1. ELEMENTOS DEL SISTEMA EMPOWERMENT Para poder lograr la efectividad que brinda el sistema Empowerment, es necesario localizar ciertos elementos en una empresa tales como la confianza, responsabilidad, trabajo en equipo, libertad para tomar decisiones, cultura amplia sobre el mejoramiento continuo y sobre todo crear conciencia sobre la importancia que tiene mejorar el nivel de vida tanto personal como de la empresa misma. 1.1.- HACIA EL EMPOWERMENT Una buena manera de comenzar a desarrollar el "ZAPP*” en un grupo de trabajo es identificar las oportunidades que brinda Empowerment. Estas son oportunidades para compartir: tareas importantes, responsabilidades y la autoridad en la toma de decisiones en el grupo de trabajo como se menciona anteriormente. * Zapp. Empowerment .- como otorgar poder y autoridad a su equipo de trabajo.Quizé una responsabilidad que se esta tomando en estos momentos y que ademas le quita bastante tiempo desempefiarla, puede ser un desafio y una oportunidad de desarrollo para alguien mas. Es posible qué una tarea hecha a un niyel superior dentro de cualquier grupo de trabajo la pueda realizar una persona del mismo grupo pero con menos experiencia. En consecuencia, lo que trata de hacer Empowerment es. humanizar las organizaciones ¢ instituciones; como disefiarlas de manera que sirvan mejor a los propésitos de sus miembros a la vez que sigan percibiendo efectivamente sus propios propésitos. Hacerlo requiere generalmente un cambio tanto en su forma como en su funcionamiento.1.1.2.- DESARROLLO DEL ZAPP Y SAPP. Empowerment no camina por si solo; el personal debe de estar lo suficientemente motivado y capacitado para poder lograr tener més responsabilidades y realizarlas de una manera satisfactoria. PASOS PARA GENERAR EL" ZAPP'" PASO No. menospreciar a la gente, ni hacerla sentirse inferior atin cuando Mantenga la autoestima,-. No exista un problema, decir justamente lo que se tiene que decir para que las personas se sientan tranquilas. Hacerle ver sus cualidades de una manera positiva con respecto a su trabajo. Evitar los elogios que no sean sinceros o fuera de la realidad.PASO No. .- Escuchar y responder con empatia.- Escuchar con atencién a las personas cuando planteen sus problemas, mirndolas a los ojos, después repetitles en resumen del mensaje para hacerles saber que han sido escuchadas. Poner especial cuidado en su tono de voz, su lenguaje corporal, la expresién facial. Después hay que responder con empatia, dar una respuesta apropiada y responder, més que a las palabras, a lo que esta detris de ellas. De esta manera las personas pueden darse cuenta de lo que se les ha escuchado y considerado y que su jefe esté con ellos y no en su contra, PASO No. 3. Pedir ayuda para resolver los problemas.- Dirijase al alma del Zapp: ofesca ayuda sin tomar la responsabilidad. Dejar que la gente se aduefie del problema, de la idea para resolverlo y del reto de hacer que su idea tenga éxito. Esto es dar las herramientas y todas las facilidades para que cada quien resuelva por si mismo sus problemas.Para zappaer a la gente de manera efectiva, hay que motivarla para que participe y asuma la responsabilidad, asegurese de que van a tomar esa responsabilidad y que van a cumplir; para esto hay que oftecerles ayuda, lo que significa mantenerse en contacto con las personas, saber lo que hacen, lo que tienen planeado y mantenerlas en le camino adecuado. Es decir EJERCER EL CONTROL. " SAPP".