Estado Plurinacional de Bolivia Ministerio de Justicia RESOLUCION MINISTERIAL N° 413/2011- 1a Paz, 18 de Diciembre de 2011 VISTOS Y CONSINFRANDO: Que, el patégrafo | de! articulo 175 de la Constitucién Politica del Estado, establece que-as y los Ministros de Eslado tienen entre sus alribucionts, laigestion de la Administracién Pabilca en el ramo comespondiente, dictar nowmas administraivas el ‘Ambilo de su competencia y resolver en dima instancia todo asunlo administrative que correspanda al Ministerio, El pardgrafo ll de ese mismo articulo establece que las y los Ministros de Estado son responsables de los acios de adminisiracién adoptados en sis respectvas earteras. Que, ef numeral 22 del Paragrafa | del articulo 14 del Déoreto Supremo N° 29894 do 7 de febrero de 2009, sefiale la Estructura Organizativa del Grgano Ejecutive: del Estado Plurinacional, estableciendo que las Ministras y Ministros de Estado tienen la Aalribucién ce emit resoluciones ministeriales en el émbito de su competencia. i Que, el atticule 10 de la Ley N¢ 1178'de 20 de julio de 1980, de Administracion y Control Gubamamental, dispone que el Sistema de Administracion de Bienes y Servicios estabiece la fornia ¢e contratacisn, manejo y disposicién de bienes y servicios, Que, mediante Decreta Supremo'N? 0181 de 28 junio de 2009, se apnioba las: %y, Normas Basicas det Sistema de Administracion dé Bienes y Servicios, que es el Gonjunto | de normas de-caracter juridico, técnico y administrativo que regula la contratacionde ® | bienes y servicios, el manejo y la disposicion de bienes de las entidades.piblicas, 6n forma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley N® 1178. Asimismo el” artioulo 122 de la precitada norma, estableco la acministracién de almacenes, como ta %: funai6n administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, oe recistro, almacenamiento, distrioucion, medidas de selvaguarda y control de los bienes de consumo en la entice publica, Que, el Reglamento Especifico del Sistema de Administracion de Bienes y Servicios de) Ministerio de Justicia, aprobado por Resolucién Ministerial NP 0268/2010 de fecha 16 de oclubre de 2010, sefiala que el Director General de Asuntos Administralivos EBs |e resvonsable ante la Méxima Auloridad Ejecutiva del Subsistoma de Maneje de. Sir | Bienes. do la misma manera el punto 27 del preciado reglamente, establons, 18 " Administracion de Aimaccnes sertalando las funciones y prohibiciories del responsable de almacenos. Que, mediante Informe MJ-DGAA-ALM-008/2011 de 28 de sepliembre de 2014, de la Direccién. General de Asuntos Administrativos sefala que con la finalidad de presentar una informacién éplima y eficaz para. evilar futuras observaciones, s¢ actualice el Manual de Procedimionto de! Area de Almacén y recomienda aprobar la misma, __ Que, el Informe Juridico MJ-DGAJ N° 246/11 de fecha 12 de ciciembre de 201%, de la Diteecion General de Asuntos Juridicos concluye, que sé deje sin'efeclo le Resolucion Ministerial N° 223/09 de fecha 1 de diciemore de 2009, que aprueba el $\ Manual de Procedimientos de la Unidad’ de Almacenes, sor no alustarse normas, S)yigentes, y aprobar el nuevo Manual de Procedimientos del érea de Aimacenes, mediante Resoluci6n Ministerial POR TANTO: La Ministra de Justicia, designada mediante Decreto Presidencial N’ 0775 de 23 de E22) enero de 2017, en-cumplimisnto a lo establecido en los articulos 14 y 80 del Decreto-, Spupremo, N° 29604 de 07 de febrero de 2009, de Estructura Organizativa del Grgano “ecullvo del Estado Plurinacional “Av. 16d Julio N° 1769 + Central ota: 2373838 / 2120725 + Lu Paz, Bolivia + wow. justiciagar.60. wo Estado Veurinacional de Bolivia ‘Ministerio de Justicia RESUELVE: eee Aa8 PRIMERO.- Aprobar él Manual de Pracedimientos del Area de Almacsies del Minister de’ Justicia, los ‘cuales forman pajte integrante e indivisible de la presente Resolucidn’ Ministerial SEGUNDO.