Microsoft Dynamics AP Module

Cuentas por Pagar
Versión 7.0
03/2007
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Publication Date
March 2007
Tabla de Contenidos i
Tabla de Contenidos
Introducción 7
Aspectos Generales de Cuentas por Pagar ........................................................................................7
Inicio de Cuentas por Pagar...................................................................................................8
Interacción de Cuentas por Pagar ......................................................................................10
Aspectos Generales de la Guía del Usuario.....................................................................................11
¿Qué es lo que abarca la Guía del Usuario? ......................................................................11
¿Quién debe Usar La Guía del Usuario? .............................................................................11
¿Cómo Usar La Guía del Usuario?........................................................................................11
Convenciones de Documentación .....................................................................................................12
Navegar en Microsoft Dynamics SL ...................................................................................................13
Explorar la ventana de Microsoft Dynamics SL.................................................................13
Salir de Microsoft Dynamics SL ...........................................................................................20
Adaptar la Ventana de Microsoft Dynamics SL .................................................................21
Uso de la Barra de Herramientas de Aplicación ..............................................................23
Navegación en Pantallas de Ingreso de Datos ..................................................................26
Sugerencias para Ingreso de Datos ...................................................................................................27
Uso de Teclas de Función ....................................................................................................27
Ver Valores Posibles..............................................................................................................27
Uso de Actualización Rápida ...............................................................................................28
Agregar Notas ........................................................................................................................29
Limpiar Campos de Datos ....................................................................................................29
Guardar Datos ........................................................................................................................29
Sugerencias...........................................................................................................................................31
Sugerencias de Operación....................................................................................................31
Operación Eficiente ..............................................................................................................33
Lista de Referencia Rápida de Actividades.....................................................................................35
¿Cómo Cambio…? ...................................................................................................................35
¿Cómo Cancelo…? ..................................................................................................................35
¿Cómo Cierro...? ....................................................................................................................35
¿Cómo Concilio...?.................................................................................................................35
¿Cómo Defino...? ...................................................................................................................35
¿Cómo Edito...?......................................................................................................................35
¿Cómo Elimino...?..................................................................................................................35
¿Cómo Encuentro...?.............................................................................................................35
¿Cómo Envío...? .....................................................................................................................35
¿Cómo Establezco...? ............................................................................................................36
¿Cómo Genero...? ..................................................................................................................36
¿Cómo Imprimo...? ................................................................................................................36
¿Cómo Ingreso...? ..................................................................................................................36
¿Cómo Inicializo...? ...............................................................................................................36
¿Cómo Libero.?.......................................................................................................................36
ii Cuentas por Pagar
¿Cómo Reviso? ........................................................................................................................37

¿Cómo Selecciono? ................................................................................................................37
¿Cómo Verifico? .....................................................................................................................37
Inicializando Cuentas por Pagar 39

Aspectos Generales .............................................................................................................................39
Formato de Codificación de Registros en Cuentas por Pagar ........................................39
Antes de Empezar .................................................................................................................42
Configurar Cuentas de Contabilidad ................................................................................................43
Definir Decisiones de Sistema para Cuentas por Pagar.................................................................45
Ingresar Datos de Omisión para Reportes 1099 ..............................................................................48
Ingresando Cuentas de Proveedores 51

Antes de Empezar .................................................................................................................51
Definir Tipos de Proveedores ............................................................................................................53
Ingresar Información de Proveedores...............................................................................................54
Ingresar Direcciones de Proveedores ...............................................................................................56
Ingresar Información de Omisión de Proveedores..........................................................................57
Establecer el Estado 1099 de un Proveedor....................................................................................60
Establecer los Saldos Año 1099 de un Proveedor ...........................................................................62
Ingresar Direcciones de Ordenes de Compra de Proveedores......................................................64
Ingresar Información de Omisión de Ordenes de Compra ............................................................65
Ingresar Preferencias del Proveedor para la Entrega de Documentos Electrónicos ................67
Establecer Historial de un Proveedor...............................................................................................69
Procesar Transacciones de Cuentas por Pagar 71

Procesar Transacciones de Cuentas por Pagar .................................................................72
Flujo de Transacciones de Cuentas por Pagar..................................................................74
Procesar Transacciones en Moneda Extranjera................................................................75
Procesar Impuestos ...............................................................................................................75
Operación Eficiente (Sugerencias) .....................................................................................76
Establecer la Historia de Cuentas por Pagar...................................................................................78
Ingresar Documentos y Ajustes .........................................................................................................79
Modificar Impuestos para la Transacción ........................................................................................83
Documentar Ordenes de Compra que requieren Recepción ........................................................85
Documentar Ordenes de Compra sin Recepción.............................................................................91
Ingresar Facturas Rápidas y Anticipos..............................................................................................95
Configurar Documentos Recurrentes................................................................................................98
Generar Documentos Recurrentes ..................................................................................................102
Liberar Documentos de Cuentas por Pagar ...................................................................................104
Aplicar Anticipos................................................................................................................................105
Enlazar y Liberar el Enlace de Documentos con Condiciones de Pago Pay When Paid .........107
Seleccionar Documentos para Pago................................................................................................113
Editar Selecciones de Pago ..............................................................................................................115
Tabla de Contenidos iii
Imprimir Cheques ..............................................................................................................................116

Preparar Cheques Manuales.............................................................................................................119
Reimprimir Cheques..........................................................................................................................121
Cancelar Cheques ..............................................................................................................................123
Conciliar Cheques de Cuentas por Pagar.......................................................................................125
Cerrar Cuentas por Pagar.................................................................................................................127
Cerrar el Año 1099 ............................................................................................................................129
Imprimir Formularios 1099...............................................................................................................130
Enviar Formularios 1099 Electrónicos ............................................................................................131
Revisar Información de Cuentas por Pagar 133

Aspectos Generales ...........................................................................................................................133
Revisar Documentos de Cuentas por Pagar...................................................................................134
Buscar Información de Proveedores ...............................................................................................136
Revisar Historial de Proveedores ....................................................................................................138
Buscar Saldos de Proveedores .........................................................................................................139
Buscar un Proveedor .........................................................................................................................141
Buscar Ordenes de Compra de un Proveedor ...............................................................................142
Revisar Documentos de un Proveedor............................................................................................143
Imprimir Reportes .............................................................................................................................145
Mantenimiento de Datos de Cuentas por Pagar 147

Aspectos Generales ...........................................................................................................................147
Resolver Problemas de Cuentas por Pagar......................................................................147
Editar Documentos de Cuentas por Pagar .....................................................................................148
Eliminar Documentos de Cuentas por Pagar .................................................................................149
Verificar la Integridad de Datos de Cuentas por Pagar...............................................................151
Eliminar Información 1099 ...............................................................................................................152
Pantallas de Transacciones 153

Documentos y Ajustes (03.010.00)................................................................................................153
Documentos y Ajustes, Area Lote ....................................................................................154
Documentos y Ajustes, Area Documento ........................................................................155
Documentos y Ajustes, tarjeta Factura/Ajuste .............................................................157
Documentos y Ajustes, tarjeta Omisión..........................................................................160
Documentos y Ajustes, tarjeta Cambiar .........................................................................162
Documentos y Ajustes, tarjeta Cheque Manual .............................................................163
Documentos y Ajustes, tarjeta Aplicar Ajuste ...............................................................165
Documentos y Ajustes, Area Detalle................................................................................166
Default/Revise Detail (03.010.02) ...................................................................................172
Detalle Compras (03.010.04) ............................................................................................173
Receipts (03.010.06)...........................................................................................................178
Impuestos .............................................................................................................................179
Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00) .....................................................................................181
Facturas Rápidas y Anticipos, Area Documento.............................................................182
Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Factura/Anticipo ..............................................184
iv Cuentas por Pagar
Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Omisión ..............................................................186

Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Cambiar..............................................................188
Facturas Rápidas y Anticipos, Area Detalle ....................................................................189
Registrar Documentos - Pasivo Distribuído (03.025.00) ..............................................................193
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, Area Documento Matriz .........................194
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Documento.................................196
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Omisión.......................................198
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Cambiar ......................................199
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, Area Detalles...........................................200
Cheques Manuales (03.030.00)........................................................................................................202
Cheques Manuales, Area Lote ...........................................................................................203
Cheques Manuales, Area Documento ...............................................................................204
Cheques Manuales, tarjeta Cheque .................................................................................205
Cheques Manuales, tarjeta Compañía .............................................................................207
Cheques Manuales, Area Detalles.....................................................................................208
Cancelar Cheques (03.040.00) ........................................................................................................210
Cancelar Cheques, Area Lote ............................................................................................211
Cancelar Cheques, Area Detalle .......................................................................................212
Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00) ......................................................................214
Editar/Selecc Documentos para Pago, Area Lote ..........................................................215
Editar/Selecc Documentos para Pago, tarjeta Omisión ...............................................216
Editar/Selecc Documentos para Pago, tarjeta Compañía ............................................217
Editar/Selecc Documentos para Pago, Area Detalle .....................................................218
Conciliar Cheques (03.060.00) ........................................................................................................220
Conciliar Cheques, Area Lote............................................................................................221
Conciliar Cheques, Area Detalle.......................................................................................222
Pre-Payment Application (03.070.00) ............................................................................................223
Pay When Paid Link Assistant (03.080.00).....................................................................................227
Pay When Paid Link Entry (03.090.00)...........................................................................................231
Pantallas de Consulta 233

Consulta de Proveedores (03.200.00) ............................................................................................233
Area Seleccionar Compañía ...............................................................................................234
Area Saldo Proveedor .........................................................................................................234
Buscar Proveedor (03.200.01) .........................................................................................................236
Ordenes de Compra (03.200.02).......................................................................................239
Actividad Proveedor (03.200.03) ......................................................................................241
Recepciones (03.200.04)....................................................................................................244
Pantallas de Mantenimiento 247

Revisar Documentos (03.250.00) ....................................................................................................247
Revisar Documentos, Area Documento............................................................................248
Revisar Documentos, tarjeta Detalles Documento ........................................................249
Revisar Documentos, tarjeta Cambiar.............................................................................251
Revisar Documentos, tarjeta Cheque Manual ................................................................252
Revisar Documentos, tarjeta Aplicar Ajuste ..................................................................253
Tabla de Contenidos v
Revisar Documentos, Area Detalles .................................................................................254

Facturas Generadas por la Factura Matriz (03.250.03) ................................................257
Documentos Recurrentes (03.260.00)............................................................................................260
Documentos Recurrentes, Area Documento ...................................................................260
Documentos Recurrentes, tarjeta Detalles Documento ...............................................262
Documentos Recurrentes, tarjeta Cambiar ....................................................................264
Documentos Recurrentes, Area Detalle ..........................................................................265
Proveedores (03.270.00) ..................................................................................................................268
Proveedores, tarjeta Proveedor .......................................................................................271
Proveedores, tarjeta Info Dirección ................................................................................274
Proveedores, (Tarjeta Omisión.........................................................................................277
Proveedores, tarjeta Info 1099.........................................................................................281
Proveedores, tarjeta Info Compras..................................................................................284
Proveedores, tarjeta Documentos ...................................................................................287
Proveedores, tarjeta Entrega Electrónica de Documentos..........................................291
Historial de Proveedores (03.271.00) ............................................................................................296
Direcciones Ordenes Compra (03.272.00) .....................................................................................299
Tipos de Proveedor (03.290.00)......................................................................................................302
Pantallas de Proceso 305

Liberar Documentos CxP (03.400.00).............................................................................................305
Reimprimir Reportes Control (03.410.00) .....................................................................................308
Seleccionar para Pago (03.500.00).................................................................................................311
Seleccionar para Pago, Area Lote...................................................................................312
Seleccionar para Pago, tarjeta Documento....................................................................313
Seleccionar para Pago, tarjeta Compañía ......................................................................315
Seleccionar para Pago, Area Detalle ...............................................................................316
Selección Avanzada (03.500.01) .......................................................................................318
Ver Instrucción Select (03.500.02)...................................................................................320
Previo de Documentos Selecc (03.500.03)......................................................................321
Generar Documentos Recurrentes (03.510.00) ............................................................................322
Generar Documentos Recurrentes, Area Lote................................................................322
Generar Documentos Recurrentes, Area Seleccionar Compañía ................................324
Generar Documentos Recurrentes, Area Detalle...........................................................324
Cerrar Año 1099 (03.530.00) ...........................................................................................................325
Eliminar Detalle CxP (03.540.00)....................................................................................................327
Actualizar Cheques CxP (03.620.20) ..............................................................................................329
Accounts Payable Check Selected Handling (03.620.22)............................................................332
Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00) .................................................................................334
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Selección 1099..............................................334
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Proveedores Seleccionados ........................336
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta El que Paga/Agente .....................................338
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta El que Transmite ..........................................340
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Compañías Seleccionadas ...........................342
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) .....................................................................344
vi Cuentas por Pagar
Pantallas de Configuración e Integridad 351

Control de Cuentas por Pagar (03.950.00) ....................................................................................351
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta Información Cuentas ......................................352
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta Otras Opciones ................................................356
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta 1099...................................................................363
Verificar Integridad (03.990.00) .....................................................................................................365
Reportes 369
Reporte Requerimientos de Efectivo (03.600.00)........................................................................369
Reporte Previo de Cheques (03.610.00) ........................................................................................371
Reporte Cheques (03.620.00) ..........................................................................................................372
Reporte Detalles de Cheques (03.625.00).....................................................................................376
Reporte Registro de Cheques (03.630.00).....................................................................................377
Reporte Transacciones CxP (03.640.00) ........................................................................................379
Reporte Balanza Comprobación Proveedores (03.650.00) .........................................................381
Reporte Balanza Comprob Período Proveed (03.651.00)............................................................383
Reporte Registro de Documentos (03.660.00) ..............................................................................385
Reporte Proveedores-Detalle (03.670.00D) ..................................................................................387
Reporte Proveedores-Resumen (03.670.00S)................................................................................388
Reporte Historial de Proveedores (03.671.00) .............................................................................389
Reporte Direcciones Ordenes Compra (03.672.00)......................................................................390
Reporte Tipos de Proveedor (03.673.00).......................................................................................391
Reporte Antigüedad de CxP-Detalle (03.680.00D).......................................................................392
Reporte Antigüedad de CxP-Resumen (03.680.00S) ....................................................................394
Reporte Antig CxP Sensible Período-Detalle (03.681.00D).........................................................395
Reporte Antig CxP Sensible Período-Resumen (03.681.00S) ......................................................396
Reporte Distribución de Cuentas (03.690.00)...............................................................................397
Reporte Documentos Recurrentes (03.700.00).............................................................................399
Reporte Conciliación de Cheques (03.710.00)..............................................................................400
Reporte Previo de 1099 (03.730.00)...............................................................................................401
Reporte Formas 1099 (03.740.00)...................................................................................................402
Reporte Historial de Documentos-Detalle (03.750.00D).............................................................404
Reporte Historial de Documentos-Resumen (03.750.00S) ..........................................................405
Reporte Facturas de Cuentas por Pagar no Liberadas (03.770.00)...........................................406
Reporte Auditoría de Documentos-Detalle (03.800.00D) ...........................................................407
Reporte Auditoría de Documentos-Resumen (03.800.00S).........................................................408
Reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00) .....................................................................410
Lotes CxP no Liberados (03.820.00) ...............................................................................................412
Glosario 413
Índice 415
Introducción 7
Introducción
Aspectos Generales de Cuentas por Pagar
El módulo de Cuentas por Pagar de Microsoft Dynamics SL realiza las funciones que
se necesitan para procesar las facturas de Proveedores y mantener la información
referente a Cuentas por Pagar. Además, genera una gran variedad de reportes de
Cuentas por Pagar muy útiles que ayudan a que el manejo de efectivo sea más fácil y
más eficiente. El diseño flexible del módulo de Cuentas por Pagar le permite a usted
operarlo de manera exitosa con sólo el módulo de Contabilidad, o hacer uso completo
de sus capacidades con los módulos de Compras y Proyectos.
El módulo de Cuentas por Pagar utiliza el enfoque de "documentos" para las cuentas
por pagar. A cada factura de proveedores que se registra se le asigna un número de
documento. El módulo de Cuentas por Pagar utiliza estas facturas como documentos
fuente de las transacciones que actualizan las cuentas por pagar. Si está instalado el
módulo de Compras, usted puede crear documentos basado en órdenes de compra
individuales o en recepciones para múltiples órdenes de compra para el mismo
proveedor.
Todos los documentos incrementan los saldos de las cuentas por pagar. A medida que
se pagan los documentos, el módulo de Cuentas por Pagar reduce los saldos de cuentas
por pagar.
Las correcciones a los documentos se manejan a través de transacciones de ajuste de
cargo y de crédito.
Utilice el módulo de Cuentas por Pagar para las tareas de rutina de cuentas por pagar
como la selección de documentos para pago y la impresión de cheques de cuentas por
pagar. Asimismo, utilice Cuentas por Pagar para registrar los cheques manuales en la
base de datos y para cancelar los cheques de cuentas por pagar que no se hayan
preparado adecuadamente. Además, utilice Cuentas por Pagar para mantener los
registros de los cheques que el banco haya pagado y para generar listas de cheques aún
pendientes como ayuda para conciliar los estados de cuenta bancarios.
8 Cuentas por Pagar
Inicio de Cuentas por Pagar

Antes de comenzar la operación regular del módulo de Cuentas por Pagar realice lo
siguiente:
1. Accese la pantalla Control de Cuentas por Pagar (03.950.00) y establezca las
cuentas (y subcuentas) de omisión de cuentas por pagar, cuánto tiempo se va a
retener el historial de transacciones en la base de datos, si se deben mantener o no
los cheques para conciliación, si se debe o no asentar en el libro mayor en detalle o
en resumen, cuáles años se deben mantener abiertos para las transacciones fiscales
y otra información requerida de la empresa.
2. Asimismo, utilice la pantalla Control de Cuentas por Pagar (03.950.00) para
establecer los períodos de antigüedad que el reporte de Antigüedad de CxP
(03.680.00) utiliza para producir una lista de sus cuentas por pagar (tanto en
formato de vencidos como hasta vencimiento). Usted puede modificar estos
períodos de antigüedad tan frecuentemente como lo necesite.
3. Inicialmente, usted debe establecer Cuentas por Pagar en un período anterior a
aquel con el que planee comenzar a registrar los datos de transacciones mensuales.
4. Establezca las condiciones de pago de proveedores en la pantalla de Condiciones
de Pago (21.270.00) del módulo de Información Compartida. Estas son las
condiciones de pago que le proporcionaron a usted los proveedores.
5. Determine un esquema de códigos de identificación de proveedores. Debido a que
el software mantiene todos los registros de proveedores mediante el número del
proveedor, es importante desarrollar un esquema de códigos que le permita accesar
de manera rápida y fácil los registros de proveedores específicos. Véase "Formato
de Codificación de Registros en Cuentas por Pagar" en la página 39.
6. Registre la información de todos los proveedores. La definición de los
proveedores implica el registro de la información sobre los proveedores en las
pantallas de Proveedores (03.270.00) y Direcciones de Proveedores (03.270.01).
7. Registre la dirección de orden de compra necesaria en la pantalla de Direcciones
de Ordenes de Compra (03.272.00).
8. Registre el historial de actividad del Proveedor (cualquier saldo pasado o actual
del período a la fecha del proveedor) en la pantalla de Historial del Proveedor
(03.271.00). Algún tipo de herramientas para importar datos puede hacer este
paso más eficiente. Antes de registrar el historial del proveedor, active el modo de
inicialización. Para activar el modo de inicialización, seleccione Opciones | Modo
de Inicialización.
Introducción 9
9. Registre los documentos de cuentas por pagar abiertos actualmente en la pantalla

de Documentos y Ajustes (03.010.00). Algunos tipos de herramientas de
importación de datos pueden hacer este paso más eficiente. Antes de registrar los
documentos de cuentas por pagar abiertos, active primero el modo de
inicialización.
• En caso de que usted esté inicializando Cuentas por Pagar mientras utiliza una
base de datos existente (una en la cual usted ya habrá inicializado el módulo
de Contabilidad), registre los documentos de cuentas por pagar abiertos en la
pantalla de Documentos y Ajustes (03.010.00) y libere las transacciones para
su asentamiento. Después utilice la pantalla de Pólizas (01.010.00) del
módulo de Contabilidad para borrar el lote de documentos antes de completar
el proceso de asentamiento (véase "Pólizas [01.520.00]" en el módulo de
Contabilidad). El efecto total de esta operación es registrar la información de
todos los documentos de cuentas por pagar abiertos en la base de datos sin
afectar los saldos contables de cuentas por pagar.
• En caso de que usted esté inicializando Cuentas por Pagar al mismo tiempo de
una nueva base de datos, registre los documentos de cuentas por pagar
abiertos y libere las pólizas para su asentamiento. La siguiente vez que
complete el proceso de asiento, todos los saldos de cuentas por pagar deberán
estar correctos
10. Cuando establezca el módulo de Cuentas por Pagar usted quizás ya tenga
proveedores para los cuales habrá saldos abiertos de cuentas por pagar. El modo
de inicialización le permite a usted inicializar saldos de proveedores pasados,
actuales y abiertos sin incrementar los saldos de cuentas (y subcuentas) del libro
mayor. Cuando termine el proceso de inicialización, los saldos mantenidos
mediante el módulo de Cuentas por Pagar deberán concordar con el total de
cuentas por pagar.
11. Establezca los documentos recurrentes en la pantalla de Documentos Recurrentes
(03.260.00). Los documentos recurrentes son documentos pagados a intervalos
regulares por la misma cantidad cada vez (pagos de renta, pagos de arrendamiento,
etc.).
12. Genere el reporte de Proveedores (03.670.00), la Balanza de Comprobación de
Proveedores (03.650.00), el reporte de Documentos Recurrentes (03.700.00), el
reporte de Historial de Proveedores (03.271.00) y el reporte de Direcciones de
Ordenes de Compra (03.672.00) para verificar que toda la información de los
proveedores y los saldos de cuentas por pagar se haya registrado e inicializado de
manera correcta.
13. Cierre el módulo de Cuentas por Pagar para el período de inicialización utilizando
la pantalla de Procesar Cierre (01.560.00) del módulo de Contabilidad (Véase
"Cerrar Cuentas por Pagar" en la "Guía del Usuario").
14. Comience el primer período de operación normal del módulo de Cuentas por
Pagar.
10 Cuentas por Pagar
Interacción de Cuentas por Pagar
Figura 1: Interacción de Cuentas por Pagar

Introducción 11
Aspectos Generales de la Guía del Usuario

Esta guía del usuario proporciona la información necesaria referente a la inicialización
y uso del módulo Cuentas por Pagar de manera que usted esté informado para tomar
decisiones acerca de la implementación del módulo de Cuentas por Pagar en su
empresa.
¿Qué es lo que abarca la Guía del Usuario?

La guía del usuario abarca principalmente procedimientos y listas de verificación que
describen de qué manera se deben llevar a cabo diferentes tareas del módulo de
Cuentas por Pagar. La guía del usuario contiene además tópicos que le permiten
familiarizarse con las capacidades del módulo. Los tópicos están organizados en orden
lógico basado en información presentada previamente en otras guías de usuario.
¿Quién debe Usar La Guía del Usuario?

La guía del usuario está diseñada para lectores que empiezan a conocer Microsoft
Dynamics SL. Dicha guía proporciona la información necesaria para tomar decisiones
concernientes al uso más provechoso del módulo de Cuentas por Pagar y de su sistema
Microsoft Dynamics SL.
¿Cómo Usar La Guía del Usuario?

Lo más idóneo es que usted lea la sección apropiada de la guía del usuario antes de
proceder a hacer cualquier adaptación o cambio al sistema. La guía del usuario
contiene procedimientos y pasos para varias operaciones de Cuentas por Pagar. Para
ayudarlo a ubicar la información necesaria, la guía del usuario contiene:
• Una Tabla de Contenidos de actividades y tareas organizadas lógicamente.
• Una Lista de Referencia Rápida de Tareas ordenada alfabéticamente, para tareas
comunes.
• Un Indice alfabético de la información contenida en la guía del usuario.
Convenciones de Documentación
Las siguientes convenciones son usadas en toda esta documentación, para ayudarlo a
determinar rápidamente la diferencia entre nombres de pantallas, combinaciones de
teclas, procedimientos, menúes y botones.
• Las opciones de menú, Tarjetas y Botones, aparecerán en texto Negritas
Especiales. Aparece una barra vertical entre opciones de menú individuales donde
se indica una serie de selecciones de menú. Por ejemplo:
- Click el botón Guardar.
- Seleccione Lotes para aplicar las funciones de navegación a lotes.
• Los nombres de pantallas están escritos en cursivas y están seguidos por el número
de la pantalla entre paréntesis. Los nombres de campos para ingreso de datos,
checkboxes y botones de opción están en negreitas. Los nombres de marcos y
opciones de campo aparecen en texto normal.
- Escoja Guardar para cerrar Time Entry (02.010.00).
- En la ventana Microsoft Dynamics SL, click el botón Administration, y luego
seleccione Usuarios. Aparece Usuarios (96.260.00).
- La tarjeta Master Company Info contiene la información acerca de su Partner
Certificado Microsoft.
- En el marco de Consultor, ingrese la información sobre su Partner Certificado
Microsoft.
• Las combinaciones de teclas se muestran en fuente Courier New
MAYUSCULAS, separadas por el signo más “+”. Para usar una combinación de
teclas, presione y mantenga presionada la primera tecla de la secuencia y luego
presione la segunda tecla.
Presione CTRL+C para copiar su selección al portapapeles.
• Los ejemplos de código también se muestran en letra Courier New. Por
ejemplo:.
Handles Update1.UpdateEvent
• En algunos casos, pueden existir múltiples procedimientos para cada tópico.
Aparece un párrafo en texto negrita al comienzo de cada instrucción o conjunto de
pasos para ayudarle a encontrar rápidamente los procedimientos en cada página.
habrá más de una forma de hacer algo.
Para configurar una factura recurrente:
• Las notas y ejemplos están identificadas con la palabra Nota o Ejemplo para
distinguirlas del resto del texto.
Nota: Las opciones de configuración para el módulo Contabilidad se definen en

Control (01.950.00).
Ejemplo: Abra Transacciones (01.010.00) en el módulo de Contabilidad.

Introducción 13
Navegar en Microsoft Dynamics SL

Explorar la ventana de Microsoft Dynamics SL
Cuando se ha hecho un login correcto, aparece la ventana de Microsoft Dynamics SL.
Le ofrece muchas de las características a las que puede estar acostumbrado en otras
aplicaciones Microsoft. Usted puede iniciar la mayoría de las actividades a través de
una de dos acciones:
• Click en el botón correspondiente a la actividad que desea ejecutar.
• Escoja el item de menú que corresponde a la actividad
Figura 2: Ventana Microsoft Dynamics SL

Barra de Menú - Menú Application
Figura 3:Menú Application
Use el menú Aplicación para

• Abrir una aplicación (Usted también puede hacer doble-click en una aplicación
en el panel de navegación o en el panel de aplicación , o usted puede hacer click
en el nombre de una aplicación minimizada en el panel de aplicaciones activas
para asignarle el foco
• Abrir o cerrar una compañía.
• Cambiar de una compañía a otra.(Usted también puede utilizar el botón Cambiar
Compañía – vea “Cambiar Compañía” para más información).
• Ingresar a modo inicialización.
• Cambiar la fecha de negocio.
• Configurar una impresora.
• Salir de Microsoft Dynamics SL.
Introducción 15
Barra de Menú - Menú Tools
Figura 4:Menú Tools
El menú de Herramientas incluye varias opciones que le ayudan a:

• Adaptar su Panel de Inicio (Panel Home) (vea “
Panel de Inicio (Home)” para más información).

• Cambiar su password (vea “Cambiar una Password” en la ayuda en línea o guía
del usuario de Administración del Sistema para más información).
• Seleccionar opciones que afectan a sus aplicaciones.
Para información adicional vea la ayuda en línea o la guía del usuario de
“Administración del Sistema”.
Barra de Menú - Menu Help
Figura 5:Menú Help
Al utilizar el menú de Ayuda, usted puede acceder la ayuda en línea del sistema y
también ver información acerca de su instalación Microsoft Dynamics SL. El sistema
de Ayuda incluye:
• Asistencia en las Aplicaciones
• Pautas y procedimientos de usuarios
• Material de referencia
• Información de estructuras de bases de datos
• Capacidad de retroalimentación de documentación
Cambiar Compañía
Click Cambiar Compañía para salir de la compañía en la que
está trabajando actualmente y conectarse en otra. Cuando usted hace click en Cambiar
Compañía, aparece Microsoft Dynamics SL Login (98.000.00), permitiéndole ingresar
el ID de la compañía a la que desea acceder. También hay una opción Cambiar
Compañía en el menú de Aplicación. Vea “Cambiar a una Compañía Diferente” para
más información.
Introducción 17
Panel de Inicio (Home)

Click el botón Home para acceder a su panel de inicio. En este panel, usted puede
agregar accesos directos a la información que utiliza más a menudo – pantallas y
reportes de Microsoft Dynamics SL y tambien links a otras aplicaciones de software
(Adobe Acrobat Reader por ejemplo) y sitios de internet.
Figura 6:Panel de Inicio
Doble-click para abrir un item en su lista Favorites. O right-click en cualquier valor

para acceder a un menú que le dá la capacidad para:
• Cambiar la posición de la información en la lista moviéndola hacia arriba o hacia
abajo.
• Eliminar el valor de la lista.
• Ver y editar las propiedades de los valores ingresados en la lista.
• Abrir el item de entrada.
Para agregar un favorito a su panel de inicio:

• Pantalla o reporte — En el panel de aplicación, right-click el nombre de la
pantalla o reporte que usted desea agregar, y luego click Add Screen to
Favorites.
• Aplicación externa — En el menú Tools, click Add External Link to Favorites.
En la caja de diálogo Add External Application, busque la aplicación que usted
desea agregar, click el archivo para seleccionarlo, y luego click Open.
• Sitio Internet — En el menú Tools, click Add URL to Favorites. En la caja de
diálogo Add URL to Favorites, haga lo siguiente
– Click Select a recently accessed URL, y luego seleccione una dirección Web desde la
lista.
– O
– Click Enter URL, y luego ingrese la dirección Web completa en la caja (por ejemplo,
http://www.irs.gov/)
• Página — En el menú Tools, click Add Page to Favorites para agregar la página
que aparece actualmente en su panel de aplicación.
Para quitar un favorito desde su panel de inicio:
Right-click en el acceso directo que usted desea quitar, y luego click Delete.
Panel de Navegación
Cuando usted ingresa a Microsoft Dynamics SL, aparece su menú de usuario en el
panel de navegación en el lado izquierdo de la ventana. Los recursos que están
disponible en un menú de usuario están basados en los grupos de usuarios al cual
pertenece el usuario y sus derechos de acceso.
Click un módulo, expándalo para ver todas las pantallas y reportes, y luego doble-click
para seleccionar el que usted necesita. Click un botón de navegación bajo el panel para
cambiar a un diferente grupo de módulo.
Cuando usted expanda un módulo, verá los grupos de pantallas definidos para el
módulo y una breve descripción de cada grupo de pantallas. En el menú estándar de
Microsoft Dynamics SL, las pantallas y reportes están divididos en las siguientes
categorías:
• Mantenimiento
• Entrada de datos
• Procesos
• Consultas
• Configuración
• Reportes
Introducción 19
Botones de Navegación
Los botones de navegación aparecen bajo el panel de navegación. Click un botón para
cambiar de grupo de módulos.
Use el menu de Configurar Botones para cambiar el comportamiento de los botones.
• Mostrar Más Botones, Mostrar Menos Botones — Agregue un botón al
display o llévelo al area de overflow de botones.
• Opciones del Panel de Navegación — Agregue o quite un botón de navegación
o cambie la posición de un botón moviéndolo hacia arriba o hacia abajo.
• Agregar o Quitar Botones — Agregue o quite un botón de navegación.
Figura 7: Botones de Navegación y menu Configurar Botones
Panel de Aplicación
Si usted presiona un botón de navegación para un grupo de módulo y luego selecciona
un módulo desde ese grupo, el módulo aparece en el panel de aplicación. Usted puede
hacer click en una pantalla o reporte para accesarlo desde este panel. Un módulo que es
accesado utilizando el botón de navegación Todos los Módulos no aparece en el panel
de aplicación.
Panel de Aplicaciones Activas
En el panel de aplicaciones activas, usted puede ver y maximizar aplicaciones que
están abiertas pero minimizadas en su escritorio. Muestre una pantalla o reporte
clicking su nombre en este panel. Después de que usted cierra una aplicación, su
nombre no aparecerá en el panel de aplicaciones activas.
Barra de Estado
La siguiente información está disponible en la barra de estado en la parte de debajo de
la ventana:
• Nombre de Compañía — Mueva el puntero del mouse sobre esta área para ver
también el ID de compañía.
• Fecha de negocios de Microsoft Dynamics SL.
• ID del usuario que está conectado actualmente — Mueva el puntero del mouse
sobre esta área para ver otra información acerca del usuario.
• Base de datos de aplicación que está abierta — Mueva el puntero del mouse
sobre esta área para ver los nombres de la base de datos de sistema y el servidor
de base de datos asociado con la base de datos de aplicación.
• Numero de veces que se ha ingresado a Microsoft Dynamics SL.
• Nivel de adaptación actual.
• Detalle de nivel de adaptación — Si el nivel de adaptación es Un Usuario, el
nombre del usuario aparecerá aquí.
Salir de Microsoft Dynamics SL

Después de salir, el software cierra automáticamente todas las bases de datos
Microsoft Dynamics SL.
Para salir de Microsoft Dynamics SL:
Click Salir en el menu Aplicación.
-O-
Click el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana.
Introducción 21
Adaptar la Ventana de Microsoft Dynamics SL

Usted puede ajustar el aspecto de la ventana Microsoft Dynamics SL a las necesidades
de un usuario adaptando su página de inicio. Por ejemplo, cuando usted agrega un
Nuevo usuario en Usuarios (95.260.00), usted ingresa el URL
http://www.microsoft.com/ en la caja Home Page. La próxima vez que el usuario
se conecta en Microsoft Dynamics SL, aparece la página de inicio del sitio web
Microsoft. Cada vez que el usuario presiona el botón Home, aparecerá su página de
inicio adaptada.
Figura 8: Página de Inicio adaptada en la ventana Microsoft Dynamics SL
Usted puede designar un URL de página de inicio para un usuario individual en

Usuarios (95.260.00) o para un grupo completo de usuarios en Grupos (95.280.00).
Además, un administrador de sistema al que le gustara que todos los usuarios de
Microsoft Dynamics SL vieran la misma página home pueden modificar el archivo
Solomon.ini para lograr esto. Este es un ejemplo:
[Home Page]
ALL = http://www.msn.com
En este ejemplo, los usuarios para los cuales no se especificó un URL de página de
inicio en Usuarios (95.260.00) o Grupos(95.280.00) verán la página de inicio MSN
cuando se conecten a Microsoft Dynamics SL.
Una segunda modificación designa un URL de página de inicio para una compañía
específica . Por ejemplo, se agrega un valor para una compañía con el ID de 0060:
[Home Page]
0060 = http:\\www.msn.com
El software utiliza las siguientes reglas de búsqueda para determinar si se ha designado
un URL de página de inicio. Si se especifica más de un URL para un usuario, estas
reglas determinan cual se utilizará:
1. Primero, se verifica si es que se designó un URL de página de inicio para el
usuario (Usuarios(95.260.00)).
2. Si no se encuentra un URL, se busca en los registros de grupo del usuario por un
URL de página de inicio (Grupos (95.280.00)).
3. Si todavía no se encuentra un URL de página de inicio, se busca en el archivo
Solomon.ini para ver si hay una configuración para la compañía actual.
4. Si no se encuentra un URL de página de inicio, el software busca en el archivo
Solomon.ini una configuración de página de inicio para todos los usuarios.
Introducción 23
Uso de la Barra de Herramientas de Aplicación

La barra de herramientas que aparece en las pantallas Microsoft Dynamics SL utiliza
las convenciones de navegación estandar de Windows. Usted puede iniciar la mayoría
de las actividades a través de una de dos acciones:
• Click el botón que corresponde con la actividad que usted desea realizar.
• Escoja el item de menú que corresponde a la actividad.
Figura 9: Barra de Herramientas de Aplicación

Menu Acciones
Use el menú de Acciones para navegar en una base de datos y modificar valores. Las
opciones Nuevo, Guardar, Terminar, Cancelar, Eliminar, Primero, Previo,
Siguiente, Ultimo, Cerrar, Seleccionar Moneda y Cambiar Moneda Despliegue
ejecutan las mismas operaciones que los botones de la barra de herramientas de la
aplicación.
Figura 10: Menú Acciones
También están disponibles las siguientes opciones:

• Eliminar Selección — Limpia varios campos a la vez.
• Insertar Rengl + Pegar — Agrega filas de grilla y luego pega filas previamente
copiadas en el nuevo espacio.
• Copiado Especial — Abre la caja de diálogo Copiado Especial de manera que
usted puede copiar todos los items de datos de una pantalla o de una sección
específica de una pantalla. Vea la ayuda en línea o la guía del usuario de
Administración del Sistema para más información.
• Plantilla — Abre Plantillas (98.230.00). Vea la ayuda en línea o la guía del
usuario de Administración del Sistema para más información acerca de plantillas
de pantalla y reporte.
Introducción 25
• Enviar a Servidor Aplicación — Abre Application Server Information

(96.020.00) de manera que usted inicia un requerimiento al Servidor de
Aplicaciones. Vea la ayuda en línea o guía del usuario de Servidor de
Aplicaciones para más información.
• Nivel de Navegación — Abre la caja de diálogo Nivel Navegación de manera
que usted puede seleccionar navegación por lote o por documento. Vea la ayuda
en línea o la guía del usuario de Administración del Sistema para más
información acerca de niveles de navegación..
• Nota — Abre Note (98.260.00) para la pantalla activa. Vea la ayuda en línea o la
guía del usuario de Administración del Sistema para más información acerca de
agregar notas.
• Agregar a Favoritos / Add to Favorites — Agrega un acceso directo a la
pantalla o reporte actual en su panel home. Vea la ayuda en línea o la guía del
usuario de Administración del Sistema para más información acerca de agregar
favoritos.
Menu Customize
Use el menú de Adaptaciones (Customize)para acceder a las características de
adaptaciones. Vea la ayuda en línea o guía del usuario del Administrador de
Adaptaciones para más información.
Figura 11: Menú Customize

Navegación en Pantallas de Ingreso de Datos

Use el mouse, teclado o la barra de herramientas para moverse a través de las pantallas
de ingreso de datos. El método variará según se muestren datos en vista de tabla o vista
de formulario.
Navegando en Vista de Formulario
Para moverse a: Presione: O haga Click:
Siguiente campo TAB En el campo siguiente
Campo Previo SHIFT+TAB En el campo previo
Un carácter a la Derecha → o ↓ Una posición a la derecha en el
campo
Un carácter a la Izquierda ← o↑ Una posición a la izquierda en
el campo
Principio de un Campo INICIO En el inicio del campo
Final de un Campo FIN Al final del campo
Siguiente registro o doc. AV PAG Siguiente
Registro o doc. Previo RE PAG Previo
Primer Registro CTRL+INICIO Primero
Ultimo Registro CTRL+FIN Ultimo
Próxima Tarjeta en CTRL+TAB En la tarjeta siguiente
Pantalla
Tarjeta Previa en Pantalla SHIFT+CTRL+TAB En la tarjeta anterior
Ultimo Registro ALT+TAB La barra de actividades de
Windows o la barra de Quick
Launch
Navegando en Vista de Tabla

Para moverse a: Presione: O haga Click:
Siguiente Columna TAB o → En la columna siguiente
Columna Previa SHIFT+TAB o ← En la columna previa
Primera Columna INICIO En la primera columna
Ultima Columna FIN En la última columna
Primera Fila CTRL+ INICIO Primero
Ultima Fila CTRL+ FIN Ultimo
Siguiente Fila ↓ En la fila
Fila Previa ↑ En la fila
Siguiente Página AV PAG Siguiente
Página Previa RE PAG Previo
Introducción 27
Sugerencias para Ingreso de Datos

La siguiente sección contiene sugerencias para operar eficientemente al ingresar datos.
Para información de operación más detallada, vea la ayuda en línea o guía del usuario
de Administrador del Sistema.
Uso de Teclas de Función

Use las teclas de función para realizar tareas de edición e ingreso de datos.
Para: Presione:
Ver la Ayuda de Microsoft Dynamics SL F1
Editar un campo en una tabla o ingresar un formula en fecha o período F2
Ver valores posibles o un calendario para ingresar una fecha F3
Buscar valores posibles extendidos Shift+F3
Alternar entre forma y tabla F4
Limpiar un campo en una forma F5
Ingresar la fecha actual para un campo de fecha F7
Ingresar y mostrar notas F9
Ver Valores Posibles

Muchos campos tienen listas de valores posibles desde las cuales usted puede hacer
una selección.
Para acceder a una lista de valores posibles:
1. Posicione el cursor en el campo.
2. Haga doble-click con el botón derecho del mouse o pulse F3. Se desplegará una
lista de valores posibles para ese campo.
3. Para ordenar la lista, haga click en el título de la columna en la que basará su
ordenamiento.
4. Haga doble-click en un valor, o seleccione el valor y haga click en OK. El valor
seleccionado aparece en el campo de datos.
Por ejemplo, si usted consultó acerca de los valores posibles para el campo Employee
ID, el software mostraría una pantalla de consulta en que aparecerían todos los códigos
de empleado válidos disponibles.
Algunos campos llave tienen listas extendidas de valores posibles, tales como aquellos
para las cuentas, clientes, y órdenes. Cuando usted selecciona un registro desde una
lista de valores extendidos, todos los campos llave para la pantalla relacionada son
llenados con la información de ese registro.
Para utilizar a una lista extendida de valores posibles:

1. Posicione el cursor en el campo.
2. Haga doble-click con el botón derecho del mouse mintras que mantiene
presionada la tecla SHIFT o presione SHIFT+ F3. Se desplegará una lista de
todos los registros para ese campo.
3. Para ordenar la lista, haga click en el título de la columna en la que basará su
ordenamiento
4. Haga doble-click en un valor, o seleccione el valor y haga click en OK. El valor
seleccionado aparece en el campo y todos los otros campos llave de la pantalla
se llenan con los valores asociados.
Uso de Actualización Rápida

La característica de Actualización Rápida es realmente una extensión de la
funcionalidad de lista de valores posibles. Le permite definir rápidamente un nuevo
código de identificación y una descripción sin detenerse a acceder a la pantalla de
mantenimiento apropiada.
Nota: La Actualización Rápida no está disponible en todas las listas de valores
posibles.
Para agregar un valor:
1. Click Insertar. Aparece la pantalla de mantenimiento del campo.
2. Ingrese alguna nueva información.
1. Cierre la ventana y click Yes cuando se le solicite hacerlo.
Por ejemplo, si usted está configurando un contrato en el módulo de Administración de
Contratos y desea asignar un proyecto que no ha sido definido previamente, usted
puede utilizar la característica de Actualización Rápida para definir un nuevo código de
proyecto y descripción mientras que todavía está en Contratos (CN.CON.00)-
Usted también puede utilizar esta característica para cambiar un valor definido
previamente.
Para cambiar un valor:
2. Click Editar. Apárece la pantalla de mantenimiento del campo.
3. Cambie la información.
4. Cierre la ventana y click Yes cuando se le solicite hacerlo.
Introducción 29
Agregar Notas
Si aparece el botón Notas junto a un campo, se puede agregar una nota a su
elemento de datos. Algunos campos pueden tener dos o más tipos de notas. Sin
embarco, se puede adjuntar solamente una nota por tipo de nota. Por ejemplo, una nota
adjunta a un lote puede solicitar al personal de proceso de datos que no se asiente el
lote hasta completar cierta operación. Otra nota adjunta a una transacción puede
señalar que un cliente se está acercando a su límite de crédito. Las notas pueden estar
adjuntas a campos o a las líneas de detalle de transacciones. Para mas información, vea
“Adjuntar Notas a Items de Datos” en la ayuda en línea o guía del usuario de
Administración del Sistema.
Limpiar Campos de Datos

Usted puede limpiar rápidamente una pantalla y reiniciar el registro de datos,
limpiando los campos de datos. La información que ya se haya guardado en la base de
datos no se eliminará.
Para limpiar un solo campo de datos:
Click en el campo, y luego use BACKSPACE or DELETE para eliminar el contenido
del campo.
Para limpiar múltiples campos de datos:
Mantenga presionada CTRL mientras hace click en cada campo. Aparece un número
pequeño en cada campo para indicar el orden de selección. Luego escoja Edit | Clear
Selection. Esto elimina todos los items selecionados.
Para limpiar todos los campos:
Click Cancel en la barra de herramientas, y luego escoja Edit | Cancel, o

presione ESC.
Guardar Datos
Usted necesita guardar los datos ingresados en el pantalla actual antes de empezar a
ingresar datos en una nueva pantalla.
Para guardar datos y limpiar la pantalla:
Click Terminar en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Terminar, o

presione CTRL+F.
Para guardar datos y mantenerlos en pantalla:
Click Guardar en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Guardar, o

presione CTRL+S.
Para limpiar la pantalla e ingresar un nuevo registro:
Click Nuevo en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Nuevo, o presione

CTRL+N. Luego presione Yes para guardar el registro actual, si es que se le solicita
hacerlo.
Introducción 31
Sugerencias
Esta sección incluye útiles sugerencias relacionadas con el uso general del módulo
Cuentas por Pagar y el sistema.
Sugerencias de Operación
La siguiente sección contiene algunas sugerencias para operar eficientemente al
ingresar datos en pantallas. Para información más detallada, vea la ayuda en línea o la
guía del usuario de Administración del Sistema
Definir Formatos de Codificación de Registros
Durante la utilización del módulo de Compras, usted ingresa una gran cantidad de
información, tal como información de transacciones, información de proveedores,
órdenes de compra, y datos de artículos. Para almacenamiento y recuperación exacta y
eficiente (para imprimir reportes, ejecutar procesos, etc), cada registro de datos tiene
un código único de idenfificación que lo distingue de otros registros de datos. Estos
códigos pueden ser numéricos, alfabéticos, o una combinación de caracteres alfabéticos
y numéricos. Dependiendo del tipo de registro de datos, los códigos son asignados
automáticamente por el software o ingresados por usted manualmente.
Para asegurar una fácil recuperación de registros, especialmente para reportes,
asegúrese de que los códigos asignados a cada tipo de registro de datos siguen un
formato de codificación estándar que ha sido establecido previamente. Cuando defina
formatos de codificación, considere lo siguiente:
• Revise las funciones de ordenamiento y selección que especifican cual
información debería aparecer cuando usted genera reportes (vea las diversas
descripciones de reportes de Compras en la sección “Reportes”) y compare ésto
con sus necesidades de reportes. Esta comparación le ayuda a desarrollar
formatos de codificación que logran los resultados de reporteo deseados.
• Comprenda que en el sistema, el ordenamiento de código ocurre siempre de
izquierda a derecha, numéricamente y alfabéticamente. También, los números se
ordenan antes que las letras. Por ejemplo, 020243, 020242, 080656, 042691 son
ordenados en el orden 020242, 020243, 042691, 080656. Los códigos
alfanuméricos B20242, A20242, B20243 son ordenados en el orden A20242,
B20242, B20243.
• No utilice un formato de codificación al azar. Si usted no puede definir un
formato que satisfaga completamente las necesidades de un registro de datos, use
un formato que sea adecuado para una mayoría de los registros. Maneje las
excepciones individualmente.
• Después de que usted ha definido el formato de codificación para un tipo de
registro, use consistentemente ese formato cuando usted ingresa registros de
datos. Si el formato requiere seis caracteres, todos los códigos deberían tener seis
caracteres. Si el orden de caracteres es de dos letras seguidas por cuatro números,
todos los códigos deberían tener dos letras seguidas por cuatro números.
Recuerde que un sistema de formatos de codificación bien planificado asegura la

identificación lógica ordenada de todos los registros de datos existentes en la base de
datos para mejor uso de las capacidades de administración de datos del software.
Crear y Asignar Descripciones de Trabajo
Es útil para definir descripciones de trabajo para todos los empleados que utilizan el
módulo de Compras. Use los procesos de trabajo de su organización y las capacidades
de Microsoft Dynamics SL para crear y asignar descripciones de trabajo. El propósito
de las descripciones de trabajo es asegurar trazas de auditoría y controles internos
claros.
Asignar Autorizaciones de Acceso y Passwords
La protección de pantallas y reportes de Compras mediante claves de acceso mejora la
división de responsabilidades. Por ejemplo, el acceso a ciertas pantallas de
Conciliación Bancaria debería estar limitado a solamente el supervisor contable. Esto
incluye la pantalla BR Setup (BR.950.00).
Vea la ayuda en línea o guía del usuario de Administración del Sistema para obtener
información acerca de procedimientos en la configuración de passwords.
Ordenar y Archivar Reportes Apropiadamente
Al comenzar a utilizar el módulo Cuentas por Pagar, cree un plan para organizar y
archivar sus estados de cuenta bancarios y reportes de conciliación.Las siguientes
sugerencias podrían ser de gran utilidad:
• Use un tamaño de papel consistente para todos los reportes similares.
• Adquiera carpetas con código de colores para utilizar para cada módulo. Rotule
estas carpetas para un fácil y rápido reconocimiento por todo el personal de la
oficina. Puede ser de gran utilidad las tarjetas de divisiones mensuales.
• Mantenga carpetas para cada año. No combine varios años en una carpeta.
Almacene todas las carpetas para cada año en una ubicación designada para
hacer expeditas las auditorías.
• Almacene reportes de control de lote para cada módulo, comenzando con el
primer lote, en carpetas separadas.
• Genere reportes de edición según sea necesario para respaldar transacciones o
recrear un reporte de lote extraviado o destruido.
• Antes de eliminar detalles, asegúrese de que usted tiene copias en sus carpetas de
todas las transacciones que serán eliminadas. Use el reporte BR Transactions
(BR.CLR.00) para preparar una copia de cualquier detalle faltante.
Crear un Manual de Procedimientos
A continuación de la seeción “Task Guidelines” , hay procedimientos para varias
funciones de Conciliación Bancaria. Use estos como una base para un manual de
procedimientos de conciliación. Incluya en este manual todas las descripciones de
trabajo, quién es responsible para cada actividad, y cuando debería estar terminada
cada actividad, al igual que cualquier función única de conciliación bancaria del
departamento contable de su compañía.
Introducción 33
Operación Eficiente
El módulo de Contabilidad tiene la funcionalidad que le ayuda a mantener registros
financieros exactos, obtener información de negocios oportuna, y mantener una
completa traza de auditoría de las transacciones de negocios. Asigne el tiempo
necesario para aprender sus diversas características.
• Utilice protección de password – Se puede mejorar la división de
responsabilidades para funciones de contabilidad protegiendo con passwords las
pantallas y reportes de Contabilidad. El acceso a ciertas pantallas, tales como
Control (01.950.00), debería estar limitado a solamente el supervisor de
contabilidad.
• Asigne descripciones de trabajo – Es útil descripciones de trabajo para todos los
empleados que utilizan el módulo Contabilidad. Utilice las listas de verificación,
sugerencias de claves de acceso, y otra información proporcionada en la guía del
usuario para crear descripciones de trabajo. El propósito de las descripciones de
trabajo es asegurar claras trazas de auditoría y controles internos.
• Manual de Procedimientos – La guía del usuario contiene procedimientos para
varios procesos. Use éstos como una base para crear un manual de
procedimientos de contabilidad. Incluya en este manual todas las descripciones
de trabajo, quién es responsable para cada actividad, y cuando debe estar
terminada cada actividad, al igual que cualquier función de contabilidad única en
el departamento contable de su compañía.
• Catálogo de Cuentas y Entidades – Utilice el tiempo adecuado para diseñar la
estructura de su catálogo de cuentas y entidades antes de ingresar la información
de transacciones contables mensuales. Un catálogo de cuentas y entidades bien
diseñado es uno de los aspectos más impurtantes de un buen sistema contable.
• Organice y archive los reportes apropiadamente – Al comenzar a utilizar el
módulo de Contabilidad, es importante crear un plan para organizar y archivar
sus reportes. Las siguientes sugerencias pueden ser útiles:
- Uilice un tamaño de papel consistente para todos los reportes similares.
- Adquiera carpetas de colores para utilizar para cada módulo Microsoft
Dynamics SL. Rotule estas etiquetas para un fácil y rápido reconocimiento por
todo el personal de la oficina. Pueden ser de gran utilidad las tarjetas de
división mensual.
- Mantenga carpetas para cada año. No combine muchos años en una sola
carpeta. Almacene todas las carpetas para cada año en una ubicación
designada para facilitar las auditorías.
- Almacene los reportes de control de lotes para cada módulo, comenzando con
el lote de contabilidad 000001, en carpetas separadas. Al final de cada mes,
almacene el reporte Diario de Pólizas (01.800.00) al inicio de los reportes de
control de lote acumulados para el mes.
- Genere una carpeta para los tres reportes específicos que solamente necesitan
ser generados y reemplazados periódicamente, tales como los reportes
Catálogo de Cuentas (01.650.00), Entidades (01.660.00) y Grupos de
Distribución (01.710.00).
- Mantenga solamente una copia final mensual del reporte Libro Mayor
(01.620.00) y todos los estados financieros.
- Genere un reporte Corrección de Pólizas (01.810.00) solamente cuando sea

necesario para editar o recrear un reporte de lote extraviado o destruido.
Introducción 35
Lista de Referencia Rápida de Actividades

Esta lista contiene tareas usualmente realizadas con el módulo Cuentas por Pagar. Cada
tarea esta referenciada a una página de la “Guía del Usuario”.
¿Cómo Cambio…?
• Impuestos para una transacción - Véase página 83
¿Cómo Cancelo…?
• Cheques - Véase pág 123
¿Cómo Cierro...?
• Cuentas por Pagar - Véase página 127
• Año 1099 - Véase página 129
¿Cómo Concilio...?
• Cheques de Cuentas por Pagar - Véase página 125
¿Cómo Defino...?
• Decisiones de Sistema para Cuentas por Pagar - Véase página 45
• Tipos de Proveedores - Véase página 53
¿Cómo Edito...?
• Selecciones de Pago - Véase página 115
• Documentos de Cuentas por Pagar - Véase página 148
¿Cómo Elimino...?
• Documentos de Cuentas por Pagar - Véase página 149
• Información 1099 - Véase página 152
¿Cómo Encuentro...?
• Un Proveedor - Véase página 141
¿Cómo Envío...?
• Formas 1099 electrònicas - Véase página 131
¿Cómo Establezco...?
• Estado 1099 de un proveedor - Véase página 60
• Historial de un proveedor - Véase página 69
• Historial de Cuentas por Pagar - Véase página 78
¿Cómo Genero...?
• Facturas a partir de órdenes de compra que requieren un recibo - Véase página 85
• Facturas a partir de órdenes de compra sin un recibo - Véase página 91
• Facturas recurrentes - Véase página 102
¿Cómo Imprimo...?
• Cheques - Véase página 116
• Cheques manuales - Véase pág 119
• Formularios 1099 - Véase página 130
• Reportes - Véase página 145
¿Cómo Ingreso...?
• Información de Proveedores – Véase pág 54
• Direcciones de Proveedores – Véase pág 56
• Datos de Omisión de Proveedores – Véase pág 57
• Direcciones de Ordenes de Compra de Proveedores – Véase pág 64
• Datos de Omisión de Ordenes de Compra – Véase pág 65
• Facturas y Ajustes – Véase pág 79
• Facturas Rápidas y Anticipos – Véase pág 95
¿Cómo Inicializo...?
• Cuentas de la Contabilidad General – Véase pág 43
• Datos de Omisión para Reportes 1099 – Véase pág 48
• Facturas Recurrentes – Véase pág 98
¿Cómo Libero.?
• Documentos de Cuentas por Pagar – Véase pág 104
Introducción 37
¿Cómo Reviso?
• Documentos de Cuentas por Pagar – Véase pág 134
• Información de Proveedores – Véase pág 136
• Historia de Proveedores – Véase pág 138
• Saldos de Proveedores – Véase pág 139
• Ordenes de Compra de Proveedores – Véase pág 142
• Documentos de Proveedores – Véase pág 143
¿Cómo Selecciono?
• Documentos para Pago - Véase página 113
¿Cómo Verifico?
• La Integridad de Datos de Cuentas por Pagar - Véase página 151
Inicializando Cuentas por Pagar

Aspectos Generales
Esta sección provee información y procedimientos para ingresar información adecuada
para ajustar el módulo Cuentas por Pagar a las necesidades y pràcticas de su negocio.
Estas tareas básicas incluyen:
• Configurar cuentas de Contabilidad General.
• Definir Decisiones de Sistema para Cuentas por Pagar.
• Ingresar datos de omisiòn para Reportes 1099.
Formato de Codificación de Registros en Cuentas por Pagar

