UNIVERSIDAD DE TARAPACA ‘ARICA ~ CHILE DEGRETO EXENTO N’ 00.147/2012. Arica, febrero 03 de 2012. Con esta fecha la Rectoria de la Universidad de Tarapaca, ha expedido el siguiente decreto: visto: Lo dispuesto en el D.F.L. N° 150, de 11 de diciembre de 1981, del Ministerio de Educacién; Resolucién N° 1600, de noviembre 06 de 2008, de la Contraloria General de la Republica; Resoluciones Exentas CONTRAL. N°s. 0.01 y 0.02/2002, ambas de fecha enero 14 de 2002; Traslado REC. N° 192.12, de febrero 03 de 2012; Carta VAF. N° 104-2012, de febrero 03 de 2012, Carta A.J. N°176/12, de febrero 02 de 2012, Carta D.A. N° 852.11, de diciembre 15 de 2011, los antecedentes agjuntos y las facultades que me confiere el N° 2, del articulo 13° del D.F.L. N° 150, ya citado en relacién con el decreto N° 219/2010, de julio 19 de 2010. CONSIDERANDO: Que, con fecha 03 de febrero de 2012 entra en vigencia el Manual de Adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de los establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglamento de Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacion de Servicios. Que, este Manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacién, a titulo oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la Institucién, es decir, a todas las adquisiciones y contrataciones para el suministro. de bienes y servicios regulados por la Ley 19.886. Que, el objetivo de este Manual es definir la forma en comtin que la Universidad de Tarapaca realiza los procesos de compra y contratacién para el suministro de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo y comunicacién, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento. Que, este Manual entrar en vigencia con la total tramitacién del acto que lo aprueba y sera aplicable a todas las compras de bienes y servicios que realice la Universidad con proveedores nacionales o extranjeros, piblicos y privados. Que, finalmente, este Manual de Procedimiento seré conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de la Universidad de Tarapaca Lo solicitado por el Sr. Alejandro Rodriguez Estay, Vicerrector de Administracién y Finanzas (S), por Traslado VAF N°104-2012, de febrero 03 de 2012,DECRETO EXENTO N° 00,147/2012, 2 03.02.2012. DECRETO: 1.- Derégase el Decreto Exento N° 00.2094/2007, de octubre 05 de 2007, 2-Oficializase el “MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES UNIVERSIDAD DE TARAPACA”, compuesto de ciento treinta y cuatro (134) hojas, rubricadas por la Secretaria de la Universidad de Tarapaca Registrese, comuniquese y archivese, VICTORIA ESPINOSA’SANTOS sctora (6) VES.ILAyel. 20 MAR 2012UNIVERSIDAD DE TARAPACA Manual de procedimiento de adquisiciones UNIVERSIDAD DE TARAPACA Enero 20121, DEFINICIONES 2. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA 3. ORGANIZACION DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCION 3.1 PERSONAS Y UNIDADES INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO 3.2. COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO 3.3 EL PROCESO DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCION: CONDICIONES BASICAS 4, PROCEDIMIENTO PLANIFICACION DE COMPRAS. 5. PROCESO DE COMPRA. 5.1 PROCESO DE COMPRA PARA BIENES Y SERVICIOS DE BAJA COMPLEJIDAD: 5.1.1 COMPRA MENOR A 3 UTM. 5.1.2 COMPRA A TRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS. 5.1.2.1.COMPRA ATRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS IGUAL © INFERIOR A. 1000 UTM 5.1.2.2 COMPRA A TRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS SUPERIOR A 1000 UTM 5.1.3 COMPRA DE SUMINISTRO DE BIENES LICITADOS, A TRAVES DEL SISTEMA UTACOMPRA . 5.1.4 COMPRA A TRAVES DE CONTRATOS DE SUMINISTRO LICITADOS POR LA UNIVERSIDAD : 5.1.5 COMPRA O CONTRATACION A TRAVES DE TRATO DIRECTO 5.1.5.1 COMPRA IGUAL O INFERIOR A 10 UTM 5.1.5.2 COMPRA SUPERIOR A 10 UTM 5.1.6 COMPRA A TRAVES DE LICITACION PUBLICA IGUAL O INFERIOR A 100 UTM 5.1.7 COMPRA A TRAVES DE CAJA CHICA 5.1.7.1 COMPRA A TRAVES DE FONDO FIJO 2. COMPRA A TRAVES DE SARC -2 PROCESOS DE COMPRA PARA BIENES Y SERVICIOS DE ALTA COMPLEJIDAD: 1 COMPRA A TRAVES DE LICITACION PUBLICA SUPERIOR A 100 UTM 1 SUBPROCESO DE ADJUDICACION /DECLARAR DESIERTO LA LICITACION 5. oy 5, 2 SUBPROCESO DE OFICIALIZACION DE DECRETO O RESOLUCION +3 SUBPROCESO RECEPCION Y REGISTRO DE GARANTIA 5.2.1.4.SUBPROCESO MANTENCION Y DEVOLUCION DE GARANTIAS. 5.2,2 ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS of LICITACION PRIVADA it 12 15 18 18 23ts 7 [MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES 5.2.3 COMPRA SERVICIO PERSONAL ESPECIALIZADO 86 5.2.4 FORMULACION DE BASES 87 5.3 OTROS PROCESOS DE ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS: 88 5.3.1 IMPORTACIONES 88 5.3.1.1,IMPORTACION CON CARTA DE CREDITO 92 5.3.1.2 IMPORTACION CON TRANSFERENCIA BANCARIA 7 5.3.2 COMPRAS ELECTRONICAS A TRAVES DE TARJETA DE CREDITO 102 6. EVALUACION DE LAS OFERTAS 107 6.1 CRITERIOS DE EVALUACION 107 6.2 EVALUACION DE OFERTAS PARA PROCESOS DE BAJA COMPLEJIDAD. 109 6.3 EVALUACION DE OFERTAS PARA PROCESOS DE ALTA COMPLEJIDAD 109 7. CIERRE DE PROCESO m 110 7.1 FUNDAMENTACION DE LA DECISION DE COMPRA 110 7.2 RESOLUCION DE ACLARACIONES © CONSULTAS 110 8. RECEPCION DE BIENES . at 8.1 RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES POR EL AREA DE RECEPCION Y DESPACHO 414 8.2 RECEPCION Y ENTREGA DE BIENES POR OTRAS UNIDADES 116 8.3 ENTREGA DE ORDENES DE COMPRA A FINANZAS 119 8.3.1 COBRO DE MULTAS A PROVEEDORES 122 9. PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES 126 10. GESTION DE CONTRATOS Y DE PROVEEDORES 129 11, MANEJO DE INCIDENTES: 131 11.1 INCIDENTES INTERNOS 134 11.2 INCIDENTES EXTERNOS 134 12, ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION Y DE LAS AREAS QUE INTERVIENEN EN LOS 132 PROCESOS DE ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS, 13, DUDAS EN LA APLICACION E INTERPRETACION 134 14, MANUAL DE USO PARA COMPRADORES 15. MANUAL ACCESO A CONTRATACIONES LEY 20.285 16, SITUACIONES DE EXCEPCIONALIDAD. 17.DEROGASE DECRETO EXENTO UNIVERSITARIO N*00.2094/2007 ARTICULOS TRANSITORIOS1. Definiciones Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuacion: * Solicitud de compra: Documento de orden administrativo que detalla la necesidad de un producto o servicio que la Unidad solicitante requiere. Este documento es enviado electrénicamente y fisicamente a la unidad compradora con la firma y timbre del responsable de centro de costo para que ésta posteriormente inicie un proceso de compra. + Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrative y legal que fija el compromiso, los derechos y obligaciones entre la unidad demandante y proveedor, tiene como funcién regular los actos de compras 0 contratacién, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del Proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electronica segin lo establezcan los procedimientos. * Orden de Compra Suplementaria: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la Unidad demandante y proveedor, tiene como funcion incrementar o rebajar el valor de una orden de compra. + Garantia: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como funcién garantizar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, \lamados a licitacion (seriedad de ta oferta), como también la recepcién conforme de un bien y/o servicio (fiel Cumplimiento de contrato), entre otros. + Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos 0 servicios, y que esta asociado a una o varias ordenes de compra. * Factura pro forma: cotizacién internacional que declara el compromiso del oferente en el sentido de respetar las condiciones de venta que libre y unilateralmente ha establecido. * Guia de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercaderia fuera de la unidad de recepcién y despacho hacia otros lugares de la institucién, % Centro de Costo: Cédigo que permite asignar presupuesto para ejecutar ingreso y gastos. Cada centro de costo debe tener asociado un responsable de ejecutar el presupuesto. * Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de caracter referencial, que la institucién planifica comprar o contratar durante un afio calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante. ' " Articulo 99 Reglamento de la Ley 19886.* Portal MercadoPublico: (www.mercadopublico.cl), Sistema de Informacién de Compras y Contrataciones de la Administracion, a cargo de la Direccién de Chilecompra’, utitizado por las AREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de Publicacion y Contratacién, en el desarrollo de los procesos de adquisicin de sus Bienes y/o Servicios. * Decreto/Resolucién: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una declaracién de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad publica. + Rendicién de cuentas: Documento electrénico que registra el detalle de las compras menores a través de Fondo Fijo y SARC. + Licitacién publica: Procedimiento Administrativo de caracter concursal, mediante el cual la Universidad realiza un llamado piiblico, convocando a los interesados para que, sujetandose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionara y aceptara la mas conveniente, + Licitacién privada: Es el procedimiento administrativo de caracter concursal, derivado de la no presentacién de oferentes en la Licitacién Publica previa, Considerando la causal mencionada, a administracion invita a determinados proveedores, (minimo 3), para que, sujetandose a las bases ya fijadas en la Licitacién Publica, formulen Propuestas, de entre las cuales seleccionara y aceptara la mas conveniente. Si nuevamente no hay interesados procederd el trato o contratacién directa. * Utacompra: Sistema computacional tilizado en la Universidad de Tarapaca para ejecutar los contratos de suministro de articulos de consumo habitual y repetitivo. + Tarjeta de crédito: documento otorgado por una entidad financiera a su titular usuario, otorgandole a través de ella la posibilidad de utilizar un crédito para cualquier bien y servicio en establecimientos afiliados al correspondiente sistema, ademas de otros beneficios que el emisor le pueda otorgar. + Trato directo: Procedimiento de contratacién que, por la naturaleza de la negociacién que contleva, deba efectuarse sin la concurrencia de los requisitos sefalados para la licitacién 0 Propuesta publica y para la privada. Tal circunstancia debera, en todo caso, ser acreditada segin lo determine el reglamento. * Carta de crédito: Una Carta de Crédito, es un instrumento emitido por banco emisor por cuenta de uno de sus clientes (Ordenante), que permite a una persona natural o juridica (Beneficiario Proveedor) girar contra el Banco Emisor o contra uno de sus Bancos Corresponsales en el exterior una cantidad determinada de dinero (Monto), siempre que los ‘términos y condiciones estipulados y exigidos en ella sean cumplidos. © Carta Swift: Consiste en un mensaje internacional el cual es aceptado a nivel mundial que ‘identifica las siglas particulares que identifican la transaccién de comercio internacional que se esta realizando. Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendran los siguientes significados:cM u LE up oc SRF sc TOR uc oP FF SARC cc ChileCompra : Convenio Marco. Direccién de Chilecompra. Licitacién piiblica igual o inferior a 100 UTM Licitacién Pablica igual o inferior a 1000 UTM Licitacién Publica superior a 1000 UTM Orden de Compra Solicitud registro de factura Solicitud de Compra Términos de Referencia, Unidad de Conipra. Orden de pago. Fondo Fijo Suma a rendir cuenta Centro de Costo2. Normativa que regula el proceso de compra A continuacién se indica el marco normativo que regula el proceso de Adquisiciones, documentos que se encuentran disponibles en: Pagina Web de la Direccidn de Chilecompra ( www,chilecompra.cl), Pagina de la Biblioteca del congreso nacional de Chile, ( www.bcn. cl ), Direccion de Administracion, oficina de archivo de la Secretaria de la Universidad de Tarapaca y en su pagina web http://chitita.uta.cl/intranet/images/secretaria.gif + Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacién de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones. + Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley "19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones. * DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Organica Constitucional de Bases Generales de la Administracién del Estado. + Ley N° 19.880, que establece Bases de (os Procedimientos Administrativos que rigei los Actos de los Organos de la Administracion del Estado. © Resolucién N? 1600, de 2008, de la Contraloria General de la Republica, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exencién del tramite de Toma de Raz6n. y sus modificaciones. * Ley de Presupuesto del Sector Publico que se dicta cada afio. + Normas e Instrucciones para la ejecucién del Presupuesto y sobre materias especificas, sancionadas por Resolucién y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son practicos y dictados afio a afio, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto. © DFLN°1/19653, de 2000, que fija el texto de la ley 18.575, Orgénica Institucional de Bases Generales de la Administracion del Estado Ley sobre documentos electrénicos, firma electrénica y servicios de certificacién de dicha firma N° 19.799. y Reglamento de firma electrénica aprobado por Decreto N°164/2004, de la Universidad de Tarapaca y sus modificaciones. * D.S. 181 de 2002 que reglamenta la ley 19.799. * Directivas de ChileCompra * Politicas y condiciones de uso del Sistema MercadoPublico, instruccién que la Direccién de Chilecompra emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Puiblico. + Instructivos y Circular de Compras D.A.y V.A.F.Resolucion Exenta V.A.F. N° 0.129/2007 del 9 de mayo de 2007 y sus modificaciones. Que faculta a los funcionarios responsables para la firma y autorizacién de las solicitudes de ‘compra y ordenes de compra. Reglamento de Adquisicién y Contratacién de Bienes y Servicios, Reglamento para el uso de la tarjeta de crédito y Reglamento de Fondo Fijo y SARC vigente en la Universidad de Tarapaca, Decreto exento N°00.60/2011 del 14 de enero del 2011, designa comisiones encargada det proceso de evaluacién de las licitaciones ptiblicas y/o de privadas de la Universidad de Tarapaca que indica. Decreto Exento N°00.75/2012 del 12 de Enero de 2012, que oficializa nuevo texto de delegacién de facultades.3. Organizacién del abastecimiento en Ia Institucion 3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento Las personas y unidades involucradas en distintos niveles del proceso de abastecimiento de la institucién, segin el tipo de procedimiento se detallan a continuaci + Rector de la Universidad de Tarapaca: Funcionario superior de la Universidad encargado de la direccién y supervisién de todas las actividades académicas, administrativas y financieras de la Universidad. Responsable de generar condiciones para que las areas de la organizacion realicen los procesos de compra y contratacién de acuerdo a a normativa vigente, preservando maxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas 0 delegadas. Asi también es responsable de la elaboracién, publicacién y control det cumplimiento det presente manual. * Decano de Facultad, Decano de Escuelas Universitarias y Director Instituto Vicerrector de la Universidad de Tarapacé: Funcionario superior, bajo la autoridad del Rector. Responsable de autorizar procesos de compra y contratacién de acuerdo a la normativa vigente, preservando maxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas. Administrador del Sistema Mercado Piiblico: Nombrado por la Autoridad de la Institucion, corresponde a un perfil del sistema www.mercadopublico.cl, el cual es responsable de: * Crear, modificar y desactivar usuarios Determinar perfiles de cada usuario, comrio supervisores y compradores Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra * Modificar y actuatizar la informacién institucional registrada en el Sistema. * Usuarios Solicitantes: Todos los funcionarios de la institucién con facultades especificas para, que a través de www.mercadopublico.cl 0 de documentos o sistemas internos, genere requerimientos de compra. + Jefe de Centro de Costo: Funcionario responsable de planificar, ejecutar y controlar el Presupuesto asignado a su centro de costo. * Direccién de Administracién: Departamento encargado de coordinar la Gestién de Abastecimiento de la institucién y gestionar los requerimientos de compra que generen las ynidades solicitantes. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras piiblicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. * Adquisiciones: Unidad compradora dependiente de la Direccién de Administracién, encargada de ejecutar los requerimientos de compra de los diferentes centros de costos de la institucién, sin perjuicio, de las diferentes responsabilidades de otras unidades > Perfiles Usuario de : https://www.chilecompra.cl/icompradoras de la Institucién. En su labor debe aplicar la normativa vigente de compras piblicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. Compradores: Funcionarios de una Unidad Compradora encargados de crear los procesos de compras en www.mercadopublico.cl, de acuerdo a la normativa vigente. Ademis, una vez creados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.mercadopublico.cl debe realizar la apertura electronica, contestar las preguntas del foro y gestionar el cierre de cada proceso, como asi mismo, gestionar la aceptacién de las orden de compra electrénicas. Supervisores/as de Compras: Funcionarios de una Unidad Compradora encargados de Publicar de acuerdo a la normativa vigente los procesos en www.mercadopublico.cl.Ademés, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a través de www.mercadopublico.cl, el Supervisor de Compras debe ingresar a la plataforma electronica ta adjudicacién, readjudicacién o declarar desierto el proceso de adquisicion, de acuerdo a la normativa vigente. Encargado administrativo: Funcionario de una Facultad, Escuela o Instituto de la Universidad, responsable de la gestién administrativa y financiera de su unidad y las adscritas a ella. En el ambito de la gestién de compras es responsable de gestionar drdenes de compra, cotizar, escoger, crear y ejecutar los procesos de compra de acuerdo a la normativa vigente, confeccionar bases administrativas y términos de referencia, confeccionar informes y planillas evaluacién, desarrollar las actividades de acuerdo a las politicas de uso del portal de mercadopiblico, gestionar, registrar, evaluar y controlar los contratos y garantias. Unidad de Compra: Unidad administrativa, a la que pertenecen los compradores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de Adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a los centros de costos de su responsabilidad. Otras Unidades Relacionadas al proceso de: Compra: Direccién de Finanzas, secretaria, Rectoria, Contraloria Universitaria, Vicetrectoria de Administracién y Finanzas, Vicerrectoria de Sede, Direccién Administrativa de Sede y Areas Técnicas, todas participes conforme a su funcién siendo en general, la de asignacion y/o autorizacion de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos econémicos, y de materializacién de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en funcién de su rol, apoyan la gestion de abastecimiento de la institucién, Comision de Evaluacién: Grupo de personas internas o externas a la organizacién convocada para integrar un equipo multidisciplinario que se reine para evaluar ofertas y proponer el resultado de un llamado a Licitacién, nombradas por la Universidad de Tarapacd a través de un Decreto Exento o de Resolucién Exenta Su intervencion sera necesaria siempre que se realice una licitacién, piiblica o privada, por montos superiores a 100 UTM estando enunciado el acto administrativo que nombra a los integrantes de la comision en las respectivas Bases de Licitacion. Director de Administracién: Funcionario responsable del procedimiento de compras ante el Rector. Encargado de administrar los requerimientos realizados a la direccién de tsar) si yadministracién de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento institucional. + Encargado de Adquisiciones: Funcionario profesional dependiente de la Direccién de administracion, responsable de administrar el proceso de compras de la unidad de compradora de adquisiciones, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. + Asesor Juridico de la Universidad: Funcionario responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de la institucién, de revisar y visar las Bases e informes de evaluacién de cada proceso de compra, prestar asesoria a los encargados de cada Unidad de Compra en materias juridicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracién. 3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento Se entiende como competencias los conocimientos, técnicas y habitidades con que deben contar las personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institucién. Dichas competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos en la Politicas y condiciones de Uso de la Direccién de ChileCompra. (www.mercadopublico.cl/Portal/Portal2008/Mercado_Publico/terminos_y condiciones mp.html Joficializadas mediante Resolucién Exenta 978B de 2005 y sus posteriores modificaciones. 3.3 El Proceso del abastecimiento eh la Institucién: Condiciones Basicas La Unidad solicitante entregara los requerimientos a la Unidad de compra respectiva y generara electronicamente una soticitud de compra, la cual imprimira y enviard a la unidad de ‘compradora, considerando un plazo minimo de anticipacién a la entrega del requerimiento ‘segiin los siguientes parametros: - Para contrataciones menores a 100 UTM: [15 dias de anticipacién] - Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM: [25 dias de anticipacion] - Para contrataciones mayores a 1000 UTM: [45 dias de anticipacion] Respecto del monto asociado a la adquisicién de un producto, éste se calcularé conforme al valor total (impuestos incluidos) de los productos requeridos, y para ta contratacién de un servicio, por el valor total de los servicios (impuestos incluidos) por el periodo requerido. La solicitud de compra contendra al menos: Individuatizacién del producto o servicio a contratar. Cantidad requerida. Centro de costo e item con disponibilidad presupuestaria. ‘Monto total estimado para la compra o contratacién. Fecha en que se requiere el bien 0 servicio y plazo por el cual se requieys+ Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten. Toda adquisicién de bienes o contratacién de servicios igual o mayor a 3 UTM, que realice la Institucion, deberd realizarse a través del portal www.mercadopublico.cl, previo compromiso presupuestario. Este sera el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones 0 trato directo, previa consulta a los convenio marco licitados por la Direccién de Chilecompra y los Contratos de suministro de la Universidad de Tarapaca. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por la Direccién de Chilecompra para la elaboracion de Bases y Términos de referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Sin embargo, se podra efectuar los procesos de compras y recepcién de antecedentes y la recepcién total o parcial de ofertas fuera del sistema de informacién en los casos sefialados en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Con este requerimiento, se procederd a realizar las actividades detalladas més adelante en el procedimiento de “Recepcién de SC” donde se asignara la compra a un comprador de cada lad compradora. Considerando que los requerimientos de cada facultad, escuela o Instituto seran ejecutados por su correspondiente Unidad compradora, el encargado administrativo podré recepcionar y asignar a su cuenta las Solicitudes de compra. La unidad Compradora procedera a ejecutar el procedimiento de contratacién correspondiente, en funci6n de los siguientes criterios: a. Compras de bienes y Contrataciones de servicios inferiores a UTM 3 En estos casos, la autoridad competente resolver, de acuerdo a las siguientes reglas: * Solicitud de compra con el detalle de los requerimientos por escrito, de la Unidad solicitante, con su respectiva cotizacién. + Disponibitidad presupuestaria en el centro de costo respectivo. + La Unidad solicitante del bien o setvicio a adquirir deberd fundamentar claramente la raz6n © motivo institucional que origine su adquisicién, lo cual debera quedar explicitado en la respectiva solicitud de compra. b. Compras de bienes y Contrataciones de servicios iguales o inferiores a 100 UTM La unidad compradora creara el proceso de compra y serd responsabilidad de la autoridad competente autorizar la respectiva orden de compra. En estas contrataciones ta autoridad competente, de acuerdo a las siguientes reglas: * Disponibilidad presupuestaria en el centro de costo respectivo. * La unidad solicitante y 0 unidad compradora deberé consultar el catdlogo electrénico de mercadopibblico y los contratos de suministro de la Universidad, si el producto no se encuentra en dichos contratos 0 no son convenientes a los intereses institucionales se procederé a redactar en la solicitud de compra los contenidos basicos de términos de referencia, o bases de licitacion, segiin sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos mas fundamentales, tales como: definicién técnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de entrega, garantia de fabricacion y todas las caracteristicas necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prestacién.10 + La Unidad solicitante del bien o servicio a adquirir deberé fundamentar claramente la razon 0 motivo institucional que origine su adquisicién, lo cual debera quedar explicitado en la respectiva solicitud de compra * Se deberan publicar tos tlamados a licitacién a través del Sistema de Informacin www.mercadopublico.cl, salvo los casos de indisponibilidad sefialados en el Reglamento de la Ley N° 19.886", ‘* Los cuadros comparativos que se elaboren sobre la base de ta informacién recibida a través del Sistema, deben ser completos y fundamentados y atendern a todos los criterios de evaluaci6n definidos. * Las resoluciones que aprueben los términos de referencia o las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demas actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratacion seran dictados por el Vicerrector de Administracion y Finanzas, Decanos de Facultades, Decanos de Escuelas universitarias, Director de Instituto o por el Director de Administracién, segiin corresponda previa visacion del asesor Juridico. Excepcionalmente se podrén aprobar actos administrativos sin la visacion del asesor juridico para aquellas contrataciones menores a 100 UTM que se ejecuten a través de licitacién pablica, La resolucién de adjudicacién o la resolucién que declara el proceso de contratacion desierto, sera suscrita por la autoridad competente. ¢. Compras de bienes y Contrataciones de servicios Superiores a 100 UTM La autoridad competente resuelve, de acuerdo a las siguientes reglas: + Se seguiran las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los demas actos administrativos que se realicen durante os procesos de contratacién, seran dictados por la autoridad competente, segin corresponda, previa visacién del Asesor Juridico. + La Resolucion de Adjudicacién o la resolucién que declara el proceso de contratacién desierto, serén dictados por la autoridad competente, segin corresponda. Una vez ejecutado el proceso de contratacién seleccionado, los productos o servicios requeridos son entregados, segun tas condiciones establecidas en la solicitud de compra al Usuario solicitante. “ Articulo 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Este se encuentra definido en el punted 3Proceso de abastecimiento en la Institucién: Condiciones Basicas."1 4, Procedimiento planificacién de compras La Universidad de Tarapaca es una corporacién de derecho piiblico, auténoma y con patrimonio Propio. En este contexto la Universidad elabora un presupuesto anual que contempla la compra de bienes y servicios que se ejecutan de manera descentralizada y de acuerdo a las necesidades de cada una de las unidades académicas y administrativas de la institucién, cuya actividad es dinamica El plari de compras es de caracter presupuestario cuya Unica restriccién es la pertinencia de los bienes y servicios acordes con la naturaleza de cada actividad y se circunscribe a la definicién de las familias o partidas asociadas a los respectivos items presupuestarios: Inversion Real. Consumos basicos. Material académico administrativo. Gastos en Imprenta. Gastos en Arriendo. Otros gastos personal. ‘Mantencién y reparacién varios Gastos en computacién Servicios varios. El plan de compras presupuestario se basa en el presupuesto aprobado por la Honorable Junta Directiva en el mes de diciembre del afio anterior a su ejecucién. La Vicerrectoria de Administracién y Finanzas asigna los recursos presupuestarios a las unidades académicas y administrativas. Las Unidades académicas planifican y ejecutan sus compras de acuerdo al presupuesto aprobado durante todo el afio. (= isison e sites12 5. Proceso de Compra Para iniciar los procesos de compras de bienes y servicios ejecutados por la unidad de Adquisiciones se realizara el procedimiento “Recepcién de solicitud de compra”. OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Recepcién Solicitud de Compra”, que da inicio al proceso de Adquisicion y contratacién de bienes y servicios de la Universidad de Tarapaca. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad exclusiva de cada unidad compradora, comienza con la recepcién y_vatidacin de la SC que envian las unidades solicitantes y finaliza con la atencién de la SC por el comprador respectivo. RESPONSABILIDADES, Unidad Solicitante © Emisién correcta de la SC. © Especificacion detaliada de las caracteristicas de los articulos solicitados. © Disponibilidad presupuestaria en el centro de costo e item presupuestario. © Envio de la SC a la unidad de compradora Unidad Compradora: ‘© Recepcionar las SC. © Asignar SC. © Atender SC. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N“1: “ Recepcién de Solicitud de Compra”. 1. Unidad Solicitante: ‘© Crea la solicitud de compra en el sistema electronico de Adquisiciones: Se escoge el producto, se ingresa la cantidad requerida, se revisa el precio referencial Unitario del articulo, se ingresa el centro de costo, el porcentaje que cubre de la compra, el motivo de la compra, pagina Web (segtin corresponda) y se adjunta un archivo con la descripcién detallada del producto y criterios de evaluacién, © Imprime la SC y envia a la unidad compradora, con la firma y timbre det responsable del centro de costo.13 2. Unidad Compradora: ©. Verifica fecha, firma, timbre, e item acorde al articulo para recepcionar la SC electrénicamente. En caso de error en la SC, ésta se devuelve a la unidad solicitante, © Revisa si la SC fisica trae archivos adjuntos y cotizacién. © Agrupa las SC de acuerdo a la asignacién de Unidades Solicitantes que corresponden a cada comprador. ©. Asigna electrénicamente la SC al comprador respectivo, ©. Entrega fisicamente la SC respectiva al comprador asignado. © Comprador atiende electronicamente la SC: Revisa si la SC trae archivos adjuntos, ingresa datos referenciales del proceso en el sistema electrénico. ANEXOS: ‘Anexo 1. Diagrama de flujoAnexo 1. Diagrama de flujo: “Recepcién de Solicitud de Compra” Recepcién de solicitud de compra Unidad solicitante Unidad Compradora crearsc |g —__| + Imprimir So No + Recepcionar sc Flemar y timbrar | responsable CG ran) ie Envesar fisicamente SC al ‘Sompracer (1) Atender Solicitud de Compra ct) Fin G3 Actividad desarrotiada porcada Unidad compradors 1415 5.1 PROCESO DE COMPRA PARA BIENES Y SERVICIOS DE BAJA COMPLEJIDAD Para la contratacién de bienes y servicios de baja complejidad, cuya definicién no requiera de competencias técnicas mayores, la institucién podra realizar los siguientes procedimientos: 1.1 Compra menor a 3 UTM. 2 Compra a través de Chilecompra Express. 