- |. Aprobar el Informe MI-DGAA-ALN-008/2011 de 28 de septembre de 2041 y el inférme Juridico MJ-DGAJ N° 346/11 de fecha 12 de diciembre de 2011, ‘ambos elaborados por las areas competentes del Ministerio de Justicia. # : Il, Se deja sinefecto la Resolucion Ministerial N°’ 228/09, de fecha 1 de diciembre de 2009, qué aprueba el Manual de Procedimisntos de la Unidad de Almacenes TERCERO.. La Direcciin General de Asuntos Administratives y la Unidad de ‘Administrativa quedan encargados, de la dfusion, sociaizacién y cumplimiento de la presente disposicien. ’ * sy | Recletrese, comuniquese, cimplase y archivese i /) ‘ORY GINAL FRMADO POR: Nilda Copa Condort MINISTRA OE JUETICIA Au. 16 de julio 30 1769 + Central Wire: 2315838 / 2124725 + Le Pe ‘Bolivia + www. justicia gov.f0Pa MINISTERIO DE JUSTICIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, AREA DE ALMACENES ELABORADO REVISADO Lic. Federica Martinez M. JEFE ‘Sonia Gonzales S. RESPONSABLE DE ALMACENES DE UNIDAD.INDICE |. INTRODUCCION............. |. MARCO JURIDICO-ADMINISTRATIVO. OBJETIVO ooo cesses eeevneneee * Objetivo General * Objetivo Especifico IV. ALCANCE V. ASPECTOS GENERALEG...... Concepto de Almacén 5.2 Caracteristicas 5.3 Principios 5.4 Organizacién del almacén 5.6 Administracion del almacén 5.7 Responsables del manejo 5.8 Funciones del responsable del almacén 5.9 Prohibiciones para el responsable del almacén 2 VI. PROCEDIMIENTO GENERAL DEL ALMACEN ... 6.1 Ingreso al Almacén 6.2 Salida del Almacén Vil. ANEXOS 7.1 Presentacion de Procedimientos 7.2 Llenado de Formulario Pedido de Material "11 INTRODUCCION El Ministerio de Justicia da a conocer el "Manual de Procedimientos del Almacén’, actualizado y elaborado por el responsable de almacenes dependiente de la Unidad Administrativa, que servira a partir de la fecha como un instrumento de apoyo el cual permitira ejecutar los procedimientos internos de manera ordenada, secuencial y detaliada, Mediante la adecuacién del presente manual a la realidad de la Institucién, se le proporciona al personal del almacén, un instrumento de trabajo accesible, de clara comprensién y sencillez, a fin de garantizar la racionalizacién de los recursos del Estado y el funcionamiento eficaz de la institucion, En la elaboracién para el siguiente documento se realizaron investigaciones y consultas al responsable del almacén asi como a otros funcionarios de la Direccion Gral, de Asuntos Administrativos, relacionados con los procedimientos. ‘demas, se han considerado para una mayor especiicacién las normas y procedimientos contenidos en la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990 de Administracion y Control Gubemamental, Decreto Supremo N° 0181, de 28 junio de 2009, de Normas Basicas de Sistema de Administracion de Bienes y Servicios, Manual de Funciones del Ministerio de Justicia y el Reglamento Especifico del Sistema de Administracion de Bienes y Servicios del Ministerio de Justicia. En el documento se contemplan los siguientes aspectos: Introduccién, marco juridico administrativo, objetivos, alcance, aspectos generales y procedimientos del almacén, entre otros. La adaptacién del documento a la realidad del Ministerio de Justicia, agiizara y hard mas expedito los tramites y permitira un mejor contol de los recursos del Estado. Se trata de un documento flexible, es decir sujeto a cambios y modificaciones de acuerdo a las Normas Basicas del Sistema de Administracion de Bienes y Servicios, establecidas por el Organo Rector, ademas es importante sefialar, que a fin de mantener actualizado este manual, se deberan realizar revisiones periddicas por parte del personal responsable de su operaciéni. MARCO JURIDICO- ADMINISTRATIVO El presente manual de procedimientos del almacén del Ministerio de Justicia, tiene como base legal las siguientes disposiciones: a) Ley N° 1178, del 20 de julio de 1990, Administracion y Control Gubernamental b) Decreto Supremo N° 181, de 28 de junio de 2009, Normas Bésicas del Sistema Administracion de Bienes y Servicios c) Manual de Funciones del Ministerio de Justicia d) Reglamento Especifico del Sistema de Administracion de Bienes y Servicios del Ministerio de Justicia, OBJETIVO - Objetivo General El presente manual tiene por objetivo establecer los procedimientos administrativos adecuados para almacenar los materiales y suministros (bienes de consumo) que han sido adquiridos para satisfacer las necesidades y requerimientos de las diferentes unidades solicitantes del Ministerio de Justicia - Objetivo Especifico Implantar la Administracion de Almacenes, para optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, poder controlar sus operaciones y lograr minimizar los costos de almacenamiento. Iv. ALCANCE Las disposiciones contenidas en el presente manual, son de aplicacién a los bienes de consumo del Almacén del Ministerio de Justicia adquiridos con ~ Recursos propios ~ Financiamiento externo = Donaciones o Transferencias por otras Instituciones5.1.