04/06/2019

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Carrera Profesional de Administración y Sistemas

Manual de Procedimientos - MAPRO

Mg. David Zea Gutiérrez

DEFINICION DE MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• Es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento
instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones,
departamentos y servicios.

• Requiere identificar y señalar

quién?, cuando?, como?,
donde?, para qué?, por qué?
de cada uno de los pasos que
integra cada uno de los
procedimientos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y
COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Definición clara de las
funciones y las
El desarrollo y mantenimiento Un sistema contable que
responsabilidades de cada
de una línea funcional de suministre una oportuna,
departamento, y, la actividad
autoridad y responsabilidad completa y exacta información
de la organización,
para complementar los de los resultados operativos y
esclareciendo todas las
controles de la organización. de organización.
posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.

Un mecanismo dentro de la La correcta disposición de los

estructura de la empresa, controles válidos, que
La existencia del sistema
conocido como evaluación y estimulen la responsabilidad, y
presupuestario.
autocontrol. (errores, fraude y las cualidades de los
corrupción.) empleados.

Elementos esenciales para

practicar auditorías.

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CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
1. Título: se indicará la razón de ser de acuerdo con el contenido, en forma breve y concisa.
Código: de acuerdo a los centros de costo.
2. Introducción: explicación general del procedimiento
3. Organización: estructura micro y macro de los procedimientos de la empresa
4. Descripción del Procedimiento:
4.1 Objetivos de Procedimiento: propósito del mismo.
4.2 Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental o internas,
requisitos, documentos y archivo.
4.3 Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes: pasos
que se deben hacer, cómo y porqué, identificando el responsable.
4.4 Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento: Flujograma
5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso (del MOF)
6. Medidas de Seguridad, Prevención y Autocontrol, aplicables y orientadas a los
procedimientos, para evitar desviaciones.
7. Informes: económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol.
8. Supervisión, evaluación, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control,
con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y

SU JUSTIFICACION CON EL CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

1. Establecer objetivos para los diferentes procesos.

2. Definir políticas, guías, procedimientos y normas, donde no exista
ninguna.
3. Sistema de organización que enmarca la estructura de la empresa.
4. Limitación de autoridad y responsabilidad para cada funcionario.
5. Normas de protección y utilización de los recursos, como elemento
de control.
6. Sistema de méritos y sanciones, relacionadas con cumplimiento.
(RH)
7. Aplicación de recomendaciones para el mejoramiento continuo.
8. Sistemas de información, base de las comunicaciones y la
publicidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y

SU JUSTIFICACION CON EL CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. (2)

1. Procedimientos y normas que señalan un mismo lenguaje.

2. Métodos de control y evaluación de la gestión (eficiencia y productividad)
3. Programas de inducción y capacitación (clima de trabajo organizacional).
4. Simplificación de normas y trámites.
5. Consistencia de todas las operaciones de la empresa( transparencia vs
secretos en hacer tareas)
6. Base para la evaluación de los procedimientos y determinar correctivos,
(Audit)
7. Base para el manejo de nuevas ideas y creatividad del personal de la
empresa.
8. Elemento esencial para el diseño e implementación de indicadores, como
base para ejercer el control de la gestión, cuyo objetivo es proyectar
resultados positivos.

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Fases

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• IDENTIFICACION • ELABORACION
DE LOS DEL CATALOGO DE
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
BASICOS Y DE CON BASE EN EL
SOPORTE PUNTO ANTERIOR

TECNICAS PARA REALIZAR EL

LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS

A TRAVES DE LOS JEFES DE OFICINA Y

EL GRUPO DE TRABAJO PARTICIPANTE
EN EL PROCEDIMIENTO

A TRAVES DE UN FUNCIONARIOCON
CONOCIMIENTO DE LOS
PROCEDIMIENTO

A TRAVES DE TALLERES DE ASESORES

O COORDINADORES

UTILIZACION DE LA HOJA DE RUTA

MIXTO

Objetivos del Levantamiento

de Procedimientos
Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa.

Identificar los tramites de cada operación y su funcionario responsable.

Identificar las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso, operación o transacción.

Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del
procedimiento. Ejemplo: cuanto tiempo se gasta el tramite de un contrato, una cuenta, recepción de
suministros, etc.?

Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por

medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.

Fomentar la modernización y simplificación de los tramites, evitando demoras, pasos innecesarios

y sobre todo costos injustificados.

Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de
detectar las dependencias que demoran los tramites sin justa causa.

Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Procedimientos y Funciones.

Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.

Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.

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Flujograma de Procesos

Mg. David Zea Gutiérrez

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SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA

ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
(Diagramación administrativa)
SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser
acción o lugar, además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona información.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las
personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa un documento en general que

entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en

donde se debe tomar una decisión entre dos o más
alternativas.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma

temporal o permanente.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra
hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una

parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del
mismo.

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DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

NO Soicita material Pide material

INICIO ¿Existencia suficiente? mediante requ- mediante orden de Surte material
isición de compra compra

Pide material SI
mediante solicitud
de material B
Surte material

B
A

NO Comunica SI
¿Material requerido? deficiencia al ¿Material requerido? Surte material
almacén

NO
SI

A
Utiliza material ¿Origen del materia?l

Proveedor
Almacén

FIN
Comunica
deficiencia al
proveedor

FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

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