GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9 INFORMES La expedicion de informes esta a cargo de funcionarios 0 empleados autorizados, mediante acto administrativo 0 en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosimbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizacion, NOTA Esta disposicion se debe tener en cuenta de acuerdo con las poltcas de costos de cada organizacion. Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que se envien por intranet o correo electrénico, Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacién, descripcién o aclaracién dentro del texto (véase el numeral 4.5.8.1) 9.1 CARACTERISTICAS DE LA REDACCION Y LA PRESENTACION En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: + tratar un solo tema por informe; = redactar en forma clara, precisa, conereta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - _redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi - utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacién; - _ disponer el orden en que se van a deseribir y contar las actividades realizadas, y - _ elegir el lenguaje tecnico adecuado, asi como el tono para presentar los hechos. En relacion con la numeracion de paginas para todos las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486. 9.2 UTILIZACION DEL INFORME De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: + regular o aclarar una situaci6n; - ___informar sobre un hecho, expresar necesidades 0 hacer requerimientos > tramitar, desarrollar o agiizar un asunt - _reiterar una informacién, un requerimiente o solictud urgente; = impugnar 0 corregir una situacién, y - presenter detalles sobre un aspecto determinado. 45GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9.3. CLASES DE INFORMES Los informes pueden ser: 2) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres paginas, b) informe corto, que consta de una a 10 paginas y ©) _ informe extenso, de 11 paginas en adelante. Existen informes periédicos y esporddicos, de acuerdo con los requerimientos de ‘a entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividad, de gestién, de proyectos, de investigacién 0 financieros. 9.3.1 Resumen ejecutivo Este tipo de informe breve se usa para: - __informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, - dejar constancia de! procedimiento realizado durante la verficacion de asuntos administrativos, - __reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunién, - dara conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas 0 de verificacién, - __ presentar resumen de un proceso de evaluacién y certificacion, - __elaborar resumen sobre el comportamiente inadecuado de un equipo (maquinaria), ‘grupo de personas o de un individuo. Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento, Se recomienda que el resumen incluya: = encabezamiento, conformado por razén social, dependencia, nimero 0 cédigo, titulo, lugar de origen y fecha de elaboracién; = autoria del resumen ejecutivo; - _ objetivos; - _ numeraies o temas; - eonelusiones y recomendaciones, y - firma. 9.3.1.1 Encabezamiento Esta compuesto por los elementos que se describen a continuacion. 46GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9.3.1.1.1 Razén so Sélo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacion En este caso se ubica dentro de los tres 0 cuatro centimetros del_margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. EJEMPLO—CENDAP LTDA. 9.3.4.1.2 Dependenci Corresponde a la seccién, departamento o divisién donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen superior de la hoja (3 cm 6 4 cm), con mayscula inicial y sobre el margen izquierdo. 9.3.1.1.3 Cédigo Cuando exista oddigo de la dependencia o codificacién especial de los informes (resimenes ejecutivos), se escribe en la misma linea de la dependencia. Véase el numeral 4.5.2 EJEMPLO Departamento de Capactacién 0-048, 9.3.1.4.4 lo Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe @ dos interlineas libres de la dependencia, con maydisculas y centrado. EJEMPLO _CAPACITACION CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL 9,3.1.1.6 Lugar de origen y fecha de elaboracion Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 6 3 interlineas libres del titulo, en maytscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Véase el numeral 4.5.3. 9.3.1.2 Autoria del resumen ejecutivo Contra el margen izquierdo y en mayuiscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlIneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable. Los datos de la fecha de elaboracién y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la exoresion mas larga. En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estan en igual condicién de autoria, se relacionan por orden alfabético de apellido. 