Durante una sesión, una gran cantidad de información, como documentos de
transacciones, información de proveedores y ordenes de compra, es ingresada a la
base de datos. Para un almacenamiento y búsqueda eficiente y precisa de datos, cada
registro recibe un código identificador único, que los distingue de los demás registros.
Estos códigos pueden ser numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos. Según el tipo de
registro, estos códigos son asignados manualmente por el usuario o automáticamente
por el sistema.
Por ejemplo, si la numeración de documentos de transacciones comenzara con 000001
para el primer lote ingresado, el software asigna automáticamente el nº 000234 al
234vo documento ingresado. Sin embargo, registros tales como la información de
proveedores o plazos de vencimiento requieren de códigos de identificación ingresados
a mano. Si se ingresa la información de un proveedor de apellido Greene está siendo
ingresada, el ID de Proveedor podría ser GREENE, GRE100, 100GRE, o cualquier
código de identificación (único) que Ud. quiera asignar.
Para asegurar una búsqueda fácil de los registros, especialmente para los reportes,
asegúrese de que los códigos asignados manualmente sigan un estándar de formato de
codificación creado con anterioridad al ingreso de los datos. Por ejemplo, el estándar
de formato de codificación podría estipular que el ID de proveedor para proveedores
Premium empezaría con la letra P para cada ID: P00001, P00002, etc. Otra forma de
codificar sería incluir el número de región/zona del proveedor y luego las tres letras de
su apellido: 100GRE, 120THO, etc.
Al establecer un estándar de formato de codificación, considere lo siguiente:
• Antes de definir el código, revise las funciones de selección y ordenamiento que
determinarán, filtrando, la información que aparecerá al generar un reporte y
compárelas con sus necesidades de reporte. Esta revisión le permite crear formatos
de código que satisfagan mejor sus necesidades particulares.
• El ordenamiento de los códigos ocurre de izquierda a derecha, numérica y
alfabéticamente. Además, los números se ordene antes que las letras. Por ejemplo,
el software ordena 020243, 020242, 080656, 042691 en 020242, 020243, 042691,

080656. Los códigos alfanuméricos B20242, A20242, B20243 son ordenados
como A20242, B20242, B20243.
• Si su formato no maneja todos los casos posibles, use el formato para la mayoría
de los casos y maneje las excepciónes (que serán escasas) caso a caso. No utilice
codificación al azar solo para simplificarse la tarea (a la larga, le pesará).
• Una vez definido el formato para un tipo de registro, observe este formato en
forma consistente (cada vez y todas las veces) al ingresar los registros asociados al
formato. Si el formato requiere 6 caracteres, todos los códigos así generados
deberán tener 6 caracteres; si el formato son dos letras seguidas de cuatro cifras
numéricas, todos los códigos deber n ser de dos letras seguidas de cuatro cifras
numéricas, etc.
Recuerde que un sistema de codificación bien planeado asegura una identificación
ordenada y lógica de todos los registros en la base de datos.
Número de Documento
Los números de documentos son códigos numéricos de identificación únicos asignados
a lotes de transacciones. En el módulo de Cuentas por Pagar, los números de
documentos son sólo numéricos. El software asigna e incrementa automáticamente los
números de documentos según el número asignado en Ultimo Nro Doc Usado en la
tarjeta de Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Un formato típico de números de documento ocupa ceros al principio (000000), que
asigna el menor número posible (000001) al primer documento de transacciones
ingresado. Un formato que utilice un 1 al principio (100000) causa que la progresión
comience con 100001 (100001, 100002, etc.). Otros posibles formatos incluyen el
numero del departamento o división al principio del número de documento (200000,
330000, etc.). Sin embargo, recuerde que el incremento de este número podría afectar
cifras del mismo que son usadas como identificador. Por ejemplo, los números de
documentos generados por el departamento 33 harán que (eventualmente) se genere un
documento cuyo número empiece con 34 cuando se genere un documento después del
339999...
Números de Referencia
Los números de referencia son códigos identificadores numéricos únicos asignados a
documentos de cuentas por pagar que distinguen cada documento de todos los demás
documentos en la base de datos. En el módulo de Cuentas por Pagar, los números de
documentos son sólo numéricos. El software asigna e incrementa automáticamente los
números de referencia a los documentos según el número asignado en Ultimo Nro Ref
Usado en la tarjeta de Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
Un formato típico de números de referencia ocupa ceros al principio (000000), que
asigna el menor número posible (000001) al primer documento de transacciones
ingresado. Un formato que utilice un 1 al principio (100000) causa que la progresión
comience con 100001 (100001, 100002, etc.). Otros posibles formatos incluyen el
numero del departamento o división al principio del número de documento (200000,
330000, etc.). Sin embargo, recuerde que el incremento de este número podría afectar
cifras del mismo que son usadas como identificador. Por ejemplo, los números de
documentos generados por el departamento 33 harán que (eventualmente) se genere un
documento cuyo número empiece con 34 cuando se genere un documento después del
339999...
Tanto si la generación de números de referencia es manual o automática, solo los que
usan formatos que se basan en algún tipo de esquema secuencial de numeración
permitirán una auditoría clara de documentos de cuentas por pagar. Si escoge
cualquier otro formato de números de referencia, será conveniente mantener un registro
que permita relacionar el número de referencia con el su correspondiente número de
documento de cuentas por pagar.
IDs de Proveedores
Los IDs de Proveedores son códigos de identificación únicos que permiten distinguir n
proveedor de los demás de la base de datos. Este código puede tener cualquier formato
alfanumérico que se desee asignar. Posibles formatos incluyen:
• El número de teléfono del proveedor.
• Una serie de letras del nombre del proveedor (MASTERSONCO para Masterson
Company).
• Números secuenciales (22428656, 22428657, etc.).
• Una combinación n§ depto-n§ proveedor (426616 para el proveedor 616 para
ventas al depto 426).
• Combinaciones nombre producto-nombre proveedor (MASTERSON37 para
Masterson Company vendiendo el producto 37).
Números de Documentos Recurrentes

Los documentos recurrentes son aquellos que ocurren regularmente con una frecuencia
fija dada. Usos típicos de estos documentos son el pago de arriendos y adquisiciones
dentro de un presupuesto anual. El software crea estos documentos a partir de registros
maestros ingresados en Documentos Recurrentes (03.260.00). Cada registro maestro
recibe un número de documento recurrente único que lo distingue de los demás
registros maestros de documentos recurrentes que hayan en la base de datos.
Este código para registros maestros de documentos recurrentes puede tener cualquier
formato alfanumérico que se desee asignar. Posibles formatos incluyen:
• Las primeras letras del nombre del proveedor (MASTER para Masterson
Company).
• Números secuenciales (000242, 000243, etc.).
• Las primeras letras de la descripción del documento (ELECTRI para pagar la
cuenta mensual del servicio eléctrico).
• Combinaciones nombre proveedor -número documento (MAST37 para Masterson
Company, documento nº 37).
Un número de documento recurrente es usado sólo para identificar el documento
recurrente maestro. Los documentos normales generados a partir de estos registros
maestros reciben un número identificador de documento único, igual que los
documentos ingresados habitualmente en Documentos y Ajustes (03.010.00).
Antes de Empezar
Antes de empezar a operar con el módulo de Cuentas por Pagar:
1. Defina todos los formatos de registros necesarios. Vea "Formato de Codificación
de Registros en Cuentas por Pagar" en la Página 39.
2. Prepare las condiciones de pago para proveedores Condiciones de Pago
(27.270.00) en el módulo de Información Compartida. Estas son las condiciones
extendidas a Ud. por los proveedores.
3. Prepare la información de impuestos de ventas en Impuestos de Ventas
(21.280.00) en el módulo de Información Compartida. Prepare los impuestos para
cualquier región o localidad a la que estén sujetas sus compras.
Configurar Cuentas de Contabilidad

Las cuentas de Contabilidad son aquellas usadas para hacer débitos o créditos a las
cuentas de proveedores según las transacciones hechas en el módulo de Cuentas por
Pagar. Ingrese las cuentas contables en Catálogo de Cuentas (01.260.00), en el
módulo Contabilidad. Ingrese todas las entidades en Tabla de Llaves (21.330.00) en el
módulo de Información Compartida y Entidades (01.270.00) en el módulo de
Contabilidad.
> Para ingresar cuentas y período fiscal para contabilidad:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Control. Se muestra la tarjeta
Información Cuentas de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Figura 12: Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
2. Ingrese la cuenta y entidad opcional para crédito de compras a proveedores en

Cuentas por Pagar.
3. Ingrese la cuenta y entidad opcional de cheques para crédito de compras a
proveedores en Cheques.
4. Ingrese la cuenta y entidad opcional de cheques para débito de descuentos
recibidos de proveedores en Descuentos.
5. Ingrese la cuenta y entidad opcional de gastos para débito de compras a
Proveedores en Gastos.
6. Ingrese la cuenta y entidad opcional para débito de anticipos a proveedores en

Anticipos.
7. Seleccione como se debería asentar la actividad de cuentas por pagar a las cuentas
de contabilidad desde la lista Asiento Contable.
Nota: Si decide asentar la actividad en forma sumarizada, guarde todos los reportes
de control de documentos relacionados y genere listas actualizadas de
transacciones, a fin de tener una historia detallada, para propósitos de auditoría.
8. Haga click en Guardar en la barra de herramientas.
Definir Decisiones de Sistema para Cuentas por Pagar

La decisiones de Sistema afectan la operación del módulo de Cuentas por Pagar. Estas
decisiones incluyen como asignar los números de referencia de los documentos, como
ver la información de proveedores, como definir categorías de antigüedad, asignar el
origen de la información de impuestos de ventas y como mostrar las descripciones de
transacciones.
Para definir decisiones de Sistema para Cuentas por Pagar:
1. Haga click en la tarjeta Otras Opciones en Control de Cuentas por Pagar
(03.950.00). Se muestra la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por
Pagar (03.950.00)
Figura 13: Tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
2. Tipee el período y año fiscal previo al período en que empezará a operar

normalmente en Número Período Actual. Por ejemplo, si planea empezar a operar
en el período 9 de 2002, el número de período actual es 08-2002.
Nota: Una vez que ingrese transacciones a la base de datos, ya no podrá cambiar
este número. El número cambia solamente como consecuencia de efectuar cierres
de fin de período o cierres de fin de año.
3. Ingrese el máximo número de años en los que el software guardará detalle de la
historia de proveedores en Años a Retener Historial de Proveedores. Por ejemplo,
02 indica que el software guardará detalle de la historia de proveedores hasta dos
años después del año actual.
4. Ingrese el máximo número de períodos en los que el software guardará actividad
de cuentas por pagar en Períodos a Retener Transacciones. Por ejemplo, 24 indica
que el software debería retener detalle de la historia de transacciones de
proveedores para 24 períodos antes del período actual.
5. Ingrese el máximo número de períodos para verificar por facturas duplicadas en
Períodos a Verificar Duplicados. Por ejemplo, 06 indica que el software chequea
facturas duplicadas hasta 06 períodos después del período actual. El último
número de referencia usado para un documento o ajuste se mostrará por omisión
en Ultimo Núm Refer Usado.
6. Seleccione un valor por omisión en el área Consulta de Proveedores para mostrar
información de proveedores en las pantallas de proveedores y balanza de
comprobación de proveedores.
7. Ingrese el código de la condición por omisión a usar en Cond Pago Omis.
8. En el área Número de Decimales seleccione el número de decimales a mostrar a la
derecha del punto decimal en los datos de cantidad y precio de las pantallas de
ingreso de datos del módulo Cuentas por Pagar.
Nota: Este paso es muy importante ya que determina la precisiòn decimal para
valores de cantidades y precios de las pantallas de ingreso de datos del mòdulo
Cuentas por Pagar.
9. Ingrese los días de inicio (desde) para cada categoría de antigüedad, expresada en
días, que el software usará para mantener los registros de antigüedad de
documentos de cuentas por pagar.
10. Ingrese los días de termino (hasta) para cada categoría de antigüedad, expresada en
días, que el software usará para mantener los registros de antigüedad de
documentos de cuentas por pagar.
11. Seleccione si es que el software mostrará el código de impuesto por omisión de un
proveedor o el de la línea de transacción previa al ingresar una nueva transacción
en un documento.
12. Seleccione Permitir Impuestos para permitir el ingreso de información de
impuestos al ingresar documentos de cuentas por pagar.
13. Seleccione Advertir Facturas Duplicadas para recibir mensajes de advertencia
cuando el software encuentra un documento existente con un número de referencia
o monto idéntico al que se está ingresando.
14. Seleccione el formato por omisión a utilizar para escribir el principio de la

descripción de una transacción en las pantallas de ingreso de documentos de
Cuentas por Pagar.
15. Seleccione Requerir No O.C. en Anticipos si se requerirá una orden de compra para
ingresar un anticipo.
Ingresar Datos de Omisión para Reportes 1099

La información de Reportes 1099 es requerida por el Internal Revenue Service (sólo
USA) para cierto tipo de proveedores. Ingresar esta información puede acelerar el
proceso de ingresar documentos de proveedores. Cuando usted ingresa un nuevo
proveedor, la información por omisión para los reportes 1099 se ingresa
automáticamente. Para detalles acerca de cómo configurar la información por omisión
para cada proveedor, vea “Establishing a Vendor’s 1099 Status” en la página .
Nota: Solamente los formularios 1099-MISC son soportados para utilizar con el
software.
Para ingresar datos de omisión para reportes 1099:
1. Determine si son necesarios los reportes 1099. Si al menos un proveedor requiere
reportes 1099, continúe con el paso 2.
2. Haga click en la tarjeta 1099 en Control de Cuentas por Pagar (03.950.00). Se
muestra la tarjeta 1099 de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Figura 14: Tarjeta 1099 de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
3. Ingrese el año usado para mantener el Año Calendario 1099 en Año 1099 Actual.
4. Seleccione el permitir o prohibir el ingreso de información 1099 para el año

calendario 1099 actual en la lista Status Año Actual.
5. Ingrese el número del año calendario 1099 posterior al actual año 1099 en Sig Año
1099.
6. Seleccione el permitir o prohibir el ingreso de información 1099 para el siguiente
año calendario 1099 actual en la lista Status Sig Año.
7. Ingrese el máximo monto que puede ser pagado a proveedores por bienes
adquiridos o servicios prestados antes de que ellos sean sujetos a requerimiento de
reporte federal 1099 en Limite 1099 .
Al seleccionar Internacional en Status Año Actual y en Status Sig Año se quitan los
campos y tarjetas 1099 desde las pantallas y reportes; pero los items tales como deben
ser retirados manualmente desde el menú.
Para excluir información 1099 desde una base de datos internacional:
1. Abra Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
2. Haga click en la tarjeta 1099.
3. Seleccione Internacional en Status Año Actual y en Status Sig Año .
4. Guarde la información y salga de la pantalla.
Ingresando Cuentas de Proveedores

Aspectos Generales
Esta sección provee información y procedimientos para ingresar información de
proveedores a Cuentas por Pagar. Estas tareas básicas incluyen:
• Definir Tipos de Proveedor.
• Ingresar Información de Proveedores.
• Ingresar Direcciones de Proveedores.
• Ingresar Información de Omisión de Proveedores.
• Ingresar el Estado 1099 de Proveedores.
• Establecer Saldos Anuales 1099 de un Proveedor.
• Ingresar Direcciones de Ordenes de Compra de Proveedores.
• Ingresar Información de Omisión de Ordenes de Compra.
• Ingresar Preferencias de Proveedor para la Entrega de Documentos Electrónicos
• Establecer la Historia de un Proveedor.
Antes de Empezar
1. Verifique que todas las condiciones de pago para proveedores necesarias hayan
sido ingresadas en Condiciones de Pago (27.270.00) en el módulo de
Información Compartida. Estas son las condiciones extendidas por Ud. a sus
proveedores.
2. Desarrolle un formato adecuado para el ID de proveedor. Cada ID de proveedor
identifica un proveedor específico, por lo tanto, el ID de proveedor debe ser
único para cada proveedor. Estructure este formato para darle flexibilidad al
generar reportes de cuentas por pagar. Véase "Formato de Codificación de
Registros en Cuentas por Pagar" en la página 39.
3. Obtenga una lista actualizada de los proveedores de su empresa y estructure sus
ID de proveedor según el formato definido y asocie una condición de pago
apropiada a cada proveedor.
4. Tome nota de aquellos proveedores que merezcan especial atención:
proveedores que están en retención o aquellos cuyos nombres usted desearía que
salieran en un orden especial al listarlos o reportarlos. El software ordena
automáticamente los nombres de proveedores en forma alfabética por la primera
letra del nombre del proveedor. Por ejemplo, se ordena automáticamente el
proveedor "La Ponderosa" por la L de La, en vez de P de Ponderosa. Para tales
nombres, escoja la palabra por la cual el software debería basarse al ordenar
para generar reportes y listas (en el ejemplo previo, se podría ordenar el nombre
de la compañía "La Ponderosa" por la P de Ponderosa).
Definir Tipos de Proveedores

Los tipos de proveedores identifican y agrupan proveedores de características
similares, tales como proveedores que requieren un anticipo de pago. Usar tipos de
proveedor facilita la impresión de reportes sobre grupos específicos de proveedores o
el uso de datos por omisión al crear nuevos proveedores.
> Para definir tipos de proveedores:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Tipos de Proveedor. Se
muestra Tipos de Proveedores (03.290.00).
Figura 15: Tipos de Proveedor (03.290.00)
2. Ingrese el código de identificación del tipo en Tipo.

3. Ingrese una explicación del tipo de proveedor en Descripción.
4. Ingrese el número de cuenta y entidad (opcional) para débito.
5. Ingrese el número de cuenta y entidad (opcional) para débito de anticipos al
proveedor.
6. Ingrese el número de cuenta y entidad (opcional) para débitode compras al
proveedor.
7. Ingrese el código de identificación de las condiciones de pago que controlan el las
fechas de descuento y vencimiento así como el monto de descuento del
documento.
Ingresar Información de Proveedores

Por cada proveedor que venda bienes o servicios a su negocio, es necesario ingresar la
información acerca de ese proveedor. El módulo de Cuentas por pagar podrá procesar
documentos para ese proveedor una vez que toda la información requerida haya sido
ingresada. Esta información incluye un ID de proveedor, definir el estado del
proveedor en el sistema, proveer información de su dirección, cuándo y cómo pagarle,
y otros datos contables del proveedor.
> Para ingresar información de proveedores:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Proveedores. Se muestra la
tarjeta Proveedor de Proveedores (03.270.01).
Figura 16: Tarjeta Proveedor de Proveedores (03.270.00)
2. Ingrese un código identificador para el proveedor en No Prov.

3. Seleccione el estado para el nuevo proveedor desde la lista Status.
4. Ingrese el código identificador para el tipo de proveedor en Tipo.
5. Ingrese el nombre del proveedor asociado a vendor ID en Nombre.
6. Seleccione si el proveedor prefiere o no cheques distintos para cada factura desde

la lista Cheque Separado.
7. Ingrese el código identificador para el tipo de moneda con que se transa con el
proveedor en Moneda.
Ingresar Direcciones de Proveedores

Ingrese la dirección comercial principal del proveedor y una dirección opcional donde
el proveedor desee recibir sus pagos, si es distinta a la comercial..
> Para ingresar direcciones de proveedores.:
1. Haga click en la tarjeta Info Dirección en Proveedores (03.270.00). Se muestra la
tarjeta Info Dirección de Proveedores (03.270.00).
Figura 17: Tarjeta Info Dirección de Proveedores (03.270.00)
2. Ingrese la información de dirección y teléfonos del proveedor en el área Principal.

3. Haga click en Copiar para copiar la información ingresada hacia el área Pagos.
4. Haga los cambios necesarios a esta dirección de pagos.
Ingresar Información de Omisión de Proveedores

La información por omisión para proveedores aparecerá en pantallas que permitan
ingreso de datos de proveedores. Al ingresar un nuevo proveedor, la información por
omisión es ingresada automáticamente en los sitios adecuados. Hay dos tipos de datos
por omisión:
• Datos de Impuestos. Los impuestos por omisión estarán disponibles en
Proveedores (03.270.00) solo si Permitir Impuestos esta seleccionado en la tarjeta
Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
− El software usa la información de impuestos del proveedor para calcular los
montos afectos a impuesto y los impuestos resultantes para los documentos de
cuentas por pagar. La información de impuestos de un proveedor incluye el
código de impuesto, un ID de ubicación del impuesto y hasta cuatro IDs de
impuestos por omisión.
− Ingrese los IDs de impuestos en Códigos de Impuesto (21.280.00) en el
módulo de Información Compartida. Usted puede asociar los IDs de impuesto
con la dirección principal del proveedor o con la dirección de la orden de
compra.
• Datos de Contabilidad. Todas las cuentas deben ser ingresadas en Catálogo de
Cuentas (01.260.00) en el módulo de Contabilidad. Todas las entidades se deben
ingresar en Tabla de Llaves (21.330.00 en el módulo de Información Compartida y
en Entidades (01.270.00) en el módulo de Contabilidad.
> Para ingresar información de omisión de proveedores:

1. Haga click en la tarjeta Omisión en Proveedores (03.270.00). Se muestra la tarjeta
Omisión de Proveedores (03.270.00).
Figura 18: Tarjeta Omisión de Proveedores (03.270.00)
2. Seleccione la ubicación donde el software obtendrá los códigos de impuesto por

omisión desde la lista Base Impto Omisión.
3. Ingrese hasta cuatro códigos de impuestos o códigos de grupos de impuestos para
asociar a la dirección principal del proveedor.
4. Ingrese el código de registro de impuesto asociado a la dirección principal del
proveedor, si este es requerido, en R.F.C.
5. Ingrese el identificador de lugar asociado a la dirección principal del proveedor en
Distrito Impto. Este dato es opcional y suele usarse para hacer referencia de la
información de impuesto con alguna fuente de datos externa (otro sistema).
6. Seleccione una fecha de pago por omisión para determinar cuando se le paga a un
proveedor, ya sea por fecha de descuento o por fecha de vencimiento, en el área
Fecha Pago.
7. Ingrese las cuentas y entidades por omisión para Cuentas por Pagar, Gastos y
Anticipos en el área Cuentas/Entidades.
Establecer el Estado 1099 de un Proveedor

Los formularios 1099 son declaraciones de ingreso requeridas por el Internal Revenue
Service (solo USA) para cierto tipo de proveedores. Si el gobierno requiere que un
proveedor este conforme con reporteo 1099, deberá establecer información de Estado
1099 para este proveedor antes de crear un documento asociado a él. Para agregar o
cambiar valores en los saldos anuales 1099, vea “Establishing a Vendor’s 1099 Year
Balances”.
Para establecer el estado 1099 de un proveedor:
1. Haga click en la tarjeta Info 1099 en Proveedores (03.270.00).
Figura 19: Tarjeta Info 1099 de Proveedores (03.270.00)
2. Seleccione Yes de la lista Prov 1099 si el proveedor está sujeto a reporteo 1099.
3. Ingrese el número de seguro social del proveedor o número de identificación del
empleador (EIN) en No R.F.C.
4. Seleccione el Tipo 1099 omisión para el proveedor.
5. Seleccione un Aviso RFC Incorrecto para generar o no un aviso si el ID de

impuesto del proveedor es incorrecto.
6. Seleccione el número de caja por omisión para el proveedor (opciones 1 a 15b)
indicado en Tipo 1099 omisión. Esta caja se utilizará por omisión en cada línea de
transacciones de los documentos ingreados para el proveedor en Documentos y
Ajustes (03.010.00). Si el número de caja no es el mismo para cada línea de un
documento, será necesario cambiarla al momento de ingresar los datos.
7. Haga click en OK.
Establecer los Saldos Año 1099 de un Proveedor
Para establecer los saldos Año 1099 de un proveedor:

1. Cierre todas las pantallas de aplicación.
2. Escoja Opciones | Modo Inicialización.
3. Escoja la tarjeta Cuentas por Pagar | Proveedores | Info 1099.
4. Ingrese los montos que sean aplicables en cada una de las cajas para cada uno de
los años 1099.
5. Click Guardar en la barra de herramientas después de actualizar cada proveedor.
6. Cierre la pantalla cuando usted haya terminado de ingresar toda la información de
los proveedores.
7. Escoja Opciones | Modo Inicialización para desactivar el modo Inicialización.
Nota: Estas cajas son actualizadas durante la liberación de un cheque que paga un
documento que contiene una línea de transacción en la que se especifica el número de
caja 1099. Cuando usted establece los saldos iniciales para un proveedor, si no se han
ingresado todos los documentos del año actual en Documentos y Ajustes (03.010.00),
utilice el modo Inicialización para establecer los montos pagados del año 1099 actual.
Esta es la forma en que usted podría cambiar un saldo 1099 existente para corregir un
monto 1099.
Ingresar Direcciones de Ordenes de Compra de Proveedores

Además de la dirección principal de un proveedor, se puede ingresar el punto, nombre,
dirección y fono/fax de las direcciones de compra de un proveedor.
Para ingresar direcciones de órdenes de compra de proveedores:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Direcciones Ordenes Compra.
Se muestra Direcciones de Ordenes de Compra (03.272.00).
Figura 21: Direcciones de Ordenes de Compra (03.272.00)
2. Ingrese el identificador del proveedor en No Prov.

3. Ingrese el código de identificación que controla el punto de orden para compras
hechas al proveedor en No Dirección.
4. Ingrese una explicación del punto en Descripción.
5. Ingrese el nombre del proveedor asociado en Nombre.
6. Ingrese el destinatario para enviar las ordenes de compra por correo en Contacto.
7. Ingrese la dirección y números de fono/fax.
8. Ingrese el numero de registro de impuesto asignado a cada dirección de compra, si
el número es requerido, en No R.F.C.
9. Ingrese el identificador de lugar asociado a la dirección principal del proveedor en
Distrito Impto. Este dato es opcional y suele usarse para hacer referencia de la
información de impuesto con alguna fuente de datos externa (otro sistema).
10. Ingrese hasta cuatro IDs de impuestos o IDs de grupos de impuestos para asociar a
la dirección de orden de compra.
Ingresar Información de Omisión de Ordenes de Compra

Para simplificar el proceso de ordenes de compra, se crean valores por omisión para
cantidades de ordenes de compra, para acelerar el ingreso de una orden compra.
Para ingresar información de omisión de órdenes de compra:
1. Haga click en la tarjeta Info Compras en Proveedores (03.270.00). Se muestra la
tarjeta Info Compras de Proveedores (03.270.00).
Figura 22: Tarjeta Info Compras de Proveedores (03.270.00)
2. En No Direcc Omis , ingrese el identificador de dirección de orden de compra a

usar como dirección por omisión para las compras del proveedor.
3. Seleccione un tipo de compra por omisión desde la lista Tipo Compra Omisión.
4. Ingrese la cantidad mínima aceptable ordenada (como porcentaje) que debe
recibirse para aprobar una orden de compra en Mín Aceptable Recepción.
5. Ingrese la cantidad máxima aceptable ordenada (como porcentaje) que debe
recibirse para aprobar una orden de compra en Máx Aceptable Recepción.
6. Seleccione la acción a emprender cuando la cantidad recibida del artículo es mayor

o menor que los valores definidos en Mín Aceptable Recepción y Máx Aceptable
Recepción.
7. Haga click en OK.
Ingresar Preferencias del Proveedor para la Entrega de

Documentos Electrónicos
Para permitir que las órdenes de compra para un proveedor sean enviadas
electrónicamente, ingrese las preferencias de entrega de documentos electrónicos del
proveedor en la tarjeta Electronic Document Delivery de Proveedores (03.270.00).
Antes de ingresar las preferencias de un proveedor, se debe configurar la entrega de
documentos electrónicos para el tipo de documento orden de compra en Electronic
Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo Información Compartida. Para más
información acerca de la configuración de entrega de documentos electrónicos , vea
“Configurar Entrega de Documentos Electrónicos” en la ayuda en línea o en la guía de
usuario de Información Compartida.
Para ingresar las preferencias del proveedor para la entrega de documentos
electrónicos para los tipos de documento órden de compra:
1. Click la tarjeta Electronic Document Delivery de Proveedores (03.270.00). Aparece
la tarjeta Electronic Document Delivery de Proveedores (03.270.00).
Figura 23: Tarjeta Electronic Document Delivery de Proveedores (03.270.00)

2. Seleccione Orden de Compra en Document Type.

3. Seleccione Electronic Documents Delivery para permitir que las órdenes de compra
sean enviadas electrónicamente al proveedor.
4. Seleccione el método para enviar las órdenes de compra al proveedor en Delivery
Method.
5. Seleccione el nivel de prioridad asignado a la entrega de la orden de compra en
Delivery Priority.
6. (Opcional) Ingrese la dirección de e-mail donde debería enviarse la orden de
compra en Receiver E-mail Address y la dirección de e-mail que envíia el e-mail en
Sender Email Address si el Delivery Method es E-mail
7. Seleccione el tipo de archivo que contiene la orden de compra en Email Attacment
File Type.
8. (Opcional) Ingrese el nombre de la persona que recibe el fax de la orden de
compra en Fax Receiver Name, cualquier número o espacios que se requiera antes
de marcar el número de fax en Fax Prefix, seleccione Dial Area Code para incluir el
código de área cuando se marca el número de fax, el número de fax que recibe el
fax en Receiver Fax Number, el nombre de la persona que envía el fax en Fax
Sender Name, el número de fax que envía el fax en Sender Fax Number, y
seleccione Include Fax Cover Sheet para enviar una hoja de cubierta como la
primera página del fax si es que el Delivety Method es Fax.
9. (Opcional) Seleccione Urgent, For Review, Please Comment, Please Reply, o Please
Recycle para tener una descripción que aparezca en la hoja de cubierta de fax en el
área Notas si se selecciona Include Fax Cover Sheet.
10. (Opcional) Ingrese el texto que aparece como el Subject en un e-mail o en la hoja
de cubierta de fax en el área Re: (Regarding) para la orden de compra en Subject
Text.
11. (Opcional) Ingrese el texto que aparece en el cuerpo de un e-mail o en la hoja de
cubierta de fax en el área Notas para la orden de compra en Body Text.
Establecer Historial de un Proveedor

Al estar en modo de inicialización, usted puede ingresar la historia de actividad de un
proveedor. Haga esto al inicializar el módulo de Cuentas por Pagar para establecer los
registros de cuentas por pagar de todos los proveedores. Vea la ayuda en línea o la
guía del usuario de Administración del Sistema para mayor información sobre el modo
de inicialización.
Asegúrese que el Período sea el período previo en que used desea empezar a utilizar el
software para administrar sus cuentas por pagar.
Para establecer historial de un proveedor:
1. Genere y revise el reporte de Proveedores (03.670.00) para asegurarse que
ingresó la información necesaria correctamente. Haga las correcciones
necesarias.
2. Salga y respalde la base de datos.
3. Escoja Opciones| Modo Inicialización
4. Haga click en Historial en Proveedores (03.270.00). Aparece Historial de
Proveedores (03.271.00).
Figura 24: Historial de Proveedores (03.271.00).
5. Ingrese el código identificador del proveedor en No Proveedor.

6. Ingrese el saldo de la actividad del proveedor al inicio del año fiscal en Saldo
Inicial.
7. Ingrese la suma de todas las compras al proveedor para cada período en

Compras PAF.
8. Ingrese la suma de todos los pagos hechos al proveedor para cada período en
Pagos PAF.
9. Ingrese la suma de todos los descuentos deducidos de pagos hechos al proveedor
para cada período en Descuentos PAF.
10. Ingrese la suma de todos las deducciones de ajuste al saldo del proveedor para
cada período en Ajustes Cargo PAF.
11. Ingrese la suma de todos los incrementos de ajuste al saldo del proveedor para
cada período en Ajustes CréditoPAF.
13. Escoja Opciones| Modo Inicialización para desactivar el modo de Inicialización.
Procesar Transacciones de Cuentas por

Pagar
Aspectos Generales
Esta sección provee información y procedimientos para ingresar documentos y generar
cheques para pagar a sus proveedores. Estas tareas básicas incluyen:
• Establecer la Historia de Cuentas por Pagar.
• Ingresar Documentos y Ajustes .
• Modificar Impuestos para la Transacción.
• Documentar Ordenes de Compra que requieren una Recepción.
• Documentar Ordenes de Compra sin Recepción.
• Ingresar Facturas Rápidas y Anticipos.
• Ingresar Documentos Recurrentes.
• Generar Documentos Recurrentes
• Liberar Documentos de Cuentas por Pagar.
• Aplicar Anticipos
• Enlazar y Liberar de Enlace Documentos con Condiciones de Pago Pay When
Paid
• Seleccionar Documentos para Pago.
• Editar Selecciones de Pago.
• Imprimir Cheques.
• Preparar Cheques Manuales.
• Reimprimir Cheques Manuales
• Cancelar Cheques.
• Conciliar Cheques de Cuentas por Pagar.
• Cerrar Cuentas por Pagar.
• Cerrar el Año 1099.
• Imprimir Formas 1099.
• Enviar Formas 1099 Electrónicas.
Procesar Transacciones de Cuentas por Pagar

1. Ingese documentos en la pantalla de Documentos y Ajustes (03.010.00). Todas
las transacciones que se registran como documentos incrementan el saldo de las
cuentas de cuentas por pagar. A medida que usted registre documentos, el
software los recaba para el reporte de manejo de efectivo y para la selección de
pagos. A medida que se pagan los documentos, se reduce el saldo de las cuentas
y entidades de cuentas por pagar.
El módulo Cuentas por Pagar le permite colocar a un proveedor en retención.
Esto significa que no se pagará ningún documento del proveedor hasta que usted
modifique el status del proveedor a Activo. Además, usted puede colocar
documentos individuales de un proveedor activo en retención.
2. Ingrese cualquier factura requerida en Facturas – Pasivo Distribuido
(03.025.00). Esta pantalla funciona solamente para compañías que utilizan
MultiCompañía y tienen activado Efectivo Centralizado. Todos los items
ingresados aquí generarán facturas separadas para cada compañía que se ingrese
en las líneas de detalle de la factura. La principal diferencia entre las facturas
ingresadas en esta pantalla y en la de Documentos y Ajustes (03.010.00)
consiste en que no se generarán transacciones inter-compañías hasta que se
efectúe realmente el pago de la factura. El valor pagable permanecerá en el item
de la línea de detalle y no en la compañía matriz.
3. Ingrese cualquier ajuste necesario a documentos en la pantalla de Documentos y
Ajustes (03.010.00). Las correcciones a documentos se manejan mediante
ajustes de cargo y crédito. Al momento de la selección para pago, el software
aplica automáticamente ajustes a los documentos en base a PEPS (FIFO). Los
ajustes afectan los saldos del proveedor en lugar de los documentos en
particular.
4. Genere documentos recurrentes. Los documentos recurrentes son documentos
pagados a intervalos regulares por la misma cantidad cada vez (pagos de renta,
pagos de arrendamiento, etc.). El proceso de generar documentos recurrentes
crea nuevos documentos de cuentas por pagar que pueden ser seleccionados para
pago.
5. Genere algunos de los siguientes reportes para ayudarlo con la revisión de
documentos por pagar abiertos y selección de documentos para pago:
• Requerimientos de Efectivo (03.600.00)
• Requerimientos de Efectivo (03.650.00)
• Antigüedad de CxP (03.680.00)
Si usa el reporte Antigüedad de CxP (03.680.00), asegúrese que los días de
antigüedad en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar
(03.950.00) correspondan con sus ciclos de pago.
6. Ingrese cheques manuales en la pantalla de Cheques Manuales (03.030.00). Se
permite el registro de cheques manuales con actualización de documentos en
línea.
7. Ingrese cheques cancelados en la pantalla de Cancelar Cheques (03.040.00). El

software permite la cancelación automática de cheques pendientes de pago.
8. Seleccione documentos para pago en la pantalla Seleccionar para Pago
(03.500.00). Para cualquier proveedor o documento usted puede especificar la
selección de pagos automática (por fecha de pago) o selección de pago manual.
Establezca excepciones para la selección de pagos automática, así como pagos
parciales de documentos, en la pantalla Excepciones de Pago (03.050.00).
9. Efectúe una revisión previa de los documentos seleccionados para pago. Utilice
el reporte Previo de Cheques (03.610.00) para examinar los cheques de cuentas
por pagar antes de que se impriman. Haga cualquier modificación necesaria a
los documentos seleccionados para pago en la pantalla Excepciones de Pago
(03.050.00).
10. Haga los cambios necesarios a los vouchers y ajustes seleccionados para pago
en la pantalla Excepciónes de Pago (03.050.00). Puede especificar pago parcial
de documentos, cambio a los motos de descuento o agregar documentos
originalmente no seleccionados para pago.
11. Impresión de cheques utilizando la pantalla de Cheques (03.620.00).
12. Generar el reporte Registro de Cheques (03.630.00) para generar un registro de
todos los cheques de cuentas por pagar generados y retenidos. Solo se puede
generar la actividad del período actual.
13. Conciliar cheques cobrados. Todos los cheques impresos de cuentas por pagar
se enumeran en el Registro de Cheques (03.630.00). Usted puede generar este
reporte cualquier cantidad de veces durante un período. Registre la información
de todos los cheques cobrados en la pantalla de Conciliación de Cheques
(03.060.00).
14. Posteriormente, obtenga el reporte de Conciliación de Cheques (03.710.00) y
note cualquier diferencia entre el monto del cheque emitido y el monto del
cheque cobrado en el banco..
15. Cierre el módulo de Cuentas por Pagar para el período utilizando la pantalla de
Procesar Cierre (01.560.00) del módulo de Contabilidad.
Flujo de Transacciones de Cuentas por Pagar
Figura 25: Flujo de Transacciones de Cuentas por Pagar

Procesar Transacciones en Moneda Extranjera

Si usted esté utilizando el módulo de Múltiples Monedas, usted puede registrar
transacciones en un número ilimitado de monedas. Todos los montos se registran o
visualizan en moneda extranjera y se traducen automáticamente a la moneda designada
como base o nacional. Los montos de las transacciones y los saldos de cuentas se
almacenan tanto en la moneda que se utilizó al registrar los datos como en su
equivalente en la moneda base o nacional. Un documento registrado en moneda
extranjera se puede pagar en cualquier moneda, no sólo en la que se registró. El
módulo de Múltiples Monedas genera automáticamente transacciones de ganancia o
pérdida realizadas cuando se pagan los documentos registrados en moneda extranjera.
Las ganancias y pérdidas no realizadas en documentos abiertos se pueden calcular y
reportar con la frecuencia que se desee, utilizando el reporte Ganancias/Pérdidas no
Realizadas (24.630.00). Vea la ayuda en línea o la guía del usuario de "Múltiples
Monedas" para mayor información.
Procesar Impuestos
En caso de que se seleccione Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de Control
de Cuentas por Pagar (03.950.00), usted puede utilizar las capacidades para registro
de impuestos del software. Esto incluye:
• Registro automático del código de impuesto en detalles de documentos de cuentas
por pagar a partir de los códigos de impuesto de omisión establecidos para el
proveedor o para la dirección de orden de compra del proveedor.
• Cálculo automático del monto gravable y de impuesto del documento, basado en la
información de impuestos asociada con los códigos de impuesto.
• Cambio del código de impuesto de omisión y cálculo automático de impuestos y
montos gravables de dichos cambios, según se requiera.
Antes de que usted pueda usar estas capacidades para registro de impuestos, usted
debe:
• Definir todos los impuestos, categorías de impuestos y grupos de impuestos en el
módulo de Información Compartida .
• Asignar el código de impuesto de omisión a proveedores y/o direcciones de orden
de compra de proveedores utilizando la tarjeta Omisión de la pantalla de
Proveedores (03.270.06) y/o la pantalla de Direcciones Ordenes de Compra
(03.272.00).
Si usted desactiva Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas
por Pagar (03.950.00), después de usar las capacidades de impuestos del software
para generar impuestos en documentos, las capacidades de impuestos no estarán
disponibles para futuros documentos, aunque se mantendrá la información de
impuestos de documentos existentes. Esto incluye actualizar la historia de un impuesto
y la generación de transacciones de contabilidad.
Operación Eficiente (Sugerencias)

El módulo de Cuentas por Pagar tiene la funcionalidad que ayuda a procesar facturas
de proveedores y a mantener información de cuentas por pagar.
Asigne Descripciones de Trabajo
Resulta muy útil definir descripciones de trabajo para todos los empleados que utilizan
el módulo de Cuentas por Pagar. Utilice las listas de verificación, sugerencias de
claves de acceso y demás para crear descripciones de trabajo. El objetivo de las
descripciones de trabajo es ayudar a asegurar rastreos de auditoría y controles internos
claros.
Utilice Protección con Claves de Acceso
La división de responsabilidades de las funciones de cuentas por pagar mejora
mediante claves de acceso que protegen pantallas y reportes de Cuentas por Pagar. El
acceso a ciertas pantallas de Cuentas por Pagar se debe limitar sólo al supervisor de
contabilidad. Estas pantallas pueden incluir Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
y Eliminar Detalle de Cuentas por Pagar (03.540.00).
Organice y Archive Adecuadamente los Reportes
A medida que comience a utilizar el módulo de Cuentas por Pagar, es importante crear
un plan para organizar y archivar sus reportes de cuentas por pagar. A continuación se
muestran algunas sugerencias que pueden resultarle útiles:
• Utilice un tamaño de papel consistente para todos los reportes similares.
• Compre carpetas de colores para cada módulo. Póngales una etiqueta para que
todo el personal de la oficina pueda reconocerlas fácil y rápidamente. Los
separadores para dividir por mes también pueden ser útiles.
• Mantenga carpetas para cada año. Evite combinar varios años en una carpeta.
Almacene todas las carpetas para cada año en un lugar específico para agilizar las
auditorías.
• Archive los reportes de control de transacciones de cada módulo, comenzando con
el primer lote, en carpetas separadas. Al final de cada mes, archive la Auditoría de
Documentos (03.800.00) al principio de los reportes de control de lotes
acumulados del mes.
• Cree una carpeta para los reportes que solo necesitan generarse y reemplazarse
periódicamente: reporte de Proveedores (03.670.00), reporte de Documentos
Recurrentes (03.700.00), reporte de Condiciones de Pago (21.640.00) del módulo
de Información Compartida, etc.
• Mantenga una sola copia mensual final de todos los reportes del período a la
fecha: Registro de Cheques (03.630.00), reporte de Transacciones (03.640.00),
Balanza de Comprobación de Proveedores (03.650.00), Registro de Documentos
(03.660.00), Distribución de Cuentas (03.690.00). Archive estos reportes en
carpetas divididas con separadores por mes o bien agrupados juntos por mes con
separadores que muestren el título del reporte.
• Archive el reporte de Conciliación de Cheques (03.710.00) con los documentos de

conciliación mensual del banco.
• Genere la Lista para Corrección de Documentos CxP (03.810.00) sólo si se
necesita para editar o para volver a crear un reporte de control de lotes perdido o
destruido .
• Utilice el reporte de Antigüedad de CxP (03.680.00) para proporcionar una lista de
cuentas por pagar y ajustes abiertos tanto en formato vencido como en formato
hasta vencimiento (usted puede modificar las columnas de antigüedad de este
reporte en cualquier momento utilizando la tarjeta Otras Opciones de Control de
Cuentas por Pagar [03.950.00]).
Diseñe un Sello de Documentos de Cuentas por Pagar
Considere la creación de un sello de documentos para la carátula de las facturas de los
proveedores. Decida qué información se va a registrar con cada factura. Diseñe un
sello que le recuerde al personal de cuentas por pagar que registre esta información
cuando se reciba una factura.
Desarrolle un Manual de Procedimientos
Esta guía de usuario de Cuentas por Pagar o la ayuda en línea contienen
procedimientos para diversos procesos de cuentas por pagar. Utilícelos como base
para crear un manual de procedimientos de cuentas por pagar de su empresa. Incluya
en este manual todas las descripciones de trabajo, quien es responsable de cada tarea y
cuando debe completarse cada actividad, así como cualquier función de cuentas por
pagar que deba realizarse dentro de su departamento de contabilidad.
Establecer la Historia de Cuentas por Pagar

Antes de empezar a operar con el módulo de Cuentas por Pagar, debe ingresar los
registros de documentos de cuentas por pagar actualmente abiertos. Pueden ingresarse
manualmente en Documentos y Ajustes (03.010.00) o usar una herramienta de
importación de datos para transferir los registros desde otra aplicación.
El proceso a seguir varía según si está configurando el módulo Cuentas por Pagar
utilizando una nueva base de datos o si una ya preparada (y utilizada) en el módulo de
Contabilidad. El efecto neto es registrar la información de todos los documentos
abiertos de cuentas por pagar sin afectar los saldos de cuentas contables actuales.
Para establecer el historial de cuentas por pagar en una base de datos nueva:
1. Ingrese los documentos abiertos de cuentas por pagar en Documentos y Ajustes
(03.010.00).
2. Libérelos para actualizar la contabilidad en Liberar Documentos CxP (03.400.00).
La siguiente vez que complete el proceso de actualizar la contabilidad, todos los
balances contables de cuentas por pagar estarán correctos.
> Para establecer el historial de cuentas por pagar en una base de datos existente:
1. Ingrese los documentos abiertos de cuentas por pagar en Documentos y Ajustes
(03.010.00).
2. Libérelos para actualizar la contabilidad en Liberar Documentos CxP (03.400.00).
3. Escoja Opciones| Modo Inicialización para activar el modo de inicialización. Vea la
ayuda en línea o la guía del usuario de "Administración del Sistema" para mayor
información sobre el modo de inicialización.
4. Elimine las pólizas generadas en Pólizas (01.010.00) en el módulo de
Contabilidad.
5. Complete el proceso de actualizar la contabilidad con Asentar Transacciones
(01.520.00) en el módulo de Contabilidad.
6. Escoja Opciones | Modo Inicialización para desactivar el modo Inicialización.
Ingresar Documentos y Ajustes

Después de inicializar la información de Cuentas por Pagar, el primer paso para
procesar documentos es ingresar la información del documento al sistema. Ingresar los
documentos incrementa el saldo de las cuentas de cuentas por pagar. A medida que
usted registre documentos, el software los recaba para el reporte de manejo de efectivo
y para la selección de pagos. A medida que se pagan los documentos, el software
reduce el saldo de las cuentas de cuentas por pagar.
Una vez que el documento ha sido liberado, la única forma de corregirlo es generar un
ajuste. Los ajustes de débito reducen los montos de las cuentas de cuentas por pagar
mientras que los ajustes de crédito incrementan los montos de las cuentas de cuentas
por pagar. Los ajustes se ingresan igual que los documentos, pero se debe seleccionar
el tipo de documento como Ajuste de Débito o Ajuste de Crédito. El software procesa
automáticamente el Ajuste de Débito como un monto negativo.
Para ingresar documentos y ajustes :
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Documentos y Ajustes . Se
muestra la tarjeta Factura/Ajuste de Documentos y Ajustes (03.010.00).
Figura 26: Tarjeta Factura/Ajuste de Documentos y Ajustes (03.010.00)
2. Ingrese el período en que quiere asentar el documento en Per Afect. Por omisión,
el período para un lote nuevo es el actual.
3. Seleccione una acción a completar al finalizar el ingreso de la lista en Manejo.
4. Ingrese el monto total del documento en Control.
5. Seleccione el tipo de documento desde la lista Tipo. Las opciones de selección

incluyen Factura, Ajuste Cargo, y Ajuste Crédito.
6. Ingrese el código del proveedor en No Prov.
7. Ingrese la fecha de creación del documento en Fecha. Por omisión, la fecha de
hoy.
8. Ingrese el número de factura del proveedor en No Factura.
9. Ingrese el código de identificación en Subcontrato para el subcontrato asociado
con el documento. Para una factura creada en el módulo Administración de
Contratos, se muestra el subcontrato asociado con la factura y Subcontrato está
deshabilitado. Para una factura creada en los módulos Cuentas por Pagar o
Compras, Subcontrato está habilitado.
10. Ingrese la fecha que aparece en la factura del proveedor en Fecha Factura.
11. Ingrese el código de la condición de pago del proveedor en Condic. Este dato
toma su valor por omisión de Proveedores (03.270.00). El software calcula
automáticamente el monto de descuento, fechas de pago, descuento y vencimiento
de acuerdo a la condición elegida.
12. Ingrese el monto total del documento en Monto. Este monto totaliza los montos de
las líneas detalladas de transacciones.
13. Seleccione el estado del documento de la lista Status.
14. Ingrese el número de orden de compra asociada al documento en No O.C.
15. Ingrese el número del anticipo en No Anticipo, si a este documento se le aplicará
un documento de anticipo. Con ésto se hace la correspondencia entre el
documento del anticipo y el documento actual que paga, a menos que en Control
de Cuentas por Pagar (03.950.00) esté seleccionado Requerir No O.C. en Anticipos,
en cuyo caso la correspondencia entre un anticipo y el documento que paga se hará
usando No O.C.
16. Ingrese el código de identificación de la compañía asociada a cada transacción en
No Compañía.
17. Seleccione el código de identificación de la línea fuente del documento en Tipo
Línea.
Los códigos válidos de Tipo Línea para facturas creadas manualmente son Factura,
Cargos Misc, y Flete.
Los códigos de Tipo Línea Recepción, Orden de Compra y Orden Negociada son
utilizados para órdenes de compra y recepciones creados en el módulo de Compras
y son llamados hasta Documentos y Ajustes (03.010.00) por el módulo de Cuentas
por Pagar o enviados hacia Documentos y Ajustes (03.010.00) por el Módulo de
Compras..
Los códigos de Tipo Línea PPV (Varianza en el Precio de Compra) y Tax se
asignan a las líneas de detalle PPV y Tax creadas por el mòdulo Cuentas por Pagar
al liberar la factura.
18. .Ingrese la cuenta a debitar por el monto de cada transacción en Cuenta, o acepte el
número de cuenta que se presenta por omisiòn.
La cuenta que se presenta por omisión depende de la opción de Tipo Línea: Receipt
– AP, Accrual Account Booked at Receipt, PO o Cuenta de Gastos Drop Ship
ingresada en Ordenes de Compra (03.250.00); Invoice - Cuenta definida por el
usuario ingresada en Documentos y Ajustes ; Freight o Misc Charge – Accrual
Account Booked at Receipt o cuenta definida por el usuario ingresada en
Documentos y Ajustes (03.010.00); PPV – Variación del Precio de Compra o
Ajuste a cuenta Accrued Accounts Payable (AAP); Tax – cuenta de impuestos
generada por el sistema.
19. Ingrese el código de proyecto asociado a la transacción en No Proyecto. Este
proyecto debe haber sido ingresado en Proyectos (06.250.00) del módulo de
Proyectos. No Proyecto está disponible sólo si el módulo de Proyectos esta
instalado y su número de cuenta está asociado a una categoría de cuentas en
Catálogo de Cuentas (01.260.00) en el módulo de Contabilidad.
20. Ingrese el código de la actividad asociada al proyecto en No Actividad. No
Actividad está disponible sólo si el módulo de Proyectos esta instalado y su
número de cuenta está asociado a una categoría de cuentas en Catálogo de
Cuentas (01.260.00) en el módulo de Contabilidad.
21. Ingrese la entidad a debitar por el monto de cada transacción en Entidad o acepte la
entidad que se muestra por omisión.
22. La entidad que se presenta por omisión depende de la opción de Tipo Línea:
Receipt – AP, Accrual Subaccount Booked at Receipt, PO o Entidad de Gastos
Drop Ship ingresada en Ordenes de Compra (03.250.00); Invoice - Entidad
definida por el usuario ingresada en Documentos y Ajustes ; Freight o Misc Charge
– AP Accrual Subaccount Booked at Receipt o entidad definida por el usuario
ingresada en Documentos y Ajustes (03.010.00); PPV – Variación del Precio de
Compra o Ajuste a entidad Accrued Accounts Payable (AAP); Tax – entidad de
impuestos generada por el sistema.
23. (Opcional) Ingrese en Cantidad la cantidad total de itemes involucrados en las
transacciones.
24. (Opcional) Ingrese en Unid Medida el código que representa la unidad básica de
medida del item.
25. (Opcional) Ingrese en Precio Unitario el precio unitario de compra del item
26. (Opcional) Ingrese en Inv Ext Price el precio extendido del item.
27. Ingrese el número del tipo de forma 1099 donde se registran los pagos para
proveedores sujetos a reporteo 1099 en 1099 Box. Si el proveedor no está sujeto a
reporteo 1099, el software se salta el dato automáticamente. Por omisión, es el tipo
seleccionado en la tarjeta Info 1099 de Proveedores (03.270.00).
28. Ingrese el código de identificación del artículo de inventario en Inventory Id.
29. (Opcional) Ingrese una explicación de la descripción de la factura en Tran Desc.
30. Ingrese el número identificador de cualquier documento externo, como la factura

del proveedor, en No Ref Ext.
31. Ingrese opcionalmente una categoría de impuesto en Categ Impto. La categoría de
impuesto determina la clasificación de impuesto en la que cae el item. Categ Impto
está disponible solo si se seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones
de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00). Vea la ayuda en línea o la guía del
usuario de "Información Compartida" acerca de las categorías de impuesto.
32. Ingrese un código de impuesto para reemplazar el que esta en Cód Impto. Si ve un
asterisco (*), haga click en Impuestos para ver los códigos de impuesto
disponibles. Cód Impto está disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en
la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
33. Ingrese el identificador del empleado en No Empleado. No Empleado está
disponible solamente si es que está instalado el módulo de Control de Proyectos.
34. Ingrese el identificador que representa el tipo de servicio prestado en Tipo M.O.
Tipo M.O está disponible solamente si es que está instalado el módulo de Control
de Proyectos.
35. Seleccione Facturable si la transacción es facturable a un proyecto (disponible
solamente si es que está instalado el módulo de Control de Proyectos).
36. Haga click en la tarjeta Omisión para cambiar el estado del proveedor.
37. Haga click en la tarjeta Cambiar para cambiar la cuenta y entidad de cuentas por
pagar por omisión.
39. Libere el lote utilizando Liberar Documentos (03.400.00).
Modificar Impuestos para la Transacción

El software calcula impuestos basado en el identificador de impuesto. Dependiendo de
las opciones seleccionadas para el proveedor en la tarjeta Omisión de Proveedores
(03.270.00) y la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00),
el software obtiene el identificador de impuesto ya sea del registro de proveedor o de la
línea de detalle de transacción previa en el documento. Si se especifica una categoría
de impuesto, los identificadores de impuesto asociados con la categoría de impuesto
son usados como identificadores de impuesto por omisión. Identificadores y categorías
de impuestos son ingresados en Códigos de Impuesto (21.280.00) y/o Categorías de
Impuesto (21.320.00) en el módulo de Información Compartida.
Usted puede modificar el impuesto si Permitir Impuesto fue seleccionado en la tarjeta
Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00). Las reglas para
modificar impuestos son:
• Usted siempre puede modificar los códigos de impuesto de la partida actual a
menos que el documento se haya liberado o se encuentre en una condición que
prohiba modificaciones a sus montos.
• Usted no puede cambiar montos gravables y de impuesto asociados con un grupo
de impuestos.
• Usted no puede cambiar la base imponible o el impuesto calculado si el
documento no permite tales cambios. Por ejemplo, el software no permite
modificar impuestos en documentos recurrentes, pues siempre recalcula la base
imponible y el impuesto al generar el documento.
Usted puede definir hasta cuatro códigos de impuesto o grupos de impuestos diferentes
por documento y aplicar hasta cuatro códigos de impuesto por partida de transacción.
En caso de que la línea cuente con dos o más códigos de impuesto, aparece un asterisco
(*) indicando diversos códigos de impuesto. Note que en caso de que la partida de
transacción esté utilizando grupos de impuestos, un grupo de impuestos por lo regular
representa todos los impuestos de omisión que se aplican a la partida.
Para modificar un solo impuesto para la transacción:
Cambie el valor de Cód Impto en Documentos y Ajustes (03.010.00), Facturas Rápidas
y Anticipos (03.020.00), Revisar Documentos (03.250.00), o Documentos Recurrentes
(03.260.00)
Para modificar múltiples impuestos para la transacción:

1. Haga click en Impuestos... en Documentos y Ajustes (03.010.00), Facturas
Rápidas y Anticipos (03.020.00), Revisar Documentos (03.250.00), o Documentos
Recurrentes (03.260.00). Aparece Impuestos mostrando el detalle de impuesto
para línea actual y para todo el documento.
Figura 27: Impuestos
2. Ingrese en Cód Impto el identificador del impuesto o grupo de impuestos que el

software usará para calcular la base imponible para el (o los) impuestos. Los
identificadores deben ser ingresados en Códigos de Impuesto (21.280.00) y/o
Categorías de Impuesto (21.320.00) en el módulo de Información Compartida.
3. Ingrese la base imponible en Gravable. El impuesto calculado se muestra en
Impuesto.
4. Haga click en Aceptar.
Documentar Ordenes de Compra que requieren Recepción

La interacción entre los módulos Cuentas por Pagar y Compras permite crear
Documentos directamente desde las ordenes de compra ingresadas en la pantalla
Ordenes de Compra (04.250.00) del módulo de Compras y desde los recibos
ingresados en la pantalla del módulo de Compras Recepciónes/Facturas (04.010.00).
Cuando Cuentas por Pagar crea una factura desde una orden de compra o recepción,
trae el detalle del documento de compra a Documentos y Ajustes (03.010.00). Cuentas
por Pagar puede crear facturas desde dos tipos de ordenes de compra:
• Ordenes de Compra que requieren una recepción - Estas son las órdenes de
compra comprendidas en el tipo "comprar para" Bienes para Inventario, Bienes
para Proyecto, Bienes para Orden Venta, Non-Inventory Goods, Freight, y Cargos
Misceláneos (es decir, ordenes de compra para items que se reciben realmente y
sus cargos de flete y misceláneos). Cuentas por Pagar no puede crear una factura
para este tipo de compras a menos que se haya registrado la información de
recepción para la orden de compra en Recepciones/Facturas (04.010.00). También
se pueden crear documentos para recepciones para una o varias órdenes de
compra.
• Ordenes de Compra que no requieren recepción - Estas son las órdenes de compra
comprendidas en el tipo "comprar para" Servicios para Gastos, Servicios para
Proyectos y Goods for Drop Shipments ( es decir ordenes de compras de servicios
u ordenes de compra para items drop-ship). Cuentas por Pagar puede crear un
documento directamente para una orden de compra de este tipo.
Para un documento creado a partir de una orden de compra que requiere recepción, se
ingresan los datos como sigue:
• Se debitan las cuentas de bienes, fletes y cargos misceláneos . El débito a la cuenta
de bienes corresponde al valor estimado de compra para todos los métodos de
evaluación excepto los Costos Estandar. Se debitan los bienes del método de
evaluación Costo Estándar, al costo estándar, debitando a la cuenta PPV cualquier
variación de precio de compra (PPV) al momento de recepción del item. El débito
PPV puede ser positivo o negativo, dependiendo de la diferencia entre el precio de
recepción y el precio de la orden de compra.
• El crédito correspondiente a los bienes, fletes y cargos misceláneos se efectúa a la
cuenta AAP (Accrued accounts Payable).
Cuando se libera un documento, el módulo de Cuentas Por Pagar registra las
transacciones correspondientes a Bienes y Gastos de la siguiente manera:
• Debita la cuenta AAP (esto reversa el precio estimado de la orden de compra)
• Acredita la cuenta de cuentas por pagar por el valor del documento.
Para la creación de documentos para ordenes de compra que no requieren recepción,
vea "Documentando Ordenes de Compra sin Recepción" .
Para documentar una orden de compra que requiere recepción:

muestra Documentos y Ajustes (03.010.00).
Figura 28: Documentos y Ajustes (03.010.00)
el período para un lote nuevo es el actual.
3. Seleccione una acción a realizar al finalizar el ingreso del documento, desde la
lista Manejo.
5. Seleccione el tipo de documento de la lista Tipo.
7. Posicione el cursor en No O.C. en la tarjeta Documento/Ajuste y presione F3 o haga

doble-click al botón derecho del mouse para abrir la lista de Ordenes de Compra.
Figura 29: Lista Ordenes de Compra
8. Seleccione el numero de la orden de compra a documentar en No O.C. y presione

OK. .Se muestra Receipt Number List:
Figura 30: Receipt Number List

9. Seleccione la recepción de la orden de compra para documentar en Selected y

luego presione OK. Se muestra Documentos y Ajustes (03.010.00) con la
información de recepción seleccionada en la grilla.
Figura 31: Documentos y Ajustes (03.010.00) con información de Recepción
10. Ingrese el código de identificación de las condiciones de pago a este proveedor en

Condic. Se usa por omisión el valor de Proveedores (03.270.00). El software
calcula automáticamente las fechas de descuento, vencimiento y pago, y el monto
de descuento de acuerdo a las condiciones de pago.
11. (Opcional) Cambie los valores en Cantidad, Precio o Precio ext.
12. (Opcional) Click en el botón Detalle Transaccion... para abrir DetalleTransacción
(03.010.04) y vea los detalles que respaldan la recepción (especialmente PPV) o
cambie el precio del documento si es diferente al precio de la orden de compra.
Nota: Si el documento creado contiene líneas de transacciones del tipo Cargos
Misceláneos o Fletes y es la última cantidad a pagar (en las líneas de detalle), abra
DetalleTransacción y seleccione Documento Final. Si los precios de compra y
factura (invoice) son distintos, el módulo de Cuentas por Pagar calcule y registra
para el valor correcto de PPV.
13. Click en la tarjeta Omisión para cambiar el status del proveedor.
14. Click la tarjeta Cambiar para cambiar opcionalmente las cuentas de Cuentas por
Pagar y Entidad definidos por omisión.
Para documentar recepciones para múltiples órdenes de compra de un solo

proveedor:
Figura 32: Documentos y Ajustes (03.010.00
el período para un lote nuevo es el actual
lista Manejo.
7. Posicione el cursor en No O.C. en la tarjeta Documento/Ajuste y presione F3 o haga
doble-click al botón derecho del mouse. Aparece la lista de órdenes de compra
Purchase Order List.
Figura 33: Receipt Number List
8. Seleccione una o varias recepciones para documentar.