- Concepto de Almacén Es un lugar de espacio fisico donde se depositan o guardan los materiales y suministros a ser usados por el Ministerio de Justicia, antes de se distribuidos para su consumo 6 utiizacion 5.2.- Caracteristicas ‘Alalmacén debe contar con un ambiente adecuado, con estantes y llaves, cumpliendo las siguientes condiciones: Facilar la recepcion y el ingreso del bien adquirido, Proporcionar condiciones de seguridad fsica a los bienes de consumo. Permitir ordenar el espacio fisico de manera tal que beneficie la colocacion u ordenamiento de los bienes de acuerdo a sus caractersticas. Facilar la manipulacion y el transporte, La buena administracion del almacén, debe permitir al Ministerio de Justicia la identificacion, disponibilidad, uso y control oportuno de los bienes requeridos. Todo bien de consumo destinado al uso del Ministerio de Justicia debe pasar y ser registrado en el almacén antes de ser entregado para su consumo o uso final 5.3.- Principios La aplicacion del presente manual esta orientado bajo los siguientes principios: Buena fe Economia Eficacia Eficiencia Equidad Libre participacion Responsabilidad Transparencia§.4.- Organizacién del almacén Un almacén es un area operativa de la Unidad Administratva, que debe tener un solo responsable EI Ministerio de Justicia, a la fecha cuenta con un Almacén Central General y se encuentra a cargo de un Responsable del Almacén dependiente de la Unidad Administrativa El Ministerio de Justicia, através de la Diteccién Gral, de Asuntos Administrativos desarrollara procedimientos ylo instructivos para la Administracion de Almacenes 5, La administracion de los bienes de consumo, es una funcién administrativa que comprende actividades y .- Administracién del almacén procedimientos relativos a la provision de materiales y suministros, al ingreso, registro, almacenamiento, cistribucion, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo 5.6.- Responsables del manejo Por delegacion de la Maxima Autoridad Ejecutiva, son responsables del manejo del almacén del Ministerio de Justicia - EI Director General de Asuntos Administrativos a) Cumpliry hacer cumplir NB SABS y otras normas b) Cumpliry hacer cumplir el presente manual ¢) Prevéla asignacion presupuestaria para el almacén d) Designar al servidor responsable ) Asignar un espacio fisico para el lmacenamiento de los bienes - Jefe de la Unidad Administrativa a) Aprobar el registro de los Ingresos al Almacén mediante SIGMA médulo del almacén, b) Analiza y aprueba el formulario de Ingreso al Almacén, firma y sella con pie de firma, - Responsable del Almacén a) b) Establecer adecuados procedimientos para almacenar los materiales y suministros. Establecer un sistema adecuado de registro permanente para el control adecuado de los bienes de consumo. °) qd) e) Emitir informes a requerimiento sobre los niveles de stock de bienes de consumo a la DGAA. Solicitar y/o establecer procedimientos para la salvaguarda de los materiales y suministros, Elaborar el Acta de Recepcion y Conformidad correspondiente5.7.- Funciones del Responsable del Almacén Las funciones que debera cumpli el responsable del almacén son las siguientes: a) Proceder a la recepcidn de bienes de consumo cuando se trate de compras menores. bb) Realizarelinventaro fisico de las existencias en el almacén debidamente coditicado. )_Realizarel despacho oportuno y correcto de los bienes solicitados d) Llevar elregistro mediante SIGMA médulo del almacén. @) Informar acerca de mermas 0 el poco uso de los bienes adquiridos. 5.8.