1.2.1 Compra a través de Chilecompra express igual o inferior a 1.000 UTM. -1.2.2Compra a través de Chilecompra express superiores a 1.000 UTM. Compra de suministro de bienes licitados, a través del sistema UTA-COMPRA. Compra a través de contrato de suministro licitados por la Universidad. Compra o contratacion a través de Trato Directo . -5.1 Compra igual o inferior a 10 UTM. -5.2Compra superior a 10 UTM. -6 Compra a través de licitacién piblica igual o inferior a 100 UTM. Compra a través de Caja Chica .7.4Compra a través de Fondo Fijo. -7.2Compra a través de SARC. En caso de determinar que se generaré un contrato de suministro, a adquisicién se considerar como una compra compleja y se aplicara el procedimiento definido en el presente manual. 5.1.1 COMPRA MENOR A 3 UTM: OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra menores a 3 UTM”, uno de los procesos que utiliza cada unidad de compras para compras de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad exclusiva de la Unidad Compradoras , comienza con la recepcién de la SC_y finaliza con la aceptacién de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES Unidad Compradora: © Recepcionar la SC. ©. Cotizar los articulos solicitados. o Generar OC.16 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°2: “Compras menores a 3 UTM”. 1. Unidad Compradora: ‘© Recepciona la SC. © Cotiza (Contactar al proveedor, enviar informacién de los bienes o servicios solicitados y su cantidad), si es que la solicitud no viene con una cotizacién. © Una vez obtenida la cotizacién Genera OC (ingresar rut 0 nombre del proveedor, numero de SC, valores de los bienes 0 servicios, motivo, descripcién). © Imprime la OC y solicita autorizacién, segin corresponda. 2. Adquisiciones/Direccién_Administrativa de Sede/Decanos/Director Instituto: ‘© Da visto bueno y Firma la OC segin corresponda. 3. Unidad Comprador: ‘© Envia la OC al proveedor. ‘ANEXOS Anexo 2. Diagrama de flujoAnexo 2. Diagrama de flujo: “ Compras menores a 3 UTM" Compras menores a 3 UTM Unidad Compradora [Adguisiciones / Diraccion Administrative ‘de Sede /Decanos/Director Insthuto a) a Recepcian Soltea de @ co Proveedor” o er) o Actividad Desarroliada por Lu unkdad compradora (2) Vor procese de Recepeién de Soliciiud de Compra 718 5.1.2 COMPRA A TRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS: 5.1.2.1 COMPRA A TRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS IGUAL O INFERIOR A 1.000 UTM OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compras a través de Chilecompra Express hasta 1.000 UTM”, uno de los procesos que utiliza la Unidad Compradora a través del portal mercado publico para compras de baja complejidad. Para utilizar la modalidad de compra “Chilecompra Libros” se emplea este mismo procedimiento. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Unidad Compradora, incluyendo a la Unidad Solicitante, y la Autoridad competente que autoriza la compra, comienza con la consulta al catalogo electrénico y finaliza con la aceptacién de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES, Unidad Solicitante (US): © Para pasajes especificacién de datos de la reserva. © Reservar segiin datos de la SC, segtin corresponda. © Envio de la SC a la Unidad Compradora, Unidad Compradora (UC): ‘© Buscar articulo solicitado en el catalogo electrénico del portal mercado piiblico. Generar OCE. Reservar Pasajes, segiin corresponda. Generar OC interna. Enviar OC electronica al proveedor. ooco Adquisiciones/Direccién de Administracién/Direccion __administrativa de Sede/ Decanos/Director de Instituto VAF/VISEI/: © Autorizar compra segin corresponda, 2 astsoain sunraen19 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°3: “Compra a través de Chilecompra Express igual o inferior 1.000 UTM”. 1 Unidad Solicitante: ‘© Si requerimiento es un pasaje nacional, se ingresa al catdlogo electrénico Chilecompra Express, donde se selecciona ta regién y se realiza la reserva de pasaje (Lan Chile 0 Sky). % Se Ingresa ala pagina del proveedor. % Se Ingresa la fecha, tramo y destino. * Se comparan los precios. ‘> Se Ingresa los datos del pasajero(nombre, Rut, correo electrénico y teléfono). ‘ Envia reserva y SC a Unidad Compradora para comprar pasaje y generar OC. © Siel requerimiento no es pasaje nacional, se envia SC a Unidad Compradora. 2 Unidad Compradora: © Ingresa a través del portal mercadopiiblico al catalogo electrénico para buscar el producto 0 servicio solicitado, Selecciona la region, articulo solicitado, ingresa la cantidad de articulos, se agrega al carro, se actualiza el carro, solicita V°B° ala unidad solicitante y genera la OC electronica. © Adquisiciones, VISEI, Instituto, Facultad 0 Escuela genera e imprime la OC interna. 3 Adquisiciones/_Direccién_administrativa_de Sede _/Facultad _/Escuela/instituto Vicerrectoria de Sede /VAF: © $i OC es inferior a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones, Director Administrative de Sede, Director de Instituto 0 Decano, da visto bueno y Firma la OC, segiin corresponda. © Si OC es igual o superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director de Administracién, Director Administrative de Sede, Director de Instituto 0 Decano , da visto bueno y firma OC segiin corresponda. © Si OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién, Director de Instituto, Decano o Vicerrector de Sede, , da visto bueno y firma OC segin corresponda. © $i OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 1000 UTM, Director de Instituto, Decano, VAF 0 VISEI, da visto bueno y firma OC. sunt i20 4 Unidad Compradora: © Supervisor de compras efivid OCE electronica al proveedor y la impritte. © Comprador solicita al proveedot la aceptacistt de la OCE. © Si el proveedor rechaza la OC electronica, se anula OC y la unidad soticitante ariula la SC, pudiendo emitir Un hulevo requerithiento ANEXos ‘Aneko 3.Diagrama de flujo.a Anexo 3.Diagrama de flujo: “Compra a través de Chilecompra Express igual o inferior a 1.000 UTR”. Compra a través de ChileCompra Express Inferior 0 Igual a 1000 UTM ‘agus Ores | sestmatin “SSrinsrea on So “Faaiaaimenso” | VISEIIVAF Unidad Soticitante| Unidad Compradora sonar ‘even ia mga cares carpe ‘rece pari sicane ‘esha rece me22 Compra a través de ChileCompra Express Inferior 0 Igual a 1000 UTM east ae Unidad Solicitante Unidad Compradora ee oe Sen Var Sp >| 1 aa aay sexs. || { ee r ees <=> (1 Aetwud Denttada por Adcuicdn Conta Sede augue > ‘rats Factns23 5.1.2.2 COMPRA A TRAVES DE CHILECOMPRA EXPRESS SUPERIOR A 1.000 UTM OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compras a través de Chilecompra Express superior a 1.000 UTM”, uno de los procesos que utiliza la Unidad Compradora a través del portal mercadopublico para compras de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Unidad Compradora, incluyendo a la Unidad Solicitante, la Direccién de Administracién, y la autoridad competente que autoriza la compra; comienza con la revisidn del catalogo electronico y termina con la aceptacién de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: © Dar visto bueno a cuadro comparativo de ofertas. Unidad Compradora: o Ingresar y buscar articulo/servicio solicitado en el catalogo electrénico del portal mercado public: Comunicar la intencién de compra a los compradores del Convenio Marco que venden el articulo/servicio solicitado, Confeccionar cuadro comparativo de ofertas. Generar OC electronica. Generar OC interna. Enviar OC electrénica al proveedor. Solicitar al proveedor la aceptacién de la OC electrénica. oo000 DA/Decanos/Director de Instituto/Vicerrectoria de Administracién y Finanzas/VISEI /Rector. °. Firmar OC. ‘0 Emisién y aprobacién de Resoluicién /Decreto. Secretaria 9 Firmar Decreto /Resolucion Contraloria Universitaria: © Firmar Decreto/ Resolucion. Proveed © Ingresar oferta. © Responder las consultas. © Aceptar OC electrénica.4 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°4: “Compra a través de Chilecompra Express superior a 1.000 UTM”. 1, Unidad Compradora: ‘© Ingresa al catdlogo electronico de la plataforma mercadopiiblico. © Selecciona la regién. © Comunica intencién de compra indicando: fecha de decisién de compra, producto/servicio, cantidad, condiciones de entrega, criterios de evaluacion de las bases de la licitacién del convenio marco que sean aplicables. 2. Proveedor © Hace consultas, y oferta electrénicamente. 3. Unidad Compradora: ‘© Si hay consultas, responde. © Realiza apertura de ofertas. Si no hay ofertas, se evalia los productos y/o servicios en el catalogo 0 se inicia un nuevo proceso. © Con las ofertas recepcionadas se confecciona cuadro comparativo de acuerdo a los criterios de evaluacién de las bases de la licitacién publica del Convenio Marco. 4. Unidad Soticitan ‘© Da visto bueno a cuadro comparativo de ofertas. Si no da visto bueno, se inicia uevo proceso. 5. Unidad Compradora: © Inicia proceso de oficializacién de Decreto/Resolucin. (NOTA: Ir al proceso “Oficializacién de Decreto /Resolucién, punto N°5.2.1.2) si el monto de a compra es superior a 5.000 UTM, considerar este proceso como una licitacién publica con emision de Decreto exento). 6. Decano/ Director de Instituto/ Vicerrectoria de Administracién y Finanzas/VISEI/ Rector: ‘© Autoriza Decreto/Resolucién. Si no autoriza Decreto/Resolucién, la Unidad compradora inicia nuevo proceso de compra. 7. Unidad Compradora: ‘© Recepciona Decreto/Resolucion que autoriza la compra. © Genera OC electrénica. © Genera OC interna. D Astsong 2) = ualoreg 3) “Cmucts25 © Imprime Oc. 8. Decano/ Director de Instituto/ Vicerrectoria de Administracién y Finanzas/VISEI /Rector: © Si OC es inferior o igual a 5.000 UTM, Director de Instituto, Decano, Vicerrector de Administracion y Finanzas 0 VISEL, firma la OC, si OC es superior a 5.000 UTM, Rector firma la OC, 9. Unid: radora: co Enviar OC electrénica al proveedor. © Comprador solicitar al proveedor la aceptacién de la OCE. 10. Proveedor: ‘© Acepta la OCE. Si no acepta OCE; la Unidad Compradora anula la OC y la Unidad solicitante anula la SC. ANEXOS Anexo 4,Diagrama de flujo.Anexo 4,Diagrama de flujo: “Compra a través de Chilecompra Express superior a 1.000 UTM”. Compra a través de ChileCompra Express Superior a 1000 UTM l | WDECANOMIRECTOR | Unidad Solicitante Unided Compradora Proveedor DE INSTITUTO! | RECTORIAVAF / VISE 7 7 into) i CConsutas | meat aera =| | Peewee feo cone de * ae anees : ._|_ eee: ) et ey [[PWerSGE proceso de Ofcitzscio de Resotuctn oDete,punt 5.212 267 Compra a través de ChileCompra Express Superior a 1000 UTM Unidad Solicitante Unidad Compradora Proveedor IDECANO! DIRECTOR DE INSTTUTOIVAF / VISEURECTORIA GC re (f)_ Actividad Desarliada por Adqulsiin Conta o Sede uve Fecutado natto28 5.1.3 COMPRA DE SUMINISTRO DE BIENES LICITADOS, A TRAVES DEL SISTEMA UTACOMPRA OBJETIVO Establecer el procedimiento del suministro de articulos de consumo habitual y repetitive a través de un sistema electrénico. Proceso que utilizan directamente las Unidades Solicitantes para adquisicién de bienes y contratacién de servicios de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es ejecutado directamente por las unidades solicitantes al proveedor, interviniendo la unidad de adquisiciones o la Direccién Administrativa de sede en el control, seguimiento, evaluacién y en el proceso de mantencién del contrato de suministro. Esta modalidad de compra permite a cada responsable de centro de costo emitir directamente al proveedor una orden de compra para adquirir articulos de consumo habitual y repetitivo. La compra se efectia electrénicamente a través del sistema UTACOMPRA, lo que permite una respuesta agil y répida a las diferentes unidades compradoras, proporcionando mayor informacion y un eficiente procedimiento de compra. El Sistema de Compras posee diferentes ambientes de trabajo, segin el perfil que tenga asignado el usuario, estos son: Ambiente Responsable Centro Costo y/o Ambiente Administrativo Centro de Costo, Ambiente Proveedor y Ambiente Adquisiciones usado por la unidad de adquisiciones. Cada unidad solicitante podré realizar sélo 3 compras al mes con un monto maximo por orden de compra de 4 UTM para cada contrato vigente.- Cada unidad solicitante no podra emitir una nueva orden de compra, mientras no recepcione conforme la orden de compra anterior. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: ‘© Determinar los requerimientos, a través de la Emision de la OC. © Recepcionar los articulos. © Ingresar la recepcién conforme de los articulos en el sistema electrénico. co Evaluar la entrega del proveedor. Proveedor: © Armar el pedido de articulos. o Entregar directamente a la unidad solicitante los articulos dentro del plazo. estipulado en el contrato. ‘© Ingresar en el sistema electrénico la fecha y hora de la recepcién, armado y entrega del pedido. Adquisiciones/Direccion administrativa de Sede: © Controlar la recepcién de las Unidades Solicitantes. © Seguimiento y evaluacién del cumplimiento del plazo de entrega.29 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°5: “Compra a través de contrato de suministro UTA compra”. 1. Unidad Solicitante: ‘© Ingresa al sistema UTACOMPRA, a través de {a Intranet de la Pagina www.uta.cl: Cada usuario autorizado podra acceder como Responsable o Administrative det Centro de Costo, segin corresponda. © Consultar el catélogo electronico y armar el Carro de Compra. Se ingresa a la Opcién Compra para proceder a mostrar los articulos en convenio, Posteriormente, se procede a ingresar la Cantidad requerida en el carro, ademas podra eliminar articulos del carro, vaciar el carro y aumentar las cantidades de los articulos en el carro. © Genera Orden de Compra: Para aquellas compras de Insumos de Impresora (Cartridge 6 Tonner) se requiere ingresar adicionalmente el niimero de Inventario del bien. Ademas se debe verificar el centro de costo de la Impresora y si no fuese asi, comunicar a la Unidad de Administracién de bienes (Activo Fijo) para su regularizacién. 0 Ingresa la firma electronica, valida y envia la Orden de Compra al proveedor. o Realiza Seguimiento de las Ordenes de Compra. El usuario del sistema podra ver el estado en el que se encuentra sti orden de compra, a través del flujo estado de Orden de Compra y visualizar los diferentes documentos asociados a ella. 2. Proveedor: © El proveedor recepciona en forma instanténea las érdenes de compra emitidas por los responsables de Centros de costo al ingresar al sistema UTACOMPRA. ©. Si tiene stock disponible, arma el pedido y genera documento de despacho. Si no tiene stock, informa a la Unidad Solicitante para suplementar la OC. 0 Entrega el pedido seguin el plazo estipulado en el contrato. 