i lla fb ht REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTOY RENDICIONES DE GUENTAS DE sevint es tele EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE vee Mote TE Su RTRSY {IRUSTRE MUNICIPALIDAD i MONT | REGLAMENTO MUNICIPAL N° ("Y’ tO” PUERTO MONT ay vistos lit Las facultades que me confiere la Ley 18.695/88 Organica Constitucional de Municipalidades; lo dispuesto en la Resolucién N° 30 de la Contraloria de fecha 11/05/2015 que fija normas de procedimiento sobre rendicién de cuentas . el Decreto Ley N° 1263 Ley Organica de la Administracién Financiera del Estado; Ley N° 19.862/2003 establece registros de las personas juridicas receptoras de fondos puiblicos TENIENDO PRESENTE : * Reglamento Municipal N° 006 de 25/07/2011 * Ordenanza Municipal N° 0007 del 19.11,2003., de Registros de personas Juridicas receptoras de fondos publicos. * La necesidad de actualizar el reglamento de otorgamiento y rendiciones de cuentas de subvenciones y aportes que efectia el Municipio a organizaciones de la Comuna de Puerto Mont : APRUEBESE: EI Reglamento de_otorgamiento y rendiciones de cuentas de subvenciones y aportes que efectia el Municipio a organizaciones de la Comuna de Puerto Monit : TITULO PRIMERO oS DE LAS DEFINICIONES Y OBJETIVOS AS DIRECCION CONTROK, NO, Articulo 1° El presente regiamento tendré como objetivo _establecel procedimientos, requisitos y formalidades que deberan cumplir organizaciones que soliciten subvenciones y aportes, como la forma y condiciones en que la Municipalidad procedera a su otorgamiento. Atticulo 2° Para efectos del presente reglamento se entendera por subvencién o, aporte toda transferencia de dinero o especie otorgada discrecionalmente, gnc Fag; sujeta a contraprestacién, destinada a solventar gastos que se originen dei} proyecto definid, que tenga por objeto la satisfaccién de necetidg de, caracter social 0 ptiblico y cuyo uso est sujeto a control.REGLAMENTO DE OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE 'EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONT Articulo 3° Podrdn obtener subvenciones o aportes las organizaciones que cumplan los siguientes reauisitos : a) Que se trate de personas juridicas de caracter ptiblico o privado que no persigan fines de lucro. b) Que estas entidades colaboren directamente en el cumplimiento de las / funclones municipeles. Articulo 4° Las solicitudes que se realicen por aportes y subvenciones tienen que estar relacionadas, para colaborar en el cumplimiento de las siguientes funciones municipales: (articulo 4 ley 18.69), lo cual debera ser indicado al solicitar los aportes al Concejo Municipal: a) La educacién y la cultura; b) La salud publica y la proteccién del medio ambiente; c) Laasistencia social y juridica; d) La capacitacién, la promocién del empleo y el fomento productivo; e) El turismo, el deporte y la recreacion; f) La urbanizacién y la vialidad urbana y rural; g) La construccién de viviendas sociales e infraestructuras sanitarias; h) El transporte y transito publicos; i) Laprevencién de riesgos y la prestacion de au situaciones de emergencia o catastrofes; j) El apoyo y el fomento de medidas de prevencion en materia de seguridad ciudadana y colaborar en su implementacién, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso segundo del articulo 101 de la Constitucién Politica; k)_La promocién de la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, y 1) El desarrollo de actividades de interés comin en el ambito local. joen Las solicitudes de aportes y subvenciones que se presenten para aprobacién del Concejo Municipal, deberén estar debidamente financiadas, 0 en caso contrario, se podra en la misma cesién, solicitar la modificacion presupuestarigs' para dicho financiamiento Articulo 5° Las subvenciones 0 aportes que otorgue el municipio no pod to RY exceder en conjunto del 7% del presupuesto Municipal, seguin Articulo Gi letra g, de la Ley 18.695, Organica Constitucional de Municipalidades, quedando excluidos de este célculo los servicios traspasados de Educacién, Salud y atencién de menores, como igualmente las organizaciones de Cuerpos de Bomberos.REGLAMENTO DE_OTORGANIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT TITULO SEGUNDO DE LA MODALIDAD DE ENTREGA DE RECURSOS Y PRESENTACION DE ANTECEDENTES Articulo 6° La Municipalidad podré otorgar subvenciones 0 aportes de acuerdo a lo estipulado en los articulos 3°, 4° y 5° precedente, y conforme a las disponibilidades presupuestarias y de caja existentes en un periodo anual. Para el otorgamiento de subvenciones o aportes, el municipio podré adoptar las siguientes modalidades de entrega de recursos, con acuerdo del Conejo Municipal: a) Mediante el sistema de “Concursos Comunales de Proyectos Sociales, Productivos y otros “ los que se regiran por este reglamento y las bases administrativas generales, que regularén el otorgamiento de subvenciones 0 aportes mediante este sistema, y que se entienden incorporadas al presente reglamento. b) Subvenciones permanentes: Entendiéndose como tales, para efectos de este reglamento, las que otorga el municipio a la Corporacion Cultural de Puerto Mont, entidades de voluntariado, de asistencia social y de ayuda ala comunidad. ¢) Subvenciones ocasionales: Seran aquelias que se otorguen dentro del afio presupuestario vigente, y que a juicio del “Concejo Municipal" constituyan una necesidad impostergable e ineludible Articulo 7° Las organizaciones clasificadas en la letra a) del Art. 6°, deberan presentar sus proyectos en las fechas que las bases de los respectivos “ Concursos Comunales de Proyectos Sociales, Productivos y otros “, lo establezcan. Debiendo entregar la documentacion en la Direccién de Desarrollo Comunitario Las organizaciones clasificadas en la letra b) del articulo anterior deberan presentar sus proyectos antes del 30 de Septiembre de cada afio. Debiendo entregar la documentaci6n en la oficina de partes de la Municipalidad de Puerto Montt : Liat. Las solicitudes clasificadas en la letra c), del articulo anterior, debs er ser entregadas entre el mes de enero y hasta el 30 de octubre de cada @houimaay= | Debiendo entregar la documentaci6n en la oficina de partes de la Municipalidad™ar04 de Puerto Montt, De modo excepcional el alcalde podré presentar aprobacién del Concejo Municipal, subvenciones posterior a dicha fecha! oS traténdose de situaciones impostergables y que permitan ser rendidas por ~~ la institucién antes del 30 de diciembre del mismo afio.REGLAMENTO DE OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT EI funcionario (a) encargado (a) en Alcaldia de subvenciones, debera verificar que la solicitud de subvenciones presentada por la organizacién solicitante, cuenta con toda la documentaci6n requerida e individualizada en el Art. N° 8, dicho funcionario (a) deberd ademas, verificar con la Direccién de Desarrollo Comunitario y con Secretaria Municipal, que los dirigentes de la organizacién solicitante no formen parte o hayan formado parte de otra organizacion que se encuentre con rendicién pendiente de subvencién o / aporte de la Municipalidad de Puerto Montt. Articulo 8° Las organizaciones que soliciten subvenciones 0 aportes deberén presentar los siguientes antecedentes y cumplir los requisitos indicados: 1, Carta o solicitud presentada al sr. Alcalde y Concejo Municipal, firmada por presidente y tesorero o representante legal. 2, Formulario de Solicitud con detalle de presupuesto, con impuesto incluido, 3. Fotocopia de Rol Unico Tributario 4, Fotocopia cédula identidad Presidente y Tesorero 5. Cerlificado de vigencia de Personalidad juridica, dicho certificado deberé al momento de firmar contrato tener vigencia superior a la fecha de rendicién de los fondos a otorgar. 6. Fotocopia libreta Ahorro de la Organizacién 0 Fotocopia de cartola de cuenta cortiente, cuenta vista, chequera electronica de un Banco a nombre de la Organizacion o certificado de la entidad bancaria correspondiente. 7. Certificado Inscripcién en Registros de personas Juridicas receptoras de fondos puiblicos, seguin Ley N° 19.862, otorgado por la Direccién de Desarrollo Comunitario Municipal o disponible también en www.registro1 9862.cl 8. Certificado de no deuda y que no tiene subvenciones observadas, otorgado por el Departamento de Contabilidad. 9. 1 cotizacién referencial cuando se solicite la compra de implementacién —_deportiv implementacion —_ para funcionamiento de organizacién, bienes muebles, pasajes, artiendo de buses, materiales de construccién, hospedajes_y contratacién de servicios, No se requeriré cotizacién para subvenciones solicitadas para funcionamiento de lai AL). oot . Ch combustibles, compra de alimentos para funcionamiento} fag de sueldos, medicamentos. ( SjumioteeREGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT 10.En caso de que el proyecto sea de tipo mejoramiento, construccién, reparaci6n, ampliacion_e implementacion de espacios comunitarios menor a 100 UTM, se deberd presentar ademas: i. Descripcién detallada del proyecto y plazo de ejecucién ii. Plano si corresponde, iii, 1 presupuesto referencial detallado por partidas, indicando condiciones de pago, firmada por proveedor / del area de la construccién (indicando razén social, rut, nombre y teléfono de contacto) iv. Titulo de mera tenencia 0 usufructo sobre el terreno 0 recinto, suscrito con una entidad publica o la escritura de la propiedad a nombre de la institucién solicitante. 11.En caso de que el proyecto sea de tipo mejoramiento, construccién, reparacién, ampliacién e implementacion de espacios comunitarlos mayor a 100 UTM, se debera presentar ademas; i. Descripcién detallada con especificaciones técnicas del proyecto y plazo de ejecucién Plano si corresponde, 3 presupuestos referenciales por partidas, indicando condiciones de pago, firmadas por proveedores del rea de la construccién (indicando razén social, rut, / nombre y teléfono de contacto) IV Titulo de mera tenencia o usuftucto sobre el terreno 0 recinto, suscrito con una entidad publica o la escritura de la propiedad a nombre de la institucién solicitante. La Municipalidad si lo requiere podrd solicitar copia de estatuto de la organizacién a fin de verificar que los fondos solicitados van en funcién de la raz6n por la cual fue creada la organizacién. Esta Documentacién debe ser presentada en la oficina de partes de la Municipalidad de Puerto Montt Articulo 9° Las organizaciones que resulten beneficiadas con subvenciones 9° aportes municipales y se encuentren comprendidas entre aquellas regidas pdr* “1#*6* la Ley 19418 sobre Juntas de Vecinos y demas organizaciones » USlP" Comunitarias y otras entidades tales como: corporaciones, fundaciones, “i; sindicatos, asociaciones gremiales y asociaciones de la sociedad civil, deberan suscribir un convenio con el Municipio.REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT Articulo 10° Del Convenio que se suscriba: Susoribir un convenio que es confeccionado por Ia Direccién de Desarrollo Comunitario, y debe indicar alo menos: a) Fecha de convenio. b) Individualizacion de la Instituoién beneficiada. c) Fecha de aprobacién de la subvencién por el Concejo Municipal 4) Especificacién del destino de los fondos, conforme a lo indicado en Formulario N°1 