- Bs todo aquello que roba la energfa inspiradora lo que logra que aumente el éxito. - ¢ acaparar el poder 2. Ejemplos que Sappean a la gente: * Confusién * no ser escuchados * Falta de confianza * Quien le resuelva los problemas por uno * Ignorar que se esta haciendo bien las cosas * falta de recursos suficientes para hacer bien el trabajo * Creer que uno no es importanteCuando al personal se le Sappea se siente: * El trabajo le pertenece a la compafiia * Se esta haciendo solo lo que se le pide * El trabajo no importa realmente * No se sabe que tan bien hace su trabajo * Se tiene poco o ningiin control sobre su trabajo Cuando al personal se le Zappea se siente: * El trabajo le pertenece * Sabe donde esté ubicado * Puede dar opinién acerca de las cosas * Es responsable * El trabajo cuenta para algo * Uno tiene el control sobre el trabajoEjemplos de lo que Zappea al personal: * Responsabilidad * Confianza * Ser escuchada * Trabajo en equipo * Resolucién de problemas en equipo * Elogios * Reconocimiento por ideas * Saber porque uno es importante para la organizacién * Direceién * Comunicacién Para que el Zapp funcione el personal necesita: * Direccién.- (Areas de resultados clave, metas y mediciones) © Conocimiento.- ( Habilidad, Entrenamiento, informacién ) © Recursos.- ( Herramientas, materiales, facilidades, dinero) © Apoyo. (Aprobacién, entrenamiento, retroinformacién, motivacién).1.1.3.- IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES Para lograr identificar las oportunidades para aplicacién de Empowerment, es necesario realizarse una serie de preguntas que a continuacién se mencionarén: piense en una tarea o responsabilidad que usted pueda compartir con alguien en su grupo de trabajo (0 con el grupo entero trabajando como un equipo ) la cual ayudarfa a desarrollar y aconferir Empowerment a esa(s) persona(s) y quién podria asumir sa tarea o responsabilidad. 2.- Cuales son las principales actividades involucradas en la ejecucién de esta tarea o responsabilidad. 3.- Cuales son las principales decisiones involucradas. 4.- Observe las actividades y las decisiones involucradas en esta tarea o responsabilidad. ; Que necesitaria(n) la(s) persona(s) que asume(n) esta responsabilidad para tener éxito? 4g Que necesitaria(n) aprender esta(s) persona(s)?. 105.- 4 Qué apoyo necesitaria(n) esta(s) persona(s) de mi parte y de otros miembros miembros de la organizacién? 6.- ¢ Que obsticulos ¢ inquietudes podrian interferir en el camino del éxito? 2 Como podrfan ser superados? ‘Una vez realizadas estas preguntas y analizadas es probable que se halla identificado una oportunidad que se necesita Empowerment. Si es asi, el siguiente paso es discutir con la(s) persona(s) para conocer lo que piensa(n) acerca de la idea. Se recomienda que la préxima vez que se trabaje en este proceso, se piense también en las tareas o responsabilidades manejadas por otras personaé diferentes a usted. Quizé existan responsabilidades manejadas solamente por personas con mayor antigtiedad que puedan ser realizadas por otras personas con menos experiencia. Distribuir estas responsabilidades en el grupo de trabajo resultard un mayor desarrollo y Empowerment para todos. "1.2.- LOS CAMPOS DE EMPOWERMENT ¢ Que afecta el Empowerment ? Tres factores claves afectan el nivel Zapp de su grupo de trabajo; los sistemas, el.medio ambiente en la organizacién y su liderazgo. sobre estos campos el Empowerment es construido y se mantiene, por ello los llamamos campos del Empowerment.1.2.1.- DISENO DE PUESTO Descrito de manera simple, el disefio de puesto es lo que la gente hace en su trabajo, Sin embargo esto no es tan simple cuando consideran los diversos aspectos que conforman "lo que la gente hace en su puesto." * Las tareas y responsabilidades del puesto. * Bl nivel de autoridad. * Que se produce ( el rendimiento y los resultados ). * Con que persona trabaja o interactiia en el puesto. * Los conocimientos, destrezas y habilidades que se necesitan. Estos factores, determinan lo que las personas hacen en un puesto (el " disefio " del puesto). El disefio. del puesto se considera un campo del Empowerment debido al enorme efecto que factores tales como tareas, responsabilidades y nivel de oportunidad tienen sobre cl Empowerment. 