£aN GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO =) an = obiemo Regional PROYECTO ESPECIAL REGIONAL = eusés INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE nenion cusco NORMAS PARA USO, CONTROL Y RENDICION DE GASTOS DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA El fondo fio para Caja Chica, se utiizara para atender el pago de gastos de menor cuantia y de répida cancelacién que por sus caracterisicas no pueden ser programados para efectos de su pago mediante cheque bajo responsabilidad de la Direccion de Administracién, OBJETIVO La presente Directva tiene por objetivo: Establecer los procedimientos técnicas o normativos y administrativos del uso y manejo de Fondo Fijo para caja chica, por la fuente de financiamiento de fondo de Recursos Determinados, establecer condiciones, plazos y procedimientos para su habiltacion y rendicién de cuenta y racionalizar el uso del dinero en efectivo, IIFINALIDAD Precisar los procedimientos administrativos para la correcta utlizacién del Fondo Fijo para Caja Chica. Determinar al responsable del fondo Fijo para Caja Chica, Definir las Etapas a cumplirse para la adecuada ullizacién de los fondos. Delegar al Directo de administracion para efectuar la autorizacion de la utlizacién de fondos. Establecer que por dicho concepto solo se podré girar en el mes hasta tres veces el monto constituido. Establecer las formalidades de la documentacion sustentatoria, Ley N* 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria. Ley N° 30879.- Ley de Presupuesto del Sector Piblico para el Afio Fiscal 2019, Decreto Ley N 25632 - Ley Marco de Comprobantes de Pago y sus Modificatorias, Resolucién de Contraloria N° 320-2006 CG — que aprueba Normas del Control Intemo. Resolucin de Directoral N° 002-2007-EF/77.15 — que aprueba la Directiva de Tesoreria, Resolucién Directoral N° 001-2011- EF/77.15 ~ que modifica la Directiva de Tesoreria. Resoluciones de Superintendencia N° 007-99-SUNAT - que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias, * D.L. 27785 Ley Organica del Sistema Nacional de Control y la Contraloria General de la Republica. ‘+ NGT 06 Uso de Fondo de Caja Chica. HO ‘+ NGT 07 Reposicién Oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y Caja Chica. NGT 08 Arqueos Sorpresivos. fave: Tn Drew's Falls. arerintnk y Fema be so do js Chita. Pi eis a aa ea a Osa ik ce eeRo nearness tt Rac em Teo nrcWw) GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO = H PROYECTO ESPECIAL REGIONAL aes INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE REGION Cusco IV ALCANCE La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento or parte de quien se encarga de la administracion de la Caja Chica para pagos en efectivo y de quienes administran parte de la misma, asi como las unidades ‘orgénicas, cuyas funciones estén relacionadas con el conrl y adecuada manejo de la Caja Chica para Pagos en efectivo. VRESPONSABILIDAD En la sede Central, el responsable de Tesoreria de la enidad y en los proyectos el Ingeniero responsable, ‘administrador yl asistentes administrativos, VICONTENIDO |. DE LA ASIGNACION DE FONDO. De la Direccidn Ejeoutiva, aprobara la apertura del Fondo Fijo para Caja Chica mediante Resolucién propuesta de la Oficina de Administracion, la asignacién de los fondos sera centralizada por el exfcargado del manejo de los fondos, Monto del Fondo fo para Caja Chica, puede ser madificado en consideracién a su flujo eracional mediante resolucion de igual nivel a la emitida, para su autorizacion previo debera tener @l informe favorable de la oficina de Administracion, a solicitud del area usuaria, los mismos que estaran debidamente justiicados y consideraciones en los expedientes técnicos. Is DE LA AUTORIZACION El fondo de caja Chica, atenderé gastos menudos y urgentes, no programables que por su ‘aturaleza no ameriten el giro de Cheques especificos con sujecién a las Nommas de Tesoreria N° 06 ¥ 07 aprobadas por Resolucion Directoral