e) Objetivo para lo cual es solicitada la subvencién, cuyo detalle de gasto, se especifica en el formulario N° el que formard parte del convenio que se suscriba f} Monto otorgado y modalidad de entrega (anual, semestral, aporte nico, etc) 9) Estipulacién de otros aportes que concurren al financiamiento del proyecto h) Fecha de rendicién de los fondos otorgados, la que no debe sobrepasar el afio en que fue otorgada dicha subvencién i) Periodo de ejecucién del gasto j) V° B? del Departamento Juridico k) Firma del Representante Legal Municipal. ) Firma del Presidente, Tesorero y 0 Representante Legal de la Institucion m) Debe ser ratificado mediante decreto municipal. Se debe estipular en el convenio que los fondos otorgados como subvencién deben ser aplicados a las finalidades para lo cual fueron otorgados, no pudiendo por tanto, ser invertides en fines distintos ni fines diversos. El presupuesto detallado de las partidas solicitadas es referencial, pudiendo variar los montos de las partidas, sin modificar el monto global En la situacién que la subvencién sea destinada a un evento especifico que indique una fecha determinada, los gastos que se incurran, no podran ser anteriores ni posteriores a dicha fecha, a menos que se justifique claramente que anterior y posteriormente al desarrollo del evento se debe incurrir en dichos gastos, lo cual, debe ser explicitado claramente en la solicitud de fondos. Articulo 11° De los antecedentes requeridos para firma del Convenio Una vez aprobada por el Concejo Municipal la solicitud de aporte o subvencién, el funcionario(a) encargado (a) de la tramitacién de subvenciones de Alcaldia, remitira al Departamento Administrativo de la Direccién de Desarrollo Comunitario, para la confeccién del Convenio respectivo, los antecedentes indicados en el articulo 8, junto al Certificado emitido por la Secretaria Municipal que indica las Instituciones a las cuales el Concejo Municipal les otorgé su aprobacién para la entrega de una subvencién. AeREGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES ¥ APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT En el caso de que el Concejo Municipal apruebe la subvencién o aporte por un monto distinto al solicitado, la institucién beneficiaria debera ajustar sus gatos conforme a las partidas solicitadas en el formulario N° 1 El Presidente, Tesorero y/o Representante Legal de la Institucion solicitante deberan, dirigirse al Departamento Administrative de la Direccion de Desarrollo Comunitarig a fin de firmar el convenio. Una vez firmado el convenio por la institucién, la Direccién de Desarrollo Comunitario remitiré a la Direccién Juridica para su V° B’ el convenio y decreto que prueba la entrega del aporte o subvencién y aprueba el convenio. La Direccién Juridica, remitira dichos antecedentes aprobados a la Direccién de Control para su revision y V° B° Articulo 12° El decreto de aprobacién de subvencién que confeccione la Direccién de Desarrollo Comunitario debera contener lo siguiente 1) Teniendo Presente a) Solicitud de subvencién de la Organizacién b) Documento de Secretaria Municipal de que la Subvencién o aporte fue aprobada por el Concejo Municipal ¢) Convenio Suscrito por institucién beneficiaria y Municipalidad de Puerto Montt 2) Resuelvo a) Aprobacién de la Subvencién b) Aprobacién de convenio c) Fecha maxima de rendicién de subvencién otorgada d) Forma de entrega de la subvencién ( cantidad de cuotas y monto de las mismas) i. Enel caso de que la subvencién sea entregada en cuotas, las remesas siguientes, se entregaran bajo la condicién de haber rendido la remesa anterior) Luego de aprobada la subvencidn y firma de convenio, la Secretaria Municipal, remitiré el decreto de aprobacién de subvencién y convenio con su respectivo respaldo al Departamento de Contabilidad de la Direccién de Administraci6n y. Finanzas para la confeccién del Decreto de Pago, el que una vez firmado’ permitira la emisién y entrega del cheque respectivo a la institucién beneficiafia. i La institucién beneficiaria debera retirar cheque en el Departamento: dé. Tesoreria, de la Municipalidad de Puerto Montt, el que solo podra ser retiraddi 4 x por el Presidente 0 Tesorero o representante legal de la institucién, debiendo portar para su retiro su cédula de identidad.REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE GUENTAS DE SUBVENCIONES ¥ APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONT El Departamento de Tesoreria dejara registrado el retiro del cheque, para lo cual anotard en libro respectivo, nombre, rut de quien retira, debiendo colegir que la persona que retira es el Presidente o Tesorero, seguin documentos de respaldo del decreto de pago y rut presentado, debiendo ademés verificar la firma, o bien podra retirar aquella persona habilitada por el presidente y tesorero a través de un poder notarial. El Departamento de Tesoreria entregara a la institucién beneficiaria cheque con copia del convenio. Una vez tramitado el Decreto de pago, el Departamento de Contabilidad remitird copia de los antecedentes a la Direccién de Desarrollo Comunitario TITULO TERCERO DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS Articulo 13° Las instituciones que sean beneficiadas con subvenciones 0 aportes municipales, deberan rendir cuenta documentada con boletas y/o facturas que acrediten la utilizacién de los fondos entregados, las que deberén venir adjuntas al formulario de rendicién de cuentas. En el caso de pasajes aéreos y pasajes en bus o de cualquier otro medio de verificacién de movilizacién se podra adjuntar boleto original o electrénico, o documento que acredite