Pengertian Mesyuarat

Mesyuarat adalah pertemuan atau perhimpunan dua atau lebih orang untuk tujuan yang sah sama ada
untuk kepentingan umum atau untuk kepentingan kumpulan individu tertentu. Pertemuan atau
perhimpunan orang ramai yang sah untuk kepentingan umum merupakan satu mesyuarat umum,
manakala pertemuan atau perhimpunan kumpulan individu-individu yang berasaskan kepada hak untuk
hazir dan hak dalam prosiding adalah satu mesyuarat persendirian. Mesyuarat syarikat adalah satu
mesyuarat persendirian yang boleh dihaziri oleh seseorang yang layak untuk menerima notis mesyuarat
berkaitan dan dijalankan secara yang ditetapkan oleh peraturan-peraturan dan undang-undang yang
berkaitan dengannya.

Jenis-jenis mesyuarat

Biasanya Perkara-perkara persatuan syarikat mengagihkan kuasa di antara pengarah-pengarah dengan

pemegang-pemegang syer. Kedua-dua mekanisme ini bergerak melalui dua jenis mesyuarat yang utama,
iaitu mesyuarat lembaga pengarah dan mesyuarat agung. Mesyuarat lembaga pengarah adalah
mesyuarat pengurusan syarikat dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan hal-ehwal korporat
syarikat. Mesyuarat agung pula merupakan forum yang mewakili suara dan kepentingan pemegang-
pemegang syer. Mesyuarat agung adalah medan pertemuan di antara pemegang-pemegang syer dan
memainkan peranan sebagai pemerhati, penilai dan pemutus mengenai kewibawaan pengurusan
lembaga pengarah, dan dalam masa yang sama juga berperanan melaksanakan kuasa tertentu yang
dikhaskan kepadanya.

Mesyuarat agung terbahagi kepada mesyuarat agung tahunan dan mesyuarat agung luar biasa. Selain
daripada mesyuarat lembaga pengarah, terdapat berbagai jenis mesyuarat lagi seperti mesyuarat
berkanun, mesyuarat jawatankuasa, mesyuarat kelas dan sebagainya.

PROSEDUR DAN PERJALANAN MESYUARAT AGUNG

Kehendak undang-undang mengenai mesyuarat agung tahunan. Tiap-tiap syarikat perlu mengadakan
mesyuarat agung tahunan sekali setiap tahun kalendar. Walau bagaimanapun sesebuah syarikat tidak
perlu mengadakan mesyuarat agung tahunannya dalam tahun syarikat diperbadankan atau tahun
berikutnya asal saja mesyuarat agung tahunannya yang pertama diadakan dalam tempoh 18 bulan
daripada tarikh pemerbadanannya. Lat tempoh di antara sesuatu mesyuarat agung tahunan hendaklah
tidak melebihi 15 bulan, kecuali jika lanjutan masa diberikan oleh Pendaftar Syarikat. Pada amnya
tanggungjawab untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan terletak kepada pengarah-pengarah.
Walau bagaimanapun, anggota-anggota syarikat boleh memohon kepada mahkamah supaya
memerintahkan sesuatu mesyuarat agung tahunan diadakan.

