TOMADO DE: HARVARD DEUSTO BUSINESS REVIEW. N°106, Ene./Feb. 2002. 11645 REVIEW Sistemas ERP: muitos comunes ‘versus’ realidad evolutiva Vincent A, MABERT ‘Titular de a citedra john and Ester Reese y profesor de tecnolegias de operaciones y de toma de decisiones de la Keley School of Business de la indiana University AsHok Soni Profesor asociado de la Keliey School of Business de ia Indiana University, M.A. VENKATARAMANAN Profesor y presidente de a Kelley Schoo! of Business dela Indiana University. Las empresas de todo el mundo han realizado grandes inversiones en tecnologias, de la informacién con el fin de modificar con detalle su modelo de gestién y responder, asi, con eficacia a los retos del actual mundo empresarial. En particular, muchas organizaciones han adoptado sistemas denominados de Planificacién de Recursos de Empresas (sistemas ERP), que han sido concebidos para integrar y optimizar diferentes procesos empresariales, como la gestion de pedidos y la planificacién de la produccisn, de una empresa on su globalidad, En el presente articulo se presenta una visién objetiva de los sistemas ERP, concebidos como una herramienta de gestion para la coordinacién y gestién de las diferentes actividades de una empresa. Asimismo, se presentan las conclusiones de una serie de estudios realizados a ejecutives, de operaciones y personal relacionado con las tecnologias de la informacion, pertenecientes a pequenas y grandes empresas que han adoptado los sistemas ERP.finales de fos afios noventa, las Aisne sans intidades que rondaban los 23 millones de délares al aho en software co- mercial, que en stu mayoria eran sist. mas [RP. De los mas de 100 prover: doves de sistemas FRP que existen en todoel mundo, SAP-AG, Oracle, .D. Ed wards, PeopleSoft y Baan controlan aproximadamente el 70%. Los siste- mas ERP son complejos y si implanta- cién on una empresa puede resultar di fici, cara y Hlevar mucho tiempo. Ade- mas, no existe ninguna gatantia en cuanto a resultados ‘Algunos defienden que el fallo de las aplicaciones de ERP puede amenazarla caxistencia misma de una empresa. Otros informes, sin embargo, hacen especial hincapié en el hecho de que constituyen cLingrediente esencial para tomar ver- taja con respecto a las empresas com petidoras, racionalizatido la cadena de proveedares ycontribuyendoa una mae yor eficacia dela produceién y a una me- jor gestion de las relaciones con los clientes. Ademds, las opiniones difieren sobre si Ios sistemas ERP son unos ac tivos que pueden acabar cumpliendo sus promesas iniciales 0 bien una respon- sabilidad con unos elovados costes re- Iativos. = Desarrollo y motivacién de los sistemas ERP Petes eer commrensn de as razones de las empresas que han adoptado los sisternas ERP, seria nece- sario comprender la evolucion de los ‘modernos sistemas de informacion de las corporaciones. Las primeras aplica- ‘Gones de procesamiento de datos por lo- tes estaban destinadas fundamental ‘mente a tareas como ls generacién de las rnéminas 0 Ia actualizacion de la conta- Dilidad, Mas tatde,a finales de los afios cincuenta, fas empresas comenzaton a desarvellar sistemas intemos de plani ficacion que determinaban el que y el cudindo de las necesidades materiales con el fin de cumplr dicha pianificacién. Conociendo el plan de materiales, esta- blectan los recursos necesarios pata las plantas de produccién, lo que se con, Virié en la base de sisternas de plant cacion de materiales necesarios (MRP). Los primetos sistemas MRP em: pleaban los datos de demanda de pro ducto, los balances de inventario y los plazos de reposiciOn, para desarrollar los sistemas de produccién de una planta determinada, A medida que au- snentaban Jas presiones competitivas y que los usuarios se hacian mis sofis- ticados, se produjeron grandes avances en materia de planificacion, gracias a la aparicion de los sistemas mas avan- zados de planificacion de materiales necesarios (MRP II), que fueron de- sarrellados bien de manera interna 0 bien por terceras partes, como paque- tes de software, Los sistemas MRP I in corporaron nuevas funciones, como el procesamiento de pedidos o el coste de la produccién, Muchos de esos sis- temas fueron diseftados con capacida- des de previsi6n para evaluar el equi- librio entre el volumen