el uso del medio de transporte utilizado, Identificando el nombre, R.U.T., direccién y teléfono de quien o quienes utlizaron el servicio. En casos muy excepcionales y en el evento que no sea factible acreditar un determinado gasto en la forma antes indicada, la entidad solicitante debera realizar una declaracién jurada, firmada por el presidente y tesorero o representante legal, que indique que los pagos realizados fueron utilizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo especifico del monto realizado, indicando: * La individualizacion y domicilio del prestador del servicio y/o vendedor de los bienes adquiridos segin corresponda La Naturaleza, objeto de la compra o servicio Fecha Cantidad y monta Document de recibo de dinero del prestador del servicio orneccion 9 couraneREGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT Articulo 14° Los gastos incurridos en el extranjero deberdn respaldarse por quien rinde la cuenta con documentos auténticos emitids en el exterior y acreditarse los pagos efectuados de conformidad con las disposiciones legales vigentes en el pais respectivo. Dichos documentos de respaldo deberan indicar, a lo menos * La individualizacién y domicilio del prestador del servicio y/o vendedor de los bienes adquiridos segin corresponda * La Naturaleza, objeto de la compra o servicio * Fecha * Monto de la operacién Si el detalle del gasto no viniese en Espafiol, la entidad beneficiaria deberd adjuntar traduccién del documento, firmada por Presidente y Tesorero o representante legal de la institucién. En aquellos casos en que el gasto se exprese en moneda extranjera, para determinar el valor del tipo de cambio, se hard en funcién del tipo de cambio vigente al momento de realizarse la compra o contratacién del servicio. La entidad beneficiada deberd presentar en documento adjunto cdlculo de cambio de moneda indicando fecha de operacién, valor tipo de cambio y valor de transaccién a peso chileno. En casos muy excepcionales y en el evento que no sea factible acreditar un determinado gasto en la forma antes indicada, la entidad solicitante deberd realizar una declaracién jurada, firmada por el presidente y tesorero o representante legal, que indique que los pagos realizados fueron utilizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo especifico del monto realizado, indicando: * La individualizaci6n y domicilio del prestador del servicio ylo vendedor de los bienes adquiridos segun corresponda La Naturaleza, objeto de la compra 0 servicio Fecha Cantidad y monto Documento de recibo de dinero del prestador del servicio Articulo 15° Seran responsables de! manejo, rendicion documentada de los recut otorgados, en la forma y condiciones estipuladas en este reglamento ‘el presidente y tesorero de la institucién receptoras de los fondos. Los fondos otorgados como subvencién deben ser aplicados a las finalidades para lo cual fueron otorgados, no pueden por tanto ser invertidos en fines; distintos ni fines diversos. Articulo 16°REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT articulos, implementos 0 servicios adquiridos, a excepcién de los pasajes aéreos 0 de movilizacién que se podra adjuntar boleto original 0 electrénico o documento que acredite el uso del medio de transporte utilizado Cuando las instituciones incluyan gastos por actividades como viajes, alojamiento, comidas, y otros que involucren mas personas se deben adjuntar las néminas de los participantes del proyecto y beneficiarios y deben contener: * nombre, * RUT, * — teléfono. Con la ratificacién del presidente, tesorero o representante legal Los monitores que realicen talleres deben presentar boletas de honorarios, ademas de presentar fichas de asistencia de los participantes, que indiquen ° nombre, * RUT. * y firma de las personas beneficiadas, * fecha y lugar y dias en que se realizé la capacitacién ( segin formato adjunto) Con la ratificacién del presidente, tesorero o representante legal Es aconsejable que las boletas de honorarios no presenten desglose de impuesto y en caso de venir el impuesto desglosado se debe acompafiar el formulario del pago del mismo. Se debera acompajiar a la rendicion fotografias u otros medios de prueba del evento, servicios prestados o productos adquiridos Las facturas que contengan la rendicién de cuenta deben ser unicamente extendidas a nombre de la Organizacién ejecutora del proyecto. Podran presentarse facturas y/o boletas u otros documentos, con fecha anterior o posterior a la fecha de realizacién del evento, siempre que se haya considerado en la solicitud ( Form N°1) y se encuentre el gasto justificado Articulo 17° Las facturas y/ 0 boletas u otros documentos de rendicién, deberdn ser todas refrendadas al dorso del respectivo documento con el timbre y la firma del presidente y tesorero de la Institucién. Articulo 18° i El Departamento de Contabilidad deberd entregar a las organizaciorles © beneficiadas con subvenciones 0 aportes municipales un formulario de rendicién de cuentas de Subvenciones Municipales, el que las Instituciones deberén completar de manera muy ordenada y detallada, con letra legible y siguiendo el orden cronolégico de la secuencia de los gastos, conteniendo, a lo menos los siguientes datos :REGLAMENTO DE OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT * Individualizacién de la Institucién beneficiada. * RUT Institucion, ‘* Numero del Decreto de otorgamiento de fondos * Fondos totales recibidos por la Institucién beneficiada ‘+ Fondos totales rendidos por la Institucién beneficiada. + Detalle de la rendicion de cuentas, la que incluird, a lo menos : a) Fecha