N° 086-2001 EFI77.15. EI monto maximo para cada pago con cargo a Ia caja chica no debe exceder el importe en S) £840.00 Nuevos Soles, que corresponde al 20% de IUT vigente al ejercicio fiscal 2019, Para conceder fondos en efectivo para gastos menudos y urgentes, previamente el interesado firmara un recibo Provisional (Anexo 01), que estara autorizado por el Jefe Inmediato Superior y la Oficina de Administracion, debiendo rendirse con un plazo maximo de 48 horas. Esté prohibido fraccionar el monto de la adqusicién de bienes y servicio, cuando la compra sobrepase la suma maxima fjada para ejecutar"Pagos con el Fondo Fijo de Cafa Chica’ Toda compra de Materiales de Construccién asi como los activos no Depreciables, serdn adquitidos a través de la oficina de logistica y Patrimonio, Il DE LA RENDICION La documentacién sustentatoria para la rendicign del Fondo Fijo de Caja Chica es: EM ea eR ae uaa eA ara ee Ce herrea Oe Se cigeeol (oeeet ti) Creu ah eee eon tcn sy& GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO PROYECTO ESPECIAL REGIONAL 7 INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE REGION Cusco é Ss bien. Hy Factura Recibo de Honorarios Boletas de Venta Liquidaciones de Compra Ticket o cinta emitidos por méquinas registradoras Declaracion Jurada (Anexo 03) 000000 Todo documento sustentatorio del gasto en efectvo por la adquisicin de bienes y servicios, debe ser firmado en sefial de conformidad en la sede Central y os proyectos, por el responsable de la Meta, el ‘Administrador y el Interesado. En caso de presentacién de gastos con recibos de Honorarios Profesionales, las personas rindentes deberan presentar oportunamente para la presentacién del POT dentro del mes correspondiente. adjuntando fotocopia del DNI de la persona, de no ser el caso se les responsabilizara el pago de ‘multas que ocasiones la correspondiente presentacién de rectifcatoria por pagos a la SUNAT. El responsable de! manejo del Fondo Fijo para Pagos en efectivo y de Caja Chica, remitira a la Oficina de Administracién la “PLANILLA DE RENDICION DE CUENTA DOCUMENTADA" para su reembolso, En el acto de rendicién, no serén aceptadas como comprobantes sustentatorio documentos de racter provisional o aquellos que presenten de manera evidente indicios de correcciones, borrones grmendaduras; deteniéndose e! procedimiento de reposicién de la Caja Chica hasta la correcta pypsentacion de los documentos que prueben legalidad propiedad, veracidad y exacttud. |» DE LA REPOSICION © La reposioién del Fondo Fijo de Caja chica, se efectuara a la presentacién de la rendicién de Cuenta Documentada. ‘© El monto constituido para el fondo fijo de Caja Chica, solamente podra ser renovado hasta tres (03) veces durante el periodo mensual, ONTROL + La Direccién de Administracién ylo Unidad de Finanzas debera realizar los arqueos sorpresivos de los fondos asignados para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, levantando el acta correspondiente con las observaciones y recomendaciones a necesarias. El acta de arqueo serd firmado por el responsable del manejo de fondos y e! personal que practique el arqueo, ‘* Est Prohibida la conformacion de fondos especiales o de naturaleza o caracteristicas similares al fondo para Pagos de Caja Chica, cualguera sea su denominacén, fnalidad o fuente de financiamiento, bajo responsabilidad del titular dela undad Ejecutora asi como en su caso de os dé responsables de las zones. aOR ecGOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO Gatjere Regoral PROYECTO ESPECIAL REGIONAL INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE Vill DE LA LIQUIDACION DE FONDOS Laliquidaci6n procede en los siguientes casos: * Ala finalizacién del ejercicio presupuestal Por Disposicién de la Direccisn Ejecutiva. der a las iquidaciones preparar la rendicién de cuenta Final y el saldo existente en efectivo que se éitara en Tesoreria, para ser depositado inmediatamente en la Cla. Cte. que