Organizacija vremena

1. Organizacija vremena........................................................................................................................... 2
1. Pojam vremena i upravljanje vremenom................................................................................................ 2
2. Postavljanje prioriteta.......................................................................................................................... 2
3. Postavljanje ciljeva............................................................................................................................... 3
4. Kradljivci vremena................................................................................................................................ 4
5. Delegiranje i upravljanje sastancima...................................................................................................... 4
6. Uspešno organizovanje radnog vremena................................................................................................ 5

1/6
1. Organizacija vremena

1. Pojam vremena i upravljanje vremenom

Vreme je jedan od osnovnih pojmova u religiji, filozofiji i nauci. Vreme se često opisuje kao linearni kontinuum, nepovratni
sled koji se proteže prema nazad (u prošlost) i prema napred (u budućnost).

Karakteristika vremena  je da je to redak resurs. Vreme ne možemo da kupimo, ne možemo da pozajmimo, ukrademo,
nasledimo ili prodamo. Osim toga, ne možemo ni da promenimo vreme. Ne možemo ga ni sačuvati. Ne možemo dodati
vreme niti ga možemo preneti. Na osnovu ovoga možemo da zaključimo da se vremenom ne može upravljati.

Upravljanje vremenom je način života i rada kojim svoje vreme koristimo na efikasan način. Postoje strategije koje možemo
naučiti da uspešnije upravljamo svojim vremenom.Ideja o upravljanju vremenom postoji više od 100 godina. Sve do kasnih
sedamdesetih prošlog veka izraz upravljanje vremenom (Time management) nije ušao u opštu upotrebu. Tek ranih
osamdesetih 20. veka menadžeri počinju da razmišljaju o vremenu kao o sredstvu (resursu) kojim se može
upravljati.Upravljanje vremenom je sposobnost odlučivanja šta je važno u našem životu.

Prednosti upravljanja vremenom su: pouzdanost, organizovanost, produktivnost, bolja kontrola, bolje delegiranje. Posledice
neupravljanja vremenom su: lošija koncentracija, česti prekidi, zakašnjenje, stras, nestrpljivost i ljutnja na sebe i druge,
odlaganje izvršenja zadataka.

Zašto je upravljanje vremenom bitno?

1. Vreme je poseban resurs koji se ne može skladištiti niti sačuvati za kasniju upotrebu.
2. Većina ljudi oseća kako ima mnogo obaveza, a malo vremena da ih obave
3. Ako čekate da se pojavi dodatno slobodno vreme kako biste nešto uradili, možete doći u situaciju da se ono nikada ne
pojavi
4. Upravljanje vremenom će pomoći da podesite svoje prioritete.
5. Vreme je ograničeno na 24 sata dnevno, morate mudro planirati svoj život.
6. Unutrašnji mir može biti dobar kompas za efiksano upravljanje vremenom
7. Upravljanje vremenom Vam pomaže da svesno donosite odluke i vršite izbore, tako da možete da provedete više
vremena radeći stvari koje su Vam značajne.
8. Postajete produktivniji i možete, sa manje vremena i truda, da postanete produktivni.

2. Postavljanje prioriteta

Reč prioritet izvedena je od reči prior, što znači pre i povezano je s latinskim primus, što znači prvi. I dok su neke stvari
važnije od drugih, vaša lista prioriteta treba sadržavati stavke najveće važnosti – samo stavke kritične za razvoj vašeg posla i
ništa drugo.

Određivanje ličnih prioriteta, npr. za sutrašnji dan:

1. Ispišite, po redosledu kako ih se setite, sve zadatke za sutrašnji dan.

2. Svaki od tih zadataka prepišite u odgovarajući kvadrant u matrici Hitno/Bitno.
3. U svakom  pojedinačnom kvadrantu matrice, odvojeno složite, po važnosti sve zadatke
4. Prepišite zadatke u listu sutrašnjih obaveza po redosledu važnosti.

Prioriteti se mogu smestiti u tri kategorije: „i hitno i bitno“ ili „hitno ili bitno“ i „ni hitno ni bitno“. Naravno, postoji i

2/6
kategorija “nebitno” i to su uglavnom zadaci koje ne morate uraditi ili koji će se vremenom rešiti sami od sebe pa im ne
posvećujte vreme - ako ga nemate.