de emisién de la boleta o factura. b) Numero de la boleta o factura o detalle de otros documentos de rendicién. ©) Nombre del proveedor. d) Especificacién de la adquisicién efectuada por cada uno de los documentos soportante de la rendicién de cuentas. €) Monto de la factura 0 boleta u otros documentos de rendicién, que constituye el gasto. f) Nombre firma y n? de teléfono de las personas que son responsables, segtin el convenio de rendir cuenta documentada de los fondos concedidos. Articulo 19° La utilizacién del formulario de rendici6n de cuentas, seré obligatorio para todas las Instituciones que reciban subvenciones 0 aportes municipales, debe llevar de manera obligatoria la firma del Presidente, Tesorero y timbre de la organizacién, al igual que las facturés y/ 0 boletas u otros documentos de rendicién Articulo 20° Las factura, boletas u otros documentos, que acompajian la rendicién no deben tener errores, enmendaduras ni borrones. No se aceptaran como documentos probatorios del gasto realizado, facturas y/ 0 boletas u otros documentos, que estén ilegibles o borrosos. Articulo 21° Las facturas y/ o boletas u otros documentos de los gastos efectuados deberan tener fecha posterior a la fecha de Decreto que apruebe el otorgamiento de la subvencién o aporte. Articulo 22° Deben adjuntarse a la rendicién de cuentas unicamente facturas y/ 0 boletas u otros documentos de rendicién, en originales como documento respaldatorio® del gasto. De producirse alguna perdida de la documentacién original,.’’s aceptaran fotocopias legalizadas o autentificadas ante Notario. * Articulo 23° . Las Instituciones que por algtin motivo no pueden rendir cuenta en la fectid determinada en el convenio, deberén justificar fundadamente la tardanza de su rendici6n.REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE GUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT Las instituciones que no justifiquen la tardanza de su rendicién, no podran optar a nuevos fondos, vale decir la Municipalidad de Puerto Montt, no entregaré nuevos apories 0 subvenciones, mientras la Institucién no haya cumplido con la obligacién de rendir cuenta documentada de los fondos ya concedidos o exista alguna observacién no subsanada, todo lo anterior para dar cumplimiento a las normas impartidas por la Contraloria General de la Reptiblica, mediante Resolucion N° 30 del 11/03/2015 Articulo 24° La Direccion de Administracién y Finanzas remitira mensualmente a la Direccién de Desarrollo Comunitario el listado de las organizaciones que no han efectuado oportunamente la rendicién de fondos. La Direccién de Desarrollo Comunitario a través de su Departamento Administrative, deberd efectuar por escrito el cobro de la rendicién, si en un plazo de 90 dias corridos la institucién beneficiaria no ha efectuado la rendicién, la Direccion de Desarrollo Comunitario, remitird los antecedentes a la Direccién Juridica del Municipio, para que inicie los trémites judiciales tendientes a recuperar los recursos otorgados y no rendidos. Mensuaimente la Direccién de Desarrollo Comunitario emitira un informe a la Direccion de Administracién y Finanzas, con copia a la Direccién de Control, indicando el listado de las organizaciones a las que se les ha realizado el cobro. La Institucién, que por algdn motivo no pudo realizar el proyecto o gast6 menos de lo presupuestado disponiendo de algdn remanente, deberd reintegrar dichos fondos en la Municipalidad de Puerto Montt, la que le otorgard el respectivo comprobante de ingresos, deberd acercarse al Departamento de Contabilidad para gestionar el tramite correspondiente. Los fondos que se otorguen en calidad de subvencién o aporte, deberén ser utilizados exclusivamente para los fines establecidos en el proyecto y convenio respectivo. Las Instituciones receptoras de recursos no tienen facultad para cambiar el destino de éstos, en caso de querer cambiar el destino, deberan requerir nuevamente la autorizacién del Concejo Municipal, para lo cual, deberan ptesentar en oficina de Partes del municipio, carta indicando la solicitud del cambio de destino. Articulo 25° Las subvenciones 0 aportes que otorgue el Municipio a organismos fiscalizados por la Contraloria General de la Republica, deberan rendir cuenta de la transferencia de fondos con un boletin de ingresos emitide por el Organismo receptor, quedando la documentacién respaldatoria de los gastos , en poder del Organismo beneficiado, para revisién de la Contraloria General'dé 7, la Republica, conforme a lo indicado en la Resolucién N° 30 de la Contralor! de fecha 11/05/2015 que fija normas de procedimiento sobre rendicién de cuentas, en su Titulo Ill de Rendicién de Fondos entregados a terceros, SS Cte Y /REGLAMENTO DE OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT Articulo 26° Una vez que a Institucién haya realizado los gastos para los cuales se le otorgé la subvencién deberd suscribir el formulario de Rendicién de cuentas, el que debe ser presentado en el Departamento de Contabilidad de la lustre Municipalidad de Puerto Montt. La organizacién quedara con una copia de la rendicién entregada, la que debe tener ademas la firma y timbre del funcionario que recepcions la citada rendicién de cuentas. Articulo 27° Los formularios y otros antecedentes que se singularizan a continuacion se entienden incorporados al presente reglamento : a) Formulario N°4 de Solicitud con detalle de presupuesio, con impuesto incluido b) Formulario N°2 de Rendiciones de Cuentas. ©) Formulario N° 3 de asistencia TITULO CUARTO. DE LA FISCALIZACION Y CONTROL Articulo 28° No obstante las atribuciones fiscalizadoras de la