por parte de la administración, de las disposiciones legales, reglamentos, planes
y demás normas aplicables.

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III. OBSERVACION:

7.1 SUMILLA: IRREGULARIDADES EN CAJA DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE


RECAUDADOS.

7.2 PRESENTACION DEL HECHO:

AL realizar la auditoria de cumplimiento del centro de producción de Yuyapichis-UNHEVAL


se encuentra la venta de vacunos siendo el cliente Camal Municipal Huánuco por S/.
7,200.00 que cancela el 100% el mismo día, sin embargo se encuentra un deposito por S/
4,320.00, encontrando un faltante de S/ 2,880.00.

7.3 CONDICIÓN:

Los implicados en este caso son: LUIS TORRES PEÑA (El coordinador del centro de
producción); EDDY MONTOYA ROBLES (Jefe de Tesorería).

El registró auxiliar de ingresos N°003 de 100 folios en el periodo 2015, al ser revisados del
folio N° 20 al folio N° 100, correspondiente a los meses de enero a diciembre del 2015, por
lo cual se observa la venta de 4 vacunos al valor de S/. 1,800.00 c/u, siendo en total S/.
7,200.00, realizando así el Contrato de Venta N° 001-2015, emitiendo la Factura N° 005-
0007 siendo el cliente el CAMAL MUNICIPAL HUANUCO con RUC N° 20484683285, con
la dirección La Carretera Central Tingo María Km 1. El cliente cancela la venta en efectivo
el 100% el mismo día. El coordinador del centro de producción realiza el depósito en la
cuenta corriente N° 181-642890-025 del Banco de la Nación por el ingreso recaudado
dentro de las 24 horas, depositando solo el 60 % del monto total, es decir por s/.4,320.00,
según Boucher de Deposito N°005- 423.

El jefe Eddy Montoya Robles del área de tesorería de la UNHEVAL realiza su balance
diario y encuentra el Oficio de comunicación N°002-2015/Yuyapichis-UNHEVAL junto a la
Factura N° 005-0007 y el Boucher de Depósito N°005- 423 por el ingreso percibido, donde
el coordinador detalla que el 40% del ingreso fue destinado para una situación de
emergencia que es la compra de antibióticos CEFALEX, del proveedor Clínica Veterinaria
Huánuco con RUC 20458975810 Ubicado en Jirón Huallayco N°1130; para un control de
salud de los vacunos que se realiza regularmente, siendo la Factura N° 0056-002, donde
se detalla 100 paquetes de CEFALEX a S/. 28.80 C/U haciendo un total de S/. 2,880.00,
percatándose que este último infringió la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77-2015
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Art 4° en el que se especifica que todo ingreso debe ser depositado en su totalidad. Al
cabo de 10 días, el jefe de tesorería verifica mediante extracto bancario que fue depositado
el importe de S/. 4.320.00 el 23 de abril.

El 3 de Mayo el jefe de tesorería solicita información con Oficio N° 003-2015/Yuyapichis-


UNHEVAL al coordinador Luis Torres Peña, por lo cual este último emite el Informe de
Rendición N° 025-2015/Yuyapichis-UNHEVAL, detallando que realizó la compra del
antibiótico CEFALEX, indispensable para el control adecuado de la salud de los vacunos.
Durante la supervisión física según Control Físico Valorado N°001-2015/CPY-UNHEVAL
se detecta que los antibióticos se encuentran a dos días de su fecha de expiración, por lo
cual no son aptos para su uso en los vacunos, ya que dicha compra no fue realizada
debidamente, se infringió la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería N° 28693.

7.4 CRITERIO:

El jefe del área de tesorería debe estar capacitado para desempeñar dicho cargo
eficazmente y detectar cualquier irregularidad que se presente en la ejecución diaria de sus
labores, por tal motivo debió tener en cuenta la “Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería” N° 28693 en la que se detalla cómo se debe realizar los balances diarios de
ingresos y egresos.

La observación de la “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico”


N°28112 es fundamental para el manejo adecuado de la gestión administrativa financiera
de las instituciones públicas y sus diferentes anexos.

La Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77-2015, fue vulnerada por parte del


coordinador del centro de producción del anexo de Yuyapichis de la UNHEVAL, por lo cual
tuvo que ser revisado para el adecuado manejo del depósito de la venta de los vacunos.

La institución transgredió tales normas como:

Ley del Sistema Nacional de Tesorería N° 28693.

 El no realizar arqueos de caja

Artículo 8, en el inciso e)

Señala “Disponer la realización de medidas de seguimiento y verificación del estado y


uso de los
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recursos financieros, tales como arqueos de fondos y/o valores, conciliaciones, entre
otros”, por lo cual la institución debió realizar los arqueos de caja como mínimo una vez
al mes para tener un mayor control de los ingresos percibidos.

 El no realizar conciliaciones bancarias frecuentes

Los titulares de las cuentas bancarias, por toda fuente de financiamiento, deben
efectuar la conciliación de sus movimientos y saldos al 31 de diciembre de cada año
fiscal y solicitar al Banco de la Nación la regularización de operaciones no autorizadas
que afecten dichos saldos.

 El plazo establecido por ley para depositar los ingresos que se recaudan

Artículo 27.- Plazo para el Depósito de Fondos Públicos


Los fondos públicos se depositan en forma íntegra dentro de las veinticuatro (24) horas
de su percepción o recaudación, salvo los casos regulados por el Sistema Nacional de
Tesorería, procediéndose a su debido registro.