Perjalanan Mesyuarat Agung Tahunan

Pada mesyuarat agung tahunan, akaun dan laporan tahunan syarikat dibentangkan, dividen diluluskan,
pengarah-pengarah dilantik, dan juruaudit dilantik atau dilantik semula dan fee mereka ditetapkan. Lain-
lain urusan adalah dianggap sebagai 'urusan khas' dan dibincangkan dalam mesyuarat agung luar biasa,
dengan diberi notis kepada pemegang-pemegang syer mengenai perkara-perkara yang akan
dibincangkan. Mesyuarat agung luar biasa boleh dipanggil oleh pengarah-pengarah atau tertakluk
kepada peruntukan dalam Perkara-perkara Persatuan, dua orang atau lebih pemegang-pemegang syer
yang memegang 10% daripada syer berpengundian yang berbayar penuh boleh meminta pengarah-
pengarah untuk memanggil mesyuarat agung luar biasa dalam tempoh 21 hari. Jika mesyuarat agung
luar biasa tidak diadakan juga, sekurang-kurangnya separuh daripada pemegang-pemegang syer
berkenaan boleh memanggil mesyuarat dalam tempoh tiga bulan. Pemegang sekurang-kurangnya 10%
daripada syer berpengundian yang berbayar penuh, atau sekurang-kurangnya 100 orang pemegang syer
boleh mendesak syarikat untuk membentangkan ketetapan dalam mesyuarat agung tahunan dan
memberi ulasan mereka mengenainya kepada semua pemegang-pemegang syer. Notis mengenai
ketetapan hendaklah diberikan kepada sekurang-kurangnya enam minggu sebelum mesyuarat diadakan,
melainkanlah jika tarikh mesyuarat diubah selepas notis dihantar. Dalam hal keadaan yang khusus
seorang pengarah atau seorang pemegang syer boleh memohon kepada mahkamah untuk
memerintahkan mesyuarat diadakan.

Notis mesyuarat

Notis mengenai mesyuarat dan mengenai perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat
perlu dikemukakan kepada juruaudit dan pemegang-pemegnag syer menurut peruntukan Perkara-
perkara Persatuan syarikat. Notis perlu dikemukakan 21 hari sebelum mesyuarat agung tahunan dan 14
hari atau tujuh hari bagi lain-lain mesyuarat syarikat berhad dan tidak berhad. Notis 21 hari diperlukan
bagi setiap mesyuarat bagi tujuan meluluskan suatu ketetapan khas. Notis mesyuarat agung tahunan
perlu menyatakan mengenai mesyuarat yang akan dijalankan secara yang jelas dan pemegang syer
syarikat anda boleh menyerahkan kuasa mengundi mereka kepada proksi yang boleh bercakap dan
mengundi bagi pihak mereka.

Notis dianggap sebagai telah dikemukakan sebaik sahaja ianya dipos dan dianggap sebagai diterima
oleh penerimanya. Walau bagaimanapun, adalah lebih baik jika Perkara-perkara Persatuan syarikat anda
memperuntukkan bahawa jika terdapat sebarang peninggalan yang tak sengaja dalam pemberian notis
atau jika notis yang dikemukakan tidak diterima oleh penerimanya, prosiding mesyuarat akan tetap sah.
Biasanya anda tidak perlu memberi notis kepada pemegang-pemegang

syer yang berada di luar negeri.

Notis khas

Notis khas yang tidak kurang daripada 28 hari perlu diberikan kepada pemegang-pemegang syer
mengenai ketetapan untuk melantik juruaudit yang baru atau untuk tidak melantik semula juruaudit dan
untuk menggantikan atau menyingkirkan pengarah. Jika mungkin, anda perlu memberikan notis
mesyuarat dan ketetapan pada masa yang sama tetapi notis ketetapan perlu diterima sekurang-
kurangnya 21 hari sebelum mesyuarat.

Ketetapan

Ketetapan boleh merupakan ketetapan biasa, ketetapan khas atau ketetapan luar biasa. Ketetapan biasa
dan ketetapan khas diluluskan melalui majoriti anggota yang sebenarnya hazir dalam mesyuarat
berkaitan, manakala ketetapan luar biasa termasuk undi proksi. Ketetapan khas memerlukan 75%
majoriti.

Kebanyakan urusan syarikat, termasuklah urusan penyingkiran pengarah dan penggulungan secara
sukarela dalam hal keadaan yang ditetapkan dalam Perkara-perkara Persatuan hanya memerlukan
kelulusan ketetapan biasa sahaja. Ketetapan khas diperlukan untuk mengubah peruntukan-peruntukan
dalam Perkara-perkara Persatuan, dan pertukaran nama syarikat, pengubahan fasal tujuan-tujuan dan
pengurangan modal yang menyentuh fasal-fasal dalam Memorandum Persatuan. Ketetapan luar biasa
hanya diperlukan dalam penggulungan secara sukarela apabila syarikat menjadi tak solven, dan bagi
tujuan penyatuan dan penyusunan semula syarikat. Salinan ketetapan khas dan ketetapan luarbiasa
perlu dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat dalam tempoh 14 hari selepas mesyuarat.

