TUGAS MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
OUTSOURCING DALAM SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
DI PERUSAHAAN
DOSEN:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc
Disusun oleh:
Prima Roza Yulia P056131462.E45
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2014Daftar Isi
BABI
PENDAHULUAN...
2
A, Latar Belakang..nisunnmnnnnnnnnnnese
B. Tujuan Penulisan...
BAB II
PEMBAHASAN .o.sccssessnnnnnnnnnnnnienninnnn
A, QUtSOUFCINE.unnsnsnninnmnnnnnnnnnne
senneeinenennnnnnnnnie
B. Outsourcing dalam Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan .. 5
BAB IV
KESIMPULAN vossscesesennnnnnnnnnninnnnininicneeenee
DAFTAR PUSTAKA ..
wldBABI
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Globalisasi dan meningkatnya kompentisi dalam bisnis membuat banyak organisasi
harus mulai memikirkan kesulitan dalam pengembangan dan pemeliharaan keahlian dan
kemampuan yang dibutuhkan untuk berkompetisi secara efektif. Kemunculan perusahaan-
Perusahaan multinasional menciptakan lingkungan persaingan yang baru yang
membutuhkan strategi perusahaan yang global atau semi global. Hal ini mengarahkan
banyak perusahaan untuk berhubungan dengan strategi sourcing yang bervariasi, seperti
outsourcing, offshoring, offshore outsorcing, nearshoring, dan onshoring,
Dalam makalah ini kita akan lebih banyak membahas mengenai outsourcing
khususnya dalam IT, Sebagai salah satu praktek dalam bisnis, outsourcing berkembang pada
hampir semua bidang. Banyak organisasi saat ini yang melakukan outsource pengembangan
software, inovasi dan R&D, bahkan area fungsional seperti marketing, human resource
administration, finance dan accounting. Praktek outsourcing berkembang sangat pesat
akhir-akhir ini. Dulu mungkin kita tidak pernah mendengar mengenai perusahaan yang
melakukan outsource dalam area riset dan pengembangan, saat ini hal ini sudah biasa.
Alasannya cukup simpel. Suatu organisasi harus mencari dengan balk dan membentuk
aliansi dengan perusahaan yang telah matang dalam proses. Hal ini akan membantu pula
untuk kematangan organisasi tersebut.
Praktek outsourcing dalam IT saat ini telah umum dilaksanankan dalam banyak
organisasi bisnis. Beberapa manfaat didapatkan organisasi dalam penerapan outsourcing ini
yang salah satunya adalah efisiensi. Namun praktek ini juga tidak terlepas dari resiko
kerugian yang besar bagi organisasi yang harus dipertimbangkan secara matang sebelum
penerapannyaTujuan Penulisan
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah memahami prektek outsourcing dalam
sistem dan teknologi informasi dalam suatu perusahaan.BABII
PEMBAHASAN
A. Outsourcing
‘Outsourcing adalah tindakan memindahkan pekerjaan ke pihak eksternal. Orgenisasi
akan selalu dihadapken pada pilihan untuk menambah sumber daya sebagai aset atau untuk
membeli atau membayarnya dari pihak eksternal. Jika perusahaan memilih untuk membeli
atau membayar maka perusahaan tersebut berhubungan dengan outsourcing. Dalam hal
outsourcing, dilakukan transfer produksi, sumber daya untuk melaksanakan pekerjaan dan
membuat keputusan, atau tanggung jawab untuk pembuatan keputusan. Organisasi yang
mentransfer hal tersebut disebut sebagai klien, Sementara itu organisasi yang melaksanakan
pekerjaan dan membuat keputusan adalah vendor, dan cakupan pekerjaannya terdapat
dalam proyek.
Project
| ut
cient Vendor
Gambar 1. Komponen dari outsourcing
Selain klien dan vendor, komponen ketiga adalah proyek. Komponen ini adalah
pekerjaan aktual yang akan pindahkan. Pada masa lalu, pekerjaan yang umumnya di-
outsourcing-kan adalah proyek-proyek manufacturing atau yang menggunaken tenaga Kerja
yang banyak, Seat ini, outsourcing diberlakukan pada bentuk pekerjaan yang lebih sulit,
seperti pengembangan software dalam sistem informasi perusahaan dan R&D.Outsou erusahaan
1g Dalam Sistem dan Teknologi Informa
Outsourcing adalah istilah yang umum dipakai untuk menyatakan sebagian besar
fungsi teknologi informasi yang secara selektif dikontrak dari provider pelayanan eksternal.
Fungsi IS yang umumnya diberlakukan outsourcing adalah pengembangan aplikasi software.
