Professional Documents
Culture Documents
Recepti Za Upravljanje Projektnim Ciklusom
Recepti Za Upravljanje Projektnim Ciklusom
Autorica
Eni Kurtović
U pripremi sudjelovali
Vesna Bajšanski-Agić
Haris Buljubašić
Lektorica
Leila Kulenović
Besplatni primjerak
Ovaj projekat financira Europska unija
Sarajevo
2013
Sadržaj:
UVOD 6
3. Dodatak 1 39
4. Dodatak 2 40
B) Izvori financiranja 46
4. Procjena projekta 64
FAZA ANALIZE:
Identifikacija problema
FAZA ANALIZE:
Istraživanje
(analiza problema,
EVALUACIJA zainteresiranih
strana i mogućih
rješenja)
FAZA PLANIRANJA:
Planiranje
(ciljevi, resursi, vrijeme,
IMPLEMENTACIJA I MiE, popunjavanje forme
MONITORING prijedloga projekta)
PRIKUPLJANJE SREDSTAVA
1Projekat
definiramo kao niz aktivnosti, čiji je cilj ostvarenje jasno određenih ciljeva unutar određenog
vremenskog roka i s određenim ljudskim resursima, te financijskim i drugim materijalnim sredstvima.
Poznavanje i primjena koraka i metoda koje se definiraju kroz UPC osigurava:
Najveći njegov nedostak leži u fokusiranju na problem, što vrlo često paralizira
kreativnost i inicijativu, te onemogućava prepoznavanje mogućnosti i pozitivnih
karakteristika određene situacije koje mogu biti iskorištene za prevazilaženje onoga
čime nismo zadovoljni. Naime, ono na što se fokusiramo, kako i šta govorimo,
postaje naša stvarnost – tako postavljanje pitanja o tome što je problem i što
nedostaje, usmjerava našu pažnju na ono što je loše, negativno i što ne funkcionira.
Takav način razmišljanja može biti disfunkcionalan i blokirati inventivnost i
prepoznavanje mogućnosti. S druge strane, fokus na ono što funkcionira, što je
dobro i što su potencijali, može utjecati na brži razvoj.
Većina donatora ima vlastitu FORMU PRIJEDLOGA PROJEKTA i prihvatiti će samo one
projektne prijedloge koji su razvijeni na osnovu te forme. Već prema prilikama (vrsti
projekta i propozicijama donatora), može se, i mora, odstupiti od forme koja je ovdje
izložena: dva ili više dijelova mogu se spojiti zajedno, nešto se može izostaviti i tome
slično.
Međutim, sve forme imaju identičnu logiku – postoji problem koji se treba riješiti
putem određene strategije, uz potrebne materijalne i ljudske resurse, te je na kraju
potrebno pokazati kako ćemo mjeriti što smo to uradili. Razvoj projektnog prijedloga
treba pratiti ovu osnovnu logiku, kriterije donatora i samu formu koju je donator
razvio.
Na osnovu ove logike projektnog prijedloga, u daljnjem tekstu su date osnovne
komponente jednog cjelovitog projektnog prijedloga, kao i poglavlja koja odgovaraju
ovim komponentama:
KOMPONENTA SADRŽAJ POGLAVLJE
O naslovnoj strani, i uz nju vezan i sam naziv projekta, rijetko razmišljamo kao o
važnom elementu projektnog prijedloga. Ipak, mora se priznati da je ovo prva stvar
koju potencijalni donator ugleda. Zato je neophodno da i ovom elementu projektnog
prijedloga posvetimo potrebnu pažnju. Evo nekoliko savjeta:
NAZIV PROJEKTA čini prvi kontakt između vas i donatora. Naslov treba jasno
predstaviti projekat. Ovo znači da je potrebno imati razumijevanje cjeline projekta,
što je nemoguće na samom početku njegovog razvoja – mi nikad ne znamo kako će
naš projekat na kraju izgledati, koji će biti njegovi ciljevi i strategije, dok korak po
korak ne prođemo kroz cjelokupni proces njegovog razvoja. Ovo je razlog zbog
kojeg se naslov projekta definira na kraju procesa.
U izboru riječi za naziv projekta je potrebno obratiti pažnju na njihov redoslijed – na
prvo mjesto se treba staviti ona riječ koja je ključna; naziv treba biti afirmativan (ne
koristiti opis problema), a sam naslov treba da je što kraći i da se što lakše pamti.
Kako je sažetak prvi dio projekta koji se čita, on utiče na opći dojam i na početne
stavove čitatelja, a time i na način na koji će čitatelj reagirati na daljnji tekst
projekta. Zato je vrlo važno da ta prva reakcija bude pozitivna.
Sažetak daje okvir ili pozadinu detalja koji se kasnije navode u prijedlogu, čineći ih
lakše razumljivim i prihvatljivijim.
Često je sažetak jedini dio prijedloga koji bude pročitan, pa tako i donator samo na
temelju sažetka može donijeti odluku o uzimanju u obzir, ili odbijanju prijedloga.
Sažimajući sve ključne podatke mi želimo ubijediti donatora da je upravo naš prijedlog
vrijedan razmatranja. Zbog toga trebamo biti sigurni da su u sažetak uključene sve
bitne informacije.
Koristimo podatke dobivene iz službenih izvora, kao npr. javni arhivi i institucije
(državni zavod za statistiku, općine, ministarstva, škole, knjižnice, uredi, agencije,
sudovi, međunarodne organizacije i slično).
Kao dodatan izvor podataka možemo koristiti i neslužbene izvore: podatke priku-
pljene kroz vlastiti rad (vlastite statistike, ankete, izjave korisnika), ili podatke dobi-
vene od drugih nevladinih organizacija koje se bave istom problematikom.