Polje 1: Polje koje je na matrici hitno i bitno (označeno brojem jedan) je polje koje podrazumeva krize i probleme kojima se
odmah mora posvetiti pažnja

Polje 2: Polje označeno brojem dva na matrici predstavlja aktivnosti koje nisu hitne, ali su od izuzetnog značaja. Ono
predstavlja ključno polje prilikom dobrog upravljanja vremenom

Polje 3: Ovo polje predstavlja aktivnosti koje su hitne, pretpostavljajući da su one i bitne. Stepen hitnosti se često temelji na
prioritetima i očekivanjima drugih

Najpoznatiji princip određivanja prioriteta je Pareto princip 80/20. Krajem XIX veka, italijanski ekonomista Vilfredo Pareto
zapazio je da 80% bogatstva poseduje 20% populacije.

U ovom slučaju to znači: 20% vaših aktivnosti je odgovorno za 80% vašeg učinka, 20% vaših zadataka će vam doneti 80%
vrednosti onoga što radite.

S. Covey govori o četiri generacije u razvoju koncepta upravljanja vremenom:

1. Beleške i ček-liste
2. Kalendari i podsetnici 
3. Prioriteti i vrednosti 
4. Organizovanje i ostvarenje prioriteta  

Sedam navika uspešnih ljudi predstavljaju dimenzije uspešnosti, po Coveyevom modelu:

1. Proaktivnost
2. Raditi imajući na umu krajnji cilj
3. Postavljati prvu stvar na prvo mesto
4. Razmišljajte u duhu formule „moja pobeda – tvoja pobeda“
5. Truditi se da razumete, pa tek onda budete shvaćeni
6. Raditi zajednički
7. „Brusiti testeru“

3. Postavljanje ciljeva

I najbolja strategija planiranja vremena neće biti od velike pomoći ukoliko u vašem životu ne postoje jasni ciljevi. Danas se
većina ljudi suočava s viškom obaveza, a manjkom vremena. Uspešno postavljanje ciljeva podrazumeva da prepoznate svoje
ciljeve, analizirate vreme, saznate koliko vremena bi trebalo investirati, da zapišete ciljeve, naučite da kažete NE, mudro
korstite vreme, vizuelizujete ciljeve ali i da se nagradite.

Da bismo dobro definisali cilj, potrebno je da znamo opšte karakteristike ciljeva. Jedan od često korišćenih kriterijuma jeste
da cilj treba biti SMART, što znači:

S – Specifičan (Specified) – Znači da treba biti konkretan, jasno i dobro definisan. Cilj je definisan u detalje.

M – Merljiv (Measurable) – Cilj, naravno treba biti takav da se tačno mogu odrediti svi njegovi parametri i da se može
uporediti sa nečim – uspeh je moguće usmeriti.

3/6
A – Ambiciozan (Ambitious), ali ostvarljiiv (Acheivable) – korisno je da cilj bude ambiciozan, ali ni u čemu ne treba
preterivati. Trebalo bi da bude u skladu sa mogućnostima onoga koji planira da ga ostvari.

R – Realističan (Realistic) – Naravno, kakav bi to bio cilj ako ne bi bio uopšte izvodljiv? 

T – Vremenski ograničen (Time bound) – Ključna stvar za svaki poslovni proces jeste vremenska ograničenost. Bez ovog
elementa nestaje bit poslovanja i izvršavanja zadataka.

4. Kradljivci vremena

Tipični kradljivci vremena su: 

1. Telefonski kradljivci - telefon vam zvoni non-stop

2. Kradljivci na sastancima - sastanci su predugi i neorganizovani
3. Prioritetni kradljivci - nejasni prioriteti ili ih nemate
4. Komunikacijski kradljivci - neočekivani posetioci vas ometaju u radu
5. Kradljivci kod delegiranja - ne delegirate svoje obaveze
6. Krizni kradljivci - upravljanje krizama, gašenje požara
7. Kradljivci kod odlučivanja - ne znate da kažete ne
8. Softver kradljivci - TV/internet surfing

Za svakog od nas postoji deo dana kada smo efektini. Najbolje je da razmislite u kom delu dana ste najefektivniji i u to
vreme radite zadatke koji traže visoku koncentraciju. Radite u skladu sa ritmom vašeg tela, a ne protiv njega.

