 Definición y funcionamiento Bases de datos.

 Los diferentes tipos de datos de Access.

 Tablas y relaciones.
 Cómo relacionar dos tablas o más. Trabajar con
columnas, filas y hojas secundarias de datos.
 Definición y funcionamiento Consultas.
 Definición y funcionamiento Formularios.
 Definición y funcionamiento Informes.
 Calcular totales.
 Macros.
 Módulos: Automatizar las tareas rutinarias y
crear soluciones empresariales.
 Especificaciones de Access.
 Determinar la finalidad de la base de datos.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información
desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede
utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que

necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las

tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño

específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los

datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios
lugares.

Este programa nos sirve en negocios agendas para gente

empresaria estudiantes y de hoga
 Los diferentes tipos de datos de
Access

Al crear tablas en Access, debe seleccionar un tipo de datos para cada

columna de datos. El tipo de datos texto corto es una opción popular,
ya que le permite escribir casi cualquier carácter (letra, símbolo o
número). Sin embargo, cuidado de selección de tipos de datos puede
ayudar a aprovechar las ventajas de más características de Access
(como la validación de datos y funciones) y mejora la precisión de la
información que está almacenando. La tabla siguiente proporciona
información general sobre los tipos de datos disponibles en bases de
datos escritorio de Access (.mdb y .accdb). Para obtener información
sobre los tipos de datos en aplicaciones web de Access, vea tipos de
datos para aplicaciones web de Access.

Para obtener una lista completa de todas las diversas propiedades de

campo disponibles para los distintos tipos de datos, vea Introducción a
los tipos de datos y las propiedades de campo.
 Tipo de datos Uso Tamaño

Texto corto Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.) Hasta 255 caracteres.
(anteriormente
conocido como
"Texto")

Texto largo Grandes cantidades de datos alfanuméricos: Hasta 1 gigabyte (GB)

(anteriormente oraciones y párrafos. Para obtener más aproximadamente, pero
conocido como información sobre los detalles de texto largo, los controles para
"Memo") vea tipo de datos Memo él ahora se llama mostrar un texto largo se
"texto largo" . limitan a los primeros 64
000 caracteres.

Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.

Fecha y hora Fechas y horas. 8 bytes.

Moneda Datos monetarios, almacenados con 4 8 bytes.

posiciones decimales de precisión.

Auto numeración Valor único generado por Access para cada 4 bytes (16 bytes para el
registro nuevo. Id. de replicación).

Sí/no Datos booleanos (verdadero/falso); Access 1 byte.

almacena el valor numérico cero (0) para
Falso y -1 para Verdadero.

Objeto OLE Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX Hasta unos 2 GB.
desde otra aplicación basada en Windows.

Hipervínculo Una dirección de vínculo a un documento o Hasta 8192 (cada parte

archivo en Internet, en una intranet, en una de un tipo de datos
red de área local (LAN) o en el equipo local Hipervínculo puede
contener un máximo de
2048 caracteres).
 Tablas y relaciones

Tablas

 Un registro: contiene datos específicos, como información acerca

de un determinado empleado o un producto.

 Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la

tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

 Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por

ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.

Propiedades de tabla y campo

Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y

se controla mediante las propiedades. Las propiedades de una tabla
se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo,
puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para
especificar cómo se muestra forma predeterminada. La propiedad de
un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También
puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño mediante
el panel Propiedades de campo. Cada campo tiene un tipo de datos
que define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de
datos son varias líneas de texto o moneda.

Relaciones de tabla
 Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de
un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como
Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por
ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

 Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

 Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los
precios e imágenes de cada artículo.
 Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los
pedidos de los clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean

relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que
tienen campos en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan

claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede
estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

 Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal.
Una clave principal está compuesta de uno o más campos que
identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva.
Access proporciona automáticamente un número de identificación único
(denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para
más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.
 Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este
tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de
la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla
Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de
cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El
campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla
Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de

la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para
combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que
tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada
registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave
externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador
de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves.
Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el
identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver
información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para
identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los
registros de la tabla Pedidos.
Una clave principal se reconoce por el icono de clave junto al
nombre de campo.

Una clave externa: observe la ausencia del icono de clave.

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las

siguientes ventajas:Coherencia Dado que cada elemento de
datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos
posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo,
almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla
sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y
posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de
pedidos.

Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el

uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor
tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de
mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para
asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de
datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará
desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad: El diseño de una base de datos es más fácil

de comprender si los asuntos está separados en tablas de
manera apropiada.

Agregar una tabla a una base de datos de escritorio

Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a

ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar
una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de
datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o
establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un
libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo
de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una
base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla
 vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar
a definir los campos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una

base de datos de escritorio, consulte el artículo Agregar un campo a
una tabla.

Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio

1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en

blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la
nueva base de datos.
3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono
de carpeta.
4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada

Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que
almacena.

Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo >Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece

bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de
exploración para localizar la base de datos.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.

Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y

hojas secundarias de datos (sub hoja de datos: hoja de datos que está
anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o
combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja de datos,
o haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna:
barra horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic
en el selector de una columna para seleccionar la columna entera en
la cuadrícula de diseño de consultas o de filtros.).

Utilizar
el selector de columna para mover u ocultar una columna, o
cambiar su nombre.

 Cambiar el tamaño de columnas o filas.

 Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
 Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se
muestre a medida que se desplaza hacia la derecha.
 Desplazarse por los registros

Puede utilizar la barra de herramientas de exploración para

desplazarse por los registros en una hoja de datos.
  Ir al primer registro
 Ir al registro anterior escribir un número de registro al que
desplazarse
 Ir al registro siguiente
 Ir al último registro.

Relaciones en una base de datos

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos
de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de
datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está
relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de
indicarte a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa
información. El primer paso de este proceso es definir relaciones
(relación: asociación que se establece entre campos comunes
(columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a
varios o varios a varios.) Entre las tablas.

Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios

e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por
ejemplo,
este formulario
incluye
información
de cuatro
tablas:
 La tabla Clientes.
La tabla Pedidos.
La tabla Productos.
La tabla Detalles de pedidos.

Cómo funcionan las relaciones

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas
deben coordinarse de modo que muestren información acerca del
mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las
relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los
campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en
ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes
son la clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas)
cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de una tabla,
que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que
hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla.
Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas de la otra
tabla.)Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de
los que son responsables mediante la creación de una relación entre
los campos Id. de empleado.
 Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...
 ... y como clave externa.

Una relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo

de relación, un registro de la tabla a puede tener muchos registros
coincidentes en la tabla B, pero un registro de la tabla b sólo tiene un
registro coincidente en la tabla A.

Un proveedor...

... puede suministrar más de un producto...

... pero cada producto tiene un único proveedor.

Una relación varios a varios

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener

muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de
relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada
tabla de unión) cuya clave principal (clave principal: uno o más
campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir
valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.

Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) Consta de dos campos: las claves externas
(clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una
clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.) de las
Tablas A y B. Una relación de varios a varios no es sino dos relaciones
de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y
la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define
mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla
Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y
cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
  Clave principal de la tabla Pedidos.
 Clave principal de la tabla Productos.
 Un pedido puede incluir muchos productos ...
 ... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede

tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de
relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información
relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la
relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para
aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados
participantes en un partido de fútbol benéfico. Cada jugador de fútbol
de la tabla Jugadores de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla
Empleados.
 Cada jugador de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla
Empleados.
Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de
empleado y la tabla Empleados.

Definición de relaciones

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están

definidos los campos relacionados.

Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos

relacionados es una clave principal (clave principal: uno o más campos
 (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores
Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) O
tiene un índice único (índice único: índice que se define al establecer
la propiedad Indexado de un campo como Sí (Sin duplicados). Un
índice único no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al
establecer un campo como clave principal, queda automáticamente
definido como exclusivo.).

Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son

claves principales o tienen índices únicos.

Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno

a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos
campos: las claves externas (clave externa: uno o más campos de
tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están
relacionadas las tablas.) de las otras dos tablas.

También se puede crear una relación entre una tabla y los elementos
que contiene. Esto es útil en situaciones en que deba realizar una
búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla
Empleados se puede definir una relación entre los campos Id. de
empleado y Jefe,

por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que

procedan de un Id. de empleado coincidente.

Nota Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un

índice único hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni
tiene un índice único, se crea una relación indeterminada. En las
consultas que contienen tablas con una relación indeterminada,
Microsoft Access muestra una línea de combinación (combinación:
asociación entre un campo de una tabla o consulta y un campo del
mismo tipo de datos de otra tabla o consulta.
Las combinaciones indican al programa cómo se relacionan los datos.
Los registros que no coinciden pueden incluirse o excluirse,
dependiendo del tipo de combinación.) Predeterminada entre las
tablas, pero no se exige la integridad referencial (integridad referencial:
reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las
tablas cuando se especifican o eliminan registros.) y no hay garantías
de que los registros sean únicos en ninguna tabla.

Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft

Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas
relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican
accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad
referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal (tabla principal: extremo

"uno" de dos tablas unidas por una relación "de uno a varios". En la
tabla principal debe haber una clave principal y cada registro debe ser
único.) Es una clave principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores

identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave

principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una
tabla con claves externas de otras tablas.) o tiene un índice único
(índice único: índice que se define al establecer la propiedad Indexado
de un campo como Sí (Sin duplicados). Un índice único no permite
entradas duplicadas en el campo indexado. Al establecer un campo
como clave principal, queda automáticamente definido como
exclusivo.).

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos (tipo de datos:

característica de un campo que determina el tipo de datos que puede
albergar.
 Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple,
Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).). Hay dos
excepciones.

Un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de

datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access,
almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en
el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar
tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) Puede
estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad tamaño
del campo (fieldsize) establecida en Entero Largo, y un campo
Autonumérico con la propiedad tamaño del campo (FieldSize)
establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo
Numérico con la propiedad tamaño del campo (FieldSize) establecida
en Id. de réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft

Access. Si las tablas son tablas vinculadas (tabla vinculada: tabla
almacenada en un archivo fuera de la base de datos abierta desde
donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar,
eliminar y editar registros de una tabla vinculada, pero no puede
cambiar su estructura.), deben ser tablas en el formato de Microsoft
Access y debe abrir la base de datos en la que están almacenadas
para poder establecer la integridad referencial. La integridad
referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de
bases de datos en otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas

siguientes:

 No puede introducir un valor en el campo de clave externa (clave

externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de
 otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas.) de la tabla relacionada que no exista en la clave principal
de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo
 (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o
ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor
Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden
contener Null.) en la clave externa, especificando que los
registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un
pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un
pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor
Nulo en el campo Id. de cliente.
 No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen
registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no
puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados
si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.
 No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal
si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no
puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si
existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Actualizaciones y eliminaciones en cascada

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial

(integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las
relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan
registros.), puede especificar si desea que Microsoft Access actualice
en cascada (actualización en cascada: para relaciones que aplican
integridad referencial entre tablas, la actualización de todos los
registros relacionados de la tabla o tablas relacionadas cuando cambia
un registro de la tabla principal.) y elimine en cascada (eliminación en
cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial entre
tablas, la eliminación de todos los registros relacionados de la tabla o
tablas relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.)
automáticamente los registros relacionados. Si establece estas
opciones, las operaciones de eliminación y actualización que
normalmente impediría la integridad referencial se permiten ahora.
Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) de una tabla principal (tabla principal:
extremo "uno" de dos tablas unidas por una relación "de uno a varios".

En la tabla principal debe haber una clave principal y cada registro

debe ser único.), Microsoft Access realiza los cambios necesarios en
las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.

SI activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos

relacionados al definir una relación, siempre que cambie la clave
principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access
actualizará automáticamente la clave principal con el nuevo valor en
todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de
cliente en la tabla Clientes, el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos
se actualizará automáticamente en cada uno de los pedidos de ese
cliente, de modo que la relación no se rompa. Microsoft Access
actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

Nota Si la clave principal de la tabla principal es un campo

Autonumérico (tipo de datos Auto numérico: tipo de datos de campo
que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena
automáticamente un número exclusivo para cada registro en el
momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres
tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.)La activación
de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados no tendrá ningún efecto, porque no puede cambiar el
valor de un campo Autonumérico.
Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los
registros relacionados al definir una relación, siempre que elimine
registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará
automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada.
Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes,
todos los pedidos del cliente se eliminarán automáticamente de la
tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de
pedidos relacionados con los registros de Pedidos).

Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de

verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada,
Microsoft Access le avisa que es posible que también se eliminen los
registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una
consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción
SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de
una o más tablas.), Microsoft Access elimina automáticamente los
registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

Cómo relacionar dos tablas

Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft

Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar
o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de
manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) que se establece en la vista Diseño (vista
Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de
datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de
acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de
datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la tabla.
Ese mismo campo también existe en la tabla relacionada como una
clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas)
que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra
tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.).

En la tabla Proveedores, incluirá el Id. de proveedor, nombre de la

compañía, etc. para cada proveedor. Id Proveedor es la clave principal
que se establece en la vista Diseño de la tabla.

En la tabla Productos, incluirá el campo Id Proveedor, de manera que

cuando inserte un nuevo producto pueda identificar su proveedor
insertando el Id. Único de ese proveedor. id Proveedor es la clave
externa en la tabla Productos.

Vista Hoja de datos de la tabla

En una tabla o una consulta, la vista Hoja de datos (vista Hoja de

datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta,
vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas.
 En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o
eliminar datos.) Proporciona las herramientas necesarias para trabajar
con los datos.