Analiza problema
Analiza problema, odnosno pitanja kojim se želimo baviti kroz projekat, je od temeljne
važnosti za planiranje projekta – ona je njegova osnova i opravdanje. To je proces kroz
koji se identificiraju negativni (i pozitivni) aspekti postojećeg stanja i određuju uzroci i
posljedice problema, kako bi se na najefikasniji način odredili ciljevi i strategije za
njegovo rješavanje.
Analiza problema / pitanja se može uraditi kroz takozvano stablo problema - za defini-
rani problem / pitanje (stablo problema) određujemo uzroke (korijene), te posljedice
problema (krošnja), tj. kako se problem manifestira i kako utječe na ljude. Cilj ove
analize je razjašnjavanje odnosa uzrokâ i posljedicâ, kako bi se fokusiranjem na uzroke,
oni otklonili. Ovo je osnova za izradu izjave o problemu/potrebama i za određivanje
ciljeva projekta.
Kreiranje stabla problema je najbolje realizirati uz učešće što većeg broja interesnih
grupa koje će razmotriti prioritete i osigurati bolje shvaćanje samog problema
(organiziranjem sastanaka i radionica). Kvalitet analize problema će zavisiti upravo od
toga tko je u njoj učestvovao i vještini voditelja sastanka da uključi sva mišljenja. Nekad
može biti korisno organizirati više odvojenih radionica sa različitim grupama
zainteresiranih strana, da bi se osigurala različita gledišta.
Koraci u analizi stabla problema
Jasno definiranje i opis osnovnog problema (stablo) kao npr. zagađenost vode,
neiskorištenost poljoprivrednih potencijala, usporen proces povratka, ugašena
gradska teatarska tradicija, nemogućnost zapošljavanja invalidnih osoba i slično.
POSLJEDICE
OSNOVNI PROBLEM
UZROCI I PODUZROCI
Primjer razrađenog stabla problema
Nekonkurent-
Nedovoljno Poljoprivrednicima nisu
nost na tržištu
UZROCI navodnjavanje osigurani osnovni uvjeti
i niska cijena
polja rada
pšenice
PODUZROCI
Ovako izrađeno stablo problema kasnije, u fazi razvoja samog projektnog prijedloga
(faza planiranja), koristimo za izradu izjave o problemu.
Način razvoja poglavlja o problemu / pitanju kojim se bavimo
Izjava o problemu prezentira činjenice i razloge da se vaš projekat podrži. Zato je pri
njenom razvoju potrebno obratiti posebnu pažnju na sljedeće:
Analiza ciljeva
Dok analiza problema predstavlja negativne aspekte postojeće situacije, analiza ciljeva
daje pozitivne aspekte željene budućnosti. To je zapravo preformuliranje problema u
ciljeve – logičko stablo ciljeva se može shvatiti kao odraz u ogledalu logičkog stabla
problema. Fokusirajući se na uzroke problema i tražeći rješenja za njih, osiguravamo
logički pristup u otklanjanju osnovnog problema. Ovaj dijagram, ili stablo ciljeva, daje
opći i jasan pregled željene situacije u budućnosti.
I u ovom koraku je veoma važno uključivanje interesnih grupa koje će kroz diskusije i
davanje informacija pomoći u definiranju najprikladnijih ciljeva. Ovim će se također
osigurati i izgradnja koncenzusa među njima i njihov kasniji doprinos u provođenju
projekta.
Moguće je da ćemo kroz analizu stabla ciljeva doći do određenih spoznaja koje će
zahtijevati promjene u stablu problema, kako bi se logika upotpunila i svi elementi
povezali u cjelinu.
Primjer dijagrama ciljeva - stabla ciljeva
OČEKIVANI
REZULTATI
Stablo ciljeva često prikazuje neke ciljeve koji ne mogu biti postignuti, pa se zato mora
napraviti izbor. Određeni ciljevi se mogu pokazati nerealni, preambiciozni ili
neostvarivi unutar mogućeg projekta, tako da se moraju pronaći druga rješenja prob-
lema, kroz analizu strategije.
Definiranje ciljeva
Nakon što smo uspostavili logičku vezu izemđu ciljeva i nivoa problema, možemo
pristupiti detaljnoj razradi ciljeva. Ovdje je važno napomenuti da različiti donatori
koriste različitu terminologiju za označavanje ciljeva u drvetu problema. Na primjer,
ono što se u logičkoj matrici Europske komisije naziva rezultatima, neki donatori
nazivaju «outcomes» (ishod), dok se svrha projekta nekad naziva specifičnim ciljem ili
kratkoročnim ciljem («immediate objective»). S druge strane, neki donatori nazivaju
specifičnim ciljem ono što Europska komisija definira kao rezultate projekta. Termi-
nologiju zato treba prilagoditi donatoru na kojeg se projekat odnosi. U primjeru koji
slijedi predstavljena je hijerarhija ciljeva kako je koristi Europska unija.
Formulacija specifičnog cilja – Specifični cilj (ili svrha) nije zbir očekivanih rezultata
(npr. «eliminirane divlje deponije i smanjen nivo direktnog ispuštanja otpadnih
voda u rijeku»). Specifični cilj je razlog provođenja projekta i odgovara na pitanje
''ZAŠTO?'' (npr. «poboljšati kvalitet i čistoću rijeke Sane kako bi bila iskorištena kao
resurs za razvoj turizma»).
Ciljna grupa je termin koji se najćešće koristi u projektima 'javnog zagovaranja' tj. u
projektima kroz koje se pokušava utjecati na donosioce odluka da riješe određeni
problem utječući na donosioce odluka. Ciljna grupa je grupa koja može imati
utjecaj na realizaciju ciljeva (npr. Općinske vlasti od kojih je potrebno dobiti
podršku, preduzeće koje je izvor zagađenja, zastupnici u Parlamentu koji će glasati
za usvajanje nekog zakona, mediji koji će podržati neku kampanju, direktor škole
koji će pomoći u animiranju djece za određenu aktivnosti itd). U tom smislu, ciljnu
grupu trebamo opisati u poglavlju koje se odnosi na strategiju i ciljeve. U ciljnoj
grupi potrebno je unaprijed razlikovati direktnu i indirektnu ciljnu grupu.