Zlatna pravila korišćenja vremena.

Uvedite fiksne dnevne obaveze.

Utvrdite rokove za sve vaše poslove.
Naučite da kažete NE, selektujte svoje obaveze.
Zaboravite sve što vam nije važno.
Ne odlažite važne stvari koje su vam neprijatne.
Planirajte vaše telefonske pozive i elektronsku komunikaciju.
Odredite fiksno vreme za konsultacije o rutinskim stvarima sa vašim timom.
Fiksirajte vreme kada ne želite da vas bilo ko uznemirava, držite sastanke sa samim sobom.
Radite stvari koje zahtevaju vaš maksimalan umni angažman u doba dana kada se najbolje osećate.
Odmarajte se u vreme  kada ne možete efektivno raditi.
Radite samo jednu stvar u samo jednom trenutku.
Kada nešto počnete, ako je ikako moguće, završite to.
Sakupljajte vaše ideje na jednom mestu.
Analizirajte vremenske prekide.
Redovno proveravajte kako koristite vaše vreme, kako možete biti efikasniji, koji su prioriteti.
Razgovarajte sa drugima kako oni koriste svoje vreme – prihvatite dobru ideju ili savet.

Navešćemo neke od najčešćih aktivnosti koje bespovratno troše naše vreme, a kojima svako od nas dopušta da „kradu“
dragoceno vreme: 1. Facebook 2. Fotografisanje, obrada, uploadovanje i postavljanje fotografija 3. Igranje igrica 4. TV 5. You
tube 6. Odlazak na kafu 7. Putovanje do posla 8. Traženje fajlova i dokumenata na računaru 

5. Delegiranje i upravljanje sastancima

4/6
Delegiranje je proces davanja zadataka drugim ljudima uz zadržavanje krajnje odgovornosti za ispunjenje zadatka.

Razlozi nedelegiranja: nepoverenje, strah od nekompetentnosti, nerazumevanje osnovnih principa delegiranja.

Principi delegiranja: odaberite prave ljude, jasno objasnite odgovornosti i očekivanja, obezbedite informacije, savete i
podršku, pratite progres realizacije, ne uzimajte zadatak nazad, uputite komplimente, ali i konstruktivnu kritiku.

Prednost delegiranja:

Oslobađanje vremena za važnije/kompleksnije zadatke.

Testiranje sposobnosti drugih ljudi.
Stvaranje prilike drugim ljudima da steknu:

nova iskustva
nova znanja
nove veštine
jače motive za rad

Delegirajte ciljeve, ne postupak. Dajte obrise rezultata, a ne metodologiju.

Kažite ljudima da osiguraju izveštaj o napretku izvršavanja. Postavite međurokove da vidite kako se stvari odvijaju.
Delegirajte pravim osobama. Nemojte uvek davati zadatke najjačima, najiskusnijima i prvo dostupnim osobama. Širite
uokolo delegiranje i pružite ljudima novo iskustvo kao deo njihove obuke. Osigurajte povratnu informaciju od zaposlenih da
biste bili sigurni da imaju osećaj da su ispravno tretirani. Jednostavno „Kako ide novi projekat?“ može biti sve što je
potrebno. Uverite se da zajedno s odgovornošću delegirate i ovlašćenja. Nemojte da ljudi dolaze nazad za beznačajna
odobrenja. Verujte ljudima da rade dobro, ne gledajte ljudima preko leđa i ne proveravajte ih stalno, ako nisu tražili. Budite
spremni da prihvatite kratkoročne greške za dugoročne rezultate...

Sastanak je organizovan skup ljudi koji svojim prisustvom doprinose donošenju odluka, rešavanju problema i definisanju
plana akcije za unapred dogovorene teme. Vrste sastanka: informativni sastanci, sastanci donošnja odluka i  redovni
sastanci.

Šta se može učiniti za unapređenje sastanaka?

Prvi korak u unapređenju sastanaka je početi sa osnovama, što znači trenirati svakog u organizaciji za efikasnije sastanke.
Kako su sastanci sastavni deo biznisa, svako u organizaciji treba da razume osnove efikasnog sastanka i kako postići njegove
ciljeve (svakog puta kada se sretne radi dogovora). Dajući zaposlenima pristup informacijama o sastancima pomaže im se da
razumeju učinak neproduktivnog sastanka na njihovo radno okruženje i to im daje energiju da unaprede sastanke. Za osobu
koja želi biti stručnjak za efikasne sastanke, nezaobilazna su znanja, veštine i  ponašanja iz područja upravljanja vremenom.