Con las barras de herramientas Hoja de datos de la tabla y Hoja de

datos de la consulta

Las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones

y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una
barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú
Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de
herramientas.) Hoja de datos de la tabla y Hoja de datos de la consulta
proporcionan muchas de las herramientas necesarias para buscar,
modificar e imprimir registros.

 Imprimir u obtener una vista previa de los datos.

 Revisar la ortografía.
 Cortar, copiar o pegar el texto seleccionado, campos, registros
completos o toda la hoja de datos.
 Ordenar registros.
 Filtrar registros, y buscar o reemplazar valores.
 Agregar o eliminar registros.
 Puede encontrar herramientas para trabajar con columnas, filas y
hojas secundarias de datos (sub hoja de datos: hoja de datos que está
anidada en otra hoja de datos y que contiene datos relacionados o
combinados con la primera hoja de datos.) en la propia hoja de datos,
o haciendo doble clic en un selector de columna (selector de columna:
barra horizontal en la parte superior de una columna. Puede hacer clic
en el selector de una columna para seleccionar la columna entera en
la cuadrícula de diseño de consultas o de filtros.).

 Utilizar el selector de columna para mover u ocultar una columna, o

cambiar su nombre.
 Cambiar el tamaño de columnas o filas.
 Utilizar hojas secundarias de datos para ver datos relacionados.
 Inmovilizar la primera columna por la izquierda para que se muestre a
medida que se desplaza hacia la derecha.
 Desplazarse por los registros

Puede utilizar la barra de herramientas de exploración para

desplazarse por los registros en una hoja de datos.

Ir al primer registro.
Ir al registro anterior.
Escribir un número de registro al que desplazarse.
Ir al registro siguiente.
Ir al último registro.
Ir a un registro en blanco (nuevo).
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información
de una o más tablas para conseguir información detallada de una
base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, de fines
condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que
puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes
acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar
una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de
uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro
que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que
una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías
averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

Importante...

Cuando se ejecuta una consulta, los

resultados se presentan en una tabla. Pero
cuando la estás diseñando, te aparecerá la
vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer
toda la configuración de datos para tus
búsquedas.
Con las Consultas se puede (Funcionamiento):

Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los datos

de una tabla.

Elegir registros: se pueden especificar criterios que deben cumplir los

registros.

Ordenar registros: se pueden ver los registros en un orden

determinado, ejemplo: ordenar alfabéticamente los nombres de los
clientes. Formular preguntas sobre datos de varias tablas).

Responder a una pregunta sobre datos procedentes de más de una

tabla y ver los datos en una sola hoja de datos, incluso se puede
preguntar sobre los datos de otras bases de datos como

Microsoft FOXPRO, PARADOX, DBASE, BTRIEVE, así como SQL

SERVER de Microsoft o SYBASE.
Realizar cálculos: Se pueden crear nuevos campos, llamados campos
calculados que contengan el resultado de un cálculo.

Usar una consulta como origen de los datos para un formulario,

informe y otras consultas.

Para seleccionar sólo los datos que deben aparecer en un formulario o

informe. Se puede crear una consulta de selección y utilizarla como
origen de los datos del formulario o informe que puede incluir datos de
varias tablas y establecer criterios para mostrar solo un conjunto
limitado de datos. Cada vez que abra el formulario o imprima el
informe, la consulta recuperará, información actualizada de las tablas.

Introducir nuevos datos o modificar los existentes directamente en la

hoja de datos de la consulta o bien en un formulario que esté basado
en esta consulta.

Modificar los datos de las tablas

Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente o

también puede crear una nueva tabla que contenga registros de otras
tablas.

Tipos de consultas

Consultas de selección

Son las de más frecuente uso. Con ellas podrá ver datos de las
tablas, analizarlos e incluso hacer cambios en ellos. Access
recopila los datos solicitados en una Hoja de Respuestas
Dinámicas que se comporta como una tabla y tiene la misma
apariencia pero no lo es. A través de estas Hojas de Respuestas
Dinámicas se modifican los datos que afectan a las tablas
subyacentes.

Consultas de tabla de referencia cruzada

Presenta los datos con títulos en las filas y columnas, como en
una hoja de cálculo. Este tipo de consulta puede resumir gran
cantidad de información en un formato de fácil lectura.
Consulta de acciones

Modifica muchos registros en una sola operación. Se utiliza para crear

una nueva tabla, eliminar registros, añadirlos o modificarlos en una
tabla.

Consulta de unión

Combina campos coincidentes de dos o más tablas en las que las

tablas que participan tienen que devolver el mismo número de campos
y en el mismo orden; el resultado es una instantánea "Snapshout", que
es un tipo de conjuntos de registros no actualizables.

Consulta de paso a través

Envía comandos a una base de datos SQL, como SQL SERVER de

Microsoft o SYBASE.