Korisnici (Beneficiaries): Oni koji na bilo koji način mogu imati korist od projekta.
Dijele se na:
Ciljne grupe (Target groups): grupe koje će direktno imati korist od projekta na
nivou svrhe (može uključiti i osoblje iz partnerskih organizacija) i
Krajnje korisnike (Final beneficiaries): Oni koji imaju indirektnu korist od
projekta (na nivou društva, sektora i sl.).
Na osnovu prikupljenih podataka o korisnicima ćemo kasnije, u toku izrade projektnog
prijedloga (faza planiranja) razviti poglavlje o korisnicima. Pri tome je potrebno pružiti
sljedeće informacije:
6. Strategija i aktivnosti
Analiza strategije
Nakon formuliranja željene situacije u budućnosti slijedi izbor načina rada KAKO ćemo
ostvariti planirane ciljeve, odnosno definiranje najrelevantnije strategije za rješavanje
problema. Naime, teško je vjerovati da će pojedini projekat riješiti sve aspekte
problema, pa na logičkom stablu ciljeva treba odabrati one čije je ostvarenje u moći
organizacije. Pri toj analizi potrebno je grupirati i selektirati ciljeve vodeći računa o
najefikasnijim i najrealnijim kombinacijama ciljeva za rješavanje problema. Na primjer,
ako je cilj oživljavanje manifestacije vezane za dane vina, možete:
organizirati manifestaciju na mjestu gdje se prije održavala,
i / ili utjecati na općinske vlasti da donesu odluke koje će utjecati na oživljavanje
manifestacije,
i / ili dati podršku mještanima da sami ponovno ožive manifestaciju,
i / ili provesti istraživanje koje bi pomoglo da utvrdite kako se slične manifestacije
uspješno provode u drugim regijama i koje su koristi od toga,
i / ili promovirati ideju putem medija i društvenih mreža,
ili direktno pomoći proizvođačima vina da unaprijede svoju proizvodnju i time
ostvare uvjete za ponovno održavanje manifestacije.
Svaka od gore navedenih strategija uključuje poseban set aktivnosti koje će biti
poduzete da bi se ostvario navedeni cilj.
STRATEGIJA OSIGURAVANJA
STRATEGIJA POBOLJŠANJA
TEHNIČKIH UVJETA
KONKURENTNOSTI
Planiranje aktivnosti
Aktivnosti su koraci koje ćemo u okviru određene strategije poduzeti da bi ostvarili
navedene očekivane rezultate.
Najlakši način da naš projekat ostane konzistentan jeste da aktivnosti koje ćemo
provoditi vežemo za očekivane rezultate i to postavljanjem pitanja: Što ćemo učiniti da
bi se ovaj očekivani rezultat ostvario? Dakle, aktivnosti grupiramo i označavamo broje-
vima prema očekvanim rezultatima.
Narativni opis aktivnosti ima veliku važnost kako za osoblje koje treba provesti
aktivnosti, tako i za donatora kojem se kroz ovaj opis treba dati jasna slika o načinu
njihovog provođenja i posebno o očekivanim proizvodima aktivnosti (outputs). Opis
aktivnosti u narativnom obliku treba biti detaljan i pružiti jasne odgovore na pitanja:
što će se raditi
u kojem periodu
opis toka aktivnosti
koji su očekivani rezultati aktivnosti
zašto je provođenje ove aktivnoti važno i
tko će biti odgovoran za provođenje aktivnosti.
Nakon što smo ovako razvili i opisali aktivnosti vezane za očekivane rezultate, neće biti
problem izraditi tabelarni prikaz provođenja aktivnosti, ili operativni plan. Tabelarni
plan aktivnosti daje puno jasniji uvid o dinamici i rasporedu aktivnosti, te nam ukazuje
je li naš plan realan. Također, ovakav prikaz planiranih aktivnosti će olakšati
implementaciju projekta.
Uobičajena praksa je da se aktivnosti planirane za prvu godinu navode detaljnije, dok
se za naredne godine raspored daje u grubim crtama (to su preliminarne procjene koje
će menadžment projekta naknadno revidirati kad počne sa implementacijom).
prikupljanje potpisa za
III Osiguravanje volonter E x
peticiju
rada medicinskog
slanje dopisa vlastima i
osoblja koordinator x x x
lobiranje
Koliko je ljudi potrebno angažovati kako bi se ostvario plan akcije i postigli ciljevi? Koja
su njihova zaduženja? Nije na odmet staviti i biografije ljudi koji će raditi na
implementaciji projekta. U ovom dijelu je potrebno opisati i učešće volontera čiji je
angažman planiran za implementaciju projekta (broj, zaduženja)? Koja vrsta opreme je
potrebna da biste efikasno ostvarili plan akcije? Ovdje nije potrebno navoditi troškove
vezano za osoblje i opremu.
8. Održivost projekta
Što će se desiti nakon isteka planiranog roka za provođenje projekta? Želimo vidjeti da
će utrošena sredstva imati neki dugoročni utjecaj, tj. da će projektni rezultat nastaviti
svoj život i nakon provedbe projekta. Sama održivost projekta se može osigurati kroz
namicanje sredstava kroz aktivnosti, ali i kroz razvijene ljudske resurse koji će osigurati
nastavak projektne ideje. Također, ako se radi o projektu kojim djelomično rješavamo
neki problem, ovdje se mogu naznačiti ideje za sljedeće projekte koje planirate
poduzeti.
Definicije
PRAĆENJE (MONITORING) možemo definirati kao sistematsko i kontinuirano
prikupljanje, analiziranje i upotrebu informacija o ulaznim faktorima, procesu i rezulta-
tima u svrhu kontrole i izvještavanja o radu. Na osnovu praćenja stječemo uvid da li
smo na pravom putu spram plana aktivnosti, imajući na umu ciljeve koje želimo postići.