Nota: Un asterisco en No O.C. indica que la reccepción es para múltiples órdenes
de compra.
9. Para ver información acerca de una línea de una orden de compra en la grilla de
Detalle, seleccione la fila y luego presione el botón Detalle Compra.
10. Ingrese el código de identificación para la compañía involucrada con cada
transacción en No Compañía.
Nota: Si el documento creado contiene líneas de transacciones del tipo Cargos
Misceláneos o Fletes y es la última cantidad a pagar (en las líneas de detalle), abra
DetalleTransacción y seleccione Documento Final. Si los precios de compra y
factura son distintos, el módulo de Cuentas por Pagar calcula y registra para el
valor correcto de PPV
15. Click la tarjeta Cambiar para cambiar la cuenta de cuentas por pagar y entidad
opcional definidos por omisión.
Documentar Ordenes de Compra sin Recepción

La interacción entre los módulos Cuentas por Pagar y Compras permite crear
Documentos directamente desde las ordenes de compra ingresadas en la pantalla
Ordenes de Compra (04.250.00) del módulo de Compras y desde los recibos
ingresados en la pantalla del módulo de Compras Recepciones/Facturas (04.010.00).
Cuando Cuentas por Pagar crea un documento desde una orden de compra o recepción,
trae el detalle del documento de compra a Documentos y Ajustes (03.010.00). Cuentas
por Pagar puede crear documentos desde dos tipos de ordenes de compra:
• Ordenes de Compra que requieren recepción - Estas son las órdenes de compra
comprendidas en el tipo "comprar para" Bienes para Inventario, Bienes para
Proyecto, Bienes para Orden Venta, Non-Inventory Goods, Freight, y Cargos
Misceláneos (es decir, ordenes de compra para items que se reciben realmente y
sus cargos de flete y misceláneos ). Cuentas por Pagar no puede crear una factura
para este tipo de compras a menos que se haya registrado la información de
recepción para la orden de compra en Recepciónes/Facturas (04.010.00).
• Ordenes de Compra que no requieren recepción - Estas son las órdenes de compra
comprendidas en el tipo "purchase for" Servicios para Gastos, Servicios para
Proyectos y Goods for Drop Shipments ( es decir ordenes de compras de servicios
u ordenes de compra para items drop-ship). Cuentas por Pagar puede crear un
documento directamente para una orden de compra de este tipo.
Para un documento creado a partir de una orden de compra que no requiere recepción,
no se registran las transacciones hasta que se libera el documento. Al liberar el
documento, se asientan los bienes y gastos al precio real de la factura acreditando a la
cuenta de cuentas por pagar . Los documentos creados a partir de este tipo de orden de
compra nunca presentan diferencias de precios (PPV) entre el precio estimado de
compra y el precio real de la factura.
Para ver la forma de crear documentos a partir de órdenes de compra que requieren
recepción, vea "Documentando Ordenes de Compra que requieren Recepción" en la
página 85.
Para documentar una orden de compra que no requiere una recepción:

2. Ingrese el período en que quiere asentar el documento en Per Afect. Por omisión, el
período para un lote nuevo es el actual.
lista Manejo.
7. Posicione el cursor en No O.C. en la tarjeta Documento/Ajuste y presione F3 o

haga doble-click al botón derecho del mouse para abrir la lista de Ordenes de
Compra.
Figura 35: Lista Ordenes de Compra

8. Seleccione el numero de la orden de compra a documentar en No O.C. y click OK

Se muestra Documentos y Ajustes (03.010.00):con la información de la órden de
compra seleccionada:
Figura 36: Documentos y Ajustes (03.010.00) con información de Recepción

13. Click la tarjeta Cambiar para cambiar opcionalmente las cuentas de Cuentas por
Pagar y Entidad definidos por omisión.
Ingresar Facturas Rápidas y Anticipos

Utilice esta pantalla para ingresar manualmente en forma rápida una factura o aplicar
un anticipo. Un cheque puede ser impreso para factura o anticipo desde esta misma
pantalla o documentos liberados pueden ser seleccionados para pago en Seleccionar
para Pago (03.500.00). Una vez que un cheque se ha impreso para un anticipo, el
anticipo puede ser aplicado a una factura ingresada en Documentos y Ajustes
(03.010.00). Cuando es documento se libere, el cheque del anticipo será aplicado al
documento.
> Para ingresar facturas r pidas y anticipos:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Facturas R pidas y Anticipos.
Se muestra la tarjeta Factura/Anticipo de Facturas Rápidas y Anticipos
(03.020.00).
Figura 37: Tarjeta Factura/Anticipo de Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)
2. Seleccione el tipo de documento desde la lista Tipo. Son opciones: factura o

anticipo.
3. Ingrese el período en que quiere asentar el documento en Período Afecto. Por
omisión, el período para un lote nuevo es el actual.
4. Seleccione una acción a completar al finalizar el ingreso de la lista Manejo.
5. Ingrese la fecha de creación del documento en Fecha. Por omisión, la fecha de
hoy.

7. Ingrese el número de factura del proveedor en No Factura.
8. Ingrese la fecha que aparece en la factura del proveedor en Fecha Factura.
9. Ingrese el código de la condición de pago del proveedor en Cond Pago. Este dato
de acuerdo a la condición elegida..
10. Ingrese el monto total de las transacciones del documento en Monto.
11. Ingrese el número de orden de compra asociada al documento en No O.C. Si está
seleccionado Requerir No O.C. en Control de Cuentas por Pagar (03.950.00), se
debe ingresar el mismo número de OC que aparece en el documento (ingresado en
Documentos y Ajustes (03.020.00)) al que se le aplicará el anticipo. En otras
palabras, la correspondencia entre un anticipo y el documento que paga se hará
usando el número de OC. Si no está seleccionado Requerir No O.C. en Control de
Cuentas por Pagar (03.950.00), el número de referencia del anticipo ser la
correspondencia.
No Compañía.
13. Seleccione el tipo de línea de la factura en Tipo Línea.
14. Ingrese la cuenta a hacer débito por el monto de cada transacción en Cuenta. Por
omisión, es el dato ingresado en la tarjeta Omisión de Proveedores (03.270.00).
proyecto debe haber sido ingresado en Proyectos (PA.PRJ.00) del módulo de
Proyectos. No Proyecto está disponible sólo si el módulo de Proyectos está
16. Ingrese el código de actividad asociado al proyecto en No Actividad. No Actividad
está disponible sólo si el módulo de Proyectos está instalado y su número de
cuenta está asociado a una categoría de cuentas en Catálogo de Cuentas
18. Ingrese el numero total de items involucrados en la transacción en Cantidad .
19. Ingrese el código que representa la unidad de ítem, como c/u, en Unidad Medida.
20. Ingrese el precio de compra por unidad de ítem en Precio Unitario.
21. Ingrese el precio extendido del item en Precio Extendido.
reporteo 1099, se salta el dato automáticamente. Por omisión, es el tipo
23. Ingrese el código de identificación del item en Inventory Id.
24. Ingrese una descripción de la factura en Descripción.

25. Ingrese el número identificador de cualquier documento externo, como la factura
del proveedor, en No Ref Ext
impuesto determina la clasificación de impuesto en la que cae el ítem. Categ Impto
asterisco (*), haga click en Impuestos... para ver los códigos de impuesto
disponibles. Cód Impto está disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en la
tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
28. Ingrese el identificador del empleado en No Empleado.
30. Seleccione Facturable si la transacción es facturable con cargo a un proyecto.
Disponible solamente si está instalado el módulo de Proyectos.
31. Haga click en la tarjeta Omisión para cambiar el estado del proveedor.
32. Haga click en la tarjeta Cambiar para cambiar la cuenta y entidad de cuentas por
pagar por omisión.
33. Haga click en Imprimir/Guard Cheque para imprimir un cheque y actualizar la base
de datos con la información del cheque.
Configurar Documentos Recurrentes

Los documentos recurrentes son documentos pagados a intervalos regulares por la
misma cantidad cada vez (pagos de renta, pagos de arrendamiento, etc.). Los
documentos recurrentes permiten ahorrar tiempo al preparar documentos para
proveedores a los que se les compran los mismos bienes o servicios a intervalos
regulares.
Usar esta función involucra ingresar la información de las facturas recurrentes en
Documentos Recurrentes (03.260.00), y luego generar los documentos regulares partir
de documentos recurrentes utilizando la pantalla Generar Documentos Recurrentes
(03.510.00). El proceso de documentos recurrentes crea nuevos documentos de cuentas
por pagar abiertos y luego envía los documentos generados a los registros de
proveedores apropiados.
Cada documento recurrente tiene un Ciclo y un Número de Ciclos. El ciclo define la
frecuencia de generación, en meses, entre las generaciones de documentos regulares a
partir del documento recurrente. El número de ciclos define cuantas veces se debe
generar un documento regular a partir del documento recurrente.
Ejemplo: Un documento recurrente para un contrato de un año tiene 12 pagos
mensuales. El ciclo es 1 y el número de ciclos es 12. Después de que se ha generado
el 12vo documento, el software elimina el documento recurrente.
Un mes es el intervalo mínimo de generación posible. Si se paga una obligación más
de una vez al mes (por ejemplo, un pagaré a un año que requerirá 24 pagos con
vencimiento los días primero y 15 de cada mes), configure dos documentos
recurrentes, cuya fecha de generación sea distinta (con un desfase de 15 días).
Es posible cambiar o eliminar un documento recurrente en cualquier momento. Los
cambios o la eliminación afectarán a los documentos generados después del cambio o
eliminación.
Para configurar documentos recurrentes:

1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Documentos Recurrentes. Se
muestra la tarjeta Detalles Documento de Documentos Recurrentes (03.260.00).
Figura 38: Documentos Recurrentes (03.260.00)
2. Ingrese el número de documento en No Documento.

3. Ingrese el identificador del proveedor asociado al documento recurrente en No
Prov.
4. Ingrese en Fch Sig Gener la fecha en que se generará un documento regular a partir
del documento recurrente. Para un documento recurrente nuevo, el dato por
omisión es la fecha de hoy o el 28vo día del mes, lo que ocurra primero. Después
de generado el primer documento regular, el software incrementa automáticamente
la fecha de generación del siguiente documento regular de acuerdo al ciclo.
Nota: Ya que el software incrementa automáticamente la fecha de generación del
siguiente documento a generar de acuerdo al ciclo, no cambie esta fecha una vez
que se ha generado el primer documento regular. Al hacerlo cambia la
programaciòn de pagos de todos los documentos regulares subsecuentes generados
después de tal cambio.
5. Ingrese el número de ciclo en Ciclo, que es el numero de meses entre generaciones

de documentos regulares. Por ejemplo, 01 significa que el software genera un
documento regular cada mes, y 03 significa que el software genera un documento
regular cada trimestre. El número máximo de ciclo permitido es 99.
6. Ingrese el número de ciclos en Núm de Ciclos, que es el número de veces que el
software generará un documento regular a partir de un documento recurrente.
Por ejemplo, 04 significa que se generará un documento regular cuatro veces.
Cada vez que se genera un documento regular, el valor de Núm de Ciclos se reduce
en 1. El máximo número de ciclos permitido es 99.
7. Ingrese el código de identificación de la compañía asociada al documento en No
Compañía.
8. Ingrese el código de la condición de pago del proveedor en Cond Pago. Este dato
de acuerdo a la condición elegida. Si no ingresa este dato, deberá ingresar a mano
el monto de descuento, fechas de pago, descuento y vencimiento
9. Ingrese el total del siguiente documento regular generado a partir del documento
recurrente en Monto Documento.
No Compañía.
omisión, es el dato ingresado en la tarjeta Omisión de Proveedores (03.270.00)
proyecto debe haber sido ingresado en Proyectos (PA.PRJ.00) del módulo de
Proyectos. No Proyecto está disponible sólo si el módulo de Proyectos está
13. Ingrese el código de actividad asociado al proyecto en No Actividad. No Actividad
está disponible sólo si el módulo de Proyectos esta instalado y su número de
cuenta esta asociado a una categoría de cuentas en Catalogo de Cuentas
14. Ingrese la entidad a hacer débito por el monto de cada transacción en Entidad. Por
reporteo 1099, se salta el dato automáticamente. Por omisión, es el tipo
16. Ingrese el código que representa la unidad de ítem, como c/u, en Unid Medida.
17. Ingrese una explicación de cada transacción en Descripción.
18. (Opcional) Ingrese la cantidad de itemes involucrados en las transacciones en

Cantidad.
Nota: Se debe ingresar una unidad de medida si la cuenta de la transacción esta
asociada a una categoría de cuentas y si en el Catálogo de Cuentas (01.260.00) del
el módulo de Contabilidad se seleccionó Unidades Requeridas.
19. Ingrese el precio de compra por unidad de ítem en Precio Unitario.
20. Ingrese el precio exendido del item en Precio Extendido.
21. Ingrese el identificador del empleado en No Empleado. No Empleado está
disponible solamente si se encuentra instalado el módulo de Proyectos.
Tipo M.O esta disponible solamente si se encuentra instalado el módulo de
Proyectos.
impuesto determina la clasificación de impuesto en la que cae el ítem. Categ Impto
asterisco (*), haga click en Impuestos... para ver los códigos de impuesto
disponibles. Cód Impto está disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en la
25. Seleccione Facturable si la transacción es facturable con cargo a un proyecto.
Disponible solamente si está instalado el módulo de Proyectos
26. Revise el valor en Monto Documento con el que aparece en Total Documento. Si
los valores no son iguales, modifique Monto Documento.
Generar Documentos Recurrentes

Los documentos recurrentes son documentos pagados a intervalos regulares por la
misma cantidad cada vez (pagos de renta, pagos de arrendamiento, etc.). Establezca los
documentos recurrentes en la pantalla de Documentos Recurrentes (03.260.00). Véase
"Configurar Documentos Recurrentes" en la página 98.
Después de crear un documento recurrente, su información es guardada y se procesa un
documento regular generado a partir del documento recurrente. Generar un documento
regular a partir de un documento recurrente hace que el software genere una
transacción que registra el documento regular en la contabilidad general. Después de
liberar un lote de facturas, el software genera un reporte de control de lote, listando
todas las facturas ingresadas en el lote. Esto ocurre solo si Reportes Automáticos al
Liberar está seleccionado en Control de Contabilidad (01.950.00) en el módulo de
Contabilidad.
> Para generar documentos recurrentes:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Generar Documentos
Recurrentes. Se muestra Generar Documentos Recurrentes (03.510.00),
mostrando la fecha y período fiscal actuales.
Figura 39: Generar Documentos Recurrentes (03.510.00)

2. Ingrese en Fecha Generación la fecha en que el software debería generar

documentos regulares a partir de documentos recurrentes. Se crean documentos
regulares a partir de documentos recurrentes con fecha para el documento regular
iguales o anteriores a la fecha de generación.
Nota: Por cada documento regular generado, el software incrementa
automáticamente Fecha Sig Generación la fecha del siguiente documento a generar
en Documentos recurrentes (03.260.00) al siguiente mes aplicable de acuerdo al
ciclo. Si el valor resultante en Fch Sig Gener es aún anterior o igual a la fecha de
generación, el software procesa el documento recurrente otra vez. Esto actualiza
aquellos documentos recurrentes que no fueron generados con la periodicidad
necesaria.
3. Ingrese en Período Afectación el período fiscal al cual los documentos regulares
generados a partir de documentos recurrentes serán contabilizados.
Nota: Transacciones asociadas al módulo de Proyectos actualizan en el período
fiscal actual módulo de Proyectos, al margen del período ingresado aquí. Por
ejemplo, si el período fiscal del módulo Cuentas por Pagar es 08-1996 y el módulo
de Proyectos está en el período fiscal 07-1996, las transacciones aquí generadas
afectaran la información de 07-1996 del módulo de Proyectos.
4. Seleccione en la lista Manejo si va a liberar los documentos regulares generados a
partir de documentos recurrentes ahora o posteriormente. Si elige liberar
posteriormente libere las facturas en Liberar Documentos CxP (03.400.00).
5. Haga una de las siguientes acciones:
• Seleccione Seleccionado para seleccionar un documento para generar.
• Seleccione Seleccionar Todas para seleccionar todos los documentos para
generar.
6. Haga click en Iniciar Proceso.
Nota: Si está seleccionado Reportes Automáticos al Liberar en Control de
Contabilidad (01.950.00) en el módulo de Contabilidad, se genera un reporte de
control de lote, listando todas las facturas ingresadas en el lote, después de que han
sido liberadas en Generar Documentos Recurrentes (03.500.00).
Liberar Documentos de Cuentas por Pagar

Usted debe liberar un lote antes de actualizar la contabilidad. Un lote debe estar
balanceado antes de que pueda ser liberado.
Si usted ingresa un lote de documentos o cheques para imprimir y enviar a sus
proveedores, es una buena práctica dejar el lote retenido y revisar todo sus detalles
usando el reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00) antes de liberar el lote e
imprimir los documentos o cheques.
Después de liberar un lote, se genera un reporte de control de lote, que lista todos los
documentos ingresados en el lote. Esto ocurre solo si Reportes Automáticos al Liberar
está seleccionado en Control de Contabilidad (01.950.00) en el módulo de
Contabilidad.
Para liberar documentos de cuentas por pagar:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Liberar Documentos CxP. Se
muestra Liberar Documentos CxP (03.400.00), para la compañía actual.
Figura 40: Liberar Documentos CxP (03.400.00)

• Seleccione Seleccionado para cada lote a liberar.
• Seleccione Seleccionar Todas para liberar todos los lotes.
3. Haga click en Iniciar Proceso para iniciar el proceso de liberar lotees.
• Si está seleccionado Reportes Automáticos al Liberar en Control (01.950.00)
en el módulo de Contabilidad, se genera un reporte de control por lote.
Aplicar Anticipos
En Pre-Payment Application (03.070.00) de Cuentas por Pagar, usted puede aplicar un
documento de anticipo a una factura después de que ambos documentos estén
parcialmente o totalmente liberados. Usted también puede reversar las transacciones de
anticipos. Se puede aplicar un anticipo a una sola factura o distribuirlo a varias
facturas. Usted puede mezclar varios tipos de operaciones, aplicación y reversión, en
un solo lote.
Para aplicar un documento de anticipo a una factura:
1. Abra Pre-Payment Application (03.070.00).
Figura 41: Pre-Payment Application (03.070.00)
2. Ingrese el Vendor ID.

3. En Operation Type, seleccione Application. Usted puede ingresar cualquier número
de operaciones en un solo lote. Durante la liberación son procesadas una por una.
4. Seleccione Applied Ref Number. Cuando se selecciona el número, se llenan
automáticamente Applied Doc Type, Applied Doc Date, Applied Doc Amount, y
Applied Doc Balance. Applied Ref Number debe ser único en la grilla de detalle.
5. Seleccione un Pre-Payment Number. Cuando se selecciona el número, se llenan
automáticamente Pre-Payment Date, Pre-Payment Amount, y Pre-Payment Balance.
Se calcula Application Amount como el máximo valor possible.
6. Ajuste el Application Amount si es necesario. Debe estar entre cero y el máximo
valor posible que aparece inicialmente.
7. Cuando el lote está balanceado y listo para liberar, ingrese el total correcto en
Batch Control.
8. En Batch Handling, seleccione Release Now.
9. Click Guardar en la barra de herramientas y salga de la pantalla.
Si el lote es liberado correctamente, aparecerá el mensaje “Process completed”. De otro

modo, usted verá un mensaje de error y se grabarán los resultados en la bitácora de
eventos.
Para reversar un anticipo:
1. Abra Pre-Payment Application (03.070.00)
2. Ingrese el Vendor ID.
3. En Operation Type, seleccione Reversal. Ustes puede ingresar cualquier número de
operaciones en un solo lote. Ellas son procesadas una por una durante la
liberación.
4. Seleccione un Applied Ref Number. Cuando el documento es seleccionado, todos
los otros campos se llenan automáticamente. Applied Ref Number debe ser único en
la grilla.
5. Cuando el lote está balanceado y listo para liberar, ingrese el total correcto en
Batch Control.
6. En Batch Handling, seleccione Release Now.
Si el lote es liberado correctamente, aparecerá el mensaje “Process completed”. De otro
modo, usted verá un mensaje de error y se grabarán los resultados en la bitácora de
eventos.
Operaciones Multi-Monedas
Todos los documentos asociados con la aplicación del lote de anticipos o reversión
deben estar expresados en la misma moneda. Si Batch Currency no coincide con Base
Currency, se crearán transacciones de pérdidas o ganancias realizadas (RGOL) y se
asentarán en Contabilidad durante la liberación.
Enlazar y Liberar el Enlace de Documentos con Condiciones de

Pago Pay When Paid
En Pay When Paid Assistant (03.080.00) o en Pay When Paid Link Entry (03.090.00)
de Cuentas por Pagar, las facturas o ajustes de crédito abiertos con tipos de condiciones
de descuentos pay when paid son enlazados a las facturas abiertas de clientes Open
Item. Ambas pantallas proporcionan criterios de selección para buscar documentos o
facturas pay when paid. Pay When Paid Assistant (03.080.00) busca los documentos
enlazados o no enlazados, ajustes de crédito o facturas. Además, en Pay When Paid
Link Entry (03.090.00) se puede eliminar el enlace entre un documento pay when paid
o un ajuste de crédito y su factura relacionada.
Nota: El enlace entre un documento o un ajuste de crédito de un proyecto relacionado
con condiciones pay when paid y su factura relacionada generada en Facturación
Flexible es creado automáticamente cuando se asienta la factura en Invoice and
Adjustment Posting (BI.REG.00) si se configura el método de distribución del proyecto
como Full Detail.
Para buscar documentos y facturas abiertas con condiciones pay when paid en
Pay When Paid Link Assistant (03.080.00):
1. Abra Pay When Paid Assistant (03.080.00).
Figura 42: Pay When Paid Assistant (03.080.00)

2. (opcional) Ingrese cualquier combinación de Vendor ID, Reference Number,

Subcontract, o Project. Si no se ingresa un criterio de selección, se mostrarán todos
los documentos con condiciones pay when paid que no están enlazados en la grilla
Pay When Paid Document cuando se hace click en Search/Refresh.
3. (opcional) Seleccione mostrar documentos con condiciones pay when paid que
están enlazados y que no están enlazados, solamente documentos con condiciones
pay when paid que no están enlazados, o solamente documentos con condiciones
pay when paid que están enlazados.
4. (opcional) Ingrese cualquier combinación de Customer ID, Invoice Number, o
Project. Si no se ingresó un criterio de selección, se mostrarán todas las facturas
abiertas no enlazadas en la grilla de facturas cuendo se haga click en Search
/Refresh.
5. (opcional) Seleccione mostrar los documentos de facturas enlazadas y no
enlazadas, solamente facturas no enlazadas o solamente facturas enlazadas.
6. Click Search /Refresh para mostrar los documentos y facturas con condiciones pay
when paid que cumplen con el criterio de selección.
Para enlazar un documento con condiciones pay when paid con una factura
abierta en Pay When Paid Assistant (03.080.00):
1. Abra Pay When Paid Assistant (03.080.00).
Figura 43: Pay When Paid Assistant (03.080.00)


Subcontract, o Project. Si no se ingresa un criterio de selección, se mostrarán todos
los documentos con condiciones pay when paid que no están enlazados en la grilla
Pay When Paid Document cuando se hace click en Search/Refresh.
3. Seleccione mostrar solamente los documentos con condiciones pay when paid que
no están enlazados.
4. (opcional) Ingrese cualquier combinación de Customer ID, Invoice Number, o
Project. Si no se ingresó un criterio de selección, se mostrarán todas las facturas
abiertas no enlazadas en la grilla de facturas cuendo se haga click en Search
/Refresh.
5. Seleccione mostrar solamente las facturas no enlazadas
when paid que cumplen con el criterio de selección
7. Click la línea de detalle en la grilla Pay When Paid Documents que contiene los
documentos con condiciones pay when paid a enlazar.
8. Click la línea de detalle en la grilla de Facturas que contiene la factura a enlazar
con el ducumento con condiciones pay when paid.
9. Click Link Document.
Para buscar documentos con condiciones pay when paid enlazados o facturas
abiertas enlazadas en Pay When Paid Link Entry (03.090.00):
1. Abra Pay When Link Entry (03.090.00).
Figura 44: Pay When Paid Link Entry (03.090.00)

Subcontract, Project Customer ID, Invoice Number, o Project. Si no se ingresa un
criterio de selección, se mostrarán todos los documentos con condiciones pay
when paid que están enlazados en la grilla Pay When Paid Documents cuando se
hace click en Search/Refresh.
Para enlazar un documentos con condiciones pay when paid a una factura abierta
en Pay When Paid Link Entry (03.090.00):
1. Abra Pay WhenPaid Link Entry (03.090.00).
2. En la grilla Pay When Paid Documents ingrese el Vendor, Document Type,

Reference Number, Customer, Invoice Number, y Document Type.
Para quitar el enlace a un documento con condiciones pay when paid desde una
factura en Pay When Paid Entry (03.090.00):
1. Abra Pay When Paid Link Entry (03.090.00).
2. Ingrese cualquier combinación de Vendor ID, Reference Number, Subcontract,

Project, Customer ID, Invoice Number, o Project para mostrar el documento con
condiciones pay when paid y su factura abierta relacionada en la grilla Pay When
Paid Documents cuando se hace click en Search/Refresh.
3. Click Search /Refresh para mostrar el documento con condiciones pay when paid
enlazado y su factura relacionada.
4. Click en la línea en la grilla.
5. Click Eliminar en la barra de herramientas.
Seleccionar Documentos para Pago

Seleccione los documentos para pago cuando el siguiente lote de cheques de cuentas
por pagar haya sido impreso.
> Para seleccionar documentos para pago:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Seleccionar para Pagos. Se
muestra Seleccionar para Pagos (03.500.00).
Figura 47: Seleccionar para Pagos (03.500.00)
2. Ingrese el período para asentar en Período Afecto.

3. Ingrese la cuenta de cheques para débito en Cuenta Cheques.
4. Ingrese la entidad de cheques para débito en Entidad Cheques.
5. Ingrese la fecha de impresión de cheques en Fecha Impres Cheques.
6. Seleccione el método para selección de cheques para pago desde la lista Método
Selección.
7. Seleccione el tipo de moneda a usar al imprimir los cheques desde la lista
Selección Moneda.

• Si seleccionó Número Referencia desde la lista Método Selección, ingrese el
número de referencia de cada documento a agregar al lote de pago en No
Referencia.
• Si seleccionó Número Proveedor desde la lista Método Selección, ingrese el
identificador de proveedor de cada proveedor a agregar al lote de pago en
No Proveedor.
Nota: Si desea crear una expresión o criterio de selección más compleja, haga
click en Selección Avanzada. Véase "Selección Avanzada (03.500.01)" en la
página 318.
Editar Selecciones de Pago

Usted puede cambiar un lote de documentos seleccionado para pago. Se pueden
agregar o eliminar documentos del lote y cambiar los montos de pago, monto de
descuento y el status de documentos seleccionados.
> Para editar selecciones de pago:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Editar/Selecc Documentos
Para Pago. Se muestra Editar/Selecc Documentos Para Pago (03.050.00).
Figura 48: Editar/Selecc Documentos Para Pago (03.050.00)
2. Ingrese el numero de lote en Número.

3. Modifique cualquier información de los documentos o del lote.
• Para agregar un documento, ingrese su número de referencia en No
Referencia.
• Para eliminar un documento, seleccione su número de referencia y haga
click en Delete en la barra de herramientas.
Imprimir Cheques
Hay tres tipos de cheques: Cheque Regular, Cheque en Cero y Cheque de Talón. Los
"cheques de talón" son cheques nulos que son creados cuando un cheque tiene más
documentos de los que se pueden imprimir en un talón de cheque. Los tipos de cheque
que usted puede utilizar son:
• Forma Láser - Imprime los detalles del cheque en el tercio superior de la
forma de cheque y el cheque en el tercio medio de la forma. El tercio
inferior de la forma permanece en blanco.
• Forma Continua - Imprime los cheques de cuentas por pagar utilizando el
formato de cheques continuos.
• Forma Láser Múltiple Talón - Imprime los detalles del cheque en el tercio
superior de la forma de cheque, el cheque en la tercio medio de la forma y
una copia de los detalles del cheque en el tercio inferior de la forma..
• Forma Láser Detalle Separado - Imprime una forma de cheque por cada uno
de los cheques de cuentas por pagar, sin importar si todos los detalles del
cheque caben en el talón del cheque. Si un cheque tiene más detalles que
los que caben en un talón, el software imprime un mensaje en el talón del
cheque, en lugar de los detalles del cheque, informando que los detalles del
cheque se imprimen por separado (El software imprime automáticamente un
documento que contiene los detalles del cheque). Para imprimir este
mensaje de aviso, presione Print Remitance en Actualizar Cheques CxP
(03.620.20)
Cuando se imprimen cheques, se imprimen todos los cheques para los pagos
seleccionados de un lote. Después de impresos los cheques, Ud. debe decidir como
actualiza la información de la base de datos con la información. Usted puede escoger si
incluye o excluye la información de los cheques.
Para imprimir cheques:
1. Genere el reporte Previo de Cheques (03.610.00) para determinar si los montos
de cheques son correctos.
2. Use el reporte de Cheques (03.620.00) para imprimir los cheques. Antes de
imprimir los cheques, usted puede seleccionar Imprimir Máscara para imprimir
un cheque que le permita verificar la correcta alíneación de los cheques en la
impresora.
3. Después de imprimir los cheques, Actualizar Cheques CxP (03.620.20) aparece

automáticamente:
Figura 49: Actualizar Cheques CxP (03.620.20)
4. En la lista Manejo Cheques , seleccione la acción que debe hacer el software con
los cheques recién impresos. Las opciones son:
• Eliminar Todos - No actualiza la base de datos con la información del lote
de cheques actuales. Escoger esta opción le permitirá reimprimir los
cheques utilizando los mismos números de referencia. Esta opción es útil,
por ejemplo, si usted olvidó cargar el stock de cheques en la impresora
antes de imprimir los cheques y desearía iniciar nuevamente el proceso de
impresión utilizando los mismos números de cheques.
• Cancelar - Cancela, en lugar de eliminar, la información del lote de cheques
impresos. el software retiene la información de los cheques en la base de
datos pero asigna el status de cancelado a cada uno de los cheques. Los
números de referencia de los cheques no pueden ser reutilizados. Usted
podría escoger esta opción si el stock de cheques se atascó en la impresora y
no puede ser reutilizado.
• Guardar Todos - Actualiza la base de datos con la información de todos los
cheques que acaba de imprimir. La información de los cheques
"guardados" está disponible para otros módulos de Microsoft Dynamics SL.
• Seleccionar por Cheque - Actualiza la base de datos con la información de
solo algunos de los cheques que acaba de imprimir. Click Seleccionar
Manejo para acceder a Seleccionar Manejo (03.620.22) para seleccionar los
cheques que usted desea mantener, anular, o eliminar.
5. Si el tipo de cheques es Forma Láser Detalle Separado, y se han impreso
cheques con mas detalles de los que caben en un talón, presione Imprimir Detalle
para imprimir los mensajes asociados a los cheques.
6. Salte este paso para todos los otros tipos de cheques o si es que todos los
detalles de cheques para cada cheque caben en el talón.
Nota: Si usted no seleccionó la check box Liberar Lote Automáticamente, vaya a
Liberar Documentos CxP (03.400.00) para liberar el lote de cheques.
Preparar Cheques Manuales

Usted puede generar un cheque manual para pagar un documento. También puede
imprimir un cheque para anexar un ajuste de débito a un documento.
Ejemplo: Se ingresó un documento para un proveedor equivocado. Se generó un ajuste
de débito para dejar el saldo del proveedor en cero. Para evitar perder un cheque,
genere un cheque manual y referencielo al documento y su ajuste de débito. El cheque,
automáticamente, se hace cero y es cancelado. Hasta que el ajuste y el documento no
tengan un cheque anexado, se los considerará abiertos. Los documentos abiertos no se
borran y aparecen en los reportes.
Para preparar un cheque manual:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Cheques Manuales. Se
muestra Cheques Manuales (03.030.00).
Figura 50: Cheques Manuales (03.030.00)
2. Ingrese el período para asentar en Período Afect.

3. Seleccione un manejo para el lote de la lista Manejo.
4. Ingrese el monto total del lote en Control Lote.
5. Ingrese la cuenta y entidad desde las cuales desea emitir el cheque, si difieren de
los valores por omisión.
6. Ingrese el número del cheque manual en Número. El software agrega

automáticamente ceros a la izquierda. Por ejemplo, 1 queda 000001.
7. Ingrese la fecha que aparecerá en el cheque en Fecha. Para proveedores sujetos
a reporteo 1099, esta fecha, junto con la ingresada en Cerrar Año 1099
(03.530.00) , se usa para determinar que tipo de totales actualizar.
8. Ingrese el monto total del cheque o 0 en Monto Cheque.
9. Ingrese el total de descuento para los documentos, incluyendo el cheque, en
Descuento Tomado. Para documentos sujetos a reporteo 1099, Descuento
Tomado es automáticamente deshabilitado.
10. Ingrese el número de referencia de cada documento a pagar con el cheque
manual en No Ref.
11. Revise el valor en Monto Cheque con el valor de Control Lote. Si no son iguales,
modifique Control Lote.
> Para imprimir un cheque inmediato:

1. Seleccione Si de la lista Cheque Inmediato.
Nota: En el lote actual puede haber solamente un cheque inmediato.
2. Haga click en Imprimir Cheque.
Reimprimir Cheques
La reimpresión de cheques se ejecuta en Actualizar Cheques (03.620.20) al final de la
impresión de cheques o anulando el cheque en Cancelar Cheques (03.040.00),
reseleccionando los documentos pagados por el cheque en Seleccionar Pagos
(03.500.00), e imprimiento un nuevo cheque en Cheques (03.620.00) de Cuentas por
Pagar.
Para reimprimir un cheque al final del proceso de impresión de cheques utilice
Seleccionar Manejo en Actualizar Cheques (03.620.20) para marcar cada cheque que
se debe mantener, eliminar, o anular. Para más información acerca del uso de
Seleccionar Manejo, vea “Imprimir Cheques” en la página 116.
Para reimprimir un cheque abierto, el cheque debe estar anulado (cancelado) en
Cancelar Cheques (03.040.00) de Cuentas por Pagar, con lo cual se reabre el
documento pagado por el cheque. Una vez reabierto, los documentos son seleccionados
para pago la próxima vez que se ejecuta Seleccionar Pagos (03.500.00). Para más
información acerca de cancelar un cheque, vea “Cancelar Cheques” en la página 123 .
Para reimprimir cheques al final de la impresión de cheques:
1. Seleccione Seleccionar por Cheque en Manejo Cheques en Actualizar Cheques
(03.620.20) la cual aparece al final de la impresión de cheques en Cheques
(03.620.00).
2. Click Seleccionar Manejo.
3. Seleccione Sep, Void, o Delete en Manejo Cheques para cada cheque del lote.
4. Click OK.
5. Click Iniciar Proceso.
6. Seleccione Cuentas por Pagar | Seleccionar Pagos. Aparece Seleccionar Pagos
(03.500.00).
7. Ejecute el proceso de selección de pagos nuevamente ingresando el mismo criterio
utilizado para producir el lote de impresión de cheques actual.
8. Escoja Cuentas por Pagar | Cheques. Aparece Cheques (03.620.00) .
9. Seleccione el número de lote creado por Seleccionar Pagos en el paso 4 en Número
Lote.
10. Seleccione Imprimir
11. Click Iniciar Proceso.
12. Click OK y cierre la pantalla.
Para reimprimir un cheque abierto:

1. Escoja Cuentas por Pagar | Anular Cheques. Aparece Cancelar Cheques
(03.040.00) .
2. Ingrese el cheque a cancelar (anular) y libere el lote
3. Escoja Cuentas por Pagar | Seleccionar Pagos. Aparece Seleccionar Pagos

(03.500.00)
4. Ejecute el proceso de selección de pagos ingresando el criterio de selección que
incluye los documentos pagados por el cheque original.
5. Escoja Cuentas por Pagar | Cheques. Aparece Cheques (03.620.00)
6. Seleccione el número de lote creado por Seleccionar Pagos en el paso 4 en Número
Lote.
7. Seleccione Imprimir
8. Click Iniciar Proceso
9. Click OK y cierre la pantalla.
Cancelar Cheques
Para cancelar un cheque, éste debe tener un status O (pendiente) , y estar todavía en la
base de datos. Cancelar un cheque reversa las transacciones generadas orignalmente
para el cheque, lo cual reabre los documentos pagados en el cheque e incrementa los
saldos del proveedor para reflejar los documentos reabiertos.
El cheque cancelado recibe una designación de "cheque cancelado" V (Void) en
reporte Registro de Cheques (03.630.00). Un cheque cancelado utiliza el mismo
número de referencia que el cheque original. El reporte Registro de Cheques
(03.630.00) lista el cheque original y el cheque cancelado.
Para cancelar cheques:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Cancelar Cheques. Se
muestra Cancelar Cheques (03.040.00).
Figura 51: Cancelar Cheques (03.040.00)
2. Ingrese el monto total de cheques a cancelar en Control.

3. Ingrese los números de cuenta y entidad que originaron los cheques
4. Ingrese el número de cada cheque a cancelar en No Cheque.
5. Revise el valor en Total Lote con el que sale en Control. Si no son iguales,
modifique el valor en Control.

• Si quiere generar un cheque de reemplazo, cambie la fecha de pago en
Revisar Documentos (03.250.00). El documento es seleccionado en base a
esa fecha.
• Si usted no desea emitir un cheque de reemplazo, reverse el documento
original en Documentos y Ajustes (03.010.00) seleccionando Ajuste Débito
de la lista Tipo. Luego, genere un cheque manual de monto cero en
Cheques Manuales (03.030.00).
7. Libere el lote utilizando Liberar Documentos CxP (03.400.00).
Conciliar Cheques de Cuentas por Pagar

Concilie sus cheques de cuentas por pagar con su cartola bancaria mensual. No se
puede utilizar esta pantalla si tiene instalado el módulo de Administración de Efectivo.
De ser así, utilice el módulo Administración de Efectivo.
Para conciliar cheques de cuentas por pagar:
1. Genere el reporte Conciliación de Cheques (03.710.00). Compárelo con la lista de
cheques cancelados para verificar la validez de la información de cheques.
2. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Conciliar Cheques. Se
muestra Conciliar Cheques (03.060.00).
Figura 52: Conciliar Cheques (03.060.00)
3. Ingrese el monto total de cheques conciliados de la cartola en Control Lote.

4. Ingrese cada número de cheque de la cartola en No Cheque.
5. Ingrese el monto de cada cheque en Monto Conciliado.
6. Comprare el valor Control Lote con el valor en Total Lote.
• Si los montos son diferentes, seleccione Retener de la lista Manejo Lote para
que pueda editar el lote. Genere el reporte Lista Corrección Documentos
(03.810.00) para verificar todas las transacciones ingresadas. Edite cualquier
cheque incorrecto, y luego edite el lote en Conciliar Cheques (03.060.00).
• Si los montos son iguales, puede liberar el lote.
7. Seleccione Liberar Ahora o Liberar Posteriormente de la lista Manejo Lote.
8. Libere el lote en Liberar Documentos CxP (03.400.00), si seleccionó Liberar

Posteriormente de la lista Manejo Lote.
9. Archive el reporte de Conciliación de Cheques (03.710.00) como respaldo de la
conciliación bancaria.
Cerrar Cuentas por Pagar

Cierre cuentas por pagar para facilitar el balance a cuentas de cuentas por pagar en la
contabilidad. El cierre hace labores adicionales como:
• Eliminar detalles innecesarios.
• Hacer que los campos período a la fecha de los registros de proveedores
sean cero.
• Incrementar el número de período al siguiente período fiscal.
Nota: Usted puede eliminar detalles innecesarios en cualquier momento usando
Eliminar Detalle CxP (03.540.00) o Procesar Cierre (01.560.00) del módulo de
Contabilidad. No es necesario cerrar y eliminar detalle de cuentas por pagar al mismo
tiempo.
Para cerrar Cuentas por Pagar:
1. Revise los archivos de cuentas por pagar para asegurarse de que se han
registrado todos los documentos para el período (documentos, ajustes y pagos).
Genere el reporte Auditoría de Documentos-Resumen (03.800.00) para verificar
lotes abiertos de cuentas por pagar. Luego genere el reporte Lista Corrección de
Documentos de CxP (03.810.00) para verificar los lotes de cuentas por pagar
que todavía están abiertos.
2. Termine y libere cualquier lote de cuentas por pagar abierto que se haya
identificado en el paso 1.
3. Complete el proceso de Asentar Transacciones (01.520.00) del módulo de
Contabilidad.
4. Genere la Balanza de Comprobación del Proveedor (03.650.00), el Reporte de
Distribución de Cuentas (03.690.00) y la Balanza de Comprobación
(01.610.00) del módulo de Contabilidad para preparar el balanceo del módulo de
Cuentas por Pagar con el de Contabilidad.
5. Compare los totales de las cuentas de la Balanza de Comprobación del
Proveedor (03.650.00) o el reporte de Distribución de Cuentas (03.690.00) con
el monto que se muestra para el número de cuenta contable correspondiente en
Balanza de Comprobación (01.610.00).
• En caso de que los totales concuerden, usted estará listo para cerrar el
módulo Cuentas por Pagar para ese período.
• En caso de que los totales no concuerden, genere el reporte Libro Mayor
(01.620.00) del módulo de Contabilidad y revise la cuenta (y entidad) de
cuentas por pagar mostradas para ver si alguna transacción se ha registrado
como póliza en el módulo de Contabilidad, en lugar de a través del módulo
de Cuentas por Pagar. Posteriormente, revise el reporte de Transacciones
No Asentadas (01.680.00) del módulo de Contabilidad para ver si alguna
transacción del módulo de Cuentas por Pagar se registró para períodos
contables futuros.
6. Genere otros reportes de Cuentas por Pagar necesarios como el Registro de

Cheques (03.630.00) o el reporte de Antigüedad de CxP (03.680.00).
7. Salga del sistema y haga un respaldo de la base de datos.
8. En caso de que esté utilizando el módulo de Múltiples Monedas, genere el
reporte de Ganancias/Pérdidas No Realizadas (24.630.00).
9. Ingrese a Microsoft Dynamics SL y utilice la pantalla de Procesar Cierre
(01.560.00) del módulo de Contabilidad para cerrar el módulo de Cuentas por
Pagar.
Cerrar el Año 1099

Al final del año, elimine información 1099 obsoleta e incremente las cifras en el año
calendario actual y año calendario siguiente para 1099 para preparar el reporteo 1099
del año calendario siguiente.
> Para cerrar el Año 1099:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Cerrar Año 1099. Se muestra
1099 Calendar Year Control (03.530.00).
Figura 53: 1099 Calendar Year Control (03.530.00)
2. Seleccione Change Status desde la lista Process Option.

3. Seleccione Closed desde la lista Current Year Status.
4. Seleccione Open desde la lista Next Year Status.
Imprimir Formularios 1099

Al final del año (solo USA), imprima los formularios 1099-MISC para todos los
proveedores sujetos a reporteo 1099. También puede enviar la información en un
diskette al IRS. Véase “Enviar Formularios 1099 Electrónicos” en la página 131.
Los tipos de formularios 1099 que puede usar son:
• Formas 1099 Láser - imprime los formularios 1099 MISC usando un formato
diseñado para impresoras láser .
Para imprimir Formas 1099:
1. Asegúrese de que el registro de cada compañía (U.S.A) tenga una asignación de
EIN (Employer ID Number) antes del proceso 1099.
2. Verifique la exactitud de cada dirección de compañía (U.S.A.) anter del proceso
1099.
3. La información de dirección de compañía y Employer ID se mantiene en
Compañías (98.280.00) para implementación de compañía única. Acceda a
Compañías (98.280.00) desde el menú Utililerías en la barra de herramientas.
4. La información de dirección de compañía y Employer ID se mantiene en
Definición de Compañías (13.250.00) para implementaciones multi-compañías.
5. Genere el reporte Previo de 1099 (03.730.00) para determinar si los montos
1099 son correctos. Vea “Establecer los Saldos Año 1099 de un Proveedor” en
la página 62 para cambiar un saldo incorrecto de los valores 1099 de un
proveedor. Si se requiere ayuda adicional, contacte a Microsoft Support.
6. Use el reporte Formas 1099 (03.740.00) para imprimir los formularios 1099
MISC. Antes de imprimir los cheques, seleccione Imprimir Máscara para
imprimir una forma de prueba y comprobar que las formas están correctamente
alineadas.
Enviar Formularios 1099 Electrónicos

Usted puede generar información de proveedores 1099 en el formato requerido por el
gobierno federal (solo USA) para enviarla por medios magnéticos.
Antes de enviar el archivo por medio magnético:
• Asegúrese de que el registro de cada compañía (U.S.A) tenga una asignación de
EIN (Employer ID Number) antes del proceso 1099.
• Verifique la exactitud de cada dirección de compañía (U.S.A.) anter del proceso
1099.
• La información de dirección de compañía y Employer ID se mantiene en
Compañías (98.280.00) para implementación de compañía única. Acceda a
Compañías (98.280.00) desde el menú Utilidad en la barra de herramientas.
• La información de dirección de compañía y Employer ID se mantiene en
Definición de Compañías (13.250.00) para implementaciones multi-compañías.
Para enviar Formas 1099 electrónicas:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Generar Información 1099. Se
muestra la tarjeta Selección 1099 de Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00).
Figura 54: Magnetic Media 1099 Generation (03.742.00)
2. Haga una de las acciones siguientes:

• Seleccione Incluir a todos los Proveedores 1099 Calificados para escribir toda
la información reportable de proveedores 1099 al archivo IRSTAX.001.
• Ingrese uno o varios IDs de proveedores en Vendor Selection para

proveedores con información 1099 a los que se escribirá al archivo
IRSTAX.001.
3. Haga click en la tarjeta Selección Proveedor para ver los proveedores
seleccionados. Puede borrar proveedores de la selección usando Eliminar de la
barra de herramientas.
4. Seleccione Transferir Agente que Reporta para incluir información de agente de
transferencia en el archivo IRSTAX.001. Haga click en la tarjeta El que
Paga/Agente para revisar la información incluida.
5. Haga click en la tarjeta El que Transmite para revisar la información incluida en el
archivo IRSTAX.001.
6. Seleccione la letra de unidad y ruta de directorio a donde usted desea escribir el
archivo de medio magnético 1099.
7. Haga click en Iniciar Proceso para iniciar el proceso de transferencia.
Revisar Información de Cuentas por Pagar

Aspectos Generales
Esta sección provee información y procedimientos para buscar información en línea y
para generar reportes. Estas tareas básicas incluyen:
• Revisar Documentos de Cuentas por Pagar.
• Buscar Información de Proveedores.
• Revisar Historial de Proveedores.
• Buscar Saldos de Proveedores.
• Buscar un Proveedor.
• Buscar Ordenes de Compra de un Proveedor.
• Revisar Documentos de un Proveedor.
• Imprimir Reportes.
Revisar Documentos de Cuentas por Pagar

Use Revisar Documentos (03.250.00) para editar información no financiera de
documentos abiertos de cuentas por pagar (Documentos y Ajustes ) y para revisar la
información de todos los documentos de cuentas por pagar mantenidos, incluyendo
aquellos ya pagados en períodos previos.
Para revisar documentos de cuentas por pagar:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Revisar Documentos. Se
muestra la tarjeta Detalles Documento de Revisar Documentos (03.250.00).
Figura 55: Revisar Documentos (03.250.00)

2. Ingrese el número de referencia del documento en No Referencia. Se muestra la

información del documento.
• Para ver los saldos de cuenta del proveedor , haga click en Consulta
Proveedores . Se muestra Consulta Proveedores (03.200.00). Vea
“Buscar Saldos de Proveedores” en la página 139.
• Para ver detalle de las condiciones del documento, haga click en Detalle de
Condiciones . Aparece Direcciones Ordenes de Compra (03.272.00).
• Para revisar los detalles de impuestos del documento, haga click en
Impuestos... . Aparece Impuestos. Vea "Impuestos" en la página 179.
Nota: Impuestos está disponible solamente si se seleccionó Permitir Impuesto en la
Buscar Información de Proveedores

La información de un proveedor consiste en su dirección, datos por omisión,
información 1099, datos por omisión de compras y estado de cuenta.
> Para buscar información de Proveedores:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Proveedores. Se muestra la
tarjeta Proveedor de Proveedores (03.270.00).
Figura 56: Proveedores (03.270.00)
2. Ingrese el identificador del proveedor en No Prov. Se muestra su información.

• Para ver la historia del proveedor, haga click en Historial.. Se muestra
Historial de Proveedores (03.271.00).
• Para ver la dirección del proveedor, haga click en la tarjeta Info Dirección.
• Para ver los datos por omisión del proveedor, haga click en la tarjeta Omisión.
• Para ver la información 1099 del proveedor, haga click en la tarjeta Info 1099.
• Para ver los datos por omisión de compras del proveedor, haga click en la
tarjeta Info Compras.
• Para ver los documentos (documentos, ajustes, y cheques) que determinan el
saldo de cuentas por pagar período a la fecha y año a la fecha, haga click en la
tarjeta Documentos.
Revisar Historial de Proveedores

El historial de un proveedor consiste en un desglose período a período de compras,
pagos, descuentos tomados, ajustes de crédito y ajustes de débito, en una compañía
dada y en un año fiscal específico.
Imprima el historial de un proveedor utilizando el reporte Historial de Proveedores
(03.671.00).
Para revisar el historial de un proveedor:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Historial de Proveedores. Se
muestra Historial de Proveedores (03.271.00).
Figura 57: Historial de Proveedores (03.271.00)
2. Ingrese el identificador del proveedor en No Proveedor. Se muestra su historia

para la compañía y año fiscal actuales.
• Para ver los saldos de cuenta del proveedor , haga click en Consulta
Proveedores . Se muestra Consulta Proveedores (03.200.00). Véase
“Buscar Saldos de Proveedores” en la página 139.
• Para ver la historia del proveedor en todas las compañías, haga click en
Todas.
• Para ver la historia del proveedor en un año fiscal distinto al actual, ingrese
el año fiscal en Año Fiscal. Se muestra el historial del proveedor en el año
fiscal especificado.
Buscar Saldos de Proveedores

La información de balances de proveedor consiste en saldos actual y futuro, la fecha
del último documento, y la fecha del último cheque.
> Para revisar saldos de un Proveedor:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Consulta de Proveedores o
haga click en Consulta Proveedores en Historial de Proveedores (03.271.00). Se
muestra Consulta de Proveedores (03.200.00).
Figura 58: Consulta de Proveedores (03.200.00)
2. Ingrese el identificador del proveedor en No Prov. Se muestran los balances del

proveedor.
• Para buscar un proveedor, haga click en Buscar Proveedor . Se

muestra Buscar Proveedor (03.200.01). Véase "Buscar un Proveedor" en la
página 141.
• Para ver información detallada de un proveedor, haga click en Revisar
Proveedores . Se muestra Proveedores (03.270.00).
• Para ver información de saldos actuales de documentos de un proveedor,
haga click en Documentos Actuales . Se muestra Actividad Proveedor
(03.200.03).
• Para ver información de saldos futuros de documentos de un proveedor,
haga click en Documentos Futuros . Se muestra Actividad Proveedor
(03.200.03).
• Para ver información de ordenes de compra de un proveedor, haga click en

Ordenes Compra.. Se muestra Ordenes de Compra (03.200.02). Véase
"Buscar Ordenes de Compra de un Proveedor” en la página 142.
Buscar un Proveedor
Usted puede buscar un proveedor ya sea en el módulo de Cuentas por Pagar o en el
módulo de Compras.
Para buscar un proveedor:
1. Haga click Buscar Proveedor en Consulta de Proveedores (03.200.00). Se
muestra Buscar Proveedor (03.200.01).
Figura 59: Buscar Proveedor (03.200.01)

• Seleccione Buscar en Cuentas por Pagar.
• Seleccione Buscar en Compras.
3. Ingrese el valor de búsqueda deseado en el campo apropiado.
4. Haga click Buscar/Refrescar. Se mostrar el identificador de proveedor que
satisfaga el criterio de búsqueda.
5. Seleccione el identificador de proveedor, y luego haga click en Seleccionar. Se
muestra Consulta de Proveedores (03.200.00) presentando la información del
proveedor seleccionado.
Buscar Ordenes de Compra de un Proveedor

Si está usando el módulo de Compras, puede buscar las ordenes de compra de un
proveedor.
> Para buscar ordenes de compra de un proveedor:
1. Haga click en Ordenes Compra en Consulta de Proveedores (03.200.00). Se
muestra Ordenes de Compra (03.200.02), presentando la información de
ordenes de compra del proveedor.
Figura 60: Ordenes de Compra (03.200.02)
• Para mostrar ordenes de compra con un status específico, seleccione un

status desde la lista Ver O.C. con Status de y luego haga click en
Ver/Refrescar.
• Para ver recepciones, haga click en Recepciones. Véase "Recepciones
(03.200.04)" en la página 244.
• Para ver detalles de una orden de compra, seleccione el número de orden de
compra y luego haga click en Detalle OC. Esto llamará a Consulta Ordenes
de Compra (04.250.00) para mostrar el documento seleccionado.
2. Cuando haya terminado, haga click en Aceptar.
Revisar Documentos de un Proveedor

Use esta función para documentos (documentos, ajustes y cheques ) que determinan el
saldo de cuentas por pagar período a la fecha y año a la fecha de un proveedor.
> Para revisar documentos de un proveedor:
1. Haga click en la tarjeta Documentos en Proveedores (03.270.00). Se muestra la
tarjeta Documentos de Proveedores (03.270.00).
Figura 61: Tarjeta Documentos de Proveedores (03.270.00)
2. Ingrese el identificador del proveedor en No Prov.