Contraloria General de la Republica, la Direccién de Control interno del Municipio debera efectuar la revision de las rendiciones de cuentas y las auditorias operativas tendientes a determinar la correcta inversién de los fondos concedidos. Todos los bienes que se adquieran estaran sujetos a fiscalizaciones, tanto de la |. Municipalidad de Puerto Montt, como de la Contraloria Regional de Los Lagos. Articulo 29° Toda rendicién de cuentas no presentada o no aprobada por el Municipio u observada por la Contraloria General, sean totales 0 parciales, generard la obligacién de restituir aquellos recursos no rendido, observados y/o no ejecutados, sin perjuicio de las responsabilidades y sanciones que determine la Ley Articulo 30° Sera de responsabilidad de la Direccién de Desarrollo Comunitario asesorar. técnicamente a las Organizaciones en las materias tratadas en esté. Reglamento, y velar por el cumplimiento de los objetivos sociales dé las? subvenciones 0 aportes concedidos. eREGLAMENTO DE, OTORGAWIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT Articulo 31° Una vez efectuada la rendicién del aporte o subvencién por parte de la organizacién, la Direccién de Administracién y Finanzas remitira para revision de la Direccién de Control, la siguiente documentacién * Formulario N° 1 Convenio Decreto que aprueba convenio y subvencién Resolucién de Pago o egreso Formulario N° 2, con el respaldo indicado en el titulo II del presente reglamento Articulo 32° Derdguese el Reglamento Municipal N° 006 de 25 de julio del 2011 El presente Reglamento comenzard a regir de la fecha de su suscripcién ANOTESE, COMUNIQUESE Y ARCHIVESE. SN i ° ra LOS SOTO OJEDA “ALCALDE (S) DE PUERTO MONTTREGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT CONSIDERACIONES A TENER PRESENTE EN LAS SOLICITUDES Y RENDICIONES DE ‘SUBVENCIONES Y APORTES Los Municipios pueden otorgar subvenciones y aportes para fines especificos a personas juridicas de cardcter ptiblico o privado, sin fines de lucro, que colaboran directamente en el cumplimionto de sus funciones requiriendo del acuerdo del Concejo Municipal Por lo tanto, las solicitudes que se realicen por aportes y subvenciones tienen que estar relacionadas para colaborar en el cumplimiento de las siguientes funciones municipales: (articulo 4 ley 18.695: a) La educacién y la cultura; b) La salud pilblica y fa protecolén de! medio ambiente; ©) La asistencia social y jurdic 4) La capacitacién, la promocién del empleo y el forento productive: @) El turismo, ol deporte y la recreacién; f) La urbanizacién y la vielidad urbana y rural; g)_ La.construccién de viviendas sociales e infraestructuras sanitarias; fh) El transporte y transite piblicos; i) La prevencién de riesgos y la prestacién de auxilio en situaciones de emergencia o catdstrofes; j)_ El apoyo y el fomento de medidas de prevencién en materia de seguridad ciudadana y colaborar en su Implementacién, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso segundo del articulo 101 de la Constitucion Politica )_La promocién de la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, y I). El desarrollo de actividades de interés comin en el Ambito local 1) Documentos que se deben presentar para solicitar subvencién y aporte Documentos requeridos segtin art 8 del Regiamento Las organizaciones que soliciten subvenciones 0 aportes deberén presentar los siguientes antecedentes y cumpiirlos requisitos indicados: + Carta 0 solicitud presentada al st. Alcalde y Concejo Municipal, firmada por presid y tesorero 0 representante legal. Formulario de Solicitud con detalle de presuouesto, con impuesto incluido, Fotocopia de Rol Unico Tributario Fotocopia cédula identidad Presidente y Tesorero Certiicado de vigencia de Personalidad juridica, dicho certificado deberd al de firmar contrato tener vigencia superior a la fecha de rendicién de los fo otorgar. ‘+ Fotocopia libreta Ahorro de la Organizacién o Fotocopia de cartola de cuenta corrient&= ‘cuenta vista, chequera elecirénica de un Banco a nombre de la Organizacién + Cettificado Inscripoién en Registros de personas Juridicas receptoras de fondos pablicos, segin Ley N° 19.862, otorgado por la Direccién de Desarrollo Comunitario Municipal o disponible también en www recistro19862.cl + Cettificado de no deuda y que no tiene subvenciones observadas, otorgado por el Departamento de Contabilidad. + Cotizacién referencial cuando se solicite la compra de implementacién deportiva, implementacion para funcionamiento de organizacién, bienes muebles, pasajes, arriendo de buses, materiales de construccién, hospedajes y contratacién de servicios. No se requeriré cotizacién para subvenciones solicitadas para funcionamiento de la organizacién, como por ejemplo agua, luz, gas, lefia_u otros combustibles, compra de alimentos para funcionamiento, pago de sueldos, medicamentos, 15REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONT + En caso de que el proyecto sea de tipo mejoramiento, construccién, reparacion, ‘ampliacién e implementacién de espacios comunitarios menor a 100 UTM, se deberd presentar ademas: ‘© Desoripcién detellada de! proyecto y plazo de ejecucién © Plano si corresponde, © 1 presupuesto referencial detallado por partidas, indicando condiciones de ago, firmada por proveedor del érea de la construccién (indicando razin social, rut, nombre y teléfono de contacto) © Comodato del terreno o recinto, o la escritura de la propiedad de la institucion + En caso de que el proyecto sea de tipo mejoramiento, construccién, reparacién, ‘ampliacién e implementacién de espacios comunitarios mayor a 100 UTM, se deberd presentar