3. Unidad Solicitante: © Recepcién de los articulos solicitados: Cada responsable del Centro de costo que generé una orden de compra debera recepcionar los articulos entregados por el Proveedor, firmando la copia de la guia de despacho en el momento de la entrega fisica e indicando: nombre, RUT, fecha y hora.30 o Evalua la satisfaccién de la compra y graba la recepcién electronica de la compra. 4. Proveedor: © Realiza la facturacion de las érdenes de Compra cada 15 dias, siempre que se encuentren recepcionadas electrénicamente. 5, Recepcién y Despacho/Direccién Administrativa de Sede: © Realiza Control y seguimiento de las Ordenes de Compra (envio, recepcién por Parte del proveedor, armado y entrega final de los articulos) Monitorear y controlar la entrega oportuna y correcta de las drdenes de compra emitidas por cada centro de costo. © Se comunica con el proveedor por articulos atrasados de acuerdo a un tiempo moderado de espera. © Avisa a la Unidad Solicitante cuando no son recepcionadas las OC para que dé su visto bueno y grabe la recepcién. 6. Adquisiciones/Direccién Administrativa de Sede : © Mantiene actualizada la informacién basica del Sistema, estas soh: Proveedores, Contrato Marco (licitacién), articulos licitados, precios vigentes de los articulos y calendario (dias no habiles: feriados, recesos, etc.) © Extrae Informes y consultas sein requerimiento de la Oficina. “ANEXOS ‘Anexo 5. Diagrama de flujoEDT Anexo 5. Diagrama de flujo: “Compra a través de contrato de suministro UTA compra”. Compra a través de contrato de suministro UTA-COMPRA FeCERSERT Paral Unidad Soticitante Proveedor Decciow |_| aouisreariaoe vrrgsara ura onere nrc aoCompra a través de contrato de suministro UTA-COMPRA Unidad Solctante | Seaconesrezin Proveedor RRecepcién $c ib a ina Le Pai ‘ert ‘sentra ‘Saetane ‘ores ce Sone Sperone as epee e063 — eying oun sco ermoolecona se tcbance came 32Compra a través de contrato de suministro UTA-COMPRA, Unidad Solicitante Proveedor Recepcion ‘AcquaceneeiDrceabn adrian de — 33 @ sey Manteriiniento: sonnet ‘atone LN , NN come cxmcie | “sate Sele Rees, || lenin] | pase, eee iS | =34 5.1.4 COMPRA A TRAVES DE CONTRATOS DE SUMINISTRO LICITADOS POR LA UNIVERSIDAD OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compras a través de Contrato de suministro”, uno de los procesos que utiliza la Unidad Compradora a través del portal mercado publico para adquisicion de bienes y contratacién de servicios de baja complejidad. Dichos suministros Provienen de una licitacién previa a través de la plataforma electrénica, ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad mayoritaria de la Unidad Compradora, incluyendo a la Unidad Solicitante, y la autoridad competente que autoriza la compra, comienza con creacién de la OCE y finaliza con la aceptacién de ta OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES Unidad Compradora: © Recepcionar SC © Generar OCE © Generar OC interna © Enviar OC electrénica al proveedor Adquisiciones/ Direccién administrativa de Sede /Direccién de Administracién/ Director de Instituto/Decano /Vicerrectoria de Sede /VAF/Rector: © Autorizar compra ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N"6: “Compras a través de Contrato de suministro”. 1. Unidad Compradora: Ingresa al portal www.mercadopublico.cl Crea OC electrénica, Ingresa el Nombre y descripcién de ta OC electrénica. Ingresa datos de ta licitacién (N° Id). Ingresa especificaciones del bien/servicio. Completa formulario de la OC electronica. Genera la OC interna. Imprime ta OC interna y la envia a firma 000000035 2, Adquisiciones/Direccién_Administrativa de Sede /Vicerrectoria de Sede /Direccién de Administracién/Director de Instituto /Decano/VAF/ Rector: © Si OC es inferior a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones, Director Administrative de Sede 0 Decano, da visto bueno y Firma la OC segun corresponda. © Si la OC es igual o superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director de Administracién, Director Administrativo de Sede, Director de Instituto o Decano, da visto bueno y firma la OC segin corresponda. © Si la OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién, Director de Instituto,Decano o Vicerrector de Sede, da visto bueno y firma la OC segiin corresponda. © Si la OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 5.000 UTM, Director de Instituto, Decano, Vicerrector de Administracion y Finanzas oVISEI, da visto bueno y firma la OC. © Sila OC es superior a 5.000 UTM, Rector da visto bueno y firma la OC. 3. Unidad Compradora: © Envia OCE al proveedor y el comprador solicitar al proveedor la aceptacién de la OCE. Si el proveedor no acepta la OC se anular la OC y la unidad solicitante anula asc. ‘ANEXOS: Anexo 6 .Diagrama de flujo‘Anexo 6.Diagrama de flujo: “Compras a través de Contrato de suministro” Compra a través de Contrato de Suministro Unidad Solicitante Unidad Compradora ‘Adguiicones 0! Dieccion ‘sgminstatve so sede Deeara! DBrecor nse Vierecta be "Sede VAP ingresara nw mercado ublic.cl + (Crear OcE = = e ee i ‘ngresar datos de la lctacién imprimir oc |__| a Lerman Enviar oce a roveador 36‘Compra a través de Contrato de Suministro Aaqisicones IDA irecién asminsvatva se Seco /Dacerot Unidad Solicitante Unidad Compradora ‘Director de Insttuto/Vioerectoria ois sii Be Ea me} ee Se | Facultad 0 Insitato (i) Actividad desarroiada por Adquiscion Central o Sede iduique o 7 GTI am asisoai)38 5.1.5 COMPRA O CONTRATACION A TRAVES DE TRATO DIRECTO. 5.1.5.1 COMPRA IGUAL O INFERIOR A 10 UTM OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra a través de trato directo inferior 0 igual a 10 UTM”, proceso que utilizan directamente las Unidades Solicitantes para la adquisicién de bienes y contratacién de servicios de baja complejidad. ‘ALCANCE Este procedimiento comienza con la recejscién de la SC_y finaliza con la aceptacién de la orden de compra por parte del proveedot. Lia responsabilidad mayoritaria es de la Unidad Compradora, ademas intervienen en el proceso, la Unidad Solicitante, la Direccién de Administracin, la Direccién Administrativa de Sede, Instituto, Escuela o Facultad, segun corresponda. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcion de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: © Enviar SC a la Unidad Compradora. © Dar V°B° al cuadro comparativo de ofertas. Unidad compradora: © Recepcionar la SC cotizar Confeccionar cuadro comparativo de ofertas Crear OC electronica Registrar la Resolucién que autoriza la compra Generar OC interna Enviar OC electrénica al proveedor e00000 Asesor Juridico: © Revisar y dar V’B" a los antecedentes que acompafian al trato directo. Direccién de Administracién/Direccién de Administracién Sede Iquique/ Director de Instituto/ Decano: © Autorizar compra ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacion se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°7: “Compra a través de trato directo inferior o igual a 10 UTM". fg Ds (ger 5 siege f39 * Unidad Compradora: © Recepcionar la SC. © Cotizar hasta obtener cotizaciones. © Confeccionar cuadro comparativo de ofertas. ‘* Unidad Solicitante: © Da Visto bueno a cuadro comparativo de ofertas. Sino da Visto bueno, la Unidad Compradora modifica cuadro comparativo de ofertas. © Enviar Solicitud de trato directo con V°B" del asesor juridico y carta solicitando a la autoridad, segiin corresponda, la autorizacién’ de compra (adjuntar los Términos de Referencia, cotizacién seleccionada, cuadro de evaluacién, Declaracién jurada e Inscripcién eri Chileproveedores). (Ver proceso “oficializacién Decreto/Resolucién punto 5.2.1.2) @ Unidad Compradors © Generar OC electrénica. © Ingresar resolucion que autoriza la compra en la plataforma de mercado piiblico. © Generar OC interna. © Imprimir OC interna. © Envia OC a Direccién de Administracion ,a la Direccién Administrativa de Sede, Facultad, Escuela o Instituto, segiin corresponda. © Direccién de Administracién/ Direccién Administrativa de Sede/Instituto/Facultad/Escuela: ©. Director de Administracién, Director Administrativo de Sede, Director de Instituto © Decano, da visto bueno y firma la OC segin corresponda. ® Unidad Compradora: © Supervisor de compras envia la OC electronica al proveedor seleccionado. © Comprador solicitar al proveedor la aceptaci6n de la OCE. Si proveedor no acepta la OCE, se anula la OC y la SC. ‘ANEXOS, Anexo 7.Diagrama de flujo‘Anexo 7 .Diagrama de flujo: “Compra a través de trato directo inferior o igual a 10 UTM". Compra a través de Trato Directo inferior o igual a 10 UTM DA/Direccion Unidad Solicitante y administrativa de Sede / Asesor Juridico EnIRRE ep mbinabra Director de Instituto/ Decano Scheid oe ‘Compra | 2 a comparative de Speen ones ie cia ct essiucien ue ot Generar oc roy &Al Compra a través de Trato Directo Inferior o Igual a 10 UTM DA/Direccién administrativa’ Unidad Solicitante Unidad Compradora de Sede /Director de Instituto/Decano ' vy Imprime OC. sh peaen “ Enviar OCE a proveedee | Sofctara Proveedor aco ‘OcE ak oe42 5.1.5.2 COMPRA SUPERIOR A 10 UTM: OBJETIVO Establecer las pautas del procedimiento de “Compra a través de Trato Directo superior a 10 UTM”, proceso que utiliza directamente la Unidad Solicitante a través de la Direccién de Administracion, Escuela, Facultad, Instituto o VISEI , para la adquisicién de bienes y contratacién de servicios. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad mayoritaria de la Unidad Solicitante, incluyendo la Unidad Compradora y la Autoridad competente que autoriza la compra segiin corresponda, comienza con la informacién y fundamentacién del Trato Directoy finaliza con la aceptacién de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. No se exigirdn Términos de referencia para compras de pasajes internacionales y para aquellas compras de baja complejidad definidas y autorizadas por el Director de Administracién. Los montos limites para autorizar y aprobar las adquisiciones destinadas a ejecucién de obras de urbanizaci6n o edificacién estan definidas en el Decreto 0075/2012 que aprueba nuevo texto de delegacion de facultades. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante © Obtener documentacién y antecedentes de respaldo de la compra. © Fundamentar el Trato Directo. © Enviar SC a la Unidad Compradora. © Dar visto bueno a cuadro comparativo de ofertas. Unidad Compradora © Confeccionar los Términos de Referencia (TDR). © Solicitar cotizaciones. © Confeccionar cuadro comparativo de ofertas. © Solicitar emisién de Decreto/Resolucion. © Ingresar en la plataforma mercado publico la Decreto/Resolucién que autoriza ta compra. © Generar OC electronica. Generar OC interna. © Enviar OC electrénica al proveedor. Asesor Juridico © Revisar y dar V’B" al fundamento legal que da origen al trato directo. Direccién de Administracién/Director de Instituto/Decano/Vicerrectoria de Sede /VAF /Rector © Autorizar ta compra -43 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°8: “Compra a través de Trato Directo superior a 10 UTM”. * Unidad Solicitante: © Emite SC, define requerimientos, condiciones de compra, y fundamenta la compra a través de Trato Directo. ‘+ Unidad Compradora: © Confeccionar los Términos de Referencia. © Solicitar cotizaciones. Si no se reciben, se modifica los términos de referencia. © Se procede evaluar, confecciona cuadro comparativo de ofertas. En caso que las condiciones de la compra no requieran mas de una cotizacién se solicita al proveedor declaracién jurada y se continUa el proceso de compra. ® Unidad Solicitante: ‘© Da Visto bueno a la evaluacién. Si no da visto bueno, Unidad Compradora solicita nuevas cotizaciones. * Unidad Compradora: (© Solicitar Declaracién Jurada al proveedor seleccionado. © Verificar inscripcion en Chileproveedores. Si no esta inscrito, solicitar inscripcién para contratar. © Unidad Solicitante © Enviar Solicitud de trato directo con V°B" del asesor juridico y carta solicitando a la autoridad, segin corresponda, la autorizacin de compra (adjuntar_ los Términos de Referencia, cotizacién seleccionada, cuadro de evaluacién, Declaracién jurada e Inscripcién en Chileproveedores). (Ver proceso “oficializacién Decreto/Resolucién punto 5.2.1.2) jinistracion/VISEI/ Director de Instituto /Facultad o Escuel ‘© Recepciona carta y da visto bueno. Si no da visto bueno, solicita a ia Unidad compradora modificar o actualizar documentacion. © Solicita emisién de Decreto/Resolucién (NOTA: ver Sub proceso “Oficializacién de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1.2) © Unidad Compradora: ‘© Recepciona Decreto/Resolucién oficializado.* Direccion de Administracién// Director de Instituto /Decano VISEI: ©. Si el Trato directo requiere garantia de cumplimiento de contrato, se solicita la garantia al proveedor ver subproceso “Recepcién y registro de garantia punto 5.2.1.3) Si el Trato directo no requiere garantia de cumplimiento de contrato, genera la OC electronica. * Unidad Compradora: © Ingresar a www.mercadopublico.cl © Crear OC electronica. © Completar formulario de la OC electronica, ‘© Ingresa Resolucion que autoriza la compra, adjunta Términos de Referencia y cuadro comparativo de ofertas, Genera OC interna. © Imprimir OC interna, * Direccion de Administracién / Director de Instituto/ Decano/Vicerrectoria de Sede_/VAF Rector: © Sila OC es inferior 0 igual a 100 UTM, Director de Administracién, Vicerrector de Sede, Director de Instituto 0 Decano da visto bueno y firma OC seguin corresponda. © Si la OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 2500 UTM, Director de Instituto, Decano, Vicerrector de Administracién y Finanzas o VISEI, da visto bueno y firma la oc. © Sila OC es superior a 2500 UTM, Rector da visto bueno y firma la OC. * Unidad Compradora: ‘© Enviar OC electrénica al proveedor. Si el monto es mayor a 100 UTM, debe gestionar la suscripcion del contrato definitivo, el cual es confeccionado por ta Secretaria de la Universidad . © Comprador solicitar al proveedor la aceptacién de la OCE. Si no acepta la OC electronica, anular a OC interna y dejar sin efecto Decreto/Resolucién. Unidad Solicitante: ‘© Anular la Solicitud de Compra en caso que el proveedor no acepte la oc. ANEXOS, Anexo 8. Diagrama de Flujo“Compra a través de Trato Directo superior a 10 UTM”. Compra a través de Trato Directo Superior a 10 UTM Unidad Solicitante Unidad Compradora 45 i natsonin =) Sunni & LaieCompra a través de Trato Directo Superior a 10 UTM Unidad Compradora Direccién de Administracién/Director de Instituto/ Decano/Vicerrectoria de Sede/Rector t ms eater |, Soi Meiear teal do Mesteacones paaetutan enaCompra a través de Trato Directo Superior a 10 UTM Direccion de Director de aaa Gree, [uae ee Decano Sede I a ® | ge az | TBE = || me ns 2) | (Be) | Be at 47Compra a través de Trato Directo Superior a 10 UTM | Direcci6n de mn i Administracién/Director Unidad Compradora Unidad Solicitante de Instituto/Decano! Vicerrectoria de Sede | “ Sites rover Sita OC Prawodor~ Ansar OC + euler 8 ©) a =O) | a pagan cana ac ne Fa no (3) Ver Sub proceso de Ofcaizaciin de Resolucion o Decreto, punto N° 8.2.4.2 (4) Ver Sub proceso de Reveocion y Rensito de Garantas, punto N* 8.2.4.3 OW FS vaisinae Scns49 5.1.6. COMPRA A TRAVES DE LICITACION PUBLICA IGUAL 0 INFERIOR A 100 UTM. OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra a través de licitacién publica inferior 0 igual a 100 UTM”, uno de los procesos que utilizan las Unidades Compradoras a través del portal Mercado pitblico para la adquisicién de bienes y contratacién de servicios de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Unidad Compradora, incluyendo a la Unidad Solicitante, Direccién de Administracién, Instituto, Facultad, Escuela o Vicerrectoria de Sede segiin corresponda, comienza con la recepcién de la SC_y finaliza con la aceptacion de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: © Responder consultas de la licitacién. © Dar visto bueno a las bases administrativas, y al cuadro comparativo de ofertas. © Anular SC. Unidad Compradora: © Recepcionar SC. Confeccionar bases de licitacién. Responder consultas. Realizar apertura electrénica, Confeccionar cuadro comparativo de oferta. Solicitar emision de Resolucién, Publicar licitacién, Adjudicar licitacién o dectarar desierta, Generar OC electronica. Generar OC interna. 