de teabajo y la capacidad de produccién de recursos. La conexion de las diferentes partes de una emptesa representaba un obje- tivo clave: sin embargo, existian muchos obstaculos casi insalvables. La mayoria de los sistemas se desarrollé para fun- ciones individuales independientes y en diferentes momentos. Los sistemas de contabilidad se encargaban de los pro- cesos de contabilidad, como a gestion de Ja mano de obra o la administracién de Jas néminas del personal: los sistemas financieros se ericargaban de la gestion de activos o del flujo de sistemas, si es que habia, que eran prograinados en di {ecentes versiones de COBOL, Px, AL- GOL o cualquier otro Tenguajey solian cencontrarse en diferentes fases de de- sarrollo ode actualizacion. Los datos que cestaban disponibles en un sistema no solfan estar disponibles en otro dife- rente, Con frecuencia era necesario in- troducir los datos por duplicado o se re- ‘querian complicadisimas interfaces para poder compartir a informacién. Mientras que los esfuerzos y proce- sos de las unidades de los negocios in- dividuales optimizaban sus planes al utilizar esos sistemas, el impacto en la cficacia en las grandes corporaciones ‘quedaba en entredicho y solia producir luna apariencia de ineficacia. A pesar dle que los sistemas MRP 1! supusieron un significativo avance con respecto a los sistemas tradicionales, as dinami- cas cambiantes de la economia se- ‘guian ejerciendo mis presién sobre las ‘empresas para que dispusieran de unos sistemas integrados. Los canales glo- bales de distribucién, las cada vez. mas numerosas plantas internacionales y Jos acuerdos cada vez més cercanos so Los sistemas ERP engloban varias actividades, como resultados financieros, adquisiciones, ventas, manufacturacién y recursos humanos ”Los sistemas ERP incluyen soluciones especificas por sectores o plantillas que fomentan un sistema estandar de resolucion de problemas © procesos en un sector de produccién en concreto bre recursos cambiaron de manera significativa el mado de hacer negocios de empresas de todo el mundo. Las nuevas demandas de la economia exi gian a las nuevas generaciones siste- ‘mas que facilitaran un rapido acceso a las tltimas informaciones, que per mmitiera a las empresas tener tuna me cUADRO Pecan eat saat jor visién de la informacién de carie- ter operativo, de modo que pudieran emplear sus recursos de una manera mas eficaz Gartner Group acuné el término “planificacién de recursos de empre sas” a principios de los aos noventa para designar a os sistemas de software empresariales que evolucionaron como tuna continuacin de los sistemas MRP II. Los proveedores estipularon que di hos sistemas deberian inelir médules integrados para la contabilidad, las f nnanzas, las ventas y la distribucién, los recursos humanos, los materiales, la gestion y otras funciones empresariales basadas en una arquitectura comtin {que conectara a las empresas tanto con sus proveedores como con sus clientes. Esta descripeién implica la existencia de tres propiedades esenciales. En pri _mer lugar, los sistemas ERP son unos sistemas con una perspectiva mult funcional, que engloban varias activ dades, como resultados financieros, ad- es Recursos humanos [aor-on [tenes contabilidad j<—>[for-on Provesdores Veriasy distrbucién Tnventarioy manufacturaciéa| ARQUITECTURA SOLUCIONES DEL SECTOR quisiciones, ventas, manufacturacion y recursos humanos. En segundo lugar, Jos sistemas ERP son unos sistemas integrados en su naturaleza, es decir, que, sise inciuyen mos datos en una de sus funciones, cambiaré inmediata mente toda la informacién en todas las furiciones que estén relacionadas, En ter «cet lugat, los sistemas ERP tienen una estructura modular y pueden usarse di ferentes combinaciones de médulos. Una empresa puede adoplar todos ‘es08 médules o bien tna parte ee ellos, asi como conectarse 2 olros sistemas de ayuda, en los que se incluyen los bol-ons {Los bolt-ons son sistemas especializados ‘que suelen ofrecer una capacidad adap- tada, que con frecuencia adopta la forma de un sistema de ayuda ala toma de de- Cisiones. La mayoria de los sistemas ERP también incluye soluciones espe- ciffcas por sectores o plantillas que fo- ‘mentan tn sistema estindar de resolu cién de problemas o procesos en un sec