3Principios del disefio de puesto: 1.- Haga significativos los puestos. 2.- proporciones variedad y desafio. 3. Haga de la responsabilidad y de la autoridad una parte del puesto. 4,- Brinde oportunidades de puesto y desarrollo. * 5.- Adapte los trabajos a los estilos, motivaciones y aptitudes individuales. 6.- Estimule el contacto directo con proveedores y clientes. 1- Haga significativos los puestos.- Para que un puesto tenga Zapp, tanto el trabajo como los resultados deben ser significativos. ‘Las personas sc Henan de Ja fuerza del Zapp cuando saben que su trabajo es importante para Ia efectividad del grupo de trabajo y el éxito de la organizacién. Cuando la gente siente que cualquier par de manos puede hacer su trabajo y que sus propias habilidades no son muy importantes, existe mayor probabilidad de que se sientan desalientados e influidos de Sapp. “2+ Proporcione variedad y desafio- Las personas necesitan variedad y desafio en sus trabajos, pues hacer las mismas cosas todos los dias aburre y termina con el entusiasmo. Ejecutar diferentes funciones, utilizar distintas destrezas, trabajar con gente diferente en diversos ambientes y enfrentarse a situaciones desafiantes son elementos claves del Zapp. Haga de la responsabilidad y la autoridad una parte del puesto.- E| Empowerment en un puesto es la consecuencia de tener la responsabilidad de una" parte importante del negocio " y Ia autoridad para tomar decisiones acerca del puesto. Brinde oportunidades de entrenamiento y desarrollo.- Cuando las personas aumenten el alcance de sus trabajos y toman nuevas _responsabilidades, _necesitan entrenamiento adicional ya que la capacitacién técnica por si sola no se suficiente. ‘A medida que los empleados persiguen un continuo mejoramiento y desarrollan sus habilidades de andlisis y solucién de problemas, pueden hacer contribuciones innovadoras. 65.- Adapte tos trabajos a los estilos, motivaciones y aptitudes individuales.- Las personas estin haciendo més satisfechas y hacen mejor su trabajo cuando sus funciones estin de acuerdo con sus estilos, con lo que hacen bien y quieren hacer. 6.- Estimule el contacto directo con proveedores y clientes.- Una forma importante de Empowerment en el trabajo es que las personas tengan contacto directo con los clientes y proveedores ya sean internos o externos Las personas cercanas al cliente entienden lo que quieren y porque. Conocer los requisitos del cliente es esencial para satisfacerlos. El contacto con proveedores y clientes se puede estimular de varias formas. Algunas ideas para estimular contacto son: * Traer a los clientes como consejeros. * Enviar a las personas para que se retinan con los clientes y proveedores. * Organizar reuniones para rendir cuentas entre las personas que tienen contacto con los clientes internos y las personas de los puestos de trabajo. 61.2.2.- PRINCIPIOS DE LIDERAZGO 1.~ Delegue lo que otros pueden hacer. 2.- Estimule las ideas, iniciativa y toma de riesgos. 3.- Asegiirese de que la gente tenga metas y entérese de como Jas logra. 4.-Delegue para desafiar, desarrollar e infundir Empowerment. 5. Asesore para asegurar el éxito. 6. Refuerce el buen trabajo y los buenos intentos. 7.- Comparta informacién, conocimientos y habilidades. 8.- Valore, conte y respete a cada persona. 9.- Suministre apoyo sin tomar el mando. 10.-Praetique lo que predica. I Delegue lo que otros pueden hacer.- Las personas en el grupo de trabajo pueden manejar tareas y responsabilidades que los lideres asumen como "sus responsabilidades" pero delegarlas puede ser dificiles para los lideres, especialmente cuando existe una probabilidad de una reaccién negativa si las cosas no van bien al principio. 