TATACARA PELAKSANAAN AUDIT DALAM SPSK 5.

0 SEKOLAH TAHUN 2017

SILA BACA SEBAGAI PANDUAN

A. KETUA PASUKAN/KETUA JURUAUDIT

1. Ketua Pasukan Audit/Ketua Juruaudit ialah orang yang telah dikenal pasti dan
dilantik oleh pengurusan.

B. OBJEKTIF AUDIT

1. Menentukan pematuhan terhadap elemen-elemen dalam Sistem Pengurusan Kualiti

2. Menentukan keberkesanan pelaksanaan dan penyenggaraan Sistem Pengurusan
Kualiti dalam memenuhi Dasar dan Objektif Kualiti.
3. Menyediakan peluang penambahbaikan
4. Menentukan pematuhan terhadap peraturan dan perundangan ( pekeliling dan dasar
pendidikan)

C. SKOP AUDIT

1. Skop audit bermula 1 Oktober 2016 sehingga tarikh pengauditan.

2. Audit melibatkan PK01- PK09, PK 18 , PK20 dan Pengurusan AM SPSk
( 11 Prosedur Kualiti )

D. KRITERIA AUDIT
1. Kriteria audit berdasarkan PK 01 hingga PK09 , PK18 , PK 20 dan pengurusan Am
SPSK iaitu Audit Pemantauan.

E. PEMATUHAN TERHADAP PRINSIP AUDIT

1. Etika, adil, profesional, bebas dan pendekatan proses

F. TANGGUNGJAWAB KETUA PASUKAN AUDIT

Ketua Pasukan Audit hendaklah memastikan perkara-perkara berikut:-
a. Melaksanakan pembahagian tugas pengauditan
b. Memastikan urusan logistik ahli pasukan
c. Memastikan keperluan dokumen lengkap untuk tujuan pengauditan
d. Menyelaraskan penyediaan laporan audit
e. Menyerahkan sesalinan laporan kepada lokasi pada hari pengauditan dan
Salinan Asal kepada Pengurus Kualiti PPWBP dalam tempoh 7 hari bekerja
selepas proses audit.

G. TANGGUNG JAWAB JURUAUDIT

1. Mengenal pasti kaedah pengauditan:-
a. Temu bual
b. Semakan dokumen
c. Pemerhatian
d. Lawatan
2. Mengenal pasti maklumat dan keterangan objektif ( objective evidens)

Juruaudit hendaklah mengenal pasti maklumat yang mencukupi , boleh dipercayai

dan relevan bagi mencapai objektif proses audit.

3. Menulis catatan audit

Catatan audit hendaklah dicatat dalam Borang PK 14-2 . Laporan Ketidakakuran

hendaklah dicatat dalam Borang PK14-3 manakala Catatan peluang
penambahbaikan hendaklah dicatat dalam Borang PK14-4.

4. Membuat analisis dan penilaian

Juruaudit hendaklah membuat analisis dan penilaian berasaskan kriteria audit

organisasi.

5. Membuat rumusan audit

Juruaudit perlu menyatakan keputusan auditan dan mencatatkan butiran

ketidakakuran serta mencadangkan penambahbaikan (jika berkenaan)

H. MESYUARAT PEMBUKAAN
a. Mesyuarat pembukaan audit ialah peluang pertama bagi ketua Juruaudit
menyampaikan hasrat dan tujuan audit yang akan dilaksanakan. Sesi ini penting
bagi menyediakan auditi untuk menghadapi audit yang akan dijalankan.
b. Agenda Mesyuarat
- Memperkenalkan ahli pasukan
- Menjelaskan skop, kriteria dan objektif audit
- Mengenal pasti ketua unit/bahagian yang akan diaudit
- Menerangkan perjalanan/prosedur audit
- Menetapkan ahli/ masa mesyuarat penutupan
- Memastikan hal-hal yang berkaitan dengan keperluan keselamatan, peralatan
yang diperlukan, bilik perbincangan dan sebagainya dengan pihak
pengurusan.
-
I. MESYUARAT PENUTUPAN
- Mengesahkan semula objektif dan skop audit
- Mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan hospitaliti (layanan) yang
telah diberikan.
- Membuat pernyataan ‘disclaimer’ dalam memastikan audit dilaksanakan
berdasarkan persampelan.
- Membentangkan laporan ketidakpatuhan dan pemerhatian.
- Adakan sesi soal-jawab jika masa mengizinkan.
- Akhiri pembentangan dengan ucapan terima kasih.

J. DOKUMEN PELAPORAN

a. Laporan yang perlu diserahkan kepada PPWBP (Asal)

i. PK14-5 Laporan Keseluruhan Audit Dalam
ii. PK14-1Jadual Pelaksanaan Audit Dalam
iii.PK 14-3 Laporan Ketidakakuran
iv.PK14-4 Laporan Peluang Penambahbaikan
 v. PK 14-2 Catatan audit
vi.Instrumen Pemantauan PPWBP-UJK - SPSK-002 Pin 1/2017

K. TANGGUNGJAWAB LOKASI/AUDITI
1. Menguruskan persediaan bagi Majlis Pembukaan & Penutupan Audit
- Dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar
- Dihadiri oleh Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti , Ketua Juruaudit Dalam
Sekolah dan auditi berkenaan
2. Menyediakan dokumen dan evidens yang diperlukan
3. Memberikan kerjasama kepada juruaudit
4. Menyediakan folder untuk serahan Dapatan Audit kepada lokasi (sekolah)

L. Atur Cara Mesyuarat Pembukaan Audit

- Ucapan Pengerusi ( Pengetua/Guru Besar)
- Ucapan Ketua Juruaudit
- Memperkenalkan Auditi

M. Atur Cara Mesyuarat Penutupan Audit

- Pembentangan Dapatan Audit oleh ketua Juruaudit
- Ucapan Balas Pengerusi ( Pengetua/Guru Besar)
- Sesi soal-jawab ( jika perlu)
- Penyerahan Laporan Audit dalam kepada Lokasi
- Ucapan Penutupan dan bersurai