Consulta de definición de datos

Crear, modificar o eliminar tablas de una base de datos Access

utilizando instrucciones SQL.

Consultas para usuarios avanzados

Consultas de Parámetros

Si ejecuta con frecuencia una misma consulta de selección pero

cambia los criterios cada vez que la ejecuta, ahorrará tiempo si crea
una consulta de parámetros.

Para los parámetros puede seleccionar un tipo de datos y estos

pueden ser criterios definidos en un formulario.

Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas

Puede crear estas consultas para resumir los datos en un formato

compacto tipo hoja de cálculo; resulta útil como base para un informe.
Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas sin un
asistente es similar a crear Consultas con Totales.

Debe especificar qué campo usará para encabezados de fila, que

campo se usará para encabezado de columna y que campo
suministrará los valores. Cuando se ejecute esta devolverá una
instantánea que es un conjunto de registros no actualizable.

Especificar encabezados de columnas

Cuando ejecute una consulta de tabla de referencias cruzadas, quizás

desee tener un mayor control sobre la apariencia de los encabezados
de columnas del conjunto de registros. De forma predeterminada están
ordenados en orden alfabético o numérico.

Puede definir las propiedades títulos de columna para:

 Especificar el orden de los encabezados de columna (Ej.: Si

estos encabezados son nombres de países quizás desee verlos
en un determinado orden. Estos deben de coincidir exactamente
con los nombres de las columnas)
 Mejorar el rendimiento (Si la consulta se ejecuta con mucha
frecuencia o si la utiliza como base para un formulario o informe,
puede acelerar su ejecución especificando encabezados de
columnas fijos.
 Especificar qué columnas se deben mostrar en el caso de que
quiera mostrar información incluso si la consulta no devolviera
información para alguna columna.

Definición y funcionamiento formularios

Un formulario es a menudo el mejor diseño para introducir, cambiar y

ver los registros de su base de datos. Al diseñar un formulario se
especifica la manera en que se presentan los datos. Al abrir un
formulario Access recupera los datos deseados de las tablas y los
presenta de acuerdo con su diseño, ya sea en la plantilla o en formato
impreso. En un formulario es posible incluir listas de valores entre los
que puede elegir, usar colores para resaltar los datos importantes, y
presentar mensajes para validar si ha captado un valor incorrecto,
además puede hacer que Access incluya datos automáticamente y
presente los resultados de cálculos. Se utiliza para introducir, modificar
y ver los datos utilizando el formulario propiamente dicho.

Los formularios proporcionan una forma sencilla de ver los datos.

Puede ver todos los valores de un registro en el modo de presentación
de formulario o bien puede cambiar al modo de presentación de hoja
de datos para ver todos los registros del formulario.

El uso de Formulario también es un modo eficiente de introducir los

datos y para ello cuenta con diversos elementos de diseño (texto,
datos, imágenes, líneas y color) como para también verlos y
modificarlos.

Los formularios son útiles para:

 Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes

especiales y otros efectos gráficos, tales como colores y
sombreado.
 Ofrecer una apariencia similar a los formularios en papel que ya
conoce.
 Calcular totales.
 Mostrar datos de varias tablas.
 Automatizar tareas que realiza habitualmente.
La forma más rápida de entender el funcionamiento de un formulario
es observarlo y ver el origen de datos. Parte de la información de un
formulario puede proceder de una tabla o consulta aunque también
puede ser independiente, como por ejemplo: un Logotipo.

La apariencia de un formulario se almacena en el diseño del mismo.

Toda la información de un formulario está contenida en “controles”.
Estos muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.

Algunos controles dependen de campos existentes en la tabla o

consulta subyacente, y le permite introducir datos en los campos,
modificarlos o verlos. Por ejemplo: puede introducir y mostrar nombres
y números utilizando cuadros de texto, mientras que para ver
imágenes se utilizan marcos de objetos.
Los formularios se pueden crear con o sin la ayuda de asistentes.
Los asistentes aceleran el proceso de creación ya que realizan
automáticamente todo el trabajo básico.

Con la ayuda del asistente puede crear:

Formulario Automático: La forma más rápida de crear un

Formulario. Este asistente no le pide información creando
inmediatamente uno de columna simple, presentando todos los
campos existentes en la tabla o consulta subyacente.
Formulario de columna simple: muestra los valores de los
registros en una sola columna, incluye cada valor en una línea
distinta y presenta un registro cada vez.
Formulario tabular: muestra los valores de los registros utilizando
un formato de filas y columnas. Este formulario muestra varios
registros a la vez.
Formulario principal / subformulario: muestra una relación de
“uno a varios” entre los datos de formulario principal y los datos
del subformulario. Presenta en una sola columna los datos del
formulario principal (extremo “uno”) y muestra los datos del
subformulario (extremo “varios”) en formato de hoja de datos.
Gráfico: un formulario gráfico muestra los datos en formato
gráfico como gráficos de barra, columnas, pae, etc.
Crear un informe

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez.

Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el
Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para
informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene.
Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista
Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos
de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Personalizar un informe

Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:

 Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que

está basado un informe.
 Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden
ascendente o descendente. También puede agrupar los registros
de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un
informe.
 Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones
Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y
otros elementos de la ventana Informe.
  Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de
tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un
informe. También puede establecer propiedades de sección para
controlar la presentación de un informe y el resultado que se
obtiene al imprimirlo.
 Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las
propiedades de fuente de un control. También puede agregar
controles
 para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora
actuales, y otra información que sea de utilidad en un informe.

Páginas de acceso a datos: Publicar los datos en el Web

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web

diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde
una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de
datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está
relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.) O una base de datos de
Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una
base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas,
índices, procedimientos almacenados, funciones y
desencadenadores.). La página de acceso a datos también puede
incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.

Una página mostrada en la vista Página o en Microsoft Internet

Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior
La utilización de una página de acceso a datos es similar a la
utilización de un formulario: se pueden ver, insertar, modificar y
eliminar datos en una base de datos. No obstante, también se puede
utilizar una página fuera de una base de datos de Microsoft Access
(base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos
(como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un
tema o propósito concreto.

El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.); de este

modo, los usuarios pueden actualizar o ver los datos a través de
Internet o una intranet.
La siguiente ilustración muestra el aspecto de la página de acceso a
datos Productos, que se utiliza para especificar y actualizar
información relativa a productos, en la vista Página (vista Página:
ventana de Access en la que se puede examinar el contenido de una
página de acceso a datos. Las páginas tienen la misma funcionalidad
en la vista Página que en Internet Explorer 5.0 o posterior.) o en
Microsoft Internet Explorer 5.01 con Servicie Pack 2 (SP2) o posterior.
Escriba la información acerca de productos en los cuadros de texto, el
cuadro de lista desplegable y la casilla de verificación.

Utilice la barra de herramientas de exploración de registros para

desplazarse entre los registros, agregar, eliminar, guardar, ordenar y
filtrar registros, y para obtener Ayuda.

Una página en la vista diseño

La siguiente ilustración muestra la página de acceso a datos

Productos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el
diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista
Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el
diseño de otros existentes.).
Informes

Utilidad de los informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos,

cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe
datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato
para imprimir etiquetas postales.

 Utilice un informe para crear etiquetas postales.

 Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
 Utilice un informe para calcular totales.
 Páginas de acceso a datos

Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con
el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera
interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla
con el diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya
elegido en el Asistente para páginas.
Haga clic en el indicador de expansión...

... para mostrar la barra de herramientas de exploración de datos y

registros para el siguiente nivel de detalle.

Utilice las barras de herramientas de exploración de registros para

desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener
ayuda.

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un

informe de las siguientes maneras:

o Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las

áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla
dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la
vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un
área a otra y quitar campos de la vista.

o Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista

agregando o moviendo un campo al área de filtros. También
puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.

o Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos

de fila y columna en orden ascendente o descendente. También
puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la
vista Tabla dinámica.

o Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en

los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.

Dar formato a los elementos y cambiar títulos: En la vista Tabla

dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación,
color de fondo y formato de número de un campo. También puede
cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista
Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a
los marcadores de datos, etc.

Informes: Presentar datos

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato

impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de
todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee
verla.

 Crear etiquetas postales.

 Mostrar totales en un gráfico.
 Agrupar registros en categorías.
La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y
consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las
tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una
consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de
datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la
base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a
los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un
informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o
consultas en las que está basado.

Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base.

Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el
número de página, se almacena en el diseño del informe.

El título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el

diseño del informe.

La fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del

informe.
Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL
base.

Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del

informe.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea

mediante objetos gráficos denominados controles (control: objeto de
interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla
de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando,
que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles
para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura
de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edición que
muestren nombres y números, etiquetas que muestren títulos, o líneas
decorativas que organicen los datos gráficamente y mejoren la
presentación del informe.

 Las líneas son decorativas.

 Las etiquetas muestran texto descriptivo.
 Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas
por fecha.
 Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.
Crear un informe

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez.

Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el
Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para
informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace
preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene.
Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista
Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos
de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y
páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de
base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Personalizar un informe

Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:

Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que

está basado un informe.

Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden

ascendente o descendente. También puede agrupar los registros
de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un
informe.

Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones

Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y
otros elementos de la ventana Informe.

Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de

tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un
informe. También puede establecer propiedades de sección para
controlar la presentación de un informe y el resultado que se
obtiene al imprimirlo.
 Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las
propiedades de fuente de un control. También puede agregar
controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y
hora actuales, y otra información que sea de utilidad en un
informe.

Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado

Las funciones de agregado realizan cálculos en columnas de datos y

devuelven un resultado único. Las funciones de agregado se usan
cuando se necesita calcular un valor único, como una suma o un
promedio. Cuando proceda, recuerde que las funciones de agregado
se usan con columnas de datos. Puede parecer una frase obvia, pero
cuando se diseña y usa una base de datos, el usuario tiende a
centrarse en filas de datos y en registros individuales; es decir, el
usuario suele preocuparse de que otros usuarios puedan incluir datos
en un campo, mover el cursor a la derecha o a la izquierda para
rellenar el siguiente campo, etc. En cambio, las funciones de agregado
se usan para centrarse en grupos de registros en columnas.

Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y controlar

datos de ventas. Puede usar funciones de agregado para contar el
número de productos vendidos en una columna, calcular importes de
ventas totales en una segunda columna y calcular el promedio de
ventas para cada producto en una tercera columna.

En esta tabla, se enumeran y se describen las funciones de agregado

disponibles en Access para la fila Totales. Recuerde que Access
proporciona otras funciones de agregado, pero se deben usar en
consultas.
Función Descripción Se usa con los tipos ¿Disponi
de datos ble en
fila
Totales?
Calcula el valor
medio de una
Promedi columna. La Número, Decimal, Sí
o columna debe Moneda, Fecha/Hora
contener datos
numéricos, de
moneda o de fecha
y hora. La función
pasa por alto los
valores nulos.
Todos los tipos de
datos excepto datos
escalares extensibles
complejos, como una
Cuenta Cuenta el número columna de listas multi Sí
de elementos en valor. Para obtener
una columna. más información sobre
las listas multi valor,
vea los artículos Guía
de campos multi
valor y Agregar o
cambiar un campo de
búsqueda que permita
almacenar varios
valores.
Máximo Devuelve el
elemento de mayor
valor. Para datos Número, Decimal, Sí
de texto, el mayor Moneda, Fecha/Hora
valor es el último
valor alfabético, y
Access no
distingue
mayúsculas y
minúsculas. La
función pasa por
alto los valores
nulos.
 Devuelve el Número, Decimal,
elemento de menor Moneda, Fecha/Hora
Mínimo valor. Para datos Sí
de texto, el menor
valor es el primer
valor alfabético, y
Access no
distingue
mayúsculas y
minúsculas. La
función pasa por
alto los valores
nulos.

Desviaci Mide el grado de Número, Decimal, Sí

ón dispersión de los Moneda
estándar valores respecto a
un valor promedio
(una media). Para
obtener más
información,
vea Más
información sobre
las funciones
Desviación
estándar y
Varianza, más
adelante en este
tema.
Suma los
elementos de una
Suma columna. Sólo Número, Decimal, Sí
sirve para datos Moneda
numéricos y de
moneda.

Mide la varianza
estadística de
 todos los valores
de la columna.
Esta función sólo
se puede usar con
datos numéricos y
de moneda. Si la
tabla contiene
menos de dos filas,
Access devuelve
Varianza un valor nulo.

Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access

conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), puede usar
un conjunto mayor de funciones de agregado. Para obtener más
información sobre estas funciones adicionales, vea la Ayuda en línea
para SQL Server.

Sumar valores mediante la fila Totales

Si necesita sumar una columna de datos o usar rápidamente otra

función de agregado, puede agregar una fila Totales a una tabla, a un
conjunto de resultados de una consulta, o a un formulario dividido (un
formulario que contiene una hoja de datos). Las filas Totales ahorran
mucho tiempo, porque no hay que agregar una función a una consulta
ni escribir código VBA.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

Las funciones proporcionadas por la fila Totales pueden variar con el

tipo de datos definido para la columna de datos. Por ejemplo, Access
sólo proporciona la función Cuenta para los campos configurados con
el tipo de datos Texto porque no se pueden realizar operaciones
matemáticas con datos de texto.
El primer campo de una fila Totales contiene la palabra Total hasta
que se cambia cuando se selecciona una función.

No se puede agregar una fila Totales a un informe. Las funciones de

agregado se pueden usar en informes, pero hay que emplear otras
técnicas. Se puede agregar una fila Totales a tablas y consultas
abiertas en la vista Hoja de datos. También se puede agregar una fila
Totales a un formulario dividido abierto en las vistas Formulario.