72+ Estimule las ideas, iniciativa y toma de riesgos.- Hoy las personas no se contentan solamente con su trabajo. Tienen ideas para hacer su trabajo y quieren practicarlas. Los lideres que dan esa fuerza vigorizante de Zapp crean un ambiente que apoya la iniciativa, la creatividad y la toma apropiada de riesgos. 3.- Asegiirese de que la gente tenga metas y enterese de cémo las logra.- La gente trabaja mejor cuando tiene metas que cumplir y saben silos estén haciendo bien. Los empleados con Empowerment generalmente tienen un papel mayor en el establecimiento de metas, pero aun es responsabilidad del Iider asegurar que esas metas sean justas y claras para todos. 4- Delegue para desafiar, desarrollar e infundir Empowerment Delegar es una de las maneras més efectivas y directas del Empowerment. Estimula a las personas a maximizar sus talentos, habilidades y conocimientos y al hacerlo, desarrollan y resaltan las habilidades y destrezas. 5 Asesore para asegurar el éxito. Toda persona se beneficia de un buen asesor. La asesoria es especialmente importante cuando las personas asumen nuevas tareas y responsabilidades. Un buen asesor puede representar la diferencia entre el éxito y el fracaso. 8~ Refuerce el buen trabajo y los buenos intentos.- El reconocer a las personas cuando han hecho un buen trabajo es una forma facil pero frecuentemente ignorada de infundirlos de Zapp. Reforzar los buenos intentos es de suma importancia. Observar lo que alguien hizo bien en una asignacién o proyecto, atin cuando hubo problemas, incrementa la autoestima de esa persona y lo alienta a repetir lo que hizo bien. , 7 Comparta informacién, conocimiento y habilidades.- Mientras mas conozcan las personas de lo que esta sucediendo en la organizacién y en el grupo de trabajo mejor pueden manejarse asi mas. La informacién es un recurso vital para las personas que trabajan en un ambiente con Empowerment. Los buenos lideres comparten conocimientos, experiencias y habilidades especialmente con los nuevos empleados y las personas que estin asumiendo nuevas responsabilidades. 8.- Valore, confie y respete a cada persona.- La confianza y el respeto son claves para formar un clima que apoye a la gente a realizar su trabajo. Debido a que el lider es un modelo a seguir, es importante aprovechar cada oportunidad, para mostrarle a los miembros del grupo de trabajo qué tan valioso son. 1”9.- Suministre apoyo sin tomar el mando.- Ya sea que las personas estén implementando una nueva idea o complementando un proyecto, los lideres necesitan apoyar sus esfuerzos sin asumir el mando cuando las cosas resulten mal o sienten que pudieron hacerlas mejor. El apoyo puede ser de muchas formas: asesorar a alguien para que se ocupe de la defensa de una nueva idea, “allanar el camino" en otras unidades para alguien que esté asumiendo una nueva tarea, obtener el compromiso del jefe para una iniciativa propuesta por alguien del grupo o estimular a un empleado para que se mantenga firme en ello cuando las cosas se ponen dificiles. 10.- Practique lo que predica.- Practicar-lo que se predica significa aplicar los principios de Empowerment en lugar de solamente hablar de un juego. Es asegurarse de que las acciones apoyen a las palabras. Los lideres que infunden Zapp: dicen a las personas que son importantes y se los demuestran con acciones. 201.2.3.- PRINCIPIOS DE SISTEMAS Y AMBIENTE. 1.- Establezea una clara visién del Empowerment. 2. Apoye los esfuerzos para el Empowerment en todas las reas. 3. Diriga por medio de la visién y de los valores. 4. Ajuste los sistemas, politicas y procedimientos para apoyar la visin y los valores. 5.- Comparta la informacién abiertamente y estimule la comunicacién en todas las direcciones. 6.- Suministre el entrenamiento y los recursos que la gente necesita para hacer su trabajo. 