3. Seleccione una compañía y opción de consulta para ver los documentos del
proveedor.
4. Para ver un documento en detalle, seleccione un documento, y luego haga click en

Transacc Documento.
• Si el seleccionado es un documento, ajuste de débito o ajuste de crédito, se
muestra Revisar Documentos (03.250.00).
• Si el seleccionado es un cheque, se muestra Cheques Manuales (03.030.00).
Imprimir Reportes
Para mayor información de cada reporte individual, consulte la sección de Referencia.
Para información sobre imprimir reportes, Véase "Imprimir Reportes" en la ayuda en
línea o en la guía del usuario de "Administración de Sistema" .
Para ver o imprimir un listado de: Use:
Todos los documentos abiertos de cuentas por Requerimientos de Efectivo
pagar (facturas y ajustes) registrados en (03.600.00)
Microsoft Dynamics SL
Los documentos (facturas y ajustes) a ser Previo de Cheques (03.610.00)
pagados al imprimir cheques de cuentas por
pagar
Información de cada cheque de cuentas por pagar Aviso Detallado de Envío
para el cual se haya impreso un aviso detallado (03.625.00)
de envío junto al cheque
Información de todos los cheques de cuentas por Registro de Cheques (03.630.00)
pagar que han sido procesados.
Información de cuentas por pagar que se ha Transacciones de CxP
registrado durante el período contable actual (03.640.00)
Actividad por proveedor de cuentas por pagar de Balanza de Comprobación de
un período de tiempo específico Proveedores (03.650.00)
Detalles de todos los documentos de cuentas por Registro de Documentos
pagar (facturas y ajustes) que se hayan registrado (03.660.00)
durante el período actual
Información de proveedores (número, dirección, Proveedores (03.670.00)
status, cuentas de omisión, etc.) por proveedor
Actividad para cada proveedor de cuentas por Historial de Proveedores
pagar del período y acumulada (YTD), como (03.671.00)
aparece en la pantalla de Historial de
Proveedores (03.271.00)
Información sobre direcciones de órdenes de Direcciones Ordenes Compra
compra de proveedores, ingresada en la pantalla (03.672.00)
de Direcciones Ordenes de Compra (03.272.00)
Todos los documentos abiertos de cuentas por Antigüedad de CxP (03.680.00)
pagar (facturas y ajustes) por proveedor y su
antigüedad, según se define en las categorías de
antigüedad establecidas en la tarjeta Otras
Opciones de Control de CxP (03.950.00)
Documentos asentados a un período especifico Antig CxP Sensible Período
de la contabilidad (03.681.00)
Todos los documentos de cuentas por pagar Distribución de Cuentas
(facturas y ajustes) que se hayan registrado en el (03.690.00)

período contable actual
Información de todos los documentos recurrentes Documentos Recurrentes
que se hayan registrado en la pantalla de (03.700.00)
Documentos Recurrentes (03.260.00)
Información de todos los cheques pendientes o Conciliación de Cheques
cancelados de cuentas por pagar además de la (03.710.00)
información de todos los cheques que ya han
sido cobrados en el banco, como se ingresa en la
pantalla de Conciliar Cheques (03.060.00).
Toda la información 1099, incluyendo número Previo de 1099 (03.730.00)
identificador de impuesto del proveedor, montos
de tipos 1099, y pagos totales, para imprimir las
formas 1099 de proveedores sujetos a reporteo
1099
Información de todos los documentos de cuentas Historial de Documentos
por pagar, incluyendo facturas abiertas y (03.750.00)
pagadas, y ajustes abiertos y totalmente aplicados
o pagados
Números de lote de cuentas por pagar usados y Auditoría de Documentos
distribución por cuentas para el período contable (03.800.00)
actual
Información de documentos y transacciones para Lista Corrección Documentos
lotes de cuentas por pagar ingresados en (03.810.00)
Documentos y Ajustes (03.010.00) y otras
pantallas del módulo de Cuentas por Pagar
Mantenimiento de Datos de Cuentas por

Pagar
Aspectos Generales
Esta sección provee información y procedimientos para buscar mantener los datos de
cuentas por pagar. Estas tareas básicas incluyen:
• Editar Documentos de Cuentas por Pagar.
• Eliminar Documentos de Cuentas por Pagar.
• Revisar la Integridad de Datos de Cuentas por Pagar.
• Eliminar Información 1099.
Resolver Problemas de Cuentas por Pagar

Algunos problemas que puede enfrentar al usar el módulo de Cuentas por Pagar son:
• Lotes de Documentos/Ajustes Suspendidos - Intente liberar el lote usando Liberar
Documentos CxP (03.400.00). Si el lote no se libera, revise la bitácora de eventos
para determinar si uno o más de los documentos en el lote están desbalanceados.
También puede imprimir el reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00) para
identificar los documentos desbalanceados. Los documentos desbalanceados son la
causa más común para lotes de documentos y ajustes no liberados.
• Lotes de Cheques No Liberados - Complete la liberación usando Liberar
Documentos CxP (03.400.00). Si un lote de cheques no se libera, revise y edite los
cheques no liberados con Cheques Manuales (03.030.00). Si cambia un cheque,
no corresponderá al cheque impreso.
• No puede seleccionar un documento para pago - Utilice Revisar Documentos
(03.250.00) para revisar el documento y verificar que su status sea activo.
Además revise el status del proveedor para verificar que está activo. Si esto no
resuelve el problema, verifique que el documento no esté referenciado en algún
lote de cheques manuales sin liberar o en un lote de cheques aún no impreso.
Editar Documentos de Cuentas por Pagar

Usted puede editar información no financiera de documentos abiertos ingresados en
Documentos y Ajustes (03.010.00). También puede revisar la información de todos los
documentos de cuentas por pagar mantenidos, incluyendo aquellos ya pagados en
períodos previos.
> Para editar documentos de Cuentas por Pagar:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Revisar Documentos. Se
muestra la tarjeta Detalles Documento de Revisar Documentos (03.250.00).
2. Ingrese el número de referencia del documento en No Referencia.

3. Modifique cualquier información del documento.
Eliminar Documentos de Cuentas por Pagar

Cuando usted cierra Cuentas por Pagar en Procesar Cierre (01.560.00) en el módulo
de Contabilidad, el software realiza varias tareas de mantención en la base de datos.
Una tarea significativa que usted puede solicitar que se ejecute es eliminar datos de
detalle de cuentas por pagar no deseados, de acuerdo a la configuración de Años a
Retener Historial Prov y Períodos a Retener Transacc establecida en la tarjeta Otras
Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Los documentos y transacciones que se eliminan incluyen documentos pagados y lotes
cancelados. Si una factura, ajuste de crédito, ajuste de débito, o cheque fue asentado
en el período actual o en un período futuro, no será eliminado. Si una factura tiene un
pago parcial, la factura y el cheque no serán eliminados hasta que la factura haya sido
pagada en su totalidad.
Si usted no desea eliminar esta información durante el proceso de cierre, usted puede
ejecutar esta operación por separado. Usted también puede establecer una fecha de
eliminación diferente a la ingresada en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas
por Pagar (03.950.00).
Antes de eliminar cualquier información de cuentas por pagar, ejecute reportes de fin
de mes para revisar si existen documentos que requieran alguna acción de su parte.
Para eliminar detalle de cuentas por pagar:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Eliminar Detalle. Se muestra
Eliminar Detalle CxP (03.540.00) con los datos por omisión obtenidos desde la
Figura 63: Eliminar Detalle CxP (03.540.00)

Para eliminar toda la información de proveedores con saldo cero y sin actividad
desde una fecha específica, seleccione Eliminar Proveed sin Actividad Desde, y
luego ingrese la fecha.
Verificar la Integridad de Datos de Cuentas por Pagar

Periódicamente, ejecute una verificación de integridad de datos de cuentas por pagar
para verificar que no existan registros y lotes con errores. Configurar una revisión
periódica le ayudara a mantener la base de datos bajo control.
Para verificar la integridad de datos de cuentas por pagar:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Verificar Integridad CxP. Se
muestra Verificar Integridad CxP (03.990.00).
Figura 64: Verificar Integridad CxP (03.990.00)
2. Seleccione Verificar Lotes Asentados para revisar todos los lotes de cuentas por
pagar y asegurar que fueron transferidos correctamente a la contabilidad.
3. Seleccione Verificar Saldos Proveedores para revisar todos los registros de
proveedores para verificar que el saldo de documentos abiertos de cada
proveedor corresponde con su saldo actual y futuro.
4. Seleccione Reconstruir Historial con Documentos para actualizar los saldos
período a la fecha y año a la fecha con el total de los documentos del proveedor
si hubieran discrepancias entre los saldos y los totales.
5. Seleccione Verificar Saldos Documentos para verificar que el total de
transacciones de cada documento es igual al total del documento.
6. Seleccione Corregir Saldos Documentos para actualizar los totales de
documentos si hay discrepancias entre el total de transacciones del documento y
el total del documento.
Eliminar Información 1099

Después de imprimir las formas 1099-MISC del año impositivo pasado, usted puede
eliminar información 1099 obsoleta e incrementar el numero del año 1099 actual y año
1099 siguiente, en preparación al reporteo 1099 del nuevo año calendario 1099. El año
1099 siguiente se convierte en el año 1099 actual.
Nota: Es una buena idea esperar bastante dentro del año 1099 actual antes de eliminar
la información del año anterior. Usted podría aún es´perar hasta el final del año 1099
actual en caso de que necesitara corregir y reimprimir algunos de los reportes 1099.
Para evitar que las transacciones actualicen un año 1099 mientras que usted está
esperando para eliminar la información del año previo, cierre el año 1099 actual
configurando su status en Closed. Un año 1099 se cierra en forma independiente del
cierre anual del módulo de Cuentas por Cobrar.
> Para eliminar información 1099:
1. Seleccione Módulos | Cuentas por Pagar | Pantallas | Cerrar Año 1099. Se muestra
1099 Calendar Year Control (03.530.00.
2. Seleccione Purge Oldest Year desde la lista Process Option.

3. Haga click en Begin Processing.
Pantallas de Transacciones
Documentos y Ajustes (03.010.00)
Use para registrar los documentos de cuentas por pagar, incluyendo facturas, ajustes de
cargo y ajustes de crédito.
Si no se utiliza el módulo de Compras, es necesario ingresar los documentos (facturas

de proveedores), ajustes de cargo y crédito en la pantalla de Documentos y Ajustes
(03.010.00).
• Los documentos ingresados en esta pantalla incrementarán los saldos de
proveedores, aparecerán en los informes de proveedores, serán seleccionados para
pago y asentados a las cuentas de Cuentas por Pagar y Gastos de Contabilidad.
• Los ajustes de cargo reducirán los saldos de proveedor. Los Ajustes de crédito
(como las facturas) incrementan los saldos de proveedor. Ambos tipos de ajustes
aparecen en los reportes de Envejecimiento de Proveedores (vendor aging reports)
y se asientan a las cuentas de Cuentas por Pagar y Gastos de Contabilidad.
Si el módulo de Compras está en uso, también se pueden crear documentos como
consecuencia del proceso de recepción. En este caso, los documentos generados se
ingresan a un lote con status Retenido. Se pueden crear facturas para recepciones
asociadas con una o varias órdenes de compra para el mismo proveedor. Usted
necesitará comparar el documento físico con las cantidades recibidas en el módulo de

Compras.
Igual que en el caso de facturas, se pueden crear ajustes de cargo desde el proceso de
recepción en el módulo de compras. Se deben comparar los ajustes con el documento
físico del proveedor para asegurar que se efectuaron los ajustes apropiados tanto en
Cuentas por Pagar como en Inventario.
Utilice también Documentos y Ajustes (03.010.00) para revisar lotes de Documentos y
Ajustes para todo el rango de información retenida en el sistema. Se mostrarán los
lotes tal como se ingresaron originalmente, excepto por Saldo, en la sección
Documento, que mostrará el saldo actual (por pagar) del documento o ajuste.
Documentos y Ajustes, Area Lote

Use para definir un nuevo lote o para seleccionar uno existente en el que se ingresar n
nuevos Documentos y Ajustes . La información ingresada en la sección Lote se aplica
al conjunto de documentos ingresados en el Lote. Se manejarán en conjunto todos los
documentos del lote, incluyendo asentar en el mismo período contable. Para
información relacionada con Número, Per Afect, Status, Manejo, Control y Total, vea
"Pólizas (01.010.00)" en la ayuda en línea o en la guía del usuario de Contabilidad.
Al calcular el Total de Lote de un lote que tiene Documentos y Ajustes de cargo (que
reducen la cantidad adeudada), usted querría restar los ajustes de cargo para calcular el
cambio neto a la cuenta de pasivo. Esto no es correcto. Ya que en Control del Lote se
agregan todas las cantidades del documento, incluyendo aquellos correspondientes a
los ajustes de cargo.
Al grabar un Lote, se le asigna un número de referencia al documento. Si este es el
primer documento en el lote a grabar, se le asigna simultáneamente un número de lote.
Número
Un código numérico único asignado a un lote de transacciones.
Per Afect
Especifica el período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el lote.
Status
Condición actual del lote en el sistema. Las opciones son:
• Retenido - No debe liberarse.
• Balanceado - Listo para liberarse.
• Liberado Parcialmente - No puede liberarse completamente debido a un
documento fuera de balance u otro problema.
• Parcialmente Cancelado - La cancelación se interrumpió y debe completarse.
• No Asentado - Liberado para asentarse en la contabilidad.
• Asentado - Liberado y asentado en la contabilidad.
Manejo
Función de administración del lote realizada al terminar de registrar un lote. Las
opciones de manejo de lote son:
• Retener - Guarda el lote para una edición futura.
• Liberar Posteriormente - Establece el status del lote en Balanceado para
posteriormente liberarlo para asentamiento en Liberar Documentos de Cuentas por
Pagar (03.400.00).
• Liberar Ahora - Libera el lote para asentamiento al momento de accesar un lote
nuevo o diferente, o al salir de Documentos y Ajustes (03.010.00).
• Ninguna Acción - Deja sin cambio el status actual del lote.
Total
Monto total del lote de transacciones, calculado automáticamente por el software.
Control
Monto total del lote de transacciones, para verificar el Total.
Documentos y Ajustes, Area Documento

Use para definir un nuevo documento o para seleccionar uno existente. Contiene
información de encabezado, además de cinco tarjetas que le permiten controlar la
información para cada documento ingresado a un lote.
La información del documento será impresa en el talón del cheque de Cuentas por
Pagar y en los reportes tales como Balanza Comprobación Proveedores (03.650.00) y
Antigüedad AP (03.680.00).
No Ref
Código numérico único asignado por el software a cada documento de cuentas por
pagar. Utilice hacer un seguimiento a un documento a través del sistema. No puede
tener números de referencia duplicados.
Tipo
El tipo de documento identifica si se trata de una factura, un ajuste de cargo, un ajuste
de crédito, o una variación de precio.
• Factura - factura normal para bienes o servicios provistos por un proveedor
• Ajuste de Cargo – ajuste para disminuir el monto que adeuda a un proveedor.
• Ajuste de Crédito – ajuste para incrementar el monto que adeuda a un proveedor.
No Prov
Código de identificación y nombre de un proveedor asociado al documento que se está
ingresando. Se puede utilizar la función de Consulta para preguntar por el código del
proveedor, si es necesrio. Si necesita crear un nuevo código o modificar información
del proveedor inmediatamente, utilice Edit o Insert en la pantalla de consulta. No se
permite borrar un proveedor de esta pantalla. Una vez que se ingresa un nuevo
proveedor, aparecer el nombre del proveedor bajo este campo.
Fecha
Fecha de la transacción. Se utiliza por omisión la fecha comercial. Esto significa que la
fecha del documento se incorpore a la base de datos.
No Factura
Número de factura del proveedor. El No Factura aparecerá en el talón de cheque de
Cuentas por Pagar al imprimir el cheque del proveedor. El software también permite
verificar la existencia de facturas duplicadas y cantidades de documentos duplicados,
para este proveedor.
Subcontrato
Código de identificación de subcontrato asociado a la factura, ajuste de débito o ajuste
de crédito. Para una factura creada en el módulo de Administración de Contratos, se
muestra el subcontrato asociado a la factura y Subcontrato está deshabilitado. Para una
factura creada en los módulos de Cuentas por Pagar o Compras, Subcontrato está
habilitado.
Fecha Factura
Especifica la fecha que aparece en la factura del proveedor , según aparece en los
reportes; por omisión es la fecha actual. Esta fecha se utiliza, en conjunto con el código
de condiciones de pago, para calcular la fecha de descuento, la fecha de vencimiento y
la fecha de pago del documento.
Saldo
Saldo total del lote de transacciones. Saldo acumula las cantidades individuales de las
líneas de transacciones a medida que se van ingresando. Cuando se ingresa la totalidad
del documento, Saldo debería ser igual a la cantidad en Cantidad. Este campo no está
habilitado para modificación.
Documentos y Ajustes, tarjeta Factura/Ajuste

Use para ingresar información de facturas y ajustes.
Figura 67: Tarjeta Factura/Ajuste de Documentos y Ajustes (03.010.00)
Condic
Identificación de condiciones de pago que controlan las fechas de descuento y
vencimiento y el monto de descuento del documento. Por omisión, debería tomar el
código ingresado en Proveedores (03.270.00) y se puede cambiar aquí, si es necesario.
Nota: Si Condic no se llena automáticamente, es probable que el cliente haya ingresado
al proveedor sin informar un código de Condiciones por omisión. Todos los
proveedores deben tener ingresada información en este campo; de lo contrario, se debe
ingresar un código en Documentos y Ajustes (03.010.00) para cada documento del
proveedor, o deberá ingresar manualmente los campos Fecha de Descuento, Fecha de
Vencimiento y Fecha de Pago.
Monto
Monto total del lote de transacciones, incluyendo flete e impuestos. Cuando se han
ingresado todas las líneas de detalle de transacciones, la cantidad ingresada aquí tiene
que coincidir con la cantidad en Saldo, o el documento será considerado no balanceado
y no será liberado.
Descuento
Monto deducido del monto del documento en la fecha de pago si el documento se paga
en o antes de la fecha de descuento. Se calcula el monto de Descuento en base a las
condiciones y la fecha de pago. Si se debe incluir este documento en las cantidades de
un 1099, el sistema no permitirá ingresar datos en Descuento
Status
Condición actual del proveedor en el sistema. Son opciones:
• Activo – Puede ser seleccionado para pago. Este es el Status por omisión. Si se
ingresa un documento que no debe ser pagado, se debe cambiar el Status a
Retenido.
• Retenido – No puede ser seleccionado para pago. Use el Status Retenido si quiere
establecer que el documento es elegible para pago, pero que no quiere dejarlo
disponible para pago por el momento. No se puede seleccionar el documento para
pago hasta que se cambie el Status a Activo.
No Compañía
Código de identificación y nombre de la compañía de la base de datos que está
utilizando. Si desea que el pasivo sea dirigido a otra compañía, debe efectuarse la
modificación en la tarjeta Cambiar. Si necesita cargar a otra compañía la totalidad del
documento, se debe ingresar No Compañía en cada una de las líneas de detalle de las
transacciones, en la sección Detalle de Documentos y Ajustes (03.010.00).
No O.C.
Número de una orden de compra relacionada con el documento. Si no está utilizando el
módulo de Compras, puede ingresar cualquier valor.
Si está utilizando el modulo de Compras, puede ingresar un número de orden de
compra existente solamente si es para el mismo proveedor. Cuando ingresa un número
valido de orden de compra, se muestran las líneas de detalle de la orden de compra.
Nota: Si usted no ingresa un número de orden de compra, pero en vez de eso se mueve
a la caja No Recepción e ingresa el número de una recepción asociada con múltiples
órdenes de compra, aparecerá un asterisco en No O.C.
Si usted cambia el número de orden de compra y existen detalles en la pantalla, se
mostrará otra pantalla con las siguientes opciones:
• Do not revise detail - No modificar detalle - Esta opción no cambiará las
transacciones grabadas desde la primera orden de compras.
• Append PO detail to current - Agregar el detalle de la Orden de Compra - Esta
opción agregara a las transacciones ya ingresadas desde la primera orden de
compras.
• Replace current detail with PO’s - Reemplazar detalle por el de la Orden de Compra
- Esta opción reemplazará las transacciones grabadas desde la primera orden de
compras.
No Recepción OC
El número de una recepción asociada con una o más órdenes de compra. En la grilla
Detalle aparecen datos especificos acerca de la recepción seleccionada.
No Anticipo
Número de anticipo a aplicar a este documento si es que se ha pagado en forma
anticipada. Utilice la función búsqueda para ver una lista de los números de referencia
disponibles.
Fecha Descto
Fecha en la cual se debe pagar el documento para recibir el descuento especificado.
Fecha Descto se llena en forma automática si se han ingresado datos en Fecha Factura
y Condic. Se puede ingresar otra fecha si es necesario.
Fecha Venc
Fecha en la cual se vence el pago del documento. Fecha Venc se llena en forma
automática si se han ingresado datos en Fecha Factura y Condic. Se puede ingresar otra
fecha si es necesario.
Fecha Pago
Especifica cuándo seleccionar el documento para pago. Fecha Pago se llena en forma
automática si se han ingresado datos en Fecha Factura y Condic. Se puede ingresar otra
fecha si es necesario.
Documentos y Ajustes, tarjeta Omisión

Use para cambiar la información de pago por omisión del proveedor.
Figura 68: Tarjeta Omisión de Documentos y Ajustes (03.010.00)
Status Prov
Condición actual (status) del proveedor. Son opciones:
• Activo - El proveedor es elegible para pago. Se procesará normalmente los
documentos ingresados para el proveedor.
• Retenido - El proveedor no es elegible para pago. Se podrán ingresar documentos
para el proveedor pero quedarán con status Retenido. No se seleccionarán
proveedores con status Retenido en Seleccionar para Pago (03.500.00).
• Una Vez - El proveedor se usa una sola vez. Este status facilita borrar registros de
proveedores innecesarios para futuros períodos.
Project
Relaciona la transacción con un proyecto específico establecido en el módulo de
Proyectos . Está disponible sólo si el número de cuenta de la transacción está asociada
con una categoría de cuentas y si está instalado el módulo de Proyectos.
Las transacciones utilizarán este código de proyecto por omisión. El total de los
impuestos de ventas será asociado con este proyecto si es que la cuenta de impuestos
de venta está asociada con una cuenta de proyecto. Cualquier línea de detalle o línea de
impuesto de ventas asociada con este proyecto será transferida (FTT) al módulo de
Control de Proyectos basado en su configuración. Vea la tarjeta Opciones y Definición
de Control de Proyectos (PA.SET.00) en el módulo Control de Proyectos.
Costo Importac
Costo de importación asociado con la correspondiente transacción de costos de
importación. Costo Importac asume por omisión el código de costo de importación
asociado al proveedor en Proveedores (03.270.00). Ese código se utiliza como el
código de costo de importación por omisión para las líneas de detalle de transacciones
de la grilla, y se puede modificar. Seleccione el campo y presione F3 para ver una lista
de todos los códigos de costos de importación que se han ingresado.
Tipo Doc Maestro
Indica si el documento es una factura matriz (VM) o un documento de multiples
Instalaciones(MI). Si está utilizando el módulo MultiCompañía, las transacciones
generadas en Factura - Distribucion de Pasivo (03.025.00) crean documentos
separados para cada línea de transacción. Este campo hace referencias cruzadas a la
transacción original ingresada en Factura - Distribucion de Pasivo (03.025.00)
No Doc Maestro
Número de referencia del documento maestro o de un documento de condiciones de
múltiples instalaciones . Si está utilizando el módulo MultiCompañía, las
transacciones generadas en Factura - Distribucion de Pasivo (03.025.00) crean
documentos separados para cada línea de transacción. Este campo hace referencias
cruzadas a la transacción original ingresada en Factura - Distribucion de Pasivo
(03.025.00)
Documentos y Ajustes, tarjeta Cambiar

Use para cambiar los datos por omisión de cuentas por pagar de cuenta y entidad
ingresados en Proveedores (03.270.00).
Cuando se ingresan documentos en Documentos y Ajustes (03.010.00) se asienta una
cuenta de pasivo en contabilidad para reflejar la condición de pagable. Normalmente el
pasivo se asienta a la compañía activa y a la cuenta de pasivo para el proveedor en
Proveedores (03.270.00). Si es necesario destinar el pasivo a otra compañía o a otra
cuenta de Contabilidad, modifique lo establecido en la tarjeta Cambiar, si es necesario.
Figura 69: Tarjeta Cambiar de Documentos y Ajustes (03.010.00)
No Compañía
Código de identificación y nombre de una compañía.
Cuenta CxP
Cuenta (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor.
Entidad CxP
Entidad (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor.
Documentos y Ajustes, tarjeta Cheque Manual

Use para ingresar información del cheque manual para este documento. Puede usarse
si se tiene un cheque manual ya preparado para el documento que se está ingresando.
Esta tarjeta se activa al especificar Factura o Ajuste de Crédito en el campo Tipo del
Area Documento desde la tarjeta Factura/Ajuste.
Figura 70: Tarjeta Cheque Manual de Documentos y Ajustes (03.010.00)
Si se llena esta pantalla, cuando se libera el lote, el software genera un reporte

adicional Control de Lote que contiene la información del cheque manual. Se grabará
la información del cheque en el sistema y se reducirá el saldo del documento en el
monto del cheque manual.
Si está ingresando información de cheque manual, las cantidades ingresadas en esta
pantalla no afectaran el monto de Control del lote.
Cuenta Cheque
Número de cuenta de la cuenta de cheques para debitar el monto del cheque. Use la
cuenta de cheques por omisión o ingrese una cuenta diferente a la cual cargar el cheque
manual.
Entidad Cheque
Entidad (número y nombre) de cuenta de cargo del cheque Use el número de entidad
de cheques por omisión o ingrese un numero de entidad diferente.
Número Cheque
Identifica el número de cheque manual ingresado. El sistema encontrará el próximo
número de cheque disponible. Si el número ingresado no corresponde al siguiente
número de cheques aparece un mensaje de aviso.
Figura 71: Aviso No coincide Numero de Cheque
Si el número ingresado es correcto, no considere este mensaje.

Fecha Cheque
Indica la fecha en que se ingresó el cheque manual que paga este documento.
Monto Cheque
Indica el monto del cheque manual ingresado. Se utiliza por omisión el monto del
documento. Se puede cambiar este monto si es necesario. También se puede pagar
parcialmente una factura con el cheque manual, si es necesario.
Documentos y Ajustes, tarjeta Aplicar Ajuste

Use para aplicar un ajuste de débito al documento. Esta tarjeta se activa al especificar
Ajuste de Cargo en el campo Tipo del Area Documento desde la tarjeta Factura/Ajuste.
Cuando se seleccione para pago el documento asociado, automáticamente se
seleccionará el Ajuste de Débito.
Figura 72: Tarjeta Aplicar Ajuste de Documentos y Ajustes (03.010.00)
Precaución: Si usted incluye la factura asociada en un Cheque Manual, también debe

incluir el ajuste de débito.
Aplicar a No Ref
Número de referencia del documento al que se le debe aplicar el ajuste.
Este ajuste de débito se aplicará cuando en Seleccionar para Pago (03.500.00) se
seleccione el documento para pago y se impriman sus cheques.
Documentos y Ajustes, Area Detalle

Use para ingresar detalle de transacciones: ingrese las líneas del documento y asígnelas
a las cuentas y entidades de gastos apropiadas También utilice para ver los detalles de
las transacciones.
Para efectos prácticos, no hay un límite a las líneas de detalle de un documento, de
modo que puede distribuir el total a tantas Compañías, proyectos, cuentas de gastos y
entidades de gastos como sea necesario.
No Compañía
Para documentos asociados a órdenes de compra o recepciónes, es el código de
identificación y nombre de la compañía del documento. En un ambiente multi-
compañía, es el código y nombre de la compañía de gastos. La compañía de gastos
puede ser diferente a la compañía del documento.
Se utiliza por omisión el valor de la compañía por omisión para el proveedor. Si se
debe cargar el gasto a otra compañía (en un ambiente multi-compañía), se debe
cambiar este campo al de otra compañía.
Tipo Línea OC
Indica el tipo de transacción de origen de la línea del documento; las opciones son:
• Receipt - Recepción - Tipo de línea asociado con una orden de compra y una
recepción: el tipo de línea para las compras del tipo Bienes para Inventario, Bienes
para Proyectos, Bienes para Ventas.
Este tipo de líneas requiere el ingreso de recepción , en la pantalla
Recepciónes/Facturas (04.010.00) del módulo de Compras antes que puedan ser
incorporados hacia las cuentas por pagar del módulo Cuentas por Pagar o hacia las
cuentas por pagar del módulo de Compras. Se pueden asociar múltiples ordenes de
compra con una sola recepción o se pueden asociar múltiples recepciones con una
sola orden de compra.
• PO - Tipo de línea asociada con una orden de compra ingresada en la pantalla
Ordenes de Compra (04.250.00) del módulo de Compras; el tipo de línea para las
compras del tipo Servicios para Gastos, Servicios para Proyectos.
• Drop Ship - Tipo de línea asociado a una orden de compra; tipo de línea aplicable
a compras Bienes para Drop Ship.
• Invoice - Factura - Tipo de línea para facturas creadas manualmente en
Documentos y Ajustes (03.010.00) (es decir, que no están asociadas con una orden
de compra o factura).
• Fletes - Tipo de línea para compras del tipo Cargos por Fletes. Se puede ingresar
directamente en Documentos y Ajustes (03.010.00) o en Ordenes de Compra
(04.250.00) y luego transferidas a cuentas por pagar.
• Si se ingresan en Ordenes de Compra (04.250.00), las líneas del tipo Fletes
requieren del ingreso en Recepciónes/Facturas (04.010.00) antes que puedan ser
transferidas hacia cuentas por pagar.
• Misc Charge - Tipo de línea para compras del tipo Cargos Misceláneos. Se pueden
ingresar en Documentos y Ajustes (03.010.00) o en Ordenes de Compra
(04.250.00) y luego transferidas a cuentas por pagar.
• Si se ingresan en Ordenes de Compra (04.250.00), las líneas del tipo Misc Charge
requieren del ingreso en Recepciónes/Facturas (04.010.00) antes que puedan ser
transferidas hacia cuentas por pagar.
• PPV - Variación del Precio de Compra. Tipo de línea para la diferencia entre el
precio de compra estimado y el precio real de la factura. El módulo de Cuentas por
Pagar calcula automáticamente el PPV y genera las líneas necesarias para el
documento al liberar el lote.
• Tax - Tipo de línea para Impuestos. El módulo de Cuentas por Pagar calcula
automáticamente el monto de impuesto(s) y genera las líneas necesarias al liberar
el lote.
Cuenta
Indica la cuenta para cargar o para acreditar el valor de la transacción. El valor
indicado aquí se obtiene por omisión, ya sea desde la Orden de Compra, o sin no está
en uso el módulo de Compras, desde Proveedores (03.270.00), para este proveedor. La
cuenta utilizada está determinada por el valor en Tipo Línea OC.
• Si el tipo de línea es PO o Drop Ship, la cuenta es una cuenta de gastos definida en
Ordenes de Compra (04.250.00).
• Si el tipo de línea es Factura, la cuenta es una cuenta definida por el usuario,
típicamente una cuenta de gastos, indicada en esta pantalla (es decir, en Cuenta ).
• Si el tipo de línea es Fletes o Misc Charge para una transacción ingresada en el
módulo de Compras, la cuenta es la cuenta AAP (accrued accounts payable) a la
que se asocia la cantidad de la transacción en el momento de recepción. Esta
cuenta está definida en la pantalla Control (04.950.00) del módulo de Compras.
• Si el tipo de línea es Fletes o Misc Charge y se ingresa la transacción directamente
en el módulo de Cuentas por Pagar, la cuenta es una cuenta de fletes o cargos
misceláneos definida por el usuario, en esta pantalla ( es decir, en Cuenta ).
• Si el tipo de línea es PPV (Variación del Precio de Compra), el módulo de Cuentas
por Pagar genera las líneas apropiadas el liberar el documento. El tipo de línea
PPV genera siempre por lo menos dos transacciones de cargo: un cargo, ya sea
positivo o negativo a la cuenta PPV y un cagto a la cuenta AAP por el monto de la
transacción en la recepción. La suma de los cargos es compensada por el crédito a
la cuenta Cuentas por Pagar.
• Si el tipo de línea es Tax, la cuenta es una cuenta de impuestos generada por el
sistema. El módulo de Cuentas por Pagar genera las transacciones correctas al
momento de liberar el documento.
Se puede ingresar un numero de cuenta contable diferente, si es necesario.
No Proyecto
Proyectos ; disponible solamente si el número de cuenta de la transacción está asociado
con una categoría de cuenta y si se encuentra instalado el módulo de Proyectos. Si está
utilizando el módulo de Proyectos, este campo (No Proyecto), puede ser obligatorio,
dependiendo de las opciones del Catálogo de Cuentas para la cuenta definida en
Cuenta.
No Actividad
Relaciona la transacción con una actividad específica establecida en el módulo de
Proyectos ; aparece solamente si se está utilizando el módulo de Proyectos. Si está
utilizando el módulo de Proyectos, este campo (No Actividad), puede ser obligatorio,
dependiendo de las opciones del Catálogo de Cuentas para la cuenta definida en
Cuenta.
Entidad
Indica la entidad de cargo por el monto de la transacción. La entidad utilizada está
determinada por el valor de Tipo Línea. Vea Cuenta. El valor utilizado por omisión
procede del mismo origen que la Cuenta. Se puede ingresar una cuenta contable
diferente si es necesario.
Código Importac
Código de costo de importación asociado con la correspondiente transacción de costos
de importación. Código Importac en la grilla de detalle asume por omisión el valor
Código Importac de la tarjeta Omisión, y se puede modificar. Seleccione el campo y
presione F3 para ver una lista de todos los códigos de costos de importación que se han
ingresado en Documentos y Ajustes (03.010.00). Cuando se ingresa un código de
costos de importación en la línea de transacción, la cuenta y entidad asumirán por
omisión la cuenta de conciliación de costos de importación y la entidad asociada con el
código de costos de importación definida en Códigos Costos de Importación
(61.100.00). La única excepción es si la cuenta existente en la línea de transacción al
momento de ingresar el código de costos de importación es una cuenta de proyecto (la
cuenta tiene una categoría de cuenta ingresada en el recuadro Opciones Control de
Proyectos en Cuentas de Contabilidad (01.260.00). En este caso, no se modificarán la
cuenta y entidad de proyecto existentes en la línea de transacción cuando se ingrese un
código de costos de importación.
Cantidad
Número total de ítems involucrados en la transacción, por proveedor (la cantidad de
items a facturar). Si el Tipo Línea es PO o Drop Ship, el valor por omisión es la
cantidad de la orden de compra. Si el Tipo Línea es Recepción, el valor por omisión es
la cantidad de recepción. Se puede cambiar esta cantidad para reflejar la cantidad real
de la factura del proveedor. El ingreso de este campo es opcional.
Unid Medida
Descripción de la unidad de medida base (pieza, docena, litro, etc.) relacionada con la
transacción (factura, orden de compra o recepción).
Precio Unit
Precio de compra por unidad del elemento. Si el tipo de línea es PO o Drop Ship, el
precio unitario por omisión es el precio unitario de la orden de compra. Si el tipo de
línea es Recepción, el precio unitario por omisión es el precio unitario de la orden de
compra que puede haber sido modificado en la recepción. En todos los casos, se puede
cambiar este valor por omisión para reflejar el precio unitario real de la factura del
proveedor. El ingreso de este campo es opcional.
Nota: Para facturas con cantidades especificadas en moneda extranjera, el software
siempre registra las cantidades en la moneda base de Contabilidad, no en la moneda de
la transacción.
Monto
Representa el precio extendido (la cantidad de la factura por el precio unitario de la
factura) de las unidades involucradas en la transacción. El precio extendido Monto se
calcula automáticamente a partir de los valores registrados en Precio Unit y Cantidad.
Si el tipo de línea es PO o Drop Ship, el precio extendido por omisión es el precio
extendido de la orden de compra. Si el tipo de línea es Recepción, el precio extendido
por omisión es el precio extendido de la orden de compra que puede haber sido
modificado en la recepción. En todos los casos, se puede cambiar el precio extendido
cambiando el precio unitario en Precio Unit. El software recalcula automáticamente el
precio unitario.
Si el tipo de línea es Flete o Misc Charge para un documento que se está creando a
partir de una orden de compra del módulo de Compras, este campo muestra el valor del
flete o de los cargos misceláneos . Si está ingresando manualmente el documento en
Cuentas por Pagar, ingrese el valor del flete o del cargo misceláneo .
Nota: Para facturas con cantidades especificadas en moneda extranjera, el software
siempre registra las cantidades en la moneda base de Contabilidad, no en la moneda de
la transaccion.
Tipo 1099
Controla el tipo (1 a 15b) en la forma 1099 donde se registran los pagos a proveedores
sujetos a reporteo 1099. Si el proveedor no está sujeto a reporteo 1099 se salta
automáticamente Tipo 1099.
Si el proveedor es un proveedor 1099, el tipo por omisión es el tipo definido en la
tarjeta Info1099 de Proveedores (03.270.00)-Acepte el valor por omisión, seleccione
un tipo distinto de la lista de opciones o ingrese <NONE> para indicar que este
documento no está sujeto al reporteo 1099.
El software no permite aplicar un descuento en un documento que se incluirá en tipo
1099, ya que el descuento reducirá la cantidad pagada efectivamente al proveedor.
Nota: Si no se muestra un valor por omisión en Tipo 1099, y se ha informado que el

proveedor está sujeto a reporteo 1099, la causa probable es que no se haya ingresado
un tipo en Proveedores (03.270.00). Es importante hacerlo. Si no se ingresan los
valores por omisión, la tendencia habitual del personal de ingreso de datos es olvidar
llenar el campo, haciendo que los documentos queden excluídos de 1099s.
No Artículo
Si el documento está relacionado con una orden de compra, es el código de
identificación del artículo en el módulo Inventarios.
Descripción
Explicación de la Descripción de la transacción. Descripcion usa valores por omisión
de acuerdo a lo ingresado en la tarjeta Otras Opciones de la pantalla Control de
Cuentas por Pagar (03.950.00) para Descripción Transacción Omisión. En algunos de
los casos, se agregará al inicio del texto que se ingrese en este campo. Si se asienta
detallado en Contabilidad, la Descripción aparecerá en los reportes detallados de
Contabilidad.
No Ref Ext.
Número de referencia externo (por ejemplo, si el tipo de documento es factura, el
número de referencia externo es la factura del proveedor). Si hay un valor ingresado en
No O.C. aparece ese valor. Se puede cambiar aquí el numero de referencia externa. Si se
asienta detallado en Contabilidad, el número de referencia externa aparecerá en los
reportes de transacciones de Contabilidad.
Categ Impto
Clasificación de impuesto aplicada al item si la línea de detalle ingresada está sujeta a
todos los impuestos de una categoría de impuestos. Este es un campo opcional. Tiene
la alternativa de ingresar códigos de impuestos individuales en Cod Impto.
Cód Impto
Especifica los códigos de impuesto de omisión de la partida (grupo de categorías de
impuesto); disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras
Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00). Se usa por omisión el código
de impuesto del proveedor, de acuerdo a lo ingresado en Proveedores (03.270.00). Se
puede ingresar un código diferente, si es necesario.
Nota: En este campo aparece un asterisco (*) cuando la línea de detalle tiene más de
una categoria de impuesto. Presione el botón Impuesto al final de la pantalla para ver
los impuestos individuales para este artículo.
Si necesita ingresar más de un código de impuesto, presione Impuesto en la parte
inferior de la pantalla para abrir la pantalla Impuestos. El monto de impuesto, calculado
en base a los códigos de impuestos ingresados, se mostrará en la pantalla Impuestos.
No Empleado
Código de identificación del empleado al que pertenece esta transacción. No Empleado
está disponible solamente si está instalado el módulo Proyectos. . Si está utilizando el
módulo de Proyectos, este campo puede ser obligatorio, dependiendo de las opciones
del Catálogo de Cuentas para la cuenta definida en Cuenta. Si no está utilizando el
módulo de Proyectos, este campo es opcional.
Tipo M.O.
Tipo de mano de obra o servicio prestado, en el caso de transacciones relativas a Mano
de Obra. Tipo M.O. está disponible solamente si está instalado el Módulo Proyectos.
Facturable
Indica si la transacción es facturable en un proyecto. Disponible solamente si está
instalado el Módulo Proyectos; las opciones son:
• Sí - Facturable en un Proyecto. Si se identifica tarea y proyecto en la línea de
detalle, se carga el valor de la transacción al cliente del proyecto.
• No - No Facturable en un Proyecto (La línea no será incluída en las distribuciones)
Asignar Costos Importac (botón)
Haga click en Asignar Costos Importac para abrir Asignar Costos de Importación
(61.020.00), la cual se utiliza para ingresar las recepciones de órdenes de compra y los
artículos para distribuir el costo de importación. Los valores ingresados en Asignar
Costos de Importación (61.020.00) son editables solamente si no se ha procesado el
lote de costos de importación.
View Pay When Paid Link Info (botón)
Haga click en acceder a Pay When Paid Link Entry (03.090.00) para ver detalles acerca
de la factura enlazada a documentos o ajustes de crédito con condiciones pay when
paid. Esta opción está disponible solamente cuando el código de condiciones ingresado
en Condic en la tarjeta Factura/Ajuste tiene un tipo de descuento pay when paid.
Detalle Transacción (botón)
Haga click para ver Detalle Transacción (03.010.04) para la partida actual. Desde
Detalle Transacción (03.010.04) se puede ver la información del documento. Esta
opción está disponible solamente si está utilizando el módulo de Compras y el número
de orden de compra ingresado en No O.C. en la tarjeta Factura/Ajuste de Documentos y
Ajustes (03.010.00) es un número de orden de compra válido (es decir, un número de
orden de compra definido previamente en el módulo de Compras).
Impuesto (botón)
Haga click para accesar a Impuesto:para ver y/o ingresar IDs de impuestos, monto
gravable, e monto de impuestos para la partida actual del documento; disponible sólo si
se seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por
Pagar (03.950.00).
Default/Revise Detail (03.010.02)

Use para identificar como debe el Módulo Cuentas por Pagar manejar la adición de
múltiples ordenes de compra o recepciones cuando una sola factura contiene más de
una orden de compra o recepción. Después que se trae la primera orden de compra o
recepción hacia Documentos y Ajustes (03.010.00), Default/Revise Detail (03.010.02)
aparece automáticamente cada vez que trata de traer una orden de compra o una
recepción adicional a Documentos y Ajustes (03.010.00).
"Traiga" las ordenes de compra y facturas a Documentos y Ajustes (03.010.00)
posicionando el cursor en No O.C. en la tarjeta Factura/Ajuste y presione F3 o doble-
click con el botón derecho del mouse. Se mostrarán las pantallas utilizadas para
seleccionar la orden de compra y recepción.
Nota: Si se encuentra instalado el modulo de Proyectos, cada factura puede tener
solamente una orden de compra.
Figura 73: Default/Revise Detail (03.010.02)
Detalle Orden de Compra

Controla como manejara el módulo Cuentas por Pagar los detalles de la orden de
compra para una factura que tiene múltiples órdenes de compra; las opciones son:
• Do not default - No use valores por omisión - No reemplace los detalles de la orden
de compra actual que aparecen en el área Detalles de Documentos y Ajustes
(03.010.00) con los detalles de la siguiente orden de compra.
• Default - Omisión - No se usa actualmente.
• Default and Append to current detail - Omisión y agrege al detalle actual - Agrega
los detalles de la siguiente orden de compra a los detalles de la orden de compra
que se muestra en este momento en el área de Detalles de Documentos y Ajustes
(03.010.00).
• Default and Replace current detail - Omisión y reemplace detalle actual - muestra
los detalles de la orden de compra actual, incluyendo ya sea los precios esperados
de la orden de compra o los precios de recepción de la orden en el area de Detalles
de Documentos y Ajustes (03.010.00) y ofrece la posibilidad de reemplazar los
precios por omisión por los precios de la factura actual.
Detalle Compras (03.010.04)

Use para ver detalles de las transacciones para los documentos creados en Documentos
y Ajustes (03.010.00). También use para cambiar un precio de factura si el precio de la
factura difiere del precio de la orden de compra.
Figura 74: Detalle Compras (03.010.04)
Nota: Para cada item, Var Prec Compra (VPC) en Detalle Compras (03.010.04) muestra
cualquier variación de precio de compra (VPC) entre el precio estimado de la orden de
compra y su precio de factura real. Recuerde que no aparece variación de precio de
compra para los artículos que no están asociados a una recepción (es decir, servicios
para gastos, servicios para proyectos, y bienes para drop shipment) o para aquellos en
que el precio estimado de la orden de compra es igual al precio de la factura real.
No Compañía Doc
Código identificador de la Compañía asociada con el documento de cuentas por pagar;
es un campo no modificable.
No Doc Ref
Código numérico único asignado al documento; es un campo no modificable.
Tipo Doc Ref
Identifica el documento como una factura, ajuste de débito o ajuste de crédito; es un
campo no modificable.
No Proveedor
Código de identificación y nombre de un proveedor; es un campo no modificable.
No Factura
Número de factura (documento); es un campo no modificable.
Fecha Factura
Fecha en que fue extendida la factura (documento); es un campo no modificable.
Saldo Doc
Saldo total del documento; es un campo no modificable.
Nota: Para facturas con montos en moneda extranjera, el sistema registra los montos en
la moneda base, no en la moneda de la transacción.
No Compañía
Para una línea de transacción asociada a una orden de compra o recepción, es el código
y nombre de la Compañía del documento. En un ambiente multicompañía, el código y
nombre de la compañía de gastos. La compañía de gastos puede ser diferente a la
compañía del documento.
Tipo Línea
Indica el origen de la línea del documento; las opciones son:
• Recepción
• O.C.
• Drop Ship
• Factura
• Fletes
• Cargos Misceláneos
• Var Prec Comp
• Impuesto
Unid Medida
transacción.
Cantidad Total
Número total de ítems por factura del proveedor. Si el tipo de línea es O.C. o
Negociada (Drop Ship) , la cantidad total por omisión es la cantidad de la orden de
compra. Si el tipo de línea es Recepción, la cantidad total por omisión es la cantidad
de recepción. Se puede cambiar esta cantidad para reflejar la cantidad real de la factura.
Precio Unit
Precio de compra por unidad del elemento por factura del proveedor. Si el tipo de línea
es PO o Drop Ship, el precio unitario por omisión es el precio unitario de la orden de
compra. Si el tipo de línea es Recepción, el precio unitario por omisión es el precio
unitario de la orden de compra que puede haber sido modificado en la recepción. En
todos los casos, usted puede cambiar este valor por omisión para reflejar el precio
unitario real de la factura del proveedor..
Monto
Representa el precio extendido ( cantidad de la factura por precio unitario de la
factura) del articulo. Si el tipo de línea es PO o Drop Ship, el precio extendido por
omisión es el precio extendido de la orden de compra. Si el tipo de línea es Recepción,
el precio extendido por omisión es el precio extendido de la orden de compra que
puede haber sido modificado en la recepción. En todos los casos, se puede cambiar el
precio extendido cambiando el precio unitario en Precio Unit. El software recalcula
automáticamente el precio extendido.
Si el tipo de línea es Flete o Misc Charge para un documento que se está creando a
partir de una orden de compra del módulo de Compras, este campo muestra el valor del
flete o de los cargos misceláneos . Si está ingresando manualmente el documento en
Cuentas por Pagar, ingrese el valor del flete o del cargo misceláneo .
No Artículo
Código de identificación del artículo en el módulo Inventarios.
No Artículo Alternativo
Código de identificación de un artículo alternativo al indicado en No Artículo.
No O.C.
Número de la orden de compra asociada a la línea de la factura.
No Línea O.C.
Número de línea de la orden de compra asociada a la línea de la factura.
Cantidad O.C.
Número total de items por orden de compra asociada a la línea de la factura.
PO Unit Price
Precio unitario de compra del artículo.
Nota: Para facturas con montos en moneda extranjera, El software registra las
cantidades en la moneda base, no en la moneda de la transaccion.
Precio Ext OC
Precio extendido del artículo (la cantidad de la factura por el precio unitario de la
factura).
Nota: Para facturas con cantidades en moneda extranjera, el software registra las
cantidades en la moneda base, no en la moneda de la transacción.
No Recepción
Número del recibo asociado con la línea de la factura.
Línea Recepción
Número de línea del recibo asociado con la línea de la factura.
Cantidad Recepción
Número total de artículos recepciónados para inventario.
Variación de Cantidad
Diferencia entre la cantidad de la factura y la cantidad de Recepción ( Cantidad factura
- cantidad recepción) Solamente se muestra Variación de Cantidad para las líneas de
factura con tipo de línea Recepción.
Nota: La variación de cantidad que se muestra aquí es de tipo informativo; el módulo
de cuentas por pagar no registra vaciaciones de cantidad en Contabilidad.
Var Prec Compra (VPC / PPV)
Variación del precio de compra (VPC / PPV) total de la factura. Solamente se muestra
Variación de Precio de Compra para las líneas de factura con tipo de línea Recepción,
Flete o Misc Charge.
• Si el tipo de línea es Flete o Cargos Misceláneos, el módulo de Cuentas por Pagar
calcula VPC como Precio extendido de la factura - Precio extendido de la orden
de compra.
• Si el tipo de línea es Recepción, el módulo de Cuentas por Pagar calcula VPC
como Cantidad de la Factura x (Precio unitario de la factura - Precio unitario de
la orden de compra)
Nota: Para facturas con cantidades en moneda extranjera, el sistema registra las
cantidades en la moneda base, no en la moneda de la transaccion.
Almacén
Código de identificación para una instalación específica de almacenaje de inventario,
como una bodega o centro de distribución, que recibió el artículo.
Factura Final
Para una línea de transacción con tipo de línea Flete o Misc Charge indica si la
cantidad a pagar corresponde a la últim línea de cantidades a pagar en la factura.
• Si la cantidad de la línea corresponde a la última línea de la factura, seleccione
Factura Final
• Si la cantidad de la línea no corresponde a la última línea de la factura,
deseleccione Factura Final.
Como ejemplo, suponga que una factura tiene cargos por fletes de $200 que usted
quiere distribuir equitativamente en dos transacciones (dos pagos de $100).
Deseleccione Factura Final para la primera transacción (hay que pagar más cargos por
fletes); seleccione Factura Final para la siguiente (se pagaron los fletes por completo).
Nota: Si hay VPC / PPV entre la orden de compra y la factura, el módulo de Cuentas
por Pagar genera las transacciones correctas en la liberación de la transacción final.
Utilizando el ejemplo anterior, suponga que el monto a pagar en fletes es de $190 ($10
menos que lo indicado en la orden de compra) y que usted paga $100 en la primera
transacción generada. Luego, usted define $90 como la cantidad a pagar en la segunda
transacción y selecciona Factura Final, el módulo de Cuentas por Pagar calcula la
diferencia entre la orden de compra y las cantidades de la factura, generando el débito
apropiado (-$10) a la cuenta PPV.
< (botón)
Click para ver los detalles de la línea previa de la factura.
> (botón)
Click para ver los detalles de la siguiente línea de la factura.
Receipts (03.010.06)
Use para seleccionar una, varias, o todas las recepciones asociadas con una orden de
compra cuya información está "trayendo" hacia Documentos y Ajustes (03.010.00) con
el propósito de crear una factura. Se crean las órdenes de compra en Ordenes de
Compra (04.250.00) del módulo de Compras, las recepciones se ingresan en
Recepciones/Facturas (04.010.00)
Figura 75: Receipts (03.010.06)
Selected
Indica si una recepción está seleccionada como una de las recepciones de orden de
compra a "traer" a Documentos y Ajustes (03.010.00).
Receipt Number
Código numérico identificador de la recepción asociada con la orden de compra a
"traer" a Documentos y Ajustes (03.010.00).
Impuestos
Use para ver y/o ingresar información de impuestos asociada a la línea de detalle de la
transacción actual
Figura 76: Impuestos
La sección Línea Actual muestra la información para la fila en que se posicionó el

cursor en el momento en que se presionó Impuesto en Documentos y Ajustes
(03.0120.00). (Núm Línea Actual al final de la pantalla muestra la línea de detalle en
Documentos y Ajustes (03.010.00) para la que se muestra el detalle). Puede ingresar
hasta cuatro códigos de impuesto o grupos de impuesto utilizados para calcular los
montos gravable y de impuesto de la partida actual de la transacción.
La sección Totales Documento muestra el total de impuesto para el documento. Puede
ingresar hasta cuatro códigos de impuesto o grupos de impuesto que indican cuales
impuestos se aplican al documento; incluye los impuestos aplicados a la partida actual
y cualquier otra partida del documento.
Si es necesario, se pueden ingresar códigos de impuesto adicionales en la seccion Línea
Actual. También se puede cambiar los valores sujetos a impuesto en la sección Línea
Actual.
Cód Impto (Línea Actual)
Códigos de impuesto de omisión de la partida (grupo de categorías de impuesto);
disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de
Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Gravable (Línea Actual)
Especifica el monto gravable de cada código de impuesto aplicado a la línea de detalle
actual de la transacción.
Impuesto (Línea Actual)

Especifica el impuesto calculado para cada código de impuesto aplicado a la línea de
detalle actual de la transacción.
Cód Impto (Totales Documento)
Especifica los códigos de impuesto de las partidas (grupo de categorías de impuesto);
disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de
Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Gravable (Totales Documento)
Especifica el monto gravable de cada código de impuesto aplicado al documento
actual.
Impuesto (Totales Documento)
Especifica el impuesto calculado para cada código de impuesto aplicado al documento
actual.
Impto Total Doc
Total de todos los impuestos aplicados al documento.
Núm Línea Actual
Número de la línea de partida asociada con el detalle que se muestra actualmente.
Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)

Use para ingresar toda la información para una factura e imprimir su cheque
inmediatamente. Con esta opción, ingrese un lote que contiene una sola factura del tipo
de documento Factura, libere la factura, seleccione la factura para pago, imprima y
mantenga el cheque, genere un reporte de control de lote y actualice la información del
proveedor - todo sin salir de Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00).
Desde esta pantalla, usted también puede imprimir un cheque para un documento que
ha sido ingresado previamente en el sistema.
También use para ingresar un anticipo. Un anticipo permite generar un cheque para
anticipar el pago de una factura antes de ingresar la factura en Documentos y Ajustes
(03.010.00). El proveedor tendrá un saldo negativo hasta que se ingrese factura por el
Anticipo. En ese momento, se actualizara automáticamente el saldo del proveedor para
mostrar el efecto neto de la factura y anticipo.
Cuando usted reciba una factura asociada con un anticipo, ingrese la información de la
factura en Documentos y Ajustes (03.010.00), como lo hace normalmente, pero
compare también su información con la información del anticipo definido previamente
en Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00).
Figura 77: Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)