Pengerusi mesyuarat
Pengerusi lembaga pengarah biasanya mengendalikan mesyuarat, tetapi pemegang-pemegang syer
boleh melantik orang lain untuk mempengerusikan mesyuarat, melainkan jika terdapat peruntukan dalam
Perkara-perkara Persatuan yang melarangnya. Pengerusi bertanggungjawab untuk mengawal perjalanan
mesyuarat dan menyelaras pendapat-pendapat yang dikemukakan dalam mesyuarat. Pengerusi hanya
boleh memberikan pendapatnya dalam perkara-perkara sampingan sahaja. Dalam mengawal perjalanan
mesyuarat seseorang pengerusi perlu membuat keputusan yang cepat berkaitan dengan sesuatu usul,
pindaan dan kemusykilan. Biasanya Perkara-perkara Persatuan memberikan pengerusi, undi kedua dan
undi pemutus jika berlaku kebuntuan dalam sesuatu pengundian.

Perjalanan mesyuarat lembaga pengarah: kuasa mesyuarat lembaga pengarah

Kebanyakan urusan sebenar syarikat diputuskan dalam mesyuarat lembaga pengarah. Mesyuarat
lembaga pengarah juga membincangkan dan memutuskan mengenai sesuatu urusan formal yang
ditetapkan oleh Perkara-perkara Persatuan, seperti meluluskan pemindahan syer. Mesyuarat lembaga
pengarah boleh diadakan di mana-mana sahaja dan pada bila-bila masa. Biasanya Perkara-perkara
Persatuan membenarkan lembaga pengarah untuk mewakilkan kuasanya kepada sesuatu jawatankuasa
yang dibentuk untuk mengurus sesuatu perkara yang berkaitan dengan perlaksanaan operasi syarikat
yang lebih khusus dan bersifat rutin.

Kuasa lembaga pengarah bergantung kepada peruntukan Perkara-perkara Persatuan, tetapi biasanya
mesyuarat lembaga pengarah boleh meluluskan apa-apa ketetapan, yang tidak dinyatakan dengan jelas
oleh Perkara-perkara Persatuan atau oleh undang-undang sebagai bidang kuasa pemegang-pemegang
syer dalam mesyuarat agung. Kesannya, jika kuasa pengurusan diletakhakan kepada lembaga pengarah,
ia seolah-olah boleh mengurus syarikat mengikut seleranya, tetapi pemegang-pemegang syer masih
memegang kuasa penting yang tertentu dalam menentukan hala cara syarikat.

Kuorum

Jika kuorum ditetapkan dalam Perkara-perkara Persatuan, maka bilangan yang ditetapkan itu perlu hazir
dalam mesyuarat lembaga pengarah tetapi ketetapan boleh diluluskan tanpa memanggil mesyuarat jika
semua ahli lembaga pengarah telah dimaklumkan mengenai ketetapan berkenaan. Jika kourum tidak
ditetapkan majoriti pengarah-pengarah yang hazir akan dianggap sebagai kourum.

Seseorang pengarah yang mempunyai kepentingan sendiri dalam sesuatu kontrak yang dibincangkan
dalam mesyuarat tidak layak untuk mengundi.

Notis mesyuarat

Pengarah-pengarah perlu diberikan notis mesyuarat melainkan jika mereka tidak dapat dikesan, misalnya
jika mereka berada di luar negeri. Notis boleh berbentuk ringkas, pendek dan tidak formal (malah boleh
juga secara lisan) dan tidak semestinya menyatakan mengenai perkara-perkara yang akan dibincangkan,
melainkanlah jika Perkara-perkara Persatuan menghendakinya.

