Primavera Basics, Tips and Tricks 

By – Chris Brace (Chris.Brace01@Gmail.com) 

Know about Activity Date Fields 
The following table defines the types of activity dates available in the module and how 
they are used to plan and schedule your project. 
 

Date Field  Definition 

For an activity that has not started, the current start date of the activity. 
Start  Set to the remaining start date until the activity is started, then set to 
the actual start date. 

For an activity that has not started, the current finish date of the 
activity. Set to the activity planned finish date when the activity is not 
Finish 
started, the remaining finish date when the activity is in progress, and 
the actual finish date once the activity is completed. 

Actual Start  The date on which the activity is actually started. 

Actual Finish  The date on which the activity is actually finished. 

The earliest possible date the remaining work for the activity can begin. 
This date is calculated by the project scheduler based on activity 
Early Start  relationships, schedule constraints, and resource availability. The Early 
Start equals the Remaining Start unless you preserve the scheduled 
early dates during leveling. 

The earliest possible date the activity can finish. This date is calculated 
by the project scheduler based on activity relationships, schedule 
Early Finish  constraints, and resource availability. The Early Finish equals the 
Remaining Finish unless you preserve the scheduled early dates during 
leveling. 

The latest possible date the remaining work for the activity must begin 
without delaying the project finish date. This date is calculated by the 
Late Start  project scheduler based on activity relationships, schedule constraints, 
and resource availability. The Late Start equals the Remaining Late Start 
unless you preserve the scheduled late dates during leveling. 

   
Late Finish  The latest possible date the activity must finish without delaying the 
project finish date. This date is calculated by the project scheduler 
based on activity relationships, schedule constraints, and resource 
availability. The Late Finish equals the Remaining Late Finish unless you 
preserve the scheduled late dates during leveling. 

For an activity that has not started, the date the activity is scheduled to 
begin. This date is set equal to the early start date by the project 
Planned Start  scheduler but can be updated manually by the project manager. This 
date is not changed by the project scheduler once you apply an Actual 
Start date. 

For an activity that has not started, the date the activity is scheduled to 
finish. This date is set equal to the early finish date by the project 
Planned Finish 
scheduler but can be updated manually by the user. This date is not 
changed by the project scheduler once you apply an Actual Finish date.

The expected start date of the project, EPS node, or WBS level, used 
Anticipated  during the planning phase. This date is manually entered and is not 
Start  affected by scheduling. An anticipated start date cannot be entered at 
the activity level. 

The expected finish date of the project, EPS node, or WBS level, used 
Anticipated  during the planning phase. This date is manually entered and is not 
Finish  affected by scheduling. An anticipated finish date cannot be entered at 
the activity level. 

The earliest possible date the remaining work for the activity is 
scheduled to begin. This date is calculated by the project scheduler but 
Remaining  can be updated manually by the user. Before the activity is started, the 
Early Start  Remaining Start is the same as the Planned Start. Once the activity has 
started, the Remaining Start is equal to the Data Date. When the 
activity is complete, the Remaining Start is blank. 

The earliest possible date the remaining work for the activity is 
scheduled to finish. This date is calculated by the project scheduler but 
Remaining 
can be updated manually by the user. Before the activity is started, the 
Early Finish 
Remaining Finish is the same as the Planned Finish. When the activity is 
complete, the Remaining Finish is blank. 

The latest possible date the remaining work for the activity must begin 
without delaying the project finish date. This date is calculated by the 
Remaining 
project scheduler based on activity relationships, schedule constraints, 
Late Start 
and resource availability. When the activity is complete, the Remaining 
Late Start is blank. 
 The latest possible date the activity must finish without delaying the 
project finish date. This date is calculated by the project scheduler 
Remaining 
based on activity relationships, schedule constraints, and resource 
Late Finish 
availability. When the activity is complete, the Remaining Late Finish is 
blank. 

The date the activity is expected to finish, according to the primary 
Expected  resource. Typically, the primary resource enters this date in P6 Progress 
Finish  Reporter. When scheduling your projects, you may choose to use the 
Expected Finish dates or not. 

Primary  The constraint date for the activity is the date for which the activity's 
Constraint Date  constraint applies. You can enter a primary and secondary constraint. 
Depending on the constraint type, this date could be a start date or a 
&  finish date. For example, if the constraint is a Finish On constraint, the 
Secondary  constraint date is the date on which the activity must finish. 
Constraint Date  If the activity does not have a constraint, this field will be empty. 

NOTE: 
• An ‘A’ appearing after the Start or Finish value indicates that the value is the 
Actual Start or Actual Finish. 
• An ‘*’ appearing after the Start or Finish value indicates that there is a Start or 
Finish constraint on this activity. 
 