9.3.1.3 Objetivo EI resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propésito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo parrafo o presentarlos asi: De dos a tres interlineas libres del tltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de (:) y con maydscula sostenida. En caso de requerir mas de un rengién, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a interlineacién sencilla, conservando la tabulacién 47GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 EJEMPLO1 (OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacién en la norma de Servicio al Cliente, EJEMPLO2 ‘oByeTivos: 4. Cumpircon requsito exigido para acta nal de contratacion 2. __Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capactacién con base en competencias lavoratas. 3. Presentar conclusiones sobre 4. Hacer recomancaciones para 9.3.1.4 Temas o numerales El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno 0 varios temas precisos y sucintos. Si es mas de uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlineas libres después del uitimo renglén del parrafo anterior y después del titulo, se deja una interlinea libre para digitar el texto correspondiente. EJEMPLO 1 (De capitulo sin enumerar) SENSIBILIZACION Y DESARROLLO DEL PROCESO ‘Como parte esencial de la capacitacidn fue necesario realizar la sensibilzacién de todos aquellos preseleccionados EJEMPLO 2 (De numeral y titulo) 1, SENSIBILIZACION E INICIO DEL PROCESO La sensiblizacion tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2008, de 8 a 11 de la mafiana. Asistieron $0 personas, de as ‘cuales se seleccionaron 20. 2, CAPACITACION Y EVALUACION Se envi el programa y horaris respectvos, ademés dol plan de evaluaciones 9.3.1.5 Paginas subsiguientes ‘Cuando se necesitan dos o mas hojas deben identificarse, de acuerdo con los numerales 4.5.1 y 5.4.10. 9.3.1.6 Conclusiones Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en maydsculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlineas libres del Ultimo renglén del texto. La primera linea de escritura se inicia a dos interlineas del titulo. 9.3.1.7 Nombres, cargos y firmas Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se nota en mayuscula sostenida, de cuatro @ cinco interlineas libres del ultimo parrafo y a ‘continuacién se escribe el cargo. 48GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra © por parejas; en el segundo caso, si el nimero de firmas es impar, la ultima se escribe centrada, 9.3.1.8 Ribrica Seguin el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rdbrica en cada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo, 9.3.1.9Lineas especiales y otros elementos esenciales para la documentacién corganizacional \Veanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guia. Para las demas lineas especiales, se deja Una interlinea libre entre cada uno de los bloques. 49GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Enve Entre Semyaem RAZON SOCIAL Ta tmetioea Tie Dependency codigo 2inteineasstos ‘TITULO RESUMEN EYECUTIVO 2. Sintetioess tores Lugar y fecha de slaboracion 2intatineas Stes JELABORADO POR: Nembrasy apeasos de autres) 2. inerioess Iovos js 7TUL0 ‘intertinestbee Text del primer ttle: Semy den) 2imeriness tres 2. TUL 2intrinees res s.mTuLo + otoines oe Texto det tercer titulo: Emre omy on omy 3am jgura 17. Esquema (paginas 4 y 3) de resumen ejecutivo 50 ContindGUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Enve [Resumen secutive Zinteneas lives |4-CONCLUSIONES. "interne libre 2 interna lores 5, RECOMENDACIONES. "ering ie Texto Semy 4 on NOMGRE Y FIRMA \Cergo 2inferineas toes JAnexos: opcional) Copia: (opcional) "itertnes tice Teanseriptor: 49 Sinertingas res NOMBRE Y FRNA, Cargo Eire emmy 3c Figura 17. Esquema de resumen ejecutive (Pagina final) 51GuIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Enve CENDAP LTDA. JDeparemente do Capectsciéa DC - 048 ‘CAPACITACION CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA TABORAL recta ‘Medal, 30 seplortre de 2009 JELABORADO POR: John Aero Cores Zapata ‘Aan Gonzalo Dora Peres } oBserivos 1 Cumpir con regis ego para a termini: del contrat como \Facttasor de Acomparamen, 2 elaborarresumen sobre w proceso, desde su wcio hes inal FS reseniareoncustnes 4 Hacer ise recomeraaccres decasa ‘semy don 2. RESUMEN Desputs de fra et conrato por prestacn de servis como aceaderesysguendo insndozores del Des Eecutvo de CENDAP, se desarotaron is squsnies acivdades + Jue 18 de 2000: nie dal eortate 5 concat reunién pare ol 22 de enero oxnfemar ls fechas dela capactaciones an coca cued J+ Jute 22 de 2009: Reunién en Gestion Humana con ol PicSlego Juan Perez Ruz para envar conversions 25 da ener recontimand teenas ynoraros + Las copactasones eo lloverian a cabo ane de joy 18 ‘goss do 2000, + coca ended festa as alas requentas,confemardo anes de rmero.e jul, ete ‘2emy3em Figura 18, Ejemplo de distribucién de resumen ejecutivo 52 Continua,GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 nite 3.emy4 em’ CENDAP LTDA. Resurion REUSE 7 2.1 SENSIBILIZAGION E INICIO DEL PROCESO Por esta actividad se dedi el dia 28 de junio, desde