- Prohibiciones para el responsable del Almacén Las prohibiciones establecidas para el responsable del almacén son las siguientes: a) Mantener bienes en almacén sin haber regularizado su ingreso bb) Entregar bienes sin documentos de autorizaci6n emitidos por autoridades competentes ¢)_Entregar bienes en calidad de préstamo d) Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado PROCEDIMIENTO GENERAL DEL ALMACEN 6.1. INGRESO AL ALMACEN 1. Recepcién de bienes y elabora Acta de Conformidad a) Si el total de la compra de bienes de consumo es menor 0 igual a Bs. 20.000- (Veinte mil 00/100 Bolivianos), el responsable del Almacenes solicta al proveedor la Nota de Remisin, fotocopia del NIT, Cedula de Identidad, SIGMA y Certiicado de Garantia (si corresponde) segun las especificaciones técnicas y elabora el Acta de Recepcién y Conformidad de Materiales y Suministros en cuatro ejemplares (Originales), verficando la cantidad y los atributos tecnicos, fisicos,funcionales o de volumen de los bienes adquiridos, convoca a la unidad solicitante para que verifique que el material adquirido es lo que ha solicitado y de su conformidad firma y sella con pie de firma, solicit al proveedor que firme también el Acta y estampe su sello de pie de firma, por Ultimo el responsable del almacén estampa su sello de pie de firma. Si el material no esta de acuerdo a las especificaciones técnicas se devuelve alproveedor para que entregue de acuerdo a lo soliitado, al incumplimiento de parte de la empresa, se deberé devolver la carpeta del proceso a la Unidad Administrativa para que el proceso sea anulado. b) Si el total de la compra de bienes de consumo es de Bs. 20.001. (Veinte mil uno 00/100 Bolivianos) a Bs, 1.000,000- (Un millon 00/100 Bolvianos), el (los) responsables de la Comision de Recepcion verifican la cantidad y los atributos tecnicos, fisicos, funcionales o de volumen de bs bienes adquiridos, conforme a las especificaciones técnicas. La comisién elevard el informe correspondiente dejando a la MAE la aribucién de aceptar, rechazar o pedir complementacion a la Comision de Recepcién. Una vez tecibido la carpeta del proceso de contratacion conjuntamente la aceptacion del Informe de la Comision de Recepcién, posteriormente el responsable del almacén elabora el Acta de Conformidad de Materiales y Suministros en cuatro ejemplares (originales), solicitando al Proveedor su conformidad fimando y sellando con pie de firma; ademas, solicita al proveedor la factura, Nota de Remision, fotocopia del NIT, fotocopia de cedula de identidad, fotocopia del registro de beneficiaro del SIGMA y certficado de garantia (si corresponde), segun las especificaciones técnicas, por ditimo el responsable del almacén, firma y estampa su sello de pie de firma como constancia de conformidad de lo que se ha recibido, 2. Elaborar el_Ingreso al Almacén a) Se registra los datos en el documento de Ingreso a Almacén en el SIGMA médulo de almacenes capturando la Orden de Compra que ha sido elaborada por la Unidad Administrativa b) Se imprime el Ingreso en dos ejemplares (Originales) hace firmar y estampar el sello de identiicacion del Proveedor en el recuadro Entregue Conforme, el responsable del almacén firma y sella con de pie de firma en el recuadro ingresado por, remite la documentacién a la Unidad Administrava para su aprobacién, c) Para el Ingreso por Imprenta y Donaciones, el registro se efectuara en forma manual d) Para el registro de Ingreso al Almacén por compras con Caja Chica y Reembolsos, el responsable del almacén registraré con la forma manual item por item en el SIGMA médulo de almacenes hasta el momento de elaborado, imprime el Ingreso en dos ejemplares (originales), procede a la firma y sella con pie de firma en la nota de ingreso que se genera, el mismo no lleva la firma del proveedor, posteriormente remite la documentacién a la Unidad Administrativa para su aprobacién.) Cuando la Unidad Financiera proceda al reembolso mediante comprobante C-31, el responsable del almacén podra capturar el Preventivo y podra aprobar el ingreso al almacén en el SIGMA modulo de almacenes. 