De forma predeterminada, Access excluye la filas Totales de las

operaciones de filtrado y ordenación.

En las secciones siguientes, se explica cómo utilizar una fila Totales

en una hoja de datos y un formulario dividido.

Agregar una fila Totales

Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario

dividido en la vista Formulario. Para ello, en el panel de exploración,
haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla,
consulta o formulario, y haga clic en Vista Diseño o Vista Formulario
en el menú contextual.

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Aparece una fila Total nueva debajo de la fila asterisco en la hoja de

datos o formulario dividido.
NOTA: Si trabaja en un formulario dividido creado con una versión
anterior de Access y convertido luego al nuevo formato .accdb, no verá
una fila asterisco en la hoja de datos. Esta diferencia no afecta a una
fila Totales en absoluto.

En la fila Total, haga clic en el campo que desea sumar y

seleccione SUMA en la lista.

Para obtener más información sobre la función, vea la sección

Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado,
previamente en este artículo.

Quitar una fila Totales

En el grupo Registros de la ficha Inicio,

haga clic en Totales.
NOTA: Una fila Totales no se puede cortar ni borrar; sólo se puede
activar o desactivar. Sin embargo, se puede copiar y pegar la fila
Totales en otro archivo, como un libro de Microsoft Office Excel 2007 o
un documento de Microsoft Office Word 2007. Los siguientes pasos
explican cómo copiar una fila Totales.

Copiar una fila Totales

Haga clic en el selector de filas (el cuadro en el extremo derecho o

izquierdo de la fila Total) para resaltar la fila entera.

En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.

1. Presione CTRL+C.

2. Abra el archivo de destino en el que desea pegar los datos.

3. Seleccione la última fila de la tabla, el conjunto de resultados

de la consulta o el formulario de destino.

4. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar.

 Contar el número de valores de una columna

La función Cuenta se utiliza cuando se necesita contar el número de

elementos de una columna. La función Cuenta se ejecuta en una única
columna de datos y devuelve un solo valor. La función sirve para todos
los tipos de datos.

Contar los elementos de una columna

1. Abra una tabla, un conjunto de resultados de una consulta o un

formulario. Puede utilizar cualquiera vista excepto la vista Diseño.
2. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Aparece una fila Totales nueva debajo de la fila asterisco en la

hoja de datos.

3. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y

seleccione contar en la lista.
 NOTA: Access no calcula el valor correspondiente a la función hasta
que se confirmen los cambios. Para ello, puede indicar un valor nuevo
en otro campo, o presionar F9 para repetir la consulta.

Más información sobre las funciones Desviación estándar y Varianza

Las funciones Desviación estándar y Varianza calculan valores

estadísticos. Específicamente, calculan dónde se agrupan los valores
en torno a su media (su valor promedio) en una distribución estándar
(una curva en campana).

Por ejemplo, suponga que reúne aleatoriamente 10 herramientas

fabricadas con la misma máquina y mide su resistencia a la rotura (un
proceso que prueba las medidas de control de calidad y la máquina).
Si calcula un valor promedio de la resistencia a la rotura, verá que la
mayoría de las herramientas tienen una resistencia cercana a dicho
promedio, mientras que algunas tienen una resistencia mayor y otra
menor. Sin embargo, si sólo calcula el promedio de la resistencia a la
rotura, el valor no indica qué tal funcionan los procesos de control de
calidad, porque algunas herramientas excepcionalmente fuertes o
débiles pueden incrementar o reducir el valor promedio.

Las funciones Varianza y Desviación estándar resuelven este

problema indicando cuánto se aproximan los valores a la media. Para
la resistencia a la rotura, cuanto menores sean los valores devueltos
por las funciones, mejor estarán funcionando los procesos de
fabricación, porque significará que pocas herramientas tienen una
resistencia a la rotura por encima o por debajo del valor promedio.

Una explicación completa de la varianza y la desviación estándar se

sale del ámbito de este artículo. Puede consultar diversos sitios Web
sobre estadística si desea obtener más información sobre ambos
temas. Recuerde estas reglas cuando utilice las
funciones Varianza y Desviación estándar:

 Las funciones pasan por alto los valores nulos.

 La función Varianza utiliza esta fórmula:
 La función Desviación estándar utiliza esta fórmula:

http://www.duiops.net/manuales/access/access6.htm

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-

access/microsoft-access.shtml#consult#ixzz4RzWsLYH0
https://www.ecured.cu/Microsoft_Access

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-
access.shtml#consult

http://ortihuela.galeon.com/access.htm
http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-
access.shtml#como

http://www.duiops.net

http://www.duiops.net/manuales/access/access10.htm

http://www.slideshare.
net/AnthonyLeonRuiz/microsoft-access-63117957