Ovo je od izuzetne važnosti zbog:
efektivnosti, jer će se moći mjeriti da li je projekat implementiran kao što je plan-
irano i pravovremeno reagirati na probleme,
učenja, jer će omogućiti organizaciji da prati i poboljšava vlastiti rad,
izgradnje povjerenja prema zainteresiranim stranama koje očekuju dokaze za
korektno ispunjenje projektnih ciljeva i
olakšanog izvještavanja, jer će postojati svi potrebni podaci.
Logička matrica
Logička matrica4 je sistematiziran šematski prikaz najvažnijih aspekata projekta,
predstavljen u tabeli koju čine četiri kolone i četiri reda. Opisuje što i kako će se postići,
sa kojim resursima, uz koje pretpostavke i rizike, te kako će biti procjenjena uspješnost
u realizaciji postignuća.
Primarna uloga logičke matrice u planu praćenja i procjene je da definira indikatore tj.
pokazatelje kojima će se mjeriti stupanj uspješnosti u ostvarivanju rezultata. Osim
toga, kao sažetak projekta, idealno predstavljena na samo jednoj stranici, logička
matrica omogućava bolje razumijevanje projekta kako u fazi planiranja, tako i u fazi
njegovog provođenja, te daje osnovu za predviđanje i prevazilaženje mogućih rizika.
4
U literaturi često nazivana i «logički okvir», ili «matrica logičkog okvira»
10. Sposobnost organizacije / grupe
11. Partnerstva
Ukoliko druge organizacije, ili institucije, na neki način podržavaju projekat i sudjeluju
u njegovom razvoju i provođenju, radi se o partnerskom odnosu. Partnerstvo uvijek
podrazumijeva zajednički rad i podjelu odgovornosti radi ostvarenja zajedničkih
ciljeva. U poglavlju o partnerstvu neophodno navestI:
Detaljan opis organizacije ili institucije (pravni status, historija, kontakt osobe).
Na koji način partner doprinosi projektu? Koja je njegova konkretna uloga u
projektu? Kakve odgovornosti ima u provođenju projekta? Ako je pomoć finansi-
jska, o kojem se iznosu radi? Opis partnerstva ne bi trebao davati općenite
informacije kao na primjer «Partner ima vrlo važnu ulogu u projektu» ili «Partner-
ska organizacija će biti uključena u projekat u svim fazama». Potrebno je jasno
navesti koje su to specifične odgovornosti i uloga partnerske organizacije, ili
institucije, u provođenju projekta.
Ukoliko ostvarenje ciljeva direktno ovisi o uspješnosti u ostvarenju partnerstva,
potrebno je dati dodatne garancije da će ono biti realizirano. Ova garancija može
biti u obliku potpisane izjave partnera kojom se potvrđuje da će zadaci navedeni u
projektnom prijedlogu biti realizirani.
11. Budžet – procjena troškova projekta
3 Generalno govoreći, vaš budžet će biti prihvatljiviji što su troškovi aktivnosti veći u
odnosu na troškove opreme i operativne troškove.
5 Većina donatora ima razvijene budžetske forme – bez obzira da li vam one izgledaju
prejednostavne, prekomplicirane, nedovoljno razvijene, glupe, suvišne – pratite ih.
6 Preporuka kod pisanja budžeta (bez obzira da li je to donator tražio ili ne) je da se
napiše i tzv. narativni budžet gdje će se detaljno objasniti svaka pojedina stavka
navedena u budžetu (potreba za stavkom, broj, vrijednost i slično). Npr. ako je
traženo pokrivanje plaće administratora, u ovom dijelu je potrebno objasniti koliko
radnog vremena će biti pokriveno, iz kojih sredstava je pokriven ostatak plaće, da li
se radi o stalnom ili privremenom zaposlenju, opis posla i sl. Ako je traženo
pokrivanje troškova za nabavku kompjutera, potrebno je navesti zašto je kompjuter
potreban i na osnovu kojih ponuda je navedena cijena – u svakom slučaju, svaka
stavka mora imati svoje opravdanje u aktivnostima koje su navedene u projektnom
prijedlogu.
Dodatak 1 – ključna načela u razvoju projektnog prijedloga
Najčešći razlog zbog kojeg se ljudi ne žele upustiti u aktivnosti prikupljanja sredstava,
koje su drugačije od razvoja projektnih prijedloga, za donatore leži u strahu od
traženja novca.
Ako imate osjećaj nelagode pri traženju donacija i strah od odbijanja, to je normalno i
uobičajeno. Međutim, to nije razlog da unaprijed odustanemo – ovaj strah možemo
prevazići tako što ćemo se suočiti sa njime - prodiskutirajte unutar svoje grupe svoje
stavove i osjećaje vezane za novac i za strah od traženja novca. U 'svjetlu' diskusije
otkriti ćete da su ovi strahovi iracionalni i prenaglašeni. Vidjeti ćete da je najgora stvar
koja vam se može desiti negativan odgovor onoga od kojeg tražite novac. A to je odgo-
vor na koji ćemo zapravo vrlo često naići. Ali, kao što vi imate pravo da tražite novac,
tako i onaj tko je pitan ima pravo da vas odbije. Važno je samo da to ne shvatite
osobno.
Dobra metoda za prevazilaženje straha od traženja novca može biti i u davanju vlasti-
tog primjera i izgradnji čvrstih razloga koji će opravdati vaše aktivnosti prikupljanja
sredstava. Razmislite - zašto bi neko dao donaciju vašoj organizaciji, ili aktivnosti koju
namjeravate provesti? Da li je to nešto zaista vrijedno i korisno za zajednicu?