Minit mesyuarat syarikat

Minit semua mesyuarat perlu disimpan dalam Buku Minit yang digunakan untuk tujuan demikian sahaja,
dan perlu disimpan di pejabat berdaftar. Keputusan mesyuarat hendaklah dalam bentuk ketetapan dan
ditandatangani oleh pengerusi atau pegawai lain. Keputusan mesyuarat yang dipersetujui oleh majoriti
yang ditetapkan akan mengikat pengarah-pengarah. Perkara-perkara yang berbentuk prosedur yang
tidak diliputi oleh Memorandum dan Perkara-perkara Persatuan dan tidak bertentangan dengannya boleh
dicatatkan dalam minit. Tanggungjawab dan ruang lingkup aktiviti pengurusan biasanya ditafsirkan dalam
bentuk minit. Anda juga perlu besetuju secara rasmi dan persetujuan anda perlu diminitkan, misalnya
persetujuan anda mengenai siapa yang harus menandatangani cek syarikat jika anda tidak memakai
bentuk deraf ketetapan yang biasanya diberikan oleh pihak bank syarikat.
RUJUKAN

A. AKTA SYARIKAT 1965

Seksyen 4.

Seksyen 52 (3).

Seksyen 53.

Seksyen 128.

Seksyen 129 (6).

Seksyen 129 (6).

Seksyen 132D.

Seksyen 137.

Seksyen 142 (1), (2), (3), (5), (7),

Seksyen 143 (1), (2), (4)(b).

Seksyen 144 (1), (2), (3), (4).

Seksyen 145 (1), (2), (3)(a)(b), (4), (5).

Seksyen 146 (1)(a)(b)(c), (2).

Seksyen 147 (1)(b)(c)(i)(ii)(d), (6).

Seksyen 148 (1).

Seksyen 148 (1), (2).

Seksyen 149 (1)(a)(c)(d)(2), (3), (5).

Seksyen 150.

Seksyen 151 (2).

Seksyen 152 (1), (4)(a)(b), (8).

Seksyen 152A.

Seksyen 153.

Seksyen 156 (1), (2), (3).

Seksyen 157 (1).

Seksyen 172 (2), (4).

Seksyen 174 (7).

Seksyen 176.

Seksyen 218 (1)(b).

Seksyen 355 (3).

Perkara 43, 44, 108, 111 Jadual A.

B. KES-KES MAHKAMAH

Baillie lwn Oriental Telephone & Electric Co Ltd (1915) 1 Ch 503.

Cane lwn Jones & YL (1981) 1 All ER 533.

Duomatic, Re (1969) 2 Ch 365.

El Sombrero Ltd, Re (1958) Ch 900.

Express Engineering Works Ltd, Re (1920) 1 Ch 466.

Foo Tong Eng lwn Po Gun Suan (1982) 1 MLJ 337.

Hartley Baird Ltd, Re (1955) Ch 143.

Henderson lwn Bank of Australasia (1888) 4 Ch D 170.

Holmes lwn Keyes (1958) 2 All ER 129.

Moorgate Mercantile Holdings Ltd (1980) 1 All ER 40.

Pedley lwn Inland Waterways Association Ltd (1977) 1 All ER 209.

Royal British Bank lwn Turquand (1856) 6 E & B 327.

Asas Pengendalian
mesyuarat :
 untuk panduan diri dan
organisasi
Kertas kerja ini dibentangkan dalam Kursus Kepimpinan kali ke II 4 – 5 hb Jun 1999

Anjuran Kolej Sains Pendidikan Islam Negeri Terengganu (KOSPINT)

Oleh

Ibrahim Taib

M.Ed(Guidance & Counseling)

Pengenalan

Untuk menghasilkan sesuatu yang terbaik dan sempurna di dunia ini, kita perlu mencari atau
menjana idea secara kolektif dan bersepadu , seperti kata perpatah melayu

“Bulat air kerana pembentung, bulat manusia kerana muafakat”

Bulat hati
dalam
ertikata
lain adalah penerimaan secara keseluruhan ,redha dan ikhlas hasil dari pemuafakatan iaitu
perbincangan ataupun musyawarah yang dijalankan.Muafakat juga adalah hasil dari mesyuarat
yang melibatkan satu set idea,pandangan,prinsip,pendirian sesuatu organisasi yang dirumuskan
secara bermakna dan bermanfaat oleh semua ahli kumpulan.