Nota: Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00) no permite selección de órdenes de

compra, matching , y procesamiento PPV (variación de precio de compra); estas son
funciones exclusivas de Documentos y Ajustes (03.010.00). Puede sin embargo
documentar una orden de compras en Documentos y Ajustes (03.010.00) e imprimir un
cheque en Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00).
Se permite ingresar solamente un documento a la vez en Facturas Rápidas y Anticipos
(03.020.00). Note que esta pantalla no contiene información de lote.
También se puede utilizar Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00) simplemente para
ver los documentos ingresados previamente en Facturas Rápidas y Anticipos
(03.020.00).
Facturas Rápidas y Anticipos, Area Documento

Use el área de Documento para definir un nuevo documento o para seleccionar un
documento existente.
No Referencia
Un código numérico único asignado a cada documento. Si desea imprimir un cheque
r pido para una factura ingresada previamente, use la función búsqueda o ingrese el
número de referencia a pagar.
Tipo
Indica si el documento es una factura o un anticipo.
• Factura - Factura normal por bienes y servicios de un proveedor.
• Anticipo - Cheque que será procesado para un proveedor en los casos en que no se
haya ingresado el documento al sistema.
Status
Condición actual del lote. Las opciones son:
• Cancelado - Anulado.
• No Asentado - Liberado para asentarse en el libro mayor.
• Asentado - Liberado y asentado en el libro mayor.
Período Afect
El período y año fiscal, tanto en cuentas por pagar como en la contabilidad, para el cual
se asienta el documento. Si ingresa el documento al mismo tiempo que genera el
cheque, el período a asentar se aplica tanto al documento como al cheque.
Si se está pagando un documento ingresado previamente, se muestra el período a
asentar y no se puede cambiar. Se utilizará este mismo período para asentar el cheque.
Manejo
La función de manejo del documento una vez que se ha terminado de ingresarlo. Las
opciones son:
Pagar (03.400.00).
Fecha
Fecha de la creación de la factura o documento, según aparecerá en los reportes de
transacciones de cuentas por pagar; por omisión, la fecha actual.
No Prov
Código de identificación y nombre del Proveedor.
No Factura
Numero de factura del Proveedor.
Fecha Factura
Fecha en la factura del Proveedor.
Saldo
Monto actualizado del total de líneas de transacción ingresadas en la factura o memo.
Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Factura/Anticipo

Use para ingresar monto de factura o anticipo, y para ver información.
Figura 78: Tarjeta Factura/Anticipo de Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)
Condic Pago
vencimiento y el monto de descuento del documento.
Monto
Total de todas las líneas de detalle de transacciones, calculado automáticamente por el
software.
Descuento
en o antes de la fecha de descuento.
No O.C.
Número de la orden de compra relacionada con el anticipo. Este número tiene aquí solo
propósitos informativos.
No Compañía
Código de identificación y nombre de la compañía.
Fecha Descto
Fecha hasta la cual se debe pagar el documento para recibir el descuento especificado.
Fecha Venc
Fecha en la cual se vence el pago del documento.
Fecha Pago
Fecha en que se debe seleccionar el documento para pago.
Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Omisión

Use para cambiar la información de pago por omisión del proveedor y para ver
información.
Figura 79: Tarjeta Omisión de Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)
Status Prov
Condición actual del proveedor. Las opciones son:
• Activo - El proveedor es elegible para pago.
• Retenido - El proveedor no es elegible para pago.
• Una Vez - El proveedor se usa una sola vez.
No Proyecto
Asocia la transacción con un proyecto específico establecido en el módulo de Control
de Proyectos. Está disponible sólo si el número de cuenta de la transacción está
asociada con una categoría de cuentas y si está instalado el módulo de Control de
Proyectos.
Las transacciones utilizarán este código de proyecto por omisión. El total de los
impuestos de ventas será asociado con este proyecto si es que la cuenta de impuestos
de venta está asociada con una cuenta de proyecto. Cualquier línea de detalle o línea de
impuesto de ventas asociada con este proyecto será transferida (FTT) al módulo de
Control de Proyectos basado en su configuración. Vea la tarjeta Opciones y Definición
de Control de Proyectos (PA.SET.00) en el módulo Control de Proyecto
Num Lote
Código numérico único asignado a un lote de transacciones.
Tipo Doc Maestro

Indica si el documento es un documento matriz (VM) o si es un documento de cuotas
múltiples (MI).
No Doc Maestro
Número de referencia del documento matriz o de cuotas múltiples.
Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Cambiar

Use para cambiar los datos por omisión de cuentas por pagar de cuenta y entidad.
Figura 80: Tarjeta Cambiar de Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00)
No Compañía
Cuenta CxP
Cuenta (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor, para usar en lugar de la
cuenta por omisión.
Entidad CxP
Entidad (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor, para usar en lugar de
la entidad por omisión. .
Facturas Rápidas y Anticipos, Area Detalle

Use el área de Detalle para ingresar o para ver detalles de transacciones.
No Compañía
Código de identificación y nombre de la Compañía.
Tipo Línea OC
Indica el tipo de línea de documento. Para documentos ingresados en Facturas
Rápidas y Anticipos (03.020.00), los valores posibles son:
• Factura
• Misc Charge / Costos Adic
• Flete
Para documentos (a) ingresados en Documentos y Ajustes (03.010.00) y (b) no creados
desde una orden de compra (es decir una orden de compra generada por el módulo de
Compras), los valores posibles son:
• Factura
• Flete
• Misc Charge / Costos Adic
• PPV (Variación de precio de compra)
• Impuestos
Nota: Si utiliza Facturas Rápidas y Anticipos (03.020.00) para accesar a la
información de un documento que ha sido ingresado en Documentos y Ajustes
(03.010.00), el valor de Tipo Línea puede ser cualquier tipo de línea válido. (Puede
necesitar accesar a un documento ingresado previamente con el fin de imprimir un
cheque de Cuentas por Pagar).
Cuenta
Indica la cuenta de cargo por el monto de la transacción.
No Proyecto
Asocia la transacción con un proyecto específico ingresado el el módulo de Proyectos;
disponible solamente el número de cuenta de la transacción está asociado con una
categoría de cuentas y se encuentra instalado el módulo de Proyectos.
No Actividad
Proyectos . Está disponible sólo si está instalado el módulo de Proyectos.
Entidad
Indica la entidad de cargo por el monto de la transacción.
Cantidad
Número total de ítems involucrados en la transacción; expresada en términos de la
unidad en Unid Medida.
Unid Medida
transacción.
Precio Unit
Precio de compra por unidad del artículo.
Monto
Representa el monto extendido del artículo ( la cantidad por el precio unitario).
Tipo 1099
Controla el tipo (1 a 15b) en el formulario 1099 donde se registran los pagos a
proveedores sujetos a reporteo 1099. Si el proveedor no está sujeto a reporteo 1099, se
salta Tipo 1099 automáticamente.
No Artículo
Código de identificación del artículo en el módulo Inventarios.
Descripción
Explicación de la Descripción de la transacción.
No Ref Ext.
Número de referencia externo al número de referencia Microsoft Dynamics SL.
Categ Impto
Clasificación de impuesto aplicada al item.
Cód Impto
Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00). Aparece un asterisco (*)
cuando en la línea de detalle se aplica mas de un código de impuesto.
No Empleado
Código de identificación del empleado al que pertenece esta transacción. No Empleado
está disponible solamente si está instalado el módulo Proyectos. Si está utilizando el
módulo de Proyectos, este campo puede ser obligatorio, dependiendo de las opciones
del Catálogo de Cuentas para la cuenta definida en Cuenta. . Si no está utilizando el
módulo de Proyectos, este campo es opcional.
Tipo M.O.
Tipo de mano de obra o servicio prestado. Tipo M.O. está disponible solamente si está
instalado el módulo Proyectos.
Facturable
instalado el Módulo Proyectos. Las opciones son:
detalle, se carga el valor de la transacción al proyecto de un cliente.
Impuesto (botón)
Haga click para ver Impuesto: ver y/o ingresar IDs de impuestos, gravable, e impuestos
para la partida actual del documento; disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto
en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Imprimir/Guard Cheque (botón)
Una vez ingresada la información de la factura o el anticipo, haga click para abrir la
ventana Detalles Cheque (03.020.03). Use Detalles Cheque (03.020.03) para imprimir
un cheque manual y actualizar la base de datos con información de los cheques;
disponible cuando el documento está liberado o en Manejo está seleccionado Liberar
Ahora o Liberar Posteriormente.
Precaución: Si todavía no se ha liberado el lote del documento, el software lo liberará
antes de imprimir el cheque. En este caso, asegúrese de que tiene papel en blanco en la
impresora para imprimir el reporte Control de Lote. Antes de imprimir el cheque, se le
solicitará colocar cheques en la impresora.
Figura 81: Detalles Cheques (03.020.03)

Una vez ingresada la información apropiada, presione el botón Continuar. El software

imprimirá el Control de Lote para la factura (a menos que haya sido liberado
anteriormente) y luego solicita colocar cheques en la impresora.
Figura 82: Load Check Form (03.020.05)
Una vez que haya colocado cheques en la impresora, haga click en OK. El software
imprimirá el cheque, después se abrirá Cheques (03.620.00) del mismo modo que lo
hace al imprimir otros cheques del sistema. Entonces puede finalizar el proceso del
lote del mismo modo que aplicaría en la impresión regular de cheques.
Registrar Documentos - Pasivo Distribuído (03.025.00)

En una situación multicompañia que sigue una organización "empresa matriz-empresa
subsidiaria", use para ingresar las facturas y documentos de cuentas por pagar que
otorgan a la compañía matriz el control centralizado del efectivo, mientras que se
transfiere la responsabilidad a los reales pagadores, a la compañía subsidiaria
apropiada. Esto se conoce como Efectivo Centralizado, Pasivo Distribuido o CCDL
(Centralized Cash, Distributed Liability).
CCDL es una alternativa al método tradicional de administración de efectivo en el que
los principales saldos pagables residen a nivel de compañía matriz , y la facturación de
la subsidiaria o actividades de cobranza son considerados como transacciones inter-
compañías. Con CCDL la compañía matriz es un conducto a través del cual se procesa
la facturación y actividades de pagos. Los pagables reales residen a nivel de la
subsidiaria como Trade Pagables, no existe relación intercompañías hasta que la
compañía matriz paga un documento de Cuentas por Pagar. Bajo CCDL, la compañía
matriz paga todas los documentos de cuentas por pagar, y cada subsidiaria puede
mantener su propia cuenta bancaria. Se "barre" frecuentemente las cuentas subsidiarias
y se depositan sus datos en la compañía matriz.
Figura 83: Registrar Documentos - Pasivo Distribuído (03.025.00).

La función CCDL de Microsoft Dynamics SL, entrega estas ventajas para estructuras
multi-compañías:
• Ingreso de múltiples facturas a la vez, sin preocuparse del período a asentar (es
decir, sin importar el proceso de lotes)
• Impresión de reportes 1099s por compañías.
• Se acredita descuentos y pérdidas/ganancias realizadas, a nivel de la empresa de
gastos, no a nivel de la compañía matriz.
• Pagos por subsidiarias individuales por su participación en los documentos de
cuentas por pagar, si se desea.
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, Area Documento

Matriz
Use el área Documento Matriz de Registrar Documentos - Pasivo Distribuído
(03.025.00) para definir el documento matriz de cuentas por pagar a mantener por la
compañía matriz.
No Referencia
Código numérico único asignado a cada documento.
Status
Condición actual del lote.Las opciones son:
Período Afect
El período y año fiscal, tanto en cuentas por pagar como en la contabilidad, para el cual
se asienta el documento.
Número
Código numérico único asignado al lote de transacciones.
Fecha
Fecha de la transacción.
No Prov
Código de identificación y nombre del Proveedor.
No Factura
Numero de factura del Proveedor.
Fecha Factura
Fecha en la factura del Proveedor o fecha de creación del documento que aparece en el
reporte de transacciones de cuentas por pagar; la fecha por omisión es la fecha actual.
Manejo
La función de manejo del lote una vez que se ha terminado de ingresarlo. Las opciones
son:
Pagar (03.400.00).
Saldo
Monto total del lote de transacciones.
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Documento

Utilice para ingresar información del documento o ajuste.
Figura 84: Tarjeta Documento de Registrar Documento - Pasivo Distribuído (03.025.00)
Condic Pago
Monto
Descuento
en o antes de la fecha de descuento.
No Compañía
Fecha Descto
Fecha hasta la cual se debe pagar el documento para recibir el descuento especificado.
Fecha Venc
Fecha Pago
Fecha en que se debe seleccionar el documento para pago
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Omisión

Utilice para reemplazar la información por omisión del vendedor.
Figura 85: Tarjeta Omisión de Registrar Documento - Pasivo Distribuído (03.025.00)
Status Prov
No Proyecto
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, tarjeta Cambiar

Utilice para reemplazar los valores por omisión ingresados para la cuenta y entidad
opcional de cuentas por pagar del proveedor en Proveedores (03.270.00).
Figura 86: Tarjeta Cambiar de Registrar Documento - Pasivo Distribuído (03.025.00)
No Compañía
Cuenta CxP
Número y nombre de la cuenta de cuenta por pagar por omisiòn de proveedor.
Entidad CxP
Número y nombre de entidad de cuenta por pagar por omisiòn de proveedor.
Registrar Documentos - Pasivo Distribuido, Area Detalles

Utilice el área Detalles de Registrar Documentos - Pasivo Distribuído (03.025.00) para
generar los documentos “hijos” del documento maestro. Estos son los documentos de
cuentas por pagar que se deben mantener en las compañías subsidiarias.
No Compañía
No Ref Ext
Número de referencia externo fuera del número de referencia de Microsoft Dynamics
SL.
Cuenta
No Proyecto
Asocia la transacción con un proyecto específico ingresado en el módulo de Proyectos;
disponible solamente si el número de cuenta de la transacción está asociado con una
categoría de cuentas y se encuentra instalado el módulo de Proyectos.
No Actividad
Entidad
Tipo 1099
sujetos a reporteo 1099. Si el proveedor no está sujeto a reporteo 1099 se deshabilita
Tipo 1099.
Unid Medida
transacción.
Descripción
Explicación de la Descripción de la transacción.
Cantidad
Número total de ítems involucrados en la transacción; expresada en términos de la
unidad en Unid Medida.
Precio Unit
Precio de compra por unidad del artículo.
Monto
Representa el monto extendido del artículo ( la cantidad por el precio unitario).
Categ Impto
Clasificación de impuesto aplicada al item.
Cód Impto
Facturable
instalado el Módulo Proyectos. Las opciones son:
detalle, se carga el valor de la transacción al proyecto de un cliente.
Sub RefNbr
Cuando se liberan documentos ingresados en Registrar Documentos - Pasivo
Distribuído (03.025.00), se generan nuevos documentos por compañía. El campo Sub
RefNbr en cada línea de detalle es el número de lote del documento generado al liberar,
para facilitar la identificaciónde documentos relacionados a Registrar Documentos -
Pasivo Distribuído (03.025.00).
Cuenta CxP
Cuenta (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor.
Entidad CxP
Entidad (número y nombre) de cuentas por pagar del proveedor.
Detalles (botón)
Haga click para accesar Revisar Documentos (03.250.00) y ver detalles de la
transacción.
Impuesto (botón)
para la partida actual del documento; disponible sólo si se seleccionó Permitir Impuesto
en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00).
Cheques Manuales (03.030.00)

Use para registrar información de cheques manuales (hechos a mano) para factura o
ajustes ya ingresados en el sistema. También use para revisar lotes liberados de
cheques manuales y de cheques creados por el proceso de Cheques (03.620.00),
(impresos y liberados durante el proceso normal de cheques).
Cheques Manuales (03.030.00) contiene información de Lote y Documento. Puede
tener uno o más cheques para ingresar en un lote determinado. La información de lote
y documento se utiliza para asegurar que se ingresa para todos los documentos, la
información de correcta de montos, para el período correcto y se liberen para asentar
cuando se ha terminado de ingresar el lote.
Figura 87: Cheques Manuales (03.030.00)
Nota: Si no se han ingresado en el sistema las facturas y ajustes para el cheque manual
que se está ingresando, use la tarjeta Cheque Manual de Documentos y Ajustes
(03.010.00). En esa tarjeta usted puede ingresar la información de cheque manual al
mismo tiempo que ingresa la factura.
Antes de ingresar Cheques Manuales (03.030.00), usted debería agrupar los cheques
en lotes separados por período a asentar, y calcular los montos totales de cada lote.
Este total será el Control Lote. Luego use Cheques Manuales (03.030.00) para ingresar
cada documento para la cuenta apropiada del proveedor.
Al ingresar cheques, necesitar especificar las facturas y/o ajustes que están pagando
los cheques. No puede ingresar un cheque en esta pantalla sin los montos de las
facturas y/o ajustes asociados.
Nota: Cheques Manuales (03.030.00) también tiene una opción Print Check que le
permite imprimir un cheque manual tan pronto como lo haya registrado en el sistema.
Cheques Manuales, Area Lote

Use el área Lote para definir un nuevo lote o para seleccionar uno existente en el que
se ingresarán nuevos cheques.
Número
Código numérico único asignado por el software a un lote de transacciones.
Período Afect
Período y año fiscal de cuentas por pagar y contabilidad en que se deberá asentar el
lote.
Status
• Asentado - Liberado y asentado en contabilidad.
Manejo
Administración del lote realizada al terminar de registrar un lote. Las opciones son:
Pagar (03.400.00).
Control Lote
Monto total del lote de transacciones, para verificar el Total.
Total Lote
Cheques Manuales, Area Documento

Use el área Documento para definir un nuevo documento o para seleccionar uno
existente en el que se desea definir un cheque.
Cuenta Cheques
Indica la cuenta de cargo de cheques a la cual se debería asentar el lote
Entidad Cheques
Indica la entidad opcional de cargo de cheques a la cual se debería asentar el lote.
Cheques Manuales, tarjeta Cheque

Use para ingresar información sobre un cheque manual.
Figura 88: Tarjeta Cheque de Cheques Manuales (03.030.00)
Número
Número del cheque manual. El software agrega automáticamente ceros iniciales al
número (por ejemplo, 856 es convertido a 000856). El sistema verificará que el
número no está duplicado para la cuenta/entidad de cheques. Si el número no es el
próximo número secuencial en el sistema, se mostrará un mensaje de aviso:
Figura 89: Mensaje de Aviso No Coincide el Número de Cheque

Fecha
Fecha en que fue escrito el cheque; por omisión la fecha actual. Para proveedores
sujetos a reporteo 1099, esta fecha se utiliza en conjunto con el calendario preparado
en 1099 Calendar Year Control (03.530.00) para determinar el año 1099 en que se
asentarán los totales.
No Proveedor
Código de identificación y nombre de un proveedor.
Status Prov
Condición actual del proveedor en el sistema. Las opciones son:
Cheque Inmediato
Seleccione Sí para imprimir el cheque para el proveedor usando Imprimir Cheque
(Imprimir Cheque se hace disponible cuando se selecciona Sí). El software imprimirá el
cheque y le permitirá mantener el cheque y registrarlo en el sistema. Se imprimirá un
reporte Control de Lote, y se liberará el lote actual de Cheque Manual, cambiando el
Status a No Asentado.
Monto Cheque
Monto del cheque de cuentas por pagar. Monto Cheque no puede ser una cantidad
negativa. Monto Cheque debe ser igual al total de las líneas de detalle ingresadas
realmente antes de que pueda salir de esta pantalla o continúe ingresando otro cheque.
Descto Tomado
Monto total que se va a deducir del saldo por pagar del documento. Para cualquier
documento sujeto a reporteo 1099, se salta automáticamente el Descto Tomado.
Monto Total Pagado
Suma actualizada de todos los pagos hechos a documentos abiertos (cantidades
ingresadas en Monto) pagados parcial o totalmente por medio del cheque manual.
Descuento Total
Suma de todos los descuentos tomados en los documentos abiertos del proveedor (los
montos ingresados en Descto Tomado) que se pagaron total o parcialmente por medio
del cheque manual.
Cheques Manuales, tarjeta Compañía

Nota: Para accesar a esta tarjeta debe estar instalado el módulo MultiCompañía.
Use la tarjeta Compañía de Cheques Manuales (03.030.00) para seleccionar la
compañía para la que se muestra información. El Control de Efectivo Centralizado le
permite a las compañías manejar su efectivo desde una misma compañía central.
Concentrar los fondos en una compañía central permite una administración de efectivo
más fácil, asistencia en decisiones de inversión, ayuda a controlar los pagos y reduce la
complejidad de las relaciones intercompañías. Al estar activado Activar Proceso
Centralizado de Efectivo en Control de Contabilidad (01.950.00), todas las facturas de
CxP de todas las compañías (que estén en una misma base de datos ) pueden ser
pagadas por una misma compañía. Cuando usted esté en sesión con la compañía
maestra o central y esté seleccionando documentos para pago, ya sea en Editar/Selecc
Documentos para Pago (03.500.00) o en Cheques Manuales (03.030.00), la tarjeta
Compañía permite especificar si se pueden seleccionar para pago documentos de una o
de todas las compañías. Cuando se almacenen y liberen los cheques, se crearán las
respectivas transacciones intercompañías.
Figura 90: Tarjeta Compañía de Cheques Manuales (03.030.00)

Específica
Seleccione para mostrar documentos de una compañía específica.
Todas
Seleccione para mostrar documentos de todas las compañías en la base de datos.
No Compañía
No Compañía Desembolso
Código de identificación y nombre de la compañía que genera el cheque.
Cheques Manuales, Area Detalles

Use el área Detalles para ingresar o ver los detalles de la transacción.
No Referencia
Código numérico único asignado al documento (factura o ajuste) a pagar mediante el
cheque manual.
Precaución: Si se ha incluído una factura o ajuste en un lote de Selección para Pago, no
puede estar incluída en un cheque manual. Si fué pagada con un cheque manual, debe
ser retirada del lote de Selección para Pago.
No Compañía
Monto Pagado
Saldo por pagar del documento de cuentas por pagar menos los descuentos tomados. El
monto total de la factura ingresa automáticamente. Se puede ingresar una cantidad
menor, si se ha efectuado un pago parcial para la factura.
Descto Tomado
Monto total a deducir del pago del documento. Ingrese el monto del descuento a
aplicar a la factura o acepte el monto por omisión.
No Factura
Número de factura del proveedor.
Saldo Descto
Indica descuento pendiente de tomar en el documento.
Saldo Docum
Indica cualquier saldo pendiente de pago del documento.
Fecha Factura
Especifica la fecha que aparece en la factura del proveedor.
Fecha Descto
Fecha Vencim
Fecha Pago
Especifica cuándo seleccionar el documento para pago.
No O.C.
Número de una orden de compra relacionada con el documento.
Tipo Docum
Identifica si se trata de una factura, un ajuste de cargo o un ajuste de cr‚dito.
Status Docum
Condición actual del documento en el sistema.Las opciones son:
• Activo - Es elegible para pago.
• Retenido - No es elegible para pago.
Moneda Original
Código identificador de la moneda asociada al documento.
Imprimir Cheque (botón)
Una vez que se ha ingresado toda la información del Cheque Manual, haga click para
imprimir un cheque inmediato; disponible sólo si el valor en Cheque Inmediato es Sí. El
software imprimirá el cheque y luego le permitira mantener el cheque que será
registrado en el sistema. Se imprimirá un reporte de Control de Lote, y se liberará el
lote actual de Cheque Manual, cambiando el Status a No Asentado.
Precaución: Al imprimir un cheque desde esta pantalla, el formato de cheque por
omisión que se lista en Cheques (03.620.00) es el formato de cheques utilizado al
imprimir el cheque.
Cancelar Cheques (03.040.00)

Use para cancelar (anular) cheques de cuentas por pagar generados previamente. Los
cheques a cancelar (anular) pueden haber sido emitidos en cualquier periodo fiscal,
pero deben tener un status O (Outstanding), indicando que no han sido eliminados
durante el proceso de conciliación de cheques ( es decir, mediante el uso de
Conciliación de Cheques (03.360.00) o la pantalla del módulo de Administración de
Efectivo Conciliación Bancaria (20.210.00)). Al cancelar un cheque se reversan todas
las transacciones generadas originalmente por el cheque y se ajustan los saldos del
proveedor.
Figura 91: Cancelar Cheques (03.040.00)
Al ingresar un cheque cancelado (nulo) realmente se crea otro documento en el

sistema. El cheque cancelado tiene el mismo número de referencia que el cheque
original. Tanto el cheque original como el cheque cancelado aparecen en el reporte
Registro de Cheques (03.630.00), en que el cheque original tiene status V (Void) y el
documento de cheque cancelado tiene status VC (Void Check).
Cancelar Cheques (03.040.00) incluye información de Lote y Detalle de documento.
Cada Lote es un grupo de cheques para una cuenta/entidad específica. Cada
cuenta/entidad de cheques requiere su propio Lote.
Nota: Al cancelar un cheque no se elimina el efecto de su documento original. Se
actualiza automáticamente el estado del documento original. Si se desea eliminar el
documento en conjunto con cancelar el cheque, se debe hacer el ajuste de débito al
documento original.
El procedimiento para cancelar un cheque puede hacerse complejo, dependiendo de

diversos factores:
• ¿Fue extendido el cheque en el período actual?
• ¿Ha sido borrado el detalle de la transacción de acuerdo a sus políticas de
retención de información?
• ¿Se emitirá un cheque de reemplazo?
• ¿Se reversará el documento original?
Si está cancelando un cheque para un documento con pagos 1099, se actualizará
automáticamente la información del proveedor 1099. También se actualiza el historial
de pagos Período a la Fecha .
Cancelar Cheques, Area Lote

Use el área Lote para definir un nuevo Lote de cheques o para seleccionar uno
existente.
Número
Período Afect
Período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el lote.
Status
Condición actual del lote . Las opciones son:
Manejo
Administración del lote realizada al terminar de registrar un lote. Las opciones son:
posteriormente liberarlo para asentamiento en Liberar Documentos (03.400.00) de
Cuentas por Pagar.
Control
Cuenta
Indica la cuenta de cargo de cheques (y la entidad opcional) para el monto de cheques
cancelados (la cuenta original de cheques para la que se generó el cheque).
Entidad
Indica la entidad (opcional) de cargo de cheques para el monto de cheques cancelados
(la entidad original de cheques para la que se generó el cheque).
Total Lote
Suma, calculada automáticamente por el software, de todos los cheques cancelados
para el lote.
Cancelar Cheques, Area Detalle

Use el área Detalle para ingresar o ver detalles de cheques.
No Cheque
Número de identificación del cheque a anular. El número de cheques debe ser un
número válido Outstanding. Use la función de búsqueda o ingrese un No Cheque. Debe
ingresar los ceros a la izquierda en cheques generados por el sistema.
Fecha Cancelacion
Fecha en la que se cancelar el cheque. La fecha por omisión es la fecha actual.
Monto Cheque
Monto del cheque de cuentas por pagar.
No Proveedor
Asocia el cheque a anular con el proveedor para el cual fue generado.
Nombre
Nombre del proveedor.
No Compañía
Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00)

Use para modificar (pagar parcialmente o eximir de pago) cualquier documento
(facturas y ajustes) previamente seleccionado en Seleccionar para Pago (03.500.00).
Abra esta pantalla haciendo click en el botón Ver Instr Select de Seleccionar para Pago
(03.500.00). Cuando se abre esta pantalla y se ingresa un número de lote de selección
para pago en Número, se muestran los items del lote en la sección Detalle de la
pantalla.
Figura 92: Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00)
Se puede eliminar items de un lote o dejarlo retenido y cambiar las cantidades o

descuentos. (La reducción de la cantidad a pagar tendrá como efecto el pago parcial del
documento). Se pueden agregar también aquellos documentos que no fueron
ingresados originalmente para pago en Seleccionar para Pago (03.500.00).
Adicionalmente, se puede modificar la información de cuenta de cheques.
Si no desea pagar el documento en este momento, se dispone de dos opciones. Puede

dejar el documento en estado Retenido, o ingresar un cero (0) en Monto Pago. Si deja el
documento Retenido, no será seleccionado en Selección para Pago (03.500.00) hasta
que se retire el estado Retenido. Si ingresa un cero en Monto Pago, la próxima vez que
se efectúe la Selección para Pago (03.500.00), el documento será seleccionado para
pago si reúne los requisitos establecidos en Selección para Pago (03.500.00).
El resto de los campos de esta pantalla son solamente informativos.
Editar/Selecc Documentos para Pago, Area Lote

Use el área Lote para definir un nuevo lote o para seleccionar pagos de un lote
existente.
Número
Código numérico que identifica un documento previamente seleccionado para pago.
Total
Total del lote seleccionado.
Editar/Selecc Documentos para Pago, tarjeta Omisión

Use para cambiar datos por omisión para editar/seleccionar documentos para pago.
Figura 93: Tarjeta Omisión de Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00)
Cuenta Cheques
Indica la cuenta de cargo de cheques para asentar el lote.
Entidad Cheques
Indica la entidad de cargo de cheques para asentar el lote.
Período Afect
Período y año fiscal de cuentas por pagar y contabilidad en que se debería asentar el
lote.
Editar/Selecc Documentos para Pago, tarjeta Compañía

Use para especificar la compañía a seleccionar para pago.
Figura 94: Tarjeta Compañía de Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00)
Seleccionar Compañía
Use para seleccionar la compañía para la que se muestra información.
Específica
No Compañía
Todas
Editar/Selecc Documentos para Pago, Area Detalle

Use el área Detalle para ingresar o ver detalles de transacciones de pagos.
No Referencia
Código numérico único que identifica un documento ya seleccionado para pago.
Status
Condición actual del documento en el sistema . Las opciones son:
No Proveedor
Monto Pago
Saldo por pagar del documento de cuentas por pagar menos los descuentos tomados.
Descto Tomado
Monto total que se va a deducir del saldo por pagar del documento.
Tipo
Identifica si el documento es una factura, un ajuste de cargo o un ajuste de crédito.
No Compañía
No O.C.
Fecha Pago
Fecha Descto
Ultima fecha en la que el software deducirá del documento la cantidad de descuento
de su saldo a pagar.
Fecha Vencim
No Factura
Fecha Factura
Saldo Descto
Descuento pendiente de tomar del documento.
Saldo Docum
Saldo pendiente de pago del documento.
Status Prov
Condición actual del proveedor en el sistema , Las opciones son:
Conciliar Cheques (03.060.00)

Utilice para comparar y conciliar los montos de cheques de cuentas por pagar
conciliados, por el estado de situación bancario, con los registros originales de cheques
de cuentas por pagar mantiene según se registraron. No puede utilizar esta pantalla si
está activado Administración de Efectivo.
Nota: Muchos bancos ofrecen información de estado de situación bancaria en formato
electrónico (archivos ASCII). Si dispone de ella, se puede utilizar la Importación de
Transacciones para importar directamente la información a esta pantalla, ahorrando
tiempo de ingreso de datos y reduciendo errores.
Figura 95: Conciliar Cheques (03.060.00)
Solamente se ingresa el número de cheque y el monto conciliado; el sistema llenará los

otros campos del área de Detalle, que son campos de tipo informativo. El sistema
informará durante el ingreso de datos si la cantidad ingresada como conciliada no
coincide con la cantidad existente en el sistema para ese cheque. Si la cantidad
ingresada en monto conciliado coincide con el estado de situación bancaria, no lo
cambie. Cualquier diferencia será marcada en el reporte de Conciliación de Cheques
(03.710.00).
Precaución: Si se ha instalado y configurado el módulo de Administración de Efectivo,
no se podrá conciliar cheques en el módulo de Cuentas por Pagar. Todas las
conciliaciones deberán efectuarse en Administración de Efectivo.
Conciliar Cheques, Area Lote

Use el área Lote para definir un nuevo lote o para seleccionar un lote existente de
cheques.
Número
Período Afect
Período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el lote.
Status
Manejo Lote
Administración del lote realizada al terminar de registrar un lote. Las opciones de
manejo de lote son:
Pagar (03.400.00).
• Ninguna Acción - Deja sin cambio el status actual del lote
Cuenta Cheques
Indica la cuenta de cheques para conciliarlos.
Entidad Cheques
Indica la entidad de cheques para conciliarlos.
Control Lote
Total Lote
Suma actualizada de todos los cheques "cobrados" en el lote.
Conciliar Cheques, Area Detalle

Use el área Detalle para ingresar o ver detalles de cheques.
No Cheque
Número de identificación del cheque cobrado a conciliar.
Monto Conciliado
Valor del cheque según fue reportado en la cartola del banco.
Fecha Cheque
Fecha en que se emitió el cheque.
No Proveedor
Asocia el cheque conciliado con el proveedor para el cual fue generado.
Nombre
Nombre del proveedor.
Pre-Payment Application (03.070.00)

Pre-Payment Application (03.070.00) está disponible para ayudarle a aplicar un
documento de anticipo a una sola factura después de los dos documentos sean total o
parcialmente liberados. Usted también puede revertir transacciones de anticipos. Se
puede aplicar un anticipo a una factura única o distribuirlo a varias facturas. Usted
puede mezclar varios tipos de operaciones, aplicación y reversión, en un solo lote.
Figura 96: Pre-Payment Application (03.070.00)
Número
Número es un código único asignado a un lote de transacciones. Presione F3 para ver
una lista de números de lote.
Período Afect
Período Afect especifica el período y año fiscal en que se deberá asentar el lote. El
valor por omisión es el período y año actual. El período a asentar debería pertenecer a
un período fiscal válido especificado en Control (01.950.00). Se aplica al lote
completo.
No Proveedor
No Proveedor es un número de identificación del proveedor asociado con las facturas y
anticipos. Presione F3 para ver una lista de códigos para todos los vendedores que
están en la base de datos, y seleecione un valor para No Proveedor. Los códigos de
proveedor son definidos utilizando Proveedores (03.270.00) en Cuentas por Pagar.
Este campo debería llenarse antesd de que usted ingrese detalles.
Manejo Lote
Manejo Lote controla la función de administración del lote realizada al terminar de
registrar un lote. Las opciones de Manejo Lote son:
• Liberar Posteriormente - Establece el status del lote en Balanceado en preparación

para liberarlo posteriormente.
• Liberar Ahora - Liberar el lote para asentamiento al momento de accesar un lote
nuevo o diferente, o al salir de Pre-Payment Application (03.070.00). El proceso
de liberación se ejecuta automáticamente.
• Ninguna Acción - Deja sin cambio el status actual del lote
Status
Status indica la condición actual del lote de transacciones. Las opciones son:
• Retenido (H) - No se debe liberar.
• Balanceado (B) - Listo para liberar.
• Completado (C) – Liberado sin impacto en contabilidad.
• Liberado Parcialmente (S) - No pudo liberarse completamente debido a un
• Cancelado (V) – El lote fue anulado (eliminado).
• No Asentado (U) - Liberado para asentar en la contabilidad pero todavía no
asentado.
• Asentado (P)- Liberado y asentado en la contabilidad.
El status del lote es cambiado solamente por la aplicación. Usted no puede cambiarlo
manualmente.
Control Lote
Control Lote es el monto total del lote. Note que los montos en Control Lote y en Total
Lote deben ser iguales antes de que usted pueda liberar el lote para aserntar. Si un
monto de control de lote no es igual a Total Lote,Lote, aparece un mensaje de
advertencia cuando usted trata de salir del lote. Usted puede ajustar los montos
incorrectos, dar al lote un status Hold, y guardarlo para futura edición, o usted puede
cancelar el lote.
Total Lote
Total Lote es el monto acumulado de todas las transacciones ingresadas en el lote. Es
actualizado automáticamente por el sistema.
Tipo Operación
Tipo Operación determina el tipo de operación seleccionada para la línea. Las opciones
de Tipo Operación son:
• Application (A) – Limita la lista de anticipos a todos los anticipos abiertos para el
proveedor.
• Reversal (R) - Limita la lista de anticipos a aquellos que han sido aplicados total o
parcialmente. El monto a revertir es llenado automáticamente por el sistema y no
puede ser modificado.
Pre-Payment Number
Pre-Payment Number es el número de documento de anticipo que se está aplicando al
Applied Ref Number. Presione F3 para ver la lista de todos los documentos de anticipos
pendientes disponibles para aplicaciónl. La selección está restringida por el código de
proveedor ingresado y la moneda del lote.
Pre-Payment Date
Pre-Payment Date es la fecha del documento de anticipo. Este campo es llenado
automáticamente. Usted no puede cambiarlo manualmente.
Pre-Payment Amount
Pre-Payment Amount es el monto original del documento de anticipo. Este campo es
llenado automáticamente. Usted no puede cambiarlo manualmente.
Pre-Payment Balance
Pre-Payment Balance es el saldo disponible para aplicación. Este campo es llenado
Applied Ref Number
Applied Ref Number es el número de factura al que el anticipo se aplicará o revertirá. Si
el Tipo Operación es Application, está disponible una lista de todos los documentos de
facturas abiertas. La selección está restringida por el código de proveedor ingresado y
la moneda del lote.
Applied Doc Type
Applied Doc Type es el tipo de documento aplicado. Este campo es llenado
Applied Doc Date
Applied Doc Date es la fecha del documento aplicado. Este campo es llenado
Applied Doc Amount
Applied Doc Amount es el monto original del documento aplicado. Este campo es
Applied Doc Balance
Applied Doc Balance es el saldo pendiente del documento aplicado. Este campo es
Application Amount
Application Amount es el monto del anticipo que será aplicado. El monto asume por
omisión el máximo disponible. Si este monto es cero o mayor que el monto aplicado o
el saldo del documento, aparecerá el mensaje System Message 12904, “You cannot
apply a zero amount or an amount greater than the outstanding balance”.
Si Tipo Operación es Reversal, este monto será copiado automáticamente desde la linea
de aplicación original.
Pay When Paid Link Assistant (03.080.00)

Pay When Paid Link Assistant (03.080.00) está disponible para ayudarle a buscar
facturas abiertas no enlazadas o ajustes de crédito con un tipo de condición de
descuento de pay when paid, o para buscar facturas abiertas no enlazadas de clientes
Open Item y enlazar los documentos. Usted también puede buscar vouchers, notas de
crédito, o facturas con condiciones pay when paid enlazados. Utilice Pay When Paid
Link Assistant (03.080.00) para buscar y ver el registro de enlace de un voucher con
condiciones pay when paid o la ajuste de crédito y su factura abierta relacionada.
Figura 97: Pay When Paid Link Asssitant (03.080.00)
Criterio de Selección para Documentos Pay When Paid

Utilice para seleccionar cuales vouchers o ajustes de crédito con condiciones pay when
paid se muestran en la grilla Documentos Pay When Paid.
Vendor ID
Código de identificación del proveedor asociado a la factura o ajuste de crédito abiertas
con condiciones pay when paid.
Reference Number
Código único asignado a cada factura o ajuste de crédito con condiciones pay when
paid.
Subcontract
Código de identificación del subcontrato asociado a la factura o ajuste de crédito con
condiciones pay when paid.
Project
Código de identificación del proyecto asociado a la factura o ajuste de crédito con
Display linked and unlinked documents
Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Pay When Paid Documents los
documentos enlazados y no enlazados de factura o ajuste de crédito con condiciones
pay when paid que cumplen con el criterio de selección.
Display unlinked documents only
Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Pay When Paid Documents
solamente los documentos no enlazados de factura o ajuste de crédito con condiciones
pay when paid que cumplen con el criterio de selección.
Display linked documents only
Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Pay When Paid Documents
solamente los documentos enlazados de factura o ajuste de crédito con condiciones pay
Selection Criteria for Invoices
Utilice para seleccionar cuales facturas abiertas para clientes Open Item mostrar en la
grilla Invoices.
Customer ID
Código de identificación del cliente asociado a la factura abierta.
Invoice Number
Código único asignado a cada factura abierta.
Project
Código de identificación del proyecto asociado a la factura abierta.
Display linked and unlinked documents
Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Invoices las facturas abiertas
enlazadas y no enlazadas que cumplen con el criterio de selección.
Display unlinked documents only

Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Invoices solamente las facturas
abiertas no enlazadas que cumplen con el criterio de selección.
Display linked documents only
Cuando está seleccionado, se mostrarán en la grilla Invoices solamente las facturas
abiertas enlazadas que cumplen con el criterio de selección.
Search/Refresh (botón)
Click para mostrar vouchers y ajustes de crédito abiertas con condiciones pay when
paid en la grilla Pay When Paid Documents y las facturas abiertas en la grilla Invoices
basados en el criterio de selección.
Vendor
Código de identificación del proveedor asociado a facturas o ajustes de crédito abiertas
Reference Number
paid.
Document Type
Tipo de documento abierto con condiciones pay when paid. Las opciones válidas son
factura o nota de crédito.
Date
Fecha de documento de factura o ajuste de crédito abierta con condiciones pay when
paid.
Subcontract
Código de identificación del subcontrato asociado a la factura o ajuste de crédito
abierta con condiciones pay when paid.
Project
Código de identificación del proyecto asociado a la factura o ajuste de crédito abierta
Document Balance
Saldo actual de la factura o ajuste de crédito con condiciones pay when paid.
Linked
Indica si es que la factura o ajuste de crédito abierta con condiciones pay when paid
está enlazada a una factura abierta.
Customer
Reference Number
Document Type
Tipo de documento abierto del cliente. La opción válida es factura.
Due Date
Fecha de vencimiento de pago de la factura.
Project
Document Balance
Saldo actual de la factura abierta.
Linked
Indica si es que la factura abierta está enlazada con una factura o ajuste de crédito con
Link Documents (botón)
Click para enlazar a la factura abierta las facturas o ajustes de crédito con condiciones
pay when paid.
Pay When Paid Link Entry (03.090.00)

Pay When Paid Link Entry (03.090.00) está disponible para ayudarle a buscar facturas
o ajustes de crédito con un tipo de condición de descuento de pay when paid enlazadas,
o para buscar facturas abiertas enlazadas de clientes Open Item. Usted también puede
enlazar vouchers o ajustes de crédito abiertos con condiciones pay when paid para
abrir facturas no enlazadas si es que se conocen tanto los documentos pay when paid
como su factura abierta relacionada. Usted puede también eliminar un enlace existente
entre un documento pay when paid y su factura relacionada.
Criterio de Selección para Documentos Pay When Paid

Utilice para seleccionar cuales vouchers o ajustes de crédito enlazados con condiciones
pay when paid y sus facturas asociadas se muestran
Vendor ID
Código de identificación del proveedor asociado a la factura o ajuste de crédito con
Reference Number
paid.
Subcontract
Código de identificación del subcontrato asociado a la factura o ajuste de crédito con
Project
Código de identificación del proyecto asociado a la factura o ajuste de crédito con
Document Balance
Saldo abierto actual de la factura o ajuste de crédito con condiciones pay when paid.
Company ID
Código de identificación de la compañía asociada a la factura o ajuste de crédito
abierta con condiciones pay when paid.
Customer
Invoice Number
Document Type
Tipo de documento abierto del cliente. La opción válida es factura.
Due Date
Fecha de vencimiento de pago de la factura.
Project
Document Balance
Saldo actual de la factura abierta.
Company ID
Código de identificación de la compañía asociada a la factura abierta.
Link Assistant (botón)
Click para acceder a Pay When Paid Link Assistant (03.080.00) la cual busca los
vouchers o ajustes de crédito o facturas enlazados o sin enlazar. Se pasará a Pay When
Paid Link Assistant (03.080.00) cualquier criterio de búsqueda ingresado cuando se
presiona el botón Link Assistant.
Pantallas de Consulta
Consulta de Proveedores (03.200.00)
Use para consultar información general de un proveedor, incluyendo información de
saldo actual y futuro. Desde esta pantalla se puede accesar la pantalla Buscar
Proveedor (03.200.01) Esta pantalla es de gran utilidad ya que le permite efectuar una
búsqueda para un documento, por número de referencia o por número de factura.
Figura 99: Consulta de Proveedores (03.200.00)
No Prov
Buscar Proveedor
Haga click en para acceder a Buscar Proveedor (03.200.01) para encontrar un

proveedor. Esta pantalla es de gran utilidad ya que le permite efectuar una búsqueda
para un documento, por número de referencia o por número de factura.
Proveedores
Haga click en para acceder a Proveedores (03.270.00) para ver información

detallada de un proveedor.
Tipo
Asociar la consulta a una clase específica de proveedor.
Status
Ordenes de Compra (botón)
Haga click para acceder a Ordenes de Compra (03.200.02) para ver información de las
ordenes de compra del proveedor
Area Seleccionar Compañía

Específica
Todas
No Compañía
Area Saldo Proveedor

Use para ver saldos de proveedor, y fechas de última factura y último cheque.
Actual
Total de los documentos de cuentas por pagar para el proveedor en el período actual; el
saldo actual es igual al saldo del año anterior más saldos de compras y ajustes de
crédito a la fecha menos pagos a la fecha y menos descuentos tomados.
Documentos Actuales
Haga click en junto a Actual para acceder a Vendor Activity (03.200.03) para ver
información actualizada de los saldos de documentos del proveedor. Sólo se muestran
los documentos con fechas anteriores o hasta el período actual.
Futuro
Total de los documentos de cuentas por pagar ingresados pero marcados para ser
asentados en período fiscal futuro (uno o más períodos después del actual).
Documentos Futuros
Haga click en junto a Futuro para acceder a Actividad Proveedor (03.200.03)

para ver información proyectada de los saldos de documentos del proveedor.
Solamente se muestran documentos con fechas posteriores al período actual.
Fecha Ultima Factura
Fecha del documento más recientemente ingresado para el proveedor.
Fecha Ultimo Cheque
Fecha del cheque más recientemente generado para el proveedor.
Buscar Proveedor (03.200.01)

Use para encontrar un proveedor basado en información parcial como un número de
factura o un número de orden de compra, un período a asentar o un número de
proyecto. Si está utilizando el módulo de Compras, se puede buscar tanto en los
documentos de Compras como en los documentos de Cuentas por Pagar. Una vez que
se ha ingresado el criterio de búsqueda, haga click en Buscar/Refrescar y los valores
encontraron se mostrarán en la sección Resultado Búsqueda. Puede seleccionar una fila
bajo Resultado Búsqueda y hacer click en Seleccionar. Con esto regresará a Consulta
de Proveedores (03.200.00) y se mostrará la información del proveedor seleccionado.
Figura 100: Buscar Proveedor (03.200.01)
Esta pantalla es muy útil para efectuar búsquedas de documentos ya que permite buscar
un documento por número de referencia o factura.
Criterio Selección
Use para seleccionar el módulo Cuentas por Pagar o el módulo Compras para efectuar
la búsqueda de un proveedor.
• Buscar en Cuentas por Pagar - Buscar el proveedor en el módulo Cuentas por
Pagar
• Buscar en Compras - Buscar el proveedor en el módulo Compras.
Número Referencia
Código numérico único asignado a los documentos de cuentas por pagar de un
proveedor.
Período a Afectar
Período fiscal.
Project ID (Area Cuentas por Pagar)
Número Factura
Numero OC
Número de orden de compra.
Project ID (Area Compras)
Buscar/Refrescar (botón)
Haga click para mostrar información de proveedor basado en el criterio de búsqueda.
No Proveedor
Código de identificación único de un proveedor.
No Referencia
Código numérico único asignado a los documentos de un proveedor.
Tipo
Indica si el documento es una factura (VO), ajuste de crédito (AC), o ajuste de cargo
(AD).
No Orden
Número de orden de compra asociado al documento.
Numero Factura
Project ID (Area Resultado Búsqueda)
Monto
Monto original de la factura, ajuste de crédito, o ajuste de cargo.
Fecha
Fecha de creación de la factura o ajuste.
Cuenta
Cuenta de cargo para contabilizar el cargo del monto del pago.
Entidad
Entidad de cargo para contabilizar el cargo del monto del pago..
Selección Actual
ID de proveedor actualmente seleccionado.
Seleccionar (botón)
Haga click para seleccionar el proveedor y volver a la pantalla original.
Cancelar (botón)
Haga click para cerrar la ventana y volver a Consulta de Proveedores (03.200.00).
Ordenes de Compra (03.200.02)

Use para ver información de una orden de compra.
Figura 101: Ordenes de Compra (03.200.02)
Ver O.C. con Status de

Status de las O.C. para ver. Las opciones son:
• Todos
• Aviso Modificación
• Completada
• Orden Abierta
• Orden de Compra
• Cotización
• Cancelada
Ver/Refrescar (botón)
Haga click para mostrar las ordenes de compra con el status seleccionado.
No Orden de Compra
Código numérico único asignado a un lote de transacciones; se asigna un número de
lote diferente automáticamente a cada lote creado de acuerdo al formato de numeración
de lotes que usted establece.
No Compañía
Tipo
Indica si el documento es una factura, ajuste de crédito, o ajuste de cargo.
Status
• Una Vez - El proveedor se usa una sola vez
Fecha Orden
Fecha de creación del documento, según aparece en los reportes de transacciones
cuentas por pagar; por omisión es la fecha actual.
No Comprador
Número del comprador asociado con la orden de compra.
Status Recepción
Status de recepción para la orden de compra; se actualiza automáticamente al procesar
órdenes de compra y no puede modificarse aquí. Las opciones son:
• No Recibida (i.e., el Status de Recepción de todas las líneas de detalle es No
Recibida)
• Parcialm Recibida (i.e., el Status de Recepción de algunas de las líneas de detalle
es Totalm Recibida o Parcialm Recibida)
• Totalm Recibida (i.e., el Status de Recepción de todas las líneas de detalle es
Totalm Recibida)
• No hay Recep Esperadas (i.e., ninguna de las líneas de detalle de la orden de
compra permite procesar una recepción)
Fecha Ult Recep
La última fecha en que se realizó una recepción.
Recepciones (botón)
Haga click para acceder a Recepciones (03.200.04) para ver las recepciones de un
proveedor.
Detalle O.C. (botón)
Haga click para acceder a Consulta de Ordenes de Compra (04.250.00) para mostrar el
documento seleccionado.
Actividad Proveedor (03.200.03)

Use para ver los documentos (actuales o futuros) o de un proveedor (los documentos
mostrados dependen del botón presionado en Consulta de Proveedores (03.200.01).
Figura 102: Actividad Proveedor (03.200.03)
Seleccionando un documento y haciendo click en Transacciones Documento se abrirá

una de las siguientes pantallas y se mostrará el item seleccionado:
• Cheques Manuales (03.030.00) para cheques (ya sean cheques manuales o del
sistema)
• Revisar Documentos (03.250.00) para documentos y ajustes .
Tipo Doc
No Referencia
Código numérico único que identifica los documentos de cuentas por pagar del
proveedor.
No Compañía
No Fact/Antic
Número de anticipo de la factura
Fecha Fact/Cheq
Fecha en el cheque o factura
Status
Condición actual del documento en el sistema. Las opciones son:
Monto Original
Monto total de todas las partidas del documento.
Saldo Documento
Saldo Descuento
Util/Pérd Moneda
Monto de pérdida o ganancia del documento debido a proceso de transacciones en
moneda extranjera.
Saldo Moneda Docum
Monto del documento expresado en términos de su moneda base y código de
identificación de moneda base.
Moneda
Tipo de moneda base (dólares, euros, yenes, etc.) usada para ingresar los montos
monetarios del documento.
Número Lote
Código identificador numérico único del lote.
Período Registro
Periodo y año fiscal en que fue ingresado el documento.
Período Afectación
Período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el documento.
Período Cerrado
Periodo y año fiscal en que fue pagado completamente el documento.
Fecha Concil
Fecha en que fue conciliado el cheque.
No Doc Maestro
Número de referencia del documento para el que se crearon múltiples documentos de
pago. El documento original tenía una condición de pago con múltiples pagos y, al ser
liberado, se crearon los documentos de pagos parciales correspondientes.
No Parcialidad
Número de un pago parcial.
Transacciones Documento (botón)
Haga click para acceder a Revisar Documentos (03.250.00) si el documento es una
factura, ajuste de crédito, o ajuste de cargo, o a Cheques Manuales (03.030.00) si el
documento es un cheque.
Recepciones (03.200.04)
Use para ver las recepciones de un proveedor.
Figura 103: Recepciones (03.200.04)
No Ord Compra
Número de orden de compra.
No Recepción
Código numérico único asignado a un lote de transacciones; se asigna un número de
lote diferente automáticamente a cada lote creado de acuerdo al formato de numeración
de lotes que usted establece.
Date
Fecha de creación de la recepción, según aparece en los reportes de transacciones
cuentas por pagar; por omisión es la fecha actual.
Tipo
Cantidad Total
Número de itemes involucrados en la transacción.
Monto Total
Monto monetario total de la transacción.
Núm Lote
Código numérico identificador del lote.
Detalle Recepción (botón)

Haga click para acceder a Recepciónes/Facturas (04.010.00) para ver el documento
seleccionado.
Pantallas de Mantenimiento
Revisar Documentos (03.250.00)
Use para editar la información no financiera de documentos de cuentas por pagar
(facturas y ajustes) y para revisar la información de todos los documentos de cuentas
por pagar mantenidos, incluyendo aquellos pagados en períodos previos. Estos
incluyen facturas, ajustes de cargo y de crédito, y documentos de variación de precios.
Si es necesario, se puede modificar las Condiciones, fechas de Pago, Descuento y

Vencimiento para un documento liberado que no haya sido pagado. No se permite
cambiar las cantidades monetarias a los documentos y ajustes . Si es necesario ajustar
las cantidades adeudadas a un proveedor, se deben ingresar documentos de ajuste
adicionales.
Revisar Documentos, Area Documento

Use el área Documento para definir un nuevo documento de cuentas por pagar o para
seleccionar uno existente.
No Referencia
Código numérico único asignado a cada documento de cuentas por pagar.
Tipo
El tipo de documento identifica si se trata de una factura, un ajuste de cargo, un ajuste
de crédito, o una variación de precio.
Fecha
Fecha de la creación del documento.
Status
Condición actual del documento en el sistema. Las opciones son:
• Activo – Puede ser seleccionado para pago.
• Retenido - No puede ser seleccionado para pago.
No Proveedor
Asocia el documento con un proveedor específico.
Proveedores
Haga click en junto a Proveedores para ver Proveedores (03.270.00) y consultar

información del proveedor.
Status Proveedor
• Una Vez – El proveedor es un proveedor para una vez.
Número de Lote
Código numérico único asignado a un lote de transacciones.
Total Documento
Indica el saldo pendiente de pago del documento de cuentas por pagar.
Revisar Documentos, tarjeta Detalles Documento

Use para ingresar información acerca de un documento.
Figura 105: Tarjeta Detalle Documento - Revisar Documentos (03.250.00)
No Compañía
No Factura
Subcontrato
Código de identificación de subcontrato asociado a la factura, ajuste de débito o ajuste
de crédito. Para una factura creada en el módulo de Administración de Contratos, se
muestra el subcontrato asociado a la factura y Subcontrato está deshabilitado. Para una
factura creada en los módulos de Cuentas por Pagar o Compras, Subcontrato está
habilitado.
Fecha Fact
No O.C.
No Anticipo
Número de anticipo a aplicar a este documento.
Período Registro
Período Afect
Período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el lote
Período Cerrado
Liberado
Indica si el documento fue liberado.
Seleccionado
Indica si el documento fue seleccionado para pago.
Linked
Indica si el documento está enlazado a una factura de cliente.
Cond Pago
Detalles
Detalle para condición de pago con múltiples pagos.
Fecha de Pago
Fecha Descto
Fecha Venc
Saldo Docum
Saldo pendiente de pago del documento
Saldo Descto
Tipo Pago
Describe el tipo de cheque utilizado para pago.
Revisar Documentos, tarjeta Cambiar

Figura 106: Tarjeta Cambiar de Revisar Documentos (03.250.00)
No Compañía
Código de identificación y nombre de una compañía..
Cuenta Cuentas por Pagar
Cuenta de cuentas por pagar para acreditar compras al proveedor.
Entidad Cuentas por Pagar
Entidad de cuentas por pagar para acreditar compras al proveedor.
Revisar Documentos, tarjeta Cheque Manual

Use para ingresar información del cheque manual a aplicar a este documento.
Figura 107: Tarjeta Cheque Manual de Revisar Documentos (03.250.00)
Número Cheque
Identifica el número de cheque manual ingresado.
Fecha Cheque
Indica la fecha en que se ingresó el cheque manual.
Monto Cheque
Indica el monto del cheque manual ingresado.
Revisar Documentos, tarjeta Aplicar Ajuste

Use para aplicar el ajuste al documento.
Figura 108: Tarjeta Aplicar Ajuste de Revisar Documentos (03.250.00)
Aplicar a No Ref
Número de referencia del documento al que se le debe aplicar el ajuste.
Este ajuste se aplicará cuando en Seleccionar para Pago (03.500.00) se seleccione el
documento para pago y se impriman sus cheques.
Revisar Documentos, Area Detalles