2. zlatno pravilo:
DOPRINOS MORA ZADOVOLJITI POTREBE DONATORA
Interesi donatora
Nemoguće je reći koja je od aktivnosti
Područje djelovanja % navažnija – dobrotvorne, psiho-socijalne,
edukacijske, ekološke. Svatko ima svoju
Religija 45.30 skalu vrijednosti, svoj kriterij za prosudbu
Obrazovanje 11.90 što je važno, a što nije. DA BISMO
Humanitarne usluge 9.90 UVJERILI DRUGE DA NAS PODRŽE,
Zdravlje 8.60 MORAMO DA STOJIMO NA VRHU
Ekologija NJIHOVE SKALE VRIJEDNOSTI.
7.60
Javna politika 4.30
Umjetnost i kultura 2.50
Međunarodna pitanja 1.50
Ostalo 8.40
Motivi donatora
Svaki pojedinac pored područja interesovanja i ima svoje razloge zašto daje novac i u
najvećem broju slučajeva će od tih razloga ovisi da li ćemo dobiti podršku ili ne. Često
u našim nastojanjima da pridobijemo donatora, mi ga nastojimo uvjeriti u korist koju
može imati od davanja novca, kao što je reklamiranje, servis i sl. Međutim, motivacija
donatora nije samo u koristi. Svaki donator je kao prvo ljudsko biće, sa svojim ličnim
interesima, jakim i slabim tačkama i skalom vrijednosti. Evo nekih od mogućih razloga
na koje trebate računati kada se nekome obraćate za pomoć: osjećaj korisnosti; zado-
voljstvo zbog davanja; želja da se neki problem riješi; želja da se pomogne; želja da se
popravi društvo.
Očekivanja donatora
Povjerenje je jedan od osnovnih preduvjeta da bi bilo šta dobili od donatora. On mora
biti uvjeren da svoje novce daje u prave ruke i da će povjerena sredstva služiti i njego-
vim ciljevima/potrebama, te je bitno raditi i na kredibilitetu i transparentnosti rada
organizacije.
Rezultat. Ljudi ne daju novac organizaciji. Ne daju novac apstraktnim konceptima. Oni
daju novac da bi se postigao određeni rezultat – zato, ne govorite o problemima već
ponudite rješenja. Vaš je posao, kao osobe koja je zadužena za prikupljanje sredstava,
da pokažete kako ćete to uraditi, a donator vam treba vjerovati.
3. zlatno pravilo:
PITAJTE!
Kada su u jednom istraživanju o filantropiji ljudi pitani zašto nisu nekome dali novac,
odgovor je bio jednostavan – glavni razlog je bio taj što nikad nisu bili pitani. Ponekad
zaista postoji razlog da ne tražimo novac, ali to je mnogo rjeđe nego što to obično
mislimo. Kada razmatrate da li da od nekog tražite novac ili ne, zapitajte se da li zaista
imate dobar razlog da to ne učinite, ili tek tražite opravdanje.
B) Izvori financiranja
Koji to donatori djeluju na vašem području i kakve programe podržavaju? Tko su
njihovi korisnici? Tko je još zainteresiran za populaciju koju čine vaši korisnici? Tko bi
mogao biti zainteresiran i podržati nas? Niti jedna kampanja prikupljanja sredstava ne
bi smjela započeti dok nismo odgovorili na ova pitanja i odredili potencijalne izvore
financiranja. To mogu biti:
Donatorske organizacije i fondacije
Poštivanje njihovih kriterija najsigurniji je način za dobivanje financijske podrške od
donatorskih organizacija. Geografsko područje djelovanja, ciljevi i način njihovog
ostvarivanja, visina granta, traženo iskustvo, aplikaciona forma, uvažavanje i
razumijevanje terminologije koju donator koristi – neki su od kriterija na koje
trebamo obratiti pažnju.
U ovu grupu uvrstili smo:
Strane državne programe ze pružanje pomoći kao npr USAID, DFID, SIDA i sl,
Međunarodne (bilateralne) agencije kao što su Europska unija, agencije
Ujedinjenih nacija (UNICEF, UMCOR, UDNP itd) i Svjetska banka
Međunarodne agencije za razvoj kao što su Oxfam, Care, World Vision
Fondacije, domaće ili strane, koje mogu biti osnovane kao zadužbine
pojedinaca, kao donatorske organizacije kompanija ili kao fondacije vezane za
vjerske i druge interesne grupe
Individualni donatori
Pojedinci mogu biti važan izvor sredstava – u SAD 70-80% sredstava nevladine
organizacije obezbjeđuju od pojedinaca. Oni su najspontaniji i najfleksibilniji daro-
vatelji – za razliku od donatorskih organizacija, poduzeća i vladinih institucija kojima
rigidna pravila, rokovi i odbori usporavaju proces donošenja odluka, oni na licu
mjesta donose odluku da li će podržati vaš rad ili ne.
Korisnici usluga
Ukoliko imate mogućnosti da naplaćujete svoje usluge ili sklapate ugovore sa
vladinim institucijama i poduzećima, drugim riječima da koristite metode samofi-
nanciranja, tada su korisnici usluga vaš potencijalni izvor sredstava. Međutim, nikad
ne smijemo zaboraviti da smo neprofitna organizacija – ova metoda može biti tek
pomoćni i manje prioritetni način obezbjeđenja financijskih sredstava za rad.
C) Metode prikupljanja sredstava
Bez obzira koju metodu koristimo, ne smijemo zaboraviti na dvije važne stvari koje su
ključne za uspješno prikupljanje sredstava:
Umjetnost komunikacije 'licem u lice' je veoma moćna i ako je naučite učinili ste veliki
korak ka uspješnom prikupljanju sredstava. Njen cilje je da PRIDOBIJETE donatora, ne
da ga obeshrabrite, da mu PONUDITE RJEŠENJA, a ne da ga opterećujete problemima,
da mu SUGERIRATE DA JE ON NETKO TKO MOŽE POMOĆI, a ne da ne razumije pitanje
za koje se zalažete.