Mesyuarat merupakan satu elemen yang penting untuk menentukan keberkesanan dan kejayaan
sesuatu pertubuhan atau organisasi. Ia melibatkan satu proses pembentukan dan perkongsian
makna di dalam sesuatu kelompok pertubuhan. Ia bermula dan digunapakai dari peringkat
bawahan seperti mesyuarat diperingkat sekolah iaitu (persatuan akademik,badan
berunifom,mesyuarat guru,PIBG dan sebagainya) ,di peringkat kampung (mesyuarat
JKKK,belia),sehinggalah keperingkat yang lebih tinggi samada di peringkat negara yang
berlangsung di dewan rakyat atau negara maupun di peringkat dunia seperti PBB,NATO dan
sebagainya . Mesyuarat yang dilangsungkan ini mempunyai pelbagai matlamat dan tujuan.
Antara lainnya adalah untuk membuat keputusan, menentukan dasar, mencari jalan perdamaian
antara dua kelompok atau negara yang bertelagah dan lain-lain bergantung kepada keperluan
yang dikehendaki. Dalam Al Quran sendiri ada memperihalkan tentang kewajipan bermesyuarat
mengenai urusan atau masalah keduniaan

Firman Allah :
 (Asy syuura ayat 38)

Bermaksud “ Dan bagi orang-orang yang menerima (mematuhi) seruan Tuhannya dan
mendirikan solat, sedang urusan mereka diputuskan dengan musyawarat antara mereka, dan
mereka menafkahkan sebahagian dari rezki yang kami berikan kepada mereka”

Jenis Mesyuarat
Mesyuarat boleh dikategorikan kepada 2 jenis yang utama :

1. memberi maklumat/taklimat
2. membuat keputusan

Perbezaan utama antara jenis atau bentuk mesyuarat yang berlainan seperti dalam jadual di bawah:

Elemen Mesyuarat maklumat Mesyuarat membuat

keputusan
Bilangan perserta Tidak di hadkan Bilangan kecil sebaiknya
kurang dari 20 orang
Siapa perlu menghadiri Sesiapa yang perlu mengetahui Yang bertanggungjawab dan
dapat menyumbang
Proses komunikasi Satu hala, iaitu pemimpin kepeda Perbincangan interaktif antara
peserta , tiada peluang untuk semua yang hadie
menyoal
Susunan bilik Perserta menghadap ke depan bilik Perserta menghadapi satu sama
mesyuarat – seperti bilik darjah lain- cara persidangan
Cara mengerusi yang autoritatif penyertaan
paling berkesan
Penekanan patut isi Interaksi dan penyelesaian
kepada masalah
Kunci kejayaan Perancangan dan penyediaan Suasana mensyuarat yang
maklumat yang hendak menggalakkan pertukaran
dipersembahkan pendapat yang bebas dan
terbuka.

Contoh kedudukan atau susunan bilik mesyuarat.

1. Mesyuarat memberi maklumat

Meja
pengucap
/penyamp
ai

Contoh 1

Meja
penyampai
Contoh 2

2. Mesyuarat
membuat
keputusan
 Jamuan ringan

Tindakan-tindakan Urusetia

 Sebelum

 Semasa

 Selepas

Sebelum mesyuarat
1) Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi mesyuarat.
Merancang peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda

2) Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis, memberi maklumat lengkap

mesyuarat seperti nama AJK, nama pengerusi, nama setiausaha, tarikh masa mula, masa
dijangka tamat dan bilangan anggota yang akan hadir.