ademas: ‘© Desoripcién detellada con especificaciones técnicas de! proyecto y plazo de ejecucién © Plano si corresponde, © 3 presupuestos referenciales por partidas, indicando condiciones de pago, firmadas por proveedores del étea de la construccién (indicando razén soci rut, nombre y teléfono de contacto} © Comodato del terreno 0 recinto, o la esoritura de la propiedad de la institucién La Municipatidad silo requiete podré solicitar copia de estatuto de la organizacién a fin de verificar que los fondos solicitados van en funcién de la razén por la cual fue creada la corganizacién. Esta Documentacién debe ser presentada en la oficina de partes de la Municipalidad de Puerto Montt 2) Rendicién de Subvencién y aportes Municipales Las instituciones que sean beneficiadas con subvenciones 0 aportes municipales, deberan rendir cuenta documentada con boletas y/o facturas que acrediten la utilizacién de los fondos entregados, las que deberdn venir adjuntas al formulario de rendicién de cuentas. En el caso de pasajes aéreos y pasajes en bus o de cualquier otro medio de verificacién de movilizacién se podra adjuntar boleto original o electrénico, o documento que acredite el uso del medio de transporte utilizado, Identificando el nombre, R.U.T., direccién y teléfono de quien Co quienes utilizaron el servicic En casos muy excepcionales y en el evento que no sea factible acreditar un determinado gesto en la forma antes indicada, Ia entidad solicitante deberd realizar una declaracion jurada, firmada por el presidente y tesorero o representante legal, que indique que los pagos realizados fueron utiizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo especifico de! monto realizado, indicando: + La individualizacién y domiciio del prestador del servicio y/o vendedor de tos adquitidos segin corresponda La Naturaleza, objeto de la compra o servicio Fecha Cantidad y monto Documento de recibo de dinero del prestador del servicioREGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE. EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZAGIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONTT. Gastos incurridos en el extranjero Los gastos incurrides en el extranjero deberan respaldarse por quien rinde la cuenta con documentos auténticos emitidos en el exterior y acreditarse los pagos efectuados de conformidad con les disposiciones legales vigentes en el pals respective. Dichos documentos de respaldo deberan indicar, a lo menos + La individualizacién y domiciio del prestador del servicio Y/o vendedor de los bienes adquiridos segiin corresponda + LaNaturaleza, objeto de ia compra 0 servicio © Fecha ‘+ Monto de la operacion Si el detalle del gasto no viniese en Espanol, ta entidad beneficiaria deberd adjuntar traducoién de! documento, firmada por Presidente y Tesorero o representante legal de la institucién, En aquellos casos en que el gasto se exprese en moneda extranjera, para determinar el valor Gel tipo de cambio, se hard en funcién del tipo de cambio vigente al momento de realizarse la compra o contratacién del servicio. La entidad beneficiada deberé presentar en documento adjunto calculo de cambio de moneda indicando fecha de operacién, valor tipo de cambio y valor de transaccién a peso chileno. En casos muy excepcionales y en el evento que no sea factible acreditar un determinado gasto en la forma antes indicada, la entidad solicitante deberd realizar una dectaracién jurada, firmada por el presidente y tesorero o representante legal, que indique que los pagos realizados fueron utilizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo especifico del monto realizedo, indicando: * La individualizacién y domicilio del prestador del servicio yio vendedor de los dienes adquiridos segtin corresponda La Naturaleza, objeto de la compra o servicio Fecha Cantidad y monto Documento de recibo de dinero de! prestador del servicio Sern responsables del manejo, rendicién documentada de los recursos otorgados, en la forma y condiciones estipuladas en este regiamento el presidente y tesorero de la Institucion receptoras de los fondos. Los fondos otorgados como subvencién deben ser aplicados a las finalidades para lo cual fueron otorgados, no pueden por tanto ser invertidos en fines distintos ni ines diversos. Cada una de las boletas, facturas 0 recibos que conforman la documentacién soportante de la rendicion de cuentas deberdn especificar detalladamente los articuios, implementos 0 servicios adquitidos, a excepcién de los pasajes aéreos o de movilizacién qus se podra adjuntar boleto original o electrénico © documento que acredite el uso del medi transporte utilizado Cuando las instituciones incluyan gastos por actividades como viajes, alojamiento, com otros que involucren mas personas se deben adjuntar las néminas de los participant proyecto y beneficiarios y deben contener: ‘* nombre, + RUT, * telefono, Con la ratificacién del presidente, tesorero o representante legal 4REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZAGIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONT. Los monitores que realicen talleres deben presenter boletas de honorarios, ademas de presentar fichas de asistencia de los participantes, que indiquen : + nombre, © RUT. ‘= yfirma de tas personas beneficiadas, fecha y lugar y dias en que se realizé la capacitacién ( segtin formato adjunto) Con la ratificacién det presidente, tesorero o representante legal Es aconsejable que les boletas de honorarios no presenten desglose de impuesto y en caso de venir el impuesto desglosado se debe acompaiiar el formulario de! pago del mismo. Se debera acompaiiar a la