How to assure Project Integrity with “Schedule Log” 
 
Primavera P6 provides a tool which gives insight to possible schedule errors.  Once a 
project has been recalculated, the Schedule Log is able to detect the following 
potential issues: 
• Open‐ended activities 
• Out of sequence activities 
• Activities with Actual Start / Finish dates, beyond the Data Date 

Background: 
The Data Date is the logical backbone of a schedule.  It doesn’t have to equal 
“today” but does represent the point through which you have updated 
information for your activities. 
Everything to the left of the Data Date represents what’s happened so far. 
 Everything to the right of the Data Date represents what still has yet to happen. 
 

1.) Enable Schedule Logging (one‐time only) 
 
Access the ‘Schedule’ dialog box. 
Either: 
 * Press “F9” (or) 
 * Click “Tools, Schedule” 
 
Enable “Log to file” as shown here: 
  

 
  
2.) Recalculate the Schedule 
  
Either: 
 * Press “F9” (or) 
 * Click “Tools, Schedule” 
 
Click “Schedule” as shown here: 
  
  
 
3.) View the Log File 
  

 
  
4.) Inspect the Log for Potential Problems 

 
“Activities without predecessors” / “Activities without successors”: 
These activities lack logic ties on either side. 
Not necessarily a problem, but good to use these results to double‐check your schedule 
integrity. 
  
“Out‐of‐sequence activities” 
Was successor’s progress entered too soon? 
Is predecessor’s progress / completion missing? 
  
“Activities with Actual Dates > Data Date” 
Actual dates have been entered in advance of the Datadate –  ok if dates are within 
reporting period 

Understanding ‘Percent Complete’ 
Types: 
 
The activity percent complete type is one of "Duration", "Units", or "Physical". 
The percent complete type controls whether the Activity % Complete is tied to the 
Duration % Complete, the Units % Complete, or the Physical % Complete for the activity. 
 
• Set the percent complete type to "Duration" for activities which are duration 
driven, for example, administration tasks and training classes. 
• Set the percent complete type to "Physical" for activities which are work‐
product driven, for example, creating a document or a product. 
• Set the percent complete type to "Units" for activities which are work effort 
driven, for example, providing a consulting service. 
Activity % Complete    
Fields 
Physical % Complete  The activity physical percent complete. The physical percent complete 
reflects the actual progress made on the activity's work products so 
far. Physical percent complete can be manually entered by people 
familiar with the status of the activity's work products or it can be 
based on the completion of assigned Steps. Always in the range 0 to 
100.  
Duration % Complete  The percent complete of the activity duration. Computed as ((Planned 
Duration ‐ Remain Duration) / Planned Duration) * 100. Always in the 
range 0 to 100. The planned duration is taken from the current plan, 
not from the current baseline.  
Duration % of Planned  The activity actual duration percent of planned. Computed as (Actual 
Duration / BL Duration) * 100. The value can exceed 100. The BL 
Duration is the activity's at complete duration from the current 
baseline.  
Activity % Complete  The activity percent complete. This value is tied to the activity Duration 
% Complete, Units % Complete, or Physical % Complete, depending on 
the setting for the activity's Percent Complete Type, which is one of 
"Duration", "Units", or "Physical". Always in the range 0 to 100.  
Schedule % Complete  The Schedule % Complete specifies how much of the activity's baseline 
duration has been completed so far. Computed based on where the 
current data date falls between the activity' s baseline start and finish 
dates. If the data date is earlier than the BL Start, the Schedule % 
Complete is 0. If the data date is later than the BL Finish, the Schedule 
% Complete is 100. The Schedule % Complete indicates how much of 
the activity duration should be currently completed, relative to the 
selected baseline. 
Note: Summary Schedule percent complete when displayed on an 
organize band, will ALWAYS be calculated as (BCWS* 100) / BAC, 
regardless of what earned value technique i. s selected for the activity's 
WBS. 
Performance % Complete  Performance percent complete is used to compute earned value and 
may be based on the Activity % Complete, on the 0/100 rule, on the 
50/50 rule, etc., depending on the technique for computing earned‐
value percent complete for the activity's WBS. The Performance % 
Complete specifies what percentage of the activity's planned worth 
has been earned so far. 
Note: Summary Performance percent complete when displayed on an 
organize band, will ALWAYS be calculated as (BCWP * 100) / BAC, 
regardless of what earned value technique is selected for the activity's 
WBS. 
   