200000000 Asesoria Juridica: © Visar las bases administrativas. Direccién de Administracién/Director de Instituto/ Decano/ Vicerrectoria de Sede: © Autorizar compra.50 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°9: “Compra a través de licitacién piblica inferior o igual a 400 UTM”. + Unidad Compradora: ‘© Recepciona SC. © Confecciona bases de licitacién segin formatos tipo aprobados por la Contraloria Universitaria. Si es un servicio personal especializado debe quedar definido en tas bases. ‘+ Unidad Solicitante: © Revisa y da visto bueno a las bases de licitacién, especialmente a las especificaciones técnicas y criterios de evaluacién. Si no da visto bueno, la Unidad Compradora se modifica las bases. Unidad Compradora/DA: (© Solicita aprobacién de bases a Asesoria Juridica. © Asesoria Juridic: ‘© Revisa y da visto bueno a las bases administrativas. “Sino visa las bases, la unidad compradora modifica las bases. Unidad Compradora/DA: © Solicita emisién de Resolucién de oficializacién de bases (NOTA: Ver subproceso “Oficializacién de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1.2 © Recepciona Resolucién y la ingresa a la plataforma de mercado pubtico. ‘© Supervisor publica la licitacién previa actualizacién de fechas realizadas por el comprador. © Si existen consultas, responder. © Hacer apertura electronica, Si hay oferentes, revisa que éstos cumplan con las bases de licitacion. © Si no hay oferentes, solicita emisién de Resolucién que declare desierto el proceso de licitacién (NOTA: ver —subproceso “Oficializacion de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1.2)y se ingresa la Resolucién a la plataforma de mercado piiblico. © Confecciona cuadro comparativo de ofertas. (Ver Anexo N°10). ‘* Unidad Solicitante (© Sino hay oferentes, anula SC5t © Da visto bueno técnico al cuadro comparativo de ofertas. Si no da visto bueno, la Unidad compradora modifica el cuadro comparativo de ofertas. * Unidad Compradora: © Si se adjudica, solicita emisién de Resoluci subproceso “Oficializacion de Decreto/Resoluc nde adjudicacién (NOTA: ver ” punto 5.2.1.2). © Si se declara desierta, solicita emisién de la Resolucién respectiva (NOTA: ver sub Proceso “Oficializacion de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1.2) Ingresa Resolucién de adjudicacién en la plataforma de mercado publico, © Genera OC interna © Supervisor Adjudica la licitacién © Envia OC interna a firma ‘Si la OC es inferior o igual a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones, Director Administrativo de Sede, Director de Instituto 0 Decano » da visto bueno y firma la OC segiin corresponda. * Si la OC es superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director de Administracién, Director Administrativo de Sede, Director de Instituto 0 Decano , da visto bueno y firma la OC segiin corresponda. + Si la OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién, Director de Instituto, Decano o Vicerrector de Sede, da visto bueno y firma la OC segin corresponda. © Supervisor envia OC electronica al proveedor. © Comprador solicitar al proveedor la aceptacién de la OCE. © Sino acepta la OCE, procede Readjudicar o declarar desierta, % Si readjudica, anula OC y modifica cuadro comparativo de ofertas. * Si no readjudica, solicita emision de Resolucién que declare desierto el Proceso de licitacién (NOTA: ver sub proceso “Oficializacién de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1) * La Unidad Solicitante: © Sino readjudica se anula la SC, fin del proceso. Para aquellos contratos de suministro se debe solicitar garantias de fiel cumplimiento y oficializar un contrato definitivo, el cual es confeccionado por la Secretaria de la Universidad y gestionado por la unidad compradora. ANEXOS, Anexo 09.Diagrama de flujo Anexo 10. Planilla de evaluaciénAnexo 9.Diagrama de flujo: “Compra a través de licitacién publica inferior o igual a 100 UTA (Compra a través de licitacion publica inferior o igual @ 100 UTM (L1) Unidad Compradora’ Aseserta Juridica, \Unidad Solictante| OE teas puns ec Devons 52Compra a través de licitacién publica inferior 0 igual a 100 UTM (L1) Dirwecisn de Administacien/VISEL Unidad Soca: ‘Adgulscionos! VISEUDA anwar (1) —— agate mia oc at { —— arecce peat OCF Gronauted? ) (1) Actividad desarrllada por Adquiscion Central Sede Iquque 0 Facutad o Intute (2) Ver proceso ‘Recepcitn de Solictud de Compra’, punto NPS I) Ver Sub proceso “Ofeializacion de Resoluionidecreto’, punto N° 5.2.1.2 53‘Anexo 10.Planilla de evaluacién referencial. " NOMBRE LICITACION 1D." 1 REQUISITOS DE PRESENTACION DE OFERTAS: REQUISITOS DE PRESENTACION (SEGUN BASES) NOMBRE DE PROVEEDORES |ANEXO NE 1 "NOMBRE" [ANEXO Ne 2 (oMBRE” |ANEXO N® 3 "NOMBRE™ Certiicado habilidad chileproveedores 2.- LINEA 1 Clasificacién ONU: Cantidad: Nombre : Especificaciones del Comprador: 3. CUADRO RESUMEN EVALUACION DE LA OFERTA cameno 1 | cnenor Hontre] pate reo | hone | oerce trovedr|"ts | “aa” | casind | "ise | a |S | se re ra sen Gtr | pronedar ua | oe waa 4.- CONCLUSION CCONFORME ALO ANTERIOR, SE PROPONE AL (AUTORIOAD COMPETENTE, SALVO MEIOR PARECER, LA ADIUDICACION DE LA LCTACION [NOMBRE LCITACION) INDICAR CONDICIONES EVALUADOR TECNICO RESPONSABLE CENTRO COSTO: PREPARADO POR FEMA EVALUADOR TECNICO seyppoRpere cose fs” 2\ [F cence55 5.1.7 COMPRA A TRAVES DE CAJA CHICA: Establecer el procedimiento de ta seccién “Compra a través de Caja chica”, de acuerdo a lo establecido en la letra b) del articulo N°53 del Reglamento de la Ley N' 19.886. Proceso que es utilizado directamente por las Unidades Solicitantes para compras de baja complejidad. Se divide en compras a través de fondo fijo y SARC. Ambos normados a través del Reglamento del Fondo Fijo y de la Suma a rendir cuenta de la Universidad de Tarapacd a través del Decreto Exento N°00.809/2010 del 27 de julio del 2010. 5.1.7.1 COMPRAS A TRAVES DE FONDO FiJO: OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra a través de Fondo Fijo”, proceso que utiliza directamente por las Unidades Solicitantes para compras de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es ejecutado directamente desde las unidades solicitantes al proveedor, interviniendo la Direccién de finanzas en el control y seguimiento. Para aquellas unidades que no disponen de FF, se compra a través del FF de la unidad de adquisiciones RESPONSABILIDADES. Unidad Solicitante: © Atender la $C. © Cotizar los articulos solicitados. © Rendicién de fondos fijos. Direccién de Finanzas: © Registrar rendicién Contabilizacion Crear orden de pago Generar cheque Entregar cheque e000 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuaci6n se detallan las principales actividades del procedimiento, 1s tuales' de pueden visualizar en el diagrama de flujo N'11: “Compra a través de Fondo Fijo”. //~ gs Astsonn G0 HE ,56 + Unidad Solicitante: ‘©. Verifica si se tiene fondos disponibles para realizar la compra, en caso de no tener fondos disponibles se debe realizar la evaluacién presupuestaria. ‘+ Realiza el procedimiento para rendir y reponer fondos fijos + Registra en el formulario electrénico de sumas a rendir cuenta tas ‘compras efectadas en orden cronolégico, segun sea la fecha de los comprobantes respectivos. Adjuntando los comprobantes originales de gasto, y envia dos copias del formulario a la Direccién de Finanzas. + Direccién de Finanzas: ‘ Revisa la documentacién. Si procede, contabiliza el fondo fijo y genera una orden de pago por el total del monto gastado + Distribuye las copias del formulario de la siguiente forma: “+ Anexa la primera copia a la documentacién sustentante y a la contabilizacién generada por el gasto. “ Anexa segunda copia a OP conformada para generar pago ‘ Revisa, genera el comprobante de egreso y entrega el cheque nominativo al encargado det fondo fijo. * Unidad Solicitante: “© Vuelve a vetificar disponibitidad de fondos © Altener fondos disponibles se realiza la compra © Compra ©. Registra la compra ANEXOS ‘Anexo 11. Diagrama de flujoAnexo 11. Diagrama de flujo:“Compra a través de Fondo Fijo”. Compra a través de Fondo Fijo Unidad Solicitante Direccion de Finanzas ae 5758 5.1.7.2 COMPRA A TRAVES DE SARC OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra a través de sumas a rendir cuenta”, proceso que utiliza directamente las Unidades Solicitantes para compras de baja complejidad. ALCANCE Este procedimiento es ejecutado directamente desde las unidades solicitantes al proveedor, interviniendo la Direccién de Finanzas en el control y seguimiento. Este procedimiento se aplicard previa consulta a los convenios marco licitados por ta Direccion de Chilecompra y a los Contratos de suministro de la Universidad de Tarapaca. Ademés, se debera fundamentar el motivo por el cual no es posible aplicar la modalidad de licitacién publica. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: ‘© Rendicién de suma de cuentas a rendir (SARC) ‘© Emisién correcta de la OP electronica © Especificacién detallada del tipo de compra a realizar. © Envio de la OP a la Direccién de Finanzas. Direccién de finanzas: © Registrar rendicién ©. Revisar orden de pago © Generar cheque o Entregar cheque ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N12: “Compra a través de sumas a rendir cuenta” + Unidad Solicitante: ©. Verificar si se tiene sumas a rendir cuentas (SARC), en caso de tener sumas a rendir cuentas se debe realizar el procedimiento para efectuar la rendicién de cuentas ‘ Realiza el procedimiento para efectuar la rendicién de cuentas “ Especifica claramente el detalle de los gastos manifestados en la solicitud de SARC y anexa la documentacién respaldatoria necesaria (boletas y/o facturas) al formulario de rendicién de cuentas, el que debe ser registrado electronicamente a través de la intranet de la Universidad.59 ‘Si el monto solicitado es mayor al rendido, la diferencia deberd ser reintegrada al momento de la rendicién en las cajas de la Direccién de Finanzas, donde se emitira el comprobante de ingreso que se adjuntara a la rendicion. *% Si el monto solicitado es menor al monto rendido, el funcionario solicitard rendicién a través de sistema a la Direccién de Finanzas. * Direccién de Finanzas % Revisa la rendicién de cuentas que este de acuerdo a la normativa vigente y verifica los ca\culos respectivos, se genera una orden de ago y se cursa el pago respectivo. % Si la rendicién de cuenta no cumple con los requisitos establecidos, se envia de vuelta a la unidad solicitante para revision y correccién, * Unidad Solicitante © Emite OP por la suma a rendir solicitada la que deberd contener fecha, cédigo de centro de costo, nombre del centro de costo, nombre del funcionario solicitante, valor y motivo, especificando claramente el tipo de compra a realizar. La solicitud debera estar firmada y timbrada por el encargado del centro de costo correspondiente, previa revision de los fondos presupuestarios; una vez firmada se envia a la Direccién de Finanzas. © Direccién de Finanzas: ‘© Recibe la OP © Consulta la situacion presupuestaria del centro de costo y verifica que el funcionario de la Unidad Solicitante no tenga sumas a rendir pendientes. + Si la OP no cumple con los requisitos anteriormente mencionados, se devuelve a la Unidad Solicitante. Sila OP cumple con tos requisitos, se cursa el pago respectivo + Revisa, genera el comprobante de egreso y entrega el cheque nominativo al funcionario responsable de la Unidad Solicitante para administrar la SARC * Unidad Solicitants Comprar. ANEXOS. ‘Anexo 12. Diagrama de flujo ‘Anexo 12. Diagrama de flujo: “Compra a través de sumas a rendir cuenta”. “=Compra a través de Sumas a Rendir Cuentas “ofe Canaiad™ Unidad Solicitante Direccion de Finanzas vector de Finanzas! ‘VAE opin mont) Sener Py Spas erp a ‘Genera yes a mer compra Psu Sai 6061 5.2 PROCESOS DE COMPRA PARA BIENES Y SERVICIOS DE ALTA COMPLEJIDAD: Para la contratacién de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definicién requiera de competencias técnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda las 100 UTM, la institucion utilizard el catalogo ChileCompra Express. En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en el catdlogo ChileCompra Express, y que la institucién no cuente con convenios de suministro vigentes para la adquisicion de los productos o servicios requeridos, deberd realizar una Licitacién Pablica. 5.2.1 COMPRA A TRAVES DE LICITACION PUBLICA SUPERIOR A 100 UTM (LE-LP) OBJETIVO Establecer el procedimiento de la seccién “Compra a través de licitacién publica superior a 100 UTM”, uno de los procesos que se utiliza a través del portal mercado piiblico para la adquisicion de bienes y contratacién de servicios de alta complejidad. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de cada unidad compradora, incluyendo a ta Unidad Solicitante, y a la Autoridad competente que autoriza la compra. Comienza con la entrega de parte de la Unidad Solicitante de las especificaciones técnicas, criterios de evaluacién y SC a la Unidad Compradora_y finaliza con la aceptacién de la OC. Posteriormente, se inicia el proceso de Recepcién de bienes punto 8 del presente manual, Los montos limites para autorizar y aprobar las adquisiciones destinadas a ejecucién de ‘obras de urbanizacion o edificacién estan definidas en el Decreto 0075/2012 que aprueba nuevo texto de delegacién de facultades, La Comisién evaluadora que participaré en el proceso de evaluacién de las propuestas publicas y/o privadas convocadas por cada Facultad, Escuela Universitaria e Instituto de Alta Investigacién deberd oficializarse a través de Resolucién de la respectiva unidad académica, debiendo conformarse por 3 académicos designados por el respectivo Decano 0 Director y un abogado. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: ‘© Emision correcta de la SC. © Definir tas Especificacién técnicas y criterios de evaluacién. © Verificar disponibilidad presupuestaria en el centro de costo e item presupuestario, Enviar la SC a la Unidad Compradora Dar V°B° a las bases de licitacién Responder consultas en el proceso de licitacién. “ Realizar evaluacién técnica y firmar informe de evaluaciéh62 Unidad Compradora: © Recepcionar la SC. Confeccionar bases de ticitacién Ingresar Decreto/Resolucion en la plataforma mercado piiblico Publicar la licitacion Confeccionar Informe de Evaluacién Responder consultas Realizar apertura electronica Generar OC electronica e interna Adjudicar licitacién Realizar seguimiento a OC electronica o0000 Direccién de Administracién/ Instituto/ /Escuela/Facultad/ VISEI: © Enviar bases de licitacién a Asesoria Juridica ©. Solicitar emisién de Decreto/Resolucion © Firmar OC Asesoria juridica: © Visar las bases administrativas. Comision de Adjudicacion: © Revisar los antecedentes de los informes de evaluacién (administrativos y financieros), Visar el informe y proponer a la autoridad competente la adjudicacion. Director de Instituto /Decano/Vicerrectoria de Sede /VAF/Rectoria: © Firmar OC segiin corresponda. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N"13: “Compra a través de licitacién publica superior a 100 UTM’ Unidad Solicitante: © Entrega especificaciones técnicas, criterios de evaluacién y SC a la Unidad Compradora Unidad Compradora: © Confeccionar las bases de licitacién, si el requerimiento es un servicio personal especializado definirlo en las bases. Unidad Solicitante: © Revisa especificaciones técnicas y criterios de evaluacion © Da visto bueno a las bases de licitacion. ‘Sino da visto bueno, la Unidad Compradora modifica las bases de licitacién Unidad Compradora:63 © Envia bases a la Direccién de Administracién , Instituto, Escuela, Facultad o VISE! * Direccién de Administracién/Director de Insituto /Decano/ VISE! © Revisa antecedentes administrativos y solicita aprobacién de bases a Asesoria Juridica. © Asesoria Juridica: ‘0 Revisa y da visto bueno a las bases administrativas ‘Si no visa las bases, la Unidad Compradora modifica las bases Direccién de Administracién/Director de Insituto /Decano/ VISEI © Autoriza o solicita emision de Decreto/Resolucion a la autoridad pertinente (NOTA: ver subproceso “Oficializacién de Decreto/Resolucién”) * Unidad Compradora: © Recepciona e ingresa la Decreto/Resolucién que oficializa la bases en la plataforma de mercado publico, previa actualizacién de fechas que realiza el comprador. © Supervisor publica las bases de licitacién © Siexisten consuttas, responder ©. Si existen ofertas, revisa si los oferentes cumplen con los requisites de las bases, especialmente con la presentacion de la garantia de seriedad de la oferta si es que la hay (NOTA: ver sub proceso “Recepcién y mantencién de garantias”) + Sino cumplen con-los requisites, se rechaza la oferta © Sino existen ofertas, solicita confeccién de informe de desercién a la Unidad Solicitante. 0 Realiza apertura electronica. © Confecciona Informe de Adjudicacién. © Unidad Soticitants © Confecciona y da visto bueno a Informe de declaracién de declaracién desierta. © Realiza evaluacién técnica y da visto bueno a Informe de Adjudicacion. * Unidad Compradora: © Ingresa informe a proceso de Adjudicacién o declara desierto el proceso de licitacién (NOTA: ver Sub proceso “Adjudicacion/Declarar desierta la licitacién” ) aia §) Anas64 © Recepciona Decreto/Resolucién de Adjudicacién o Desercién © Si adjudica, ingresa Decreto/Resolucién de adjudicacién a la plataforma de mercado piiblico. (ver subproceso “mantencién y devolucién garantias”) + Si no adjudica, ingresa Decreto/Resolucion de desercion a la plataforma de mercado pubblico © Genera OC interna e imprime OC © Envia la OC a firma © Supervisor Adjudica la licitacién + Supervisor declara desierta la ticitacién Unidad Solicitante: “© Anula la SC y se termina el proceso * Adquisiciones/Direccién_Administrativa de Sede /Direccién de Administracién/Director Insituto/ Decano/Vicerrectoria de Sede /VAF/Rector: © Si la OC es inferior o igual a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones,Director ‘Administrativo de Sede o Decano da visto bueno y firma la OC segin corresponda © Sila OC es superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director de Administracion , Director Administrative de Sede, Director de Instituto,o Decano da visto bueno y firma la OC segin corresponda o Si la OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién, Director de Instituto, Decano o Vicerrector de Sede da visto bueno y firma la OC segin corresponda © Sila OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 5.000 UTM, Director de Instituto , Decano, Vicerrector de Administracién y Finanzas o VISEI da visto bueno y firma la oc. © Sila OC es superior a 5.000 UTM, Rector da visto bueno y firma la OC. * Unidad Compradora: © Si requiere garantia de fiel cumplimiento de contrato, ver sub proceso de “mantencién y devolucion de garantias” % Si no requiere garantia de fiel cumplimiento de contrato, supervisor envia OC electronica al proveedor + Comprador solicitar al proveedor la aceptacién de la OCE. Sino acepta la OCE, procede Readjudicar o declarar desierta > Si readjudica, anula OC y modifica Informe de Adjudicacién © Si no readjudica, anula OC confecciona informe de declarar desierto el proceso de licitacién y solicita: emision de65 Decreto/Resolucién de desercién (NOTA: ver sub proceso “Oficializacion de Decreto/Resolucién” punto 5.2.1) y dejar sin efecto Decreto/Resolucién de Adjudicacién © Inicia Oficializacién de contrato, el cual es confeccionado por la Secretaria de la Universidad y gestionado por la respectiva unidad compradora, Unidad Solicitante: > Sino readjudica Anula la SC. Después de adjudicada la licitacién, la Vicerrectoria de Administracion y Finanzas, Director de Instituto 0 el Decano de cada facultad o Escuela, solicita a Secretaria la elaboracién, suscripcién y oficializacién de contrato de suministro de acuerdo a las bases administrativas. ANEXOS, ‘Anexo 13. Diagrama de flujo iAnexo 13. Diagrama de flujo: “Compra a través de licitaci6n publica superior a 100 UTAM". ‘Compras a través de licitacion publica superior a 100 UTM (LE-LP) Unidad Compradora ‘sora Jurca ‘Unidad Solctane = 5 ioe ‘Sener ere ce evcucn + Contac cases detec mir basen 267 ‘Compras a través de licitacién piiblica superior a 100 UTM (LE-LP) Unidad Compradora Unidad Solicitante 1 “em ma eee ures * + + Sa) = Qs) ee Ene} ©)Compras a través de licitacion ptiblica superior a 100 UTM (LE-LP) Uniése Comraora solotante <— PO (Acad denmrotada po gunn Caio Rade alga 9 Feed rae (3) Ur Sb rcens"Oicact Se Rarionbeceu- pra ie 8212 Vr Sus process Aucessn/oenren pro (S3¥6r Sub boca Retapciony Regv ce Garata pm N* 82.13 y"Mantencin y Devon de Garant’, punto N° 5.2.469 5.2.1.1. SUB PROCESO DE ADJUDICACION/DECLARA DESIERTA LA LICITACION OBJETIVO Establecer el procedimiento de Adjudicacion/Declara desierta la licitacién para la adquisiciones mayores a 100 UTM. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Direccién de Administracion, Director de Instituto, Decanos, VISE! y VAF incluyendo a la Comisién de Adjudicacién y la Unidad Compradora. Comienza con la entrega de parte de la Unidad Solicitante del Informe de Adjudicacién _y finaliza con la solicitud de oficializacién de la Decreto/Resolucién de Adjudicacién/ Declara desierta la licitacin Los montos limites para autorizar y aprobar las adquisiciones destinadas a ejecucién de obras de urbanizacién o edificacién estan definidas en el Decreto 0075/2012 que aprueba nuevo texto de delegacion de facultades. RESPONSABILIDADES Unidad Compradora: © Enviar informe de Adjudicacién a D.A. Instituto, Facultad, Escuela o VISEI Direccién de Administracién/Instituto/Escuela/Facultad/ VISEI: ‘© Organizar Comisién de Adjudicacion © Iniciar sub proceso de Oficializacién de Decreto/Resolucién Comision de Adjudicacién: © Revisar el informe de Adjudicacion © Dar visto bueno a informe de Adjudicacién ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: A continuacién se detallan tas principales actividades del procedimiento, tas cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N'14: “Sub proceso de adjudicacién/ Declara desierta la licitacion”, + Unidad Compradora: © Envia por carta, el informe de adjudicacidn a la Direccién de Administracién, VISEI , Instituto, Facultad o Escuela70 + Direccién de Administracién/ Director de Instituto /Decano/ VISEI/: © Recepciona el informe de adjtidicactén y organiza la Comistén de Adjudicacién % Comisién de Adjudicacién: © Revisa el informe de adjudicacién © Da visto bueno y firma el acta de adjudicacion “Si no da visto bueno, indica motivos y los envia a ta Unidad Compradora para modificar el informe. Direccién de Administracién/ Director de In: istituto /Decano/ VISEI/: © Inicia proceso de “Oficializacién de Resolucién/Decreto” ANEXOS. ‘Anexo 14. Diagrama de flujon ‘Anexo 14, Diagrama de flujo: “Sub proceso de adjudicacién/ Declara desierta la licitacion”. Sub proceso de Adjudicacion/Declara desierta la licitacion Direocién de Aaministracion/Dect Insttut/DecansiVISEI/ VAF Unidad Compradora Comisién de Adjudicacién vanome a nore ya ‘Reva fome se (aver Fara case inl mls — ‘uses fins Una occa coor compra pare Tetasn ‘nea ere (eS preeno on ratacon de RasoctvDece puto N'52125.2.1.2. SUB PROCESO DE OFICIALIZACION DE DECRETO O RESOLUCION OBJETIVO Establecer el procedimiento de Oficializacién de Resolucin/Decreto para (os procesos de compra y contrataciones de bienes y servicios a través de licitacién publica, licitacién privada, trato 0 contratacién directa, importacién y compra electronica con tarjeta de crédito que requieran Decreto/Resolucién . ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de cada Unidad Solicitante 0 Unidad Compradora, y la Autoridad competente que genera la Decreto/Resolucién segin corresponda. Comienza con la entrega de parte de la Unidad Solicitante de la carta donde solicita y la emisién de la Decreto/Resolucién (caso de Trato Directo) o con la entrega de fundament: Bases de Licitacién por parte de la Unidad Compradora (caso Licitaci6n Publica), y finaliza con la distribucién de este documento por parte de Autoridad competente que autoriza la compra. Los montos limites para autorizar y aprobar las adquisiciones destinadas a ejecucién de obras de urbanizacién o edificacién estan definidas en el Decreto 0075/2012 que aprueba nuevo texto de delegacién de facultades. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante / Unidad Compradora: © Enviar Carta _o Bases de Licitacién o Informe de Evaluacion a la Direccién de Administracién, VISEI , Instituto, Facultad o Escuela. Direccién de Administracién/Director de Instituto /Decano/ VISEI/VAF: Recepcionar Carta 0 Bases de Licitacién Solicitar emisién de Decreto/Resolucién Generar Resolucion Firmar Resolucion Distribuir Resolucion Secretaria: © Firmar Decreto/Resolucién © Generar Decreto © Distribuir Decreto Rectoria: © Firmar Decreto Contraloria Universitaria: © Firmar Decreto/Resolucién73 Contraloria Regional: 0 Toma de razén del Decreto ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: A continuacién se detallan tas principales actividades del procedimiento, tas cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°15: “Sub proceso de Oficializacién de Resolucién/ Decreto”. © Recepciona Carta / Bases de Licitacion / Acta de Adjudicacién/planilla de evaluacién, segin corresponda. %_ Si la compra es Inferior o Igual a 100 UTM © Genera Resolucin © Firma Resolucion * Secretai © Firma Resolucién * Contratoria Unive © Firma Resolucion 4 Direccién de Administracién/Director de Instituto/Decano/VISEI: © Distribuye Resolucién a las Unidades Compradoras 0 Solicitantes segin corresponda ‘Si la compra es Superior a 100 UTM * Director de Instituto/Decano Vicerrectoria de Administracion y Finanzas/VISE| ‘> Si la compra es a través de Licitacién Piblica/chilecompratxpress superior a 1000 UTM Si la compra es Inferior o Igual a 5.000 UTM. Sila compra no es a través de Licitacién Publica (Trato Directo) =Si la compra es Inferior o Igual a 2.500 UTM © Genera Resolucién © Firma Resolucién * Secretaris4 © Firma Resolucion © Contraloria Universitaria: © Firma Resolucion + Director de Instituto/Decano /Vicerrectoria de Administracion y Finanzas/VISEI: © Distribuye Resolucién a las Unidades Compradoras o Solicitdntes segun corresponda + Sila compra es a través de Licitacién Publica *Si la compra es Superior a 5000 UTM + Sila compra no es a través de Licitacién Piblica (Trato Directo} Si la compra es Superior a 2500 UTM + Secretaria: © Genera Decreto Rector: o Firma Decreto + Secretaria: © Firma Decreto + Contraloria Universitaria: o Firma Decreto + Contraloria Regional: © Toma de razén del Decreto * Sectetaria: © Distribuye Resolucién A lds Ubidades Compradords o Solicitaiites segiin corresponda ANEXOS Anexo 15. Diagrama de flujo5 Anexo 15. Diagrama de flujo: “Sub proceso de Oficializacién de Decreto/Resolucién”. Oficializacion de Resolucién / Decreto bireccién de i Vicerrectoria | Director de Instituto/ Aaministracion! | Sedo iquique | DecanaNArWise! | Secretaria | Contraloria ee aaa Lee | = [bs | soma, | | asites aes,76 Oficializacién de Resolucién/Decreto Contraloria Unidad Compradora Secretaria Rectoria Contraloria Regional amr [HH Fare t Faroe ee5.2.1.3. SUB PROCESO RECEPCION Y REGISTRO DE GARANTIA OBJETIVO Establecer el procedimiento de “Recepcién y Registro de Garantia”, sub proceso que se utiliza para controlar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las bases de licitacién © términos de referencia respecto de las garantias, para la adquisicién y contratacién de bienes y servicios. ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Direccién de Administracién, Direccién de Finanzas, Director de Instituto, Decanos, VISEI, segiin corresponda. Comienza con la recepcién del documento de garantia por parte de la Direccion de Administracién,Director de Instituto, Decanos o VISEI y finaliza con su registro, para el caso de garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato con el envio de la Orden de Compra Electrénica por parte de la Unidad Compradora y Oficializacién de Contrato. RESPONSABILIDADES Direccién de Administracién/Director de instituto/ Decano/ VISEI/: © Recepcionar documento de Garantia Enviar Garantia a Custodia (Direccién de Finanzas) Solicitar devolucién de Garantia Enviar copia de Garantia a la Unidad Compradora Solicitar Oficializacién de Contrato Direccién de Finanzas/VISEI: © Recepcionar y Custodiar Documento de Garantia © Devolver garantia al Proveedor ‘© Generar y enviar a Unidad Compradora Informe mensual de vigencias de Garantias ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO: A continuacion se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N° 16: “Sub proceso de Recepcion y Registro de Garantia”. * Direccién de Administracién/ Director de instituto/Decano/ VISEI: 0 Recepciona documento de Garantia ya sea para asegurar la Seriedad de la Oferta 0 el Fiel cumplimiento del Contrato © Envia el documento de garantia a Direccién de Finanzas para su Custodia. © Recepciona y Custodia el documento de Garantia78 § Direccién de Administracion/ Director de instituto / Decano/ VISEI: © Revisa que la Garantia esté bie emitida Si la Garantia esta bien ertitida Si la Garantfa corresponde a Seriedad de la Oferta Envia una copia del documerito de garantid al comprador de la Unidad Solicitante. én de Administracién/ Director de instituto /Decano VISEI: % Si la Garantia esta bien emitida *=Si la Garantia corresponde a Fiel Cumplimiento de Contrato ©. Envia una copia del documento de garantia al comprador de la Unidad Solicitante. © Solicita la Oficializacién de Contrato “> Si la Garantia esté mal ertitida © Solicita a Direccién de Finattzas la devoltictén de la Garantia al Proveedor + Direccién de Finanzas/VISEI: © Devuelve Garantia al Proveedor © Realiza Informe Mensual de Vigencias de Garantia © Envia InformeAnexo 16. Diagrama de flujo: “Sub proceso de Recepcién y Registro de Garantia”. Sub proceso Recepcién y registro de garantia T Direcoién de Administracién/Director de ireccin de Finanzas! | _Vicerrectoria de Instituto/DecanoVVISEI VISE! ‘Aéministocon y Finanzas Gap emia cutedia Seranta ie eneiay ena { Recon ‘ree ra! worm era Gevgende de ‘evened No rani ‘cates ; ac f ‘de Garantia a Dr er" SePrarase — Envia copia al | Srgasse > — SH Correa) End op cameras) ito (Oficiaizecién de | Ke ‘ova (©) Ver 8c proceso deMartencén y deveucion de Garena’, punto N° 5.2.1480 5.2.1.4, SUB PROCESO MANTENCION Y DEVOLUCION DE GARANTIAS OBJETIVO Establecer el procedimiento de “Mantencién y Devolucién de Garantias”, uno de los subprocesos que se utiliza para asegurar que el documento de garantia tenga vigencia y la oportuna devolucién de este al proveedor. Dicho