Use el área Detalles para ingresar o ver transacciones de detalle de pagos.
Figura 109: Area Detalle de Revisar Documentos (03.250.00)
No Compañía
Cuenta
Indica la cuenta de crédito por el monto de las compras del proveedor.
No Proyecto
No Actividad
Entidad
Cantidad
Número total de ítems involucrados en la transacción; expresado en términos del valor
en Unid Medida.
Unid Medida
transacción.
Precio Unit
Precio de compra por unidad del elemento.
Monto
Representa el monto extendido - la cantidad por el precio unitario - de las unidades
involucradas en la transacción..
Tipo 1099
Controla el tipo (1 a 15b) en el formulario 1099 donde se registran los pagos a
proveedores sujetos a reporteo 1099. Si el proveedor no está sujeto a reporteo 1099, se
salta Tipo 1099 automáticamente.
No Ref Ext.
Número de referencia externo, usado fuera del número de referencia de Microsoft
Dynamics SL, asignado a cada documento de cuentas por pagar.
Categ Impto
Clasificación de impuesto aplicada a la partida.
Cód Impto
No Empleado
Código de identificación del empleado.
Tipo M.O.
Tipo de mano de obra o servicio prestado.
Descripción Transacción
Explicación de la transacción.
View Pay When Paid Link Info (botón)
Haga click en acceder a Pay When Paid Link Entry (03.090.00) para ver detalles acerca
de la factura enlazada a documentos o ajustes de crédito con condiciones pay when
paid. Esta opción está disponible solamente cuando el código de condiciones ingresado
en Condic en la tarjeta Factura/Ajuste tiene un tipo de descuento pay when paid.
Detalles (botón)
Presione para acceder a Vouchers Generated by the Master Voucher (03.250.03) para
revisar la información de documentos “hijos” individuales generados por un
documento “maestro” (que mantiene generalmente la compañía matriz en una
organización multi-compañía con el fin de facilitar la administración de efectivo
centralizado).
Impuestos (botón)
para la partida actual y del documento completo.Vea “Impuestos” en la página 179
para más información acerca de la pantalla Impuestos.
Facturas Generadas por la Factura Matriz (03.250.03)

En una situación multicompañia que sigue una organización "empresa matriz-empresa
subsidiaria", Facturas Generadas por la Factura Matriz (03.250.03) puede ser de
utilidad. Le permite revisar la información de facturas "hijas" generadas por las
compañías subsidiarias a partir de la factura "matriz" actualizada por la empresa
matriz. Las facturas "matriz" e "hijas" son parte del método de administración de
efectivo CCDL (Efectivo centralizado, pasivo distribuído) Vea "Registrar
Documentos - Pasivo Distribuído (03.025.00) para más información de CCDL.
Figura 110: Facturas Generadas por la Factura Matriz (03.250.03)
Document Type
Reference Nbr
Código numérico único que identifica los documentos del proveedor.
Company ID
Invoice/PP Nbr
Número del anticipo o de la factura
Invoice/Check Date
Fecha en el cheque o factura
Status
Condición actual del documento. Las opciones son:
• Activo – Puede ser seleccionado para pago.
• Retenido – No puede ser seleccionado para pago.
Original Amount
Monto total de todas las partidas del documento.
Document Balance
Discount Balance
Currency RGOL
Monto de perdida o ganancia del documento debido a proceso de transacciones en
moneda extranjera.
Document Currency Balance/ID
Monto del documento expresado en términos de su moneda base y código de
identificación de moneda base.
Currency ID
Tipo de moneda base (dólares, yenes, etc.) usada para ingresar los montos monetarios
del documento.
Batch Number
Period Entered
Period to Post
Period Closed
Period Cleared
Periodo y año fiscal en que fue conciliado el cheque.
Date Cleared
Fecha en que fue conciliado el cheque del documento.
Master Doc Nbr

Payment Method
Método de pago utilizado para pagar el documento.
Documentos Recurrentes (03.260.00)

Use para ingresar lotes de documentos recurrentes. La información ingresada en
Documentos Recurrentes (03.260.00) se utiliza para crear un documento regular y
generar las transacciones que actualizarán los saldos del proveedor y registrarán el
pasivo en Contabilidad. Las facturas regulares se crean utilizando Generar
Documentos Recurrentes (03.510.00).
Figura 111: Documentos Recurrentes (03.260.00)
Usted puede agregar, cambiar o eliminar documentos recurrentes en cualquier

momento. Las adiciones, cambios o eliminaciones afectarán solamente los documentos
generados a partir de ese momento.
Documentos Recurrentes, Area Documento

Use el área Documento para ingresar identificación del documento y el status del
proveedor.
No Documento
Código identificador único asignado a un voucher recurrente.
No Prov
Status Proveedor
• Una Vez - El proveedor se usa una sola vez. El software borra este proveedor
automáticamente de la base de datos cuando ya no tenga documentos abiertos.
Total Documento
Total actualizado de todas las transacciones del documento recurrente.
Documentos Recurrentes, tarjeta Detalles Documento

Use para ingresar informacion acerca del documento recurrente.
Figura 112: Documentos Recurrentes (03.260.00), tarjeta Detalles Documento
Fecha Sig Generación

Fecha en la que el software realizaría la siguiente generación de un documento regular
a partir del documento recurrente. Se utiliza la fecha de siguiente generación para
calcular la fecha de descuento, fecha de vencimiento y fecha de pago, en conjunto con
el control de la próxima vez en que se generará el documento. Al generar documentos
recurrentes, se incluirán en el proceso todos los documentos con Fecha Sig Generación
igual o anterior a la fecha especificada durante el proceso de generación.
Ciclo
Número de meses entre generaciones de documentos regulares a partir de los
recurrentes (período de tiempo entre generaciones del documento en términos de
meses)
Nota: Si el documento se debe generar más de una vez al mes, ingrese un documento
recurrente separado para cada ocurrencia durante el mes .
Núm de Ciclos
Número de veces que el software debería generar un documento regular a partir del
documento recurrente.
No Compañía
Cond Pago
Fch Desc
Fecha en la cual se debe pagar el documento para recibir el descuento especificado. Si
el código ingresado en Cond pago es válido, el software calcula automáticamente esta
fecha en base a la fecha ingresada en Fecha Sig Generación y las condiciones de pago
del proveedor según Cond pago.
Fch Venc
Fecha en que vencerá el pago del siguiente documento regular creado partir del
documento recurrente.
Fch Pago
Especifica cuándo se seleccionará para pago el siguiente documento regular creado a
partir del documento recurrente.
No Proyecto
Monto Documento
Total (por lo general el total de la factura del proveedor) del siguiente documento
regular creado a partir del documento recurrente.
Monto Descuento
Monto que se deducirá del monto del siguiente documento regular si el documento se
paga en o antes de la fecha de descuento.
Documentos Recurrentes, tarjeta Cambiar

Figura 113: Tarjeta Cambiar de Documentos Recurrentes (03.260.00)
No Compañía
Código de identificación y nombre de una compañía..
Documentos Recurrentes, Area Detalle

Use el área detalle para ingresar transaccione al documento recurrente.
No Compañía
Cuenta
No Proyecto
No Actividad
Entidad
Tipo 1099
sujetos a reporteo 1099. Si el proveedor no está sujeto a reporteo 1099 el software
deshabilita Tipo 1099; si ingresa un número de tipo 1099, el valor en Monto Descuento
debe ser cero.
Unid Medida
transacción.
Tipo Línea
Indica el tipo de transacción para el origen de la línea del documento. Las opciones
son:
• Recepción – Tipo de línea asociado con una orden de compra y una recepción; el
tipo de línea para compras de Goods for Inventory, Goods for Project, Goods for
Sales Order, y Non Inventory Goods para tipos de compras.
Los tipos de línea Recepción requieren ingresar recepción en la pantalla
Recepciones/Facturas (04.010.00) del módulo de Compras antes de que el módulo
Cuentas por Pagar las ingrese hacia cuentas por pagar o que el módulo Compras
las envíe hacia cuentas por pagar.
• PO – Orden de Compra – Tipo de línea asociado con una orden de compra
ingresada en la pantalla Ordenes de Compra (04.250.00) del módulo Compras; el
tipo de línea para tipos de compras Servicios para Gastos y Servicios para
Proyectos .
• Drop Ship – Tipo de línea asociada con una orden de compra; el tipo de línea para
tipos de compra Goods for Drop Ship “comprar para”.
• Factura – Tipo de línea para facturas creadas manualmente en Documentos y
Ajustes (03.010.00) (no asociadas con ninguna orden de compra o facturas).
• Fletes – Tipo de línea para cargos de fletes de compras para tipo compras. Los
tipos de línea Fletes se pueden ingresar directamente en Documentos y Ajustes
(03.010.00), o se pueden ingresar en Ordenes de Compra (04.250.00) y llevar a
cuentas por pagar.
• Cargos Misceláneos - Tipo de línea para cargos misceláneos de compras para tipo
compra. Los tipos de línea Cargos Misceláneos se pueden ingresar en Documentos
y Ajustes (03.010.00) o en Ordenes de Compra (04.250.00) y llevar a cuentas por
pagar.
Si se ingresan en Ordenes de Compra (04.250.00), los tipos de línea Cargos
Misceláneos reguieren el ingreso de recepción en Recepciones (04.010.00) antes de
que se puedan llevar a cuentas por pagar.
• PPV – Variación de Precio de Compra – Tipo de línea para variación de precio de
compra, el tipo de línea para las diferencias entre el precio estimado de la orden de
compra y el precio real de la factura. El módulo Cuentas por Pagar calcula
automáticamente PPV y crea la partida necesaria de documento PPV al liberar el
lote del documento.
• Impuesto – Tipo de línea para impuestos. El módulo Cuentas por Pagar calcula
automáticamente el monto de impuestos y crea las líneas necesarias del documento
al liberar el lote del documento.
Descripción
Explicación de la transacción recurrente; aparece en reportes que listan esta
transacción.
Cantidad
Número total de ítems involucrados en la transacción; expresada en términos del valor
en Unid Medida.
Precio Unit
Precio de compra por unidad del elemento.
Monto
Representa el monto extendido - la cantidad por el precio unitario - de las unidades
involucradas en la transacción. El software calcula de manera automática el Monto con
base en los valores registrados en Precio Unit y Cantidad.
No Empleado
Código de identificación del empleado.
Tipo M.O.
Tipo de mano de obra o servicio prestado.
Categ Impto
Clasificación de impuesto aplicada a la partida.
Cód Impto
Facturable
Indica si la transacción es facturable para un proyecto. Disponible solamente si está
instalado el módulo Control de Proyectos. Las opciones son:
• Yes – Facturable a un proyecto.
• No – No facturable a un proyecto.
Impuestos (Botón)
Haga click para ver Impuestos: ver y/o ingresar IDs de impuestos, gravable, e
impuestos asociados con la partida actual del documento; disponible sólo si se
seleccionó Permitir Impuesto en la tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por
Pagar (03.950.00). Vea “Impuestos“ en la página 179 para obtener más información
acerca de la pantalla de Impuestos.
Proveedores (03.270.00)
Use para definir información de proveedores: direcciones, valores por omisión para
entrada de datos, información de impuestos, información de monedas, opciones de
compra, controles 1099 e información histórica basada en transacciones, y en
preferencias de entrega electrónica de documentos.
Figura 114: Proveedores (03.270.00)
Precaución: Antes de empezar a ingresar la información de proveedores, debe

establecer las condiciones de compra, información de impuestos, y preferencias por
omisión para la entrega electrónica de documentos en Condiciones de Pago
(21.270.00) y Códigos de Impuesto (21.280.00) del módulo de Información
Compartida y especificar los tipos de proveedor en la pantalla Tipos de Proveedor
(03.290.00) de Cuentas por Pagar.
Después que se define la información del proveedor y se inicia la actividad de ingreso
de proveedores, la tarjeta Documento de Proveedores (03.270.00) mostrará todos los
documentos de un proveedor. Esta tarjeta tiene un botón para ver los detalles de los
documentos seleccionados.
Ocasionalmente usted necesitará ajustar las cantidades reporteadas en los formularios

1099. Por ejemplo, la cantidad en un documento puede haber sido ingresada en un tipo
1099 equivocado o no se estableció que el proveedor estaba sujeto a reporteo 1099 en
el momento de ingresar los documentos, etc. Estos tipos de ajustes se efectúan en la
tarjeta Info 1099 de Proveedores (03.270.00).
Nota: Al definir las condiciones 1099 a mediados del año debería utilizar el modo de
Inicialización para ingresar las cantidades de 1099 hasta el momento en que se iniciará
el uso del módulo Cuentas por Pagar. Asegúrese de activar el modo Inicialización antes
de abrir Proveedores (03.270.00) y accesa la tarjeta Info 1099.
No Prov
Código de identificación del proveedor. No puede cambiar el No Prov a un registro de
proveedor existente en la base de datos. Sin embargo, se puede borrar el registro y
reingresarlo nuevamente utilizando un código diferente, siempre y cuando no se hayan
ingresado transacciones para ese proveedor. Si se han ingresado transacciones para el
proveedor, no se puede borrar el proveedor hasta que se hayan cerrado todas las
transacciones asociadas (pago de facturas, cobranza de cheques, etc.).
Precaución: El largo del campo para No Prov en todas las pantallas es de 10 caracteres.
Si desea utilizar un campo de 15 necesitará utilizar el Administrador de Adaptaciones
para incrementar el largo en cada pantalla donde se utilice No Prov.
Tipo
Asocia la consulta con un tipo específico de proveedor. Use la función búsqueda para
ver una lista de proveedores posibles. Muchos de los campos de la tarjeta omisión de
Proveedores (03.270.00) se llenan con los datos basados en el código de Tipo
ingresado en esta tarjeta. El uso de clase de proveedores es opcional.
Status
• Activo - El proveedor es elegible para pago.( Los documentos ingresados para el
proveedor serán procesados normalmente). Los proveedores tienen normalmente
Status Activo.
• Retenido - El proveedor no es elegible para pago. .( Se ingresaron los documentos
para el proveedor pero están con Status Retenido) Los proveedores con Status
Retenido no serán seleccionado en Selección de Pagos (03.500.00).serán
procesados normalmente). Los proveedores tienen normalmente Status Activo.
• Una Vez - El proveedor se usa una sola vez. Este Status facilita el borrado de
regisros de proveedores innecesarios en períodos futuros. El software borra este
proveedor automáticamente de la base de datos cuando ya no tenga documentos
abiertos.
Se borrarán los proveedores con Status Una Vez una vez que cumplan las siguientes
condiciones:
• Se borró el detalle en cuentas por pagar.
• Todos los documentos han excedido el período de retención especificado en

Cuentas por Pagar (03.950.00).
• Las cuentas no tienen documentos abiertos, ordenes de compra, cheques
pendientes de pago.
• No hay un total de box 1099.
Proveedores, tarjeta Proveedor

Use para ingresar información de un proveedor y ver su actividad.
Figura 115: Tarjeta Proveedor de Proveedores (03.270.00)
Nombre
Nombre del proveedor asociado al No Prov.
Nota: Si quiere que el sistema ordene los datos por el apellido del proveedor, ingrese el
signo @ delante del apellido. El signo @ es sólo de display, no aparecerá en los
reportes o en los cheques. Si usted utiliza @ en el campo Nombre del Proveedor,
necesitará utilizar la funcion "NameFlip" en Crystal Report para cualquier reporte que
muestre el nombre del proveedor.
Cód Cond Pago
vencimiento y el monto de descuento del documento. Las condiciones de pago que
aparecen por omisión se basan en el valor ingresado en Tipo. Se puede ingresar esta vez
un valor diferente.
El sistema utiliza el código ingresado en el campo Cod Cond Pago para poblar los
campos Condiciones en las pantallas de ingreso de datos. Si no ingresa un valor por
omisión, necesitará ingresar un código cada vez que ingrese una factura,
incrementando el tiempo utilizado y posibilitando errores.
Cheque Separado
Especifica si el proveedor recibirá o no un cheque distinto por cada documento
ingresado al sistema y pagado a este proveedor. Utilice esta opción solamente si el
proveedor requiere de un pago separado para cada documento.
Moneda (Area)
Moneda y clase de tipo de cambio a usar por omisión en los documentos del proveedor.
Se utiliza Moneda solamente cuando se ha instalado el módulo Múltiples Monedas.
Moneda
Tipo de moneda base (dólares, yenes, etc.) a usar por omisión para ingresar los montos
monetarios de documentos del proveedor. Se utiliza Moneda solamente cuando se ha
instalado el módulo Múltiples Monedas.
Clase Tipo Cambio
Clase de tipo de cambio de la moneda seleccionada para el proveedor: promedio,
controlado, spot, libre, etc. Se utiliza Clase Tipo Cambio solamente cuando se ha
instalado el módulo Múltiples Monedas.
Saldos
Use para ver la actividad del proveedor. Todos los campos de la sección Saldos son
referenciales.
Actual
Total de los documentos de cuentas por pagar para el proveedor en el período actual; el
saldo actual es igual al saldo del año anterior más saldos de compras y ajustes de
crédito a la fecha menos pagos a la fecha y menos descuentos tomados.
Futuro
Total de los documentos de cuentas por pagar ingresados pero marcados para ser
asentados en período fiscal futuro (uno o más períodos después del actual).
Fecha Ultimo Cheque
Fecha del cheque generado más recientemente para el proveedor.
Historial...(botón)
Presione Historial para acceder a Historial de Proveedores (03.271.00) y revisar la
actividad periodo a la fecha y año a la fecha (compras, pagos, descuentos tomados,
etc.) del proveedor.
Proveedores, tarjeta Info Dirección

Use para ingresar el nombre, dirección, teléfono y/o fax de las direcciones principal y
de pagos de un proveedor.
Figura 116: Tarjeta Info Dirección de Proveedores (03.270.00)
A menudo, las direcciones Principal y Pagos son iguales. Si es así, se puede utilizar el
botón Copiar para copiar la información desde las direcciones Principal hacia las
direcciones Pagos. La dirección Pagos se incluye en los cheques de Cuentas por Pagar.
Precaución: Se imprimirá el código de País en los cheques de cuentas por pagar.
Area Principal
Nombre
Nombre de proveedor asociado con el número del proveedor.
Contacto
Entidad del proveedor (persona, puesto, departamento, etc.) a quien se deberá dirigir
los documentos de cuentas por pagar.
Saludo
Saludo personal utilizado en correspondencia dirigida al proveedor.
Dirección 1
Nombre y número de la calle del proveedor.
Dirección 2
Información adicional de dirección del proveedor.
Ciudad
Ciudad en la cual se ubica el proveedor.
Estado
Abreviatura de dos letras del estado del proveedor.
Código Postal
Código postal del proveedor de cinco dígitos o de cinco más cuatro.
País
Abreviatura estándar de tres letras del país del proveedor.
Teléfono/Ext
Código de área del número telefónico del proveedor y número de extensión apropiada.
Fax/Ext
Código de área del número de fax del proveedor y número de extensión apropiada.
Dirección Email
Dirección de correo electrónico del proveedor.
Copiar
Haga click para copiar la dirección principal del proveedor a los campos de dirección
de pago en Pagos.
Area Pagosl
Nombre
Nombre de proveedor para efectos de pago en reportes y documentos de cuentas por
pagar.
Contacto
Entidad del proveedor a quien se deberá dirigir los documentos de cuentas por pagar al
pagar.
Saludo
Saludo personal utilizado en correspondencia dirigida al proveedor.
Dirección 1
Dirección 2
Ciudad
Estado
Código Postal
País
Teléfono/Ext
Código de área del número telefónico del proveedor y número de extensión apropiada.
Fax/Ext
Código de área del número de fax del proveedor y número de extensión apropiada.
Proveedores, (Tarjeta Omisión

Use para ingresar datos por omisión del proveedor, que serán utilizados como
información por omisión durante la entrada de datos, reduciendo el tiempo de ingreso
de datos y minimizando errores.
Figura 117: Tarjeta Omisión de Proveedores (03.270.00)
Impuestos
Use para definir la información de impuesto del proveedor para varias operaciones de
cuentas por pagar.
Base Impuesto Omisión
Controla de dónde tomará el software los códigos de impuesto de omisión utilizados al
registrar documentos de cuentas por pagar del proveedor el el sistema. Las opciones
son:
• Dirección - Toma los códigos de impuesto de la dirección de órdenes de compra
del proveedor (utiliza información configurada en Direcciones Ordenes Compra
(03.272.00))
• Proveedor - Toma los códigos de impuesto registrados en esta pantalla.
Cód Impto 1
Primer código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor
(el primer código de impuesto que se aplica a las compras de este proveedor). Utilice la
función búsqueda para revisar una lista de los códigos de impuesto disponibles. Se
ingresan inicialmente los códigos de impuesto en Códigos de Impuesto (21.280.00) del
módulo de Información Compartida. Durante el ingreso de datos, el código de
impuesto ingresado aquí será utilizado por el sistema para calcular los impuestos de las
facturas o ajustes de este proveedor. Se puede borrar códigos de impuesto o ingresar
códigos de impuesto adicionales.
Cód Impto 2
Segundo código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor
(el segundo código de impuesto que se aplica a las compras de este proveedor). Utilice
la función búsqueda para revisar una lista de los códigos de impuesto disponibles. Se
Cód Impto 3
Tercer código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor
(el tercer código de impuesto que se aplica a las compras de este proveedor). Utilice la
Cód Impto 4
Cuarto código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor
(el cuarto código de impuesto que se aplica a las compras de este proveedor). Utilice la
R.F.C.
Especifica el número de registro de impuestos del proveedor si este es requerido para
reportes de impuestos.
Distrito Impto
Especifica el código de identificación que representa la ubicación de impuestos
relacionada con el proveedor. Distrito Impto tiene formato libre. Es opcional y por lo
regular se utiliza para hacer una referencia cruzada de la información fiscal con una
fuente externa. Se puede imprimir algunos reportes de Cuentas por Pagar utilizando el
Distrito Impto como campo de selección.
Cod Costo Importac
Se utilizará el código de costos de importación ingresado en Proveedores (03.270.00)
como el valor por omisión para este proveedor en Documentos y Ajustes (03.010.00).
Se mostrará en Costo Importac en la tarjeta Omisión de Documentos y Ajustes
(03.010.00) y se puede modificar.
No Período Prov
Período activo actual del proveedor; se actualiza al período siguiente cuando se cierra
la información del proveedor durante el proceso de cierre de Contabilidad. No Período
Prov no está habilitado para modificación.
Fecha Pago
Al ingresar las facturas de un proveedor, el sistema calcula las fechas de descuento y
fecha de vencimiento, basadas en la fecha de la factura y las condiciones de pago. La
Fecha Pago se llena con el valor de Fecha Descto o Fecha de Vencim, dependiendo de
la selección que se efectúe aquí:
• Fecha Descto - Fecha de Descuento - Use Fecha Descto para determinar la fecha
de pago de las facturas de este proveedor.
• Fecha Vencim - Fecha de Vencimiento - Use Fecha Vencim para determinar la
fecha de pago de las facturas de este proveedor.
Nota: Si el cliente no utilizará descuentos, considere utilizar el Administrador de
Adaptaciones para modificar el valor por omisión de modo que se utilice la fecha de
vencimiento en lugar de la fecha de descuento.
Precaución: Si está utilizando la Fecha de Descuento como valor por omisión, la fecha
de pago en Condiciones sin descuentos será cero.
Nota: Puede desear cambiar el valor por omisión a Fecha Vencim para aquellos
proveedores que no ofrecerán descuentos. Cuando se ingresen las facturas, la fecha de
pago incorporará por omisión la fecha de vencimiento.
Cuentas/Entidades
Use para ingresar las cuentas de contabilidad por omisión para el proveedor y
(opcionalmente) las entidades por omisión (información de cuentas y entidades que
será utilizada durante el ingreso de facturas). Se puede modificar estos valores durante
el ingreso de datos.
Los valores que se asumen por omisión cuando se configura un nuevo proveedor son
los valores de cuenta/entidad configurados en Tipos de Proveedor (03.290.00) para el
tipo de proveedor al cual está asignado el proveedor.
Cuenta Gastos
Cuenta de cargo de gastos de compras al proveedor.
Entidad Gastos
Entidad de cargo de gastos de compras al proveedor.
Cuenta Anticipos
Cuenta de cargo de pasivos a debitar para anticipos al proveedor; debe ingresarse
previamente en Catálogo de Cuentas (01.260.00) en el módulo de Contabilidad.
Entidad Anticipos
Entidad de cargo de pasivos a debitar para anticipos al proveedor; debe ingresarse
previamente en Tabla de Llaves (21.330.00) en el módulo de Información Compartida
en Entidades (01.270.00) en el módulo de Contabilidad.
Proveedores, tarjeta Info 1099

Use para indicar si un proveedor está sujeto a reporteo 1099, para ingresar el número
de identificación de impuestos del proveedor, y para definir los tipos 1099 usados para
el reporteo 1099 del proveedor (es decir, la información necesaria para los proveedores
a los que enviar los reportes 1099). Esta pantalla también contiene campos en que se
muestran los totales para el proveedor para cada uno de los tipos 1099 por los años
disponibles. Los años que se muestran están controlados por Cerrar Año 1099
(03.530.00).
Ocasionalmente usted necesitará ajustar las cantidades reporteadas en los formularios

1099. Por ejemplo, la cantidad en un documento puede haber sido ingresada en un tipo
1099 equivocado o no se estableció que el proveedor estaba sujeto a reporteo 1099 en
el momento de ingresar los documentos, etc. Estos tipos de ajustes se efectúan en la
Nota: Si usted está configurando las condiciones 1099 a mediados del año debería
utilizar el modo de Inicialización para ingresar las cantidades de 1099 hasta el
momento en que se iniciará el uso del módulo Cuentas por Pagar. Verifique que activa
el modo Inicialización antes de abrir Proveedores (03.270.00) y accesa la tarjeta Info

1099.
Prov 1099
Indica si el proveedor está o no sujeto a reporteo 1099. Si el proveedor es candidato un
1099, seleccione Sí (Prov 1099 tiene valor por omisión No). Si el proveedor no es
candidato a 1099, no hay necesidad de abrir Prov 1099.
No RFC
Número de identificación de impuestos del proveedor (TIN/Tax ID Number)): Número
de Seguro Social o numero de identificación del empleador (EIN/Employer ID
Number). Para poder imprimir un reporte 1099 debe ingresarse No RFC.
Nota: Al imprimir el reporte Reporte Previo de 1099 (03.730.00), en el caso de los
proveedores seleccionados como proveedores 1099 (1099 Vendor cambiado a Si), y
que no tienen información de RFC (Tax ID Nbr), se imprimirá un mensaje “Solicitar
RFC al Proveedor” ("Request TIN from Vendor").
Tipo 1099 Omisión
Tipo 1099 por omisión del proveedor; las opciones son:
• 1 - Rentas
• 2 – Regalías
• 3 - Premios
• 4 – Impuestos Federales
• 5 – Ingresos Recreativos
• 6 – Pagos Médicos
• 7 – Compensación No Empleados
• 8 – Gastos Financieros
• 10 – Procede Recolección de Seguros
• 13 – Excedente Pagos Oro
• 14 – Procede Pago a un Abogado
• 15a – Section 409A Deferrals
• 15b – Section 409A Income
• <None>
Nota: Durante el ingreso de datos, el software no permite el ingreso de descuentos para
los proveedores 1099. Por lo tanto, si este es un proveedor 1099, asegúrese de que las
condiciones ingresadas no incluyen un descuento y que se definió fecha de Pago por
omisión a partir de Fecha de Vencimiento.
Precaución: Para los proveedores 1099, usted debe seleccionar siempre un tipo por
omisión en Tipo 1099 Omisiòn. Luego, durante el ingreso de datos, el sistema llenará
automáticamente No 1099 en Documentos y Ajustes (03.010.00)
Se debe hacer esto aún si todos los pagos del proveedor no califican como pagos 1099
o si el proveedor recibe pagos en tipos diferentes 1099. Si no tiene definido un valor
por omisión, tiene que confiar en que el personal de ingreso de datos recuerde llenar el
campo para cada documento, lo que requiere tiempo de ingreso de datos adicional y
posibilita que muchos documentos sean ingresados sin la información de Tipo 1099
(dejándolos fuera de los totales 1099).
Aviso RFC Incorrecto
Se puede utilizar para llevar un registro del número de mensajes que recibe al ingresar
un número de identificador de impuestos incorrecto No RFC para este proveedor.
Determina si se da o no un aviso ante un número de identificación de impuestos del
proveedor incorrecto; las opciones son.
• Ninguno - No se genera aviso.
• Una vez - Se genera un aviso si el número de identificación de impuestos del
proveedor es incorrecto.
• Dos veces - Se generan dos avisos si el número de identificación de impuestos del
proveedor es incorrecto.
Específica
No Compañía
Todas
Tipos 1099 1 al 15b
Indica código de impuesto o grupo de impuestos para los ocho tipos del formulario
1099; controla los montos 1099 año a la fecha para cada tipo para el año actual y el
siguiente.
Nota: Estas cantidades serán impresas en los reportes 1099. Si estas cantidades son
incorrectas pueden ser corregidas en esta pantalla mientras que el sistema se encuentre
en modo Inicialización.
Proveedores, tarjeta Info Compras

Use para ingresar información de compras por omisión para cada partida de detalle de
las órdenes de compra a crear para el proveedor. También utilice para definir los
márgenes de tolerancia para las recepciones por cantidades distintas a las especificadas
en la orden de compra. Se utiliza la información de la tarjeta Info Compras en conjunto
con el módulo de Compras. Si no está utilizando el módulo de Compras, no necesita
ingresar a esta tarjeta.
Figura 119: Tarjeta Info Compras de Proveedores (03.270.00)
Dirección Ordenes Compra

Use para seleccionar el identificador de dirección que representa la dirección de
compras por omisión del proveedor. Use la función de búsqueda F3 para ver una lista
de las direcciones de ordenes de compra existentes en el sistema para este proveedor, o
presione para ingresar a Direcciones Ordenes Compra (03.272.00) y agregar una
nueva dirección para ordenes de compra.
No Direcc Omis
Identificador de dirección para la dirección de compras por omisión del proveedor.
Detalles
Haga click en junto a No Direcc Omis para acceder a Direcciones Ordenes

Compra (03.272.00).
Tipo Compra Omisión
Tipo de orden de compra a usar por omisión para el proveedor. Las opciones son:
• Mercancía p/Inventario
• Mercancía Negociada
• Mercancía no Inventario
• Mercancía p/Orden Venta
• Mercancía p/Proyecto
• Mercancía p/Orden Producción
• Servicios
• Servicios para Proyecto
• Servicios p/Orden Producción
• Línea de Descripción
Se puede reemplazar el valor por omisiòn al ingresar órdenes de compra.
Variación Recepción como Porcentaje de Cantidad Ordenada
Use para especificar un rango de porcentajes de recepción que define las cantidades
mínima y máxima aceptables de recepción y lo que constituye una partida de orden de
compra completa (es decir, la forma en que el software debería manejar las variaciones
en recepción).
Mín Aceptable Recepción
Cantidad mínima aceptable de la partida, expresada como porcentaje de la cantidad
ordenada de la partida, que se debe recibir para aceptar la recepción (es decir, el
porcentaje de variación mínimo que aceptar al proveedor). Un menor porcentaje es la
menor cantidad que admite en la orden. Este porcentaje normalmente deberá ser 100%
o menor
Máx Aceptable Recepción
Cantidad máxima aceptable de la partida, expresada como porcentaje de la cantidad
ordenada de la partida, que se debe recibir para completar la recepción de la partida (es
decir, el porcentaje de variación máximo que admitirá al proveedor). A mayor
porcentaje, mayor la cantidad que admitirá en la orden. Este porcentaje deberá ser
100% o superior para permitir la recepción de cantidades superiores a las de la orden
de compra.
Acción al Recibir
Acción por la que opta el software cuando la cantidad recibida de la partida es mayor
que o menor que los valores definidos en Mín Aceptable Recepción y Máx Aceptable
Recepción. Las opciones son:
• Aceptar Cantidad - No Advertir - Acepta cualquier cantidad de recepción de la
partida, sin importar los valores definidos en Min o Max.
• Aceptar Cantidad - Advertir - Emite un mensaje de advertencia para todas las
cantidades de recepción no incluidas dentro de los valores mínimo y máximo de la
partida, pero acepta cualquier cantidad de recepción que se haya especificado.
• Rechazar Cantidad - Desplegar Error - Emite un mensaje de error y rechaza
cualquier cantidad de recepción no incluida dentro de los porcentajes mínimo y
máximo de la partida.
Proveedores, tarjeta Documentos

Use para revisar los documentos (facturas, ajustes y cheques) que conforman los saldos
de cuentas por pagar del período y del año a la fecha del proveedor.
Figura 120: Tarjeta Documentos de Proveedores (03.270.00)
Use el área Detalle para revisar la información de los documentos de un proveedor.

Use para seleccionar la compañía para la que se muestra información (si está utilizando
el módulo MultiCompañías, se puede hacer un seguimiento a los documentos por
compañía para cada proveedor). Las opciones son:
• Específica - Seleccione para mostrar documentos de una compañía específica.
• Todas - Seleccione para mostrar documentos de todas las compañías en la base de
datos.
Compañía
Opción Consulta Detalle

Opción que controla cuáles documentos del proveedor están para su revisión. Las
opciones son:
• Todos los Documentos - Muestra todos los documentos con un saldo, incluyendo
cualquier documento ingresado y cerrado durante el período actual.
• Sólo Abiertos - Muestra todos los documentos con un saldo
• Todos los documentos - Muestra todos los documentos del proveedor.
Nota: Las opciones de consulta tomar n los valores por omisión especificados en
Control de Cuentas por Pagar (03.950.00) bajo la tarjeta Otras Opciones. Si desea una
opción de consulta para todos los usuarios, defínala aquí.
Fecha Ultimo Cheque
Fecha del cheque más recientemente pagado al proveedor.
Saldo Actual
Total de los documentos de cuentas por pagar del proveedor al período actual. El saldo
actual es igual al saldo del año anterior más las compras y ajustes de crédito del año a
la fecha, menos los pagos y descuentos realizados del año a la fecha. Este es también
el saldo actual de este proveedor.
Saldo Futuro
Total de documentos de cuentas por pagar del proveedor registrados pero marcados
para su asentamiento en un período futuro.
Tipo Docum
Identifica si se trata de una factura, un ajuste de cargo o un ajuste de crédito.
No Referencia
Código numérico único asignado a cada documento.
Compañía (Detalle)
Fecha Fact/Cheq
Especifica la fecha que aparece en la factura o cheque.
Status
Condición actual del documento. Las opciones son:
• Anulado - El documento está anulado
Monto Original
Monto total de todas las transacciones de detalle del documento.
Saldo Documento
Saldo Descuento
Util/Pérd Realiz
Monto de pérdida o ganancia del documento debido a proceso de transacciones en
moneda extranjera.
No Factura/Anticipo
Número de factura o anticipo
Saldo Moneda Doc
Monto del documento expresado en su moneda base.
Moneda
Tipo de moneda base (dólares, yenes, etc.) usada para ingresar los montos monetarios
del documento.
Núm Lote
Período Registro
Período Afectado
Período Cerrado
Periodo y año fiscal en que el documento fue cerrado a edición o proceso posterior.
Fecha Concil
Fecha en que fue conciliado el cheque.
No Doc Maestro
No Pago Parcial
Número de un pago parcial.
Botones de Navegación (Flechas)
Utilice las techas flechas para navegar en las páginas de registros de la grilla. Una
página incluye 200 registros.
Transacc Documento (botón)
Una vez que posicione el cursor en uno de los documentos de la grilla, haga click para
ver información más detallada del documento. Si el documento es una factura, o un
ajuste de cargo o de crédito, se muestra Revisar Documentos (03.250.00); si el
documento es un cheque, se muestra Cheques Manuales (03.030.00).
Proveedores, tarjeta Entrega Electrónica de Documentos

Use para definir las preferencias de entrega electrónica de documentos del proveedor al
enviar las órdenes de compra electrónicamente.
Figura 121: Tarjeta Entrega Electrónica de Documentos (03.270.00)
Document Type
Document Type indica el tipo de documento a enviar electrónicamente. El tipo de
documento válido para proveedores es Orden de Compra.
Electronic Document Delivery
Electronic Document Delivery indica si es que el proveedor prefiere recibir órdenes de
compra electrónicamente. Se puede desactivar el envío de documentos electrónicos
deseleccionando esta opción. Se conservarán las preferencias de entrega electrónica de
documentos del proveedor.
Delivery Method
Delivery Method indica como prefiere el proveedor recibir órdenes de compra
electrónicamente. Los métodos válidos son Email y Fax. El método se obtiene por
omisión desde Delivery Method en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en
el módulo de Información compartida para el tipo de documento orden de compra.
Delivery Priority
Delivery Priority indica la prioridad asignada a la entrega electrónica de una orden de
compra. Las prioridades válidas son High, Low y Normal. La prioridad se obtiene por
omisión desde Delivery Priority en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en
el módulo de Información compartida para el tipo de documento orden de compra.
Receiver Email Address
Receiver Email Address indica la dirección de e-mail que el proveedor prefiere se
utilice para recibir órdenes de compra vía e-mail. La dirección de e-mail se obtiene por
omisión desde Email Address (Principal) en la tarjeta Info Dirección de Proveedores
(03.270.00).
Sender Email Address
Sender Email Address indica la dirección de e-mail utilizada para enviar la orden de
compra vía e-mail. La dirección de e-mail se obtiene por omisión desde Sender Email
Address en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de
Información compartida para el tipo de documento orden de compra.
Email Attachement File Type
Email Attachement File Type indica el tipo de archivo que el proveedor prefiere recibir
que contiene la orden de compra cuando se envíe electrónicamente. Los tipos válidos
son Texto, Word, Cristal Reports, Excel Adobe Acrobat, Rich Text, XML, y
CSVvalores separados por comas (CSV).El tipo de archivo se obtiene por omisión
desde Email Attachemet Type en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el
módulo de Información compartida para el tipo de documento orden de compra.
Fax Receiver Name
Fax Receiver Name indica el nombre que el proveedor prefiere se utilice para recibir
órdenes de compra vía fax. El nombre se obtiene por omisión desde Nombre (Principal)
en la tarjeta Info Dirección de Proveedores (03.270.00).
Fax Prefix
Fax Prefix indica cualquier número o espacios que se ingresan antes de ingresar el Fax
Receiver Number. Por ejemplo, si se ingresa ‘9’ con el fin de acceder a una línea de
salida para enviar un fax, se debería especificar ‘9’ en Fax Prefix.
Dial Area Code
Dial Area Code indica si se incluye el código de área que son los tres primeros
caracteres de Receiver Fax Number número al discar el número de fax.
Receiver Fax Number

Receiver Fax Number indica el número de fax que el proveedor prefiere se utilice para
recibir órdenes de compra vía fax. El número de fax se obtiene por omisión desde
Fax/Exrt (Principal) en la tarjeta Info Dirección de Proveedores (03.270.00).
Fax Sender Name
Fax Sender Name indica el nombre de la persona que envía una orden de compra vía
fax. El nombre se obtiene por omisión desde Fax Sender Name en Electronic Document
Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de Información compartida para el tipo de
documento orden de compra.
Sender Fax Number
Sender Fax Number indica el número de fax utilizado para enviar el fax de la orden de
compra. El número de fax se obtiene por omisión desde Sender Fax Number en
Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de Información
compartida para el tipo de documento orden de compra.
Include Fax Cover Sheet
Include Fax Cover Sheet indica si es que una hoja de cubierta debería ser la primera
página de un fax de la orden de compra. La configuración se obeient por omisión desde
Include Fax Cover Sheet en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el
módulo de Información compartida para el tipo de documento orden de compra. Para
más información acerca de de la hoja de cubierta de fax, vea “Utilizar Servidor de
Aplicaciones” en la ayuda en línea o en la guía del usuario de Servidor de
Aplicaciones.
Fax Response - Urgent
Fax Response - Urgent indica si es que se debe indicar Urgent en el área de Notas de la
hoja de cubierta de fax. La configuración se obtiene por omisión desde Fax Response -
Urgent en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de
Información compartida para el tipo de documento orden de compra.
Fax Response – For Review
Fax Response – For Review indica si es que se debe indicar For Review en el área de
Notas de la hoja de cubierta de fax. La configuración se obtiene por omisión desde Fax
Response – For Review en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el
Fax Response – Please Comment
Fax Response – Please Comment indica si es que se debe indicar Please Comment en el
área de Notas de la hoja de cubierta de fax. La configuración se obtiene por omisión
desde Fax Response – Please Comment en Electronic Document Delivery Setup
(21.951.00) en el módulo de Información compartida para el tipo de documento orden
de compra.
Fax Response – Please Reply

Fax Response – Please Reply indica si es que se debe indicar Please Reply en el área de
Notas de la hoja de cubierta de fax. La configuración se obtiene por omisión desde Fax
Response – Please Reply en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el
Fax Response – Please Recicle
Fax Response – Please Comment indica si es que se debe indicar Please Recicle en el
área de Notas de la hoja de cubierta de fax. La configuración se obtiene por omisión
desde Fax Response – Please Recicle en Electronic Document Delivery Setup
(21.951.00) en el módulo de Información compartida para el tipo de documento orden
de compra.
Subject Text
Subject Text indica el texto que aparece como el Subject de un e-mail o en la hoja de
cubierta de fax en el área Re: (Regarding). El texto se obtiene por omisión desde
Subject Text en Electronic Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de
Información compartida para el tipo de documento orden de compra. Se pueden
especificar las siguientes variables de documento de orden de compra en el texto para
personalizar cada e-mail o fax:
• <Vendor Name>
• <Reference Number>
• <Document Amount>
• <Company Name>
Por ejemplo, el texto del subject por omisión para los tipos de documento orden de
compra es “Current purchase orders Prom. <Company Name>”. Si el nombre de la
compañía es Contoso, Ltd, el texto de subjtect para cada orden de compra enviada
electrónicamente sería “Ordenes de compra desde Contoso Ltd”.
Nota: cada variable debe comenzar con un símbolo menor que (<) y finalizar con un
símbolo mayor que (>). También, el nombre de variable debe tener la primera letra de
cada palabra en mayúscula y tener el resto de la palabra en minúsculas.
Body Text
Body Text indica el texto que aparece en el cuerpo de un e-mail o en la hoja de cubierta
de fax en el área Nots. El texto se obtiene por omisión desde Body Text en Electronic
Document Delivery Setup (21.951.00) en el módulo de Información compartida para el
tipo de documento orden de compra. Se pueden especificar las siguientes variables de
documento de orden de compra en el texto para personalizar cada e-mail o fax:
• <Vendor Name>
• <Reference Number>
• <Document Amount>
• <Company Name>
Por ejemplo, si el texto del cuerpo para el documento orden de compra es “Aquí están
las órdenes de compra requeridas para <Vendor Name>” y el nombre del proveedor se
especifica en la orden de compra en la tarjeta Información Proveedor en Ordenes de
Compra (04.250.00) es Kim Abercrombie, el texto del cuerpo sería: “Aquí están las
órdenes de compra requeridas para Kim Abercrombie”.
Nota: cada variable debe comenzar con un símbolo menor que (<) y finalizar con un
símbolo mayor que (>). También, el nombre de variable debe tener la primera letra de
cada palabra en mayúscula y tener el resto de la palabra en minúsculas.
Historial de Proveedores (03.271.00)

Use para revisar la actividad de cuentas por pagar del período y año a la fecha
(compras, pagos, descuentos tomados, etc), o ingresar un historial de un proveedor. Si
está utilizando el módulo de Múltiples Monedas, podrá registrar transacciones en un
número ilimitado de monedas.
Figura 122: Historial de Proveedores (03.271.00)
Se puede abrir esta pantalla seleccionando Historial de Proveedores desde el menú de

pantallas de Cuentas por Pagar, o haciendo click en Mostrar Historial en Proveedores
(03.270.00).
Nota: Se puede modificar manualmente los saldos en esta pantalla seleccionando el
modo Inicialización desde el menú de Opciones, antes de abrir Historial de
Proveedores (03.271.00). Se utiliza esto al configurar un nuevo sistema, y
ocasionalmente para corregir errores.
No Proveedor
Código único de identificación u nombre del proveedor.
Consulta de Proveedores
Haga click en junto a No Proveedor para revisar los documentos (facturas y

ajustes) que conforman los saldos del período y del año a la fecha de los proveedores.
Año Fiscal
Año fiscal corresponde el historial del proveedor que aparece en pantalla. Al abrir la
pantalla Historial de Proveedores (03.271.00), el campo Año Fiscal toma por omisión
el año fiscal actual. Se puede cambiar al año fiscal y ver información del año anterior
de acuerdo a las especificaciones de retención.
Area Seleccionar Compañía
Use para seleccionar la compañía para la que se muestra información. Si está utilizando
el módulo Multicompañía se puede hacer un seguimiento al historial por compañía
para cada proveedor. Seleccione todas o una compañía específica para revisar el
historial de un proveedor.
Nota: Se puede modificar manualmente los saldos en esta pantalla seleccionando el
módo Inicialización dede el menú de Opciones, antes de abrir Historial de Proveedores
(03.271.00). Se utiliza esto al configurar un nuevo sistema, y ocasionalmente para
corregir errores.
Específica
Seleccione para mostrar documentos para una compañía específica
Todas
Seleccione para mostrar documentos para todas las compañías.
No Compañía
Número Período
Período fiscal del historial de proveedores se revisar .
Saldo Inicial
Saldo de la actividad del proveedor al inicio del año fiscal.
Período
Número de períodos en el año fiscal, controlado por las selecciones que se hayan
realizado en la pantalla de Control de Contabilidad (01.950.00).
Compras PAF
Suma de todas las compras efectuadas al proveedor en el período actual.
Pagos PAF
Suma de todos los pagos efectuados al proveedor en el período actual.
Descuentos PAF
Suma de todos los descuentos deducidos de los pagos al proveedor en el período
actual.
Ajustes Cargo PAF
Suma de todas las deducciones por ajustes al saldo del proveedor en el período actual.
Ajustes Crédito PAF
Suma de todos los incrementos por ajustes al saldo del proveedor en el período actual.
AAF
Sumas de los montos de cada período por compras, pagos, descuentos tomados y
ajustes hasta ese momento del año fiscal.
Direcciones Ordenes Compra (03.272.00)

Use para registrar el número, nombre, dirección, teléfono y fax de una dirección de
compras del proveedor. Puede ingresar tantas direcciones de órdenes de compra por
proveedor como sea necesario.
Figura 123: Direcciones Ordenes Compra (03.272.00)
Se puede abrir esta pantalla seleccionando Direcciones desde el menú de pantallas de

Cuentas por Pagar, o haciendo click en Direcciones... en la tarjeta Info Compras de la
pantalla Proveedores (03.270.00).
No Prov
Código único de identificación del proveedor.
No Dirección
Código de identificación que controla el lugar donde se ordenarán las compras
realizadas a un proveedor.
Descripción
Explicación de la dirección; aparece en las órdenes de compra generadas para el
proveedor y en reportes que listan dichas órdenes de compra.
Nombre
Nombre de proveedor asociado con el número del proveedor; aparece en las órdenes de
compra generadas para el proveedor y en reportes que listan dichas órdenes de compra.
Contacto
Entidad del proveedor a quien se deberá dirigir las ordenes de compra.
Dirección 1
Dirección 2
Ciudad
Estado
Código Postal
País
Teléfono/Ext
Código de rea del número telefónico del proveedor y número de extensión apropiada.
Fax/Ext
Código de rea del número de fax del proveedor y número de extensión apropiada.
No R.F.C.
Especifica el número de registro de impuestos del proveedor asignado a la dirección si
este es requerido para reportes de impuestos.
Distrito Impto
Especifica el código de identificación que representa la ubicación de impuestos
relacionada con la dirección de ordenes de compra del proveedor.
Cód Impto 1
Primer código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor.
Cód Impto 2
Segundo código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al
proveedor.
Cód Impto 3
Tercer código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor.
Cód Impto 4
Cuarto código de impuesto y/o grupo de impuestos de omisión asociado al proveedor.
Tipos de Proveedor (03.290.00)

Los tipos de proveedores identifican y agrupan proveedores de características
similares, como proveedores al por mayor. Usar tipos de proveedor facilita la
impresión de reportes sobre grupos específicos de proveedores o el uso de datos por
omisión al crear nuevos proveedores. Cuando se ingresan nuevos proveedores, se
puede especificar el tipo al que pertenecen y se llenarán automáticamente los valores
por omisión en los campos de configuración de proveedor apropiados.
Los Tipos de Proveedor puede ser también de gran utilidad al generar reportes ya que
permite ingresar instruccions select en un reporte para incluir solamente uno o varios
tipos de proveedores.
Figura 124: Tipos de Proveedor (03.290.00)
El uso de Tipos de Proveedor es opcional

Tipo
Código de identificación del tipo.
Descripción
Explicación del tipo de proveedor.
Cuenta CxP
Cuenta de cargo por el monto de la transacción.
Entidad CxP
Entidad de cargo por el monto de la transacción.
Cuenta Anticipos
Cuenta de cargo por anticipos al proveedor.
Entidad Anticipos
Entidad de cargo por anticipos al proveedor.
Cuenta Gastos
Cuenta de cargo por compras al proveedor.
Entidad Gastos
Entidad de cargo por compras al proveedor.
Cond Pago
Código de identificación de las condiciones de pago que controlan las fechas de
descuento y vencimiento así como el monto de descuento del documento.
Pantallas de Proceso
Liberar Documentos CxP (03.400.00)
Use Liberar Documentos CxP (03.400.00) para liberar todos los lotes de transacciones
balanceados, no asentados para ser asentados en las cuentas del libro mayor. Se
balancean los lotes como consecuencia de seleccionar Liberar Posteriormente en
Manejo durante el ingreso de datos. También use para liberar transacciones no
asentadas parcialmente liberadas. Se puede liberar parcialmente los lotes si hay
documentos individuales en el lote que no están balanceados. En este caso, se deben
corregir los documentos y cambiar la opción Manejo a Liberar Posteriormente.
Figura 125: Liberar Documentos CxP (03.400.00)
Precaución: Desde esta pantalla no se puede liberar lotes con Status Hold. Para esos
lotes, debe regresar a la pantalla de ingreso de datos original, recuperar el lote y
liberarlo desde allí. Ocasionalmente, no se podrá cerrar un módulo debido a los lotes
no liberados.
Nota: La forma más rápida de ubicar los lotes no liberados en el módulo de Cuentas por
Pagar es imprimir el reporte Lista Corrección de Documentos (03.810.00) o el reporte
Auditoría de Documentos -Detalle (03.800.00) aplicando la siguiente selección:
Campo Operador Valor
vr_03810.status In b, h

datos.
No Compañía
Seleccionado
Seleccione para liberar el lote de transacciones para asentar en la contabilidad.
Núm Lote
Código numérico que identifica en forma única cada lote que potencialmente puede ser
liberado para ser asentado.
No Compañía (Detalle)
Núm Pantalla
Número de la pantalla de registro de datos que se utilizó para registrar cada lote.
Status
Tipo Póliza
Póliza de origen de cada lote (generalmente CP para la póliza de cuentas por pagar).
Control Lote
Monto total de las transacciones del lote.
Moneda
Código de identificación de la moneda en que están expresados los montos del lote.
Seleccionar Todos (botón)
Haga click para seleccionar todos los lotes no asentados para ser liberados para su
asentamiento.
Deseleccionar Todos (botón)
Haga click para cancelar la selección de todos los lotes (evita que los lotes no
asentados sean liberados para su asentamiento).
Iniciar Proceso (botón)

Haga click para comenzar el proceso de liberar lotes de cuentas por pagar.
Reimprimir Reportes Control (03.410.00)

Use para reimprimir (o imprimir por primera vez) los reportes de control de lotes
seleccionados de cuentas por pagar.
Figura 126: Reimprimir Reportes Control (03.410.00)
Seleccionar Lote
Controla si el softwaremuestra todos o algunos lotes de cuentas por pagar al hacer click
en el botón Desplegar/Refrescar. Las opciones son:
• Rango Lotes - Seleccione para reimprimir reportes de control para un rango de
números de lotes.
• Todos - Se despliegan todo los lotes que retengan detalle de transacciones.
Del Lote
El primer número de lote del rango de números de lotes.
Al Lote
El último número de lote del rango de números de lotes.
Use para seleccionar la compañía para la que se muestra información. Las opciones
son:
datos.
No Compañía
Desplegar/Refrescar
Despliega la información de los lotes de cuentas por pagar seleccionados según Select
Batch; disponible sólo si se seleccionó Rango Lotes en Select Batch.
Seleccionado
Especifica por lote si deberá reimprimirse (imprimirse) el reporte de control de lotes.
Núm Lote
Especifica el número de identificación de cada lote para el que se puede reimprimir
(imprimir) el reporte de control de lotes.
Núm Pantalla
Número de la pantalla de registro de datos que se utilizó para registrar cada lote.
Status
Indica la condición actual de cada lote. Las opciones son:
• Posted (P) - asentado
• Unposted (U) - no asentado
• Void (V) - cancelado
• Completed (C) – terminado
• Balanced (B)
• Hold (H)
• Partially Released (S)
• Partially Void (I)
• Multiple Installmente (M)
Tipo Póliza
Especifica por lote el libro de la póliza de origen de cada lote.
Control Lote
Monto total de las transacciones del lote.
Haga click para seleccionar todos los lotes para la reimpresión (impresión) de los
reportes de control.
Haga click para deseleccionar todos los lotes (evita que se reimpriman [impriman]
reportes de control).
Haga click para iniciar el proceso de reimpresión (impresión) de reportes de control de
lotes.
Seleccionar para Pago (03.500.00)

Use para elegir los documentos de cuentas por pagar (facturas y ajustes) que se pagarán
la próxima vez que se impriman cheques de cuentas por pagar. Durante el proceso de
selección para pagos, se asignará un número de lote a los documentos seleccionados
para pago. Este número de lote se utilizar durante el resto del proceso de impresión de
cheques. En las pantallas Editar/Selección Documentos para Pago (03.050.00) y
Cheques (03.620.00) seleccionar el lote de documentos a pagar. Esto permite tener
múltiples lotes de documentos seleccionados listos para pago.
Figura 127: Seleccionar para Pago (03.500.00)
Las selecciones son acumulativas cada vez que se efectúa este proceso para un lote en
particular, a menos que seleccione Eliminar Selecciones Previas.
Seleccionar para Pago (03.500.00) también tiene una pantalla de Selección Avanzada
(03.500.01) que permite ingresar un criterio específico de selección para pago. Por
ejemplo, usted podría querer seleccionar los pagos para todos los proveedores de un
tipo de proveedor específico.
El área Detalle (No Referencia hasta Entidad) permite seleccionar información
específica basada en los valores de Método Selección. Sólo necesita ingresar
información en la columna apropiada (basado en el tipo de selección).
Nota: Los campos en el área Detalle aceptan el uso de máscara, permitiendo el uso de
signo de interrogación (?) para indicar múltiples registros. Si se utiliza máscara,
todavía puede ingresar una cuenta/entidad para controlar la selección de documentos.
Seleccionar para Pago, Area Lote.