 Cost Related % Complete 
Fields 
Labor Cost % Complete  The percent complete of costs for all labor resources assigned to the 
activity. Computed as (Actual Labor Cost / At Complete Labor Cost) * 
100. Always in the range 0 to 100.  
Non‐Labor Cost %  The percent complete of costs for all non‐labor resources assigned to 
Complete  the activity. Computed as (Actual Non‐Labor Cost / At Complete Non‐
Labor Cost) * 100. Always in the range 0 to 100.  
Expense Cost % Complete  The percent complete of costs for all expenses associated with the 
activity. Computed as (Actual Expense Cost / At Complete Expense 
Cost) * 100. Always in the range 0 to 100.  
Cost % Complete  The percent complete of costs for all labor resources, non‐labor 
resources, and expenses for the activity. Computed as (Actual Total 
Cost / At Complete Total Cost) * 100. Always in the range 0 to 100.  
Cost % of Planned  The activity actual cost percent of planned. Computed as (Actual Total 
Cost / BL Total Cost) * 100, or equivalently as (ACWP / BAC) * 100. The 
value can exceed 100. The baseline total cost is the activity's at 
complete cost from the current baseline.  
Unit Related %  Complete 
Fields   
Units % Complete  The percent complete of units for all labor and non‐labor resources 
assigned to the activity. Computed as (Actual Units / At Complete Units) 
* 100. Always in the range 0 to 100.  
Labor Units % Complete  The percent complete of units for all labor resources for the activity. 
Computed as (Actual Labor Units / At Complete Labor Units) * 100. 
Always in the range 0 to 100.  
Non‐Labor Units %  The percent complete of units for all non‐labor resources for the 
Complete  activity. Computed as (Actual Non‐Labor Units / At Complete Non‐Labor 
Units) * 100. Always in the range 0 to 100.  
WBS Level % Complete 
Field   
Steps % Complete  The percent complete using the WBS Milestones that are assigned to a 
WBS level. Computed as Actual Weight of Completed Milestones / Total 
Possible Weight of All Milestones 
 

 
 
 
 
Understanding Valid Relationships To / From Milestones: 
 
Start Milestones can have: 
  FS, SS predecessors 
  SS, SF successors 
 
Finish Milestones can have: 
  SF, FF predecessors 
  FS, FF successors 
 
 
Notes: 
• The only valid relationship between 2 Start Milestones is a SS relationship. 
• The only valid relationship between 2 Finish Milestones is a FF relationship. 
• The only valid relationship from a Start to a Finish Milestone is a SF relationship. 
• The only valid relationship from a Finish to a Start Milestone is a FS relationship. 
 
Understanding “Commit” & “Refresh” DB 
P6 commits data when the following functions are performed:  

1. Closing the application 
2. Choose F IL E ,   C O M M I T  D A TA   (F10) 
3. Summarize projects 
4. Add or Delete EPS nodes via the SDK 
5. Apply Actuals 
6. Schedule 
7. Import/Export 
8. Delete a resource 
9. Delete a project 
10. Approve or reject a timesheet from T O OL S ,   T IM E   A P PR O V A L  
11. Write license information to database 
12. Change a user password 
13. Open a project 
14. Close a project 
15. Save a project baseline 
16. Choose T O O L S ,   C H E C K   P R O J EC T   I N T E G R I T Y  
17. Save a layout in Tracking View 
18. Choose Calc Impact from P R O J EC T ,   R I S K S  
19. Add a resource and complete the New Resource Wizard 
20. Create a new Report using the Report Wizard 
21. Modify and save an existing report 
22. Import or Export a report 
23. Select a baseline project to use and click OK 
24. Assign or Modify a user login for a Resource 
25. Choose F I L E ,   P R O J E C T   A R C H I T E C T  and save changes 
26. Edit a calendar from E N T E R P R IS E ,   C A L E N D A R S  
27. Choose Send All from the Notify dialogue in P R O J E C T ,   I S S U E S  
28. When new rows are added by choosing any of the options from the E D I T ,   A S S I G N  
menu. Options are Resource, Resource by Role, Role, Activity Code, Predecessor, and 
Successor. 
29. Delete a Resource Shift from E N TE R P R I S E ,   R E S O U R C E   S H IF T S  
30. Modify a Resource Shift and click Close 
31. Assign a Shift Calendar on the Units &am p; Prices tab under E N T E R P R I S E ,  
R E S O U R C ES  
32. Import data from Expedition under E N T ER P R I S E ,   E X T E R N A L   A P P L IC A T I O N S  
33. Leveling resources 

P6 commits data when the following dialog boxes are closed: 

34.   E D I T ,   A S S I G N ,   A S S IG N   R E S OU R C E S  or the Assign Resource dialogue when adding 
resource assignments to activities. 
35. P R O J E C T ,   B A S E L I N ES  
36. P R O J E C T ,   T H R E S H O LD S  
37. P R O J E C T ,   R IS K S  
38. P R O J E C T ,   I S S U E S  
39. E N T E R PR I S E ,   E N T E R P R I S E  P R O J E C T   S T R U C T U R E  
40. E N T E R PR I S E ,   OBS 
41. E N T E R PR I S E ,   A C T IV I T Y   C OD ES  
42. E N T E R PR I S E ,   C A L E N D A R S  
43. E N T E R PR I S E ,   C O S T  A C C OU N TS  
44. E N T E R PR I S E ,   F U N D I N G   S OU RC E S  
45. E N T E R PR I S E ,   E X T E R N A L   A P P L I C A T I O N S  
46. T O O L S ,   J O B  S E R V IC E S  
47. T O O L S ,   R E P O R T S ,   B A T C H   R E P O R T S  
48. A D M I N ,   U S E R S  
49. A D M I N ,   S E C U R I T Y   P R O F IL E S  
50. A D M I N ,   A D M I N   P R E F E R E N C E S  