3. Aprobacién de_Ingreso al Almacén El Jefe de la Unidad Administratva, revisa que el ingreso al Almacén se encuentre de acuerdo a la documentacién de respaldo, si todo esta conforme aprueba el Ingreso en el SIGMA médulo de almacenes, luego firma y sella con pie de firma en el recuadro aprobado por. 4. Almacena los bienes de consumo EI Responsable de Almacenes, con la catalogacién de los bienes y los documentos de respaldo realiza el ingreso fisico del bien al Aimacén de acuerdo a criterio que faciliten su conservacion, manipulacion y entrega posterior. Asimismo, realiza la identificacion, codificaci6n, clasificacion y catalogacion de los bienes, con esta nomenclatura identifica el item en el almacén colocando bajo etiquetas y archiva la documentacion. 6.2. SALIDA DEL ALMACEN 1. Registro del Formulario Pedido de material a) El Servidor Publico responsable de la solicitud, recaba el formulario prenumerado de Pedido de Material de la seccion Almacén. b) Lena todos los datos requeridos en el formulario (original y copia), firma y sella en el recuadro solicitado por. 2. Aprobacién del Pedido de Material a) Llenado el formularo, el servidor pilblco solicita la aprobacién de los materiales con su jefe inmediato quien firma y sella con pie de firma en el recuadro aprobado por. b) En ausencia del Jefe inmediato del solitante,e! Director General de Asuntos Administrativos, autorizara el pedido con la firma y sello en la casilla de aprobado y autorizado.3. Autorizacién del Pedido de Material LLuego de la aprobacién con su jefe inmediato, el servidor piblico se dirige a la Diteccién Administrativa, El Director Administrativo luego de analizar el Pedido, Autoriza al Responsable del Almacén a entregar el material estampando su firma y el correspondiente sello de pie de firma en la casila de autorizado. Haciendo notar que no se aceptaran pedidos con tachaduras ni sobre escrituras. 4. Entrega del bien, registro Vale de Almacén (SIGMA médulo de almacenes) Una vez autorizado, el responsable de almacenes registra los datos en el SIGMA médulo de almacenes, seleccionando el Almacén, item por item de acuerdo a lo solitado, verfica que los bienes solicitados en el Formulario Pedido de Material se encuentren registrados en el formulario SIGMA, una vez entregado el material, el servidor piblico debe firmar y estampar su sello en la casilla de Recibi Conforme del formulario Pedido de Material impreso, retirado el material el responsable del almacén entrega una copia del Pedido para su constancia, colocando el sello de entregado. La fecha del formulario Pedido de Material impreso no siempre sera igual a la fecha de Vale del Almacén ‘SIGMA, debido a las firmas de aprobacion de autoridades, este hecho hace variar la fecha y hora del registro en el modulo SIGMA. 6.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS La distribucion de los documentos que respaldan las actividades y operaciones que se realizan en la administracion de almacenes es como se muestra a continuacién: A).- INGRESO AL ALMACEN PARA EL ACTA DE RECEPCION Y CONFORMIDAD DE MATERIALES Y SUMINISTROS (ORIGINAL) PARA LA UNIDAD DE ALMACENES. ortanayy— LJ PARA ADJUNTAR AL PROCESO DE > — COMPRA (CONTABILIDAD) (ORIGINAL) > — PARA LA UNIDAD DE SOLICITANTE coricinaty LU LePARA EL INGRESO AL ALMACEN (ORIGINAL) © /-]/- > _ PARALA UNIDAD DE ALMAC (ORIGINAL) PARA ADJUNTAR EN EL PROCESO DE COMPRA, (CONTABILIDAD) B).- SALIDA DEL ALMACEN FORMULARIO IMPRESO (ORIGINAL) | __,_ pa LA UNIDAD DE ALMACENES (copia) }_________» PARA LA UNIDAD SOLICITANTE VALE DE ALMACEN (SIGMA MODULO DE ALMACENES) (ORIGINAL) PARA ADJUNTAR AL ORIGINAL, > _ DEFORMULARIOIMPRESO.vi 7.1 Presentacion de Procedimientos (MANUAL DE PROcEDIMIENTOS (___MINISTERIODEvusTICIA”———«}(—CAREADEALMACENES — 1. INGRESO AL ALMACEN 1.1 RECEPCION DE BIENES DE CONSUMO 1.1. RECEPCION DE BIENES MENOR O IGUAL A Bs. 20,000.