Use el área Lote para definir un nuevo lote o seleccionar un lote existente de pagos.
Número
Especifica el número de identificación de cada lote para el que se puede asentar. Para
los nuevos lotes, este número será asignado por el sistema. Para ver un lote existente,
ingrese el número de lote o busque en una lista de lotes. A los documentos
seleccionados para pago se les asignará este Número de lote. En las pantallas
Editar/Selección Documentos para Pago (03.050.00) y Cheques (03.620.00) se
utilizará este Número de lote para este grupo de documentos.
Período Afecto
Período y año fiscal de Cuentas por Pagar y Contabilidad en que se deberá asentar o
contabilizar el lote. Acepte el período actual o ingrese un nuevo período.
Nota: No se puede cambiar el Período Afecto durante el proceso de impresión de
cheques, por lo tanto es importante verificar que se ingresa el período correcto.
Cuenta Cheques
Indica la cuenta de cargo de cheques para asentar el lote. Esta es la cuenta de efectivo
que se reducirá cuando se registren los cheques. La cuenta de cheques por omisión es
la cuenta establecida en Cuentas por Pagar (03.950.00). Puede cambiar el número de
cuenta si es necesario.
Si está utilizando el módulo de Administración de Efectivo, la cuenta de efectivo
ingresada aquí debe ser una cuenta de efectivo válida ingresada en Administración de
Efectivo.
Entidad Cheques
Indica la entidad de cargo de cheques para asentar el lote. Esta es la entidad de efectivo
que se reducirá cuando se registren los cheques. La entidad de cheques por omisión es
la entidad establecida en Cuentas por Pagar (03.950.00). Puede cambiar el número de
entidad si es necesario.
Si está utilizando el módulo de Administración de Efectivo, la entidad de efectivo
ingresada aquí debe ser una entidad de efectivo válida ingresada en Administración de
Efectivo.
Seleccionar para Pago, tarjeta Documento

Use para ingresar o ver información del cheque.
Figura 128: Tarjeta Documento de Seleccionar para Pago (03.500.00)
Fecha Impres Cheques

Indica cuando está programada la siguiente impresión de cheques de cuentas por pagar.
Acepte la fecha actual o ingrese la fecha que espera imprimir los cheques. Esta fecha es
utilizada por el sistema (en conjunto con Fecha Próx Impres Cheques) al seleccionar
documentos por fecha de vencimiento o fecha de descuento.
Método de Selección
Controla el método para seleccionar los documentos para pago. Las opciones son:
• Fecha Pago - Seleccionar documentos por su fecha de pago. Ingrese la próxima
fecha que espera generar cheques en Fecha Próx Impres Cheques. El software
selecciona automáticamente los documentos abiertos (no pagados) y abre ajustes
de crédito con una fecha de pago anterior (no igual) a Fecha Próx Impres Cheques,
incluyendo todos los ajustes de cargo abiertos.
• Número Referencia - Seleccionar documentos por número de referencia. - Si

selecciona esta opción tendrá que ingresar el número de referencia de cada factura,
ajuste de cargo o ajuste de crédito a seleccionar para pago.
• No Proveedor - Seleccionar documentos por número del proveedor. - Si
selecciona esta opción puede ingresar el numero de cada proveedor a pagar.
• No Compañía - Si se selecciona control centralizado de efectivo en Control
(01.950.00) de Contabilidad, seleccione los documentos por número de compañía.
• Solo Deseleccionar - Deselecciona cualquier documento que se haya seleccionado
previamente para pago.
Nota: Los campos en el área de Detalle admiten máscara. Por lo tanto, puede utilizar el
signo de interrogación (?) para indicar múltiples registros. Por ejemplo, digamos que
tiene estructurados sus códigos de proveedor de manera que todos los proveedores de
un cierto grupo se inician en 1. Puede ingresar 1????? en No Proveedor y el software
seleccionar todo los documentos abiertos para proveedores cuyo No proveedor
comienza en 1.
Selección Moneda
Tipo de moneda para el documento; las opciones son:
• Misma Moneda que Cheque
• Todas las Monedas - todos los documentos se pagarán en la moneda seleccionada
para este lote.
Fecha Próx Impres Cheques
Si el método de selección es Fecha Pago, especifica la fecha en que está programada la
impresión del siguiente grupo de cheques.
Si ya pasó Fch Desc, pagar en Fch Venc
Seleccione para pagar por fecha de vencimiento si fecha actual es posterior a fecha de
descuento. Esta opción es aplicable solamente si esta seleccionada Fecha de Pago en
Selección Pago.
Cancelar Selecciones Previas
Controla si el software reemplazará o no automáticamente las selecciones para pago
previas (y cualquier excepción) con los documentos recién seleccionados.
Precaución: Solamente se puede seleccionar para pago los documentos y proveedores
con status activo (A) en la selección para pagos. Use Revisar Documentos (03.250.00)
para cambiar los documentos con Status Retenido (H) a un Status Activo. Use
Proveedores (03.270.00) para cambiar el Status de un proveedor a Activo.
Seleccionar para Pago, tarjeta Compañía

Nota: Para acceder a esta tarjeta debe estar instalado el módulo MultiCompañía.
Use para seleccionar la compañía para la que se muestra información. (es decir, las
compañías que deberían ser incluidas en la selección para pago).El Control de Caja
Centralizado permite a las compañías manejar su efectivo desde una misma compañía
central. Concentrar los fondos en una compañía central permite una administración de
efectivo más fácil, asistencia en decisiones de inversión, ayuda a controlar los pagos y
reduce la complejidad de las relaciones intercompañías. Al estar activado Control de
Efectivo Centralizado en Control de Contabilidad (01.950.00), todas las facturas de
CxP de todas las compañías (que estén en una misma base de datos) pueden ser
pagadas por una misma compañía. Cuando usted esté en sesión con la compañía
maestra o central y esté seleccionando documentos para pago, ya sea en Editar/Selecc
Documentos para Pago (03.500.00) o en Cheques Manuales (03.030.00), la tarjeta
Compañía permite especificar si se pueden seleccionar para pago documentos de una o
de todas las compañías. Cuando se almacenen y liberen los cheques, se crearán las
respectivas transacciones intercompañías.
Figura 129: Tarjeta Compañía de Seleccionar para Pago (03.500.00)

Específica
Todas
No Compañía
Seleccionar para Pago, Area Detalle

Use el área Detalle para ingresar o revisar información detallada del documento.
No Referencia
Si está seleccionando documentos por número de referencia (No Referencia
seleccionado en Método Selección), especifica para cada documento el código
numérico único del documento seleccionado para pago. Se puede ingresar el número o
efectuar una búsqueda en una lista de documentos por No Referencia para
seleccionarlos para pago.
No Compañía
Código de identificación y nombre de la compañía para un número de referencia de
documento.
No Proveedor
Si está seleccionando documentos por número de proveedor especifica para cada
documento el código numérico único del proveedor asociado al documento
seleccionado para pago. Se puede ingresar el número o efectuar una búsqueda en una
lista de documentos por No Proveedor para seleccionarlos para pago.
Cuenta
Especifica para cada documento cualquier número de cuenta por pagar que debiera
usarse como criterio de selección de documentos para pago.
Entidad
Especifica para cada documento cualquier entidad que debiera usarse como criterio de
selección de documentos para pago.
Previo Selecciones (botón)

Haga click para ver Previo de Documentos Selecc (03.500.03) con una vista preliminar
de los documentos seleccionados según el criterio ingresado (los documentos que serán
seleccionados para pago si se efectúa el proceso de selección con el criterio de
selección actual).
Nota: Si ha recuperado un lote existente Previo de Documentos Selecc (03.500.03)
incluirá los items seleccionados previamente en conjunto con cualquier item adicional
que se haya seleccionado con los par metros de selección actuales.
Ver Instr Select (botón)
Haga click para accesar a Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00).
Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00) lista los documentos del lote actual
que han sido seleccionados para pago. Use Editar/Selecc Documentos para Pago
(03.050.00) para editar los items seleccionados.
Selección Avanzada (botón)
Haga click para ver Selección Avanzada (03.500.01) e ingresar criterios de selección
avanzados.
Precaución: Como su nombre lo indica, Selección Avanzada (03.500.01) es muy
avanzado y debe ser considerado solamente si usted tiene los conocimientos necesarios
para usarlo adecuadamente.
Haga click para iniciar el proceso de selección para pago una vez que haya ingresado
los criterios de selección de documentos para pago necesarios.
Selección Avanzada (03.500.01)

Use para crear expresiones avanzadas para elegir los documentos de cuentas por pagar
(facturas y ajustes) que se pagarán la próxima vez que se impriman cheques de cuentas
por pagar.
Figura 130: Selección Avanzada (03.500.01)
Booleana
Especifica si usar un Y o un O para conectar los valores en un rango.
Paréntesis (Inicio)
Especifica un paréntesis de inicio en la expresión.
Campo
El campo en que está seleccionando valores.
Operador
La expresión usada en la selección; las opciones son:
• Inicia con
• Entre
• Contiene
• Igual
• Mayor que
• Mayor o igual que
• En
• Es NULO
• Menor que
• Menor o igual que
• No entre
• No contiene
• No en
• No es NULO
• <Ninguno>
Valor
El valor o rango de valores incluidos en la selección.
Paréntesis (Final)
Especifica un paréntesis de termino en la expresión.
Ver Instr Select. (botón)
Haga click para ver Ver Instrucción Select (03.500.02) y ver la instrucción de
selección avanzada generada por el software.
Ver Instrucción Select (03.500.02)

Use para ver la instrucción de selección creada por el software a partir del criterio de
selección en Seleccionar para Pago (03.500.00) y la instrucción de selección avanzada
creada en Selección Avanzada (03.500.01).
Figura 131: Ver Instrucción Select (03.500.02)
Instrucción Select generada automáticamente

Instrucción de selección creada por el software a partir del criterio de selección en
Seleccionar para Pago (03.500.00)
Instrucción Select Avanzada
Instrucción de selección creada a partir del criterio de selección en Selección Avanzada
(03.500.01).
Previo de Documentos Selecc (03.500.03)

Use para ver una vista previa de los documentos seleccionados a partir del criterio de
selección ingresado en Seleccionar para Pago (03.500.00).
Figura 132: Previo de Documentos Selecc (03.500.03)
No Prov
Código único de identificación del proveedor.
No Ref
Código numérico único asignado al documento de cuentas por pagar del proveedor.
No Compañía
Tipo Doc
Identifica si es una factura, un ajuste de cargo/crédito, o una variación de precio.
Saldo Doc
Moneda
Moneda base (dólares, yenes, etc.) usada para ingresar las cantidades monetarias
originales del documento.
Total
Monto total de todos los documentos incluidos en esta selección.
Generar Documentos Recurrentes (03.510.00)

Use para crear documentos regulares a partir de los documentos recurrentes que se
definan en la pantalla de Documentos Recurrentes (03.260.00).
Figura 133: Generar Documentos Recurrentes (03.510.00)
Precaución: Cuando se generan documentos recurrentes, se borrará cualquier

documento que haya sido generado por el número de veces que se definió en el sistema
(es decir, cuando el No de Ciclos es cero). Si se ha extendido un contrato o se ha
renovado un contrato de leasing, debe modificarse No de Ciclos antes de generar los
documentos, o tendrá que crear un nuevo documento recurrente.
Generar Documentos Recurrentes, Area Lote

Use el área Lote para definir información de lote para el proceso.
Número
Código numérico único asignado a un lote de transacciones. El sistema asignará un
número de lote durante el proceso de generación.
Fecha Generación
La próxima fecha en que se debería generar documentos regulares a partir de
documentos recurrentes. El software generará transacciones regulares para todos los
documentos recurrentes que tengan una fecha de generación menor o igual a la fecha
ingresada aquí. La fecha considera por omisión la fecha hábil actual. Una vez que se
ingresa una fecha, todos los documentos recurrentes que cumplan con el criterio de
fecha se mostraran en la sección Detalle.
Después que se han generado las transacciones para cada documento recurrente. El
software incrementa la fecha de generación del documento en el ciclo (el número de
meses entre generaciones del documento) con el fin de llegar a la próxima fecha de
generación del documento. Si la nueva fecha de generación calculada por el software
es menor o igual a la fecha de generación ingresada en esta pantalla, el software
procesará el documento recurrente una vez más.
Período Afectación
Período y año fiscal en que se deberá asentar o contabilizar el lote. Acepte el periodo
actual o ingrese el periodo en que se asiente este lote.
Precaución: Si en un proceso se generan pagos para múltiples períodos (por ejemplo:
pagos para dos meses), la transacción resultante es que los dos documentos serán
asentados en Contabilidad en el mismo período ya que ambos fueron generados
durante el mismo proceso.
Para corregir esta situación, usted puede configurar Fecha Generación y Período
Afectación para una fecha y período específicos (por ejemplo, 10 febrero 2000 y 02-
2000). Entonces, el proceso se podrá efectuar nuevamente para otra fecha de
generación y período a asentar (por ejemplo 10 marzo 2000 y 03-2000).
Manejo
Función de administración del lote realizada al terminar de registrar un lote. Las
opciones son:
Pagar (03.400.00).
Generar Documentos Recurrentes, Area Seleccionar Compañía

Específica
Seleccione para mostrar documentos para una compañía específica.
Todas
Seleccione para mostrar documentos para todas las compañías.
No Compañía
Generar Documentos Recurrentes, Area Detalle

Use el área Detalle para seleccionar documentos recurrentes individuales para
generación de documentos regulares.
Seleccionado
Seleccione para crear un documento regular a partir del documento recurrente.
No Docum
Código de identificación del documento.
No Prov
Monto Docum
Monto del documento.
Haga click para seleccionar todos los documentos recurrentes mostrados.
Haga click para deseleccionar todos los documentos recurrentes.
Haga click para iniciar la generación de documentos una vez que han seleccionado los
documentos apropiados y se han definido todos los otros campos en Generar
Documentos Recurrentes (03.510.00).
Cerrar Año 1099 (03.530.00)

Use para activar y desactivar el ingreso de información de montos 1099 para
proveedores, tanto para el año 1099 actual como para el año 1099 siguiente (el
software retiene información 1099 válida para 2 años lo que le permite ingrear
información para un nuevo año antes de que los 1099 sean procesados para el año
previo). Utilice también para permitir o prohibir el ingreso de información 1099 en el
nuevo (siguiente) año y en el año recién completado (el actual); para eliminar
información 1099 obsoleta desde el sistema e incrementar las cifras del año 1099
actual y año 1099 siguiente,. (el nuevo año 1099 se convierte en el año 1099 actual) en
preparación al reporteo 1099 del nuevo año calendario 1099.
Nota: es una buena idea esperar hasta bien entrado el nuevo año antes de borrar la
información del año anterior. Aún puede ser deseable esperar hasta el final del año
siguiente, en el caso de que necesite corregir y reimprimir algunos reportes 1099s. Para
evitar que las transacciones actualicen un año 1099 mientras que usted está esperando
para eliminar la información del año previo, cierre el año 1099 actual configurando su
status en Closed. Un año 1099 se cierra en forma independiente del cierre anual del
módulo de Cuentas por Cobrar.
Process Option
Controla la función de administración de la información de año 1099. Las opciones
son:
• Change Status - Cambiar Status - permite cambiar el status del año 1099 actual y
siguiente de Closed (Cerrado) a Open (Abierto) y vice versa.
• Purge Oldest Year - Eliminar Año Más Antiguo - Eliminar información 1099
obsoleta del año 1099 actual y luego incremente los números en Current 1099 Year
y Sig Año 1099en uno (por ejemplo, si tiene 1999 como año actual y 2000 como
año siguiente, el proceso eliminar el año 1999, cambiar el año 2000 a año actual y
agregar 2001 como año siguiente).
Current 1099 Year
Número de año calendario 1099 actual.
Current Year Status
Controla si el software permite o prohibe el ingreso de información 1099 al año
calendario 1099 actual. Las opciones son:
• Closed- No se puede información para el año actual. Si este año está cerrado, no
podrá imprimir cheques con una fecha que corresponda a este año.
• Open - Se puede ingresar para el año actual. Si el año esta abierto, puede asentar
cheques para este año calendario.
Next 1099 Year
Numero del año calendario 1099 que sigue al año calendario 1099 actual. Este año está
disponible para los cheques impresos con una fecha que está dentro de este año.
New Year Status
calendario 1099 siguiente. Las opciones son:
• Closed - Cerrado - No se puede ingresar información para el año siguiente. Si este
año está cerrado, no podrá imprimir cheques con una fecha que corresponda a este
año.
• Open - Abierto - Se puede ingresar para el próximo año. Si el año esta abierto,
puede asentar cheques para este año calendario.
Iniciar Proceso(botón)
Haga click para iniciar el proceso de eliminación de información 1099 obsoleta si está
seleccionado Purge Oldest Year; no está disponible si está seleccionado Change Status.
Eliminar Detalle CxP (03.540.00)

Use para eliminar la actividad de cuentas por pagar y el historial de proveedores que ya
no sea necesario para operar. Se puede eliminar la información de Cuentas por Pagar
en cualquier momento utilizando Eliminar Detalle CxP (03.540.00) o como parte del
proceso de cierre utilizando la pantalla Cierre (01.560.00) del módulo de Contabilidad.
No tiene que borrar el detalle al mismo tiempo que está cerrando el módulo. Cerrar un
módulo sin eliminar el detalle no toma demasiado tiempo.
Figura 135: Eliminar Detalle CxP (03.540.00)
Período Actual CxP

Período y año fiscal actual de cuentas por pagar que sirve como punto de referencia
para eliminar el detalle de cuentas por pagar.
Eliminar Detalle Hasta
Especifica el período y año fiscal en que el software debe iniciar la eliminación de
actividad de cuentas por pagar.
Eliminar Historial Hasta
Especifica el año fiscal en que el software debe iniciar la eliminación del historial de
proveedores.
Eliminar Proveed sin Actividad Desde

Seleccione esta opción para eliminar la información de todos los proveedores sin
saldos actuales o futuros y sin actividad desde la fecha de eliminación de historial de
proveedores:
Haga click para comenzar el proceso de eliminar detalle de cuentas por pagar.
Actualizar Cheques CxP (03.620.20)

Use para especificar si todos o algunos de los lotes de cheques recién impresos deberán
ser incorporados al sistema (registrados en el sistema y asentado a los registros del
proveedor y de Contabilidad) "Cheques" incluye todos los documentos de cheques
necesarios para necesarios para mantener una auditoria detallada y lógica de cuentas
por pagar.
• Los “cheques cero” tienen montos de pago cero y se producen como resultado de
un ajuste de cargo que pague completamente un saldo pendiente de un proveedor.
Su producción no afecta los saldos de cuentas por pagar, cheques o gastos.
• Los cheques de talones tiene demasiado de detalles de documentos para caber en
un talón de cheques (normal). Si el reporte Cheques (03.620.00) imprime un
cheque de talón, la mayoría del detalle del cheque y su monto de pago se imprimen
en la primera forma. El resto de los detalles se imprimen en un segundo talón que
usa el mismo número de cheque de la primera forma. El cheque de talón contiene
una serie de Xs donde iría normalmente el monto. El reporte Cheques (03.620.00)
generará tantos talones como sea necesario para contener el detalle del cheque.
Actualizar Cheques CxP (03.620.20) aparece automáticamente inmediatamente
después que Cheques (03.620.00) termina de imprimir los lotes de cheques
seleccionados.
Figura 136: Actualizar Cheques CxP (03.620.20)
En la mayoría de los casos se "guardará"el lote. En el caso de que no finalice

satisfactoriamente la impresión ( atasco de papel, numero de cheque fuera de serie,
cheques impresos en papel en blanco, etc.), esta pantalla se puede utilizar para borrar
los cheques y reintentar el proceso
Precaución: Es posible cerrar accidentalmente Actualizar Cheques CxP (03.620.20) sin
procesar la emisión del lote de cheques. Cuando suceda esto, el lote de cheques
quedará en el sistema, sin procesar. Los documentos asociados estarán en las pantallas
del Proveedor y en los reportes pero no estarán disponibles para la selección para pago.
Los cheques no aparecerán en el reporte Registro de Cheques (03.630.00) o en la
pantalla del Proveedor
Para solucionar ésto, se puede abrir Actulizar Cheques CxP (03.620.20) seleccionando
Actualizar Cheques CxP desde el menú de pantallas de Cuentas por Pagar. Se vuelve a
llamar el lote ingresando el número de lote en Número Lote, permitiendo finalizar el
proceso.
Manejo Cheques
Especifica lo que se debe hacer con el lote de cheques que se acaba de imprimir. Las
opciones son:
• Eliminar Todos - No actualiza la base de datos con la información de cheques que
acaba de imprimir; (borrar los cheques recién impresos); es como si la impresión
del cheques nunca hubiera ocurrido. No se actualizan los registros de Proveedores
ni se actualiza Contabilidad, y podrá utilizar los mismos números de cheques si es
necesario.
• Anular - Cancelar - Cancela, en lugar de eliminar, la información de los cheques
que acaba de imprimir. El software retiene la información de los cheques en la
base de datos pero les asigna el status de cancelado (anulado) a cada uno de los
cheques. No se actualizarán los registros del proveedor (los documentos estarán
disponibles para ser incluidos en otro proceso de cheques), no se actualiza
Contabilidad. Esta opción reserva los números de cheque asignados a los cheques
que fueron impresos y evita que se vuelvan a utilizar.
• Guardar Todos - Actualiza la base de datos con la información de todos los
cheques que acaba de imprimir. La información de los cheques "guardados" está
disponible para otros módulos.
• Seleccionar por Cheque - Actualiza la base de datos con la información de solo
algunos de los cheques que acaba de imprimir.Cuando se selecciona esta opción,
queda disponible Select Handling. Cuando hace click en Select Handling se abre la
pantalla Accounts Payable Checks Selected Handling (03.620.22), mostrando los
cheques del lote.
Período a Afect
Especifica el período y año fiscal al cual deben asentarse todos los cheques guardados
(registrados en la base de datos). Este es el período para asentar especificado en
Selección para Pago (03.500.00) para el lote. No se puede cambiar el período para
asentar en esta pantalla.
Número Lote
Especifica el número de identificación asociado al lote de cheques que se acaba de
imprimir.
Liberar Lote Automáticamente

Determina cuando estará disponible el lote para asentar después que se presione Keep
– Guardar. Seleccione para liberar automáticamente el lote de todos los cheques
guardados.
Seleccionar Manejo (botón)
Si usted seleccionó Seleccionar por Cheque en Manejo Cheques, haga click para
acceder a Accounts Payable Check Selected Handling (03.620.22). Accounts Payable
Check Selected Handling (03.620.22) muestra una lista de los cheques y permite
especificar individualmente guardar, borrar o cancelar cada cheque. Seleccione
solamente desde aquellos cheques impresos que desee mantener en forma definitiva
(registrar en la base de datos). Esta opción es especialmente útil cuando algo funciona
mal en la impresora durante el proceso de impresión.
Imprimir Detalle (botón)
Haga click para que se imprima un documento por separado para cualquier cheque de
cuentas por pagar cuyo número de detalles haya excedido la capacidad del talón del
cheque.
Begin Processing (botón)
Haga click para iniciar el proceso de actualización de cheques.
Accounts Payable Check Selected Handling (03.620.22)

Use para revisar los cheques recién impresos y para seleccionar únicamente aquellos
cheques de todos los cheques impresos que definitivamente desea guardar (registrar en
la base de datos). Esta opción es especialmente útil cuando algo funciona mal en la
impresora durante el proceso de impresión.
Figura 137: Accounts Payable Check Selected Handling (03.620.22)
En Check Handling, puede seleccionar Keep, Delete o Void cualquier cheque

individualmente. Cuando se define Check Handling para cada cheque, haga click en
OK para volver a Actualizar Cheques CxP (03.620.20). Cuando se han marcado los
cheques de la manera requerida, haga click en Begin Processing en Actulizar Cheques
CxP (03.620.20) para procesar el lote.
Check Handling
Especifica por cheque si se debe guardar o no (registrar en la base de datos) la
información de cada cheque del lote de cheques que se acaba de imprimir. Las
opciones son:
• Delete - Eliminar - No actualiza la base de datos con la información del cheque
actual; para el software es como si el cheque nunca se hubiera impreso.
• Void - Cancelar - Cancela, en lugar de eliminar, la información del cheque actual.
El software guarda la información del cheque en la base de datos pero le asigna el
tatus de cancelado.
• Keep - Guardar - Actualiza la base de datos con la información del cheque actual.
La información de cheques "guardados" está disponible para otros módulos.
Account
Especifica por cheque la cuenta de banco a acreditar con el monto del cheque.
Sub
Especifica por cheque la entidad de banco a acreditar con el monto del cheque.
Check Nbr
Especifica el número de cheque asociado con cada cheque de cuentas por pagar listado.
Type
Especifica el tipo de cheque que se asignó a cada cheque cuando se imprimió; las
opciones son:
• CK - cheque regular
• MC - cheque máscara
• SC - cheque talón
Net Amount
Valor del Cheque.
Vendor ID
Identifica al proveedor asociado con cada cheque.
Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)

Use para generar información de proveedores 1099 en el formato requerido por el
gobierno federal (solo USA) para enviarla por medios magnéticos. Para generar este
archivo para una compañía, complete las tarjetas de esta pantalla con la información de
la compañía.
Figura 138: Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Selección 1099

Utilice la tarjeta Selección 1099 para definir el año calendario, el path de salida y otra
información básica para la generación del archivo en medio magnético.
Calendario Año
Identifica el año 1099 a reportar. Seleccione el Calendario Año para el que necesita
generar el archivo en medio magnético.
No. Compañía
Incluir a todos los Proveedores 1099 Calificados
Especifica si es que se debería escribir la toda la información reportable de
proveedores 1099 al archivo IRSTAX.001. Si desea ingresar un proveedor específico
en el archivo, no seleccione esta opción.
Selección Proveedor
Código de proveedor o rango de códigos de proveedores cuya información se escribirá
al archivo IRSTAX.001.
Transferir Agente que Reporta
Seleccione para incluir información de agente de transferencia en el archivo
IRSTAX.001.Normalmente esta opción no se selecciona, a menos que esté enviando
1099s para una compañía diferente.
Output Path
Especifica la letra de unidad y ruta de directorio al cual se va a escribir el archivo 1099
de medio magnético.
Haga click para iniciar el proceso de transferencia.
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Proveedores

Seleccionados
Use la tarjeta Proveedores Seleccionados para revisar la información de proveedores
antes de que el software escriba la información 1099 a medio magnético. No se pueden
hacer cambios en esta tarjeta. Los cambios se hacen modificando la información
ingresada en Incluir a todos los Proveedores 1099 Calificados, en la tarjeta Selección
1099. Si se selecciona Incluir a todos los Proveedores 1099 Calificados en la tarjeta
Selección 1099, se mostrarán los proveedores con Prov 1099 configurado en Yes en la
Figura 139: Tarjeta Proveedores Seleccionados de Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)
Detalle
Use para ver los proveedores a ser incluidos en el archivo 1099 para medio magnético.
No. Proveedor
Listado por identificador de todos los proveedores sujetos a reporteo 1099 actualmente
seleccionados para reporteo 1099 en archivo para medio magnético.
No. Compañía
Nombre
Listado por proveedor de los nombres asociados a los identificadores de proveedores.
Actualizar Selecciones (botón)

Haga click para reseleccionar todos los proveedores calificados para reporteo 1099 en
medio magnético en la sesión actual de generación de medio magnético 1099.
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta El que Paga/Agente

Use para modificar la información; EIN (número identificador de empleado), nombre,
y dirección del agente de transferencia o reproducción de medio magnético 1099. El
que Paga es la compañía que paga a los proveedores las cantidades indicadas en la
información 1099. La información de este campo toma por omisión lo indicado en
Información de la Compañía en Control (01.950.00) del módulo de Contabilidad.
Figura 140: Tarjeta El que Paga/Agente de Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)
EIN
Número identificador de empleado información del agente de transferencia o
reproducción de medio magnético 1099.
Nombre
Nombre del agente de transferencia o reproducción.
Dirección
Dirección del agente de transferencia o reproducción.
Ciudad
Ciudad del agente de transferencia o reproducción.
Estado/Prov
Estado o Provincia del agente de transferencia o reproducción.
Código Postal
Código Postal del agente de transferencia o reproducción.
Teléfono y Ext. del Contacto
Número de teléfono (y extensión) del agente de transferencia o reproducción.
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta El que Transmite

Use para modificar la información de código de transmisión, nombre y dirección para
el transmisor del archivo 1099 en medio magnético.
Figura 141: Tarjeta El que Transmite de Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)
Código de Control
Código de control único asignado por el Internal Revenue Service al medio magnético
1099.
TIN
Taxpayer Identification Number (TIN) del transmisor del archivo en medio magnético.
Nombre de la Compañía
Nombre del transmisor del archivo en medio magnético .
Dirección
Dirección del proveedor.
Ciudad
Ciudad del transmisor.
Estado/Prov.
Estado o Provincia del transmisor.
Código Postal
Código postal del transmisor .
Nombre del Contacto
Nombre del contacto asociado con el transmisor del archivo en medio magnético .
Teléfono y Ext. Del Contacto
Número de Teléfono (y extensión) del transmisor del archivo en medio magnético.
E-mail del Contacto
Dirección de e-mail del transmisor del archivo en medio magnético.
Número de Medios
Número utilizado internamente por el transmisor para identificar el archivo en medio
magnético.
Generar Medio Magnético 1099, tarjeta Compañías

Seleccionadas
Use para indicar hacia qué compañías se asientan transacciones para los proveedores
incluidos en el archivo en medio magnético. Cuando se ingresan los documentos en el
sistema, se designa la compañía a nivel de transacción. Por lo tanto un proveedor puede
tener montos 1099 en más de una compañía.
Figura 142:Tarjeta Compañías Seleccionadas de Generar Medio Magnético 1099 (03.742.00)
Selected
Indica la compañía seleccionada como una de las compañías para las que el proveedor
incluído en el archivo en medio magnético debe tener transacciones asentadas.
Deseleccione Selected si las transacciones de los proveedores 1099 no deberán asentar
a la compañía.
Company ID
Código de identificación de la Compañía en la que se asentarán las transacciones de los
proveedores 1099. No se puede modificar la información en este campo.
Company EIN
Número identificador de empleado (EIN) de la compañía a la cual se asentarán las
transacciones de los proveedores 1099. No se puede modificar la información en este
campo
Company Name
Nombre de la compañía a la cual se asentarán las transacciones de los proveedores
1099. No se puede modificar la información en este campo
Seleccionar Todo (botón)
Haga click para seleccionar todas las compañías (las transacciones de todos los
proveedores 1099 del archivo serán asentadas en todas las compañías).
Limpiar Todo (botón)
Haga click para deseleccionar todas las compañías (las transacciones de todos los
proveedores 1099 del archivo no serán asentadas en ninguna de las compañías).
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00)

Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) procesa los costos de importación
ingresados en Documentos y Ajustes (03.010.00) de Cuentas por Pagar distribuyendo el
costo de importación ingresado para la línea de transacción entre los items de la
recepción de orden de compra asociada en Asignar Costos de Importación (61.020.00).
Después de que Liberar Documentos CxP (03.400.00) de Cuentas por Pagar libera
exitosamente el lote de documentos de cuentas por pagar, llama automáticamente a
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) para procesar los lotes de costos de
importación asociados. Si falla el proceso de costos de importación durante la
liberación del lote de cuentas por pagar, se puede iniciar manualmente accediendo
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) desde el menú de Cuentas por
Pagar . Si hay una falla en el proceso del lote de costos de importación en Procesar
Lotes Costos de Importación (61.210.00), ninguno de los códigos de costos de
importación ingresados al documento de cuentas por pagar será procesado. La falla es a
nivel de documento de cuentas por pagar y no a nivel de código de costos de
importación.
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) crea los lotes de ajustes de
inventario y lotes de contabilidad requeridos por los números de recepción/artículos de
inventario ingresados en Asignar Costos de Importación (61.020.00). Note que:
• No se puede procesar Costos de Importación hasta que se haya liberado
exitosamente el lote asociado de documentos de cuentas por pagar.
• Los Costos de Importación ingresados mediante Cuentas por Pagar son liberados
por Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00).
Los costos de importación para artículos de inventario con método de valorización de
FIFO, LIFO, Costo Promedio e Identificación Específica serán actualizados con los
costos de importación distribuídos mediante la creación de un lote de ajustes de costos
de inventarios. Si alguno de los artículos de la recepción de orden de compra ha sido
vendido antes que se procese el costo de importación, entonces se actualizará el costo
de inventario para la cantidad remanente en inventario y la distribución de costo de
importación para los artículos vendidos previamente será asentada en la cuenta
contable de variación de costo de importación. Procesar Lotes Costos de Importación
(61.210.00) creará el lote de ajustes de costo de inventario para la actualización de
costo para la cantidad de artículo que todavía permanece en inventario y, también la
libera de modo que no se requiere intervención manual. Se crea un lote de ajustes de
costos de inventario para cada partida de costos de importación del documento de
cuentas por pagar.
Si está habilitado Inventario Bi-Monetario, se efectúa en Procesar Lotes Costos de
Importación (61.210.00) una búsqueda de tipos de cambio para convertir la moneda
base a la moneda bi-monetaria . Si no se encuentra un tipo de cambio y se necesita
crear un ajuste de costos de inventario, se grabará un mensaje en la bitácora de eventos
(Event Log) y se interrumpirá el proceso. Si ocurre esto, configure los tipos de cambio
requeridos y luego abra Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) desde el
menú de Cuentas por Pagar para liberar manualmente el lote de costos de importación.
Los costos de importación para artículos de inventario con método de valorización de

Costo Estándar y Especificado por el Usuario, serán asentados a la cuenta de variación
de costos de importación mediante la creación de un lote de contabilidad. También,
para los artículos con métodos de valorización de FIFO, LIFO, Costo Promedio e
Identificación Específica, si alguno de los artículos de la recepción de orden de compra
se vendió previo al proceso de costos de importación, la distribución de los costos de
importación para los artículos vendidos previamente será asentada a la cuenta de
variación de costos de importación mediante la creación de un lote de contabilidad. Si
se necesita crear un lote de contabilidad y no se encuentra la cuenta/entidad de
variación de costos de importación en Artículos (10.250.00) y en Control de
Inventarios (10.950.00), se grabará un mensaje en la bitácora de eventos (Event Log) y
se interrumpirá el proceso de costos de importación. Si ocurre esto, configure la
cuenta/entidad de variación de costos de importación y abra a continuación Procesar
Lotes Costos de Importación (61.210.00) desde el menú de Cuentas por Pagar para
liberar manualmente el lote de costos de importación. Cuando corresponda, se crean
lotes separados de contabilidad para cada partida de transacciones de costos de
importación del documento de cuentas por pagar.
Si hay una falla en el proceso del lote de costos de importación en Liberar
Documentos de CxP (03.400.00), se pueden hacer las modificaciones necesarias en
Asignar Costos de Importación (61.020.00) y acceda a continuación a Procesar Lotes
Costos de Importación (61.210.00) desde el menú de Cuentas por Pagar para liberar
manualmente el lote de costos de importación.
Notas:
• Los costos de importación actualizarán los costos de inventario basados en el
método de valorización de los artículos.:
- Se actualizará el costo de inventario para los artículos seleccionados con
método de valorizacion FIFO, LIFO, Costo Promedio e Identificación
Específica mediante la creación de un lote de ajustes de costos de inventario.
Si alguno de los artículos de la recepción de orden de compra ha sido vendido
antes del proceso de costos de importación, entonces se actualiza el costo de
importación de inventario para la cantidad remanente mediante la creacion de
un lote de ajuste de costo de inventario. La distribución de costos de
importación para los artículos vendidos previamente se asentará a la cuenta de
variacion de costos de importación mediante la creacion de un lote de
contabilidad.
- Los costos de importación para artículos con método de valorizacion Costo
Estándar o Especificado por Usuario se asentarán directamente a la cuenta de
variacion de costos de importación de contabilidad porque los costos de
inventario para estos métodos de valorización no se actualizan cuando se
reciben los artículos en inventario.
- Los costos de importación para artículos no-almacenados se asentará
directamente a la cuenta de variación de costos de importación de contabilidad
porque los artículos no-almacenados pueden tener solamente un método de
valorización Costo Estándar o Costo Espeificado por Usuario.
• Los costos de importación serán distribuídos entre los números de

recepción/artículos de inventario ingresados en Asignar Costos de Importación
(61.020.00). El ingreso número de recepción/artículo de inventario en Asignar
Costos de Importación (61.020.00) está restringido de modo que solamente se
pueden ingresar números de recepcion/artículos de inventario válidos. Por ejemplo,
el número de recepción/artículo de inventario debe tener un tipo Receip For de
Goods for Inventory, Goods for Sales Order, Non-Inventory, y Goods for Project.
• Si la cuenta de la partida de transacciones de costos de importación no es una
cuenta de proyecto y se ingresa una combinación número de recepción/artículo de
inventario en Asignar Costos de Importación (61.020.00) que tiene un tipo Receipt
For de Goods for Project, se crearán las siguientes transacciones:
La línea de transacción de costos de importación del lote de cuentas por pagar
generará:
- Un débito a la cuenta de las transacciones costos de importación (debería ser
la cuenta de conciliación de costos de importación asociada con el código de
costos de importación).
- Un crédito a la cuenta de cuentas por pagar del proveedor.
Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00) del lote de cuentas por pagar
generará:
- Un débito a la cuenta de proyecto a partir de la partida de la orden de compra
Goods for Project.
- Un crédito a la cuenta de las transacciones de costos de importación (debería
ser la cuenta de conciliacion de costos de importación asociada con el código
costos de importación).
• La unidad de medida no se tomará en consideración para los cálculos de
distribuciones de costos de importación. Se utilizarán los valores del costo,
cantidad y peso de la recepción de la orden de compra tal como se ingresaron, sin
considerar la unidad de medida. Por ejemplo, una recepción de orden de compra
tiene dos partidas, una con una cantidad de 100 unidades y otra con una cantidad
de 50 paquetes. Los cálculos de distribución de costos de importación sumarán las
cantidades totales para las partidas de la recepcion de orden de compra como 150:
no se efectúa conversión de unidad de medida. Lo mismo aplica para los costos y
pesos de las partidas.
Figura 143: Procesar Lotes Costos de Importación (61.210.00)
A continuación están las descripciones de campo para Procesar Lotes Costos de

Importación (61.210.00).
Seleccionado
Seleccionado marca los costos de importación asociados con el documento de cuentas
por pagar (identificado por el AP Ref Number) como disponible para liberar.
No Compañía
No Compañía indica la compañía asociada con la transacción de costos de importación
que se está seleccionando para liberar. Los números de compañía se asignan a las
transacciones de costos de importación en Documentos y Ajustes (03.010.00) de
Cuentas por Pagar. Este campo es display-only.
Número Lote CxP
Número Lote CxP identifica un lote de cuentas por pagar que contiene los documentos
con costos de importación que están disponibles para liberar. Los números de lotes de
Cuentas por Pagar se asignan en Documentos y Ajustes (03.010.00) de Cuentas por
Pagar. Este campo es display-only.
No Refer CxP
No Refer CxP es el documento de Cuentas por Pagar que tiene asociados costos de
importación que están disponibles para liberar. Los números de referencia de Cuentas
por Pagar se asignan en Documentos y Ajustes (03.010.00) de Cuentas por Pagar. Este
campo es display-only.
No Proveedor
No Proveedor identifica el proveedor asociado al costo de importación que está
disponible para liberar. Los códigos de proveedor se asignan en Documentos y Ajustes
(03.010.00) de Cuentas por Pagar. Este campo es display-only.
Costo Importación
Costo Importación indica el total de los montos de costos de importación ingresados en
las partidas de transacciones de costos de importación del documento de Cuentas por
Pagar. Este campo es display-only.
Seleccionar Todo (botón)
Presione Seleccionar Todo para marcar todas las partidas de la grilla como disponibles
para liberar.
Presione Deseleccionar Todos para desmarcar todas las partidas de la grilla de manera
tal que ninguna estará marcada para liberar. Se puede seleccionar documentos
específicos de Cuentas por Cobrar individualmente utilizando la checkbox
Seleccionado.
Haga click en Iniciar Proceso para iniciar el proceso de costos de importación para las
partidas seleccionadas.
Pantallas de Configuración e Integridad

Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
Use para adaptar el módulo de Cuentas por Pagar a la estructura de su negocio.
Algunas de las especificaciones efectuadas en Control de Cuentas por Pagar
(03.950.00) no se pueden cambiar una vez que el sistema está en uso. En la mayoría de
los casos, sin embargo, la configuración ingresada aporta valores por omisión
diseñados para acelerar el ingreso de datos y reducir los errores.
Precaución: Antes de ingresar la información en Control de Cuentas por Pagar
(03.950.00), debe ingresar al menos parte de la información de las pantallas en
Catálogo de Cuentas (01.260.00), del módulo de Contabilidad, Condiciones de Pago
(21.270.00) del módulo de Información Compartida, y Tipos de Proveedor (03.290.00)
del módulo de Cuentas por Pagar.
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta Información Cuentas

Use para ingresar cuentas por omisión y entidades opcionales para cuentas por pagar.
Algunos de las especificaciones por omisión se utilizan para los nuevo proveedores en
Proveedores (03.270.00), mientras que otras se utilizan para los nuevos tipos de
proveedores en Tipos de Proveedor (03.290.00), los que se utilizan luego para llenar
los campos en Proveedores (03.270.00). Durante el ingreso de datos se utilizan otras
configuraciones adicionales.
Figura 144: Tarjeta Información Cuentas de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
La mayoría de la información de la tarjeta Información Cuentas puede ser modificada

en otras pantallas y/o durante el ingreso de datos. Estos valores por omisión están
diseñados para reducir los errores en ingreso de datos y para facilitar consistencia. Las
excepciones a ésto son los campos Cuenta y Entidad de Descuentos. Las
especificaciones en esta pantalla controlarán asentar los descuentos registrados para
todos los proveedores.

Cuenta que se acreditará con las compras a proveedores. Cuando está configurando
nuevos tipos de proveedor en Tipos Proveedor (03.290.00), el valor de este campo se
utiliza para llenar el campo Cuenta CxP. Se puede ingresar una cuenta diferente para un
tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este es un campo obligatorio.
Entidad opcional para acreditar las compras a proveedores. Cuando está configurando
nuevos tipos de proveedor en Tipos Proveedor (03.290.00), el valor de este campo se
utiliza para llenar el campo Entidad CxP. Se puede ingresar una entidad diferente para
un tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este es un campo obligatorio.
Cuenta de Cheques
Cuenta de cheques que se acreditará con los pagos a proveedores. Durante la impresión
de cheques o cuando ingrese cheques manuales, el valor de este campo se utiliza para
llenar el campo Cuenta Cheques para la emisión de cheques. Se puede ingresar una
cuenta diferente en esa ocasión. Este es un campo obligatorio.
Entidad de Cheques
Entidad de cheques que se acreditará con los pagos a proveedores. Durante la
impresión de cheques o cuando ingrese cheques manuales, el valor de este campo se
utiliza para llenar el campo Entidad Cheques para la emisión de cheques. Se puede
ingresar una entidad diferente en esa ocasión. Este es un campo obligatorio.
Cuenta de Descuentos
Cuenta para acreditar los descuentos tomados en los pagos a proveedores. La cuenta
ingresada aquí es utilizada por el sistema para asentar las cantidades cada vez que se
registre un descuento en un cheque. Este campo no puede ser modificado. Este es un
campo obligatorio.
Entidad de Descuentos
Entidad para acreditar los descuentos tomados en los pagos a proveedores. La entidad
ingresada aquí es utilizada por el sistema para asentar las cantidades cada vez que se
registre un descuento en un cheque. Este campo no puede ser modificado. Este es un
campo obligatorio.
Cuenta de Gastos
Cuenta de gastos para cargar las compras a proveedores. Cuando está configurando
nuevos tipos de proveedor en Tipos de Proveedor (03.290.00), el valor de este campo
se utiliza para llenar el campo Cuenta de Gastos. Se puede ingresar una cuenta
diferente para un tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este no es un campo
obligatorio.
Entidad de Gastos
Entidad de gastos para cargar las compras a proveedores. Cuando está configurando
se utiliza para llenar el campo Entidad Gastos. Se puede ingresar una entidad diferente
para un tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este no es un campo obligatorio.
Cuenta de Anticipos
Cuenta de anticipos para cargar los anticipos a proveedores. Cuando está configurando
se utiliza para llenar el campo Cuenta Anticipos. Se puede ingresar una cuenta diferente
para un tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este no es un campo obligatorio.
Entidad de Anticipos
Entidad de anticipos para cargar los anticipos a proveedores. Cuando está configurando
se utiliza para llenar el campo Entidad Anticipos. Se puede ingresar una entidad
diferente para un tipo de proveedor específico en esa ocasión. Este no es un campo
obligatorio.
Asiento Contable
Controla cómo el software asienta la actividad de cuentas por pagar en la contabilidad;
las opciones son:
• Sumarizado - Para cada lote, sumariza por cuenta las transacciones y documentos
del lote y asienta únicamente estos resultados. Cuando se liberan los lotes, se
calcula la cantidad total a asentar a cada cuenta/entidad contable y se hace solo una
transacción para cada combinación cuenta/entidad.
• Detallado - Para cada lote, incluye los detalles de cada transacción y documento
que conforman el lote. Se mostrarán los datos individuales de las transacciones
(facturas y ajustes) en Contabilidad, en Detalle Historial de Cuentas (01.300.01) y
en el reporte Libro Mayor (01.620.00).
Nota: Usted preferiría ver asientos detallados, ya que facilita la revisión de la actividad
de una cuenta- cada transacción incluye al proveedor y una descripción del artículo.
Sin embargo, mientras que es útil tener el detalle en las cuentas de gastos, asentar
detallado también crea una gran cantidad de líneas de artículos en las cuentas de
cheques y especialmente en la cuenta de cuentas por pagar, donde habrá una línea por
cada documento y cada cheque.
Para aliviar este problema, hay una opción en la pantalla del Catálogo de Cuentas
(01.260.00) de Contabilidad, que permite definir la forma de asentar para cada una de
las cuentas. En Opciones Asentamiento, puede seleccionar Asentar detallado o
Sumarizado Excepto C/F. Especificando las cuentas de cheques y cuentas por pagar en
Sumarizado Excepto C/F, aun puede tener asentamiento detallado en las cuentas de
gastos.
Nota: Recuerde que la opción Detalle en el módulo de Cuentas por Pagar debe ser
utilizada correctamente para obtener el resultado deseado en la contabilidad. Si quiere
asentar detallado en Contabilidad, Control (03.950.00) de Cuentas por Pagar debe estar
preparado para Asentar Detallado, así como Opciones Asentamiento del Catálogo de
Cuentas (01.260.00) de Contabilidad. Si define en Cuentas por Pagar que asentará
sumarizado, el asentamiento se efectuará resumido, sin importar las especificaciones
definidas en Catálogo de Cuentas (01.260.00)
Nota: Si tiene un alto nivel de actividad, debe considerar el uso de asentamiento
resumido. Asentamiento detallado puede generar archivos de datos y reportes
demasiado extensos. Con las opciones de drill-down en las pantallas de historial de
Contabilidad, todavía tendrá la posibilidad de ver las pantallas de ingreso de datos
originales. El único inconveniente es que el reporte Libro Mayor (01.260.00) no
incluirá el detalle línea de artículo.
Precaución: Recuerde las limitaciones de Drilldown en FRx, si asienta resumido.
Podría considerar asentar en Detalle aquellas cuentas para las que desea hacer
drilldown en FRx.
Impresión Rápida (icono impresora)
Presione el ícono impresora para imprimir el reporte Control de Cuentas por Pagar, el
cual muestra toda la informacion ingresada en el registro de configuración de Cuentas
por Pagar. Este reporte se puede utilizar para revisar las opciones de Control de
Cuentas por Pagar (03.950.00).
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta Otras Opciones

Use para tomar decisiones de Sistema, que afectan la operación del módulo de Cuentas
por Pagar. Estas decisiones incluyen formatos para números de referencia y de lote;
como verá la información de documentos de proveedores, como definir categorías de
antigüedad, asignar el origen de la información de impuestos de ventas y como mostrar
las descripciones de transacciones para los documentos de los proveedores.
Figura 145: Tarjeta Otras Opciones de Control de Cuentas por Pagar (03.950.00)
La mayoría de los valores de la tarjeta Otras Opciones se puede cambiar

posteriormente, si es necesario.
Períodos
Use para establecer el período fiscal actual.
Número Período Actual

Período y año fiscal actual para el módulo de Cuentas por Pagar. Se puede ingresar el
período en este campo al establecer la configuración inicial de módulo (cuando se
inicializa el módulo Cuentas por Pagar y se ingresen los saldos iniciales de las cuentas
en Cuentas por Pagar). El número de período es utilizado por el sistema para poblar
Period to Post durante el ingreso de datos (facturas, cheques, etc.). Se puede ingresar
un período diferente en cada ocasión, si es necesario.
Precaución: Una vez que se han ingresado transacciones no se puede cambiar el
Numero Periodo Actual.
Años a Retener Historial Proveedores
Número máximo de años fiscales anteriores al actual para los que el software debe
guardar el historial del proveedor (número de años para los cuales el sistema debería
hacer un seguimiento al total de compras, cuentas, descuentos, transacciones de cargo
transacciones de crédito para cada proveedor, por período). Esta información está
disponible en Historial del Proveedor (03.271.00) y en varios de los reportes. Se puede
cambiar la información de este campo cuando sea necesario. Sin embargo, si se
incrementa el número de años, no se recuperará la información que ya haya sido
borrada.
Períodos a Retener Transacciones
Número máximo de períodos anteriores al actual para los que el software debe guardar
la actividad de cuentas por pagar (todas las facturas pagadas, ajustes totalmente
aplicados o pagados y cheques conciliados más sus transacciones asociadas una vez
que se cierren esas facturas, ajustes y cheques). Por ejemplo, si se establece este campo
en 12, cualquier item cerrado hace más de 12 períodos contables será borrado cuando
se borre detalle desde el módulo. Se puede cambiar la información de este campo
cuando sea necesario. Sin embargo, si es incrementado, no se mostrará la información
histórica que ya ha sido borrada.
Períodos a Verificar Duplicados
Número máximo de períodos que el software revisa para detectar registros de facturas
duplicados. El valor que se indica se utiliza solamente si se selecciona Advertir de
Facturas Duplicadas. Si es así, el número de períodos en este campo determina la
extensión de la búsqueda por registros duplicados. Se puede cambiar la información de
este campo cuando sea necesario.
Si bien esta opción es de gran utilidad para evitar duplicidad en el ingreso de facturas,
hay que considerar algunas concesiones a cambio (trade-offs). La búsqueda por
registros duplicados se efectúa dos veces durante el ingreso de una factura cuando se
ingresa el número de la factura y cuando se ingresa el valor de la factura. A mayor
cantidad de períodos establecidos para la búsqueda, ésta tomará más tiempo. También,
si tiene numerosas facturas de un proveedor para compras estándar con el mismo valor
de dólar, será advertido constantemente por esta situación.
Guardar Cheques para Conciliación

Seleccionar Guardar Cheques para Conciliación hace que el software controle la
retención de cheques basado en Períodos a Retener Transacciones.
Si está utilizando el módulo de Administración de Efectivo, no estará disponible
Guardar Cheques para Conciliación. Si no se está utilizando el módulo de
Administración de Efectivo, el módulo de Cuentas por Pagar tiene la funcionalidad de
conciliación de cheques que lleva registro de los cheques emitidos, permitiendo
ingresar información para los cheques que han sido pagados por el banco y generar un
reporte con los cheques pendientes y cualquier irregularidad en el pago de los cheques.
Si se desea utilizar esta funcionalidad, se debe seleccionar Guardar Cheques para
Conciliación.
Si selecciona Guardar Cheques para Conciliación, posteriormente podría encontrar que
nunca termina de pagar cheques e imprimir los reportes. En consecuencia, los cheques
se mantendrán por un tiempo mayor que los períodos normales de retención de datos
(nunca se borran los cheques sin cancelar), haciendo que los archivos de datos crezcan
significativamente. Si ocurre esto, puede deseleccionar la opción, lo que ocasionará
que se borren los cheques antiguos durante el próximo proceso de borrado de datos.
Considere utilizar el módulo de Cuentas por Pagar por un tiempo antes de utilizar la
conciliación de cheques. Se puede seleccionar posteriormente la opción de mantener
los Cheques, lo que mantendrá los cheques a partir de ese momento y en adelante.
Numeración de Lotes y Referencias
Valores actualizados por el sistema que llevan registro de los números de lotes de
transacciones y números de referencia. Use para ver los números de lote y referencia
actuales.
Ultimo Núm Refer Usado
Ultimo código numérico asignado a un documento. Si se desea que el número de
referencia se inicialice en un valor en particular, se debe ingresar un número diferente
(es decir, se puede establecer el numero de referencia inicial).
Ultimo Núm Lote Usado
Ultimo código numérico asignado a un lote de transacciones. Si se desea que el número
de lote se inicialice en un valor en particular, se debe ingresar un número diferente (es
decir, se puede establecer el numero de lote inicial).
Nota: En una nueva instalación, los números de lote y de referencia se inician en
000000. Mientras que el sistema no tiene problemas con números duplicados de lote de
transacciones para diferentes módulos puede ser confuso para los usuarios y crear
problemas cuando trate de imprimir reportes contables seleccionados por numero de
lote. Para ayudar a evitar confusión, considere iniciar los números de lote para cada
modulo en un punto diferente. Por ejemplo, los números de lote de Contabilidad
podrían iniciar con 100000 , los números de lote de cuentas por pagar en 200000 y los
números de lotes de Cuentas por Cobrar en 300000.
Consulta de Proveedores
Controla la opción de omisión de la consulta detallada de documentos: el nivel de
detalle que se muestra cuando se abre la tarjeta Documentos en la pantalla Proveedores
(03.270.00). Una vez que se abre Proveedores (03.270.00), se puede cambiar desde
Proveedores (03.270.00) También se puede cambiar este valor en cualquier momento.
Las opciones son:
• Todos los Documentos - Todos los documentos abiertos y pagados de todos los
períodos se encuentran disponibles para su revisión (todos los documentos en el
sistema, para el proveedor, mientras se retenga el detalle de transacciones).
• Solo Documentos Abiertos - Unicamente se tienen disponibles para revisión los
documentos abiertos (facturas sin pagar, ajustes no aplicados e items pagados
anticipadamente).
• Documentos Actuales más Abiertos - Todos los documentos pagados y abiertos
del período actual más los documentos abiertos de otros períodos (anteriores o
futuros) están disponibles para su revisión.
Tipo Prov Omis
Código de identificación de tipo de proveedor a utilizar por omisión en ingreso de
datos. Cuando está configurando nuevos tipos de proveedor, los valores de este campo
se utilizarán para llenar el campo Tipo. Se puede ingresar un código diferente en esa
ocasión, si es necesario. (Los tipos de proveedor se utilizan para agrupar proveedores
para propósitos de reporteo, y para ingresar las especificaciones por omisión para los
proveedores). La configuración por omisión está diseñada para ahorrar tiempo y
reducir los errores, y puede ser modificada en cualquier momento.
Cond Pago Omis
Código de identificación de las condiciones de pago a utilizar por omisión para el
proveedor. Cuando está configurando nuevos tipos de proveedor, los valores de este
campo se utilizarán para llenar el campo Condiciones. Se puede ingresar un código
diferente en esa ocasión, si es necesario. Cuando se configura un nuevo proveedor en
Proveedores (03.270.00), Cód.Condic.Pago se llena basado en el tipo de proveedor .
Nuevamente, se puede ingresar un código de condiciones de pago diferente, en esa
ocasión. Se utiliza el código establecido en Proveedores (03.270.00) durante el ingreso
de facturas para calcular la fecha de vencimiento de la factura basado en la fecha de la
factura y en el código de condiciones de pago.
Número de Decimales
Use para asignar el número de decimales a mostrar a la derecha del punto decimal
durante el ingreso de facturas y ajustes, para Cantidad y Precio Unitario. Durante el
ingreso de facturas, el sistema calcula el Monto para cada línea basado en los valores
ingresados para Cantidad y Precio Unitario. Si se admite más de dos decimales para
esos campos, el sistema redondea el resultado al calcular el Monto para la línea. Si el
monto calculado no es lo que aparece en la factura, puede ingresar un monto diferente.
Cant
Número de decimales a usar al ingresar una cantidad
Precio
Número de decimales a usar al ingresar un precio.
Categorías Antigüedad
Use para ingresar categorías de antigüedad para mantener registros de antigüedad de
cuentas por pagar. Los valores ingresados aquí son utilizados por el sistema al generar
los reportes Antigüedad de CxP (03.680.00) y Antig CxP Sensible Período, para
agrupar documentos en diferentes columnas de antigüedad. Ambos reportes pueden ser
impresos con formatos "Desde", o "Hasta" . Se puede cambiar los valores de estos
campos en cualquier momento.
Nota: En general "Hasta", se utiliza para reportear requerimientos de efectivo, y
"Desde", se utiliza para reportes de antigüedad.
Categoría 1 (Desde)
Especifica el valor inferior del rango de días por vencer que el software debe utilizar
para mantener los registros de antigüedad de los documentos de cuentas por pagar para
la primera categoría.
Categoría 1 (Hasta)
Especifica el valor superior del rango de días por vencer que el software debe utilizar
la primera categoría.
la segunda categoría.
la segunda categoría.
la tercera categoría.
la tercera categoría.
Impuesto de Omisión
Especifica cómo determina el software los códigos de impuesto de omisión al
momento de ingresar cada línea de detalle del documento: utilice la configuración de
impuestos establecida en Control (03.950.00) o utilice la configuración de impuestos
de la línea de detalle anterior, si existe.
Se puede cambiar esta configuración en cualquier momento. Está disponible sólo si
está activa la función de impuesto detallado en Permitir Impuesto. Las opciones son:
• Proveedor- Para cada partida de una transacción, calcula los impuestos de omisión
en base a la información de impuestos definida para cada proveedor en la pantalla
de Proveedores (03.270.00).
• Partida Anterior Documento - Para cada partida de una transacción, los códigos de
impuesto de omisión se obtienen de la partida previamente registrada.
Permitir Impuesto
Controla la función de registro detallado de impuestos del módulo de Cuentas por
Pagar. Esta función le permite registrar múltiples códigos y montos de impuestos para
cada línea de detalle de una transacción; activa la función de registro de impuestos
detallados. El registro de impuestos de esta forma entrega la información necesaria
para los reportes detallados de impuestos, en el módulo de Información Compartida. Si
esta opción no está seleccionada, el software no calculará los impuestos por ventas.
Aún se pueden ingresar los impuestos como una partida separada en una transacción.
Advertir en Facturas Duplicadas
Hace que el sistema compare números de facturas montos con respecto a partidas
ingresadas anteriormente para el proveedor actual. Controla si el software emite o no
un mensaje de advertencia cuando encuentra un documento existente con el mismo
número de factura o monto del documento que se está registrando (posible transacción
duplicada).
Descripción Transacción Omisión

Controla el formato de omisión que el software utiliza para las descripciones de líneas
de detalle de las transacciones. El texto de la descripción se incluye al asentar detallado
al módulo de Contabilidad; aparece en el reporte Libro Mayor (01.620.00). Las
opciones son:
• Combinación No y Nombre - Inicia todas las descripciones de líneas de detalle de
transacción con una combinación del número y nombre del proveedor. Ingresa
automáticamente el No Proveedor y el Nombre en Descripción. Si usted ingresa
una descripción, el No Proveedor se antepone al texto ingresado manualmente. Si
el total de caracteres en el código y el texto son demasiado largos para el campo, se
trunca el texto ingresado por el usuario.
• No Proveedor - Inicia todas las descripciones de líneas de detalle de transacción
con el número del proveedor. Ingresa automáticamente el No Proveedor en
Descripción. Si ingresa texto, se aplica el mismo tratamiento que en el caso de la
combinación código y nombre.
• Nombre Proveedor - Inicia todas las descripciones de líneas de detalle de
transacción con el nombre de proveedor. Ingresa automáticamente el Nombre del
Proveedor en Descripción. Si el usuario ingresa texto, se usa sólo el texto,
omitiéndose el nombre del proveedor.
• Definida por el Usuario - Todas las descripciones de líneas de detalle de
transacción deben consistir únicamente de la descripción registrada por el usuario.
Nada se ingresa automáticamente en Descripción.
Requerir No O.C. en Anticipos
Seleccione si un número de O.C. se requerira para ingresar un anticipo en Facturas
Rápidas y Anticipos (03.020.00).
Control de Cuentas por Pagar, tarjeta 1099

Use para activar y desactivar el ingreso de información de montos 1099 para
proveedores, tanto para el año 1099 actual y año 1099 siguiente. Establece el límite
federal al ingreso y retención 1099 para proveedores sujetos a reporteo 1099.
Figura 146: Tarjeta 1099 de Cuentas por Pagar (03.950.00)
El software hace un seguimiento a la información 1099 por dos años simultáneamente.