rendicién fotografias u otros medios de prueba del evento, servicios prestados 0 productos adquiridos Las facturas que contengan la rendicién de cuenta deben ser extendidas a nombre de la Organizacién ejecutora del proyecto. Podran presentarse facturas y/ 0 boletas u otros documentos, con fecha anterior o posterior a la fecha de realizacién del evento, siempre que se haya considerado en la solicitud ( Form N*1) y se encuentre el gasto justificado a esa fecha. Las facturas y/ 0 boletas u otros documentos de rendicién, deberén ser todas refrendadas al dorso del respectivo documento con el timbre y Ia firma del presidente y tesorero de la Institucién. El Departamento de Contabilidad entregaré a las orgenizaciones beneficiadas con subvenciones 0 aportes municipales un formulario de rencicién de cuentas de Subvenciones Municipales (formulario NI 2), el que las Instituciones deberén completar de manera muy ordenada y detaliada, con letra legible y siguiendo el orden cronolégico de la secuencia de los gastos, conteniendo, a lo menos los siguientes datos Individualizacién de la Institucién beneficiada RUT Institucion, Namero del Decreto de otorgamiento de fonds. Fondos totales recibidos por la Inslitucién beneficiada. Fondos totales rendidos por la Institucién beneficiada, Detalle de la rendicién de cuentas, la que incur, a lo menos, © Fecha de emisién de la boleta o factura, © Numero de la boleta o factura 0 detalle de otros documentos de respaldo © Nombre de! proveedor. © Especificacién de la adquisicién efectuada por cada uno de los documentos soportante de la rendicidn de cuentas. Monto de la factura 0 boleta u otros documentos de respaldo, que constituy gasto, © Nombre firma y n° de teléfono de las personas que son responsables, el convenio de rendir cuenta documentada de los fondos concedidos. S DIRECCION 4 ‘CONTROL + _INTERNO La utiizacién del formulario de rendicién de cuentas, sera obligatorio para todas\ Instituciones que reciban subvenciones 0 aportes municipales, debe llevar de man’ obligatoria la firma del Presidente, Tesorero y timbre de la organizacién, al igual que las facturas y/ 0 boletas u otros documentos de rendicién Les factura, boletas u otros documentos, que acompafian la rendicién no deben tener errores, enmendaduras ni borrones. No se aceptaran como documentos probatorios del gasto realizado, facturas y/ 0 boletas u otros documentos, que estén ilegibles 0 borrosos.REGLAMENTO DE_OTORGAMIENTO Y RENDICIONES DE CUENTAS DE SUBVENCIONES Y APORTES QUE EFECTUA EL MUNICIPIO A ORGANIZACIONES DE LA COMUNA DE PUERTO MONT. Las facturas y/ 0 boletas u otros documentos de los gastos efectuados deberdn tener fecha posterior ala fecha de Decreto que apruebe el otorgamiento de la subvencién o aporte. Deben adjuntarse 2 la rendiciin de cuentas Unicamente facturas y/ o boletas u otros documentos de rendicién, en originales como documento respaldatorio del gesto. De producirse alguna perdida de la documentacién original, se aceptaran fotocopias legalizadas 0 autentificadas ante Notario, Las Instituciones que por algiin motivo no pueden rendir cuenta en la fecha determinada en el contrato, deberén justificar fundadamente la tardanza de su rendicién, Las instituciones que no justifiquen la tardanza de su rendicién, no podran optar a nuevos fondos, vale decir la Municipalidad de Puerto Montt, no entregaré nuevos aportes 0 subvenciones, mientras la Institucién no haya cumplido con la obligacién de rendir cuenta documentada de los fondos ya concedides o exista alguna observacin no subsanada, todo lo anterior para dar cumplimiento a las normas impartidas por a Contraloria General de la Republica, mediante Resolucién N° 30 del 11/03/2015 La Institucién, que por algtin motive no pudo realizar el proyecto o gasto menos de lo presupuestado disponiendo de alglin remanente, debera reintegrar dichos fondos en la Municipalidad de Puerto Montt, la que le otorgard el respectivo comprobante de ingresos, debera acercarse al Departamento de Contabilidad para gestionar el tramite correspondiente. Los fondos que se otorguen en calidad de subvencién o aporte, deberan ser utilizados ‘exclusivamente para los fines establecidos en el proyecto y convenio respective. Las Instituciones receptoras de recursos no tienen facultad para cambiar el destino de éstos, fen caso de querer cambiar el destino, deberan requerir nuevamente la autorizacion del Concejo Municipal, para lo cul, deberdn presentar en oficina de Partes del municipio, carta indicando ia solicitud del cambio de destino, Una vez que la Institucién haya realizado los gastos para los cuales se le otorgé la subvencién debera suscribir el formulario de Rendicién de cuentas, el que debe ser presentado en el Departamento de Contabilidad de fa llustre Municipalidad de Puerto Montt,. Es importante que la organizacién se quede con una copia de la rendici6n entregada, la que debe tener ademas lafirma y timbre del funcionario que recepcioné la citada rendicién de cuentas, INTERNO * +9, DIREC OR A & < Gr WS yoy xyCSNOMITTS OFTIOD ‘oi ONOSTTL ana Joxas| ‘ONwaLVW OarTIaa¥ ‘ontaiva oarrtady SaUaHON (0193A0Wd 0 OLNGNA SORVIDIINIE ‘oy oweng a@ © cs ez % z % % ¥ w @ ra m a wr COMONIOTE ORGS [ATW 5 ne eee “am ‘onuaivel ooraay ‘onesiva OarrTady ‘SeuaNON N HOLDaAOHd 0 ONIN SOlMVIDIdINIE ida owenyw w w © w e % = = = ‘OSNOHISSTS ORION PAW 5 Si oeainaL Be “sm onaivw oarnaay ‘onwalvs oarnady ‘SaUEHION w 1O193A0Ud 0 OLNBAS ‘sOmvioI4aNaa 7owawosa vwI¥ls APAL ANC LES S DIRECCION BINSOISNe VINM CSNONLSETS ORBIT Kk ONOSTBL aw loxas ‘ONWaLV OaITTaaY ‘onteiive OITIadY ‘SaUGNON TOIDaAOUd 0 OLNINS SOlwvINIg3N3@ rea splawcuons