- 1.2, RECEPCION DE BIENES DE Bs. 20001-a Bs. 1.000,000- 1.3, RECEPCION POR DONACION O TRANSFERENCIA 1.2 INGRESO AL ALMACEN (REGISTRO) 2. SALIDA DEL ALMACEN PEDIDO DE MATERIAL -10-{ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE JUSTICIA I AREA DE ALMACENES: INGRESO AL ALMACEN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO. 1.1, Reoepcion de bienes menor 0 igual a Bs. 20,000 OBJETIVO DEL PROCESO Recepcionar los bienes adquiidos para el Ministerio de Justicia por procesos de compra RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Resp. Almacenes: Solita al proveedor la dacumentacion y el bien, elaborar el Acta de Recepcién y Conformidad de Materiales y Suministos,veificar especiicaciones técnica yfisicas Proveedor: Entrega al Resp. Almacén los documentos y el bien (és) , rma el Acta de Recepcién Unidad soictante:Verifca el bien adquirido y firma el Acta de Recepci6n, UAD. Adm. Revisar la documentacion aprueba el ingreso, firma y sella NORMAS DE OPERACION NB.- SABS, D.S. N° 0181 Art 126- (Recepcién) At. 127--(Responsables de la recepcién) -ll-Procedimiento Recepcién de bienes menor 0 igual aBs. 20.000- SERIO DE JUSTICIA } { AREA DE ALMACENES PASO RESPONSABLE ‘ACTIVIDAD. Documentos TANTOS, Proveedor Entrega al Enc. Almacenes el bien y los documentos * Factura (original) * Nota de Entrega (Original) Original Original Resp. Almacenes Recibe el bien y la doc. pertnente, y pide ala unidad Solicitante verica las especiicaciones técnica. Unidad Solctante Verifca los atrbutos técnicos de ls bienes a ser redibido * Si corresponde, continda al paso siguiente * No, corresponde, pide al proveedor cumpli(cambia el material o documento * Si el material no esta de acuerdo alas especifcfcaciones técnicas, el resp.amacen.devuelve la carpeta a UAD para que e! proceso sea anulado Resp. Almacenes Elabora el documento: * Acta de Recepcion y Conformidad * Nota de Ingreso de Materiales y Suministros Original Original Proveedor Firma el Acta de Recepcién y Conformidad Unidad Solicitante Firma el Acta de Recepcién y Conformidad Resp. Almacenes Firma el Acta de Recepcion y fa Nota de Ingreso y entrega una copia ala Unidad Contable. Resp. Almacenes Conserva una copia de Factura, Nota de Remision y 6! Acta de de Recepcion y Conformidad Fin del Procedimiento -12-DIAGRAMA DE FLUJO Institucién: Ministerio de Justicia Unidad Administracion: Almacenes Nombre Proced.: Recepcion de bienes menor 0 igual a Bs. 20.000.- Fecha de revision: / / Proveedor Resp. Almacén Unid. Solicitante Unidad de Contabilidad Enregael bien yla Vata elbien sus ocimertacen caaterstcas Roque ooumento o cabiaelbien z 5 labora documento, Acta s Fimasiniote |g ‘efeercny cattle re 6 de Recep y Fm! Acta de Rececin eso yentens una copia a Uni. Conable [}¢—} 9 Conserva una copia de Rect a documentaion ocumetacion ania Unidad J orig conserva en ide Amacenes Unidas, Ca -13-( MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MINISTERIO DE JUSTICIA if AREA DE ALMACENES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO. 41.2. Recepcion de bienes de Bs. 20.001 -a Bs. 1,000,000- OBJETIVO DEL PROCESO. Recepcionar los bienes adquiidos para el Ministerio de Justicia, con transparencia bajo las normas: RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Los responsables de la Comisién de Recepcién (nombrados por la MAE) verifican la cantidad y los atribuciones tecnicos, fisioos, funcionales o de volumen de os bienes adquirdos, conforme a las especificaciones técnicas. La ‘Comision elevara el informe de conformidad a la MAE Una vez recibido la carpeta del proceso de contratacion conjuntamente la aceptacién del informe, el responsable del almacén elabora el Acta de Conformidad en cuatro ejemplares, fima y sella El proveedor firma y sella el Acta de Conformidad y a Nota de Ingreso (SIGMA médulo de almacenes) NORMAS DE OPERACION NB - SABS, D.S. N°0181 Ast. 126.-(Recepcién) At.127.-(Responsables de la reoepcion) -14-Procedimiento Recepcidn de bienes de Bs. 20.001.- a Bs. 1.000.000.