3) Menentukan kertas kerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk

perbentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum
mesyuarat.

 Menentukan bilangan kertas kerja yang diperlukan

 Jika terlalu banyak ringkaskan.

4) Tentukan supaya ahli-ahli mesyuarat terima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-
dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat

Maklumat yang perlu :

a. Nama AJK,tarikh,tempat,masa mula dan masa tamat.

b. Agenda

 Perutusan pengerusi

 Pengesahan minit mesyuarat lalu

 Perkara-perkara berbangkit

 Pembentangan kertas-kertas kerja

 Pembentangan penyata kewangan

 Hal-hal lain
  Penutup

c. Nama pengerusi

d. Jenis pakaian

5) Memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat dan disediakan

dengan peralatan yang diperlukan;

 Bersih dan kemas

 Tempat duduk yang cukup

 Pembesar suara berfungsi

 Alat-alat tulis disediakan diatas meja

 Ohp dan alat-alatan lain jika perlu

6) Menentukan kehadiran

 mengenalpasti senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat

 senarai ini hendaklah ditentukan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari

sebelum tarikh mesyuarat

7) Perbincangan pra mesyuarat

 mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas-

maklumbalas yang diterima

 mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-

masalah yang timbul

8) Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyurat

  cara memberi penghormatan kepada pengerusi

 menghadiri mesyuarat menepati masa

 memberitahu pengerusi sekiranya berhajat untuk meninggalkan majlis/mesyuarat

Semasa mesyuarat

 Catatan minit mesyuarat

 Senarai kehadiran mesyuarat

 Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat

 Keputusan-keputusan yang dibuat

 Tindakan-tindakan susulan

Selepas mesyuarat

1) Penyediaan minit

 Mendapatkan persetujuan pengerusi untuk draf minit mesyuarat tidak lewat dari
3 hari selepas mesyuarat,

 Disemak oleh pengerusi

 Disahkan dalam mesyuarat

 mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu
selepas mesyuarat dijalankan

2) format/bentuk minit mesyuarat.

Minit mesyurat………(yang berkaitan)…

 Tarikh:

Hari :

Masa:

Tempat :

Kehadiran : ( Senarai ahli yang hadir)

Tidak hadir: (senarai ahli yang tidak hadir)

Agenda mesyuarat :

perutusan pengerusi, pengesahan,perkara berbangkit

Agenda Perkara Tindakan

Urusetia selepas tamat sesuatu mesyuarat hendaklah mengedarkan satu borang untuk di ambil
tindakan pada yang terlibat. Contoh format borang adalah seperti berikut:

Tarikh Perkara Laporan

Penutup

Kejayaan sesuatu mesyuarat itu bergantung kepada kerjasama dan komitmen semua ahli.
Tanpa kerjasama dari mereka sesuatu mesyuarat itu hanya akan menjadi suatu perbualan kosong
yang tidak bermakna dan ini akan merugikan masa,tenaga dan wang ringgit. Penentu utama
kepada kejayaan ini adalah pengerusi, dimana beliau memainkan peranan penting untuk
menentukan halatuju sesuatu mesyuarat itu. Diantara cirri-ciri pengerusi yang baik adalah :

 perawakan yang tenang dan mesra

 keupayaan untuk berfikir secara jelas dan objektif

 mempunyai pengetahuan yang lengkap mengenai prosedur supaya dapat mengawal

perjalanan mesyuarat dengan baik
  pandai berjenaka dan penyabar

Tugas seorang pengerusi mesyuarat lebih kepada pentadbiran, manakala setiausaha lebih terlibat
dengan tindakan yang patut dijalankan. Bila mengendalikan sesuatu mesyuarat, pengerusi
bertanggungjawab menjalankan mesyuarat secara yang paling cekap dan berkesan. Bidang kuasa
yang dipunyai oleh pengerusi adalah mutlak dan adalah amat penting bagi pengerusi jelas
mengenai kaedah menggunakan kuasa yang ada dengan saksama.