TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA VEOLIA AGUAS DE TUNJA

Representante: Sofia Parra

Dirección: CRA 65 # 50 – 85 Tel: 7773777
Cargo: Gerente GeneralCorreo electrónico: Veoliaaguas:@veolia.com
Equipo Auditor Área :Gerencia de Calidad
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos de agua Ana Marcela Lagos
Fecha: septiembre 26 de 2019

OBJETIVO:

Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de

Sistema de Gestión de Calidad Laboratorio Aguas de Tunja , en los procedimientos
de prestación de servicios de Laboratorio y Ensayos.

Alcance:

Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos para el agua del
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Veolia Aguas de Tunja

Criterios de Auditoria
 SGC de MRC
 Política de Gestión Financiera.
 Política de Logística y
 Servicio al Cliente
 Manual de Procedimientos
 Políticas Corporativa de MRC.
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de Procedimientos de Laboratorio VAT-PC-002 Versión Junio de
2019
 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002Manual de
Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de EnsayosM-DR-002
 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de2017
 Manual de Calidad M-AM-002, Versión 00 de Junio 15 de 2017

Reunión de Apertura:1 de Octubre de 2019

Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:1 de noviembre de 2019
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor
de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al
proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El
objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de
Investigación y Ensayos consignados encada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El
Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad
y Fisicoquímico, el día 1 de octubre del presente año, con una duración de 7
horas,

En las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista

de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el
proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor,
antes del 30 de septiembre del 2019. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le
agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para
la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación,
condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además
de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y
su comunicación serán en español.

Cordialmente:Gerencia de Calidad y Producción.

Indicadores :

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria:

Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área:
 Superintendencia de Logística
Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado

Observaciones del documento.

N° DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

1 Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versión Junio de 2013.

Laboratorio
2 Instructivos de desarrollo de I-EL-002 Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio Instructivos.
3 Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de muestras
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
4 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versión Junio de 2013.
de Ensayos
5 Tarjetas de Datos y Resultados LAL- REG 01 Pruebas

6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Junio de 2013

7 Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis
Verificación II Semestre

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

 Escucha
 Ejecución de ensayos
 Informe de ensayos con procedimientos realizados por los analistas.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I): Si, copias controladas del manual de
calidad
¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?:
Si, claramente señaladas en el manual de calidad.

¿Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados

del laboratorio de Ensayos?: Si, no hay evidencia de la comunicación.

Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?:Si

¿Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,

instructivos y procedimientos de laboratorio?: No, Se da por entendido que cada
uno conoce sus funciones, pero no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III): Si

¿Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área
de control de calidad?: No, Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo
de laboratorio están ordenadas por los formatos solicitud de análisis de
producción.
¿Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.

Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

¿Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.
¿Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los
documentos que evidencian los análisis?: Si, Documentación completa.

¿Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?:Si, La

información está en desorden.

¿Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se

maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigación?: No, Hay riesgo de perder
información debido al desorden respecto del servicio.

¿Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No

¿Están definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han
sido erróneas?: No, exhibición del proceso a auditar en lugar visible.
 ¿Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, análisis y
mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no está documentado.

¿Se emplean técnicas estadísticas?: No, satisfacción del cliente.

¿Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestión de calidad del laboratorio de medición y ensayos?: No.

¿Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del

cliente?: No
e- Generación de hallazgos de auditor.

AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR

FECHA:12 DE MARZO DE 2014
GERENCIA DE CALIDAD
PROCESO AUDITADO: LABORATORIO DE AUDITADO(S): ):PERSONAL DE
ENSAYOS E INVESTIGACION LABORATORIO
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Instructivos de Existen varias copias
desarrollo de de manuales no se
I-EL-002 X
Ensayos de conoce cuál es el más
laboratorio reciente
2 Se diligencia a mano,
Manual de Formatos
en diferentes tintas, lo
y Registro de M-FR-03 X
hace poco entendible
Ensayos
en ocasiones
3 Formato de registro No se escriben los
de ensayo nombres de los
Manual de Formatos M-FR-03 ensayos se usan X
y Registro de siglas internas no
Ensayos codificadas
4 Libros de Registro
Se omite información
Libro de recepción de Recepción de
de la procedencia de X
muestras muestras y solicitud
la muestra
de Análisis
5 Libros de Registro
Dependiendo de la
Libro de realización Recepción de
carga laboral se llena X
de ensayos. muestras y solicitud
completamente o no
de Análisis
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Conclusiones de la Auditoria:
  Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
uno solo.
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.

 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de

los libros de registros de muestras.
 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de análisis.
 Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio
de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora.
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

 La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua).
 La auditoría interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así
la calidad de la labor que desempeña en su campo económico