- ( MINISTERIO DE JUSTICIA ] { AREA DE ALMACENES PASO | _RESPONSABLE ‘ACTIVIDAD Documentos [TANTOS Entrega del bien (es) y la doo. a la Com. Recepcion: 1 | Proveedor * Factura (Original) Original 1 * Nota de entrega (original) OFainal 1 *Coteja el doc. del proceso de compra y las caracteristicas de los bines Comision de * Si conforme, pasa al siguiente paso Recepcion * No conforme, pide al proveedor cumplir con lo requerido * Elabora el informe de Recepdén y Conformidad segun ovina 4 normativa a la MAE * Una vez aprobado el informe por la MAE OFainal 4 * Elabora el Acta de Conformidad 5 | Resp. Almacenes * Nota de Ingreso OFainal 2 * Fitme y sella el Acta y el Ingreso al Amacén 7 |Proveedor Firma el Acta de Recepcion, Nota de Ingreso Custodia los bienes y conserva una copia de la 8 Resp. Almacenes —_| documentacion pasa ala Unidad Administrativa para su aprobacion Conserva la documentacion original de factura y la nota de 9 | Unidad Contable entrega Fin del Procedimiento -15-DIAGRAMA DE FLUJO Institucion Ministerio de Justicia Unidad Administraci ‘Almacenes Nombre del Proced.: Recepcion de bienes de Bs, 20.001~-a Bs. 1.000.000- Fecha de revision: / / Proveedor Resp. Almacenes | Com. Recepcion | Unidad Contable INICIO ¥ > ‘ 7 one egacteny peste eben Caja es omg “nes +} Memeeinon 7 of Nels bone Pde cunt om reqieido 5 ebora documentos y ‘ima el mime: * ftade eosin * Nota de ngreso etoran el nfm de cnormdas 8 MAE Female. de Revepcion 6 Je@ riser. Recep Conform y Not Remsen C_____, Lo -16- 8 9 Custis tines y Recbe una copiay cansera una copia dea >} archiva en esta unidad dooumertacén|{ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS { MINISTERIO DE JUSTICIA ll AREA DE ALMACENES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 41.3. Recepcion de bienes por Donacion o Transferencia. OBJETIVO DEL PROCESO. Recepcionar los bienes que corresponden al almacén, para benefiio de la entidad y posterior distribucion y custodia RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Resp. Almacenes: Custodia los bienes Donados o Transferidos y adjunta copia del Convenio 0 Donacion documentacion legal de respaldo, Comisién Recepcion: Verfia los bienes Donados 0 Transferidos y levantan un Acta de Recepcidn, Repte. Entidad Donante: Entrega los bienes donados 0 transferids y fimar el documento, MAE: Firma el Acta de Recepcion NORMAS DE OPERACION NB - SAB: N°0181 Art. 120. (Bienes Adquiridos con financiamiento externo) Art. 121.- (Bienes Donados o Transferidos)Procedimiento Recepcién de bienes por Donacién o Transferencia MINISTERIO DE JUSTICIA If ‘AREA DE ALMACENES PASO: RESPONSABLE ACTIVIDAD Documentos | TANTOS Enirega ls Benes yladocumentacion de donacion o 1 [Repte, Ended Donate /rasferencia, mediante lista de items Orit 1 Verifcar os bienes donados,ylevantar un Acta de Recepcion 2 |Comision Recep. | segin elistado proporcionado. (fiman).Envian el Informe ala | rina 2 MAE 3 | Repte. Entidad Donante | Firman el Acta de Recepcidn, se queda con una copia Original 3 7 [MAEM Firma el Adla de Reoepcion Custodia los bienes y adjunta una copia del Convenio 0 6 | Resp. Almacenes Donacién, (documento legal de respaldo). Elabora el Ingreso al | Copia 1 Almacén Fin del Procedimiento -18-f DIAGRAMA DE FLUJO Institucion Ministerio de Justicia Unidad Administracién: Almacenes Nombre Proced.: Recepcion de bienes por Donacin o Transferencia Repte. Entidad Donante_| Comision Recepcion MAE - MJ Resp. Almacén 2 Vertcan is bens y levartan un Acta Enroga bs tenes y doc. ge Donon 0 Transferencia ase inentaro 5 Batora el clade recep y Conor y Cust es iene y ata na copia de ab. obo fra Conver o Donan. -19-{ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS { MINISTERIO DE JUSTICIA } { AREA DE ALMACENES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Ingreso al Almacén OBJETIVO DEL PROCESO. Realzar el ingteso de los bienes adquidos por procesos de compra del Mnisteiode Justicia de la forma mas ordenada y cumpliendo la normativa, RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Resp. Almacén: Realiza las siguientes actividades * Elabora la Nota de Ingreso de los bienes adquirdos * Registra en el SIGMA mddulo de almacenes capturando la Orden de Compra generada por la Unidad Administrativa * Realiza la identificacion, codificaciOn, clasificacion y catalogacion de los bienes. * Almacena y realiza el control de bienes e identifica el item bajo etiqueta * Jefe Unidad Administratva: Revisa la documentacion aprueba y firma la Nota de Ingreso. NORMAS DE OPERACION NB- SABS, D.S. N°0181 Art. 128- (Ingreso) At. 129- (Identificacion) At.130- (Cotificacién) At.131- (Clasficacién) ‘Art. 132- (Catalogacin) Art.133.