procedimiento es después de la recepcién y registro de garantias ‘ALCANCE Este procedimiento es de responsabilidad de la Facultad , Escuela, Instituto, Vicerrectoria de Administracién y Finanzas 0 VISEI, Comienza con la recepcion de la Decreto 0 Resolucién de Adjudicacién o donde se Declara desierto el proceso, y finaliza con ta entrega del documento de garantia al proveedor por parte de la Direccién de Finanzas. RESPONSABILIDADES Direccién de Administracién/Director de Instituto/ Decano/ VISEI: ‘© Recepcionar Resolucién/Decreto de adjudicacion Solicitar al Proveedor documentos de Garantias Solicitar a Finanzas devolucién de documentos de Garantias Solicitar a Finanzas cobro de documentos de Garantias Recepcionar Informe Mensual de Vigencias de Garantias realizado por la Direccién de Finanzas 0000 Direccién de Finanzas: © Devolver Garantias al Proveedor © Cobrar Garantias al Proveedor © Generar Informe Mensual de Vigencias de Garantias Vicerrectoria de Administracién y Finanzas (Administracién de contrato): ‘© Generar Informe Semestral de Gestion de Garantias ©. Visar Informe Gestion de Garantias © Enviar Informe Gestién de Garantias a Rectoria Vicerrectoria de sede : Recepcionar Resolucién/Decreto Solicitar al Proveedor documentos de Garantias Devolucién de documentos de Garantias Solicitar a Finanzas cobro de documentos de Garantias Preparar Informe Mensual de Vigencias de Enviar Informe Gestién de Garantias a Rectoria o0000 Rectoria: ‘© Recepcionar Informe Semestral de Gestion de Garantiasat ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N°17: “Sub proceso de Mantencién y Devolucién de Garantias”, rec de Administracién/Director de Instituto/Decano/VISE!: © Recepciona Resolucién o Decreto Exento de Adjudicacién o Declara desierta la licitacién segiin corresponda + Si la Decreto 0 Resolucién es de Adjudicacién: ‘ En caso que el Proveedor entrego oportunamente la garantia de fiel cumptimiento, se consulta si el proceso tiene garantia de seriedad de la oferta, para solicitar a finanzas la devolucion al proveedor. Si el proceso no incluyé garantia de seriedad de oferta, fin del proceso. * En caso que el proveedor no entregue oportunamente la garantia de fiel cumplimiento se solicita a finanzas hacer efectiva la garantia de seriedad de la oferta, si ésta fue incluida en el proceso. © Solicita a Direccién de Finanzas la devolucién de la Boleta de Seriedad de la Oferta + Si la Decreto/Resolucién es de Declara desierta la licitacion * Direccién de Finanzas: © Devuelve al Proveedor la Garantia de Seriedad de la Oferta Sila Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato no es recepcionada © Solicita a la Direccién de Finanzas el cobro de la Garantia de Seriedad de la Oferta © Direccién de Finanzas: Astana) sda 5)82 © Hace Efectiva la Garantia de Seriedad de la Oferta e informa al administrador de contrato, + Direccién de Administracién/Director de Instituto/Decano/VISt % Si la Decreto/Resolucién es de Desercién © Solicita a la Direccién de Finanzas la devolucién de la Garantia de Seriedad de la Oferta @ Direccién de Finanzas: © Devuelve al Proveedor la Garantia de Seriedad de la Oferta © Genera Informe Mensual de Vigencias de Garantias al administrador de contrato. ¢ Administrador de contrato (VAF): © Genera informe general de garantias al VAf para informar al rector. * Administrador de contrato (VAF)/ Director de Instituto /Decan © Si corresponde a un contrato de suministro, se soticita al proveedor declaracién jurada que acredite pago al dia a sus trabajadores. Si el proveedor no entrega el ‘documento solicitado, se fija un nuevo plazo. © Si el Proveedor Tiene deudas con sus trabajadores, se podra poner término al contrato. ©. Si el Proveedor NO tiene deudas con sus trabajadores Solicitar devolucién de Garantia de Fiel Cumplimiento de Contrato a Direccion de Finanzas / Director de Instituto / Decano VISE! Si no corresponde a contrato de suministro, solicita V°B* a la unidad solicitante y solicita devolucién de garantia, si corresponde. * Direccion de Finanza: ‘0 Devuelve o Cobra al Proveedor la Garantia de Fiel Cumplimiento de ContratoANEXOS ‘Anexo 17. Diagrama de flujo: “Sub proceso de Mantencién y Devolucién de Garantias” . ‘Sub proceso mantencién y devolucién de garantias veoreaatate Drecaén de Adminsvecenviscibecare | OtecsdeFnanea’ | Austen) Panes see = saan ae ae eee Lie 83‘Sub proceso mantencién y devolucién de garantias T Vierectoria de Administracion y Finanzas (Administracion de Contratos)Decano Diesin de Faas cnn » oe a8 ‘orm 0 genSub proceso mantenci6n y devolucién de garantias Vicerectoria de Drccn de asta | Drestn de Fara, ames Rectora € ' | Dewueive © cobra soicta orate |__|, “arnt ete tte Siem de ‘ene ‘Viewrector Visa ‘nfoame Envi Informe Rectora86 5.2.2 ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS POR LICITACION PRIVADA Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a través de licitacién privada deben ser los mismos que en el de la piblica, exceptuando lo indicado en el art. 8 de la ley de compras y 10 del reglamento aprobados por DS 250, Se procedera a realizar una contratacién a través de licitacién privada, previa resolucién fundada que autorice la procedencia de éste, asi también el tipo de convocatoria sera diferente ya que en este caso sera cerrada. 5.2.3 CONTRATACION DE SERVICIO PERSONAL ESPECIALIZADO Los pasos a seguir para el procedimiento de la contratacién de servicio personal especializado deben ser los mismos que los de la licitacién publica, y tendran las siguientes caracteristicas de acuerdo a lo indicado en el articulo N° 107 del Reglamento de Compras y contratacién publica 1) 1° Etapa: Preseleccién Se requerira de los proveedores, a través del sistema, documentacién acerca de tos antecedentes que permitan, en funcién de los criterios establecidos al efecto, su preseleccién, y por tanto se les habilite para presentar ofertas. - Publicacién a través de la plataforma de mercado publico de las bases y del llamado publico a presentar antecedentes + Requerir documentacién acerca de los antecedentes de los proveedores que permitan su seleccién ~ _Establecer periodo de consultas de (os proveedores - Recibidos los antecedentes, verificar la idoneidad técnica de los proveedores que participen en el proceso de seleccién, segin la complejidad técnica requerida. Se considerardn entre otros criterios: revision de antecedentes académicos relacionados al servicio requerido, la trayectoria laboral afin, referencias de servicios similares, encuestas a clientes que recibieron servicios comparables, pruebas técnicas y/o entrevistas a los candidatos para medir conocimientos y habilidades acorde a los servicios solicitados. = Seleccionar a los mejores puntajes en conformidad a la metodologia establecida en las bases, cuyos resultados seran notificados de conformidad al articulo 6 del Reglamento de Compras Publicas. 2) 2° Etapa: Presentacion de ofertas, seleccion y negociacién Se recibiran a través del sistema, ofertas de los proveedores preseleccionados y se evaluaran estas ofertas segin los criterios establecidos al efecto en las bases. La Universidad podra luego de la evaluacién: adjudicar, declarar desierto el proceso o antes de adjudicar, negociar aspectos de la oferta. De lo anterior, deberd darse cuenta en la Decreto/Resolucion de Adjudicacién. Si se decide negociar, la negociacién debera ser realizada segin el ranking establecido en funcién de la evaluacién de ofertas. Si al negociar no se llegare a acuerdo con el proveedor que lidere el mencionado ranking, se87 podra negociar con el siguiente sucesivamente, en orden descendente segiin el ranking establecido, o bien declarar desierto el proceso, 5.2.4 FORMULACION DE BASES El contenido minimo de las Bases se regira por lo dispuesto en la Ley N° 19.886, y en los, articulos 9, 19 al 43 y 57 letra b), del Reglamento de la Ley N° 19.886 y lo indicado en tas, normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada funcionario que participe en el proceso. Contenidos de las Bases Nombre completo det comprador. Etapas y Plazos de la Licitacién. Definicién de criterios de evaluacién de las Ofertas, Nombramiento de Comisién de evaluacién, si corresponde. Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duracién, administrador det contrato, término anticipado, etc. Modatidad de Pago. ‘ Naturaleza y monto de las garantias de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando corresponda. + Montos de las garantias, forma y oportunidad de restitucién. Multas y Sanciones. Medio para acreditar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social de los proveedores, cuando corresponda. En cuanto a las especificaciones técnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo minimo: * Descripcién de los Productos/ Servicios. * Especificaciones técnicas de los Productos. Estas condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas especificas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “o equivalente” Las Bases podran contener otros elementos que sé relacionen con el llamado a Licitacién, con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las, disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento. De estas definiciones se extraerd la informacién necesaria para completar el formulario de Bases disponible en el Portal.88 5.3 OTROS PROCESOS DE ADQUISICION Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS: 5.3.1.- IMPORTACIONES, OBJETIVO Establecer el procedimiento para adquirir productos a empresas y/o fabricantes en el extranjero. ALCANCE Este procedimiento corresponde a la adquisicién de bienes que por sus caracteristicas técnicas y condiciones de compra, resulta més ventajoso adquirirlos a través de una importacién directa. En este proceso se establece una relacion comercial entre el proveedor en el extranjero y la Universidad de Tarapaca, dénde intervienen como intermediarios bancos comerciales y usuario de zona franca. Para compras inferiores a 3 UTM el responsable de la compra es la Unidad solicitante, cuando la compra es igual o superior a 3 UTM la solicitud de compra debe adjuntar una Decreto/Resolucién que autorice la compra, en el marco de las atribuciones conferidas en el Decreto Exento N° de delegacion de funciones vigente y sus modificaciones. Una importacién puede cancelarse a través de carta de crédito o transferencia bancaria, segin detalle puntos 5.3.1.1 y 5.3.1.2. RESPONSABILIDADES Unidad Solicitante: © Emision correcta de la SC. © Especificacién detallada de las caracteristicas de los articulos solicitados. 0 Verificar disponibilidad presupuestaria en el centro de costo e {tem presupuestario. © Envio de la SC y factura pro forma a la Unidad Compradora. ‘© Confeccionar y enviar carta de responsabilidad. ©. Dar recepcién conforme de los articulos. Proveedor: © Facturacién. 0 Entrega de los productos. Unidad Compradora: © Confeccionar los Términos de Referencia. © Crear carpeta de importacié © Iniciar proceso de Oficializacién de Decreto/Resolucion. © Generar OC interna.89 © Solicitar apertura de carta de crédito. © Enviar documentos de importacién a Usuario de Zona Franca. © Enviar carpeta de importacién a Administracién de bienes. Recepcion y despacho: ‘© Recepcion y entrega de los articulos importados. © Obtener recepcién conforme de los articulos importados. © Recepcionar y enviar factura a Direccién de Finanzas. Direccién de Finanzas: © Apertura de carta de crédito. Gestionar Transferencia bancaria con el Banco. Generar OP. Recepcionar factura y documentos de embarque. Emitir OC suplementaria. coo Direccién de Administracién/Director de Instituto/ Decano/ VISEI: © Dar Visto bueno a importacién por Transferencia bancaria. © Endosar documentos de embarque. o Firmar OC, segtin corresponda. Administracién de Bienes: © Cerrar la carpeta de importacién. © Custodiar la carpeta de importacién. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ‘A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N° 18: “Importaciones”. + Unidad Solicitante: © Solicita factura Pro Forma y consulta al proveedor si trabaja con carta de crédito + Proveedor: © Envia factura pro forma + Unidad Solicitante: ‘© Recepciona factura pro forma. ‘© Reine la informacién y fundamenta la importacién.90 * Unidad Compradora: © Confecciona los Términos de Referencia. © Crea la carpeta de importacién. © Si la importacién no es con carta de crédito, solicita a la Unidad Solicitante confeccionar ta carta de responsabilidad asumiendo los riesgos de ta importacién. © Confecciona la carta de responsabilidad y la envia al D.A. Escuela, facultad, Instituto o VISE * Direccién de Administracién/Director de Instituto/ Decano /VISEI: © Da visto bueno a la importacién a través de Transferencia bancaria. © Unidad Compradora: © Inicia proceso de oficializacién de Decreto/Resolucion (NOTA: ver sub proceso “Oficializacidn de Decreto/Resolucion” punto 5.2.1.2) © Recepciona la Decreto/Resolucién. © Si es Decreto/Resolucién de importacién con carta de crédito, ver proceso de “Importacién con Carta de Crédito” “Sino, ver proceso de “Importacién con Transferencia bancaria” ‘ANEXOS, ‘Anexo 18. Diagrama de flujo” Anexo 18. Diagrama de flujo: “Importaciones”. Importacién Diteccion se Unidad Acminitracé Solicitante bein aed EASA Uae Director 2 Inetiutoy To) ] San veins en ) aes (1) Actividad desarrollada por Adquisicién Central o Facultad o Instituto o Sede iquique (3) Ver Sub proceso de “Oficializacién de Decreto/Resolucién”92 5.3.1.1 IMPORTACION CON CARTA DE CREDITO A continuacion se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N’19: “Importacién con Carta de Crédito”. * Adquisiciones /Director de Instituto/Decano/VISEI: © Recepcionar la SC que adjunta factura pro forma y decreto o resolucién. © Genera la OC, imputando el valor total estimado por la compra. (valor pro forma mas un 15% para gastos de desaduanamiento y transporte desde Zona Franca Iquique hasta la Bodega central). ‘© Imprimir OC y enviar a firma. + Adquisiciones/Direccién__de _Administracién/Direccién __Administrativa__de Sede NAF /Director de Instituto/Decano/VISEI/Rector: © Si la OC es inferior o igual a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones, Director Administrativo de Sede, Director de Instituto 0 Decano, da visto bueno y firma la OC segiin corresponda. © Sila OC es superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director Administrativo de Sede,Director de Administracién, Director de Instituto 0 Decano, da visto bueno y firma la OC segin corresponda. © Si la OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién,Director de Instituto/Decano o Vicerrector de Sede , da visto bueno y firma la OC segéin corresponda. © Si la OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 2500 UTM, Vicerrector de Administracion y Finanzas, Director de Instituto , Decano 0 VISE! da visto bueno y firma la OC . © Sila OC es superior a 2500 UTM, Rector da visto bueno y firma la OC. * Adquisiciones/ Director de instituto/Decano/ VISEI: © Solicita a la Direccién de Finanzas apertura de Carta de crédito adjuntando ta OC y factura Pro Forma. * Direccion de Finanzas: © Genera la OP por importacién de proveedores sdlo por el valor de la factura proforma, © Envia al banco Solicitud de crédito documentario irrevocable, junto a la factura pro forma y carta de aviso de cargo.93 Banco: ‘© Recepciona documentos y envia carta swift al banco corresponsal. © Registra cargo en la cuenta corriente de la Universidad y envia electrénicamente a la direccién de Finanzas carta swift y cargos por gastos bancarios. de Finanza © Recepciona documentos y registra el cargo. © Entrega a la unidad de adquisiciones, el