tor de produccién en concreto, Una empresa quimica podria requerir un sistema de planificacién de materiales disertado para procesos de flujo conti uado, mientras que un fabricante de aviones necesitaria una planificacion diferente. Para ayudar a visualizar la complejidad de la naturaleza de esta area, en el cuadro tse representa un sis- tema ERP y esta solucién integrada. Una solucién ERP puede ser adop. tada de diferentes formas. En un ex tremo, una empresa puede instalar un paquete para vendedores individuales. Enel extremo opuesto, puede utilizar di ferentes médulos de varios vendedores para una solucién mas completa. El equilibrio de estas dos diferentes op: ciones resulta bastante simple, Una so- Jucién de rmultivendedor puede ofrecer Jos niveles mis elevados de funcional dad para cada uno de los médulos, perosu aplicacién resultaria mis compleja debido a as interfaces necesarias para su puesta en marcha, Una solucién indi Vidual puede que no offezca toda la fincionatidad necesaria, pero seré una solucién mas barata de llevar 2 cabo. A pesar de que miles de empresas de todo el mundo han apostado por los sistemas ERP, la gran mayoria de ellas silo lo ha hecho durante los tltimos cinco aftos. Ademis, csios sistemas son telativa mente nuevos y existent muy pocas in vestigaciones disponibles sobre su imi- plantacién, sus operaciones y su im pacto. Debidoa esias razones, la escasa informacion disponible sobre los siste- mas ERP tiende a ser contradictoria y sesgada en funcién de los diferentes puntos de vista, « Mitos comunes taanndo tna persona se pone én con- tacto con proveedores de software, lee diferentes folletos publicitarios o vi sita sitios web de cardcter comercial, tiene la impresién de que los sistemas de ERP son el Santo Grial de los siste ‘mas de informacion de empresas. Al: unos opinan que estos sistemas pue- den conectar a toda la organizacin, mejorar la productividad y ofvecer wna informacién instantanea, entre otras, cosas. Por otra parte, estin los casos de aquellas empresas que han tenido unas cuasi-desastrosas experiencias (0 in- cluso completamente desastrosas) con Jos sistemas ERP. Han surgido algunas ‘riticas con respectoala aplicacién de es- tos sistemas: resultan muy inflexibles, son de dificil-aplicacién en les mas grandes corporaciones, etc. Conside- rando los arguments a favor y en con- tra, como los que se resumen en el cuadro 2, gcuil es la auténtiea realidad de los sistemas ERP y en qué medida contribuyen al éxito de uma empresa? ‘cUADRO2 Geena erst ‘A favor de los sistemas ERP \ > Los sistemas ERP no son la panacea para todos los enemigos de'los sis- temas deinformacién en una empresa y acabardn sendo el unico sistema de informacién que esa empresa necesite para desarrolar sus actividades. > Los sistemas ERP simplifican y ajustan los sistemas de toda la empresa, faciltando sus actualizaciones o la adici6n de otros en el futuro, ©" = » Los sistemas ERP reducen, por lo general, el coste de las operaciones de las tecnologias de la informacion y la cantidad de personal necesario para mantener el sistema de informacin de la organizacién, » Los sistemas ERP fuerzan a laintegracién de todos los sistemas ya un m yor nivel de integracion de los datos. Los sistemas ERP son una excelente herramienta de apoyo para tomar una ventaja competitva ashi > Los sistemas ERP integran las mejores prcticas de diferentes proceso, pe mitiendo que una empresa configure sus siste con el finde minimizar los costes de implanta » Los sistemas ERP permiten una mejor integracién global, En contra de los sistemas ERP ves ota at > La aplicacion de los sistemas ERP es exclusiva de las mayores corpora- > Los sistemas ERP se hicieron populares debido solamente al problema del aio 2000 (Yak); una vez que se olvide, el futuro de los sistemas ERP es muy negro, ry » Los sistemas ERP y su implantacién son operaciones muy costosas. Esos sistemas necesitan grandes modificaciones o la empresa tendré que pasar por un proceso de reingenierla de gran magnitud para poder empleatlos. * > La nstalacin de os sistemas ERP suele ser lent y, porlo general, no cum: ple los requsitos de las tansacciones de la mayorfa de las empresas. > Los sistemas ERP no se han mostrado todo lo rentabes que se habla pre dicho en un