Jutro je, vi ste se pripremili za sastanak sa donatorom – uredno odjelo, paket materi-
jala i gomila jakih argumenata. Napravili ste zadaću i znate što želite i koliko ćete
tražiti. Znate osnovne stvari o donatoru – tko je, koje su njegove vrijednosti, koga je
prije podržavao. Krenuli ste da u pravom trenutku od prave osobe tražite pravi iznos
sredstava za pravu stvar i na pravi način. Stojite licem u lice sa svojim potencijalnim
donatorom i imate ograničeno vrijeme da ga uvjerite da podrži vašu ideju. Od vas ovisi
uspjeh projekta. Pored pravila lijepog ponašanja na koje trebate obratiti pažnju
(pozdrav, osmjeh, ljubaznost), vaš razgovor treba pratiti sljedeći OKVIR:
KAO ŠTO NIJE LAKO PITATI, ISTO TAKO NIJE LAKO BITI PITAN
Tražite specifičnu sumu novca!! Tražite konkretnu podršku!!
Ako donator kaže da, sve šte treba da uradite jeste da se dogovorite oko detalja
(iznos, način isplate/isporuke..).
Ako donator kaže ''možda'', pokušajte se vratiti na fazu broj dva i ponudite mu
mogućnost da postavlja pitanja ili pitajte koje dodatne informacije treba.
Ako donator kaže ''ne sad'', bez naznake kada da ga kontaktirate, nazovite ponovo
nakon nekog vremena. Ova vrsta odgovora, u različitim varijacijama, često se čuje
(trenutno nema sredstava, mora kontaktirati još neke ljude, zauzet je i sl.). Prvo
odobijanje ne mora značiti konačan stav – pokušajte ponovo. Pažljivo poslušajte
zašto donator odbija da vas podrži. Razlozi su možda nebitni i lako ih je ispraviti.
Ako kaže ''ne'' nemojte zbog toga postati svadljivi ili razočarani, niti odbijanje
shvatiti lično. Davanje nije jednostavno i donator ima puno pravo da na to.
6 Za kraj: Bilo da je donator odlučio da vas podrži ili ne, ne zaboravite da izmjenite
kontakt informacije, dogovorite naredni sastanak ili ga podsjetite na neki budući
događaj/sastanak kada biste se mogli ponovo vidjeti. I naravno, zahvalite donatoru
– na doprinosu koji je dao, na ukazanoj pažnji i vremenu koje vam je posvetio.
7 Nakon sastanka: Pošaljite donatoru kratko pismo u kojem mu se zahvaljujete na
vremenu koje vam je posvetio, ili eventualno, na donaciji. Nastavite ga
obavještavati o svojim aktivnostima, pozovite ga na priredbe koje organizujete i
prikladno ga promovirajte, naravno, uz prethodnu suglasnost. I na kraju, držite se
obećanja koja ste mu dali.
Internet
Internet je utjecao na sve sfere našeg života, pa tako i načine prikupljanja sredstava za
aktivnosti i projekte organizacija civilnog društva i neformalnih građanskih grupa.
Prednosti korištenja web-stranica, cirkularnih e-mailova i drušvenih mreža su ogromne
– od pokrivanja vrlo širokog ''tržišta'', preko mogućnosti fokusiranja na posebne ciljne
grupe, povećanja interaktivnosti između donatora, organizacija i krajnjih korisnika, do
ušteda novca koji je do sada trošen na publikacije, promo materijale i medije.
Web-stranica: Svrha web-stranice jeste da, između ostalog, privuče potencijalne
donatore, uvjeri ih u vašu ozbiljnost i uspješnost u radu i potakne ih da podrže vaš rad.
Dakle, kada govorimo o korištenju web stranica u svrhu prikupljanja sredstava,
potrebno je razmišljati o dva cilja:
2 Uvjeravanje potencijalnih donatora da podrže vaš rad - ukoliko netko već razmišlja
o tome da financijski podrži vaš rad, jedna od prvih stvari koju će uraditi pri
donošenju finalne odluke jeste da posjeti vašu web-stranicu i sazna više o vašoj
organizaciji. Zato je potrebno dati informacije koje će na zanimljiv način pokazati
konkretne rezultate vašeg rada i uvjeriti potencijalnog donatora u vašu
odgovornost, posvećenost, stručnost i transparentnost u radu. Ovo je posebno
važno jer se obraćamo velikoj ciljnoj grupi koja ne može do ovih informacija doći na
drugi način (na primjer, ukoliko se obraćamo dijaspori, generalnoj javnosti u BiH i
sl).
Kao kreativan i efektan primjer korištenja web stranice u kampanji prikupljanja sred-
stava navodimo kampanju Bitka za bebe koja je provedena u Srbiji 2011 godine
(https://www.youtube.com/watch?v=jwvX6_ADq4U).
Vođenje web-stranice odgovoran je posao, ali može biti idealna prilika i izazov za nekog
od vaših volontera (ili nekoliko njih koji bi se podijelili na segmente, kao što su IT
podrška stranice, izgled i grafička rještanja, sadržaj itd).
Društvene mreže postale su jedan od osnovnih načina komuniciranja i razmjene infor-
macija među ljudima. Njihova popularnost nije više nešto što vežemo isključivo za
mlađu populaciju – broj korisnika mreža kao što su Facebook, Twitter, You Tube i
Linkedin, koji su stariji od 35 godina, svakodnevno raste. Upravo zato, društvene mreže
sve više postaju mjesto gdje uspostavljamo kontakte sa donatorima, volonterima i
drugima koji žele na bilo koji način podržati rad organizacije.