La tarjeta 1099 muestra los años que se están siguiendo, incluyendo el status del año y
el límite a utilizar al generar 1099s.
No se pueden cambiar los años en esta pantalla. Para cerrar un año y habilitar uno
nuevo, debe cerrar el año 1099 en Cerrar Año 1099 (03.530.00).
Se puede cambiar el status para el año. Las opciones son: Open o Closed (Abierto o
Cerrado). Si un año está abierto, se puede asentar nuevas transacciones 1099 a ese año.
Una vez que se ha impreso los reportes 1099s para un año en particular, debería
cambiarse el status a Closed (Cerrado).
Año 1099 Actual

Número de año calendario 1099 actual para mantener 1099 Calendar Year Control
(03.530.00).
Status Año Actual
calendario 1099 actual. Las opciones son:
• Closed - No se puede ingresar información para el año actual.
• Open - Se puede ingresar información para el año actual.
• International – Quita los campos relacionados con 1099 desde pantallas y reportes.
Sig Año 1099
Número de año calendario 1099 que sigue al año calendario 1099 actual.
Status Sig Año
calendario 1099 siguiente ; las opciones son:
• Closed - Cerrado - no se puede ingresar información para el año siguiente.
• Open - Abierto - se puede ingresar información para el año siguiente.
• International – Quita los campos relacionados con 1099 desde pantallas y reportes.
Limite 1099
Máximo monto que puede ser pagado a proveedores por bienes adquiridos o servicios
prestados antes de que ellos sean sujetos a requerimiento de reporte federal 1099.
Verificar Integridad (03.990.00)

Use para verificar la integridad (totalidad y exactitud) de la información de Cuentas
por Pagar (datos en el módulo de Cuentas por Pagar) y para buscar discrepancias entre
ellos. Este proceso es de utilidad si los reportes muestran lo que usted supone son
saldos incorrectos. Después de verificar la exactitud de los reportes, usted puede
efectuar este proceso para verificar que los datos son correctos.
Figura 147: Verificar Integridad (03.990.00)
Si se encuentran problemas, serán registrados en una bitácora de eventos. En este caso,

se debería imprimir la bitácora de eventos para revisión. Se debe efectuar el proceso
Verificar Integridad (03.990.00) periódicamente, conciliando o corrigiendo los errores
encontrados.
Precaución: Las opciones Verificar Lotes Asentados, Verificar Saldos Proveedores, y
Verificar Saldos Documentos solamente verifican los datos en el módulo de Cuentas por
Pagar. Reconstruir Historial con Documentos y Corregir Saldos Documentos cambian
los datos y necesitan ser efectuados con precaución. No seleccione Reconstruir Historial
con Documentos ni Corregir Saldos Documentos sin haber efectuado un respaldo de los
datos, y solamente aplique como último recurso.
Precaución: Durante este proceso no se puede permitir a otros usuarios que trabajen
con las transacciones de Cuentas por Pagar. Esto incluye la liberación de lotes desde
otros módulos que generen transacciones en Cuentas por Pagar.
Verificar Saldos Documentos

Especifica que el software debería revisar todos los registros de documentos para
verificar que las transacciones de cada documento son iguales a su saldo de documento
(los cheques y ajustes han sido aplicado correctamente a los documentos). Si hay
diferencias, se creará un registro en la bitácora de eventos.
Corregir Saldos Documentos
Especifica que el software debería actualizar los saldos de documentos si se encuentran
discrepancias entre los saldos de documentos y sus totales de transacciones asociadas.
No ejecute este proceso sin antes ejecutar Verificar Saldos Documentos y Verificar Lotes
Asentados. Respalde su información antes de ejecutar esta opción.
Verificar Lotes Asentados
Especifica que el software debe revisar todos los lotes liberados de cuentas por pagar
para asegurar que los montos de transacciones son iguales al monto del documento y
que los montos de documentos son iguales al monto del lote (completos y exactos). El
proceso verifica cada lote, que existan documentos para el lote y los montos
acumulados en el Total de Control del Lote. Si se encuentran diferencias se generará
un registro en la bitácora de eventos.
Verificar Saldos Proveedores
Especifica que el software debe revisar todos los registros del proveedor para verificar
que los documentos liberados de cada proveedor sean iguales al saldo del período y del
año correspondientes. Si se encuentran diferencias se generará un registro en la
bitácora de eventos.
Reconstruir Saldos Proveedores de Documentos
Especifica que el software debe actualizar los saldos de proveedor con los totales de
documentos del proveedor, en caso de encontrar discrepancias entre los saldos y los
totales del proveedor. Esta opción sumariza los documentos de Cuentas por Pagar, para
cada proveedor por período. No efectúe este proceso sin haber aplicado previamente
las opciones de verificación. Respalde su información antes de aplicar esta opción.
Reconstruir Historial 1099
Especifica que el software debe actualizar los saldos 1099 del período y año a la fecha
(registros históricos) con los totales de documentos de proveedores en caso de
encontrar discrepancias entre los saldos y los totales.
Reconstruir Historial con Documentos
Especifica que el software debe actualizar los saldos del período y año a la fecha de
cada proveedor con los totales de documentos del proveedor, en caso de encontrar
discrepancias entre los saldos y los totales. Esta opción sumariza los documentos de
Cuentas por Pagar, para cada proveedor por período. No efectúe este proceso sin haber
aplicado previamente las opciones de verificación. Respalde su información antes de
aplicar esta opción.

Presione para iniciar el proceso de verificación de integridad de Cuentas por Pagar.
Reportes 369
Reportes
Reporte Requerimientos de Efectivo (03.600.00)
Lista todos los documentos abiertos ( no cero ) de cuentas por pagar (facturas y ajustes)
registrados. Esta información es útil para determinar qué documentos se deben
seleccionar para pago y para la selección para pago real en la pantalla de Seleccionar
para Pago (03.500.00).
Cuando usted selecciona documentos para pago, el software automáticamente establece
los montos a pagar y el descuento iguales a los saldos del documento y del descuento.
Si los documentos no se pagan en su totalidad, puede utilizar el espacio bajo Monto
Descuento y Monto Pago para registrar manualmente los montos parciales a pagar y los
descuentos asociados. Registre estos montos en Editar/Selecc Documentos para Pago
(03.050.00) antes de generar los cheques de cuentas por pagar. En Editar/Selecc
Documentos para Pago (03.050.00) también se puede cambiar la fecha de pago, el
status del proveedor y el status del documento de cada documento que aparece en este
reporte.
Debido a que los ajustes de cargo no tienen una fecha de pago, se totalizan en forma
separada de otros documentos de cuentas por pagar. Los ajustes de cargo (débito) se
incluyen bajo Requerido a Fecha, que muestra un total acumulado de los
requerimientos de efectivo netos para todos los documentos del reporte.
Requerido Neto proporciona una lista por fecha de pago de los requerimientos netos de
efectivo de cada documento (el saldo no pagado menos el descuento). Los
requerimientos netos de efectivo de todos los documentos aparecen en la parte inferior
del reporte.
Status Proveedor indica si el proveedor de un documento está activos (elegible para
pago) o en retención (no elegible para pago). Los documentos asociados con un
proveedor en retención no pueden seleccionarse para pago hasta que el status del
proveedor cambie a activo.
Figura 148: Reporte Requerimientos de Efectivo (03.600.00).
Tarjeta Reporte
Información específica al reporte. Véase la ayuda en línea o la guía del usuario
Administración del Sistema para información sobre los otros campos en la tarjeta.
Formato Reporte
Especifica el tipo de reporte que se debe imprimir. Las opciones son:
• Estándar - Genera el reporte en el formato Estándar de Requerimientos de
Efectivo.
• Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato que incluye información de
múltiples monedas (si dicha información está disponible del módulo de Múltiples
Monedas).
Reportes 371
Reporte Previo de Cheques (03.610.00)

Lista los documentos (facturas y ajustes) a pagar cuando se imprimen los cheques de
cuentas por pagar. Refleja las decisiones de pago de proveedores y documentos que
usted realizó anteriormente en las pantallas Seleccionar para Pago (03.500.00) y en
Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00). Generalmente usted debería generar
el reporte Previo de Cheques (03.610.00) antes de imprimir los cheques de cuentas por
pagar. Utilice el reporte Previo de Cheques (03.610.00) junto con el reporte
Requerimientos de Efectivo (03.600.00) y la Balanza de Comprobación de
Proveedores (03.650.00) para asegurar la precisión de toda la información de cheques.
Para cada proveedor, Monto de Pago muestra el monto total a pagar de cada documento
seleccionado para pago. Total Cheque incluye todos los ajustes de cargo apropiados.
Figura 149: Reporte Previo de Cheques (03.610.00)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
Especifica el tipo de formato de cheque que se debe imprimir. Las opciones son:
• Previo Cheques – Proporciona detalles para cada uno de los cheques seleccionados
para imprimir.
• Previo Cheques Proyectos – Proporciona detalles acerca de los cheques para
imprimir si se adjuntan proyectos a las facturas a pagar por los cheques.
Reporte Cheques (03.620.00)

Use para imprimir cheques de Cuentas por Pagar. Los cheques se deberían imprimir
solamente después de efectuar una cuidadosa revisión del reporte Previo de Cheques
(03.610.00) para determinar que los documentos que desea pagar se encontrarán
incluidos en esos cheques.
Figura 150: Reporte Cheques (03.620.00)
Los cheques se puede imprimir en grandes grupos o en forma individual:

• Si necesita múltiples cheques, use Selección para Pago (03.500.00) para
seleccionar los documentos a pagar, y luego imprima los cheques usando Cheques
(03.620.20).
• Si se necesita solamente un cheque, puede usar Facturas Rápidas y Anticipos
(03.020.00). En esta pantalla dispone de tres opciones: Puede accesar a una factura
ya ingresada en el sistema e imprimir un cheque por la factura, o puede agregar
una factura e imprimir un cheque para esa factura. En el caso de un Anticipo,
puede ingresar la información del cheque e imprimir el cheque sin ingresar una
factura.
Reportes 373
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
Especifica el tipo de cheque que se debe imprimir. Las opciones son:
• Forma Láser - Para utilizar con impresoras laser solamente. Este formato imprime
los detalles del cheque en el tercio superior del formulario de cheque y el cheque
en el tercio medio del formulario. El tercio inferior del formulario permanece en
blanco.
• Forma Láser Múltiple Talón - Para utilizar con impresoras laser solamente.
Imprime los cheques de cuentas por pagar en el formato de cheques láser de
múltiple talón (para uso con impresoras láser únicamente). Con esta opción, El
software imprime los detalles del cheque en el tercio superior de la forma de
cheque, el cheque en la tercio medio de la forma y una copia de los detalles del
cheque en el tercio inferior de la forma.
• Forma Láser Detalle Separado - Para utilizar con impresoras laser solamente.
Imprime los cheques de cuentas por pagar en el formato de cheques láser de
múltiple talón (para uso con impresoras láser únicamente). Con esta opción, el
software imprime una forma de cheque por cada uno de los cheques de cuentas por
pagar, sin importar si todos los detalles del cheque caben en el talón del cheque. Si
un cheque tiene más detalles que los que caben en un talón, el software imprime un
mensaje en el talón del cheque, en lugar de los detalles del cheque, informando que
los detalles del cheque se imprimen por separado.("***Vea sugerencia para
impresión detalle separado para imprimir todos los items pagados en este
cheque***"). Para imprimir, haga click en Print Remittance... en Cheques
(03.620.00).
• Proyectos Múltiple Talón para Proyectos. Para utilizar con impresoras laser
solamente. Se imprimen los cheques con información de proyectos. Los cheques
tendrán la información de talón en la parte superior del cheque, el cheque en el
medio del formulario e información de talón en la parte inferior del formulario.
Nota: Con el fin de imprimir Detalle Separado, debe utilizar el formato Remittance
Laser Check Form. Si quiere disponer del cheque múltiple talón además del detalle
separado, tiene dos opciones: (1) modificar el formato Remittance Laser Check Form
para incluir la información del talón inferior o (2) seleccionar proveedores que no
utilizan cheques con detalle separado e imprimir los cheques para esos proveedores con
el formato Multiple Stub Laser Check Form. Luego imprima los cheques para los
proveedores que deberían recibir el detalle separado.
Este es un buen momento para utilizar tipos de proveedores.
Fecha Cheque
Fecha impresa en los cheques de Cuentas por Pagar; la fecha de cheque por omisión es
la fecha actual. Para los proveedores sujetos a reporteo 1099, se utiliza esta fecha en
conjunto con la fecha calendario establecida en 1099 Calendar Year Control
(03.530.00) para determinar cuál es el conjunto de totales tipo 1099 que tiene que
actualizar.
Nota: A comienzos de un nuevo año calendario, el sistema emitirá el siguiente mensaje

al ingresar la fecha del cheque "Date must be an open 1099 year, please re-enter./ La
fecha debe corresponder a un año 1099 abierto, por favor reingrese". Esto indica que el
año actual no está abierto para los propósitos de reporteo 1099. Para corregir esto,
necesitará abrir el siguiente año calendario 1099.
Sig No Cheque
Controla los números de cheque del primero y subsecuentes cheques impresos. El
número de cheque de omisión es el número que sigue inmediatamente al último cheque
impreso de cuentas por pagar (si el último cheque impreso fue el 000426, el siguiente
número de cheque de omisión es 000427). Verifique este número en cada proceso de
impresión de cheques
Nota: No modifique el número de cheque inicial para los cheques máscara. Si imprime
cheques máscara, el sistema llevará un registro de los cheques utilizados para cheques
máscara e iniciará la impresión con el número correcto al imprimir los cheques reales.
Número Lote
Código numérico único asignado a cada lote de cheques de cuentas por pagar creado al
utilizar la pantalla de Cheques. Identificar grupos de cheques por número de lote le
permite imprimir múltiples lotes de cheques de cuentas por pagar simultáneamente.
El software crea automáticamente un lote de cheques de cuentas por pagar y le asigna
un número de lote cuando se seleccionan documentos a pagar en Seleccionar para
Pago (03.500.00) o en Editar/Selecc Documentos para Pago (03.050.00).
• Si usted hace click en Imprimir, el software incluye todos los cheques del lote
creado.
• Si usted hace click en Ver Selecciones, el software accesa Documentos
Seleccionados (03.620.10) y le permite seleccionar qué cheques incluir en el lote.
Imprimir Máscara
Hace que una serie de Xs (máscara) se impriman en el formato de cheques antes de
imprimir los cheques. La impresión de una máscara ayuda a determinar la alíneación
apropiada del formato del cheque antes de imprimir los cheques. Si selecciona la
opción de imprimir máscara, el software imprime una máscara de cheque pero no
procede con la impresión de cheques reales hasta que se presione Imprimir de nuevo.
Nota: Para impresoras laser, generalmente no necesita imprimir un cheque máscara ya
que el alíneamiento del papel no es regulable.
Ver Selecciones
Haga click para acceder a Documentos Seleccionados (03.620.13) para revisar un lote
de cheques de cuentas por pagar no impresos antes de imprimirlos realmente. Puede
seleccionar uno, varios o todos los cheques del lote para impresión. Esto le permite
imprimir únicamente aquellos cheques específicos que desea imprimir.
Reportes 375
Figura 151: Documentos Seleccionados (03.625.00)
• Si hace click en Ver Selecciones sin registrar un número de lote, la pantalla de

Documentos Seleccionados (03.620.13) lista todos los cheques de cuentas por pagar no
impresos y que no han sido asignados a un lote.
• Si ingresa un número de lote y luego hace click en Ver Selecciones la pantalla de
Documentos Seleccionados (03.620.13) lista todos los cheques no impresos del lote
especificado.
Si no desea pagar a un proveedor, deseleccione Selected y se retirará el pago del
proceso de impresión de cheques. Haga click en Impresión Preliminar para ver el
reporte Previo de Cheques (03.610.00) en pantalla. El reporte muestra cual documento
se está pagando para cada proveedor.
Reporte Detalles de Cheques (03.625.00)

Lista la información acerca de cada cheque de cuentas por pagar para el cual se
imprimió un documento de detalle por separado al imprimir el cheque. Cuando se
imprimen los cheques de cuentas por pagar, la pantalla de Cheques (03.620.00) permite
especificar que el software debería imprimir una sola forma de cheque para cada
cheque de cuentas por pagar, sin importar si los detalles del cheque pueden o no
incluirse en el talón del cheque. Si se elige esta opción y un cheque tiene más detalles
que los que pueden incluirse en el talón, el software imprime un mensaje en el talón del
cheque, en lugar de los detalles del cheque, indicando que los detalles del cheque se
imprimieron en un documento separado. La información que aparece en el reporte de
Detalles de Cheques (03.625.00) es la lista completa de los detalles de los talones de
cheque de los documentos impresos por separado.
Figura 152: Reporte Detalles de Cheques (03.625.00)

Reportes 377
Reporte Registro de Cheques (03.630.00)

Lista la información de todos los cheques de cuentas por pagar previamente
procesados. Usted puede retener los cheques de cuentas por pagar por un número
específico de períodos después de que los cheques se han generado. Generalmente se
retiene la información de cheques para fines de conciliación de cheques. Utilice el
reporte Registro de Cheques (03.630.00), junto con el reporte Conciliación de Cheques
(03.710.00), para conciliar cualquier diferencia entre registros de cuentas por pagar.
En el reporte Registro de Cheques (03.630.00):
• Tipo Cheque - Especifica el tipo de cada uno de los cheques: "CK" (cheque
regular), "MC" (cheque máscara), "SC" (cheque talón).
• Tipo Doc - Especifica el tipo de documento de cuentas por pagar con el que está
asociado cada uno de los cheques: "VO" (factura), "AC" (ajuste de crédito), "AD"
(ajuste de cargo).
• Monto Pagado – Lista el monto de pago de cada uno de los cheques (menos
cualquier descuento) y el monto total de todos los cheques.
• Si el primer cheque que se lista en un lote es en realidad un cheque máscara
(utilizado para verificar la alíneación de la forma en la impresora) o representa un
cheque que después se reimprimió, las palabras Mask Check (Cheque Máscara)
aparecerán bajo Nombre Proveedor. No se puede volver a utilizar el número de
cheque de dicho cheque para ningún procesamiento futuro de cheques de cuentas
por pagar.
• Cualquier número de cheque no utilizado para un tipo de cheque válido aparecerá
como Missing (Faltante) bajo Nombre Proveedor.
Figura 153: Reporte Registro de Cheques (03.630.00)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Estándar - Genera un reporte en el formato estándar del Registro de Cheques.
múltiples monedas (si dicha información está disponible en el módulo de Múltiples
Monedas).
Período Inicio/Fin
Especifica los períodos inicial y final del rango de períodos cuya actividad de cheques
se desea reportar. Este reporte lista todos los cheques de los períodos inicial y final,
además de todos los períodos intermedios.
Reportes 379
Reporte Transacciones CxP (03.640.00)

Lista la información de cuentas por pagar que se ha registrado durante el período
contable actual en las siguientes pantallas de Cuentas por Pagar:
• Documentos y Ajustes (03.010.00).
• Cheques Manuales (03.030.00).
• Cancelar Cheques (03.040.00).
• Generar Documentos Recurrentes (03.510.00).
• Cheques (03.620.00).
Utilice este reporte para localizar información de documentos del período actual por
medio de su número de lote o tipo de transacción: VO (factura), AC (ajuste de
crédito), AD (ajuste de cargo). Para mantener un registro de auditoría claro de cuentas
por pagar, genere el reporte Transacciones CxP (03.640.00) al final de cada uno de los
períodos contables antes de cerrar el período.
Figura 154: Reporte Transacciones CxP (03.640.00)

Tarjeta Reporte
Formato Reporte
Especifica el tipo de reporte que se debe generar; las opciones son:
• Número Lote - Genera un reporte organizado de acuerdo al número de lote (las
transacciones se agrupan por número de lote: transacciones del lote 000232,
transacciones del lote 000233, etc.).
• Tipo Transacción - Genera un reporte organizado de acuerdo al tipo de transacción
(las transacciones se agrupan por tipo: facturas, ajustes de débito, ajustes de
crédito).
• Número Lote, Multi-Moneda - Genera un reporte con formato de número de lote
que incluye información de múltiples monedas (si dicha información está
disponible en el módulo de Múltiples Monedas).
• Tipo Tran, Multi-Moneda - Genera un reporte con el formato de tipo de
transacción que incluye información de múltiples monedas.
Beg/End Period
Especifica los períodos inicial y final del rango de períodos cuya actividad de
transacciones se desea reportar. Este reporte lista todas las transacciones de los
períodos inicial y final, además de todos los períodos intermedios.
Reportes 381
Reporte Balanza Comprobación Proveedores (03.650.00)

Lista la actividad de cuentas por pagar por proveedor para un período de tiempo
específicado. Para cada proveedor, el reporte lista los documentos del proveedor - las
facturas, incluyendo facturas maestras (VM), cualquier ajuste a las facturas, los
cheques de cuentas por pagar procesados y emitidos al proveedor y el saldo actual del
proveedor en cuentas por pagar. Balanza de Comprobación de Proveedores
(03.650.00) puede incluir todos los documentos, todos los documentos abiertos, o
todos los documentos abiertos más los del período actual que ya se hayan pagado.
Figura 155: Reporte Balanza Comprobación Proveedores (03.650.00)
Nota.: Cuando usted necesite una lista de los saldos de proveedores del módulo de
Cuentas por Pagar (para conciliación con Contabilidad o para auditoría), debería
imprimir el reporte Balanza Comprobación Proveedores (03.650.00).
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Abiertos más Actuales Per Cerrado - Genera el reporte en un formato que incluye
todos los documentos abiertos y cualquier documento cerrado (pagado) durante el
período actual.
• Sólo Documentos Abiertos - Genera el reporte en un formato que incluye
solamente los documentos abiertos del proveedor.
• Todos los Documentos - Genera el reporte con un formato que incluye todos los
documentos del proveedor.
• Abiertos más Período Actual, MM - Genera el reporte en el formato de abiertos
más período actual e incluye información de múltiples monedas (si dicha
información está disponible en el módulo de Múltiples Monedas).
• Sólo Documentos Abiertos, MM - Genera el reporte en el formato de sólo
documentos abiertos e incluye información de múltiples monedas.
• Todos los Documentos, MM - Genera el reporte en el formato de todos los
documentos e incluye información de múltiples monedas.
Reportes 383
Reporte Balanza Comprob Período Proveed (03.651.00)

Proporciona una lista por proveedor de la actividad de cuentas por pagar de un período
previo específico. Para cada proveedor, el reporte lista las facturas, cualquier ajuste a
las facturas, los cheques de cuentas por pagar procesados y emitidos al proveedor y el
saldo actual del proveedor en cuentas por pagar. Balanza de Comprobación de
Proveedores (03.650.00) puede documentos previos y/o documentos previos
multimoneda.
Figura 156: Reporte Balanza Comprob Período Proveed (03.651.00)

Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Períodos Anteriores - Genera el reporte en un formato que incluye sólo
documentos cerrados en el período ingresado en Período a Reportar.
• Períodos Anteriores, MM - Genera el reporte en el formato que incluye sólo
documentos cerrados en el período ingresado en Período a Reportar e información
de múltiples monedas.
Período a Reportar
Especifica el período y año fiscal para el cual generar este reporte. Por ejemplo, 08-
2007 especifica que el software debería generar Balanza Comprob Período
Proveedores para el octavo período del año fiscal 2007.
Reportes 385
Reporte Registro de Documentos (03.660.00)

Lista los detalles de todos los documentos de cuentas por pagar (facturas y ajustes) que
se hayan registrado durante el período actual. Utilice el reporte Registro de
Documentos (03.660.00) como apoyo a la consulta y mantenimiento de documentos de
cuentas por pagar. Para cada documento listado, el reporte Registro de Documentos
(03.660.00) muestra únicamente el saldo del documento original. No aparece el saldo
actual del documento (accese esta información a través de la pantalla de Revisar
Documentos (03.250.00).
Figura 157: Reporte Registro de Documentos (03.660.00)

Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Estándar - Genera el reporte en el formato estándar Registro de Documentos
(03.660.00).
• Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato estándar que incluye información
de moneda múltiples (si dicha información está disponible dentro del módulo de
Múltiples Monedas).
Período a Reportar
Especifica el período y año fiscal para el cual generar este reporte. Por ejemplo, 08-
2007 especifica que el software debería generar el reporte para el octavo período del
año fiscal 2007.
Reportes 387
Reporte Proveedores-Detalle (03.670.00D)

Lista por proveedor de la información de proveedores (número, dirección, status,
cuentas de omisión, etc.). Para cada proveedor se muestra el saldo del año anterior y las
transacciones del año a la fecha (compras, pagos, descuentos tomados, etc.) que
conforman el saldo actual de cuentas por pagar del proveedor. Utilice el reporte de
Proveedores-Detalle (03.670.00D) para obtener información actualizada sobre uno o
varios proveedores específicos.
Figura 158: Reporte Proveedores-Detalle (03.670.00D)

Reporte Proveedores-Resumen (03.670.00S)

Lista la última factura, así como los montos de actividad del año a la fecha y el saldo
actual y futuro de cuentas por pagar de cada proveedor. Utilice el reporte de
Proveedores- Resumen (03.670.00S) para obtener información actualizada acerca de
uno o varios proveedores específicos.
Figura 159: Reporte Proveedores-Resumen (03.670.00S)

Reportes 389
Reporte Historial de Proveedores (03.671.00)

Lista para cada proveedor la actividad de cuentas por pagar del período y año a la fecha
como aparece en la pantalla de Historial de Proveedores (03.271.00).
Figura 160: Reporte Historial de Proveedores (03.671.00)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
Especifica el tipo de reporte a imprimir. Las opciones son:
• Standard - Estándar - Genera el reporte en el formato estándar de Historial de
Proveedores.
• Balances - Saldos - Genera el reporte en un formato que incluye únicamente los
saldos del período y año a la fecha del proveedor.
Reporte Direcciones Ordenes Compra (03.672.00)

Lista la información sobre direcciones de órdenes de compra de proveedores que se
haya registrado en la pantalla de Direcciones Ordenes de Compra (03.272.00).
Figura 161: Reporte Direcciones Ordenes Compra (03.672.00)

Reportes 391
Reporte Tipos de Proveedor (03.673.00)

Lista la información de todos los tipos de Proveedor definida en Tipos de Proveedor
(03.290.00). Los tipos de proveedores identifican y agrupan proveedores de
características similares, como proveedores al por mayor. Usar tipos de proveedor
facilita la impresión de reportes sobre grupos específicos de proveedores o el uso de
datos por omisión al crear nuevos proveedores.
Figura 162: Reporte Tipos de Proveedor (03.673.00)

Reporte Antigüedad de CxP-Detalle (03.680.00D)

El reporte de Antigüedad de CxP es una lista por proveedor de todos los documentos
abiertos de cuentas por pagar (facturas y ajustes) y su antigüedad, según se define en
las categorías de antigüedad establecidas en la tarjeta Otras Opciones de Control de
CxP (03.950.00).
En el reporte Antigüedad de CxP-Detalle (03.680.00D):
• Los ajustes de cargo (AD) aparecen primero, seguidos por las facturas (VO) y los
ajustes de crédito (AC).
• El software calcula automáticamente la antigüedad de los documentos vencidos y
coloca sus totales en la categoría de antigüedad correspondiente ("Días Vencido")
basado en los valores de vencimiento establecidos en tarjeta Otras Opciones de
Control de CxP (03.950.00).
Figura 163: Reporte Antigüedad de CxP-Detalle (03.680.00D)

Reportes 393
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Resumen - Genera el reporte en un formato resumido.
• Detalle - Genera el reporte en un formato detallado.
• Detalle, Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato detallado que incluye
información de Múltiples Monedas (si dicha información está disponible en el
módulo de Múltiples Monedas).
Fecha Antig
Especifica la fecha que el sistema debe utilizar para determinar dónde (en qué
categoría de antigüedad) colocar el monto de cada documento en el reporte de
Antigüedad de CxP. Si usted seleccionó Fecha Antig, este reporte listará todos los
documentos por sus fechas de antigüedad.
Tarjeta Opciones
Age Until Due / Fecha Vencimiento
Especifica que el software debe generar el reporte Antigüedad de CxP (03.680.00) en
base a las fechas de vencimiento de todos los documentos abiertos de cuentas por
pagar. Si usted selecciona Age Until Due, el software listará todos los documentos
ordenados en base a su fecha de vencimiento.
Reporte Antigüedad de CxP-Resumen (03.680.00S)

Lista resumida por proveedor de todos los documentos abiertos de cuentas por pagar
(facturas y ajustes) y su antigüedad, según se define en las categorías de antigüedad
establecidas en la tarjeta Otras Opciones de Control de CxP (03.950.00) Se puede
imprimir este reporte por antigüedad de los documentos basado en el tiempo "Desde" o
"Hasta".
Figura 164: Reporte Antigüedad de CxP-Resumen (03.680.00S)
Tarjeta Reporte
Aging Date
Especifica la fecha que el software debe utilizar para determinar dónde (en qué
categoría de antigüedad) colocar el monto de cada documento en el reporte de
Antigüedad de CxP (03.680.00).
Age Until Due
Especifica que el software debe generar Antigüedad de CxP (03.680.00).en base a las
fechas de vencimiento de los documentos abiertos de cuentas por pagar. Si usted
selecciona Age Until Due, el reporte listará todos los documentos ordenados en base a
su fecha de vencimiento.
Reportes 395
Reporte Antig CxP Sensible Período-Detalle (03.681.00D)

Muestra sólo los documentos asentados a un período contable específico.
Figura 165: Reporte Antig CxP Sensible Período-Detalle (03.681.00D)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Resumen - Genera el reporte en un formato resumido..
• Detalle - Genera el reporte en un formato detallado que incluye los documentos de
proveedores abiertos en la fecha de antigüedad especificada, con los totales de
documentos asociados colocados en las categorías de antigüedad apropiadas en
base a la fecha de antigüedad..
Reporte Antig CxP Sensible Período-Resumen (03.681.00S)

Muestra un resumen de los documentos asentados a un período contable específico
Figura 166: Reporte Antig CxP Sensible Período-Resumen (03.681.00S)

Reportes 397
Reporte Distribución de Cuentas (03.690.00)

El reporte de Distribución de Cuentas lista todos los documentos de cuentas por pagar
(facturas y ajustes) que se hayan registrado en el período contable actual. Tome en
cuenta que este reporte deberá conciliarse con el Libro Mayor (01.620.00) del módulo
de Contabilidad. Si los dos no concuerdan, el Libro Mayor (01.620.00) puede contener
transacciones que afecten cuentas por pagar y que fueron registradas a través del
módulo de Contabilidad en lugar del módulo de Cuentas por Pagar. Dichas
transacciones se identifican con el tipo de póliza "GL" (contabilidad) en el Libro
Mayor (01.620.00).
Figura 167: Reporte Distribución de Cuentas (03.690.00)

Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Estándar - Genera el reporte en el formato estándar del reporte de Distribución de
Cuentas.
múltiples monedas (si dicha información está disponible a partir del módulo de
Periodo a Reportar
Especifica el período y año fiscal para el cual generar el reporte.
Reportes 399
Reporte Documentos Recurrentes (03.700.00)

El reporte Documentos Recurrentes (03.700.00) lista la información de todos los
documentos recurrentes que se hayan registrado en Documentos Recurrentes
(03.260.00) al utilizar documentos recurrentes, es importante tener una copia
actualizada del reporte Documentos Recurrentes (03.700.00) a mano. El ciclo de
asentamiento de los documentos regulares generados a partir de documentos
recurrentes está determinado por las fechas que aparecen en este reporte. Estas fechas
le ayudan a estimar los ciclos de asentamiento.
Figura 168: Reporte Documentos Recurrentes (03.700.00)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Estándar - Genera el reporte en el formato estándar del reporte de Documentos
Recurrentes.
• Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato que incluye información sobre
múltiples monedas (si dicha información está disponible en el módulo de
Tarjeta Opciones
Excluir Info Impuestos
Seleccione para incluir información de impuestos..
Reporte Conciliación de Cheques (03.710.00)

Lista la información de todos los cheques pendientes o cancelados de cuentas por pagar
además de la información de todos los cheques que ya han sido cobrados en el banco.
Los cheques pagados aparecen en el reporte tal como los ingresó en Conciliar Cheques
(03.060.00). Utilice el reporte Conciliación de Cheques (03.710.00) y el Registro de
Cheques (03.630.00) para conciliar los cheques emitidos con los que se han cobrado.
Una vez terminada una conciliación, genere el reporte de Conciliación de Cheques
(03.710.00) una vez más como soporte de la conciliación
En el reporte Conciliación de Cheques (03.710.00):
• Status Cheque - Especifica si los cheques listados ya han sido cobrados ("C"),
están pendientes (status "O") o están cancelados (status "V")..
• Monto Cancelado - Muestra los montos de los cheques ingresados en Conciliación
de Cheques (03.060.00). Se incluye un total de todos los cheques pagados.
• Monto Pendiente - Muestra los montos de los cheques pendientes.
• Diferente - Lista las diferencias entre cheques cobrados y cheques pendientes.
• Periodo Cierre - Muestra cuando un cheque cerrado recibió el status de cobrado o
cancelado. Para un cheque pendiente, "Período Cierre" muestra cuando se procesó
y guardó (registró sus detalles en la base de datos) el cheque. Se considera Cerrado
un cheque cuando tiene status C o V y se mantiene retenido para conciliación. De
otro modo, se asigna período cerrado al grabar el cheque.
Figura 169: Reporte Conciliación de Cheques (03.710.00)

Reportes 401
Reporte Previo de 1099 (03.730.00)

Lista toda la información 1099, incluyendo número identificador de impuestos de
proveedor (TIN), montos de tipos 1099, y pagos totales, para imprimir en las formas
1099 de los proveedores sujetos a reporteo 1099. Los montos incluidos en el reporte
son para el año calendario designado como el Current 1099 Year en 1099 Calendar
Year Control (03.530.00). Para cambiar el año 1099, vea “Eliminar Información 1099”
en la página 152 . Se incluyen en este reporte los proveedores especificados como
proveedores 1099 en Proveedores (03.270.00), sin importar si los pagos que se les
debe efectuar son lo suficientes para alcanzar los límites 1099.
Genere y revise este reporte antes de imprimir las formas 1099 definitivas para
asegurar la exactitud de toda la información 1099 para el año calendario 1099 actual.
Para cada proveedor 1099 para el cual el software no tenga un registro TIN, las
palabras "Request TIN" aparecerán bajo TIN.(El espacio utilizado generalmente para el
numero). En este caso, necesitará obtener el TIN del proveedor, e ingresar el número
en la tarjeta Info 1099 de Proveedores (03.270.00) antes de imprimir 1099s.
Nota: Para comprender más acerca de cómo afecta la configuración del proveedor lo
que aparece en este reporte, vea “Establecer el Estado 1099 de un Proveedor” en la
página 60 y “Establecer los Saldos Año 1099 de un Proveedor” en la página 62 .
Figura 170: Reporte Previo de 1099 (03.730.00)
Tarjeta Reporte
Sig Año 1099
Seleccione para generar el reporte Previo de 1099 (03.730.00) para el año calendario
1099 siguiente.
Reporte Formas 1099 (03.740.00)

Imprime las formas 1099-MISC para todos los proveedores sujetos a reporteo 1099. Si
está reportando electrónicamente (diskette), Véase Generar Información 1099
(03.742.00). Imprima las formas 1099 depues de que se ha revisado reporte 1099
Preview (03.730.00) y que se han efectuado las ajustes necesarios a los montos 1099.
Para cambiar el año 1099, vea “Eliminar Información 1099” en la página 152 .
Figura 171: Reporte Formas 1099 (03.740.00)
Pueden existir situaciones en que se necesite imprimir una forma 1099 desde un rango
de dos o tres formas 1099. Se puede efectuar esto agregando una instrucción de
selección en la tarjeta Select del reporte Formas 1099 (03.740.00), por ejemplo:
• Campo - ap_balances.vendid
• Operador - equal
• Valor - VT0110
• Bolean - And
Reportes 403
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Formas 1099 Laser - Imprime las formas 1099 MISC usando un formato diseñado
para impresoras láser .
• Formas 1099 Continuas - Imprime las formas 1099 MISC usando un formato
diseñado para impresoras de alimentación continua (matriz de punto).
Imprimir Máscara
Seleccione para imprimir una forma 1009 de prueba y verificar la alíneación de la
impresora.
Nota: Si no se produce un alíneamiento adecuado, considere cambiar el margen del
reporte utilizando Seagate Crystal Reports for Microsoft Dynamics SL.
Tarjeta Opciones
Next 1099 Year
Seleccione para usar el valor de Next 1099 Year en Cerrar Año 1099 (03.530.00) para
imprimir totales de proveedores 1099. Si esto no está seleccionado, el software usa el
valor de Current 1099 Year en Cerrar Año 1099 (03.530.00) para imprimir totales de
proveedores 1099. Para cambiar el año 1099, vea “Eliminar Información 1099” en la
página 152
Reporte Historial de Documentos-Detalle (03.750.00D)

Lista la información de todos los documentos de cuentas por pagar, incluyendo
facturas abiertas y pagadas, y ajustes abiertos y totalmente aplicados o pagados. Este
reporte se puede generar para el período actual o cualquier número de períodos
anteriores. Los documentos se pueden listar por fecha de documento, numéricamente
por número de referencia, o alfanuméricamente por proveedor. Este reporte puede
incluir la información de documentos pagados de períodos fiscales anteriores. Usted
puede retener la información de documentos pagados de períodos anteriores para un
número específico de períodos Generalmente los documentos pagados de períodos
anteriores se retienen con fines de auditoría.
El reporte Historial de Documentos (03.750.00) no incluye la información de cheques
procesados de cuentas por pagar. Para obtener una lista de los registros de cheques de
cuentas por pagar, genere el Registro de Cheques (03.630.00).
Figura 172: Reporte Historial de Documentos-Detalle (03.750.00D)
Tarjeta Reporte
Período Inicial/Final
Especifica los períodos inicial y final del rango de períodos contables cuyo historial de
documentos se desea reportar. El reporte Historial de Documentos (03.750.00) lista
todos los documentos de los períodos inicial y final, además de todos los períodos que
se encuentran entre los dos.
Reportes 405
Reporte Historial de Documentos-Resumen (03.750.00S)

Lista un resumen de la información de todos los documentos de cuentas por pagar,
incluyendo facturas abiertas y pagadas, y ajustes abiertos y totalmente aplicados o
pagados. Este reporte se puede generar para el período actual o cualquier número de
períodos anteriores. Los documentos se pueden listar por fecha de documento,
numéricamente por número de referencia, o alfanuméricamente por proveedor. Este
reporte puede incluir la información de documentos pagados de períodos fiscales
anteriores. Usted puede retener la información de documentos pagados de períodos
anteriores para un número específico de períodos. Generalmente los documentos
pagados de períodos anteriores se retienen con fines de auditoría.
El reporte Historial de Documentos (03.750.00) no incluye la información de cheques
procesados de cuentas por pagar. Para obtener una lista de los registros de cheques de
cuentas por pagar, genere el Registro de Cheques (03.630.00).
Figura 173: Reporte Historial de Documentos-Resumen (03.750.00S)

Reporte Facturas de Cuentas por Pagar no Liberadas

(03.770.00)
Lista todas las facturas creadas automáticamente a partir de la información de una
orden de compra y de una recepción "llevadas" hacia Documentos y Ajustes
(03.010.00) por la pantalla Receipt/Invoice Entry (04.010.00) del módulo de Compras.
Vea la ayuda en línea o en la guía del usuario de Compras para mayor información en
crear facturas automáticamente "llevando" información de ordenes de compra y
recepciones hacia Documentos y Ajustes (03.010.00) en el momento de recepción de
los items.
También lista todas las facturas en status Retenido o Balanceado que han sido creadas
"trayendo" información de ordenes de compra y recepciones hacia Documentos y
Ajustes (03.010.00).
Figura 174: Unreleased PO Vouchers (03.770.00)
Se incluyen en el reporte Facturas de Cuentas por Pagar No Liberadas:

• Ordenes de compra para las que se crearon lotes en cuentas por pagar pero que no
han sido liberados todavía.
• Lotes en cuentas por pagar en los que no se ha facturado la totalidad del monto,
pero en los que se ha liberado parcialmente el lote (por ejemplo, se recibieron 100
unidades pero se facturaron solamente 50; se espera otra factura por las unidades
restantes.)
• Ordenes de Compra por servicios (una orden de compra sin recepción) para la que
se ha efectuado una facturación de una parte de la orden de compra.
No se incluyen en el reporte:
• Ordenes de Compra con cantidades recibidas pero para las que no se ha creado un
documento.
• Ordenes de Compra por Servicios (sin recepción) que no han sido "traídas" todavía
a Documentos y Ajustes (03.010.00).
Reportes 407
Reporte Auditoría de Documentos-Detalle (03.800.00D)

Sirve como una herramienta de auditoría para monitorear los números de lotes de
cuentas por pagar utilizados y la distribución de lotes durante el período contable
actual. Como una ayuda adicional de auditoría, también puede listar la distribuciones
de cuentas. Si se ha configurado el software para generar los reportes de control de
lotes de manera automática, la Auditoría de Documentos de CxP puede servir como un
reporte sumarizado de control de lotes en caso de que se perdiera alguno de los
reportes originales de control de lotes.
En Auditoría de Documentos, los lotes completos (status "C") muestran los montos
distribuidos a cuentas. Sin embargo, note que dichas distribuciones no están asentadas
en cuentas de contabilidad. Los lotes cancelados (status "V") y eliminados (status "D")
no muestran los montos de distribución de cuentas.
Figura 175: Reporte Auditoría de Documentos-Detalle (03.800.00D)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Detalle, Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato detallado que incluye
información de múltiples monedas.
Reporte Auditoría de Documentos-Resumen (03.800.00S)

Sirve como una herramienta de auditoría para monitorear los números de lotes de
cuentas por pagar utilizados y la distribución de lotes durante el período contable
actual. Como una ayuda adicional de auditoría, también puede listar la distribuciones
de cuentas. Si se ha configurado el software para generar los reportes de control de
lotes de manera automática, la Auditoría de Documentos de CxP puede servir como un
reporte sumarizado de control de lotes en caso de que se perdiera alguno de los
reportes originales de control de lotes.
En la Auditoría de Documentos, los lotes completos (status "C") muestran los montos
distribuidos a cuentas. Sin embargo, note que dichas distribuciones no están asentadas
en cuentas de contabilidad. Los lotes cancelados (status "V") y eliminados (status "D")
no muestran los montos de distribución de cuentas.
Figura 176: Reporte Auditoría de Documentos-Resumen (03.800.00S)
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
Reportes 409
• Resumen, Multi-Moneda - Genera el reporte en un formato resumido que incluye

información de múltiples monedas (si dicha información se encuentra disponible
en el módulo de Múltiples Monedas).
Reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00)

Muestra información de transacciones y documentos de los lotes de cuentas por pagar
registrados en la pantalla de Documentos y Ajustes (03.010.00) y otras pantallas del
módulo de Cuentas por Pagar. Este reporte es útil cuando se están editando lotes de
cuentas por pagar antes de asentarlos en las cuentas del Libro Mayor. Este reporte
también se puede usar como un registro de los documentos de un lote liberado para ser
asentado. El reporte no incluye documentos de lotes cancelados.
Figura 177: Reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00)
Use la tarjeta Select para especificar el lote específico a revisar. Si no especifica un

lote, obtendrá un reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00) para todos los lotes
para los períodos especificados en la tarjeta Reporte
Reportes 411
Tarjeta Reporte
Formato Reporte
• Estándar- Genera el reporte en el formato estándar de Lista Corrección de
Documentos (03.810.00).
• Multi-Moneda- Genera el reporte en un formato que incluye información de
múltiples monedas (si dicha información se encuentra disponible en el módulo de
Período Inicial/Final
Especifica los períodos inicial y final del rango de períodos contables cuyo actividad se
desea reportar. El reporte Lista Corrección Documentos (03.810.00) lista todos los
documentos de los períodos inicial y final, además de todos los períodos que se
encuentran entre los dos.
Tarjeta Opciones
Exclude Tax
Seleccione para excluir del reporte la información de impuestos.
Lotes CxP no Liberados (03.820.00)

Muestra información de los lotes no liberados. El reporte incluye una línea de reporte
con el total del documento y el total por lote.
Figura 178: Reporte Lotes CxP No Liberados (03.820.00)

Glosario 413
Glosario
AAP
Acrónimo para accrued accounts payable (cuentas por pagar acumuladas). La cuenta
AAP es donde los precios estimados de la orden de compra para bienes, fletes, y cargos
misceláneos son asentados una vez recibidos los artículos de tipo Bienes para
Inventario, Bienes par Proyecto, o “compras para” No-Inventariados. El asiento de la
recepción para AAP es reversado y asentado a la cuenta de cuentas por pagar al liberar
la factura.
Condiciones de Proveedor
Condiciones de pago extendida a usted por sus proveedores.
Cuentas de Contabilidad
Cuentas utilizadas para cargo o crédito de cuentas de proveedores basadas en las
transacciones del módulo de Cuentas por Pagar.
Cheques Cero
Cheques con montos de pago cero y que se producen como resultado de un ajuste de
cargo que pague completamente un saldo pendiente de un proveedor. Su producción
no afecta los saldos de cuentas por pagar, cheques o gastos.
Cheques Talón
Cheques con demasiado detalle de documento como para calzar en un talón de cheque.
Documentos Recurrentes
Documentos pagados a intervalos regulares y por los mismos montos, como los pagos
de arriendo.
Entidad
Identificadores de segmentos o unidades de negocio que permiten mantener y reportar
la actividad del negocio por división, centro de costos o departamento.
Factura
Documento creado a partir del cual se crea un cheque para pago.
Formas 1099
Declaraciones de ingreso requeridas por el Internal Revenue Service (solo U.S.A.) para
cierto tipo de proveedores.
Identificador de Proveedor
Código identificador único asignado a la información de proveedores que distinguen
cada proveedor de los demás en la base de datos.
Número de Lote
Código numérico único asignado a lotes de transacciones.
Números de Referencia
Código identificador único asignado a documentos de cuentas por pagar que distinguen
cada documento de los demás en la base de datos.
Período Fiscal
Mes y año en formato MM/YY.
PPV
Acrónimo para purchase price variance; variación de precio de compra, la diferencia
entre el precio estimado de la orden de compra y el precio real de la factura. Cualquier
PPV en una factura es asentado a la cuenta PPV después de liberar la factura.
Proveedor
Persona o negocio que le provee de bienes o servicios.
Index 415
Ch
Índice Cheques 145
cancelar 123
conciliar 125
generar 71
imprimir 116
A preparar cheques manuales 119
accesar reimprimir 121
plantilla 24 cheques cero 329
adjuntar
notas a campos de datos 29 C
Administración del Sistema 370
agregar Conciliación Bancaria
favorito 25 manual de procedimientos, crear 32
agregar Conciliación de cheques 8
favorito 18 Conciliación de Cheques 400
notas 25 control centralizado del efectivo 193
agregar notas 29 Control de Contabilidad 102, 103,
Ajuste de Crédito 79 207, 297, 315
Ajuste de Débito 79 Creación de Cuentas para
archivar reportes 32 Contabilidad 43
asignar Cuentas por Pagar
autorizaciones de acceso 32 autorización de acceso 32
passwords 32
Ayuda
menú 16
D
data
B saving 29
datos
barra de herramientas 23 limpiar campos 29
barra de menúr 13 definir
botón formatos de codificacion de registros
grupo de módulos 13 31
Inicio (Home) 13 Definir Decisiones de Sistema 45
overflow 13 Definir Tipos de Proveedores 53
Switch Company 13 descripciones de trabajo, crear y
botón Inicio 13 asignar 32
botón Switch Company 13 Documentar Ordenes de Compra 85,
botones grupo de módulos 13 91
Documentos recurrentes 98
Documentos vencidos 392
C
cambiar E
panel de inicio 21
Categoría de antigüedad 360 Editar información no financiera 148
Categorías de antigüedad 45 Efectivo Centralizado, Pasivo
Centralized Cash, Distributed Distribuido 193
Liability 193 enviar requerimientos al Servidor de
Aplicaciones 25
Establecer el Estado 1099 de Ingresar Información de Omisión de

Proveedores 60 Proveedores 57
Establecer Historial de un Proveedor Ingresar Información de Proveedores
69 54
Establecer la Historia de Cuentas por Inicializando Cuentas por Pagar 39
Pagar 78 Inicio de Cuentas por Pagar 8
Establecer saldos Año 1099 de Interacción de Cuentas por Pagar 10
proveedores 62
L
F
limpiar campos 24
favorito limpiar campos de datos 29
agregar 18, 25
quitar 18
Flujo de Transacciones de Cuentas M
por Pagar 74 manual de procedimientos de la
Formato de Codificación de compañía, crear 32
Registros en Cuentas por Pagar 39 menu
formatos Acciones 24
codificación de registros 31 Adaptaciones 25
formatos de codificacion de menú
registros, definir 31 Ayuda 16
Microsoft Dynamics SL
H salir 20
Modificar Impuestos para la
Historial de proveedores Transacción 83
eliminar detalle 327 modo Adaptaciones 25
Historial de Proveedores modulo Cuentas por Pagar
reporte 389 formatos de codificación de registros
Historial de Proveedores (03.271.00) 31
296 Monto Documento 263
Historial del proveedor 357 monto negativo 79
I N
IDs de Proveedores 41 navegación
Imprimir Cheques 116 pantallas de ingreso de datos 26
Impuesto de omisión 361 nivel de navegación 25
Información Compartida 8, 42, 43, No Empleado 170, 255, 266
51, 57, 75, 82, 97, 268, 278 notas
Ingresar Direcciones de Ordenes de adjuntar a campos de datos 29
Compra de Proveedores 64 agregar 25
Ingresar Direcciones de Proveedores notas, agregar 29
56 Número de Documento 40
Ingresar Documentos Recurrentes 98 Números de Documentos
Ingresar Documentos y Ajustes 79 Recurrentes 42
Ingresar Facturas Rápidas y Números de Referencia 41
Anticipos 95
Ingresar Información de Omisión de
Ordenes de Compra 65 O
overflow de botones 13
Index 417
notas 29
P plantilla 24
panel aplicaciones activas 13 teclas de función 27
panel de aplicación 13 uso de barra de herramientas de
panel de navegación 13, 18 aplicación 23
pantallas
navegación 26
passwords, asignar 32
V
Preferencias del proveedor para valores posibles, ver 27
entrega de documentos ventana Microsoft Dynamics SL 13
electrónicos 67 ver
procedimientos ventana Microsoft Dynamics SL 13
manual, crear 32 ver valores posibles 27
Procesar Impuestos 75 vista formulario
Procesar Transacciones de Cuentas navegación 26
por Pagar 71, 72 vista grilla
Procesar Transacciones en Moneda navegación 26
Extranjera 75
Q
quitar
favorito 18
R
Reporte Lotes CxP no Liberados 412
reportes
ordenar y archivar 32
Reportes 1099 60
Reportes 1099
Ingresar Datos de Omisión 48
Resolver Problemas de Cuentas por
Pagar 147
S
salir
Microsoft Dynamics SL 20
saving data 29
Servidor de Aplicaciones, enviar
requerimientos a 25
T
teclas de función, usar 27
teclas, función 27
U
usar

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Cuentas por Pagar

¿Cómo Reviso? ........................................................................................................................37

Inicializando Cuentas por Pagar 39

Ingresando Cuentas de Proveedores 51

Procesar Transacciones de Cuentas por Pagar 71

Imprimir Cheques ..............................................................................................................................116

Revisar Información de Cuentas por Pagar 133

Mantenimiento de Datos de Cuentas por Pagar 147

Pantallas de Transacciones 153

Facturas Rápidas y Anticipos, tarjeta Omisión ..............................................................186

Pantallas de Consulta 233

Pantallas de Mantenimiento 247

Revisar Documentos, Area Detalles .................................................................................254

Pantallas de Proceso 305

Pantallas de Configuración e Integridad 351

Inicio de Cuentas por Pagar

9. Registre los documentos de cuentas por pagar abiertos actualmente en la pantalla

Interacción de Cuentas por Pagar

Figura 1: Interacción de Cuentas por Pagar

Aspectos Generales de la Guía del Usuario

¿Qué es lo que abarca la Guía del Usuario?

¿Quién debe Usar La Guía del Usuario?

¿Cómo Usar La Guía del Usuario?

Nota: Las opciones de configuración para el módulo Contabilidad se definen en

Ejemplo: Abra Transacciones (01.010.00) en el módulo de Contabilidad.

Navegar en Microsoft Dynamics SL

Figura 2: Ventana Microsoft Dynamics SL

Barra de Menú - Menú Application

Figura 3:Menú Application

Use el menú Aplicación para

Barra de Menú - Menú Tools

Figura 4:Menú Tools

El menú de Herramientas incluye varias opciones que le ayudan a:

Panel de Inicio (Home)” para más información).

Figura 5:Menú Help

Panel de Inicio (Home)

Figura 6:Panel de Inicio

Doble-click para abrir un item en su lista Favorites. O right-click en cualquier valor

Para agregar un favorito a su panel de inicio:

Figura 7: Botones de Navegación y menu Configurar Botones

Salir de Microsoft Dynamics SL

Adaptar la Ventana de Microsoft Dynamics SL

Figura 8: Página de Inicio adaptada en la ventana Microsoft Dynamics SL

Usted puede designar un URL de página de inicio para un usuario individual en

Uso de la Barra de Herramientas de Aplicación

Figura 9: Barra de Herramientas de Aplicación

Figura 10: Menú Acciones

También están disponibles las siguientes opciones:

• Enviar a Servidor Aplicación — Abre Application Server Information

Figura 11: Menú Customize

Navegación en Pantallas de Ingreso de Datos

Navegando en Vista de Tabla

Sugerencias para Ingreso de Datos

Uso de Teclas de Función

Ver Valores Posibles

Para utilizar a una lista extendida de valores posibles:

Uso de Actualización Rápida

Limpiar Campos de Datos

Click Cancel en la barra de herramientas, y luego escoja Edit | Cancel, o

Click Terminar en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Terminar, o

Click Guardar en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Guardar, o

Para limpiar la pantalla e ingresar un nuevo registro:

Click Nuevo en la barra de herramientas, seleccione Acciones | Nuevo, o presione

Recuerde que un sistema de formatos de codificación bien planificado asegura la