principio. ae % Whicker micas Mihai nine wig atide aoa? de.un sistema ERP. > Los sistemas ERP aumentan los costes de tecnologias dela informaciony el personal necesario, > Apesar de la implantacién de un sistema ERP, se necesitan otros sisternas, para su normal funcionamiento. aLas empresas adoptan los sistemas ERP para tener mejor acceso a.una informacién mas exacta con el fin de mejorar las comunicaciones y las interacciones con los clientes y los proveedores ara comprender mejorla naturaleza, el Ambito y el impacto de los sistemas ERP, se elaboré un estudio en cl que se cxaminaron a fondo 15 aplicaciones di- ferentes a través de entrevistas realiza- das a diferentes ejecutivos ¥ a profesio- males de las tecnologias de la informa- cién. En el estudio se inchuian desde pe- uetias empresas hasta grandes corpo: raciones (con unos ingresos compren- didos entre los 30 millones y los 35.000 millones de délares anuales). pertenc- cientesa diferentes sectores, asi como la aplicacion de sistemas de softwwre de seis diferentes vendedores, Tambien se te alizaron entrevistas a seis diferentes so ciedades de consultoria sobre sus res pectivas experiencias de la aplicacién de estos sistemas (que demostraron ser ‘muy intuitivas). Tanto en ¢l estudio de casos como en las entrevistas con los asesores, las discusiones se centraron en las siguientes cuestiones: > gor qué se decidi6 la empresa por luna solucion ERP? > @Cutdl fue el proceso de seleccién de vendedores ERP? » Cutdles fueron fos factores clave de éxito? > Qué Sreas experimentaron una me- jora despues de su aplicacion Qué reas no? > 2Quélecciones se aprendicton? » Cutles son los planes de la empre- seen el futuro? En funcién de estas cuestiones, se desarroll6 una visién mas positiva sobre clestado actual de fos sistemas ERP, sus capacidades y su potencial en el fur ture. 0 La realidad ‘cacuerdo con los informes del sec tor, alrededor de 30.000 empresas de todo el mundo han incorporado los sistemas ERP. Existe més de un cente- nar de provcedores de este tipo de sis: temas especificamente disefiados para pequeiias empresas. Mientras que las grandes corporaciones fueron ls pri rmeras en adoptar los sistemas ERP, 2 mediados de los altos noventa, las pe- quenas empresas son las que ven estos sistemas como una inaportante hetra- mienta de gestion. En el estudio, cinco ‘empresas tenian tinos ingresos inferio. res a 200 millones de délares, mientras que las mis pequefias empresas conta ban com unos ingresos anuales de ape- nas 30 millones de délares. Ademés, uma de las empresas de asesorfa a las que entrevistamos estaba especializada ‘en mejorar los SSA/BPICS de las pe quefias empresas, Otras dos habfan aplicado también los sistemas ERP cn. otras muchas empresas con unos in: {gresos inferiores a los 200 millones de délares. De hecho, para una de ellas, mercado de la pequefta y mediana em- presa era el érea de mas répido creci tmiento de los negocios de ls sistemas ERP. Ademis, cl concepto de que los sis- temas ERP pertenecen exclusivamente alas corporaciones mas grandes to es tuna afirmacién cierta a Las empresas adoptan los sisternas ERP por una variedad de razones. La prensa general suele citar Y2K como la raz6n fundamental del gran éxito de los sistemas ERP @ mediados de los afios noventa. Ahora que el asunto del Y2K haa concluido, muchas empresas pare- cen estar minimizando los sistemas. El estudio, sin embargo, muestra una imagen completamente diferente, A pesar de que el Y2K solfa mencionarse ‘como la razén fundamental de la adop- cidn de estos sistemas, las organiza- Senombré 2 un equipo de implan- tacién mixto dirigido por un alto di- rectivo. En las grandes corporacio- nes, los miembros de este equipo es- taban dedicados exclusivamente al proyecto ERP y eran recolocados con ierta frecuencia para mejorar las comunicaciones. En las empresas pequeitas, los miembros del equipo de implantacién normalmente se- gufan en sus puestos originales y o- ‘maban responsabilidades extra en la implantacién de ERP. » Los equipos dedicaban mas tiempo adefinir de la manera més exacta po- sible cémo deberia levarse a cabo la implantacin. Esta tarea inclufa los médulos y las diferentes opciones de procesos que se aplicarian y como podtian incorporarse las priorida- ‘des establecidas