las 08.00 horas hasta as 18.00 horas y envar tas sonsibkeaiones a Waves de Inte, Se hao | registro corespondiente de as personae nscrtas, se atendieron as Inauiatuces de los responsaoies en cada cud para aovers que se Talaba de eapactaciony evaluaiones escrtas con el debe acompattamento de os facitacares. Durante et nicioy al al de is wensillzacién se cont cons partpscion Ge todos ios responsables en cada ciudad, de varios nscrios alas [capactaciones y de otras personas neresadas. Caca grupo quece contermato erive 20 y 25 paticpantes, todos ellos debicamente reglsrados y quieres se enevenran laborande on ae empresas y enidades atlades a CENDAP, con el cumplmiento do fodos los rusts. Se presentaron algunas deserciones por calidad domestica Se dei0 constancla en a acs espectvas vease anexo cetalado de las cudades on as cules se dete fe leapactacen: Antioquia: Medetin,taghi, Sabaneta, Envigado Caldas: Manizales, Chechina Rissraide: Perera, Sani Rosa de Cabal Jouindio: Amana }22 DESARROLLO DEL PROCESO En ia senstotzason se exptcs el atigenciamiento des regitosy las fecentos evidence que sebian toner para a primera vista on cada pueste do abajo. El ordon dl proceso fu el siguiente: rgiavo 30 Inscripclén y cepores a CENDAP. Luege se hicieron las lamadas feletGricas para conceray, en cada Gudad, la fecha y hora de as eapactaciones sobre produecion documental (carta, creuary oes documentos organizaionaes), ademas de as tericas archivists para a orgnizacin de documentes sain normas de competencia labora. Se loroceats aia evaluacion ese Se hicieron las acciones corectvas en [cada casa y se concen, con cade grup, al plan de evaluacion detvo, Se aplicoo! mismo proceaimionto ene area ao arcnvstca para fralizar cont eveluacion sobre conacinonto, Todo se reaiz6 ene el 29¢e juno 28 de julio de 2008. £121 de jo de 2006 se sole a audios, la cal se programo para el 12 de agosto de 2008, as 16:00 horas, enol aus maxima de CENDAP en esta Guad Eniro [—2emy sem) Figura 18, (Continuacién) 53GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Entre CENDAP LTDA. ‘Semy 4 on! Satan RWS DSO CONCLUSIONES El proceso se rics sogin fchas algnadas. + Fate comunicacion ents os fcitadoresy el coerdnader para evita los nconversenies ave s presentaon, + Hobo problemas con as ayuaas audiowsuaes, pero se conigeron Ls mayoria de cancidats no toman e proceso en sei, Falla mas sensitizacén para quo tomen cocienca de que son owas para comprobar is competenia bora de cada un. RECOMENDACIONES J+ Actarrcustqe cus ani deincar coda proceso y oatmar pocedeiento, + Hacer reunion de reuoalmentaién con el Goorsinadory demas facltacores para mierartiar expends + Para economizer tiempo ydinaro se require que ios fcttadoras tengan espace y eaipos adecusdos; que todos le den me importance al plocese de capsctacén OWN ALBERTOCORREAZAPATA JUAN DONADO PEREA Fecitecor ce Acompanemento Facitagor de Acompanamento Copi: Decora Natalia Casto, Asistene de Deca /Anexos: custo (ocho fotos) JRedactor. Juan Gonzale Donada ranseriptor Jula Marcela Corea Ene [2emyaem—] Figura 18. (Final) 54GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9.3.2 Informe corto ‘Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente), Se recomienda que el resumen incluya elementos como: = encabezamiento: raz6n social, dependencia, cédigo, titulo, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboracién; = autoria del informe corto; = objetivos; - capitulo 0 capitulos; - — conelu 188 y recomendaciones (opcional), y - firma, 9.3.2.1 Encabezamiento Esta compuesto por los elementos que se describen a continuacion. 9.3.2.1.4 Razén social Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo. Véase el numeral 9.3.1.1.1 EJEMPLO —_NAVITRANS SA. 9.3. 2 Dependencia \Véase el numeral 9.3.1.1.2. 9.3, 3 Cédigo Cuando exista cédigo de la dependencia o codificacién especial de los informes, se escribe en la misma linea de la dependencia. Véase el numeral 4.5.2. EJEMPLO Departamento de Educacién E-048 9.3.2.1.4 Titulo Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayusculas y centrado. EJEMPLO. DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES. 9.3.2.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboracién Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlineas libres del titulo en maydscula sostenida, seguida de (:). Véase el numeral 4.5.3. 55GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9.3.2.2 Autoria del informe Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, segtin sea el caso, se escriben a dos interlineas libres de la fecha de elaboracién, contra el margen izquierdo, en mayusoula sostenida, seguidas de dos puntos. Los datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios de la expresién mas larga En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estan en igual condicién de autoria, se relacionan por orden alfabético de apellido. EJEMPLO —-ELABORADO POR: —_Simbn Alberto Botero Rueda «thon Fredy Jiménez Alzate 9.3.2.3 Objetivo Describe en forma breve, el propésito del informe. Se recomienda presentarlo asi: de dos a tres interlineas libres del ultimo responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con maydsoula sostenida. En caso de requerir més de un renglén, el segundo y los subsiguientes retoman contra el margen izquierdo, EJEMPLO OBJETIVO: Dar a conocer avances cientiicos sobre estucios del céncer 9.3.2.4 Capitulo El informe corto puede constar de uno 0 varios capitulos. Para su presentacién, véase el numeral 3,7 de esta guia y el numeral 5.2.2.2 de la NTC 1486, 9.3.2.5 Paginas subsiguientes Para su presentacién véase el numeral 4.5.4 EJEMPLO Informe econémico E-048 2 9.3.2.6 Conclusiones, Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias 0 propuestas se escrivan en mayusculas sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del littime renglén del texto. La primera linea de escritura se inicia a una interlinea libre del titulo. 9.3.2.7 Firmas, nombres y cargos Al finalizar el cuerpo del informe administrative corto, el autor 0 autores lo firman. El nombre se escrive en maydscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del ultimo parrafo y a continuacién, el cargo. Si son necesarias varias firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra 0 por parejas; en el segundo caso, si el ntmera de firmas es impar, la tiltima se centra 9.3.2.8 Rabrica De acuerdo con el tema, por seguridad, ef autor 0 autores pueden escribir su ribrica en cada tuna de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda. 56GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 9.3.2.9 Lineas especiales y otros elementos esenciales para la documentacion organizacional \Veanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guia. Para las demas lineas especiales, se deja Una interline libre entre cada bloque. EJEMPLO ——_Anexos: tres (24 folios) Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Subdirectora Redacior: Juan Carios Donado Puentes Transorptor: Margarita Lépez Sierra 9.3.3 Informe extenso Para la presentacion de este tipo de informe, véase el numeral 5.2 de la NTC 1486. 9.3.3.1 Generalidades EI esquema de portada que se presenta a continuacién es propio para este tipo de informe, porque identifica la organizacién 0 el area que lo genera. 9.3.3.2 Elementos finales det informe administrativo extenso Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organizacién es necesario identificar los responsables. 9.3.3.2.1 Firmas, nombres y cargos Al finalizar el cuerpo del informe administrative extenso, el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en mayiscula sostenida, de cuatro a cinco interlineas libres del tltimo pétrafo; a continuacién, se escribe el cargo. Si son necesarias varias fitmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra 0 por parejas; en el segundo caso, si el ntimero de firmas es impar, la ultima se centra. 9.3.3.2.2 Ribrica De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden escribir su ribrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda, 9.3.3.2.3 Lineas especiales y otros elementos esenciales para la documentacién organizacional \Veanse los numerales 4.5.8 al 4.5.11 de esta guia, Para las demés lineas especiales, se deja una interlinea libre entre cada una de ellas. EJEMPLO ——_Transcriptor:Claucia Jiménez Diaz 87GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 Enve ‘omy dem entre Semyson RAZON SOCIAL Trietnes we Jocpendenciay coaigo, 2intetiness ives THTULO DEL INFORME CORT 2aSirteineas teres lLugar y fecha de etaboracion 2inttineas lives JELABORADO POR: Nombre de autres) 2adietotiness litres Josserwvo (3) 1 eteriwa 0 2interinese tires JcaPrruLo(s) oNumerales 1 eteringe exe [Texto ‘Trietines ie ines res |CONCLUSIONES (RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS, PROPLESTAS) 4425 tangas teres JNOMBRE Y FIRMA DEL AUTOR 0 AUTORES 2 nteriness toes ranscriptr: Enve Ene 2eny3en omy sem Figura 19. Esquema de informe corto 58GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 lemma Informe administrative corto rica sess ee) aed ee mio Titulo Guay te wom neo eran, a So acai See mdedoer es 2 Eequems atom oa exes edge — “Titulo del informe ore eon ipo parcel ach oxy { Terbass time cease nets oe pretiior Introduccion Sy seas tease ae Contenido < Beiograia® rome er EXTENSO ste do tales ie eae gees etsn { srs cin cuerocer Nise lite hme Recomendaciones* = soos “nerd set a oper Figura 20, Esquemas informes administrativos corto y extenso 59GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185 ene sony sen Sony 4am ‘0csA-cR- 137, ELABORADO POR: CECILIA GONZALEZ VILLA MARTA LEON MORALES. MONICA MONSALVE REYES FABIO RODRIGUEZ URBINA, ORGANIZACION DE CONVENCIONES S.A, DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. ESTUDIO Y PROPUESTADE SALARIO. MANIZALES, 2 DE OCTUBRE DE 2008 Entre 2omy3.em Figura 21. Ejemplo de portada, de libre distribucién, sin aglomerar 60