- (Aimacenamiento) At. 134. (Asignacion de espacios) -20-Procedimiento Ingreso al Almacén ( MINISTERIO DE JUSTICIA I ‘AREA DE ALMACENES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD Documentos | TANTOS: * Elabora la Nola de Ingreso de los bienes en el SIGMA médulo 1 Resp. Almacenes | ge simacenes, Original 2 2 Resp. Almacenes Realiza la Identificacion, codificacion, clasificacion y catalogacon, 3 | _Resp.Aimacenes | Revisa el ingreso, firma: Jefe de Unidad 4 mnistativn | APrueba el Ingreso, firma y sella 5 | Resp. Aimavenes | Aimacena y realiza el contol de bienes * Identifica el item con etiqueta, * Ubicacion de espacio del bien * archiva el Documento Fin del Procedimiento. -21-DIAGRAMA DE FLUJO Institucion Ministerio de Justicia Unidad Administracion: Almacenes Fecha de revision: / / Nombre del Procedimiento: Ingreso al Almacén Jefe de Unidad Administrativa Responsable de Almacenes Coptura a Ord. De Compra para ea. Ingeso en elmddvb SIGMA dus de ‘amacenes = ¥ 2 Reaiz identi codica, cstiay calaoaa ios benes ¥ 3 4 3 Revsaslingeso >} truer ngresoy fia ‘ima sala Alnavenay raza loon doe con etqueta y bi es un espacio jebien -22-( MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ) ( MINISTERIO DE JUSTICIA if AREA DE ALMACENES: ) SALIDA DEL ALMACEN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Salida del Almacén OBJETIVO DEL PROCESO ‘Atender los requerimientos del pedido de material por parte de los servidores piblicos del Ministerio de Justicia, vrificando la existencia,y enttegando el bien correspondiente RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO. Servidor Publica; llena todos los datos en el formulario de pedido de material fima en la casilla de solicitado, luego solicita la aprobacién con su jefe inmediato quien firma y sella en el recuadro aprobado por. El Responsable Almacenes: Verifca las existencias en Kardex conforme el formulario, registra los datos en el SIGMA médulo de almacenes, seleccionando los almacenes item por item, imprime el documento VALE DE ALMACEN. Una vez entregado el material, el servidor publico debe firmar el formulario que lleva las fimas de aprobado y autorizado en el recuadro de Recibi Conforme. El Director Gral. de Asuntos Administrativos autoriza la salida del pedido de material, fia y sella en el recuadro Autorizado por: NORMAS DE OPERACION NB - SABS, D.S. N°0181 At, 135--(Salida de Almacenes) -23-Procedimiento j Salida de Almacén ( MINISTERIO DE JUSTICIA II ‘AREA DE ALMACENES ) PASO | _RESPONSABLE ‘ACTIVIDAD Documentos [TANTOS Servidor Publica Recaba el formulario Pedido de Material prenumerado de Pedido de Material de la seccién de Almacenes, llena todos os] "2 ' datos requerdos (original y copa), fma y sella el formulario y solicita la aprobacion de su jefe inmediato 0 su director. \Verifica los saldos de existencias seginn kardex sistema, registra los datos en el SIGMA médulo de almacenes, 2 | Resp. Almaoén seleccionando el almacén, item por item de acuerdo a lo solictado segin financiamiento, una vez entregado el material 4 | Diector Gra. de Asunios | Autoriza la salda dl pedido de material, fma y sla con pie Administrativos de firma en la casilla Autorizado por. ; Recibe el material, fima y sella el documento en el recuadro 8 | Senvidor Pisco recibi conforme y se queda con una copia, copia 1 7 | Resp. Aimacén Archiva el documento sina 1 Fin del Procedimiento -24-DIAGRAMA DE FLUJO Institucion Ministerio de Justicia Unidad Administracion: Almacenes Nombre del Procedimiento: Salida de Almacenes Fecha de revision: / / Servidor Publico Resp. Almacenes Dir. Gral. de Asuntos Adm. Sola el patio de meal lena el ‘oma 2 3 Firmay sea el Vesta is saldos ‘emusic = -———>}exstenes ! 4 Verte que el doc. tenga fima dines sipefor ‘ : ‘Autorea sai det sl peso de materi y rma Dawele document a senidr plea paraque cua t 7 6 Rec ya rei Enroga ines requeridos corfome |<—____ — @ Recbe doc. y archiva en rida amacin > =) -25-7.2 Llenado de Formulario [ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA MINISTERIO DE JuSTICAA No. © PEDIDO DE MATERIAL Para uso de: Lapaz, de (3 200) Seior Administrative ] ‘Rgradecers dlaponer se provéa el siguiente material ] Cantidad (en Procede lotras) Unidad DESCRIPCION Observaciones ENTREGUE CONFORME MITOREADOFAL 1) RECIBT CONFORM 3 -26-