por los més altos i: rectivos en el proceso de implanta- ‘ion. Estaestrategia permitia la crea- cién de un “libro de anotaciones”, como se denominé en una de las empresas, que a la postre se convir- tid en la “biblia” que esa empresa si {ui6 durante todo el proceso. » Se establecicron unas caras direc- trices para evaluar el rendimiento. Esta escala incluia no s6lo caracte- risticas técnicas, sino también ope- raciones de negocios. las empresas fijaron tna serie de di- rectrices sobre el uso de los asesores externos. También se encargaron de disenar un proceso de transfe- rencia de conocimientos desde esos asesores hasta los expertos de la pro- pia empresa tanto para la informa- ci6n de la configuracién de sistema como para el miantenimiento en el futuro. Una de las empresas que particips en el estudio establecié que los asesores no podian superar €1 20% del total del personal que con- figurara cada uno de les equipos de implantacion, Esto significaba que los asesores tenian que cooperar con la empresa y dependian de su per- sonal para completar el proyecto. Esto obligé a los empleados a tener ‘un mayor conocimiento de la im- plantacién y a retener ese conoci- riento en Ia empresa Todas estas organizaciones des- arrollaron una detallada planifica- cién para la formacién de los usua- is. Este fue, por lo general, el com- ponente menos valorado de todo el proceso, Los sistemas ERP resul- tan muy complejos y tienen una estructura jerarquizada, lo que im: plica que la forrmacién también ti ne que ser jerarquizada y que los usuarios que mas uso hagan del sistema tienen que recibir una ma yor formacién al principio del pro- Los sisternas ERP estén siendo apli cados en empresas de todos los ta- ‘mafios, desde las mais pequerias has- ta las organizaciones mas grandes. > Los sistemas se han implantado de- bido a una variedad de razones, no solamente a causa de los problemas del Yak. Los sistemas ERP se con- ciben como una solucién comercial, no como una solucién de las tecno- Jogias de la informacion, > Laimmplantacién de los sistemas ERP supone una gran inversién que, por Jo general, implica un alto coste. Sin embargo, los costes se acaban equi- Hbrando con los beneficios, tanto Jos tangibles como los intangibles. > La mayoria de las empresas ha ope- tado com los sistemas ERP durante lun corto espacio de tiempo, Mientras que algunas ya han obtenido algunas beneficios, se espera que la produc- tividad aumente de forma significa- tiva a medida que las empresas g2- nen experiencia en el uso de os sis- temas ERP. » Actualmente, los resultados sobre Tas reducciories de los costes de las. ‘operaciones de las tecnologias de la informacién se encuentran equi bbrados. » Un sistema individual de ERP n0 ‘proporciona una solucién final tal co- mo anuncian determinados prove dores. La mayorfa de las empresas, emplea otvos sistemas para las fun- Lamayorfa delas empresas se rues- tra satisfecha con los sistemas ERP. AA pesar de que muchas esperaban que el ciclo de vida deeste tipo de sis- temas superara los diez afios, se ha- cen necesarias diversas actualiza- ones rutinarias con el paso del tiempo, a clave se centra ahora en el papel que desarrollardn los sistemas ERP en el futuro, fundamentalmente en lo que respecta a la economia de los e-bust- ness, Los sistemas ERP fomentan y ani- ‘man las iniciativas de e-commerce, ofte- ciendo un sistema de procesamiento integrado de las transacciones de una ‘empresa. La direccién de un negocio en el ambiente del e-commerce exige dis poner de uria informacion precisa y la capacidad de medir los impactos de forma instanténea. Ademis, los siste- ‘mas ERP suponen la colunna vertebral digital de una organizaciin para res- ponder de manera eficaz tanto a los proveedores como los clientes. Con el fin de integrarse en el vertiginoso mundo del e-business, muchos provee- ores ERP han actualizado sus sistemas pata que puedan funcionar en la Web, Pot lo tanto, el futuro de los sistemas ERP es muy prometedor, ietemas ERO: mits commures ‘vere’ realidad fevolutivae. © by the Hoard of Trustees at Indians University Keley Schoo of Business. Ete atewo Ina sido publicadoanteriormente en Busines Ho. reonscon el tule “Enerprite Resource Manin Common Myths Versus Evolving Reality" Ree rensia a 1748.