corresponda. X DISPOSICIONES FINALES ‘* En caso de incumplimiento de la rendicién de los fondos habiltados a los trabajadores, se informara ‘a la Unidad de Personal para proceder al descuento correspondiente en la planilla de Remuneraciones. ‘* Las Habiltaciones y rendiciones de gasto que no retinan los requisitos establecidos en la presente directiva, seran de responsabilidad exclusiva del encargado de fondo. ‘+ Queda terminantemente prohibido otorgar habiltaciones provisionales de fondos a personas que no tengan vinculo laboral con la institucién, * Las habiltaciones recibidas por el personal deben ser rendidos en un plazo de 48 Horas de “oo habilitado, no pudiendo solicitar nuevas habilitaciones de no haber cumplido con lo anterior. ‘Av: Peiro Vilcapaza B-42 Wanchaq Tlf 034-221871 Fax: 084-228037 Apaitado 701 - CUSCO- PERU Rauch eee Oc TeA GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO = Gobierno Regional PROYECTO ESPECIAL REGIONAL eases INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE naeea{Seeoo GOBIERNO REGIONAL CUSCO PER. INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE "Ao det Buen Seri al Cudadanc™ NOMBRE Y APELLIOO DEL RINOENTE: ‘CARGO: ASESORA LEGAL IMA MONTO HABILITADO: 1. PRESENTE ‘SALDO ANTERIO\Sy RENDICIOF RUBRO DE LA INVERSION CONCEPTO DEL GASTO :_RENDICIO DE CUENTA DOCUMENTADA VIAIE A LIMA FECHA | COMPROBANTE NOMBRE ‘CONCEPT SPEGRIGOANT [PRECIO] TOTALES UNIT. Resuueh oe ISTO ERECAGE OT Jestu010 0¢ PRENVERSION ‘Av, Pedro Vilcapaza 8-12 Wanchag - Telf: 084-271971 Fax. 084-225037 Apartado 701 -CUSCO- PERU A mE Nel eee eTOCsGOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO =) Sebiere’ PROYECTO ESPECIAL REGIONAL = CUSES INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE ncaa cesta GOBIERNO- REGIONAL CUSCO &e Presidencia Regional hs ANEXO N° 04 GOBIERNO REGIONAL CUSCO OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION PLIEGO.46 GOBIERNO REGIONAL DEL DEPARTAMENTO DEL USCOUNDAD EJECUTORA DECLARACION JURADA DEGASTOS: NUMERO DE LA META NOMBRE DE LA META FONCTION] DIVISION | GRUPO TROY. ‘REE DE | FINREDAD [FF | CLASIR GRO PUBLICO FuNcIONAL | FUNC. IveRS. TT] GN] Ses a |e NOMBRE CARGO QUE DESEMPERIA CONDICION COMISION (Lugar y fecha) De conformidad con el Articulo 71° de la Directiva de Tesoreria, aprobada con La Resolucién Directoral N* 002- 2007-EF/77.15, Numeral modiicado por el At 1° de Ia Resolucon Directoral N° 017-2007-EF dectaré bajo juramento haber realizado los gastos que detallo a continuacin, de los cuales no me ha sido posible obtener el comprobante correspondiente. FECHA DETALLE WWPORTE _[ESPECFICADE GASTO. En fe de lo cual fimo la presente Declaraciin Jurada, a Cusco De del Firma y Sello de Responsable del gasto ONE: JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DE META Av, Pedro Vilcapaza B-12 Wanchag - Telf: 094-221971 Fax: 084-225097 Apartado 701 -CUSCO— PERU Sako eee Onar etsEAN GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO i ae & Geblere Regona PROYECTO ESPECIAL REGIONAL = cusés INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO AMBIENTE nea tcaree cop GOBIERNO- REGIONAL CUSCO wy Presidencia Regional ANEXO N° 02 GOBIERNO REGIONAL CUSCO_ OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION PLIEGO 446 GOBIERNO REGIONAL DEL CUSCO UNID. EJEC _ : 004 INSTITUTO DE MANEJO DE AGUA Y MEDIO MBIENTE (IMA) PLANILLA DE VIATICOS Cusco, de del FUNCION | DIVISION —] GROG FRO. “RECENT FF] LASTS TASTO PORTICO FUNCIONAL | FUNC, rvvers, TT] ON | SETS oc |e NOMBRE Y APELLIDOS OFICINA CATEGORIA Lugar de via) Motivo de vi Duracion del vi DEL Total Dias Escala Oficial por Dia si Certifico que esta relacién de gastos en veridica y correcta, habiendo efectuado el viaje de acuerdo con Jas instrueciones recibidas y que los gastos fueron efectuados en asuntos del servicio oficial FECHA GASTOS EFECTUADOS. TOTAL Mo FIRMA DEL VIAJERO JEFE INMEDIATO RESPONSABLE DE META OFICINA DE PERSONAL OFICINACONTABILIDAD OFIC. ADMINISTRACION