6. Uspešno organizovanje radnog vremena

Pravilo dnevnog planiranja 60% - 20% - 20%

60% vremena isplanirajte za željene aktivnosti ( standardne aktivnosti, oko 5h)

20% vremena odvojite za neočekivane aktivnosti (hitne aktivnosti, oko 1,5h)
20% vremena odvojite za ad-hoc aktivnosti (spontane aktivnosti, 1,5h)

5/6
Saveti za efektivno telegoniranje: grupišite vaše pozive i primanje poziva, primajte samo pozive koje očekujete, dnevno
brišite primljene poruke koje ste primili, isprogramirajte brojeve koje često zovete, ostavite poruke koje sadrže kompletnu  i
jasnu informaciju, koristite govornu poštu kako biste sprečili da Vas pozivi ometaju kada se bavite važnim pitanjima, a
potom kada se ukaže prilika izdvojite vreme da uzvratite pozive, sprečite skretanja sa teme i ostanite fokusirani na razlog
zbog koga telefonirate...

Neki od saveta za efektivnu upotrebu elektronske pošte i računara: isključite zvuk za prijem mejlova, sredite pristigle
e-mailove po imenu pošiljaoca i temi, šaljite i primajte samo jednostavna dokumenta, e šaljite poverljive informacije
mejlom, arhivirajte stare fajlove, izbrišite nepotrebne fajlove, napravite podršku za fajlove koji su važni, redovno pravite
pauze, nepotrebne mailove odmah izbrišite, ne odlažite odgovaranje, za pojedina mailove formirajte šablone...

Kako biste  uštedeli vreme u slučaju neočekivanih posetioca: izvestite posetioca o sledećoj obavezi, zamolite da neko to
uradi umesto vas, zamolite osobu da se sledeći put najavi, ukoliko je poseta u vreme kad radite na vašim najvišim
prioritetima – otkažite je, definišite vreme u kome primate posete, učtivo odbijajte posete u vremenu koje nije predviđeno
za to, zakažite sastanak u vremenu koje odgovara obema stranama...

Neki od saveta za organizaciju rada:

1. Shvatite važnost vašeg vremena 

2. Organizujte se 
3. Vladajte sobom 
4. Izbegavajte odgađanje 
5. Izbegavajte aktivnosti koje uzalud troše vaše vreme 
6. Naučite druge da štede vaše vreme 

Neki od principa organizacije posla:

1. Počnite dan sa pozitivnim razmišljanjem.

2. Imajte lagani doručak bez žurbe i idite na posao relaksirani.
3. Počnite rad što je češće moguće u isto doba dana.
4. Proverite svoj dnevni plan.
5. Proverite svoj plan (napravljen dan ranije) u smislu postavljenih zadataka i ciljeva.
6. Bavite se najvažnijim i najkompleksnijim stvarima u vašem energetskom vrhu dana.
7. Imajte uticaj nad vašim zakazanim sastancima.
8. Izbegavajte aktivnosti koje dovode da ponavljanja zadataka ili obaveza.
9. Nemojte prihvatiti dodatne hitne zadatke.
10. Izbegavajte impulsivne, neplanirane aktivnosti.
11. Koristite pauzu u određeno vreme i zadržite dobar tempo rada.
12. Bavite se manjim, sličnim zadacima u formi serijske proizvodnje.

Saveti za održavanje nivoa energije: isplanirajte dan tako da maksimalno iskoristite svoj energetski vrh dana, budite se uvek
u isto vreme, u roku od 15 minuta po buđenju, izložite se suncu, svežem vazduhu – to daje energiju telu i metabolički
časovnik počinje da kuca 15 minuta po izlaganju suncu, Kada osetite da energija pada, napravite pauzu, izađite na sunce ili
van kancelarije na svež vazduh petnaestak minuta, vežbajte redovno, Uradite relaksaciju od desetak minuta, isplanirajte
aktivnosti koje imaju veliki broj detalja jedan sat pre ručka...

6/6