 Los responsables del manejo de fondos de la universidad

Artículo 9.- Responsables de la Administración de los Fondos Públicos

Son responsables de la administración de los fondos públicos en las unidades


ejecutoras y dependencias equivalentes en las entidades, el Director General de
Administración o quien haga sus veces y el Tesorero, cuya designación debe ser
acreditada ante la Dirección Nacional del Tesoro Público.

7.5 EFECTO:

La UNHEVAL fue perjudicada de manera económica al no obtener el total de sus ingresos


con una diferencia de S/ 2,880.00 soles.

Los afectados directamente también son los ganados vacunos debidos que este dinero
estaba destinado a la compra de medicamentos antibióticos CEFALEX; sin embargo,
dichos medicamentos no están aptos para ser utilizados, porque dicha compra del producto
tiene una fecha de caducidad dos días después realizada la compra.

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7.6 CAUSA:

o Personal no capacitado y la contravención de la “Ley del Sistema Nacional de


Tesorería” N° 28693.
o El uso inadecuado de los ingresos de los recursos directamente recaudados del
centro de producción Yuyapichis, ya que dicha compra de medicamentos debió
hacerse con un respectivo requerimiento y el pago correcto de la operación.

7.7 COMENTARIO DE LAS PERSONAS COMPRENDIDAS EN LOS HECHOS

Hasta la fecha de finalización de la auditoria no se recibió ninguna respuesta documentada


de parte de los sujetos comprendidos.

- Eddy Montoya Robles (Jefe de tesorería)


- Luis Torres Peña (Coordinador del centro de producción Yuyapichis)

7.8 EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LAS PERSONAS COMPRENDIDAS EN


LOS HECHOS

Se les entrego dos oficios a los personales comprendidos en esta auditoria:

- Con el documento OFICIO N° 001/UNHEVAL-OCI, al señor LUIS TORRES PEÑA


(Coordinador del centro de producción de Yuyapichis)
- Con el documento OFICIO N° 002/UNHEVAL-OCI, al señor EDDY MONTOYA
ROBLES (Jefe de Tesorería)

Por lo cual ninguno dio respuesta, dando mérito al inicio del procedimiento sancionador
y las acciones legales a cargo a las instancias con pertinentes respectivamente.

IV. CONCLUCION:

Como resultado de la auditoría de cumplimiento practicado a la Universidad Nacional Hermilio


Valdizán, en función al objetivo establecido, al alcance y metodología de trabajo empleado, a las
limitaciones al alcance de nuestro trabajo, a los procedimientos de auditoría aplicados, se
formulan las conclusiones siguientes:

a. Faltante en caja por s/2,880.00 de los ingresos percibidos por la venta de vacunos del

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centro de producción de Yuyapichis (observación N° 7.1)


b. El saldo en libros no concuerda con el extracto bancario deposito S/ 4,320.00, siento el
ingreso total de s/ 7,200.00 (observación N° 7.2)
c. Efectivo en moneda nacional, el faltante de s/. 2,880.00 que figura en el registro auxiliar de
ingresos del centro de producción de Yuyapichis en el folio Nº 20 y 100 correspondientes
al periodo 2015, no concuerda con el informe diario de caja. (observación N° 7.3)
d. La ineficiencia del personal al no tener en cuenta las normas y leyes que precisen el
correcto manejo de los fondos percibidos (observación N° 7.4)
e. El dinero no depositado fue destinado a la compra de medicamentos antibióticos
CEFALEX, según Factura N°056-002, para el control de salud de los vacunos del centro de
producción Yuyapichis.( observación N° 7.5)
f. Falta de requerimientos para la adquisición de suministros para el adecuado
funcionamiento del centro de producción de Yuyapichis.( observación N° 7.6)
g. Poco interés de los implicados.( observación N° 7.7)
h. La responsabilidad de los sucesos recaen al jefe de tesorería (EDDY MONTOYA
ROBLES), y Coordinador del centro de producción de Yuyapichis (LUIS TORRES PEÑA)
por no tomar medidas correctivas de las acciones (Observación N° 7.8)

V. RECOMENDACIÓN:

Como resultado de la auditoria de cumplimiento practicado a la Universidad Nacional Hermilio


Valdizán, en uso a las funciones conferidas en el literal b) del artículo 15 de la Ley N° 27785 Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica, con el
propósito de coadyuvar a la mejora de la capacidad y eficiencia de la entidad en la toma de
decisiones y en el manejo de sus recursos, se formulan las recomendaciones siguientes.

Que, a través de la administración general se lleve una implementación de un control adecuado


sobre los ingresos perecidos en periodos semanales, mensuales y trimestrales para el correcto
manejo de los fondos percibidos (Conclusión a)

Que, los responsables de la administración de los fondos públicos implementen un control más a
menudo de las operaciones realizados en dicha área efectuando un arqueo de caja sorpresivo
(Conclusión b)

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Que, realizar arqueos de caja una vez al mes según lo establecido en la norma o más veces para
obtener mayor control de los ingresos percibidos.

(Conclusión c)

Que, los responsables de la administración de los fondos públicos deben estar capacitados para
ejercer eficazmente sus respectivas funciones.

(Conclusión d)

Que, toda compra debe ser previo a un requerimiento emitida por el personal del área
correspondiente.

(Conclusión e)

Que, se debe seguir un proceso administrativo y civil contra los implicados en estos hechos para
tener mayor control de sus empleados y para mejorar la calidad de servicios brindados a la
institución.

(Conclusión g)

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