comprobante del cargo. Adquisiciones/Director de Instituto/ Decano/VISEI: © Recepciona comprobante de pago y archiva en la carpeta de importacién, Proveedor: © Despacha factura y productos por zona franca. © Envia copia de documentos de embarque al banco. Banco: © Recepciona documentos de embarque comparando la informacién con la carta de crédito para cancelar al proveedor. © Endosa y entrega los documentos a la Universidad. jireccién de Finanzas: © Recepciona los documentos y los envia a la direccién de administracién. -ci6n de administracién/Director de Instituto/ Decano/ VISEI: © Endosa los documentos de embarque. © Entrega los documentos de importacién al usuario de zona franca. (incluye guia de transporte endosada).94 Usuario de Zona Franca (UZF) ‘0 Recepciona y desaduana los productos importados. ‘© Envia los productos a Arica con néimero de orden de transporte. © Envia la factura, y documentos de desaduanamiento (SRF, factura pro forma, parking list a la Direccién de Finanzas. Recepcién y Despach: © Revisién y recepcién de articulos. © Entrega los productos a la Unidad Solicitante. Unidad Solicitante: ©. Firma la copia de la OC recepcionando conforme los productos. Direccién de Finanzas: © Recepciona factura del proveedor, SRF, gastos del usuario de zona franca y flete. © Envia copia de los documentos genierados en el proceso y facturas al comprador. © Generar OP por gastos de desaduanamiento y flete. o Emite OC suplementaria y cierra la OC. ‘Adquisiciones/ Director de Instituto/Decano/ VISEI: ‘© Recepciona copia de los documentos y facturas. © Registra y archiva documentos y facturas en carpeta de importacién. © Envia carpeta de importacién a Administracién de bienes. Administracién de Bienes: © Realiza el registro_y liquida de la carpeta de importacién, Activando si procede los productos inventariables, en caso contrario se contabilizan como gasto. © Custodia carpeta de importacién,95 ANEXOS ‘Anexo 19. Diagrama de flujo ‘Anexo 19. Diagrama de flujo: “Importacién con Carta de Crédito”. Importacién a través de Carta de Crédito ae ‘Adquisiciones! | recelon de ecioa de Gress | Dacan/Director | Ofeccién c Banco | Proveedor | Adminsiactny | °gnpatatiace insurer “ioetoccane | Bunn Cm ) — aaImportaci6n a través de Carta de Crédito UnuatoZona-Franca Recepcisn Divccioada Finanzas | Atoulsicone/Dreciy instr Recepsiona y | a) | ae ee me ‘con N* Orden de. eee ‘wansporte Cae maiany ar aoe Saeiee ‘ecu crea or way ae | aa oe, = oy —— (6) Ver proceso “Recepcién y entrega de bines por LA UNIDAD DE RECEPCION *, meee!97 5.3.1.2 IMPORTACION CON TRANSFERENCIA BANCARIA A continuacién se detallan las principales actividades del procedimiento, las cuales de pueden visualizar en el diagrama de flujo N*20: “Importacién con Transferencia Bancaria”, + Adquisiciones/ Instituto/Facultad/Escuela/VISEI: © Recepcionar la SC que adjunta factura pro forma y decreto o resolucién. © Genera la OC, imputando el valor total estimado por la compra. (valor pro forma mas un 15% para gastos de desaduanamiento y transporte desde Zona Franca Iquique hasta la Bodega central) ©. Imprimir OC y enviar a firma * Adauisiciones/Direccién de Administracién/Direccién_Administrativa de Sede/Director de Instituto/ Decano/ Vicerrectoria de Sede /VAF/ Rector: © Sila OC es inferior o igual a 3 UTM, Encargada de Adquisiciones, Director ‘Administrativo de Sede, Director de Instituto o Decano , da visto bueno y firma la OC segin corresponda © Si la OC es superior a 3 UTM e inferior o igual a 10 UTM, Director Administrative de Sede,Director de Administracién, Director de Instituto 0 Decano, da visto bueno y firma la OC segéin corresponda © Si la OC es superior a 10 UTM e inferior o igual a 100 UTM, Director de Administracién, Director de Instituto, Decano o Vicerrector de Sede, da visto bueno y firma la OC segéin corresponda © Si la OC es superior a 100 UTM e inferior o igual a 2.500 UTM, Vicerrector de ‘Administracién y Finanzas, Director de Instituto 0 Decano VISE! da visto bueno y firma la OC © Sila OC es superior a 2.500 UTM, Rector da visto bueno y firma la OC * Adquisiciones/ Instituto/Escuela/Facultad /VISEI: © Solicita a la Direccién de Finanzas transferencia bancaria adjuntando la OC y factura Pro Forma * Direccién de Finanzas: © Genera la OP por importacién de proveedor sélo por el valor de la factura proforma © Envia al banco Solicitud de transferencia bancaria junto a la factura pro forma98 Banco: ‘© Recepciona documentos y realiza transferencia bancaria a la cuenta corriente del proveedor © Registra cargo en la cuenta corriente de la Universidad © Envia electrénicamente a la Direccién de Finanzas comprobante de transferencia bancaria y cargo por gastos bancarios Direccién de Finanzas: © Recepciona documentos y registra el cargo, © Entrega a la unidad de adquisiciones, Instituto, Escuela, Facultad o VISEI el ‘comprobante de la transferencia Adquisiciones/ Instituto/Facultad /Escuela/VISEI: © Recepciona comprobante de pago y archiva en la carpeta de importacién Proveedor: © Despacha factura y productos por zona franca © Envia copia de documentos de embarque a la Direccién de Finanzas. Direccién de Finanzas: © Recepciona los documentos. y los envia a la direccién de administracion/Instituto/Facultad/Escuela o VISE!. Direccién de administracién/Director de Instituto/ Decano/ VISE: © Endosa los documentos de embarque y los envia a la unidad de adquisiciones Adquisiciones/ Decano/Director de Instituto/ VISEI: © Recepciona documentos, archiva en carpeta y entrega los documentos de importacién al usuario de zona frarica Usuario de Zona Franca (UZF): © Recepciona y desaduana los productos importados.9 © Envia los productos a Arica con numero de orden de transporte. © Envia la factura, y documentos de desaduanamiento (SRF, factura pro forma, parking list) a la Direccién de Finanzas. * Recepcién y despach © Revisa y recepciona los articulos © Entrega los productos a la Unidad Solicitante. * Direccién de Finanzas: © Recepciona factura del proveedor, SRF, gastos del usuario de zona franca y flete © Envia copia de los documentos generados en el proceso y facturas al comprador © Generar OP por gastos de desaduanamiento y flete © Emite OC suplementaria y cierra la OC & Adquisiciones/ Escuela/Facultad/Instituto/ VISEI: © Recepciona copia de los documentos y facturas © Registra y archiva documentos y facturas en carpeta de importacion co Envia carpeta de importacion a Administracién de bienes ‘@ Administracién de Bienes: © Realiza el registro liquida de la carpeta de importacién, Activando si procede los productos inventariables, en caso contrario se contabilizan como gasto © Custodia carpeta de importacién, ANEXOS ‘Anexo 20. Diagrama de flujo100 Anexo 20. Diagrama de flujo: “Importacién con Transferencia Bancaria”, Importacion a través de Transferencia bancaria ‘Aquilae! Bieceian | Adguisiciones) | ping Birecsin ge Proveedor | _aiinitratva do ViseiDecers | Finanzas Banco |Admiisactnvisev] Proven siete Visenvarreecer | sears beecion |iserturonyereres SAamnarecen ‘Abate T Somenn, cise AoE101 Importacién a través de Transferencia bancaria Adquisiciones/Decano/ svar Gon) | Recepcién [Direction de Finanzas) Director de Istituto! VISEI Reapioray Sst rocon Sorat vrei ace aaa Paces one piles eines Teepe "earase | + porn ese sFy ‘tee fcepsora pi +) Seance co apna yaaa eee &127 Proveedor: ©. Envia la factura a la Direccién de Finanzas, © Direccién de Finanzas © Recepcién de Ordenes de Compra, facturas y documentos de respaldo. co Revisar si la factura viene a nombre de la UTA, valor neto, IVA y valor bruto, Rut de la UTA, fecha de emisién. De la OC se chequea el V°B° y el monto. © En caso que sea un equipo computacional se debe revisar que en los documentos adjuntos venga la carta del DT! 0 Unidad técnica. © Para las inversiones, solicita a la unidad de Administracién de Bienes el numero de la cuenta para generar la OP y se entregan los documentos para una reproduccién de los antecedentes. © Genera la OP en caso de que el valor de la factura es igual de la OC © Genera orden de compra suplementaria en caso de que el valor de la factura es mayor al de la orden de compra y genera OP. © Generar una OP con descuento en caso de que la OC tenga Multa. ©. Recepcién de la resolucién VAF que regulariza la Multa. © Se consulta al proveedor si completara el pedido en caso de que la orden de compra es mayo al valor de la factura ‘Si completara el pedido, se genera orden de pago por el valor de la factura y se coloca la OC en espera * Sino completara el pedido se genera orden de compra por el valor de la factura y se cierra la OC ©. Emite un listado de érdenes de pago emitidas diariamente. © Enel caso que el proveedor solicite deposito, adjunta los datos en la OP © Envia el listado de OP y las Ordenes de pago con la respectiva autorizacion a la Direccién de Finanzas. ANEXOS,c 128 Anexo 26. Diagramna de flujo: “Generacién de Orden de Pago”. |GENERACION DE ORDEN DE PAGO . pana de Evid Sa eee = ecarnocen| | slemerarey ‘nce z129 10. Gestién de contratos y de proveedores La Gestion de contratos significa definir las “reglas de negocio” entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende la elaboracién del contrato, sui ejecucién,y término, la gestién de las entregas de los productos o servicios,y la relacién con los proveedores. Una vision integral incluye ademas la gestion post entrega (0 post venta), a evaluacién de los contratos, el registro y uso de la informacién generada en cada adquisicién para planificar tas. compras y tomar mejores decisiones, * La Vicerrectoria de Administracién y Finanzas, y las Facultades, Escuela e Instituto de Alta Investigacién Ulevaran registro actualizados de todos los contratos vigentes de la Institucién, Cada registro debe contener los siguientes datos: Todas las contrataciones reguladas por contrato, Fecha de inicio de contrato Antigiiedad del Contrato (en afios y meses) ‘Monto anual de contrato Si tiene clausula de renovacién automatica Si tiene clausula de término anticipado Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos Fecha de pago Funcionario de la entidad responsable 0 coordinador de ese contrato Garantias Multas Calificacién al Proveedor La Vicerrectoria de Administracién y Finanzas y las Facultades, Escuela e Instituto de Alta Investigacién actualizaran la base de datos, de manera que contenga la informacién completa de cada contrato. Esta informacién debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovacién, término u otros hitos. La evaluacién de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de término o renovacién establecida en los mismos. Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos.130 Criterios a evaluar, cuando corresponda: © Antigtiedad® Especificidad Complejidad de licitarlo Clausulas de término de contrato Cumplimiento del contrato por parte del proveedor Calidad de los bienes y servicios. coco La Vicerrectoria de Administracin y Finanzas y las Facultades, Escuela e Instituto de Alta Investigacién definirén un calendario de actividades de evaluacion, para realizar la evaluacién oportuna, considerando: fechas de vencimiento contrato, condiciones de término, antigiiedad del contrato. Los funcionarios de la institucién designados coordinadores de contratos y los que estén a cargo de los pagos tienen la obligacién de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la informacién que éste requiera en forma oportuna, con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de éste. Plazo para la suscripcién de los contratos: El plazo para la suscripcién det contrato seré aquel que se contemple en los términos de referencia o en las bases respectivas; si nada se dice, debera ser suscrito en un plazo no superior a 30 dias corridos a partir de la fecha de la notificacién de la adjudicacién. El contrato definitivo podra ser suscrito por medios electrénicos, de acuerdo a la legislacion sobre firma electronica. Una vez suscrito, se _deberd _publicar en el Sistema de _ Informacion http: //www.mercadopublico.cl. > A mayor antigiiedad, es recomendable evaluar la posibilidad de re-licitar.141 11. Manejo de incidentes La Institucién siempre dara solucién a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos de adquisicién que realiza. Estos problemas seran analizados segiin se trate de situaciones 0 incidentes internos o externos. 11.1 Incidentes internos Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren solo a funcionarios de la Institucién, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratacién. Para dar respuesta a un incidente interno relacionado con una adquisicién el Director de Administracién, Director de Instituto 0 Decano, segln corresponda, convocara al supervisor, comprador involucrado y al usuario solicitante a constituir una comisin especial, que debera determinar las acciones a seguir. En caso de que esta comision no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, et incidente sera sometido a la evaluacién del Sr. Vicerrector de Administracién y Finanzas. 11.2 Incidentes externos Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institucién, proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de compra o contratacién. Para dar respuesta a un incidente externo relacionado con una adquisicién el Director de Administracion, Director de Instituto 0 Decano,segiin corresponda, convocara al supervisor, comprador involucrado y al usuario solicitante a constituir una comisién especial, que debera determinar las acciones a seguir. En caso de que esta comisién no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente serd sometido a la evaluacién del comité establecido por {a institucién.132 12. Organigrama de la Institucién y de las areas que intervienen en los procesos de Adquisicion y Contratacién de Bienes y Servicios ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE TARAPACA133 REORDENAMIENTO INTERNO RECTOR VICERRECTORIA DE [ADMINISTRACION ¥ FINANZAS DIRECCION DE ADMINISTRACION ee aa SS "ADMINISTRAGION DE ADQUISICIONES RECEPCION Y ‘ADMINISTRAGION DE. BIENES Y ACTIVO DESPACHO y BRAS l134 13. Dudas en la aplicaci6n e interpretacion: Cualquier situacién no contemplada en el presente manual como aquellas que tengan carécter excepcional o especial, y las dificultades de interpretacién y/o aplicacidn, adecuacién, aspectos no contemplados, contraccién en sus normas seran resueltos por el Director de Administracién, sin perjuicio de las atribuciones del Sr. Vicerrector de Administracion y Finanzas. 14, Manual de uso para compradores: 15. Manual acceso a contrataciones ley 20.285: Derogase Decreto Exento Universitario N*00.2094/2007 del 25 de octubre 2007 EXCEPCIONALIDAD: El Vicerrector de Administracién y Finanzas podra autorizar en forma excepcional la modificacién del procedimiento general para la compra de bienes o contratacion de servicios sea por licitacién publica, licitacién privada o compra o contratacién a través de trato directo referidos a la ejecucién de proyectos con financiamiento externo de organismos privados o publicos nacionales, que estén vinculados al desarrollo de actividades de docencia, investigacién ‘0 extensién de la Universidad de Tarapaca. Dichas excepciones en ningiin caso podran alterar la modatidad de compra de bienes o contratacién de servicios regulados segiin la ley N° 19.886 y su reglamento. ARTICULOS TRANSITORIOS: PRIMERO: El presente Manual entraré en vigencia en la fecha de la total tramitacién en la Universidad de Tarapaca SEGUNDO: Las compras de bienes y servicios iniciadas bajo la vigencia del Manual de procedimientos anterior finalizaran conforme a las normas del presente manual.