1. Establezca una visién del Empowerment.- Para que ocurra y crezca, el Empowerment debe formar parte de una visin global, de la estrategia y del enfoque de la organizacién para dirigit asu gente. El personal debe de entender ésa visién del Empowerment y cémo se aplica a sus trabajos, a las organizaciones y a las organizacién como un todo. 22 Apoye los esfuerzos del Empowerment en todas sus dreas.- Para que el Empowerment permanezca, toda la organizacién debe apoyarlo. Los lideres deben comprometerse con el Empowerment y saber como apoyarlo. El Zapp también debe ser reforzado por los sistemas y las politicas de Ia organizacién, desde la seleccién y promocién hasta la evaluacién del desempefio. 3.- Diriga por medio de la visién y de los valores.- Una organizacién que brinda la fuerza vigorizante del Zapp, establece una visién solida y precisa de lo que la organizacién pretende ser para guiar a las personas en el desempefio de sus trabajos. También posee fuertes valores acerca de lo que la organizacién cree importante. Conocer a visién y los valores da al personal unas pautas claras para las decisiones y los esfuerzos. Cuando una organizacién pone en prdctica su visién y sus valores se estimula y se guia al personal. 4. Ajuste los sistemas, politicas y procedimientos para apoyar Ia visién y los valores.- Si los sistemas, politicas y procedimientos estin en contradiccién con la visién y los valores establecidos por la organizacién, las personas se confunden y no estan seguras de cémo actuar. 2Las contradicciones entre cémo puede operar Ia organizacién y como Io hace realmente son una de las principales fuentes de desaliento e influencia del Sapp. 5.- Comparta la informacién abiertamente y estimule Ja comunicacién en todas las direcciones.- Las personas desean y izacién, sean necesitan saber lo que est sucediendo en la org: éxito 0 problemas. Una organizacién que infunde Zapp comunica los planes, los cambios en las operaciones comerciales y el las. principales politicas y sistemas a todos los niveles en forma abierta y oportuna. El compartir ideas ¢ informacién hace que una organizacién sea mis efectiva y que hay confianza y compromiso a medida que las personas conocen més acerca los problemas y retos que cada uno enfrenta. 6. Suministre el entrenamiento y los recursos que la gente necesita para hacer su trabajo.- No es suficiente que la organizacién diga que la capacitacién debe ser parte del trabajo de cada uno, también debe apoyar el entrenamiento y el desarrollo del personal, fijando el tiempo y los recursos necesarios. Una organizacién que brinda Zapp también suministra otros recursos como tiempo, dinero, equipo, infirmacién e instalaciones que las personas necesitan para realizar su trabajo efectivamente. 21.2.4. HACIA EL LIDERAZGO DEL EMPOWERMENT Cambio gradual. El proceso hacia el Empowerment es una transicién gradual tanto para el lider como para su unidad. La clave del proceso es que el lider empiece a delegar responsabilidad a su personal para tomar decisiones acerca del trabajo. Cuando su personal tenga éxito, el lider tendra a contianza necesaria para compartir mas responsabilidad y autoridad, de tal forma que pueda dedicar mayor tiempo a las dreas donde tiene mayor impacto. Una forma de examinar esta transicién hacia el Empowerment es observar los 5 niveles de ZAPP, cada uno caracterizado por funciones, responsabilidades y comportamientos cambiantes por parte del lider y el grupo de trabajo. aNIVEL UNO .- Cadena de Autoridad. Un ambiente sin Empowerment; sitia al lider arriba y apartado del grupo de trabajo. * EL Lider: - Se sitta entre el grupo y la alta gerencia en la“ cadena de autoridad” - Tiene absoluta autoridad para la toma de decisiones. «se distingue por su titulo y posicién. * Los miembros del grupo: - Siguen ordenes. - Trabajan para el lider mAs que uno con el otro. - Tienen acceso limitado a la alta gerencia, = Limitan la comunicacién con el lider debido a las posibles consecuencias negativas.NIVEL DOS.