Iako društvene mreže imaju velike potencijale s obzirom na broj korisnika, brzinu
širenja informacija i mogućnosti targetiranja željenih grupa, putem njih se još uvijek ne
prikupljaju veliki iznosi za financiranje aktivnosti nevladinih organizacija, barem ne u
BiH i zemljama regiona. Međutim, aktivno prisustvo na društvenim mrežama
indirektno će doprinijeti naporima u prikupljanju sredstava i to na sljedeće načine:
Jedna od metoda koja se kod nas sve više koristi jest i prikupljanje sredstava putem
postavljanja kutija za dobrotvorne priloge na javnim mjestima. Kod korištenja ove
metode neophodno je sklopiti ugovor sa nekom javnom institucijom ili poduzećem
(pošta, banka, supermarket) kojim će se omogućiti postavljanje kutije i regulirati
procedura o preuzimanju novca.
Dobro je da ovu metodu prati promotivna kampanja putem koje će se ljudi upoznati sa
ciljevima prikupljanja sredstava i načinom trošenja.
Događaji
Postoji veliki broj događaja koji se mogu organizirati da se podrži vaša organizacija ili
projekt. Nema generalnog savjeta kako uraditi ili šta je to najbolji događaj. Sajmovi,
festivali, muzičke ili dramske izvedbe, ručkovi, večere, aukcije, sportski događaji itd. su
događaji koje možete organizirati. Ključ je pronaći pravi događaj u vašem slučaju, u
pravo vrijeme za prave ljude.
Događaji će vam oduzeti puno vremena i truda, koji ponekad nisu u pravoj srazmjeri sa
dobivenim sredstvima. Sam uspjeh ovisiti će o mnogim faktorima, što znači da
organiziranje događaja može biti riskantno, čak i ukoliko smatramo da smo sve dobro
isplanirali. Neuspjeh se može ogledati ne samo u financijskom gubitku, već i u gubitku
ugleda organizacije, kao i nastajanju konflikta unutar članstva. Ovo se pogotovo odnosi
na one kampanje u kojima nije obraćeno dovoljno pažnje transparentnosti protoka
novca.
Ipak, specijalni događaji donose novac – ali ne na brzinu, već zahvaljujući dobroj
pripremi i angažmanu većeg broja ljudi. Specijalni događaji mogu imati više namjena,
osim prikupljanja sredstava – organizacija putem događaja može:
Povećati svoje prisustvo i publicitet u javnosti.
Dobiti nove članove ili volontere.. Zajedničko spremanje jela za svečanu večeru
može biti izvrsno druženje kroz koje će nezaposlene samohrane majke, pored
zabave dobiti osjećaj snage – jer i one, bez obzira na tešku situaciju mogu nekome
pomoći.
Informirati ili educirati javnost - organiziranje događaja možemo iskoistiti da bi
propagirali određeno pitanje
Pridobiti nove donatore i uspostaviti nove korisne kontakte – ne postoji bolji način
da se predstavite donatorskim organizacijama od njihovog prisustvovanja događaju
koji organizirate. Ovim ćete pokazati koliko su čvrste vaše veze sa bazom, ali i da
ozbiljno razmišljate o održivosti organizacije
Poboljšati međuljudske odnose unutar organizacije, razvijanje inicijative i liderstva,
unaprijeđen timski rad, međusobno povjerenje i duh zajedništva.
Prikupiti sredstva. To može biti: podrška u robi (hrana i piće, pokloni za tombolu,
besplatan prostor, besplatno medijsko pokrivanje događaja i slično), sponzorstva i
pokroviteljstva, te prodaja ulaznica, listića za tombolu, predmeta izrađenih u
organizaciji ili dobivenih na poklon, je glavni oblik dobivanja financijskih sredstava
kroz događaje.
U svakom slučaju, prilikom obavljanja bilo koje vrste i intenziteta gore navedenih doho-
dovnih djelatnosti, organizacija treba ispunjavati tzv. kriterij “osnovne svrhe” kojim se
ispituje je li organizacija stvorena i djeluje li, prije svega, radi svrhe od javnog interesa,
a ne radi stjecanja dobiti, profita. Također, treba imati na umu kriterij “namjene
profita” prema kojem organizacija mora svu dobit namijeniti ostvarivanju svrhe od
javnog interesa. Udruženje nema pravo da ostvarenu dobit od privredne djelatnosti
raspoređuje svojim osnivačima, članovima, članovima organa udruženja, zaposlenima
i sa njima povezanim licima.
Ne ulazeći u pravne aspekte profitne djelatnosti neprofitnih organizacija, prije nego što
se odlučimo na ovu metodu financiranja projekata nevladine organizacije, potrebno je
odgovoriti na sljedeća pitanja:
Kao što je ranije opisano, evaluacija se vrši u svrhu pravljenja prosudbi o projektu,
unapređivanja efektivnosti projekta i/ili donošenja odluka o koracima u budućem
periodu.
Evaluaciju obično provode eksterni konzultanti koje biramo na osnovu poziva za
dostavljanje ponuda.. Kroz evaluaciju stječemo uvid u:
Interventna Objektivno
Izvori i načini
logika mjerljivi Pretpostavke
verifikacije
indikatori
Ako je svrha
Kako će se Gdje i kako će postignuta, koje
Svrha projekta
mjeriti se prikupiti su dodatne
Direktna korist
postignuće informacije za pretpostavke za
za ciljne grupe
svrhe indikatore ispunjenje općeg
cilja
Ako su aktivnosti
Aktivnosti Sredstva / resursi ostvarene, koje
(sažetak Troškovi
Koraci poduzeti su dodatne
neophodnih (Sažetak
za ostvarivanje pretpostavke za
sredstava/resursa) budžeta)
rezultata ispunjenje
rezultata
Preduvjeti
Korak 1: Izrada Interventne logike
Prvi korak u pripremi logičke matrice je izrada prve kolone, odnosno logike
intervencije projekta. To je opis pozitivnih situacija koje će biti realizirane kroz
projekat: aktivnosti, rezultati, svrha i opći cilj.