Proses ini mencakup kontrak atau subkontrak dengan organisasi eksternal untuk
pengembangan proyek atau produk software secara parsial atau keseluruhan, pembelian
paket produk software atau aktifitas atau sumber daya yang membeantu dalam siklus
pengembangen software.
Suatu keputusan untuk outsourcing proses teknologi informasi menunjukkan suatu
kepercayaan yang besar pada kualitas dari pelayanan yang didapatkan oleh perusahaan
yang melakukan outsourcing. Banyak perusahaan yang sukses dan puas setelah melakukan
outsourcing. Beberapa lagi menemukan bahwa kesulitan outsourcing dapat penjadi proses
yang kompleks. Beberapa dari perusahaan ini melepaskan diri dari outsourcing dan
berusaha membawa sistem mereka dijalankan oleh pihak dalam perusahaan sendiri.
Mereka menemukan bahwa proses tersebut tidak mudah karena masih kekurangan skill dan
sumber daya, Outsourcing dapat berhasil jika dilaksanankan untuk alasan yang tepat,
mengikuti prosedur dan disertai dengan harapan yang realistis dan pengertian yang tepat
mengenai keuntungan yang akan didapatkan.
Terdapat lima alasan utama mengapa perusahaan ingin melakukan outsourcing.
Yang pertama adalah penghematan, langkah ini dapat menghasilkan Return of Investment
yang lebih besar. Outsourcing fungsi IT/IS perusahaan kepada provider yang ahli merupakan
pendekatan strategis untuk membatasi pembiayaan. Perusahaan yang melakukan
pendekatan outsourcing dengan tepat dapat memperoleh penghematan biaya sampai 40 -
80 persen:
Alasan kedua adalah dengan outsourcing IT/IS perusahaan dapat lebih fokus pada
kompetensi intinya. Dengan menggunakan strategi outsourcing untuk pengembangan
aplikasi, suatu organisasi dapat _memfokuskan profesional sistem informasinya untukmengidentifikasi dan menangani masalah bisnis daripada juga haus menangeni
pemograman aplikasi baru
Ketiga adalah mencapai level staffing yang fleksibel. Penggunaan strategis dari suatu
pendekatan outsourcing dapat menghasilkan peningkatan tanpa meningkatkan pembiayaan
tambahan. Outsourcing memberikan sekumpulan profesional yang memenuhi syarat
tersedia untuk banyak proyek yang unik dan baru. Jika skill khusus yang dibutuhkan oleh
organisasi sulit ditemukan atau membutuhkan biaya yang besar untuk dilaksanakan di
dalam perusahaan itu sendiri, outsourcing dapat menyediakan keahlian yang dibutuhkan.
Keempat adalah memperoleh akses ke sumber daya global. Institusi outsourcing
menekankan bahwa aturan untuk keberhasilan pengembangan bisnis telah berganti. la tidak
lagi menyangkut apa yang kita miliki atau bangun, namun keberhasilan berkaitan dengan
sumber daya dan bakat yang bisa kita dapatkan. Menggunakan keahlian global membuat
perusahaan mendapatkan keuntungan dari tenaga kerja ahli, tanpa menghiraukan lokasi,
dan secara signifikan dapat meningkatkan kualitas yang dapat diberikan. Outsourcing juga
menciptakan kesempatan untuk bisnis yang lebih kecil yang kemampuannya dibatasi oleh
biaya dan batasan geografi.
Kelima adalah mengurangi waktu untuk memasuki pasar. Outsourcing menawarkan
fleksibilitas dan kemampuan bereaksi, membuat bisnis kecil tradisional dapat berkompetisi
secara efektif dengan perusahaan besar. Membantu tenaga kerja yang ada dengan
dukungan offshore dapat memberikan produktifitas selama 24 jam sehari,
Di bawah ini adalah bagan yang menampilkan 10 alasan utama mengapa
perusahaan melakukan outsorcingae oee eee
1, Reduce and control operating costs
2. Improve company focus
3. Gain access to world-class capabilities
4. Free internal resources for other purposes
5. Necessary resources are not available internally
6. Accelerate reengineering benefits
7, Function is difficult to manage internally or is out of|
control
8. Make capital funds available
9, Share risks
10. Cash infusion
Gambar 2, 10 alasan utama perusahaan melakukan outsourcing,
Dalam pemilihan vendor, terdapat 10 faktor utama, dapat dilihat dibagan dibawah
ini:
‘Top 10 Factors in Vendor Selection
1, Commitment to quality
2. Price
3. References/reputation
4. Flexible contract terms
5. Scope of resources
6, Additional value-added capability
7. Cultural match,
8, Existing relationship
9. Location,
10. Other
Gambar 3. 10 faktor pemilihan Vendor
Terdapat 10 faktor utama yang menetukan keberhasilan outsourcing. Dapat dilihat
pada bagan dibawah ini:Does
1. Understand company goals and objectives
2. A strategic vision and plan
3. Select che right vendor
4. Ongoing management of the relationships
5. A properly structured contract.
(6. Open communication with affected individuals/groups
7. Senior executive support and involvement
8. Careful attention to personnel issues
9, Near-term financial justification
10. Use of outside expertise
Gambar 4. 10 faktor yang menentukan kesuksesan outsourcing
10 area bisnis yang sering diterapkan outsourcing dapat di
iat di bagan berikut ini:
eee ee
1, Maintenance and repair
2. Training
3. Applications development
4. Consulting and reengineering
5. Mainframe data centers
6. Client/server services and administration
7. Neework administration
8. Desktop services
9. End-user support
10. Toral IT outsourcing
Gambar 5. 10 area bisnis yang sering diterapkan outsourcing
Dalam pelaksanaan outsourcing, terdapat beberapa penyebab kegagalannya, antara
lain kegagalan dalam membuat pendekatan strategis. Hampir semua bukti menujukkan
betapa pentingnya memastikan bahwa keputusan untuk melakukan outsource dibuat
dengan persfektif strategis dan disertai dengan tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah
kurangnya pengalaman. Kekurangan pengalaman dalam outsourcing akan berimbas pada
kesalahan pengambilan keputusan. Ketiga adalah ketiadaan metode dalam penyampaian
pelayanan oleh vendor. Penyebab kegagalan selanjutnya adalah kegagalan dalam
8memahami peranan IT dalam suatu organisasi dan kapebilitas vendor. Beberapa perusahaan
gagal dalam memahemi bahwe IT bukanlah hanya misi bantuan namun adalah salah satu
proses bisnis yang penting. Selanjutnya adalah tidak dihiraukannya hubungen timbal balik.
Ketergantungan antara beragam proses bisnis dengan IT adalah sangat erat. Jika gagal
dalam memahami hal ini akan menyebabkan kerugian. Penyebab lainnya adalah faktor
manusia atau staf IT. Selanjutnya adalah faktor biaya. Pemilihan supplier yang murah tanpa
melihat kompetensinya adalah suatu kesalahan. Outsourcing adalah untuk meningkatkan
afektifitas dan efisiensi dalam suatu perusahaan.BAB IV
KESIMPULAN
1. Outsourcing adalah tindakan memindahkan pekerjaan ke pihak eksternal.
2, Dalam hal outsourcing, dilakukan transfer produksi, sumber daya untuk
melaksanakan pekerjaan dan membuat keputusan, atau tanggung jawab untuk
pembuatan keputusan.
3. Organisasi yang mentransfer proses bisnis disebut sebagai klien, Sementara itu
organisasi yang melaksanaken pekerjaan dan membuat keputusan adalah vendor,
dan cakupan pekerjaannya terdapat dalam proyek.
4, Outsourcing dalam sistem dan teknologi informasi adalah istilah yang umum
ipakai
untuk menyatakan sebagian besar fungsi teknologi informasi yang secara selektif
dikontrak dari provider pelayanan eksternal.
5. Lima alasan utama mengepa perusahaan ingin melakukan outsourcing:
1. Penghematan
2, Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya
3, Mencapai level staffing yang fleksibel
4, Memperoleh akses ke sumber daya global
5. Mempersingkat waktu untuk memasuki pasar
6. Kegagalan dalam outsourcing dapat disebabkan karena faktor-faktor berikut:
1. Kegagalan dalam membuat pendekatan strategis
2. Kurangnya pengalaman
3. _Ketiadaan metode dalam penyampaian pelayanan oleh vendor
4, Kegagalan dalam memahami peranan IT dalam suatu organisasi dan
kapabilitas vendor
5. Tidak dihiraukannya hubungan timbal balik antara bisnis proses dan IT dan IS
6. Faktor biaya.
10DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. & George M. Marakas. 2011. Management information System. Tenth
Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Power, Mark, et al. 2006. The Outsourcing Handbook, How to Implement a Successful
Outsourcing Process. Kogan Page, London and Philadelphia. Hal 3-5.
Federal Finacial Institution Examination Council. 2004. Outsourcing Tecnology Service
Hal 1.
Aalders, Rob. 2002. IT Outsourcing : Making It Works. Fujitsu Australia Limited,
www. fyjitsu.com.au
a