- El lider es central: El Iider se mueve desde arriba de los trabajadores hacia el centro de Ia unidad pero aun existe una clara distincién entre lo que el hace y Io que hacen los miembros del grupo. El lider es central para la mayoria de las comunicaciones dentro del grupo y canaliza la comunicacién desde la alta gerencia hacia el grupo. . * El Lider: - Es central para la comunicacién del grupo y para la toma de - Dirige las actividades de todos. - Adopta una politica de puertas abiertas y es ficilmente accesible a los miembros del grupo. * Los miembros del grupo: - Dependen del lider para la informacién. ~ Recurren al lider para las decisiones . Ks ee »NIVEL TRES.- Transicién: El lider empieza a cambiar la autoridad en la toma de decisiones por tareas bésicas para los miembros del grupo o el grupo de trabajo como un todo. Algunos miembros pueden empezar a asumir responsabilidades que tradicionalmente pertenecen al lider. : El lider también alienta la comunicacién, la cooperacién y el trabajo de equipo entre los miembros del grupo. Sin embargo, el lider aun es “ central “ con respecto al grupo. Especialmente como iniciador de Ja transicién hacia el Empowerment. * Fl lider’ ~ Comparte la autoridad para la toma de decisiones. - Estimula la accién independiente por parte de los miembros del grupo. ~ Promueve el trabajo, la cooperacién y la comunicacién entre los miembros del grupo. - Invierte cada vez mas tiempo en brindar Empowerment. n* Los miembros del grupo: - Tienen Empowerment para tomar decisiones en tareas basicas del trabajo. - Redefinen y amplian el alcance de sus trabajo. - Asumen responsabilidades limitadas que anteriormente asumia el lider. .NIVEL CUATRO.- Colaboracién: El lider se convierte en un colaborador para los miembros del grupo en el nivel cuatro. Las relaciones entre los miembros pueden llegar a ser atin més fuertes. Pueden depender de otros miembros del grupo, tanto como el lider para informacién, ayuda en las decisiones y apoyg. Su aleance de Empowerment se ha ampliado. No solamente los miembros del ‘grupo pueden tomar decisiones acerca de como hacer su trabajo, sino que también asumen muchas de las responsabilidades y decisiones que anteriormente eran del lider. * El lider: - Ha cambiado de hacedor a asesor, entrenador y facilitador. = Trabaja con los miembros del grupo para brindar el Empowerment a las responsabilidades de mayor nivel. ~ Coordina los esfuerzos del grupo. »* Los miembros del grupo: - Hacen las tareas diarias por su cuenta con poca ayuda del lider. = Trabajan muy estrechamente con las personas externas al grupo y, en muchos casos, unos con otros. ~ Asumen muchas responsabilidades que anteriormente eran del lider y tienen autoridad para la toma de decisiones en estas areas.NIVEL CINCO.- Alto nivel de Empowerment: ‘Los miembros del grupo son auténomos. El papel principal del lider es asesoratlos, aconsejarlos y apoyarlos. Los miembros del grupo asurnen la responsabilidad y toman desiciones con respecto 2 las dreas y trabajos; incluyendo Ia mayoria de las responsabilidades que habian sido de su lider. El lider aun provee direccion y actia ‘como un recurso a menudo tratando asuntos ‘externos al grupo. * Bl lider: ~ Apoya y entrena a los miembros del grupo a medida de que ellos asumen responsabilidades cada vez mayores a nivel de liderazgo. ~ Cambia la atencién a actividades y temas externos al grupo. _ Busca nuevas oportunidades de Empowerment. a* Los miembros del grupo: ~ Llegan a ser auténomos, = Se sienten duefios de la mayoria de los aspectos de sus puestos . oS | Miembro infundido de Empowerment. Lider. Miembro del grupo. 2