Kada se ciljevi u interventnoj logici čitaju odozdo prema gore, mogu se izraziti na
sljedeći način:
Korak 2: Pretpostavke
Pretpostavke su eksterni faktori koji mogu utjecati ili biti presudni za uspjeh projekta,
ali su izvan direktne kontrole menadžmenta projekta. One funkcioniraju na sljedeći
način:
Ulaz
Veliki broj vanjskih faktora može bitno utjecati na provođenje projekta. Vjerojatnoća
da se ove pretpostavke pokažu ispravnim treba biti dodatno analizirana da bi se lakše
procijenila izvodljivost projekta (vjerojatnoća uspjeha i rizičnost).
Pretpostavke se obično progresivno uočavaju tokom faze analize interesnih grupa,
problema, ciljeva i strategija, kada se rasvjetljava čitav niz političkih, tehničkih,
socijalnih ili ekonomskih pitanja, koja mogu imati utjecaja na projektno okruženje, a
nad kojima projekat nema direktne kontrole. S obzirom da ova procjena nosi sa sobom
određeni stupanj subjektivnosti, potrebno je uključiti više stajališta interesnih grupa. U
dijagramu je predstavljen koristan način procjene značaja pretopostavki:
Da Ne
Malo vjerovatno
Da li je moguće redizajnirati
projekat radi utjecaja
eksternog faktora?
Redizajn projekta
dodavanjem Da Ne
aktivnosti ili rezultata,
preformulirati
svrhu ako je potrebno Projekat nije izvodljiv
Sljedeći zadatak je izrada druge kolone logičke matrice, koja definira objektivno
mjerljive indikatore (pokazatelje). Indikatori su mjerljivi primjeri koji će na najbolji
mogući način reflektirati ostvarenje ciljeva i utjecaja neke aktivnosti ili projekta. Oni
mogu biti:
selektirani tip indikatora, koji navodi samo mjeru i kvalitet koji ćemo mjeriti (npr.
broj polazinika kursa prema redizajniranom programu) i
formulirani tip indikatora, koji navodi očekivani kvantitet i vrijeme (npr. 50%
polaznika kursa poučavano prema redizajniranom programu do kraja druge godine
trajanja projekta). Forumulirani tip indikatora možemo shvatiti i kao ciljeve koji su
izraženi na kvantitativno mjerljiv način (određuju pravac i intenzitet promjene).
Indikatori koje koristi Europska komisija su formulirani indikatori jer ne definiraju samo
mjeru i kvalitet kojom ćemo procjenjivati ostvarenje cilja (npr. koncentracija jedinjenja
teških metala, broj volontera koji je učestvovao u akciji, postotak povećanja upotrebe
kondoma na reprezentativnom uzorku ciljne grupe), već i očekivani kvantitet mjere i
vrijeme (npr. u prvoj godini koncentracija jedinjenja teških metala smanjena za 25%, 30
volontera učestvovalo u akciji, na kraju druge godine projekta upotreba kondoma
povećana za 30%).
Naime, kao što smo napomenuli u poglavlju o izradi interventne logike i načinu
definiranja ciljeva, razlog za to leži u činjenici da Europska komisija ne traži da ciljevi u
potpunosti odgovaraju SMART formuli, odnosno u njihovom definiranju se ne zahti-
jeva mjerljivost i vremenska određenost, te je zato neophodno da indikatori u potpu-
nosti prate SMART.
Za razliku od ovog pristupa, prema zahtjevima nekih drugih donatora koji zahtijevaju
primjenu SMART formule u definiranju samih ciljeva, indikatori trebaju definirati samo
mjeru i kvalitet pomoću kojeg će se određivati ostvarenje cilja (npr. za cilj «Na kraju
prve godine projekta 20 nastavnika iz osnovne škole xy je obučeno i primjenjuje metode
inkluzivne nastave», indikatori bi mogli biti: «broj nove djece sa posebnim potrebama
koja su uključena u redovnu nastavu», «broj nastavnika u čijim dnevnicima rada je
evidentna primjena učesničkih metoda rada», «pozitivne povratne informacije učenika
i roditelja sa prosječnom ocjenom kvaliteta nastave iznad 4.5 na skali od 1 do 5» i
slično). U svakom slučaju, trebamo biti svjesni zahtjeva donatora i njegovih shvaćanja
o načinu definiranja ciljeva i indikatora. Ukoliko ovi zahtjevi nisu jasni, možemo sami
donijeti odluku da li će naši indikatori ili ciljevi biti mjerljivi i vremenski određeni, ali
vodeći računa da se u svakom slučaju osigura SMART bilo kod ciljeva, bilo kod indika-
tora.
Ovdje, također, treba pomenuti da pomenuta SMART formula, kada se primjenjuje na
indikatore kakve zahtjeva Europska komisija, ima nešto drugačije značenje:
Kao što je to slučaj sa opisom aktivnosti u logičkoj matrici, i opis neophodnih sredstava
i troškova treba predstavljati samo sažetak detaljno razvijenog budžeta (ovdje unosimo
samo informaciju o tome koja su nam ljudska, fizička i financijska sredstva neophodna
za izvršavanje planiranih aktivnosti. Na primjer, za pod-rezultat «3.2 Proizvođači
primjenjuju suvremene tehnologije u uzgoju pšenice»:
Edukatori
3.2.1 Obuka 30 poljopri- Edukativni prostor
vrednika Ukupni troškovi:
Edukativni materijali
3.2.2 Terensko savjeto- xx EUR
Vozilo
vanje Gorivo
Interventna
Indikator Izvor verifikacije
logika
OPĆI CILJ:
Do kraja 3. godine projekta
Doprinijeti intenzivi-
50 ljudi se vratilo u Broj prijavljenih
ranju procesa
predratna prebivališta, od prema CIPS
povratka, posebno
čega 20 ljudi mlađih od 30 statistici
mladih ljudi, u regiji
godina
xy
2013