 
P6 commits data when the switching between the following windows: 

51. Project View 
52. Reports View 
53. Resources View 
54. Tracking View 
55. WBS View 
56. Work Products and Documents View 
 
P6 refreshes data when the following functions are performed: 

1. Choose F I L E ,   R E F R E S H . 
2. Open / Change Layout 
3. When creating a baseline and choosing to create the baseline by saving a copy of 
the current project as the baseline. 
4. Choose T O O L S ,   C H EC K   P R O J E C T   I N T E G R I T Y . 
5. The SDK auto‐refreshes by default. 

Understanding “Fill Down” 

In some table format display columns, you can use the Fill Down feature to quickly enter 
the same text in successive rows. 

To copy text from one row to successive rows within a column, select the row 
containing the text you want to copy and the rows you want to copy the text to, then 
choose Edit, Fill Down. 

1. Click the cell value that you want to use to populate other cells. 
  

 
  
2. Select other cells in the same column to be changed to the new value by using 
either Shift‐click or Ctrl‐click. 
  
Note: The original cell to be copied must remain highlighted. 
  

 
  
3. Right click and choose Fill Down. All of the highlighted cells will be populated 
with the first selected value (i.e. "Design Building Addition"). 
  

 
  
NOTE: Some fields cannot be filled down. 
  
For example:  Calculated fields such as Earned Value, Activity ID, resource ID., 
Cost Account, Cost Account ID, etc. will have the Fill Down option grayed out. 
 
4. Commit changes (File, Commit Changes or F10) 
Using “Undo” 

The Undo command (Edit, Undo) allows you to change information back to its pre‐
modified value in the Activities, Resources, and Resource Assignments windows.  This 
includes:  Add, Edit, Delete functions in those windows. 

Undo stores each action performed in sequence, beginning with the most recent action 
performed. There is no technical limit on the number of items stored in Undo history.  
Once the history is cleared, it cannot be undone. 

User actions that can be undone are: 

• Inserts 
• Edits 
• Deletes (activities, resources, codes etc) 
• Copy\Pastes 
• Cut\Pastes 
• Fill Downs 
• Replace (the Undo will only undo one edit at a time) 
 
What can’t be undone: 
 
• Deleting a Project 
• Modifications made from a global change 
 
Data on activity tabs that can’t be undone: 
 
• Expense assignments 
• WP + Doc assignments 
• Feedback to Resources 
• Steps 
• Notebook topics 
• Inserts/Modifications/Deletes to code assignments done in the tabs cannot be 
undone. For Undo to work, the codes must be displayed as columns, and the 
user must make the changes in the columns. This applies to activity code 
assignments and resource code assignments. 

The following actions will clear the Undo history in the Project Management module: 

• Summarizing data 
• Updating Progress 
• Applying actuals 
• Refreshing data 
• Renumbering activity IDs in baselines 
• Creating projects 
• Opening and closing projects 
• Exiting the application 
• Importing 
• Changing portfolios 
• Opening the Project Portfolios, User Preferences, Admin Preferences, and Time 
Approval dialog boxes 
• Opening the OBS, User Defined Fields, Resource Codes, Activity Codes, and 
Project Codes dialog boxes 

 Pop up windows which clear the Undo history when the window is opened: 
 
• OBS 
• Project Portfolios 
• Resource Codes 
• Project Codes 
• Activity Codes 
• User Defined Fields 
• Admin Preferences 
• User Preferences 
• Time Approval 
 
Actions that will not clear Undo history: 
 
• Changing Views 
• Commit command, whether it is selected in the menu or through pressing F10 
• Scheduling 
• Leveling 

Notes about Undo: 

• You can only undo modifications in the General, Status, Resources, and 
Relationships tabs of Activity Details. 
• Scheduling, leveling, making layout changes, and opening a new layout do not 
clear the Undo history. 
• You can only undo activity code value assignments that were assigned using the 
columns in the Activities window. Code values that are assigned and/or removed 
from the Codes tab cannot be undone. 
• If you delete a resource and use Undo to restore it, you must reassign the 
resource to any previous project issues, risks, and expenses. Also, you must 
reassign the primary flag for the restored resource to its activity assignments.